Poder Judicial - República Oriental del...

Poder Judicial - República Oriental del Uruguay

Manual para Actuarios – SECAP- 2014 Página 1

INTRODUCCION

El Estado uruguayo, en cuanto asociación política de sus habitantes

comprendidos dentro de su territorio1, se erige sobre un trípode de poderes: Poder

Ejecutivo, Poder Legislativo y Poder Judicial.

El Poder Ejecutivo es ejercido por el Presidente de la República

actuando con el Ministro o Ministros respectivos o con el Consejo de Ministros de

acuerdo a lo establecido constitucionalmente.

El Poder Legislativo es ejercido por la Asamblea General, compuesta

por la Cámara de Senadores y la Cámara de Diputados actuando separada o

conjuntamente, también según las disposiciones constitucionales.

El Poder Judicial es ejercido por la Suprema Corte de Justicia y sus

dependencias y tiene, según la Constitución, absoluta independencia en la materia

de su competencia, económicamente necesita intervención del Poder Legislativo

para la aprobación de su presupuesto, estando sometido al control financiero que

ejerce el Tribunal de Cuentas sobre todos los Organismos Estatales.

Compete al Poder Judicial: la protección de los derechos ciudadanos,

su actividad se encuadra dentro de los fines primarios del Estado como el orden

interno y la seguridad. Para el cumplimiento de dichos fines, la actividad del poder

judicial debe fundarse en valores de equidad y paz social; para la concreción resulta

imprescindible fundarse en principios de imparcialidad (objetividad), no arbitrariedad

(actuación ajustada a derecho) y decisiones fundadas (conocimiento).

1 art.1 de la Constitución



CAPITULO 1

ESTRUCTURA DEL PODER JUDICIAL

La estructura del Poder Judicial es jerárquica, piramidal, su vértice en el

ámbito jurisdiccional, como disciplinario y administrativo lo detenta la Suprema Corte

de Justicia.

SUPREMA CORTE DE JUSTICIA2.

A) Integración y Designación de los Ministros.

El órgano máximo del Poder Judicial es la SUPREMA CORTE DE JUSTICIA que

está integrada por cinco (5) Ministros, designados por dos tercios de componentes

de la Asamblea General de Poder Ejecutivo.

La Suprema Corte de Justicia actúa como órgano colegiado, con Presidencia

rotativa que se renueva todos los 1º de febrero de cada año, ocupándola el Ministro

más antiguo y así sucesivamente.

Los Ministros de la Suprema Corte de Justicia duran 10 años en el ejercicio de

sus funciones o cesan cuando cumple 70 años de edad, produciendo una vacante.

La misma debe ser llenada dentro de los 90 días siguientes. Si en ese plazo la

Asamblea General no se pone de acuerdo en el nombramiento de un nuevo

miembro, la designación opera automáticamente, recayendo en el Ministro más

antiguo de los Tribunales de Apelaciones.

B) Competencia

Ejerce la superintendencia en materia disciplinaria, jurisdiccional y administrativa

sobre los Tribunales, Juzgados y demás dependencias del Poder Judicial.

1) Materia disciplinaria. Ejerce la superintendencia correctiva sobre los

Tribunales de Apelaciones, Juzgados Letrados de Primera Instancia, Juzgados

de Paz Departamentales de Montevideo, Juzgados Letrados y de Paz del

Interior de la República, pudiendo aplicar las sanciones establecidas legalmente.

2) Materia jurisdiccional. Actúa como órgano decisor en:

a) casación de las sentencias definitivas e interlocutorias con fuerza definitiva de los

Tribunales de Apelaciones y Juzgados Letrados de Primera Instancia, (de

sentencias dictadas en segunda instancia) en todas las materias (art. 268 a 280

del Código General del Proceso);

2 arts. 233 a 240 de la Constitución; Ley Orgánica de la Judicatura, 15.750, art. 53 a 58



b) revisión contra las sentencias definitivas e interlocutorias firmes que ponen fin al

proceso dictadas por cualquier Tribunal, salvo excepciones determinadas por la

ley (art. 281 a 292 del Código General del Proceso);

c) contralor de la constitucionalidad de las leyes, pudiendo declararlas inaplicables al

caso concreto, por contradecir preceptos de la Constitución (art. 508 a 523 del

Código General del Proceso);

d) dirimir contiendas de competencia entre órganos del Poder Judicial y de lo

contencioso administrativo;

e) juzgar en temas relativos a tratados y convenciones con otros Estados;

f) conocer en las causas de los diplomáticos acreditados ante la República en los

casos previstos por el Derecho Internacional;

g) ejercer las consultas en las causas penales;

h) juzgar sin excepción alguna, a todos los infractores de la Constitución.

3) Materia administrativa

a) Ejercer la superintendencia de toda la actividad directiva, consultiva y económica

sobre los Tribunales y demás dependencias del Poder Judicial;

b) formular el Presupuesto del Poder Judicial y remitir en su oportunidad al Poder

Ejecutivo;

c) Nombrar con la aprobación de la Cámara de Senadores, los miembros de los

Tribunales de Apelaciones;

d) Nombrar a los Jueces Letrados de todos los grados, Defensores de Oficio,

Jueces de Paz y funcionarios del Poder Judicial.

e) Nombrar, promover y destituir los funcionarios del Poder Judicial;

f) Dar posesión de sus cargos a los Ministros y Jueces del Poder Judicial, previo

juramento habilitante. (En los casos de los Jueces de Paz del Interior puede

delegar esta atribución en Jueces Letrados);

g) Recibir el juramento habilitante y ejercer la superintendencia de las profesiones

de Abogado, Escribano y Procurador;

h) Dictar las Acordadas necesarias para el funcionamiento del Poder Judicial y el

cumplimiento efectivo de la función jurisdiccional.

C) AMBITOS DE ACTUACION

AMBITO JURISDICCIONAL

Desde el punto de vista jurisdiccional los cometidos del Poder

Judicial son ejercidos por la Suprema Corte de Justicia y por los Tribunales y

Juzgados en la forma establecida legalmente.

ESTRUCTURA JURISDICCIONAL DEL PODER JUDICIAL

Su estructura es piramidal, teniendo como vértice superior



a la Suprema Corte de Justicia y se establece de la siguiente forma:

I) TRIBUNALES DE APELACIONES3

En la actualidad son 15 Tribunales de Apelaciones (4 Tribunales

de Apelaciones en materia Penal, 2 en materia de Familia, 7 en materia Civil y 4 en

materia Laboral), todos con asiento en Montevideo, conjuntamente con la Suprema

Corte de Justicia son órganos de carácter nacional.

Cada uno de los Tribunales está compuesto por 3 Miembros que

tienen la calidad de Ministros. Actúan siempre en segunda instancia y le competen

las apelaciones de las sentencias dictadas por los Jueces Letrados de Primera

Instancia.

Competencia de los Tribunales de Apelaciones:

Tribunales de Apelaciones en lo Civil en la segunda instancia en las

sentencias dictadas por los Juzgados Letrados en materia civil, concursal, de

aduana y contencioso administrativo.

Tribunales de Apelaciones de Familia en la segunda instancia en las

sentencias dictadas por los Juzgados Letrados en materia de familia y menores.

Tribunales de Apelaciones en lo Penal en la segunda instancia en las

sentencias dictadas por los Juzgados Letrados en materia penal.

Tribunales de Apelaciones de Trabajo en la segunda instancia en las

sentencias dictadas por los Juzgados Letrados en materia laboral o de trabajo.

II) JUZGADOS LETRADOS DE PRIMERA INSTANCIA4

Son órganos con competencia departamental. En Montevideo

existen Juzgados Letrados de Primera Instancia especializados por materia Penal,

Familia, Adolescentes, Civil, Contencioso Administrativo, Concursal, Aduana y

Trabajo.

En los 18 Departamentos del Interior de la República existen

Juzgados Letrados de Primera Instancia, en algunos casos tienen especialización

por materia y en otros atiende el mismo Juzgado diversas materias o algunas de

ellas.

Actúan en primera instancia, en las materias que las leyes

especiales les han asignado.

- En segunda instancia de los Juzgados del Interior, actúan los

Tribunales de Apelaciones de Montevideo.

3 Constitución art.241 a 243, Ley Orgánica de la Judicatura, 15.750, art.59 a 65 4 Constitución art.244 a 246, Ley Orgánica de la Judicatura, 15.750, art.66 a 71



- Las apelaciones deducidas contra sentencias dictadas por los

Juzgados de Paz Departamental de la Capital.

- Los Juzgados Letrados de Primera Instancia del Interior, en las

apelaciones deducidas contra sentencias dictadas por los Juzgados de

Paz de su circunscripción territorial.

- los Juzgados Letrados de Primera Instancia en lo Penal de las

apelaciones deducidas contra las decisiones de los Juzgados de

Faltas.

La competencia de los Juzgados Letrados de Primera Instancia se encuentra

establecida en el Capítulo V, Sección IV, artículos 66 a 71 de La ley Nº 15.750 de 24

de junio de 19855 y demás leyes especiales.

III) JUZGADOS DE PAZ DEPARTAMENTAL Y JUZGADOS DE FALTAS6

Son órganos de competencia departamental, con sede en Montevideo

(Juzgados de Paz Departamentales de Montevideo) y con sede en el Interior

(Juzgados de Paz Departamentales del Interior).

IV) JUZGADOS DE PAZ DEPARTAMENTAL DE LA CAPITAL

Tienen competencia en:

a) asuntos judiciales no contenciosos, excepto los que por materia correspondan

a los Juzgados Letrados de Familia, cualquiera sea el monto del asunto.

b) asuntos contenciosos civiles, comerciales y de hacienda cuya cuantía no

exceda el monto que se fija como límite de su competencia. Ver Ley 15.750

c) en materia de arrendamientos urbanos.

V) JUZGADOS DE PAZ DEPARTAMENTAL DEL INTERIOR

1) Dentro de los límites territoriales del Juzgado Letrado de Primera Instancia a los

que acceden, conocen en primera instancia:

a) en asuntos contenciosos, civiles, comerciales y de hacienda cuya cuantía no

exceda el monto que anualmente se fija la S.C.J, y

b) en jurisdicción voluntaria respecto de los asuntos no contenciosos, cualquiera

sea la cuantía, excepto lo que es materia de familia.

2) Dentro de los límites de la Sección Judicial correspondiente a su Sede conocen:

a) en primera instancia en los asuntos contenciosos, civiles, comerciales y de

hacienda que excedan el monto que anualmente se fija para la competencia,

5 Ley Orgánica de la Judicatura y de Organización de los Tribunales 6 Constitución art.247 a 249, Ley Orgánica de la Judicatura, 15.750, art.72 y 73



b) en única instancia en los asuntos contenciosos, civiles, comerciales y de

hacienda cuya cuantía sea inferior al monto que anualmente se fija por la

Suprema Corte de Justicia;

c) en los asuntos que normas especiales les asignen

3) Tienen las que competen al Registro de Estado Civil.

VI) JUZGADOS DE FALTAS

Existe dos Juzgados de Faltas, con sede en Montevideo, conoce en

materia de faltas. Las faltas (mal llamados “delitos menores”) están establecidas en

los artículos 360 a 366 del Código Penal y se dividen en: faltas contra el orden

público. (Ejemplo: Desorden en un espectáculo público), contra la moral y las

buenas costumbres (Ejemplo: Juegos de azar en lugares públicos), contra la

salubridad pública, contra la integridad física y contra la propiedad. Ver Ley 19.120

del año 2013, modificaciones al art. 360 del Código Penal

VII) JUZGADOS DE CONCILIACIÓN

Existen 4 Juzgados todos con sede en Montevideo.

VIII) JUZGADOS DE PAZ DE CIUDADES, VILLAS O PUEBLOS DEL INTERIOR7

Tienen competencia en:

única instancia en asuntos contenciosos, civiles, comerciales y de hacienda cuya

cuantía no exceda el monto que fija la S.C.J.

b) en primera instancia y respecto de las circunscripciones territoriales que

acceden esas ciudades, villas o pueblos, en demandas civiles, comerciales y de

hacienda que superen el monto que anualmente fija la S.C.J.

IX) JUZGADOS DE PAZ RURALES8

Conocen en primera instancia en demandas civiles, comerciales y de

hacienda cuya cuantía no exceda el monto que anualmente fija la S.C.J.

AMBITO ADMINISTRATIVO

En la pirámide organizacional anteriormente referida, que tiene como

vértice la Suprema Corte de Justicia dentro del ámbito administrativo del

Poder Judicial están:

7 Ley Orgánica de la Judicatura, art.74 8 Ley Orgánica de la Judicatura, art.74



I) Dirección General de Servicios Administrativos, por Acordada Nº 7166 de

fecha 30/11/92 de la Suprema Corte de Justicia y conforme a lo dispuesto por el

art. 106 de la Ley 16.134 de 24/9/90, delegó determinadas atribuciones.

Bajo la supervisión de la Dirección General de Servicios

Administrativos existen diversas Direcciones y/o Divisiones entre las que pueden

destacarse a modo de ejemplo: Contaduría, Administración, Arquitectura,

Informática, Remates, Recursos Humanos, etc.

Cada una de esas Divisiones tiene una estructura orgánica y funcional

propia, de acuerdo a las necesidades y cometidos asignados a cada sector. Por

ejemplo: licencias de los funcionarios, División Recursos Humanos; liquidación de

sueldos, Dirección Contaduría; capacitación funcional y actuarial SECAP;

mantenimiento de los locales de las Sedes judiciales, Dirección de Arquitectura,

etc.

II) Inspección General de Registros Notariales.

Su cometido fundamental es el control de la actividad profesional de los

Escribanos, rúbrica y control de los Protocolos, Registro de Testamentos,

Legalizaciones, documentos notariales y judiciales.

III) División de los Servicios Inspectivos.

Su cometido fundamental es el contralor de las Sedes Judiciales y

disciplinaria que la Suprema Corte de Justicia ejerce sobre todas las oficinas del

Poder Judicial, (tanto administrativas como jurisdiccionales): inspección,

evaluación y apoyo de la función actuarial e instrucción de sumarios.

Todo esto regulado por la Acordada 7415 de fecha 12 de marzo de

2001 comunicada por Circular No.14 de fecha 20/3/01

IV) División Planeamiento y Presupuesto

V) Otras oficinas e Institutos del Poder Judicial

Existen otras oficinas e institutos que no pueden ser catalogados

exclusivamente como pertenecientes al ámbito jurisdiccional o administrativo a que

se ha hecho referencia podemos señalar Instituto Técnico Forense, Oficina de

Recepción y Distribución de Turnos Computarizada, Central de Notificaciones y

Alguacilatos, Defensorías de Oficio, etc. No están totalmente bajo la órbita de la

Dirección General de Servicios Administrativos, son oficinas de apoyo jurisdiccional

que dependen en algunos aspectos (material y recursos humanos) de la citada

Dirección.

AMBITO DISCIPLINARIO



Compete a la Suprema Corte de Justicia la superintendencia en

materia disciplinaria y correctiva, es ejercida por intermedio de los diversos

jerarcas de la organización judicial.



CAPITULO 2

EL FUNCIONARIO JUDICIAL

El funcionario judicial un funcionario público, sujeto al Código General del Proceso, Ley Orgánica de la Judicatura y Organización de los Tribunales, Reglamento General de Oficinas Judiciales, y Acordadas dictadas por la Suprema Corte de Justicia y la Dirección General de Servicios Administrativos. El Reglamento General de Oficinas Judiciales, establece la definición de funcionario, requisitos para ingreso al cargo, tribunales de calificaciones, etc., ha sido modificado por varias leyes presupuestales y de rendición de cuentas. 1) Definición de funcionario judicial El R.G.O.J.9 en los arts.1 y 2 define quienes son funcionario judiciales y el ámbito de aplicación del Reglamento: “Son funcionarios, a los efectos de este Reglamento, todas aquellas personas que, designadas por la Suprema Corte de Justicia, participan en el funcionamiento del servicio público judicial, mediante el desempeño de un cargo con derecho a jubilación”. “…..Este Reglamento es aplicable a todos los funcionarios del orden administrativo, técnico y de servicio del Poder Judicial, sin perjuicio de los reglamentos especiales vigentes o que se dicten respecto de determinadas oficinas”. 2) Clasificación de los funcionarios judiciales De acuerdo al artículo 3 del RGOJ los funcionarios judiciales se clasifican en:

a. personal administrativo técnico: aquellos para cuyo desempeño la ley requiere título universitario o especial preparación, (ej. Actuarios),

b. personal administrativo: comprende todos los funcionarios administrativos no incluidos en la definición anterior (auxiliares, administrativos grados 1 a 4, Alguacil, cargo más alto de la carrera administrativa del Poder Judicial), y

c. personal de servicio: funcionarios que ejercen tareas de vigilancia, limpieza y similares.

Ver también art. 310 Ley No. 16.226 de 29 Octubre 1991 El funcionario judicial, es un funcionario público calificado, no sólo por la temática que maneja sino por la responsabilidad que debe imprimir a su actuación. 3) Derechos y obligaciones del funcionario judicial El Reglamento General de Oficinas Judiciales10 refiere a derechos, obligaciones, prohibiciones e incompatibilidades del funcionario judicial.

9 Reglamento General de Oficinas Judiciales 10 Titulo VI, Capítulos I, II, y III , art.74 y siguientes



Derechos

1) Libre expresión de su pensamiento por palabras, escritos privados o publicados en la prensa o por cualquier otra forma de divulgación sin necesidad de previa censura11 . Este derecho no es irrestricto, sino que tiene limitaciones y la violación de las mismas hará incurrir en responsabilidad y sanción disciplinaria.

El mismo artículo12 establece que (los funcionarios judiciales) incurrirán en

responsabilidad y se harán pasibles de sanción disciplinaria en los casos siguientes: a. violación del deber de obediencia y de respeto a la autoridad del servicio, b. utilización sin autorización previa de documentos o informes del servicio

público. c. publicación de opiniones que lesionen los intereses del servicio público13

que prohíben a los funcionarios no magistrados efectuar declaraciones a título individual y con pretensión informativa y oficial sin previa autorización),

d. violación del deber de reserva o del secreto funcional; etc. 2) Derecho a licencia anual de 20 días con goce de sueldo (art.75 RGOJ). 3) Derecho al sueldo y además beneficios sociales, hogar constituido,

asignación familiar, cuota mutual, aguinaldo, asiduidad, horas extras. 4) Derecho a la actividad gremial (Resolución 777 del 11/10/85 y 86/95

comunicada por Circular de la Dirección General de Servicios Administrativos No.12/95 del 16/3/95 relativas a los fueros gremiales). La base de este derecho y de las Resoluciones de la Suprema Corte de Justicia está en los pactos internacionales y convenios con la Organización Internacional del Trabajo que sientan el principio general de asegurar los derechos gremiales de los trabajadores y el ejercicio de la actividad que permita el desempeño de tales derechos y de los medios para ello como lo son las Asambleas y el uso de carteleras gremiales.14

Obligaciones

1) Obligación de residencia. 15 : Los funcionarios judiciales sea cual fuera su jerarquía están obligados a residir en el lugar de asiento de la Oficina en la que prestan servicios, salvo durante los períodos de vacaciones o licencia. Los funcionarios de oficinas de la capital podrán residir fuera del departamento siempre que esa circunstancia no afecte su labor y la buena marcha de los servicios.

2) Obligación de obediencia y respeto de la autoridad establecido, como se consignó, de acuerdo a las limitaciones del derecho de libre expresión.

3) Obligación de reserva16 4) Obligación de cumplir con las obligaciones especiales que la Acordada o

Reglamentos impongan. 17 11 art.29 de la Constitución 12 74 inc.2 del RGOJ 13 Resolución de la Suprema Corte de Justicia, comunicada por Circular 56/96 del 24/6/96 14 Resolución 289/91 comunicada por Circular 7/91 de la DGSA del 7/3/91 15 art. 33 RGOJ 16 Art. 74, inc.2 d RGOJ 17 art.76 RGOJ



5) Obligación de dar el máximo de energías y capacidad en el cargo que desempeñen, responsabilidad funcional.

6) Obligación de disciplina, deber de obediencia, lealtad, cultura y respeto. 7) Obligación de diligencia y prolijidad. 8) Obligación de tener pleno conocimiento de normas legales y reglamentarias.

18 9) Obligación de cumplir con el horario.

Prohibiciones El Reglamento General de Oficinas Judiciales 19 establece una extensa nómina de prohibiciones para los funcionarios judiciales. Entre ellas y sin perjuicio de la importancia de la lectura total del mencionado artículo cabe mencionar:

1) Realizar actividades ajenas a la función en los lugares y horas de trabajo,

ocuparse de tareas ajenas al interés del servicio durante las horas de oficina o en el local de la misma.

2) Discusiones y comentarios proselitistas. Esta prohibición está prevista en el art. 7 del Reglamento General de Oficinas Públicas y es la aplicación del art. 58 de la Constitución, (“en los lugares y horas de trabajo queda prohibida toda actividad ajena a la función reputándose ilícita la dirigida a fines de proselitismo de cualquier especie...”), prohibición que la SCJ ha recordado por medio de la Circular 3/87 de la DGSA de fecha 6/3/87 y por Circular 18/89 del 5/4/89.

3) Retirar de la oficina expedientes, actuaciones, documentos, útiles y herramientas de trabajo sin expresa autorización del superior.

4) Suministrar informes relacionados con asuntos de Oficina cuando no estén expresamente afectados a ese cometido o hayan recibido una orden superior.

5) Hacer indicaciones al público sobre la utilización de servicios de determinados estudios, profesionales, técnicos rematadores, etc.

6) Acelerar especialmente el trámite de determinado asunto a solicitud de parte interesada cuando no hayan recibido orden expresa del Jerarca autorizado para impartirla

7) Recibir gratificaciones, dádivas, propinas, beneficios o utilidades de cualquier naturaleza ajenas al sueldo presupuestal por actos relacionados con los deberes del cargo.

8) Dirigir, defender o tramitar asuntos judiciales o intervenir fuera de su obligación funcional de cualquier modo en ellos, aunque sea de jurisdicción voluntaria. La transgresión será declarada de oficio en cuanto se manifieste y será causa de inmediata destitución. Cesa esta prohibición únicamente cuando se trata de asuntos personales del funcionario o de su cónyuge o hijos o ascendientes. Esta prohibición reitera y transcribe el art. 252 de la Constitución y lo dispuesto por el art.91 de la Ley Orgánica de la Judicatura, ley 15.750.

9) Abandonar colectivamente el servicio, con o sin declaración de huelga, sin asistencia a la Oficina o con asistencia inactiva.

18 Los apartados e) a i) referidos están establecidos en el art.76 RGOJ 19 artículo 77



Incompatibilidades20 Refiere principalmente a que no podrán permanecer en la misma Oficina funcionarios vinculados por parentesco al personal técnico o entre sí. 4) Algunos comentarios sobre la actuación de los funcionarios judiciales. Como se desprende de lo referido respecto de los derechos, obligaciones, prohibiciones e incompatibilidades de los funcionarios judiciales, éstos son funcionarios públicos calificados. La actuación del Poder Judicial tiende a la realización de fines primarios del Estado: la seguridad y la paz social por medio de la concreción del valor justicia y la protección de los derechos consagrados por vía legislativa. Para lograr dicho fin resulta imprescindible que la actividad judicial esté basada en principios tales como la imparcialidad (objetividad), no arbitrariedad (decisión ajustada a derecho) y el actuar en forma fundada (con conocimiento y responsabilidad). Esta forma de atención del Poder Judicial debe reflejarse en cada uno de los actos y conductas de quienes lo integran, de cada funcionario judicial. El funcionario judicial debe trasmitir desde su lugar de trabajo esa condición de hacedor de la paz social y no perder de vista en ningún momento que toda la actividad judicial, tiende al sujeto (justiciable) que reclama la prestación del servicio de justicia. Es de extrema importancia la actuación del funcionario judicial respecto del público en general y al individuo en particular, que se presenta ante la oficina correspondiente. Así como “todos son iguales ante la ley”, todos también son iguales ante el funcionario judicial y éste, por ende no debe hacer distinción de índole alguna, debe atender a todos por igual, teniendo presente que la persona que se presenta ante la Oficina, es el fin último de la prestación del servicio. El solicitante del servicio tiene el derecho y el funcionario la obligación de brindarle una atención personalizada, educada y solícita. No alcanza solo con la “forma” en que se atiende al público, el funcionario judicial debe tener conocimiento de su función y de la función de toda la Oficina, no debe ignorar las normas básicas que regulan los procesos. Ese desconocimiento impide un actuar ajustado a derecho. Se debe tener presente la reserva en la información que maneja, es garantía fundamental para los justiciables. Imparcialidad, conducta ajustada a derecho y conocimiento, son por tanto principios rectores de actuación para el funcionario judicial. 20 Art. 78 RGOJ.



NORMAS JURIDICAS APLICABLES A LOS FUNCIONARIOS JUDICIALES En materia civil: Código General del Proceso (C.G.P.): Ley 15.982. Este Código sustituyó al Código de Procedimiento Civil, fue promulgado el 19 de noviembre de 1989. El mismo ha sido modificado por Ley 19.090 de fecha 14 de junio de 2013. Su innovación fue implantar un procedimiento de tipo oral (mixto) en la tramitación de los procesos civiles y establecer a texto expreso como principios rectores la publicidad21, la inmediación, la concentración procesal, junto con otros principios ya antes consagrados como el derecho al proceso, la pronta y eficiente administración de justicia, la iniciativa de parte, la igualdad procesal, etc. En materia penal: Código de Proceso Penal. En materia administrativa: Acordada 7.400 del 26 de junio de 2000 además Para Funcionarios:

Acordada principal Nº 7168 modificada por las Acordadas

• Nº 7201 • Nº 7247 • Nº 7296 • Nº 7313 • Nº 7388 • Nº 7399 • Nº 7475 • Nº 7617 • Nº 7623 • Nº 7632 • Nº 7702

Para Magistrados, Actuarios, Adjuntos, etc.:

Acordada principal Nº 6995 modificada por las Acordadas

• Nº 7119 • Nº 7296 • Nº 7313 • Nº 7388

En todas las materias:

Ley 15.750: Ley Orgánica de la Judicatura.

Reglamento General de las Oficinas Judiciales

21 arts. 7 a 10



Acordadas de la Suprema Corte de Justicia. Las Acordadas son resoluciones del órgano máximo del Poder Judicial, dictadas en el Acuerdo de Ministros, cuyo contenido es muy variado y pueden ir desde la modificación de un Juzgado en cuanto a sus límites territoriales a la reglamentación de funcionamiento de las oficinas judiciales.

Circulares. Son comunicaciones de las Acordadas referidas anteriormente o comunicaciones emitidas por la Dirección General de los Servicios Administrativos, cuyo contenido debe ser notificado a todos los funcionarios judiciales.

CAPITULO 3

El ACTUARIO O SECRETARIO DE TRIBUNAL



I) Síntesis del Cargo

El cargo de Actuario o el de Secretario del Tribunal es el profesional de

Derecho (Abogado o Escribano), que tiene a su cargo la dirección administrativa de

la Oficina, bajo la superintendencia del titular del Juzgado.

La administración en forma inmediata está a cargo de los Actuarios en sus

funciones de Directores de Oficina y de sus recursos materiales y humanos (la

relación funcional del Magistrado con el personal debe canalizarse siempre a través

del Actuario).

El Actuario debe organizar la Oficina dividiendo racionalmente los recursos

humanos y materiales que le han sido adjudicados.

II) Relaciones del Cargo

El cargo depende jerárquicamente de la Dirección General de los Servicios

Administrativos. Para desempeñar su función recaba y procesa información de sus

funcionarios, así como eventualmente a través de los jerarcas de similar nivel de las

distintas oficinas judiciales.

Supervisa la actividad del personal integrante de la Oficina a su cargo.

III) Tareas asignadas

Sin perjuicio de las normas vigentes 22 y de las que se puedan dictar, tiene

específicamente los siguientes cometidos:

Planificar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de la Oficina a su cargo

Proponer las mejoras y correctivos necesarios para el mejor funcionamiento del

servicio a su cargo, produciendo evaluaciones anuales.

Efectuar la supervisión y definición de tareas del personal a su cargo realizando

las actividades de administración del personal (licencias, calificaciones, etc.)

correspondientes.

Decidir la distribución de recursos materiales en el área a su cargo.

Administrar los recursos económicos asignados como “Caja Chica”.

IV) Función gerencial y cometidos asignados por ley23

22 art. 117 de la Ley 15.750 23 art. 122 y 123 de la L.O.T.



Actualmente se tiende cada vez más a equiparar al Actuario con el gerente de

una empresa comercial. ¿Y cuál es el fin de una empresa comercial? La venta de

productos o servicios, pero para que el servicio o producto sea óptimo es necesaria

la fijación de objetivos.

Considerado el Juzgado como una empresa, ésta presta uno de los servicios

esenciales del Estado, o sea, la administración de Justicia, la que es ejercida

directamente por el Juez.

Para lograr que el Juez pueda desempeñar ese cometido específico que le es

asignado por Ley, tiene que tener a su disposición las herramientas necesarias,

siendo la más importante y principal, el Expediente Judicial, y este es el producto de

la Oficina Actuaria y los funcionarios.

Es indispensable que el Actuario maneje la oficina, con la eficacia y solidez

necesarias, fijando objetivos y planes de trabajo concretos, para que el Magistrado

en el momento de sentenciar en el conflicto planteado entre las partes, tenga a su

alcance un expediente impecable.

El Actuario deberá organizar la oficina de forma tal que el trabajo sea:

1. Distribuido racionalmente entre los diferentes integrantes del grupo

2. Relacionado con las capacidades particulares de cada uno.

3. Crear conciencia de grupo.

4. Hacer docencia permanente.

Estos cuatro puntos combinados, hacen que el Actuario como jefe de oficina

debe cumplir y hacer cumplir los cometidos que la Leyes y demás disposiciones

legales ponen de su cargo traduciéndose esto en un Jefe que tiene que lograr un

producto perfecto.

¿Qué significado tiene la palabra Jefe? Las distintas definiciones, hacen

referencia a los mismos conceptos: “Superior o principal de un cuerpo, grupo o

asociación.......”; “Visión global de los temas......”. Podemos decir: es la persona que

tiene la responsabilidad de lograr un producto o servicio de calidad, controlando se

cumpla con perfección para los objetivos propuestos.

Esa responsabilidad tiene como contrapartida la autoridad y la misma se basa

de tres elementos:

1. La autoridad otorgada por el Órgano o Poder.

2. Cualidades personales.

3. Conocimientos.

La autoridad es otorgada por la organización a la que pertenece y respecto

del Actuario, está determinada y especificada por Ley.

Hay un límite dentro del cual se actúa, no se debe salir del límite ni permitir

invasión del mismo.



Las cualidades personales dependen del sujeto mismo, de su capacidad de

liderazgo o conductor.

Los conocimientos, se adquieren por la capacitación permanente, una

información adecuada y la experiencia, que permite tener esa visión global a la que

nos habíamos referido anteriormente.

Además de la responsabilidad, es deber primordial del Jefe la comunicación,

corriente de información que se mueve en dos direcciones: una ascendente y otra

descendente.

La ascendente es con relación al superintendente y la descendente es con el

personal.

Traducido al Actuario, la corriente ascendente, con el Juez consiste en:

consultas, sugerencias, información, problemas puntuales que surgen, planes de

trabajo, disponibilidad de los recursos humanos y materiales, todo ello en una tarea

de complementación entre ambos.

La corriente descendente consiste, en el manejo de los recursos humanos

respondiendo sus preguntas, informado sobre resultados obtenidos, recibiendo

quejas, problemas y resolviéndolos, etc. –

Esa tarea de comunicación sólo puede cumplirse con el contacto diario con

todos los funcionarios.

El Actuario debe permanecer en la oficina durante todo el horario, tiene que

ser una figura “PRESENTE”, y esto significa no sólo presencia física.

El funcionario debe saber, debe tener conciencia de que hay alguien detrás

suyo que lo respalda, que lo hace sentir seguro que no está a la deriva. Velar para

que cada miembro del equipo reciba una buena instrucción inicial, ver luego con el

transcurso del tiempo sus progresos a efectos de tomar las medidas necesarias

frente a cualquier eventualidad.

El Actuario debe actuar como un “buen padre de familia” en todo lo referente

a la Oficina a su cargo.

No hay definición de jefatura perfecta, pero ésta resultará más eficaz y

eficiente, si las necesidades del Jefe y sus funcionarios, se acompasan entre sí con

las tareas a desarrollar y el medio ambiente de la oficina.

El medio ambiente en que desarrollamos nuestra actividad es importante, es

el entorno donde permanecemos durante toda la jornada de trabajo, es necesario



que tenga un aspecto prolijo, ordenado, despejado, el cual debe ser dirigido y

supervisado por el Actuario.

Para acercarnos a la oficina perfecta, debemos agregar: capacitación, fijación

de objetivos, órdenes concretas y una buena distribución del trabajo.

Es una tarea difícil y compleja. Los mejores jefes son aquellos que se

imponen por su liderazgo, el funcionario no se siente acosado, trabaja tranquilo,

motivado, más y mejor.

Por el contrario, el trabajo mal planteado, mal distribuido, sin órdenes

concretas, sin objetivos fijados, sin coordinación y sin control del Actuario, hace que

la Oficina se vuelve ineficiente, ineficaz, no brinda el servicio para la cual fue creada,

los funcionarios se desmoralizan, pierden toda expectativa y motivación:

SOBREVIENE EL CAOS

El funcionariado es un grupo heterogéneo, con aspiraciones y modalidades

diferentes, el Actuario debe saber encontrar el JUSTO EQUILIBRIO. El funcionario

más productivo, es el que mejor se siente dentro de la organización, al sentirse

realizado en su trabajo, utiliza todas sus habilidades y aptitudes en beneficio del

servicio.

Otras tareas gerenciales que realiza el Actuario, además de la administración

de los recursos humanos, es la administración de recursos económicos (fondos de

Caja Chica), administración de materiales, administración de tareas y atención al

Público, sea éste profesional o particular.

El Actuario debe estar siempre preparado para tratar de solucionar el

problema o conflicto que se presenta, en la forma más breve y práctica posible,

debiendo actuar con criterio pragmático.

Transcribimos un fragmento de la Conferencia dictada por la Esc. María

Gleiss,24 respecto a los Actuarios:

“Ser Actuario es un arte, porque debe saber exigir el rendimiento, el orden, la

fidelidad en la documentación, el trato, el cumplimiento; debe exigir pero también

estimular. Saber superar un problema menor, pero ser objetivo y severo en la falta

disciplinaria, es decir, ejercer una SABIA DISCIPLINA y todo ello lo realiza el

Actuario sin advertirlo, llevado por las necesidades diarias y el desempeño natural

de su función. Las relaciones funcionales entre Juez y Actuario, no es una relación

de sometimiento, sino de complementación, de consenso en esa función específica

actuarial. Es decir, como el Actuario responde frente al Juez respecto a su función,

24 Docente de Facultad, Extraordinaria Actuaria. , Conferencia en ocasión de la entrada en vigencia del C.G.P.



de la misma forma se debe dar a la inversa, el Juez respetando el quehacer

actuarial. El Juez en la aplicación del derecho en lo sustantivo, el Actuario en la

parte administrativa, en el desarrollo de la forma, pero ambos complementándose

para una buena marcha de la Justicia”.

El Actuario depende de sí mismo, en cuanto al éxito de su gestión y esto se lo

da su dedicación, solvencia, responsabilidad y carisma personal.

CAPITULO 4

EL ACTUARIO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN JUDICIAL

Los Tribunales, órganos judiciales tienen una organización compleja, no solo se integran con él o los agentes de cada órgano (Juez o Ministros), sino también con



un conjunto de funcionarios judiciales que en su totalidad constituyen el órgano mismo, llámese Juzgado, Tribunal de Apelaciones o Suprema Corte de Justicia. Carnelutti establecía una diferencia entre el Oficial Judicial y el Oficio Judicial. Define el Oficio Judicial, el órgano judicial como una universalidad de personas, es decir un conjunto de personas que se combinan para el ejercicio de la potestad judicial. Todas esas personas no se hallan en un mismo plano de igualdad. Hay dos categorías de funciones: juzgadora y auxiliar. La juzgadora se integra por un Juez o varios según se trate de un órgano unipersonal o pluripersonal (primordial). La auxiliar son las funciones instrumentales. Una está al servicio de la otra y dentro de esta última, función auxiliar, tenemos otra diferencia: entre personal superior y subalterno25 PERSONAL SUPERIOR TÉCNICO

Actuario

Secretario PERSONAL ADMINISTRATIVO

Alguacil

Jefe de Oficina

Jefe de Sección

Administrativos (I a IV)

Auxiliares Art. 122 de LOT: “Los Actuarios tendrán la dirección administrativa de la Oficina, bajo la superintendencia del titular del Juzgado”, de su simple lectura surge ya un orden de prelación.

25 art. 203 COT



Alguacil Jefe de Oficina Jefe de Sección Administrativos I a IV Auxiliares

Administrativos

Actuario Adjunto Actuario Adjunto

(Art. 122 Inc. Final)

Actuario

Juez



8ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA JUDICIAL Tomando como oficina “tipo” una Sede judicial, es posible distinguir dentro de la misma un orden jerárquico cuyo vértice es el Juez (o Tribunal en su caso). La función primaria del Juez es disponer y resolver respecto de las peticiones que realizan los solicitantes del servicio de justicia, para cumplir esa función, cuenta con el apoyo de toda la oficina judicial: la Oficina Actuaria y la totalidad de los funcionarios adscriptos a esa oficina. El Juez, con total independencia, debe resolver sobre el fondo de la cuestión planteada y para ello deben cumplirse etapas, respetarse formas y plazos expresamente previstos por las normas jurídicas. Desde el momento en que se inicia un expediente (demanda) hasta la decisión final emanada del Juez (sentencia) transcurre una serie de etapas que relacionadas entre sí, que forman “el proceso”. Cada una de las etapas, son realizadas en gran parte por los Actuarios y funcionarios de la Sede y por tratarse de un proceso, cada una de las tareas adjudicadas a los funcionarios, revisten vital trascendencia para el logro del objetivo. La actividad de la oficina judicial está fundamentalmente destinada a cumplir lo que en cada etapa del proceso dispone el Juez, se trata de una actividad ordenada. Por debajo del vértice que representa el Juez y colaborando activamente con él, no sólo en la parte administrativa sino también en el aspecto técnico-jurídico está el Actuario (o el Secretario en los casos de los Tribunales) que es un funcionario técnico-administrativo. El Actuario o el Secretario de Tribunal, es el profesional del Derecho, Escribano o Abogado que tiene a su cargo la dirección administrativa de la Oficina bajo la superintendencia del titular del Juzgado26. La administración en forma inmediata está a cargo de los señores Actuarios en sus funciones de directores de Oficina y de sus recursos materiales y humanos (la relación funcional del Magistrado con el personal debe canalizarse siempre a través del Actuario). Los Actuarios27 “son los funcionarios encargados del control, autenticación, comunicación y conservación de los expedientes…” y cumple además todas las funciones que les asignen la Ley o el Juez. Competencias del Actuario: área administrativa: de toda la oficina judicial control de:

horario

asistencia de los funcionarios

legajos personales de funcionarios

solicitudes de licencias

control y comunicación sobre el beneficio de asiduidad

la administración de la “caja chica”

legajo de proveeduría, la registración y

libros exigidos reglamentariamente de:

26 art. 122 de la Ley 15.750 y Resolución de la Suprema Corte de Justicia No.623/93/43 de 3 de noviembre de 1993

comunicada por Circular No.35/93 y reiterada por circular 33/95 27 art.117 de la ley citada (Ley 15.750 de Organización de Juzgados y Tribunales)



- exhortos - decreteros - legajos personales de los funcionarios - inventario - legajo de inspecciones - legajo de oficios - títulos depositados - etc.

área técnica: en ejercicio de la fe pública administrativa o judicial

la firma de las notas de cargo,

las subidas al despacho etc.;

la documentación del movimiento del proceso y sus distintas

intervenciones a través de:

- notas

- actas

- testimonios

- certificaciones

- constancias de actos que se producen dentro del trámite judicial;

- comunicación de las resoluciones del Magistrado a las partes,

terceros y autoridades que correspondan (ejemplo: cedulones,

oficios, etc.);

conservación, custodia, exhibición y retiro de expedientes

estudio de títulos

elaboración de informes jurídicos solicitados por el Magistrado

área funcional:

organización

control

disciplina

administración del personal administrativo a su cargo

En orden jerárquico, por debajo del Actuario o en su caso de éste y los Actuarios adjuntos están los funcionarios administrativos encargados de realizar las tareas administrativas que el Actuario indica y/o delega, con excepción de los Alguaciles, que son el “brazo ejecutor” del Juez y cuyas funciones están contempladas en la Ley Orgánica de la Judicatura. Dos puntualizaciones sobre la estructura y funcionamiento de la Oficina Judicial: a) pluralidad de Actuarios dentro de una sola oficina: en los Juzgados Letrados generalmente encontramos un Actuario titular y dos Actuarios adjuntos. En estos casos de pluralidad de Actuarios dentro de una misma oficina corresponde a los Actuarios Adjuntos cumplir las funciones que le son asignadas por el Actuario Titular



b) pluralidad de Sedes atendidas por una misma oficina judicial: en los Juzgados de Paz, Departamental de Capital (Montevideo) existe el cargo de “Actuario de Juzgado de Paz” y otros Actuarios y en los Juzgados Letrados (donde funciona el régimen de “doble despacho”) la misma oficina atiende dos Juzgados.

CAPITULO 5



FUNCIONES DEL ACTUARIO

I. Control Autenticación

II. Comunicación

III. Conservación y custodia de expedientes y documentos

existentes en el tribunal.

IV. Registro de Protocolizaciones de los Juzgados

“Los Secretarios y Actuarios28 son funcionarios encargados del control,

autenticación, comunicación y conservación de los expedientes y documentos

existentes en el Tribunal. Practicarán además, las diligencias que se les

encomienden por la Ley o por los Jueces.”

I. CONTROL

Se realiza en dos planos:

Instrumental y que guarda relación con el debido orden cronológico del

expediente judicial, con su prolijidad, sus notas correspondientes, ligazón,

carátula, foliatura, etc. y

Técnico relativo al cumplimiento de las providencias y resoluciones

dictadas por el Juez o Tribunal de acuerdo a las exigencias de cada proceso

en particular.

El Actuario debe realizar:

- Contralor documental sobre los escritos que presentan los interesados,

cuidando las formas y requisitos exigidos por la ley y reglamentos

correspondientes: representación, firmas, copias, etc.

- Contralor fiscal, ya que los principales actos del proceso están

gravados con tasas e impuesto que se pagan generalmente por medio de

timbres. Los escritos se redactan en papel simple y se adhieren los timbres

que correspondan: tasa judicial, Palacio de Justicia, timbre profesional, etc.

II. AUTENTICACIÓN

Es sinónimo de verdad. El Actuario es un dador de fe pública. Todo lo actuado

en el expediente bajo la firma del Actuario es cierto, sólo se puede destruir cuando

se demuestre que existe falsedad.

Con relación a la función fedataria, el Código General del Proceso no habla

para nada de ello, pero se siguió el antiguo criterio legal y hoy el Actuario firma los

decretos y sentencias, ya sean definitivas o interlocutorias.

En cuanto a la función documentadora, en materia de diligencias, se dividen

en dos:

28 Art. 117 de la LOT



1) Documentación de trámite y

2) Documentación de actos verbales o materiales.

¿Que se entiende por “diligencias”? El Dr. Barrios De Angelis,29 dice que:

“diligencia es toda actuación judicial documentada con excepción de los autos

decisorios y ordenatorios”, es decir que diligencias son las actuaciones del órgano

jurisdiccional que no son providencias.

1) Documentación del trámite

Es la que normalmente se hace por medio de notas. La nota es una

constancia escrita, sumaria, escueta. Ejemplos: nota de cargo, la nota al despacho,

la nota del pase al Alguacil, etc.

2) Documentación de actos verbales o materiales

Son actos que recogen una manifestación de voluntad o conocimientos que

se concreta por medio de Actas.

El acta por contraposición a la nota es una relación pormenorizada o

circunstanciada de un hecho o suceso: son declaraciones orales o actos materiales

que no se expresan por escrito y por eso se documentan en esa forma. Ejemplo:

acta de fianza, acta de entrega de títulos, acta de reconocimiento de firmas, etc, son

todos actos que tienen trascendencia jurídica dentro del proceso, por lo que se hace

necesario relatarlos, describirlos para que su documentación sea eficaz.

El Actuario en su función de documentador extiende o expide documentos

fuera del expediente, aunque naturalmente referidos a los actos procesales

cumplidos en el proceso y documentados en él. Ejemplos: testimonio y certificados30

III. COMUNICACIÓN

“Hacer saber a los interesados las providencias o resoluciones que se

dictaren, efectuando las respectivas diligencias. La notificación se hará conforme a

las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes.”31

El Actuario es el nexo de comunicación del Tribunal, es el agente de esa

función que debe cumplir el órgano jurisdiccional: tiene la responsabilidad de que se

efectúen las diferentes comunicaciones que exigen la buena marcha del proceso.

La comunicación por excelencia es la notificación a las partes de las

providencias o resoluciones del Juez o Tribunal, pero también lo hace con los

terceros ajenos al proceso y con otros órganos que pueden ser judiciales o no,

enviando o solicitando informes.

29 en sus comentarios de la Ley 13.355 (Ley de Abreviación de Juicios 30 art. 105 del CGP 31 art. 123 de la LOT, no es taxativo



“Dar conocimiento a cualquier persona que lo solicitare, de los

expedientes en trámites o ya archivados en sus Oficinas, salvo que existieren

pendientes de ejecución, medidas de carácter reservado y hasta tanto ellas se

cumplan. Si la solicitud fuere denegada, se podrá reclamar verbalmente al

Tribunal”.32

Esto se refiere a la función de exhibición documental. En virtud del

carácter público del expediente judicial, cualquier persona puede solicitarlo y

estudiarlo en baranda, lo que no puede hacer es retirarlo y fotocopiarlo, pues para

eso será necesario presentarse por escrito acreditando su interés. Lo mismo sucede

con los expedientes archivados.

IV. CONSERVACIÓN y CUSTODIA

El Actuario es responsable por el estado y conservación de los expedientes y

los demás documentos que ingresen a la Oficina Judicial.

“Los expedientes judiciales o las actuaciones de los mismos permanecerán

en las Oficinas del Tribunal....”33

Esta custodia está relacionada con el derecho que tienen las partes y los

terceros, dada la publicidad del proceso que fue una innovación del CGP, de

examinar los expedientes.

El examen puede hacerse de dos formas: a) en la Oficina y b) con el retiro en

confianza del expediente, a efectos de su estudio. El procedimiento está establecido

en los artículos 105 a 107 del CGP.

V. REGISTRO DE PROTOCOLIZACIONES DE LOS JUZGADOS

Es aquel que se forma por la agregación, en forma cronológica, de los

documentos públicos o privados y de las actas que la ley o el Juez ordenan

protocolizar con fines de conservación y reproducción.

No pueden tener la finalidad de darles fecha cierta ya que la han

adquirido al ser agregados al expediente judicial o presentados en audiencia. arts.

82 a 84 Acordada Nº. 7533. Es llevado por el Actuario del Juzgado.

a) Clases de Protocolizaciones

32 art. 123 de la LOT nal. 3º. 33 art. 106 del CGP



Las protocolizaciones que se realizan en los Juzgados son preceptivas

ya que se efectúan de mandato legal o judicial, por lo que existirá únicamente acta

de protocolización. 34

b) Documentos a protocolizar:

1. Los testamentos menos solemnes arts. 812, 815, 819 y 829 del C.C.

2. El duplicado de la cuenta particionaria y el testimonio del auto que la

aprueba.

3. Todo aquel documento que el Juez ordene protocolizar Art. 86 a y b, y

88 acordada 7533 y art. 420.4 del C.G.P.

Características 35

Sus dimensiones deben ser adecuadas al Registro, si se trata de documentos

redactados en idioma extranjero y provenientes del extranjero previamente se les

deberá traducir y legalizar

c) Actas de protocolización: 36 y Contenido

Lleva membrete, en el que se consignará el número de la protocolización en

cifras, la designación genérica de qué es lo que se protocoliza, y que se incorpora de

mandato legal o judicial y el nombre del interesado.

1) Indicación del lugar y de la fecha (se extenderá en letras);

2) Motivo de la protocolización: “cumpliendo lo dispuesto por el art…

del CGP o por resolución Nº … fecha dictada por el Sr. Juez…en

autos…

3) Descripción de los documentos37 nombre de los otorgantes, tipo de

papel, etc.;

4) especificar que se incorpora la propia acta de protocolización;

5) indicar los folios que ocupa la protocolización y

6) referencia

d) Formación:

El Registro de Protocolizaciones no tiene apertura, se inicia con el primer

documento y acta que se incorpora y finaliza con un certificado de cierre.

Los documentos se agregan en forma cronológica durante todo el año civil.

e) Orden:

Se agrega en primer lugar los documentos y luego el acta de

protocolización.

34 art.86 35 art.91/93 Acordada 4716 36 art.209 Ac. 7533 37 art. 94 Acordada 7533



Se folía cada hoja del documento (que es lo que primero se incorpora) y a

continuación el acta de protocolización.

La foliatura es correlativa y continúa en la siguiente protocolización.

Si en el correr de año no se efectúa ninguna protocolización, el Actuario expedirá un

certificado negativo38 haciendo constar dicha circunstancia.

Las actas así como los certificados de clausura39 o el certificado negativo

se extenderán en hoja separada, en papel Poder Judicial y en forma

mecanografiada.40

f) Índice - Encuadernación – Control

Se confeccionará a fin de año el índice de las protocolizaciones efectuadas

(art.99 y 100 Acordada 7533) y se enviará junto con éstas a la Inspección General

de Registros Notariales para su control.

Si en el año no se efectuó ninguna protocolización, se remitirá el certificado

negativo.

Respecto de la encuadernación41 se prevé la posibilidad de encuadernar más

de dos años juntos.

g) Modelos:

- Certificado de cierre

“ XX Actuario del Juzgado . . . . .CERTIFICO QUE en el presente año se realizaron

......... protocolizaciones que ocupan del folio..... al folio.... . EN FE DE ELLO y

cumpliendo lo ordenado por el artículo 97 de la Acordada 7533 extiendo el presente

que sello, signo y firmo en…….. el treinta y uno de diciembre…”

- Certificado negativo

“Xxx Actuario del Juzgado Letrado de …….. CERTIFICO QUE en esta Sede no se

efectuó ninguna protocolización en el corriente año. EN FE DE ELLO y cumpliendo

lo ordenado por el artículo 80 de la Acordada número 7533 expido el presente que

sello, signo y firmo en . . . (lugar y fecha).”

- Acta de protocolización

“ Nº Protocolización preceptiva de partición judicial, auto de aprobación y Acta.

XXXX (nombre del interesado). En . . . (lugar y fecha). . . cumpliendo lo ordenado por

el artículo 420.4 del Código General del Proceso incorporo al Registro de

Protocolizaciones del Juzgado Letrado de Primera Instancia de Familia de ... Turno

los siguientes documentos: A) duplicado de la cuenta particionaria agregada en los

autos: ” .......“ , extendida en forma ….mecanografiada en hojas de papel…..B) el

testimonio de auto Nº .... de (fecha) que aprobó la misma, extendido en una hoja de

38 art. 98 Acordada Nº. 7599 39 art.97 Acordada Nº. 7533 40 art.90 a 98 41 ver art 76 a 80



papel de actuación, y C) la presente acta. Se efectúa la presente con el número ....

del folio .... al folio .... . Esta protocolización no tiene referencia por ser la primera

que se efectúa en el actual Registro.”



CAPITULO 6

EL ACTUARIO Y EL JUEZ

La ley de la Judicatura42 y Circulares - comunicando resoluciones de la

Suprema Corte de Justicia-43 regulan el relacionamiento entre el Juez y el Actuario.

La Oficina está organizada al servicio del Magistrado, para que éste cumpla

con su función específica y principal que es la resolución del conflicto planteado

entre las partes o resolver sobre cualquier planteamiento ajustado a derecho que se

plantee en el Juzgado.

El Juez aplica el Derecho, en el aspecto sustantivo de la función. El Actuario

en su función formal, de instrumentación, es el Jefe de esa Oficina. Tiene una

relación de comunicación hacia arriba con el Juez. Es un relacionamiento de

complemento de tareas, para lograr así el fin último, que es la administración de

Justicia.

El Actuario maneja los recursos humanos y materiales de la Oficina, la

relación funcional con el personal, debe canalizarse siempre a través del Actuario.

El Juez, como establece la Ley, tiene una tarea de vigilancia, pero no puede

distraer el ejercicio de su función específica ocupándose de la Oficina. Si bien el

Juez es el jerarca máximo, esa jerarquía deberá ser ejercida de acuerdo con la Ley.

En consecuencia en todo aquello que la Ley impone como obligación propia del

Actuario, el Juez no puede dejar de cumplirlo. Así como el Juez tiene el poder-deber

de ejercer la función jurisdiccional, sin que el Actuario intervenga, éste también tiene

el poder-deber de ejercer su función, dentro de los límites que marcan las normas

legales o resoluciones de la Suprema Corte de Justicia.

El Código General del Proceso en su artículo 9º da un perfil a la actividad del

Actuario: “El Tribunal y bajo su dirección los auxiliares de la jurisdicción, tomarán las

medidas necesarias para lograr la más pronta y eficiente administración de la

Justicia, así como la mayor economía en la realización del proceso........”. Y el

artículo 18 establece: “Solo el Tribunal es titular de la potestad jurisdiccional en su

integridad. Los funcionarios auxiliares solo realizarán los actos permitidos por la Ley,

por delegación y bajo la dirección y responsabilidad del Tribunal”.

¿Cuáles son esos actos permitidos por la Ley?

¿Cuales los que puede realizar por delegación del Juez?

42 art.122 inc.1 Ley de la Judicatura, 43 Circulares 35/93, 32/2000



Permitidos por la Ley, son en primer lugar todos aquellos que integran

el concepto funcional de “dirección administrativa de la Oficina”, porque

si bien el Actuario, en esta área, actúan bajo la superintendencia del

Juez, no quiere significar que deba pedir permiso ni que necesite una

orden expresa, puede actuar dentro del área comentada, como

verdadero director administrativo, sin perjuicio de que el Juez revoque

una, todas o cualquiera de las ordenes de servicio por aquél dictada,

ya sean verbales, transitorias, permanente, etc. En segundo lugar

están los actos expresamente indicados por la Ley, por ejemplo, la

expedición de testimonios o certificados44 o los estudios de títulos45.

Por delegación: Son aquellos indicados por decreto del Juez y sólo

abarcará la realización de actos auxiliares o de aportación técnica,-

También el Juez puede indicarlos por orden de servicio genérica que

se notificará al Actuario.

Comentario de la Resolución de la Suprema Corte de Justicia

comunicada por Circular 35/93 y reiterada por Circular 32/2000 de la Dirección

General de los Servicios Administrativos sobre el tema.

44 art. 105.2 del CGP 45 art. 386.4 del CGP



CAPITULO 7

TAREAS TECNICAS ENCOMENDADAS AL ACTUARIO

POR EL MAGISTRADO

Estudio de documentación agregada a los expedientes (poderes, testimonios de partidas, sentencias provenientes del extranjero, control de legalizaciones, etc.)

Expedición de testimonios y certificados.

Informes sobre los temas que solicite el Juez (art. 105.2 del CGP)

Informe sobre procedencia del libramiento de órdenes de pago ( quien la ordena, quien la informa y quien la firma)

Calificación de fianzas.

Intervención en el trámite de apertura de testamento cerrado (art.425 del CGP).

POR LA LEY O ACORDADAS

Control de los Plazos Procesales46

Control y expedición de Edictos47

Estudio de Títulos.

Comunicaciones periódicas obligatorias:

Comunes a todos los Juzgados.

Especiales a cada Juzgado en función de la materia.

46 art. 92 y s.s. del CGP 47 Acordada 4906/53.



CAPITULO 8

EL EXPEDIENTE JUDICIAL

A. Concepto de expediente judicial

El expediente judicial es, una secuencia de actuaciones, principalmente

escritas, que reflejan las diversas etapas de un proceso judicial registradas en orden

cronológico.

Es el soporte material, del proceso judicial y su finalidad es probatoria, en ese

proceso.

Como soporte material está firmado, por una secuencia de actuaciones

escritas, entendiendo por tal no sólo los documentos extendidos en palabras y/o

números, sino en un sentido más amplio del término, comprendido fotografías,

planos, videos, etc.

El expediente está integrado por distintos tipos de documentos: públicos y

privados, escritos o no.

El expediente es un elemento probatorio y refleja el proceso y lo que surge de

él, refrendado por la firma del Actuario hace plena fe.48

El artículo 1575 del Código Civil establece que: “El instrumento público hace

plena fe en cuanto al hecho de haberse otorgado y su fecha. En este sentido, la

fuerza probatoria del instrumento público será la misma para todos” 49

El proceso judicial civil,50 es en principio de carácter público: “Todo proceso

será de conocimiento público, salvo que la ley disponga lo contrario o el tribunal así

lo decida por razones de seguridad, de moral o en protección de la personalidad de

alguna parte”.

Por tanto, el expediente judicial en cuanto registro de las actuaciones del

proceso, es en principio público, y la consulta del mismo puede ser realizada por

todos los que tuvieran interés en la exhibición51, publicidad ésta que tiene las

mismas limitaciones que las del proceso (ejemplo: si está pendiente de cumplimiento

una medida reservada como puede ser un embargo, para no lesionar el interés del

48 El artículo 1574 inciso 1 del Código Civil, establece que: “Instrumentos públicos son todos aquellos que, revestidos de un

carácter oficial, han sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las formas requeridas y dentro del

límite de sus atribuciones. Todo instrumento público es un título auténtico y como tal hace plena fe. 49 Ver también artículos 1576 a 1580 del Código Civil 50 artículo 7 inciso 1 del C.G.P. 51 (artículo 106 C.G.P.)



embargante, ese expediente no podrá ser libremente exhibido y seguramente la

providencia judicial, que ordena el embargo, también ordene la reserva del

expediente).

Dadas las características expuestas del expediente judicial, resulta obvia la

importancia de su armado (la formación material del expediente) y su conservación.

En efecto, si el expediente debe reflejar las diversas etapas del proceso no

resulta igual que determinada documentación sea agregada de una forma u otra o

en un lugar u otro. Si además es la prueba del proceso, resulta de extrema

relevancia la conservación de cada uno de sus elementos y del expediente todo, no

solo durante el tiempo que dura el proceso sino con posterioridad, en lo que dice

relación con su “archivo”.

Es responsabilidad del Actuario, la conservación de los expedientes, como de

los demás documentos existentes en el Tribunal. 52

B. Elementos que componen el expediente

a) Carátula.

b) Escritos con documentación agregada.

c) Notas, decretos, notificaciones (ya sea notas o la actuación devuelta por la

Central).

d) Oficios agregados, informes del Actuario, etc.

a) Carátula. Cumple una doble función:

I) Identificación del expediente y de las partes en el proceso, contiene

datos que permite su rápida ubicación y los nombres de las partes y sus domicilios;

II) Conservación del contenido del expediente (función que también

cumple la contratapa que se pone antes de proceder al archivo).

A partir del 1/01/2004 entró en vigencia un nuevo sistema de

identificación: el sistema de Identificación Única de Expediente (IUE), que se

forma actualmente en el No………. de Juzgado/Nº de expediente ingresado al área

jurisdiccional/año.

Cada Juzgado está identificado con un número en la ORDA, luego viene el

número de ingreso, que no se repite en el año y por último el año en que se asigna

esa identificación.

52 Ley 15.750 Artículo 117



Originalmente, el número de ficha o de trámite se lo asignaba el Juzgado,

hasta la creación de la Oficina Recepción y Distribución de Turnos (ORDA)

encargado de asignar el turno y el número de ficha, que era correlativo para ese

turno. O sea era en Paz 5º, el 1/2008, luego el 2/2008, 3/2008, y esos números de

fichas se repetían en todas las sedes judiciales.

Hoy, en Montevideo, el número de identificación y la carátula de los

expedientes nuevos la proporciona la Oficina de Recepción y Distribución de

Asuntos. Desde febrero 2013 el pre ingreso es obligatorio. Los elementos que debe

consignar la carátula, ya sea proporcionada por la O.R.D.A. o realizada en el propio

Juzgado, serán siempre los siguientes:

Nombre del Tribunal;

Número de ficha, o de trámite (IUE);

Fecha de inicio: esa fecha la escritura el Juzgado, porque puede pasar por

la ORDA el día 2 de mayo de 2014, y ser presentado en el Juzgado el día

20 de junio de 2014. Esa fecha es la que se consigna en la carátula por el

funcionario.

Nombre de las partes intervinientes, de la parte solicitante (gestionante,

reclamante o actor) c/ parte reclamada (demandado), así como sus

domicilios (excepcionalmente, en los casos de jurisdicción voluntaria,

tenemos solamente al gestionante, no hay parte demandada, y en los

caso de las sucesiones, se ingresa por el nombre del causante, no por los

herederos que tramitan la sucesión).

La O.R.D.A., cuando son varios los integrantes de las partes, pone el nombre

del primero y agrega” y otros”. Principalmente en el caso de los demandados, que

pueden tener y constituir diferentes domicilios; en el Juzgado se deberá agregar en

el interior de la carátula, en forma detallada, el nombre de todos los integrantes de la

parte y sus domicilios.

Identificación del juicio, trámite o proceso (ejemplo: Intimación de pago,

Desalojo (causal), Reconocimiento de firma, Proceso ejecutivo,

Escrituración Judicial, Prescripción, Información, etc.)

La carátula deberá consignar además la Fiscalía y el Tribunal de alzada

(en el caso de los Juzgados de Paz Departamental de la Capital, serán

los Juzgados Letrados de 1ª Instancia en lo Civil)

También tiene previstos espacios para anotar el número de archivo, y los

expedientes relacionados.



Todos los elementos identificatorios del expediente, que obran en la carátula

del mismo, deben ser consignados con extrema precisión. Son los que se ingresan

al sistema electrónico, a efectos de poder hacer el seguimiento de cada proceso y

brindar la correcta información del mismo. Son los elementos imprescindibles para el

armado del Libro Índice que a su vez posibilitará al interesado solicitar la información

sobre el trámite o proceso que le incumbe o consultar directamente por la página

WEB institucional del Poder Judicial.

Precisiones importantes a ser tenidas en cuenta

La carátula, bajo ningún concepto puede ser modificada o alterada sin

autorización expresa del Juez. Pero en todos los casos en que se

constate un error en la carátula, indicarlo al Actuario, para dar cuenta al

Juez, o mediante un mandato verbal disponer la enmienda de ese error.

Sea un error mínimo, un error de mayor importancia, ejemplo en la

tipificación del juicio (dice Juicio Ejecutivo y debía decir Ejecución

Hipotecaria), o tomaron como único apellido, el segundo apellido de una

de las partes, siempre los errores en la carátula impresa en la O.R.D.A.,

deben, previo mandato del Juez (decreto o mandato verbal), ser

solucionados en la propia Oficina, y las correcciones efectuadas se

comunicarán telefónicamente a la O.R.D.A. para que coincida la base de

datos con la realidad.

Nunca mandar al interesado con el expediente a la ORDA ni a ningún otro

lado. Ver circular No. 133/2010.

Si bien la carátula no puede ser modificada sin orden judicial, la Oficina

debe en todos los casos anotar los nuevos domicilios denunciados o

constituidos.

Otro problema que se plantea, son las carátulas de las piezas por

separado.

La pieza siempre la arma el Juzgado y la identifica con número propio (el

número se lo da la computadora del Juzgado, no la O.R.D.A.)

El Juzgado mensualmente comunicará a la O.R.D.A. el listado de piezas por

separado (mediante el programa que se llama: volumen de piezas a la

O.R.D.A.). -

Toda vez que se envía un expediente a la O.R.D.A. (por lo que sea:

declinatoria de competencia, alzada, etc.), el Juzgado debe llevarlo a la

O.R.D.A. y retirarlo para previa anotación en el Juzgado de origen, remitirlo al

Tribunal asignado, así cuando se consulte, por esos autos, se podrá indicar

cuando y donde fueron entregados.



El interior de la carátula deberá ser llenado por la Oficina, escriturando los

nombres de todos los integrantes de cada parte y sus domicilios.

En el caso de los domicilios es sumamente importante, indicar entre

paréntesis el tipo de domicilio (real, constituido o denunciado) y poner

siempre las fojas de donde surge.

La carátula y la contratapa (parte final del expediente) son los únicos

recaudos que no se numeran, no van foliados.

b) Documentos (escritos y otros)

A continuación de la carátula, en forma numerada correlativamente

comenzando por el número 1 procede la agregación de los documentos.

Los documentos (escritos, actas, recaudos probatorios etc.) que presenta

quien inicia el trámite judicial o administrativo en su caso. Para las Sedes donde el

sistema de distribución de turnos es realizado por la Oficina de Recepción y

Distribución de Asuntos, ORDA, el primer recaudo que se agregará a continuación

de la carátula y que tendrá el número 1 será la planilla expedida por la mencionada

Oficina, en caso contrario, es decir para las Sedes u oficinas en las que la

Distribuidora de Turnos no tiene injerencia la numeración (foliado) del expediente

comenzará en los documentos que se hayan presentado acompañando al escrito

inicial.

Orden en que se agregan los documentos

El orden en que los documentos, que acompañan al escrito y se adjuntan al

expediente, no es estricto sino que puede variar según el criterio de cada Sede (así

podrá haber casos en que a continuación de la planilla se ponga el testimonio del

poder y después el acta de conciliación, etc.).

No debe olvidarse es que el escrito es el último recaudo que se agrega.

Esta forma de armado, si bien no es estricto, tampoco es arbitraria sino que

responde a razones de índole práctica.

Escrito.

La forma y los elementos esenciales de los escritos presentados por las

partes y de los documentos que se adjuntan al mismo están regulados en el Titulo VI

Capitulo I Sección II del Cogido General del Proceso53

Elementos necesarios de los escritos de las partes:

53 art.66 a 75 inclusive



a) ser redactados a máquina o a mano en forma fácilmente legible y deben estar

firmados por la parte que lo presenta y el abogado o Escribano patrocinante.

b) en la parte superior lleva “la suma” (resumen de lo peticionado)

c) en el encabezamiento del escrito (y salvo como vimos en el caso en que se

está iniciando una gestión), se deben establecer los datos individualizados del

expediente respectivo en el que se presenta.

d) acompañarse de tantas copias (del escrito, y de los documentos que se

adjuntan al mismo) como de personas a quien deba notificarse y una copia más en

la que el funcionario que recibe el escrito deja constancia en el momento de la

presentación de la fecha en que se efectúa la misma, los documentos que se

acompañan, de la oficina receptora y devuelve al interesado (“copia-recibo”).

La omisión en la presentación de esta “copia-recibo” es la única causa por la

cual el funcionario receptor puede negarse a recibir el escrito en “baranda”.

En la primera presentación, de cualquiera de las partes involucradas, debe

establecerse con precisión el domicilio real de quien se presenta y el domicilio que a

los efectos del proceso constituyen dentro del área correspondiente al tribunal al que

comparecen (domicilio constituidos).

e) El domicilio real es donde reside el interesado y tiene mucha trascendencia es

el lugar donde en lo sucesivo se le dará conocimiento al interesado de las

actuaciones cumplidas en el proceso. De allí que también sea de vital importancia la

transcripción que de dicho domicilio efectúe el funcionario en la ficha respectiva o en

la computadora cuando indiza el asunto.

f) también en la primera presentación que realiza la parte debe establecer el

número de su Documento de Identidad.

g) respecto a los documentos que se pretenden incorporar al expediente se podrá

presentar el original o fotocopia debidamente autenticado por Escribano o

funcionario público si correspondiera. Si se tratara de documentos públicos

expedidos en el extranjero deberán presentarse legalizados y en caso de estar

redactados en idioma extranjero deberán acompañarse de la traducción realizada

por traductor público.

Importante: La “copia-recibo” deberá ser firmada por el funcionario receptor del

escrito que deberá contener los elementos prescritos por el artículo 74 del C.G.P.

En caso de que no se acompañe la referida copia, no se admitirá el escrito.

c) Notas del expediente: Nota de Cargo, toma de razón y Al Despacho



Se originan por la agregación de los escritos y por los movimientos o “giros”

que tiene el expediente.

I. Nota de Cargo54

A continuación del escrito, el Actuario firma la llamada “nota de cargo” que

contendrá: la fecha de presentación (lugar y fecha) del escrito y el detalle de los

documentos. – Detalle de los documentos-, nunca decir por ejemplo “5 recaudos” e

indicar el Número de copias. Por ejemplo: son dos los demandados y el escrito se

presentó con un testimonio notarial de poder para pleitos, un contrato de

arrendamiento, una factura, y un recibo.

Se trata de un escrito con cuatro documentos, el número de copias deberá

ser diez. (2 copias del escrito, 2 del testimonio de poder, 2 copias del contrato de

arrendamiento, etc.

La nota de cargo diría: “Montevideo, nueve de mayo de dos mil trece (en la

nota de cargo la fecha no puede ponerse con guarismos). Presentado hoy con

testimonio de poder para pleitos, contrato de arrendamiento, una factura, un recibo y

diez copias”. (media firma del Actuario).

Sin duda, la nota de cargo es la nota actuarial de mayor trascendencia.

Importa tanto por su fecha como por su contenido.

- Por su fecha, por tener el Juez la obligación de dictar resolución

dentro de las 48 horas de presentado el escrito (art. 196 del C.G.P.), para las

partes, por la gravedad de la presentación del escrito fuera de plazo (artículos

92 y siguientes).

- En cuanto al contenido, por detallar documentos que pueden ser

fundamentales para la prueba de los derechos esgrimidos.

Si bien se habla de la nota de cargo, en que nos referimos al escrito, los

documentos que se adjuntan y las copias, corresponde hacer referencia aquí a

otra copia del escrito, que no se agrega a los autos y que cumple la función de

recibo para la persona que presenta el escrito.

II. Toma de razón

A continuación de la nota de cargo se extiende la de “toma de razón” que es

donde se consigna el número que se le adjudica al expediente (sea el que le ha

asignado la Oficina de Recepción y Distribución de Asuntos o el que en su caso

corresponde sea dado por el Juzgado o la oficina correspondiente):

“Montevideo, 18 de setiembre de 2014.

Tomé razón con el No. 20/2014.

54art. 75 C.G.P.



(Firma Actuario)”

La nota de toma de razón es importante en los casos, en que el número de

expediente lo pone el Juzgado, no en los casos en que ha sido dado por la Oficina

de Recepción y Distribución de Asuntos y eso porque es una nota que registra el

número de expediente.

III. Nota de “al despacho”

Esta es la nota que consigna que se le está dando conocimiento

al Magistrado del proceso iniciado, el expediente se sube al despacho:

“Montevideo, 18 de setiembre de 2014

Al despacho del Sr. Juez

(Firma Actuario)”.

Una vez firmadas estas notas el expediente está en condiciones

de entregarlo al Magistrado o a quien esté encargado de proveer sobre las

peticiones o reclamaciones solicitadas.

Decretos - Sentencias Interlocutorias y Definitivas.

Una vez armado el expediente, o agregado el escrito por

tratarse de un expediente en trámite, puesta la nota de cargo, corresponde ponerlo

a disposición del Magistrado para que resuelva sobre el petitorio efectuado por la

parte.

En este caso corresponde poner la nota de subida al Despacho,

o simplemente “Al Despacho del Sr. Juez” que también lleva firma del Actuario. El

expediente estará en condiciones de ser decretado o proveído por el Juez.

Ese decreto o providencia de trámite, es un mandato del Juez

que habilita al cumplimiento de las distintas etapas del proceso (sucesión de actos),

hasta llegar a la sentencia definitiva que resuelve el conflicto.

Los artículos 195 y siguientes del C.G.P., nos hacen referencia

a las “Resoluciones Judiciales”, que son parte fundamental del expediente.

Hay que recordar que el Juez tiene 48 horas para dictar su

resolución a contar de que fue presentada la petición por la parte, por lo tanto, es

fundamental, que el expediente se arme, o en su caso se agregue el escrito y se

suba al Despacho, todo dentro del mismo día. El escrito es presentado hoy, hoy lo

agrego, le pongo las notas de cargo, la subida al Despacho, lo giro y tiene que

quedar en condiciones para que el Juez resuelva.



El artículo 198 del C.G.P., hace referencia al contenido de la

sentencia, que una vez firme pondrá fin al litigio.

Otros elementos que normalmente integran el expediente judicial

- las actas de audiencias,

- diligencias del Alguacil,

- oficios (ya sean expedidos por el propio Juzgado que una vez diligenciados

se agregan, o expedidos por otros Juzgados u oficinas públicas o privadas),

- actuaciones de la Oficina Central de Notificaciones, informe de la Actuaría,

etc.

Formación del expediente - Foliatura – Agregación de Actuaciones.55

Fundamento de dichas normas: no son normas caprichosas;

tienen por finalidad facilitar el trabajo de la Oficina y dar mayores garantías a las

partes en el proceso.

Tanto la formación de los expedientes, su foliatura, como el

orden de la agregación de las actuaciones, están claramente establecidos en la

Acordada 6552.

La Acordada, es de fácil lectura, por lo que solamente vamos a

destacar algunos puntos:

a) Cuando se presentan escritos con varios documentos, el escrito

siempre va en último término.

b) En cuanto a los documentos, una práctica razonable es agregarlos en

el orden en que son referidos en el escrito. (Por ejemplo en un escrito de

Desalojo, que dice: XXX, cédula de identidad Nº xxxxxxx, con domicilio

real….. y constituyendo domicilio en ….., en su carácter de apoderado y en

nombre y representación de ZZZZZ, según primera copia de la escritura de

Mandato General para Pleitos, que se adjunta …. . Al Sr. Juez dice….: I) el

día 4/7/2006, suscribió un contrato de arrendamiento con DDDD, respecto de

….. que adjunta. II) etc.

En el caso indicado, se agregaría en 1er. lugar el Mandato para

Pleitos, en 2do. lugar el contrato de arrendamiento, y de no haberse agregado otros

documentos, en último lugar, siempre el escrito).

55 Art. 104 del C.G.P.; Acordada 6552 del 30 de junio de 1980



El orden de agregación de los escritos, no es estricto, dependerá

del criterio del Actuario, o del Magistrado en su caso, pero lo único seguro es que el

escrito siempre será lo último en agregarse a los autos.

Cuando la parte presenta los documentos ordenados y

señalados con letras o números, se pondrán en el orden indicado por la parte.

La Acordada 6552, art. III, hace referencia a la agregación de

documentos, y dice que “se hará en forma tal que permita su fácil y completa

lectura”.

Por eso los documentos que no tengan margen, no pueden ser

cosidos directamente al expediente, deben fijarse sobre una hoja de actuación de

forma tal que facilite su lectura. Ver Acordada No. 7422 de fecha 2 abril 2001.

A ese escrito, petición o solicitud presentada, al ser agregado al

expediente, deberá foliarse y escriturarse las notas ya referidas.

Foliatura: Hay que tener presente lo dispuesto por la Acordada 6552,

que establece la forma en que debe practicarse “con guarismos y en forma

manuscrita”.

La Acordada también establece como se debe proceder para

enmendar la foliatura. Siempre deberá existir un mandato previo del Juez.

Cosido del expediente.56

“Todo expediente deberá ser debidamente cosido en todas sus fojas”.

El Actuario, de acuerdo a la forma en que organice la Oficina,

dispondrá la oportunidad del cosido del expediente.

Cuando un expediente alcance las 300 fojas, deberá formarse otra

pieza del mismo que se caratulará en la misma forma que la primera, pero se le

agregará el número de pieza que corresponda (2ª pieza, 3ª pieza, etc). Las 300

fojas, no son necesariamente exactas, puesto que por ejemplo no vamos a dividir

las hojas de un escrito para llegar a ese número.

La formación de 2ª pieza, es una obligación de la Oficina, que no

requiere orden del Juez, Reiteramos, la primer pieza podría tener 295 o 307

fojas. Hay que tener un criterio lógico para formar la 2ª pieza.

Cuando se trata de un expediente en trámite, es decir, ya iniciado, el

escrito con sus documentos adjuntos o la actuación de que se trate será agregada

al expediente en la forma que se ha establecido en el apartado anterior: primero los

56 Acordada 6552. Art.4º



documentos, luego el escrito, se continúa con la foliatura en forma correlativa, se

cose y se le ponen las notas de cargo y al despacho.

En el expediente en trámite se prescinde de la nota de toma de razón y/o

la planilla de la Oficina de Recepción y Distribución de Asuntos.

En todo escrito que se presente en un proceso en trámite o sea ya

iniciado, deberá necesariamente contener los extremos identificatorios ya vistos: el

Juzgado ante el que se presenta, el número de ficha, el juicio en el que se presenta,

las partes involucradas en el mismo así como la indicación que quien es que se

presenta:

“Sr. Juez Letrado de Primera Instancia en lo Civil de 15º. Turno, Rosario

García, en autos caratulados “Antonio Fernández c/ Rosario García. Juicio ejecutivo”

Ficha 7/2008, al Sr. Juez digo:………”

Exhibición de los expedientes y Préstamo en Confianza

Recordemos que conforme a lo dispuesto por el art. 117 de la ley 19.090, la

responsabilidad de conservación de los expedientes es del Actuario.

Los artículos 106 y 107 del C.G.P. refieren a la consulta y al retiro de los

expedientes.

En cuanto a la consulta, también debemos tener presente el art. 7º del C.G.P.

que hace referencia a la publicidad del proceso.

El art. 106 del C.G.P. establece que los expedientes permanecerán en las

oficinas para el examen de las partes y de todos los que tuvieran interés en la

exhibición.

Importa destacar en este artículo que basta con manifestar el interés en la

exhibición. Con eso es suficiente.

Siempre debemos tener presente antes de exhibir un expediente que no

existan medidas reservadas. Ante la duda, consultar con el Actuario.

Tampoco correspondería exhibir un expediente cuando se agregó un escrito y

está para subir al Despacho. Primeramente deberá resolver el Juez y luego, de no

existir ninguna medida cautelar, podrá exhibirse. Si los autos están girados para

notificar, igualmente deben ser exhibidos.

En cuanto al retiro de los expedientes, la situación es más delicada. Siempre

deberá previamente consultar con el Actuario. Si bien la exhibición de los

expedientes es a todos los que tuvieran interés en la exhibición, el retiro de los



mismos es restringido a “la firma de los letrados o de los profesionales legalmente

habilitados para hacerlo, sin necesidad de mandato judicial”.

No significa que el letrado deba ir personalmente a la Oficina, puede bajo su

firma y responsabilidad autorizar a un tercero a retirar el expediente. Dicho recibo se

agrega en el libro respectivo, donde se anotan los datos del solicitante (fundamental

teléfono y domicilio).

Periódicamente el Actuario deberá compulsar el libro para constar que los

expedientes hayan sido devueltos en plazo.

- FORMACION DE PIEZA POR SEPARADO

1) Cuando se forma? Cuando hay un:

Decreto o

mandato verbal

2) Con que se forma?

Testimonio

Desgloses

Ambos

3) Caratula de la Sede con al IUE, en el Interior no va.

4) Fotocopia de la caratula de la ORDA

5) Testimonio con el “concuerda”

6) Escrito original c/decreto o mandato verbal.

7) Nota de formación de pieza.

8) Toma de razón

9) Cosido y foliado se eleva al Juez

- RECONSTRUCCION DE UN EXPEDIENTE EXTRAVIADO

1. Concepto

Extraviar es síntoma de perder, es decir, que es dejar de tener, dejar de

poseer.

Un expediente extraviado, es un expediente perdido, que ya no se tiene y que

por el momento no es posible siquiera tenerlo porque no se encuentra y se ignora su

paradero.

Un expediente traspapelado es un expediente que no se encuentra en un

momento determinado, que se busca y que no aparece, debía encontrarse en tal

lugar y no está; es decir que el concepto de traspapelamiento se da en una primera

etapa, que, al pasar el tiempo y seguir el expediente sin aparecer, entonces ese

traspapelamiento se transforma en extravío.



El traspapelamiento vendría a ser la primera fase del extravío.

2. Ejemplo claro de extravío

a) El conserje por ejemplo sale con un expediente a entregarlo a determinada

Oficina y cuando llega se da cuenta que en el camino lo ha perdido, se le cayó por

ejemplo. Regresa a buscarlo y no lo encuentra. Acá no se trata de un

traspapelamiento.

b) El Alguacil se constituye en el estudio de un Abogado y le intima la

devolución de un expediente que había retirado en confianza del Juzgado y el plazo

del préstamo se había vencido. El Alguacil levanta un acta ya que el abogado le dice

que lo extravió y que por vergüenza no puso el hecho en conocimiento del Juzgado.

c) Se envía un expediente por Correo y no llega a destino, chequeado su

recorrido figura como entregado por error en otra oficina donde tampoco aparece.

2. Ejemplos claros de traspapelamiento

a) Se sube un escrito “suelto” dando cuenta que los autos se encuentran al

despacho desde determinada fecha (unos días antes de la presentación del escrito).

El Juez no lo tiene para decretar, tampoco fue pasado por el decretero. Se debe

esperar unos días para recién darlo por extraviado.

b) La computadora (o Ficha) establece que determinado expediente esta “en

la letra”, pero en el casillero no está, se hace una búsqueda exhaustiva, pero no

aparece.

4. El traspapelamiento.

Cuando el expediente no se encuentra y se busca en el lugar “lógico” que

tendría que estar, pero no aparece. En una hoja en blando se escriben todos los

datos: fecha, horario y lugar de búsqueda primaria y que funcionario practicó la

búsqueda.

Al pasar unos días y buscado nuevamente, no aparece, entonces recién

aquella acta en borrador, se transforma en una “dada cuenta” más amplia que se

labra donde se consignan detalladamente todos los pormenores del caso.

En el caso a) del numeral 3 tenemos; un escrito de la parte con el recibo y

una subida al despacho que establece “sin los autos, los que se encuentran al

despacho desde tal fecha”.

A continuación de las actuaciones se deja constancia que: I) Según Ficha (del

expediente), el expediente fue girado al despacho con escrito presentado el día....;

II) El expediente ni fue decretado según consta al suscrito/a; III) El expediente no fue



ubicado en el decretero (ni para pasar ni pasado), ni en el escritorio del suscrito en la

mesa de giro, ni en el casillero correspondiente.

Habiendo transcurrido 3 días desde la última actuación se labra la presente el

día.... a sus efectos.

5. El extravío

Retomando el ejemplo relacionado en la letra a) del numeral 2

de extravío, tendríamos que el conserje debe necesariamente explicarle lo sucedido

al Actuario. Este labrará un acta, donde se detallará minuciosamente todos los

detalles que manifiesta el conserje y conjuntamente con éste, se firmará la misma.

Ante un caso de extravío o traspapelamiento, el Actuario debe

dictar una orden de Servicio que será notificado a todos los funcionarios, a efectos

de busquen el expediente o actuación extraviada.

5. La faz administrativa.

Esa acta de extravío se sube al despacho del Juez, con el informe del

Actuario en su caso y el Juez podrá decretar una Investigación administrativa de

urgencia. En este caso, el instructor de urgencia, recibirá declaraciones ampliando la

del conserje, por ejemplo el de algún funcionario que vio al conserje que salía con

ese expediente, a un funcionario de fiscalía por ejemplo que declarará que nunca

llegó allí, etc.

El Actuario designado instructor de Urgencia informará al Juez elevando las

actuaciones administrativas y éste podrá decretar una investigación administrativa

más amplia o hasta un sumario administrativo o incluso elevar las actuaciones a la

Suprema Corte de Justicia por medio de la Dirección General de los Servicios

Administrativos.

6. La Reconstrucción.

Se sube al despacho fotocopia autenticada de las actuaciones del extravío o

los originales si se disponen de ello y el Juez decretará la reconstrucción del mismo.

Se debe agregar una fotocopia de la Ficha o una copia de los datos de la

Computadora. Se hace la carátula de igual forma que la original, con el agregado de

que se debe consignar “Expediente reconstruido”. Se deja constancia en la misma,

los datos de las partes actor y demandado y sus domicilios así como los abogados

que los patrocinan con sus domicilios.

Demás actuaciones: Se va haciendo un relevamiento de todo a efectos de

solicitar copia de los escritos a las partes, se agregan testimonio de los decretos,

etc.



El Código General del Proceso establece57 que “cuando por cualquier causa

se hubiera perdido, destruido u ocultado el original de una actuación procesal

necesaria, la copia autenticada de ella tendrá el mismo valor. Para su utilización, el

Tribunal ordenará a quien la tenga que la consigne en Secretaría”.

“Cuando no haya copia de las actuaciones destruidas o desaparecidas, el

Tribunal ordenará que se rehagan para cuyo fin practicará las diligencias probatorias

que evidencien su preexistencia y contenido”. 58

Por último el artículo 109.3 C.G.P. establece que “cuando la reconstrucción no

fuera posible, el Tribunal ordenará, si lo entendiera necesario, la renovación de los

actos, prescribiendo el modo de hacerlo”.

DOCUMENTOS PUBLICOS Y PRIVADOS.

I) DOCUMENTO PUBLICO ( ART.1575 C.C.)

• Revisten carácter oficial y son redactados por funcionarios competentes.

• Escrituras públicas: ante escribano

• Hacen plena fe respecto al otorgamiento y la fecha.

II) DOCUMENTO PRIVADO (ART.1581 C.C.)

Emanan de las partes pero carecen de la oficialidad propia del documento público

Se distinguen:

con firma certificada: se presume autentico

sin firma certificada: se le da autenticidad mediante el “reconocimiento de

firma”

Ejemplos y distinciones:

• Escritura publica

• Primera copia de escritura publica

• Testimonio por exhibición – concuerda (fotocopia autenticada) de documento

público o privado

• Acta de conciliación

• Testimonio de sentencia

• Documento privado (ej.: contrato, vale, factura, recibo de pago, etc.)

• Fotocopia simple de documento público o privado

57 art. 109.1 C.G.P. 58 art. 109.2 C.G.P.



CAPITULO 9

DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES

LISTADO DE LEGAJOS Y REGISTROS DE LA OFICINA ACTUARIA

Se relacionarán los que son comunes para todos los Juzgados

independientemente de la categoría y/o competencia por materia, distinguiéndose:

los relativos a Recursos Humanos, los necesarios para la organización

administrativa interna y los legajos y registros.

RECURSOS HUMANOS

Libro de Asistencia y control de horarios y especiales con nueva

reglamentación y (Art. 179 a 185 RGOJ y Ac. 7361)

Carpetas y Legajos Personales (Art. 37 RGOJ)

Legajo de Licencias y Faltas (Art. 84/85 y 96 RGOJ y Res. 21/88)

Fichas de Licencias y Faltas (RGOJ y Res. 541/92/36)

Registro de domicilio (Art. 35 RGOJ y Ac. 7288, reiterado en C11/88

DGSA)

Compensación por Asiduidad (Art. 317 Ley 16.226 – Art. 143 Ley

16.462 y Circ. 4/96 DGSA)

8

Legajo de órdenes de servicio y expediente administrativo (Art.

186/187/188 RGOJ)

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA

Caja Chica (Circ. 14/87 DGSA y 32/97 DGSA para Juzgados de 1ª y 2ª

Categorías y Rurales)

Proveeduría (Res. 1385/91 y Circ. 49/91 DGSA)

Teléfonos (Circ. 25/91 y Circ. 48/91 DGSA)

Fax (Circ. 29/92 – 12/93 – 8/97 y 34/97 DGSA)

Fotocopiadora (Circ. 35/88 - 24/90 y Res. 551/98 DGSA)

Inventario (Art. 201 RGOJ)



Sistema Informático (Circ. 17/98 – Reglamento del Sistema Informático,

Reglamento sobre empleo de equipos y programas de computación instalados

en oficinas del Poder Judicial). Control de la frecuencia de cinta y de disco y

quién presta apoyo informático a la Sede.

LIBROS, LEGAJOS Y REGISTROS

Legajo de Circulares de la Suprema Corte de Justicia y Dirección

General de los Servicios Administrativos (Índice y notificación, Circ. 16/75

– 14/96 – 26/99 y 30/99 de DGSA)

Legajo de Inspecciones (Ac. 893/86 y actual)

Legajo de documentos en custodia (Circ. 33/88 S.C.J – protección de

documentos protegidos)

Cuaderno de títulos en depósito (Ac. 4332/66 conveniente pero no

obligatorio)

Libro de Apoderados de Organismos del Estado (Art. 569 Ley 14.106 –

Ac. 4942/73 y Circ. 54/73)

Libro de Audiencias y Sentencias (Ac. 7447/2002, comunicada por Circ.

8/02)

Decretero de Sentencias (Ac. 2763/48 – 4332/66 – Circ. 8/91 – Ac.

7304/96 y Circ. 80/96 para sedes informatizadas)

Decretero de trámite (2763 y Circ. 28/48 para Juzgados Letrados Ac.

3105/52 extiende el Sistema a los Juzgados de Paz de Montevideo y a las

primeras secciones y ciudades del interior.



CAPITULO 10

PLAZOS PROCESALES

Características y forma de contar los plazos procesales en materia civil

TIPOS DE PLAZOS -

1º Clasificación

Legales (Prescripción, Desalojo)

Procesales (para cumplir un acto del proceso: contestación, recursos)

Judiciales (conferidos por el Juez: subsanar observaciones de la demanda)

Particulares (para cada parte: contestación; cómputo independiente)

Comunes (para todos los litigantes: traslado de la tercería, cómputo desde el último)

Perentorios (caducidad automática salvo acuerdo de partes para suspender el proceso)

Improrrogables (salvo norma expresa como en alegatos finales)

Extensibles por distancia (algunos: contestación, excepciones)

2º Clasificación

Por años (perención, revisión)

Por meses: (Perención)

Por días: (Contestación, apelación).

◦ COMIENZO: Día hábil inmediato siguiente a la notificación (salvo plazos comunes)

◦ TRANSCURSO: a) Por días corridos (16 o más) no se computan Feriados ni Semana de Turismo.

b) Por días hábiles (15 o menos)

◦ CULMINACIÓN: último día hábil si es hábil o hábil inmediato siguiente, dentro del horario de Oficina.



NOTIFICACIONES Y OFICIOS EN EL AMBITO JURISCCCIONAL

Principio general en materia de notificaciones en el ámbito civil

Disposiciones legales y reglamentarias aplicables en materia de Notificaciones

Clasificación de las notificaciones

TRASLADOS Y VISTAS

OFICIOS Y EXHORTOS comunicaciones a otras autoridades 59

EXHORTOS PARA EL EXTRANJERO

ver publicación en la WEB institucional del Poder Judicial, www.poderjudicial.gub.uy

menú de la izquierda, capacitación biblioteca actuarios

Acordadas y Circulares a estudiar

Nota:

a partir de la Circular No. 46/2004, Acordada 7514/2004, de fecha 1

de junio de 2004, al presente se encuentran publicadas en la

página WEB institucional, www.poderjudicial.gub.uy

Menú de la izquierda

Circulares y Acordadas

Año

1. Acordada No. 7150 de 10/06/92

2. Acordada No. 7245, comunicada por Circular No. 72/1994








59 ART.90 Y 91 CGP

http://www.poderjudicial.gub.uy/




CODIGO GENERAL DEL PROCESO

- PROCESOS: . Preliminares . Cautelares . Incidentales . de Conocimiento . de Ejecución . Voluntarios . Concursal . Arbitral . Inconstitucionalidad de la Ley - NOCIÓN DE PROCESO PENAL. - NOCIÓN DE DEBIDO PROCESO JUDICIAL. - ESTRUCTURA DEL PROCESO (JUICIO) ORDINARIO. - PROCESOS EXTRAORDINARIOS. - DIFERENCIA ENTRE EL PROCESO ORDINARIO Y EL EXTRAORDINARIO - PROCESOS MONITORIOS

. Juicio ejecutivo,

. Desalojos urbanos,

. Promesas de Compraventa – (escrituración).

- PROCESOS VOLUNTARIOS

. Venias,

. Disolución y Liquidación Conyugal,

. Rectificación de Partidas,

. Sucesiones,

. Información de Vida y Costumbres,

. Homologación de Convenios.

. Declaración de Incapacidad.

- PROCESOS INCIDENTALES



. Acumulación de autos,

. Recusación,

. Contienda de competencia,

. Rendición de cuentas.

- TERCERÍAS

. Coadyuvante.

. Excluyente.

- VÍA DE APREMIO

- AGREGACIÓN DE TÍTULOS

- ESTUDIO DE TÍTULOS

- RECURSOS

. Aclaración y Ampliación,

. Reposición,

. Apelación,

. Queja,

. Casación,

. Revisión.

- EXCEPCIÓN DE INSCONTITUCIONALIDAD

- VIOLENCIA DOMÉTICA - LEY Nº 17.514

- CÓDIGO DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA - LEY Nº 17.823



CIRCULARES Y ACORDADES DE USO DE LA OFICINA ACTUARIA

A partir de la Circular No. 46/2004, Acordada 7514/2004, de fecha 1

de junio de 2004, al presente se encuentran publicadas en la

página WEB institucional, www.poderjudicial.gub.uy


Circulares y Acordadas

Año

Acordada/Circular Fecha

Procedimiento Disciplinario

7168 07/12/1992

7201 15/11/1993

7247 14/12/1994

7296 25/09/1996

7313 02/12/1996

7388 Marzo 2000

7399 21/06/2000

7475 26/02/2003

7617 11/02/2008

7623 08/04/2008

7632 05/06/2008

7702 27/04/2011

Régimen de Licencia

7166 30/11/1992

7201 15/11/1993

7306 01/11/1996

7310 14/11/1996

7482 09/05/2003

7482 09/05/2003




7503 24/12/2003

7508 14/04/2004

7519 16/06/2004

7539 11/02/2005

7547 20/04/2005

7548 29/04/2005

7568 28/04/2006

7703 27/04/2011

7746 15/08/2012

7751 28/09/2012

7757 28/11/2012

CIRC. 137/2006 12/12/2006

Licencias y Subrogaciones

6903 17/11/1986

6950 08/10/1987

6987 22/08/1988

7065 15/06/1990

7066 22/06/1990

7085 24/12/1990

Reglamento sobre cajas chicas

CIRC. 87/2007 30/08/2007

Reglamenta sistema Viáticos

CIRC. 15/2002 18/04/2002

CIRC. 18/2003 08/05/2003

CIRC. 39/2003 10/11/2003

CIRC. 30/2008 26/03/2008

7638 10/10/2008

7204 01/12/1993

7371 08/03/1999

7465 23/09/2002

CIRC. 88/2002 25/09/2002



Horarios especiales CIRC. 23/2002 27/05/2002

2004 - Res. 595/04/33 (DGSA 8.11.04)

Abandono de Cargo 7469 28/10/2002

7476 10/03/2003

Actuario, ámbito administrativo

6552 30/06/1980

7150 19/06/1992

7297 27/09/1996

7304 30/10/1996

7400 27/06/2000

CIRC.37/2000 19/12/2000

7447 13/02/2002

7481 31/03/2003

7497 01/12/2003

7504 20/02/2004

7574 13/12/2006

7618 18/02/2008

7800 12/05/2014

Ref. Ac. 7804 – Circular 74/2014

Art. 317 – Constitución

Ley 15.869 – Art. 4

Nota: En archivo separado se encuentran todas las Acordadas referidas.

Agradecemos al Sr. Mario Delgue la versión electrónica de las mismas.

Autorización para ejercer docencia

7204 01/12/1993

7371 08/03/1999

7465 23/09/2002

CIRC. 88/2002 25/09/2002



Temas de estudio para la prueba escrita

ESTRUCTURA DEL PODER JUDICIAL

EL FUNCIONARIO JUDICIAL

EL ACTUARIO O SECRETARIO DE TRIBUNAL

EL ACTUARIO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN JUDICIAL

FUNCIONES DEL ACTUARIO

EL ACTUARIO Y EL JUEZ

TAREAS TECNICAS ENCOMENDADAS AL ACTUARIO

EL EXPEDIENTE JUDICIAL

ENUNCIACION DE TEMAS A ESTUDIAR

PLAZOS PROCESALES

NOTIFICACIONES Y OFICIOS EN EL AMBITO JURISDICCIONAL3

TRASLADO Y EXHORTO

ACORDADAS Y CIRCULARES

CODIGO GENERAL DEL PROCESO

TERCERIAS

VIA DE APREMIO

AGREGACION DE TITULOS RECURSOS

EXCEPCION DE INSCONSTITUCIONALIDAD

VIOLENCIA DOMESTICA

CODIGO DE LA NINEZ Y LA ADOLESCENCIA

CIRCULARES Y ACORDADAS DE USO DE LA OFICINA ACTUARIA

Se informa:

en la página WEB institucional, www.poderjudicial.gub.uy

se encuentra material de utilidad al llamado de aspirantes al

concurso, al que pueden acceder para su consulta.


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Biblioteca

Actuarios


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