GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

1

Capítulo 7 del PMBOK 5ta Edición

Es vital para un Proyecto, gestionar

adecuadamente los Costos, aunque estos sean

considerados pequeños.

Tenga en cuenta que un pequeño agujero

puede hundir un barco. Benjamín Franklin

Una de las Restricciones más comunes de

muchos Proyectos es un Presupuesto limitado.

2

¿Estamos controlando los costos?...

En los Proyectos, siempre debemos reflexionar en relación a si:

3

…¿O son los costos los que nos están controlando?

4

� Introducción a la Gestión de Costos

� Los Procesos 7.1 Planificar la Gestión de Costos

7.2 Estimar los Costos

7.3 Determinar el Presupuesto

7.4 Controlar los Costos

� Técnica de Valor Ganado

Agenda

5

INTRODUCCIÓN

6

INTRODUCCIÓN

7

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los Procesos

Involucrados en

� Estimar

� Presupuestar

� Controlar los Costos

¿Cuál es su finalidad?

Lograr que el Proyecto se complete dentro del

Presupuesto Aprobado.

� Los Procesos dentro de esta Área de Conocimiento son

7.1 Planificar la Gestión de Costos

7.2 Estimar los Costos

7.3 Determinar el Presupuesto

7.4 Controlar los Costos

En Proyectos de pequeño

Alcance, estos 2 procesos de la

planificación suelen integrarse

en uno solo.

Estimar los Costos

Determinar el Presupuesto

Controlar los Costos SEGUIMIENTO

Y CONTROL

PLANIFICACIÓN

INTRODUCCIÓN

8 Planificar la

Gestión de Costos

Introducción

• Es el proceso que establece las políticas, procedimientos y la documentación para planificar, gestionar, gastar y controlar los costos del proyecto.

• Es el proceso que establece las políticas procedim7.1 Planificar la Gestión de Costos

• Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

7.2 Estimar los Costos

•.Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.

E l i t l7.3 Desarrollar el Presupuesto

• Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto

para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

7.4 Controlar el Presupuesto

¿Qué implica la Gestión del los Costos del Proyecto?

INTRODUCCIÓN

Gestión de los Costos del Proyecto

o Trata principalmente del Costo de los Recursos

necesarios para completar las Actividades del Proyecto.

o El análisis del desempeño financiero del Proyecto,

por lo general se hace fuera del Proyecto. A menos

que se trate de un proyecto de inversión, donde si

se tendrán que hacer uso de técnicas financieras

(VAN, TIR. PR).

o Debe tener en cuenta el Costo del Ciclo de Vida del Proyecto y del Producto.

10

� Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige

como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos

presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del

equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP en este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio

B. Reunirse con la Gerencia

C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte

D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo

11

Pregunta

� Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige

como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos

presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del

equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP en este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio

B. Reunirse con la Gerencia

C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte

D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo

Pregunta

12

PROCESOS

13

7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE

COSTOS

14

15

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

AASTOTOSTOS OSOS

� Es el proceso que permite establecer las políticas, procedimientos y la documentación para planificar, gestionar, gastar y controlar los costos del proyecto.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

� El beneficio clave que proporciona este proceso es que orienta y direcciona cómo los costos del proyecto serán gestionados a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Salidas

Técnicas Entradas

4.2 Plan para la dirección del Proyecto

4.1 Acta de Constitución del Proyecto Reuniones

APO

FAE

Juicio de Expertos

Plan de Gestión de Costos

Planificar la Gestión de Costos

Técnicas Analíticas

Línea Base del Alcance

Línea Base del Cronograma

17

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

7.2 Estimate

Costs

7.3 Determine

Budget

18

Técnicas Analíticas

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Planificar la Gestión de Costos

� Desarrollar el plan de gestión de costos puede implicar la elección de opciones estratégicas para financiar el proyecto, tales como o autofinanciación o financiación con capital propio o financiación con deuda

� El plan de gestión de costes también puede

detallar los modos de financiar los recursos del proyecto, tales como la fabricación, compra, alquiler o leasing.

s as

19

Técnicas Analíticas

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Planificar la Gestión de Costos

� Las técnicas pueden incluir (pero no se limitan a): Período de Retorno de la Inversión (PR), la Rentabilidad sobre la Inversión (ROI), la Tasa Interna de retorno (TIR),y el Valor Actual Neto (VAN).

� Estas decisiones, al igual que otras decisiones financieras que afecta al proyecto, pueden afectar cronograma del proyecto y / o los riesgos.

s as

� Las políticas y procedimientos de la organización existentes, pueden influir en las técnicas financieras que se usan en estas decisiones.

Plan de Gestión de Costos

o Reglas para la medición del desempeño Valor Ganado.

o Nivel de exactitud

o Unidades de medida

o Cuentas de control (CA) : Componente de

la EDT, que se usa para la Contabilidad

de los Costos del Proyecto.

o Umbrales de control

o Formatos de informe

o Descripciones de los procesos

Orienta los 3 Procesos que

continúan en la Gestión de

Costos.

Es parte del Plan

para la Dirección del

Proyecto. 20

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

Salidas

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

21

ESTIMAR LOS COSTOS

Este proceso consiste en desarrollar una aproximación de los Recursos Monetarios necesarios para completar las Actividades del

Proyecto.

Se trata de buscar un Costo Óptimo para el Proyecto.

Debe tomarse en cuenta: � Equilibrio entre Costo y Riesgo

� Hacer o Comprar � Comprar o Alquilar � Intercambio de Recursos

Se trata de un Proceso

que se AFINA de

manera continua.

22

Complete correctamente la siguiente frase: La estimación aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se

utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variación

de………………En una etapa posterior del proyecto, contando con mayor

información, el rango de variación de la estimación, puede llegar a

reducirse a………………..

A. ± 50% ; ± 10%

B. ± 50% ; ± 15%

C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)

D. ± 50%; (-10%, +15%) 23

Pregunta

Complete correctamente la siguiente frase: La estimación aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se

utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variación

de ………………En una etapa posterior del proyecto, contando con

mayor información, el rango de variación de la estimación, puede llegar

a reducirse a ………………..

A. ± 50% ; ± 10%

B. ± 50% ; ± 15%

C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)

D. ± 50%; (-10%, +15%)

24

Pregunta

ESTIMAR LOS COSTOS

25

FAE

APO

Estimación Ascendente

Software de estimación de

costos para la DP

Estimación Análoga

Estimación Paramétrica

Análisis de Reserva

COQ

Análisis de Propuestas para

Licitaciones

$$$$$

ACTUALIZA

Estimaciones de Costos de

las Actividades

Base de los Estimados

5.3 Línea Base del Alcance

6.5 Cronograma del Proyecto

11.2 Registro de Riesgos

8.1 Plan de Gestión de

RRHH

Documentos del Proyecto

Juicio de Expertos

Estimación por tres valores

$$$

ENTRADAS

SALIDAS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

7,1 Plan de Gestión de

Costos Técnicas Grupales de Toma de Decisiones

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Estimar los Costos 26

ENTRADAS

Estimar los Costos

Línea Base del Alcance

� Descripción del Producto, los criterios de aceptación, los

entregables claves, los límites del Proyecto, los supuestos y las

restricciones: presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos

especializados, políticas de la Organización.

La información adicional que puede contener la línea base del alcance y que

incluye requisitos con implicaciones contractuales y legales, esta relacionada

con la salud, la seguridad, el desempeño, el medioambiente, los seguros, los

derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta

información debe tomarse en cuenta para la elaboración de las estimaciones

de costos.

28

Cronograma del Proyecto

ENTRADAS

Estimar los Costos

� Tipo y cantidad de Recursos, así como la cantidad de tiempo (sobre todo para los costos variables) son los factores principales para determinar el Costo del Proyecto.

Recuerde que, el proceso Estimar los Recursos de las

Actividades (6.4) implica determinar la disponibilidad

y las cantidades necesarias de personal y material

requeridos para realizar las actividades del

cronograma. Este proceso está estrechamente

coordinado con la estimación de costos 28282828282828282828282282828822222828822282222222282822222222282822222222222222282222222228228228222222888882828282888288222828282822282222882

29

Registro de Riesgos

Plan de RRHH

ENTRADAS EEstimar los Costos

� Atributos, Salarios, Reconocimientos y Compensaciones

� Costos de mitigación

� Los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades, en general ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en los del proyecto global.

FAE

� Condiciones de Mercado

� Información Comercial Publicada: Ratios de costos

en las Bases de Datos Comerciales. Listas de Precios

Publicadas.

30

Estimar los Costos

Herramientas y Técnicas

Estimación Análoga

o Los miembros del Equipo deben poseer experiencia, por eso se dice que es una forma de Juicio de Expertos.

o Se usa cuando la Información es limitada. o Menos costosa, más rápida pero menos

exacta. o Fiable, cuando hay proyectos anteriores

similares, de hecho y no de apariencia. o Puede usarse en conjunto con otros métodos

de estimación.

Recuerde que esta

técnica también se usa el

Proceso de Estimar la Duración de las

Actividades (6.4).

Tenga presente que la Estimación Análoga también es conocida como una Estimación Descendente o de Arriba hacia Abajo.

Ventajas Desventajas

Rápida Menos exacta

Las actividades individuales no

necesitan ser identificadas

Se preparan con información

limitada

Menos costosa Requiere considerable experiencia

para hacerlo bien

Provee al gerente de proyecto de

una idea de las expectativas de la

gerencia

Extremadamente difícil para

proyectos con alto grado de

incertidumbre

ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA

ESTIMAR LOS COSTOS

31

32

Estimación Ascendente

Estimar los Costos

Herramientas y Técnicas

Recuerde que esta

técnica también se usa el Proceso de Estimar la

Recursos de las

Actividades (6.3).

o Estima el costo de los recursos de las actividades con mayor detalle.

o Es más costosa e implica mayor tiempo.

Ventajas Desventajas

Más exacta Toma tiempo y esfuerzo (costo)

Basada en un análisis detallado del proyecto

Tendencia del equipo a acolchar los estimados

Provee una base confiable para el monitoreo y control

Requiere que el proyecto este bien definido y entendido

ESTIMAR LOS COSTOS

33

Estimación Ascendente

� El costo de cada paquete de trabajo o de

cada actividad se calcula con el mayor

nivel de detalle posible. El costo detallado luego se resume o “acumula”

en niveles superiores para fines de

información y seguimiento. En

general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo

individual influyen en el

costo y la exactitud de la estimación

ascendente de costos.

34

Estimación Paramétrica

Recuerde que esta

técnica también se usa el

Proceso de Estimar la Duración de las

Actividades (6.4).

Estimar los Costos

Herramientas y Técnicas

o Hace uso de un Modelo Matemático

o Hace uso de Información Histórica

o Pueden ser altamente confiables cuando los

proyectos involucrados son similares de hecho y no solo en apariencia; la información histórica

usada para desarrollar el modelo fue precisa y el

modelo es escalable.

Por ejemplo: En un Proyecto anterior de Edificio Multifamiliar, cada

1m2 de construcción (12,000 m2) costó $ 400. ¿Cuánto

costará construir 8,000 m2, de un Proyecto de similares

características? Resp.

(8,000) x ($400) = $3 200 000

Recuerde de lo visto en

el Área de

Conocimiento de la Gestión del Tiempo,

que la Estimación

Paramétrica, también

puede desarrollarse a través de un Análisis

de Regresión.

35

Estimar los Costos

Estimación Paramétrica

36

Estimación por tres valores

Recuerde que esta

técnica también se usa el

Proceso de Estimar la

Duración de las Actividades (6.5).

Estimar los Costos

Herramientas y Técnicas

o Se trabaja considerando una Estimación

Optimista (Co), Más Probable (Cm) y Pesimista

(Cp). El Costo Esperado (Ce) será un promedio

ponderado:

Ce =

o La Desviación Estándar ( σ ) es

σ =

o La Varianza es

Var = σ2

Estimación PERT

Esto es asumiendo una Distribución

Beta

37

Estimación por tres valores

Recuerde que esta

técnica también se usa el

Proceso de Estimar la

Duración de las Actividades (6.5).

Estimar los Costos

Herramientas y Técnicas

o Ahora, si consideramos una Distribución de tipo Triangular, se tiene para el Valor Esperado, la siguiente expresión

Ce =

Estimación por

3 Valores

Esto es asumiendo una Distribución

Triangular

3

Ejemplo

� Se ha estimado que el costo de una actividad para 3 escenarios distintos son los que se muestran en la tabla

Estimación Costo (S/.)

Optimista (Co) 180

Más Probable (Cm) 240

Pesimista (Cp) 360

Determinemos el Costo

Esperado (Ce) y la Desviación

Estándar ( σ ) mediante la

Estimación por 3 Valores PERT.

Resolución

Ce =

Ce =

Ce = 250

σ =

σ =

σ = 30 38

¿Qué significan estos resultados?

Ce

Ce

Existe un • 68.26% de probabilidad

de que el costo esté entre 220 y 280.

• 95.46% de que esté

entre 190 y 310. • 99.73% de que esté entre

160 y 340.

Ce = 250

σ = 30

39

40

Análisis de Reserva

Recuerde que esta

técnica también se usa el

Proceso de Estimar la

Duración de las

Actividades (6.5).

o Reservas para Contingencias (Incógnitas

Conocidas). Eventos previstos pero inciertos

o Estas reservas forman parte de la Línea Base de

Costos.

o El director del Proyecto administra esta Reserva

y dispone de ella según su criterio.

o Puede haber problemas de posible exageración.

o Se recomienda que la reserva sea general para

todo el Proyecto y no por cada Actividad.

Estimar los Costos

Herramientas y Técnicas

Herramientas y Técnicas Descripción

Costos de la Calidad (COQ)

o COQ = Costos de Prevención + Costos de

Evaluación + Costos de Reproceso .

Software de estimación de costos para la dirección de proyectos

o Hojas de Cálculo y Herramientas de

Simulación y Estadística.

Análisis de propuestas para licitaciones

o Estimación de costos con ayuda de

propuestas enviadas por los proveedores. Es

el Análisis de lo que debería costar el Proyecto.

ESTIMAR LOS COSTOS

41

Herramientas y Técnicas

42

ESTIMAR LOS COSTOS

Salidas

Estimación de los Costos de las Actividades

o Valorizaciones cuantitativas de los costos

probables de los recursos requeridos

para completar las actividades del Proyecto.

o Deben cubrir todas las categorías de

recursos que serán cargados al Proyecto.

o Son ajustados frecuentemente durante el

curso del proyecto para reflejar el detalle

adicional disponible.

43

ESTIMAR LOS COSTOS

Salidas

Base de los Estimados

� Independiente del nivel de detalle, los

documentos de respaldo deben proporcionar

una compresión clara y completa de la forma en

que se obtuvo la Estimación de Costos.

o Fundamento de las Estimaciones

o Supuestos utilizados

o Restricciones

o Rangos de los Estimados

o Nivel de confiabilidad del Estimado final

Actualizaciones a los Documentos del

Proyecto

� Se incluye entre otros el Registro de Riesgos

Pregunta

� Usted quiere realizar un viaje en su automóvil de Lima a Ica. Conoce que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galón y que su vehículo consume 10L por cada 100Km. Con esta información desea el costo en combustible del viaje. ¿Qué técnica de estimación está usando?

A. Estimación ROM

B. Paramétrica

C. Análoga

D. Descendente 44

Pregunta

� Usted quiere realizar un viaje en su automóvil de Lima a Ica. Conoce que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galón y que su vehículo consume 10L por cada 100Km. Con esta información desea el costo en combustible del viaje. ¿Qué técnica de estimación está usando?

A. Estimación ROM

B. Paramétrica

C. Análoga

D. Descendente 45

� Cuando recién se está conceptualizando el Proyecto, usted tiene un

intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación

se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero

el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería:

A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio

experto.

B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.

C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta.

D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues

usualmente es más exacto.

Pregunta

ees

� Cuando recién se está conceptualizando el Proyecto, usted tiene un

intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación

se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero

el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería:

A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio

experto.

B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.

C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta.

D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues

usualmente es más exacto.

Pregunta

ees