PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE...

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE REGIRÁN EN EL

SUMINISTRO E IMPLANTACION DE SOFTWARE ERP PARA LA

GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.

1

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE REGIRÁN EN EL SUMINISTRO E

IMPLANTACION DE SOFTWARE ERP PARA LA GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.

INDICE

Contenido

ARTICULO 1. OBJETO ................................................................................... 3

ARTICULO 2. ALCANCE................................................................................ 3

2.1.- REQUISITOS GENERALES EXIGIDOS AL PROYECTO .................................... 5

2.2.- PUNTOS DE COLABORACION DE EPREMASA........................................... 5

ARTICULO 3. EQUIPO DE PROYECTO ............................................................. 6

3.1.-Por parte de EPREMASA .......................................................................... 6

3.1.1.- USUARIOS: .................................................................................... 6

3.1.2.- COORDINADOR DE PROYECTO EN FASE DE IMPLANTACIÓN .............. 7

3.1.3.- REPRESENTANTE POR AREAS FUNCIONALES ...................................... 7

3.2.- Por parte del Adjudicatario ...................................................................... 8

3.2.1. RESPONSABLE DEL PROYECTO .......................................................... 8

3.2.2. TECNICO ...................................................................................... 8

3.2.3. DESARROLLADOR ............................................................................ 9

ARTICULO 4. TRAZABILIDAD .......................................................................... 9

ARTICULO 5. CONTENIDO DEL SOFTWARE: MODULOS ................................... 9

5.1.- GESTIÓN DE VENTAS – CLIENTES (CRM) .............................................. 10

5.2.- GESTION DE COMPRAS - PROVEEDORES ............................................... 11

5.3.- GESTIÓN DE PRODUCCIÓN ................................................................ 12

5.4.- GESTIÓN DE ALMACÉN Y EQUIPAMIENTO (INVENTARIO DEL

INMOVILIZADO) ................................................................................................... 13

5.5.- GESTIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA-PRESUPUESTARIA........................... 13

5.5.A) CONTABILIDAD FINANCIERA .......................................................... 13

5.5.B) GESTIÓN BANCARIA ..................................................................... 14

5.5.C) GENERACIÓN DE IMPRESOS OFICIALES .......................................... 15

5.5.D) CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA .................................................... 15

5.5.E) CONTABILIDAD ANALÍTICA ............................................................. 16

5.5.F) GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS ........................................................... 17




2

5.5.G) PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATACIÓN: .......................... 18

5.5.H) GESTIÓN ESTRATEGIA EMPRESARIAL ................................................ 18

5.6.- GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ................................................... 19

5.7.- GESTIÓN DE PROYECTOS .................................................................. 19

5.8.- GESTION DOCUMENTAL: REGISTRO ENTRADA Y SALIDA ......................... 20

ARTICULO 6. FORMACIÓN ......................................................................... 21

ARTICULO 7. IMPORTACION DE DATOS DE OTRAS APLICACIONES .................. 22

ARTICULO 8. TECNOLOGÍA ........................................................................ 23

ARTICULO 9. PLAN DE PROYECTO ............................................................... 24

9.1.- FASE INICIO DEL PROYECTO .............................................................. 25

9.2.- FASE INSTALACIÓN DE LAS APLICACIONES .......................................... 27

9.3.- FASE ANÁLISIS FUNCIONAL Y TÉCNICO ............................................... 28

9.4.- FASE DE DISEÑO Y DESARROLLO .......................................................... 29

9.5.- FORMACIÓN .................................................................................... 29

9.6.- FASE DE ENTREGA E IMPLEMENTACION DE APLICACIÓN PARAMETRIZADA Y

PERSONALIZADA.................................................................................................. 30

9.7.- MIGRACION DE DATOS ...................................................................... 30

9.8.- FASE PUESTA EN MARCHA .................................................................. 31

9.9.- FASE MANTENIMIENTO TRAS LA PUESTA EN MARCHA ........................... 31




3

ARTICULO 1. OBJETO

El objeto de la contratación definida en este pliego es la Implantación en EPREMASA de un

software ERP modular adaptable mediante parametrización a las necesidades de EPREMASA sin

necesidad de desarrollo de software adicional.

El Software ERP deberá estar actualizado en tiempo real a la normativa legal española y ser la

herramienta adecuada para optimizar la gestión integral y el seguimiento de diferentes

actividades de EPREMASA: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos),

gestión de proyectos, CRM, análisis de negocio, bussines inteligente, gestión documental,

recursos humanos, inventarios y control de almacenes, pedidos, etc.

Los objetivos que deberá cumplir el software objeto del contrato son:

● Gestionar desde una única aplicación todas las áreas y procesos de negocio de

forma integrada.

● Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad

de datos): ERP los datos se introducen sólo una vez y deben ser consistentes

completos y comunes para todos los usuarios y aplicaciones/módulos.

● La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la

organización.

● Otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus

problemas.

● Eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y

disminución de los costos totales de operación

● Obtener trazabilidad de toda la documentación y trámites realizados

● Migración de la información existente en los diferentes programas, con los que

trabajan actualmente a la nueva solución integrada

● Realizar todas las operativas de forma más ágil, cómoda e intuitiva

ARTICULO 2. ALCANCE

El alcance del software de gestión ERP deberá integrar las siguientes áreas y actividades de

gestión de EPREMASA:




4




5

2.1.- REQUISITOS GENERALES EXIGIDOS AL PROYECTO

La empresa adjudicataria deberá aportar los medios personales y materiales para cumplir los

siguientes requisitos generales:

Asignar al proyecto a un equipo de trabajo que permita la implementación del software

ofertado, realizando la parametrización del mismo, la formación del personal de

EPREMASA y la migración de los datos conforme a lo definido en este pliego

Ejecutar en tiempo y forma los compromisos adquiridos con EPREMASA conforme al

alcance establecido en el pliego

Coordinar las relaciones entre los fabricantes del software existente, la empresa de

suministro de Internet en EPREMASA, el fabricante de nueva implantación y EPREMASA

Realizar los análisis relativos a la puesta en marcha de la aplicación en colaboración con

el cliente y de acuerdo a la toma de datos

Entregar e instalar la aplicación ERP sobre la arquitectura material y de comunicaciones

existentes en EPREMASA

Asistir en las dependencias del cliente en la elección de la personalización y

parametrización de la aplicación, según las informaciones aprobadas por el cliente

Realizar la incorporación en el sistema de los datos suministrados por el cliente con las

herramientas estándar de importación/exportación de la aplicación. La importación

incluirá los datos de las base de datos maestras existentes en el programa de gestión

actual (clientes, proveedores, artículos, Almacenes/centros, máquinas/vehículos

estructura de contabilidad….) así como una copia del listado en formato Excel de los

pedidos de venta y compra, albaranes de venta y compra, vales de salida de almacén,

movimientos de entradas y salidas de almacén y facturas emitidas y recibidas por

EPREMASA con los campos que EPREMASA determine y de al menos los últimos 5 años

de actividad.

Realizar los interfaces adecuados a cada uno de los perfiles de usuario recogidos en el

pliego

Formar al personal de EPREMASA

Asistir en las dependencias de EPREMASA a los usuarios en la fase de análisis de

parametrización, fase de pruebas y en la fase de arranque

Realizar la resolución e incidencias vía telefónica y/o presencial según se requiera

durante el periodo de mantenimiento reflejado en el pliego

Realizar el mantenimiento y los ajustes de parametrización que sean necesarios durante el

periodo de mantenimiento contratado

2.2.- PUNTOS DE COLABORACIÓN DE EPREMASA

Para la realización del proyecto de implantación, EPREMASA colaborará a través del equipo de

proyecto definido en las siguientes tareas:

Proveer y asegurar la disponibilidad de la arquitectura material y de comunicaciones

previstas

Participar en el análisis de necesidades de parametrización




6

Aportar todas las respuestas o informaciones necesarias para la personalización de la

aplicación, todo ello en un plazo compatible con el plan del proyecto

Estar presente en las formaciones y reuniones de trabajo organizadas por el licitador

Realizar la captura de datos necesarios para la definición de la parametrización y

definición del funcionamiento de la aplicación

Proveer la información a migrar en los formatos acordados (xls, mdb) y con la calidad y

cantidad de información requerida

Realizar los juegos de ensayos planificados en las pruebas recepción

Realizar las pruebas que permitan validar el buen funcionamiento de la aplicación

personalizada, parametrizada y completada por la recuperación o captura de datos

complementarios

Indicar al licitador las anomalías o disfunciones que detecten durante las pruebas

Asegurar el seguimiento y la coordinación de los equipos internos

Proceder a la recepción y aprobación de los desarrollos específicos e interfaces una vez

verificado el cumplimiento de los requisitos del pliego

ARTICULO 3. EQUIPO DE PROYECTO

3.1.-POR PARTE DE EPREMASA

3.1.1.- USUARIOS:

Se considera requisito imprescindible del programa de gestión que éste permita la configuración

de diferentes perfiles de usuario, con limitaciones a nivel de gestión y consulta de datos a nivel

de módulos y actividades.

La implantación del software ERP incluirá las licencias para uso simultáneo y parametrización y

personalización del software estándar de al menos los siguientes tipos de usuarios:

a) Usuario Dirección: Acceso ilimitado a todos los módulos y perfiles. Usuario

administrador del sistema.(3 usuarios)

b) Usuario Técnico: Acceso consulta a todos los módulos y acceso de gestión a todos

los módulos salvo los de gestión económica y estrategia empresarial. ( 6 usuarios)

c) Usuario Administrativo: Acceso de gestión a módulos de gestión económica

(tesorería, presupuestos, cont. Analítica), gestión de proveedores y clientes (compras y

ventas), almacén, producción, documental y acceso de consulta al módulo gestión

recursos humanos, proyectos y equipamiento.(6 usuarios)

d) Usuario Operario: Acceso limitado a control de presencia (módulo recursos humanos,)

y dentro del módulo de compras acceso exclusivo a recepción pedidos y altas y

bajas de almacén. (25 usuarios)

e) Usuario tipo proveedor: Acceso exclusivo de consulta a estado de tramitación de

facturas.




7

f) Usuario tipo cliente: Acceso consulta a modulo CRM y a presentación de formularios

definidos por EPREMASA a través del mismo.

La configuración a nivel de permisos de usuario para gestión (incluye tramitación) o consulta

(solo visualización de datos) de los diferentes módulos deberá ser modificable mediante

parametrización por el usuario autorizado sin necesidad de desarrollo adicional por parte del

equipo técnico del adjudicatario.

La formación a realizar a personal de EPREMASA incluirá la formación de al menos 2 usuarios

de cada categoría, de tal modo que se asegure la capacitación de éstos para la gestión de la

actividad propia de su nivel y parametrización de los aspectos más relevantes y permisos de

usuario de cara al uso del software ERP.

Así mismo se dará formación a todo el personal de EPREMASA (máximo 50 trabajadores) en

relación al uso del portal del empleado y control de presencia así como del uso a nivel de

operario del software implantado a los trabajadores de las áreas de administración y producción

que a juicio de EPREMASA así los requieran.

3.1.2.- COORDINADOR DE PROYECTO EN FASE DE IMPLANTACIÓN

EPREMASA designará un coordinador de proyecto que será el interlocutor válido de cara a la

toma de decisiones en el desarrollo del objeto del contrato.

● Actuará como representante frente al adjudicatario de la dirección del proyecto

en el cliente

● Organiza en el cliente las tareas ligadas a la concepción y a las especificaciones

desde el punto de vista de organización y funcional, de acuerdo a las especificaciones de la

toma de datos

● Organiza. planifica y coordina, las acciones a realizar por los usuarios: pruebas,

plan de formación, preparación para el arranque

● Conoce la empresa y a los usuarios y está capacitado para tomar o hacer tomar

las decisiones necesarias en los plazos compatibles con el plan de puesta en marcha del

proyecto

● Coordina los interfaces con los proveedores de otras aplicaciones del cliente

● Prepara los ficheros para la recuperación de datos de las aplicaciones actuales

(si es factible y se contrata)

3.1.3.- REPRESENTANTE POR ÁREAS FUNCIONALES

EPREMASA designará un representante por área funcional de la empresa (económica, técnica,

dirección) para aportar el conocimiento sobre la gestión diaria de la misma y coordinar la

parametrización de los módulos de acuerdo a las necesidades de cada área. Sus competencias

y funciones son las siguientes:

● Organizan con el responsable del proyecto del cliente las diferentes tareas necesarias

● Participan en las reuniones de análisis detallado de las necesidades




8

● Proponen y/o toman decisiones a nivel operativo

● Diseñan los juegos de ensayos y las pruebas

● Definen la información a recuperar y validan la misma

● Llevan a cabo las fases de pruebas con los usuarios finales, siendo el primer nivel de

aprobación

3.2.- POR PARTE DEL ADJUDICATARIO

El adjudicatario deberá identificar en su oferta los siguientes miembros del equipo de proyecto;

3.2.1. RESPONSABLE DEL PROYECTO

Será la persona representante frente al cliente de la dirección del proyecto por parte del

adjudicatario, teniendo capacidad plena para toma de decisiones en representación del mismo.

Sus funciones en el proyecto de implantación serán:

● Seguimiento, coordinación y validación del proyecto

● Elaboración de las actas de las reuniones de planificación, seguimiento,

validación y cierre del proyecto y remisión de copias al responsable de proyecto

de EPREMASA.

● Análisis de las necesidades de personalización y parametrización del proyecto

Supervisión, redacción de la propuesta de personalización del cliente en cada

una de las áreas y módulos.

● Define junto con los responsables de las áreas funcionales de las estructuras que

deben tener los ficheros para la recuperación de datos de las aplicaciones

actuales del cliente.

● Análisis e informe de las interfaces necesarias con otras aplicaciones del cliente

● Asegura la coherencia del conjunto del proyecto y la asignación y gestión de los

recursos

● Controla los costes y los plazos e informa semanalmente al responsable de

proyecto de EPREMASA del cumplimiento de la línea de base del proyecto en

alcance, tiempo y coste.

● Durante la fase de Personalización es responsable de coordinar con el

desarrollador (aportado por la adjudicataria) de la adecuación de las soluciones

técnicas a las especificaciones funcionales reflejadas en el análisis

● Coordina la implementación de los desarrollos

● Asiste a los usuarios en las fases de arranque

3.2.2. TECNICO

Asumirá las siguientes funciones:

● Asegura la instalación de la aplicación estándar y su inicialización de acuerdo

con los Responsables del Cliente y de Adjudicatario




9

● Asiste al cliente en las elecciones técnicas de material en función de las

necesidades: número de puestos y carga de la máquina, red…

● Se encarga de la parametrización de los puestos clientes y del ajuste de los

impresos

● Asegura, de acuerdo con el cliente, la puesta en marcha de un sistema de

seguridad (copias de seguridad, trazabilidad, circuito de firmas, permisos de

usuario)

● En algunos casos, puede ser el mismo Responsable del Proyecto y Analista

3.2.3. DESARROLLADOR

Asumirá las siguientes funciones:

● Desarrolla sobre el software ERP estándar las necesidades de personalización del

cliente en cada una de las áreas, recogidas en el documento del análisis de cara

a asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el este pliego

● Realiza la modificación y creación de los informes del software ERP implantado,

conforme a los requerimientos expresados por el cliente en el documento del

análisis

ARTICULO 4. TRAZABILIDAD

Se considera requisito imprescindible que el software ERP ofertado garantice la trazabilidad de

todas las actividades y gestiones realizadas en el mismo por cualquier usuario y en todo

momento, como una cualidad transversal inherente al software implantado a lo largo de todo el

flujo de trabajo realizado en la organización, quedando registrada la autoría a nivel de usuario

de cualquier gestión realizada en el software ERP (gestión documentos, compras, ventas,

inventariado, producción, planificación etc.).

ARTICULO 5. CONTENIDO DEL SOFTWARE: MODULOS

De cara a elegir la solución técnicamente más adecuada el licitador deberá tener en cuenta que

el software ERP ofertado deberá cumplir con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

Deberá ser un software único, modular, actualizado en tiempo real conforme a la normativa

española de aplicación en cada una de las áreas de gestión del software ERP, y que sin

necesidad del uso de aplicaciones o software externo permita la gestión de las siguientes áreas

de la empresa:




10

5.1.- GESTIÓN DE VENTAS – CLIENTES (CRM)

El software ERP deberá de ser capaz de realizar no sólo la gestión de clientes en sí misma, sino

la sincronización de pedidos con contratos, producción, facturación, marketing y servicio al

cliente.

Deberá facilitar una base de datos única de clientes (que podrán estar diferenciadas por grupos

(p ej. Ayuntamientos y clientes particulares) compartida desde todas las áreas funcionales de la

empresa en la que puedan incorporarse toda la documentación relativa a la gestión de los

servicios contratados, presupuestos, servicios ejecutados, facturas, seguimiento de la prestación

de los servicios, convenios, contratos, registro de visitas, quejas, reclamaciones, solicitudes e

incidencias, informes técnicos, facturación automática y manual, facturación electrónica conforme

a legislación a través de plataforma FACE, comunicación etc.

El módulo de gestión de clientes deberá permitir acceder a los datos en tiempo real y ofrecer así

un servicio personalizado: gestión de solicitudes de información, presentación de quejas y

reclamaciones vía telemática (con/sin certificado de usuario) conforme a los formularios

definidos por EPREMASA, creación y consulta de incidencias técnicas, planificación de

intervenciones… De este modo, el soporte y el servicio al cliente se convierten en herramientas

para mejorar la calidad y la eficacia de las operaciones, responder más rápidamente y poner en

marcha acciones correctivas para satisfacer al cliente. Para ello al crear el cliente se le facilitará

una clave de acceso de consulta a los formularios relativos a sus expedientes que EPREMASA

cree y habilite como consultables, que será revocada al darse de baja el proveedor en cuestión.

Igualmente, se habilitara un formulario accesible vía web para cualquier usuario de los servicios

(cualquier ciudadano de la provincia de córdoba con o sin certificado digital) para que se

puedan presentar quejas, reclamaciones, consultas o sugerencias de manera telemática y éstas

queden registradas mediante registro de entrada y asignadas según municipio de procedencia a

un diagrama de flujo de tramitación.

El software deberá permitir mediante parametrización realizada por el adjudicatario la

planificación de la facturación anual conforme a contratos definidos y requisitos legales,

generando automáticamente las facturas periódicas y fijas según un periodo elegido por el

usuario.

El software deberá quedar parametrizado para la facturación mediante los circuitos de firmas

definidos por EPREMASA, debiendo poder acceder cada cliente a la consulta de facturación o

tramitación de permisos relacionada con las transacciones que éste realice.

El software permitirá la trazabilidad de gestión en todas las fases de los procesos ligados a

contabilidad y facturación, de la gestión de documentos anexos, tareas y ficheros ligada a la

gestión de ventas así como la vinculación de los mismos




11

Desde este módulo de ventas se deberá poder realizar, generando los documentos de venta

(pedidos, albaranes, facturas) las imputaciones a centros de costes de las actividades, de

proyectos, conforme a las directrices y dimensiones que se definan en el módulo de contabilidad

analítica.

El ERP permitirá al usuario visualizar en una única pantalla el flujo de trabajo y de aprobación de

la documentación.

5.2.- GESTIÓN DE COMPRAS - PROVEEDORES

El software ERP deberá permitir la gestión de base de datos de proveedores, permitiendo la

sincronización de éstos con los pedidos (compras), contratos, certificaciones de contratos,

producción, facturación, calidad, correo electrónico masivo o individual con los proveedores.

Deberá permitir la gestión de ofertas y contratos, gestión de compras o recepción de pedidos de

manera jerarquizada por circuitos de aprobación y/o firma de pedidos/albaranes/facturas

según el organigrama facilitado por EPREMASA, con trazabilidad de la autoría de la gestión y

de los documentos incorporados o eliminados del sistema en cada fase.

Deberá facilitar la toma de decisiones mediante comparativos de ofertas de distintos proveedores

y su comparación con la planificación del proyecto o contrato.

Deberá permitir la definición de circuitos de aprobación de pedidos basados en la estructura del

proyecto u organigrama mediante un sistema de Flujo de trabajo.

Deberá realizar la automatización del registro contable y tratamiento posterior de las retenciones,

avales etc. por garantía informadas a nivel de pedido y/o contrato.

Deberá facilitar una sencilla gestión centralizada de la documentación, homologación y

selección de proveedores, comunicación directa con salida vía e-mail con los proveedores de

forma individualizada y/o masiva, control y Seguimiento de caducidad de certificados y/o

homologaciones de proveedores.

Deberá permitir a los proveedores la consulta on line del estado de tramitación de sus facturas

en tiempo real, para lo que se al crear el proveedor se le facilitará una clave de acceso de

consulta a su expediente de facturación que será revocada al darse de baja el proveedor en

cuestión.

Deberá permitir importar las evaluaciones de calidad en formato xls de la actividad de los

proveedores por contrato, proyecto y familias de materiales suministrados.

Deberán poder realizarse circuitos de aprobación de gastos e inversiones ligados a expedientes

de contratación y circuitos de autorización y firmas en función de los diferentes importes y objetos

de gasto, con la posibilidad de realizar la tramitación de los expedientes de contratación y de




12

los procesos de facturación de manera automática ligada a circuitos de firmas y requisitos

documentales (informes, pliegos, actas, albaranes, ofertas….) previamente fijados.

Los gestores de gastos autorizados por EPREMASA podrán realizar consultas de expedientes de

contratación y el estado de la facturación derivada de los mismos, (estado de tramitación de un

expediente, las ofertas recibidas, las autorizaciones pendientes (de gasto, de inversiones, de

pedidos, de albaranes, de facturas), las entregas parciales servidas, las facturas pendientes de

pago, las facturas no recibidas de albaranes ya autorizados, vencimientos de contratos, ofertas

y/o pedidos, albaranes recibidos y no autorizados, así como cualquier otro indicador de

seguimiento que EPREMASA establezca, conforme al flujo de proceso de compras establecido

por EPREMASA.

Desde este módulo de compras se harán (con el soporte documental que sea preciso) las

imputaciones a centros de costes de las actividades, de proyectos, vehículo/maquina, conforme

a las dimensiones que se definan en el módulo de contabilidad analítica.

Todas las facturas recibidas en soporte papel podrán ser integradas mediante digitalización y

reconocidas en el ERP por un código de barras incorporado a la factura introducida, y realizará

la tramitación automática de la recepción de las facturas en formato electrónico tanto en formato

XML como PDF/JPG/TIFF y demás formatos ofimáticos. En particular se reconocerán las facturas

que cumplan los requisitos de la Agencia Tributaria (formato FACTURAE) y conforme a la

normativa aplicable a la facturación electrónica en vigor y futura.

Otras funciones:

● Bloqueo automático de proveedores suspendidos.

● Informes de control de proveedores “sin clasificar”, pedidos bajo control, e

● Factura electrónica EDI/XML

5.3.- GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

En esta área se valorará, entre otros aspectos, lo relativo a definición de productos (entendido

como productos y/o servicios) y procesos, costes estándar, almacén, compras, recogida

automatizada de datos en planta o seguimiento y costes reales de producción.

El software deberá permitir la vinculación de los proyectos estratégicos, convenios y/o contratos

firmados con los clientes con los expedientes de contratación de los diferentes servicios y/o

proyectos, identificando los contratos finales, generación de pedidos derivados de los mismos,

control de recepciones y certificaciones de servicios y/o proyectos.

Deberá permitir la gestión de costes de estructura, reparto de costes a nivel de proyecto, control

de producción de las plantas y servicios, informes de producción, planificación y seguimiento de

contrataciones y pedidos, gestión de recursos.




13

El software deberá permitir el control de recursos solicitados, pedidos y recibidos en el lugar de

destino.

La actividad desarrollada en el área de gestión de producción-contratación deberá controlarse

conforme a la planificación de tareas asignadas mediante un diagrama de flujo asociado a los

niveles de decisión del organigrama de la empresa, de manera que se garantice y evidencie la

secuencia de ejecución de tareas, gestión documental asociada a las mismas, trazabilidad y

autoría de las expediente de contratación así como la autoría de las certificaciones y recepciones

realizada en cada nivel de decisión.

5.4.- GESTIÓN DE ALMACÉN Y EQUIPAMIENTO (INVENTARIO DEL INMOVILIZADO)

El software ERP deberá permitir la gestión y trazabilidad del stock de artículos y equipamiento,

instalaciones, locales, edificios, hardware, software, inventariados o no el activo de la empresa,

incluyendo la trazabilidad de alta, baja, movimientos, ubicaciones, operaciones de

mantenimiento correctivo/preventivo, contratos de adquisición y/o mantenimiento seguros,

alertas para los usuarios designados vía e-mail derivadas de necesidad de renovación de

seguros y de mantenimientos programados, ligados al equipo o artículo, pedidos ligados a la

adquisición y/o mantenimiento del equipo o articulo y control de seguimiento de mantenimiento

por equipo (directamente por el software o mediante incorporación de archivos vinculados al

equipo en formato Excel).

EL software deberá incorporar los datos de equipamiento y artículos inventariados en el programa

actual a partir de la migración de los datos existentes, incluida en el alcance del pliego.

La gestión de inventario deberá permitir la asignación de documentos a los bienes inventariados

o equipamiento (pdf, fpg, Excel….)

5.5.- GESTIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA-PRESUPUESTARIA

Se incluye dentro de esta área las siguientes actividades:

5.5.A) CONTABILIDAD FINANCIERA

El sistema de gestión contable debe permitir todas las operaciones de carácter económico-

financiero relacionadas con la llevanza de la contabilidad de conformidad con el código de

comercio español y el Plan General de contabilidad vigente, en cuanto a la realización de

asientos de diario, extractos de mayor por cuentas contables, balances de comprobación de

sumas y saldos, y ejecución de estados financieros obligatorios (balance, cuenta de pérdidas y

ganancias, estado de cambios de variación del patrimonio neto, y estado de flujos de efectivo).

Deberá estar integrado al resto de módulos, e incorporará dimensiones en los apuntes contables

de diario (por código de proyecto, código de tesorería, código de área, centro de coste,

vehículo-maquina, y aquellos otros que se consideren necesarios) que te permitan después

obtener cierres contables periódicos por dimensiones definidas.




14

Se realizará conexión automática de los asientos contables generados desde el módulo de

compras y de facturación, posibilitando la consulta individual de cada asiento integrado, antes

de su validación, o su transmisión en bloque, seleccionado grupo de facturas, entre fechas, por

cliente/proveedor, proyecto, etc. Esta conexión se parametrizará teniendo en cuenta las

dimensiones configuradas.

No permitirá grabar asientos descuadrados o asientos con omisión de campos obligatorios.

Deberá facilitar la gestión contable con asientos automáticos definidos, o que el propio usuario

los defina (amortizaciones, subvenciones, existencias, nóminas, leasings, etc.)

Permitirá la gestión de periodos contables para poder realizar mensualmente e

independientemente los procesos de cierre por áreas: contabilidad financiera, presupuestaria, de

gestión de proyectos.

Incorporará la gestión documental contable en el proceso diario, realizando un aviso de no

grabación del asiento sin los documentos obligatorios definidos por el usuario

Realizará el asiento de cierre y de apertura, automáticos, y su retrocesión por parte del usuario,

en caso de modificación de datos (procesos de auditoría).

Cerrados los procesos fiscales de liquidación de IVA mensual, se bloquearán los asientos y

facturas para evitar cambios una vez realizada la presentación.

Generará avisos en el caso en el que se realicen apertura de cuentas creadas por el usuario que

no estén previamente definidas en la estructura del balance o de la cuenta de pérdidas y

ganancias, al objeto de presentar estados financieros inconsistentes

Respecto a la generación de informes y consultas, el ERP deberá permitir obtener estados

financieros comparativos de dos o más años, con generación automática de indicadores o ratios

económicos y financieros más habituales, con posibilidad de parametrización por parte del

usuario. Impresión por pantalla de asientos de diario, extractos de cuentas, balances de sumas y

saldos, por múltiples filtros (por tipo cuenta, por periodo, por importe, por proyecto, área, código

maquinas, código tesorería) exportable a Excel u otro formato.

5.5.B) GESTIÓN BANCARIA

A través del software ERP se deberá gestionar la conciliación bancaria, el proceso sistemático

de comparación entre las anotaciones del extracto bancario (norma 43) y los asientos contables,

controlando fechas y saldos, conciliando de forma manual o automática, y realizando el informe

de saldo teórico y de auditoría.

Se deberá incluir en el software ERP implantado la gestión de tesorería, presentando la posición

de tesorería, calculando la evolución diaria de los saldos de las cuentas, permitiendo la




15

previsión de descubiertos o excesos de saldos y mejorando la gestión tesorera. Además de las

previsiones de cierres de tesorería, previsiones de cobros y pagos considerando ingresos y

gastos fijos, contratos, pedidos de clientes y proveedores, albaranes pendientes de facturar así

como los movimientos de entrada directa

Debe permitir la simulación de intereses de liquidaciones bancarias conforme al sistema contable,

al objeto de contrastarlo con los extractos de liquidaciones de las entidades financieras, la

obtención de listados de órdenes de pago emitidas, enviadas al Banco, pendientes de remesar,

previsiones de pago a un plazo definido.

A través del ERP se deberá poder realizar la Gestión de remesas bancarias de pago y la

gestión de recibos domiciliados de clientes, incluyendo la emisión de cheques o pagares de

manera automática mediante el circuito de firmas de aprobación indicado por EPREMASA

Debe permitir la anulación de un documento de pago de la relación o remesa generada, antes

de hacer el trámite de generación, y poder transmitir por medios electrónicos a las entidades

financieras las ordenes de transferencias a terceros, incluso permitir la realización, en casos

excepcionales, de transferencias no telemáticas mediante la generación de documentos en

soporte papel.

5.5.C) GENERACIÓN DE IMPRESOS OFICIALES

El software de ERP implantado deberá permitir avisos con la antelación que el usuario determine

de las obligaciones legales derivadas de la normativa y reglamentación en vigor en España,

generando en el formato electrónico adecuado a la presentación telemática y en archivo físico o

papel si es adicionalmente preciso los impresos oficiales que permitan cumplir con las

obligaciones legales de Hacienda, generando automáticamente las liquidaciones periódicas del

IVA, retenciones del IRPF,

La documentación justificativa de las liquidaciones anteriormente definidas deberán generarse en

formato papel o digital (archivo editable)

El software deberá estar actualizado de manera continua de manera que esté completamente

adaptado a las normativas fiscales con legislación específica de esta área. Las actualizaciones

del software correrán a cuenta del adjudicatario durante un periodo de al menos 5 años

5.5.D) CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA

Este módulo tiene como objetivo la integración del Presupuesto anual, al máximo desglose de

partidas de gastos, ingresos e inversiones en el ERP, al objeto de llevar el seguimiento mensual y

ejecución y desarrollo del Presupuesto, analizar las desviaciones presupuestarias y realizar las

acciones correctoras oportunas.

Para ello, el Sistema ERP permitirá:




16

La integración por parte de los responsables de área o servicio que se definan

como usuarios en este módulo, de las previsiones de ingresos, gastos e

inversiones, de las partidas o familias de las que tengan competencia de

ejecución,

La consolidación y elaboración de los estados financieros previsionales (cuenta

de pérdidas y ganancias general, analítica, por proyectos, por área, tal como se

decida configurar), para su validación final.

La ejecución del control presupuestario, calculándote las desviaciones mensuales,

o el periodo que se elija, entre las previsiones de gastos, ingresos e inversiones,

y la ejecución real obtenida de la contabilidad financiera, por cuentas contables,

por familias o categoría de gastos/ingresos, por proyectos, áreas, códigos

tesorería, o cualquier otras dimensión que se defina.

Al usuario le permitirá configurar el informe de control presupuestario, por fechas, tipos de control

(solo gastos, solo inversiones,..), resumen o detallado (a nivel de artículos o partidas

individualizadas), con alarmas (destacar en color especifico desviaciones superiores a un %

indicado), y todo exportable a Excel, y con la posibilidad de poder visualizar, desde pantalla y

en cascada, el origen de la desviación al mayor detalle disponible.

5.5.E) CONTABILIDAD ANALÍTICA

El software ERP suministrado deberá proporcionar además de la contabilidad financiera, las

herramientas necesarias para la toma de decisiones basadas en la contabilidad analística,

permitiendo la parametrización por parte del usuario de todas y cada una de las variables

representativas del tipo de negocio o actividad. La información de la contabilidad analítica será

necesaria a todos los niveles (actividad, proyecto, equipo, centros de actividad…), detallado

según la naturaleza del gasto o ingreso. Y en función de unidades de producción, kilómetros,

horas, viajes…

El software permitirá la elaboración de un cuadro de reparto primario de gastos, con un desglose

de los diferentes gastos por naturaleza obtenidos, que procederán de la contabilidad financiera,

en su mayor parte, o del módulo de almacén (consumos) y de gestión de activos

(amortizaciones), y clasificados, cada tipo de gasto definido y parametrizado a cada área o

centro de coste, desde el origen (factura compras, asiento contable, cuentas contables, familia o

artículo de gasto) para el caso de la contabilidad analítica por actividades o servicios que presta

la empresa.

Igualmente te realizará el cuadro de reparto secundario de gastos, de las actividades auxiliares a

las principales, que serán parametrizadas por el usuario responsable, tanto la definición del tipo

de actividades como los criterios de repartos de gastos entre tipos de actividades, de forma

automática (ejemplo: imputación de gastos de la actividad auxiliar “lavado y mantenimiento de

contenedores”, de diversos tipos, atendiendo al número de lavados de cada tipo de actividad

principal, por ejemplo, “recogida fracción orgánica, o recogida de envases ligeros”). Y el

cuadro de reparto terciario, de los gastos estructurales (generales, o de administración) a las




17

diferentes áreas o actividades básicas o principales, con una parametrización definida a priori

por el usuario, en base al conocimiento adquirido, y que el ERP debe permitirlo, siendo flexible y

adaptable en este sentido, conforme a las buenas prácticas contables y del control de la gestión.

Respecto a los ingresos, igualmente el ERP permitirá la clasificación de los ingresos por

naturaleza, su imputación a las diferentes áreas de negocio o centros de coste, previa

parametrización y codificación en el origen (en facturas, asientos, cuentas contables, familias o

artículos), así como la imputación de ingresos procedentes de actividades auxiliares a

principales, en el mismo sentido indicado para los gastos. Todo esto, al objeto de calcular los

márgenes de explotación de las diferentes actividades del negocio, y su contribución al resultado

general contable de la empresa.

El ERP establecerá los procedimientos internos adecuados para conciliar los resultados contables

analíticos con los resultados obtenidos de la contabilidad financiera, con la periodicidad que el

usuario le indique (normalmente mensual y anual), y detallará las discrepancias existentes entre

ambas contabilidades, para que sea más fácil e intuitivo para el usuario responsable de la

contabilidad analítica la validación de los datos obtenidos en la misma.

Este proceso definido hasta ahora de requerimientos básicos de la gestión de contabilidad

analítica por actividades, será extrapolable también a la contabilidad analítica conforme a otras

dimensiones: por Proyectos, por Proveedor, por Cliente, por Vehículo-maquina, por Centros de

Trabajo (Transferencias de residuos), por Zonas de Recogida (grupos de municipios asignados a

Empresas concertadas). Para ello, es fundamental una implementación y configuración inicial de

las información necesaria para determinar los resultados esperados descritos anteriores, y que los

requerimientos técnicos del ERP deben de permitirlo.

Para la determinación del coste de las actividades (toneladas, contenedores lavados, etc.), de los

Proyectos, de las unidades a controlar (kilómetros, horas empleadas) el software ERP empleará los

datos registrados en el módulo de producción al de contabilidad analítica de todas las unidades

de obra que se requieren para el cálculo de costes, por periodos, por productos, o por cualquier

otro tipo de unidad de medida que se fije en el procedimiento.

5.5.F) GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS

El software ERP deberá gestionar los elementos inmovilizados calculando la amortización según

los diversos métodos legalmente admitidos, registrando la autoría de las operaciones de

alta/baja o movimiento de los mismos que se podrán realizar mediante diagrama de flujo de

firmas y documentación requerida especificado por EPREMASA. Deberá poder calcular varios

planes de amortización, así como registrar los cambios de ubicación y de responsabilidad sobre

cada elemento, generar las amortizaciones a realizar en función de la periodicidad definida en

cada elemento y permitir realizar simulaciones y cálculos.

Permitirá obtener un inventario detallado, y resumido, de los bienes que comprenden el activo a

la fecha solicitada, incluyendo las altas del año en curso, el histórico de años anteriores, las




18

bajas (del año en curso o históricas), agrupados por cuentas contables, por Centros de Trabajo,

por códigos de inventario, por Proyectos. Este informe tiene que ser parametrizable mediante

filtros por el usuario, según necesidades, y con los campos o datos que se estimen oportunos

(concepto del bien, cuenta contable, código inventario, proveedor, fecha de entrada en

funcionamiento, % amortización, valor compra, valor cesión, vida útil, vida útil restante, valores

netos, amortización anual, amortización acumulada, perdida o ganancia patrimonial, deterioro,

etc.) al objeto de poder llevar un buen control del inmovilizado, conforme a las buenas prácticas

contables.

La incorporación de los datos al nuevo ERP se realizará mediante la migración de los datos

existentes en la base de datos actual, incorporando todos los campos hasta ahora necesarios

del control de inmovilizado que existe en la empresa, junto con la documentación anexa

incorporada en los mismos (formatos txt, pdf, jpg…).

La gestión y/o consulta de los elementos del inmovilizado se deberá realizar según tipo de

usuario atendiendo al diagrama de flujo (circuitos de firmas y control documental) especificado

por EPREMASA.

5.5.G) PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATACIÓN:

El software deberá permitir la planificación económica y temporal de la gestión de contratos,

controlando las variaciones a nivel de fases de contratación y unidad de obra o servicio

definidos. Así mismo a través del software se gestionará el seguimiento y control de los

proyectos, tanto en la estructura de proyecto del cliente, como por naturalezas de imputación.

Permitirá un tratamiento contable de la producción y certificación de servicios y/o productos.

5.5.H) GESTIÓN ESTRATEGIA EMPRESARIAL

El software ERP deberá contar con la posibilidad de realizar presupuestos anuales

confeccionados a partir de la ejecución de los proyectos definidos por la dirección (importables

desde herramientas ofimáticas) realizar simulaciones y presentar los resultados de tal modo que

sean exportables a herramientas ofimáticas (Excel). Deberá poder elaborar cuentas de resultados

a partir de proyectos de gastos e ingresos de diferentes escenarios objetivo, presentando además

el flujo de caja previsto en cada escenario objetivo proyectado.

En todo momento se deberá poder gestionar el nivel de seguridad de acceso a cada consulta o

modulo a nivel de usuario.

EL software deberá presentar la Cuenta de Resultados Jerárquica Analítica navegable por centro

de beneficio, áreas de negocio, localización y/o por proyecto o contrato, incluyendo

herramientas de Business Intelligence integradas con el resto de módulos para ayuda en la toma

de decisiones ofreciendo una visión general y analítica de los indicadores de negocio

establecidos mediante parametrización por la empresa.




19

El software de Business Intelligence, permitirá la creación y seguimiento de de cuadros de

mando integrales, permitiendo un análisis rápida y eficazmente los aspectos claves de la

empresa, y permitiendo extraer y exportar a ficheros xls de manera inmediata todos los datos

internos y externos almacenados en el software de gestión que el usuario desee.

Generará automáticamente informes parametrizados con el resultado de los indicadores,

objetivos, tendencias, KPI, con selección de tiempo y dimensiones cuadro de mandos integral de

la empresa, definido y parametrizado por la dirección de la misma, obteniendo la información

relevante del resto de módulos integrados en el ERP, así como los indicadores de gestión de

cada una de las áreas o servicios involucrada, con presentación de los datos en pantalla o

exportable a EXCEL

5.6.- GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

El software ERP deberá poder sin software adicional externo al del propio erp la gestión de

Nóminas y seguros sociales, impresos y gestiones relacionadas con la contratación de personal,

incluir y/o integrar software de control de presencia, gestión de la formación, portal del

empleado, seguridad y salud laborar etc.

Cada empleado podrá realizar las peticiones a través de formularios para sustituir los

documentos físicos. Estas peticiones podrán solicitarse a través del correo electrónico y deberán

quedar registradas las autorías de los cambios realizados

Deberá permitir la visualización de toda la documentación almacenada de un empleado.

Deberá permitir el control de la coordinación de actividades empresariales con los proveedores

de obras y /o servicios, mediante el diagrama de flujo parametrizado definido por EPREMASA

en el que se definirán los documentos a solicitar a los proveedores, personas de contacto,

generación de correos automáticos de solicitud de documentos y/o envío de documentación,

con trazabilidad a nivel de usuario gestor y documentos generados.

Deberá permitir la conexión con software y hardware de control de presencia.

5.7.- GESTIÓN DE PROYECTOS

El módulo de Gestión de Proyectos deberá permitir el tratamiento detallado de todo el flujo de

información de un proyecto, abarcando desde la fase inicial de la creación del presupuesto,

pasando por las fases de planificación y contratación, hasta el control de las etapas de

ejecución y facturación.

Este módulo complementará el circuito administrativo ligado a tareas de gestión y control de

contratos de evolución periódica (altas, bajas, facturación, renovaciones, revisiones de precios,




20

de contratos…), permitiendo gestión de alquileres, facturación por hitos, facturación por lecturas

de diversas tipologías y generación de intervenciones de asistencias ligadas a servicios posventa.

Deberá permitir la creación de la estructura del proyecto o expediente (entrada directa o

importación desde ficheros tipo Excel o bc3) el registro de datos generales del proyecto: Plazos,

interlocutores, clientes, coeficientes PEM/PEC, generación de Check-list de inicio, control de

seguimiento de proyecto o visitas a obra, archivo de documentación anexa en formato Microsoft

Word, Microsoft Excel, AutoCAD, comprimido (zip, rar) o presto (bc3) y gestión de recursos y

mediciones de proyecto a nivel de coste de unidad de obra o servicio.

En relación a la planificación temporal deberá permitir la determinación de fechas de ejecución,

distribución de importes porcentajes por periodos, re planificación de Proyecto u Obra, gestión

mensual y a origen de ejecución a nivel de tiempo y coste, generación de certificaciones

mensuales exportables, integración con finanzas y contabilidad analítica,

5.8.- GESTIÓN DOCUMENTAL: REGISTRO ENTRADA Y SALIDA

El software ERP deberá permitir sin software adicional externo al propio ERP la gestión

documental integrado en el ERP, de tal forma que permita centralizar toda la documentación,

independientemente de su formato, en un archivo documental unificado, global y en servidor

seguro para asegurar su invulnerabilidad por personal ajeno a EPREMASA o no autorizado y la

conservación de los datos.

Deberá garantizar la accesibilidad, seguridad y la integridad en los documentos, permitir flujos

de transmisión de archivos a través del software con registro del mismo, trazabilidad de consulta

y edición de documentos dentro de la organización.

El software ERP deberá permitir la identificación de forma única e inequívoca tanto de los

documentos como de los archivos incorporados en el programa, asignándoles en tiempo real la

información correspondiente al nombre del documento, día y hora de incorporación en el sistema

y el usuario que la realiza, quedando registrada de cara a la trazabilidad conforme a las

especificaciones legales ligadas al registro de entrada y salida de documentos en empresas

públicas.

El software deberá admitir el almacenamiento de archivos en cada Cliente, Artículo, Proveedor,

Trabajador, factura, albarán, Solicitud de Pedido, Ofertas, Presupuestos, Almacén,

certificaciones, Contratista, Proyectos, Orden de trabajo, etc., en cualquier tipo de formato

(Excel, PDF, Word, PPT, DWG, BC3, ZIP,…) y definir los permisos de acceso a los mismos

conforme a los niveles de usuario desde cualquier lugar de la aplicación.

Deberá contar con herramientas de búsqueda de documentos desde diferentes campos (título,

tipo de documento, autor, fecha y otros campos parametrizables), filtrado de resultados

atendiendo a campos parametrizables, trazabilidad a nivel de registro de consulta y edición de

documentos.




21

El gestor de documentos deberá estar integrado con Microsoft Office, permitir la búsqueda de

documentos a través del sistema de carpetas del disco duro del usuario y/o servidor, y permitir

el envío de documentos directamente desde el interface del ERP a través de cuentas corporativas

g-mail.

El gestor documental deberá permitir la automatización de tareas para la gestión de documentos

de los procesos de negocio actuales de la compañía (pedidos a almacén con autorización según

circuito de firmas definido, recepción de pedidos, formularios de petición y autorización con

circuito de firmas definido por la empresa, gestionar la documentación de todos los datos

relativos a las instalaciones, servicios y ayuntamientos gestionados por EPREMASA, (datos

urbanísticos, estado general de las instalaciones, Seguridad y Salud, Maquinaria y equipos,

hardware y software, Inmovilizados, Recursos técnicos, Flota de vehículos, Convenios, contratos,

Proyectos, Autorizaciones ambientales, Comunicaciones….)

La consulta de documentos deberá estar parametrizada considerando niveles de autorizaciones y

restricciones de acceso a usuarios a nivel de tipos de documentos y otras referencias definidas

por EPREMASA.

El gestor documental deberá poder incorporar documentos digitalizados de forma masiva

mediante scanner e identificados individualmente por un código de barras.

En el gestor documental estará parametrizado conforme el sistema de archivo por expedientes

empleado actualmente por EPREMASA, identificando los clientes y/o proveedores, tipos de

expedientes, diagramas de flujo y circuitos de firmas asociado a las tramitaciones de cada tipo

de expediente, tipos de documentos, instalaciones de gestión, etc.

ARTICULO 6. FORMACIÓN

El adjudicatario deberá realizar la formación que sea precisa al personal de EPREMASA (equipo

de proyecto y usuarios) para garantizar el correcto uso y funcionamiento del software a pleno

rendimiento.

La formación de los usuarios del programa será impartida por el adjudicatario de forma

presencial en la sede central de EPREMASA, salvo la formación de operarios y mandos

intermedios de las áreas de producción que se realizará en la sede situada en el municipio de

Montalbán de Córdoba.

La formación se realizará en horario de 8:00 a 15:00 horas, debiendo coordinar las fechas con

los responsables de proyecto.




22

EPREMASA facilitará para la formación en ambas sedes una sala dotada de PC con conexión a

internet, un proyector y una pantalla de proyección. Cualquier otro dispositivo adicional

(hardware o software) deberá ser aportado por el adjudicatario.

Se realizará una formación inicial previa al inicio de la parametrización del software a los

usuarios del equipo de proyecto (que EPREMASA determine) con el objetivo de detectar por parte

de los usuarios, coordinador y representante las necesidades de parametrización y

personalización (o desarrollo si fuera preciso) del software bruto y conocer el funcionamiento

básico del mismo. La duración de esta formación será personalizada por el adjudicatario

adaptándola según las necesidades derivadas de cada tipo de usuario, coordinador o

representante de área funcional y el alcance del acceso definido para cada uno, de tal modo

que como resultado de la misma cada usuario adquiera los conocimientos necesarios para la

detección y definición de necesidades de parametrización de cara al uso habitual del programa

dentro del nivel de gestión que le corresponda.

La formación presencial inicial se considerará finalizada cuando al menos 2 usuarios de cada

tipo, los representantes por áreas funcionales y el coordinador de proyecto validen el

cumplimiento del objetivo propuesto en el párrafo anterior.

Se realizará una segunda fase de formación presencial coincidente con la fase de

implementación del software a los usuarios del equipo de proyecto cuyo objetivo será la

capacitación en la personalización y uso del software por parte de todos los usuarios del mismo

en los niveles de gestión adecuados a cada tipo de usuarios. Se considerará finalizada esta fase

de cada nivel de formación cuando al menos 2 usuarios de cada nivel certifiquen el

cumplimiento del objetivo de la formación.

La tercera fase de formación, vía telefónica o telemática, se iniciará una vez finalizada y

certificada por EPREMASA la implementación del software ya parametrizado y personalizado

conforme a las necesidades de ésta y de acuerdo a los requisitos establecidos en el pliego de

condiciones. La duración de esta fase será de 5 años a partir de la fecha de certificación del

software, considerándose ésta fase incluida en los gastos por mantenimiento de software

ofertados por el licitador.

ARTICULO 7. IMPORTACIÓN DE DATOS DE OTRAS APLICACIONES

Dentro del alcance de la implantación del ERP se incluye el desarrollo y/o parametrización del

software a implantar de tal modo que se permita la importación en el sistema de los datos

generados en formato txt o Excel de las siguientes aplicaciones:

(a) BASCULA: El software deberá realizar la integración directa de datos de

pesos mediante la importación del fichero de salida del programa de gestión

de pesos de EPREMASA (formato excel o txt) de los datos de peso neto

registrados para las diferentes fracciones de residuos y materiales




23

recuperados en los módulos de compras, ventas, costes, control

presupuestario

(b) GASOIL: El software deberá realizar la integración directa de datos de

suministro y consumo de gasoil mediante la importación del fichero de salida

del programa de gestión de gasoil de EPREMASA (formato excel o txt) de los

datos de entrada y salida de gasoil realizando la imputación de los mismo en

los módulos de compras, ventas, almacén, costes y control presupuestario

(c) CALIDAD: El software deberá realizar la integración directa de datos de

control cualitativo y cualitativo relativos a los servicios prestados y la calidad

de los mismos, mediante la importación del fichero de salida del programa

de gestión de calidad (formato excel o txt) de los resultados de las auditorías

realizadas realizando la imputación de los mismo en los módulos de

compras, ventas, almacén, costes y control presupuestario

ARTICULO 8. TECNOLOGÍA

El software deberá ser compatible para el uso en los equipos informáticos (Pc/Tablet) de los

usuarios de EPREMASA, dotados del sistema operativo Windows, Android o IOS, siendo los

datos que alimentan el ERP transmitidos/recibidos desde las diferentes delegaciones de

EPREMASA hasta el servidor (en un hosting externo a EPREMASA), que deberá ser aportado por

el licitador y en el que se realizará el almacenaje del software ERP y de las bases de datos y

documentación de EPREMASA.

El hosting externo deberá garantizar la capacidad de almacenamiento (software ERP y archivo

digital de la documentación gestionada por EPREMASA a través del mismo) y velocidad de

transferencia de datos (tanto de subida como de bajada) requerida para el uso simultáneo del

software implantado por hasta 25 usuarios, independientemente del número de usuarios

habilitados para acceder al mismo de forma no simultánea, estando dentro del alcance del

pliego todo el equipamiento de hardware y software que para ello sea preciso, así como los

gastos de conexión a internet del servidor o hosting.

El enlace del equipamiento informático de EPREMASA entre sí se podrá realizar indistintamente

realizará a través de internet o red de área local, y la conexión con el servidor externo se

realizará a través de internet mediante redes WIMX, y/o ADSL o conexión de red (WAN)

públicas.

El coste del servicio de hosting se considerará incluido durante toda la duración del contrato

dentro del presupuestos ofertados por el licitador para la implantación del software (desde la fase

de inicio del proyecto), durante todas las fases del proyecto y una vez realizado el cierre de la

implantación se considera incluido en el coste de mantenimiento y/o garantía mensual ofertado

por el licitador. No se podrá solicitar un incremento de coste de contrato derivado de

necesidades de ampliación de alguno de los requisitos técnicos requeridos en el servidor (host)




24

para un normal uso del software suministrado. En caso de que por circunstancias ajenas a

EPREMASA se precisara realizar un cambio del host o servidor los gastos derivados de la

migración y(o configuración del software y hardware hasta que éste quede totalmente operativo

serán a cargo del adjudicatario.

ARTICULO 9. PLAN DE PROYECTO

El adjudicatario deberá desarrollar la metodología de implementación que estime oportuna para

el siguiente, al objeto de realizar un mejor control y seguimiento del proyecto, reducir los tiempos

y costes, así como crear un lenguaje común dentro del equipo de proyecto.

Todas las reuniones se realizarán, salvo que EPREMASA autorice lo contrario, en las oficinas

centrales de EPREMASA.

La metodología del adjudicatario deberá adaptarse a la siguiente planificación:




25

9.1.- FASE INICIO DEL PROYECTO

Reunión inicial conjunta, en una o varias sesiones, desarrolladas en un plazo máximo de 1

semana desde la fecha de firma del contrato, cuyo objetivo es clarificar y puntualizar los detalles

relativos al alcance y contenido del proyecto contratado conforme a lo definido en el pliego de

condiciones, identificar a las personas que participarán en el proyecto y preparar un calendario

de trabajo, para lo que es necesario realizar las siguientes tareas:

FASE INICIAL

•REUNIONES INICIALES, ELABORACION INFORME INICIAL POR ADJUDICATARIO Y APROBACION POR EPREMASA

•DURACION MAXIMA 3 SEMANAS

FASE INSTALACION APLICACICONES

ESTANDAR

•INSTALACION MODULOS APLICACIONES ESTANDAR, CONFIGURACION HARDWARE, MIGRACION PROVISIONAL DATOS GESTION EPREMASA

•DURACION MAXIMA 2 SEMANA

FASE ANALISIS FUNCIONAL Y

TECNICO

•RECOPILACION NECESIDADES PARAMETRIZACION Y PERSONALIZACION, ELABORADO INFORME TECNICO ANALISIS A APROBAR POR EPREMASA


FASE DISEÑO Y DESARROLLO

•DISEÑO Y DESARROLLO DE PARAMETRIZACION Y PERSONALIZACION DEL SOFTWARE CONFORME A REQUISITOS ESTABLECIDOS POR CLIENTE


FASE ENTREGA SOFTWARE CLIENTE

• INSTALACION DE SOFTWARE PERSONALIZADO Y PARAMETRIZADO, MIGRACION DEFINITIVA DATOS GESTION. PRUEBA DE FUNCIONAMIENTO Y APROBACION POR EPREMASA.


FASE PUESTA EN MARCHA

•UTILIZACION APLICACION DEFINITIVA POR USUARIOS FINALES, CON APOYO PRESENCIAL SERVICIO CONSULTORIA Y FORMACION EN SEDE EPREMASA .

•DURACION MINIMA 3 SEMANAS HASTA CIERRE IMPLANTACION PROYECTO

FASE MANTENIMEINTO

•PERIODO DE GARANTIA DE IMPLANTACION PERSONALIZACION Y PARAMETRIZACION 6 MNESES

•DURACION MANTENIMIENTO 5 AÑOS




26

Presentar e identificar a los Responsables de Proyecto por ambas partes, quienes serán

los únicos que podrán decidir cualquier modificación en el proyecto: plazos, personas

que intervienen, análisis, etc.

Definir las necesidades y objetivos de la compañía a alto nivel de acuerdo a la toma de

datos

Definir las diferentes fases del análisis y las personas que deben intervenir, para

confeccionar un calendario de trabajo

Definir un plan de formación, con su correspondiente calendario y personas que deben

participar

Planificar la puesta en marcha de las aplicaciones estándar que no necesitan

personalización y cuyo arranque pueda ser inmediato

Identificar necesidades de recursos del proyecto: infraestructuras, seguridad, hardware,

recursos

Planificar la instalación de las aplicaciones

Identificar los riesgos del proyecto, identificando puntos críticos, camino crítico e hitos

fundamentales de proyecto

Planificación de la migración de los datos existentes en el software de gestión actual

definiendo que datos se han de migrar, en que formatos, verificando disponibilidad de

los mismos y fechas de migración

Planificar la formación identificando quién y cuándo debe asistir a la formación,

contenido de la misma, documentación y recursos necesarios, identificación del

responsable

Verificación y análisis inicial de la disponibilidad de hardware y software existente en

EPREMASA, verificando las características técnicas del mismo e informando de la

idoneidad en relación a los requisitos técnicos que con carácter de mínimos se precisan

para la instalación del software contratado. EL alcance de la revisión de software incluirá

el equipamiento informático (pc) existente en las siguientes instalaciones:

ID CENTRO DIRECCION PC

CO OFICINA PRINCIPAL AVDA DEL MEDITERRÁNEO

S/N, CÓRDOBA (14011) 23

C1 DOS TORRES

CARRETERA CP 225 DOS

TORRES-PEDROCHE A 4,5

KM DE DOS TORRES

1

C2 PEÑARROYA

CARRETERA CO-6406

CARRETERA DE BELMEZ A EL

HOYO, A 12 KM DE BELMEZ

1

C3 MONTORO

CARRETERA CP 117

CARRETERA DE PEDRO ABAD

A CARRETERA MONTORO-

BUJALANCE , A 7 KM DE

PEDRO ABAD

1

C4 FTE. PALMERA CARRETERA CP 187

CARRETERA DE POSADAS A 1




27

ID CENTRO DIRECCION PC

FUENTE PALMERA A 7 KM DE

POSADAS

C6 RUTE

CARRETERA CP004

CARRETERA "LAS SALINAS" A

2,5 KM DE LLANOS DE DON

JUAN

1

C7 NUEVA CARTEYA

CARRETERA CP 147

CARRETERA DESDE N432 A

NUEVA CARTEYA, A 3 KM

DEL CRUCE

1

C8 PRIEGO

CARRETERA A-333 ACCESO

DESDE CARRETERA PRIEGO A

ALCAUDETE, A 1 KM DE

PRIEGO

1

C5 MONTALBAN CARRETERA MONTALBAN A

PUENTE GENIL PK 14,5 5

Como resultado de esta reunión el adjudicatario deberá entregar a EPREMASA en el plazo de 1

semana desde la fecha de realización de la reunión inicial, un INFORME INICIAL que contendrá:

* Responsables de proyecto: identificación y método de contacto

* Cronograma en el que se evidencie las fechas de puesta en marcha de la

aplicación estándar, identificando los recursos necesarios (personal de

EPREMASA y del adjudicatario, infraestructura, hardware) así como la puesta en

marcha de las aplicaciones (reuniones de análisis, realización de

parametrizaciones y personalización) y plan de formación

* Conclusiones del análisis de necesidades de la compañía a alto nivel:

indicadores de gestión propuestos

* Análisis de riesgos del proyecto: definición de puntos críticos e hitos

fundamentales de proyecto

EPREMASA revisará el informe en el plazo de 1 semana desde la entrega del mismo, notificando

las incidencias que en este encuentre en relación al cumplimiento de los requisitos del pliego al

adjudicatario que dispondrá de 48 horas para modificar el informe adaptándolo a los requisitos

solicitados por EPREMASA en el presente pliego. Una vez adecuado a los requisitos del pliego y

aprobado por EPREMASA se podrá iniciar la fase de instalación de las aplicaciones estándar.

9.2.- FASE INSTALACIÓN DE LAS APLICACIONES

En el plazo máximo de 2 semanas desde la aprobación por parte de EPREMASA del INFORME

INICIAL se procederá mediante tele-mantenimiento o in situ en las instalaciones de EPREMASA, a

la instalación y configuración inicial de las aplicaciones y de la Base de Datos SQL. De esta




28

forma, se podrán poner en marcha las aplicaciones que no necesitan personalización y las que

sí la necesitan, estarán disponibles para que los usuarios puedan hacer pruebas y ensayos, lo

que ayuda en la realización y comprensión del análisis.

Para ello el adjudicatario dispondrá dentro de la asistencia técnica del personal técnico que sea

preciso para configurar las infraestructuras de hardware necesarias, siendo EPREMASA

responsable de su disponibilidad.

La instalación del software no podrá paralizar la actividad habitual de gestión realizada en

EPREMASA, debiendo compatibilizarse en horarios con el normal desarrollo de la actividad en la

misma.

Se considerará finalizada la fase de instalaciones cuando todos los módulos solicitados estén

instalados y se hayan realizado una migración provisional de los datos del sistema de gestión

actual de EPREMASA que sean precisos para la prueba de los módulos por los responsables de

servicios y la definición de la parametrización y personalización.

9.3.- FASE ANÁLISIS FUNCIONAL Y TÉCNICO

Una vez instalado el software inicial sin parametrización ni personalización, se iniciarán de

forma presencial en las oficinas centrales de EPREMASA las reuniones de análisis funcional y

técnico de las aplicaciones con los responsables definidos en el proyecto y conforme al

cronograma acordado.

En las reuniones de análisis funcional y técnico se llevará a cabo un análisis detallado de las

adaptaciones que deben realizarse en las aplicaciones contratadas, para ajustarlas a las

necesidades de la compañía, detalle de los ficheros (contratados y posibles) y formatos

necesarios para realizar la migración desde otras aplicaciones y definición de integración de

datos con las salidas de las aplicaciones definidas en el artículo 7 del presente pliego.

En cada reunión EPREMASA y el adjudicatario deberán aportar la máxima documentación

posible: diferentes formatos de impresos, informes, estadísticas, detalle de asientos contables,

detalle de cálculos complejos, etc.

En esta fase se definirán con detalle los datos a migrar en la recuperación definitiva,

identificando si existen datos que a juicio de EPREMASA se consideren no recuperables del

software actual y que sean preciso introducir de forma manual, identificando responsables,

método de introducción de datos y fechas de acuerdo con el plan de implantación del software

definido en el pliego. En todo caso, estos datos deberán estar introducidos antes de la

finalización de la fase de diseño y desarrollo, en condiciones que permitan su integración el

software personalizado.

Si durante esta fase, surgieran nuevas necesidades no contempladas en la toma de datos inicial,

e incluidas en el alcance del presente pliego, estas se incluirán sin coste adicional en la




29

planificación. En caso de que se detecten necesidades no incluidas en el pliego de condiciones

estas se valorarán en presupuesto aparte empleando, siempre que sea posible, los costes

unitarios definidos en la oferta del licitador y/o precios contradictorios.

Al finalizar esta fase, de un mes máximo de duración desde la fecha de instalación del software,

el adjudicatario entregará a EPREMASA un INFORME TÉCNICO DE ANÁLISIS con el detalle del

análisis definido por ambas partes (con detalle de planificación, responsables, alcance,

parametrización y personalización a realizar, formatos, circuitos de firmas, etc.) que deberá ser

revisado y aprobado por EPREMASA. No se realizará la aprobación de dicho documento

mientras que el equipo de proyecto de EPREMASA no comprenda perfectamente el alcance de lo

definido en el mismo, y compruebe que cubre todas las necesidades solicitadas.

9.4.- FASE DE DISEÑO Y DESARROLLO

Una vez firmado el documento de análisis por EPREMASA, comenzará esta fase, durante la cual,

se realizarán las parametrizaciones y personalizaciones descritas en dicho documento INFORME

TECNICO DE ANÁLISIS aprobado

La duración de esta fase no podrá exceder de 8 semanas desde la fecha de aprobación del

INFORME TECNICO DE ANALISIS

El adjudicatario podrá desarrollar esta fase en sus propias instalaciones, desplazándose a las

instalaciones de EPREMASA en el caso de que alguna de las parametrizaciones y/o

personalizaciones así lo requieran

9.5.- FORMACIÓN

Toda la formación se realizará en la sede central de EPREMASA, en horario de 8 a 15:00.

El objetivo a alcanzar con la formación será que los usuarios de los programas comprendan y

dominen el manejo del mismo al nivel adecuado al puesto de trabajo y funciones asignadas en

relación al mismo.

Para ello el licitador realizará una formación inicial al coordinador y representantes de las áreas

funcionales al objeto de conocer el funcionamiento de software estándar, con el objetivo de

capacitar al personal de EPREMASA para detectar y definir inequívocamente las necesidades de

parametrización y/o personalización del software estándar implantado.

Conforme al cronograma propuesto por el adjudicatario y consensuado en el INFORME INICIAL

el licitador realizará la formación del personal de EPREMASA que serán usuarios finales de la

aplicación, adecuándola a los perfiles de usuarios definidos en el pliego. El objetivo de esta

formación será capacitar al personal de EPREMASA, según el perfil de usuario, para el uso diario

de la aplicación, y se considerará finalizada cuando al menos 2 usuarios de cada perfil

manifiesten la conformidad con el logro del objetivo propuesto.




30

Adicionalmente, durante el periodo de mantenimiento contratado, el licitador deberá prestar

dentro del alcance del contrato el servicio de formación on line (telefónicamente y/o vía e-mail)

para resolución de dudas o incidencias relacionadas con el uso del mismo a todos los usuarios

que lo precisen.

9.6.- FASE DE ENTREGA E IMPLEMENTACION DE APLICACIÓN PARAMETRIZADA Y PERSONALIZADA

En esta fase, que no podrá exceder más de 2 semanas de duración desde la finalización de la

fase de diseño y desarrollo, el licitador realizará la instalación del software completamente

personalizado y parametrizado conforme a los requisitos establecidos en el pliego y el desarrollo

realizado en el INFORME TECNICO DE ANALISIS aprobado, probando su correcto

funcionamiento y realizando los ajustes necesarios. Se realizará la migración de los datos

definidos en el pliego existentes en la aplicación actual de tal modo que se pueda mantener la

continuidad en el ejercicio fiscal y en la actividad laboral de la empresa.

A continuación se formará a los usuarios clave (responsables de proyecto y al menos 2

representantes de los perfiles de usuario), de forma que realicen diferentes pruebas con juegos de

ensayo de tal forma que se verifique el funcionamiento de la aplicación en el desarrollo normal

de la actividad de los usuarios conforme a lo requerido en el pliego y con los datos procedentes

de la migración. , con la base de datos. La validación del cumplimiento de los requisitos

solicitados en esta fase será realizada por el responsable de proyecto.

La parametrización y personalización realizada al software estándar tendrá 6 meses de garantía

desde la fecha de aprobación por parte del responsable del proyecto, durante los cuales

EPREMASA en caso de detectar alguna incidencia o incumplimiento de requisitos recogidos en el

pliego y/o INFOMRME INICIAL e INFORME DE ANALISIS informará por escrito al licitador, el

cual deberá solventar la incidencia corrigiendo la parametrización o personalización dentro del

periodo de garantía de 6 meses.

9.7.- MIGRACIÓN DE DATOS

Se planificará en la fase de análisis, definiendo los datos que serán precisos recuperar del

software actual y migrar al software de nueva adquisición para asegurar la continuidad del

trabajo diario del personal de EPREMASA, verificando en coordinación con EPREMASA y con los

gestores del software actual las posibilidades de recuperación de datos en el formato más

adecuado.

Durante la etapa de instalación en la aplicación estándar se hará una prueba de migración de

datos provisional, al objeto de detectar deficiencias, incidencias o errores en los datos

incorporados en la incidencias y corregirlos antes de realizar la recuperación y migración

definitiva de datos durante la instalación del software parametrizado y personalizado




31

Una vez que el adjudicatario comience la recuperación de datos definitiva (plazo máximo 1

semana coincidente con la instalación del software parametrizado y personalizado), EPREMASA

dejará de introducir datos nuevos en el sistema anterior, al objeto de evitar fallos en el traspaso

de los datos.

Una vez finalizada la migración de datos los responsables de las áreas funcionales de

EPREMASA comprobarán mediante una batería de pruebas elaborada a tal fin al menos los

siguientes aspectos:

Comprobación del conjunto de los datos recuperados conforme a los reflejados en el

informe de inicio y análisis

Identificación de datos incompletos o defectuosos, notificación al adjudicatario de la

incidencia, que deberá quedar solventada por éste antes de finalizar la entrega del

software parametrizado

Integración de los datos introducidos manualmente

Comenzar la explotación de Adjudicatario ERP

El adjudicatario comunicará las fechas de realización de la migración de datos con la antelación

suficiente a EPREMASA para que ésta realice la copia de seguridad de los mismos

9.8.- FASE PUESTA EN MARCHA

Una vez realizada la formación, la instalación de la personalización y los traspasos de datos, los

usuarios de EPREMASA procederán a la utilización y arranque inicial de la solución de software

personalizada y parametrizada.

En las 3 primeras semanas de esta fase, el adjudicatario deberá dar soporte presencial con al

menos 2 técnicos especializados en las oficinas de EPREMASA (de lunes viernes, de 8 a 15

horas) a cada usuario, con el fin de resolver las dudas e incidencias que surjan en esta fase y

realizar la modificación de la personalización y parametrización que se detecte por los usuarios

que es necesaria para cumplir con todos y cada uno de los requisitos recogidos en el pliego de

condiciones.

Finalizada la fase de puesta en marcha, lo el responsable de proyecto verificará que las

especificaciones del software implantado, parametrizaciones, personalizaciones, formación y

migración se ha desarrollado conforme a los requisitos establecidos en el pliego, y que el

software implantado funciona sin incidencias que afecten a la operativa de las distintas áreas

funcionales de EPREMASA conforme a lo esperado, emitiendo el acta de recepción

correspondiente e iniciando el periodo de garantía del software implantado (mínimo de 6 meses)

y el periodo de mantenimiento (mínimo 5 años).

9.9.- FASE MANTENIMIENTO TRAS LA PUESTA EN MARCHA

El adjudicatario deberá realizar el mantenimiento del software implantado por un periodo mínimo

de 5 años, a partir de la fecha de firma del acta de recepción del software implantado. Dentro




32

del alcance del servicio de mantenimiento contratado durante este periodo se considera

incluido:

Asesoramiento en modificaciones de parametrización del software instalado por

parte del usuario

Atención telefónica en máximo 1 hora: asistencia telefónica por técnicos

especializados para solucionarle las consultas que incidencias que le puedan

surgir en relación al software contratado de lunes a viernes de 8 a 15 horas

Asistencia de consultas vía e-mail : asistencia previa e-mail para solucionarle las

consultas que incidencias que le puedan surgir en relación al software contratado,

con un plazo de respuesta máximo de 24 horas desde la comunicación de la

incidencia (días hábiles)

Asistencia técnica remota: En caso de que la resolución de la incidencia se

precise la intervención de personal técnico a través del control remoto de los

equipos con autorización previa del cliente y usuario

Asistencia técnica en las oficinas centrales de EPREMASA por técnicos

especializado para la resolución de las incidencias que así lo requieran,

teniendo en cuenta que a partir de las 72 horas desde la comunicación de la

incidencia por parte de EPREMASA, si ésta no se resuelve a satisfacción de

EPREMASA vía telefónica, e-mail o remota, el adjudicatario deberá realizar la

asistencia técnica desplazando al personal técnico a las oficinas de EPREMASA

el tiempo que fuere necesario hasta su resolución.

Actualización de software por cambio legal o mejora del producto: Se incluirá la

actualización de todas las versiones de actualización de los programas, ya sean

producto de los cambios de normativas legales, o bien con el fin de disponer de

mayores opciones o prestaciones. La actualización se podrá realizar de forma

telemática enviando los archivos ejecutables a los usuarios que sea preciso

Todos los desplazamientos derivados de la asistencia técnica, mantenimiento e

implantación del producto en nuestras instalaciones.

Todos los servicios y/o procesos en los que sea factible se realizarán de forma

remota a través de nuestro servicio de tele-mantenimiento, siempre y cuando no

afecten a la actividad normal de los usuarios de la aplicación en EPREMASA ni

supongan una parada de la actividad de los mismos.

Área de Soporte ON LINE Deberá permitir durante 24 horas y 7 días a la

semana al menos los siguientes servicios;

o Descargas on-line, de las actualizaciones de los programas de forma

inmediata

o Consultar información técnica

o Consultar preguntas y respuestas más habituales

o Consultar novedades legales

o Manuales actualizados accesibles on line




33

Licencias del software en propiedad y de por vida. La solución deberá quedar

instalada en modo local en el servidor host ofertado por el cliente, debiendo

quedar incluido en la oferta los costes derivados de la migración de la totalidad

de la información (software, documentación anexa archivada, bases de datos y

cualquier otro archivo generado por EPREMASA y almacenado en el servidor del

host incluido en la oferta) con la estructura de archivos existente a un servidor

elegido por EPREMASA al finalizar el periodo de mantenimiento contratado de tal

forma que se permita el normal uso de la aplicación desde este nuevo servidor.

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE...

Documents

Transcript of PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE...