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Pliego de Condiciones – Invitación pública para contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución integral de gestión documental, en ambiente web, para la Universidad Nacional de Colombia.

Bogotá D.C., Febrero 10 de 2012 Página 1 de 135

PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR LA ADQUISICIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN

OPERACIÓN DE LA PRIMERA FASE DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN AMBIENTE WEB, PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA



CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES

1.1. OBJETO Contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución integral de gestión documental, en ambiente web, para la Universidad Nacional de Colombia. 1.2. ALCANCE DEL OBJETO

El presente proceso busca contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución integral de gestión documental, en ambiente web, para la Universidad Nacional de Colombia, en adelante la UNIVERSIDAD, la cual involucra: a) El suministro de hardware requerido (infraestructura de servidores para la óptima operación del

sistema), b) La infraestructura de software (base de datos, sistema operativo, servidor de aplicaciones)

debidamente licenciada a perpetuidad, c) El suministro de la licencia a perpetuidad para ciento cincuenta (150) usuarios del software

aplicativo, y d) Los servicios de modelamiento, parametrización, y capacitación. e) Realizar la ejecución del contrato en el Nivel Nacional y las Sedes de Bogotá, Medellín y

Manizales. Todo lo anterior, de conformidad con los requisitos y especificaciones señaladas en el presente Pliego de Condiciones. 1.3. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

a) Suministrar un sistema de información de uso corporativo en Gestión Documental para la

UNIVERSIDAD, en ambiente Web, con el fin de contar con una herramienta útil para el manejo del volumen documental producido por la Institución.

b) Implantar la solución adquirida para la gestión documental de:

1) Las series documentales: Contratos, Ordenes Contractuales de la UNIVERSIDAD para el

Nivel Nacional y las Sedes de: Bogotá, Medellín y Manizales; Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias para el Nivel Nacional y la Sede Bogotá, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.4.3. y 1.4.4.

2) Los documentos de la Gestión de Comunicaciones Oficiales recibidas por el Servicio de Correspondencia para el Nivel Nacional y la Sede Bogotá, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.4.2.

3) Dotar a la UNIVERSIDAD del hardware y capacitación necesaria para la digitalización e ingreso de documentos electrónicos de la serie Historias Laborales para el Nivel Nacional en el Sistema de Información de Gestión Documental, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.4.5.

c) Otorgar la garantía a la solución suministrada a la UNIVERSIDAD por un período mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción, suscrita por el Supervisor.

d) Proveer los Servidores de: Aplicaciones uno (1), Base de Datos uno (1) y Archivos uno (1).



e) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad de la Base de Datos la cual debe ser Oracle

Versión 10g o superior.

f) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad del software requerido para el Servidor de Aplicaciones.

g) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad del software requerido de Sistemas Operativos para garantizar la implantación y la puesta en operación de los servidores.

h) Proveer el hardware adicional de: tres (3) escáneres de gama media, nueve (9) escáneres de

gama baja, tres (3) impresoras de rótulos y tres (3) lectoras de rótulos.

i) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad del software para el hardware adicional requerido para la instalación y la puesta en operación de escáneres, impresoras y lectores de acuerdo a lo descrito en el numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.

j) Suministrar durante el tiempo de la implantación la infraestructura necesaria de Hardware

(servidores) y Software (aplicativo, base de datos y sistemas operativos) para los ambientes de prueba y desarrollo y será de su propiedad.

k) Brindar servicios profesionales para el modelamiento, la parametrización, ajustes y puesta en

operación de la solución de acuerdo a los requerimientos específicos de la UNIVERSIDAD.

l) Entregar al inicio de la ejecución del contrato, a la UNIVERSIDAD y a la Supervisión el cronograma de trabajo y mantenerlo actualizado. Para la elaboración del cronograma el PROPONENTE deberá tener en cuenta que la implantación podrá ser simultanea máximo entre dos sedes, y debe ajustarse al siguiente orden: 1) Nivel Nacional. 2) Sede Bogotá, 3) Sede Medellín. 4) Sede Manizales.

m) Planificar que el tiempo de implantación y capacitación en las ciudades diferentes a Bogotá

(Medellín y, Manizales) no podrá ser superior a 3 días hábiles en cada una.

n) Capacitar a setenta y nueve (79) funcionarios de la UNIVERSIDAD en el manejo de la solución de acuerdo a lo descrito en el numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.

o) Brindar la garantía de los servidores por 36 meses (otorgada por el fabricante). La garantía

debe ser brindada a la Universidad en sus instalaciones. Y el soporte bajo el esquema siete (7) días a la semana por 24 horas y máximo 4 horas.

p) Brindar la garantía al hardware adicional por 12 meses (otorgada por el fabricante). La garantía

debe ser brindada a la Universidad en sus instalaciones. Y el soporte bajo el esquema siete (7) días a la semana por 24 horas y máximo 4 horas.

q) El proveedor se compromete a respetar, reservar, no copiar, no difundir de ninguna manera,

los datos, estructuras, know how, entre otros, que se manejen durante el desarrollo del proyecto.

r) Suministrar los servicios para la generación y entrega de la documentación funcional y técnica

de la solución.



s) Garantizar un equipo de trabajo suficiente y con la disponibilidad requerida para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación.

t) Si a juicio de la UNIVERSIDAD y la Supervisión, el personal contratado por la ejecución del

contrato resulta insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE, deberá estudiar las inquietudes que en este sentido le sean presentadas y si es del caso proceder a contratar el personal que haga falta o sustituirlo, sin que ello implique costo adicional para la UNIVERSIDAD.

u) Controlar el avance del proyecto en conjunto con la UNIVERSIDAD.

Nota: Las obligaciones antes indicadas serán de obligatorio cumplimiento por parte del PROPONENTE seleccionado. La sola presentación de la oferta será evidencia de que el PROPONENTE acepta y se obliga a realizar las actividades antes relacionadas quedando sin efecto cualquier modificación o condicionamiento que en la oferta se llegaren a introducir a las mismas. 1.4. ALCANCE Y SITIOS DONDE SE IMPLANTARA LA PRIMERA FASE DE LA SOLUCIÓN

INTEGRAL

Como lo ha definido el Sistema de Archivos de la Universidad Nacional de Colombia, la principal iniciativa de modernización de la gestión de documentos es la selección, adquisición e implantación de un Sistema de Información de Gestión Documental – SIGD. Un sistema que permita la digitalización, incorporación (desde: aplicaciones ofimáticas, correos electrónicos, fax y aplicaciones transaccionales), registro, radicación, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las oficinas productoras (archivos de gestión), archivos centrales e históricos de la UNIVERSIDAD. Para la ejecución de estos procesos el sistema cumplirá con las especificaciones de las normas técnicas y jurídicas vigentes en el país para la gestión documental. Adicionalmente, debe incluir el suministro de la infraestructura de servidores (base de datos, aplicaciones y archivos), software de base de datos, sistemas operativos y servidor de aplicaciones, y el hardware adicional (escáneres, impresoras de rótulos con código de barras y lectores de rótulos), para los centros y puntos de digitalización.

1.4.1. Esquema básico de gestión documental

1.4.1.1. Para las series de Contratos, Órdenes Contractuales, Sistema de Quejas,

Reclamos y Sugerencias, y el procedimiento Gestión de Comunicaciones Oficiales

Al utilizar el Sistema de Gestión Documental (módulos de gestión documental, flujos de trabajo y gestión de comunicaciones oficiales) es necesario realizar la conformación dinámica de los expedientes (atendiendo el proceso documental derivado del proceso de gestión) de las series y procedimiento antes mencionados. La conformación dinámica tiene el siguiente esquema general:



1) Digitalización 2) Incorporación (fax, correo electrónico, aplicaciones ofimáticas). 3) Distribución. 4) Identificación. 5) Archivo. 6) Consulta. 7) Conservación

La conformación dinámica de expedientes de las series que se incluirán y gestionaran en el sistema se realizara a partir de una fecha de corte establecida a partir de la cual no se incorporarán expedientes cerrados, en curso o trámite.

La UNIVERSIDAD entregará al PROPONENTE los estudios documentales de las series a implantar, Tablas de Retención Documental ajustadas a procesos y diagramas documentales de conformación de expedientes los cuales se han levantado sobre los siguientes procesos de gestión: proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, proceso de Mejoramiento del Desarrollo Organizacional, en su subproceso de Mejoramiento para el Servicio a la Comunidad y proceso de Gestión Documental, procedimiento de Gestión de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas (elaborados en la herramienta Visio versión 2010) y cuadros de clasificación documental.

Se aclara que la UNIVERSIDAD no está solicitando una herramienta de BPM ni la automatización de procesos de gestión, se requiere una herramienta de flujos de trabajo documental (WorkFlow documental) para modelar e implementar los flujos documentales de los procesos mencionados con las funcionalidades que se describen en los requerimientos.

El promedio de folios producido por año en cada serie documental, se incorpora en los numerales 1.4.2 hasta el 1.4.5 para el dimensionamiento de crecimiento del almacenamiento del SIGD.

Gestión Documental

Ventanilla única de Correspondencia

Documento

Oficina

Usuaria 1

Oficina

Usuaria 2

Punto de

digitalización

Centro de

digitalización

1

1

2 3

4 5

4

6

7

2 3

4 5 7

3

4

Inicio



Información específica de las series documentales a trabajar y los procesos que las generan:

1.4.1.1.1. Contratos, Órdenes Contractuales. (Nivel Nacional y Sedes: Bogotá, Medellín y Manizales). Número de flujos documentales a implantar: seis (6) para la serie Ordenes contractuales y uno (1) para la serie Contratos, cada uno con un número de actividades de hasta cuarenta (40), oficinas gestoras documentales: cuatro (4) y oficinas con acceso de consulta a expedientes: tres (3).

La UNIVERSIDAD cuenta con un sistema financiero transaccional denominado QUIPÚ, el cual no genera documentos de archivo que deban incorporarse al SIGD pero si genera metadatos que se deben compartir con este (ej. Numero de contrato, nombre contratista, NIT, número CDP, número Registro presupuestal) ya que son metadatos para identificación del expediente de cada contrato y orden contractual que se cree en el SIGD.

Incluye la creación de la carpeta única del proveedor donde se almacenen los documentos de cada uno y mediante referencias cruzadas se vincule con las carpetas de contratos y ordenes contractuales.

1.4.1.1.2. Sistema de quejas, reclamos y sugerencias. (Nivel Nacional y Sede Bogotá).

Número de flujos documentales a implantar: uno (1), con un número de actividades de hasta 40, oficinas gestoras documentales: dos (2) y oficinas con acceso de consulta a expedientes: dos (2).

1.4.1.1.3. Gestión de comunicaciones oficiales Recibidas. (Nivel Nacional y Sede Bogotá).

Número de flujos documentales a implantar: uno (1), con un número de actividades de hasta quince (15), oficinas gestoras documentales: tres (3).

La UNIVERSIDAD NO cuenta con un sistema para la Gestión de las Comunicaciones Oficiales recibidas. El flujo documental a implantar incluye solamente las actividades relacionadas con la recepción, registro, radicación, identificación distribución electrónica a través de flujo de trabajo a las oficinas destinatarias incluidas en el cuadro 1.4.2 y asignación y reasignación interna entre funcionarios de la misma (bandejas de entrada). No se implementarán TRD.

1.4.1.2. Para la digitalización de la serie Historias Laborales: (Nivel Nacional).

El Sistema de Gestión Documental (módulo de gestión documental) se debe permitir la digitalización de los expedientes de esta serie bajo el siguiente esquema general:

1) Digitalización 2) Cargue. 3) Identificación. 4) Control de calidad.

Punto de

digitalización

Oficina

Usuaria 1

1 2 3

4 5 6 7



5) Incorporación. 6) Consulta. 7) Conservación

La UNIVERSIDAD cuenta con el estudio documental de la serie, incluyendo listado de metadatos y Tablas de Retención Documental.

El alcance solicitado no incluye la digitalización masiva de documentos, esta se hará con el personal de la UNIVERSIDAD que sea entrenado por el PROPONENTE. Tampoco incluye migración de información ni documentos.

Centros de digitalización. Son áreas físicas de las Secciones o Unidades de Correspondencia de la UNIVERSIDAD (en el Nivel Nacional y la Sede Bogotá) dotadas de un escáner de gama media destinado a la digitalización de las comunicaciones oficiales gestionadas en soporte papel por el servicio de correspondencia. Además, los centros de digitalización deberán contar con la instalación de impresoras y lectores de rótulos, dispositivos que permiten elaborar y leer los rótulos que se anexan a la comunicación oficial entrante o saliente por la ventanilla de correspondencia, actividad conocida como radicación. Puntos de digitalización. Son áreas físicas de algunas oficinas productoras documentales, dotadas de un escáner de gama baja destinado a la digitalización de los documentos que conforman los expedientes de la(s) serie(s) documental(es) seleccionada(s) para ser incorporadas al Sistema de Información de Gestión Documental – SIGD. A continuación se describen por Nivel y Sede las oficinas, el personal a capacitar y estaciones de trabajo, los centros o puntos de digitalización y la cantidad de folios anuales que se producen en las series documentales a implantar:

1.4.2. Gestión de Comunicaciones Oficiales (Correspondencia)

Nivel o

Sede Nombre oficina

Personas a capacitar y Estaciones de Trabajo

Digitalización Folios/

Año promedio

Centros Puntos

Nacional

Rectoría 4

1 379.363

Secretaria General 5

Vicerrectoría General 4

Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones

4

Unidad Nacional de Archivo 5

Bogotá

Vicerrectoría de Sede 4

3 65.736 Secretaría de Sede 5

División de Archivo y Correspondencia

7

Totales 8 oficinas 38 3 1 445.102

Cuadro No. 1. Gestión de Comunicaciones Oficiales (Correspondencia). Fase I.



1.4.3. Series Documentales Contratos y Ordenes Contractuales

Nivel o

Sede Nombre oficina


Puntos de Digitalización

Folios/ Año

promedio

Nacional División Nacional de Servicios Administrativos

5 1 59.384

Bogotá

Oficina de Contratación 5

1

438.068

Unidad Administrativa de la Dirección Académica

4

Facultad Artes 5 1

Facultad Derecho 5 1

Medellín Oficina compras 3

1 91.024 Oficina de Contratación 3

Manizales Oficina de Contratación 3 1 92.636

Totales 8 Oficinas 33 6 681.112

Cuadro No. 2. Series documental Contratos y Ordenes Contractuales. Fase I.

1.4.4. Serie Documental Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias

Nivel o

Sede Nombre oficina


Puntos de Digitalización

Folios/ Año

promedio

Nacional Secretaria General 2 0 2.000

Bogotá Secretaria de Sede 2 1 20.000

Totales 2 Oficinas 4 1 22.000

Cuadro No. 3. Serie documental Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias. Fase I.

1.4.5. Digitalización Serie Documental Historias Laborales

Nivel o

Sede Nombre oficina


Punto de Digitalización

Folios/ Año

promedio

Nacional Dirección Nacional de Personal 4 1 200.000

Cuadro No. 4 Digitalización de la serie documental Historias Laborales. Fase I.



RESUMEN FASE I

SERIES Número

de Oficinas


Digitalización Folios/ Año

promedio Centros Puntos

Gestión Comunicaciones Oficiales (Correspondencia)

8 38 3 1 445.102

Contratos y Ordenes Contractuales

8 33 6 681.112

Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias

2 4 1 22.000

Historias Laborales

1 4 1 200.000

TOTAL 19 79 3 9 1.348.214

Cuadro No. 5. Resumen General Proyecto SIGD. Fase I.

Los tres (3) escáneres para los centros de digitalización de la Sede Bogotá deben ser de gama media y además deben proveerse tres (3) impresoras de rótulos y tres (3) pistolas lectoras de rótulos con código de barras. Los nueve (9) escáneres para los puntos de digitalización de todas las Sedes deben ser de gama baja y los puntos de digitalización NO requieren de impresoras ni lectores. 1.4.6. Proyección estimada de infraestructura de almacenamiento y procesamiento del

SIGD. Fase I. Para el almacenamiento y procesamiento de la información la UNIVERSIDAD requiere que la infraestructura a implantar sea centralizada y estar conformada por: a) Servidor de Aplicaciones: tendrá implantada la aplicación ofrecida por el

PROPONENTE. b) Servidor de Base de Datos: capturará los metadatos y las referencias de los

documentos enviados y recibidos por las oficinas del Nivel Nacional o Sedes de la UNIVERSIDAD.

c) Servidor de Archivos (File Server): tendrá la función de almacenar los documentos electrónicos producidos o digitalizados por las oficinas del Nivel Nacional o Sedes de la UNIVERSIDAD.

Los servidores de: Aplicaciones, Base de Datos y Archivos estarán ubicados en la ciudad de Bogotá. De conformidad con información disponible la UNIVERSIDAD estima un crecimiento anual del 12%

1 del volumen documental y el proyecto debe dimensionar y suministrar la

plataforma tecnológica para cubrir la operación desde el año 2012 hasta el año 2015.

1 Documento: “Informe estadístico sobre el volumen y crecimiento de las series documentales en los Archivos de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia”. Elaborado por la Unidad Nacional de Archivo, año 2009 (30 de enero).



1.5. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN La UNIVERSIDAD contratará la adquisición de los bienes y/o servicios objeto de la presente invitación, mediante la suscripción de un CONTRATO DE SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS. 1.6. PLAZO DE EJECUCIÓN REQUERIDO POR LA UNIVERSIDAD El plazo para el suministro de los bienes y servicios requeridos por la UNIVERSIDAD, es de ocho (8) meses contados a partir de fecha de suscripción del Acta de inicio, previo cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución. 1.7. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL La UNIVERSIDAD cuenta con los recursos para amparar el objeto de la presente Invitación, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 71 expedido por la División Nacional de Presupuesto, el día 30 de enero de 2012, por valor de Novecientos Noventa y Cinco Millones Quinientos Mil de Pesos ($995.500.000), más la contribución especial por valor de Tres Millones Setecientos Veinticinco Mil Cuarenta Pesos ($3.725.040). Notas: a) El presupuesto asignado a este proceso contractual comprende todos los costos, gastos e

impuestos directos e indirectos que se puedan generar para la suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato. Por lo anterior, el PROPONENTE deberá proyectar el valor de su PROPUESTA incluyendo todos los valores, así como los impuestos a que haya lugar, y que pudiera incurrir durante la suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato.

b) El valor de la contribución especial no hace parte del valor estimado para amparar el objeto de la presente Invitación, y se detalla solo para efectos tributarios internos de la UNIVERSIDAD.

1.8. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE La presente invitación y el contrato que llegare a suscribirse, se regirán además de lo establecido en el Acuerdo 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, "Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia"; por la Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008 por la cual se adopta el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, por las demás normas que los modifiquen y/o complementen y/o sustituyan; y por las normas legales, comerciales y civiles que rigen la materia. 1.9. RESERVA DE DOCUMENTOS Los PROPONENTES interesados en participar en este proceso de selección, se comprometen, bajo la gravedad del juramento, a guardar la debida reserva de todos los documentos que se les entreguen. 1.10. INFORMACIÓN SUMINISTRADA A LA UNIVERSIDAD La UNIVERSIDAD, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el PROPONENTE allegue a esta invitación es veraz, y



corresponde a la realidad. No obstante, la UNIVERSIDAD podrá verificar la información suministrada por el PROPONENTE. 1.11. PARTICIPANTES Podrán participar en la presente invitación todas las personas naturales o jurídicas legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia, individualmente o bajo las modalidades de consorcios o uniones temporales, cuyo objeto social incluya entre otras las actividades principales del objeto de la presente invitación, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato ofrecido, y que cumplan con los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y económicos establecidos en el presente pliego de condiciones, y que no estén incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución Política y la Ley.



CAPITULO II ETAPAS DEL PROCESO

2.1. CRONOGRAMA El proceso de selección se llevará a cabo en las fechas, sitios y horas exactos que se establecen a continuación:

ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR

PUBLICACIÓN Y CONSULTA DEL PLIEGO

DE CONDICIONES Febrero 10 de 2012 http://www.unal.edu.co/contratacion

OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES

Hasta el 20 de febrero de 2012,

hasta las 3:00 p.m.

Carrera 45 No. 26-85, Oficina 463, Edificio Uriel Gutiérrez, Bogotá D.C.; o a los correos electrónicos: [email protected], con copia a [email protected] y [email protected]

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES AL

PLIEGO DE CONDICIONES Marzo 1 de 2012 http://www.unal.edu.co/contratacion

RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y CIERRE

DE LA INVITACIÓN

Hasta el 8 de marzo de 2012, hasta las

11:00 a.m.


PUBLICACIÓN DEL INFORME PRELIMINAR DE

EVALUACIÓN Marzo 15 de 2012 http://www.unal.edu.co/contratacion

OBSERVACIONES AL INFORME PRELIMINAR DE

EVALUACIÓN

Hasta el 21 de marzo de 2012,

hasta las 2:00 p.m.


RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y

PUBLICACIÓN DE INFORME DEFINITIVO DE

EVALUACIÓN

Marzo 29 de 2012 http://www.unal.edu.co/contratacion

Notas: a) Cuando se presenten razones de conveniencia o necesidad institucional, la UNIVERSIDAD

podrá prorrogar los plazos establecidos en el cronograma, antes de su vencimiento, para lo cual se informará a los PROPONENTES a través de la página Web http://www.unal.edu.co/contratacion, acerca de las modificaciones o variaciones necesarias.

b) Todas las adendas, avisos y comunicaciones que emita la UNIVERSIDAD, con relación al pliego de condiciones, pasarán a formar parte del mismo, y serán publicadas en la página Web http://www.unal.edu.co/contratacion

2.2. PUBLICACIÓN Y CONSULTA DEL PLIEGO DE CONDICIONES

El pliego de condiciones será publicado a partir de la fecha establecida en el Cronograma, por intermedio de la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, y podrá ser consultado por los interesados en la página Web de la UNIVERSIDAD http://www.unal.edu.co/contratacion, bajo el título: “Invitación pública para contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución integral de gestión documental, en ambiente web, para la Universidad Nacional de Colombia”.

http://www.unal.edu.co/contratacion






2.3. OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Los PROPONENTES podrán presentar, por escrito, las observaciones y/o solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones que consideren convenientes, hasta la fecha y hora establecidas en el cronograma, en la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, ubicada en la Carrera 45 No 26-85, Oficina 463, Edificio Uriel Gutiérrez, Bogotá D.C. o remitirlas a los correos electrónicos: [email protected], con copia a [email protected] y [email protected]. La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las PROPUESTAS. La UNIVERSIDAD dará respuesta dentro del plazo establecido en el cronograma. Solo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan a través de los canales y dentro de los plazos establecidos en el cronograma. 2.4. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES La UNIVERSIDAD, publicará la respuesta a las observaciones presentadas por los PROPONENTES al pliego de condiciones, el día establecido en el Cronograma en la página Web http://www.unal.edu.co/contratacion. La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los PROPONENTES, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las PROPUESTAS. Ninguna aclaración verbal podrá afectar los términos y condiciones de este pliego de condiciones y sus adendas. El silencio por parte de la UNIVERSIDAD a la fecha del vencimiento de la presente invitación, ante cualquier sugerencia, manifestación de supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitud de modificaciones, deberá tenerse como negación de la solicitud y en consecuencia las condiciones del pliego habrán de tomarse como se expidieron originalmente. 2.5. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y CIERRE DE LA INVITACIÓN Las PROPUESTAS deben ser presentadas en la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, ubicada en la Carrera 45 No 26-85, Oficina 463, Edificio Uriel Gutiérrez, Bogotá D.C, hasta la fecha y hora indicada en el CRONOGRAMA. Sólo se evaluarán las PROPUESTAS que hayan sido radicadas en la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos hasta la fecha y hora indicadas en el CRONOGRAMA. El PROPONENTE que envíe su PROPUESTA por correo, será responsable de que la misma sea radicada en el sitio y fecha establecidos. En la fecha y hora establecidas para el cierre de la invitación, se levantará un acta que contendrá una relación sucinta de las PROPUESTAS presentadas, el nombre del PROPONENTE, el número de folios de que consta, haciendo la aclaración si la numeración de la misma presenta tachaduras o enmendaduras o si se encuentran folios en blanco. En el evento que la PROPUESTA se encuentre sin foliar, la UNIVERSIDAD procederá a hacerlo en presencia de los asistentes y consignará esta circunstancia en la respectiva Acta. Cuando se encuentren folios en blanco se procederá a anular la correspondiente hoja con una nota diagonal que así lo señale. Cuando se presenten folios superpuestos, se procederá a verificar su foliación y también se dejará constancia de ello.



El acta deberá ser suscrita por los funcionarios de la UNIVERSIDAD que allí intervengan y por los PROPONENTES presentes que manifiesten su deseo de firmarla. 2.6. SOLICITUD DE ACLARACIONES A LAS PROPUESTAS La UNIVERSIDAD, a través de la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, podrá solicitar por escrito una vez cerrada la Invitación y hasta antes de la publicación de la evaluación definitiva, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las PROPUESTAS, sin que esto implique adición o modificación de la PROPUESTA presentada. La solicitud de la UNIVERSIDAD y la respuesta del PROPONENTE deberán constar por escrito. El PROPONENTE deberá dar respuesta dentro del término señalado por la UNIVERSIDAD a fin de proseguir dentro del proceso de evaluación. Los PROPONENTES podrán presentar sus respuestas a las solicitudes de aclaración en la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, ubicada en la Carrera 45 No 26-85, piso 4 oficina 463, Edificio Uriel Gutiérrez, Bogotá D.C, o remitirlas a los correos electrónicos: [email protected], con copia a [email protected] y [email protected]. 2.7. PUBLICACIÓN DEL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN Los resultados de la evaluación preliminar de las PROPUESTAS serán publicados en la página Web de Contratación de la UNIVERSIDAD http: //www.unal.edu.co/contratacion, a partir de la fecha indicada en el CRONOGRAMA.

2.8. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR Y CONSULTA DE

PROPUESTAS Los PROPONENTES podrán presentar, por escrito, las observaciones al Informe de Evaluación Preliminar que consideren convenientes, hasta la fecha y hora establecidas en el cronograma, en la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, ubicada en la Carrera 45 No 26-85, piso 4 oficina 463, Edificio Uriel Gutiérrez, Bogotá D.C, o remitirlas a los correos electrónicos: [email protected], con copia a [email protected] y [email protected]. Solo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan a través de los canales y dentro de los plazos establecidos en el cronograma. En este mismo período establecido en el cronograma, los PROPONENTES podrán tener acceso a las PROPUESTAS presentadas para verificar contra el informe de evaluación preliminar y presentar observaciones. Si vencida la fecha para presentación de observaciones al informe preliminar de evaluación, la UNIVERSIDAD no ha recibido observaciones por parte de los participantes, el documento quedará ratificado como informe definitivo de evaluación.



2.9. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR Y PUBLICACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO DE EVALUACIÓN

Las respuestas a las observaciones presentadas y los resultados de la evaluación definitiva serán publicados en la página Web de la UNIVERSIDAD http: //www.unal.edu.co/contratacion, en la fecha indicada en el cronograma. Ninguna aclaración verbal podrá afectar los términos y condiciones de este pliego de condiciones y sus adendas. El silencio por parte de la UNIVERSIDAD a la fecha del vencimiento de la presente invitación, ante cualquier sugerencia, manifestación de supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitud de modificaciones, deberá tenerse como negación de la solicitud y en consecuencia las condiciones del pliego habrán de tomarse como se expidieron originalmente. 2.10. VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS Las PROPUESTAS deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación. 2.11. CONFIDENCIALIDAD Y RETIRO DE LA PROPUESTA El contenido de las PROPUESTAS será de carácter reservado en la medida que la ley lo determina. El PROPONENTE podrá solicitar el retiro de su PROPUESTA mediante escrito dirigido a la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, hasta la fecha y hora previstas para el plazo de entrega de la PROPUESTA. En tal caso, en la diligencia de cierre de la Invitación y apertura de PROPUESTAS, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la PROPUESTA retirada. 2.12. NEGATIVA O ABSTENCIÓN INJUSTIFICADA A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Si el PROPONENTE seleccionado mediante la presente Invitación, no suscribe el contrato dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación de su asignación, quedará a favor de la UNIVERSIDAD, en calidad de sanción, la garantía de seriedad de la PROPUESTA, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. En este evento, la UNIVERSIDAD podrá asignar el contrato dentro de los cinco (5) días siguientes, al PROPONENTE calificado en segundo lugar, siempre y cuando su PROPUESTA sea igualmente favorable para la UNIVERSIDAD. 2.13. DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS No habrá devolución de PROPUESTAS. Una vez finalizado el proceso de selección, la UNIVERSIDAD procederá a archivar los originales de todas y cada una de las PROPUESTAS recibidas. Solo en caso de que la invitación sea declarada desierta, se devolverá a los PROPONENTES el original de sus PROPUESTAS, previa solicitud escrita dirigida a la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos.



CAPITULO III CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

3.1. El PROPONENTE deberá hacer una lectura juiciosa y detallada de los requisitos establecidos

en este Pliego de Condiciones. 3.2. La presentación de la PROPUESTA, por parte del proponente, constituye evidencia de que

estudio completamente las especificaciones técnicas, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que el contenido de este pliego de condiciones es completo, compatible y adecuado para identificar el alcance de la solución a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

3.3. La PROPUESTA debe incluir una tabla de contenido donde se indique la ubicación de los

documentos que la conforman con el número de folio. 3.4. La PROPUESTA y sus documentos anexos deben redactarse en idioma castellano y

presentarse por escrito, utilizando un medio impreso, debidamente foliada en la parte frontal de cada hoja, en estricto orden consecutivo ascendente.

3.5. La PROPUESTA deberá entregarse en original y dos (2) copias, debidamente foliadas y en

sobres sellados, rotulados en su parte exterior. El Rótulo contendrá como mínimo la siguiente información del PROPONENTE:

3.6. Tanto la PROPUESTA original como sus copias, deberán contener la totalidad de los documentos legales exigidos y todos sus anexos.

3.7. La PROPUESTA original deberá contener un CD con la información de la PROPUESTA técnica- económica.

3.8. En caso de discrepancia entre el medio digital y el documento impreso, primará este último

sobre el medio digital. 3.9. La PROPUESTA remitida por correo que para la fecha y hora límite establecido para su

presentación en el Cronograma, haya sido presentada en dependencias distintas a las indicadas en el pliego, no será tenida en cuenta para el presente proceso.

3.10. No se aceptarán PROPUESTAS fuera de la fecha y hora límite establecida en el

cronograma.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR LA ADQUISICIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA PRIMERA FASE DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL, EN AMBIENTE WEB, PARA LA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Propuesta presentada por: Nombre o razón social

Dirección No. Teléfono

No. de fax Correo electrónico

ORIGINAL / PRIMERA COPIA / SEGUNDA COPIA



3.11. En caso de discrepancia entre el original y la copia, se tendrá en cuenta la información

contenida en el original.

3.12. Si se presentan PROPUESTAS en Consorcio y/o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar individualmente los documentos que acrediten su capacidad, existencia, representación legal así como los requisitos financieros solicitados.

3.13. El PROPONENTE debe diligenciar y presentar todos los formatos enunciados a lo largo de

este documento, los cuales hacen parte integral de este Pliego de Condiciones. 3.14. No se aceptarán PROPUESTAS cuyos documentos presenten tachaduras o

enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. 3.15. En la PROPUESTA deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, sin

centavos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante la ejecución del contrato. 3.16. Serán a cargo del PROPONENTE todos los costos asociados a la preparación y

presentación de su PROPUESTA. 3.17. En el presente proceso, NO SE ACEPTA la presentación de PROPUESTAS parciales,

alternativas o complementarias.



CAPITULO IV DOCUMENTOS A PRESENTAR CON LA PROPUESTA

4.1. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN JURÍDICA 4.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La PROPUESTA deberá estar acompañada de carta de presentación firmada por el representante legal del PROPONENTE o por el apoderado constituido para el efecto; tratándose de consorcios o uniones temporales deberá estar firmada por el representante designado o el apoderado constituido para el efecto, debidamente facultado en los términos de la ley. La carta de presentación de la PROPUESTA deberá ser diligenciada en el Formato No. 1 del presente pliego de condiciones.

Nota: La no presentación de este documento en el formato establecido por la UNIVERSIDAD, o si este no viene firmado por el representante legal del PROPONENTE o el apoderado constituido para tal efecto, será causal de rechazo de la PROPUESTA. El contenido de este documento será subsanable.

4.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Cuando el PROPONENTE, o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, se deberá comprobar su existencia y representación legal mediante Certificado expedido por la Cámara de Comercio, donde conste su razón social y representación legal, además de lo siguiente: En el certificado se verificará la siguiente información: a) Que su objeto social debe estar relacionado con las actividades principales del objeto de la

presente invitación, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato ofrecido.

b) Que estén contempladas las facultades del representante legal. c) Que este contemplado el nombramiento del revisor fiscal. d) La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos tres (3) años antes,

contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación. e) La duración de la sociedad no será inferior al plazo del contrato y tres (3) años más contados

a partir de la fecha de cierre de la presente invitación. f) Fecha de expedición con una antelación máxima de noventa (90) días calendario, contados a

partir de la fecha inicialmente establecida para el cierre del presente proceso. (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre).

Solamente en el caso de no ser posible acreditar en el Certificado de Cámara de Comercio, a la fecha de cierre del presente proceso, la información requerida en los literales b) y c) del presente numeral, el PROPONENTE deberá presentar el documento idóneo, legalmente permitido, que contenga dicha información. Dicho documento podrá ser:

1) Escrituras públicas de la sociedad 2) Actas de Asambleas de Accionistas 3) Estatutos de la sociedad

Los miembros de los consorcios o uniones temporales, deberán presentar cada uno el documento que acredite su existencia y representación legal en los términos de este numeral.



Nota: Serán causales de rechazo de la PROPUESTA, aplicables a este numeral: i. La presentación de documentos distintos a los expresamente exigidos en este numeral. ii. Que la información solicitada en los literales a), d), e) y f) de este numeral no repose en el

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio. iii. La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios, de

la presentación de los documentos expresamente exigidos en el presente numeral, sin perjuicio que los demás miembros lo hubieren presentado.

iv. La no presentación del documento idóneo y legalmente permitido para probar la información solicitada en los literales b) y c), cuando estas no estén contempladas en el Documento de Existencia y Representación Legal respectivo.

4.1.3. DOCUMENTO FORMAL QUE ACREDITE LA CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO O

UNIÓN TEMPORAL Si el PROPONENTE presenta su PROPUESTA a título de consorcio o unión temporal deberá presentar el respectivo documento de conformación, para lo cual se deberá cumplir con lo siguiente: a) Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal. Si se trata de unión

temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la PROPUESTA y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin previa autorización de la UNIVERSIDAD.

b) Señalar la duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no será inferior a la del plazo del contrato y tres (3) años más.

c) Informar quien es el líder del Consorcio o Unión temporal. d) La designación de un representante que deberá estar facultado para actuar en nombre y

representación del Consorcio o Unión temporal. Igualmente deberá designar un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva.

e) Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1

o del artículo 7

o de la Ley 80 de 1993.

f) Manifestación expresa de cada uno de los Integrantes en el sentido de que conoce y acepta los términos del presente Pliego de Condiciones y responde solidariamente tanto por la veracidad de la información y demás manifestaciones incluidas en los documentos y en la PROPUESTA.

g) Declaración de que ninguno de los Integrantes del Consorcio o Unión temporal se encuentra inhabilitado o tiene incompatibilidades para contratar con la Universidad Nacional de Colombia.

h) Razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal, domicilio y representante legal de cada uno de los integrantes del Consorcio o de la Unión Temporal.

i) Informar cual será la empresa que emitirá la facturación para la UNIVERSIDAD.

Nota: Este documento podrá ser subsanado, en cuanto a su contenido. La omisión de este documento o de las firmas de sus integrantes y la falta de designación de representante legal, o en el caso de las Uniones Temporales, la falta de señalamiento de los términos y extensión de la participación de los miembros que las integren, no son subsanables y generan el rechazo de la PROPUESTA.

4.1.4. CEDULA DE CIUDADANÍA O DE EXTRANJERÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL El PROPONENTE deberá presentar la respectiva copia de la Cédula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar éste documento.



Nota: En caso de no presentarse este documento, la UNIVERSIDAD podrá requerirlo en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, y el PROPONENTE deberá adjuntarlo so pena de incurrir en causal de rechazo.

4.1.5. AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR PROPUESTA Y SUSCRIBIR CONTRATO Si el representante legal del PROPONENTE o de alguno de los integrantes de un consorcio o unión temporal requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar PROPUESTA y suscribir contrato en caso de ser asignado, deberá anexar los documentos que acrediten dicha autorización, debidamente firmados por el presidente o el secretario de la reunión del órgano competente para emitir dicha autorización de acuerdo con los estatutos o reglamentos de la respectiva persona jurídica. En caso de nombrar apoderado, se deberá presentar el Poder que lo faculte para presentar PROPUESTAS y/o celebrar contratos, y la copia de su documento de identidad.

Nota: Este documento podrá ser subsanado, en cuanto a su contenido. Será causal de rechazo la no presentación del mismo, o la falta de las firmas de sus integrantes.

4.1.6. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El PROPONENTE debe acompañar su PROPUESTA, como requisito indispensable, con una Garantía de Seriedad, expedida por una compañía de seguros legalmente constituida y establecida en Colombia o podrá constar en una garantía bancaria expedida por el representante legal de la entidad bancaria. En dicho documento se verificará lo siguiente: a) Asegurado/Beneficiario: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – NIT 899.999.063-3 b) Cuantía: Diez por ciento (10%) del valor total de la PROPUESTA (IVA incluido); c) Vigencia: de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha prevista para el cierre

de la invitación d) Tomador/Afianzado: la póliza o garantía deberá tomarse con el nombre del PROPONENTE o

de la razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio. Cuando la PROPUESTA la presente un consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal (indicando cada uno de sus integrantes y su porcentaje de participación).

e) Firma del representante legal: la póliza o garantía deberá firmarse por parte del representante legal del PROPONENTE(tratándose de uniones temporales o consorcios por el representante legal designado en el documento de constitución)

El PROPONENTE deberá ampliar la vigencia de la garantía en caso de presentarse prórrogas en los plazos de la contratación, de la asignación, o de la suscripción del contrato, no cubiertas con la vigencia inicial. Tanto al PROPONENTE favorecido con la contratación como a los demás participantes, se les devolverá la garantía de la seriedad de la PROPUESTA cuando esté perfeccionado el contrato, previa solicitud escrita en este sentido. La UNIVERSIDAD hará efectiva la totalidad de la garantía, a título de indemnización por perjuicios en los siguientes casos: 1 Cuando el PROPONENTE se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la PROPUESTA,



en caso que la UNIVERSIDAD decida modificar el calendario de la invitación. 2 Cuando el PROPONENTE, por cualquier motivo, salvo fuerza mayor o caso fortuito

debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD, no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en el pliego de condiciones o en su PROPUESTA, en especial no suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de su otorgamiento;

Nota: La no presentación de la Garantía de Seriedad de la PROPUESTA, será motivo de rechazo por considerar que la PROPUESTA no tiene la seriedad exigida. También será causal de rechazo de la PROPUESTA la presentación de la garantía sin el cumplimiento de los requisitos contenidos en los literales a) y d). El contenido de los literales b), c) y e) establecidos en este numeral, podrá ser subsanado.

4.1.7. CERTIFICACIÓN DE REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) DE LA CÁMARA

DE COMERCIO El PROPONENTE deberá presentar el Certificado de Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio. Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar la documentación requerida en el presente numeral. En el certificado se verificará: a) La inexistencia de reportes sobre multas o sanciones impuestas al Proponente, dentro de los

dos (2) años anteriores a la fecha de expedición del RUP, en relación con el objeto contractual de la presente invitación.

b) Fecha de expedición inferior a quince (15) días calendario, contados a partir de la fecha prevista para el cierre de la presente invitación, (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre).

c) Que se encuentra debidamente inscrito, calificado y clasificado en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, como se muestra a continuación:

d) Clasificación (en alguna de las dos actividades relacionadas a continuación con especialidad y grupo correspondiente a dicha actividad):

ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPO

02 (Consultor) 10 (Otros) 02 (Sistemas de Información)

03 (Proveedor) 33 (Sistemas de Información y Tecnología de Información)

01 (Equipos de Cómputo y procesamiento de datos) 03 (Software)

Nota: Este documento podrá ser subsanado, en cuanto a su contenido. Serán causales de rechazo de la PROPUESTA, aplicables a este numeral: a) La no presentación del certificado del RUP por parte del proponente. b) La presentación de documentos distintos a los expresamente exigidos en este numeral. c) La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios,

de la presentación del documento expresamente exigido en este numeral, sin perjuicio que los demás miembros lo hubieren presentado.

d) Que en el certificado exista constancia de multas y/o sanciones impuestas al proponente en relación con el objeto contractual de la presente invitación dentro del término establecido.



4.1.8. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Los PROPONENTES deberán presentar el certificado expedido por el revisor fiscal o representante legal, en que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de aportes a salud, pensiones, riesgos profesionales, SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, de acuerdo a lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, modificado por la Ley 828 de 2003. Las personas jurídicas y/o naturales integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deben presentar individualmente el certificado sobre el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y aportes parafiscales. Dicha certificación deberá expedirse con una antelación inferior a treinta (30) días calendario, a la fecha prevista para el cierre de la presente invitación.

Nota: Este documento podrá subsanarse en su contenido. La no presentación será causal de rechazo de la PROPUESTA.

4.1.9. TARJETA PROFESIONAL Y CERTIFICACIÓN DE VIGENCIA DE INSCRIPCIÓN Y

ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DEL REVISOR FISCAL El PROPONENTE deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta Central de Contadores, del Revisor Fiscal (si está obligado a tenerlo) responsable de la suscripción del certificado sobre el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y aportes parafiscales Para el caso de consorcios o uniones temporales, cada una de los integrantes deberá presentar los documentos en los términos de este numeral.

Nota: Si el PROPONENTE no allega la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes disciplinarios del revisor fiscal que suscribe el certificado sobre el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y aportes parafiscales, o si el certificado de antecedentes disciplinarios allegado con la PROPUESTA no se encuentra vigente, la UNIVERSIDAD podrá solicitarlo(s) en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva; si el PROPONENTE no responde a la solicitud dentro del plazo estipulado por la UNIVERSIDAD, se configurará causal de rechazo de la PROPUESTA.

4.2. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN FINANCIERA 4.2.1. RUT (Registro Único Tributario) El PROPONENTE deberá presentar el respectivo certificado expedido por el ente legal, donde conste si se encuentra en representación de una persona jurídica o natural debidamente registrada, y que su actividad económica corresponde a la del objeto a contratar. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar éste documento.

Nota: Este documento podrá subsanarse en su contenido. En caso de no presentarse con la PROPUESTA, la UNIVERSIDAD podrá requerirlo en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, y el PROPONENTE deberá adjuntarlo so pena de incurrir en causal de rechazo.



4.2.2. ESTADOS FINANCIEROS Los siguientes documentos deben ser presentados por cada uno de los PROPONENTES que se presenten ya sea en forma individual, consorcio o unión temporal: a) Balance General y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2010, debidamente

certificados y dictaminados. b) Tanto los estados financieros solicitados como sus notas deben ser elaborados y presentados

conforme al Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia;

En el caso en que se presenten consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe cumplir con los requisitos mencionados.

Nota: Estos documentos podrán ser objeto de solicitud de aclaración por parte de la UNIVERSIDAD en su contenido. En el caso de no presentarse con la PROPUESTA, la UNIVERSIDAD podrá requerir su presentación en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, y si tal requerimiento no es atendido por el PROPONENTE, se configurará causal de rechazo de la PROPUESTA.

4.2.3. TARJETA PROFESIONAL Y CERTIFICACIÓN DE VIGENCIA DE INSCRIPCIÓN Y

ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DEL CONTADOR PÚBLICO El PROPONENTE deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta Central de Contadores, del Contador Público responsable de la suscripción del Balance General solicitado. Para el caso de consorcios o uniones temporales cada uno de los participantes deberá anexar la Certificación de Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios del Contador que certifica su Balance General.

Nota: Si el PROPONENTE no allega la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes disciplinarios del(os) contador(es) público(s) que suscribe(n) el Balance General, o si el certificado de antecedentes disciplinarios allegado con la PROPUESTA no se encuentra vigente, la UNIVERSIDAD podrá solicitarlo (s) en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva; si el PROPONENTE no responde a la solicitud dentro del plazo estipulado por la UNIVERSIDAD, se configurará causal de rechazo de la PROPUESTA.

4.3. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA 4.3.1. CERTIFICACIONES PARA ACREDITAR EXPERIENCIA El PROPONENTE deberá allegar con su PROPUESTA, certificación de tres (3) contratos suscritos, que contengan como mínimo la siguiente información: a) Nombre o razón social de la empresa o persona contratante; b) Objeto del contrato; que sea similar al Objeto del presente proceso y además certifique que el

PROPONENTE tiene experiencia en implantación y puesta en producción de Sistemas de Información de Gestión Documental.

c) Valor del contrato*; d) Los contratos deben haber sido ejecutados al 100% dentro de los tres (3) años anteriores a la

fecha de cierre del presente proceso, o tener una ejecución mínima del 70% para la misma



fecha. Para tal fin, la certificación deberá indicar la fecha de inicio y la fecha de terminación de cada contrato.

e) Nombre, cargo, teléfono y firma de quién la expide. f) En caso que el PROPONENTE haya participado en el contrato como consorcio o unión

temporal, indicar el porcentaje de participación de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal;

g) Si el contrato al momento de cierre de la presente invitación se encuentra en ejecución, indicar el porcentaje ejecutado del contrato a la fecha de expedición de la certificación.

h) Calificación del servicio (la cual deberá ser buena o excelente) * Si el valor del contrato certificado se presenta en moneda extranjera, la UNIVERSIDAD calculará su valor en pesos, liquidándolo a la TRM de la fecha de terminación. En el caso que el contrato este en ejecución será liquidado a la TRM de la fecha de cierre de la presente invitación. La suma del valor de las tres (3) certificaciones debe ser igual o superior al 100% de la disponibilidad presupuestal contemplada en el Numeral 1.7. del presente Pliego de Condiciones. En el caso de presentar PROPUESTA como consorcio o unión temporal, deberán presentar tres (3) certificaciones en total que cumpla con toda la información mínima requerida en el presente numeral; siempre y cuando el proponente, en conjunto, pueda certificar el 100% del valor establecido en el numeral 1.7. del presente Pliego de Condiciones. Las certificaciones de experiencia exigidas podrán contener certificaciones de dos o más contratos, siempre y cuando se especifique claramente el valor y el objeto de cada uno de ellos en cada certificación, independientemente de si estas vienen en uno, dos o tres documentos. No se tendrá en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto sanciones o que tengan calificación del servicio regular o mala. La UNIVERSIDAD no recibirá documentos tales como copias de contratos, actas de liquidación, copias de facturación o similares. Sólo serán válidas las certificaciones que se presenten con los requisitos exigidos. Las certificaciones no podrán ser expedidas por el propio PROPONENTE, el Consorcio, o la Unión Temporal de la cual formó parte en la ejecución del contrato. Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse traducidos al idioma castellano y legalizado en la forma prevista por la normatividad vigente en la materia; de lo contrario, la UNIVERSIDAD entenderá que no existe el cumplimiento del requisito.

NOTAS: Serán causales de rechazo de la PROPUESTA, aplicables a este numeral: i. La no presentación de las certificaciones. ii. Que la información solicitada en las literales a), b), c) y d) de este numeral no repose en la(s)

certificación(es) aportada(s). El contenido de las certificaciones será subsanable en lo relacionado con los numerales e), f), g), y h). Para lo cual, la UNIVERSIDAD podrá requerir al proponente en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, si el PROPONENTE no responde a la solicitud dentro del plazo estipulado por la UNIVERSIDAD, se configurará causal de rechazo de la PROPUESTA.



4.3.2. EQUIPO PROFESIONAL REQUERIDO PARA DAR CUMPLIMIENTO AL OBJETO DEL CONTRATO

El PROPONENTE deberá presentar a la UNIVERSIDAD el equipo que propone para desarrollar la totalidad de actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto general, alcance y obligaciones específicas del presente pliego. El PROPONENTE deberá presentar el Formato No. 6 debidamente diligenciado y las hojas de vida de su equipo de trabajo y adjuntarlos siguientes documentos: a) Fotocopia del título profesional según el caso. b) Fotocopia de la tarjeta profesional. c) Constancia expedida por la empresa a la cual estuvo vinculado, mediante la cual se acredite la

experiencia, según sea el caso. d) Carta de intención debidamente firmada por el profesional donde se demuestre la aquiescencia

o consentimiento de participación en el proyecto. e) Para efectos de certificar la experiencia específica deberá adjuntar certificación expedida por la

entidad contratante donde se verifique que cumple con la experiencia específica requerida para cada caso.

La UNIVERSIDAD procederá a evaluar los documentos soporte para cada uno de los profesionales propuestos, y una vez éstos hayan sido aceptados, sólo podrán ser reemplazados por una persona con el perfil profesional de igual o mejor categoría que el exigido en el Pliego de Condiciones, previo visto bueno del Supervisor designado para el contrato a suscribir.

NOTA: Estos documentos podrán ser objeto de solicitud de aclaración por parte de la UNIVERSIDAD en su contenido. En el caso de no presentarse con la PROPUESTA, la UNIVERSIDAD podrá requerir su presentación en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, y si tal requerimiento no es atendido por el PROPONENTE, se configurará causal de rechazo de la PROPUESTA.

4.3.3. DOCUMENTO DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA El PROPONENTE deberá presentar un documento que indique la arquitectura de operación de la solución, así como la infraestructura tecnológica que proveerá a la UNIVERSIDAD para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación. La infraestructura suministrada de los servidores de: base de datos, aplicaciones y archivos, y de hardware adicional de: escáneres, impresoras de rótulos y lectores de rótulos quedarán de manera permanente en las instalaciones de la UNIVERSIDAD y serán de su propiedad. EL PROPONENTE, deberá proveer a la UNIVERSIDAD la infraestructura requerida para garantizar la ejecución e implantación de la solución contratada. Los servidores de: base de datos, aplicaciones y archivos, y de hardware adicional de: escáneres, impresoras de rótulos y lectores de rótulos para el desarrollo y pruebas del PROPONENTE deberán ser suministrados por el PROPONENTE durante el tiempo de ejecución e implantación del Sistema de Información.

NOTA: Este documento podrá subsanarse en su contenido. La no presentación será causal de rechazo de la PROPUESTA.

4.3.4. CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO El PROPONENTE deberá presentar certificación de exclusividad del producto, cuando los derechos de autor sean de su propiedad.



El PROPONENTE deberá presentar certificación de autorización para la distribución del producto emitida por el propietario del mismo. Adicionalmente debe anexar certificación de autorización del propietario del producto, para implantar la solución adquirida y los requerimientos solicitados por la UNIVERSIDAD.


4.3.5. CATALOGO DEL PRODUCTO El PROPONENTE deberá presentar el catalogo del producto, el cual deberá especificar claramente la funcionalidad de todos los módulos de la solución.


4.3.6. CERTIFICACIÓN DE GARANTÍA, SOPORTE Y MANTENIMIENTO El PROPONENTE deberá presentar carta suscrita por el fabricante o propietario de la aplicación en la que garantice que el PROPONENTE está autorizado para la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento de la solución PROPUESTA. La certificación deberá especificar que el PROPONENTE prestará el servicio de garantía por un periodo mínimo de doce (12) meses contados a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción, suscrita por el Supervisor, la cual debe incluir el cumplimiento del objeto general, alcance y obligaciones específicas del presente pliego. Adicionalmente, deberá incluir expresamente que el PROPONENTE se encuentra autorizado para prestar el soporte y mantenimiento de la solución por un período mínimo de cinco (5) años. Lo anterior no implica que la UNIVERSIDAD esté obligada a suscribir contratos futuros de soporte y/o mantenimiento sobre el software adquirido.


4.3.7. CERTIFICACIÓN DE GARANTÍA SOBRE SERVIDORES, ESCÁNERES, IMPRESORAS

DE RÓTULOS Y LECTORES DE RÓTULOS El PROPONENTE deberá especificar los términos de garantía que cubren servidores, escáneres, impresoras de rótulos y lectores de rótulos incluidos en su PROPUESTA y deberá especificar por lo menos la siguiente información: a) Garantizar por un período igual o superior a tres (3) años, la calidad del equipo ofrecido

incluyendo todas las partes y periféricos, mano de obra y servicio a partir del recibo a satisfacción. La garantía debe ser ofrecida directamente por el fabricante de los equipos ofertados y prestada en las instalaciones del Nivel Nacional, Sedes y Facultades de la UNIVERSIDAD.

b) Naturaleza y tipo de fallos que cubre la garantía. c) Tiempo de respuesta para reemplazar o reparar el componente o componentes averiados.

Este tiempo se deberá especificar en horas. Como mínimo debe cumplir un esquema de 7x24x4.



Para todos los efectos derivados del presente pliego de condiciones el PROPONENTE recibirá y solucionará las solicitudes de reposición hechas por parte de la UNIVERSIDAD durante el tiempo de ejecución del contrato y el período de garantía y soporte sobre la solución implementada.


4.3.8. CRONOGRAMA Y METODOLOGÍA DE TRABAJO El PROPONENTE deberá presentar el cronograma y la metodología PROPUESTA a la UNIVERSIDAD para garantizar el cumplimiento del objeto general, alcance y obligaciones específicas. Además, deberá indicar el tiempo de ejecución de cada fase, hitos, responsables y seguimiento del proyecto. Así mismo el PROPONENTE debe relacionar en su PROPUESTA los recursos necesarios que debe suministrar la UNIVERSIDAD para garantizar el cumplimiento del objeto de la presente invitación.


4.3.9. METODOLOGÍA DE DESARROLLO El PROPONENTE deberá presentar a la UNIVERSIDAD la metodología de desarrollo PROPUESTA para atender los requerimientos descritos en el Formato No. 4 (Matriz de Requerimientos Adicionales que deben ser provistos) y aquellos que en la columna “CUMPLE/OFRECE” del Formato No. 3 (Matriz de Requerimientos Funcionales) sean diligenciados como “OFRECE”, es decir, aquellos que la solución ofrecida no provee pero que serán desarrollados durante el tiempo de ejecución del contrato.


4.3.10. PLAN DE CAPACITACIÓN El PROPONENTE deberá incluir y presentar el plan de capacitación (funcional y técnico) que garantice el entendimiento y optima operación de la solución por parte del personal de la UNIVERSIDAD. Esta actividad deberá ser parte integral del cronograma de trabajo. Debe relacionar cada módulo, su intensidad (horas), perfil del usuario a quien va dirigido, número máximo de funcionarios que serán capacitados y material suministrado y necesario para la capacitación. Las fechas y el sitio donde se realizará la capacitación, serán coordinados entre la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE.




4.3.11. ESQUEMA DE IMPLANTACIONES FUTURAS El PROPONENTE deberá presentar un documento con el esquema de implantación propuesto para la instalación y puesta en operación de la Solución en otra Oficina de la UNIVERSIDAD y/o de una nueva serie documental. El plan deberá contemplar:

a) El número total de horas de consultoría y el costo por hora para la prestación del servicio. Dicho costo por hora será presentado en un porcentaje (%) equivalente sobre la base del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV).

b) El costo de adquisición de nuevas licencias del aplicativo. Este valor no podrá ser superior al costo de las licencias adquiridas en la primera fase y presentadas en el Formato No. 2 Dicho costo será presentado en un porcentaje (%) equivalente sobre el valor relacionado en el Formato No. 2 para las ciento cincuenta (150) licencias que la UNIVERSIDAD adquiere para la primera fase.

Los costos relacionados por el PROPONENTE deberán mantenerse para la suscripción de contratos futuros, en caso de que la UNIVERSIDAD requiera al PROPONENTE para la prestación de los servicios de implantación.


4.3.12. CERTIFICACIÓN DE LA ARQUITECTURA El PROPONENTE deberá presentar certificación del fabricante del producto de la aplicación ofrecida a la UNIVERSIDAD, al momento de la presentación de la PROPUESTA, donde se indique el tipo de arquitectura de los módulos así: a) Arquitectura Web: para los módulos de los numerales 6.1.1., Gestión de Comunicaciones

Oficiales y, 6.1.3., Gestión Documental. b) Versión multinivel (arquitectura cliente/servidor o arquitectura web): para el módulo del

numeral 6.1.2., Administración de Flujo Documental (Workflow), el Módulo de Administración y el Módulo de Seguridad.


4.4. FORMATOS DE LA PROPUESTA Los formatos suministrados en el presente pliego, deben adjuntarse a la PROPUESTA, totalmente diligenciados. Si el PROPONENTE considera que es conveniente para complementar su PROPUESTA anexar otra información adicional a la solicitada por la UNIVERSIDAD en los formularios establecidos, podrá hacerlo referenciando el formulario que complementa. Si se trata de consorcio o unión temporal se deben anexar los formatos antes solicitados por cada uno de los miembros que lo conforman.

Nota: Estos documentos podrán ser subsanados, en cuanto a su contenido, la no presentación de los mismos será causal de rechazo de la PROPUESTA.



CAPITULO V CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA

La UNIVERSIDAD rechazará las PROPUESTAS que no cumplan con los requisitos exigidos y entre otros, en los siguientes casos: 5.1. Cuando se encuentre que el PROPONENTE está incurso en alguna de las inhabilidades e

incompatibilidades o prohibiciones previstas en la Constitución o en la Ley.

5.2. Cuando el valor de la PROPUESTA supere el valor de la disponibilidad presupuestal estipulado para la presente invitación.

5.3. Cuando se presenten varias PROPUESTAS por el mismo PROPONENTE por sí, por

interpuestas personas o por personas jurídicas pertenecientes al mismo grupo empresarial (ya sea en consorcio, unión temporal o individualmente).

5.4. Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la

PROPUESTA o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del PROPONENTE a la UNIVERSIDAD o los demás PROPONENTES.

5.5. Cuando el PROPONENTE habiendo sido requerido por la UNIVERSIDAD para aportar

documentos, información o aclaraciones, conforme a lo establecido en el Pliego de Condiciones, no los allegue dentro del término fijado, o habiéndolos aportado, no estén acorde con las exigencias.

5.6. Cuando la PROPUESTA presentada no cumpla con los requerimientos mínimos y obligatorios

establecidos en los capítulos IV y VI del presente pliego de condiciones. 5.7. Cuando las certificaciones, anexos, y demás documentos necesarios para la evaluación de las

PROPUESTAS presenten enmendaduras y no hayan sido refrendadas por el representante legal.

5.8. Cuando no coincida la información diligenciada en los formatos o certificaciones, con la

información de los documentos soportes solicitados como aclaraciones por parte de la UNIVERSIDAD. Se entiende que la información no coincide cuando no exista correspondencia, entre la información obtenida frente a la relacionada por el PROPONENTE en los respectivos formatos o certificaciones.

5.9. Cuando el representante legal de una persona jurídica o los representantes legales que

participen en un consorcio o unión temporal ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en la presente contratación.

5.10. Cuando la vigencia de la PROPUESTA comprenda un plazo inferior al exigido. 5.11. Cuando la PROPUESTA se presente en forma extemporánea. 5.12. Los demás casos expresamente establecidos en el presente pliego de condiciones.



CAPITULO VI ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS A

ADQUIRIR

La UNIVERSIDAD está interesada en adquirir un Sistema de Información para su Gestión Documental. Esta iniciativa cuenta con respaldo institucional para alcanzar sus objetivos

2 y en el

desarrollo de la misma se han adelantado varias actividades: el planteamiento de un modelo de gestión documental electrónica, ajustes a las Tablas de Retención Documental para adaptarlas a este modelo y la medición de series documentales de la UNIVERSIDAD a efectos de fijar los requerimientos del sistema y el alcance proyectado para la implantación del mismo. 6.1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES La solución a adquirir debe contar con tres módulos de acuerdo con las especificaciones de requerimientos funcionales que se describen a continuación, para lo cual el PROPONENTE deberá diligenciar el Formato No. 3 (Matriz de Requerimientos Funcionales): 6.1.1. MODULO DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

3

La solución debe adoptar los procedimientos contemplados por el Archivo General de la Nación a través del Acuerdo 060 de 2001, para los documentos generados en papel, fax y correo electrónico. Los números únicos de registro y de radicación deben ser consecutivos desde el 1 y reiniciar cada año. Debe contar con funciones para:

6.1.1.1. Registro

El sistema debe realizar el registro a cada comunicación oficial, documento no radicable y envío asignando un prefijo que lo identifique (ej.: RE) y un consecutivo único de registro el cual debe incluir la identificación de la clase de registro que se está generando (ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial Interna, DNR – documento no radicable, ENV – envío) y la siguiente información para:

6.1.1.1.1. Comunicaciones Oficiales externas: Registrar todas las comunicaciones oficiales

recibidas y enviadas por la UNIVERSIDAD.

6.1.1.1.1.1. Comunicaciones Oficiales recibidas: Deben tener como mínimo los siguientes campos: a) Prefijo que identifica que es Registro b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: R=Recibida). d) Fecha y hora. e) Nombre del responsable (radicador). f) Oficina destinataria. g) Remitente. h) Naturaleza del remitente (Persona Natural o Jurídica). i) Dirección del remitente. j) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). k) Anexos. l) Tiempo de respuesta (opcional). m) Consecutivo de la comunicación recibida (opcional).

2 Disminución del uso del soporte papel, tener disponibilidad inmediata de la información recibida a través del Servicio de

correspondencia, consulta inmediata de archivos electrónicos para varias oficinas, alcanzar un mayor y mejor control de la documentación generada en cada proceso de gestión y beneficiar a los integrantes de la comunidad universitaria y a la ciudadanía que accede a los servicios de la UNIVERSIDAD. 3 Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 060 de 2001, Archivo General de la Nación).



n) Correspondencia sin remitente (anónima). 6.1.1.1.1.2. Comunicaciones Oficiales enviadas: Deben tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Registro b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: E=enviada) d) Fecha y hora. e) Nombre del responsable (radicador). f) Oficina remitente. g) Destinatario h) Naturaleza del destinatario (Persona Natural o Jurídica). i) Dirección del destinatario. j) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). k) Anexos. l) Tiempo de respuesta (opcional). m) Consecutivo de la comunicación interna (opcional).

6.1.1.1.2. Comunicaciones Oficiales internas: Registrar todas las comunicaciones oficiales

recibidas y enviadas a nivel interno (entre las oficinas de la UNIVERSIDAD) teniendo como mínimo los siguientes campos: a) Prefijo que identifica que es Registro b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: R=recibida o E=enviada) d) Fecha y hora. e) Nombre del responsable (radicador). f) Oficina remitente. g) Oficina destinataria. h) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). i) Asunto. j) Serie (se define en el destino). k) Subserie (se define en el destino). l) Tipo Documental (se define en el destino). m) Anexos. n) Tiempo de respuesta (opcional). o) Consecutivo de la comunicación interna (opcional).

6.1.1.1.3. Documentos Oficiales NO radicables: Registrar todos los documentos oficiales

recibidos y enviados por la UNIVERSIDAD que no son comunicaciones oficiales (libros, revistas, folletos, plegables y otros documentos de carácter informativo) y tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Registro b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: R=recibida o E=enviada) d) Fecha y hora. e) Nombre del responsable (radicador). f) Oficina remitente. g) Oficina destinataria. h) Remitente y naturaleza del remitente (Persona Natural o Jurídica). i) Dirección del remitente. j) Destinatario k) Naturaleza del destinatario (Persona Natural o Jurídica). l) Dirección del destinatario. m) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax).



n) Anexos. o) Tiempo de respuesta (opcional). p) Consecutivo de la comunicación recibida asociada (opcional). q) Consecutivo de la comunicación enviada asociada (opcional). r) Clase del Documento (libros, revistas, folletos, plegables, etc.) s) Titulo

6.1.1.1.4. Envíos

4: Registrar todos los envíos recibidos y despachados por la UNIVERSIDAD y

tener como mínimo de los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Registro b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: R=recibida o E=enviada) d) Fecha y hora. e) Número de guía. f) Empresa prestadora del servicio. g) Contenido del envío. h) Nombre del responsable (radicador). i) Oficina Remitente. j) Remitente. k) Naturaleza del remitente (Persona Natural o Jurídica). l) Dirección del remitente. m) Dirección electrónica del remitente. n) Oficina destinataria. o) Destinatario. p) Naturaleza del destinatario (Persona Natural o Jurídica). q) Dirección del destinatario. r) Dirección electrónica del destinatario. s) Consecutivo interno o externo de la comunicación asociada (opcional).

6.1.1.2. Radicación Además del registro, a cada comunicación oficial, debe asignarse un prefijo (ej.: RA) y un consecutivo único de radicación (independiente del código de registro) el cual debe incluir la identificación de la clase de radicación que se está generando (ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial Interna), y los siguientes campos: 6.1.1.2.1. Comunicaciones Oficiales externas: Radicar todas las comunicaciones oficiales

recibidas y enviadas por la UNIVERSIDAD. 6.1.1.2.1.1. Comunicaciones Oficiales recibidas: Deben tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Radicación b) Número único de radicación (Consecutivo Único + Clase de Radicación). c) Tipo de Radicación (ej.: R = Recibidas). d) Fecha y hora.

6.1.1.2.1.2. Comunicaciones Oficiales enviadas: Deben tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Radicación b) Número único de radicación. c) Tipo de Radicación (ej.: E = Enviadas). d) Fecha y hora.

4 Se entiende por envío la recepción, despacho y distribución de un elemento diferente a un documento, por ejemplo: cajas,

paquetes, etc.



6.1.1.2.2. Comunicaciones Oficiales internas: Deben tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Radicación b) Número único de radicación (Consecutivo Único + Clase de Radicación).. c) Tipo de Radicación (ej.: R = Recibidas o E = Enviadas). d) Fecha y hora. e) Consecutivo interno de la comunicación (opcional)

6.1.1.3. Metadatos para registro y radicación que como mínimo se deben manejar en este módulo:

a) Código único de registro (Prefijo de Registro + Numero único de Registro + Tipo de Registro).

b) Fecha y hora del registro. c) Responsable del registro. d) Remitente. e) Naturaleza del remitente. f) Dirección del remitente. g) Código oficina remitente. h) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). i) Dirección electrónica del remitente. j) Anexos. k) Tiempo de respuesta. l) Consecutivo externo o interno. m) Código Oficina destinataria n) Documento sin remitente. o) Titulo p) Código único de radicación (Prefijo de Radicación + Numero único de Radicación +

Tipo de Radicación). q) Fecha y hora de radicación r) Numero de guía de envío. s) Empresa prestadora del servicio de envío. t) Contenido del envío. u) Recibido por ruta de correspondencia.

6.1.1.4. Registrar las devoluciones de comunicaciones oficiales (papel, documento electrónico),

documentos no radicables y envíos con mínimo los siguientes campos:

a) Código único de registro (Prefijo de Registro + Numero único de Registro + Tipo de Registro).

b) Motivo de la devolución (menú de opciones). c) Fecha y hora

6.1.1.5. Digitalizar las comunicaciones oficiales recibidas por la UNIVERSIDAD en las ventanillas

de correspondencia en los centros de digitalización definidos en el numeral 1.4.2., almacenando el documento obtenido en el servidor de archivos, y asociar el documento con los metadatos de registro y radicación a través del código único de registro asignado al documento. Los documentos que sean anexos de otros deben quedar asociados al código único de registro del documento principal.

6.1.1.6. Generar una etiqueta para el registro y radicación de: comunicaciones oficiales, envíos y documentos no radicables en la cual se incluyan los datos de registro y radicación que la UNIVERSIDAD defina de los señalados en los numerales 6.1.1.1 y 6.1.1.2. La etiqueta debe incluir los códigos únicos de registro y radicación en códigos de barras y ser imprimible para colocar en documentos de soporte papel. De igual forma debe poder colocarse de manera digital la etiqueta en los documentos electrónicos.



6.1.1.7. Almacenar los documentos electrónicos (digitalizados) en bandejas independientes del

módulo de administración de comunicaciones oficiales desde las cuales se puedan gestionar (distribuir).

6.1.1.8. Asignar a cada ventanilla del servicio de correspondencia, bandejas para la administración de los documentos electrónicos, al menos las siguientes:

a) Documentos digitalizados. b) Documentos asignados. c) Documentos reasignados d) Devoluciones.

6.1.1.9. Manejar automáticamente el estado y los cambios de estado de los documentos

electrónicos según la bandeja donde se encuentren y trasladen (digitalizados, asignados, reasignados, devueltos).

6.1.1.10. Controlar a través de la herramienta de flujo de trabajo documental (work flow), la distribución electrónica de los documentos electrónicos desde las ventanillas del servicio de correspondencia hacia las oficinas destinatarias de la UNIVERSIDAD notificando automáticamente a través de la(s) cuenta(s) de correo institucional que se definan al (a los) funcionario(s) destinatario(s).

6.1.1.11. Consultar de manera controlada los documentos, registros y/o radicaciones, ingresados por las ventanillas de correspondencia a través de los metadatos definidos en el numeral 6.1.1.3., permitiendo al sistema indexar por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Código único de registro b) Fecha y hora del registro c) Remitente d) Código Oficina remitente e) Código Oficina destinataria f) Titulo g) Código único de radicación h) Fecha y hora de radicación i) Numero de guía de envío

6.1.1.12. Generar un reporte o planilla con la relación de: comunicaciones oficiales

registradas y radicadas, envíos y documentos no radicables que serán entregadas a la(s) oficina(s) destinataria(s). Las columnas que como mínimo debe contener el reporte son:

a) Código único de registro b) Fecha y hora del registro. c) Responsable del registro. d) Remitente. e) Naturaleza del remitente. f) Dirección del remitente. g) Código oficina remitente. h) Nombre oficina remitente. i) Código oficina destinataria. j) Nombre oficina destinataria. k) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). l) Dirección electrónica del remitente. m) Consecutivo externo o interno. n) Documento sin remitente.



o) Titulo p) Código único de radicación. q) Fecha y hora de radicación.

6.1.1.13. Permitir desde el Módulo de Gestión Documental, que las oficinas destinatarias de

los documentos electrónicos digitalizados, envíos y documentos no radicables recibidos y distribuidos por las ventanillas de correspondencia confirmen su recepción.

6.1.1.14. Capturar la información de los proveedores del servicio de correspondencia de la UNIVERSIDAD con mínimo los siguientes campos:

a) NIT. b) Nombre (razón social). c) Dirección. d) Teléfonos. e) Fax. f) Tarifas. g) Tipos de servicios (local, nacional, internacional). h) Número del contrato i) Fecha inicial del contrato j) Fecha final del contrato

6.1.1.15. El módulo debe contener la información geográfica nacional (departamentos,

municipios) e internacional (países) necesaria para que el operador seleccione el origen y/ o destino de las comunicaciones, envíos y documentos.

6.1.1.16. Para consultas y reportes de Registro y Radicación el sistema debe permitir indexar por los siguientes campos y combinaciones entre ellos:

a) Código del registro b) Fecha y hora del registro. c) Código oficina remitente d) Estado del registro e) Código de la radicación f) Fecha y hora de la radicación g) Estado de la radicación h) Titulo

Las columnas que como mínimo debe contener el informe para Registro y Radicación son:

a) Código registro b) Fecha y hora del registro. c) Responsable del registro. d) Remitente. e) Naturaleza del remitente. f) Dirección del remitente. g) Código oficina remitente. h) Nombre oficina remitente. i) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). j) Dirección electrónica del remitente. k) Anexos. l) Tiempo de respuesta. m) Consecutivo externo o interno. n) Documento sin remitente. o) Titulo p) Código de radicación.



q) Fecha y hora de radicación r) Numero de guía de envío. s) Empresa prestadora del servicio de envío. t) Contenido del envío. u) Recibido por ruta de correspondencia. v) Oficina destinataria.

6.1.1.17. Para consultas y reportes de Devoluciones el sistema debe permitir indexar como

mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos:

a) Código oficina remitente b) Código del registro c) Fecha y hora del registro. d) Estado del registro e) Titulo

Las columnas que como mínimo debe contener el informe para Devoluciones son:

a) Código registro b) Fecha y hora del registro. c) Responsable del registro. d) Remitente. e) Naturaleza del remitente. f) Dirección del remitente. g) Código oficina remitente. h) Nombre oficina remitente. i) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). j) Dirección electrónica del remitente. k) Anexos. l) Tiempo de respuesta. m) Consecutivo externo o interno. n) Documento sin remitente. o) Titulo p) Motivo de la devolución (menú de opciones) q) Fecha y hora

6.1.1.18. El módulo debe permitir la programación de los recorridos diarios de las rutas del

servicio de distribución física de documentos de correspondencia incorporando como mínimo los siguientes campos:

a) Funcionario. b) Número de ruta. c) Nombre de la ruta. d) Sede. e) Campus. f) Edificio. g) Bloque. h) Módulo oficina.

6.1.1.19. Para consultas y reportes de la programación de recorridos el sistema debe

permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos:

a) Sede b) Oficina c) Funcionario



Las columnas que como mínimo debe contener el informe de la programación de

recorridos son:

a) Código Sede b) Nombre Sede c) Código Oficina d) Nombre Oficina e) Funcionario f) Edificio g) Bloque h) Campus i) Numero de ruta j) Nombre de la ruta.

6.1.2. MODULO DE ADMINISTRACIÓN DE FLUJOS DOCUMENTALES DE TRABAJO

(Workflow) 6.1.2.1. El módulo debe permitir diseñar gráficamente flujos documentales incluyendo como

mínimo las siguientes actividades:

a) Iniciar flujo. b) Crear documento. c) Registrar documento. d) Radicar documento. e) Asignar documento. f) Reasignar documento. g) Clasificar Documento. h) Identificar documento. i) Archivar Documento. j) Crear expediente. k) Asignar expediente. l) Reasignar expediente. m) Marcar expediente. n) Cerrar expediente. o) Envío de copias. p) Firmar documento (comprende dos mecanismos: digitalizada y código de barras). q) Transferir expediente. r) Aplicar disposición final de expediente.

Todo flujo debe estar identificado en el sistema con mínimo los siguientes campos:

a) Serie Documental. b) Subserie Documental. c) Tipo documental. d) Expediente. e) Número de flujo.

Cada vez que se realice un ajuste al flujo, el sistema deberá guardar la versión anterior, la cual debe ser consultable usando los metadatos antes indicados. Los flujos de trabajo deben ser visualizables por los usuarios autorizados al menos en dos tipos de presentación: una gráfica (iconos y conectores como mínimo accesible con cualquier visor) y una a manera de listado secuencial de actividades y documentos.



6.1.2.2. Administrar las rutas documentales definidas en cada flujo de trabajo (trasladar el documento electrónico entre oficinas, funcionarios y actividades predefinidos) para cualquier documento (tipo documental) y/ o grupos de documentos (series, subseries, expedientes) que sean enrutados desde su ingreso a través del módulo de administración de comunicaciones oficiales o desde una oficina de la UNIVERSIDAD. Siendo posible asignar responsable(s) a cada actividad del flujo.

6.1.2.3. Generar alarmas o alertas y trasmitirlas a través del sistema a las cuentas de correo electrónico institucional de oficinas y funcionarios de cada actividad documental acerca del vencimiento de términos y/o estados de los documentos preestablecidos para la ejecución de la misma y al jefe inmediato cuando no sea atendida una actividad en el tiempo establecido. La alarma debe ser parametrizable permitiendo indicar cuantos días previos a la fecha de vencimiento y con qué frecuencia se hará llegar la notificación a la oficina o funcionario responsable.

6.1.2.4. Generar notificaciones informativas sobre la ejecución de las actividades descritas en el

numeral 6.1.2.1. y enviarlas a través del sistema de información y de las cuentas institucionales de correo electrónico predefinidas.

6.1.2.5. Generar flujos documentales fijos (con rutas, actividades y responsables no modificables, excepto por el personal autorizado) y otros flexibles que permitan a los usuarios autorizados decidir en casos particulares incluir variaciones en las rutas, actividades y responsables del flujo documental predefinido.

6.1.2.6. Generar estadísticas y reportes básicos de cada flujo documental sobre tiempos de respuesta a las actividades predefinidas por: documento, expediente, usuario; sobre número de alarmas generadas por: flujo documental, documento, expediente, oficina y usuario.

6.1.2.7. Para consultas y reportes de Flujos Documentales el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Código Flujo Documental b) Nivel c) Código Oficina creadora d) Código Serie. e) Código Subserie.

6.1.2.8. El módulo debe permitir la generación como mínimo de los siguientes reportes:

a) Número de flujos documentales creados b) Número de flujos documentales creados por Nivel (nacional, sedes, facultades) c) Número de flujos documentales creados por oficina. d) Número de flujos documentales creados por serie documental e) Número de documentos asignados por oficina. f) Número de documentos reasignados por el servicio de correspondencia g) Número de documentos reasignados por oficina.

Las columnas que como mínimo debe contener el informe son:

a) Nombre o Código Flujo documental b) Nivel c) Nombre del Nivel d) Oficina creadora del flujo documental e) Nombre oficina creadora f) Serie Documental involucrada



g) Nombre serie h) Subserie documental involucrada i) Nombre subserie j) Numero de documentos asignados k) Login Usuario de creación l) Nombre usuario m) Fecha y hora de creación n) Login Usuario última Modificación o) Nombre usuario p) Fecha y hora última actualización

6.1.3. MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La solución debe adoptar el modelo de gestión documental basado en el ciclo vital de los documentos (gestión en tres Etapas: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) establecido por el Estado Colombiano a través de la Ley 594 del año 2000 y reglamentado por el Archivo General de la Nación. La solución debe contar con funciones para:

6.1.3.1. Capturar la estructura organizacional de la UNIVERSIDAD a nivel de:

a) Oficinas (código y nombre, cuenta de correo institucional). b) Funcionarios (código, nombre y código cargo, cuenta de correo institucional). c) Cargos (código, nombre).

El sistema debe permitir que el administrador general del sistema cree como mínimo los niveles y subniveles aquí mencionados:

Nivel Subnivel 1 Subnivel 2 Subnivel 3

Subnivel 4 Subnivel 5 Subnivel 6

Nacional Rectoría Vicerrectoría General

Secretaría General

Dirección Nacional

Unidad Especial

División Nacional

Sede Vicerrectoría de Sede

Dirección de Sede

Secretaría de Sede

División de Sede

Sección de Sede

Unidad Especial

Facultad Decanatura de Facultad

Vicedecanatura de Facultad

Secretaría de Facultad

Unidad Administrativa

Unidad Académica

6.1.3.2. Registrar la modificación de la estructura organizacional de la entidad permitiendo la

adición y supresión de oficinas. De estas modificaciones deben guardarse sus registros históricos de tal forma que permita dar trazabilidad a la evolución orgánica de la UNIVERSIDAD.

6.1.3.3. Contemplar la estructura documental de la UNIVERSIDAD a nivel de: series, subseries, tipos documentales.

6.1.3.4. Permitir la creación de expedientes o carpetas electrónicas que estén asociadas a una serie y/o subserie documental predefinida. A las carpetas de expedientes se asociarán los documentos electrónicos.



6.1.3.5. La solución debe tener una opción para el manejo de las Tablas de Retención Documental – TRD, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambiar de estado a inactiva teniendo como mínimo los siguientes campos: a) Código de la Oficina Productora b) Código de Serie. c) Código de Subserie. d) Código de Tipo Documental. e) Retención en años (Documento papel):

1) Archivo de Gestión. 2) Archivo Central.

f) Original o copia. g) Disposición final. h) Procedimiento. i) Código de la Oficina de la Unidad de Gestión Documental. j) Códigos de Oficinas con Acceso de Archivo de Gestión. k) Códigos de Oficinas con Acceso de Archivo Central. l) Organización. m) Almacenamiento en años (Documento electrónico):


n) Firmas/Soporte. 6.1.3.6. Para consultas y reportes de TRD el sistema debe permitir indexar como mínimo por los

siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Código oficina productora b) Código Serie. c) Código Subserie. d) Código Tipo Documental. e) Código de la Oficina de la Unidad de Gestión Documental. Las columnas que como mínimo el sistema debe permitir visualizar para consultas y reportes son:

a) Código de la Oficina Productora. b) Nombre Oficina productora. c) Código de Serie.

d) Nombre Serie.

e) Código de Subserie.

f) Nombre subserie

g) Código de Tipo Documental.

h) Nombre tipo Documental.

i) Retención en años (Documento papel):


j) Original o copia. k) Disposición final. l) Procedimiento. m) Código de la Oficina de la Unidad de Gestión Documental. n) Nombre de la Oficina de la Unidad de Gestión Documental. o) Acceso de Archivo de Gestión. p) Acceso de Archivo Central. q) Organización. r) Almacenamiento en años (Documento electrónico):

1) Archivo de Gestión.



2) Archivo Central. s) Firmas/Soporte.

6.1.3.7. La solución debe almacenar las modificaciones realizadas a cualquier campo de la TRD en el tiempo a través del versionamiento de los documentos electrónicos, registrando la trazabilidad a su evolución.

6.1.3.8. Incorporar y conservar los documentos electrónicos de archivo establecidos por las TRD garantizando las siguientes características:

6.1.3.8.1. Autenticidad: El documento debe permitir comprobar que ha sido creado o enviado

por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, o que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Para garantizar la autenticidad el sistema debe garantizar que los creadores o remitentes estén autorizados e identificados, y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultamiento no autorizado. El sistema debe contemplar los mecanismos de equivalencia funcional entre documentos en soporte papel y documentos electrónicos (firmas electrónicas y digitales de acuerdo con las normas legales colombianas aplicables

5).

6.1.3.8.2. Fiabilidad: El documento (su contenido) puede ser considerado como una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede acudir en el curso de posteriores operaciones o actividades.

6.1.3.8.3. Integridad: El sistema debe controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o eliminación de documentos sin autorización. También debe permitir probar que la actualización, el mantenimiento habitual o cualquier falla de funcionamiento del sistema no afecten la integridad de los mismos.

6.1.3.9. El sistema debe realizar el registro de documentos electrónicos (comunicaciones oficiales)

elaborados por las oficinas productoras asignando un prefijo que la identifique (ej.: RE) y un consecutivo único de registro el cual debe incluir la identificación de la clase de registro que se está generando (ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial Interna) y la siguiente información para:

6.1.3.9.1. Comunicaciones Oficiales externas: Registrar todas las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas por la oficina productora.

6.1.3.9.1.1. Comunicaciones Oficiales recibidas: Deben tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Registro. b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: R=Recibida). d) Fecha y hora. e) Nombre del responsable (radicador). f) Oficina destinataria. g) Remitente. h) Naturaleza del remitente (Persona Natural o Jurídica). i) Dirección del remitente. j) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). k) Anexos. l) Tiempo de respuesta (opcional). m) Consecutivo de la comunicación recibida (opcional).

5Ley 527 de 199, Código de Procedimiento Civil, Ley General de Archivos, norma colombiana NTC-ISO 15489-1, norma

ISO-15489-2.



n) Correspondencia sin remitente (anónima). 6.1.3.9.1.2. Comunicaciones Oficiales enviadas: Deben tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Registro b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: E=enviada) d) Fecha y hora. e) Nombre del responsable (radicador). f) Oficina remitente. g) Destinatario h) Naturaleza del destinatario (Persona Natural o Jurídica). i) Dirección del destinatario. j) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). k) Anexos. l) Tiempo de respuesta (opcional). m) Consecutivo de la comunicación interna (opcional).

6.1.3.9.2. Comunicaciones Oficiales internas: Registrar todas las comunicaciones oficiales

recibidas y enviadas a nivel interno (entre las oficinas de la UNIVERSIDAD) teniendo como mínimo los siguientes campos: a) Prefijo que identifica que es Registro b) Número único de registro (Consecutivo Único + Clase de Registro). c) Tipo de Registro (ej.: R=recibida o E=enviada) d) Fecha y hora. e) Nombre del responsable (radicador). f) Oficina remitente. g) Oficina destinataria. h) Medio del documento (papel, correo electrónico, fax). i) Asunto. j) Serie (se define en el destino). k) Subserie (se define en el destino). l) Tipo Documental (se define en el destino). m) Anexos. n) Tiempo de respuesta (opcional). o) Consecutivo de la comunicación interna (opcional).

6.1.3.10. El sistema debe permitir la radicación de documentos electrónicos

(comunicaciones oficiales) elaborados por las oficinas productoras asignando un prefijo (Ej.: RA) y un consecutivo único de radicación (independiente del código de registro) el cual debe incluir la identificación de la clase de radicación que se está generando (Ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial interna), y la siguiente información para:

6.1.3.10.1. Comunicaciones Oficiales externas: Radicar todas las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas por la oficina productora.

6.1.3.10.1.1. Comunicaciones Oficiales recibidas: Deben tener como mínimo los siguientes campos: a) Prefijo que identifica que es Radicación b) Número único de radicación (Consecutivo Único + Clase de Radicación). c) Tipo de Radicación (ej.: R = Recibidas). d) Fecha y hora.



6.1.3.10.1.2. Comunicaciones Oficiales enviadas: Deben tener como mínimo los siguientes campos: a) Prefijo que identifica que es Radicación. b) Número único de radicación. c) Tipo de Radicación (ej.: E = Enviadas). d) Fecha y hora.

6.1.3.10.2. Comunicaciones Oficiales internas: Deben tener como mínimo los siguientes campos:

a) Prefijo que identifica que es Radicación. b) Número único de radicación (Consecutivo Único + Clase de Radicación). c) Tipo de Radicación (ej.: R = Recibidas o E = Enviadas). d) Fecha y hora. e) Consecutivo interno de la comunicación (opcional)

6.1.3.11. Generar una etiqueta para el registro y radicación de comunicaciones oficiales en

la cual se incluyan los datos de registro y radicación que la UNIVERSIDAD defina de los señalados en los numerales 6.1.1.1 y 6.1.1.2. La etiqueta debe incluir los códigos únicos de registro y radicación en códigos de barras y ser imprimible para colocar en documentos de soporte papel. De igual forma debe poder colocarse de manera digital la etiqueta en los documentos electrónicos.

6.1.3.12. La solución debe permitir digitalizar documentos de origen externo (no producidos en aplicativos de la UNIVERSIDAD), y los internos que se definan, desde los centros y puntos de digitalización que la UNIVERSIDAD defina. El formato de la imagen del folio obtenido debe ser legible y con un peso no superior a 90 KB. La visualización de la imagen en el sistema debe permitir acciones tales como: rotación, enfocar, desenfocar, colores y gráficos desde el navegador. De igual forma permitir la asignación de metadatos a las imágenes o documentos obtenidos para su consulta y recuperación. Los metadatos para documentos y expedientes del Archivo de Gestión son los definidos en el numeral 6.1.3.17.

6.1.3.13. Almacenar el documento electrónico digitalizado en una versión de trabajo disponible para los usuarios autorizados durante su gestión desde todos los módulos del sistema, y durante su trámite se puedan ingresar notas: tipo pos-it, comentarios, observaciones sin que se altere el documento original (documento digitalizado), el cual será archivado en el sistema a través de una opción activada por el usuario que tiene este permiso en su perfil.

6.1.3.14. La solución debe permitir incorporar documentos generados en otros sistemas de información de la UNIVERSIDAD y los elaborados en diferentes aplicaciones, versiones y formatos, especialmente de las aplicaciones de oficina más utilizadas (Microsoft, Open Office, Lotus Notes, etc.), correos electrónicos, fax, escaneados, multiformatos (texto, imagen, video, audio). Además los documentos recibidos vía correo electrónico y fax también deben ser incorporados al sistema en el formato electrónico que defina la UNIVERSIDAD. Estos documentos serán inmodificables a partir de su incorporación al sistema de gestión documental mediante la opción de Archivar activada por el usuario que tiene este permiso en su perfil.

6.1.3.15. Debe permitir asignar los metadatos y llaves de búsqueda que indique la UNIVERSIDAD para identificar y recuperar la información de series, subseries, expedientes y tipos documentales (numeral 6.1.3.17.).

6.1.3.16. La solución debe contar con tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e ICR (reconocimiento inteligente de caracteres) para capturar de información directamente desde el documento electrónico.



6.1.3.17. Permitir consultar los documentos y expedientes electrónicos a los usuarios autorizados usando varias llaves de búsqueda (combinaciones de varios metadatos), búsqueda full text (opción con la posibilidad de ser solamente habilitada a perfiles definidos de la UNIVERSIDAD), permitiendo consultas y trabajo concurrente multiusuario. El acceso debe darse a los documentos y a sus metadatos. Los metadatos mínimos que deben poder asignarse desde el módulo de Gestión Documental son:

Clase de documento

Instrumento de control

Metadatos

Todos (Excepto los de apoyo y

no radicables).

Ficha de metadatos

de clasificación

1) Serie (asignado por oficina según TRD)

2) Subserie (asignado por oficina según TRD)

3) Tipo Documental (asignado por oficina según TRD)

4) Expediente (asignado por oficina según trámite).

5) Fecha de cierre del expediente (automático).

6) Autor (asignado por oficina según trámite).

7) Escritor (asignado por la oficina según trámite).

8) Fecha (del documento, automático).

9) Oficina productora (automático, por usuario que accesa)

10) Tiempo de retención Archivo de Gestión (automático asignado según TRD).

11) Disposición Final (automático asignado por TRD)

12) Procedimiento (automático asignado por TRD)

13) Número de registro (automático asignado por el sistema).

14) Número de radicación (automático asignado por el sistema).

15) Versión. (opcional, asignado por oficina).

16) Formato de origen: (automático asignado por el sistema).

17) Formato de almacenamiento: (automático asignado por el sistema).

18) Formato de conservación: (automático asignado por el sistema).

19) Sistema de información de origen (automático asignado por el sistema).

20) Aplicación de software de creación (automático asignado por sistema).

21) Versión software de creación (automático asignado por sistema).

6.1.3.18. Asignar a cada oficina productora documental bandejas para la administración de

los documentos electrónicos, al menos las siguientes:

a) Bandeja de entrada (recibidos). b) Documentos enviados c) Documentos asignados d) Documentos reasignados e) Documentos por clasificar o archivar f) Documentos de apoyo

6.1.3.19. Manejar automáticamente el estado y los cambios de estado de los documentos

electrónicos según la bandeja donde se encuentren y trasladen (recibidos, enviados, asignados, reasignados, clasificados o archivados y de apoyo).

6.1.3.20. Manejar automáticamente el estado y los cambios de estado de los expedientes electrónicos (en trámite, cerrado, archivo de gestión, para eliminar, para seleccionar, Archivo Central, Archivo Histórico).



6.1.3.21. Controlar automáticamente el vencimiento de los periodos de retención establecidos para las agrupaciones documentales (series con sus expedientes), por las TRD generando alarmas y notificaciones una vez se cumplan. Las alarmas y notificaciones deben ser enviadas al responsable de la oficina productora documental y del área de gestión documental a través del propio sistema a la bandeja de entrada y a las cuentas de correo electrónico institucionales.

6.1.3.22. Controlar automáticamente el vencimiento de los periodos de vigencia que se

establezcan para algunos documentos (ej.: pólizas contractuales, certificado de antecedentes judiciales, certificado de existencia y representación legal, etc.), indicando el inicio y terminación del plazo e informar al responsable de la oficina productora documental sobre su vencimiento, a través del mismo sistema con una alarma notificación, la cual también debe enviarse a la cuenta de correo electrónico institucional. La alarma debe ser parametrizable permitiendo indicar cuantos días previos a la fecha de vencimiento y con qué frecuencia se hará llegar la notificación a la oficina o funcionario responsable.

6.1.3.23. Generar automáticamente un índice por expediente que refleje el orden cronológico de incorporación de los documentos asociados a éste y, sea imprimible para usuario autorizado pero inmodificable para todo usuario.

6.1.3.24. Vincular mediante referencias cruzadas la información de un expediente y/o documento almacenado en el sistema con otros dentro del mismo para permitir el acceso a información centralizada sin duplicar los documentos y/o expedientes electrónicos.

6.1.3.25. Cuando un documento este referenciado en dos o más series y expedientes y por disposición sea eliminable en un tiempo menor al requerido en otra serie y expediente se debe transferir el documento a la serie y expediente de mayor tiempo de retención o que tenga por disposición la conservación.

6.1.3.26. Para consultas y reportes de documentos y expedientes el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Código de la Oficina Productora. c) Código de Serie. d) Código de Subserie. e) Tipo Documental f) Fechas extremas (inicial y final) g) Nombre Expediente

Las columnas que como mínimo el sistema debe permitir visualizar para consultas y

reportes son:

a) Código Nivel (Nacional o Sedes) b) Nombre del Nivel c) Oficina Productora d) Oficina Productora e) Fecha y hora de creación f) Nombre Funcionario creador. g) Oficina Destinataria h) Nombre Oficina Destinataria i) Serie j) Nombre Serie k) Subserie l) Nombre Serie m) Tipo documental



n) Nombre Tipo documental o) Nombre Expediente p) Número de registro q) Número de radicación r) Autor s) Escritor t) Tiempo de Retención en Archivo de Gestión u) Disposición final v) Procedimiento w) Versión x) Estado del documento (recibidos, enviados, asignados, reasignados, clasificados o

archivados y de apoyo). y) Estado del expediente (en trámite, cerrado, archivo de gestión, para eliminar, para

seleccionar, Archivo Central, Archivo Histórico) z) Fecha y hora de última actualización aa) Funcionario última modificación

6.1.3.27. Almacenar de manera temporal los documentos electrónicos de apoyo de las

oficinas (no asociados con alguna TRD), controlando su tiempo de almacenamiento y eliminándolos de manera automática cumplido un periodo de tiempo determinado por la UNIVERSIDAD sin ser consultados.

6.1.3.28. Permitir la identificación de los documentos electrónicos de apoyo de las oficinas asociándoles mínimo los siguientes metadatos:

Clase de documento

Instrumento de control

Metadatos

De apoyo.

Ficha de metadatos de identificación.

1) Título (asignado por la oficina).

2) Autor (asignado por oficina).

3) Fecha (del documento asignado por la oficina).

4) Número de identificación (automático asignado por el sistema).

5) Categoría (asignado por oficina según opciones establecidas en el sistema).

6) Materia (asignado por oficina según opciones preestablecidas).

6.1.3.29. Contar con definición, identificación y validación de: perfiles de usuario, restricción

de accesos según perfiles para cada una de las acciones descritas en cada módulo de la solución. La información de los usuarios que se inactiven por cualquier razón no se podrá eliminar del sistema.

6.1.3.30. Permitir hacer auditorías sobre las modificaciones, transferencias, eliminaciones, impresiones, consultas de los documentos y expedientes electrónicos de manera individualizada para cada uno de ellos y por agrupaciones documentales (series, subseries) como parte de los metadatos o asociados al documento. De esta información debe ser posible generar reportes e informes que muestren como mínimo la siguiente información:

a) Acción (ingreso, modificación, transferencia, impresión, consulta o eliminación). b) Fecha c) Hora d) Evento e) Responsable.

La solución debe apoyar de manera automatizada la realización de los siguientes procedimientos técnicos de la gestión documental en Archivos de Gestión y Central:



6.1.3.31. La solución debe tener una opción para el manejo de las Tablas de Valoración Documental – TVD, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambio de estado a inactiva teniendo como mínimo los siguientes campos: a) Código de Fondo documental. b) Código de Subfondo documental. c) Periodo. d) Código de la Oficina Productora. e) Código de Serie. f) Código de Subserie. g) Retención en años.

1) Archivo Central. h) Disposición final. i) Procedimiento. j) Soporte de Aprobación k) Fecha aprobación.

6.1.3.32. Para consultas y reportes de TVD el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Código de Fondo Documental. b) Código de Subfondo documental. c) Periodo. d) Código de la Oficina Productora. e) Código de Serie. f) Código de Subserie.


reportes son:

a) Código de Fondo documental. b) Nombre Fondo Documental c) Código de Subfondo documental. d) Nombre Subfondo documental. e) Periodo. f) Código de la Oficina Productora. g) Nombre Oficina Productora h) Código de Serie. i) Nombre Serie j) Código de Subserie. k) Nombre Subserie l) Retención en años

1) Archivo Central. m) Disposición final. n) Procedimiento. o) Soporte de Aprobación p) Fecha aprobación.

6.1.3.33. La solución debe almacenar las modificaciones realizadas a cualquier campo de la

TVD en el tiempo a través del versionamiento de los documentos electrónicos.

6.1.3.34. La solución debe tener una opción para el manejo de los cuadros de Clasificación Documental, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambio de estado a inactiva teniendo como mínimo los siguientes campos: a) Código de Fondo documental.



b) Código de Subfondo documental. c) Periodo. d) Código de sección. e) Código de subsección 1. f) Código de subsección 2. g) Código de subsección 3. h) Código de Serie. i) Código de Subserie.

6.1.3.35. Para consultas y reportes de cuadros de clasificación documental el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Código de Fondo Documental. b) Código de Subfondo documental. c) Periodo. d) Nombre de sección. e) Nombre de subsección f) Código de Serie. g) Código de Subserie.


reportes son:

a) Código de Fondo documental. b) Nombre Fondo Documental c) Código de Subfondo documental. d) Nombre Subfondo documental. e) Periodo. f) Código de sección. g) Nombre de sección. h) Código de subsección 1. i) Nombre de subsección 1. j) Código de subsección 2. k) Nombre de subsección 2. l) Código de subsección 3. m) Nombre de subsección 3. n) Código de Serie. o) Nombre Serie p) Código de Subserie. q) Nombre Subserie

6.1.3.36. La solución debe almacenar las modificaciones realizadas a cualquier campo de

los cuadros de clasificación documental en el tiempo a través del versionamiento de los documentos electrónicos.

6.1.3.37. Proveer una estructura de repositorios o archivadores virtuales donde se transfieran y conserven los expedientes electrónicos cuyo estado sea Archivo Central, Archivo Histórico y desde donde sean consultables por los usuarios autorizados.

6.1.3.38. El sistema debe permitir registrar el préstamo de un expediente físico (en soporte papel) del Archivo de Gestión de la oficina productora documental incorporando como mínimo los siguientes campos: a) Préstamo interno:

1) Nivel. 2) Oficina productora.



3) Oficina solicitante. 4) Nombre funcionario solicitante. 5) Serie documental. 6) Subserie documental. 7) Número de expedientes. 8) Nombre de expedientes. 9) Número de folios. 10) Comunicación oficial. 11) Fecha del préstamo. 12) Fecha de devolución. 13) Empleado que entrega. 14) Empleado que recibe.

b) Préstamo externo:

1) Nivel. 2) Oficina productora. 3) Entidad solicitante. 4) Oficina solicitante. 5) Teléfono del solicitante. 6) Correo del solicitante. 7) Comunicación oficial. 8) Nombre funcionario solicitante. 9) Número de expedientes. 10) Serie documental. 11) Subserie documental. 12) Nombre de expedientes. 13) Número de folios. 14) Fecha del préstamo. 15) Fecha de devolución. 16) Empleado que recibe la solicitud. 17) Empleado que autoriza el préstamo.

6.1.3.39. Para consultas y reportes de préstamos de expedientes del Archivo de Gestión el

sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Tipo de Préstamo (I=Interno, E=Externo). b) Nivel. c) Oficina productora. d) Entidad solicitante. e) Oficina solicitante. f) Nombre de expediente. g) Fecha del préstamo. h) Empleado que recibe la solicitud. i) Empleado que autoriza el préstamo.

Las columnas que como mínimo el sistema debe permitir visualizar para consultas y reportes de préstamos de expedientes del Archivo de Gestión son:

a) Préstamo interno: 1) Nivel. 2) Nombre Nivel. 3) Oficina productora. 4) Nombre oficina productora. 5) Nombre funcionario solicitante. 6) Serie documental.



7) Nombre Serie Documental. 8) Subserie documental. 9) Nombre Subserie Documental. 10) Oficina solicitante. 11) Nombre oficina solicitante. 12) Número de expedientes. 13) Nombre de expedientes. 14) Número de folios. 15) Comunicación oficial. 16) Nombre Empleado que entrega. 17) Fecha y hora del préstamo. 18) Nombre Empleado que recibe. 19) Fecha y hora de devolución.


1) Nivel. 2) Nombre Nivel. 3) Oficina productora. 4) Nombre oficina productora. 5) Oficina solicitante. 6) Nombre Oficina solicitante. 7) Entidad solicitante. 8) Nombre Entidad. 9) Teléfono del solicitante. 10) Correo del solicitante. 11) Comunicación oficial. 12) Nombre funcionario solicitante. 13) Número de expedientes. 14) Serie documental. 15) Nombre Serie Documental. 16) Subserie documental. 17) Nombre Subserie Documental. 18) Nombre de expedientes. 19) Número de folios. 20) Nombre Empleado que autoriza el préstamo. 21) Nombre Empleado que entrega. 22) Fecha y hora del préstamo. 23) Nombre Empleado que recibe. 24) Fecha y hora de devolución

6.1.3.40. El sistema debe permitir registrar el préstamo de un expediente físico de Archivo

Central incorporando como mínimo los siguientes campos: a) Préstamo interno:

1) Nivel. 2) Oficina productora. 3) Oficina solicitante. 4) Nombre funcionario solicitante. 5) Serie Documental. 6) Subserie Documental. 7) Unidad documental. 8) Número de expedientes. 9) Nombre de expedientes. 10) Comunicación oficial. 11) Fecha del préstamo. 12) Fecha de devolución.



13) Empleado que entrega. 14) Empleado que recibe.


1) Nivel. 2) Oficina productora. 3) Entidad solicitante. 4) Comunicación oficial. 5) Serie Documental. 6) Subserie Documental. 7) Número de expedientes. 8) Nombre de expedientes. 9) Nombre funcionario solicitante. 10) Fecha del préstamo. 11) Fecha de devolución. 12) Empleado que recibe la solicitud. 13) Empleado que autoriza el préstamo.

6.1.3.41. Para consultas y reportes de préstamos de expedientes del Archivo Central el

sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Tipo de Préstamo (I=Interno, E=Externo) b) Nivel c) Oficina productora d) Entidad solicitante e) Oficina solicitante f) Nombre de expediente g) Fecha del préstamo h) Empleado que recibe la solicitud i) Empleado que autoriza el préstamo

Las columnas que como mínimo el sistema debe permitir visualizar para consultas y reportes de préstamos de expedientes del Archivo Central son:

a) Préstamo interno: 1) Nivel. 2) Nombre Nivel. 3) Oficina productora. 4) Nombre oficina productora. 5) Nombre funcionario solicitante. 6) Serie Documental. 7) Nombre Serie Documental. 8) Subserie Documental. 9) Nombre Subserie Documental. 10) Unidad Documental. 11) Oficina solicitante. 12) Nombre oficina solicitante. 13) Número de expedientes. 14) Nombre de expedientes. 15) Número de folios. 16) Comunicación oficial. 17) Nombre Empleado que entrega. 18) Fecha y hora del préstamo. 19) Nombre Empleado que recibe. 20) Fecha y hora de devolución.



b) Préstamo externo: 1) Nivel. 2) Nombre Nivel. 3) Oficina productora. 4) Nombre oficina productora. 5) Serie Documental. 6) Nombre Serie Documental. 7) Subserie Documental. 8) Nombre Subserie Documental. 9) Oficina solicitante. 10) Nombre Oficina solicitante. 11) Entidad solicitante. 12) Nombre Entidad. 13) Teléfono del solicitante. 14) Correo del solicitante. 15) Comunicación oficial. 16) Nombre funcionario solicitante. 17) Número de expedientes. 18) Serie documental. 19) Subserie documental. 20) Nombre de expedientes. 21) Número de folios. 22) Nombre Empleado que autoriza el préstamo. 23) Nombre Empleado que entrega. 24) Fecha y hora del préstamo. 25) Nombre Empleado que recibe. 26) Fecha y hora de devolución.

6.1.3.42. Registrar la salida temporal de documentos del Archivo Histórico con mínimo los

siguientes campos: a) Nivel b) Unidad de Gestión Documental c) Subfondo d) Colección e) Serie f) Subserie g) Oficina solicitante h) Entidad solicitante i) Nombre funcionario solicitante j) Teléfono del solicitante k) Correo del solicitante. l) Comunicación oficial m) Número de expedientes n) Nombre de expedientes o) Carpetas p) Motivo q) Fecha de salida r) Fecha de devolución. s) Empleado que recibe la solicitud. t) Empleado que autoriza la salida.

6.1.3.43. Para consultas y reportes de salida temporal de expedientes del Archivo Histórico el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos:



a) Nivel b) Unidad de Gestión Documental c) Subfondo d) Colección e) Serie f) Subserie g) Entidad solicitante h) Oficina solicitante i) Nombre de expediente j) Fecha de salida k) Empleado que recibe la solicitud l) Empleado que autoriza la salida

Las columnas que como mínimo el sistema debe permitir visualizar para consultas y reportes de salidas temporales de expedientes del Archivo de Histórico son:

a) Nivel b) Nombre nivel c) Unidad de Gestión Documental d) Nombre Unidad de Gestión Documental e) Subfondo f) Nombre Subfondo g) Colección h) Serie i) Nombre Serie j) Subserie k) Nombre Subserie l) Oficina solicitante m) Nombre Oficina solicitante n) Entidad solicitante o) Nombre entidad solicitante p) Teléfono del solicitante q) Correo del solicitante. r) Nombre funcionario solicitante s) Comunicación oficial t) Número de expedientes u) Nombre de expedientes v) Carpetas w) Motivo x) Fecha y hora de salida y) Fecha y hora de la devolución. z) Nombre Empleado que recibe la solicitud. aa) Nombre Empleado que autoriza la salida

6.1.3.44. El sistema debe permitir registrar la devolución de expedientes físicos prestados

del Archivo de Gestión y Central, y salidas temporales del Archivo Histórico incorporando como mínimo los siguientes campos: a) Fecha de devolución b) Empleado que recibe los documentos.

6.1.3.45. Generar alarmas o alertas y trasmitirlas a través del sistema (por ej.: ventanas emergentes) y del correo electrónico institucional a oficinas y funcionarios para alertar sobre el vencimiento del término establecido para la devolución del expediente del Archivo de Gestión, Central o Histórico.



6.1.3.46. Registrar la realización de transferencias documentales primarias de archivos físicos y electrónicos ingresando como mínimo los siguientes campos: a) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico) b) Nivel c) Oficina productora d) Fecha solicitud e) Fecha transferencia f) Funcionario que entrega g) Funcionario que recibe h) Jefe Unidad de Gestión Documental i) Serie j) Subserie k) Volumen documental l) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.47. Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental primaria de archivos físicos y electrónicos indexando como mínimo los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Oficina productora c) Serie d) Subserie e) Fechas Extremas (Inicial y Final)

6.1.3.48. Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental primaria (ver numeral 6.1.3.46.), la solución debe permitir seleccionar los documentos a transferir que automáticamente cambiaran de estado del expediente de Archivo de Gestión a Archivo Central. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

6.1.3.49. Registrar la realización de transferencias documentales secundarias de archivos físicos y electrónicos ingresando como mínimo los siguientes campos: a) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico) b) Nivel c) Oficina productora d) Fecha transferencia e) Funcionario encargado f) Serie g) Subserie h) Volumen documental i) Jefe Unidad de Gestión Documental j) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.50. Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental secundaria de archivos físicos y electrónicos indexando como mínimo los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Oficina productora c) Serie d) Subserie



e) Fecha Extremas (Inicial y Final)

6.1.3.51. Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental secundaria (ver numeral 6.1.3.49.), la solución debe permitir seleccionar los documentos a transferir que automáticamente cambiaran de estado del expediente de Archivo Central a Archivo Histórico. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

6.1.3.52. El módulo debe permitir la generación de un reporte para transferencias (primarias

y secundarias) que incluya como mínimo las siguientes columnas:

a) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico) b) Nivel c) Nombre del Nivel d) Oficina productora e) Nombre Oficina productora f) Fecha y hora solicitud g) Fecha y hora transferencia h) Nombre Funcionario que entrega i) Nombre Funcionario que recibe j) Jefe Unidad de Gestión Documental k) Serie l) Nombre serie m) Subserie n) Nombre subserie o) Volumen documental p) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.53. Registrar la realización de eliminaciones documentales primarias de archivos

físicos y electrónicos ingresando como mínimo los siguientes campos: a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Fecha solicitud d) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico)) e) Número Acta de Comité f) Oficina productora g) Serie h) Subserie i) Año de producción j) Volumen documental k) Fecha destrucción l) Jefe Unidad de Gestión Documental m) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.54. Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental primaria de archivos físicos y electrónicos indexando como mínimo los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Serie d) Subserie e) Fecha Extremas (Inicial y Final)



6.1.3.55. Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental primaria (ver numeral 6.1.3.53.), la solución debe permitir seleccionar los expedientes a eliminar y borrarlo físicamente del servidor de base de datos y de archivos. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

6.1.3.56. Registrar la realización de eliminaciones documentales secundarias de archivos

físicos y electrónicos ingresando como mínimo los siguientes campos:

a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Fecha solicitud d) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico)) e) Número Acta de Comité f) Oficina productora g) Serie h) Subserie i) Año de producción j) Volumen documental k) Fecha destrucción l) Jefe Unidad de Gestión Documental m) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.57. Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental secundaria de archivos físicos y electrónicos indexando como mínimo los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Serie d) Subserie e) Fechas Extremas (Inicial y Final)

6.1.3.58. Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental secundaria (ver numeral 6.1.3.56.), la solución debe permitir seleccionar los expedientes a eliminar y borrarlo físicamente del servidor de base de datos y de archivos. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

6.1.3.59. El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte de eliminaciones

(primarias y secundarias) que incluya como mínimo las siguientes columnas:

a) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico) b) Nivel c) Nombre del Nivel d) Unidad de gestión documental e) Nombre de gestión documental f) Fecha y hora solicitud g) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico)) h) Número Acta de Comité i) Oficina productora j) Nombre oficina productora k) Serie l) Nombre serie m) Subserie



n) Nombre subserie o) Año de producción p) Volumen documental q) Fecha y hora destrucción r) Jefe Unidad de Gestión Documental s) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.60. Registrar los traslados de expedientes físicos y electrónicos por fusión o supresión

de oficinas ingresando como mínimo los siguientes campos: a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Motivo (fusión, supresión) d) Norma reguladora e) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico)) f) Oficina productora g) Oficina receptora h) Serie i) Subserie j) Año de producción k) Volumen documental l) Jefe Unidad de Gestión Documental m) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.61. Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes que serán trasladados por fusión o supresión indexando como mínimo los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Serie d) Subserie e) Fechas Extremas (Inicial y Final)

6.1.3.62. Con base a la relación de los expedientes electrónicos que se han de trasladar por fusión o supresión (ver numeral 6.1.3.60.), la solución debe permitir seleccionar los expedientes a trasladar y asignar la nueva oficina responsable del expediente. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

6.1.3.63. El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte por traslados que

incluya como mínimo las siguientes columnas:

a) Nivel b) Nombre Nivel c) Unidad de gestión documental d) Nombre Unidad de Gestión documental e) Motivo (fusión, supresión) f) Norma reguladora g) Número único de acta (consecutivo anual alfanumérico)) h) Oficina productora i) Nombre Oficina productora j) Oficina receptora k) Nombre Oficina receptora l) Serie m) Nombre serie n) Subserie



o) Nombre subserie p) Año de producción q) Volumen documental r) Jefe Unidad de Gestión Documental s) Soporte documental (papel y/o electrónico).

6.1.3.64. Registrar la donación de colecciones documentales recibidas por el Archivo

Histórico ingresando como mínimo los siguientes campos: a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Nombre colección d) Donante e) Nº de Resolución aceptación f) Nº acta de ingreso (consecutivo anual alfanumérico)) g) Volumen documental h) Fechas extremas i) Restricciones al acceso j) Fecha de ingreso k) Depósito de ingreso l) Jefe Unidad de Gestión Documental

6.1.3.65. Para consultas y reportes de colecciones documentales recibidas para el Archivo Histórico, el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Unidad de gestión documental c) Fechas Extremas (Inicial y Final)

6.1.3.66. El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte para colecciones documentales que incluya como mínimo las siguientes columnas:

a) Nivel b) Nombre Nivel c) Unidad de gestión documental d) Nombre Unidad de Gestión documental e) Nombre colección f) Donante g) Nº de Resolución aceptación h) Nº acta de ingreso (consecutivo anual alfanumérico)) i) Volumen documental j) Fechas extremas k) Restricciones al acceso l) Fecha y hora de ingreso m) Depósito de ingreso n) Jefe Unidad de Gestión Documental

6.1.3.67. La solución debe tener una opción para el manejo de los inventarios documentales

de la UNIVERSIDAD, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambiar de estado a inactiva teniendo como mínimo los siguientes campos:

a) Clase de inventario (gestión, eliminación, transferencia, traslado, conservación,

selección) b) Subfondo c) Fecha entrada transferencia



d) Número de transferencia (consecutivo anual) e) Oficina Productora. f) Número de orden (consecutivo) g) Serie. h) Subserie i) Unidad Documental j) Fechas extremas (inicial, final) k) Unidad de conservación (Nº caja, Nº carpeta, otro) l) Nº de folios m) Observaciones n) Ubicación (Depósito, estante, lado, cuerpo, entrepaño) o) Funcionario que elabora p) Funcionario que revisa q) Funcionario que aprueba r) Fecha elaboración s) Fecha revisión t) Fecha aprobación

6.1.3.68. Para consultas y reportes de inventarios documentales el sistema debe permitir

indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos:

a) Clase de inventario. b) Código Subfondo c) Código Oficina Productora. d) Código Serie. e) Código Subserie f) Fecha extrema inicial. g) Fecha extrema final. Las columnas que como mínimo el sistema debe permitir visualizar para consultas y

reportes son:

a) Clase de inventario. b) Nombre Inventario. c) Código Subfondo. d) Nombre Subfondo. e) Fecha entrada transferencia. f) Número de transferencia (consecutivo anual). g) Código Oficina Productora. h) Nombre Oficina Productora. i) Número de orden (consecutivo). j) Serie. k) Nombre Serie. l) Subserie. m) Nombre Subserie. n) Código Unidad Documental. o) Nombre Unidad Documental. p) Fecha extrema inicial. q) Fecha extrema final. r) Unidad de conservación (Nº caja, Nº carpeta, otro). s) Nº de folios. t) Observaciones. u) Ubicación (Depósito, estante, lado, cuerpo, entrepaño). v) Código Funcionario que elabora. w) Nombre Funcionario que elabora. x) Código Funcionario que revisa.



y) Nombre Funcionario que revisa. z) Código Funcionario que aprueba. aa) Nombre Funcionario que aprueba. ab) Fecha elaboración. ac) Fecha revisión. ad) Fecha aprobación.

6.1.3.69. El inventario documental del Archivo de Gestión debe ser actualizado

automáticamente cada vez que se ingrese o elimine un documento a un expediente en el SIGD.

6.1.3.70. Permitir la graficación e identificación del mobiliario de los Archivos de Gestión,

Centrales e Históricos incorporando como mínimo los siguientes campos, categorías y su representación gráfica: a) Clase de archivo (Gestión, Central, Histórico). b) Oficina productora documental. c) Unidad de gestión documental. d) Archivador vertical y número. e) Archivador rodante y número. f) Mueble y número. g) Ubicación física (geográfica respecto a los puntos cardinales). h) Acceso (puertas). i) Ventanas. j) Estaciones de trabajo.

6.1.3.71. Para consultas y reportes del mobiliario de archivos, el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Clase de archivo (Gestión, Central, Histórico). b) Oficina productora documental. c) Unidad de Gestión documental.

6.1.3.72. El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte del mobiliario de archivos que incluya como mínimo las siguientes columnas:

a) Clase de archivo (Gestión, Central, Histórico). b) Oficina productora documental. c) Nombre de Oficina. d) Unidad de Gestión documental. e) Nombre Unidad de Gestión Documental. f) Archivador vertical y número. g) Archivador rodante y número. h) Mueble y número.

6.1.3.73. Registrar las consultas documentales de archivo físico en Archivos de Gestión,

Centrales e Históricos con mínimo los siguientes campos:

a) Nivel. b) Clase de Archivo (Gestión, Central, Histórico). c) Unidad de gestión documental. d) Oficina productora (Gestión y Central). e) Fondo Documental (Histórico). f) Subfondo documental (Histórico). g) Sección documental (Histórico). h) Número consulta (consecutivo anual).



i) Fecha. j) Solicitante. k) Cargo solicitante. l) Oficina solicitante. m) Entidad solicitante. n) Teléfono. o) Correo electrónico. p) Funcionario que atiende. q) Expediente. r) Número de carpetas. s) Serie documental. t) Subserie documental. u) Número de folios. v) Fecha respuesta. w) Referencia Oficio respuesta. x) Tipo consulta (académica, administrativa, judicial, petición). y) Origen (interna, externa). z) Medio (personal, telefónica, oficio, correo electrónico).

6.1.3.74. Para consultas y reportes a los registros de consultas documentales de archivo físico en Archivos de Gestión, Centrales e Históricos, el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel. b) Clase de Archivo (Gestión, Central, Histórico). c) Unidad de gestión documental. d) Oficina productora (Gestión y Central). e) Fondo Documental (Histórico). f) Subfondo documental (Histórico). g) Serie documental. h) Subserie documental. i) Fecha Extremas (Inicial y Final). j) Tipo consulta (académica, administrativa, judicial, petición). k) Origen (interna, externa). l) Medio (personal, telefónica, oficio, correo electrónico).

6.1.3.75. El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte para los registros de consultas documentales de archivo físico en Archivos de Gestión, Centrales e Históricos que incluya como mínimo las siguientes columnas:

a) Nivel. b) Nombre Nivel. c) Clase de Archivo (Gestión, Central, Histórico). d) Unidad de gestión documental. e) Nombre Unidad de Gestión Documental. f) Oficina productora (Gestión y Central). g) Nombre Oficina productora. h) Fondo Documental (Histórico). i) Nombre Fondo Documental. j) Subfondo documental (Histórico). k) Nombre Subfondo Documental. l) Sección documental (Histórico). m) Nombre sección documental. n) Número consulta (consecutivo anual). o) Fecha y hora. p) Nombre Solicitante.



q) Nombre Cargo. r) Oficina solicitante. s) Nombre Oficina solicitante. t) Entidad solicitante. u) Nombre Entidad solicitante. v) Teléfono. w) Correo electrónico. x) Nombre Funcionario que atiende. y) Expediente. z) Número de carpetas. aa) Serie documental. ab) Nombre Serie documental. ac) Subserie documental. ad) Nombre Subserie documental. ae) Número de folios. af) Fecha y hora respuesta. ag) Referencia Oficio respuesta. ah) Tipo consulta (académica, administrativa, judicial, petición). ai) Origen (interna, externa). aj) Medio (personal, telefónica, oficio, correo electrónico).

6.1.3.76. La solución permitirá digitalizar documentos de Archivo Central e Histórico desde uno o más puntos de digitalización que la UNIVERSIDAD defina. El formato de la imagen del folio obtenido debe ser legible y con un peso no superior a 90 KB. La visualización de la imagen en el sistema debe permitir acciones tales como: rotación, enfocar, desenfocar, colores y gráficos desde el navegador. De igual forma permitir la asignación de metadatos a las imágenes o documentos obtenidos para su consulta y recuperación. Los metadatos para documentos y expedientes del Archivo Central son los definidos en el numeral 6.1.3.17. del presente módulo y del Archivo Histórico son los definidos en el numeral 6.1.3.77.

6.1.3.77. Realizar la descripción de unidades documentales de los Archivos Históricos

(adoptada en Colombia, mediante Norma Técnica Colombiana ICONTEC No. 4095: 1997), permitiendo la asignación de los siguientes metadatos mínimos a archivos físicos, imágenes y/o documentos electrónicos:

a) Área de Identificación.

1) Signatura 2) Titulo 3) Fecha(s) de creación 4) Nivel de descripción.

i. Fondo. ii. Subfondo. iii. Sección. iv. Subsección. v. Serie. vi. Subserie. vii. Expediente. viii. Unidad documental.

5) Volumen y soporte de la Unidad de Descripción: i. Carpetas. ii. Legajos. iii. Cajas. iv. Folios. v. Tipo documental. vi. Número de Orden.



b) Área de contexto. 1) Nombre del productor 2) Fechas de acumulación 3) Forma de ingreso 4) Historia administrativa / nota biográfica 5) Historia de la custodia.

c) Área de contenido. 1) Nota /resumen de alcance y contenido: 2) Lugares 3) Nombres 4) Cargos 5) Valoración, selección y eliminación 6) Sistema de ordenación 7) Nuevos ingresos.

d) Área de condiciones de Acceso y Utilización. 1) Condiciones de Accesibilidad 2) Características físicas y estado de conservación 3) Instrumentos de consulta 4) Situación legal 5) Derechos de Autor/ condiciones de reproducción 6) Lengua de los documentos.

e) Área de las fuentes complementarias. 1) Ubicación de los originales 2) Existencia de copias 3) Fuentes complementarias en el archivo 4) Fuentes complementarias en otros archivos 5) Bibliografía.

f) Área de notas.

6.1.3.78. Para consultas y reportes de documentos digitalizados en el Archivo Central e Histórico, el sistema debe permitir indexar como mínimo por los siguientes campos y combinaciones entre ellos: a) Nivel b) Clase de Archivo (Central, Histórico) c) Unidad de gestión documental d) Fondo documental e) Subfondo documental f) Sección g) Subsección h) Serie documental i) Subserie documental j) Nombre Expediente k) Fechas Extremas (Inicial y Final)

6.1.3.79. El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte de documentos digitalizados en el Archivo Central e Histórico que incluya como mínimo las siguientes columnas:

a) Nivel b) Nombre Nivel c) Clase de Archivo (Central, Histórico) d) Unidad de gestión documental e) Nombre Unidad de Gestión Documental f) Fondo documental g) Nombre Fondo



h) Subfondo documental i) Nombre Subfondo j) Sección k) Nombre sección l) Subsección m) Nombre subsección n) Serie documental o) Nombre Serie documental p) Subserie documental q) Nombre Subserie documental r) Nombre Expediente s) Unidad Documental t) Nombre u) Número de carpetas v) Número de folios

6.1.3.80. Todo informe generado en este módulo debe incluir al final el número total de ítems que lo componen independiente del índice seleccionado.

6.1.3.81. El PROPONENTE seleccionado deberá implementar interfaces de intercambio de información entre el sistema propuesto y los sistemas de información que tiene la UNIVERSIDAD: Sistema de Información de Talento Humano (SARA), Sistema Financiero (QUIPU) y el Sistema de Directorio LDAP utilizado en la UNIVERSIDAD. Además deberá generar las interfaces requeridas para estos sistemas (esta información será provista por la UNIVERSIDAD) y la solución ofrecida. Las interfaces deben ser desarrolladas teniendo en cuenta la especificación que el PROPONENTE estime técnicamente pertinentes en el tipo de implementación que ofrecerá a la UNIVERSIDAD, de tal forma que se garantice la integridad y la confidencialidad de los mensajes transmitidos. La implementación de las Interfaces se hará con la coordinación y supervisión de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones de la UNIVERSIDAD.

6.1.3.81.1. Interface con el Sistema de Talento Humano (SARA)

6.1.3.81.1.1. El PROPONENTE deberá desarrollar una interface que interactuará con el Sistema de Talento Humano (SARA) para traer novedades por: ingreso, modificación o marca de inactividad de una oficina en la estructura de la UNIVERSIDAD (Nivel Nacional, Sede, Facultad, Departamento). La UNIVERSIDAD informara los datos requeridos que se deben tener en cuenta el sistema ofrecido para ser actualizados en el SIGD.

6.1.3.81.1.2. El PROPONENTE deberá desarrollar una interface que interactuara con el Sistema de Talento Humano (SARA) para traer novedades por ingreso de un empleado a la UNIVERSIDAD. La UNIVERSIDAD informara los datos requeridos que se deben tener en cuenta el sistema ofrecido para ser actualizados en el SIGD.

6.1.3.81.2. Interface con el Sistema de Información Financiera (QUIPU).

6.1.3.81.2.1. El PROPONENTE deberá desarrollar una interface que interactuará con el Sistema

Financiero – QUIPU para traer novedades de nuevos contratos. La UNIVERSIDAD estima que inicialmente se deben tener en cuenta como mínimo los siguientes campos: Numero de contrato, nombre contratista, NIT, número CDP, número Registro presupuestal. La UNIVERSIDAD informara datos adicionales oportunamente, y que debe tener en cuenta el sistema ofrecido para ser actualizados en el SIGD.

6.1.3.81.3. Interface con el Sistema de Directorio LDAP de la UNIVERSIDAD

6.1.3.81.3.1. Para la autenticación de los usuarios se deberá realizar una interface con el Sistema de Directorio LDAP de la UNIVERSIDAD, para asegurar un único punto de



control de autenticación. La autorización se debe realizar a nivel de la Base de Datos para el acceso a la aplicación. El sistema ofrecido deberá garantizar el uso de un protocolo seguro para la seguridad de la autenticación.

6.2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

La solución debe dar cumplimiento a los siguientes requerimientos, para lo cual el PROPONENTE deberá diligenciar el Formato No. 5 (Matriz de requerimientos técnicos)

6.2.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 6.2.1.1. El recibo a satisfacción por parte de la UNIVERSIDAD, se realizará una vez puesta en

operación la solución incluyendo la entrega de: a) La versión web de los módulos de Correspondencia y Gestión Documental. b) La versión multinivel de los módulos de Flujo Documental, Administración y Seguridad. c) Los desarrollos adicionales por parte del PROPONENTE. d) La infraestructura tecnológica, una vez realizadas y aprobadas por la UNIVERSIDAD,

las pruebas técnicas y funcionales correspondientes.

6.2.1.2. La solución debe operar sobre la Base de Datos Oracle Versión 10g o superior.

6.2.1.3. El PROPONENTE deberá suministrar la infraestructura de servidores (base de datos, aplicaciones y archivos) necesaria para garantizar la operación de la solución, mínimo hasta el 2015 de acuerdo al dimensionamiento estimado en el numeral 1.4. del presente pliego, para cada uno de las Sedes de la UNIVERSIDAD. Así mismo debe suministrar el licenciamiento requerido para garantizar la implantación y puesta en operación de la solución. Las licencias entregadas a la UNIVERSIDAD deberán incluir el soporte y mantenimiento durante doce (12) meses contados a partir de la fecha de terminación del contrato. El PROPONENTE deberá suministrar a la UNIVERSIDAD la infraestructura del hardware adicional (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) de escáneres, impresoras de rótulos con código de barras y lectores de rótulos realizando su implantación y su puesta en operación dentro la solución. Los servidores y el hardware adicional deberán contar como mínimo con las características enunciadas en el Anexo No. 2. La infraestructura suministrada quedará de manera permanente en las instalaciones de la UNIVERSIDAD y será de su propiedad.

6.2.1.4. El PROPONENTE deberá dimensionar el tamaño de la base de datos y el servidor de aplicaciones y archivos para la implantación y puesta en operación de la solución con base a la información estimada de la cantidad total de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) en cada una de las Sedes de la UNIVERSIDAD y proyectar su crecimiento hasta el año 2015.

. 6.2.1.5. El PROPONENTE no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el

Formato No. 4 (Requerimientos técnicos que deben ser provistos), por lo tanto los derechos de autor serán de la UNIVERSIDAD y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que llegue la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE. Para este caso, el PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

6.2.1.6. Adicionalmente, de manera independiente, el PROPONENTE debe indicar en caso de disolución de la empresa el procedimiento mediante el cual hará llegar a la UNIVERSIDAD



los códigos fuente y objeto del aplicativo (exceptuando los desarrollos del Formato No. 4) que fue implantado y está en producción en la UNIVERSIDAD. Esto no implicará la compra de los derechos de autor sobre el mismo.

6.2.1.7. La UNIVERSIDAD podrá hacer uso de los programas fuente en caso de disolución de la empresa. Por lo tanto, el PROPONENTE está obligado, de acuerdo con el procedimiento establecido en el punto anterior, a entregar a la UNIVERSIDAD la última versión del código fuente y la documentación actualizada de la versión implantada y que está en producción, para que ella disponga y realice las modificaciones que considere pertinente.

6.2.1.8. El PROPONENTE deberá indicar el porcentaje (%) equivalente sobre la base del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), de cuál es el costo futuro del contrato de mantenimiento y soporte del valor de la licencia del aplicativo, así mismo este valor se podrá incrementar máximo en el IPC del año inmediatamente anterior.

6.2.1.9. El PROPONENTE deberá indicar el porcentaje (%) equivalente sobre la base del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), de cuál es el costo por hora de consultoría para efectuar implantaciones futuras.

6.2.1.10. La solución debe estar completamente desarrollada sobre arquitectura Multinivel, que diferencia las capas de acceso a datos, lógica de negocio e interfaces para soportar ciento cincuenta (150) usuarios, garantizando alta transaccionalidad y escalabilidad.

6.2.2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE LA SOLUCIÓN

6.2.2.1. Arquitectura

6.2.2.1.1. La solución debe operar de manera integrada entre los distintos módulos que la componen (Comunicaciones Oficiales, Flujo Documental, Gestión Documental, Administración y Seguridad). Todo dato que ingrese al sistema lo hará exclusivamente por un único sitio y alimentará automáticamente los otros módulos, garantizando la consistencia de la información registrada y evitando duplicidad de la misma.

6.2.2.1.2. El PROPONENTE deberá presentar la arquitectura de operación para el manejo de los documentos por Sede.

6.2.2.1.3. Presentar un estimado del ancho de banda necesario para la gestión de los

documentos en las Sedes involucradas con base a la información estimada de la cantidad de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) de cada una.

6.2.2.1.4. La solución debe permitir que las actualizaciones que se realicen por cambio

tecnológico no impactarán negativamente las funcionalidades de la solución que estén en producción.

6.2.2.1.5. La solución debe poder operar en forma independiente al menos en dos (2) modos:

pruebas y producción.

6.2.2.1.6. El PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD un documento de arquitectura tecnológica de la solución implantada donde se especifique por lo menos lo siguiente:

a) Diagramas de estructura, comportamiento e interacción de la solución, bajo el

estándar UML. b) Protocolos de comunicación. c) Servidor de aplicación utilizado. d) Herramientas de desarrollo y producción, con su respectiva versión.



6.2.2.2. Servidor de Archivos.

6.2.2.2.1. El sistema debe tener un servidor de archivos centralizado e independiente del

servidor de Base de Datos para almacenar los documentos electrónicos producidos y digitalizados por cada oficina de la UNIVERSIDAD involucrada en el proyecto.

6.2.2.3. Motor de la Base de Datos.

6.2.2.3.1. La Base de Datos debe ser centralizada y permitirá el almacenamiento de los

metadatos y referencias de los documentos electrónicos producidos y digitalizados por cada oficina de la UNIVERSIDAD involucrada en el proyecto.

6.2.2.3.2. El modelo de almacenamiento debe manejar el concepto de multiempresa, donde cada

nivel de la UNIVERSIDAD se administra como una empresa.

6.2.2.3.3. El PROPONENTE debe indicar la configuración de los perfiles en la Base de Datos (roles) mínimos que requieren ser creados para el modelo de almacenamiento centralizado.

6.2.2.3.4. La solución debe estar en la capacidad de asegurar que el modelo centralizado de

datos y almacenamiento será la única fuente de información como mínimo para los siguientes datos:

a) Número de Registro. b) Numero de Radicación. c) La fecha y hora de una operación (inserción, actualización o eliminación). d) Estructura organizacional. e) Funcionarios. f) Cargos. g) Series. h) Subseries. i) Tipos Documentales.

6.2.2.3.5. La solución debe permitir el manejo de varias estructuras jerárquicas acorde con la

estructura de la UNIVERSIDAD (ver numeral 6.1.3.1.), considerando el manejo de multiempresa para cada una de las estructuras.

6.2.2.3.6. El PROPONENTE deberá estimar cuál es la capacidad de almacenamiento mínima

que debe tener el servidor de base de datos y el servidor de archivos con base a la información estimada de la cantidad de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) de la UNIVERSIDAD, y garantizará que funcione hasta el año 2015.

6.2.2.4. Sistemas Operacionales

6.2.2.4.1. La solución a nivel de base de datos Oracle debe operar bajo el sistema operativo

Linux.

6.2.2.4.2. El servidor de aplicaciones debe operar bajo alguno de los siguientes sistemas operativos: Linux, Solaris o Windows 2008 server stand alone o superior.

6.2.2.4.3. El servidor de archivos deben operar bajo el sistema operativo Linux. 6.2.2.5. Red



6.2.2.5.1. Todas las comunicaciones de la solución (entre los clientes y el servidor, o entre los servidores), deben hacerse a través del protocolo TCP/IP, y no debe depender en manera alguna del hardware y software utilizado.

6.2.2.6. Servidor de Aplicaciones

6.2.2.6.1. El PROPONENTE deberá estimar cuál es la capacidad de procesamiento mínima que debe tener el servidor de aplicaciones con base a la información estimada de la cantidad de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) de las Sedes involucradas, y garantizará que funcione hasta el año 2015. Adicionalmente debe indicar si utiliza librerías específicas que deban ser instaladas en el servidor de aplicaciones así como si requiere de otros utilitarios para su operación.

6.2.2.6.2. Lenguaje en el que se debe encontrar desarrollado el producto: PHP y/o Java.

6.2.2.6.3. Los requerimientos relacionados en el Formato No. 4, deberá estar desarrollado en tecnología JAVA (especificación JEE5 o superior).

6.2.2.7. Clientes del sistema

6.2.2.7.1. El PROPONENTE debe suministrar la respectiva configuración para los clientes, que

permitan a la solución operar con tiempos de respuesta aceptables. Para lo cual la UNIVERSIDAD realizará las pruebas de carga con el aplicativo JMETER y los tiempos de respuesta aceptados por la UNIVERSIDAD no debe superar los 4 segundos como tiempo promedio en el percentil 90.

6.2.2.7.2. La solución debe entregarse funcionando de manera adecuada sobre los siguientes navegadores:

a) Internet Explorer 8.0 o superior. b) Firefox 5.0 o superior. c) Chrome 11.0 o superior

6.2.2.7.3. El PROPONENTE debe indicar cuál es la versión mínima de Microsoft Office que debe

tener instalada la estación del trabajo del cliente como aplicación ofimática (Ej.: Office 2003 o superior).

6.2.2.7.4. El sistema debe estar en la capacidad de desactivar automáticamente el login de un

usuario cuando éste ha dejado de ingresar a la solución después de dos (2) meses.

6.2.2.8. Documentación

6.2.2.8.1. Se deben entregar los siguientes manuales de la operación de la solución: técnico, instalación, usuario y parametrización.

6.2.2.8.2. La documentación debe entregarse en medio magnético (Word 2007 o superior), impresa o en html y en español.

6.2.2.8.3. Para los desarrollos propietarios (Formato No. 4) el PROPONENTE deberá entregar

por lo menos la siguiente documentación:

a) Diagramas de Clases. b) Diagramas de Casos de Uso. c) Diagramas de Secuencia. d) Diagramas de Estados. e) Diseño de la Base de Datos.



f) Diccionario de datos de la Base de Datos. g) Documento de Arquitectura. h) Documentación del código de fuente. i) Archivos de configuración e instalación.

6.2.2.8.4. Se debe entregar un documento con el procedimiento que indique claramente las

actividades a ejecutar por parte de la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE para las actualizaciones que por cambio tecnológico se requiera realizar, durante la ejecución del contrato y posterior a su puesta en operación.

6.2.2.8.5. Proveer todas las interfaces de usuarios finales en español y la documentación técnica y de usuario final del sistema que debe incluir la descripción de programas y la definición de estándares.

6.2.2.9. Búsquedas de Información

6.2.2.9.1. La solución debe manejar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a

la información y funciones, así como menús o rutas de llegadas personalizadas; lo anterior de acuerdo con los diferentes requerimientos de la UNIVERSIDAD. A continuación se presentan los mínimos perfiles con funciones a considerar en el sistema: a) Usuarios Activos: Son los usuarios que interactúan continuamente con el SIGD.

Están conformados por:

1) Receptor de correspondencia: registra y radica la correspondencia recibida y enviada.

2) Digitalizador de correspondencia: Digitaliza los documentos del servicio de la correspondencia.

3) Personal de Oficina: Conformada por: i. Secretaria: Realizará como mínimo las siguientes actividades:

1. Confirmar el recibo de documentos. 2. Asignar el documento recibido a otro funcionario. 3. Registrar y radicar documentos. 4. Archivar los documentos electrónicos en el SIGD.

ii. Funcionario Profesional: Realizará como mínimo las siguientes actividades:

1. Modificar documentos que le han sido asignados para gestionar.

2. Ingresar los documentos electrónicos en el SIGD. 3. Archivar los documentos electrónicos en el SIGD. 4. Reasignar el documento recibido a otro funcionario.

iii. Jefe: Realizará como mínimo las siguientes actividades: 1. Modificar documentos que le han sido asignados para

gestionar. 2. Ingresar los documentos electrónicos en el SIGD. 3. Archivar los documentos electrónicos en el SIGD. 4. Reasignar el documento recibido a otro funcionario.

4) Director Unidad Nacional de Archivo: Realizará como mínimo las siguientes actividades:

i. Aprueba la creación, modificación o inactivación de TRD y TVD en el SIGD.

ii. Aprueba eliminaciones documentales. iii. Aprueba cambios en la parametrización funcional en el SIGD.

5) Jefe de Unidad de Archivo de Sede: Realizará como mínimo la actividad de transferencia y traslado de documentos.



b) Usuarios de Consulta: Realizan la consulta de la información almacenada en el SIGD sin modificar su contenido. Este grupo debe poder desagregarse a partir de la estructura organizacional de la UNIVERSIDAD (ver numeral 6.1.3.1.). A continuación se relacionan los mínimos perfiles de consulta que se deben manejar:

1) Rectoría: Puede consultar la información de: Vicerrectorías Nacionales, Secretaría General, Direcciones Nacionales y Unidades Especiales.

2) Vicerrectorías de Sede: Puede consultar la información de: Secretarías de Sede y Direcciones de Sede.

3) Direcciones: Puede consultar la información de sus divisiones y secciones. 4) Divisiones: Puede consultar la información de sus secciones. 5) Decanatura de Facultad: Puede consultar la información de:

Vicedecanatura de facultad, Secretaría de facultad y Unidades Académicas.

6) Vicedecanatura de Facultad: Puede consultar la información de las Unidades Académicas.

c) Administrador: Gestiona los procesos de auditoría, sesiones, roles y usuarios,

permisos, copias de seguridad y la parametrización de la aplicación. Además debe poder consultar la información del sistema.

6.2.2.9.2. Los resultados de las búsquedas de contenido que se realicen deben depender de los

privilegios a nivel de acceso a los datos que tengan los usuarios en el modelo de roles de la solución.

6.2.2.9.3. La función de búsqueda debe permitir incluir capacidades avanzadas que incluyan búsquedas por proximidad y búsquedas parametrizables por atributos según el tipo de contenido.

6.2.2.9.4. Debe soportar los operadores “Y”, “O” y “NOT (Negación)” en las búsquedas.

6.2.2.9.5. Debe permitir el uso de comodín para representar una letra en la palabra de búsqueda.

6.2.2.10. Seguridad y manejo

6.2.2.10.1. Los procedimientos de recuperación deben garantizar que solamente las transacciones

que no se han completado en el momento de una caída se reversen, y que aquellas que se han completado se recuperen, para garantizar la consistencia de la información.

6.2.2.10.2. La solución debe permitir la definición de roles. Un rol es la combinación de permisos de lectura, escritura y borrado sobre un grupo. Los roles deben poder ser asignados a los usuarios con el fin de definir qué permisos tienen los usuarios sobre los grupos.

6.2.2.10.3. La solución debe disponer de Módulos Especializados para la Administración y

Seguridad operados únicamente por el usuario Administrador.

6.2.2.10.4. Los módulos de Administración y Seguridad deben contar con la funcionalidad necesaria para parametrizar el sistema.

6.2.2.10.5. El Módulo de Administración debe contar como mínimo con las siguientes opciones,

para gestionar los roles y usuarios:

a) Funcionarios b) Cargos c) Estructura organizacional



6.2.2.10.6. El módulo de Seguridad debe contar como mínimo con las siguientes opciones:

a) Perfiles de acceso a la base de datos. b) Perfiles de acceso a la aplicación. c) Asignación de perfiles a usuarios. d) Auditoria. e) Copias de seguridad. f) Gestión de sesiones. g) Gestión de contraseñas seguras

6.2.2.10.7. El manejo de seguridad debe ser complementario al que provea el motor de la base de

datos.

6.2.2.10.8. La solución debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir parametrizar la auditoria a una o más tablas de la solución, (alguno o todos sus campos), cuando así lo requiera la UNIVERSIDAD.

6.2.2.10.9. La solución debe llevar registro de auditoría con un contenido mínimo de la siguiente

información:

a) Usuario. b) Fecha de la transacción. c) Hora de la transacción. d) Dirección IP desde la cual se hizo la transacción. e) Tabla de la Base de Datos que fue modificada. f) Campo que fue modificado. g) Valor del registro antes y después de la modificación.

6.2.2.10.10. La solución debe permitir generar salidas en reportes de los registros de auditoría con

un contenido mínimo al descrito en el numeral 6.2.2.10.9.

6.2.2.10.11. La solución debe contar con herramientas que permitan desmontar bloques de información. Así mismo poder recuperarlos si se requieren nuevamente.

6.2.2.10.12. La solución debe contar con procedimientos claros para su instalación y actualización

por cambios.

6.2.2.10.13. El PROPONENTE debe entregar un documento que describe la forma en que la solución alerta sobre el cumplimiento de periodos preestablecidos para la realización de copias de seguridad (totales e incrementales) de la información almacenada en el SIGD.

6.2.2.10.14. Se debe entregar manual de contingencias que contenga una descripción de los

procedimientos para minimizar los riesgos de pérdida de información y garantizar la continuidad de los procesos sistematizados.

6.2.2.10.15. Incluir mecanismos de contingencia para preservación de la información (contenido de

los documentos) en casos de migración de información por cambio o liberación de nuevas versiones de: sistema de información, cambio de formato, migración de hardware y/o cambio de software base (Sistemas Operacionales, Base de Datos y librerías específicas de la solución).

6.2.2.11. Actualización de versiones



6.2.2.11.1. El PROPONENTE deberá dar garantía a la solución suministrada a la UNIVERSIDAD por un período mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción, suscrita por el Supervisor.

6.2.2.11.2. Cuando se presenten actualizaciones del sistema operacional, motor de la base de datos o servidor de aplicaciones, y mientras se mantengan compromisos de garantía, el PROPONENTE deberá garantizar que la solución se encuentre en producción en las nuevas versiones en un plazo acordado con la UNIVERSIDAD.

6.2.2.11.3. Cuando se presente una actualización de la solución, el PROPONENTE se

compromete a actualizar además la totalidad de la documentación de la misma, suministrada inicialmente a la UNIVERSIDAD así como las respectivas licencias.

6.2.2.11.4. Cuando se presente una actualización de la solución, se debe brindar la capacitación

requerida para la correcta operación de la nueva versión, tanto a los usuarios funcionales como técnicos.

6.2.2.12. Licenciamiento y Soporte

6.2.2.12.1. Se requiere licenciamiento a perpetuidad de 150 usuarios para la UNIVERSIDAD de la

solución ofrecida. El PROPONENTE deberá relacionar el costo de licenciamiento. El PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD los ejecutables y/u objetos del software para su respectiva custodia. Las licencias adicionales (base de datos, sistema operativo, servidor de aplicaciones, escáner, impresoras de rótulos, lectores de rótulos, etc.) deberán ser entregadas a la UNIVERSIDAD y deberán ser perpetuas. La UNIVERSIDAD definirá si a futuro realizará contratos de soporte y mantenimiento sobre dichas licencias.

6.2.2.12.2. El PROPONENTE no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Formato No. 4, por lo tanto los derechos de autor serán de la UNIVERSIDAD y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que lleguen la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE. Para este caso, el PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

6.2.2.12.3. El PROPONENTE deberá presentar carta suscrita por el fabricante o propietario del

software en la que garantice que el PROPONENTE está autorizado para ofrecer la comercialización y la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento de la solución PROPUESTA. La certificación deberá especificar que el PROPONENTE prestará el servicio de garantía por un periodo mínimo de doce (12) meses contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se legaliza a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción, suscrita por el Supervisor. Adicionalmente, deberá incluir expresamente que el PROPONENTE se encuentra autorizado para prestar el soporte y mantenimiento de la solución por un período mínimo de cinco (5) años. Lo anterior no implica que la UNIVERSIDAD esté obligada a suscribir contratos futuros de soporte y/o mantenimiento sobre la solución adquirida.

6.2.2.12.4. El PROPONENTE debe garantizar la prestación de los servicios de garantía, soporte y

mantenimiento cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el Anexo No. 3. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento.

6.2.2.12.5. El PROPONENTE deberá indicar el porcentaje (%) equivalente al costo de

mantenimiento y soporte, sobre la base del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), en que deberá incurrir la UNIVERSIDAD para la operación del producto adquirido, en relación al valor de las licencias suministradas. Este porcentaje aplicará



para el primer año luego de vencida la Garantía y posteriormente dicho valor se podrá incrementar máximo en el IPC del año inmediatamente anterior.

6.2.2.13. Talento Humano

6.2.2.13.1. El PROPONENTE deberá contemplar el personal solicitado en el Formato No. 6 para

desarrollar la totalidad de actividades requeridas para la implantación y puesta en operación de la solución.

6.2.2.13.2. El PROPONENTE deberá contemplar el cronograma y la metodología PROPUESTA a la UNIVERSIDAD para efectuar, la implantación y la puesta en operación de la solución PROPUESTA, incluyendo tiempo de ejecución de cada fase, hitos, responsables y seguimiento del proyecto. Para la elaboración del cronograma el PROPONENTE deberá tener en cuenta que la implantación podrá ser simultanea máximo entre dos sedes, y debe ajustarse al siguiente orden:

a) Nivel Nacional. b) Sede Bogotá. c) Sede Medellín. d) Sede Manizales.

6.2.2.14. Capacitación

6.2.2.14.1. El PROPONENTE deberá incluir el plan de capacitación del proyecto (ver numeral

1.4.2. hasta el 1.4.5.), y por lo tanto formará parte del cronograma de trabajo la capacitación y el entrenamiento necesario (funcional y técnico) para la instalación, administración y operación del sistema.

6.2.2.14.2. Debe relacionar por cada módulo, su intensidad (en horas), el perfil del usuario a quien

va dirigido, número máximo de funcionarios que serán capacitados y material suministrado y necesario para la capacitación.

6.2.2.14.3. Las fechas y el sitio en cada Sede (Bogotá, Medellín, Manizales) donde se dictarán los

cursos sobre el manejo de la solución, serán coordinados por la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE favorecido con la adjudicación.

6.2.2.14.4. Debe tenerse en cuenta que para efectos de la implantación de la solución para la

serie documental Contratos y Órdenes Contractuales, se requiere la movilización del personal del PROPONENTE a las Sedes de Medellín y Manizales, conforme al programa de trabajo a seguir. Por lo tanto, dentro del valor de la PROPUESTA deberán estar incluidos los gastos de viaje y desplazamiento que se generen por la movilización a éstas. El tiempo para la implantación y capacitación en las sedes mencionadas no podrá ser superior a 3 días hábiles.

6.2.2.14.5. Cuando se presente una actualización de la solución, se debe brindar la capacitación

requerida para la correcta operación de la nueva versión, tanto a los usuarios funcionales como técnicos.

6.2.2.15. Parametrización

6.2.2.15.1. La solución debe ser parametrizable. El usuario con este permiso debe tener la posibilidad, en forma sencilla, de fijar los parámetros que considere necesarios sin requerir cambios en los programas.



6.2.2.15.2. El aplicativo deberá permitir la actualización de los parámetros de tal manera que el sistema se adapte fácilmente a los cambios funcionales y organizacionales de la institución.

6.2.2.15.3. La solución debe permitir definir, a través de su parametrización, cuáles atributos son

obligatorios y cuáles opcionales.

6.2.2.15.4. La solución debe permitir la definición de campos obligatorios de metadatos para cargar un documento al SIGD.

6.2.2.15.5. La solución debe permitir definir campos opcionales de metadatos para cargar un

documento al SIGD.

6.2.2.15.6. Se debe permitir la definición de los campos a visualizar de metadatos sobre los documentos de acuerdo al perfil que está accediendo el documento.

6.2.2.15.7. La solución debe permitir incorporar la imagen institucional a la interfaz gráfica de

acuerdo con el estándar definido por la UNIVERSIDAD (logos, colores, fuentes).



CAPITULO VII PROPUESTA ECONÓMICA

El PROPONENTE deberá diligenciar el FORMATO No. 2, en el cual debe especificar el valor de su PROPUESTA económica detallando el costo de cada uno de los requerimientos que componen el anexo. La presentación de la PROPUESTA económica deberá contemplar todos y cada uno de los aspectos descritos en el Capítulo VI del presente Pliego de Condiciones, con los correspondientes costos que sean necesarios para ofrecer a la UNIVERSIDAD la solución integral contratada de manera oportuna, en los lugares y plazos definidos para desarrollar el objeto contractual, incluyendo el costo de los impuestos a que haya lugar. La PROPUESTA económica debe presentar los valores unitarios, sin centavos, antes de IVA, Valor del IVA (si aplica) y valor total. El valor total de la PROPUESTA no podrá ser, en ningún caso, superior a la disponibilidad presupuestal establecida en el numeral 1.7. del presente pliego de condiciones. La PROPUESTA económica deberá presentarse en pesos colombianos y sin centavos, incluyendo valores unitarios y totales para cada requerimiento

Nota: El contenido del Formato No. 2 podrá ser subsanado en cuanto a su contenido, la no presentación del mismo será causal de rechazo de la PROPUESTA.



CAPITULO VIII FACTORES DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Las PROPUESTAS presentadas válidamente en este proceso, serán analizadas por los evaluadores designados por la UNIVERSIDAD para tal efecto, garantizando una selección objetiva que le permita asegurar la escogencia del ofrecimiento más favorable para la UNIVERSIDAD y la realización de los fines que se buscan con la contratación. La UNIVERSIDAD evaluará las PROPUESTAS con base en los aspectos relacionados en la siguiente tabla y suscribirá el contrato con aquella que obtenga el mayor puntaje, según los criterios establecidos a continuación: 8. VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA PARTICIPAR La UNIVERSIDAD efectuará la verificación de los aspectos jurídicos, técnicos, económicos y financieros de las PROPUESTAS, cuyo cumplimiento permitirá que se pueda entrar a evaluar la PROPUESTA. Solamente las PROPUESTAS calificadas como CUMPLE jurídicamente, financiera, técnica y económicamente, serán tenidas en cuenta para la asignación y ponderación de puntaje. Las PROPUESTAS que sean calificadas RECHAZO no continuarán en el proceso de evaluación. La UNIVERSIDAD evaluará las PROPUESTAS en los aspectos relacionados en la siguiente tabla:

FACTORES PUNTAJE MÁXIMO

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS JURÍDICOS CUMPLE/ RECHAZO

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS FINANCIEROS CUMPLE/ RECHAZO

ANÁLISIS DE CAPACIDAD FINANCIERA CUMPLE/ RECHAZO

DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA (NUMERAL 4.3) Y REQUISITOS MÍNIMOS DE PERSONAL (FORMATO NO. 6)

CUMPLE/ RECHAZO

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES (FORMATO NO. 3) Y TÉCNICOS (FORMATO NO. 5)

CUMPLE/ RECHAZO

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS CUMPLE/ RECHAZO

8.1.1. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS JURÍDICOS (CUMPLE / RECHAZO) Este factor se evaluará de acuerdo con el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en el numeral 4.1 del presente Pliego de Condiciones. El cumplimiento en este aspecto es requisito obligatorio para que la PROPUESTA sea evaluada financieramente. 8.1.2. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS FINANCIEROS (CUMPLE – RECHAZO) Este factor se evaluará de acuerdo con el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en el numeral 4.2 del presente pliego de condiciones. El cumplimiento en este aspecto es requisito obligatorio para que la PROPUESTA sea evaluada en el análisis de la capacidad Financiera.



8.1.3. ANÁLISIS DE CAPACIDAD FINANCIERA (CUMPLE / RECHAZO)

Este factor analiza la capacidad del PROPONENTE para realizar la gestión financiera del objeto propuesto en el Pliego de Condiciones. El cumplimiento de este aspecto es requisito fundamental para que la PROPUESTA sea evaluada técnicamente. Los estados financieros aportados en la PROPUESTA, se evaluarán de acuerdo los siguientes factores:

Aspectos a evaluar Formula Cumple

Índice de Liquidez Prueba ácida: Activo Corriente (sin inventarios)/ (sobre) Pasivo Corriente

1

Índice de Endeudamiento Total Pasivo / Total Activo ≤ 70%

Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo Corriente Mínimo 20% del valor de la disponibilidad

presupuestal establecida en el Numeral 1.7., del

presente pliego de condiciones.

El PROPONENTE deberá cumplir al menos dos (2) de los tres (3) indicadores para que su PROPUESTA cumpla financieramente. Cuando el PROPONENTE sea un Consorcio o Unión Temporal, se obtendrán los resultados individuales de cada uno de los integrantes, calculándose los índices respectivos mediante la suma de los promedios ponderados de acuerdo a la participación de cada integrante en el Consorcio o Unión Temporal y el resultado será la suma de la ponderación de cada uno de ellos. 8.1.4. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA Y REQUISITOS MÍNIMOS DE

PERSONAL (CUMPLE - RECHAZO) Este factor se evaluará de acuerdo con el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en el numeral 4.3 del presente pliego de condiciones. El cumplimiento en este aspecto es requisito obligatorio para que la PROPUESTA sea evaluada en el análisis de la capacidad Técnica. 8.1.5. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y TÉCNICOS (CUMPLE - RECHAZO) a) Se realizará el conteo de los Requerimientos Funcionales diligenciados por el PROPONENTE

como CUMPLE en la Columna 2 del Formato No. 3. Una vez finalizado el conteo, se aplicará la siguiente fórmula:

(Número total de Requerimientos Funcionales diligenciados como CUMPLE / Número total de Requerimientos Funcionales) * 100

Si el valor obtenido para el Formato No. 3 (Matriz de Requerimientos Funcionales) es inferior a 85%, la PROPUESTA será RECHAZADA.

b) Se realizará el conteo de los requerimientos técnicos diligenciados por el PROPONENTE como

CUMPLE en la columna 3 del Formato No. 5. Una vez finalizado el conteo, se aplicará la siguiente fórmula:



(Número total de Requerimientos Técnicos (Formato No. 5) diligenciados como CUMPLE / Número total de Requerimientos Técnicos (Formato No. 5)) * 100

Si el valor obtenido para el Formato No. 5 (Matriz de Requerimientos Técnicos) es inferior a 80%, la PROPUESTA será RECHAZADA.

8.1.6. ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS (CUMPLE - RECHAZO) Este factor se evaluará de acuerdo con el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en los numerales 1.3 y 6.2.1 del presente pliego de condiciones. Requisitos que se encuentran y hacen parte del Formato No. 5 (Matriz de Requerimientos Técnicos) que debe diligenciar el PROPONENTE. El cumplimiento en este aspecto es requisito obligatorio para que la PROPUESTA sea evaluada en el análisis de la capacidad Técnica. 8.2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La UNIVERSIDAD realizará un análisis comparativo de las PROPUESTAS calificadas como CUMPLE y que continúan en el proceso de evaluación, se realizará la calificación sobre un total de novecientos (900) puntos y se seleccionará al PROPONENTE que obtenga el mayor puntaje. La calificación se realizará con base en los siguientes factores:

CRITERIO PUNTOS PUNTAJE MÁXIMO

8.2.1. Económico

8.2.1.1. Valor de la PROPUESTA 600

750 8.2.1.2.

Porcentaje equivalente al costo de los contratos de soporte y mantenimiento

150

8.2.2. Costos Futuros de Implantación

8.2.2.1. Costos Futuros de Implantación 150 150

TOTAL 900 puntos

8.2.1. CRITERIO ECONÓMICO (750 PUNTOS) La UNIVERSIDAD efectuará la revisión aritmética de las PROPUESTAS económicas, en caso de detectar errores o inconsistencias solicitara que sean subsanados por el PROPONENTE. En caso de no subsanar se constituirá en causal de RECHAZO de la PROPUESTA. Si una vez corregida la PROPUESTA económica sí sobrepasa el presupuesto asignado, será causal de RECHAZO. La UNIVERSIDAD efectuará como correcciones aritméticas las originadas por todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en el Formulario, en particular las siguientes:

a) La multiplicación entre columnas. b) Las sumatorias parciales. c) La totalización de sumatorias. d) La liquidación del valor del IVA. e) La suma del costo total de la PROPUESTA. f) El ajuste al peso.



8.2.1.1. Valor de la PROPUESTA. (600 PUNTOS) Se le asignará 600 puntos a la PROPUESTA que presente el menor valor y a las demás se les asignará puntaje de acuerdo a la aplicación de la regla de tres inversa con la siguiente formula.

Puntaje de la PROPUESTA = (PROPUESTA de menor valor / Valor ofrecido por el PROPONENTE)*600 8.2.1.2. Porcentaje según lo establecido en el numeral 6.2.1.8 del presente pliego de

condiciones (150 PUNTOS)

Se le asignará 150 puntos a la PROPUESTA que presente el menor porcentaje equivalente para los contratos de soporte y mantenimiento, y a las demás se les asignará puntaje de acuerdo a la aplicación de la regla de tres inversa con la siguiente formula.

Puntaje de la PROPUESTA = (PROPUESTA de menor valor / Valor ofrecido por el PROPONENTE)*150 8.2.2. COSTOS FUTUROS DE IMPLANTACIÓN (150 PUNTOS) 8.2.2.1. Porcentaje según lo establecido en el numeral 4.3.11 del presente pliego de

condiciones Se le asignarán 75 puntos a la PROPUESTA que presente el menor valor por hora de consultoría, expresado en porcentajes sobre el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente, según lo estipulado en el numeral 4.3.11. del Pliego de Condiciones, y a las demás se les asignará puntaje de acuerdo a la aplicación de la siguiente formula.

Puntaje de la PROPUESTA = (PROPUESTA de menor valor / Valor ofrecido por el PROPONENTE)*75 Se le asignarán 75 puntos a la PROPUESTA que presente el menor valor por la adquisición de nuevas licencias, expresado en un porcentaje (%) equivalente sobre el valor relacionado en el Formato No. 2 para las ciento cincuenta (150) licencias que la UNIVERSIDAD adquiere para la primera fase, y a las demás se les asignará puntaje de acuerdo a la aplicación de la siguiente formula.

Puntaje de la PROPUESTA = (PROPUESTA de menor valor / Valor ofrecido por el PROPONENTE)*75 8.3. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse un empate en la calificación de dos o más PROPONENTES, que sean igualmente favorables, la UNIVERSIDAD seleccionará al PROPONENTE aplicando los siguientes criterios, y en estricto orden: a) El PROPONENTE que haya obtenido mayor calificación en el ítem “Valor de la PROPUESTA”,

de los criterios económicos, de acuerdo a lo establecido en el numeral 8.2.1.1. b) El PROPONENTE que haya obtenido mayor calificación en el ítem “Porcentaje equivalente al

costo anual de los contratos de soporte y mantenimiento” , de los criterios económicos, de acuerdo a lo establecido en el numeral 8.2.1.2



c) El PROPONENTE que haya obtenido mayor calificación en el criterio “Porcentaje equivalente a los costos futuros de implantación”, de acuerdo con lo establecido en el numeral 8.2.2.

d) En caso de continuar el empate entre dos o más PROPONENTES, se hará un sorteo utilizando el sistema de balotas.



CAPÍTULO X CONDICIONES DEL CONTRATO

Los PROPONENTES aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones del presente pliego de condiciones, y en caso de ser seleccionados, se obligan a suscribir la minuta del contrato que se presenta en el Anexo No. 1.



FORMATO No. 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Bogotá D.C., [día] de [mes] de [año] Señores UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Ciudad.

Referencia: Invitación pública para contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución Integral de gestión documental, en ambiente Web, para la Universidad Nacional de Colombia

El (Los) suscrito (s) [xxx nombre del PROPONENTE xxx], de acuerdo con las condiciones que se estipulan en el presente pliego de condiciones, presento la siguiente PROPUESTA para participar en la invitación referenciada, y en caso de que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA me asigne el contrato, objeto de la presente Invitación, me comprometo a suscribirla en los términos aquí establecidos. Declaro así mismo: 1. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo compromete al y/o a los aquí

firmantes, o a la persona jurídica que representa(n). 2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tienen interés comercial en esta

propuesta ni en el contrato que de ella se derive. 3. Que conozco la información general y especial y demás documentos del pliego de condiciones

y aceptamos los requisitos en ellos contenidos. 4. Que hemos recibido las siguientes adendas (si las hubo) y aceptamos su contenido:

Adenda No. _____ de fecha ___________________ Adenda No. _____ de fecha ___________________ Adenda No. _____ de fecha ___________________

5. Que hemos recibido los siguientes informes sobre respuestas a observaciones (si los hubo) y aceptamos su contenido:

Informe de respuestas a observaciones, de fecha __________ Informe de respuestas a observaciones, de fecha __________ Informe de respuestas a observaciones, de fecha __________

6. Que me comprometo a cumplir con el objeto de conformidad con lo solicitado en el presente pliego de condiciones, en un plazo de XXXX meses, contados a partir de fecha de suscripción del Acta de inicio, previo cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución.

7. Que si mi propuesta es seleccionada, me comprometo a aportar los documentos requeridos para la elaboración, suscripción y legalización del contrato, dentro de los términos señalados para ello.

8. Que no me encuentro incurso en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la ley y la Constitución Política y no me encuentro en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar con entidades públicas.

9. Que la sociedad a la que represento no ha sido multada ni sancionada, dentro de los dos años anteriores a la fecha de expedición del RUP, en relación con el objeto contractual de la presente invitación.

10. Que la vigencia de nuestra propuesta es 90 días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación.

11. Que la siguiente propuesta consta de [número de folios] folios debidamente numerados.



Cordialmente, ___________________________ Firma Representante Legal Nombre del Representante Legal: [ ] Cédula de Ciudadanía del Representante Legal No. [ ] de [ ] Nombre o Razón Social del PROPONENTE: [ ] NIT del PROPONENTE: [ ] Dirección: [ ] Ciudad: [ ] Teléfono: [ ] Fax: [ ] Correo Electrónico: [ @ ] NOTA: Ninguna estipulación de esta Carta de Presentación, reemplaza la información o documentación exigida en el pliego de condiciones. (Fin Formato No. 1)



FORMATO No. 2 MATRIZ DE COSTOS Y TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Diligenciar un cuadro en Excel en el cual describa el servicio a suministrar, cantidad, el costo unitario, IVA y costo total. Se relaciona el siguiente modelo:

DESCRIPCION DEL SERVICIO O BIEN A SUMINISTRAR

SITIO

Columnas que debe diligenciar el PROPONENTE

CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA / DETALLE

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

IVA VALOR

TOTAL + IVA

SOFTWARE

LICENCIAS

Licencia del Aplicativo. 150 Usuarios

SERVICIOS PROFESIONALES

Instalación, configuración y puesta a punto de la solución.

Desarrollo de Interfaces 3

Consultoría Horas

CAPACITACIÓN

Capacitación por Sede

Nivel Nacional y Bogotá Bogotá Horas

Medellín Medellín Horas

Manizales Manizales Horas

HARDWARE

SERVIDORES



DESCRIPCION DEL SERVICIO O BIEN A SUMINISTRAR

SITIO

Columnas que debe diligenciar el PROPONENTE

CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA / DETALLE

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

IVA VALOR

TOTAL + IVA

Servidor de Aplicaciones Ubicado en

Bogotá 1

Linux, Solaris o Windows

Server

Servidor Base de Datos Ubicado en

Bogotá 1

Sistema Operativo

Linux

Servidor de Archivos (File Server) Ubicado en

Bogotá 1

Sistema Operativo

Linux

LICENCIAS

Sistemas operativos servidores 3 Sistema

Operativo Linux

Base de Datos 1 Oracle 10g o

superior

HARDWARE ADICIONAL

Escáneres Gama media.

Nivel Nacional y Sede Bogotá

Ubicado en Bogotá

3

Centro de Digitalización

Impresoras de rótulos Sede Bogotá (3) Ubicado en

Bogotá 3

Lectoras de rótulos Sede Bogotá (3) Ubicado en

Bogotá 3

Escáneres Gama baja. Nivel Nacional (3), Sedes: Bogotá (4), Medellín (1),

Manizales (1)

Ubicado en cada Sede

9 Puntos de

Digitalización

COSTO TOTAL PROPUESTA ECONÓMICA



Adicionalmente, el PROPONENTE también deberá diligenciar el siguiente cuadro en Excel en el cual describe la duración en tiempo de la implantación y capacitación del proyecto.

SEDE Columnas que debe diligenciar el PROPONENTE

SEMANAS MESES


Sede Medellín

Sede Manizales

Aclaraciones adicionales: 1. Durante el tiempo de la implantación el PROPONENTE deberá suministrar la infraestructura necesaria para los ambientes de prueba y

desarrollo incluyendo lo necesario para Hardware y Software y será de su propiedad. 2. El tiempo para la implantación y capacitación en las ciudades diferentes a Bogotá (Medellín, Manizales) no podrá ser superior a 3 días hábiles

en cada una.

__________________________________________ FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

(Fin Formato No. 2)



FORMATO No. 3 MATRIZ DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

A continuación se presenta la matriz de requerimientos funcionales y los campos que deben ser diligenciados por el PROPONENTE: a) La primera columna (Requerimiento) contiene la descripción del requerimiento funcional. b) La segunda columna (Cumple/Ofrece), debe ser diligenciada por el PROPONENTE anotando:

1) CUMPLE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida los provee y no requiere desarrollo. 2) OFRECE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida NO provee pero que los desarrollara durante el tiempo de ejecución del

contrato. c) La tercera columna (Módulo/Folio(s)) debe ser diligenciada por el PROPONENTE con las indicaciones del módulo con el cual cumple con el

requerimiento y el(los) número(s) del folio(s) de la PROPUESTA donde se indica su funcionalidad.

Requerimiento Cumple/Ofrece Módulo/Folio(s)

MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (Numeral 6.1.1.).

Registro. El sistema debe realizar el registro a cada comunicación oficial, documento no radicable y envío asignando un prefijo que lo identifique (ej.: RE) y un consecutivo único de registro el cual debe incluir la identificación de la clase de registro que se está generando (ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial Interna, DNR – documento no radicable, ENV – envío), y tener como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.1.

Radicación. Además del registro, a cada comunicación oficial, debe asignarse un prefijo (ej.: RA) y un consecutivo único de radicación (independiente del código de registro) el cual debe incluir la identificación de la clase de radicación que se está generando (ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial Interna), y tener como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.2.

Metadatos para registro y radicación que como mínimo se deben manejar los campos descritos en el numeral 6.1.1.3.

Registrar las devoluciones de comunicaciones oficiales (papel, documento electrónico), documentos no radicables y envíos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.4.

Digitalizar las comunicaciones oficiales recibidas por la UNIVERSIDAD en las ventanillas de correspondencia en los centros de digitalización definidos en el numeral 1.4.2., almacenando el documento obtenido en el servidor de archivos, y asociar el documento con los metadatos de registro y radicación a través del código único de registro asignado al documento. Los documentos que sean anexos de otros deben quedar asociados al código único de registro del documento principal.

Generar una etiqueta para el registro y radicación de: comunicaciones oficiales, envíos y documentos no radicables en la cual se incluyan los datos de registro y radicación que la UNIVERSIDAD defina de los señalados en los numerales 6.1.1.1 y 6.1.1.2. La etiqueta debe incluir los códigos únicos de registro y




radicación en códigos de barras y ser imprimible para colocar en documentos de soporte papel. De igual forma debe poder colocarse de manera digital la etiqueta en los documentos electrónicos.

Almacenar los documentos electrónicos (digitalizados) en bandejas independientes del módulo de administración de comunicaciones oficiales desde las cuales se puedan gestionar (distribuir).

Asignar a cada ventanilla del servicio de correspondencia, bandejas para la administración de los documentos electrónicos, al menos con las descritas en el numeral 6.1.1.8.

Manejar automáticamente el estado y los cambios de estado de los documentos electrónicos según la bandeja donde se encuentren y trasladen (digitalizados, asignados, reasignados, devueltos).

Controlar a través de la herramienta de flujo de trabajo documental (work flow), la distribución electrónica de los documentos electrónicos desde las ventanillas del servicio de correspondencia hacia las oficinas destinatarias de la UNIVERSIDAD notificando automáticamente a través de la(s) cuenta(s) de correo institucional que se definan al (a los) funcionario(s) destinatario(s).

Consultar de manera controlada los documentos, registros y/o radicaciones, ingresados por las ventanillas de correspondencia a través de los metadatos definidos en el numeral 6.1.1.3., permitiendo al sistema indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.11.

Generar un reporte o planilla con la relación de: comunicaciones oficiales registradas y radicadas, envíos y documentos no radicables que serán entregadas a la(s) oficina(s) destinataria(s) con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.12.

Permitir desde el Módulo de Gestión Documental, que las oficinas destinatarias de los documentos electrónicos digitalizados, envíos y documentos no radicables recibidos y distribuidos por las ventanillas de correspondencia confirmen su recepción.

Capturar la información de los proveedores del servicio de correspondencia de la UNIVERSIDAD con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.14.

El módulo debe contener la información geográfica nacional (departamentos, municipios) e internacional (países) necesaria para que el operador seleccione el origen y/ o destino de las comunicaciones, envíos y documentos.

Para consultas y reportes de Registro y Radicación el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.16.

Para consultas y reportes de Devoluciones el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.17.

El módulo debe permitir la programación de los recorridos diarios de las rutas del servicio de distribución física de documentos de correspondencia incorporando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.18.

Para consultas y reportes de la programación de recorridos el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.1.19.




MODULO DE ADMINISTRACIÓN DE FLUJOS DOCUMENTALES DE TRABAJO (Numeral 6.1.2.)

El módulo debe permitir diseñar gráficamente flujos documentales asignando actividades como mínimo las descritas en el numeral 6.1.2.1.

Administrar las rutas documentales definidas en cada flujo de trabajo (trasladar el documento electrónico entre oficinas, funcionarios y actividades predefinidos) para cualquier documento (tipo documental) y/ o grupos de documentos (series, subseries, expedientes) que sean enrutados desde su ingreso a través del módulo de administración de comunicaciones oficiales o desde una oficina de la UNIVERSIDAD. Siendo posible asignar responsable(s) a cada actividad del flujo.

Generar alarmas o alertas y trasmitirlas a través del sistema a las cuentas de correo electrónico institucional de oficinas y funcionarios de cada actividad documental acerca del vencimiento de términos y/o estados de los documentos preestablecidos para la ejecución de la misma y al jefe inmediato cuando no sea atendida una actividad en el tiempo establecido. La alarma debe ser parametrizable permitiendo indicar cuantos días previos a la fecha de vencimiento y con qué frecuencia se hará llegar la notificación a la oficina o funcionario responsable.

Generar notificaciones informativas sobre la ejecución de las actividades descritas en el numeral 6.1.2.1. y enviarlas a través del sistema de información y de las cuentas institucionales de correo electrónico predefinidas.

Generar flujos documentales fijos (con rutas, actividades y responsables no modificables, excepto por el personal autorizado) y otros flexibles que permitan a los usuarios autorizados decidir en casos particulares incluir variaciones en las rutas, actividades y responsables del flujo documental predefinido.

Generar estadísticas y reportes básicos de cada flujo documental sobre tiempos de respuesta a las actividades predefinidas por: documento, expediente, usuario; sobre número de alarmas generadas por: flujo documental, documento, expediente, oficina y usuario.

Para consultas y reportes de Flujos Documentales el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos:

El módulo debe permitir la generación de varios reportes con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.2.8.

MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Numeral 6.1.3.)

Capturar la estructura organizacional de la UNIVERSIDAD con mínimo los niveles y subniveles descritos en el numeral 6.1.3.1.

Registrar la modificación de la estructura organizacional de la entidad permitiendo la adición y supresión de oficinas. De estas modificaciones deben guardarse sus registros históricos de tal forma que permita dar trazabilidad a la evolución orgánica de la UNIVERSIDAD.




Contemplar la estructura documental de la UNIVERSIDAD a nivel de: series, subseries, tipos documentales.

Permitir la creación de expedientes o carpetas electrónicas que estén asociadas a una serie y/o subserie documental predefinida. A las carpetas de expedientes se asociarán los documentos electrónicos.

La solución debe tener una opción para el manejo de las Tablas de Retención Documental – TRD, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambiar de estado a inactiva teniendo en cuenta como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.5.

Para consultas y reportes de TRD el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.6.

La solución debe almacenar las modificaciones realizadas a cualquier campo de la TRD en el tiempo a través del versionamiento de los documentos electrónicos, registrando la trazabilidad a su evolución.

Incorporar y conservar los documentos electrónicos de archivo establecidos por las Tablas de Retención Documental garantizando las características de Autenticidad, Fiabilidad e Integridad con el detalle descrito en el numeral 6.1.3.8.

El sistema debe realizar el registro de documentos electrónicos (comunicaciones oficiales) elaborados por las oficinas productoras asignando un prefijo que la identifique (ej.: RE) y un consecutivo único de registro el cual debe incluir la identificación de la clase de registro que se está generando (ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial Interna), y tener como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.9.

El sistema debe permitir la radicación de documentos electrónicos (comunicaciones oficiales) elaborados por las oficinas productoras asignando un prefijo (Ej.: RA) y un consecutivo único de radicación (independiente del código de registro) el cual debe incluir la identificación de la clase de radicación que se está generando (Ej.: COE – comunicación oficial externa, COI – comunicación oficial interna), y tener como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.10.

Generar una etiqueta para el registro y radicación de comunicaciones oficiales en la cual se incluyan los datos de registro y radicación que la UNIVERSIDAD defina de los señalados en los numerales 6.1.1.1 y 6.1.1.2. La etiqueta debe incluir los códigos únicos de registro y radicación en códigos de barras y ser imprimible para colocar en documentos de soporte papel. De igual forma debe poder colocarse de manera digital la etiqueta en los documentos electrónicos.

La solución debe permitir digitalizar documentos de origen externo (no producidos en aplicativos de la UNIVERSIDAD), y los internos que se definan, desde los centros y puntos de digitalización que la UNIVERSIDAD defina. El formato de la imagen del folio obtenido debe ser legible y con un peso no superior a 90 KB. La visualización de la imagen en el sistema debe permitir acciones tales como: rotación, enfocar, desenfocar, colores y gráficos desde el navegador. De igual forma permitir la asignación de metadatos a las imágenes o documentos obtenidos para su consulta y recuperación. Los metadatos para documentos y expedientes del Archivo de Gestión son los definidos en el numeral 6.1.3.17. del presente módulo.

Almacenar el documento electrónico digitalizado en una versión de trabajo disponible para los usuarios autorizados durante su gestión desde todos los módulos del sistema, y durante su trámite se puedan ingresar




notas: tipo pos-it, comentarios, observaciones sin que se altere el documento original (documento digitalizado), el cual será archivado en el sistema a través de una opción activada por el usuario que tiene este permiso en su perfil.

La solución debe permitir incorporar documentos generados en otros sistemas de información de la UNIVERSIDAD y los elaborados en diferentes aplicaciones, versiones y formatos, especialmente de las aplicaciones de oficina más utilizadas (Microsoft, Open Office, Lotus Notes, etc.), correos electrónicos, fax, escaneados, multiformatos (texto, imagen, video, audio). Además los documentos recibidos vía correo electrónico y fax también deben ser incorporados al sistema en el formato electrónico que defina la UNIVERSIDAD. Estos documentos serán inmodificables a partir de su incorporación al sistema de gestión documental mediante la opción de Archivar activada por el usuario que tiene este permiso en su perfil.

Debe permitir asignar los metadatos y llaves de búsqueda que indique la UNIVERSIDAD para identificar y recuperar la información de series, subseries, expedientes y tipos documentales como esta descripto en el numeral 6.1.3.17.

La solución debe contar con tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e ICR (reconocimiento inteligente de caracteres) para capturar de información directamente desde el documento electrónico.

Permitir consultar los documentos y expedientes electrónicos a los usuarios autorizados usando varias llaves de búsqueda (combinaciones de varios metadatos), búsqueda full text (opción con la posibilidad de ser solamente habilitada a perfiles definidos de la UNIVERSIDAD), permitiendo consultas y trabajo concurrente multiusuario. El acceso debe darse a los documentos y a sus metadatos. Los metadatos que deben poder asignarse en el módulo de Gestión Documental se encuentran descriptos en el numeral 6.1.3.17.

Asignar a cada oficina productora documental bandejas para la administración de los documentos electrónicos con mínimo los estados descriptos en el numeral 6.1.3.18.

Manejar automáticamente el estado y los cambios de estado de los documentos electrónicos según la bandeja donde se encuentren y trasladen (recibidos, enviados, asignados, reasignados, clasificados o archivados y de apoyo).

Manejar automáticamente el estado y los cambios de estado de los expedientes electrónicos (en trámite, cerrado, archivo de gestión, para eliminar, para seleccionar, Archivo Central, Archivo Histórico).

Controlar automáticamente el vencimiento de los periodos de retención establecidos para las agrupaciones documentales (series con sus expedientes), por las TRD generando alarmas y notificaciones una vez se cumplan. Las alarmas y notificaciones deben ser enviadas al responsable de la oficina productora documental y del área de gestión documental a través del propio sistema a la bandeja de entrada y a las cuentas de correo electrónico institucionales.

Controlar automáticamente el vencimiento de los periodos de vigencia que se establezcan para algunos documentos (ej.: pólizas contractuales, certificado de antecedentes judiciales, certificado de existencia y representación legal, etc.), indicando el inicio y terminación del plazo e informar al responsable de la oficina productora documental sobre su vencimiento, a través del mismo sistema con una alarma notificación, la cual




también debe enviarse a la cuenta de correo electrónico institucional. La alarma debe ser parametrizable permitiendo indicar cuantos días previos a la fecha de vencimiento y con qué frecuencia se hará llegar la notificación a la oficina o funcionario responsable.

Generar automáticamente un índice por expediente que refleje el orden cronológico de incorporación de los documentos asociados a éste y, sea imprimible para usuario autorizado pero inmodificable para todo usuario.

Vincular mediante referencias cruzadas la información de un expediente y/o documento almacenado en el sistema con otros dentro del mismo para permitir el acceso a información centralizada sin duplicar los documentos y/o expedientes electrónicos.

Cuando un documento este referenciado en dos o más series y expedientes y por disposición sea eliminable en un tiempo menor al requerido en otra serie y expediente se debe transferir el documento a la serie y expediente de mayor tiempo de retención.

Para consultas y reportes de documentos y expedientes el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descriptos en el numeral 6.1.3.26.

Almacenar de manera temporal los documentos electrónicos de apoyo de las oficinas (no asociados con alguna TRD), controlando su tiempo de almacenamiento y eliminándolos de manera automática cumplido un periodo de tiempo determinado por la UNIVERSIDAD sin ser consultados.

Permitir la identificación de los documentos electrónicos de apoyo de las oficinas asociándoles como mínimo los metadatos descriptos en el numeral 6.1.3.28.

Contar con definición, identificación y validación de: perfiles de usuario, restricción de accesos según perfiles para cada una de las acciones descritas en cada módulo de la solución. La información de los usuarios que se inactiven por cualquier razón no se podrá eliminar del sistema.

Permitir hacer auditorías sobre las modificaciones, transferencias, eliminaciones, impresiones, consultas de los documentos y expedientes electrónicos de manera individualizada para cada uno de ellos y por agrupaciones documentales (series, subseries) como parte de los metadatos o asociados al documento. De esta información debe ser posible generar reportes e informes que muestren como mínimo los campos descriptos en el numeral 6.1.3.30.

La solución debe tener una opción para el manejo de las Tablas de Valoración Documental – TVD, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambio de estado a inactiva teniendo en cuenta como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.31.

Para consultas y reportes de TVD el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descriptos en el numeral 6.1.3.32.

La solución debe almacenar las modificaciones realizadas a cualquier campo de la TVD en el tiempo a través del versionamiento de los documentos electrónicos.

La solución debe tener una opción para el manejo de los cuadros de Clasificación Documental, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambio de estado a inactiva teniendo en cuenta como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.34.




Para consultas y reportes de cuadros de clasificación documental el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descriptos en el numeral 6.1.3.35.

La solución debe almacenar las modificaciones realizadas a cualquier campo de los cuadros de clasificación documental en el tiempo a través del versionamiento de los documentos electrónicos.

Proveer una estructura de repositorios o archivadores virtuales donde se transfieran y conserven los expedientes electrónicos cuyo estado sea Archivo Central, Archivo Histórico y desde donde sean consultables por los usuarios autorizados.

El sistema debe permitir registrar el préstamo de un expediente físico del Archivo de Gestión de la oficina productora documental incorporando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.38.

Para consultas y reportes de préstamos de expedientes del Archivo de Gestión el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.39.

El sistema debe permitir registrar el préstamo de un expediente físico de Archivo Central incorporando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.40.

Para consultas y reportes de préstamos de expedientes del Archivo Central el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.41.

Registrar la salida temporal de documentos de Archivo Histórico con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.42.

Para consultas y reportes de salida temporal de expedientes del Archivo Histórico el sistema debe permitir indexar por varios campos y combinaciones entre ellos como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.43.

El sistema debe permitir registrar la devolución de expedientes físicos prestados del Archivo de Gestión y Central, y salidas temporales del Archivo Histórico incorporando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.44.

Generar alarmas o alertas y trasmitirlas a través del sistema (por ej.: ventanas emergentes) y del correo electrónico institucional a oficinas y funcionarios para alertar sobre el vencimiento del término establecido para la devolución del expediente del Archivo de Gestión, Central o Histórico.

Registrar la realización de transferencias documentales primarias de archivos físicos y electrónicos ingresando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.46.

Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental primaria de archivos físicos y electrónicos indexando por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.47.

Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental primaria (ver numeral 6.1.3.46.), la solución debe permitir seleccionar los documentos a transferir que automáticamente cambiaran de estado del expediente de Archivo de Gestión a Archivo Central. Este




cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

Registrar la realización de transferencias documentales secundarias de archivos físicos y electrónicos ingresando como mínimo los datos descritos en el numeral 6.1.3.49.

Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental secundaria de archivos físicos y electrónicos indexando por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.50.

Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la transferencia documental secundaria (ver numeral 6.1.3.49.), la solución debe permitir seleccionar los documentos a transferir que automáticamente cambiaran de estado del expediente de Archivo Central a Archivo Histórico. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

El módulo debe permitir la generación de un reporte para transferencias (primarias y secundarias) que incluya como mínimo las columnas descritas en el numeral 6.1.3.52.

Registrar la realización de eliminaciones documentales primarias de archivos físicos y electrónicos ingresando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.53.

Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental primaria de archivos físicos y electrónicos indexando varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.54.

Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental primaria (ver numeral 6.1.3.53.), la solución debe permitir seleccionar los expedientes a eliminar y borrarlo físicamente del servidor de base de datos y de archivos. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

Registrar la realización de eliminaciones documentales secundarias de archivos físicos y electrónicos ingresando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.56.

Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental secundaria de archivos físicos y electrónicos indexando varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.57.

Con base a la relación de los expedientes electrónicos a los cuales se les ha de realizar la eliminación documental secundaria (ver numeral 6.1.3.56.), la solución debe permitir seleccionar los expedientes a eliminar y borrarlo físicamente del servidor de base de datos y de archivos. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte de eliminaciones (primarias y secundarias) que incluya como mínimo las columnas descritas en el numeral 6.1.3.59.

Registrar los traslados de expedientes físicos y electrónicos por fusión o supresión de oficinas ingresando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.60.

Para consultas y reportes la solución debe permitir generar una relación de los expedientes que serán




trasladados por fusión o supresión indexando varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.61.

Con base a la relación de los expedientes electrónicos que se han de trasladar por fusión o supresión (ver numeral 6.1.3.60.), la solución debe permitir seleccionar los expedientes a trasladar y asignar la nueva oficina responsable del expediente. Este cambio solo lo podrá hacer el usuario que tiene este permiso dentro de su perfil.

El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte por traslados que incluya como mínimo las columnas descritas en el numeral 6.1.3.63.

Registrar la donación de colecciones documentales recibidas por el Archivo Histórico ingresando como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.64.

Para consultas y reportes de colecciones documentales recibidas para el Archivo Histórico, el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.65.

El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte para colecciones documentales que incluya como mínimo las columnas descritas en el numeral 6.1.3.66.

La solución debe tener una opción para el manejo de los inventarios documentales de la UNIVERSIDAD, que permita ejecutar actividades de: ingreso, modificación y eliminación o cambiar de estado a inactiva teniendo como mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.67.

Para consultas y reportes de inventarios documentales el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.68.

El inventario documental del Archivo de Gestión debe ser actualizado automáticamente cada vez que se ingrese o elimine un documento a un expediente en el SIGD.

Permitir la graficación e identificación del mobiliario de los Archivos de Gestión, Centrales e Históricos incorporando como mínimo los campos, categorías y su representación gráfica descritas en el numeral 6.1.3.70.

Para consultas y reportes del mobiliario de archivos, el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.71.

El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte del mobiliario de archivos que incluya como mínimo las columnas descritas en el numeral 6.1.3.72.

Registrar las consultas documentales de archivo físico en Archivos de Gestión, Centrales e Históricos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.73.

Para consultas y reportes a los registros de consultas documentales de archivo físico en Archivos de Gestión, Centrales e Históricos, el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.74.

El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte para los registros de consultas documentales




de archivo físico en Archivos de Gestión, Centrales e Históricos que incluya como mínimo las columnas descritas en el numeral 6.1.3.75.

La solución permitirá digitalizar documentos de Archivo Central e Histórico desde uno o más puntos de digitalización que la UNIVERSIDAD defina. El formato de la imagen del folio obtenido debe ser legible y con un peso no superior a 90 KB. La visualización de la imagen en el sistema debe permitir acciones tales como: rotación, enfocar, desenfocar, colores y gráficos desde el navegador. De igual forma permitir la asignación de metadatos a las imágenes o documentos obtenidos para su consulta y recuperación. Los metadatos para documentos y expedientes del Archivo Central son los definidos en el numeral 6.1.3.17. del presente módulo y del Archivo Histórico son los definidos en el numeral 6.1.3.77.

Realizar la descripción de unidades documentales de los Archivos Históricos (adoptada en Colombia, mediante Norma Técnica Colombiana ICONTEC No. 4095: 1997), permitiendo la asignación de los metadatos mínimos a archivos físicos, imágenes y/o documentos electrónicos descritos en el numeral 6.1.3.77.

Para consultas y reportes de documentos digitalizados en el Archivo Central e Histórico, el sistema debe permitir indexar por varios campos y hacer combinaciones entre ellos con mínimo los campos descritos en el numeral 6.1.3.78.

El módulo debe permitir la consulta o generación de un reporte de documentos digitalizados en el Archivo Central e Histórico que incluya como mínimo las columnas descritas en el numeral 6.1.3.79.

Todo informe generado en este módulo debe incluir al final el número total de ítems que lo componen independiente del índice seleccionado

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FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

(Fin Formato No. 3)



FORMATO No. 4 MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS QUE DEBEN SER PROVISTOS

A continuación se presenta la matriz de requerimientos técnicos que deben ser provistos y los datos que deben ser diligenciados por el PROPONENTE: a) La primera columna (Requerimiento) contiene la descripción del requerimiento técnico. b) La segunda columna (Cumple/Ofrece), debe ser diligenciada por el PROPONENTE anotando:


contrato. c) La tercera columna (tiempo de desarrollo (Horas)) Debe ser diligenciada por el PROPONENTE colocando el número horas necesarias para el

desarrollo.

Requerimientos Cumple/Ofrec

e

Tiempo desarrollo

(Horas)

El PROPONENTE seleccionado deberá implementar interfaces de intercambio de información entre el sistema propuesto y los sistemas de información que tiene la UNIVERSIDAD: Sistema de Información de Talento Humano (SARA), Sistema Financiero (QUIPU) y el Sistema de Directorio LDAP utilizado en la UNIVERSIDAD. Además deberá generar las interfaces requeridas para estos sistemas (esta información será provista por la UNIVERSIDAD) y la solución ofrecida. Las interfaces deben ser desarrolladas teniendo en cuenta la especificación que el PROPONENTE estime técnicamente pertinentes en el tipo de implementación que ofrecerá a la UNIVERSIDAD, de tal forma que se garantice la integridad y la confidencialidad de los mensajes transmitidos. La implementación de las Interfaces se hará con la coordinación y supervisión de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones de la UNIVERSIDAD.

Interface con el Sistema de Talento Humano (SARA)

El PROPONENTE deberá desarrollar una interface que interactuará con el Sistema de Talento Humano (SARA) para traer novedades por: ingreso, modificación o marca de inactividad de una oficina en la estructura de la UNIVERSIDAD (Nivel Nacional, Sede, Facultad, Departamento). La UNIVERSIDAD informara los datos requeridos que se deben tener en cuenta el sistema ofrecido para ser actualizados en el SIGD.

El PROPONENTE deberá desarrollar una interface que interactuara con el Sistema de Talento Humano (SARA) para traer novedades por ingreso de un empleado a la UNIVERSIDAD. La UNIVERSIDAD informara los datos requeridos que se deben tener en cuenta el sistema ofrecido para ser actualizados en el SIGD.

Interface con el Sistema de Financiero (QUIPU)

El PROPONENTE deberá desarrollar una interface que interactuará con el Sistema Financiero – QUIPU para traer novedades de nuevos contratos. La UNIVERSIDAD estima que inicialmente se deben tener en



Requerimientos Cumple/Ofrec

e

Tiempo desarrollo

(Horas)

cuenta como mínimo los siguientes campos: Numero de contrato, nombre contratista, NIT, número CDP, número Registro presupuestal. La UNIVERSIDAD informara datos adicionales oportunamente, y que debe tener en cuenta el sistema ofrecido para ser actualizados en el SIGD.

Interface con el Sistema de Directorio LDAP de la UNIVERSIDAD

Para la autenticación de los usuarios se deberá realizar una interface con el Sistema de Directorio LDAP de la UNIVERSIDAD, para asegurar un único punto de control de autenticación. La autorización se debe realizar a nivel de la Base de Datos para el acceso a la aplicación. El sistema ofrecido deberá garantizar el uso de un protocolo seguro para la seguridad de la autenticación

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FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

(Fin Formato No. 4)



FORMATO No. 5 MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

A continuación se presenta la matriz de requerimientos técnicos que deben ser diligenciados por el PROPONENTE: a) La primera columna Código, se refiere al numeral del requerimiento técnico. b) La segunda columna (Requerimiento) contiene la descripción del requerimiento técnico. c) La tercera columna (Cumple/Ofrece), debe ser diligenciada por el PROPONENTE anotando:


contrato. d) La cuarta columna (No. de Folio(s)), debe ser diligenciada por el PROPONENTE con las indicaciones del módulo con el cual cumple con el

requerimiento y el(los) número(s) del folio(s) de la PROPUESTA donde se encuentra.

Código Requerimiento Cumple/Ofrece No. De Folios

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Numeral 6.2.1.).

6.2.1.1.

El recibo a satisfacción por parte de la UNIVERSIDAD, se realizará una vez puesta en operación la solución incluyendo la entrega de:

c) La versión web de los módulos de Correspondencia y Gestión Documental. d) La versión multinivel de los módulos de Flujo Documental, Administración y

Seguridad. e) Los desarrollos adicionales por parte del PROPONENTE. f) La infraestructura tecnológica, una vez realizadas y aprobadas por la

UNIVERSIDAD, las pruebas técnicas y funcionales correspondientes.

6.2.1.2. La solución debe operar sobre la Base de Datos Oracle Versión 10g o superior.

6.2.1.3.

El PROPONENTE deberá suministrar la infraestructura de servidores (base de datos, aplicaciones y archivos) necesaria para garantizar la operación de la solución, mínimo hasta el 2015 de acuerdo dimensionamiento estimado en el numeral 1.4. del presente pliego, para cada uno de las Sedes de la UNIVERSIDAD. Así mismo debe suministrar el licenciamiento requerido para garantizar la implantación y puesta en operación de la solución. Las licencias entregadas a la UNIVERSIDAD deberán incluir el soporte y mantenimiento durante doce (12) meses contados a partir de la fecha de terminación del contrato.

El PROPONENTE deberá suministrar a la UNIVERSIDAD la infraestructura del hardware adicional (ver numeral 1.4.) de escáneres, impresoras de rótulos con código de barras y




lectores de rótulos realizando su implantación y su puesta en operación dentro la solución.

Los servidores y el hardware adicional deberán contar como mínimo con las características enunciadas en el Anexo No. 2. La infraestructura suministrada quedará de manera permanente en las instalaciones de la UNIVERSIDAD y será de su propiedad.

6.2.1.4.

El PROPONENTE deberá dimensionar el tamaño de la base de datos y el servidor de aplicación y archivos para la implantación y puesta en operación de la solución con base a la información estimada de la cantidad total de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) de cada una de las Sedes de la UNIVERSIDAD y proyectar su crecimiento hasta el año 2015.

6.2.1.5.

El PROPONENTE no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Formato No. 4 (Requerimientos técnicos que deben ser provistos), por lo tanto los derechos de autor serán de la UNIVERSIDAD y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que llegue la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE. Para este caso, el PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

6.2.1.6.

Adicionalmente, de manera independiente, el PROPONENTE debe indicar en caso de disolución de la empresa el procedimiento mediante el cual hará llegar a la UNIVERSIDAD los códigos fuente y objeto del aplicativo (exceptuando los desarrollos del Formato No. 4) que fue implantado y está en producción en la UNIVERSIDAD. Esto no implicará la compra de los derechos de autor sobre el mismo.

6.2.1.7.

La UNIVERSIDAD podrá hacer uso de los programas fuente en caso de disolución de la empresa. Por lo tanto, el PROPONENTE está obligado, de acuerdo con el procedimiento establecido en el punto anterior, a entregar a la UNIVERSIDAD la última versión del código fuente y la documentación actualizada de la versión implantada y que está en producción, para que ella disponga y realice las modificaciones que considere pertinente.

6.2.1.8.

El PROPONENTE deberá indicar el porcentaje (%) equivalente sobre la base del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), cuál es el costo futuro del contrato de mantenimiento y soporte del valor de la licencia del aplicativo, así mismo este valor se podrá incrementar máximo en el IPC del año inmediatamente anterior.

6.2.1.9. El PROPONENTE deberá indicar el porcentaje (%) equivalente sobre la base del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), cuál es el costo por hora de consultoría para efectuar las implantaciones futuras.

6.2.1.10. La solución debe estar completamente desarrollada sobre arquitectura Multinivel, que diferencia las capas de acceso a datos, lógica de negocio e interfaces para soportar ciento cincuenta (150) usuarios, garantizando alta transaccionalidad y escalabilidad.




REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE LA SOLUCIÓN (Numeral 6.2.2.).

Arquitectura (Numeral 6.2.2.1.)

6.2.2.1.1.

La solución debe operar de manera integrada entre los distintos módulos que la componen (Comunicaciones Oficiales, Flujo Documental, Gestión Documental, Administración y Seguridad). Todo dato que ingrese al sistema lo hará exclusivamente por un único sitio y alimentará automáticamente los otros módulos, garantizando la consistencia de la información registrada y evitando duplicidad de la misma.

6.2.2.1.2. El PROPONENTE deberá presentar la arquitectura de operación para el manejo de los documentos por Sede.

6.2.2.1.3. Presentar un estimado del ancho de banda necesario para la gestión de los documentos en las Sedes involucradas con base a la información estimada de la cantidad de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) de cada una.

6.2.2.1.4. La solución debe permitir que las actualizaciones que se realicen por cambio tecnológico no impactaran negativamente las funcionalidades de la solución que estén en producción.

6.2.2.1.5. La solución debe poder operar en forma independiente al menos en dos (2) modos: pruebas y producción.

6.2.2.1.6.

El PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD un documento de arquitectura tecnológica de la solución implantada donde se especifique por lo menos lo siguiente:

a) Diagramas de estructura, comportamiento e interacción de la solución, bajo el estándar UML.

b) Protocolos de comunicación. c) Servidor de aplicación utilizado. d) Herramientas de desarrollo y producción, con su respectiva versión

Servidor de Archivos (Numeral 6.2.2.2.)

6.2.2.2.1. El sistema debe tener un servidor de archivos centralizado e independiente del servidor de Base de Datos para almacenar los documentos electrónicos producidos y digitalizados por cada oficina de la UNIVERSIDAD involucrada en el proyecto.

Motor de la Base de Datos (Numeral 6.2.2.3.)

6.2.2.3.1. La Base de Datos debe ser centralizada y permitirá el almacenamiento de los metadatos y referencias de los documentos electrónicos producidos y digitalizados por cada oficina de la UNIVERSIDAD involucrada en el proyecto.

6.2.2.3.2. El modelo de almacenamiento debe manejar el concepto de multiempresa, donde cada nivel de




la UNIVERSIDAD se administra como una empresa.

6.2.2.3.3. El PROPONENTE debe indicar la configuración de los perfiles en la Base de Datos (roles) mínimos que requieren ser creados para el modelo de almacenamiento centralizado y descentralizado.

6.2.2.3.4.

La solución debe estar en la capacidad de asegurar que el modelo centralizado de datos y almacenamiento será la única fuente de información como mínimo de los siguientes datos:

a) Número de Registro. b) Numero de Radicación. c) La fecha y hora de una operación (inserción, actualización o eliminación). d) Estructura organizacional. e) Funcionarios. f) Cargos. g) Series. h) Subseries. i) Tipos Documentales.

6.2.2.3.5. La solución debe permitir el manejo de varias estructuras jerárquicas acorde con la estructura de la UNIVERSIDAD (ver numeral 6.1.3.1.), considerando el manejo de multiempresa para cada una de las estructuras.

6.2.2.3.6.

El PROPONENTE deberá estimar cuál es la capacidad de almacenamiento mínima que debe tener el servidor de base de datos y el servidor de archivos con base a la información estimada de la cantidad de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.) de la UNIVERSIDAD, y garantizará que funcione hasta el año 2015.

Sistemas Operacionales (Numeral 6.2.2.4.)

6.2.2.4.1. La solución a nivel de base de datos Oracle debe operar bajo el sistema operativo Linux.

6.2.2.4.2. El servidor de aplicaciones debe operar bajo alguno de los siguientes sistemas operativos: Linux, Solaris o Windows 2008 server stand alone o superior.

6.2.2.4.3. Los servidores de archivos deben operar bajo el sistema operativo Linux.

Red (Numeral 6.2.2.5.)

6.2.2.5.1. Todas las comunicaciones de la solución (entre los clientes y el servidor, o entre los servidores), deben hacerse a través del protocolo TCP/IP, y no debe depender en manera alguna del hardware y software utilizado.

Servidor de Aplicaciones (Numeral 6.2.2.6.)

6.2.2.6.1. El PROPONENTE debe indicar si utiliza librerías específicas que deban ser instaladas en el




servidor de aplicaciones así como si requiere de otros utilitarios para su operación.

6.2.2.6.2. Lenguaje en el que se debe encontrar desarrollado el producto: PHP y/o Java.

6.2.2.6.3. Los requerimientos relacionados en el Formato No. 4, deberá estar desarrollado en tecnología JAVA (especificación JEE5 o superior).

Clientes del sistema (Numeral 6.2.2.7.)

6.2.2.7.1.

El PROPONENTE debe suministrar la respectiva configuración para los clientes, que permitan a la solución operar con tiempos de respuesta aceptables. Para lo cual la UNIVERSIDAD realizara las pruebas de carga con el aplicativo JMETER y los tiempos de respuesta aceptados por la UNIVERSIDAD no debe superar los 4 segundos como tiempo promedio en el percentil 90.

6.2.2.7.2.

La solución debe entregarse funcionando de manera adecuada sobre los siguientes navegadores:

a) Internet Explorer 8.0 o superior. b) Firefox 5.0 o superior. c) Chrome 11.0 o superior

6.2.2.7.3. El PROPONENTE debe indicar cuál es la versión mínima de Microsoft Office que debe tener instalada la estación del trabajo del cliente como aplicación ofimática (Ej.: Office 2003 o superior).

6.2.2.7.4. El sistema debe estar en la capacidad de desactivar automáticamente el login de un usuario cuando éste ha dejado de ingresar a la solución después de dos (2) meses.

Documentación (Numeral 6.2.2.8.)

6.2.2.8.1. Se deben entregar los siguientes manuales de la operación de la solución: técnico, instalación, usuario y parametrización.

6.2.2.8.2. La documentación debe entregarse en medio magnético (Word 2007 o superior) impresa o en html y en español.

6.2.2.8.3.

Para los desarrollos propietarios (Formato No. 4) el PROPONENTE deberá entregar por lo menos la siguiente documentación:

a) Diagramas de Clases. b) Diagramas de Casos de Uso. c) Diagramas de Secuencia d) Diagramas de Estados e) Diseño de la Base de Datos. f) Diccionario de datos de la Base de Datos. g) Documento de Arquitectura.




h) Documentación del código de fuente. i) Archivos de configuración e instalación.

6.2.2.8.4.

Se debe entregar un documento con el procedimiento que indique claramente las actividades a ejecutar por parte de la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE para las actualizaciones que por cambio tecnológico se requiera realizar, durante la ejecución del contrato y posterior a su puesta en operación.

6.2.2.8.5. Proveer todas las interfaces de usuarios finales en español y la documentación técnica y de usuario final del sistema que debe incluir la descripción de programas y la definición de estándares.

Búsquedas de Información (Numeral 6.2.2.9.)

6.2.2.9.1.

La solución debe manejar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como menús o rutas de llegadas personalizadas; lo anterior de acuerdo con los diferentes requerimientos de la UNIVERSIDAD. A continuación se presentan los mínimos perfiles con funciones a considerar en el sistema: a) Usuarios Activos: Son los usuarios que interactúan continuamente con el SIGD. Los

perfiles con estas funciones se encuentran descritos en el numeral 6.2.2.9.1. literal a). b) Usuarios de Consulta: Realizan la consulta de la información almacenada en el SIGD sin

modificar su contenido. Este grupo debe poder desagregarse a partir de la estructura organizacional de la UNIVERSIDAD (ver numeral 6.1.3.1.). Los perfiles con estas funciones se encuentran descritos en el numeral 6.2.2.9.1. literal b).

c) Administrador: Gestiona los procesos de auditoría, sesiones, roles y usuarios, permisos, copias de seguridad, y la parametrización de la aplicación. Además debe poder consultar la información del sistema.

6.2.2.9.2. Los resultados de las búsquedas de contenido que se realicen deben depender de los privilegios a nivel de acceso a los datos que tengan los usuarios en el modelo de roles de la solución.

6.2.2.9.3. La función de búsqueda debe permitir incluir capacidades avanzadas que incluyan búsquedas por proximidad y búsquedas parametrizables por atributos según el tipo de contenido.

6.2.2.9.4. Debe soportar los operadores “Y”, “O” y “NOT (Negación)” en las búsquedas.

6.2.2.9.5. Debe permitir el uso de comodín para representar una letra en la palabra de búsqueda.

Seguridad y manejo (Numeral 6.2.2.10.)

6.2.2.10.1. Los procedimientos de recuperación deben garantizar que solamente las transacciones que no se han completado en el momento de una caída se reversen, y que aquellas que se han




completado se recuperen, para garantizar la consistencia de la información.

6.2.2.10.2. La solución debe permitir la definición de roles. Un rol es la combinación de permisos de lectura, escritura y borrado sobre un grupo. Los roles deben poder ser asignados a los usuarios con el fin de definir qué permisos tienen los usuarios sobre los grupos.

6.2.2.10.3. La solución debe disponer de módulos especializados para la Administración y Seguridad operados únicamente por el usuario Administrador.

6.2.2.10.4. Los módulos de Administración y Seguridad deben contar con la funcionalidad necesaria para parametrizar el sistema.

6.2.2.10.5.

El módulo de Administración debe contar como mínimo con las siguientes opciones, para gestionar los roles y usuarios:

a) Funcionarios. b) Cargos. c) Estructura Organizacional.

6.2.2.10.6.

El módulo de Seguridad debe contar como mínimo con las siguientes opciones: a) Perfiles de acceso a la base de datos. b) Perfiles de acceso a la aplicación. c) Asignación de perfiles a usuarios. d) Auditoria. e) Copias de Seguridad. f) Gestiones de Sesiones. g) Gestión de contraseñas seguras.

6.2.2.10.7. El manejo de seguridad debe ser complementario al que provea el motor de la base de datos.

6.2.2.10.8. La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir parametrizar la auditoria a una o más tablas de la solución, (alguno o todos sus campos), cuando así lo requiera la UNIVERSIDAD.

6.2.2.10.9.

La solución debe llevar registro de auditoría con un contenido mínimo de la siguiente información:

a) Usuario. b) Fecha de la transacción. c) Hora de la transacción. d) Dirección IP desde la cual se hizo la transacción. e) Tabla de la Base de Datos que fue modificada. f) Campo que fue modificado. g) Valor del registro antes y después de la modificación.

6.2.2.10.10.

La solución debe permitir generar salidas en reportes de los registros de auditoría con un contenido mínimo al descrito en el numeral 6.2.2.10.9.




6.2.2.10.11.

La solución debe contar con herramientas que permitan desmontar bloques de información. Así mismo poder recuperarlos si se requieren nuevamente.

6.2.2.10.12.

La solución debe contar con procedimientos claros para su instalación y actualización por cambios.

6.2.2.10.13.

El PROPONENTE debe entregar un documento que describe la forma en que la solución alerta sobre el cumplimiento de periodos preestablecidos para la realización de copias de seguridad (totales e incrementales) de la información almacenada en el SIGD.

6.2.2.10.14.

Se debe entregar manual de contingencias que contenga una descripción de los procedimientos para minimizar los riesgos de pérdida de información y garantizar la continuidad de los procesos sistematizados.

6.2.2.10.15.

Incluir mecanismos de contingencia para preservación de la información (contenido de los documentos) en casos de migración de información por cambio o liberación de nuevas versiones de: sistema de información, cambio de formato, migración de hardware y/o cambio de software base (Sistemas Operacionales, Base de Datos y librerías específicas de la solución).

Actualización de versiones (Numeral 6.2.2.11.)

6.2.2.11.1. El PROPONENTE deberá dar garantía a la solución suministrada a la UNIVERSIDAD por un período mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción, suscrita por el Supervisor.

6.2.2.11.2.

Cuando se presenten actualizaciones del sistema operacional, motor de la base de datos o servidor de aplicaciones, y mientras se mantengan compromisos de garantía, el PROPONENTE deberá garantizar que la solución se encuentre en producción en las nuevas versiones en un plazo acordado con la UNIVERSIDAD.

6.2.2.11.3. Cuando se presente una actualización de la solución, el PROPONENTE se compromete a actualizar además la totalidad de la documentación de la misma, suministrada inicialmente a la UNIVERSIDAD así como las respectivas licencias.

6.2.2.11.4. Cuando se presente una actualización de la solución, se debe brindar la capacitación requerida para la correcta operación de la nueva versión, tanto a los usuarios funcionales como técnicos.

Licenciamiento y soporte (Numeral 6.2.2.12.)

6.2.2.12.1.

Se requiere licenciamiento a perpetuidad de 150 usuarios para la UNIVERSIDAD de la solución ofrecida. El PROPONENTE deberá relacionar el costo de licenciamiento. El PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD los ejecutables y/u objetos del software para su respectiva custodia. Las licencias adicionales (base de datos, sistema operativo, servidor de aplicaciones, escáner, impresoras de rótulos, lectores de rótulos, etc.) deberán ser entregadas a la UNIVERSIDAD y deberán ser perpetuas. La UNIVERSIDAD definirá si a futuro realizará




contratos de soporte y mantenimiento sobre dichas licencias.

6.2.2.12.2.

El PROPONENTE no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Formato No. 4, por lo tanto los derechos de autor serán de la UNIVERSIDAD y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que lleguen la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE Para este caso, el PROPONENTE deberá entregar a la UNIVERSIDAD, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

6.2.2.12.3.

El PROPONENTE deberá presentar carta suscrita por el fabricante o propietario del software en la que garantice que el PROPONENTE está autorizado para ofrecer la comercialización y la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento de la solución PROPUESTA. La certificación deberá especificar que el PROPONENTE prestará el servicio de garantía por un periodo mínimo de doce (12) meses contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se legaliza a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción, suscrita por el Supervisor. Adicionalmente, deberá incluir expresamente que el PROPONENTE se encuentra autorizado para prestar el soporte y mantenimiento de la solución por un período mínimo de cinco (5) años. Lo anterior no implica que la UNIVERSIDAD esté obligada a suscribir contratos futuros de soporte y/o mantenimiento sobre la solución adquirida.

6.2.2.12.4.

El PROPONENTE debe garantizar la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el Anexo No. 3. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento.

6.2.2.12.5.

El PROPONENTE deberá indicar el porcentaje (%) equivalente al costo de mantenimiento y soporte, sobre la base del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), en que deberá incurrir la UNIVERSIDAD para la operación del producto adquirido, en relación al valor de las licencias suministradas. Este porcentaje aplicará para el primer año luego de vencida la Garantía y posteriormente dicho valor se podrá incrementar máximo en el IPC del año inmediatamente anterior.

Talento Humano (Numeral 6.2.2.13.)

6.2.2.13.1. El PROPONENTE deberá contemplar el personal solicitado en el Formato No. 6 para desarrollar la totalidad de actividades requeridas para la implantación y puesta en operación de la solución.

6.2.2.13.2.

El PROPONENTE deberá contemplar el cronograma y la metodología PROPUESTA a la UNIVERSIDAD para efectuar, la implantación y la puesta en operación de la solución PROPUESTA, incluyendo tiempo de ejecución de cada fase, hitos, responsables y seguimiento del proyecto. Para la elaboración del cronograma el PROPONENTE deberá tener en cuenta que la implantación no podrá ser simultanea entre dos o más sedes, y debe ajustarse al siguiente orden:




a) Nivel Nacional. b) Sede Bogotá. c) Sede Medellín. d) Sede Manizales.

Capacitación (Numeral 6.2.2.14.)

6.2.2.14.1.

El PROPONENTE deberá incluir el plan de capacitación del proyecto (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5.), y por lo tanto formar parte del cronograma de trabajo, la capacitación y el entrenamiento necesario (funcional y técnico) para la instalación, administración y operación del sistema.

6.2.2.14.2. Debe relacionar por cada módulo, su intensidad (en horas), perfil del usuario a quien va dirigido, número máximo de funcionarios que serán capacitados y material suministrado y necesario para la capacitación.

6.2.2.14.3. Las fechas y el sitio en cada Sede (Bogotá, Medellín y Manizales) donde se dictarán los cursos sobre el manejo de la solución, serán coordinados por la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE favorecido con la adjudicación.

6.2.2.14.4.

Debe tenerse en cuenta que para efectos de la implantación de la solución para la serie documental Contratos y Órdenes Contractuales, se requiere la movilización del personal del PROPONENTE a las Sedes de Medellín y Manizales, conforme al programa de trabajo a seguir. Por lo tanto, dentro del valor de la PROPUESTA deberán estar incluidos los gastos de viaje y desplazamiento que se generen por la movilización a éstas. El tiempo para la implantación y capacitación en las sedes mencionadas no podrá ser superior a 3 días hábiles.

6.2.2.14.5. Cuando se presente una actualización de la solución, se debe brindar la capacitación requerida para la correcta operación de la nueva versión, tanto a los usuarios funcionales como técnicos.

Parametrización (Numeral 6.2.2.15.)

6.2.2.15.1. La solución debe ser parametrizable. El usuario con este permiso debe tener la posibilidad, en forma sencilla, de fijar los parámetros que considere necesarios sin requerir cambios en los programas.

6.2.2.15.2. El aplicativo deberá permitir la actualización de los parámetros de tal manera que el sistema se adapte fácilmente a los cambios funcionales y organizacionales de la institución.

6.2.2.15.3. La solución debe permitir definir, a través de su parametrización, cuáles atributos son obligatorios y cuáles opcionales.

6.2.2.15.4. La solución debe permitir la definición de campos obligatorios de metadatos para cargar un documento al SIGD.

6.2.2.15.5. La solución debe permitir definir campos opcionales de metadatos para cargar un documento al




SIGD.

6.2.2.15.6. Se debe permitir la definición de los campos a visualizar de metadatos sobre los documentos de acuerdo al perfil que está accediendo el documento.

6.2.2.15.7. La solución debe permitir incorporar la imagen institucional a la interfaz gráfica de acuerdo con el estándar definido por la UNIVERSIDAD (logos, colores, fuentes).


(Fin Formato No. 5)


Bogotá D.C., Febrero 10 de 2012

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FORMATO No. 6

TALENTO HUMANO Detalle de los requerimientos técnicos admisibles: 6.1. Gerente de Proyecto

Requisito mínimo Modulo / No. de

Folio

Función

Responsable de ejecutar la administración, el seguimiento y verificación de las etapas y fases del plan general de trabajo propuesto a la UNIVERSIDAD.

Cantidad de personas 1

Dedicación en el proyecto (% de tiempo)

60% en la fase inicial y 40% durante la fase de implantación.

Formación académica Ingeniero de sistemas ó Ingeniero Industrial con Especialización en Gerencia de Proyectos

Experiencia (Años laborando desde la fecha de expedición de la tarjeta profesional)

5 años de participación en proyectos en los cuales se relacionen funciones de gerencia de proyectos de sistemas de información en Gestión Documental, después de expedición de la tarjeta profesional.

6.2. Líder Funcional


Folio

Función Coordinar la ejecución e implantación de la solución.



100% durante todo el proyecto.

Formación Académica Profesional en Archivística ó ciencias de la información ó profesional, técnico o tecnólogo.

Experiencia (Años laborando desde la fecha de grado l)

5 años en actividades de gestión documental, 3 de ellos de participación en proyectos en cada uno de los cuales debe haber cumplido funciones como líder funcional en proyectos similares.



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6.3. Líder Técnico


Folio

Función Coordinar la ejecución de todas las etapas técnicas del proyecto y fases de la implantación de la solución.



100% durante todo el proyecto.

Formación Académica Profesional de Ingeniería de Sistemas

Experiencia (Años laborando desde la fecha de grado profesional )

3 años de participación en proyectos en cada uno de los cuales debe haber cumplido funciones como líder técnico de proyectos similares al objeto de la presente invitación.


(Fin Formato No. 6)



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ANEXO No. 1

MINUTA DEL CONTRATO

CONTRATO No. XXX DE 2012, DE SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS

CELEBRADO ENTRE

LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, Y

XXXXXXXXXXXXXXXXX

Entre los suscritos a saber: ÁNGELA MARÍA GONZÁLEZ LOZADA, mayor de edad, domiciliada y residenciada en la ciudad de Bogotá, identificada con cédula de ciudadanía 31.874.227 expedida en Cali (Valle), en su calidad de Gerente Nacional Financiera y Administrativa y quien por delegación conferida en el numeral 2° del artículo 8° del Manual de Convenios y Contratos, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 del 22 de diciembre de 2008, está facultada para la celebración de contratos en nombre de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, identificada con NIT 899.999.063–3, ente universitario autónomo del orden nacional, sin ánimo de lucro, con personería jurídica reconocida mediante Decreto 1210 del 28 de junio de 1993 expedido por el Gobierno Nacional, quien para efectos de este contrato se llamará LA UNIVERSIDAD, de una parte; y por la otra ________________________, identificado con cédula de ciudadanía _____________________ de Bogotá, quien en su calidad de ____________________ actúa en nombre y representación legal de __________________________, Identificada con NIT________________ , constituida bajo escritura pública _______________según certificación de la Cámara de Comercio de Bogotá el día ____________________, quien para efectos de este contrato se llamará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato, previas las siguientes

CONSIDERACIONES:

1) Mediante oficio UNA– del de de 2012, la Jefe de la Unidad Nacional de Archivo presentó ante el Comité de Contratación del Nivel Nacional, la solicitud, el CDP, la justificación y el pliego de condiciones para adelantar mediante “Invitación pública pública para contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución integral de gestión documental, en ambiente web, para la Universidad Nacional de Colombia”.

2) El Comité de Contratación del Nivel Nacional, en sesión del de de 2012, según consta en Acta No. , aprobó el pliego de condiciones y la invitación publica, de acuerdo con la solicitud presentada.

3) La invitación publica y el pliego de condiciones fueron publicados el día 4) El día de de 2012, fecha de cierre de la invitación publica, se recibieron propuestas por

parte de las firmas: . 5) El Comité de Contratación del Nivel Nacional, en sesión del de de 2012 según consta en

Acta No. , y teniendo en cuenta las evaluaciones técnicas, económicas, jurídicas y financieras efectuadas al respecto, recomendó al ordenador del gasto la suscripción del presente contrato con la firma.

6) En el presupuesto de la UNIVERSIDAD existen recursos para cubrir las obligaciones derivadas del presente contrato, según el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 71, expedido por la Jefe de la División Nacional de Presupuesto el día 30 de enero de 2012.

Por lo anterior las partes,

ACUERDAN:



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CLÁUSULA PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: Contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución integral de gestión documental, en ambiente web, para la Universidad Nacional de Colombia. CLÁUSULA SEGUNDA: ALCANCE DEL OBJETO. Contratar la adquisición, implantación y puesta en operación de la primera fase de una solución integral de gestión documental, en ambiente web, para la Universidad Nacional de Colombia, en adelante LA UNIVERSIDAD, lo cual involucra: a) El suministro de hardware requerido (infraestructura de servidores para la óptima operación del

sistema), b) La infraestructura de software (base de datos, sistema operativo, servidor de aplicaciones)

debidamente licenciada a perpetuidad, c) El suministro de la licencia a perpetuidad para ciento cincuenta (150) usuarios del software

aplicativo, y d) Los servicios de modelamiento, parametrización, y capacitación. e) Realizar la ejecución del contrato en el Nivel Nacional y las Sedes de Bogotá, Medellín y

Manizales. Todo lo anterior, de conformidad con los requisitos y especificaciones señaladas en el presente Pliego de Condiciones. CLÁUSULA TERCERA. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SERVICIOS CONEXOS: La primera fase de la solución integral que la UNIVERSIDAD a adquirir debe contar con las siguientes especificaciones: a) El recibo a satisfacción por parte de la UNIVERSIDAD, se realizará una vez puesta en

operación la solución incluyendo la entrega de: i. La versión web de los módulos de Correspondencia y Gestión Documental. ii. La versión multinivel de los módulos de Flujo Documental, Administración y Seguridad. iii. Los desarrollos adicionales por parte del CONTRATISTA. iv. La infraestructura tecnológica, una vez realizadas y aprobadas por la UNIVERSIDAD, las

pruebas técnicas y funcionales correspondientes. b) La solución debe operar sobre la Base de Datos Oracle Versión 10g o superior.

c) El CONTRATISTA deberá suministrar la infraestructura de servidores (base de datos,

aplicaciones y archivos) necesaria para garantizar la operación de la solución, mínimo hasta el 2015 de acuerdo al dimensionamiento estimado en el numeral 1.4. del Pliego de Condiciones, para cada uno de las Sedes de la UNIVERSIDAD. Así mismo debe suministrar el licenciamiento requerido para garantizar la implantación y puesta en operación de la solución. Las licencias entregadas a la UNIVERSIDAD deberán incluir el soporte y mantenimiento durante doce (12) meses contados a partir de la fecha de terminación del contrato.

El CONTRATISTA deberá suministrar a la UNIVERSIDAD la infraestructura del hardware adicional (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5. del Pliego de Condiciones) de escáneres, impresoras de rótulos con código de barras y lectores de rótulos realizando su implantación y su puesta en operación dentro la solución.

Los servidores y el hardware adicional deberán contar como mínimo con las características enunciadas en el Anexo No. 2. La infraestructura suministrada quedará de manera permanente en las instalaciones de la UNIVERSIDAD y será de su propiedad.



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d) El CONTRATISTA deberá dimensionar el tamaño de la base de datos y el servidor de aplicaciones y archivos para la implantación y puesta en operación de la solución con base a la información estimada de la cantidad total de folios (ver numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5. del Pliego de Condiciones) en cada una de las Sedes de la UNIVERSIDAD y proyectar su crecimiento hasta el año 2015.

e) El CONTRATISTA no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Formato No. 4 (Requerimientos técnicos que deben ser provistos), por lo tanto los derechos de autor serán de la UNIVERSIDAD y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que llegue la UNIVERSIDAD y el CONTRATISTA. Para este caso, el CONTRATISTA deberá entregar a la UNIVERSIDAD, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

f) Adicionalmente, de manera independiente, el CONTRATISTA debe indicar en caso de

disolución de la empresa el procedimiento mediante el cual hará llegar a la UNIVERSIDAD los códigos fuente y objeto del aplicativo (exceptuando los desarrollos del Formato No. 4) que fue implantado y está en producción en la UNIVERSIDAD. Esto no implicará la compra de los derechos de autor sobre el mismo.

g) La UNIVERSIDAD podrá hacer uso de los programas fuente en caso de disolución de la

empresa. Por lo tanto, el CONTRATISTA está obligado, de acuerdo con el procedimiento establecido en el punto anterior, a entregar a la UNIVERSIDAD la última versión del código fuente y la documentación actualizada de la versión implantada y que está en producción, para que ella disponga y realice las modificaciones que considere pertinente.

h) El CONTRATISTA deberá indicar el porcentaje (%) equivalente sobre la base del Salario

Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), de cuál es el costo futuro del contrato de mantenimiento y soporte del valor de la licencia del aplicativo, así mismo este valor se podrá incrementar máximo en el IPC del año inmediatamente anterior.

i) El CONTRATISTA deberá indicar el porcentaje (%) equivalente sobre la base del Salario

Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), de cuál es el costo por hora de consultoría para efectuar implantaciones futuras.

j) La solución debe estar completamente desarrollada sobre arquitectura Multinivel, que

diferencia las capas de acceso a datos, lógica de negocio e interfaces para soportar ciento cincuenta (150) usuarios, garantizando alta transaccionalidad y escalabilidad.

CLÁUSULA CUARTA. DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Son documentos del contrato y hacen parte integral del mismo: 1) La invitación pública y el pliego de condiciones publicados por LA UNIVERSIDAD el XXXXXXXX, así como sus Adendas; 2) Propuesta técnica y económica presentada por EL CONTRATISTA el día XXXX; 3) Los documentos y Actas que se produzcan en desarrollo de este contrato. En caso de diferencia o discrepancia entre los diferentes documentos del contrato que implicare un desacuerdo entre las partes sobre las obligaciones a cargo de cada una y en el evento que no pudieren ponerse de acuerdo, se atenderá lo dispuesto en los diferentes documentos del contrato en el siguiente orden: 1) El contrato, sus modificaciones, prorrogas, adiciones y suspensiones; 2) La invitación pública y el pliego de condiciones publicados por LA UNIVERSIDAD el XXXXXXXX, así como sus Adendas; 3) La propuesta presentada por EL CONTRATISTA el día ____de 2012; 4) Los documentos y actas que se produzcan en desarrollo de este contrato. Sin perjuicio de lo anterior, la UNIVERSIDAD en el evento de considerarlo necesario podrá hacer uso de la Interpretación Unilateral contemplada en el presente contrato.



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CLÁUSULA QUINTA. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA. En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga con LA UNIVERSIDAD a cumplir con las siguientes obligaciones: a) Cumplir oportunamente con el objeto del presente contrato en los términos y condiciones funcionales, técnicas, económicas, financieras y comerciales establecidos en la cláusula primera del mismo, en la propuesta de fecha “DD/MM/AAAA” y en el pliego de condiciones la invitación pública hecha por LA UNIVERSIDAD; b) Reportar cualquier novedad o anomalía que se presente en el desarrollo del contrato a la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones; c) Colaborar con LA UNIVERSIDAD en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla, y que éste sea de la mejor calidad; d) Acatar los acuerdos a los que se llegue durante el desarrollo del contrato con los funcionarios que LA UNIVERSIDAD designe como parte del equipo de seguimiento del mismo; e) Cuando a juicio de LA UNIVERSIDAD y/o el Supervisor, EL CONTRATISTA haya entregado elementos con especificaciones inferiores o diferentes a las señaladas en la propuesta, discutir con éstos las objeciones presentadas y cumplir con los acuerdos que se establezcan como resultado de dichas discusiones; f) Disponer de todos los recursos que se requieran para el cumplimiento del objeto del presente contrato; g) Cumplir sus obligaciones frente al sistema de seguridad Social Integral y parafiscales, (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF), de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003; h) Obrar con buena fe, evitando dilaciones que puedan presentarse durante la ejecución del contrato; i) Constituir la garantía única, de que trata el presente contrato y presentarla a LA UNIVERSIDAD para su aprobación; j) Responder a las consultas efectuadas por LA UNIVERSIDAD a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del recibo de la solicitud; k) Abstenerse de usar el nombre de LA UNIVERSIDAD en actividades de publicidad, comunicados de prensa, avisos comerciales o similares, sin la expresa autorización escrita de LA UNIVERSIDAD; l) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho. En caso de que durante la ejecución del presente contrato reciba tales peticiones o amenazas, deberá informarlo inmediatamente a LA UNIVERSIDAD, y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios; m) Las demás que se deriven tanto del contenido de la propuesta presentada como de la solicitud de servicios y de los documentos que forman parte integral del presente contrato, así como de la esencia y naturaleza del objeto contractual. CLÁUSULA SEXTA. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA. En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga específicamente con LA UNIVERSIDAD a cumplir con las siguientes obligaciones: a) Suministrar un sistema de información de uso corporativo en Gestión Documental para la

UNIVERSIDAD, en ambiente Web, con el fin de contar con una herramienta útil para el manejo del volumen documental producido por la Institución.

b) Implantar la solución adquirida para la gestión documental de: i. Las series documentales: Contratos, Ordenes Contractuales de la UNIVERSIDAD para

el Nivel Nacional y las Sedes de: Bogotá, Medellín y Manizales; Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias para el Nivel Nacional y la Sede Bogotá, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.4.3. y 1.4.4. del Pliego de Condiciones.

ii. Los documentos de la Gestión de Comunicaciones Oficiales recibidas por el Servicio de Correspondencia para el Nivel Nacional y la Sede Bogotá, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.4.2. del Pliego de Condiciones.

iii. Dotar a la UNIVERSIDAD del hardware y capacitación necesaria para la digitalización e ingreso de documentos electrónicos de la serie Historias Laborales para el Nivel Nacional en el Sistema de Información de Gestión Documental, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.4.5. del Pliego de Condiciones.

c) Otorgar la garantía a la solución suministrada a la UNIVERSIDAD por un período mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción, suscrita por el Supervisor.

d) Proveer los Servidores de: Aplicaciones uno (1), Base de Datos uno (1) y Archivos uno (1).



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e) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad de la Base de Datos la cual debe ser Oracle Versión 10g o superior.

f) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad del software requerido para el Servidor de Aplicaciones.

g) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad del software requerido de Sistemas Operativos para garantizar la implantación y la puesta en operación de los servidores.

h) Proveer el hardware adicional de: tres (3) escáneres de gama media, nueve (9) escáneres de gama baja, tres (3) impresoras de rótulos y tres (3) lectoras de rótulos.

i) Suministrar el licenciamiento a perpetuidad del software para el hardware adicional requerido para la instalación y la puesta en operación de escáneres, impresoras y lectores de acuerdo a lo descrito en el numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5. del Pliego de Condiciones.

j) Suministrar durante el tiempo de la implantación la infraestructura necesaria de Hardware (servidores) y Software (aplicativo, base de datos y sistemas operativos) para los ambientes de prueba y desarrollo y será de su propiedad.

k) Brindar servicios profesionales para el modelamiento, la parametrización, ajustes y puesta en operación de la solución de acuerdo a los requerimientos específicos de la UNIVERSIDAD.

l) Entregar al inicio de la ejecución del contrato, a la UNIVERSIDAD y a la Supervisión el cronograma de trabajo y mantenerlo actualizado. Para la elaboración del cronograma el CONTRATISTA deberá tener en cuenta que la implantación podrá ser simultanea máximo entre dos sedes, y debe ajustarse al siguiente orden:

i. Nivel Nacional. ii. Sede Bogotá, iii. Sede Medellín. iv. Sede Manizales.

m) Planificar que el tiempo de implantación y capacitación en las ciudades diferentes a Bogotá (Medellín y, Manizales) no podrá ser superior a 3 días hábiles en cada una.

n) Capacitar a setenta y nueve (79) funcionarios de la UNIVERSIDAD en el manejo de la solución de acuerdo a lo descrito en el numeral 1.4.2. hasta el 1.4.5. del Pliego de Condiciones.

o) Brindar la garantía de los servidores por 36 meses (otorgada por el fabricante). La garantía debe ser brindada a la Universidad en sus instalaciones. Y el soporte bajo el esquema siete (7) días a la semana por 24 horas y máximo 4 horas.

p) Brindar la garantía al hardware adicional por 12 meses (otorgada por el fabricante). La garantía debe ser brindada a la Universidad en sus instalaciones. Y el soporte bajo el esquema siete (7) días a la semana por 24 horas y máximo 4 horas.

q) El CONTRATISTA se compromete a respetar, reservar, no copiar, no difundir de ninguna manera, los datos, estructuras, know how, entre otros, que se manejen durante el desarrollo del proyecto.

r) Suministrar los servicios para la generación y entrega de la documentación funcional y técnica de la solución.

s) Garantizar un equipo de trabajo suficiente y con la disponibilidad requerida para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación.

t) Si a juicio de la UNIVERSIDAD y la Supervisión, el personal contratado por la ejecución del contrato resulta insuficiente o sin la experiencia necesaria, el CONTRATISTA, deberá estudiar las inquietudes que en este sentido le sean presentadas y si es del caso proceder a contratar el personal que haga falta o sustituirlo, sin que ello implique costo adicional para la UNIVERSIDAD.

u) Controlar el avance del proyecto en conjunto con la UNIVERSIDAD. CLÁUSULA SÉPTIMA. OBLIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD: En virtud del presente contrato LA UNIVERSIDAD se obliga a cumplir con las siguientes: a) Pagar oportunamente el valor del contrato, en la forma definida en la cláusula décima primera; b) Informar al CONTRATISTA sobre cualquier irregularidad u observación que se encuentre en la ejecución de este contrato; c) Asignar un funcionario específico para la coordinación con EL CONTRATISTA de todos los procedimientos y requerimientos que genere el presente contrato.



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CLÁUSULA OCTAVA. PLAZO. El plazo del presente contrato es de ocho (8) meses contados a partir de fecha de suscripción del Acta de inicio, previo cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución. Parágrafo. Siempre que exista concepto favorable por parte del Supervisor, las partes podrán prorrogar el plazo del contrato por mutuo acuerdo y previamente a su vencimiento. Esta prórroga deberá constar por escrito y surtirá efectos a partir de la fecha de su legalización. No obstante lo anterior, toda prorroga deberá ceñirse a los procedimientos regulados y establecidos en el artículo 79 del Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008. CLÁUSULA NOVENA. SITIO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El CONTRATISTA prestará los servicios definidos en el objeto del presente contrato, en los lugares y fechas determinadas por el Supervisor, dentro del plazo pactado en la cláusula séptima del presente contrato y conforme a lo establecido en el pliego de condiciones publicado el día/mes/año, y la propuesta presentada por el CONTRATISTA el día/mes/año. CLÁUSULA DECIMA. VALOR DEL CONTRATO. El valor del presente contrato es hasta por la suma de xxxxx ($xxxx) Parágrafo 1. Dentro del valor estipulado en la presente cláusula, están incluidos todos los servicios conexos en que EL CONTRATISTA debe incurrir para la entrega de los servicios en las condiciones requeridas en la invitación pública, y contenidas en su propuesta. Por tanto, LA UNIVERSIDAD no reconocerá ningún pago adicional. Parágrafo 2. El CONTRATISTA se obliga a mantener durante todo el plazo del contrato, los precios ofrecidos en su propuesta de fecha XXXXXXXXXX 2012 Parágrafo 3. El valor de la contribución especial no hace parte del valor estimado para la ejecución del presente contrato, y se detalla solo para efectos tributarios internos de la UNIVERSIDAD. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. FORMA DE PAGO. LA UNIVERSIDAD pagará al CONTRATISTA el valor pactado en el presente contrato, de la siguiente manera: a) Un anticipo equivalente al 20% del valor del contrato antes de IVA, contra la firma del acta de

inicio, entrega y aprobación del plan de trabajo, y entrega del plan de manejo, inversión y amortización del anticipo, previo cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución.

b) Un segundo pago correspondiente al 30% sujeto a la implantación y pruebas de las funcionalidades básicas de la infraestructura tecnológica de hardware y software requerida por la UNIVERSIDAD (servidores de base de datos, aplicaciones y archivos, software de sistemas operativos, bases de datos y servidor de aplicaciones, escáneres, impresoras de rótulos y lectores de rótulos)

c) Un tercer pago correspondiente al 10% del valor del contrato, sujeto a la implantación, la parametrización y pruebas de las funcionalidades básicas de obligatorio cumplimiento definidas en el Formato No. 4 del pliego de condiciones.

d) Un último pago correspondiente al 40% restante contra la capacitación, pruebas integrales y puesta en operación del producto en todas las Sedes de la UNIVERSIDAD, la cual se legaliza con el acta de recibo a satisfacción suscrita por el Supervisor y el Contratista.

Todos los pagos, a excepción del anticipo, requerirán de presentación de facturas a nom bre de la Universidad Nacional de Colombia – NIT 899.999.063-3, constancia de cumplimiento expedida por el Supervisor y certificación en que conste que el CONTRATISTA se encuentra al día en el pago de aportes a seguridad social y a parafiscales, conforme a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002



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CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. SUJECIÓN PRESUPUESTAL. El valor del presente contrato se imputara con cargo a los recursos del Proyecto “Modernización y consolidación de la gestión documental y establecimiento de los archivos históricos de la Universidad Nacional de Colombia 2010-2012”, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 71, expedido por la Jefe de la División Nacional de Presupuesto el día 30 de enero de 2012. CLÁUSULA DECIMA TERCERA. SUPERVISIÓN. La UNIVERSIDAD ejercerá el control y seguimiento general del presente contrato, a través de un funcionario de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones designado por el Director de esta dependencia, responsable de los aspectos técnicos de la solución a implementar; y por un funcionario de la Unidad Nacional de Archivo, responsable de todo lo relacionado con el componente funcional de la solución a implementar. Los supervisores deberán dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en los artículos 96 a 98 del Manual de Convenios y Contratos de la UNIVERSIDAD, adoptado mediante Resolución No. 1952 de 2008. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. CONFIDENCIALIDAD Y ACUERDO DE NO REVELACIÓN. EL CONTRATISTA deberá mantener la confidencialidad sobre toda la información de LA UNIVERSIDAD, que pueda conocer durante el desarrollo del contrato y no utilizará información de LA UNIVERSIDAD para la presentación de su producto en otras organizaciones. La propiedad, titularidad y reserva de los datos e información almacenada en los repositorios de datos que sean generados y/o utilizados por EL CONTRATISTA para el cumplimiento de las funciones contractuales pactadas, pertenecen de forma exclusiva a la UNIVERSIDAD. EL CONTRATISTA se compromete a respetarla, reservarla, no copiarla y a guardar absoluta reserva sobre toda la información que conozca por su actividad o que le sea dada a conocer por LA UNIVERSIDAD con ocasión del desarrollo del objeto del presente Contrato. Para asegurar el cumplimiento de la obligación estipulada en esta cláusula, EL CONTRATISTA se obliga a devolver de inmediato al Supervisor designado por LA UNIVERSIDAD, toda la información facilitada para la prestación del objeto contractual, en la medida en que ya no resulte necesaria en la ejecución del mismo; absteniéndose de mantener copia parcial o total de la información y documentos obtenidos o generados con ocasión de la relación contractual al vencimiento del plazo. En todo caso si EL CONTRATISTA utiliza la información para su propio provecho distinto al objeto contractual o para entregarla o darla a conocer a terceros, deberá indemnizar a LA UNIVERSIDAD y responder a los terceros por todos los perjuicios ocasionados, sin menoscabo de las acciones legales a que haya lugar. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. En caso de presentarse la ocurrencia de hechos ajenos a la voluntad de las partes, circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, interés y conveniencia mutua e interés público, se podrá suspender temporalmente la ejecución del contrato, para lo cual el Supervisor remitirá al comité de contratación un informe con la justificación sobre la necesidad de suspender su ejecución y el proyecto de acta de suspensión. El Comité de Contratación del Nivel Nacional, recomendará al Ordenador del Gasto aceptar la suspensión de la ejecución contractual. El Ordenador del Gasto aceptará la suspensión del Contrato y procederá a firmar el acta respectiva, remitiéndose copia de la misma a la Compañía Aseguradora o banco garante. El término de la suspensión debe ser determinado o determinable y para la reiniciación de la ejecución del contrato se suscribirá la respectiva acta. Es función del Supervisor verificar que una vez reiniciada la ejecución contractual el contratista amplíe o prorrogue la vigencia de la garantía pactada en el Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. MODIFICACIÓN UNILATERAL. Si durante la ejecución del presente Contrato, y para evitar su paralización o afectación grave del servicio que se deba satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el Contrato, y previamente las partes



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no logran un acuerdo al respecto, la UNIVERSIDAD, en acto administrativo debidamente motivado, podrá modificarlo mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios. Si las modificaciones alteran el valor del presente Contrato en un ve inte por ciento (20 %) o más de su valor inicial, el CONTRATISTA podrá renunciar a la continuación de la ejecución; en éste evento se ordenará la liquidación del Contrato, y la UNIVERSIDAD adoptará de manera inmediata las medidas necesarias para garantizar la terminación de su objeto. Para su aplicación, la UNIVERSIDAD procederá de conformidad con lo señalado en los Artículos 84 y 86 Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA. INTERPRETACIÓN UNILATERAL. Cuando con ocasión de la ejecución del presente Contrato se presenten divergencias respecto a la interpretación de las Cláusulas contenidas en el presente Instrumento, que no puedan ser subsanadas acudiendo a las normas generales de interpretación, el Pliego de Condiciones que antecede al presente proceso contractual y la propuesta presentada por el CONTRATISTA, la UNIVERSIDAD interpretará en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones objeto de controversias. Para su aplicación, la UNIVERSIDAD procederá de conformidad con lo señalado en los Artículos 85 y 86 Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. TERMINACIÓN UNILATERAL. La UNIVERSIDAD podrá terminar unilateralmente el presente Contrato, en cualquiera de los siguientes casos: 1.- Cuando las exigencias del servicio público lo requieran, o la situación de orden público lo imponga. 2.- Por disolución de la persona jurídica del CONTRATISTA. 3.- Por liquidación obligatoria del CONTRATISTA. 4.- Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales al CONTRATISTA, que afecten de manera grave el cumplimiento del Contrato. En ocurrencia de alguna de las causales anteriores, la UNIVERSIDAD expedirá acto administrativo debidamente motivado, en el cual se dará aplicación a la terminación unilateral del Contrato, sin que sea necesario procurar acuerdos previos con el CONTRATISTA para dar lugar a su declaración. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA. LIQUIDACIÓN UNILATERAL. Cuando el CONTRATISTA, habiendo sido requerido, no se presente a la liquidación de común acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la extinción de la relación contractual, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre el contenido de la misma, la liquidación será practicada directa y unilateralmente por la UNIVERSIDAD dentro de los dos (2) meses y se adoptará por acto administrativo motivado, el cual será susceptible del recurso de reposición. En todo caso, el acta de liquidación unilateral deberá ser expedida por el Ordenador del Gasto, y en el evento de resultar sumas de dinero a favor de la UNIVERSIDAD y a cargo del CONTRATISTA, la resolución proferida prestará mérito ejecutivo. CLÁUSULA VIGESIMA. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. La liquidación del Contrato se sujetará a los términos y oportunidades establecidas en la normatividad contractual de LA UNIVERSIDAD. La liquidación tendrá lugar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del plazo. Para la liquidación del contrato EL CONTRATISTA deberá remitir al Supervisor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de ejecución del Contrato, los soportes



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que acrediten el pago de los aportes a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto de Bienestar Familiar y Caja de Compensación Familiar, durante el término de ejecución del contrato. Al momento de liquidar el presente Contrato el Supervisor verificará y dejará constancia del cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA frente a los aportes mencionados durante su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, LA UNIVERSIDAD deberá retener las sumas adeudadas al sistema y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes entidades con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 50 de la ley 789 del 2002. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA. CADUCIDAD. LA UNIVERSIDAD podrá dar por terminado el presente Contrato y ordenar su liquidación, en aquellos casos en los que advierta que hay claras evidencias de que el CONTRATISTA está incumpliendo con las obligaciones contractuales, y que ésta circunstancia afecta de manera grave y directa la ejecución del mismo, hasta el punto de considerar que puede presentar su parálisis. La declaratoria de caducidad será consti tutiva del siniestro de incumplimiento. Para su aplicación, la UNIVERSIDAD procederá de conformidad con lo señalado en el artículo 83 del Manual de Convenios y Contratos, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA. CLÁUSULA PENAL. Se pacta como cláusula penal pecuniaria la suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, la cual se hará efectiva por parte de la UNIVERSIDAD, en caso de atraso o incumplimiento por parte del CONTRATISTA de cualquiera de las obligaciones surgidas del presente contrato. Dicha suma podrá ser tomada directamente de las garantías, o de ser el caso, se cobrará por jurisdicción coactiva. Para su aplicación, la UNIVERSIDAD procederá de conformidad con lo señalado en el Artículo 88 del Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008. CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA. MULTAS. En caso de que EL CONTRATISTA incurra en incumplimiento parcial de las obligaciones derivadas del presente Contrato, la UNIVERSIDAD, mediante resolución motivada, que prestará mérito ejecutivo, podrá imponer multas diarias sucesivas, a razón del 0,01% del valor contractual, mientras persista el incumplimiento, sin que sumadas superen el 20% del valor del presente contrato. Para su aplicación, la UNIVERSIDAD procederá de conformidad con lo señalado en el Artículo 88 del Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008. Parágrafo. El pago de las multas no exime al CONTRATISTA de cumplir con la obligación principal, ni excluye el cobro de los perjuicios que hubiere sufrido LA UNIVERSIDAD. CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Y AUTONOMÍA. El presente Contrato lo desarrolla EL CONTRATISTA con plena autonomía y no genera relación laboral entre la UNIVERSIDAD con EL CONTRATISTA ni con el personal que éste designe para el cumplimiento del objeto contractual. Todo el personal del CONTRATISTA deberá estar vinculado en forma tal que se garantice su disponibilidad para la ejecución oportuna de las distintas actividades del contrato.



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CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA. SUBCONTRATACIÓN. Cualquier subcontratación que EL CONTRATISTA pretenda hacer para la ejecución del Contrato, deberá ser aprobada previamente por LA UNIVERSIDAD. EL CONTRATISTA será responsable del cumplimiento por parte de sus subcontratistas, de las exigencias comerciales, económicas y jurídicas establecidas por LA UNIVERSIDAD, y en consecuencia será responsable solidariamente con el subcontratista por los perjuicios de toda índole que LA UNIVERSIDAD, sus clientes o usuarios puedan sufrir como consecuencia de la labor del subcontratista. Los subcontratos no eximirán AL CONTRATISTA de sus responsabilidades contractuales ni las atenuará. LA UNIVERSIDAD no asumirá ninguna obligación directa o indirecta con el subcontratista, ni está en la obligación de tener ningún contacto o entendimiento con los subcontratistas, siendo EL CONTRATISTA el directamente obligado a responder ante LA UNIVERSIDAD por la actividad subcontratada como si él fuere el directo ejecutor de la misma; en los subcontratos se deberá consignar expresamente esta circunstancia. En todo caso LA UNIVERSIDAD se reserva el derecho de exigirle AL CONTRATISTA, de ser procedente, que reasuma el cumplimiento de la obligación subcontratada, o el cambio del subcontratista, sin que se derive responsabilidad de ninguna clase para LA UNIVERSIDAD. En tal evento, EL CONTRATISTA deberá proceder dentro de los quince (15) días calendarios siguientes a la comunicación de LA UNIVERSIDAD. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA. PROHIBICIÓN DE CESIÓN. Es prohibido al CONTRATISTA ceder el presente Contrato en forma total o parcial, sin la previa autorización por escrito de LA UNIVERSIDAD, pero no se consideran dentro de esta situación aquellos subcontratos que sean necesarios otorgar por parte del CONTRATISTA para la ejecución de las actividades pactadas. CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. EL CONTRATISTA manifiesta expresamente a LA UNIVERSIDAD que no está incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad contenida en la Constitución Política ni en la Ley, y que serán de su exclusiva responsabilidad las consecuencias que se deriven de las antecedentes o sobrevinientes. CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA. GARANTÍA. Para garantizar el cumplimiento de este contrato EL CONTRATISTA se compromete a constituir en favor de LA UNIVERSIDAD una garantía expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país, cuya póliza matriz se encuentre aprobada por la Superintendencia Financiera, que ampare: a) Buen manejo y correcta inversión del anticipo: en cuantía equivalente al cien por ciento

(100%) del mismo y con vigencia igual al plazo de la orden contractual y seis (6) meses más. b) Cumplimiento de las obligaciones adquiridas, por cuantía equivalente al veinte por ciento

(20%) del valor del contrato y con vigencia igual al plazo del mismo y seis (6) meses más. c) Calidad de los bienes y servicios, por cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del

valor del contrato y con vigencia igual al plazo del mismo y seis (6) meses más. d) Correcto funcionamiento de los equipos: por cuantía mínima equivalente al veinte por

ciento (20%) del valor total del contrato y con vigencia como mínimo de un (1) año contado a partir de la fecha de suscripción del acta de recibo a satisfacción de los equipos.

e) Salarios y prestaciones sociales: por cuantía mínima equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del presente Contrato, y con una vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más.

Parágrafo I. En caso de prórroga, modificación, adición o suspensión del presente contrato, EL CONTRATISTA deberá remitir para revisión y aprobación el respectivo certificado modificatorio de la garantía, en la que se verifique la respectiva modificación. Parágrafo II. En caso de disminución del valor de la póliza de garantía por cualquier causa, EL CONTRATISTA se obliga a reponerla de manera inmediata. CLÁUSULA VIGÉSIMA NOVENA. PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN. El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes y el registro presupuestal.



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Para su legalización requiere la Constitución por parte del CONTRATISTA de la garantía exigida, y aprobación de la misma por parte de la UNIVERSIDAD; Una vez cumplidos los anteriores requisitos, el Jefe de la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos comunicará a través de cualquier medio escrito al CONTRATISTA y al Supervisor del Contrato, que se ha legalizado el Contrato, y la fecha a partir de la cual podrá darse inicio a su ejecución. Parágrafo I. Los documentos de que trata la presente cláusula deben ser entregados por el CONTRATISTA para su revisión y aprobación en la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, ubicada en el Edificio Uriel Gutiérrez, Carrera 45 No. 26-85, Oficina 463, de la ciudad de Bogotá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la remisión por parte de la UNIVERSIDAD del Contrato suscrito por el ordenador del gasto. Parágrafo II. Será obligación del Jefe de la Sección de Contratación de la División Nacional de Servicios Administrativos, publicar el presente Contrato, así como sus adiciones, prorrogas, modificaciones o suspensiones en el sitio Web de Contratación de la UNIVERSIDAD, según lo dispuesto en el artículo 76 del Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008. CLÁUSULA TRIGÉSIMA. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. Antes de acudir a las instancias judiciales, las partes buscarán resolver cualquier diferencia o discrepancia surgida con ocasión del presente Contrato, de forma ágil, rápida y directa, mediante la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como la Conciliación o la Transacción. CLÁUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA. NOTIFICACIONES. Para todos los efectos de este Contrato, se establecen como mecanismos para comunicaciones en general, por parte de LA UNIVERSIDAD: correspondencia física que será recibida en la: Cra 45 No 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 460, Bogotá D.C.; y por parte del CONTRATISTA: correspondencia física: “DIRECCIÓN CONTRATISTA”, Teléfonos: “TELÉFONOS CONTRATISTA” de la ciudad de ( ); correo electrónico. CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEGUNDA. DOMICILIO: Para todos los efectos judiciales y extrajudiciales, las partes declaran la ciudad de Bogotá D.C. como su domicilio contractual.

En constancia se firma en Bogotá D.C., a los

ÁNGELA MARÍA GONZÁLEZ LOZADA «REPRESENTANTE_LEGAL» Gerente Nacional Financiera y Administrativa Representante Legal UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA CONTRATISTA

(Fin Anexo 1)



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ANEXO No. 2 SERVIDORES DE APLICACIONES Y DATOS

La UNIVERSIDAD ha definido que el modelo de almacenamiento a implantar es centralizado. Con base a este planteamiento a continuación se estima la infraestructura mínima requerida a implantar en la ciudad de Bogotá del modelo centralizado: 2.1. Servidor de Aplicaciones

ELEMENTO DESCRIPCIÓN

Procesador 2 procesadores Quad - Core de velocidad de 3 Ghz o superior; o su equivalente a otro procesador

Energía Sistema de fuente redundante

Almacenamiento 2 discos de 300 Gigas en Raid 1 (el raid en hardware). La velocidad de los discos duros debe ser mínimo de 15 Krpm.

Memoria 16 Gigas de RAM (Expandible como mínimo a 32 Gigas)

Conectividad almacenamiento

2 tarjetas HBA Emulex de 4 Gb.

Red 2 Puertos Ethernet (100/1000)

Unidad de DVD Unidad de DVD R/W

Puertos 2 puertos USB

Sistema Operativo

Soportar los sistemas operacionales Windows, Linux y Solaris. El Sistema Operativo debe ser incluido con el servidor. Si el sistema operativo es de la casa Microsoft se debe licenciar para mínimo 150 usuarios.

Garantía 36 meses (otorgada por el fabricante). La garantía debe ser brindada a la UNIVERSIDAD en sus instalaciones.

Soporte 7 x 24 x 4 (siete días a la semana por 24 horas y máximo 4 horas)

2.2. Servidor de Base de Datos.


Procesador 2 procesadores Quad-Core de velocidad de 2.86 Ghz o superior; o su equivalente a otro procesador

Energía Sistema de fuente redundante

Almacenamiento 4 discos de 450 Gigas en Raid 5 (el raid en hardware). La velocidad de los discos duros debe ser mínimo de 15 Krpm.

Memoria 16 Gigas de RAM (Expandible como mínima a 32 Gigas)

Conectividad almacenamiento

2 tarjetas HBA Emulex de 4 Gb.

Red 2 Puertos Ethernet (100/1000)

Unidad de DVD Unidad de DVD R/W

Puertos 2 puertos USB

Sistema Operativo

Soportar el sistema operacional Linux. El Sistema Operativo debe ser incluido con el servidor.





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2.3. Servidores de Archivos: El PROPONENTE deberá dimensionar la infraestructura necesaria del servidor de archivo que requiere la solución con base al volumen documental producido en la UNIVERSIDAD como se muestra a continuación:

Sede Volumen

Documental producido por Año

Porcentaje (%)


1.164.554 86.28%

Sede Medellín 91.024 6.85%

Sede Manizales 92.636 6.87%

TOTAL 1.348.214 100.00%

A continuación se estima la infraestructura mínima del hardware adicional solicitado por la UNIVERSIDAD. 2.4. Escáneres


Gama Baja Gama Media

Alimentación de Documentos

Automática o Manual Automática y Manual

Velocidad Hasta 20 ppm/40 ipm (imagen a 300 ppp)

Hasta 42 ppm/84 ipm

Modos de Escaneo Blanco y Negro, Escala de grises, Color.

Blanco y Negro, Escala de grises, Color.

Resolución Óptica 600 ppp 600 ppp

Resolución de Salida

150 a 600 ppp 150 a 600 ppp

Capacidad de Almacenamiento

50 hojas 100 hojas

Cantidad de escaneo

1000 escaneos/día 5000 escaneos/día

Tamaños documentos

Carta, Oficio Carta, Oficio, A4

Características especiales

Detección automática del tamaño de la página.

Eliminación de Bordes.

Eliminación de color/Mejoramiento de color personalizado.

Corrección de Desviación.

Omitir página en Blanco.

Detección automática del Color.

Detección automática del tamaño de la página.

Eliminación de Bordes.

Eliminación de color/Mejoramiento de color personalizado.

Corrección de Desviación.

Omitir página en Blanco.





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2.5. Impresoras de rótulos

ELEMENTO DESCRIPCION

Tecnología de Impresión Transferencia Térmica

Resolución de impresión Hasta 300 ppp

Tipos de etiquetas Continuas y precortadas

Ancho máximo de cinta 62 mm

Velocidad de Impresión 30 etiquetas por minuto

Función Fecha/Hora Sí


Soporte 7 x 24 (siete días a la semana por 24 horas)

La infraestructura descrita anteriormente es sugerida y es la que la UNIVERSIDAD estima se requiere como mínimo para el buen funcionamiento de la solución integral, pero el PROPONENTE puede ofrecer su solución de Gestión Documental en una infraestructura distinta, siempre y cuando garantice a la UNIVERSIDAD que su solución funcionara igual o mejor sobre la infraestructura ofrecida. Para el caso de los dispositivos NO descritos (lectores de rótulos), el PROPONENTE deberá dimensionar y ofrecer la infraestructura que funciona para su solución con base al volumen documental descrito en el numeral 1.4.2. del presente pliego.



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ANEXO No. 3 ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA

A continuación se describe el esquema mínimo de soporte y garantía que debe suministrar el PROPONENTE seleccionado por la UNIVERSIDAD: 3.1. Definiciones A continuación se definen los conceptos generales que debe tener en cuenta el PROPONENTE al momento de presentar su propuesta: a) Actualización de nuevas versiones: Proceso que implica la actualización de todos los

componentes del Sistema y la modificación a las estructuras de datos. Las actualizaciones se generan por diversas causas, entre las cuales están:

i. Actualización por norma: Se produce cuando el nivel central del gobierno o las entidades

centrales que rigen el manejo de las entidades públicas o privadas del país o desarrollan funciones de control sobre las mismas, definen modificaciones obligatorias y formales a la normatividad que rige estas entidades, lo cual obliga a la realización de modificaciones a la funcionalidad del sistema de información que soporta el proceso. Esta actualización se define como de carácter obligatorio para el PROPONENTE seleccionado.

ii. Actualización por cambio tecnológico: Se produce cuando el PROPONENTE seleccionado actualiza su producto a la nueva versión de la plataforma y herramientas base sobre las cuales está construido el mismo, incluyendo estructuras y programas. Este tipo de actualización se acordará entre las partes.

iii. Ambiente de prueba: Instalación del aplicativo sobre el cual se replicarán los problemas o requerimientos que se reporten al centro de soporte provisto por el PROPONENTE. Cuando no sea posible replicar el error reportado en el ambiente de pruebas se solicitará la réplica por demanda del ambiente de producción.

iv. Error de Software: Para los efectos pertinentes, se entiende por error de software las fallas o errores generados sobre alguna funcionalidad de software contemplada en el alcance de la contratación que se genere como resultado del proceso de invitación, incluyendo los desarrollos relacionados en el Formato No. 4, así como sobre los contenedores sobre los cuales opera la solución.

3.2. Alcance de los servicios de soporte A continuación se relacionan los servicios que deberán ser provistos por el PROPONENTE seleccionado durante el período de garantía y que son de obligatorio cumplimiento. a) Servicio de Actualización de Versiones: Este servicio contempla la actualización de la

versión instalada en la UNIVERSIDAD durante el tiempo de la prestación del servicio, incluyendo: i. Actualizaciones por cambios en la normatividad existente: Las modificaciones al software

que se generen por cambios en la normatividad existente se efectuarán dentro del plazo que la norma.

ii. Actualizaciones por cambio tecnológico: Estas actualizaciones se acordaran entre las partes.

Como parte del alcance del servicio, la UNIVERSIDAD deberá recibir las actualizaciones que se liberen por el PROPONENTE seleccionado durante el período de garantía

b) Servicio de Garantía: Este servicio contempla la atención a través de consultas telefónicas, comunicación remota o soporte presencial por parte del PROPONENTE seleccionado para la solución de problemas sobre la funcionalidad del sistema, ya sean detectados por el PROPONENTE seleccionado o por la UNIVERSIDAD.



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Además de lo anterior, también debe ofrecerse por datos erróneos producidos por los errores del software, o la entrega de fuentes de programas nuevos o parches de programas arreglados que corrigen los errores encontrados en el sistema.

c) Servicio de Soporte: Comprende la atención de requerimientos de la siguiente manera: i. Soporte telefónico para el análisis de problemas que pueden ser resueltos de manera

inmediata a nivel consultoría sin el trámite del requerimiento normal. ii. Soporte funcional vía telefónica, conexión remota o presencial, si se requiere, para la

realización de ajustes a los parámetros de los diferentes módulos del Sistema. iii. Soporte funcional y técnico, vía conexión remota o presencial, si se requiere, para la

solución de consultas sobre la operación del sistema iv. Soporte técnico y funcional, vía conexión remota o presencial, si se requiere, para la

depuración de datos errados originados por errores del software. d) Documentación de Actividades Realizadas: Todas las actividades que se realicen por parte

del PROPONENTE seleccionado, tanto localmente como por soporte remoto, serán documentadas y remitidas a la persona responsable por parte de la UNIVERSIDAD.

Adicionalmente, con la actualización de nuevas versiones se entregará la siguiente documentación actualizada: Manual de instalación y parámetros de administración, así como la documentación de usuario final ajustada con las nuevas funcionalidades incluidas en la versión que se instala.

3.3. Recursos Asignados Para el desarrollo de los servicios de soporte y garantía, el PROPONENTE seleccionado debe disponer de un Centro de Soporte, conformado por Consultores e Ingenieros con amplia experiencia y conocimiento en la operación y mantenimiento del sistema ofrecido a la UNIVERSIDAD. De otra parte, la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE seleccionado, asignaran cada uno un funcionario quien coordinará la ejecución de los servicios relacionados con el servicio de soporte y garantía. 3.4. Niveles de Servicio A continuación se relacionan los niveles de servicio mínimos requeridos por la UNIVERSIDAD para garantizar la prestación del soporte y garantía de la solución ofrecida por el PROPONENTE, incluyendo los aspectos relacionados en el objeto del pliego de condiciones. El PROPONENTE deberá garantizar la atención a las incidencias de lunes a viernes entre las 8:00am y las 5:00 pm y sábados de 8:00am a 12:00m en jornada continua, hora Colombiana, a excepción de aquellos eventos donde se requiera atención inmediata, previo acuerdo celebrado entre las partes.

Prioridad Tiempo

máximo de Solución

Descripción

Alta 3 horas hábiles Errores o fallas graves en las aplicaciones que no permiten el funcionamiento normal de las operaciones críticas y de uso diario del sistema de información

Media 8 horas hábiles Errores o fallas críticas en las aplicaciones que no permiten el funcionamiento normal de las operaciones no críticas de sistema de información y que pueden tener



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Prioridad Tiempo

máximo de Solución

Descripción

alternativas en su manejo

Baja 16 horas hábiles Errores o fallas en el sistema de información que no impiden el funcionamiento normal del mismo

3.5. Procedimiento de Atención de los Servicios de Soporte y Garantía El procedimiento para la atención de los servicios de soporte y garantía, será acordada entre la UNIVERSIDAD y el PROPONENTE seleccionado.



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ANEXO No. 4 GLOSARIO

Acceso: Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información. (Norma NTC–ISO–15489–1). Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de Archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Asignación de documentos: Distribución automática o a través de orden del usuario autorizado de documentos electrónicos a una determinada oficina a través del Sistema de Información de Gestión Documental. Clasificación: Identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por estas categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación. (Norma NTC -ISO 15489-1). Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/ o asuntos). (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación).



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Colección Documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. Conservación: Procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos auténticos a lo largo del tiempo. (Norma NTC -ISO 15489-1). Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Conversión: Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un formato a otro. (Véase migración). (Norma NTC -ISO 15489-1). Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 060 de 2001, Archivo General de la Nación). Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Contenido: La sustancia intelectual de un documento, incluidos texto, datos, símbolos, números, imágenes y sonido. Junto con el contexto y la estructura, el contenido es uno de los tres aspectos fundamentales de un expediente (SAA Glossary of archival and records terminology). Contexto: Las circunstancias organizativas, funcionales y operativas que rodean la creación, recepción, almacenamiento, y utilización de materiales, así como su relación con otros materiales. Junto con el contenido y la estructura, el contexto es uno de los de los tres aspectos fundamentales de un expediente (SAA Glossary of archival and records terminology). Control de versiones: Técnicas utilizadas (sobre todo en entornos automatizados) para controlar el acceso y la modificación de documentos y para realizar el seguimiento de las versiones de un documento sometido a revisión. (SAA Glossary of archival and records terminology). Cuadro de Clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación).



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Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Documento: Información y su medio de soporte. (Norma técnica NTC GP 1000:2001). Documento (2): Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Documento (3): Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad (Norma NTC -ISO 15489-1). Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. (Ley 594 de 2000 y Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. (Acuerdos 060 de 2001 y 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. (Ley General de Archivo y Acuerdos 060 de 2001 y 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Norma NTC -ISO 15489-1). Eliminación documental primaria: Destrucción controlada de documentos que han finalizado su tiempo de retención en la fase de archivo de gestión y han perdido sus valores primarios. Eliminación documental secundaria: Destrucción controlada de documentos que han finalizado su tiempo de retención en la fase de archivo central y han perdido sus valores primarios. Escáner: Dispositivo óptico que transforma una imagen analógica en una imagen gráfica legible por computadora (Glosario de términos de mantenimiento de expedientes, Organización de las Naciones Unidas ONU, www.un.org). Estructura: La forma en que se organizan, interrelacionan y visualizan los elementos. Junto con el contenido y el contexto, la estructura es uno de los tres aspectos fundamentales de un expediente. (SAA Glossary of archival and records terminology). Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación).



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Expedientes electrónicos: Expedientes que son datos de tecnología de información y comunicación, y que tienen lo siguiente:

a) Estructura: El formato del expediente electrónico y los vínculos que contenga a archivos adjuntos u otros documentos relacionados.

b) Contenido: La información de la estructura del expediente electrónico que porta la evidencia de la transacción y

c) Contexto: La información que documenta la fuente en lo que respecta a la transacción con la que se relaciona: creador, fecha, seguridad y acceso, idioma, eliminación, formato etcétera del expediente electrónico, que suele separarse en estructura y contenido. (Glosario de términos de mantenimiento de expedientes, Organización de las Naciones Unidas ONU, www.un.org).

Firma digital: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. (Ley 527 de 1999). Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Norma técnica NTC GP 1000:2001; Ley 594 de 2000 y Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación, norma técnica NTC- ISO 15489-1). Gestión Documental: Denominamos así a las actividades de gestión documental realizadas en la ejecución de un proceso (producción, distribución, uso y archivo). Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Indización: Proceso por el que se establecen los campo de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información. (Norma técnica NTC- ISO 15489-1) Integridad de un mensaje de datos: Se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. EI grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso. (Ley 527 de 1999). Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. . (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Medio de distribución: Denominamos así a la vía (servicio de correspondencia, correo electrónico, fax, Internet

6, Intranet

7) a través de la cual se hace llegar un documento a su

destinatario dependiendo de su soporte (papel, electrónico).

6 Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas, que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única. Enciclopedia virtual Wilkipedia, www.wilkipedia.org 7 Intranet es una red de ordenadores privados que utiliza la tecnología Internet para compartir de forma segura cualquier información o programa del sistema operativo para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar. Ibidem.



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Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio. (Ley 527 de 1999). Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los expedientes y su gestión a lo largo del tiempo. (Norma NTC- ISO 1549-1). Migración: acción de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos. (Norma NTC- ISO 1549-1). Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Proceso de Gestión: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados (Norma técnica NTC GP 1000:2001). Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. (Acuerdos 060 de 2001 y 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Reasignación de documentos: Distribución automática o a través de orden del usuario autorizado de documentos electrónicos a una determinada oficina a través del Sistema de Información de Gestión Documental y realizada después de una asignación previa. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Registro: Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en un sistema. (Norma NTC- ISO 1549-1). Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. (Acuerdos 027 de 2006 y 060 de 2001, Archivo General de la Nación). Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación).



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Sedes de la UNIVERSIDAD: la UNIVERSIDAD considera Sedes a las establecidas en su estructura orgánica y que esta descrita de la siguiente forma:

a) Nivel Nacional (ubicado en la ciudad de Bogotá). b) Sede Bogotá. c) Sede Medellin. d) Sede Manizales. e) Sede Palmira. f) Sede Amazonia (ubicada en la ciudad de Leticia). g) Sede Caribe (ubicada en la Isla de San Andrés). h) Sede Orinoquia (ubicada en la ciudad de Arauca).

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. (Acuerdos 060 de 2001 y 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación, NTC ISO 15489-1). Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. (Ley 527 de 1999). Soporte: Material físico, contenedor o portador en el que se registra información (es decir, papel, película, cinta magnética). (Norma General Internacional para la descripción de archivos ISAD – G). Soporte de distribución: Denominamos como tal al material físico, contenedor o portador en el que se envía la información a su destinatario. Soporte de archivo: Denominamos así al material físico, contenedor o portador en el que se contienen los documentos durante las etapas de su ciclo vital. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Acuerdos 060 de 2001 y 027 de 2006, Archivo General de la Nación, NTC-ISO 15489-1). Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Transferencia documental primaria: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central.



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Transferencia documental secundaria: Remisión de los documentos del archivo central al histórico. Traslados documentales: Movimiento de documentos entre oficinas productoras por motivos previamente establecidos como el cambio de custodia o para ser ingresados al archivo central. Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, el movimiento, el uso y la localización de un documento. (Norma NTC-ISO 15489-1). Trazabilidad de las acciones: proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. (Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación). Ventanilla de correspondencia. Oficina del servicio de correspondencia de la UNIVERSIDAD, cuya función es recibir, despachar y distribuir documentos de manera centralizada para las diferentes oficinas de la entidad.

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