UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUARECINTO UNIVERSITARIO “RUBÉN DARÍO”

UNAN-MANAGUAFACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS JURIDICAS

CARRERA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS BIBLIOTECA INCAE

Docente: Jimmy Alvarado Moreno

Angélica MassielKaren CarriónJosé PadillaJosé TreminioOtoniel BlasVíctor Gutiérrez

Sábado 09 de Junio del 2012

Antecedentes de la biblioteca INCAE 3

Introducción

Objetivos del plan de gestión de riesgos.

Plan de gestión de riesgos

Alcance del plan de gestión de riesgos

Planificación

PLANIFICACIÓN PARA PREVENIR INCENDIO EN LA BIBLIOTECA

Etapa previa a siniestro de incendio

Mantenimiento de rutina

Preparación de espacios para el salvamento de los recuros de Biblioteca

Etapa durante el evento de ciniestro de incendio

Directrices a seguir al momento de un incendio

Etapa posterior al evento de ciniestro de incendio

PLANIFICACIÓN PARA PREVENIR INUNDACIONES

Etapa previa al evento de inundación

Protección preventiva

Etapara durante el evento de inundación

Etapara posterior al evento de inundación

Acciones que deben adoptarse en caso de daños causados por el agua

Prioridades inmediatas

Actividades posteriores a la evacuación de los recursos de la Biblioteca

Proceso de salvamento de los recursos

Secado al aire

Secado por congelación

Deshumidificación

Rehabilitación de materiales secados

EMERGENCIA POR TERREMOTO

Etapa previa al evento de terremoto

Etapa durante el evento de terremoto

Etapa posterior al evento de terremoto

Conclusiones

Bibliografía

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ANTECEDENTES DE LA BIBLIOTECA DEL INCAE

La Biblioteca de INCAE se formó con la asistencia de la Baker Library de la Harvard Business School en el año 1968, la relación entre las bibliotecas continúaLa biblioteca ubicada en el Campus Francisco de Sola, en Managua, Nicaragua, tiene aproximadamente 34.000 volúmenes impresos y 60.000 digitales. Recibe 221 publicaciones periódicas.

También es responsable del resguardo de documentos históricos o memoria institucional y archivo fotográfico de la institución. Resguarda alrededor de 200 documentos históricos y más de cinco mil fotos históricas.

Objetivos de la Biblioteca INCAE

Reunir y organizar una colección bibliográfica especializada y actualizada de manera equilibrada.Difundir la información entre la comunidad de usuarios que atiende con el propósito de mantenerles informados para complementar las actividades académicas. Promover y estimular el uso de los fondos entre los usuarios.Apoyar la enseñanza y la investigación a través de la facilitación de la información de manera eficiente en tiempo y forma.

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INTRODUCCIÓN

La biblioteca de INCAE es de gran importancia y mucho valor para el desarrollo y apoyo de las actividades académicas de la institución, su razón de ser está en enmarcada en apoyar la enseñanza e investigación de INCAE. Facilitando los medios e información de manera eficiente para el desarrollo de diferentes programas de enseñanza institucionales.

Por otro lado el archivo histórico y archivo fotográfico, ha sido un recurso muy valioso para el desarrollo de la investigación, por eso consideramos de vital importancia resguardar este patrimonio. Dándole el debido tratamiento y resguardo para garantizar su bueno funcionamiento y preservación en el tiempo.

Conscientes de la importancia y el valor del patrimonio bibliográfico y archivo histórico y fotográfico de la biblioteca del INCAE, hemos tomado en cuenta que es necesaria la creación de un plan de gestión de desastre que permita la protección de las colecciones de los posibles elementos que puedan poner en riesgo su deterioro.

En este plan de gestión de riesgo de desastres establecemos una serie de medidas aplicadas ante cualquier situación de desastre, así como la planificación ante cualquier evento de desastres: de carácter preventivo, qué medidas tomar durante el evento y que hacer posteriormente al evento.

Presentamos una serie de recomendaciones útiles para la preservación de los recursos de la biblioteca de acuerdo a las características que presenta actualmente la biblioteca del INCAE, en perspectiva de mejorar la custodia y a la vez sirva de guía para los procedimientos a tomar en cuenta ante cualquier situación de desastre.

Este plan de conservación preventiva facilita de manera integral la programación de las actividades de la biblioteca referente a la conservación de sus fondos documentales, la planificación de inspección de la colección, asignación de responsabilidades en el equipo de trabajo conformado en la biblioteca, además este plan sirve como instrumento de referencia y fácil consulta permanente siempre sujeto a mejoras y actualizaciones.

Basado en el resultado del diagnostico elaborado en la Biblioteca del CFDS-INCAE, hemos elaborado la siguiente propuesta de plan de gestión de riesgo con el fin fundamental de proteger la documentación que forma parte del acervo de la Biblioteca.

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OBJETIVOS DEL PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

Se orienta fundamentalmente a:

Dar a conocer la vulnerabilidad del material de bibliotecas.

Promover el conocimiento sobre la permanencia y durabilidad del material de

bibliotecas.

Incentivar el cuidado y manejo adecuados del material de biblioteca y archivo

histórico.

Ayudar al personal de biblioteca en la búsqueda de soluciones frente a los

problemas de preservación.

Incentivar líneas claras de comunicación entre los administradores de biblioteca y

edificios y el personal de preservación y de la biblioteca en general, de manera tal

que todos velen por la preservación de las colecciones de la institución.

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

El desarrollo de este plan de gestión de riesgo de desastres constituye un eje fundamental

para la prevención de cualquier eventualidad de desastre que pueda presentarse.

Este plan de desastres pretende lo siguiente:

1- Planificación como forma de afrontar con éxito cualquier situación de emergencia

que se presente.

2- Beneficios secundarios como es el conocimiento pleno de la institución.

3- Reduce la vulnerabilidad de la Biblioteca al limitar factores y prácticas que suponen

un riesgo potencial.

4- Prepara a los trabajadores para una actuación adecuada al ocurrir cualquier desastre.

5- Evita situaciones de pánico y previene tanto pérdidas humanas como materiales.

6- Garantiza el resguardo seguro de la documentación como un recurso de gran valor

para la institución.

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Alcance y objetivo del plan de gestión de desastres

Estudio de la institución y la Biblioteca para evaluar los posibles riesgos que pueden

convertirse en una amenaza y pone en riesgo las colecciones y archivo histórico y

fotográfico de la Biblioteca del CFDS-INCAE.

Establece un canal de comunicación coordinado para que en situaciones de emergencia se

active la brigada a cargo y entre en acción para las distintas tareas de salvamento y

evacuación de los recursos de la Biblioteca.

Planificación para la protección de las colecciones ante una emergencia

Se creará un comité de emergencia el cual se encargará de coordinar y escribir el plan de

gestión de riesgos habiendo elaborado un diagnostico e identificado los posibles riesgos que

pueden afectar directamente la Biblioteca.

Comité de emergencia

1- Se encargará del asesoramiento y la puesta en marcha del plan de estudio de las

medidas correctivas y establecimiento de prioridades de protección de las

colecciones de la biblioteca.

2- Activara los protocolos de actuación ante cualquier siniestro que pueda afectar

de manera directa la colección de la biblioteca.

El coordinador organizará el seguimiento del plan y evaluará de manera continua la

seguridad de la Biblioteca del CFDS-INCAE, con el propósito de garantizar el

adecuado funcionamiento del plan.

Planificación

Para lograr la efectividad del plan de gestión de riesgo se divide de la siguiente manera:

Preparación: desarrollo de un plan escrito de preparación, respuesta y recuperación

Evaluación de riesgos: determinación de los peligros para el edificio y sus

colecciones.

Prevención: implementación de medidas que eviten o reduzcan cualquier peligro.

Respuesta: procedimientos a seguir cuando se produce el desastre.

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Recuperación: restauración del sitio del desastre y material dañado para llegar a

una condición estable utilizable.

PLANIFICACIÓN PARA PREVENIR INCENDIOS EN LA BIBLIOTECA

ETAPA PREVIA A SINIESTRO DE INCENDIO

Prioridad:

1. Elaborar lista de números de emergencia.

2. Señalización de salidas y rutas de evacuación.

3. Lista de prioridades a mano.

Sistemas de alarma contra incendiosTodas las partes del edificio deben contar con un sistema de detección de humo e incendios, que alerte simultáneamente a los ocupantes del edificio y a la estación local de bomberos. Los equipos de detección de humo pueden proporcionar un aviso prematuro del inicio de un incendio, lo que da la oportunidad de apagarlo manualmente antes que se active el sistema rociador de agua.

También deben existir en todo el edificio alarmas manuales contra incendios, las que puedan ser utilizadas por los ocupantes del edificio para indicar la presencia de fuego o humo.

Mantenimiento de rutina

El coordinador se encargara de supervisar la inspección regular continua de lo siguiente:

Los sistemas de extinción. (Extintores siempre a la vista).

Alarmas contra incendios.

La estructura del edificio,

El sistema eléctrico, etc.,

Revisar salidas de emergencia.

Deben mantenerse y probarse periódicamente. Se deben documentar todos los trabajos de

mantenimiento y guardar todos los informes.

Listas de prioridades de rescate. (Tipos de colecciones, fondos, etc), mencionando qué objetos deben rescatarse en particular.

Asignación de un lugar donde se ubicarán los objetos o materiales que serán rescatados.

Selección y entrenamiento de un equipo de respuesta frente a una emergencia. Miembros voluntarios del personal que trabajan en la biblioteca.

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El equipo debe hacer ensayos de rescate de material y debe actuar seguro frente a la toma de decisiones sobre las técnicas de salvataje

Instrucciones detalladas, paso a paso, de todas las etapas de una operación de salvataje en el momento de un incendio.

Preparación especial para cada uno de los miembros de brigada en el uso de sistemas de sofocación de incendios. (extintores)

Elaboración de lista telefónica de números de emergencias.

Preparación de espacios para el salvamento de los recursos de la Biblioteca.

Áreas que puedan utilizarse para el registro y embalaje de material dañado. Lugares para reubicar temporalmente al personal y el material que va ser tratado. Formularios de registros: copias múltiples de todos los formularios que se puedan

necesitar en una operación de salvataje, incluyendo inventarios, listas de embalaje. Medios para el traslado de los fondos a un lugar seguro para elaborar el proceso de

salvamento. Preparar un espacio amplio en caso que los daños del edificio sean mayores para

que la Biblioteca pueda funcionar y prestar servicios desde este lugar.

ETAPA DURANTE AL EVENTO DE SINIESTRO DE INCENDIO

Directrices al momento de ocurrir un incendio

El coordinador de brigada dará la orden de activación de la brigada para que entre en acción.

La brigada entra en acción.

Mantener la calma ante el siniestro.

Despejar la zona del desastre.

Evacuar a usuarios de la biblioteca siguiendo las rutas de evacuación.

Activación de alarmas contra incendio con el propósito de activar la emergencia.

Utilizar los extintores de polvo químico para sofocar el incendio tratando de evitar

en todo lo posible hacer daño a la colección.

Retirar de la zona del siniestro material bibliográfico de gran valor y utilidad antes

priorizada.

La brigada debe seguir las indicaciones del coordinador de brigada.

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Coordinar los medios de traslado del material bibliográfico a la zona de seguridad

donde será tratado para evitar su pronto deterioro.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DEL SINIESTRO DE INCENDIO

Se seguirán las directrices de la siguiente manera:

1. Activar el plan de conservación y reunir al personal encargado de la tarea de

salvamento.

2. Evaluar los daños causados en el material bibliográfico

3. Realizar un inventario del material dañado.

4. Clasificar el material de acuerdo a los daños causados en ello.

5. Realizar labor de limpieza del material recuperable por expertos en la materia.

6. Determinar prioridades para el trabajo de conservación.

7. Separar el material que se va a restaurar y de aquel material que se amerita

conservar.

8. Limpiar y rehabilitar el lugar donde ocurrió el desastre.

9. Se mantendrá la comunicación constante en este proceso la biblioteca y la

administración de la institución, también se le informará a los usuarios de la

biblioteca sobre lo ocurrido.

10. Debe considerarse cuidadosamente la conveniencia de sustituir las colecciones

expuestas al fuego, en vez de rehabilitarlas.

11. Los materiales quemados que forman parte de colecciones circulantes pueden sustituirse o fotocopiarse si están demasiado dañado.

PLANIFICACIÓN PARA PREVENIR INUNDACIONES

ETAPA PREVIA A LA INUNDACIÓN

Riesgos externos:

Coordinación del comité para realizar simulacros. Inspección periódica de las instalaciones de la Biblioteca. Identificación de posibles riesgos externos principalmente lluvias. Revisar y reparar el techo del edificio para evitar la filtración de agua. Revisar las paredes del edificio para evitar la filtración de agua o la humedad.

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Revisar y reparar ventanales si sus empaques están bien para evitar la filtración de agua durante la lluvia.

Riesgos internos:

Identificación de riesgos interno (tuberías cerca del edificio). Revisión periódica y mantenimiento de tuberías. Inspección de aires acondicionados para evitar la filtración de agua. Identificación de áreas donde exista mucha humedad.

Protección preventiva

Establecer rutas de evacuación y zonas de seguridad debidamente identificadas o rotuladas.

Prepara espacios para utilizar o trasladar la documentación en caso de una inundación. Construcción de estantería con soporte para evitar la humedad en los libros o en el peor

de los caso la inundación. Preparación de equipos para absorber el agua en caso de inundación. Elaborar soportes de documentación que permita alejarla del peligro de inundación. Eliminar conductos y sistemas de agua que están cercanos a la biblioteca. Mantener siempre disponible plástico para cubrir las colecciones en caso de filtración

de agua a través del techo. Disponibilidad de baldes, aspiradoras, escobas, cajas de plástico para embalar libros

mojados, etc. La biblioteca debe contar con esponjas para absorber el agua. Debe contar con mesas portátiles para talleres de encuadernación, carritos para

transportar libros, etc.

ETAPA DURANTE EL EVENTO DE INUNDACIÓN

1- Activar de inmediato el plan de emergencia y comunicar a la brigada de prevención de desastres para que entre en acción.

2- El coordinador de la brigada de prevención de desastres será el primero en entrar a la zona del desastre.

3- Despejar las diferentes rutas para la evacuación del material bibliográfico de ser necesario.

4- Comunicar a los técnicos en electricidad para cortar la energía para evitar un cortocircuito.

5- Si la inundación es causada por factores internos (rompimiento de tuberías de agua) de inmediato cerrar las llaves de paso de agua.

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6- Si la inundación es causada por factores externos (lluvias), actuar de inmediato y tratar de cerrar el espacio por donde se filtra el agua, cerrar puertas o ventanas dependiendo el tipo de inundación.

7- Realizar la primera revisión y evaluación de daños en caso que exista.8- Establecer prioridades de salvamento.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE INUNDACIÓN

Acciones que deben adoptarse en caso de daños causados por el agua

Prioridades Inmediatas

1- Consultar el plan para tomar decisiones y acerca de las colecciones que se le deben dar prioridad de salvamento.

2- Separar el material que se encuentra más mojado del que no está tanto y por último los que solo se encuentran húmedos.

3- Si en la biblioteca hay materiales magnéticos o soportes de películas es preciso tratarlos de inmediato para salvarlos.

4- Los libros mojados deben congelarse de inmediato. Esto evitará la formación de moho.

5- El coordinador establecerá los métodos para la recuperación del material dañado.6- Reparar las causas que provocaron la inundación para evitar posteriores eventos.7- El local donde ha ocurrido la inundación deberá limpiarse totalmente para evitar la

humedad del resto de la colección que no fue dañada durante el evento. Se corregirán los daños causados en el edificio después de realizar una inspección del lugar.

Actividades posteriores a la evacuación del material bibliográfico

Estabilizar las colecciones lo antes posible. Proporcionar un entorno lo más adecuado posible para tratar la colección. Tratar de evitar en todo lo posible que los materiales no sufran daños irreversibles

durante el proceso de recuperación Reducir los efectos del siniestro en los materiales.

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PROCESO DE SALVAMENTO DE LA DOCUMENTACIÓN Y OTROS MATERIALES

Secado al aire:

a. Para secar los libros, se les coloca en posición vertical sobre papel absorbente, si es posible obtenerlo. Los libros de cubiertas blandas o de bolsillo requerirán quizás un soporte para mantenerse en esa posición durante el secado. Los libros se secarán más rápidamente si las hojas se intercalan con papel absorbente limpio.

b. Si entre los materiales mojados se encuentran películas estas deberán mandarse a un laboratorio especializado.

c. Las fotografías mojadas deben confiarse a los cuidados de un conservador si se quiere recuperar. La congelación las estabiliza hasta que pueda aplicarse el necesario tratamiento.

Secado por congelación

a. Se le dará este tratamiento a aquellos materiales que se encuentren muy mojados para poder salvarlos.

b. El material deberá colocarse en la congeladora sin envolver y exponerse al aire lo más posible, preferiblemente en estanterías o en soportes de plástico.

Deshumidificación

La deshumidificación se efectuará dejando los materiales mojados en los anaqueles y trasladando in situ enormes máquinas deshumidificadoras.

La humedad relativa se reduce hasta el nivel deseado, y el aire circulante, muy seco, evaporara la humedad.

Rehabilitación de materiales secados: Una vez que se hayan secado los materiales, se procederá a la labor de selección,

limpieza, reparación, encuadernación, restauración, limpieza profunda de los anaqueles y reposición.

Se procederá a valorar los documentos o libros que deben ser sustituidos de acuerdo a criterios establecidos.

Valorar donde se colocarán los materiales restaurados, si se van a colocar donde estaban originalmente o se adquirirán nuevos anaqueles especialmente para los documentos restaurados.

Se elaborará inventario de materiales que no pudo ser posible su recuperación. Una vez que se haya secado todo el material se deberá proceder a consultar o

contratar expertos encuadernadores Se debe procurar y tener mucho cuidado en no devolver a la estantería algún

material que todavía se encuentre húmedo.

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Será de mucha importancia lo siguiente:

Se deberá aplicar las técnicas apropiadas para evitar que la suciedad o el polvo cepillados vayan a parar al papel o a las encuadernaciones. La enseñanza de las técnicas de limpieza debe correr a cargo de un conservador o alguien experimentado en la recuperación.

Una vez terminado todo el proceso de recuperación deberá prepararse un reporte del plan de operación, para esto es importante que se le dé seguimiento a todo el proceso desde el inicio cuando ocurrió el evento hasta el final.

EMERGENCIA DE TERREMOTO

ETAPA PREVIA AL EVENTO DE TERREMOTO

El responsable de brigada deberá mantenerse en comunicación con organismos públicos, bomberos, policías, cruz roja, etc.Mantener equipos de comunicación con los miembros de brigadas de evacuación de la institución.Tener siempre disponible los números de emergencia por cualquier eventualidad.Realización de simulacros supervisados por expertos de los bomberos.Verificar que siempre esté disponible extintores por cualquier conato que se presente debido a un terremoto.Poner siempre visible las señales de ruta de evacuación.Revisar de manera continua la estructura e instalaciones.Revisar ventanas de vidrio para evitar que en un movimiento telúrico pueda desprenderse y dañar a alguienVerificar salidas de emergencia de la Biblioteca.Revisar la estantería que se encuentre siempre bien nivelados para evitar que se caiga a la hora de un temblor o terremoto.No poner estantería demasiado alta ni mesas de estudio cerca de los estantes.Verificar que la estructura interna de la biblioteca se encuentre en buen estado.Hacer correcciones en el local de la biblioteca si es necesario.Se ambientará un espacio alternativo en caso que la estructura de la biblioteca sufra daños, este espacio funcionará como biblioteca.

ETAPA DURANTE EL EVENTO DE TERREMOTO

1- Mantener la calma durante el evento2- El coordinador de brigada activará inmediatamente el plan de emergencia.3- Se deberá mantener la calma hasta que el coordinador de la orden de poder acceder

a la Biblioteca.

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4- No se deberá acceder al edificio a tratar de salvar ningún tipo de material durante el evento del terremoto.

5- Ya una vez controlada la situación y el coordinador de la orden se procederá a revisar si la documentación y estantería sufrió algún daño.

6- Se deberá cumplir con la orden brindada por el coordinador y estar alerta a colaborar con otras brigadas de rescate de la institución.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE TERREMOTO

Seguir las normas del protocolo para evitar sufrir daños. Si la magnitud de evento afecta la estructura y estantería, realizar una valoración de

su estado. Verificar el estado en que se encuentra la colección para proceder con el

salvamento. Si algún material sufre daños se elaborará una lista y se procederá a la restauración. Si las magnitudes del evento sobrepasan las expectativas y la superficie de la

biblioteca sufre grandes daños, debe empezar a trasladarse la documentación por área para evitar el desorden de los libros y otros materiales a un lugar seguro, previamente preparado.

En este espacio alternativo funcionará la biblioteca mientras se realizan las reparaciones y los daños causados por el terremoto.

Una entrando en función la biblioteca en este espacio se le comunicará a sus usuarios sobre su función.

Una vez concluida la reparación del edificio de la Biblioteca se procederá a trasladar en orden toda la bibliografía y otros materiales por secciones hasta finalizar todo el proceso y que la Biblioteca vuelva a sus funciones.

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Conclusiones

La finalidad de este manual es crear un sentimiento de la urgencia de una planificación cuidadosa de siniestros, y promover la preparación para siniestros en la Biblioteca del INCAE.

Las directrices consideran en particular técnicas y métodos de respuesta y recuperación de libros y otros materiales después de un incendio una inundación o ya sea un terremoto.

Una administración inteligente de las colecciones presupone una planificación lógica y rentable de su preservación, evitando incurrir en gastos posteriores por descuido de la colección y la estructura de la Biblioteca.

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MAPA DE RUTA DE EVACUACIÓN

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Bibliografía

Sally A. Buchanan;(1990); Planificación, preparación y recuperación de siniestros en bibliotecas v archivos: Un estudio de R A M P con directrices. (Documento digital).

Cabeza Llorca, Ana; (2007); Emergencias y desastres en bibliotecas universitarias: prevención y planificación de la respuesta. (Documento digital).

Tacón Clavaín, Javier; (2010); los desastres en archivos y bibliotecas: causas y efectos, protección y recuperación. (Documento digital).

Sin autor; [sin fecha]; Ordenamiento y cuidado del acervo.

Fernández, Isabel; (sin fecha); Conservación preventiva y Plan de Gestión de Desastres en archivos y bibliotecas. (Documento digital).

Sánchez, Arsenio; (2000)Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas.

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