UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Licda. Hannia Ninethe Girón Arenales

LA PLANEACIÓN

POR: Victor Beeri Macario Gómez 1999-12222 F/M Claudia Raquel Rodriguez 2002-18096 F/M César Augusto Xep 200719581 Q/B Mindy Cristina Alvarado Contreras 2006-10589 F/M

Antes de iniciar un proyecto, y para que los objetivos secumplam es imprescindible realizar un plan, es por elloque este proyecto nos da información necesaria paraentender y llevar a cabo una planeación.

Planeación es una tarea para trazar lineamientosgenerales de las cosas que se deben hacer y los métodospara hacerlas, con el propósito de lograr los objetivos deuna empresa. Se realiza en todos los niveles de lagerencia y tiene mucho que ver con la previsión.

Planear es tratar de anticiparse a situaciones que nospueden afectar, positiva o negativamente. Por ello se tratade prever para anticipar cambio o sucesos futuros.Tratando de enfrentarlos para bien.

PLANEAMIENTO

Planear es definir los objetivos y determinarlos medios para alcanzarlos; esfundamentalmente analizar por anticipado losproblemas, planear posibles soluciones yseñalar los pasos necesarios para llegareficientemente a los objetivos que la soluciónelegida define.

El planeamiento se considera un procesodinámico, que avanza por aproximacionessucesivas y exige revisiones y ajustespermanentes que permitan la evaluación y latoma de decisiones.

La planeación no se da de la noche a lamañana ni rinde de inmediato sus principalesfrutos. Requiere tiempo, imaginación,capacidad técnica, experiencia y voluntad decambio.

Los objetivos son la fase del proceso deplaneación que sigue a la identificación de losprincipales problemas o necesidades de unaempresa.

PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

La planeación es una función de vitalimportancia en el proceso administrativo. Esbásica para las otras funcionesadministrativas, es decir para la organización,la dirección y el control.

Es una forma concreta de la toma dedecisiones que aborda el futuro especifico quelos gerentes quieren para sus organizaciones.Es un proceso continuo que refleja loscambios del ambiente en torno a cadaorganización y se adapta a ellos.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Propicia el desarrollo de la empresa.

Reduce los niveles de incertidumbre.

Prepara la empresa para hacer frente a lascontingencias con garantías mayores de éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendomas visión del porvenir y un afán de lograrmejorar las cosas.

Evita las corazonadas, las improvisaciones oel empirismo (la eficiencia y el éxito no selogran con la improvisación).

Proporciona al administrador magníficosrendimientos de su tiempo y esfuerzo.

Permite al ejecutivo evaluar alternativasantes de tomas una decisión.

PREMISAS DE LA PLANEACIÓN

Las premisas son suposiciones que se debenconsiderar ante aquellas circunstancias ocondiciones futuras que afectaran el curso enque va a desarrollarse el plan.

Pueden ser internas o externas.

TIPOS DE PREMISASINTERNAS: Cuando se originan dentro de laempresa y pueden influir en el logro de lospropósitos. Por ejemplo, variaciones decapital, ausentismo, rotación de personal,accidentes, etc.

EXTERNAS: son factores o condiciones cuyoorigen es ajeno a la empresa, pero puedentener efecto decisivo en el desarrollo de susactividades y que por lo mismo debentomarse en cuenta al planear.

LAS PREMISAS EXTERNAS PUEDEN SER:

a) de carácter político

b) de carácter legal

c) económicas

d) sociales

e) técnicas

f) otros factores (transporte, posición en elmercado, competencia).

Requieren actividades con orden y propósito.

Obtener, dirigir, y asimilar recursos en el logro de objetivos.

Anticipar actividades compatibles a los objetivos y procedimientos actuales d la empresa.

Minimiza la incertidumbre al realizar el trabajo.

Usar actividades que se ordenan en planes.

Casi desaparece el trabajo improductivo.

Tomar opciones correctivas para seguimiento y medición de objetivos.

Unifica esfuerzos.

Organiza y planea las actividades.

Enfoca las actividades hacia los resultados deseados logrando una secuencia de los esfuerzos así se minimiza el trabajo no productivo.

Ayuda al gerente a visualizar futuras opciones y evalúa los campos claves para posible participación.

Capacita al gerente a evitar que las cosas corran, a estar alerta a oportunidades y a ver las cosas como podrían ser, no como son.

Proporciona una base para el control.

Determina fechas críticas desde un principio y fija la realización de cada actividad así como las normas de desempeño que son la base de control.

Da status al gerente.

SI la planeación es adecuada, ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva, capacitando al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o anulen esfuerzos.

Esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.

Cuesta mucho.

Algunos argumentan que el costo excede a su contribución real.

Tiene barreras psicológicas.

Una de las barreras es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.

Ahora iniciativa.

Se cree que obliga a los gerentes a ejecutar su trabajo de una forma rígida.

Demora las acciones.

Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.

Tiene limitado el valor práctico.

Se afirma que no solo es demasiado teórica, si no que son más prácticos otros medios.

Es una función primordial de la dirección, de todos los gerentes o ejecutivos de cierto nivel, aunque el carácter y el alcance varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos por los superiores.

Planeación Estratégica:

Decide sobre los objetivos de un organización, sobre los recursos que serán utilizados, las políticas que orientarán la adquisición y administración de tales recursos considerando a la empresa como una entidad total. Esta es conducida y ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.

Planeación Táctica:

Es la planeación de un producto o de publicidad. Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.

Planeación Operativa:

Es la asignación previa de las tareas especificadas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.

Existen dos circunstancias por las que el planeamiento es importante:

Su excelencia: desde el panorama de su posición en la línea de las funciones gerenciales.

Su transitividad: Puesto que es una actividad que llega y afecta a todas las demás funciones y a la misma empresa.

Se anticipa a situaciones futuras.

Atiende mejor los objetivos y los jerarquiza.

Minimiza costos y mejora la productividad.

Fundamenta el control y el poder.

Aprovecha el tiempo y los recursos.

Soluciona problemas a corto y largo plazo.

Clasifica las mejores opciones para alcanzar los objetivos de la empresa.

Conciencia de una oportunidadEn el mercado, la competencia fortalezas y

debilidades

Fijación de Objetivos y Metas¿en donde quisiéramos estar, que

quisiéramos lograr y como?

Consideración de las PremisasEl ámbito mas adecuado para la aplicación de

los planes

Identificación de Alternativas¿Qué vías son mas favorables en logro de los

objetivos?

La mejor alternativa para lograr las metas:

minimizando costos, maximizando beneficios

Se debe elegir el camino de acción que se

utilizara

Considerando planes para: materia prima,

equipo, capacidad de personal, etc.

Presupuestar gastos como: cantidad y costo

de publicidad y gastos de representación.

Comparación de Alternativas

Selección de Alternativas

Formulación de Planes de Apoyo

Cuantificación de Planes

Conciencia de una oportunidad

Fijación de Objetivos y Metas

Consideración de las Premisas

Identificación de Alternativas

Se debe elegir el camino de acción que se

utilizara

Considerando planes para: materia prima,

equipo, capacidad de personal, etc.

Presupuestar gastos como: cantidad y costo

de publicidad y gastos de representación.

Comparación de Alternativas

Selección de Alternativas

Formulación de Planes de Apoyo

Cuantificación de Planes

1. UNIVERSALIDAD Es la que abarca todas las fases administrativas

2. AUTENTICIDAD Debe ser autentica para formular objetivos.

3. UNIDAD Y EQUILIBRIO Formado por la planeación para una mayor eficacia y coordinación

4. FLEXIBILIDAD Adaptación Para el logro de objetivos bajo toda circunstancia

5. RACIONALIDAD La mejor selección de las alternativas

6. PREVISION Análisis y diagnostico para enfrentar futuras situaciones

7. FACTIBILIDAD Todo lo que se a planificado, debe ser realizado

8. OBJETIVIDAD Para aprovechar de mejor manera los recursos como el tiempo

9. CUANTIFICACION Es la determinación del manejo de costos y recursos

10. CONTINUIDAD Debe ser posible retomar la planeación para solucionar situaciones

Los Principios para la construcción de una Planeación solida son:

En el proceso

Administrativo se

encuentra la

planeación para el

logro máximo y

eficiente de las

acciones de una

empresa.

Esta situación se

debe realizar con lossiguientes elementos:

Atendiendo la

Naturaleza puede

ser:

Atendiendo la

atención sujeta a

Planeación:

La planeación

atendiendo el grado

de aplicación puede

ser:

General

Global

Económica

del Estado

Cooperativa

Administrativa

Física

Económica

Compulsiva

Indicativa

Estratégica

La planeación ESTRATEGICA define y alcanza objetivos organizacionales para realizar la misión.

La estrategia no es algo nuevo en los negocios, ya que desde años atrás a sido importante para alcanzar el éxito empresarial.

Según Chandler la estrategia determina los objetivos a largo plazo para alcanzar lo propuesto. Esta concepción comprende varios aspectos como:

Juega un papel determinante en el concepto de largo plazo, se ha aplicado desde años atrás, hasta la actualidad

Se tiene en cuenta el como de la estrategia, no solamente los resultados

Envuelve las partes de una estrategia y las convierte en un todo

En un camino para adaptarse al entorno y alcanzar los objetivos

Hacia mediado de los setentas surgió el enfoque de la administración estratégica, según Hofer y Ascender se basa en el principio de que «el diseño general de una organización puede ser descrito únicamente si el logro de los objetivos a agrega a las políticas y a la estrategia»

La Estrategia y Las Políticas

SON DISPOSIONES GENERALIZADAS DE

LAS ACCIONES A TOMAR, PARA CUMPLIR LOS

OBJETIVOS GENERALES.

SON LINEAMIENTOS QUEORIENTAN A LAADMINISTRACIÓN EN LATOMA DE DESICIONES YPOR LO GENERAL NOREQUIEREN DE LAACCIÓN.

PLA

NE

AC

IÓN

ES

TR

AT

ÉG

ICA

DEFENSORAS

EXPLOTADORAS

ANALIZADORAS

RESPONDIENTES

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

HORIZONTE TEMPORAL

GUIA DE DESICIONES

ACUMULACIÓN DE INICIATIVAS

AFORO DE PENETRACIÓN

IMPACTO

Es el tiempo que tarda para observar resultados que produce. Las soluciones serán consideradas de acuerdo a una guía establecida. Se juntan actividades y esfuerzos. Agrupación de actividades. Llegar a acciones inimaginables de corrección.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

VENTAJAS

Tiene objetivos definidos claramente

Tiene métodos para el logro de los objetivos.

Reconoce las oportunidades seguras

Se adapta a situaciones emergentes.

DESVENTAJAS

Limita a las empresas a elegir racionalmente y fuera de todo riesgo.Puede crear mucha burocracia de planificadores que pueden caer en asuntos superficiales y desfasarse de la realidad con los productos y clientes.

PROCESO PARA DESARROLLAR LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Se analiza la situación actual.Se analiza el ambienteSe desarrollan las estrategiasSe ponderan y clasifican las estrategiasSe desarrollan las estrategias.Se controla y realimenta el resultado.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN