Plan del Evento

Todo inicia con un plan para esto se toman en cuenta las siguientes características:

UNIVERSIDAD DEL VALLE DE PUEBLA

CAMPUS PUEBLA

RESUMEN Alumna: Gricelda Hernández Morales

Tema: Planeación de un Evento

Administración de Empresas Turísticas

Puebla, puebla., a 22 de Octubre del 2015

Identificar cada elemento Proyectar costos dentro del presupuesto Asignar tareas y responsabilidades Identificar y anticipar áreas problemáticas

Para poder conocer a que tipo de evento nos enfrentamos debemos tomar en cuenta la Información y Antecedentes

Investigar:

La razón del evento (o visión) La fecha del evento (aproximada o fija) Número de asistentes (invitados o tipo de visitantes) Presupuestos (o sus honorarios)

Para apoyarnos podemos respondernos las siguientes Preguntas:

¿El evento se ha realizado? ¿Quién lo organizo? ¿Tuvo éxito? ¿Qué tipos de problemas ocurrieron, en caso de haberlos? ¿El presupuesto se vio alterado? ¿ por qué? ¿Qué tipo de retroalimentación recibió el evento? ¿Se realizó algún segmento para medir el éxito? ¿Hay información disponible al respecto?

Para poder llegar a tener un evento exitoso debemos tener bien claros cuales son las Metas y Objetivos para llegar a realizar el evento.

Los objetivos es el como Las metas con el Que

Idéntica perfectamente los objetivos y las metas

Una manera es utilizar el método EMARO (Especifico, Mensurable, Asequible, Realista y Oportuno).

Especifico

Enmarcar los objetivos con la palabra “para”.

Para crear Para recabar Para promover

Mensurable

Defina los métodos para medir el éxito.

Puede incluir: deficiente, adecuado, bueno y excelente.

La medición debe darse en el momento oportuno.

Asequible

No debería tratar de lograr más de lo que realmente es posible.

Las tareas toman tiempos y requieren trabajo.

Realista

Va de la mano con asequibilidad.

Se debe saber si el objetivo se va a alcanzar.

Examinar los recursos (humano, económico).

Identificar si el objetivo nos lleva a cumplir la meta o es innecesario.

Oportuno

Definir límites temporales

Examinar tiempos con cuidado

Debe ser asequible como razonable

La Agenda

Estructura del evento.

Documento a partir del cual se determina todo lo demás.

Reflexionar cada detalle del evento

Local

Lugar adecuado para realizar el evento

Tomar en cuenta:

Localización Apariencia de las instalaciones Acceso a las instalaciones Acceso a la electricidad Habitaciones adicionales para tomar descanso Considerar el clima Estacionamiento gratuito o no Duración del evento Personas VIP, entradas y salidas privadas Servicios adicionales (audiovisual, bar, banquetes, etc) Políticas de garantía, devolución y cancelación.

Presupuesto

El presupuesto es el plano como profesional de eventos , al definir como satisfacer las metas y objetivos.

Crear un listado donde se consideren las siguientes Características:

Ruta Crítica

Una ruta crítica eficaz le permite mantener el orden al idéntica aquello que es necesario hacer y para qué fecha.

Actividades generales de una ruta crítica:

Definir metas y objetivos Representar gráficamente proyecto de agenda

Investigar y reservar el local Contratar a los oradores Desarrollar plan de MKT y RP Procedimiento de registro Diseñar y enviar invitaciones Planificar personal, servicios voluntarios y ambos Donaciones para subasta silenciosa o en vivo Enfocar los aspectos principales del evento Identificar a un vocero Lista de medios por seleccionar Definir fechas limite para publicación para medios impresos Obtener VIP’S o celebridades Materiales por escrito (comunicados de prensa) Planear emisiones Evitar notificar a los medios un día antes

Publico

Conocer al Público, quienes son, de donde viene, por que acuden al evento, etc.

Una vez que conoces al público se deben tomar en cuenta:

Invitaciones Registro Transporte y hospedaje Parejas e hijos Oradores cortesías

Socios y Patrocinadores

Entre los grupos que trabajas encuentras a tres grupos:

Voluntarios Medios de comunicación Patrocinadores

Voluntarios

Pueden ser desde un publicitario hasta un grupo de personas que ayudaran el dia del evento.

Pueden salir de cualquier lado.

Medios Masivos de comunicación

Debe estar familiarizado con:

estaciones de televisión locales estaciones de radio periódicos

Patrocinadores

Añadir un valor a su evento sin cargar con gastos adicionales.

Identificar patrocinadores potenciales

Buscar el beneficio mutuo

Mercadotecnia

Como lograr que la gente asista al evento

Debe destacar los objetivos, metas y demostrar los beneficios para el público.

Demostrar que ganancias se obtendrán por asistir.

Algunas ideas:

Anuncios en periódicos Folletos Anuncios de radio Publicación del ramo Volantes Correo directo Fax Medios de comunicación(prensa) Sitio web

Proveedores

Dependiendo de la necesidad del evento:

Entretenimiento Decoradores A y B Medios audiovisuales Redacción y diseño Fotografía Transporte Alojamiento

Seguros y Permisos

Varían según la Cd.

Depende del tipo de actividades

Siempre vale la pena pagar un seguro para proteger a la empresa de los peores escenarios posibles.

Planes de Contingencia

Un plan de contingencia identifica de manera minuciosa las dificultades y los problemas potenciales, así como los métodos para solucionarlos.

Lista de gastos Proveedores en caso de que salga mal Manejo de crisis

Seguimiento

Que finalice el evento no significa que termino el trabajo.

Se debe documentar todo lo sucedido en el evento:

Gastos, ingresos, toda la información necesaria.

Informe de conferencia

Nombre del cliente Nombre, teléfono y dirección de contacto Nombre y fecha del evento

Nombre del local y tipo Presupuesto y cualquier gasto indirecto Logística y flujo de evento Asistencia Menú Bar y bebidas Equipo de oficina Disposición de la habitación Elementos audiovisuales Decoración y escenario Sesiones de salida Entretenimiento oradores VIP’S celebridades Registro Proveedores Voluntarios Personal Cualquier evaluación utilizada

Preguntas

Que información de los antecedentes hay que tener en cuenta para llevar a cabo un evento

Que es una ruta critica Para que nos sirve la Agenda Como elegir un Local para el evento Que es asequible Como puedes medir el éxito de tu evento