PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL GESTIÓN … · trece millones cuatrocientos diez mil doscientos...

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

INFORME DE EVALUACIÓN ANUAL 2012

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Enero, 2013

PRESENTACIÓN Se presenta a continuación el informe de evaluación del Plan Operativo Institucional 2012 y de gestión presupuestaria, correspondiente al Archivo Nacional. Tal y como se establece en los lineamientos técnicos puestos a disposición de las instituciones por el Ministerio de Hacienda, en la dirección electrónica1 que se cita al pie de este informe, la evaluación se realiza con base en la última versión del POI 2012 remitido a la Autoridad Presupuestaria de conformidad con lo establecido en el artículo 7 del Decreto Ejecutivo No.35821-H y el Decreto Ejecutivo No.34558-H-PLAN de los Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación Estratégica Presupuestaria, con la respectiva aprobación de su Junta Administrativa, según lo dispuesto en el Acuerdo 3.2 de la Sesión No.32-2011, celebrada el 28 de setiembre de 2011. Los resultados del presente informe fueron aprobados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante acuerdo # XX en la Sesión 3 celebrada el 30 de enero de 2013, documento que se anexa. I. ASPECTOS GENERALES 1.1 Misión

“El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial”.

1.2 Visión El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un

1https://www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Secretaria+Tecnica+de+la+Autoridad+Presupuestaria/Evaluacion+I+sem+2011+formulario+instructivo.htm

https://www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Secretaria+Tecnica+de+la+Autoridad+Presupuestaria/Evaluacion+I+semestre+2009.htm

recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientada al cliente.

1.3 Base legal Se enumera a continuación el marco legal vigente para el Archivo Nacional.

Leyes:

Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de fecha 24 de octubre de 1990

Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional Nº 5574, de fecha 17 de setiembre de 1974 y sus reformas.

Ley de Creación del Timbre del Archivo Nacional Nº 43, de fecha 21 de diciembre de 1934 y sus reformas.

Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos Nº 6683, de fecha 14 de octubre de 1982 y sus reformas.

Ley sobre microfilmación de documentos Nº 4278, de fecha 11 de diciembre de 1968 y sus reformas.

Ley de creación de la Revista de Archivo Nacional Nº 64, de fecha 12 de agosto de 1936 y sus reformas.

Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de fecha 30 de agosto de 2005.

Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, Nº 8422 de 6 de octubre de 20042.

Código Notarial Ley Nº 7764, de fecha 17 de abril de 1998 y sus reformas

Reglamentos:

Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo Nº 24023-C publicado de fecha 30 de enero de 1995

Reglamento para la presentación de Índices. Nº 33398-C con las reformas del decreto Ejecutivo Nº 36246-C, publicado el 22 de noviembre de 2010

Reglamento a la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, Decreto 32333 de 12 de abril de 20053.

2 El artículo 25 establece que la Contraloría General de la República debe trasladar al Archivo Nacional las declaraciones juradas de bienes y sus documentos

anexos). 3 El artículo 83 se refiere al traslado de las declaraciones juradas al Archivo Nacional.

Decretos ejecutivos:

Nº 30201-C de fecha 6 de febrero de 2002, mediante el cual se crea la Proveeduría Institucional de la Dirección General del Archivo Nacional.

18099-C de 14 de abril de 1988, declara la cuarta semana de julio de cada año, la “Semana del Archivista Nacional”, en su artículo 2 indica que las actividades que se realicen durante esa semana las debe coordinar el Archivo Nacional.

Directrices:

Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa mediante acuerdo 4.1, sesión 29-2007, celebrada 14 de noviembre del 2007, publicada en La Gaceta Nº 61 del 28 de marzo de 2008

Directriz General para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, por acuerdo 2, tomado en la sesión 22-2010 de 01 de setiembre de 2010. Publicada en La Gaceta 226 del 22 de noviembre de 2010.

Lineamientos:

”Lineamientos para la presentación de índices vía Internet”,acuerdo 8 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional tomada en sesión 12-2006 de fecha 10 de mayo de 2006 y publicados en La Gaceta No. 224 del miércoles 22 de noviembre de 2006 y aclaración publicada en La Gaceta Nº 13 del 18 de enero de 2007.

1.4 Acciones estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo

El Archivo Nacional tuvo una importante participación en el Plan Nacional de Desarrollo, Sector Cultura, con la meta de construir la tercera etapa del edificio institucional, inversión que asciende a la suma de ȼ1.113.410.258,98 (mil ciento trece millones cuatrocientos diez mil doscientos cincuenta y ocho colones con 98/100). Este proyecto de construcción estuvo a cargo de la empresa constructora Gonzalo Delgado S.A. y de la empresa consultora Ossenbach Pendones & Bonilla Arquitectos, quienes hicieron entrega formal de la obra el 24 de agosto de 2012. En estas nuevas instalaciones de más de dos mil metros cuadrados de construcción se ubica el Departamento Archivo Notarial, con sus depósitos de documentos, las áreas administrativas y las áreas de atención al público; además de dos depósitos de documentos para el Archivo Histórico. No está de más destacar, que este edificio cumple con todos los requerimientos técnicos vigentes, incluido lo que establece la Ley 7600 de atención de necesidades especiales de las personas con alguna discapacidad.

1.5 Prioridades y los principales objetivos estratégicos institucionales

Objetivos Estratégicos Institucionales relacionados:

1- Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.

2- Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación

de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.

3- Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección de las mismas.

II. SEGUIMIENTO DE METAS ANUALES POR PROGRAMA

Se presenta en el apartado de Anexo, la Matriz de los Resultados por Programa (MRP), de las unidades programáticas 1 y 2, utilizando el archivo en formato Excel denominado MRP 2012, descargado de la página Web del Ministerio de Hacienda.

PROGRAMA 1: PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

Este programa presupuestario tiene dos productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Autoridad Presupuestaria, según la metodología de programación vigente, con sus respectivos indicadores asociados. Además el programa cuenta con dos objetivos estratégicos institucionales, para los cuales también se definieron los respectivos indicadores para cada uno, por evaluar en este informe anual. 1.-Producto final 1: Facilitación del patrimonio documental Indicador 1: Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Nacional. La meta del indicador “Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Nacional”, el resultado del grado de satisfacción obtenido durante el año 2012 es de un 100%. Este resultado se obtiene de la aplicación de encuestas periódicas a los usuarios de la Sala de Consulta e Investigación y de la Biblioteca Especializada en Archivística y ciencias afines. En el año se aplicaron un total de 49 encuestas. Es importante destacar que el Archivo Nacional ha fijado como prioridad institucional la revisión y mejora continua de la calidad de los servicios que ofrece a sus usuarios, realizando en sus diferentes despachos de atención, los denominados “Estudios de usuarios”, que permiten sistematizar información por un periodo determinado, normalmente un año, sobre los diferentes elementos que intervienen en la prestación de los servicios. Congruente con lo anterior, también se han establecido los estudios de usuarios comparativos, para que además de conocer el resultado de un periodo determinado, se identifique en que se ha mejorado o desmejorado en un análisis comparativo de periodos, normalmente cinco años. Con el cumplimiento de esta meta la institución logra cumplir parte de su misión, ya que la administración del acervo documental de la Nación no estaría completa si no se logra el acceso y facilitación a los usuarios y a la ciudadanía en general, con calidad y oportunidad. Además, con el cumplimiento de la meta del indicador de este producto final se contribuye a dar cumplimiento al objetivo estratégico del programa, a saber, “Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste”. La fuente de datos son los dos informes de evaluación semestral del departamento: Archivo Histórico. El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de los datos aquí consignados:

Nombre del funcionario Nº de Teléfono Dirección correo electrónico

Departamento

Carmen Campos Ramírez 2283-1400 Ext. 227 [email protected] Jefe por recargo Departamento Archivo Histórico

Indicador 2: Porcentaje de servicios de facilitación atendidos. La meta del indicador “Porcentaje de servicios de facilitación atendidos”, obtiene un resultado satisfactorio durante el año 2012 del 100%, lo que demuestra una excelente capacidad del Archivo Nacional, en cuanto a la organización de sus recursos de todo tipo para atender todos los servicios requeridos por los usuarios. En total se atendieron 76.856 servicios de facilitación solicitados por los usuarios (37.733 y 39.123 en el primer y segundo semestre, respectivamente), superando la meta estimada de 61.700 servicios de facilitación, en un 25%. Para el año 2012, la Dirección General del Archivo Nacional, brindó los siguientes servicios de facilitación:

Tabla 1 Servicios de facilitación atendidas en el año 2012

Cód. Descripción de los logros

1.2.1 2.271 consultas sobre legislación notarial, requisitos y procedimientos propios del Departamento Archivo Notarial.

1.2.3 160 consultas de instrumentos descriptivos en bases de datos en microisis y en el sistema GIN.

1.2.4 18.485 consultas a través de internet de la información que contiene el GIN.

1.2.5 1.923 consultas presenciales, telefónicas y por correo electrónico sobre los fondos documentales del Departamento Archivo Histórico y otros servicios en la Sala de Consulta e Investigación.

1.2.6 22.589 consultas de documentos y otros servicios en la Sala de Consulta e Investigación.

1.2.8 189 consultas de material bibliográfico en la Biblioteca especializada en archivística y ciencias afines.

1.2.10 2.822 solicitudes de reproducción de documentos en la Sala de Consulta e Investigación.

1.2.26 992 materiales bibliográficos a usuarios en el Archivo Nacional y préstamos interbibliotecarios.

1.2.30.1 19 certificaciones o fotocopias certificadas solicitadas de documentos de Archivo Intermedio.

1.2.30.2 621 constancias que procedan legalmente en el Departamento Archivo Notarial.

1.2.30.3 281 certificaciones de documentos notariales en el Departamento Archivo Notarial.

1.2.30.4 4.846 fotocopias certificadas de documentos notariales en el Departamento Archivo Notarial.

1.2.30.5 Expedición de 525 testimonios de escritura que procedan legalmente.

1.2.30.6 236 certificaciones de años laborados en las instituciones del Estado y de documentos históricos.

1.2.31.1 218 documentos en consulta en el Archivo Intermedio.

1.2.31.2 8.435 Tomos de Protocolos Notariales y consulares originales facilitados en el Departamento Archivo Notarial.

1.2.31.3 163 solicitudes de ulterior boleta de seguridad que procedan.

1.2.31.4 5.263 microfichas de tomos microfilmados en el Departamento Archivo Notarial.

1.2.31.5 515 microfichas de índices microfilmados en el Departamento Archivo Notarial.

1.2.31.7 5.827 expedientes de índices de instrumentos notariales originales.

1.2.31.8 135 solicitudes de copia de testamento cuyos originales no se encuentran en el Departamento Archivo Notarial.

1.2.31.9 48 préstamos al Poder Judicial el 100% de los tomos de protocolos notariales que


solicita. Según el artículo 60 del Código Notarial y controlar su devolución oportuna.

1.2.31.10 293 ordenes de secuestro de tomos de protocolos e índices notariales y controlar su devolución oportuna.

La fuente de datos son los dos informes de evaluación semestral de los departamentos: Archivo Histórico, Archivo Notarial y Servicios Archivísticos Externos. El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de los datos aquí consignados:


Departamento

Ivannia Valverde Guevara 2283-1400 Ext. 229 [email protected] Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos


Ana Lucía Jiménez Monge 2283-1400 Ext. 222 [email protected] Jefe Departamento Archivo Notarial

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de los dos indicadores son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales.

El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua.

La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas.

Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión.

La ejecución de proyectos orientados a la mejora de los servicios prestados. 3.-Producto final 2: Servicios de difusión del patrimonio documental. Indicador 3: Porcentaje de servicios de difusión atendidos. En la meta del indicador “Porcentaje de servicios de difusión atendidos”, el resultado obtenido durante el año 2012 es de un 98,3%. La mayoría de los servicios de difusión programados en el plan de 2012 fueron atendidos a satisfacción. Dichos servicios de difusión consisten en exposiciones documentales temporales, artes plásticas temporales, exposiciones documentales itinerantes, exposiciones virtuales, boletines electrónicos, visitas guiadas grupales, visitas guiadas individuales, Cuadernillos del Archivo Nacional, Publicación de la Revista del Archivo Nacional del año 2012; entre otras. Muchos de estos servicios se ofrecen a partir de la demanda de los usuarios. Cabe indicar que detrás de cada uno de los servicios de difusión, existe un esfuerzo institucional, tanto en materia de recursos financieros, como en materia de recurso humano y todo un engranaje de logística, con el objetivo primordial de satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios y beneficiarios.

Este es uno de los indicadores más relevantes, tomando en cuenta que permite la democratización de la información y de los documentos, promoviendo y difundiendo todo el acervo por medio de diferentes estrategias y aplicando en todo lo posible, la tecnología, sobre todo por medio del diseño de multimedias que apoyan los diferentes productos, publicación en el sitio web institucional y el Facebook institucional. Con estas novedosas estrategias se logran niveles de cobertura excepcionales, beneficiando a usuarios nacionales y extranjeros. En el caso de las visitas guiadas, se registran grupos procedentes de las siete provincias del país, lo que demuestra también el esfuerzo y las consecuencias del programa de difusión, aumentando la demanda de estos servicios a nivel nacional y beneficiando a poblaciones que tradicionalmente quedan excluidas de los servicios por la lejanía de la metrópoli. Igualmente sucede con las exposiciones itinerantes, las cuales viajan a cualquier parte del territorio nacional, donde las soliciten y tengan las condiciones adecuadas para su exhibición. Para el año 2012, la Dirección General del Archivo Nacional, ofreció al público externo un total de 113 servicios de difusión, tales como:

Tabla 2 Servicios de difusión atendidos en el año 2012


1.2.34 Investigar y seleccionar cada mes un documento representativo de un acontecimiento histórico, cultural o científico de Costa Rica para ser publicado en la página web del Archivo Nacional y en redes sociales (10 documentos, excepto en los meses de agosto y diciembre)

1.2.35 Exposición itinerante la muestra "El juego de la solidaridad. Historia de la lotería en Costa Rica"

1.2.36 Facilitación de 11 exposiciones documentales itinerantes; 1. "Montémonos en la carreta"; 2. "Proceso de restauración de documentos"; 3. "Proceso de la Independencia centroamericana"; 4. "Paz en Costa Rica, entre la realidad y el mito"; 5. "Descubriendo nuestro pasado, tesoros y curiosidades del Archivo Nacional"; 6. “El urbanismo en el nuevo mundo”; 7. "IV viaje de Colón, del sueño asiático a la realidad americana"; 8. "Fotografía: Memoria del pasado, fuente de información".

1.2.37 Una exposición virtual “De vasallos a ciudadanos: Las Cortes de Cádiz y Florencio del Castillo” a disposición de los usuarios en la página web institucional.

1.2.38 Un diseño y publicación del Álbum de Figueroa en la página web del Archivo Nacional.

1.2.39 Atención de 49 grupos de visitas guiadas grupales procedentes de todo el país.

1.2.48 Doce boletines electrónicos de novedades de la Biblioteca dirigidos a archivistas nacionales y extranjeros.

1.2.50 Atención de 21 visitas guiadas individuales.

1.2.51 Publicación del Cuadernillo del Archivo Nacional: -Memoria del XXIII Congreso Archivístico Nacional realizado en el 2011.


1.2.52 Publicación de 4 Boletines trimestrales Archívese.

1.2.53 Publicación de la Revista del Archivo Nacional del año 2012.

1.6.35 Una charla en coordinación con la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica y Escuelas de Historia de diversas universidades para estudiantes de nuevo ingreso para difundir los servicios del Departamento Archivo Histórico.

El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de la información aquí consignada:

Nombre del funcionario Nº de Teléfono Dirección correo electrónico Departamento


3.-Metas de los Objetivos Estratégicos del Programa 1 Objetivo 1: Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas. Indicador 4: Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas. En la meta del indicador “Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas”, el resultado obtenido durante el año 2012 es de un 89,5%. La mayoría de las actividades novedosas en el programa de difusión programadas en el plan de 2012 fueron llevadas a cabo a satisfacción. La deuda de lo no realizado corresponde a la selección y exhibición de dos documentos históricos en los meses de agosto y diciembre, respectivamente; actividades que no pudieron realizarse por la cantidad de tiempo y complejidad que tuvo la investigación y el montaje de la exposición documental realizada sobre las Cortes de Cádiz y Florencio del Castillo. Una de las novedades más importantes en ese año fue la elaboración e implementación de una propuesta para mejorar el programa de visitas guiadas, con la incorporación de actividades recomendadas como pre visita y post visita; además se ejecutaron actividades con el aprovechamiento del sitio web y diseño de productos para públicos especializados (multimedia, folletos, etc).

También se han ejecutado actividades de difusión novedosas tales como:

Tabla 3 Servicios de difusión novedosos ejecutados en el año 2012


1.2.32 Una exposición documental temporal sobre el Bicentenario de la Constitución de Cádiz y el aporte de Florencio del Castillo, con su respectivo catálogo. (En coordinación con la Representación Diplomática de España). Esta exposición se exhibe en el mes de octubre en la Ciudad de Cádiz, España, igualmente en el mes de diciembre se exhibe en la Ciudad de Limón, en el marco del programa Limón Ciudad Puerto.

1.2.34 Investigar y seleccionar cada mes un documento representativo de un acontecimiento histórico, cultural o científico de Costa Rica para ser publicado en la página web del Archivo Nacional y en redes sociales. Un total de 10 gestiones, una por mes, con excepción de los meses de agosto y diciembre.

1.2.37 Exposición virtual “De vasallos a ciudadanos: Las Cortes de Cádiz y Florencia del Castillo” a disposición de los usuarios en la página web institucional.

1.2.38 Diseño y publicación del Álbum de Figueroa en la página web del Archivo Nacional.

1.2.41 Medidas de mejora al programa de visitas guiadas tales como: aprovechamiento del sitio web, diseño de productos para público especializado (multimedia, folletos, etc), diseño de actividades previas y posteriores a la visita.

1.2.42 Un comunicado de prensa y otras entidades interesadas sobre las principales efemérides patrias a celebrar en el año 2012.

1.2.44 Mantener actualizada la página institucional en la red social facebook

1.2.46 Actividad conmemorativa del Día Internacional de los Archivos: 9 de junio (fecha de creación del C.I.A.) y difusión entre los archivistas del Sistema Nacional de Archivos para su celebración e informarlo al Consejo Internacional de Archivos.

El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de la información aquí consignada:



Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de los dos indicadores son:






El nombramiento de una profesional especialista en el campo de la difusión, lo que permitió reorientar las prioridades, redireccionar recursos y profesionalizar la labor, alcanzando una mayor difusión y proyección institucional.

Congruente con el aspecto anterior, el Archivo Nacional logro mayor posicionamiento en la ciudadanía, mediante la aparición reiterada en los principales medios de comunicación, como parte de las estrategias implementadas en el programa de difusión.

Apoyo recibido de algunos archivos públicos en la instalación de un stand con información de interés de sus archivos en la feria archivística realizada en el Día Internacional de los Archivos.

Objetivo 2: Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste. Indicador 5: Porcentaje de ajustes respecto a las necesidades identificadas de los usuarios. En la meta del indicador “Porcentaje de ajustes respecto a las necesidades identificadas de los usuarios”, el resultado obtenido durante el año 2012 es de un 151%. Fue posible implementar los ajustes requeridos en el servicio de facilitación, de acuerdo con las necesidades identificadas, más allá del porcentaje de logro propuesto para este año del 50%. Los ajustes identificados y ejecutados en el año 2012 son:

Tabla 4 Ajustes respecto a las necesidades identificadas de los usuarios en el año 2012


1.2.11 Revisión de depuración de registros de los siguientes fondos documentales: Federal (1604 registros), Mortuales Coloniales (14.994 registros) y Provincial Independiente (2.147 registros), con el fin de poner a la disposición del público por medio del sitio web institucional.

1.2.14 Tres diagnósticos del estado de los registros de los fondos Municipal, Congreso y completar el diagnóstico de Mapas y Planos.

1.2.15 Vaciado de 11.750 registros en la base de datos matriz de diversos fondos revisados y depurados en 2011, con el fin de poner a la disposición del público por medio del sitio web institucional.

1.2.19 Un estudio de caracterización de los servicios que se brindan en los despachos de atención y salas de consulta, para determinar las necesidades y posibles mejoras.

1.2.29 Diseño de un documento de inducción en multimedia con las instrucciones y orientaciones para los nuevos investigadores de la Sala de Consulta e Investigación

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de la información aquí consignada:


Departamento

Carmen Campos Ramírez 2283-1400 Ext. 227

[email protected] Jefe por recargo Departamento Archivo Histórico

Ivannia Valverde Guevara 2283-1400 Ext. 229

[email protected] Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de este indicador son:






Los principales aspectos negativos que incidieron en el logro de este indicador relacionadas con las bases de datos se presentan a continuación:

Limitaciones técnicas de la base de datos textual Winisis en la que actualmente se tienen registrados los instrumentos descriptivos de los documentos.

Dada las limitaciones técnicas que presenta la base de datos Winisis, el trabajo de revisión y depuración de los registros resultó más laboriosa de lo esperado, tomando en cuenta que muchos de los ajustes requeridos deben hacerse manualmente.

Más de tres millones de registros en la base de datos textuales lo que genera mayor complejidad y laboriosidad al trabajo.

Limitaciones en la plataforma tecnológica institucional, lo que no permitió al concluir el año 2012, publicar en el sitio web, los miles de registros que ya contaban con control de calidad.

Falta de normalización de los campos en las bases de datos, producto de la aplicación de diferentes criterios y normas para la descripción de documentos, en el transcurso de los años.

Poco personal que se pudo destinar a esta labor de revisión y depuración de las bases de datos.

PROGRAMA 2: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Este programa presupuestario tiene tres productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Autoridad Presupuestaria, según la metodología de programación vigente. Para cada uno de estos productos finales se definió un indicador. Además el programa cuenta con un objetivo estratégico institucional, para el cual también se definió el respectivo indicador, por evaluar en este informe anual. 1.-Producto final 1: Servicios de capacitación archivística a entidades externas:

Indicador 1: Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a entidades externas del Sistema Nacional de Archivos

En la meta del indicador “Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a entidades externas del Sistema Nacional de Archivos”, se obtuvo un resultado satisfactorio del 100%. Todas las actividades de capacitación programadas por la institución en el 2012 se impartieron, un total de 13 actividades. Es importante mencionar que los funcionarios encargados de la mayoría de las actividades de capacitación en materia archivística son funcionarios de los departamento Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico, quienes no tienen exclusividad en esta función, sino que tienen otras responsabilidades asignadas en los departamentos respectivos. Además, el programa de capacitación es de la mayor prioridad institucional, ya que como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, debe preocuparse por brindar capacitación en temas archivísticos a los funcionarios que no cuenten con formación universitaria en esta disciplina, además de propiciar espacios para la reflexión, intercambio de experiencias y en general, actividades de actualización de los profesionales en ejercicio. Durante este año se logró una cobertura regional importante en las charlas realizadas en coordinación con la Caja Costarricense de Seguro Social, por medio de las cuales se brindó información archivística (legislación archivística, valoración documental, etc.) en siete regiones del país. A continuación se presentan los datos estadísticos para las líneas de producción que incluye este indicador.

Tabla 5 Actividades de capacitación archivística ejecutadas en el año 2012

Según modalidad

Cód. Descripción Cant.

2.3.1.1 XXIV Congreso Archivístico Nacional.

1

2.3.1.2 Dos cursos de Administración de Archivos de Gestión. 2

2.3.1.3 Un curso de Administración de Archivos Centrales. 1

Cód. Descripción Cant.

2.3.1.6 Charlas de legislación y valoración y selección a los encargados de archivos de la CCSS en las 7 regiones en que está organizada la institución.

7

2.3.1.7 Un seminario taller de actualización profesional archivística dirigida a los Encargados de Archivos Municipales.

1

2.3.1.10 Un taller de confección de tablas de plazos de conservación de documentos, dirigido a archivistas del Sistema

1

Los principales aspectos positivos que incidieron en avance del logro de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de capacitación de los archivistas y otros funcionarios interesados en el quehacer archivístico para el fortalecimiento y desarrollo del sistema nacional de archivos.


La función rectora que le otorga el marco legal vigente al Archivo Nacional, en el sistema nacional de archivos.

La alta prioridad que tiene el programa de capacitación institucional en la institución.

El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de archivos, a la labor que realiza la institución.

Un aspecto que incide negativamente en el establecimiento de metas más ambiciosas e materia de capacitación, es que los limitados recursos humanos con que cuenta la institución, no permiten atender en su totalidad la demanda de actividades de capacitación, tomando en cuenta que el personal encargado de este programa, también tiene otras funciones a cargo. Por otra parte, la oferta académica superior es limitada en este campo (solo la Universidad de Costa Rica imparte la carrera), por lo que una buena parte de los encargados de los archivos del sistema es personal que no tiene formación y que requiere de capacitación. La fuente de datos son los dos informes de evaluación semestral del Departamento Administrativo Financiero, Unidad de Recursos Humanos y del Departamento Servicios Archivísticos Externos. El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de los datos aquí consignados:

Nombre del funcionario Nº de Teléfono

Dirección correo electrónico

Departamento

Graciela María Chaves Ramírez 2283-1400 Ext. 212

[email protected] Jefe, Departamento Administrativo Financiero



2.-Producto final 2: Servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en materia de organización documental: Indicador 2: Porcentaje de instituciones atendidas por asesorías En la meta del indicador “Porcentaje de instituciones atendidas por asesorías”, se obtuvo un resultado favorable de cumplimiento del 126%, basado en un incremento en los servicios brindados por las modalidades de atención de consultas técnicas y atención de consultas presenciales, previa cita. La meta del indicador está establecida en función de la demanda del usuario 4 , de las asesorías solicitadas por las propias instituciones las que son programadas por el Departamento Servicios Archivísticos Externos, tomando en cuenta la cantidad de recurso humano con que se dispone para estas actividades. Las asesorías se ofrecen en el 2012 por medio de varias modalidades:

Asesorías a solicitud de las instituciones que reúnan los requisitos.

Asesorías en conservación y microfilmación de documentos.

Atención de consultas técnicas.

Atención de consultas presenciales previa cita. A continuación se presentan datos estadísticos para las líneas de producción que incluye el indicador.

Tabla 6 Cantidad de asesorías ejecutadas en el año 2012

Cód Meta Cant.

2.1.3 Asesorías para la organización de archivos centrales (y sistemas institucionales de archivos)

3

2.1.7 Asesorías de archivos públicos en materia de conservación y microfilmación de documentos.

6

2.1.5 Consultas de carácter técnico, relacionadas con organización de archivos, valoración documental, entre otros, respondida en forma escrita.

38

2.1.6 Consultas presenciales (previa cita) de carácter técnico, relacionadas con organización de archivos, valoración documental entre otros, atendidas en el Archivo Nacional.

21

Total 68

4 Demanda recibida directamente de las instituciones del sistema nacional de archivos, en cuyo caso el Archivo Nacional las programa.

Algunos aspectos positivos que se rescatan para el cumplimiento anual de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de asesorías, que solicitan las instituciones y que ordenan las autoridades superiores.


La función rectora que le otorga la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos a la institución.

El marco legal que obliga a los jerarcas de las instituciones a transferir los documentos de su gestión, una vez que hayan cumplido su vigencia.

El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de archivos, a la labor que realiza el Archivo Nacional.

Igual que sucede con las actividades de capacitación, un elemento que afecta el desarrollo de las actividades de asesoría e inspecciones, sobre todo el establecimiento de metas más elevadas, es la carencia de recurso humano. Son muy pocos los funcionarios a cargo de esta labor y muchas las instituciones públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, además de las privadas y particulares que se sumen; por lo que se corre el riesgo de no tener una respuesta institucional oportuna en las demandas de las instituciones por consolidar y fortalecer sus archivos. La fuente de datos son los dos informes de evaluación semestral de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y de Conservación. El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de los datos aquí consignados:




Marco Calderón Delgado 2283-1400 Ext. 239

[email protected] Jefe Departamento Conservación

3.-Producto final 3: Servicios de inspección a instituciones públicas en materia de cumplimiento de la normativa existente: Indicador 3: Porcentaje de instituciones atendidas por inspección. En la meta del indicador “Porcentaje de instituciones atendidas por inspección”, se obtuvo un resultado de cumplimiento del 69%, que constituye la meta de menor cumplimiento institucional. La meta del indicador está establecida en función de las inspecciones que ordena la autoridad superior y de la programación de actividades del Departamento Servicios Archivísticos Externos, tomando en cuenta la cantidad de recurso humano con que se dispone para estas actividades.

Un elemento que afecta el desarrollo de las actividades de inspecciones, sobre todo el establecimiento de metas más elevadas, es la carencia de recurso humano. Son muy pocos los funcionarios a cargo de esta labor y muchas las instituciones públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, por lo que se corre el riesgo de no tener una respuesta institucional oportuna para realizar las inspecciones necesarias para garantizar que se cumpla lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Por otra parte, hasta el mes de agosto de 2012, la jefatura de este departamento estuvo atendida por recargo por la señora directora de la institución, así como de conformidad con el cumplimiento de la Directriz Presidencial 013-H no se fue posible utilizar durante todo el año una plaza de Coordinador en el Departamento Servicios Archivísticos Externos, afectando el desarrollo de las actividades de inspección. Las actividades de inspección se ejecutaron en el año 2012 por medio de las siguientes modalidades:

Inspecciones iniciadas en el periodo anterior y que concluyen en el siguiente periodo.

Inspecciones que se realizan por primera vez.

Seguimiento por escrito al cumplimiento de inspecciones realizadas antes de 2012. Algunos aspectos positivos que se rescatan para el cumplimiento anual de la meta, son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de inspecciones, que solicitan las instituciones y que ordenan las autoridades superiores.


La función rectora que le otorga la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos a la institución.

El marco legal que obliga a los jerarcas de las instituciones a transferir los documentos de su gestión, una vez que hayan cumplido su vigencia.

El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de archivos, a la labor que realiza el Archivo Nacional.

A partir del mes de agosto de 2012 se normalizó el nombramiento de la jefatura en el Departamento Servicios Archivísticos Externos.

La fuente de datos son los dos informes de evaluación semestral del Departamento Servicios Archivísticos Externos. El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de los datos aquí consignados:




4.-Metas del Objetivo Estratégico del Programa 2 Objetivo 1: Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección de las mismas. Indicador 4: Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de Archivos, inspeccionadas y valoradas respecto del cumplimiento de la Ley 7202 Mediante esta meta se atendió un 9% de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, a saber 318 entidades, superando en un 2% la meta propuesta para el año que fue de 6% de cobertura por el servicio de inspecciones; de ahí que se logre un porcentaje de cumplimiento del 147%. Es importante mencionar que para realizar el cálculo del porcentaje de logro se consideró como institución inspeccionada aquella que al mes de noviembre del año 2012, ya había sido visitada por el equipo de especialistas del Departamento de Servicios Archivísticos Externos, aunque el informe técnico estuviera en proceso. A continuación se detallan las instituciones que al finalizar el periodo habían recibido la visita de los especialistas del Archivo Nacional, demostrando el alcance de la cobertura geográfica de esta meta, donde la institución hace un esfuerzo por inspeccionar instituciones que están fuera del área metropolitana, lo cual es loable tomando en cuenta que estas visitas se realizan utilizando los medios de transporte público, en virtud de que solamente se cuenta con dos vehículos institucionales y un chofer.

1. Municipalidad de Alajuela 2. Municipalidad de Montes de Oro 3. Municipalidad de Tilarán 4. Municipalidad de Cañas 5. Municipalidad de Bagaces 6. Municipalidad de Tibás 7. Municipalidad de Pococí 8. Instituto de Desarrollo Agrario 9. Ministerio de Ciencia y Tecnología 10. Ministerio de Cultura y Juventud 11. Ministerio de Seguridad Pública y de Gobernación 12. Ministerio de Obras Públicas y Transportes 13. Ministerio de Hacienda 14. Ministerio de Hacienda (División Jurídica) 15. Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos 16. Ministerio de Economía, Industria y Comercio 17. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social 18. Ministerio de Comercio Exterior 19. Ministerio de Agricultura 20. Hospital San Juan de Dios 21. Empresa de Servicios Públicos de Heredia

22. Instituto del Café de Costa Rica 23. Correos de Costa Rica 24. Refinadora Costarricense de Petróleo 25. Instituto de Fomento y Asesoría Municipal 26. Poder Judicial (Archivo Judicial) 27. Instituto Costarricense de Turismo 28. Dirección Nacional de Notariado

III. RESUMEN DEL GRADO DE AVANCE DE LAS METAS DE TODOS LOS PROGRAMAS SEGÚN LAS CATEGORÍAS DE VALORACIÓN

A continuación se presenta el cuadro titulado “Resumen Metas de Indicadores de todos los Programas Sustantivos”, con el detalle de los resultados obtenidos por el Archivo Nacional, en el año 2012, de conformidad con las metas contenidas en el Plan Operativo Institucional.

RESUMEN METAS DE INDICADORES DE TODOS LOS PROGRAMAS SUSTANTIVOS Informe Anual 2012

Categoría de Valoración # Metas

Meta cumplida 3

Meta cumplida y superada 4

Meta cumplida parcialmente 2

TOTALES 9

Antes de hacer referencia a los resultados, es importante recapitular que el plan operativo institucional del Archivo Nacional para el presente año, contempla 5 productos finales y 3 objetivos estratégicos institucionales, con 9 indicadores asociados, en sus dos programas presupuestarios sustantivos. Como se aprecia en este cuadro, los resultados obtenidos son satisfactorios, que del total de metas el 44% están superadas, 33% cumplidas a cabalidad y un 23% corresponde a metas cumplidas parcialmente, este último grupo conformado por dos metas, una de las cuales presenta el menor rendimiento con un 69% de cumplimiento. Con los resultados obtenidos en el año 2012, se logra incidir positivamente en los tres objetivos estratégicos, los cuales están estrictamente vinculados a los indicadores definidos para cada uno, así como en la misión institucional, la cual gira en torno a funciones vitales como lo son lo cultural o patrimonial, la de gobierno o del Sistema Nacional de Archivos y la notarial, con sus prioridades. A pesar de estos resultados, no se puede dejar de mencionar como se ha indicado propiamente en el desarrollo del análisis de cada indicador, que un aspecto negativo es la imposibilidad de establecer metas más elevadas que las propuestas en el presente año, en virtud de los limitados recursos humanos con que cuenta la institución, ya que a pesar de la aprobación de plazas en 2009 la planilla no aún llega al nivel ideal y en este año se llegó a tener siete plazas congeladas por la directriz de contención del gasto. Algunas de las principales actividades que se llevan a cabo con muchas limitaciones o baja cobertura, son las siguientes: las asesorías e inspecciones en los archivos del Sistema Nacional de Archivos, obligando la ley a cubrir a todas las instituciones públicas; el rescate del patrimonio documental en sus diferentes soportes; tratamiento archivístico a los documentos que hoy todavía son inéditos y que por tanto no están a la disposición de los usuarios; digitación de los millones de fichas y otros instrumentos descriptivos en base de datos para facilitar la búsqueda de información; diagnósticos sobre el estado de conservación de los más de 18 kilómetros lineales de documentos que custodia la institución; la conservación preventiva y restaurativa de los documentos, sobre todo los que presentan el mayor deterioro, así como la

obligada protección y seguridad que deben tener los documentos, lo que exige ejercer un mayor control sobre los documentos, sobre todo los que se prestan a los usuarios. En forma paradójica estas limitaciones en la fijación de metas más ambiciosas en la institución no permiten cumplir a cabalidad con las obligaciones del estado que bien se reflejan en la misión institucional y que tienen que ver con el patrimonio documental de la Nación, con el desarrollo archivístico nacional. Sin embargo, el Archivo Nacional se compromete con el cumplimiento de sus metas de la manera más eficiente y eficaz posible, según los procedimientos establecidos y el marco legal que lo rige, pero sobre todo con el esfuerzo y la disciplina de trabajo de su personal, que en todo momento se ha destacado como su mayor fortaleza para explicar los logros alcanzados en el año 2012.

V. COMPORTAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA POR

PROGRAMAS Y A NIVEL TOTAL PARA EL AÑO 2012 Se presenta el siguiente cuadro basado en la ejecución presupuestaria al 31 de diciembre de 2012:

Presupuesto y Gasto ejecutado por programa

(Millones de colones y % de ejecución)

Programa

Presupuesto definitivo 2012

(a)

Presupuesto ejecutado

2012 (b)

% de ejecución

((b)/(a))*100

Patrimonio Documental de la Nación

1.347,94 1.074, 21 79.69%

Sistema Nacional de Archivos 384,87 304,87 79.21%

Actividades Centrales 1.252,88 1.018,41 81.28%

Total del Presupuesto 2.985,70 2.397,50 80.29% Nota: En el total de presupuesto se incluyen ¢123.57 millones en la partida “Sumas sin Asignación Presupuestaria”, para cumplir con lo establecido por la directriz 13-H.

Con base en los resultados del cuadro, se explican a continuación las razones que incidieron en los porcentajes de ejecución del presupuesto asignado a cada uno de los programas. Del monto no ejecutado (¢588.20 millones), la suma de ¢254.3 millones (43%) corresponden a remuneraciones no ejecutadas, debido a que en cumplimento de la Directriz Presidencial N° 13-H, durante el año 2012 se tuvieron congeladas 7 plazas. Aparte de eso, durante todo el año hubo un puesto de jefatura de departamento sin nombrar, debido a la falta del recurso humano idóneo para el puesto. De igual manera, se dio un remanente debido a que los aumentos salariales decretados por el gobierno fueron inferiores a los presupuestados. Dentro del presupuesto del año 2012, quedaron algunos proyectos que por diversas razones no fueron ejecutados, los cuales se citan a continuación:

DETALLE MONTO (millones de

colones)

JUSTIFICACIÓN

Reparación profunda de la planta eléctrica del edificio

24.0 Mediante licitación N° 2012-LA-000261-00300, del 20 de noviembre de 2012, se concursó el servicio de reparación profunda de la planta eléctrica del edificio. Para este concurso se recibió únicamente una oferta, la cual incumplía algunos términos legales del cartel, con lo que no se pudo adjudicar el servicio. Tomando en cuenta los plazos para realizar un nuevo concurso, se determinó que el trabajo no quedaría concluido en 2012, por lo que se optó por licitarlo nuevamente en el año 2013.

Reparación de estantería móvil del depósito N° 5 del Departamento Archivo Histórico

32.0 La realización de este trabajo dependía de autorización de aumento de límite de gasto presupuestario por parte de la STAP, aprobación que se comunicó mediante oficio STAP-2290-2012 de 30 de octubre de 2012 (y se recibió en la institución el 6 de noviembre de 2012). Dado que la autorización no se recibió oportunamente, no fue posible llevar a cabo este proyecto.

DETALLE MONTO (millones de

colones)

JUSTIFICACIÓN

Compra de estantería metálica para equipar parcialmente los depósitos de la III etapa del edificio del Archivo Nacional

28.0 Hasta el día 11 de diciembre de 2012, se formalizó el contrato N° 07-2012, por la compra de estantería para la III etapa del edificio del Archivo Nacional, la cual se ampara a la licitación N° 2012-LA-000243-00300. Parte de los recursos para la compra de la estantería, dependían de una asignación adicional del Gobierno Central, la cual fue autorizada mediante Ley N° 9065, Modificación a la Ley N° 9019 Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el Ejercicio Económico 2012, publicada en el Alcance Digital N° 122 de la Gaceta N° 168, hasta el 31 de agosto de 2012. Lo anterior retrasó el proceso licitatorio y por ende la formalización del contrato, por lo que la entrega del equipo quedó para el año 2013.

Reparación del cilindro del ascensor del núcleo central del edificio y otras áreas afectadas a raíz del terremoto del 5 de setiembre de 2012

65.0 La realización de este proyecto dependía de la aprobación del aumento de límite de gasto presupuestario, aprobación que se comunicó mediante oficio STAP-2290-2012 de 30 de octubre de 2012 (y se recibió en la institución el 6 de noviembre de 2012). Dado que la autorización no se recibió oportunamente, no fue posible llevar a cabo este proyecto.

Análisis, diseño y ejecución de una solución que elimine las filtraciones de agua en los techos del edificio de la II etapa

51.5 La realización de este proyecto dependía de la aprobación del aumento de límite de gasto presupuestario, aprobación que se comunicó mediante oficio STAP-2290-2012 de 30 de octubre de 2012 (y se recibió en la institución el 6 de noviembre de 2012). Dado que la autorización no se recibió oportunamente, no fue posible llevar a cabo este proyecto.

TOTAL 200.5

El monto de los proyectos no ejecutados en el año 2012 ascienden a la cifra de 200,5 millones lo que presenta un 34% del monto del presupuesto sin ejecutar. En la partida “Cuentas Especiales” se encuentran ¢123.57 millones (21%) que corresponden a recursos que se han enviado a fondos sin asignación presupuestaria, para cumplir con la directriz presidencial Nº13-H. Así las cosas, el siguiente cuadro refleja la composición del monto presupuestario sin ejecutar en el 2012:

Concepto Valor absoluto (millones ȼ)

Valor relativo

Sobrantes en la partida de remuneraciones 254,30 44,0%

Proyectos sin ejecutar 200,59 34,5%

Cuentas especiales (Directriz 13-H) 123,57 21,5%

Total 588,20 100%

Todo lo anterior justifica en buena medida las diferencias en los porcentajes de ejecución presupuestaria al 31 de diciembre del año 2012.

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL GESTIÓN … · trece millones cuatrocientos diez mil doscientos...

Documents

Transcript of PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL GESTIÓN … · trece millones cuatrocientos diez mil doscientos...