PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD -PINAR · Concepto que hace referencia al proceso...
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Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98, piso 2 Tel: 3076200 www.foncep.gov.co Código: PPR-APO-GDO-003 Versión: 001 Fecha de Aprobación: 29 de enero 2020 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD -PINAR 2020
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD -PINAR
2020
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Tabla de Contenido
1 Objetivo 4
2 Alcance 4
3 Normatividad 4
4 Aspectos Generales 6
5 Introduccioacuten 6
6 Contexto estrateacutegico de la entidad 7
a Principios 7
b Valores 8
c Misioacuten 8
d Visioacuten 8
e Funciones 8
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR 9
8 Objetivo del PINAR 9
9 Metodologiacutea empleada 10
10 Resultados del anaacutelisis 11
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual 11
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos 11
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital 15
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten 17
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten 18
1031 Mapa de procesos FONCEP 19
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad 19
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores 19
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos 22
111 Mapa de ruta 26
1111 Seguimiento y Control 30
12 Bibliografiacutea 31
13 Control de cambios 32
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Lista de ilustraciones
Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR 12
Ilustracioacuten 2 Estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos 16
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de Desarrollo 17
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016 18
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos 20
Lista de tablas
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos 15
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso 19
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP 21
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos 23
Tabla 5 Mapa de ruta 25
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1 Objetivo
Garantizar la adecuada planeacioacuten de la funcioacuten archiviacutestica y del proceso de gestioacuten documental-
GDO en el FONCEP dando cumplimiento a la normatividad archiviacutestica y lineamientos teacutecnicos en
el marco de la armonizacioacuten con los planes programas y proyectos y el direccionamiento
estrateacutegico institucional
2 Alcance
El alcance del PINAR en materia de la administracioacuten de archivos incluye los archivos de gestioacuten
asiacute como el archivo central y centralizado del FONCEP Este documento se constituye en una de
las bases fundamentales para la toma de decisiones estrateacutegicas de la entidad en materia
archiviacutestica en el marco del cumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos ndashNo incluye la gestioacuten de
expediente electroacutenico
Inicia con el diagnoacutestico de la situacioacuten actual de la entidad hasta la formulacioacuten del mapa de ruta
que permitiraacute la asignacioacuten de recursos disentildeo y ejecucioacuten de planes programas y proyectos a
corto mediano y largo plazo
3 Normatividad
bull Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia ldquoEl pueblo de Colombia en ejercicio de su poder
soberano representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente
invocando la proteccioacuten de Dios y con el fin de fortalecer la unidad de la Nacioacuten y asegurar
a sus integrantes la vida la convivencia el trabajo la justicia la igualdad el conocimiento
la libertad y la paz dentro de un marco juriacutedico democraacutetico y participativo que garantice un
orden poliacutetico econoacutemico y social justo y comprometido a impulsar la integracioacuten de la
comunidad latinoamericana decreta sanciona y promulga la constitucioacutenrdquo
bull Decreto 1080 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del
Sector Culturardquo
bull Ley 527 de 1999 ldquoPor medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las
entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Ley 594 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposicionesrdquo
bull Ley 734 de 2002 ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenicordquo
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bull Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Decreto 2578 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos se
establece la Red Nacional de Archivos se deroga el Decreto nuacutemero 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administracioacuten de los archivos del Estadordquo
bull Plan Institucional de Archivos Es el instrumento de planeacioacuten para la labor archiviacutestica
que determina elementos importantes para la Planeacioacuten Estrateacutegica y Anual del Proceso
de Gestioacuten Documental
bull Gestioacuten Documental es el conjunto de normas teacutecnicas y praacutecticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo recibidos y creados en una organizacioacuten facilitar la
recuperacioacuten de informacioacuten desde ellos determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacioacuten a largo plazo de los
documentos maacutes valiosos aplicando principios de racionalizacioacuten y economiacutea
bull Funcioacuten Archiviacutestica Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archiviacutestico que
comprende desde la elaboracioacuten del documento hasta su eliminacioacuten o conservacioacuten
permanente
bull Archivo puacuteblico Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestacioacuten de un servicio puacuteblico por entidades privadas
bull Archivo privado de intereacutes puacuteblico Aquel que por su valor para la historia la investigacioacuten
la ciencia o la cultura es de intereacutes puacuteblico y declarado como tal por el legislador
bull Archivo total Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital
bull Documento de archivo Registro de informacioacuten producida o recibida por una entidad puacuteblica
o privada en razoacuten de sus actividades o funciones
bull Patrimonio documental Conjunto de documentos conservados por su valor histoacuterico o
cultural
bull Soporte documental Medios en los cuales se contiene la informacioacuten seguacuten los materiales
empleados Ademaacutes de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales
fotograacuteficos fiacutelmicos informaacuteticos orales y sonoros
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bull Tabla de retencioacuten documental Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos
bull Documento original Es la fuente primaria de informacioacuten con todos los rasgos y
caracteriacutesticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
4 Aspectos Generales
El presente documento se considera una herramienta que permite articular la funcioacuten archiviacutestica
del Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP con el Plan Estrateacutegico y el
Plan de Accioacuten Anual de la Entidad que busca determinar las liacuteneas de accioacuten en materia de gestioacuten
documental que se deben desarrollar para contribuir al logro de los objetivos institucionales del
Sector Hacienda alineado con las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Distrital 2016- 2020
La elaboracioacuten de este documento se basoacute en la metodologiacutea propuesta por el Archivo General de
la Nacioacuten ldquoManual formulacioacuten del plan Institucional de Archivos ndash PINARrdquo (Colombia Archivo
General de la Nacioacuten 2014) de igual manera se tuvo en cuenta la documentacioacuten generada por el
FONCEP referente a procedimientos de planeacioacuten estrateacutegica
Teniendo en cuenta lo anterior se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 594 de 2000
ldquoLey General de Archivosrdquo 1712 de 2014 ldquoLey de Transparencia y de Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblicardquo y en el Decreto No 1080 de 2015 ldquoReglamentario del Sector Culturardquo expedido por el
Ministerio de Cultura que en su artiacuteculo 28258 establece que las entidades puacuteblicas deben
desarrollar sus instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental entre los cuales se encuentra
el Plan Institucional de Archivos - PINAR constituido como ldquoun instrumento que permite generar
cambios planificados articulando y dando un ordenamiento loacutegico a los planes y proyectos que en
materia archiviacutestica formule la Entidadrdquo
5 Introduccioacuten
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP ha venido generado
estrategias con el fin de fortalecer la gestioacuten documental siendo este procesos
indispensable para la eficacia administrativa y la conservacioacuten del patrimonio documental e
histoacuterico de la entidad de acuerdo a lo anterior el FONCEP debe disentildear el Plan
Institucional de Archivos PINAR para contribuir al fortalecimiento institucional y el acceso a
la informacioacuten por parte de los usuarios tanto internos como externos apoyando
estrateacutegicamente como proceso transversal a los pilares incluidos en el plan de desarrollo
sabiendo que los procesos de Gestioacuten Documental son constantes en el tiempo e impactan
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todas las actividades generadas en una entidad
Por lo anterior y siguiendo con este esfuerzo se hace necesario actualizar y articular el
PINAR con el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todos 2016-2020rdquo mientras se
cuenta con el nuevo Plan de Desarrollo de la actual administracioacuten asiacute como con los
diferentes planes programas proyectos e instrumentos archiviacutesticos y adicional con la
identificacioacuten de nuevas oportunidades de mejora analizadas por intermedio de las
diferentes herramientas de seguimiento y control de la entidad Diagnoacutestico integral de
archivo mapa de riegos plan de accioacuten plan operativo del SIGA y Plan de mejoramiento
archiviacutestico
6 Contexto estrateacutegico de la entidad
En el antildeo 2006 con la reforma administrativa establecida mediante el Acuerdo 257 del
Concejo de Bogotaacute se transformoacute el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital en Fondo de
Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones ldquoFONCEPrdquo como establecimiento
puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa y patrimonio
propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda En el artiacuteculo 65 del mismo Acuerdo
se establecioacute el marco de sus funciones asiacute
bull Reconocer y pagar las cesantiacuteas de las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito
Capital
bull Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del
Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca
a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas que
correspondan de acuerdo con los mecanismos legales establecidos
a Principios
El Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP
bull Actuacutea siempre de manera correcta y clara generando confianza en sus beneficiarios
con fundamento en las normas que la rigen
bull Trabaja con calidad fortalece el mejoramiento continuo la innovacioacuten la
responsabilidad y propende por preservacioacuten del medio ambiente
bull Se caracteriza por una conducta recta integra e imparcial en los actos y las
decisiones que puedan afectarla
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bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Tabla de Contenido
1 Objetivo 4
2 Alcance 4
3 Normatividad 4
4 Aspectos Generales 6
5 Introduccioacuten 6
6 Contexto estrateacutegico de la entidad 7
a Principios 7
b Valores 8
c Misioacuten 8
d Visioacuten 8
e Funciones 8
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR 9
8 Objetivo del PINAR 9
9 Metodologiacutea empleada 10
10 Resultados del anaacutelisis 11
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual 11
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos 11
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital 15
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten 17
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten 18
1031 Mapa de procesos FONCEP 19
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad 19
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores 19
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos 22
111 Mapa de ruta 26
1111 Seguimiento y Control 30
12 Bibliografiacutea 31
13 Control de cambios 32
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Lista de ilustraciones
Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR 12
Ilustracioacuten 2 Estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos 16
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de Desarrollo 17
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016 18
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos 20
Lista de tablas
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos 15
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso 19
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP 21
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos 23
Tabla 5 Mapa de ruta 25
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1 Objetivo
Garantizar la adecuada planeacioacuten de la funcioacuten archiviacutestica y del proceso de gestioacuten documental-
GDO en el FONCEP dando cumplimiento a la normatividad archiviacutestica y lineamientos teacutecnicos en
el marco de la armonizacioacuten con los planes programas y proyectos y el direccionamiento
estrateacutegico institucional
2 Alcance
El alcance del PINAR en materia de la administracioacuten de archivos incluye los archivos de gestioacuten
asiacute como el archivo central y centralizado del FONCEP Este documento se constituye en una de
las bases fundamentales para la toma de decisiones estrateacutegicas de la entidad en materia
archiviacutestica en el marco del cumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos ndashNo incluye la gestioacuten de
expediente electroacutenico
Inicia con el diagnoacutestico de la situacioacuten actual de la entidad hasta la formulacioacuten del mapa de ruta
que permitiraacute la asignacioacuten de recursos disentildeo y ejecucioacuten de planes programas y proyectos a
corto mediano y largo plazo
3 Normatividad
bull Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia ldquoEl pueblo de Colombia en ejercicio de su poder
soberano representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente
invocando la proteccioacuten de Dios y con el fin de fortalecer la unidad de la Nacioacuten y asegurar
a sus integrantes la vida la convivencia el trabajo la justicia la igualdad el conocimiento
la libertad y la paz dentro de un marco juriacutedico democraacutetico y participativo que garantice un
orden poliacutetico econoacutemico y social justo y comprometido a impulsar la integracioacuten de la
comunidad latinoamericana decreta sanciona y promulga la constitucioacutenrdquo
bull Decreto 1080 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del
Sector Culturardquo
bull Ley 527 de 1999 ldquoPor medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las
entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Ley 594 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposicionesrdquo
bull Ley 734 de 2002 ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenicordquo
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
bull Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Decreto 2578 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos se
establece la Red Nacional de Archivos se deroga el Decreto nuacutemero 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administracioacuten de los archivos del Estadordquo
bull Plan Institucional de Archivos Es el instrumento de planeacioacuten para la labor archiviacutestica
que determina elementos importantes para la Planeacioacuten Estrateacutegica y Anual del Proceso
de Gestioacuten Documental
bull Gestioacuten Documental es el conjunto de normas teacutecnicas y praacutecticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo recibidos y creados en una organizacioacuten facilitar la
recuperacioacuten de informacioacuten desde ellos determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacioacuten a largo plazo de los
documentos maacutes valiosos aplicando principios de racionalizacioacuten y economiacutea
bull Funcioacuten Archiviacutestica Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archiviacutestico que
comprende desde la elaboracioacuten del documento hasta su eliminacioacuten o conservacioacuten
permanente
bull Archivo puacuteblico Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestacioacuten de un servicio puacuteblico por entidades privadas
bull Archivo privado de intereacutes puacuteblico Aquel que por su valor para la historia la investigacioacuten
la ciencia o la cultura es de intereacutes puacuteblico y declarado como tal por el legislador
bull Archivo total Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital
bull Documento de archivo Registro de informacioacuten producida o recibida por una entidad puacuteblica
o privada en razoacuten de sus actividades o funciones
bull Patrimonio documental Conjunto de documentos conservados por su valor histoacuterico o
cultural
bull Soporte documental Medios en los cuales se contiene la informacioacuten seguacuten los materiales
empleados Ademaacutes de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales
fotograacuteficos fiacutelmicos informaacuteticos orales y sonoros
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bull Tabla de retencioacuten documental Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos
bull Documento original Es la fuente primaria de informacioacuten con todos los rasgos y
caracteriacutesticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
4 Aspectos Generales
El presente documento se considera una herramienta que permite articular la funcioacuten archiviacutestica
del Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP con el Plan Estrateacutegico y el
Plan de Accioacuten Anual de la Entidad que busca determinar las liacuteneas de accioacuten en materia de gestioacuten
documental que se deben desarrollar para contribuir al logro de los objetivos institucionales del
Sector Hacienda alineado con las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Distrital 2016- 2020
La elaboracioacuten de este documento se basoacute en la metodologiacutea propuesta por el Archivo General de
la Nacioacuten ldquoManual formulacioacuten del plan Institucional de Archivos ndash PINARrdquo (Colombia Archivo
General de la Nacioacuten 2014) de igual manera se tuvo en cuenta la documentacioacuten generada por el
FONCEP referente a procedimientos de planeacioacuten estrateacutegica
Teniendo en cuenta lo anterior se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 594 de 2000
ldquoLey General de Archivosrdquo 1712 de 2014 ldquoLey de Transparencia y de Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblicardquo y en el Decreto No 1080 de 2015 ldquoReglamentario del Sector Culturardquo expedido por el
Ministerio de Cultura que en su artiacuteculo 28258 establece que las entidades puacuteblicas deben
desarrollar sus instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental entre los cuales se encuentra
el Plan Institucional de Archivos - PINAR constituido como ldquoun instrumento que permite generar
cambios planificados articulando y dando un ordenamiento loacutegico a los planes y proyectos que en
materia archiviacutestica formule la Entidadrdquo
5 Introduccioacuten
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP ha venido generado
estrategias con el fin de fortalecer la gestioacuten documental siendo este procesos
indispensable para la eficacia administrativa y la conservacioacuten del patrimonio documental e
histoacuterico de la entidad de acuerdo a lo anterior el FONCEP debe disentildear el Plan
Institucional de Archivos PINAR para contribuir al fortalecimiento institucional y el acceso a
la informacioacuten por parte de los usuarios tanto internos como externos apoyando
estrateacutegicamente como proceso transversal a los pilares incluidos en el plan de desarrollo
sabiendo que los procesos de Gestioacuten Documental son constantes en el tiempo e impactan
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todas las actividades generadas en una entidad
Por lo anterior y siguiendo con este esfuerzo se hace necesario actualizar y articular el
PINAR con el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todos 2016-2020rdquo mientras se
cuenta con el nuevo Plan de Desarrollo de la actual administracioacuten asiacute como con los
diferentes planes programas proyectos e instrumentos archiviacutesticos y adicional con la
identificacioacuten de nuevas oportunidades de mejora analizadas por intermedio de las
diferentes herramientas de seguimiento y control de la entidad Diagnoacutestico integral de
archivo mapa de riegos plan de accioacuten plan operativo del SIGA y Plan de mejoramiento
archiviacutestico
6 Contexto estrateacutegico de la entidad
En el antildeo 2006 con la reforma administrativa establecida mediante el Acuerdo 257 del
Concejo de Bogotaacute se transformoacute el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital en Fondo de
Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones ldquoFONCEPrdquo como establecimiento
puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa y patrimonio
propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda En el artiacuteculo 65 del mismo Acuerdo
se establecioacute el marco de sus funciones asiacute
bull Reconocer y pagar las cesantiacuteas de las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito
Capital
bull Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del
Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca
a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas que
correspondan de acuerdo con los mecanismos legales establecidos
a Principios
El Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP
bull Actuacutea siempre de manera correcta y clara generando confianza en sus beneficiarios
con fundamento en las normas que la rigen
bull Trabaja con calidad fortalece el mejoramiento continuo la innovacioacuten la
responsabilidad y propende por preservacioacuten del medio ambiente
bull Se caracteriza por una conducta recta integra e imparcial en los actos y las
decisiones que puedan afectarla
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bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Lista de ilustraciones
Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR 12
Ilustracioacuten 2 Estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos 16
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de Desarrollo 17
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016 18
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos 20
Lista de tablas
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos 15
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso 19
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP 21
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos 23
Tabla 5 Mapa de ruta 25
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1 Objetivo
Garantizar la adecuada planeacioacuten de la funcioacuten archiviacutestica y del proceso de gestioacuten documental-
GDO en el FONCEP dando cumplimiento a la normatividad archiviacutestica y lineamientos teacutecnicos en
el marco de la armonizacioacuten con los planes programas y proyectos y el direccionamiento
estrateacutegico institucional
2 Alcance
El alcance del PINAR en materia de la administracioacuten de archivos incluye los archivos de gestioacuten
asiacute como el archivo central y centralizado del FONCEP Este documento se constituye en una de
las bases fundamentales para la toma de decisiones estrateacutegicas de la entidad en materia
archiviacutestica en el marco del cumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos ndashNo incluye la gestioacuten de
expediente electroacutenico
Inicia con el diagnoacutestico de la situacioacuten actual de la entidad hasta la formulacioacuten del mapa de ruta
que permitiraacute la asignacioacuten de recursos disentildeo y ejecucioacuten de planes programas y proyectos a
corto mediano y largo plazo
3 Normatividad
bull Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia ldquoEl pueblo de Colombia en ejercicio de su poder
soberano representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente
invocando la proteccioacuten de Dios y con el fin de fortalecer la unidad de la Nacioacuten y asegurar
a sus integrantes la vida la convivencia el trabajo la justicia la igualdad el conocimiento
la libertad y la paz dentro de un marco juriacutedico democraacutetico y participativo que garantice un
orden poliacutetico econoacutemico y social justo y comprometido a impulsar la integracioacuten de la
comunidad latinoamericana decreta sanciona y promulga la constitucioacutenrdquo
bull Decreto 1080 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del
Sector Culturardquo
bull Ley 527 de 1999 ldquoPor medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las
entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Ley 594 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposicionesrdquo
bull Ley 734 de 2002 ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenicordquo
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bull Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Decreto 2578 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos se
establece la Red Nacional de Archivos se deroga el Decreto nuacutemero 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administracioacuten de los archivos del Estadordquo
bull Plan Institucional de Archivos Es el instrumento de planeacioacuten para la labor archiviacutestica
que determina elementos importantes para la Planeacioacuten Estrateacutegica y Anual del Proceso
de Gestioacuten Documental
bull Gestioacuten Documental es el conjunto de normas teacutecnicas y praacutecticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo recibidos y creados en una organizacioacuten facilitar la
recuperacioacuten de informacioacuten desde ellos determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacioacuten a largo plazo de los
documentos maacutes valiosos aplicando principios de racionalizacioacuten y economiacutea
bull Funcioacuten Archiviacutestica Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archiviacutestico que
comprende desde la elaboracioacuten del documento hasta su eliminacioacuten o conservacioacuten
permanente
bull Archivo puacuteblico Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestacioacuten de un servicio puacuteblico por entidades privadas
bull Archivo privado de intereacutes puacuteblico Aquel que por su valor para la historia la investigacioacuten
la ciencia o la cultura es de intereacutes puacuteblico y declarado como tal por el legislador
bull Archivo total Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital
bull Documento de archivo Registro de informacioacuten producida o recibida por una entidad puacuteblica
o privada en razoacuten de sus actividades o funciones
bull Patrimonio documental Conjunto de documentos conservados por su valor histoacuterico o
cultural
bull Soporte documental Medios en los cuales se contiene la informacioacuten seguacuten los materiales
empleados Ademaacutes de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales
fotograacuteficos fiacutelmicos informaacuteticos orales y sonoros
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bull Tabla de retencioacuten documental Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos
bull Documento original Es la fuente primaria de informacioacuten con todos los rasgos y
caracteriacutesticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
4 Aspectos Generales
El presente documento se considera una herramienta que permite articular la funcioacuten archiviacutestica
del Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP con el Plan Estrateacutegico y el
Plan de Accioacuten Anual de la Entidad que busca determinar las liacuteneas de accioacuten en materia de gestioacuten
documental que se deben desarrollar para contribuir al logro de los objetivos institucionales del
Sector Hacienda alineado con las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Distrital 2016- 2020
La elaboracioacuten de este documento se basoacute en la metodologiacutea propuesta por el Archivo General de
la Nacioacuten ldquoManual formulacioacuten del plan Institucional de Archivos ndash PINARrdquo (Colombia Archivo
General de la Nacioacuten 2014) de igual manera se tuvo en cuenta la documentacioacuten generada por el
FONCEP referente a procedimientos de planeacioacuten estrateacutegica
Teniendo en cuenta lo anterior se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 594 de 2000
ldquoLey General de Archivosrdquo 1712 de 2014 ldquoLey de Transparencia y de Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblicardquo y en el Decreto No 1080 de 2015 ldquoReglamentario del Sector Culturardquo expedido por el
Ministerio de Cultura que en su artiacuteculo 28258 establece que las entidades puacuteblicas deben
desarrollar sus instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental entre los cuales se encuentra
el Plan Institucional de Archivos - PINAR constituido como ldquoun instrumento que permite generar
cambios planificados articulando y dando un ordenamiento loacutegico a los planes y proyectos que en
materia archiviacutestica formule la Entidadrdquo
5 Introduccioacuten
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP ha venido generado
estrategias con el fin de fortalecer la gestioacuten documental siendo este procesos
indispensable para la eficacia administrativa y la conservacioacuten del patrimonio documental e
histoacuterico de la entidad de acuerdo a lo anterior el FONCEP debe disentildear el Plan
Institucional de Archivos PINAR para contribuir al fortalecimiento institucional y el acceso a
la informacioacuten por parte de los usuarios tanto internos como externos apoyando
estrateacutegicamente como proceso transversal a los pilares incluidos en el plan de desarrollo
sabiendo que los procesos de Gestioacuten Documental son constantes en el tiempo e impactan
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todas las actividades generadas en una entidad
Por lo anterior y siguiendo con este esfuerzo se hace necesario actualizar y articular el
PINAR con el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todos 2016-2020rdquo mientras se
cuenta con el nuevo Plan de Desarrollo de la actual administracioacuten asiacute como con los
diferentes planes programas proyectos e instrumentos archiviacutesticos y adicional con la
identificacioacuten de nuevas oportunidades de mejora analizadas por intermedio de las
diferentes herramientas de seguimiento y control de la entidad Diagnoacutestico integral de
archivo mapa de riegos plan de accioacuten plan operativo del SIGA y Plan de mejoramiento
archiviacutestico
6 Contexto estrateacutegico de la entidad
En el antildeo 2006 con la reforma administrativa establecida mediante el Acuerdo 257 del
Concejo de Bogotaacute se transformoacute el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital en Fondo de
Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones ldquoFONCEPrdquo como establecimiento
puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa y patrimonio
propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda En el artiacuteculo 65 del mismo Acuerdo
se establecioacute el marco de sus funciones asiacute
bull Reconocer y pagar las cesantiacuteas de las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito
Capital
bull Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del
Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca
a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas que
correspondan de acuerdo con los mecanismos legales establecidos
a Principios
El Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP
bull Actuacutea siempre de manera correcta y clara generando confianza en sus beneficiarios
con fundamento en las normas que la rigen
bull Trabaja con calidad fortalece el mejoramiento continuo la innovacioacuten la
responsabilidad y propende por preservacioacuten del medio ambiente
bull Se caracteriza por una conducta recta integra e imparcial en los actos y las
decisiones que puedan afectarla
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bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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1 Objetivo
Garantizar la adecuada planeacioacuten de la funcioacuten archiviacutestica y del proceso de gestioacuten documental-
GDO en el FONCEP dando cumplimiento a la normatividad archiviacutestica y lineamientos teacutecnicos en
el marco de la armonizacioacuten con los planes programas y proyectos y el direccionamiento
estrateacutegico institucional
2 Alcance
El alcance del PINAR en materia de la administracioacuten de archivos incluye los archivos de gestioacuten
asiacute como el archivo central y centralizado del FONCEP Este documento se constituye en una de
las bases fundamentales para la toma de decisiones estrateacutegicas de la entidad en materia
archiviacutestica en el marco del cumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos ndashNo incluye la gestioacuten de
expediente electroacutenico
Inicia con el diagnoacutestico de la situacioacuten actual de la entidad hasta la formulacioacuten del mapa de ruta
que permitiraacute la asignacioacuten de recursos disentildeo y ejecucioacuten de planes programas y proyectos a
corto mediano y largo plazo
3 Normatividad
bull Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia ldquoEl pueblo de Colombia en ejercicio de su poder
soberano representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente
invocando la proteccioacuten de Dios y con el fin de fortalecer la unidad de la Nacioacuten y asegurar
a sus integrantes la vida la convivencia el trabajo la justicia la igualdad el conocimiento
la libertad y la paz dentro de un marco juriacutedico democraacutetico y participativo que garantice un
orden poliacutetico econoacutemico y social justo y comprometido a impulsar la integracioacuten de la
comunidad latinoamericana decreta sanciona y promulga la constitucioacutenrdquo
bull Decreto 1080 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del
Sector Culturardquo
bull Ley 527 de 1999 ldquoPor medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las
entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Ley 594 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposicionesrdquo
bull Ley 734 de 2002 ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenicordquo
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bull Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Decreto 2578 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos se
establece la Red Nacional de Archivos se deroga el Decreto nuacutemero 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administracioacuten de los archivos del Estadordquo
bull Plan Institucional de Archivos Es el instrumento de planeacioacuten para la labor archiviacutestica
que determina elementos importantes para la Planeacioacuten Estrateacutegica y Anual del Proceso
de Gestioacuten Documental
bull Gestioacuten Documental es el conjunto de normas teacutecnicas y praacutecticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo recibidos y creados en una organizacioacuten facilitar la
recuperacioacuten de informacioacuten desde ellos determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacioacuten a largo plazo de los
documentos maacutes valiosos aplicando principios de racionalizacioacuten y economiacutea
bull Funcioacuten Archiviacutestica Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archiviacutestico que
comprende desde la elaboracioacuten del documento hasta su eliminacioacuten o conservacioacuten
permanente
bull Archivo puacuteblico Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestacioacuten de un servicio puacuteblico por entidades privadas
bull Archivo privado de intereacutes puacuteblico Aquel que por su valor para la historia la investigacioacuten
la ciencia o la cultura es de intereacutes puacuteblico y declarado como tal por el legislador
bull Archivo total Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital
bull Documento de archivo Registro de informacioacuten producida o recibida por una entidad puacuteblica
o privada en razoacuten de sus actividades o funciones
bull Patrimonio documental Conjunto de documentos conservados por su valor histoacuterico o
cultural
bull Soporte documental Medios en los cuales se contiene la informacioacuten seguacuten los materiales
empleados Ademaacutes de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales
fotograacuteficos fiacutelmicos informaacuteticos orales y sonoros
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bull Tabla de retencioacuten documental Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos
bull Documento original Es la fuente primaria de informacioacuten con todos los rasgos y
caracteriacutesticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
4 Aspectos Generales
El presente documento se considera una herramienta que permite articular la funcioacuten archiviacutestica
del Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP con el Plan Estrateacutegico y el
Plan de Accioacuten Anual de la Entidad que busca determinar las liacuteneas de accioacuten en materia de gestioacuten
documental que se deben desarrollar para contribuir al logro de los objetivos institucionales del
Sector Hacienda alineado con las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Distrital 2016- 2020
La elaboracioacuten de este documento se basoacute en la metodologiacutea propuesta por el Archivo General de
la Nacioacuten ldquoManual formulacioacuten del plan Institucional de Archivos ndash PINARrdquo (Colombia Archivo
General de la Nacioacuten 2014) de igual manera se tuvo en cuenta la documentacioacuten generada por el
FONCEP referente a procedimientos de planeacioacuten estrateacutegica
Teniendo en cuenta lo anterior se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 594 de 2000
ldquoLey General de Archivosrdquo 1712 de 2014 ldquoLey de Transparencia y de Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblicardquo y en el Decreto No 1080 de 2015 ldquoReglamentario del Sector Culturardquo expedido por el
Ministerio de Cultura que en su artiacuteculo 28258 establece que las entidades puacuteblicas deben
desarrollar sus instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental entre los cuales se encuentra
el Plan Institucional de Archivos - PINAR constituido como ldquoun instrumento que permite generar
cambios planificados articulando y dando un ordenamiento loacutegico a los planes y proyectos que en
materia archiviacutestica formule la Entidadrdquo
5 Introduccioacuten
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP ha venido generado
estrategias con el fin de fortalecer la gestioacuten documental siendo este procesos
indispensable para la eficacia administrativa y la conservacioacuten del patrimonio documental e
histoacuterico de la entidad de acuerdo a lo anterior el FONCEP debe disentildear el Plan
Institucional de Archivos PINAR para contribuir al fortalecimiento institucional y el acceso a
la informacioacuten por parte de los usuarios tanto internos como externos apoyando
estrateacutegicamente como proceso transversal a los pilares incluidos en el plan de desarrollo
sabiendo que los procesos de Gestioacuten Documental son constantes en el tiempo e impactan
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todas las actividades generadas en una entidad
Por lo anterior y siguiendo con este esfuerzo se hace necesario actualizar y articular el
PINAR con el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todos 2016-2020rdquo mientras se
cuenta con el nuevo Plan de Desarrollo de la actual administracioacuten asiacute como con los
diferentes planes programas proyectos e instrumentos archiviacutesticos y adicional con la
identificacioacuten de nuevas oportunidades de mejora analizadas por intermedio de las
diferentes herramientas de seguimiento y control de la entidad Diagnoacutestico integral de
archivo mapa de riegos plan de accioacuten plan operativo del SIGA y Plan de mejoramiento
archiviacutestico
6 Contexto estrateacutegico de la entidad
En el antildeo 2006 con la reforma administrativa establecida mediante el Acuerdo 257 del
Concejo de Bogotaacute se transformoacute el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital en Fondo de
Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones ldquoFONCEPrdquo como establecimiento
puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa y patrimonio
propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda En el artiacuteculo 65 del mismo Acuerdo
se establecioacute el marco de sus funciones asiacute
bull Reconocer y pagar las cesantiacuteas de las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito
Capital
bull Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del
Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca
a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas que
correspondan de acuerdo con los mecanismos legales establecidos
a Principios
El Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP
bull Actuacutea siempre de manera correcta y clara generando confianza en sus beneficiarios
con fundamento en las normas que la rigen
bull Trabaja con calidad fortalece el mejoramiento continuo la innovacioacuten la
responsabilidad y propende por preservacioacuten del medio ambiente
bull Se caracteriza por una conducta recta integra e imparcial en los actos y las
decisiones que puedan afectarla
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bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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bull Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo
bull Decreto 2578 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos se
establece la Red Nacional de Archivos se deroga el Decreto nuacutemero 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administracioacuten de los archivos del Estadordquo
bull Plan Institucional de Archivos Es el instrumento de planeacioacuten para la labor archiviacutestica
que determina elementos importantes para la Planeacioacuten Estrateacutegica y Anual del Proceso
de Gestioacuten Documental
bull Gestioacuten Documental es el conjunto de normas teacutecnicas y praacutecticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo recibidos y creados en una organizacioacuten facilitar la
recuperacioacuten de informacioacuten desde ellos determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacioacuten a largo plazo de los
documentos maacutes valiosos aplicando principios de racionalizacioacuten y economiacutea
bull Funcioacuten Archiviacutestica Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archiviacutestico que
comprende desde la elaboracioacuten del documento hasta su eliminacioacuten o conservacioacuten
permanente
bull Archivo puacuteblico Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestacioacuten de un servicio puacuteblico por entidades privadas
bull Archivo privado de intereacutes puacuteblico Aquel que por su valor para la historia la investigacioacuten
la ciencia o la cultura es de intereacutes puacuteblico y declarado como tal por el legislador
bull Archivo total Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital
bull Documento de archivo Registro de informacioacuten producida o recibida por una entidad puacuteblica
o privada en razoacuten de sus actividades o funciones
bull Patrimonio documental Conjunto de documentos conservados por su valor histoacuterico o
cultural
bull Soporte documental Medios en los cuales se contiene la informacioacuten seguacuten los materiales
empleados Ademaacutes de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales
fotograacuteficos fiacutelmicos informaacuteticos orales y sonoros
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bull Tabla de retencioacuten documental Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos
bull Documento original Es la fuente primaria de informacioacuten con todos los rasgos y
caracteriacutesticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
4 Aspectos Generales
El presente documento se considera una herramienta que permite articular la funcioacuten archiviacutestica
del Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP con el Plan Estrateacutegico y el
Plan de Accioacuten Anual de la Entidad que busca determinar las liacuteneas de accioacuten en materia de gestioacuten
documental que se deben desarrollar para contribuir al logro de los objetivos institucionales del
Sector Hacienda alineado con las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Distrital 2016- 2020
La elaboracioacuten de este documento se basoacute en la metodologiacutea propuesta por el Archivo General de
la Nacioacuten ldquoManual formulacioacuten del plan Institucional de Archivos ndash PINARrdquo (Colombia Archivo
General de la Nacioacuten 2014) de igual manera se tuvo en cuenta la documentacioacuten generada por el
FONCEP referente a procedimientos de planeacioacuten estrateacutegica
Teniendo en cuenta lo anterior se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 594 de 2000
ldquoLey General de Archivosrdquo 1712 de 2014 ldquoLey de Transparencia y de Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblicardquo y en el Decreto No 1080 de 2015 ldquoReglamentario del Sector Culturardquo expedido por el
Ministerio de Cultura que en su artiacuteculo 28258 establece que las entidades puacuteblicas deben
desarrollar sus instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental entre los cuales se encuentra
el Plan Institucional de Archivos - PINAR constituido como ldquoun instrumento que permite generar
cambios planificados articulando y dando un ordenamiento loacutegico a los planes y proyectos que en
materia archiviacutestica formule la Entidadrdquo
5 Introduccioacuten
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP ha venido generado
estrategias con el fin de fortalecer la gestioacuten documental siendo este procesos
indispensable para la eficacia administrativa y la conservacioacuten del patrimonio documental e
histoacuterico de la entidad de acuerdo a lo anterior el FONCEP debe disentildear el Plan
Institucional de Archivos PINAR para contribuir al fortalecimiento institucional y el acceso a
la informacioacuten por parte de los usuarios tanto internos como externos apoyando
estrateacutegicamente como proceso transversal a los pilares incluidos en el plan de desarrollo
sabiendo que los procesos de Gestioacuten Documental son constantes en el tiempo e impactan
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todas las actividades generadas en una entidad
Por lo anterior y siguiendo con este esfuerzo se hace necesario actualizar y articular el
PINAR con el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todos 2016-2020rdquo mientras se
cuenta con el nuevo Plan de Desarrollo de la actual administracioacuten asiacute como con los
diferentes planes programas proyectos e instrumentos archiviacutesticos y adicional con la
identificacioacuten de nuevas oportunidades de mejora analizadas por intermedio de las
diferentes herramientas de seguimiento y control de la entidad Diagnoacutestico integral de
archivo mapa de riegos plan de accioacuten plan operativo del SIGA y Plan de mejoramiento
archiviacutestico
6 Contexto estrateacutegico de la entidad
En el antildeo 2006 con la reforma administrativa establecida mediante el Acuerdo 257 del
Concejo de Bogotaacute se transformoacute el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital en Fondo de
Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones ldquoFONCEPrdquo como establecimiento
puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa y patrimonio
propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda En el artiacuteculo 65 del mismo Acuerdo
se establecioacute el marco de sus funciones asiacute
bull Reconocer y pagar las cesantiacuteas de las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito
Capital
bull Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del
Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca
a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas que
correspondan de acuerdo con los mecanismos legales establecidos
a Principios
El Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP
bull Actuacutea siempre de manera correcta y clara generando confianza en sus beneficiarios
con fundamento en las normas que la rigen
bull Trabaja con calidad fortalece el mejoramiento continuo la innovacioacuten la
responsabilidad y propende por preservacioacuten del medio ambiente
bull Se caracteriza por una conducta recta integra e imparcial en los actos y las
decisiones que puedan afectarla
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bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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bull Tabla de retencioacuten documental Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos
bull Documento original Es la fuente primaria de informacioacuten con todos los rasgos y
caracteriacutesticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
4 Aspectos Generales
El presente documento se considera una herramienta que permite articular la funcioacuten archiviacutestica
del Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP con el Plan Estrateacutegico y el
Plan de Accioacuten Anual de la Entidad que busca determinar las liacuteneas de accioacuten en materia de gestioacuten
documental que se deben desarrollar para contribuir al logro de los objetivos institucionales del
Sector Hacienda alineado con las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Distrital 2016- 2020
La elaboracioacuten de este documento se basoacute en la metodologiacutea propuesta por el Archivo General de
la Nacioacuten ldquoManual formulacioacuten del plan Institucional de Archivos ndash PINARrdquo (Colombia Archivo
General de la Nacioacuten 2014) de igual manera se tuvo en cuenta la documentacioacuten generada por el
FONCEP referente a procedimientos de planeacioacuten estrateacutegica
Teniendo en cuenta lo anterior se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 594 de 2000
ldquoLey General de Archivosrdquo 1712 de 2014 ldquoLey de Transparencia y de Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblicardquo y en el Decreto No 1080 de 2015 ldquoReglamentario del Sector Culturardquo expedido por el
Ministerio de Cultura que en su artiacuteculo 28258 establece que las entidades puacuteblicas deben
desarrollar sus instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental entre los cuales se encuentra
el Plan Institucional de Archivos - PINAR constituido como ldquoun instrumento que permite generar
cambios planificados articulando y dando un ordenamiento loacutegico a los planes y proyectos que en
materia archiviacutestica formule la Entidadrdquo
5 Introduccioacuten
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP ha venido generado
estrategias con el fin de fortalecer la gestioacuten documental siendo este procesos
indispensable para la eficacia administrativa y la conservacioacuten del patrimonio documental e
histoacuterico de la entidad de acuerdo a lo anterior el FONCEP debe disentildear el Plan
Institucional de Archivos PINAR para contribuir al fortalecimiento institucional y el acceso a
la informacioacuten por parte de los usuarios tanto internos como externos apoyando
estrateacutegicamente como proceso transversal a los pilares incluidos en el plan de desarrollo
sabiendo que los procesos de Gestioacuten Documental son constantes en el tiempo e impactan
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todas las actividades generadas en una entidad
Por lo anterior y siguiendo con este esfuerzo se hace necesario actualizar y articular el
PINAR con el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todos 2016-2020rdquo mientras se
cuenta con el nuevo Plan de Desarrollo de la actual administracioacuten asiacute como con los
diferentes planes programas proyectos e instrumentos archiviacutesticos y adicional con la
identificacioacuten de nuevas oportunidades de mejora analizadas por intermedio de las
diferentes herramientas de seguimiento y control de la entidad Diagnoacutestico integral de
archivo mapa de riegos plan de accioacuten plan operativo del SIGA y Plan de mejoramiento
archiviacutestico
6 Contexto estrateacutegico de la entidad
En el antildeo 2006 con la reforma administrativa establecida mediante el Acuerdo 257 del
Concejo de Bogotaacute se transformoacute el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital en Fondo de
Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones ldquoFONCEPrdquo como establecimiento
puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa y patrimonio
propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda En el artiacuteculo 65 del mismo Acuerdo
se establecioacute el marco de sus funciones asiacute
bull Reconocer y pagar las cesantiacuteas de las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito
Capital
bull Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del
Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca
a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas que
correspondan de acuerdo con los mecanismos legales establecidos
a Principios
El Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP
bull Actuacutea siempre de manera correcta y clara generando confianza en sus beneficiarios
con fundamento en las normas que la rigen
bull Trabaja con calidad fortalece el mejoramiento continuo la innovacioacuten la
responsabilidad y propende por preservacioacuten del medio ambiente
bull Se caracteriza por una conducta recta integra e imparcial en los actos y las
decisiones que puedan afectarla
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bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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todas las actividades generadas en una entidad
Por lo anterior y siguiendo con este esfuerzo se hace necesario actualizar y articular el
PINAR con el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todos 2016-2020rdquo mientras se
cuenta con el nuevo Plan de Desarrollo de la actual administracioacuten asiacute como con los
diferentes planes programas proyectos e instrumentos archiviacutesticos y adicional con la
identificacioacuten de nuevas oportunidades de mejora analizadas por intermedio de las
diferentes herramientas de seguimiento y control de la entidad Diagnoacutestico integral de
archivo mapa de riegos plan de accioacuten plan operativo del SIGA y Plan de mejoramiento
archiviacutestico
6 Contexto estrateacutegico de la entidad
En el antildeo 2006 con la reforma administrativa establecida mediante el Acuerdo 257 del
Concejo de Bogotaacute se transformoacute el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital en Fondo de
Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones ldquoFONCEPrdquo como establecimiento
puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa y patrimonio
propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda En el artiacuteculo 65 del mismo Acuerdo
se establecioacute el marco de sus funciones asiacute
bull Reconocer y pagar las cesantiacuteas de las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito
Capital
bull Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del
Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca
a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas que
correspondan de acuerdo con los mecanismos legales establecidos
a Principios
El Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP
bull Actuacutea siempre de manera correcta y clara generando confianza en sus beneficiarios
con fundamento en las normas que la rigen
bull Trabaja con calidad fortalece el mejoramiento continuo la innovacioacuten la
responsabilidad y propende por preservacioacuten del medio ambiente
bull Se caracteriza por una conducta recta integra e imparcial en los actos y las
decisiones que puedan afectarla
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bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
bull Es fiel a las metas y la misioacuten de la organizacioacuten a los principios y valores adquiridos
mantenieacutendolos firmes a traveacutes del tiempo
bull Guiacutea sus actuaciones con veracidad autenticidad y claridad es tolerante a las
distintas culturas y a la equidad de geacutenero
b Valores
bull Vocacioacuten de Servicio Nos comprometemos a ofrecer una atencioacuten con calidez
oportuna y de alta calidad para lograr la plena satisfaccioacuten de las necesidades de
las personas beneficiarias
bull Probidad Actuamos de manera correcta garantizando la transparencia en nuestra
gestioacuten y sembrando confianza en nuestros beneficiarios
bull Trabajo en equipo Coordinamos e integramos esfuerzos para cumplir con nuestros
objetivos
bull Solidaridad Actuamos dentro de un ambiente de equidad y justicia con la
disposicioacuten para ayudarnos mutuamente y cooperar con los beneficiarios de la
entidad
bull Respeto Aceptamos las diferencias de los demaacutes entendemos su actuacioacuten en un
ambiente de pluralismo y tolerancia
c Misioacuten
Garantizamos con efectividad los derechos prestacionales y de seguridad social de
nuestros afiliados (FONCEP 2007)
d Visioacuten
En diciembre de 2019 FONCEP administraraacute la informacioacuten de las historias laborales
asignadas determinaraacute el pasivo pensional distrital y seraacute reconocida por la transparencia
y eficiencia en su gestioacuten (FONCEP 2007)
e Funciones
El objeto y funciones baacutesicas del Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y
Pensiones - FONCEP de conformidad con el artiacuteculo 65 del Acuerdo Distrital Nordm 257 de
2006 es
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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a) Reconocer y pagar el auxilio de cesantiacutea correspondiente al reacutegimen de retroactividad a
las servidoras y servidores puacuteblicos del Distrito Capital afiliados al Fondo
b) Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales y hacer los
reconocimientos pensionales que por competencia correspondan al Fondo de Pensiones
Puacuteblicas de Bogotaacute DC cuya administracioacuten asume conforme a las disposiciones y
mecanismos legales establecidos en la normatividad vigente sobre la materia
Paraacutegrafo- Para efectos del reconocimiento de cesantiacuteas el FONCEP podraacute celebrar
convenios con cada una de las entidades afiliadas a efecto que a traveacutes de las respectivas
aacutereas administrativas encargadas del manejo de personal se expidan los actos de
reconocimiento de cesantiacuteas a que haya lugar efectuando el FONCEP el pago
correspondiente con base en dichos actos (FONCEP 2007)
7 Visioacuten estrateacutegica del Plan Institucional de archivos PINAR
De acuerdo con lo identificado en los aspectos criacuteticos y ejes articuladores de mayor
impacto la visioacuten estrateacutegica propuesta para el FONCEP es
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones FONCEP en el 2020 contara
con la implementacioacuten de las mejores praacutecticas guiadas al fortalecimiento y articulacioacuten de
la administracioacuten de archivos por medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos
herramientas archiviacutesticas y tecnoloacutegicas que normalicen la gestioacuten documental de
manera que se evidencie la transparencia en el funcionamiento del sistema pensional del
Distrito tanto en el sector central como en el descentralizado
8 Objetivo del PINAR
Armonizar la planeacioacuten estrateacutegica del FONCEP con los requerimientos teacutecnicos y
normativos en materia de Gestioacuten Documental con el fin de aportar al cumplimiento de las
estrategias y objetivos a nivel institucional y Distrital
Identificados el FONCEP ha planteado los siguientes objetivos
bull Planificar y actualizar el Proceso de Gestioacuten Documental
bull Actualizar articular implementar y hacer seguimiento a los instrumentos
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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bull archiviacutesticos
bull Elaborar los inventarios de la totalidad del fondo documental
bull Implementacioacuten y seguimiento del Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
bull Actualizar los procesos procedimientos y manuales relacionados con la gestioacuten
documental y administracioacuten de archivos
bull Sensibilizar y crear cultura a los funcionarios de la entidad en temas de gestioacuten
documental acorde a procedimientos y el manejo eficiente del papel
bull Fortalecer tecnoloacutegicamente el proceso de Gestioacuten Documental
bull Mejorar el SIGEF
bull Promover las buenas praacutecticas en materia de gestioacuten ambiental
9 Metodologiacutea empleada
La metodologiacutea utilizada para la realizacioacuten del PINAR estaacute basada en el Manual
Formulacioacuten del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014) teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo
28258
El desarrollo de la metodologiacutea de planeacioacuten estrateacutegica tuvo encuentra las siguientes fases
bull Levantamiento y anaacutelisis de informacioacuten
bull Elaboracioacuten de Matriz de aspectos criacuteticos
bull Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes transversales
bull Definicioacuten de mapa de ruta con planes programas y proyectos
bull Definicioacuten de herramienta de seguimiento y control
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Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Ilustracioacuten 1 Metodologiacutea elaboracioacuten del PINAR
10 Resultados del anaacutelisis
a Identificacioacuten de la situacioacuten actual
Para la realizacioacuten del Plan Institucional de Archivo se tuvieron en cuenta los siguientes
documentos
bull Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo
bull Diagnoacutestico Integral de Archivo
bull Plan estrateacutegico del FONCEP
bull Modelo Estaacutendar de Control Interno MECI
bull Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten FURAG
bull MIPG
b Definicioacuten de Aspectos criacuteticos
A partir de la elaboracioacuten del diagnoacutestico integral de archivos se identificaron los siguientes
aspectos criacuteticos que afectan el buen desarrollo de la gestioacuten documental en la entidad
(2017)
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
Levantamiento y anaacutelisis de
informacioacuten
Producto Tabla de Aspectos
criacuteticos
Evaluacioacuten de Aspectos criacuteticos por medio de ejes
transversales
Producto Tabla de Evaluacioacuten y priorizacioacuten de aspectos criacuteticos
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
Definicioacuten del mapa de ruta
Producto Mapa de ruta Matriz de programas
proyectos y planes
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1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1
Existen fondos documentales sin
intervencioacuten archiviacutestica en el archivo
tanto en el archivo de gestioacuten centralizado
como en el fondo acumulado lo que
dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD
y TRD adecuadamente
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
2 Existen expedientes desagregados de
series misionales que afectan la
disponibilidad e integridad documental
Perdida y deterioro de la
informacioacuten Hallazgos entes de
control
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo
central y el archivo de gestioacuten
centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control
Demoras en la gestioacuten administrativa
4
El sistema actual de manejo de
comunicaciones no se encuentra en su
totalidad alineado al Acuerdo AGN 060 de
2001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
5
Existen varias herramientas para la
gestioacuten de la informacioacuten pero no existe
un sistema centralizado con todos los
aspectos contemplados en la normativa y
recomendaciones teacutecnicas para la
implementacioacuten de Sistemas de Gestioacuten
de Documentos Electroacutenicos de Archivo ndash
SGDEA
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
6
Una vez realizado el Modelo de
Requisitos para la Gestioacuten de documentos
electroacutenicos se detectan falencias en los
instrumentos tales como inventario de
activos de informacioacuten esquema de
publicacioacuten de documentos electroacutenicos y
el listado maestro de documentos
Informacioacuten sin
centralizar Tramites
sin validacioacuten de flujos de aprobaciones
Duplicidad de
informacioacuten Hallazgos
entes de control incumplimiento
normatividad
Demoras en la gestioacuten administrativa
Peacuterdida y deterioro de la informacioacuten
electroacutenica
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la
informacioacute
n
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
7
La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten
centralizado no cumple con todas las
recomendaciones impuestas en los
acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
Posibles accidentes en el personal
Aumento del riesgo por cataacutestrofes
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fallas en el protocolo de acceso y
seguridad de la informacioacuten
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema
Integrado de Conservacioacuten ndash SIC
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
9
No cuentan con un programa de
documentos vitales que garantice la
continuidad de la institucioacuten en caso de
cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO
27001
Perdida y deterioro de la informacioacuten
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
No se puede restablecer la misionalidad de
la institucioacuten en caso de cataacutestrofe
10
El proceso y sus procedimientos
asociados de Gestioacuten documental deben
actualizar y socializar para una correcta
GD
Demoras en la gestioacuten administrativa
Informacioacuten sin control y procedimientos
innecesarios
Hallazgos entes de control incumplimiento
normatividad
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
11
Se debe realizar una estrategia de
comunicacioacuten un plan de capacitaciones
y la aplicacioacuten de la directiva ldquoCero Papelrdquo
institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que
fortalezca la diplomacia la correcta
gestioacuten documental en la entidad
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
12
No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten
documental oficial
Desconocimiento de los
procesos
documentales
Falta de optimizacioacuten de la
gestioacuten administrativa
Sobrecostos en produccioacuten y duplicidad de
documentos
Tabla 1 Matriz de Aspectos criacuteticos
De la misma manera tenemos algunos aspectos relevantes que bien merecen la pena elevarse a
aspectos criacuteticos a diciembre de 2019
No ASPECTOS CRIacuteTICOS RIESGO
12
La TRD actualizada no ha sido auacuten
convalidada por el Consejo Distrital de
Archivos y los tiempos de respuesta son
muy amplios lo que demora la
actualizacioacuten de los procesos y
procedimientos en la entidad de cara a
una mejor gestioacuten institucional en materia
de Gestioacuten Documental-GDO
Falta de coherencia entre los cambios
orgaacutenico funcionales y las tipologiacuteas de la
TRD
Reprocesos y mayores costos en la
implementacioacuten
Demoras en la convalidacioacuten afectan los
procesos internos de eficiencia y oportunidad
13
Gestor Documental SGDA denominado
SIGEF no cumple con los requerimientos
teacutecnicos del modelo de requisitos
electroacutenico y su evaluacioacuten no supera el
54
No de cumplimiento de la normatividad
archiviacutestica
Demoras en la implementacioacuten de documento
electroacutenico
No conformacioacuten del expediente digital
No cumplimiento de los atributos de la
informacioacuten del SIGEF
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14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
Peacuterdida de informacioacuten
Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
14 Documentos sin intervencioacuten archiviacutestica
(inventarios+organizacioacuten+digitalizacioacuten+a
plicacioacuten instrumentos archiviacutesticos)
No cumplimiento requisitos legales en materia
archiviacutestica
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Demoras en los traacutemites
101 Articulacioacuten del PINAR con el Plan de Desarrollo Distrital
El Fondo de Pensiones Econoacutemicas Cesantiacuteas y pensiones FONCEP como
establecimiento puacuteblico del orden distrital con personeriacutea juriacutedica autonomiacutea administrativa
y patrimonio propio adscrito a la Secretariacutea Distrital de Hacienda debe alinear sus objetivos
estrateacutegicos en materia de gestioacuten documental con las poliacuteticas y estrategias contenidas en
el Plan de Desarrollo Distrital Bogotaacute mejor para todos el cual tiene como propoacutesito
ldquopropiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad para alcanzar la
felicidad de todos en su condicioacuten de individuos miembros de una familia y de la sociedadrdquo
expedido mediante el acuerdo 645 de 2016 asiacute como los pilares expuestos en dicho
documento Igualdad de calidad de vida Democracia Urbana Construccioacuten de Comunidad
y Cultura Ciudadana y sus cuatro ejes trasversales especiacuteficamente el cuarto referente a
gobierno legiacutetimo eficiencia administrativa y fortalecimiento local (Alcaldiacutea Mayor de
Bogotaacute 2017)
El cuarto eje transversal del Plan de Desarrollo Distrital ldquoBogotaacute Mejor Para Todosrdquo consiste
en prever las acciones para restaurar la confianza institucional y el buen gobierno de la
cuidad tanto en el nivel central como en el local de forma tal que esteacute orientado al servicio
ciudadano y que incorpore como praacutectica habitual el evaluar las diferentes alternativas para
optimizar los procedimientos y costos de la prestacioacuten de servicios procurando siempre las
mejores relaciones costo- beneficio
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Ilustracioacuten 2 estructura general del Plan de Desarrollo Bogotaacute mejor para todos (Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute 2017)
Con relacioacuten a lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en este eje trasversal la
gestioacuten documental debe estar encaminada a garantizar la eficiencia administrativa por
medio de la actualizacioacuten de procesos procedimientos y herramientas archiviacutesticas que
permitan contribuir con el cumplimiento de esta meta distrital
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La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
entidad
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
La adecuada gestioacuten de la informacioacuten aportara en el cumplimiento de la misionalidad del
FONCEP en cuanto al apropiado manejo de las historias laborales indispensables para el
funcionamiento de sistema pensional del Distrito
Ilustracioacuten 3 Armonizacioacuten plan con el Plan de
Desarrollo
102 Articulacioacuten del pinar con el Modelo Integrado de Planeacioacuten y Gestioacuten
Asiacute mismo el FONCEP en este momento se encuentra alineando su sistema a lo dispuesto
en el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 ldquoPor medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado
con el Sistema de
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
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1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
Gestioacuten establecida en artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de 2015rdquo que el Capiacutetulo 2 Poliacuteticas de
Gestioacuten Desempentildeo Institucional Artiacuteculo 222221 define que en adelante se
denominaran poliacuteticas de Gestioacuten y Desempentildeo Institucional y en el numeral 10 menciona
la de Gestioacuten Documental la cual deberaacute tener los siguientes componentes
En este sentido el PINAR estaraacute alineado con el componente Estrateacutegico formulacioacuten de
la poliacutetica archiviacutestica la planeacioacuten estrateacutegica de la gestioacuten documental y la
administracioacuten de archivos el control la evaluacioacuten y seguimiento en la definicioacuten y
articulacioacuten de los lineamientos e instrumentos en esta materia
103 Formulario Uacutenico Reporte de Avances de la Gestioacuten
Por medio de este formulario se capturan monitorean y evaluacutean los avances sectoriales e
institucionales en la implementacioacuten de las poliacuteticas de desarrollo administrativo de la
vigencia anterior al reporte
A continuacioacuten se muestra el resultado de la uacuteltima calificacioacuten obtenida por la entidad con
respecto a los avances en la implementacioacuten del Modelos integrado de Planeacioacuten y
Gestioacuten
Ilustracioacuten 4 Calificacioacuten FURAG 2016
De acuerdo a la ilustracioacuten anterior es necesario que la entidad logre subir el puntaje hasta
el nivel ldquoavanzadordquo en el eje de informacioacuten y comunicacioacuten para cumplir con esta meta el
FOCEP disentildeo el macroproceso de servicios internos y el proceso de gestioacuten Documental
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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entidad
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No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
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Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1031 Mapa de procesos FONCEP
Categoriacuteas
Coacutedigos de
Macroprocesos
Macroproceso
Proceso
Apoyo
MP007-GSI
Gestioacuten de Servicios
Internos
Gestioacuten
Documental
Tabla 2 Descripcioacuten macroproceso y proceso
104 Descripcioacuten del Proceso de Gestioacuten Documental de la entidad
El proceso de Gestioacuten documental se encuentra dentro del macroproceso de apoyo y
gestioacuten de servicios internos ldquoinicia con la definicioacuten de lineamientos para el desarrollo del
proceso incluye la formulacioacuten del programa de capacitaciones para las dependencias el
cronograma para la actualizacioacuten de las TRD el plan de transferencias documentales y el
plan de creacioacuten y aplicacioacuten de TVD y termina con la verificacioacuten del cumplimiento de lo
establecido en las TRD y el seguimiento a los resultados de la ejecucioacuten de los planes del
procesordquo
105 Evaluacioacuten de aspectos criacuteticos por medio de los ejes articuladores
Teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nacioacuten se procedioacute a evaluar
el nivel de impacto de los aspectos criacuteticos por medio del anaacutelisis de los siguientes ejes
articuladores
1051 Administracioacuten de Archivos
1052 Acceso a la Informacioacuten
1053 Preservacioacuten de la Informacioacuten
1054 Aspectos tecnoloacutegicos y de seguridad
1055 Fortalecimiento y articulacioacuten
A continuacioacuten se relaciona el resultado de la ponderacioacuten de los aspectos criacuteticos con los
ejes articuladores establecidos en el manual del PINAR (Colombia Archivo General de la
Nacioacuten 2014)
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
entidad
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
De la misma manera se determinoacute el grado de impacto en la institucioacuten por medio del
anaacutelisis de cuartiles a partir de la siguiente formula
Ilustracioacuten 5 Formula de ponderacioacuten de aspectos criacuteticos
Una vez identificados estos datos se clasificaron entre alta media y baja con el fin de servir
como insumo para la determinacioacuten de planes programas y proyectos a corto mediano y
largo plazo
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
12 No se cuenta con una poliacutetica de gestioacuten documental
oficial 40 Alta
5
Existen varias herramientas para la gestioacuten de la
informacioacuten pero no existe un sistema centralizado
con todos los aspectos contemplados en la normativa
y recomendaciones teacutecnicas para la implementacioacuten
de Sistemas de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
de Archivo ndash SGDEA
35
Alta
6
Una vez realizado el Modelo de Requisitos para la
Gestioacuten de documentos electroacutenicos se detectan
falencias en los instrumentos tales como inventario
de activos de informacioacuten esquema de publicacioacuten
de documentos electroacutenicos y el listado maestro de
documentos
34
Alta
11
Se debe realizar una estrategia de comunicacioacuten un
plan de capacitaciones y la aplicacioacuten de la directiva
ldquoCero Papelrdquo institucional alineado al PIC (Plan
Institucional de Capacitaciones) que fortalezca la
diplomacia la correcta gestioacuten documental en la
32
Alta
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
entidad
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
entidad
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
No ASPECTOS CRIacuteTICOS CALIFICACIOacuteN PONDERACIOacuteN
10 El proceso y sus procedimientos asociados de
Gestioacuten documental deben actualizar y socializar
para una correcta GD
30
Alta
8 Se debe realizar la aplicacioacuten del Sistema Integrado
de Conservacioacuten ndash SIC 21 Media
9 No cuentan con un programa de documentos vitales
que garantice la continuidad de la institucioacuten en caso
de cataacutestrofe teniendo en cuenta la ISO 27001
21
Media
1
Existen fondos documentales sin intervencioacuten
archiviacutestica en el archivo tanto en el archivo de
gestioacuten centralizado como en el fondo acumulado lo
que dificulta el proceso de aplicacioacuten de TVD y TRD
adecuadamente
19
Media
4 El sistema actual de manejo de comunicaciones no
se encuentra en su totalidad alineado al Acuerdo
AGN 060 de 2001
17
Media
2 Existen expedientes desagregados de series
misionales que afectan la disponibilidad e integridad
documental
16 Media
3
No se cuenta con la totalidad de
inventarios documentales en el archivo central y
el archivo de
gestioacuten centralizado ni existe un sistema uacutenico de
inventarios
13
Bajo
7 La planta fiacutesica del archivo de gestioacuten centralizado no
cumple con todas las recomendaciones impuestas en
los acuerdos AGN 049 y 50 de 2000
11
Bajo
Tabla 3 Aspectos criacuteticos FONCEP
11 Definicioacuten de Planes Programas y proyectos
A continuacioacuten se presentan las actividades necesarias para responder a los aspectos
criacuteticos seguacuten su ponderacioacuten y requerimiento de la entidad
No Titul
o
Descripci
oacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
1 Elaboracioacuten yo actualizacioacuten de
instrumentos
archiviacutesticos
11 PINAR
12 Cuadro de Clasificacioacuten Documental
13 Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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131 Elaboracioacuten TRD
Proyectos y programas Se debe
realizar la elaboracioacuten yo
actualizacioacuten de instrumentos
archiviacutesticos contemplados en el
decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de
2000
131 Implementacioacuten TRD
(transferencias
primarias)
132 Transferencias secundarias
14 Elaboracioacuten Programa de Gestioacuten
Documental
- PGD
15 Inventario Documental
151 Inventario archivo central y gestioacuten
centralizado
152 Inventario archivo dependencias
16 Actualizacioacuten Inventarios de activos de
informacioacuten Esquema de publicacioacuten de
documentos digitales elaboracioacuten Moreq y
Tablas de Control de acceso
2 Fortalecimiento de la herramienta de gestioacuten
documental SGDEA
Proyecto Fortalecimiento de la
herramienta de Gestioacuten documental
seguacuten las necesidades de la
institucioacuten y el resultado del MOREQ
elaboracioacuten de anaacutelisis de factibilidad
para determinar actividades
21 Valoracioacuten de la herramienta
22 Establecimiento de requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
23 Implementacioacuten por fases de los moacutedulos y
desarrollos nuevos
3 Sistema Integrado de Conservacioacuten ndash SIC Programas Es necesario actualizar
el SIC acorde a lo establecido en el
Acuerdo 06 de 2014 se debe realizar
la implementacioacuten de los programas y
realizar plan anual de ejecucioacuten de los
mismos
31 Actualizacioacuten del Documento SIC
32 Implementacioacuten SIC
4 Intervencioacuten fondo acumulado Proyecto La aplicacioacuten de la TVD
debe realizarse para el 100 del
fondo acumulado con el fin de
disminuir costos de bodegaje y a su
vez cumplir con lo establecido en el
Acuerdo 04 de 2013 y la ley 594 de
2000
41 Aplicacioacuten Tablas de Valoracioacuten
Documental ndash
TVD
42 Levantamiento de inventarios e
intervencioacuten de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
43 Realizar transferencias secundarias y
disposicioacuten final seguacuten TVD
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten y ordenacioacuten de
expedientes desagregados
5 Programa de capacitacioacuten y sensibilizacioacuten
archiviacutestica
Programa Se debe realizar una
estrategia de comunicacioacuten que
integre los subprogramas de
capacitaciones de uso del papel y
diplomacia documental
51 Elaboracioacuten programa vinculado al
Programa Interno de Capacitaciones PIC
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52 Establecer campantildea de comunicacioacuten con
el
objetivo de generar conciencia archiviacutestica
6 Elaboracioacuten de programa de documentos
vitales
Programa Es necesario que se
realice el programa de documentos
vitales que garantice la continuidad del
negocio en caso de cataacutestrofe
61 Identificacioacuten de series y subseries vitales
62 Digitalizacioacuten de documentos
63 Disentildeo de sistema de backups
Tabla 4 Definicioacuten de proyectos
111 Mapa de ruta
El siguiente es el mapa de ruta donde se presentan las actividades definidas en el Plan
Institucional de Archivos de FONCEP
No
Proyecto
s
Corto
Plazo
Median
o Plazo
Larg
o
plaz
o
Estado
2017 2018 2019 2020-
1 Elaboracioacuten yo
actualizacioacuten
de instrumentos
archiviacutesticos
Ejecucioacuten
11 PINAR Ejecucioacuten
12 Cuadro de Clasificacioacuten
Documental
Ejecucioacuten
13 Tablas de Retencioacuten
Documental - TRD
Ejecucioacuten
13
1
Elaboracioacuten TRD
13
1
Implementacioacuten TRD
(transferencias primarias)
Sin inicio
13
2
Transferencias secundarias
14 PGD Sin inicio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
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Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
15 Inventario Documental Ejecucioacuten
15
1
Inventario archivo central y
gestioacuten centralizado
Ejecucioacuten
15
2
Inventario archivo
dependencias
Sin inicio
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
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52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
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12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
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Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
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Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
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Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
16
Actualizacioacuten Inventarios
de activos de informacioacuten
Esquema de publicacioacuten
de documentos digitales
elaboracioacuten Moreq y
Tablas
de Control de acceso
Sin inicio
2
Fortalecimiento de la
herramienta de
gestioacuten
documental SGDEA
Ejecucioacuten
21 Valoracioacuten de la herramienta Ejecucioacuten
22
Establecimiento de
requerimientos y anaacutelisis
de factibilidad
Sin inicio
23
Implementacioacuten por fases
de los moacutedulos y
desarrollos
nuevos
3 Sistema Integrado de
Conservacioacuten - SIC
Sin inicio
31 Actualizacioacuten del
Documento
SIC
Ejecucioacuten
32 Implementacioacuten SIC Sin inicio
4 Intervencioacuten fondo
acumulado
Sin inicio
41 Aplicacioacuten Tablas de
Valoracioacuten Documental ndash
TVD
Sin inicio
42
Levantamiento de
inventarios e intervencioacuten
de fondos sin describir
(producto de la
intervencioacuten 2017)
Ejecucioacuten
43
Realizar transferencias
secundarias y disposicioacuten
final
seguacuten TVD
Ejecucioacuten
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Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
44 Unificacioacuten clasificacioacuten
y ordenacioacuten de
expedientes
desagregados
Sin inicio
5 Programa de capacitacioacuten y
sensibilizacioacuten archiviacutestica
Ejecucioacuten
51
Elaboracioacuten programa
vinculado al Programa
Interno
de Capacitaciones PIC
Ejecucioacuten
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
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Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
52
Establecer campantildea de
comunicacioacuten con el
objetivo de generar
conciencia
archiviacutestica
Sin inicio
6 Elaboracioacuten de programa de
documentos vitales
Sin inicio
61 Identificacioacuten de series y
subseries vitales
Sin inicio
62 Digitalizacioacuten de
documentos
Sin inicio
63 Disentildeo de sistema de
backups
Sin inicio
Tabla 5 Mapa de ruta
1111 Seguimiento y Control
Las herramientas de seguimiento y control deben alinearse con los requisitos establecidos
por los entes de control descritos a continuacioacuten
bull Plan de accioacuten
bull Presupuesto
bull Mapa de riesgos
bull Plan anticorrupcioacuten
bull Seguimiento al PGD
bull Indicadores de impacto
Nota Uacutenica Se procese a registrar la Versioacuten No 2 del PINAR del FONCEP con los mismos eje
articuladores aspectos criacuteticos y demaacutes elementos definidos en la vigencia 2017 en el entendido
que la nueva versioacuten seraacute consolidada con el Nuevo Plan de Desarrollo de la nueva Administracioacuten
como quiera que la articulacioacuten de este instrumento debe realizarse con la nueva visioacuten estrateacutegica
de la entidad y en el marco del disentildeo del alcance de la FASE V de la Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del
Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
httpwwwfoncepgovco
Avance Iniciativa ldquoArmonizacioacuten del Sistema de Gestioacuten Documental en el FONCEPrdquo ndash
Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
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ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-003 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten 29 de enero 2020
12 Bibliografiacutea
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute (24 de 10 de 2017) Secretariacutea de Planeacioacuten Distrital Obtenido
de -httpwwwsdpgovcoportalpageportalPortalSDPPlanDistritalDesarrolloDocumento
sTOMO1-digitalpdf
Colombia Archivo General de la Nacioacuten (2014) Manual formulacioacuten del Plan Institucional
de Archivos - PINAR Bogotaacute Archivo General de la Nacioacuten
Colombia Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica (2014) Manual Teacutecnico del
Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 Bogotaacute DAFP
Colombia Departamento Nacional de Planeacioacuten - DNP (2014) Plan Nacional de
Desarrollo 2010- 2014 Recuperado el 21 de 05 de 2014 de httpswwwdnpgovcoPlan-
Nacional-de- DesarrolloPND-2010-2014PaginasPlan-Nacional-De-2010-2014aspx
FONCEP (2007) Obtenido de
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Diciembre de 2019
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
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13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
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Metodoloacutegica OAP
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ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
Fondo de Prestaciones Econoacutemicas Cesantiacuteas y Pensiones Carrera 6 No 14 - 98 piso 2 Tel 3076200 wwwfoncepgovco
Coacutedigo PPR-APO-GDO-002 Versioacuten 001 Fecha de Aprobacioacuten enero 2020
13 Control de cambios
VERSIOacuteN FECHA DESCRIPCIOacuteN DE LA MODIFICACIOacuteN
001 Enero 2020 Creacioacuten de documento vigencia 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado por
ELKIN GIOVANNY Contratista Aacuterea Administrativa
MAGALY OTALORA
Contratista Aacuterea Administrativa
Metodoloacutegica OAP
COMITEacute INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN Y DESEMPENtildeO
ANDREA CAROLINA BETANCUR
Contratista
Contenido
ANA DILFA PARDO SUAREZ
Responsable Aacuterea Administrativa
