Plan de proyecto

¿Cómo crearlo?

El desarrollo de un plan de proyecto adecuado, claro,

realista y completo es un elemento central y crítico para el

éxito de todo proyecto, independientemente de sus

objetivos o contexto.

El plan puede modificarse a lo largo del desarrollo del

proyecto y se compone por distintos apartados y

documentos que, como un mapa, proporciona la ruta que

se deberá seguir.

El project manager, o administrador del proyecto, es el

encargado de diseñar el plan del proyecto, conducirlo a

buen término y ajustar lo que sea necesario en función de

los fenómenos y realidades a los que se enfrente durante

el desarrollo del proyecto.

¿Cómo crear un

plan de proyecto?

II. Definir roles y responsabilidades

III. Desarrollar el apartado del alcance del

proyecto

IV. Desagregar los alcances del proyecto

Plan de

proyecto

I. Determinar componentes básicos del

proyecto

V. Planes complementarios de administración

VI. Comunicar el plan de proyecto

I. Determinar componentes básicos

del proyectoAunque según el tipo de proyecto los componentes que constituyen el plan pueden variar, existen algunos que son

comunes a todo plan. Estos son:

Marco de referencia: conocidos también como medidas de desempeño, porque durante el desarrollo del proyecto

el desempeño suele ser medido en relación con éstas. Dichas referencia son:

Alcances

Programa y cronograma

Presupuesto

Son estos mismos elementos los que permiten al project manager determinar si el proyecto va por buen camino o si

son necesarios ajustes sobre la marcha.

Planes de control: estos planes incluyen todo lo referente al manejo que se hará de cualquier variación que se

presente en el marco de referencia durante el desarrollo e implementación del proyecto. En otras palabras, estos

planes especifican lo que el equipo encargado del proyecto hará ante la presencia de variaciones en el marco de

referencia, incluyendo aquellos procesos que se seguirán, a quién se notificará, qué modificaciones se financiarán,

etc.

Planes de administración: hacen referencia a los planes de administración de riesgos, de calidad, de

adquisiciones, de recursos humanos, de comunicación, etc.

1.

2.

3.

a.b.c.

La adecuada definición de los roles y responsabilidades de cada una de las personas relacionadas con el proyecto

permitirá un manejo ágil de los procesos, obstáculos e imprevistos que durante su ejecución se presenten.

Según el proyecto y la empresa o entorno en el que se desarrolle, estas personas variarán. Sin embargo, existen roles

claves que hay que tener en cuenta:

El patrocinador del proyecto es aquel que posee los fondos monetarios necesarios para la realización del

proyecto. Esta persona deberá revisar y aprobar todos los aspectos relacionados con el plan. Por ejemplo, en el

caso de la construcción del Titanic, este rol era jugado por J.P. Morgan.1.

Expertos, que son todos aquellos miembros clave de la organización que definirán las características de los

resultados esperados a partir del proyecto, es decir, el producto final que de él surgirá. Dentro de sus

responsabilidades está el apoyo para el desarrollo de los objetivos y alcances del proyecto, así como los programas

y cronogramas para lograrlos. Siguiendo con el ejemplo del Titanic, este papel fue jugado por personajes como

William James Pirrie.2 y Bruce Ismay.3, entre otros.

Project manager o administrador del proyecto, que es el encargado de crear, ejecutar y controlar el adecuado

desarrollo e implementación del plan del proyecto. En el ejemplo del Titanic, este papel lo desempeñó Thomas

Andrews.4.

Miembros del equipo encargado del proyecto, cuya principal responsabilidad es el desarrollo de las actividades

para el logro de los objetivos del proyecto. También colaboran con la identificación de riesgos, estándares de

calidad, cronograma y otros aspectos de la planeación, aunque no está en su injerencia aprobarlos.

II. Definir roles y responsabilidades

4.

3.

2.

1.

*Notas al final del documento.

III. Desarrollar el apartado del

alcance del proyecto

Para muchos, éste es el elemento más importante del plan de proyecto. Es el fundamento del resto del desarrollo

pues describe tanto el proyecto como sus alcances y resultados esperados. Debe incluir:

Necesidades y problemas que atenderá el proyecto.

Objetivos del proyecto (cómo atenderá o resolverá las necesidades y/o problemas identificados).

Justificación y beneficios del proyecto.

Entregables y productos que se derivarán del proyecto.

Hitos clave del proyecto.

Aproximación al proyecto y otros elementos que resulten relevantes de acuerdo con las características y

naturaleza de cada proyecto.

Esto es traducir los alcances en tareas y procesos específicos que, en suma, den origen al cumplimiento de los

alcances planteados y la producción de los entregables acordados.

Esta desagregación produce la estructura detallada de trabajo o WBS por sus siglas en inglés. Las ventajas de

desglosar de esta manera el proyecto radican en que los componentes resultantes —más pequeños de la

subdivisión de los entregables y alcances— son más fáciles de manejar, controlar y dar seguimiento.

IV. Desagregar los alcances del

proyecto

V. Planes complementarios de

administraciónFinalmente, y con los demás elementos establecidos, es necesario completar el plan del proyecto con el

presupuesto y los programas de administración del proyecto, administración de riesgos, administración de

calidad, equipo de trabajo, sistemas de control y seguimiento, y estrategias de comunicación.

Esto es relevante, puesto que la comunicación es esencial para convencer a los inversionistas, comprometer al

equipo de trabajo, resolver problemas, etc.

VI. Comunicar el

plan de proyecto

Notas:

1. John Pierpont Morgan (1837-1913), el inversionista que -junto con su empresa

International Mercantile Marine Co.- financió la construcción del Titanic, fue un

empresario, banquero y coleccionista de arte estadounidense que dominó las

finanzas y la consolidación industrial en su época. Destacando en la historia por

diversos elementos dentro de los que figura. la fusión de las compañías eléctricas

Edison General y Thompson-Houston para formar The General Electric Company

en 1891.

2. William James Pirrie (1847-1924) fue director general de los astilleros Harland and

Wolff en Belfast Irlanda y promotor de la construcción de los grandes

transatlánticos Olympic, Titanic y Gigantic (posteriormente renombrado como

Britannic) de la Clase Olympic para la compañía naviera White Star Line a

principios del siglo XX.

3. Joseph Bruce Ismay (1862-1937) director de la línea compañía naviera Wite Star

Line.

4. Thomas Andrews, Jr. (1873.1912) fue un ingeniero naval británico, director y jefe

del departamento de construcción de barcos del astillero Harland & Wolff y

encargado del planeamiento y construcción del RMS Titanic, RMS Olympic y RMS

Britannic. Andrews iba a bordo del Titanic durante el viaje inaugural en el que se

hundió la noche del 14 de abril de 1912, muriendo junto con otras 1,520 personas

víctimas del accidente.

Fuentes de consulta

• Larson, E. & Larson, R. (2012) 10 Steps to creating a project plan. Project Times.

• Titanic: una historia verdadera. (2012). Fundación Titanic.