1. Plan de mejora de Comunicación Interna

2. Plan de mejora de Comunicación Interna Para qué sirve la Comunicación Interna: -Favorece o promueve las relaciones eficientes entre las personas -Constituye un medio de cohesión interna -Coordina adecuada y responsablemente los recursos disponibles -Orienta a las personas hacia el logro de una misión compartida -Integra la convivencia entre lo formal y lo informal -Establece una relación abierta con el entorno Y, sobre todo…

3. Plan de mejora de Comunicación Interna La Organización estará en condiciones de aprovechar mejor las potencialidades de sus recursos humanos Convertirá en una ventaja competitiva la imaginación, inteligencia e iniciativa de las personas

4. Plan de mejora de Comunicación Interna El Plan de Mejora se plantea como una herramienta para mejorar el rendimiento El Plan se apoya sobre un proceso de monitorización de la Organización que: -Facilite tomar decisiones -Prevea las reacciones a las acciones El Plan incluye indicadores de medición resultado de: -Lo que se ha observado que es necesario hacer -Sobre lo que se estimado que es necesario incidir

5. Plan de mejora de Comunicación Interna El fin de un buena Comunicación Interna es: -Trasladar a las personas la misión de la Organización -Fijar la visión de la Institución -Establecer con claridad sus valores relevantes Permeabilizar a la Organización con una nueva cultura organizacional

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7. Plan de mejora de Comunicación Interna El Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes se ha transformado -Crecimiento del personal -Dispersión de centros de trabajo -Especialización de las tareas de las personas -Externalización / privatización servicios públicos Proceso de `extrañamiento´ versus Proceso de cohesión

8. Plan de mejora de Comunicación Interna El principal objetivo de nuestro Plan es el incremento de la cohesión, que se desgrana en: -Impulsar la identidad corporativa -Potenciar la comunicación personal y ascendente -Intensificar herramientas de comunicación *vertical *horizontal *diagonalmente -Lograr un clima laboral positivo

9. Plan de mejora de Comunicación Interna Objetivo General “Incrementar la cohesión entre las personas que forman la Organización” Objetivo específico 1: Impulsar la identidad corporativa propia Responsable: Área de Comunicación Indicadores Porcentaje de documentos de comunicación externa a los que se aplicación correctamente la identidad corporativa: 90% Porcentaje de documentos de comunicación interna en los que se aplicación correctamente la identidad corporativa: 100 % Porcentaje de edificios y espacios públicos que cumplen las normas de identidad (señalética y la corporativización de los edificios): 100% Grado de conocimiento de los objetivos e identidad corporativa (numero sobre 10):.7/10 Evaluación y logro del objetivo Periodo de ejecución: 2 años Evaluación: Se realizan dos evaluaciones parciales, una cada 12 meses Criterio de cumplimiento: El objetivo se entiende cumplido cuando se alcanzan las magnitudes indicadas en el apartado `Logro objetivo´ Actividades a.-Realización de campaña de difusión de la imagen corporativa b.-Incorporación correcta de la comunicación corporativa a todos los soportes informativos externos propios de la Institución c.-Realización de un manual de comunicación interna d.-Publicación de un manual de consulta de imagen la corporativa a la intranet e.-Corporativización de los edificios públicos y espacios de trabajo de la Organización f.-Aplicación de la identidad corporativa a la uniformidad y flota de vehículos de la Institución, incluyendo personal y medios de empresas externas que prestan servicios públicos municipales g.-Evaluación del conocimiento de la identidad corporativa (evaluación parcial)

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11. Plan de mejora de Comunicación Interna Pero el Plan de Mejora se enfrenta a algunos desafíos…. -La Comunicación Interna se encuentra en un segundo plano en las prioridades políticas -La desconfianza hacia los mensajes y la comunicación formal proveniente de la dirección Este y otros elementos se definen entre las debilidades en un análisis DAFO que se presenta a continuación:

12. Plan de mejora de Comunicación Interna ANALISIS DAFO Organización Puntos fuertes -Una imagen corporativa definida -Una organización numéricamente asequible -Una edad media de 45 años, que permite el acceso y uso de las nuevas tecnologías (TICS) -Estabilidad en el empleo -Un Gabinete de Comunicación con recursos humanos y experiencia suficientes. -Acciones previas exitosas de Comunicación Interna –newsletters, corporativización centros de trabajo, portal del empleado…- -Existencia de herramientas y aplicaciones informáticas aplicables a este Plan -Colaboración de algunos líderes organizacionales en este Plan -Fuerte personalidad de la Organización

13. Plan de mejora de Comunicación Interna Puntos débiles -Crecimiento muy importante y rápido del personal municipal. -Personal no municipal, perteneciente a otras empresas, pero que realiza tareas propias del Ayuntamiento. -Algo más del 25% de la plantilla son miembros de la Policía Local, que mantiene una relación `especial´ con la Organización. -Existencia de una cierta cantidad de miembros de la plantilla que no acceden con facilidad a los canales de comunicación formales. -Diáspora progresiva de las personas que forman la organización hacia diversos centros de trabajo (efecto centrífugo). -Desconfianza hacia los mensajes y la comunicación formal proveniente de la dirección. -Falta de colaboración en los mandos intermedios, que no conocen/comparten la relevancia de la Comunicación Interna. -Escasa colaboración del ámbito político. -Falta de datos estadísticos de la morfología de la Organización. -No evaluación del clima laboral de la Organización. -Beligerancia sindical. -Fuertes flujos de comunicación informal descontrolada (rumorología). -No se ha planificado la política de Comunicación Interna en relación con los objetivos de la Organización, su misión y valores.

14. Plan de mejora de Comunicación Interna Entorno Amenazas -Desprestigio del ámbito público, en particular las administraciones locales, que merma la autoconfianza de los empleados -Crisis económica de largo alcance que debilita el apoyo presupuestario a planes y acciones. Oportunidades -El nuevo modelo de administración que se impone paulatinamente en todas las organizaciones administrativas, buscando la eficiencia -Percepción social de la Comunicación Interna como una herramienta muy poderosa para la mejora del funcionamiento de las organizaciones.

15. Plan de mejora de Comunicación Interna El Plan recoge una serie de herramientas necesarias para mejorar la Comunicación Interna, entre otras: -Manual on line de Acogida-Bienvenida -Plan de Formación continuo: presencial y e-learning -Línea de atención telefónica -Sms informativos -Correos electrónicos -Buzón físico y virtual de sugerencias -Encuestas -Entrevistas -Espacios de encuentro -Focus groups y grupos de mejora -Movilidad laboral -Revista e información audiovisual -Concursos y premios -Acciones sociales y solidarias Y, un elemento aparte, por su relevancia y su potencial: -Intranet, Portal del empleado y blogosfera

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17. Plan de mejora de Comunicación Interna Pero el Plan sería estéril sin un diagnóstico: Se proponen dos tipos de técnicas de investigación: -Una dirigida a los directivos: grupos enfocados

y entrevistas en profundidad -Y una encuesta destinada al resto de los empleados: presencial o a través de la intranet La auditoría evaluará la percepción y los puntos de vista relacionados con el compromiso, la formación y la definición de los objetivos de nuestra Organización y los fines individuales.

18. Plan de mejora de Comunicación Interna Las acciones a desarrollar usarán preferentemente los recursos humanos, materiales y económicos actualmente disponibles En lo que respecta al presupuesto de gastos correspondiente a: -Auditoria sobre el clima laboral y la situación de la comunicación interna en la Organización -Plan de Formación -Corporativización de edificios y uniformidad de los empleados -Instalación de los buzones de sugerencias -Premios destinados a los planes de mejora -Renovación y ampliación de los espacios de descanso -Actualización de la Intranet y el Portal del empleado Asciende a 90.000€ el año 2012, y 60.000€ el año siguiente El coste de recursos humanos también se computa en el Plan y se atenderá con personal propio de las tres áreas que desarrollarán este proyecto conjunto. En cuanto al cronograma de desarrollo de este Plan de Mejora, se ha previsto una duración de dos años, coincidiendo con los ejercicios 2012 y 2013

19. Plan de mejora de Comunicación Interna El Plan de Mejora de la Comunicación Interna que se acaba de exponer se ha de entender como una herramienta para optimizar el rendimiento, pues su fin es integrar en la Institución elementos innovadores que sitúen a la Organización en una clara situación de ventaja competitiva. Este es el camino.

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