plan de libros y formularios

TEMA Nº 6

PLAN DE LIBROS

PLAN DE FORMULARIOS

Prof. Lenin Valeri – Prof. María Silguero

Mérida, 2010

CONTENIDO

Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M

PLAN DE LIBROS Los Sistema de Contabilidad, por

muy pequeños que sean debe contar con un sistema de registros los cuales van a permitir el adecuado almacenamiento de información organizada de una forma organizada, completa, oportuna y exacta. Este plan, como cualquier otro, siempre debe estar regido por las leyes vigentes que regulan la contabilidad en los diferentes países.


LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

OBJETO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

BASAMENTO LEGAL (VENEZOLANO)

Código de comercio

Código orgánico tributario

Ley de impuesto sobre la renta

Leyes especiales


LIBROS QUE SE DISEÑAN EN UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

LIBROSLIBROS ARTARTÍÍCULO DEL CULO DEL CCÓÓDIGO DE DIGO DE COMERCIOCOMERCIO

DiarioDiario MayorMayor InventarioInventario ArtArtíículo 32culo 32Actas de la Actas de la asambleaasamblea

Actas de la Actas de la junta de junta de

administradoradministradoreses

SociosSocios ArtArtíículo 328culo 328

Actas de Actas de asambleaasamblea

Actas de la Actas de la junta directivajunta directiva

AccionistasAccionistas ArtArtíículo 260culo 260

Libros Obligatorios

* Nuevas exigencias


LIBROSLIBROSARTARTÍÍCULO DEL CULO DEL

CCÓÓDIGO DE DIGO DE COMERCIOCOMERCIO

De ventasDe ventas

ArtArtíículo 32culo 32

De comprasDe comprasDe cajaDe cajaDe nóminaDe nóminaDe Efectos por cobrarDe Efectos por cobrarDe efectos por pagarDe efectos por pagarDe gastos de administración y De gastos de administración y ventasventasDe cuentas por cobrar y pagarDe cuentas por cobrar y pagar

Libros auxiliares


NORMAS QUE LEGISLAN

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN

VENEZUELA


NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMAArtículo 32Artículo 32 Libros de contabilidadLibros de contabilidadArtículo 33Artículo 33 Habilitación de librosHabilitación de librosArtículo 36Artículo 36 Prohibiciones en los librosProhibiciones en los librosArtículo 37Artículo 37 Asientos de correcciónAsientos de correcciónArtículo 38 y 39Artículo 38 y 39 Valor probatorio de librosValor probatorio de librosArtículo 40 y 41Artículo 40 y 41 Prohibición de revisiónProhibición de revisiónArtículo 42Artículo 42 Exhibición parcial de los Exhibición parcial de los

libroslibrosArtículo 43Artículo 43 Negativa a exhibir los Negativa a exhibir los

libroslibrosArtículo 44Artículo 44 Conservación de librosConservación de libros

CÓDIGO DE COMERCIO


NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMAArtículo 94Artículo 94 Doble contabilidadDoble contabilidadArtículo 106Artículo 106 MultaMultaArtículo 112Artículo 112 Intervención de los Intervención de los

libroslibrosArtículo 126Artículo 126 Obligación de llevar Obligación de llevar

libroslibrosArtículo 112 Y 169Artículo 112 Y 169 Exhibición obligatoria de Exhibición obligatoria de

los libroslos librosArtículo 112Artículo 112 Incautación de librosIncautación de libros

CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO


LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMA

Artículo 82Artículo 82 Contabilidad obligadaContabilidad obligada

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMAArtículo 82Artículo 82 Contabilidad Contabilidad

obligadaobligada


RIF de la RIF de la empresaempresaNIT de la NIT de la empresaempresaFechaFechaa. Nº b. asiento a. Nº b. asiento c. explicaciónc. explicaciónDébitosDébitosCréditosCréditosVanVanTotal DébitosTotal DébitosTotal CréditosTotal Créditos

Libro DiarioLibro Diario1 2

3 4 5 6

7 8 9

4.a

4.b

4.c

Prof. Lenin C. Valeri R.Prof. María A. Silguero M

Libro Mayor4

31 25 6 7 8

RIF de la RIF de la empresaempresaNIT de la NIT de la empresaempresaNombre de la Nombre de la CtaCtaFecha de Fecha de Transacc.Transacc.Descripción Descripción DébitosDébitosCréditosCréditosSaldoSaldo

1

2

3

4

5

6

7

8


Habilitación de los Libros


El número y clases de libros a diseñar depende de: LA NATURALEZA DEL

NEGOCIO. EL VOLUMEN DE LAS

TRANSACCIONES. EL TIPO DE OPERACIONES. LA INFORMACIÓN QUE SE

DESEA OBTENER. EL MÉTODO DE

CONTABILIZACIÓN.Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M

LIBROS QUE SE DISEÑAN NORMALMENTE EN UN SISTEMA DE

CONTABILIDAD

LIBROS PRINCIPALES

LIBROS AUXILIARES


LIBROS PRINCIPALESART. 32 DEL CÓDIGO DE

COMERCIO1. DIARIO GENERAL.2. LIBRO MAYOR.3. LIBRO DE INVENTARIO.

PARA LAS SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA SEGÚN ART. 328 DEL CÓDIGO DE COMERCIO

1. LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA.

2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DE ADMINISTRADORES.

3. LIBRO DE SOCIOS.PARA LAS SOCIEDADES

ANÓNIMAS SEGÚN ART. 260 DEL CÓDIGO DE COMERCIO

1. LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA.

2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA.

3. LIBRO DE ACCIONISTAS.4. LIBRO DE ACTAS DE LA

JUNTA DE ADMINISTRADORES.


LIBROS AUXILIARES DE VENTAS.

DE COMPRAS. DE CAJA.

DE NÓMINA. DE EFECTOS POR COBRAR Y POR

PAGAR. DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Y DE VENTAS. DE CUENTAS POR PAGAR Y POR

COBRAR.


NORMAS QUE LEGISLAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

CÓDIGO DE COMERCIO

CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO

LEY DE ISLR.


RECOMENDACIONES CON RESPECTO A LOS REGISTROS

COMPUTARIZADOS El reporte que arroje el sistema

computarizado denominado Diario general Computarizado se convertirá en un libro resumen y a la par deberá llevarse en forma manual el Libro Diario.

El Libro Mayor encuadernado, puede ser sustituido por los reportes que genera el sistema, los cuales se pueden empastar y foliar, pero siempre es recomendable, al igual que en el caso anterior, llevar en forma manual dicho libro.



COMPUTARIZADOS El Libro de Inventarios y

Balances, se trata de acuerdo al Código de Comercio.

Los Libros Auxiliares, se podrán llevar tantos libros como se consideren convenientes de acuerdo a las características de la empresa y su razón social.



COMPUTARIZADOS

La conservación de los reportes computarizados, al igual que los documentos probatorios como comprobantes de las operaciones realizadas deberán ceñirse a las normas establecidas en el Código de Comercio.

En toda clase de libros, el rayado y uso de los mismos estará determinado por el MÉTODO de registro o contabilización:

MANUAL MECANIZADO O COMPUTARIZADO


PLAN DE FORMAS O

FORMULARIOS


Son los registros inmediatos de los detalles de cada transacción sirviendo de documento probatorio o soporte contable.

Las formas contables y administrativas destacan como un medio físico de transmisión de datos y al mismo tiempo constituyen una herramienta esencial para producir: Una acción coordinada. La memoria de dicha acción. El reporte del resultado obtenido.


OBJETIVOS DE LOSFORMULARIOS O FORMAS

Servir de documentos probatorios o de soporte de las operaciones realizadas.

Registrar la información de las operaciones y demás hechos contables en su fase inicial para su posterior registro en los libros.

Estandarizar el registro inicial de las operaciones y demás hechos contables.

Permitir la rotación del personal sin causar interrupciones al sistema.


ZONAS O CAMPOS DEDATOS DE UN FORMULARIO

IDENTIFICACIÓN: Membrete de la organización, título y

número del formulario, RIF, NIT. INSTRUCCIONES:

Como llenar el formulario. Como distribuir las copias, una vez lleno el

formulario. INTRODUCCIÓN:

Consiste en los datos que preparan la acción o el acto que tendrá lugar.

Señalan la persona a quien se dirige, cuando y donde tendrá lugar la acción, entre otros.


ZONAS O CAMPOS DEDATOS DE UN FORMULARIO

EL CUERPO. LA CONCLUSIÓN:

Comprende las firmas, las aprobaciones y otros datos finales que tienen por objetos dar validez al material del cuerpo.

LUGAR Y FECHA. CONTROL DE CONTABILIZACIÓN:

Operaciones que generan asientos contables.


CONTENIDO DE UN COMPROBANTE DE CONTENIDO DE UN COMPROBANTE DE INGRESOINGRESO

Identificación de la empresa.Identificación de la empresa.

Identificación del comprobante.Identificación del comprobante.

Nombre de quien la empresa le cobra.Nombre de quien la empresa le cobra.

Cantidad en letras y números del monto recibido.Cantidad en letras y números del monto recibido.

Motivo del ingreso.Motivo del ingreso.

Condiciones de pagoCondiciones de pago

Conformidad de la empresaConformidad de la empresa

Fecha del ingreso.Fecha del ingreso.


MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

PAMOR. CAPAMOR. CA COMPROBANTE DE INGRESO COMPROBANTE DE INGRESOAv. UniversidadAv. Universidad Nº_________ Nº_________Rif. 013050-JRif. 013050-J NIT. 000654321NIT. 000654321

Hemos recibido de_____________ la cantidad de_________ por Hemos recibido de_____________ la cantidad de_________ por concepto de_________.concepto de_________.

Forma de pago E. Ch.Forma de pago E. Ch. Tarj.Tarj.Recibí conforme__________________.Recibí conforme__________________.C.I__________________.C.I__________________.Fecha ____/___/___/Fecha ____/___/___/


La factura de venta es un documento que le va a permitir a los gerentes o administradores tener un control sobre las ventas de la empresa además de cumplir con los deberes formales exigidos por el SENIAT al proceder a su llenado de manera correcta tal y como se describe en al lamina anterior.

Por cada venta realizada se deberá otorgar la respectiva factura al cliente dándole la parte original y la copia quedará y le servirá a la empresa como comprobante de venta.

Factura De Venta

Capítulo VIIIPlan de Formas

Elaborado Por: Fecha:

Aprobado Por: Fecha:

Revisado Por: Fecha:

Vigencia :De:Hasta

Forma de Pago: Efectivo Cheque Visa Master Card

I.V.A._______%

Código Descripción Cantidad Precio Unitario Total Bs.

Total Gravable

Total Factura

DESPACHADO POR RECIBI CONFORME

CONDICIONES DE VENTA1.Una vez que el cliente reciba la mercancía, serán por su propia cuenta y riesgo todas las incidencias sobre las mismas.

2.Si su cheque es devuelto cobraremos 5% por gastos administrativos de cobranza.

3.Exija su factura original al momento de cancelar.

4.Se elije como domicilio especial la ciudad de Mérida para efectos legales de esta factura.

MERICUEROS C.A.

FACTURA / CONTROLNª 000001

RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230

Dirección: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local Nº 3, Municipio Libertador, Mérida, Edo. Mérida. Telf: 0416-1150124

LUGAR DIA MES AÑO

Nombre o Razón Social: ____________________________________________________________________________________________________

Dirección Fiscal: ________________________________________________________________ Rep. Legal: ______________________________

RIF Nº __________________________________ NIT Nº _______________________________ Telf: _____________________________________

1 2

34 56 7 89

10 11 12 13 1415 16

1718 19

ESTE DOCUMENTO VA SIN ENMIENDA NI TACHADURA

Formato De Factura





Vigencia :De:Hasta

1. Se deberá colocar el nombre de la ciudad donde se emitió la factura.

2. Fecha de emisión de Factura, especificando el día, mes y año.

3. En caso de ser persona natural nombre y apellido, si es persona jurídica el nombre de la empresa, especificando su forma legal; es decir si es S.R.L., C.A., S.A. o Firma Personal.

4. Dirección o domicilio fiscal de la persona o empresa en cuestión.

Explicación De Llenado De La Factura





Vigencia :De:Hasta

5. Nombre del representante legal de la empresa, si es el caso.

6. Registro de Información Fiscal de la persona o empresa.

7. Número de Información Tributaria de las personas jurídicas.

8. Numero de teléfono.

9. Se debe especificar si la cancelación por parte del cliente se hará en efectivo, mediante cheque o pago con tarjeta; para lo cual deberá colocar una “X” en el cuadro respectivo.

Explicación De Llenado De La Factura





Vigencia :De:Hasta

10. Código de la mercancía objeto de venta.

11. Descripción o nombre de la mercancía objeto de venta.

12. Cantidad de mercancía vendida en unidades.

13. Precio Unitario de la Mercancía.

14. Precio total antes de la deducción del I.V.A.

15. Total Gravable antes de la deducción del I.V.A.

16. Aplicación del porcentaje del I.V.A. vigente para el momento.

17. Total a pagar

18. Firma del Despachador de la mercancía

19. Firma de la persona de la persona que recibe la mercancía comprada.

1. La empresa MERICUEROS C.A. realizará sus pedidos a través de una orden de pedido de la distribuidora principal . Dicha orden se enviará por fax la cual contendrá lugar y fecha, código de las mercancías, descripción y cantidad a solicitar.

2. Una vez que la distribuidora haya recibido la orden de pedido y lo envíe, la orden de pedido vendrá junto con la factura, para de esta manera verificar si lo que se pidió llegó a su destino.

Orden De Pedido





Vigencia :De:Hasta

DISTRIBUIDORA NEW YORK C.A.

ORDEN DE PEDIDO Nº 001500

RIF: J-30575757-7 / NIT: 0090164309Dirección: 2da Avenida San José, Pasaje 11, Edificio Chipre, Piso 1, Local Nº 1-3, Maracay, Edo. Aragua. Telf: 0416-2749950

LUGAR DIA MES AÑO

Nombre o Razón Social: ____________________________________________________________________________________________________Dirección Fiscal: ________________________________________________________________

1 2

34

5 6 7

ORDEN DE PEDIDO

Código Descripción del Producto Cantidad Precio Unitario Total Bs.

TOTAL BS.

FORMATO ORDEN DE PEDIDO





Vigencia :De:Hasta

1.Para el llenado de la orden de pedido que MERICUEROS C.A, enviará a la distribuidora principal , la persona deberá colocar en el espacio signado con el número 1 el lugar y en los cuadros que tienen el número 2 la fecha.

2. En el cuadro signado con el número 3 el nombre o en este caso MERICUIEROS C.A, en el número 4 la dirección fiscal, el código de la mercancía a pedir en el número 5, en el número 6 la descripción de la mercancía y en el 7 la cantidad a pedir. Finalmente deberá enviar el pedido por fax.

Explicación De Llenado De La Orden De Pedido





Vigencia :De:Hasta

Principalmente es usado para registrar la cancelación de sueldos y salarios a los empleados de manera que el recibo original le queda a la empresa como constancia de que el empleado ha recibido el pago, en tanto que la copia quedará en manos del empleado.

También los recibos de egresos sirven para justificar otro tipo de gastos que la empresa en su momento requiera.

Recibo de Egreso





Vigencia :De:Hasta

MERICUEROS C.A.

Recibo de Egreso Nº 00010

RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230

Dirección: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local Nº 3, Municipio Libertador, Mérida, Edo. Mérida. Telf: 0416-1150124

LUGAR DIA MES AÑO

Hemos pagado a: ___________________________________________________________________________

La cantidad de: _________________________________________________________________, Bolívares

Por concepto de: ____________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

Efectivo Cheque Nº ___________________ Banco __________________________

1 2

45

6

9 10

C.I. ______________________ _________________________________

Recibí Conforme

11 12

7 8

Por Bs. 3

FORMATO DE RECIBO DE EGRESO





Vigencia :De:Hasta

1.Nombre de la ciudad

2.Fecha

3.Cantidad de Bolívares en número

4.Nombre de la persona a quién va dirigido el pago

5.Cantidad de Bolívares escrita

6.Motivo por el cuál se realiza el pago

7.Si el pago se realiza en efectivo marcar con una “X” el cuadro.

Explicación de Llenado de Recibo de Egreso





Vigencia :De:Hasta

8.Si el pago se realiza con cheque marcar con una “X” el cuadro

9.El número de cheque

10.Entidad bancaria a la cuál pertenece el cheque0.

11.Número de cedula de identidad de la persona que recibe el pago

12.Firma de la persona que recibe el pago

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS

1.- SU PRESENTACIÓN:1.1.- SIMPLES: están representados por una sola forma. No poseen formas anexas.1.2.- COMPUESTOS: Poseen mas de una hoja, elaborado bajo un formato predefinido.



2.- SU UTILIDAD:2.1.- PARA ORIGINAR UNA

ACCIÓN: Inician PROCEDIMIENTO DE UN GRUPO DE TAREAS CON CIERTO OBJETIVO.

2.2.- PARA REGISTRAR UNA ACCIÓN: Guardan información que luego puede ser requerida.

2.3.- PARA INFORMAR RESULTADOS: Muestran cifras o análisis de procesos.



3.- SU ELABORACIÓN:3.1.- MANUALES.3.2.-

SEMIMECANIZADOS.3.3.- MECANIZADOS.


www.auladeeconomia.com

““Si buscas resultados diferentes, no sigas Si buscas resultados diferentes, no sigas haciendo lo mismo”haciendo lo mismo”

Albert EinsteinAlbert Einstein Cristo RedentorCristo RedentorRío de Janeiro. BrasilRío de Janeiro. Brasil

Gracias

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