Formularios convencionales

Sistemas de Información II Lic. María Josefina Castilla

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Formularios convencionales

Introducción Los sistemas de información son sistemas que procesan datos para producir información y los procesos que transforman esos datos pueden ser manuales o computarizados. Las entradas de los datos al sistema pueden presentarse en distintos soportes, siendo los formularios la modalidad más común. Los formularios son uno de los componentes de los sistemas de información. Ellos pueden ser convencionales o inteligentes. Estos últimos ya fueron tratados1 razón por la cual nos referiremos ahora a los formularios convencionales y en particular a la Racionalización de formularios. Formularios convencionales: definición Un formulario es un soporte de datos en el cual existen textos preestablecidos e indicativos del dato a llenar y espacios para completarlos. Podemos decir también que los formularios son una estructura de datos relacionados que definen una entidad maestra o una transacción. Cuando se habla de formularios, inmediatamente imaginamos una hoja de papel impreso donde hay que completar datos pero los formularios son más que eso. Vamos a considerar que son formularios: 1. Los papeles impresos que de acuerdo a su presentación pueden ser:

a. Hojas sueltas: formularios formados por un solo ejemplar (original) b. Juegos: formularios formados por varios ejemplares (original y copias) susceptibles de ser

separados. c. Block: conjunto de formularios de hojas sueltas o juego, engomados por uno de sus lados d. Talonarios: Conjunto de formularios de hojas sueltas o juego, abrochados por uno de sus

extremos quedando una parte fija del formulario en el talonario. Cuando los talonarios son de hojas sueltas, se troquelan todas las hojas con el objeto de permitir su desprendimiento, quedando únicamente adheridas al talonario una parte de ese ejemplar que servirá de control de los ejemplares utilizados. Cuando los talonarios son de juegos, se troquelan los ejemplares del juego que van a ser desprendidos, dejándose sin troquelar los ejemplares del juego que deben quedar en el talonario.

e. Libro o libreta: Conjunto de hojas que están encuadernadas y que no pueden ser desprendidas.

2. Las tarjetas impresas que se utilizarán para registrar información. Estas tarjetas son archivadas en ficheros de distinto tipo.

3. Las carpetas para contener o archivar formularios. 4. Los sellos en cuanto tienen espacios para completar con datos. Racionalización de formularios: importancia Como ya dijimos, los formularios sirven para transportar datos, o conservarlos en archivo y los procedimientos se valen de ellos. Esto nos lleva a sostener que el estudio de un procedimiento no

1 Cáceres, Edmundo Angel. “Análisis y Diseño de Sistemas de Información”


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puede excluir el estudio de los formularios involucrados en él ya que pueden poner en evidencia los defectos o virtudes del mismo. Cuando se encara la racionalización de formularios debe prestarse atención a: a) que los datos contenidos en los formularios objeto de estudio sean pertinentes al procedimiento al cual sirven y que no existe duplicación de datos en distintos formularios, b) que los datos sean de fácil ubicación y acceso, c) el formulario haga fluido el procedimiento y d) que se cumplan los requisitos anteriores al mínimo costo. La racionalización de formularios es, pues, el proceso que tiene como objetivo lograr que los formularios cumplan con lo enunciado anteriormente, es decir que sean buenos en sí mismos y sean buenos para los procedimientos a los cuales sirven, con el menor costo posible. Incidencia económica Al hablar sobre la racionalización, dijimos que el objetivo que persigue debe lograrlo al menor costo posible. Es entonces necesario conocer como está compuesto el costo total de un formulario. El costo total de un formulario está constituido por dos costos: 1. El costo intrínseco que se refiere al costo de impresión, constituido por el papel, la tipografía, el

uso de carbónicos, el armado (block o talonario), medios de impresión, etc. 2. El costo de utilización que se refiere a la cantidad de impulsos administrativos generados en la

confección, trascripción, búsqueda de datos contenidos en el formulario, archivo, etc. Estos dos costos no siempre pueden armonizarse. A veces debe prestarse mayor atención a uno o al otro e incluso dentro de uno de ellos pueden presentarse distintas alternativas que habrá que evaluar. La elección final buscará reducir el costo total del formulario. Veamos un ejemplo sencillo: A un empleado de la empresa Los Toneles S.A., se le ha encomendado la tarea de atender a aspirantes a cubrir un puesto de trabajo y llenar las solicitudes de empleo correspondientes. La afluencia de aspirantes es numerosa. El mencionado formulario (solicitud de empleo) lo debe confeccionar por triplicado por lo que se usará el recalco simultáneo para evitar los errores de trascripción. Al momento de racionalizar el formulario se presentan distintas alternativas: a) que el empleado intercale los carbónicos manualmente entre los distintos ejemplares del juego, b) que el original y la primera copia cuenten con carbónicos impresos al dorso, c) que se utilice el carbónico de un uso intercalado en el juego, ó d) confeccionar los formularios con papel tratado químicamente de manera que al escribir se

transcriban los datos al ejemplar siguiente. Si se analizan las cuatro posibilidades, desde un punto de vista estrictamente económico y considerando el costo intrínseco del formulario, la primera de las tres alternativas resulta la mejor. Sin embargo, el empleado que utilizará el formulario encontrará mayores dificultades en su uso, pues previo al llenado del siguiente formulario deberá intercalar los carbónicos, produciéndose pérdida de tiempo, posibilidad de cometer errores etc. Téngase en cuenta que la carga de trabajo del empleado es considerable ya que son muchas las personas que desean aspirar a ese puesto de trabajo, entonces la elección del primer sistema debe descartarse prevaleciendo el criterio de minimizar el costo de utilización sobre el del formulario. Entre las otras tres alternativas, se elegiría la b) o c) ya que ante el mismo costo de utilización, resultan menos onerosas en cuanto a costo de impresión. Existe además otro factor que puede influir para que el sistema de impresión elegido no resulte el más económico desde el punto de vista intrínseco, el hecho de que los formularios se entreguen a


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personas o instituciones ajenas a la empresa y que por razones de imagen deban imprimirse en papeles de mayor calidad. Elementos de los formularios Al hablar de costo intrínseco, dijimos que se refiere al costo de impresión, formado por el papel, tipografía, uso de carbónicos, armado, uso de diversos medios de impresión, etc. Es necesario entonces conocer los elementos materiales que componen el formulario. 1. Papel:

Al momento de la elección del papel del formulario, deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones: a. Objeto del formulario:

Si el formulario va a circular por dos o más sectores de la organización o si dentro de un sector el uso del formulario va a ser intenso, ya sea por la gran cantidad de tareas que se realizan sobre él o por la frecuencia con que se consulta una vez archivado, requerirá papeles resistentes que soporten el manipuleo al que va a ser sometido. Por otra parte, si el formulario sale de la empresa o debe ser llenado por personas ajenas a ella, debe tenerse en cuenta que el formulario es la imagen de la empresa y que desconocemos el trato al que será sometido, por lo tanto el papel utilizado deberá ser de mejor calidad que los usados habitualmente en otros formularios de uso interno.

b. Cantidad de copias Cuando el formulario que se está racionalizando está compuesto de original y varias copias, el gramaje del papel debe ser tal que contemple esta circunstancia a efectos de asegurar, en caso de utilizar carbónicos, la legibilidad de lo escrito en todas las copias.

c. Color del papel Si el formulario posee varios ejemplares, es conveniente utilizar un color de papel distinto para cada uno de ellos, facilitándose de este modo la identificación de los ejemplares. Muchas veces se conocen a los distintos ejemplares más por su color que por su código de copia.

2. Forma de presentación Se refiere a si el formulario será de hojas sueltas o en juego y en cualquiera de los dos casos, si serán presentados en block o talonario. El costo de armado en block o talonario varía por lo que es necesario evaluarlo.

3. Tipografía Se refiere al tamaño y formato de las letras del texto preimpreso. Una pauta para diseñar un formulario es tratar de utilizar una tipografía uniforme y legible. La uniformidad de la letra también se aconseja cuando hay que leer mucho en el formulario, a no ser que se desee destacar algún texto. A veces se utilizan diferentes tipos de letras para identificar o destacar instrucciones sobre el llenado del formulario.

4. Color de impresión El costo de la impresión es menos oneroso si se realiza a un color. Sin embargo en ciertas circunstancias puede resultar útil y necesario resaltar algunos datos mediante colores de tinta diferentes. Por otra parte, si el formulario posee varios ejemplares, podría utilizarse para identificar las distintas copias, color de impresión diferente para cada una de ellas cuando no puedan usarse colores de papel distintos.


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5. Carbónicos Los carbónicos llamados también recalcos o reproductores permiten la trascripción de los datos de un ejemplar a otro. Los tipos de carbónicos que se conocen son cuatro: a. Carbónicos de varios usos que se intercalan manualmente entre los ejemplares b. Carbónicos de un uso que ya vienen intercalados de la imprenta entre los distintos ejemplares c. Carbónicos impresos al dorso de los distintos ejemplares en las zonas en donde se encuentran

los datos que deben reproducirse d. Carbónico químico: papel tratado en su anverso y reverso con microcápsulas que poseen una

sustancia química diferente en ambos. Al escribir presionando, las microcápsulas se rompen produciendo la trascripción al combinarse las sustancias.

Clasificación de los formularios Los formularios pueden ser clasificados de diferentes maneras según las necesidades de análisis. A continuación se enuncian algunos criterios de clasificación y las razones que motivan cada una de ellos. El analista podrá utilizar otros criterios de acuerdo al estudio que esté realizando. 1. Por procedimiento en que interviene:

Para cada uno de los formularios se determina en qué procedimientos interviene. Es muy importante esta clasificación, ya que si la racionalización arrojó como resultado la necesidad de modificar un formulario, deberá tenerse en cuenta cómo afecta esa modificación a los otros procedimientos en los cuales participa el formulario.

2. Por entes emisores: Esta clasificación consiste en determinar qué unidades de la organización emiten cada uno de los formularios. El problema que se presenta es cuando existen formularios que son emitidos por varias unidades. En este caso se trataría de un formulario de uso general y por lo tanto deberían tenerse en cuenta las opiniones de todos los entes emisores antes de realizar un rediseño del formulario.

3. Por formatos: Los formatos normalizados reducen notablemente el volumen de almacenamiento. El hecho de tenerlos clasificados en normalizados y no normalizados permitirá analizar cuáles de estos últimos se pueden ir normalizando.

4. Por forma de reproducción: Esta clasificación permite determinar los posibles proveedores o equipos. Existen formularios que pueden reproducirse en distintos medios. Esta clasificación no sería conveniente para estos casos.

5. Por materiales componentes: Los materiales componentes (papel, tinta, carbónicos, etc.) son útiles para determinar los posibles proveedores.

6. Por destino y frecuencia de uso: Esta clasificación consiste en determinar qué formularios serán destruidos, archivados, sometidos a gran manipuleo o que saldrán de la empresa. Es útil para determinar la calidad del papel a utilizar en el formulario.

7. Por volumen de consumo: Consiste en clasificarlos de acuerdo al consumo de los formularios. Esta clasificación puede resultar útil para aplicar las ventajas de lotes económicos de impresión. Además si se observa que hay formularios que tienen un gran consumo, comenzar la racionalización por ellos para


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determinar si se debe al uso normal del formulario o si el gran consumo es provocado por la dificultad en su utilización.

Etapas del proceso de racionalización de formularios 1. Relevamiento de los formularios 2. Análisis de la información relevada 3. Diseño o rediseño de los formularios 4. Lanzamiento o implantación de los formularios 5. Control Relevamiento A través del relevamiento se busca conocer los formularios que se usan en la organización, cómo se relacionan los distintos formularios, qué áreas los emiten, los procedimientos en que intervienen, los problemas de información que poseen, etc. El relevamiento puede realizarse de dos formas: a) Inventario

Consiste en practicar un verdadero inventario y colección de los formularios que existen en la organización en un momento determinado. Esta tarea de recolección no se debe limitar únicamente al sector de Suministro o Depósito, retirando de allí una copia de los distintos formularios almacenados, sino también dirigirse a los distintos sectores para que declaren los formularios que usan. Esto se debe a que puede suceder que haya sectores que se encarguen de la impresión de sus formularios y que por lo tanto no se encuentren en Suministro. Es importante que el analista que lleva a cabo la Racionalización deje bien establecida la fecha hasta la cual deberán las unidades declarar estos formularios, dejando aclarado que los que no sean informados hasta esa fecha se darán por inexistentes. Una vez obtenido el listado o catálogo de los formularios se procede a clasificarlos de acuerdo a los distintos criterios según convenga. El problema de este tipo de relevamiento es que se conoce básicamente el formulario por su presencia física y la cantidad de formularios en existencia. Para completar la información debe realizarse un relevamiento dinámico.

b) Dinámico Consiste en lanzar un juego de cada formulario haciéndole seguir a cada ejemplar (original y copias) la ruta que recorre habitualmente por los distintos sectores de la empresa. Cada ejemplar debe ir acompañado de un formulario-guía que servirá para ir recopilando toda la información atinente al formulario. Este formulario-guía contendrá información sobre las unidades que lo emiten, las unidades por donde circula, los formularios con los que se relaciona, la información se le agrega, si se archiva, si se destruye, etc. A continuación se muestra el formulario-guía:


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Relevamiento del Ejemplar Nº ........... Fecha ..............

Denominación del formulario Código

Cantidad Ejemplares

Código del Ejemplar

Procedimiento

Area Archivo Tiempo de archivo Consumo

Denominación: .........................................................

Datos que completa Origen de datos Area Emisora

Denominación: .........................................................

Datos que completa

Origen datos Datos que toma de él

Formulario con que se relaciona

Primer Area de Destino

Denominación: .........................................................

Datos que completa



Segunda Area de Destino

Denominación: .........................................................

Datos que completa



Tercer Area de Destino

Observaciones

El formulario-guía debe estar numerado correlativamente. Este número servirá de control. El analista lleva un registro de los números de formulario-guía que entrega a cada sector de manera que al finalizar el relevamiento, le sean devueltos llenos o vacíos la totalidad de los formularios entregados y si le falta algún número sabrá cuál es el sector responsable del mismo para reclamárselo.


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Es importante que el analista capacite a los responsables de cada sector acerca de su función como recolector de datos durante la emisión, circulación, llenado, envío o recepción por parte de su área de cada ejemplar del formulario. Les dejará claramente indicado que: Cuando el ejemplar del formulario deba ser archivado, o destruido en el sector o cuando desde su

sector deba salir fuera de la empresa, deberá enviar el formulario junto con el formulario-guía al encargado de la racionalización con lo que terminará así el relevamiento del ejemplar de ese formulario.

Cuando el ejemplar del formulario se fraccione, el formulario-guía original circulará junto con el cuerpo principal y se emitirán nuevos formularios- guía por cada una de las fracciones.

Cuando existe una alternativa de circulación, se debe emitir un nuevo formulario-guía en el sector en que se produzca la alternativa, haciendo continuar un formulario-guía original con el ejemplar adjunto y otro sólo. Si las alternativas son más de dos, se emitirán tantos formularios-guía como sean necesarios.

Cuando el ejemplar relevado sea un formulario de uso general (por ejemplo un memorandum), no es necesario relevarlo a través de los sectores, excepto que en determinado procedimiento tenga una utilización muy particular y definida.

Cuando la emisión del formulario se hace en distintos sectores pero su circulación tiene un destino similar, se deben relevar todas las posibilidades.

Análisis Del análisis de la información relevada surge generalmente la necesidad de suprimir, unificar o modificar una serie de formularios. Esta decisión no debe tomarse solamente con el resultado del relevamiento de los formularios utilizados en un procedimiento ya que en las organizaciones vamos a encontrarnos que una buena proporción de formularios y documentación son empleados en más de un procedimiento o área, y a veces con diferentes usos. El método para el análisis de un formulario consiste en estudiar: a) Las áreas que lo emplean y b) los procedimientos en que interviene. a) Areas que lo emplean:

Si deseamos modificar o suprimir el formulario es necesario conocer quién lo emite, con qué otro formulario se relaciona y dónde se archiva. El desconocimiento de algún área emisora o relacionada con el formulario puede ocasionar problemas al interrumpir el flujo de la información. Como el formulario puede emplearse de diferentes maneras en una o varias áreas, es necesario conocer la forma de empleo que se le da en cada una de ellas. Si un formulario va a ser eliminado o modificado debe conocerse previamente el uso que se le da en toda la organización.

b) Por procedimiento: Cuando un formulario participa en un solo procedimiento y además no se relaciona con ningún otro formulario, estamos seguros de no equivocarnos si decidimos eliminarlo o modificarlo. Por el contrario, si a pesar de intervenir en un solo procedimiento, se relaciona con otros formularios, debemos conocer muy bien estas relaciones antes de tomar una determinación.

La información obtenida a través del relevamiento, va a servir de base para el análisis a los efectos de decidir la modificación o eliminación de formularios. Esta información se vuelca en los cuadros siguientes: a) Unidades emisoras:

Este cuadro pone de manifiesto qué unidades emiten el formulario. El hecho de conocer esta


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información, permitirá contactarse con sus integrantes para recabar los problemas que tienen con el formulario y las necesidades de modificaciones. Además, brinda una estimación del consumo de cada formulario. Esto puede alertar al analista sobre el excesivo consumo de un formulario y encarar su estudio para determinar si se debe a lo complicado de su uso o si es muy utilizado. Unidades Emisoras

Formularios Mesa de

Entrad

as

Ventas

Compra

s

Contad

uría

Legale

s

Total d

e unid

ades

Total Consumo

anual

33.500Pedido de materiales 12.000 5.500 4.600 8.900 2.500 5Planilla salida correspondencia 1.800 1Remito interno 16.000 6.000 5.000 3.000 2.000 5Orden de compras 7.500 1Factura 9.000 1

33.5001.800

7.5009.000

32.000

b) Unidades por donde pasa: Este cuadro muestra la circulación de un formulario. Cuando el formulario pase por muchas unidades más importante será su estudio ya que posiblemente se estén realizando sobre él muchas operaciones que pueden llegar a reducirse. Por otra parte permitirá determinar el tipo de papel que deberá utilizarse para su impresión por el manipuleo al que será sometido. Unidades por donde pasa

FormulariosMesa de Entradas Ventas Compras Contaduría Legales

Pedido de materiales * *Planilla salida correspondencia *Remito interno * * * * *Orden de compras * * *Factura * *

c) Unidades donde se archiva: En este cuadro se indica el tiempo de archivo y la cantidad de formularios que se archivan. Este cuadro puede mostrar que el archivo del formulario no está centralizado, sino que se archiva en distintas partes y que sería conveniente centralizarlo. O puede indicar que el tiempo de archivo es excesivo y no tiene trascendencia como comprobante o a la inversa que se archiva por poco tiempo. También puede mostrar si una unidad de organización tiene archivos innecesarios lo que implica que el personal estará más tiempo ocupándose de ellos.


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Unidades por donde pasa

FormulariosMesa de Entradas Ventas Compras Contaduría Legales

Pedido de materiales 4.0001a

Planilla salida correspondencia 3.0001a

Remito interno 17.5005a

1001a

5001a

3.3001a

4001a

Orden de compras 2.5001a

Factura 10.0001a

d) Relación con procedimientos: Este cuadro nuestra los distintos procedimientos en que participa cada formulario. Si un formulario está involucrado en más de un procedimiento y la racionalización se realiza sobre los formularios de uno determinado, tendrá que tenerse en cuenta como repercutirá una modificación a la luz de los otros.

Procedimientos

FormulariosProducción Ventas Compras Registración

Pedido de materiales * *Planilla salida productos * *Orden de compras * *Factura *

e) Relación entre formularios:

Formularios

Planilla de seguimiento

Remito interno

Recibo correspondencia

Planilla salida de correspondencia

Relacionado

Crea en sentidode la flecha

Este cuadro sirve para determinar cómo afecta un formulario a otro. Podemos observar en el ejemplo expuesto que:

La Planilla de seguimiento está relacionada con el Remito interno y da origen a la Planilla salida de correspondencia.

El Remito interno está relacionado con la Planilla salida de correspondencia La Planilla salida de correspondencia origina al Recibo de correspondencia.

De análisis surgirá: qué datos son necesarios. qué datos son pertinentes,


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qué datos se pueden eliminar, en qué orden deben figurar los datos, qué tamaño debe tener cada dato, qué necesidad de resaltar ciertos datos, cuántos ejemplares son necesarios del formulario, etc.

Por cada uno de los formularios analizados se emitirá una hoja de análisis en donde constarán todas las características del mismo.

Formulario: Estructura: Nombre Domicilio Responsable: “Inscripto” | “No inscripto”

Volumen Consumo Prenumeración Material Cantidad Ejemplares Codificación

Si No Papel Carbónico Presentación

Unidades

Emisoras Por dónde pasa Archivo

Formularios Que origina Que lo originan Relacionados

Destino ......................................

Procedimiento en que interviene: .............................................

Observaciones

Diseño El diseño consiste en distribuir en el papel los textos indicativos y los espacios que se dejarán en blanco para completar con datos. Para el diseño de formularios deben tenerse en cuenta las siguientes pautas: a) Listar todos los datos que debe contener el formulario


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b) Determinar el espacio requerido por cada dato c) Elegir el formato (tamaño de papel) más conveniente d) Analizar de dónde se toman los datos ya que si buena parte de ellos se toman de otro formulario,

deberán disponerse en ese orden e) Elegir colores de papel que faciliten la lectura f) Considerar si el formulario va a ser llenado con máquina de escribir, eliminar el rayado de

renglones que entorpecen la tarea del usuario g) Insertar instrucciones que aseguren un uso adecuado y uniforme del formulario h) Comprobar movimientos de empleados al hacer uso de los formularios con el fin de evitar

aquellos movimientos inútiles o complicados i) Solicitar las críticas de uso de los usuarios de acuerdo a su experiencia con el fin de mejorar el

formulario j) Aprovechar al máximo posible el espacio del formulario k) Lograr una presentación estética y funcional Aspectos especiales de diseño a) Relación formulario-procedimiento

El formulario debe ser diseñado teniendo en cuenta el procedimiento en el cual será utilizado de manera que facilite su uso, su llenado y su consulta. La circulación que tiene el formulario en el procedimiento puede incluirse en los márgenes del mismo, en cada uno de sus ejemplares (o en sus partes). Allí se indicará cada uno de los sectores por donde debe pasar el mismo.

b) Márgenes: Los márgenes normales de un formulario deben ser de 0,5 a 1 centímetro y de 2 a 3 centímetros para el destinado a archivo. La ubicación del margen de archivo dependerá del tipo de archivo elegido. Puede ser en el lateral izquierdo o en el lateral superior. Por lo general se diseñan en el lateral izquierdo ya que es más cómodo para consultar los datos que contiene.

c) Denominación del formulario:

Recibimos de ……………………………………………………….. La cantidad de pesos ………………………………………………... ……………………………………………………………………… En efectivo/cheque Nº…………………. $ …………………….

………………………………….

1498-0

Ven

tas –

Caj

a - C

lient

e Recibimos de ……………………………………………………….. La cantidad de pesos ………………………………………………... ……………………………………………………………………… En efectivo/cheque Nº…………………. $ …………………….

………………………………….

Trigal S.A. Nº 4512

Ven

tas-

Caj

a –C

onta

duría

-Tes

orer

ía

1498-1


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El nombre del formulario debe ser breve y representativo de los datos que contiene. Todos los formularios deben tener una denominación oficial. La denominación del formulario debe incluirse en el encabezamiento del mismo, que es el conjunto de datos que identifican al emisor (empresa, sección o división) y al formulario. El encabezamiento comprende el membrete, la denominación del formulario, el número y fecha de emisión. Puede estar ubicado en el parte superior o inferior del formulario. Se recomienda ubicarlo en la parte superior.

d) Codificación: Los formularios deben llevar un código impreso que servirá para su identificación. El código puede estar formado por letras, números o símbolos o un conjunto de ellos y están destinados a facilitar el control, inventario, ubicación en depósito, conocimiento del emisor. Es recomendable codificar los distintos ejemplares o las partes de los mismos, componentes del juego de un formulario. El código de una fracción de un ejemplar de un juego de formulario se compondría de:

El código se puede ubicar en los márgenes normales de la hoja o en el margen para archivo.

e) Prenumeración:

Muchos formularios se imprimen con números correlativos, incluso hay formularios en los que normativas legales disponen esta numeración. La prenumeración se hace con fines de control, de seguridad o de estadística. Es conveniente, por razones de funcionalidad, que esté ubicado sobre el margen superior

xxxx - x - x

Código del formulario

Código del ejemplar

Código de la parte

7896-0

7896-1-1

7896-1-2Código de formulario

Código del ejemplar

Código de la parte


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derecho del formulario para facilitar la búsqueda de un formulario determinado. En cuanto al espacio necesario para colocar este número, es importante consultar con la imprenta proveedora del formulario para dejarlo previsto al momento del diseño. Esta consulta debe hacerse porque las imprentas tienen distintos tipos y tamaño de numeradoras.

f) Orden de los datos: Los datos de un formulario pueden ser ordenados: 1) en base a la fuente: si los datos que se van a completar en el formularios van a ser tomados

de otro formulario, es conveniente que tengan el mismo orden en que se encuentran en el formulario de origen

2) en base a usos posteriores: si los datos que contiene el formulario serán volcados posteriormente en un sistema computarizado, es conveniente que tengan el orden de en que van a ser grabados.

g) Datos únicos y repetidos: Los datos únicos son aquellos que aparecen una vez en el formulario y los repetidos son los que aparecen varias veces. Existen formularios que pueden tener solamente datos únicos pero no existen formularios con datos repetidos solamente. Los datos repetidos se los agrupa en columnas. En la matriz formada por datos repetidos, las filas representan datos de distinta naturaleza referidos al mismo objeto y las columnas datos de igual naturaleza referidos a distintos objetos.

h) Señales: Las señales son marcas que se hacen en los formularios para facilitar ciertas tareas que los usuarios deben hacer sobre ellos. En los formularios que van a ser plegados porque serán ensobrados o archivados, es útil realizarles marcas en los lugares donde se deben doblar.

Datos repetidos

Datos únicos

Datos únicos


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En los formularios que van a ser llenados con máquina de escribir y que no tienen ninguna referencia en su diseño, es conveniente hacer una marca a 2,5 ó 3 centímetros del final para que el formulario se use perfectamente sujeto.

Cuando en un formulario los datos del destinatario deban estar ubicados en un lugar específico, se utilizan las señales para indicarlo. Estas marcas pueden realizarse de las maneras mostradas a continuación.

i) Visto Buenos: Los Vistos Buenos son iniciales que indican la conformidad con un paso determinado en el

Marcas

Parte de sujeción Marca


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llenado o en la circulación del formulario. En los formularios que deben llevar más de un Visto Bueno es conveniente que se coloquen ordenadamente en relación a la prioridad con que se efectúan: de arriba hacia abajo; ó de izquierda a derecha

De esta manera se sabe inmediatamente que Visto Bueno es el que falta y cómo va el procedimiento de aprobación. Además facilita la tarea a quien tiene que firmar, dado que si falta alguna firma de personas que lo preceden puede detectarse rápidamente. Es aconsejable agrupar estas firmas en el margen de sujeción inferior en los formularios que van a ser llenados con máquina de escribir para aprovechar el espacio.

j) Columnas angostas con títulos prolongados: Un problema que se presenta con frecuencia en el diseño de los formularios es cuando los títulos que identifican las columnas en los datos repetidos son extensos y sin embargo el contenido de las columnas no necesita del mismo espacio. Hay diferentes maneras de solucionar este problema: Columnas con títulos largos en detrimento de otras columnas con títulos más cortos.

Para que esta solución sea viable se debe dar que las columnas con títulos largos y cortos puedan colocarse una al lado de la otra. Esta solución puede confundir al usuario del formulario y por lo tanto no es muy adecuada.

Anual Detalle mensual

Total de unidades emitidas

Total Precio unitario

Costos Denominación

Vistos Buenos


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Títulos en forma quebrada. Puede hacerse en forma quebrada para los dos lados o para uno

solo de los lados tomando la mitad derecha o izquierda del gráfico.

Libro de Entrega a Usuarios

Fecha Hoja

Remito Comunica

Dec

ide

Trámite

de Denominacióny Salida

Entrada

Impr

esió

n y

Títulos en diagonal

Mesa de

Entrad

as

Ventas

Compra

s

Contad

uría

Legale

s

Total d

e unid

ades

Total Consumo

anual

Unidades Emisoras

Utilizar varias líneas para el título

Anual Detalle mensual Total de unidades emitidas

Total Precio unitario Costos


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Utilizar un tamaño de fuente más pequeño

Anual Detalle mensual Unidades emitidas Total Precio unitario Costos

Títulos verticales

Mes

a de

Ent

rada

s y S

alid

as

Rel

acio

nes L

abor

ales

Secr

etar

ía D

pto.

Per

sona

l

Inve

stig

acio

nes E

conó

mic

as

Fact

urac

ión

Dire

cció

n A

dmin

istra

tiva

Total de unidades

Utilizar números en los títulos y referenciarlos en la parte inferior del formulario o en algún otro lugar libre del formulario.

1 2 3 4 5 Total de

unidades 1. Mesa de Entradas 2. Relaciones Laborales 3. Secretaría Dpto.Personal 4. Investigaciones Económicas 5. Dirección Administrativa


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k) Respuestas dirigidas: Se denominan respuestas dirigidas a aquellas respuestas posibles, impresas, en las que el usuario señala como válida una o más de ellas, mediante una cruz o cualquier otro símbolo. Este aspecto especial de diseño es muy útil para agilizar y evitar omisiones en el llenado de un formulario. Las alternativas de respuesta deben indicarse en forma clara y concisa de modo que no permitan dudas en quien va a responder. Por otra parte debe tenerse en cuenta de contemplar todas las posibles respuestas o incluir una alternativa que sea Otras para que el usuario siempre pueda elegir una. Forma de pago:

Contado Tarjeta de Débito Cuenta Corriente Crédito Tarjeta de Crédito

l) Zona con datos remarcados:

Este aspecto especial de diseño es muy útil cuando ciertos datos deben ser colocados en una cantidad exacta o máxima de caracteres. Esto ocurre cuando los datos van a ser ingresados en un sistema computarizado, entonces es imprescindible encasillarlos y remarcarlos para facilitar la tarea de la persona encargada de transcribir los datos.

Encasillado

Marcado Encasillado y Tramado

m) Tramados y plenos de impresión: Las finalidades del tramado son la de resaltar o destacar ciertos datos o por razones de seguridad. Se deben utilizar colores claros de manera que sea legible el dato que va a contener la zona con tramado. La finalidad de los plenos de impresión es la de enmascarar u ocultar datos y por lo tanto deben emplearse tramados muy cerrados, preferentemente de color negro o colores muy oscuros iguales al del carbónico a utilizar.


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n) Color de papel y de impresión: Ya hemos visto que el utilizar diferentes colores de papel para los distintos ejemplares de un formulario facilita la distribución de las copias del juego. Dado que éstas van perdiendo nitidez y calidad de reproducción se debe buscar un mayor contraste en el color de las últimas copias con respecto al color del carbónico. Para que el rendimiento sea mayor, los autores de la bibliografía que seguimos, proponen utilizar los colores indicados en la tabla siguiente según la cantidad de ejemplares:

Cantidad Ejemplares Ejemplar Celeste Verde agua Rosa Blanco Amarillo

Original X 2 1º Copia X Original X 1º Copia X 3 2º Copia X Original X 1º Copia X 2º Copia X

4

3º Copia X Original X 1º Copia X 2º Copia X 3º Copia X

5

4º Copia X

Los datos de esta zona no se reproducirán en el duplicado

Tramado

Pleno de impresión


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o) Forma de llenado: Al diseñar un formulario se debe tener en cuenta si será llenado a mano o con máquina de escribir. En este último caso, hay una serie de consideraciones a tener en cuenta. “En los formularios que no son continuos se debe prever que la máquina tiene un límite inferior y otro superior de sujeción que es imposible utilizar con este tipo de escritura. En el diseño se debe dejar entre 2 y 2,5 centímetros en la parte superior antes de poder ubicar el espacio para el primer renglón a escribir a máquina. Esta parte se puede aprovechar para colocar el título del formulario, circulación, etc. Para la parte inferior se debe dejar entre 2,5 y 3 centímetros libres. Esta parte puede aprovecharse para los Vistos Buenos, firmas, etc.” 2 Para identificar cuando se llega al último renglón de escritura es conveniente colocar las señales que ya explicamos anteriormente. De acuerdo con la marca y modelo de la máquina de escribir, el alto de los renglones varía como así también los distintos tipos de letras (pica, elite, etc.). Por ello, debe tratarse de evitar la colocación de renglones y prever la cantidad de espacios que requerirán los datos de acuerdo a la marca y modelo de máquina a emplear.

p) Formularios a ser remitidos dentro de sobres ventana: El diseño de formularios que van a ser remitidos dentro de sobres con ventana debe tener la precaución de que los datos postales del destinatario queden ubicados en la ventana del sobre. Para esto es necesario contemplar el hecho de que el formulario deba o no ser plegado para introducirlo en el sobre. Anteriormente se explicó sobre las señales que pueden hacerse para indicar el lugar en dónde deben colocarse los datos postales.

q) Títulos y captura de datos: Los títulos en los formularios le dicen al usuario qué dato proporcionar y dónde debe asentarlo. Los títulos tienen que ser breves, pero fáciles de comprender, con términos que conozcan todas las personas que lo utilicen. En general se deben evitar las abreviaturas. La inclusión de un ejemplo sencillo será de gran ayuda para eliminar las preguntas relacionadas con la información que se va a proporcionar. Por ejemplo al solicitar la fecha de nacimiento, podría indicarse cómo debe proporcionarse el dato (por ejemplo: “día-mes-año” ó “dd-mm-aa”). Hay diferentes formas de colocar los títulos e indicar el espacio en donde se requiere el dato: Títulos y líneas Al inicio de la línea

Apellido y Nombre

Al finalizar la línea

Apellido y Nombre

Por encima de la línea

Apellido y Nombre

2 MARTÍN, Miguel Angel y TOLOSA, Ernesto Jorge – Racionalización de formularios


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Por debajo de la línea

Apellido y Nombre

Títulos y cajas Dentro de la caja

Apellido y Nombre

Debajo de la caja

Apellido y Nombre Recalco simultáneo El recalco simultáneo, también llamado reproducción simultánea, consiste en la emisión de una sola vez de un formulario con varios ejemplares. Para que la reproducción sea posible se debe incluir entre los ejemplares algún tipo de carbónico para que lo que se escriba en el original se reproduzca en los distintos ejemplares. Recordemos los distintos tipos de carbónicos: Carbónico intercalado manualmente (de varios usos) Carbónico intercalado en juego (de un uso) Carbónico impreso al dorso Carbónico químico

El recalco simultáneo tiene una serie de ventajas, tales como: a) El ahorro de tareas al llenar datos de varios ejemplares a la vez. b) Seguridad y exactitud en la trascripción de datos c) Mayor velocidad de trascripción Tipos de reproducción La reproducción de los datos puede ser: Integral o total: todos y cada uno de los datos del original se copian a los distintos ejemplares Selectiva: ciertos datos del original deben reproducirse en algunos ejemplares según las

necesidades de diseño. Juego de formularios con reproducción selectiva: determinación de áreas de datos En la reproducción integral no hay problemas en el diseño puesto que las copias serán iguales que el original. En la reproducción selectiva, por el contrario, deben agruparse los datos en zonas de reproducción para disminuir el costo total. Para determinar las áreas de datos se procede de la siguiente manera: 1. Se realiza un listado completo de todos y cada uno de los datos que deben contener los distintos

ejemplares colocándolos en una columna de una tabla.


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2. Se identifica qué datos deben figurar en cada uno de los ejemplares. En la tabla se agrega una columna por cada uno de los ejemplares y se marca con una cruz el dato que debe figurar en cada uno de ellos.

3. Se determinan las zonas de reproducción. Para ello, se irán analizando cada uno de los datos. Aquellos que deben reproducirse exactamente en los mismos ejemplares constituirán una zona. Entonces se marcará con una cruz a qué zona pertenece cada dato.

Ejemplares Zonas de reproducción

Datos 0 1 2 3 A 0123

B 01

C 02

Dato1 x x x x x Dato2 x x x x x Dato3 x x x Dato4 x x x Dato5 x x x Dato6 x x x Dato7 x x x Dato8 x x x x x Dato9 x x x

Una vez determinadas las zonas de reproducción, analizaremos el tipo de carbonicado que resulta más conveniente para la reproducción selectiva. 1. Si se utilizan carbónicos de varios usos retirando y/o colocándolos entre los ejemplares según la

zona de reproducción en cada uno de ellos, resulta económica en cuanto a su costo intrínseco pero no en cuanto a su costo de utilización ya que requerirá de mucha atención por parte de la persona que lo completa que tendrá que recordar en qué momento colocar y retirar los carbónicos. Para disminuir la atención que debe prestar el usuario en el intercambio de carbónicos, podría utilizarse el enmascaramiento de las zonas que no deben reproducirse. Recuérdese que el enmascaramiento consiste en imprimir una zona negra (totalmente saturada) y al reproducir sobre ella no se puede leer quedando enmascarados los datos. Este sistema no es estético y por ende no es aconsejable cuando los formularios deben salir de la empresa.

2. Con el carbónico de un uso que viene intercalado entre los ejemplares desde de la imprenta se corre el riesgo de que al escribir, como los carbónicos tienen el tamaño de las zonas a reproducir, se muevan al momento de la trascripción debiendo aumentar la atención del empleado que llena el formulario, elevando de esta manera el costo de utilización.

3. El utilizar carbónico químico tiene un alto costo intrínseco. 4. El carbónico impreso al dorso resulta la mejor de las alternativas. Esta solución se muestra a

continuación, esquematizando cada uno de los ejemplares, con las zonas de reproducción y de no reproducción y al reverso de qué zona deberían imprimirse los carbónicos.


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Control de formularios El control implica un seguimiento constante sobre cada formulario implantado en la empresa con el fin de verificar su adecuación a las necesidades para las cuales fue diseñado. El control de formularios resulta muy importante si pensamos que una gran parte de la tarea administrativa se vuelca en ellos. Con él se persigue lo siguiente: Verificar si se cumple con el propósito para el cual fue creado. Detectar posibles cambios en las necesidades de los procedimientos a los cuales pertenecen que

justifiquen su modificación Evaluar la funcionalidad de cada formulario Cuantificar el consumo y el ritmo de reposición

El control de nuevos formularios o de reimpresiones, no es un tema que en sus aspectos cuantitativo como cualitativo las organizaciones le presten mucha atención. El control cuantitativo se materializa a través de una ficha stock que se emitirá por cada uno de los formularios. En ella figurará el punto de pedido, las entradas y salidas del formulario y su existencia actual. Denominación del formulario:

Punto de Pedido:

Prenumeración Cantidad Fecha Descripción De A Entrada Salida Existencia

Actual El control cualitativo se materializa a través de una ficha técnica de cada formulario. En ella quedan registradas todas las características físicas del formulario. Esta ficha facilitará la reimpresión del mismo. Su diseño podrá variar, pero no debe dejar de contener un apartado de Observaciones en el que se irá dejando constancia de los problemas detectados de manera de tenerlos en cuenta al

Original

A

B

C

A

B

C

1º Copia 2º Copia 3º Copia

A

B

C

A

B

C

Zona de no reproducción

Carbónico impreso al dorso


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momento de la reimpresión o de llevar a cabo una Racionalización de formularios. Un diseño de esta ficha podría ser como la siguiente: Denominación del formulario: ………………………………………………………………………

Formato

…………..

Código

………….

Prenumeración: Si No Presentación: Block Talonario Forma de llenado: A mano Máquina de escribir Cantidad de ejemplares: ………………. Tipo de carbónico: ………………………… Tipo de impresión: …………………………………

Ejemplar Original 1º Copia 2º Copia 3º Copia 4º Copia 5º Copia

Calidad papel Color papel Color impresión Código Impreso reverso Troquelado Observaciones: Podría acompañarse esta ficha con una copia del impreso para el caso de que surja alguna duda. Bibliografía MARTÍN, Miguel Angel y TOLOSA, Ernesto Jorge – Racionalización de formularios SENN, James A. – Análisis y diseño de Sistemas de Información – McGraw-Hill – Segunda Edición – México – 1992

Formularios convencionales

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