Plan de Gestion de Vivero (1)

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA DE OCCIDENTE

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

MATERIA:

Administración de Proyectos.

DOCENTE:

Ing. Rodolfo Duque

PLAN DE GESTION DE PROYECTO

VIVERO JARDIN EL EDEN.

INTEGRANTES:

Arévalo Martínez, Alam Omar

Brito Lemus, Alberto José

Calles Medrano, Giovanni Alexander

Henríquez, Morena Guadalupe

Mendoza Cortez, Fernando Eugenio

Salgado Rojas, Stephanie Yaneth

FECHA:

Martes 24 de noviembre de 2009

INDICE Pág.

1. Introducción iv

2. Objetivos vii

3. Gestión de Alcance 1

3.1.Acta de Constitución del Proyecto 2

3.2.Enunciado de Alcance del Proyecto 3

3.2.1. Descripción del Alcance del Proyecto 4

3.2.2. Limites del Proyecto 5

3.2.3. Restricciones del Proyecto 6

3.2.4. Organización del Proyecto 6

3.3.Matriz de Marco Lógico 7

3.4.Estructura de Desglose de Trabajo 16

3.5.Control de Cambios 18

4. Gestión de Tiempo 21

4.1.Lista de Actividades 22

4.2.Lista de Hitos 26

4.3.Red PERT 27

5. Gestión de Costos 28

5.1.Estimación de Costos 29

5.2.Presupuesto del Proyecto 39

5.3. Información de Respaldo 47

6. Gestión de Calidad 49

6.1.Planificación de la Calidad 50

6.2.Aseguramiento de la Calidad 53

6.3.Control de la Calidad 53

7. Gestión de Recursos Humanos 55

7.1.Matriz de Responsabilidades 56

7.2.Plan de Administración de Personal 59

7.3.Organigrama de la Empresa 62

7.4.Detalle de las actividades a realizar por cada trabajador 63

7.5.Capacitación del recurso humano 68

8. Gestión de Comunicaciones 70

8.1.Definición de Stakeholders 71

8.2.Análisis de Intereses de los Stakeholders 72

8.3.Forma de satisfacer las necesidades de los Stakeholders 75

8.4.Métodos para recolectar, almacenar y actualizar información 83

8.5.Matriz de Plan de Comunicaciones 89

9. Gestión de Riesgo 97

9.1.Resultado uno: Puesta en marcha del Vivero. 99

9.2.Resultado dos: Producción de Plantas. 110

9.3.Resultado tres: Entrega de Productos a domicilio. 123

9.4.Resultado cuatro: Capacitación de personal. 130

9.5.Resultado cinco: Servicio de Jardinería a domicilio. 137

9.6.Resultado seis: Alianzas Estratégicas. 141

9.7.Resultado siete: Instalación de Fuentes decorativas. 148

10.Gestión de Abastecimiento 153

10.1. Planeamiento del Abastecimiento 154

10.2. Identificación de potenciales fuentes de abastecimiento. 167

10.3. Selección de fuentes de abastecimiento. 170

10.4. Requerimientos de Calidad de Maquinaria y equipo 172

10.5. Requerimientos de Calidad de materia prima e insumos 172

10.6. Requerimientos de Calidad de Accesorios para la venta 174

10.7. Lista de proveedores seleccionados 178

10.8. Requerimientos para cada proveedor. 182

11. Resultado Propuesto: cursos de jardinería 189

12.Cierre de proyecto 192

13.Conclusiones 199

14.Recomendaciones 201

15.Lecciones Aprendidas 203

16.Bibliografía 204

17.Anexos 206

Introducción.

La administración de proyectos consiste en aprovechar eficientemente los recursos escasos

proporcionados, cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También

ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio. Los

proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que

un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada

proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las

circunstancias siempre cambian a lo largo del tiempo.

El trabajo presentado consiste en la administración de la empresa Vivero jardín El Edén, este

cuenta con la gestión de alcance en la que se agregan los pasos necesarios para asegurar

que todo los requisitos que necesita la empresa se cumplan. Además en la gestión de tiempo

se identifican los nexos entre las actividades que componen el proyecto, además de obtener

el tiempo de ejecución total para cumplir las metas. La gestión de costos incluye la

distribución del presupuesto asignado a cada actividad, que se muestra en las graficas de

barras.

En la gestión de costos se desarrolla la estimación de costos de todo el proyecto, la cual

sirve de base para realizar el presupuesto anual del proyecto, el cual también se incluye en

este documento.

Se presenta la red PERT del proyecto, en la cual se muestra principalmente la secuencia de

todas las actividades del proyecto, mostrando información como lo es, la holgura, la

duración, el costo y la Ruta Critica de todo el proyecto.

La gestión de calidad incluye las políticas para cada gestión y los estándares para cada una

de ellas.

La gestión de recursos humanos la cual define los participantes del proyectos implicados

directamente con sus ejecución como los son los empleados en todos sus niveles

jerárquicos, empresas de servicios entre otros, esta gestión es de gran importancia ya que

define la planificación de los recursos humanos así como las actividades que cada uno que

conforma el equipo organizacional desarrolla así como los responsables tanto en sus

participación como en sus desarrollo por medio de la matriz de responsabilidades, y se

define la cadena de mando por medio del organigrama.

La gestión de comunicaciones que al igual que las otras tiene gran importancia pero está en

especial es la que planifica la forma de comunicarse entre los stakeholders, el primer detalle

que define esta comunicación son los stakeholders que participan tanto directa como

indirectamente en el proyectos, la forma que la información se va a distribuir y los tipos de

documentos que cada stakeholders necesita recibir, la descripción de cada documento y por

supuesto la forma de acceso a esta información y su periodo de envíos a todos los

interesados en el proyectos cuando corresponda.

La gestión de riesgo que abarca todos los posibles problemas que se puedan originar en el

transcurso que dure el proyecto y sus soluciones. La gestión de riesgos toca como primer

punto la planificación de riesgos que planifica y ejecuta actividades para evitar riesgos en el

proyecto, el otro punto es la identificación del riesgo que determina cuales son los riesgos

que pueden afectar el vivero y documentar sus características.

Luego de identificar los riesgos se debe planificar la respuesta a estos riesgos, esta parte

prioriza los riesgos para determinar su probabilidad de ocurrencia y por último se debe dar el

seguimiento y control de riesgo que explica el seguimiento de los riesgos identificados en el

vivero. Todas estas actividades interactúan entre sí para conseguir una buena gestión de

riesgos.

Como una de las gestiones que aportan la forma de adquisición de materias primas e

insumos se encuentra la gestión de abastecimiento, que planifica las compras que el vivero

necesita para su buen funcionamiento, así como la determinación de los proveedores. Con

los proveedores ya elegidos se debe planificar la contratación que se refiere a la parte

documental con efecto legal al incumplir una clausula previamente estudiada por ambas

parte proveedor y acreedor.

Luego de definir el contrato tendrá que administrase este punto es referido al cumplimiento

de cada punto del contrata tanto de la calidad del producto hasta la forma de hacer llegar el

pedido a la empresa, esto a través de una persona asignada que tendrá que emplear

acciones correctivas si fuera necesario así como documentar los cambios relacionados con

los contratos.

Otra parte de mucho interés es el cierre del contrato esta parte debe completar y aprobar el

contrato abierto y por supuesto cerrar cada contrato que sea parte del abastecimiento para el

vivero.

Dentro de la gestión de Alcance se muestra el control de cambios, realizados para una mejor

administración del proyecto, los cambios se hicieron con el objetivo de que el proyecto sea

más productivo.

Además se propone un resultado que se podría implementar en el quinto año del proyecto,

este resultado consiste en el ofrecimiento del servicio de cursos de jardinería.

Objetivos.

Objetivo General.

Presentar el desarrollo de la planificación de las diferentes gestiones que comprende

la administración del proyecto “Vivero Jardín el Edén”, para organizar de forma lógica

y ordenada todos los agentes que intervienen en el desarrollo del proyecto que

llevaran al logro exitoso del mismo.

Objetivos Específicos.

Presentar la planificación de la gestión del Alcance.

Presentar la planificación de la gestión de Tiempo.

Presentar la planificación de la gestión de Costos.

Presentar la planificación de la gestión de Calidad.

Presentar la planificación de la gestión de recursos humanos.

Presentar la planificación de la gestión de comunicaciones.

Presentar la planificación de la gestión de riesgos.

Presentar la planificación de la gestión de abastecimiento.

Gestión del Alcance

Acta de Constitución del Proyecto

Actualmente en la ciudad de Santa Ana, se ha identificado la necesidad de un servicio

mediante el cual la población pueda adquirir plantas ornamentales y frutales, para la

decoración de sus jardines, a precios muy competitivos en el mercado.

Se ha identificado un mercado potencial el cual pretendemos cubrir mediante la prestación

de un servicio de calidad, proporcionando a los usuarios:

Un local atractivo y acogedor, donde los clientes puedan sentirse en contacto con la

naturaleza; personal altamente capacitado que brinde un excelente servicio, atención y la

asesoría necesaria para cumplir con las expectativas de los usuarios; una diversidad de

plantas, mismas que serán decoradas de una manera estética de acuerdo a las necesidades

de los usuarios; servicios a domicilio, que actualmente ninguno de los competidores cubre,

este rubro nos da una gran ventaja ya que además de la entrega a domicilio, se instalaran

fuentes decorativas que darán mayor realce a los jardines de los consumidores, y además se

brindara servicios decorativos para jardines interiores y exteriores, este servicio no estará

respaldado por jardineros particulares(que en la actualidad son los que cubren este

mercado),sino por una organización formal y responsable, que podrá responder en caso de

reclamos o inconformidades.

Según el estudio de factibilidad realizado después de identificada la necesidad y llegando a

la conclusión que el proyecto es viable técnica, económica y financieramente se ha decidido

echar a andar el proyecto, designando, como director de este a: el Br. Alberto José Brito

Lemus.

El director del proyecto junto a su equipo acepta la responsabilidad que la administración del

proyecto requiere, contando con las siguientes restricciones:

Fecha de inicio 2010 y fecha de finalización 2014, lapso de tiempo en el cual se pretende

convertirse en la empresa líder en la producción y venta de plantas ornamentales y frutales, y

en la elaboración y decoración de jardines en la ciudad de Santa Ana, para lo cual se

requiere de un presupuesto total del proyecto de $702.360,80

Enunciado del Alcance del Proyecto

Objetivos del proyecto

Objetivo general

Brindar a la ciudad de Santa Ana una gran variedad de plantas ornamentales y

frutales, servicios a domicilio de entrega de plantas, de jardinería y de instalación de

fuentes, para la creación y decoración de jardines interiores y exteriores de acuerdo a

las exigencias de los clientes.

Objetivo especifico

Creación y mantenimiento del vivero jardín el edén mediante el logro de los resultados

propuestos en la planificación del proyecto.

Descripción de alcance del producto

El vivero jardín el edén estará ubicado en una zona estratégica de la ciudad de Santa Ana,

las instalaciones contaran con una gran variedad de plantas ornamentales y frutales, además

de una variedad de plantas exóticas de los países de Guatemala y Honduras a partir del año

2,011.

Se brindara el servicio de creación y decoración de jardines interiores y exteriores. Como

componentes adicionales a la decoración se venderán fuentes y hermosas macetas de

barro, todo esto para dar a la población santaneca una nueva alternativa para proporcionar

una mayor vistosidad a sus jardines tanto en sus hogares, lugares de trabajo, restaurantes,

eventos especiales, etc.

Como un valor agregado tanto a la venta de plantas, se prestara servicio a domicilio,

facilitando así el trasporte de las mismas a los hogares de los clientes. Dicho servicio a

domicilio contara además con asesoramiento a los clientes en la decoración de sus jardines,

mediante el uso de catálogos ilustrativos de una gran variedad de diseños estándares de

jardines, además en el quinto año del proyecto se procederá a la instalación de fuentes

decorativas.

El vivero contara con un personal altamente calificado, que poseerá las características

necesarias para desempeñar satisfactoriamente las funciones indispensables del puesto

para el cual fueron contratados; este personal se verá sometido a capacitaciones periódicas

de manera que brinden un mejor servicio al cliente.

Debido a que el vivero será nuevo en el mercado y brindara servicios innovadores en su

rubro en la ciudad de Santa Ana, será necesario una fuerte campaña publicitaria, para ello se

creara una página web donde se plasmaran los diferentes productos y servicios ofrecidos por

el vivero, a la vez este será ampliamente difundido en un canal de televisión y radios locales.

Limites del proyecto

El vivero jardín el edén contara con venta de plantas ornamentales y frutales, además de

brindar servicio de entrega a domicilio, decoración de jardines e instalación de Fuentes

decorativas.

Las plantas importadas de Honduras y Guatemala serán solo aquellas que logren adaptarse

al clima dominante de la zona occidental de El Salvador.

En la decoración y creación de jardines debido al personal con que se cuenta, dependiendo

de la demanda del servicio, y no logrando proporcionar este de manera inmediata se

pondrán fechas posteriores de atención adecuándolas tanto a la necesidad del cliente como

a la disponibilidad de la empresa.

Para la creación y decoración de jardines se cuenta con un jardinero y un albañil, por lo cual

el trabajo otorgado a ellos será acorde a las capacidades de los mismos, es decir no se les

otorgaran la creación de jardines demasiado extensos y/o complicados, de esta manera se

garantizara la satisfacción de nuestros clientes.

El servicio a domicilio se ofrecerá de acuerdo a la compra del cliente, de manera que la

empresa obtenga ganancias de la prestación del mismo.

Restricciones del proyecto

Fecha de inicio: 1 de enero del 2010

Fecha de finalización: 31 de diciembre el 2014

Presupuesto total del proyecto: $702,360.80.

Fecha de inicio 2010 y fecha de finalización 2014, lapso de tiempo en el cual se pretende

convertirse en la empresa líder en la producción y venta de plantas ornamentales y frutales, y

en la elaboración y decoración de jardines en la ciudad de Santa Ana, para lo cual se

requiere de un presupuesto total del proyecto de $702.360,80

Organización inicial del proyecto

Inversionista: Ingeniero Rodolfo Duque

Equipo de administración del proyecto

Director del proyecto: Br. Alberto José Brito Lemus

Analista: Br. Fernando Eugenio Mendoza Cortez,

Analista: Br. Giovanny Calles Medrano

Analista: Br. Stephanie Yaneth Salgado,

Analista: Br. Alam Omar Arévalo Martinez.

Analista: Br. Morena Guadalupe Henríquez.

Matriz de marco lógico

Indicadores Medios de verificación SupuestosObjetivo general: Brindar a la ciudad de Santa Ana una gran variedad de plantas ornamentales y frutales, servicios a domicilio de entrega de plantas, de jardinería y de instalación de fuentes, para la creación y decoración de jardines interiores y exteriores de acuerdo a las exigencias de los clientes.

Un 80% del mercado meta nos reconozca como la empresa líder en la creación de jardines para el año 2014, en base a la demanda potencial determinada en la factibilidad del proyecto.

Estudio de mercado realizado por la empresa a lo largo de la zona occidental a finales del año 2014.

Excelente aceptación por parte del mercado meta de todos los productos y servicios ofrecidos por el vivero.

Objetivo especifico: Creación y mantenimiento del vivero jardín el edén mediante el logro de las metas propuestas en la planificación del proyecto.

Local establecido en la ciudad de Santa Ana;

330,303 plantas ornamentales y 163,651 plantas frutales producidas y vendidas;

3,141 entregas de producto a domicilio realizadas;

230 Servicios de Jardinería Realizados

20 fuentes Instaladas; 3 capacitaciones realizadas y 37 alianzas establecidas;

Todo lo anterior entre el año 2010 y el año 2014.

Informe de Resultados del Proyecto.

Balances Generales de los años 2010 a 2014.

Informes de producción e inventarios mensuales y anuales durante la vida del proyecto.

Facturas de compras realizadas entre los años 2010-2014.

La demanda se mantendrá según lo proyectado en las factibilidades.

El Local especificado en las Factibilidades, para el establecimiento del vivero, se encuentra disponible durante toda la vida del proyecto.

RESULTADOS

Puesta en marcha del vivero “jardín El Edén”.

Inicio de operaciones de vivero jardín El Edén para el 1 de marzo del año 2010 con:

6 trabajadores dentro de las instalaciones.

17,000 plantas ornamentales y 8,000 plantas frutales para la venta.

Promoción del vivero por medio de un corto televisivo, de 30 segundos de duración, transmitido por canal 23 de occidente, seis veces al día durante el periodo 2010-2015.

Pagina Web del vivero funcionando a partir del 1 de marzo de 2010.

Promoción del vivero a través de radio doble H y radio Soda Stereo por medio de cuñas de 30 segundos de duración 20 veces al día, en el periodo 2010-2015.

5000 hojas Volantes Promocionales entregadas mensualmente a las personas que transitan en el centro de la Ciudad de Santa Ana durante el periodo 2010-2015.

18,134 accesorios y 2,106 herramientas vendidas durante el periodo 2010-2015.

Contrato de arrendamiento del local.

Cierre de contrato con empresa constructora.

Contratos con los medios de difusión seleccionados.

Informe de verificación y aceptación de la página web por parte del jefe del proyecto.

Facturas de compra de :

Plantas.

Herramientas y accesorios.

Equipo de oficina

Contratos de trabajo de las personas que laboraran dentro de la empresa.

Factibilidades bien elaboradas y vigentes en cada uno de los años de su ejecución.

El nombre y logo de la empresa puede ser usado.

El local seleccionado en las factibilidades del proyecto se encuentra disponible.

Los anuncios difundidos en los medios de comunicación lleguen al mercado meta.

Encontrar todas las especies de plantas con su respectiva cantidad proyectadas en la lista elaborada.

Encontrar personal con las características necesarias para el buen desempeño de las actividades del vivero.

Producción de Plantas 51,000 plantas ornamentales y 24,000 plantas frutales producidas en el año 2010.

Informe de Producción del año 2010.Informe de Producción del año 2011.

Las condiciones climatológicas en la ciudad de Santa Ana, se mantienen favorables para la producción de

62,400 plantas ornamentales y 31,200 plantas frutales producidas en el año 2011.




Informe de Producción del año 2012.Informe de Producción del año 2013.Informe de Producción del año 2014.

plantas.

El precio de los insumos y la materia prima, se mantiene dentro de los precios proyectados.

Las regulaciones Gubernamentales sobre impuestos y aranceles a los establecimientos comerciales se mantienen estables.

Existen los medios para controlar las posibles plagas que se puedan presentar.

Servicio de Entrega a Domicilio 350 entregas de producto a domicilio realizadas en el año 2010.

350 entregas de producto a domicilio realizadas en el año 2011.




Informe de Ventas del año 2010.





El precio de la gasolina se mantiene dentro de las proyecciones hechas en las factibilidades.

No existe ningún tipo de accidente en el trayecto del vehículo hacia la entrega.

Servicio de Jardinería a Domicilio. 30 Servicios de Jardinería a domicilio Realizados en el año 2012.

80 Servicios de Jardinería a domicilio Realizados en el año 2013.

120 Servicios de Jardinería a domicilio Realizados en el año 2014.




El cliente es capaz de expresar de forma clara y concreta, sus exigencias y parámetros respecto al servicio.

Servicio de Instalación de Fuentes a Domicilio.

20 Fuentes decorativas instaladas durante el año 2014.

Informe de Ventas del año 2014.Formularios de adquisición de servicios.

El cliente es capaz de expresar de forma clara y concreta, sus exigencias

Facturación por compra de fuentes decorativas.

y parámetros respecto al servicio.

Existe oportunidad de crecimiento económico por prestación de servicios.

Personal Capacitado 1 capacitación en mejora de atención al cliente, para los 4 empleados administrativos del vivero en el año 2011.

1 capacitación en decoración de jardines, para los 3 empleados operativos del vivero en el año 2012.

1 capacitación sobre implementación de un marketing exitoso, para los 4 empleados administrativos del vivero en el año 2013.

1 capacitación en nuevas técnicas decorativas de fuentes, para los 3 empleados operativos del vivero en el año 2014.

Lista de asistencia a capacitación e Informe del desempeño laboral




Participación de los empleados

Asimilación y puesta en práctica de lo aprendido en la capacitación

Fomentar alianzas estratégicas Alianzas estratégicas establecidas con: “Criadero de plantas la Ceiba, Casa del plástico, IMACASA, Artesanías Cannabis, Goldtree, Banco de Materiales El Mirador, Agroservicio La Campiña”, en el año 2010, en cuanto a suministro de productos.

15 nuevas alianzas estratégicas establecidas en el año 2011 con los centros escolares:

Registro de consolidación de alianzas año 2010

Registro de consolidación de alianzas año 2011.

Registro de consolidación de alianzas año 2014

Participación activa de parte de empresas proveedoras y escuelas.

Colonia San José Hacienda Santa Adela.

Caserío San Luis La Planta, cantón Nancintepeque.

José Antonio Martínez Colonia El Edén Colonia Rio Zarco Colonia Santa Gertrudis Lomas Del Tecana INSA Cantón El Portezuelo Cantón Loma De San

Marcelino Colonia Santa Leonor Escuela de Educación

Parvularia Barrio San Miguelito

Escuela de Educación Parvulario de la colonia el Palmar

Monseñor José López Sandoval

Complejo Educativo Profesor José Arnoldo Sermeño

15 nuevas alianzas estratégicas establecidas en el año 2013 con los centros escolares:

Escuela Educación Parvularia Santa Isabel

Escuela Colonia La Fortuna Caserío Los Guirrola Centro Escolar Lic. Carmen

Elena Calderón De Escalón Caserío Llano Largo Santa Ana California Colonia Quillones

Napoleón Ríos José Martí República de Venezuela General Francisco Morazán Club de Leones Capitán General Gerardo

Barrios Doctor Humberto Quintero Santa Lucia

ACTIVIDADES

Establecimiento del local del vivero.

Proveer el local de personal calificado para su administración y operación.

Adquisición de plantas para comenzar las actividades del vivero.

Promoción de productos y servicios ofrecidos por el vivero.

Creación de la página web.

$21,170.00

$810.00

$17,500.00

$160.00

$1,225.00

Siembra y Mantenimiento de plantas ornamentales y frutales durante el año 2010.



$35,426.25

$46,537.15

$53,986.43



Importación de semillas de Honduras y Guatemala.

$59,267.88

$64,799.92

$390.00

Entrega de Productos a Domicilio durante el año 2010.





$1,715.00

$2,195.73

$2,411.08

$2,722.81

$3,045.93

*El costo que se detalla corresponde al gasto de combustible y depreciación de automóvil.

Introducción de Servicio de Jardinería a Domicilio

Realización de Servicio de Jardinería a Domicilio durante el año 2012.



$520.00

$4,944.00

$5,400.00

$5,400.00

Introducción de Servicio de Instalación de Fuentes a Domicilio

Instalación de Fuentes a Domicilio durante el año 2014.

$270.00

$1,152.72

Brindar la capacitación: mejora de atención al cliente, para el personal administrativo del vivero

Brindar la capacitación: decoración de jardines, para el personal operativo del vivero

Brindar la capacitación: implementación de un marketing exitoso, para el personal administrativo del vivero

Brindar la capacitación: nuevas técnicas decorativas de fuentes, para el personal operativo del vivero

$175.00

$175.00

$175.00

$175.00

Establecer Alianzas con proveedores, en el año 2010.

Establecer Alianzas con escuelas en los años 2011 y 2013.

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*La creación de alianzas estratégicas es una actividad de gestión.

Estructura de Desglose del Trabajo

24

Control de Cambios

26

Control de cambios: Vivero Jardín El Edén.

Ya que en la actualidad el precio de compra de: insumos, materias primas y productos

para la venta, han sufrido variaciones en su costo, se realizo una investigación en el

mercado para obtener la actualización de los precios. Algunos de los precios dentro de

la factibilidad económica han aumentado otros han disminuido y otros se han

mantenido. Como administradores del proyecto debemos tomar en cuenta los factores

externos para que en el momento de realización del proyecto no varíen las

proyecciones.

Como parte del análisis realizado encontramos que los salarios reflejados en la parte

de gastos no son estimados reales, se piensa que estos no son acorde a los salarios

que actualmente se cotizan en el país, además una forma de incentivar a los

trabajadores es a través de sueldos acordes a su puesto. Los nuevos salarios

asignados fueron obtenidos de la tabla de salarios mínimos del Ministerio de Trabajo

que se encuentra en los anexos.

Aumento del costo de la publicidad de cada una de las sucursales, ya que el vivero no

solo se dedicara a la venta de plantas, sino además prestara una serie de servicios

adicionales que necesitan ser promocionados, de manera que los clientes tengan

conocimiento de los mismos y puedan acceder a ellos, además siendo una nueva

empresa necesita un esfuerzo extra.

El costo de publicidad ha aumentado $500.00 debido a que en la factibilidad del

proyecto no se había contemplado el monto de la creación y mantenimiento de la

página web con que contará el vivero.

Se crearán catálogos para promocionar los servicios y productos ofrecidos por el

vivero.

27

Se ha agregado la actividad de preparación del local, esto incluye: preparación del

suelo, adecuación de las sombras, instalación de sistema de riego, entre otras

actividades importantes para el buen funcionamiento, esto significa aumento en la

inversión inicial para cada sucursal.

Para poder brindar el servicio a domicilio es necesario contratar a otro empleado

debido a la diversidad de servicios que la empresa brindara, no solo se tendrá la

entrega de plantas y accesorios, servicio de Jardinería a domicilio e Instalación de

fuentes decorativas, sino además es necesario el cuidado de las plantas ubicadas en el

vivero.

En el proyecto actual se nos recomienda la adquisición de un pick up nissan frontier

cuatro por cuatro doble cabina, costo que hasta el momento consideramos subutilizado,

ya que las entregas de plantas se harán dentro de la ciudad y la especialidad el vivero

está enfocada a los jardines por lo cual no se transportaran grandes volúmenes de

planas. Ante esta situación, recomendamos la adquisición de un mini pick up chevrolet

cmv, mismo que cubrirá las demandas requeridas en el servicio a domicilio de plantas y

accesorios.

En las factibilidades se propone la compra de plantas de países extranjeros, se deicidio

solo importar las semillas de dichas plantas para la producción dentro del vivero,

debido a que estas al ser traídas del exterior podían sufrir daños considerables debido

al cambio de clima.

Por orden de los inversionistas del proyecto solo se abrirá una sucursal la cual se

encontrara en la ciudad de Santa Ana, las demás aperturas quedan canceladas.

El personal administrativo del vivero será designado en el organigrama de la empresa

como encargados, y no gerentes como se encontraba en las factibilidades.

28

El gerente de relaciones publicas, fue sustituido por el encargado de compras, ya que

esta persona se encontraba subutilizada solo al encargarse de establecer relaciones

con proveedores y clientes, por lo tanto, se le designaron actividades relacionadas al

abastecimiento de insumos y materia prima.

En las factibilidades se propone contar con la ayuda de un asesor de producción los

cinco años que dura el proyecto, se decidió, que dicha asesoría solo será requerida en

los primeros tres años, debido a la experiencia ganada por el personal operativo del

vivero.

Al analizar más a profundidad el proceso de entregas de productos y servicio a

domicilio, se decidió hacer un ajuste a dicho proceso el cual se describe a continuación:

Para dar el servicio a domicilio, solo se brindara a personas que sean previamente

incluidas en la base de datos de clientes del vivero. Para establecer dicha base de

datos, al momento que un cliente adquiera un producto en el vivero, su nombre y

numero telefónico quedara registrado, y cuando el cliente llame a solicitar el servicio

a domicilio, el encargado de ventas sabrá quien solicita el servicio. Esta modalidad

será tomada para evitar cualquier tipo de bromas que puedan hacer al vivero, que

de alguna manera acarrearían gastos sin ningún tipo de provecho.

29

Gestión de Costos

30

Estimación de Costos.

Nivel de precisión. El nivel de precisión de los costes de las actividades del proyecto

está determinado por las factibilidades del proyecto, en el caso de las actividades

agregadas a lo largo del proyecto se han ajustado los costos a un redondeo de dos

cifras.

Unidades de medida. Todos los costos del proyecto están determinados en dólares

americanos ($).

A continuación se presenta una descripción de los costos del proyecto:

Costo de Inversión Inicial del proyecto.

Activos fijos tangibles

Podadora $300.00

Vehículo pick up $8,000.00

Manguera 15 mts $9.75

Machete $13.00

Cuma (3) $15.00

Irrigador de agua $4.00

Tijeras de podar (3) $13.50

Azadón (3) $24.00

Piocha (3) $32.25

Escalera $42.00

Rastrillo (3) $23.25

Escoba (24) $39.60

Pala (4) $31.80

Guantes $120.00

Carretilla (2) $68.00

Bolsas de polietileno $555.50

Herramienta $150.00

preparación del terreno $1,000.00

Sala de Ventas $15,000.00

Escritorio (2) $300.00

Sillas (2) $78.00

31

Mesa de centro $30.00

Sillas de espera (4) $132.00

Archivero $150.00

Equipo de oficina $200.00

Canopi $150.00

Bodega de MyE, MP 3*3mts $2,500.00

Estantes $100.00

Cafetera $50.00

Oasis $50.00

Computadora $600.00

telefax Samsung $143.00

Impresora $47.00

Contómetro $60.00

Banners publicitarios $500.00

Rótulos publicitarios $500.00

Total Activos fijos tangibles $31,031.65

Activos Fijos intangibles

software para factura sapbussines 2010 $200.00

Licencias de office 2010 $165.00

Licencia de Windows 7 $125.00

creación de pagina web $1,200.00

Curso Inductivo de jardinería moderna $250.00

Total Activos Fijos intangibles $1,940.00

Activos circulantes

Materia Prima e InsumosPlantas ornamentales $10,000.00

Plantas frutales $7,500.00

Accesorios $1,500.00

Herramientas $750.00

Semillas $200.00

Tierra negra $6,450.00

Abono $1,000.00

Fertilizante $1,000.00

Plaguicida $1,500.00

Total Materia prima e insumos $20,350.00

Planilla 6 meses

32

Encargada general $2,100.00

Encargado de Compras $1,620.00

Encargado de ventas $1,620.00

Encargado de producción $1,620.00

Jardinero(2) $2,472.00

Total Planilla (6 meses) $9,432.00

Gastos gerencialesTramites notariales $300.00

Tramites en hacienda $50.00

Tramites de ISSS $50.00

Tramite de AFP $50.00

Permiso de alcaldía $50.00

costo de constitución de la empresa $1,712.65

Total Gastos gerenciales $2,212.65

Total Activos circulantes $31,994.65

TOTAL DE INVERSIÓN INICIAL $73,316.30

Costos de Operación del proyecto.

Costo de producción de Plantas Ornamentales y Frutales.

2010Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 35 camionada $150.00 $5,203.04 Bolsas plásticas 60,501 bolsas $0.03 $1,663.76 Abono 4 Qq $50.00 $161.33 Fertilizante 2 Qq $50.00 $80.67 Insecticida 3 Qq $25.00 $60.50 Semillas 40,334 unidad $0.00 $40.33 Azadón 4 unidad $8.00 $25.81 Figuras 807 unidad $1.25 $1,008.34 Luminarias 202 unidad $1.60 $322.67 Macetas Barro 807 unidad $2.00 $1,613.34 Fuentes P 202 unidad $28.00 $5,646.71 Fuentes M 122 unidad $45.00 $5,445.04 Fuentes G 81 unidad $70.00 $5,646.71 Combustible 404 galon $3.11 $1,254.38 Azadón para venta. 41 unidad $8.00 $322.67 Piocha para venta. 41 unidad $10.75 $433.59

33

Pala de jardinero para venta. 41 unidad $2.00 $80.67 Pala de jardinero. 4 unidad $2.00 $6.45 Rastrio 61 unidad $7.75 $468.88 Cuma 41 unidad $5.00 $201.67 Tijeras de podar 33 unidad $4.50 $145.20

Total 2010 $29,831.75

2011Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 54 camionada $157.35 $8,496.90Bolsas plásticas 93,600 bolsas $0.03 $2,700.13Abono 5 Qq $52.45 $262.25Fertilizante 3 Qq $52.45 $157.35Insecticida 4 Qq $26.23 $104.90Semillas 62,400 unidad $0.00 $65.46Azadón 5 unidad $8.39 $41.96Figuras 1,248 unidad $1.31 $1,636.44Luminarias 312 unidad $1.68 $523.66Macetas Barro 1,248 unidad $2.10 $2,618.30Fuentes P 312 unidad $29.37 $9,164.06Fuentes M 188 unidad $47.21 $8,874.54Fuentes G 125 unidad $73.43 $9,178.75Combustible 624 galon $3.26 $2,035.73Azadón para venta. 63 unidad $8.39 $528.70Piocha para venta. 63 unidad $11.28 $710.44Pala de jardinero para venta. 63 unidad $2.10 $132.17Pala de jardinero. 5 unidad $2.10 $10.49Rastrio 94 unidad $8.13 $764.20Cuma 63 unidad $5.25 $330.44Tijeras de podar 50 unidad $4.72 $236.03

TOTAL 2011 $48,572.89

2012Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 60 camionada $165.06 $9,903.61Bolsas plásticas 102,960 bolsas $0.03 $3,115.68Abono 6 Qq $55.02 $330.12Fertilizante 4 Qq $55.02 $220.08Insecticida 5 Qq $27.51 $137.55Semillas 68,640 unidad $0.00 $75.53Azadón 6 unidad $8.80 $52.82

34

Figuras 1,373 unidad $1.38 $1,888.56Luminarias 344 unidad $1.76 $605.66Macetas Barro 1,373 unidad $2.20 $3,021.70Fuentes P 344 unidad $30.81 $10,599.06Fuentes M 207 unidad $49.52 $10,250.24Fuentes G 138 unidad $77.03 $10,629.87Combustible 687 galon $3.42 $2,351.08Azadón para venta. 70 unidad $8.80 $616.22Piocha para venta. 70 unidad $11.83 $828.05Pala de jardinero para venta. 70 unidad $2.20 $154.06Pala de jardinero. 6 unidad $2.20 $13.20Rastrio 104 unidad $8.53 $886.92Cuma 70 unidad $5.50 $385.14Tijeras de podar 55 unidad $4.95 $272.35

TOTAL 2012 $56,337.52

2013Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 63 camionada $173.15 $10,908.33Bolsas plásticas 107,156 bolsas $0.03 $3,401.54Abono 7 Qq $57.72 $404.01Fertilizante 5 Qq $57.72 $288.58Insecticida 6 Qq $28.86 $173.15Semillas 71,438 unidad $0.00 $82.46Azadón 7 unidad $9.23 $64.64Figuras 1,429 unidad $1.44 $2,061.91Luminarias 359 unidad $1.85 $663.04Macetas Barro 1,429 unidad $2.31 $3,299.05Fuentes P 359 unidad $32.32 $11,603.23Fuentes M 216 unidad $51.94 $11,220.00Fuentes G 144 unidad $80.80 $11,635.55Combustible 715 galon $3.59 $2,566.81Azadón para venta. 73 unidad $9.23 $674.12Piocha para venta. 73 unidad $12.41 $905.85Pala de jardinero para venta. 73 unidad $2.31 $168.53Pala de jardinero. 7 unidad $2.31 $16.16Rastrio 109 unidad $8.95 $975.11Cuma 73 unidad $5.77 $421.33Tijeras de podar 58 unidad $5.19 $301.28

TOTAL 2013 $61,834.68

35

2014Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 68 camionada $181.63 $12,351.00Bolsas plásticas 115,240 bolsas $0.03 $3,837.41Abono 8 Qq $60.54 $484.35Fertilizante 6 Qq $60.54 $363.26Insecticida 7 Qq $30.27 $211.90Semillas 76,828 unidad $0.00 $93.03Azadón 8 unidad $9.69 $77.50Figuras 1,537 unidad $1.51 $2,326.41Luminarias 387 unidad $1.94 $749.78Macetas Barro 1,537 unidad $2.42 $3,722.25Fuentes P 387 unidad $33.90 $13,121.12Fuentes M 233 unidad $54.49 $12,696.10Fuentes G 155 unidad $84.76 $13,138.07Combustible 769 galon $3.77 $2,895.93Azadón para venta. 79 unidad $9.69 $765.28Piocha para venta. 79 unidad $13.02 $1,028.34Pala de jardinero para venta. 79 unidad $2.42 $191.32Pala de jardinero. 8 unidad $2.42 $19.37Rastrio 118 unidad $9.38 $1,107.35Cuma 79 unidad $6.05 $478.30tijeras de podar 63 unidad $5.45 $343.29

TOTAL 2014 $75,262.87

Planilla de Vivero Jardin El Eden.

PUESTO SALARIO MENSUALCANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUAL

Encargado general $350 1 $4,200 $4,200Encargado de compras $270 1 $3,240 $3,240Encargado de ventas $270 1 $3,240 $3,240Encargado de producción $270 1 $3,240 $3,240jardinero de Produccion $206 2 $2,472 $4,944

COSTO PLANILLA AÑO 2010 $18,864

PUESTO SALARIO MENSUAL CANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUALEncargado general $350 1 $4,200 $4,200Encargado de compras $270 1 $3,240 $3,240Encargado de ventas $270 1 $3,240 $3,240

36

Encargado de producción $270 1 $3,240 $3,240jardinero de Produccion $206 2 $2,472 $4,944


PUESTO SALARIO MENSUAL CANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUALEncargado general $350 1 $4,200 $4,200Encargado de compras $270 1 $3,240 $3,240Encargado de ventas $270 1 $3,240 $3,240Encargado de producción $270 1 $3,240 $3,240jardinero de Produccion $206 2 $2,472 $4,944Albañil $206 1 $2,472 $2,472jardinero de Servicio $206 1 $2,472 $2,472






Costo De Servicios Y Gastos Administrativos de Vivero.

CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,000.00 $12,000.00Telefax/ internet $65.00 $780.00Agua $500.00 $6,000.00

37

Luz $50.00 $600.00Impuestos municipales $30.00 $360.00mantenimiento y reparación $50.00 $600.00papelería $25.00 $300.00publicidad $1,500.00 $18,000.00

COSTO TOTAL AÑO 2010 $38,640.00

CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,049.00 $12,588.00Telefax/ internet $68.19 $818.22Agua $524.50 $6,294.00Luz $52.45 $629.40Impuestos municipales $31.47 $377.64mantenimiento y reparación $52.45 $629.40papelería $26.23 $314.70publicidad $1,573.50 $18,882.00




CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,154.32 $13,851.85Telefax/ internet $75.03 $900.37Agua $577.16 $6,925.92Luz $57.72 $692.59Impuestos municipales $34.63 $415.56

38

mantenimiento y reparación $57.72 $692.59papelería $28.86 $346.30publicidad $1,731.48 $20,777.77




Costo de otros servicios de Vivero.

Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600Contabilidad $100 $1,200Asesoria Tecnica $100 $1,200

Total 2010 $6,000


Total 2011 $6,000


Total 2012 $6,000

Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600Contabilidad $100 $1,200

Total 2013 $6,000

Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600

39

Contabilidad $100 $1,200Total 2014 $6,000

COSTO TOTAL DE OPERACIÓN DE TODO EL PROYECTO $629,044.50

Consolidado de Presupuesto de Operación del Proyecto.

AñoConcepto 2010 2011 2012 2013 2014

Producción $29,831.75 $48,572.89 $56,337.52 $61,834.68 $75,262.87

Planilla $9,432.00 $18,864.00 $23,808.00 $27,120.00 $27,120.00

Administración $38,640.00 $40,883.36 $42,519.49 $44,777.95 $46,788.49

Servicios $6,000.00 $6,000.00 $6,000.00 $4,800.00 $4,800.00

Total $84,982.75 $114,245.25 $128,145.01 $138,532.63 $156,371.36

Consolidado de Presupuesto Total del Proyecto.

AñoConcepto 2010 2011 2012 2013 2014

Inversión $73,316.30 $175.00 $695.00 $175.00 $445.00

Operaciones $84,982.75 $114,245.25 $128,145.01 $138,532.63 $156,371.36

Total $159,381.05 $114,320.25 $128,840.01 $138,407.63 $156,816.36

COSTO TOTAL DEL PROYECTO: $701,960.80

40

PRESUPUESTO DEL PROYECTO.

41

PRESUPUESTO AÑO 2010MES GASTO ACUMULADO

Enero $64,966.30 $64,966.30Febrero $657.29 $65,623.59Marzo $7,230.18 $72,853.76Abril $7,887.46 $80,741.23Mayo $8,544.75 $89,285.98Junio $9,202.04 $98,488.02Julio $9,530.69 $108,018.71

Agosto $9,859.33 $117,878.04Septiembre $10,187.97 $128,066.01

Octubre $10,352.30 $138,418.31Noviembre $10,516.62 $148,934.93Diciembre $10,516.62 $159,381.05

TOTAL $159,381.05

$0.00$10,000.00$20,000.00$30,000.00$40,000.00$50,000.00$60,000.00$70,000.00

PRESUPUESTO 2010

$0.00$20,000.00$40,000.00$60,000.00$80,000.00

$100,000.00$120,000.00$140,000.00$160,000.00$180,000.00

LINEA BASE AÑO 2010

PRESUPUESTO AÑO 2011MES GASTO ACUMULADO

Enero $9,512.10 $9,512.10Febrero $9,512.10 $19,024.21Marzo $9,512.10 $28,536.31Abril $9,512.10 $38,048.42Mayo $9,512.10 $47,560.52Junio $9,512.10 $57,072.63Julio $9,512.10 $66,584.73

Agosto $9,512.10 $76,096.83Septiembre $9,512.10 $85,608.94

Octubre $9,512.10 $95,121.04Noviembre $9,687.10 $104,808.15Diciembre $9,512.10 $114,320.25

TOTAL $114,320.25

$9,400.00$9,450.00$9,500.00$9,550.00$9,600.00$9,650.00$9,700.00$9,750.00

PRESUPUESTO 2011

enero

febrer

omarz

oab

ril may

ojunio

julioag

osto

septiem

bre

octubre

noviembre

diciembre

$0.00

$20,000.00

$40,000.00

$60,000.00

$80,000.00

$100,000.00

$120,000.00

$140,000.00


PRESUPUESTO AÑO 2012MES GASTO ACUMULAD

OEnero $10,853.7

5$10,853.75

Febrero $10,678.75

$21,532.50

Marzo $10,818.75

$32,351.25

Abril $11,058.75

$43,410.00

Mayo $10,678.75

$54,088.75

Junio $10,678.75

$64,767.51

Julio $10,678.75

$75,446.26

Agosto $10,678.75

$86,125.01

Septiembre

$10,678.75

$96,803.76

Octubre $10,678.75

$107,482.51

Noviembre

$10,678.75

$118,161.26

Diciembre $10,678.75

$128,840.01

TOTAL $128,840.01

$10,400.00 $10,500.00 $10,600.00 $10,700.00 $10,800.00 $10,900.00 $11,000.00 $11,100.00

PRESUPUESTO 2012

$0.00$20,000.00$40,000.00$60,000.00$80,000.00

$100,000.00$120,000.00$140,000.00



OEnero $11,644.3

9$11,644.39

Febrero $11,644.39

$23,288.77

Marzo $11,644.39

$34,933.16

Abril $11,644.39

$46,577.54

Mayo $11,644.39

$58,221.93

Junio $11,644.39

$69,866.32

Julio $11,644.39

$81,510.70

Agosto $11,644.39

$93,155.09

Septiembre

$11,644.39

$104,799.47

Octubre $11,644.39

$116,443.86

Noviembre

$11,819.39

$128,263.24

Diciembre $11,644.39

$139,907.63

TOTAL $139,907.63

enero

febrer

omarz

oab

rilmay

ojunio

julioag

osto

septiem

bre

octubre

noviembre

diciembre

$11,550.00

$11,600.00

$11,650.00

$11,700.00

$11,750.00

$11,800.00

$11,850.00

PRESUPUESTO 2013

$0.00$20,000.00$40,000.00$60,000.00$80,000.00

$100,000.00$120,000.00$140,000.00$160,000.00



Oenero $13,405.9

5$13,405.95

febrero $13,500.95

$26,906.89

marzo $13,230.95

$40,137.84

abril $13,230.95

$53,368.79

mayo $13,230.95

$66,599.73

junio $13,230.95

$79,830.68

julio $13,230.9 $93,061.63

5agosto $13,230.9

5$106,292.57

septiembre

$13,230.95

$119,523.52

octubre $13,230.95

$132,754.47

noviembre $13,230.95

$145,985.41

diciembre $13,230.95

$159,216.36

TOTAL $159,216.36

$13,050.00 $13,100.00 $13,150.00 $13,200.00 $13,250.00 $13,300.00 $13,350.00 $13,400.00 $13,450.00 $13,500.00 $13,550.00

PRESUPUESTO 2014

$0.00 $20,000.00 $40,000.00 $60,000.00 $80,000.00

$100,000.00 $120,000.00 $140,000.00 $160,000.00 $180,000.00


PRESUPUESTO ANUALPERIODO 2010 2011 2012 2013 2014ANUAL $159,381.05 $114,320.25 $128,840.0 $139,907.63 $159,216.36

1

ACUMULADO $159,381.05 $274,396.30 $403,236.31

$543,143.94 $702,360.80

2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015$0.00

$20,000.00

$40,000.00

$60,000.00

$80,000.00

$100,000.00

$120,000.00

$140,000.00

$160,000.00

$180,000.00

PRESUPUESTO ANUAL

0 2 4 6 8 10 12$0.00

$2.00

$4.00

$6.00

$8.00

$10.00

$12.00LINEA BASE DE COSTO DEL PROYECTO

MES

Requisitos para la financiación del proyecto.

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59$0.00

$100,000.00

$200,000.00

$300,000.00

$400,000.00

$500,000.00

$600,000.00

$700,000.00

$800,000.00

Proceso de control de costes.

Este proceso de monitoreo será realizado por el equipo administrador del proyecto y

consistirá principalmente en la comparación de la línea base de costos, con los costos

actuales del proyecto, esto con el fin de verificar que el costo del proyecto vaya acorde

a lo estimado, en caso que se presente alguna eventualidad, que pueda dar lugar a un

cambio en los costos, el equipo director deberá decidir la acción a tomar, es por eso

que se debe llevar un monitoreo constante sobre todo en los primeros meses del

proyecto.

Este proceso de control requiere que exista una coordinación entre los encargados de

ventas y de compras, a fin de poder rendir cuentas claras que sirvan de guía para el

control de los costes, el encargado general del vivero debe supervisar la labor de estos

dos trabajadores a fin de sustentar los resultados.

Información de respaldo.

Actividades:

Instalación y ambientación de local: el monto de esta actividad es $18,500.00, incluye

toda la construcción del local y adecuación del terreno a las necesidades de la

empresa. Incluye: edificios administrativos y bodega, y sistema de riego del vivero.

Los costos de construcción de las oficinas administrativas y bodega se tomaron

directamente de la factibilidad del proyecto.

En cuanto al sistema de riego se consulto con un ingeniero civil Jorge William Ortiz, al

cual se le otorgaron como parámetros el tamaño del terreno propuesto en la factibilidad

técnica del proyecto.

Adquisición inicial de plantas ornamentales y frutales: monto $17,500.00. Incluye la

compra de todas las plantas que se pondrán a la venta en la primera fase de desarrollo

del proyecto antes de la producción de plantas por parte del vivero. El costo de todas

las plantas a comprar se obtuvo directamente de la factibilidad del proyecto.

Adquisición de materia prima, insumos, equipo y herramientas para la siembra: monto

$21,491.15. Incluye: tierra negra, bolsas de polietileno, herramientas para la siembra,

semillas, abonos y fertilizantes.

Los costos referentes a las bolsas de polietileno y todas las herramientas para la

siembra fueron obtenidos en la ferretería “Henríquez Hermanos”. En cuanto al costo de

las semillas se utilizo directamente el plasmado en la factibilidad del proyecto.

Compra de equipo de oficina: monto de la actividad $2580.00. Incluye: 2 escritorios, 2

sillas ergonómicas, 1 mesa de centro, 4 sillas de espera, 1 archivero, estante, cafetera,

oasis, Computadora, telefax, impresora y un contómetro.

Gestión de publicidad. Inversión inicial: $2,200.00. Incluye la creación y diseño de la

pagina web de la empresa así como todos los anuncios publicitarios que se transmitirán

por medio de los medios de comunicación locales.

Adquisición de vehículo. Inversión inicial: $8,000.00. Incluye la compra del pick up con

todas las características descritas en las factibilidades del proyecto.

Las capacitaciones serán impartidas por la empresa AGUILAR & AGUILAR a lo largo de

todo el proyecto; cada capacitación a realizar tendrá un costo de $175.00.

El costo de importación de semillas de Guatemala y Honduras se obtuvo de multiplicar

el costo de facturación de compra de semillas y el porcentaje de impuesto (12%). La

consulta fue hecha al Ing. Roberto Carlos Sigüenza Campos quien tiene experiencia en

servicios aduanales.

Constitución legal de la empresa: el monto de esta actividad $1745.15, este se obtuvo

sumando todos los costos de los permisos necesarios para su legalización plasmados

en la factibilidad del proyecto.

Gestión de Calidad

Planificación de la calidad

Las políticas de calidad descritas amplían el firme compromiso que el vivero jardines de

edén quiere dar a sus clientes para satisfacer su demanda y expectativas, para

garantizar lo anterior nos basamos en principios de honestidad y compromiso de mejora

en todo nuestro servicio basado en una cultura de calidad.

Política Gestión de Alcance Estándar

Asegurar que el proyecto comprenda el

trabajo requerido de modo de completarlo de

forma exitosa alcanzando los objetivos

propuestos.

EDT planificadas anualmente.

Política Gestión de Tiempos Estándar

Supervisar que los puntos acordados de inicio

y terminación de actividades planeadas sean

cumplidos en las fechas establecidas.

Fecha de inicio y fecha de

finalización.

Política Gestión de Costos Estándar

Asignar y administrar los recursos necesarios

para minimizar tiempo y costos; además

cumplir con la línea base del presupuesto

anual para el eficiente desarrollo de las

actividades en el vivero.

Los costos de los recursos no

deben exceder del 1.5% de

su valor real.

Política Gestión de Recursos Humanos Estándar

Contar con la cantidad de personal requerido

por el proyecto, brindándole capacitaciones

periódicamente para desarrollar al máximo su

potencial.

El personal contratado cumpla

con un 90% de las

habilidades y aptitudes

establecidas en el plan de

recursos humanos del

proyecto.

Organigrama del proyecto.

Capacitación al personal

administrativo en:

Atención al cliente

Marketing

Capacitación al personal

operativo en

Decoración de jardines

Instalación de fuentes

Política Gestión de Comunicaciones. Estándar

Asegurar que todos nuestros stakeholders

cuentan con la información necesaria, en el

tiempo indicado y en la cantidad necesaria.

Plan de comunicaciones del

proyecto.

El 99% de todos los

documentos planificados,

realizados al final de la

gestión del proyecto.

Política Gestión de Abastecimiento Estándar

Gestionar que las entregas de insumos se

den en la cantidad y tiempo adecuados.

Plan de abastecimiento.

El 99% de las entregas de

insumos se realicen en el

tiempo establecido.

Política de Gestión de Riesgo. Estándar.

Minimizar la probabilidad de ocurrencia de

aquellos riesgos que tengan un gran impacto

sobre la administración de nuestro proyecto, y

en caso de no poder reducir su probabilidad

llevar a cabo actividades de contingencia y

prevención que disminuya el impacto de los

mismos.

Plan de gestión del riesgo del

proyecto.

Realizar al menos el 60% de

todas las actividades

propuestas en el plan de

reducción de riesgos del

proyecto.

Aseguramiento de la calidad.

Para cumplir la gestión del alcance se debe implementar una auditoria a través de la

comparación de los resultados obtenidos a la fecha en que se realice dicha auditoría

con los resultados plasmados en la EDT del proyecto; dicha auditoria será desarrollada

por el director del proyecto.

El aseguramiento de la calidad para la gestión de tiempo se realizara mediante la

supervisión del avance de las actividades según el cronograma, cuya acción se llevara

a cabo quincenalmente.

Para cumplir con los requisitos de calidad en la gestión de costos, es necesario

establecer auditorias de contabilidad para verificar y evaluar la distribución de las

estimaciones de los costos asignados a los diferentes recursos haciendo revisiones de

cada uno de estos.

El aseguramiento de la calidad tanto de la gestión de recursos humanos,

comunicaciones, abastecimiento y riesgo, se llevara a cabo mediante auditorias

externas, que analizaran las actividades realizadas para el cumplimiento de todas las

actividades planteadas en los diferentes planes de gestión realizados en la parte

planificativa de nuestro proyecto, y sugerirán las correcciones necesarias para cumplir

satisfactoriamente con los estándares planteados para las mismas. Dichas auditorias se

realizaran al menos una vez cada año.

Control de calidad.

El cumplimiento de la gestión del alcance del proyecto se monitoreara con herramientas

cuantitativas como:

La hoja de revisión, que contendrá los objetivos planificados los cuales se compararan

con los cumplimientos de los resultados obtenidos cada año.

La técnica de monitoreo de los resultados a utilizar en la gestión de tiempos es:

El diagrama de flujo, el cual ayudara a definir las actividades, como se relacionan los

elementos, y a analizar cómo se producen los problemas.

Las técnicas de monitoreo de los resultados a utilizar en la gestión de costos es:

Histogramas por medio de esta técnica se compara si el presupuesto se asigna según

lo establecido en el tiempo, Checklist verifica si se cumplen los costos asignados a las

actividades, además se hará uso de la Línea base para monitorear la planificación de la

distribución de los costos a lo largo de la duración del proyecto y la utilización real de

ellos en dicho periodo.

Para cumplimiento de la gestión de recurso humano, comunicaciones y abastecimiento

del proyecto se monitoreara con herramientas cuantitativas como: checklist el cual se

utilizara para registrar el cumplimiento de cada uno de los planes establecidos en las

gestiones proporcionadas.

La lluvia de ideas con el diagrama de causa y efecto serán herramientas cualitativas

útiles para identificar las posibles causas de ocurrencia de un riesgo en particular.

Gestión de Recursos

Humanos

Matriz de Responsabilidades

Puesta en Marcha

RESULTADOS

PERSONAL

InversionistaAdministrador del proyecto

Establecimiento del local del vivero A R

Adquisición de plantas para comenzar las actividades del vivero.

A R

Compra de materia prima e insumos A R

Compra de material y equipo A R

Compra de equipo de oficina A R

Instalación de equipo de oficina A R

Proveer el local de personal calificado para su administración y operación

A R

Establecer contratos para la promoción de Productos y servicios

A R

Constitución legal de la empresa A R

Entregas a domicilio

ACTIVIDADPERSONAL

Encargado de Entregas

Encargado de Ventas

Encargado General

Tomar orden de servicio R A

Establecer ruta de entrega P R

Realizar Entrega de Productos R A

Cobrar a los clientes R A, C

Producción de plantas

R Responsable

A Autorización requerida

C Controla

I Requiere insumo

P Participante

*El asesor Ing. Agrónomo participara en la producción de plantas solo en el periodo 2010-2012

Venta de Plantas.(producción de plantas)

ACTIVIDADPERSONAL

Jardinero de producción

Encargado de Ventas

Encargado General

Atender a los clientes R A

Preparar plantas para los clientes

R A

Cobrar a los clientes R A

Servicio de Jardinería a domicilio

ACTIVIDAD

PERSONAL

Cliente AlbañilJardinero

de servicio

Encargado de Ventas

Encargado General


Inspección del lugar y diseño del servicio P P R A

Realizar servicio a domicilio mampostería R A

Realizar servicio a domicilio Jardinería R A

Cobrar el servicio a domicilio R A, C

Capacitaciones

ACTIVIDADPERSONAL

Jardinero Albañi Jardinero Encargad Encargado Encargado Encargado

ACTIVIDAD

PERSONAL

Jardinero de Producción

EncargadoProducción

EncargadoCompras

*Asesor Ing. Agrónomo

Encargado General

Planificar Producción R P A

Adquirir Insumos y Materia Prima

P R P A

Asegurar calidad de Adquisiciones

R P A

Sembrar Plantas R A P

Mantenimiento de Plantas

R A P

Control de Calidad de Producción

R P A

de producción

lde

servicioo Compras

Producción de Ventas General

Capacitación en Jardinería. P P R

Capacitación en Marketing. P P P R

Capacitación en Instalación de Fuentes.

P P R

Capacitación en Atención al Cliente

P P P P R

Alianzas estratégicas

ACTIVIDADPERSONAL

InversionistaEncargado

GeneralEscuelas

participantesProveedores participantes

Establecer Alianza con Escuelas A R P

Mantener acuerdos con Escuelas A R P

Establecer Alianza con Proveedores A R P

Mantener acuerdos con Proveedores

A R P

Instalación de fuentes decorativas

ACTIVIDAD PERSONALCliente Albañil Encargado de Ventas Encargado General


Inspección del lugar y diseño P R A

Realizar Instalación de Fuentes R A


Administración de Negocio

Estas responsabilidades complementan cada uno de los resultados del proyecto.

ACTIVIDADPERSONAL

Encargado de Mantenimiento

Encargado General

Guardia

Mantenimiento de local. R A

Mantenimiento de cisterna. R A

Seguridad de Local. A R

Plan de administración de personal

Durante todo el proyecto se realizan dos procesos de contratación de personal, el

primero se realiza en la puesta en marcha del vivero y el segundo se realiza en la

introducción del servicio de Jardinería a domicilio.

Primera contratación.

El proceso de contratación se realiza en la puesta en marcha del vivero, este proceso

consiste básicamente en:

Colocación de anuncio de vacantes en lugares de gran afluencia de personas

de la ciudad de Santa Ana(Metrocentro, Paradas de Buses) y en el periódico la

prensa grafica; este anuncio será para la contratación de el Encargado General,

el Encargado de Compras, el Encargado de Ventas, el Encargado de

Producción, el Jardinero de Producción, el Encargado de Mantenimiento y

entregas, contador (01/01/10 al 20/01/10)

Recepción de los currículos de las personas aspirantes. (01/01/10 al 20/01/10)

Entrevista a los aspirantes.(22/01/10 al 24/01/10)

Selección de aspirantes.(25/01/10)

Elaboración de contrato de las personas Seleccionados.(27/01/10 al 29/01/10)

Los trabajadores contratados inician sus labores el 10 de febrero de 2010.

Segunda contratación.

El proceso de contratación es el mismo que se desarrolla en la puesta en marcha del

vivero, lo único que difiere son las fechas de cada proceso y las plazas ofrecidas, las

cuales son:

Colocación de anuncio se contratara a jardinero de servicio y albañil (01/04/10

al 20/04/12)

Recepción de los currículos (01/04/10 al 20/04/12)

Entrevista (20/04/12 al 21/04/12)

Selección (22/04/12)

Elaboración de contrato (23/04/12)

Inicio de labores es el 1 de mayo de 2012.

Planeamiento de incorporación y continuidad de personal.

Incorporación del PersonalDuración total del proyecto por año

2010 2011 2012 2013 2014

Encargado General X X X X X

Encargado de Compras X X X X X

Asesor de Producción* X X X

Encargado de Ventas X X X X X

Encargado de Producción X X X X X

Jardinero de Producción X X X X X

Encargado de Mantenimiento y Entregas X X X X X

Albañil X X X

Jardinero de Servicio X X X

*el Asesor de Producción se mantendrá de manera intermitente en el Proyecto.

Adquisición del Personal

Plan de administración de personal

Lugar de trabajo Horario laboralFecha de

reclutamiento

Finalización de

desempeño

Tipo de entrenamiento

Encargado General En las Instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno

Encargado de compras En las instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno

Encargado de ventas En las instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno

Encargado de producción

En las instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno

Jardinero de producciónEn las instalaciones

y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14

Siembra y mantenimiento de plantas del

exterior

Encargado de Mantenimiento y Entregas

En las instalaciones

y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm. 10/02/10 31/12/14 ninguno

Jardinero de Servicio En las instalaciones

y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm 01/04/12 31/12/14Decoración de

jardines.

Albañil En las instalaciones

y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm 01/04/12 31/12/14Instalación de

fuentes decorativas

ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE EL VIVERO JARDIN EL EDEN.

El Asesor de Producción solo estará en el proyecto los años 2010,2011 y 2012.

El Albañil y el Jardinero de Servicio, entraran en el proyecto en el Resultado Servicio de

Jardinería a domicilio y estarán en el proyecto los años 2013 y 2014.

El Encargado de Mantenimiento y Entregas depende funcionalmente del Encargado de

Ventas y el Encargado de Producción, ya que el primero le indica las entregas a realizar

y el segundo las actividades de soporte de la producción a realizar cuando este no tenga

actividades asignadas.

DETALLE DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR CADA TRABAJADOR.

Encargado General

Actividades

Planificar y controlar el óptimo uso de los recursos humanos, financieros,

técnicos y materiales del Vivero.

Participar y dirigir en las reuniones relacionadas al desarrollo y administración del

vivero.

Velar por el desarrollo y mantenimiento de una buena imagen de la empresa.

Mantener una comunicación directa y coordinación con los proveedores e

instituciones para la fomentación de alianzas.

Aplicar medidas de estímulo y disciplinarias al personal.

Evaluar los informes de las ventas del vivero, compras de materia prima e

insumos y producción de plantas.

Establecer junto con los encargados de ventas, compras y producción las metas

y velar por el cumplimiento de las mismas.

Desarrollar y coordinar la Planificación operativa del vivero.

Velar por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la empresa.

Ejecutar las políticas y objetivos generales de la entidad apoyando a los

encargados de ventas, compras y producción, en el desarrollo de sus respectivos

planes.

Resolver o solucionar en interés de la Entidad los aspectos que estime útiles y

necesarios.

Contratación de personal.

Elaboración de planes de promoción de productos y servicios.

Gestionar capacitaciones para el personal laboral.

Ejercer el resto de atribuciones y facultades que le corresponden.

Realizar las alianzas estratégicas con proveedores e instituciones.

Buscar los contactos necesarios con proveedores tanto nacionales como

internacionales.

Realizar los contratos con proveedores e instituciones

Contador

Actividades:

Efectuar y validar los registros contables directos y generar el respectivo

comprobante contable.

Generar, verificar y firmar conjuntamente con el encargado general los informes

financieros básicos y de ejecución presupuestaria del vivero, mensual y anual

que son requeridos por la misma y por instituciones legales.

Efectuar y validar las partidas de ajustes contables requeridos para efectuar el

cierre anual.

Prever y detectar errores y desviaciones en los procedimientos y registros

contables.

Preparar los reportes periódicos de evaluación, sobre la situación que guarda el

presupuesto con relación a su ejercicio.

Mantener debidamente referenciado y completo el archivo de documentación de

respaldo contable de la empresa.

Mantener un adecuado sistema de control interno contable.

Realizar la declaración de IVA.

Realizar el Pago a cuenta.

Realizar la declaración de renta.

Encargado de producción

Actividades:

Planificar la producción de plantas ornamentales y frutales

Organizar, dirigir y controlar la producción de plantas.

Administrar la calidad de la producción.

Llevar registro de producción.

Planificación y control del abastecimiento.

Encargado de ventas

Actividades:

Atender al cliente y efectuar las ventas de productos (plantas, herramientas,

accesorios de decoración, y servicios ofrecidos)

Atender pedidos vía telefónica y personales.

Tomar: orden de compra de cliente, orden de servicio de Jardinería, orden de

instalación de fuentes, orden de entrega a domicilio.

Llevar el registro de las ventas del vivero.

Emitir facturas y realizar cobros de productos vendidos.

Realizar la ruta de entrega de los pedidos.

Darle a conocer al cliente las diferentes promociones que se encuentran y las

futuras.

Poner en práctica metodologías que incrementen las ventas.

Mantener actualizado el registro de los productos disponibles para la venta

Atender consultas de los clientes.

Estar en constante búsqueda de nuevas empresas que necesiten de nuestros

servicios o productos para ofrecérselos, estas empresas pueden ser

constructoras de urbanizaciones, escuelas, colegios, restaurantes.

Otras funciones afines al cargo.

Encargado de compras

Actividades:

Realizar pedidos de compras.

Realizar las compras de materia prima e insumos.

Encargado de recepción del abastecimiento y verificar la calidad de cada insumo

o materia prima.

Hacer las visitas necesarias para entablar un ambiente de confianza con los

proveedores y presentarle la calidad de los insumos exigidos por la empresa.

Controlar que las empresas cumplan con los requerimientos del vivero.

Administrar el inventario de toda la materia prima e Insumos.

Participar en la elaboración de promoción de nuevos servicios y productos.

Realizar las diferentes actividades que se le asignen.

Establecer la estrategia de compra más adecuada para cada producto.

Búsqueda de nuevos proveedores en caso de ser necesario.

Jardinero de Producción.

Actividades

Efectuar la siembra de plantas ornamentales y frutales.

Mantenimiento de las plantas en el área de producción y ventas.

Ejecutar labores propias de conservación de plantas en el área de ventas y de

producción.

Efectuar el abonamiento y fertilización periódicamente de acuerdo a las

necesidades de cada planta en el área de ventas.

Realizar riegos en general.

Fumigar las plantas.

Encargado de mantenimiento y entregas

Actividades

Realizar las entregas de producto a domicilio ya sea plantas, accesorios o

herramientas.

Limpiar y ordenar todas las áreas del vivero.

Revisar el adecuado funcionamiento del vehículo asignado y velar por el

mantenimiento del mismo.

Asegurar que la cisterna siempre este llena.

Efectuar el mantenimiento de la cisterna.

Efectuar el mantenimiento del local.

Recibir y entregar correspondencia a la empresa y demás organizaciones con las

que el vivero tiene relaciones.

Colaborar con las diferentes áreas cuando así sea requerido.

Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos del

vivero.

Jardinero de servicio

Actividades

Ejecuta labores propias de decoración de jardines en el servicio a domicilio.

Si no tiene servicios asignados deberá ayudar al jardinero de producción a

realizar los trabajos de siembra y mantenimiento de plantas.

Albañil

Actividades

Realizar las obras de manposteria en el servicio de jardinería a domicilio.

Realizar trabajos de instalación de fuentes decorativas.

Realizar trabajos de mampostería en el local cuando sea necesario, entre otras

actividades que le sean asignadas por el Encargado de Ventas.

Capacitación del recurso humano

Capacitación Personal

Capacitación de atención al cliente X X X X

Capacitación de decoración de jardines X X

Capacitación de marketing X X

Capacitación de instalación de fuentes X

Capacitación de atención al cliente.

Esta capacitación tendrá como objetivo el desarrollo de las capacidades y habilidades

del personal del vivero en los siguientes temas:

Liderazgo

Negociación

Motivación

Trabajo en equipo

Manejo de conflictos

Quien es el cliente

Conocer al cliente

Como se pierden los clientes

El servicio

Características del servicio

Atención al publico

La comunicación efectiva

La habilidad de escuchar

La habilidad de preguntar

El trato al cliente

La excelencia

Capacitación de decoración de jardines.

Esta capacitación tendrá como objetivo el desarrollo de las capacidades del personal

operativo del vivero en los siguientes temas:

Decoración de jardines caseros

Decoración de jardines para diversos eventos o lugares especiales

(restaurantes, bodas, hoteles)

Plantas adecuadas para la decoración de jardines

Macetas ideales para la decoración.

Capacitación de marketing.


del vivero en los siguientes temas:

Servicio al cliente

Estrategia de mercadotecnia

Elementos de la comunicación

El vendedor como hombre de marketing

Técnicas de organización y planificación de las ventas

Capacitación de instalación de fuentes decorativas.


operativo del vivero en los siguientes temas:

Sincronización del tamaño del jardín y el tamaño de la fuente

Elección de tipos de fuente entre: tipo tazón, de pie, de pared o en

desniveles.

Utilización de piedras y troncos de madera para la creación de senderos y

verjas.

Gestión de

Comunicaciones.

Mapa de Stakeholders

Interés directo:

a) Inversionista

b) Encargado General

c) Encargado de Ventas

d) Encargado de Compras

e) Encargado de Producción

f) Jardinero de Producción

g) Encargado de Mantenimiento y Entregas

h) Albañil

i) Jardinero de Servicio

j) Clientes

k) Dueño titular del local arrendado

Interés indirecto:

a) Empresa Contable.

b) Proveedores.

c) Proveedores de espacios publicitarios, empresas radiales,

imprentas, agencias de publicidad.

d) Ministerio de Hacienda.

e) Banco

f) ANDA

g) AFP.

h) Escuelas aliadas.

i) Ministerio de trabajo.

j) Instituciones Públicas y Gobierno (Entes Reguladores)

k) Alcaldía Municipal.

l) ISSS

m) CNR.

n) DIGESTYC.

Análisis de Intereses de los Stakeholders.

Inversionista: le interesa que el proyecto se desarrolle de la manera establecida en las

factibilidades, por lo tanto necesita saber sobre los resultados del proyecto, sobre el uso

de sus recursos invertidos en el proyecto y el rendimiento de la inversión.

Cada empleado necesita información específica, para cumplir con sus respectivas

obligaciones diarias.

Encargado General: le interesa que las operaciones dentro del vivero se desarrollen

según el plan operativo, necesita saber sobre el estado de la producción, estado de las

ventas, estado de los activos del vivero y el estado de las finanzas del vivero.

Encargado de Producción: le interesa que la producción de plantas sea la necesaria

para las ventas, por lo tanto necesita saber el plan de producción mensual y el nivel de

inventarios.

Encargado de Ventas: le interesa llevar a cabo las ventas planificadas para cada mes,

por lo tanto necesita saber las órdenes de los clientes en cuanto a productos o

servicios, para poder satisfacerlas, además debe saber el estado de la realización de

los servicios, la bitácora de servicios realizados, sobre las plantas disponibles en el

local, herramientas y accesorios, las características del lugar a realizar el servicio.

Encargado de Compras: le interesa que no exista ningún desabastecimiento en el

vivero, por lo tanto debe saber sobre el requerimiento de insumos y materia prima,

Tiempos de entrega de los proveedores y calidad de los productos recibidos.

Jardinero de Producción: le interesa cumplir con todas sus obligaciones por lo tanto

debe saber la cantidad y el tipo de plantas a producir, la preparación necesaria para la

entrega de las plantas.

Encargado de Mantenimiento y Entregas: le interesa cumplir con todas sus

obligaciones y para ello es fundamental que reciba la siguiente información: la ruta a

seguir en las entregas, la cantidad y el tipo de producto a entregar a cada cliente, plan

de mantenimiento del vehículo, plan de mantenimiento del local.

Albañil: le interesa cumplir con todas sus obligaciones y para ello necesita saber las

instalaciones de fuentes a realizar, las especificaciones de la obra, el lugar del servicio

ya sea de instalación de fuentes o de servicios de jardinería a domicilio.

Jardinero de Servicio: le interesa cumplir con todas sus obligaciones y para ello debe

saber sobre los servicios a realizar, las especificaciones de la obra, el lugar del servicio.

Proveedores: les interesa saber sobre los términos del abastecimiento, la cantidad del

pedido, las penalidades que podrían incurrir por las faltas, el lugar de entrega, la fecha

de los pedidos, los estándares de calidad que requiere el vivero de sus productos, toda

esta información está contenida en el contrato que se genera cada inicio de año durante

toda la vida del proyecto, además necesita saber de cualquier cambio que se dé en los

requerimientos del vivero.

Clientes: les interesa satisfacer sus necesidades de productos y servicios del negocio y

para ello deben saber sobre los productos y servicios ofrecidos, las características de

los productos y servicios, los precios de los productos y servicios,

Medios Publicitarios: le interesa realizar un buen servicio para que de esa manera se

establezca una relación duradera con el cliente, le interesa saber sobre el contenido

publicitario, los términos del servicio, características de la empresa y sus productos;

todo esto para poder realizar un buen servicio.

Instituciones Gubernamentales: sus obligaciones son velar por el cumplimiento de las

normas y monitorear las actividades comerciales que se realizan, les interesa saber los

flujos de efectivo de la empresa y el estado de los activos, por lo que requieren la

declaración de la renta anual.

ISSS: le interesa saber sobre los empleados que laboran en el vivero y que por ende

están inscritos en el ISSS, por lo que requiere la planilla de trabajadores de cada año.

AFP: le interesa saber el salario que recibe cada uno de los empleados, para así poder

realizar los descuentos respectivos por la aseguranza.

Alcaldía: le interesa saber sobre los establecimientos comerciales en la Ciudad, la

actividad de ellos y el tipo de negocio.

Banco: le interesa saber sobre los requerimientos de efectivo del vivero, sobre el plan

de pago de préstamo.

ANDA

Dentro de los Stakeholders principales esta ANDA, del cual se requiere información

vital para el buen funcionamiento del proyecto, es muy importante que el Encargado

General del Vivero, este en comunicación constante con los respectivos

administradores de ANDA, para saber sobre el SUMINISTRO DE AGUA en el Vivero,

los cortes de agua debido al mantenimiento correctivo y preventivo que se le dé a las

tuberías, los planes de racionalización del servicio, y además en algunos casos el

servicio de una Pipa de agua como medio para abastecer al vivero.

Cada inicio de semana el Encargado General del vivero, deberá comunicarse con un

representante de ANDA, para que este le informe de las actividades planificadas para

dicha semana, para poder prever un posible desabastecimiento de agua.

Formas de satisfacer las necesidades de información de los Stakeholders.

Para satisfacer los intereses de los Stakeholders y asegurar el buen funcionamiento del

proyecto, se debe generar información, alguna de esta información se hará llegar a

cada Stakeholders en forma de documento, la demás información se hará llegar a

través de conversaciones, reuniones visitas, llamadas telefónicas, correos electrónicos,

entre otras.

Documentos e información Generada en el desarrollo del proyecto.

Informe de Resultados, en este documento se muestran los logros alcanzados en el

periodo de entrega, entre la información que se muestra esta: La producción de plantas

ornamentales y frutales, los servicios de entrega a domicilio, jardinería a domicilio e

instalación de fuentes realizados. Responsable de Generar: Encargado General.

Informe de ventas mensuales, este documento es de vital importancia para el

administrador del proyecto pues detalla los ingresos por venta que la empresa tiene

mes con mes, el documento contiene las facturas y créditos fiscales emitidos a los

clientes, siguiendo un orden de correlativo numérico y fechas de emisión del

documento. Los informes de ventas sirven para tomar decisiones según los indicadores

a los que se les relacionen. Responsable de Generar: Encargado de Ventas.

Informes de valores de inventario, este informe presentara un kardex que detalla

cada producto según características como fecha de adquisición, fecha de venta, y costo

del producto. Además contiene el valor del inventario a una fecha determinada que

sirve para crear índices financieros para la toma de decisiones. Responsable de

Generar: Encargado de Compras.

Planilla de sueldo, ISSS, AFP, este informe detalla las planillas canceladas para llevar

un control de pago de los deberes patronales, además de crear un archivo que

procesara el contador en la contabilidad de la empresa. Responsable de Generar:

Encargado General.

Flujo de efectivo, este informe también llamado libros de bancos detallan la

información del flujo de efectivo que va desde la remesa por ventas diarias hasta la

emisión de pagos con cheques a proveedores y otros. Así mismo se controla el flujo de

caja chica que es el dinero para usos de pago varios que no sobrepasen un

determinado monto. Responsable de Generar: Encargado General.

Comprobantes de compras (abastecimiento), los informes de compras contienen los

comprobantes en original y copia que respalda la emisión de cheques, así mismo sirven

para comparar los ingresos de los productos al inventario y para llevar una contabilidad

apropiada. Responsable de Generar: Encargado de Compras.

Plan de producción mensual. Este informe detalla los niveles de producción que

deberán de darse mensualmente, este documento servirá para la toma de decisiones

en la producción o variación de la producción según las ventas proyectadas, pero es el

encargado de producción quien decidirá si el plan de producción sufrirá variaciones.

Responsable de Generar: Encargado General.

Contratos de proveedores. Este documento detalla las políticas de abastecimiento

para los proveedores de materia prima e insumos, dejando claro los estándares de

calidad, cantidades de abastecimiento, precios y otros que sean de vital importancia.

Este documento es autorizado por el encargado general pero su cumplimiento es

responsabilidad del Encargado de Compras. Responsable de Generar: Encargado

General.

Contrato con medios publicitarios, este documento detalla las condiciones

establecidas por la empresa a los medios de publicidad, como pueden ser fechas de

inicio y finalización de anuncios publicitarios, duración de anuncios, cantidad de cuñas

diarias a transmitir o cantidad de hojas volantes a repartir, detallando su contenido

previamente aceptado. Otro punto que detalla en contrato son las fechas de pago,

clausulas de incumplimiento del contrato, sus penalizaciones y la forma de pago para

cada medio publicitario. Responsable de Generar: Encargado General.

Estados de cuentas bancarias. Este documento detalla todas los movimientos en las

cuentas de bancos sirve para conciliar las cuentas bancarias. Responsable de

Generar: Encargado General.

Informes de órdenes de compra y adquisición de servicios del los clientes. Este

documento está conformado por todas las órdenes de pedidos que los clientes

requieren, el mismo detalla la cantidad de plantas ornamentales, frutales y los servicios

contratados, contiene la descripción del producto y servicio. Con este informe es más

fácil el proceso de facturación. Responsable de Generar: Encargado de Ventas.

Informe de orden de entrega para los clientes a domicilio. Este informe contiene

datos de los clientes a domicilio como lo son nombre, dirección, teléfono estos datos se

utilizan tanto para una mejor ubicación del servicio y fuente de información para la base

de datos que se llevan de los clientes. Este informe es útil para llevar un control de

entregas y definir la ruta de reparto. Responsable de Generar: Encargado de Ventas.

Ordenes de servicios de jardinería a domicilio e instalación de fuentes. Este

informe detalla tanta información general del servicio, así como un croquis del jardín

detallando la ubicación, medidas (ancho y largo) y el tipo de trabajo a realizar. Este

documento sirve para realizar una cotización según el servicio a prestar. Responsable

de Generar: Encargado de Ventas.

Informe de niveles de existencia en inventario, en este informe se detalla la

información de los productos como cantidad en existencia, estado del producto, lugar

de ubicación del producto (bodega, sala de venta, avería.). con este informe el

encargado de venta puede estar al tanto de los niveles de inventario para no

comprometer productos que no se tengan. Responsable de Generar: Encargado de

Compras.

Informe de promociones y ofertas. Este informe detalla los productos promocionales

que pueden ofrecerse al cliente así como las ofertas vigentes en fechas establecidas.

Responsable de Generar: Encargado de Ventas.

Bitácoras de visitas. Este informe contiene el detalle del servicio instalado y clientes

visitados, en el cual este último debe firmar por la entrega de productos según detalla la

factura y podrá comentar si existe alguna inconformidad o sugerencia. Este informe así

mismo detalla la hora de salida y llegada del empleado para un control de tiempo.

Responsable de Generar: Encargado de Ventas.

Plan de abastecimiento informes de kardex de los productos. El plan de

abastecimiento contiene y detalla los proveedores de la empresa, con el nombre del

contacto de venta, además detalla de qué manera se estandariza el abastecimiento

según el estado actual de producto pidiendo solo lo necesario. Para complementar el

abastecimiento es necesario saber de la existencia de los productos en el vivero por lo

tanto el informe de movimiento del kardex es necesario para realizar esta tarea.

Responsable de Generar: Encargado de Compras.

Informe de los productos ofrecidos por los proveedores y sus características.

Este informe contiene información de la variación que sufren los precios de los

productos en el medio, la disponibilidad de entrega y cantidad disponible para entregar.

Este informe mantiene al encargado de compras en sintonía con el proveedor.

Responsable de Generar: Encargado de Compras.

Plan de calidad para el abastecimiento. Este documento detalla desde los objetivos

de calidad en materia de adquisición hasta los normas y estándares aceptados en los

productos adquiridos, este documento ha sido cuidadosamente revisado por el

encargado general y el encargado de compras es el que velara por su cumplimiento así

mismo podrá brindar la información de conveniencia a los proveedores. Responsable

de Generar: Encargado de Compras.

Informes de calidad de producción, este informe toma una nuestra de la producción

actual según las condiciones y estado de los productos se califica su calidad y se busca

la mejora de la calidad en todos sus aspectos. Responsable de Generar: Encargado

de Producción.

Informe de niveles de existencia por productos, este informe mantiene al tanto

sobre que insumos están por agotarse en producción para ordenarlos a bodega,

además nuestra el nivel de inventario terminado con el cual toma las decisiones de

producción. Responsable de Generar: Encargado de Compras.

Ruta de entrega. Este informe contiene un detalle de la cantidad de clientes en ruta su

dirección, teléfono y un croquis que describe el orden de entrega ya sea por prioridad

de entrega o por conveniencia de la ruta más corta. Responsable de Generar:

Encargado de Ventas.

Plan de mantenimiento del vehículo. Este plan indica las fechas estipuladas para

brindar el servicio de mantenimiento preventivo al vehículo, el mantenimiento es

proporcional al kilometraje del vehículo por lo tanto el plan indica un kilometraje para la

realización del mantenimiento o cambio de piezas. Responsable de Generar:

Encargado General.

Plan de Producción semanal: se detallan las cantidades y especies de plantas

ornamentales y frutales a producir. Este plan puede sufrir cambios según las ventas. El

plan abarca otras funciones de producción como lo pueden ser injertos, almácigos,

cuidado y mantenimiento de la producción, el clico de abono. Responsable de

Generar: Encargado de Producción.

Requerimientos de materiales e insumos: este informe va detallado y es parte del

plan de producción y detalla las cantidades de tierra, semillas, bolsas y abono

necesario para la producción semanal. Responsable de Generar: Encargado de

Producción.

Informes de control y mantenimiento de plantas. Este informe detalla algunos

controles que deben tomarse en cuenta para evitar plagas que afecten la producción,

otro punto importante de es el mantenimiento adecuado según la clase de planta que

sea si es frutal u ornamental. Responsable de Generar: Jardinero de Producción.

Ordenes de instalación de fuentes. Este informe detalla el trabajo a realizar tanto la

instalación de fuentes, trabajos de mampostería y otros trabajos que requieran su

habilidad. Otro punto importante de este informe es que da a conocer las materias

primas y productos necesarios para realizar el trabajo. Responsable de Generar:

Encargado de Ventas.

Plan de mantenimiento de local. Este documento contiene todas las necesidades que

surgen por la realización de actividades diversas en el local y que necesitan de algún

tipo de mantenimiento o reparación, como puede ser la categorización de las plantas

por especie, la limpieza y poda de las plantas, así como otras que contribuyas al

mantenimiento del local con buen aspecto. Responsable de Generar: Encargado

General.

Información general de la empresa. Este informe detalla información general de la

empresa como el nombre del vivero, el número telefónico, los distintos productos y

servicios a disposición del cliente, la ubicación del vivero. Esta información se transmite

a través de los distintos medios de comunicación. Responsable de Generar:

Encargado General.

Catalogo de productos y servicios:

Productos ofrecidos para jardinería. Este informe detalle los productos para la

decoración de jardines que ofrece el vivero, así como otros productos para el cuido

de jardines como abonos, herramientas entre otros.

Especies de plantas ornamentales y frutales ofrecidas. Detalla la variedad y

clases de plantas orecidas tanto en ornamentales como en frutales.

Servicios brindados a domicilio. Este informe describe los servicios que el vivero

presta como lo son la entrega a domicilio, servicio de decoración de jardines,

instalación de fuentes, mantenimiento y limpieza de jardines.


Ficha de inscripción de empleados. Este documento detalla el nombre de la

persona a afiliar, el nombre del patrono y datos de la empresa. Responsable de

Generar: Encargado General.

Pago Planilla de cotización. Las planillas dan bienestar a los empleados por tal

razón es necesario su pago y su envió de estas al lugar correspondiente.


Declaraciones de pago de IVA y pago a cuenta. Estos documentos sirven para

comprobar el aporte de la empresa según las leyes fiscales. Responsable de

Generar: Contador.

Pago de impuestos municipales. Este documento sirve como prueba del

cumplimiento hacia las leyes locales, y para que la alcaldía tenga un censo de los

negocios activo. Responsable de Generar: Contador.

Solvencia de registro de información estadística de acuerdo al monto del activo.

Recibir la información y documentación para la que la empresa este conforme a las

exigencias legales. La empresa este registrada estadísticamente y sea parte del censo

nacional del país. Responsable de Generar: Contador.

Balance general de la empresa. Establecer los bienes con que cuenta la empresa,

como también su capital. Responsable de Generar: Contador.

Estado de Resultados. Establecer los flujos de efectivo de las actividades de la

empresa. Responsable de Generar: Contador.

Firma y aceptación del pagara sin protesto. Este documento sirve como respaldo

de compromiso de pago, si se faltara al compromiso de pago. Este documento

mercantil solo será utilizado con los proveedores que se acuerdo un pago a plazo

definidos. Responsable de Generar: Encargado General.

Orden de compra, por medio de la orden de compra se realiza un pedido de

abastecimiento de cualquier tipo de materia prima o insumos a los diferentes

proveedores, dependiendo de los términos en el contrato la orden de compra podrá

realizarse por medios escritos, digitales, telefónicos y fax. Responsable de Generar:

Encargado de Compras.

Cheque de pago en concepto de arrendamiento del local. Este documento es

emitido por la empresa y entregado al propietario de local en concepto de pago de

alquiler de local comercial. Responsable de Generar: Encargado General.

Contrato de Arrendamiento, documento legal, en el cual se establecerán los

acuerdos para el uso del local arrendado. Responsable de Generar: Encargado

General.

BASE DE DATOS DE CLIENTES.

Para poder solicitar el servicio de entrega a domicilio vía telefónica, el cliente debe estar

registrado en la base de datos de clientes del vivero.

Para asegurar la fiabilidad del cliente que solicita el pedido de entrega a domicilio, cada

vez que realice un pedido telefónico, se verificara a través del identificador de números

telefónicos, la procedencia de la llamada, si este está registrado se procederá a tomar

la orden, en caso contrario se solicitara que el cliente visite el local del vivero, luego de

la primera compra este podrá solicitar el servicio sin necesidad de hacerse presente al

local.

El registro de los clientes se llevara en la computadora del vivero de forma digital, y se

actualizara cada vez que se agregue un nuevo cliente. El encargado de llevar el registro

será el Encargado de Ventas.

Métodos para recolectar, almacenar y actualizar información y su frecuencia.

Informe de Resultados. Cada mes el Encargado General se reunirá con los

Encargados de Ventas, Producción y Compras, y estos le informaran sobre el estado de

las operaciones y también a partir de los informes de ventas mensuales, el Informe de

Producción, el Flujo de Efectivo y los valores de inventario, deberá elaborar el Informe

de Resultados, esta información deberá ser registrada en un documento escrito y

digital.

Informe de Ventas mensuales. Cada vez que se realiza una venta, esta se registra en

un libro de ventas, al final del mes se determina el total de ventas, definido en concepto

y monto; el documento se digita y guarda en la computadora del vivero, además se

imprime una copia la cual se guarda en el archivero.

Valores de inventario. A partir del nivel de inventario, el Encargado de Compras

deberá multiplicar el valor de cada uno de los ítems, por la cantidad que existe en el

vivero, el resultado final deberá ser registrado en un documento físico, el cual deberá

ser actualizado cada mes.

Planilla de sueldo. Cada 28 de mes, el Encargado General, registra en la tabla de

planilla, cada trabajador con su respectivo sueldo a partir de su respectivo contrato y el

tiempo trabajado.

Flujo de efectivo. Cada vez que se realice una venta, el Encargado de Ventas deberá

registrar su monto en el libro de ventas, además, el Encargado de Compras deberá

registra el monto de cada abastecimiento que se realice.

Comprobantes de compras. Al momento de realizar un abastecimiento, el Encargado

de Compras deberá solicitar al Proveedor, un documento que haga constar la

realización del intercambio comercial.

Plan de producción mensual. El encargado General deberá revisar las proyecciones

de la demanda y a partir de estas, planificar la producción mensual de plantas frutales y

ornamentales, deberá establecer la cantidad de cada especie en un documento escrito.

Contratos de proveedores. Al momento de cerrar el contrato el Encargado General,

deberá exigir una copia física del contrato, este deberá ser almacenado en el local del

vivero.

Contrato con medios publicitarios. Al momento de cerrar el contrato el Encargado

General, deberá exigir una copia física del contrato, este deberá ser almacenado en el

local del vivero.

Estados de cuentas bancarias. Cada mes, el Encargado General deberá solicitar al

banco, por medio de un correo electrónico, la actualización de la cuenta bancaria, estas

deberán ser almacenadas en la computadora del vivero, además se deberá imprimir en

un documento físico.

Órdenes de compra y adquisición de servicios del los clientes. Cada vez que el

cliente realice una solicitud de servicio, el Encargado de Ventas registrar en la página

de orden de servicio, las características del servicio y el monto.

Orden de entrega para los clientes a domicilio. La información para este documento

se recolectara todos los días, luego de haber revisado todas las ordenes de entrega

pendientes, el Encargado de Ventas deberá registrar cada solicitud en la página de

entregas a domicilio.

Ordenes de servicios de jardinería a domicilio e instalación de fuentes. Al

momento de que el cliente solicite el servicio, el Encargado de Ventas deberá registrar

en la Hoja de Servicio, las características del servicio y su monto.

Niveles de existencia en inventario. El Encargado de Compras al inicio de las

operaciones, del vivero establece el inventario inicial, cada vez que se realiza un

abastecimiento, registra la entrada al libro de inventarios, al final de cada semana,

descuenta todos los productos que salieron de la empresa en concepto de venta o

servicio; el registro de todo el inventario se lleva en el libro de inventario, el cual es un

documento físico.

Informe de promociones y ofertas. El encargado de Compras deberá revisar los

informes de Ventas y a partir de los productos que no se han vendido como lo

proyectado, deberá establecer promociones de acuerdo al tipo de producto, para más

información deberá revisar las propuestas de las factibilidades del proyecto, esta

actividad se deberá realizar cada dos semanas. Las listas de las promociones las

deberá presentar en un documento escrito.

Bitácoras de visitas. Cada día el Encargado de Ventas deberá solicitar al Encargado

de Mantenimiento y entregas, el estado de las entregas, a partir de la hoja de ruta de

entrega, deberá elaborar cada fin de semana, el resumen de todas las entregas

realizadas y almacenarlas en la computadora del vivero, para establecer la base de

datos de clientes, para futuras entregas.

Plan de abastecimiento informes de kardex de los productos. Luego de haber

establecido el contrato con cada Proveedor, el Encargado General deberá dar

establecer en un documento escrito todas las características del contrato y entregarlo al

Encargado de Compras, este documento deberá renovarse cada año, o luego de una

renegociación con los proveedores.

Informe de los productos ofrecidos por los proveedores y sus características. A

partir de los abastecimientos realizados, el Encargado de Compras deberá presentar

por escrito, un resumen de las actividades realizadas y las variaciones con respecto al

contrato, este informe deberá ser realizado cada tres meses.

Plan de calidad para el abastecimiento. A partir del plan de abastecimiento se

elaborara este documento físico, el Encargado de Compras deberá actualizarlo, cada

vez que el Encargado de Producción lo solicite.

Plan de Producción semanal. A partir del plan de producción mensual y del estado de

inventario, el Encargado General deberá determinar la cantidad de cada especie de

planta, a producir en la siguiente semana, esta información deberá ser registrada en la

hoja del plan de producción semanal.

Informes de calidad de producción. El Encargado de Producción deberá reportar

cada semana al Encargado General, el estado de la Producción de plantas, para

determinar las disponibilidades futuras, para recolectar esta información deberá

monitorear la producción de manera continua.

Informes de control y mantenimiento de plantas. El Jardinero de Producción deberá

informar al Encargado de Producción, sobre el estado de las plantas, el Jardinero

obtendrá esta información al momento de realizar el mantenimiento continuo de las

plantas, deberá informar en el momento sobre cualquier anomalía.

Informe de niveles de existencia por productos. El encargado de compras deberá

llevar un control de cada movimiento que se haga en el inventario y registrarlo en el

documento escrito de Inventario.

Ruta de Entrega. Cada día a partir de las entregas solicitadas el Encargado de Ventas

elaborara la ruta en un documento escrito.

Plan de mantenimiento del vehículo. Al inicio del proyecto el Encargado General

deberá elaborar el plan escrito, a partir de los requerimientos del vehículo.

Requerimientos de materiales e insumos. A partir del plan de producción semanal, el

Encargado General deberá determinar las cantidades de materiales e insumos

necesarios para la producción, y registrar esta información en la hoja de requerimientos.

Ordenes de instalación de fuentes. A partir de cada pedido de los clientes, el

Encargado de Ventas, deberá escribir en la hoja de servicios, las características de

este.

Plan de Mantenimiento de local. El encargado general a partir de su criterio, deberá

establecer el tipo y la frecuencia del mantenimiento a cada zona del vivero y

comunicarlo de manera verbal y constante al Encargado de Mantenimiento y Entregas.

Catalogo de productos y servicios. A partir de los productos y servicios disponibles

en el vivero, el Encargado general deberá establecer en un documento escrito y digital,

el cual deberá ser actualizado cada vez que se implementen nuevos servicios o

productos.

Informe general de la Empresa. A partir del catalogo de productos y servicios y las

características del vivero, el Encargado general deberá establecer en un documento

escrito, el cual deberá ser actualizado cada vez que se implementen nuevos servicios o

productos.

Ficha de Inscripción de empleados. A partir de los contratos vigentes dentro del

vivero el encargado General deberá crear este documento escrito, se deberá actualizar

cada vez que exista una contratación.

Pago Planilla de cotización. Cada mes el Encargado General deberá generar este

documento escrito a partir de los pagos de sueldos realizados.

Declaraciones de pago de IVA y pago a cuenta. Cada mes el Contado deberá

generar estos documentos escritos, a partir de las actividades financieras del vivero.

Pago de Impuestos municipales. Cada mes luego de haber cancelado el pago de los

impuestos el Encargado General deberá conservar el comprobante escrito de dicha

transacción.

Solvencia de registro. Cada año el Contador deberá solicitar este documento escrito

en el CNR.

Balance General. Cada año el Contador deberá actualizar el estado de los activos,

pasivos y patrimonio de la empresa y elaborar la tabla de resumen en un documento

escrito, a partir del estado de resultados del año respectivo. Este se actualizara cada

año.

Estado de Resultados. Cada año el Contador a partir del registro de todas las

actividades económicas realizadas en la empresa, deberá elaborar este documento

escrito.

Firma y aceptación del pagare sin protesto. Cada vez que se realice un

abastecimiento a crédito, el Encargado General deberá elaborar este documento

escrito.

Orden de Compra. A partir de los requerimientos de abastecimiento en el vivero, el

Encargado de Compras deberá establecer las cantidades y el tipo en este documento

escrito.

Cheque de pago en concepto de arrendamiento del local. A partir del contrato de

arrendamiento, cada mes el Encargado General deberá emitir este documento en forma

escrita.

Contrato de arrendamiento. A partir de los acuerdos establecidos con el dueño del

local, se deberá establecer este documento escrito, el cual deberá renovarse cada año.

MATRIZ DE PLAN DE COMUNCIACIONES

STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE

COMUNICAR.

MÉTODO DE

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA DE

ENTREGA

Inversionista. Obtener rentabilidad a

través de la buena

administración de los

recursos.

Informe de Resultados del proyecto

Estados financieros

Balance general.

Encargado general. Reportes escritos,

reuniones y

correos

electrónicos.

Mensual.

Empleados que

laboran en local

de vivero.

Conocer sus

responsabilidades y las

condiciones laborales

que brindan la empresa,

incentivos, salarios,

prestaciones.

Contrato de Trabajo.

Manual de puestos.

Encargado de Iniciar el

proyecto.

En el proceso de

contratación y a

través de la

inducción a la

empresa

en la puesta en

marcha del vivero

20/02/10

Encargado

General.

El interés principal es

llevar una buena

administración según el

plan operativo, plan de

producción, plan de

ventas y estado de los

activos.

Informe de ventas mensuales.

Informes de valores de inventario

Planilla de sueldo, ISSS, AFP.

Flujo de efectivo

Comprobantes de compras

(abastecimiento)

Plan de producción mensual.

Autorizar y firmar cheques.

Contratos de proveedores.

Contrato con medios publicitarios.

Estados de cuentas bancarias.

Contrato de arrendamiento del

local.

Encargado de ventas.


Encargado de

producción.

Empresa contadora.

Proveedores

Medios publicitarios

Propietario del local

Entrega puede ser

por medios digitales

e informes escritos,

además con los

Encargados de

Ventas, Producción

y Compras, se

reunirán todos los

viernes de cada

semana.

Continua.


COMUNICAR.

MÉTODO DE

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA DE

ENTREGA

Encargado de

Ventas.

Cumplir con las metas y

actividades planificada

de ventas de los distintos

productos y servicios.

Orden de compra de clientes

Orden de entrega para los clientes

a domicilio.

Logística de entregas.

Orden de servicio de jardinería.

Orden de instalación de fuentes.

Niveles de existencia de los

productos en bodega.

Promociones y ofertas de

productos.

Bitácora de visitas

Jardinero de servicios

Albañil.

Encargado de

mantenimiento y

entregas.


Reuniones, correos

electrónicos,

conversaciones con

clientes,

documentos

escritos, llamadas

telefónicas.

Continua.

Encargado de

Compras.

Le interesa que en el

vivero no exista

desabastecimiento en

materia prima e

insumos, además le

interesa asegurar la

calidad del

abastecimiento.

Plan de abastecimiento e Informes

de kardex del producto.

Contrato y acuerdo con los

proveedores

Informe de los productos ofrecidos

por proveedores y sus

características.

Plan de calidad para el

abastecimiento

Encargado general.

Proveedores.

Auditores de calidad.

Reuniones,

documentos

escritos, llamadas

telefónicas.

Semanales.

STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA. ENCARGADO DE MÉTODO DE FRECUENCIA DE

COMUNICAR. DISTRIBUCIÓN ENTREGA

Encargado de

Producción.

Le interesa producir lo

necesario para la

cumplir con la demanda

insatisfecha.

Para cumplir lo anterior

le interesa saber los

niveles de existencia en

inventario de los

productos.

Informes de niveles de existencia

por productos.

Informe de existencia de materias

primas e insumos.


Informe de calidad de producción

Encargado de compras.


Asesor de producción

Correos

electrónicos, Fax,

conversaciones,

documentos

escritos, llamadas

telefónicas.

Diaria.

Encargado de

mantenimiento y

servicio de

entregas.

Le interesa mantener

limpio y ordenado el

local, así como reparar y

darle mantenimiento a

las áreas que lo

necesiten.

Además le interesa

saber sobre la ruta a

tomar en las entrega a

domicilio.

Ruta de entrega.

Conocer los datos de clientes a

domicilio.

Plan de mantenimiento del

vehículo.

Encargado de ventas Documentos

escritos,

conversaciones.

Diaria.

Jardinero de

producción.

Le interesa cumplir con

las cantidades de

plantas establecidas

según el plan de

producción semanal.

Plan de producción semanal.

Informes de control y

mantenimiento a plantas.


Encargado de

producción

Asesor de producción

Informes escritos,

instrucciones,

conversaciones.

Diaria.


COMUNICAR.

MÉTODO DE

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA DE

ENTREGA

Albañil Le interesa saber sobre

los servicios de

instalación de fuentes y

jardinería a realizar,

características del lugar,

así como los recursos

disponibles para

realizarlos.

Informe de órdenes de instalación

de fuentes y otras que requieran

su trabajo.

Informe de datos de clientes a

domicilio.

Informe de materiales y

herramientas a utilizar.

Descripción del servicio.


Cliente que requiere el

servicio.

Informes escritos,

Instrucciones,

conversaciones.

En cada pedido

del cliente

Jardinero de

servicios.

El interés del jardinero

de servicio es saber que

tareas debe realizar para

mantener el orden en el

vivero, además en que

otras actividades debe

involucrarse.

Plan de producción semanal.

Plan de mantenimiento de local.

Encargado de ventas. Informes escritos.

Instrucciones,

conversaciones.

En cada pedido

del cliente

Clientes Les interesa la

satisfacción de sus

necesidades al conocer

los productos y servicios

de jardinería que se

prestan en el vivero y los

precios de estos

Información general de la

empresa.

Productos ofrecidos.

Especies de plantas ornamentales

y frutales.

Servicio que ofrece.

Empleados del vivero.

Medios publicitarios.

Medios publicitarios,

hojas volantes,

brochures, vía

telefónica,

conversaciones.

Continua


COMUNICAR.

MÉTODO DE

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA DE

ENTREGA

IMACASA Saber las necesidades y Contrato de abastecimiento. Encargado de compras Medios escritos Anualmente

(proveedor) requerimientos de

calidad de herramientas,

la cantidad y fecha

Firma y aceptación de pagare

(créditos).

Orden de compra (documento

firmado y sellado por encargado

general).

Encargado general (solo

contrato)

Correos

electrónicos

Fax

Teléfono

(contratos)

La frecuencia de

entrega de

información es la

misma que la

frecuencia de

pedidos, los cuales

se muestran en la

GESTION DE

ABASTECIMIENTO

BANCO DE

MATERIALES

EL MIRADOR

(proveedor)

saber las necesidades y

requerimientos de

calidad de tierra negra, la

cantidad y fecha

Contrato de abastecimiento.

Orden de compra (telefónicamente).



contrato)

Medios escritos

Fax

Teléfono

GOLDTREE

(proveedor)

Saber las necesidades y

requerimientos de

calidad de fuentes

decorativas y luminarias,

la cantidad y fecha


Firma y aceptación de pagare

(créditos).



general o vía teléfono)



contrato)

Correos

electrónicos

Fax

Teléfono

LA CAMPIÑA

(proveedor)


requerimientos de

calidad de Abono,

Fertilizante e Insecticida,

la cantidad y fecha







contrato)

Teléfono

Fax

Visita al local


COMUNICAR.

MÉTODO DE

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA DE

ENTREGA

LA CEIBA Saber las necesidades y Contrato de abastecimiento. Encargado de compras Teléfono Anualmente

(proveedor) requerimientos de

calidad de las Semillas

de Plantas, la cantidad y

fecha





contrato)

Fax

Visita al local

(contratos)

La frecuencia de

entrega de

información es la

misma que la

frecuencia de

pedidos, los cuales

se muestran en la

GESTION DE

ABASTECIMIENTO

ARTESANIAS

CANNABIS

(proveedor)


requerimientos de

calidad de Macetas y

Figuras decorativas, la

cantidad y fecha







contrato)

Teléfono

Fax

Visita al local

CASA DEL

PLASTICO

(proveedor)


requerimientos de

calidad de la bolsas de

plástico, la cantidad y

fecha




general).



contrato)

Teléfono

Fax

Visita al local

AFP e ISSS Saber si la empresa se

encuentra cumpliendo

las condiciones que

según la ley debe prestar

el patrono a sus

empleados.

Conocer la nomina de

los empleados afiliados.

Ficha de inscripción de los

empleados.

Pagos Planillas de cotización

Encargado General

Empresa contable

Documentos

escritos.

Mensualmente.


COMUNICAR.

MÉTODO DE

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA DE

ENTREGA

Ministerio de

hacienda

Recibir la información y

documentación para que

Pago de IVA. Empresa contable. Documentos mensualmente

el vivero este conforme a

las exigencias legales.

Pago a cuenta. escritos

Alcaldía

Municipal

Recibir la documentación

que asegura que la

empresa este conforme a

las exigencias legales

Pago de recibo de impuestos

mensuales.

Empresa contable. Documentos

escritos

Mensualmente

DIGESTYC Recibir la documentación

que asegura que la



Solvencia de registro de

información estadística de acuerdo

al monto del activo.


escritos

Anualmente

CNR Recibir la documentación

que asegura que la



Estado de resultado, balance

general de la empresa.


escritos

Anualmente

Medios de

Publicidad

Brinda un servicio de

calidad para mantener o

ampliar el contrato del

servicio y contar con toda

la información necesaria

para la publicitación y

promoción.

Información general de la empresa.

Contrato con los medios de

publicidad.

Contenido de los medios

publicitarios.

Productos y servicios ofrecidos,

Promociones, precios.

Encargado General Reunión Mensualmente.


COMUNICAR.

MÉTODO DE

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA DE

ENTREGA

Dueño titular del

local arrendado

El cumplimiento de las

fechas estipuladas en los

Cheque de pago en concepto de

arredramiento.

Encargado General Personalmente. mensualmente

pagos de alquiler, que se

cumpla el contrato de

arrendamiento.

Contrato de Arrendamiento

Estado físico del Local.

Despacho de

contabilidad.

Obtener toda la

información necesaria

para el buen manejo

contable del vivero.

Facturas de ventas, consumidor

final y crédito fiscal.

Libros de bancos.

Libros de cuentas por pagar y por

cobrar.

Comprobantes de pago con

cheque.

Comprobantes de compras,

créditos fiscales.

Encargado General Reuniones

mensuales.

Correo electrónico.

Teléfono

Fax

Quincenalmente.

Servicio de

asesoría

agronómica.

Implementar un método

efectivo para la

producción de plantas.


Informe de importación de plantas.

Encargado de

producción.

Encargado de compras.

Reuniones.

Correo electrónico

Plan de Producción

semanalmente

BANCOS Brindar un servicio de

fácil acceso a cuenta

corriente y otros servicios

financieros

empresariales.

Comprobantes de depósitos.

Pago de préstamo empresarial.

Encargado General Visita al Banco

Correo electrónico.

Teléfono

Fax

mensualmente

Gestión de Riesgos.

Metodología Aplicada.

Se realizo la identificación de riesgos de cada resultado, para ello se reviso, la Matriz del Marco Lógico, el FODA y la cadena de Valor, luego se realizo una tormenta de ideas seguido de una discusión entre los miembros del equipo, para definir bien los riesgos.

Luego se determino la naturaleza del riesgo ya sea externa o interna.

En cada Riesgo se determino, las características, las posibles causas, los efectos en el proyecto y en sus resultados, el encargado de Implementar la respuesta, análisis cualitativo y cuantitativo, los posibles costos, el plan de prevención y el plan de contingencia junto con su presupuesto.

Para el análisis cualitativo se utilizo la siguiente tabla:

Impacto del riesgo

Probabilidad de que ocurra el riesgo.muy bajo

10%bajo 30%

medio 50%

alto 70%muy alto

90%muy alto 100% 10% 30% 50% 70% 90%

alto 80% 8% 24% 40% 56% 72%

medio 60% 6% 18% 30% 42% 54%

bajo 40% 4% 12% 20% 28% 36%

muy bajo 20% 2% 6% 10% 14% 18%

Para la determinación de la probabilidad y el impacto, se realizo una discusión entre los miembros del equipo, cada uno presento argumentos verídicos para la asignación de valores, en la mayoría de casos, se hace referencia a la situación actual que vive el país, de la cual todos somos testigos.

Se ha asignado a los responsables de cada riesgo, sin embargo consideramos que siempre que sea posible, debería existir la participación de los demás empleados del vivero.

Para la determinación de los posibles costos, se utilizo la gestión de costos y las factibilidades del proyecto.

Resultado 1: Puesta en marcha del proyecto.

Riesgos internos:

Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta.

Riesgos externos:

El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra disponible.

No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción.

No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero.

Riesgo: Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta.

Descripción:

Los diferentes anuncios publicitarios difundidos por medio de radios y televisión locales, así como los anuncios en la prensa escrita, no son percibidos por el mercado al que nuestros productos y servicios se dirigen.

Causas:

El mercado meta no sintoniza los canales y radios locales en las cuales se difunde nuestra publicidad.

El mercado meta no hace uso de la radio y la televisión. Los anuncios creados no son del agrado de nuestros clientes.

Efectos del riesgo:

Caída de ventas. Mala imagen del vivero por parte de nuestros clientes. Desconocimiento del vivero, o de los productos o servicios que este ofrece.

Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:

Los ingresos proyectados en las factibilidades no se perciben. Los niveles de inventario de plantas, herramientas y accesorios se encuentran

arriba de los niveles planificados. Subutilización del vehículo destinado para las entregas y servicios a domicilio.

Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:

Encargado General.

Resultado de los análisis cuantitativo y cualitativo:

Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo se dé, es poca, ya que la población de Santa Ana es relativamente baja, cerca de 250,000 habitantes según el último censo, por lo que captar la atención de los habitantes no sería tan complicado, la mayoría de la población escucha la radio ya sea directa o indirectamente, la frecuencia con que se transmitirán los cortos serán de veinte veces al día en la radio y de seis veces al día por la televisión(canal 23 de occidente) además el contenido de los medios publicitarios se

renovara cada tres meses. Otro medio de publicidad que utilizara el Vivero será la repartición de hojas volantes, las cuales serán de 5,000 al mes.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta, es baja 20%

Impacto: El hecho de que el mercado meta no conozca sobre nuestro Vivero es grave, ya que si estos desconocen de nuestros productos y servicios, estos no acudirán a nuestro vivero para adquirir los productos y servicios que ofrecemos. Además sería algo muy grave que el mercado meta no conociera todos nuestros servicios en su totalidad, en especial el servicio de entrega a domicilio, que es la ventaja competitiva de nuestro Vivero.

Si bien es posible que el mercado meta pase alguna vez por nuestro negocio, a no ser que ellos tengan contacto con nuestro vivero, sin los medios publicitarios, es muy difícil que estos se enteren de los servicios que se ofrecen.

Como grupo concluimos que el impacto de que los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta, es alto 70%

Tipo de riesgo: bajo 14%

Respuesta para enfrentar el riesgo:

Prevención:

Renovar el contenido de los anuncios publicitarios. Controlar la audiencia de las radios contratadas (Doble H y Soda Stereo).

Capacitación necesaria para evitar el riesgo:

Ninguna.

Presupuesto del plan de respuesta:

los costos en que incurrirían el Vivero con respecto a la publicidad ya están asignados en el presupuesto operativo inicial.

Agenda para implementar respuesta:

renovación de contenido de medios publicitarios (radio y televisión) cada tres meses.

Planes de Contingencia:

Si los anuncios difundidos en los medios de comunicación no llegan al mercado meta, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Realizar un sondeo acerca de los diferentes medios de comunicación preferidos por el mercado meta al cual se dirigen nuestros productos.

Crear los distintos anuncios a difundir tomando en cuenta los gustos del mercado meta.

Una vez creados los distintos anuncios a difundir realizar una prueba piloto, para asegurar que son del gusto del mercado meta.

Si los medios radiales y televisivos no son los indicados para promocionar nuestros productos y servicios, se podría optar por realizar nuestra publicidad a través de perifoneo móvil, para ello se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Contactar a una empresa de perifoneo móvil. Junto con la empresa se deberá determinar, que zonas son las que se deben

cubrir. adquirir este servicio para realizar la publicidad tres veces por semana, los días

martes, jueves y sábado.

El costo de adquirir este servicio depende de las zonas a cubrir, pero oscila entre los $40 y $60 dólares por día.

El encargado de realizar todas estas actividades será el Encargado General ya que el esta ha cargo de la función de Marketing de la Empresa, sin embargo puede solicitar la participación de cualquier trabajador del vivero.

Riesgo: El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra disponible.

Descripción:

El local estratégico establecido en la factibilidad comercial del proyecto (ubicado cerca de Metrocentro) no está disponible para la ejecución del proyecto.

Causas:

El dueño del terreno se niega a su alquiler. El dueño no quiere que se realicen obras de construcción dentro del terreno a

alquilar. Se le ha ofrecido una mejor oferta de arrendamiento por parte de otra empresa.

Efectos del riesgo:

Caída de ventas ya que el local no se encuentra en una zona comercial. Atraso en la fecha de puesta en marcha del proyecto. Aumento del precio de arrendamiento planificado en la factibilidad económica. Reestructuración de la distribución en planta por parte de la organización.


Retraso en las siguientes actividades fundamentales para la puesta en marcha del proyecto:

Establecimiento del local. Adquisición de plantas. Compra de equipo y materia prima en general. Promoción de productos y servicios. Producción de plantas año 2010.


Persona encargada de realizar la puesta en marcha del Vivero.


Probabilidad: la probabilidad de que el local no esté disponible es considerable, la zona de metrocentro es una zona de alta actividad comercial, la instalación de establecimientos comerciales ha crecido en los últimos años, por lo que locales en esta zona son altamente demandados, sin embargo la mayoría de los locales que estos solicitan son pequeños y con sala de ventas preparadas, en cambio el local que se pretende adquirir es grande y básicamente no tiene ningún tipo de instalación para sala de venta u otro fin.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que el local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentre disponible, es media 60%.

Impacto: el impacto de que ocurra este riesgo es muy elevado ya que la formulación del proyecto resulto factible para ese lugar específico, por lo que un cambio en el lugar de ubicación del Vivero, podría afectar considerablemente los resultados esperados del proyecto, dentro de los cuales el más importante sería el nivel de ventas del Vivero.

Como grupo consideramos que el impacto de que el local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentre disponible, es alto 70%.

Tipo de riesgo: Moderado 42%.


Prevención:

Realizar todos los contactos con el dueño del terreno a arrendar en el tiempo estipulado en la planificación del proyecto.

Realizar un nuevo análisis para tener cuando menos dos opciones más para el establecimiento del local de la empresa, que cumpla con todas las condiciones necesarias (zona, terreno, valor del arrendamiento, cercanía con nuestros clientes, etc.) para la perfecta puesta en marcha del proyecto.


Los contactos con el dueño del terreno se realizaran el día que inicie el proyecto (01/01/10).


Si el local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentre disponible, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Dentro de los locales determinados como opción alternativa, seleccionar la mejor opción en base a un análisis de mercado.

Establecer contacto con el dueño del local y realizar propuesta de arrendamiento Si este accede a la propuesta, establecer un contrato, sino seleccionar a la

siguiente mejor alternativa en la lista.

Antes de realizar cualquier selección, se deberá comunicar al Inversionista, acerca del problema, y cualquier acción que se tome, deberá ser bajo el consentimiento del Inversionista. En todo momento se deberá tomar en cuenta el efecto que tendría la ubicación del Vivero, en otro lugar.

Riesgo: No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción.

Descripción:

No se encuentran las cantidades necesarias de plantas, planeadas para la primera y única compra de plantas que se llevara a cabo durante toda la vida del proyecto. Esta compra se realizara solo para comenzar con las actividades operativas del proyecto durante los primeros meses de venta.

Causas:

Los viveros locales no cuentan con la cantidad de plantas requeridas para el inicio del proyecto.

Los viveros locales no quieren proveer de productos a posibles competidores en el futuro.

Efectos del riesgo:

Desabastecimiento parcial de las plantas requeridas para el buen funcionamiento del vivero.

Clientes insatisfechos por la falta de las plantas que solicitan. Caída de ventas. Mala publicidad por parte de los posibles clientes insatisfechos.


Posible retraso en la puesta en marcha del proyecto. Servicio a domicilio no realizado por causa del desabastecimiento. Ventas proyectadas no realizadas, por ende atraso en la consecución de los

resultados.




Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, la compra única de plantas para iniciar las operaciones del vivero, será de 17,000 plantas ornamentales y 8,000 plantas frutales, es una cantidad relativamente grande, el vivero La Ceiba al cual se planea realizar la compra de estas plantas, probablemente no quiera quedar desabastecido, por otro lado, debido a la situación económica no se puede dar el lujo de rechazar una venta de gran cantidad de plantas.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que no se encuentre la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción, es media 40%.

Impacto: el impacto de este riesgo es muy grande ya que al inicio del vivero, se debe tener gran variedad de plantas y especies y previo a la producción propia de plantas, el quedar desabastecidos de plantas sería muy grave, ya que las personas que acudirían a nuestro vivero en primera opción, acudirán a otros viveros por falta de plantas.

Como grupo consideramos que el impacto de que no se encuentre la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción, es media 60%.

Tipo de riesgo: Bajo 24%.


Prevención:

Realizar todas las gestiones de compra de plantas en el tiempo estipulado en la planificación del proyecto.


Realizar compra de plantas (12/02/10).

Plan de Contingencia:

Si no se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Aunque solo se cuente con una cantidad parcial de plantas para el momento de la apertura del local, realizar la compra.

Contactar con viveros que no se encuentran cerca del local de la empresa, y realizar las gestiones necesarias para obtener la diferencia de plantas faltantes.

Mantener la apertura del local en secreto por parte de quienes realicen las compras de plantas.

Realizar la siembra de plantas lo antes posible, utilizando todo el tiempo de holgura disponible (12 días), obtenido de la planificación del proyecto.

Riesgo: No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero.

Descripción:

el personal que aspira a trabajar para la empresa no cuenta con todas las características, habilidades y aptitudes necesarias para desarrollar correctamente todas las funciones para las que serán contratados.

Causas:

El mercado laboral de la ciudad de Santa Ana no cuenta con los candidatos idóneos para desarrollar el trabajo.

El personal encargado de la contratación es demasiado riguroso al evaluar a los posibles candidatos.

Efectos del riesgo:

En caso de contratar a personal inadecuado podría ocasionar: caída en las ventas, perdidas en la producción de plantas, mal servicio al cliente (tanto dentro como fuera de las instalaciones del vivero), mal funcionamiento de la organización en general.


Retraso en la fecha de apertura del vivero. Aumento de las capacitaciones otorgadas al personal. Retraso y caída en la producción de plantas para el año 2010.




Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo ocurra, es considerable. Hoy en día el país sufre de una tasa de desempleo del 7% según el ministerio de trabajo (25/06/09), esto debido a la baja oferta de empleo en el país, existen muchos salvadoreños que solicitan trabajo, por otro lado los puestos que se pretenden cubrir no exigen grados académicos elevados. Incluso existen salvadoreños que aceptan empleos, incluso si el lugar de trabajo, está lejos de su lugar de domicilio.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que no se encuentre personal, que cumpla con las características requeridas, en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero, es baja 40%.

Impacto: el impacto de este riesgo es de gran magnitud, ya que la parte más importante de una empresa son sus empleados, es a través de estos que se alcanza el objetivo del proyecto, son ellos los que tienen el contacto con el cliente,

Como grupo concluimos que el impacto, de que no se encuentre personal que cumpla con las características requeridas en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero, es alto 80%.


Respuesta al riesgo:

Prevención:

Revisar y corregir todas las características que deben poseer los candidatos a los diferentes puestos dentro de la organización de la empresa.

Escoger cuidadosamente el método de selección que se utilizara para escoger a los candidatos a los puestos.

Verificar las credenciales de los aspirantes.


Evaluación y contratación de empleados:

Entrevista a los aspirantes.(22/01/10 al 24/01/10) Selección de aspirantes.(25/01/10)


Contratar a los que cumplan con un mayor porcentaje de los requisitos requeridos para desarrollar el trabajo.

Luego de la contratación realizar lo antes posibles capacitaciones para todo el personal de la empresa en las principales deficiencias encontradas en las pruebas pre-contratación.

Resultado 2: Producción de plantas, periodo 2010-2014.

Riesgos internos:

Plagas que podrían afectar la producción de plantas. Intoxicación de los trabajadores.

Riesgos externos:

Paso de una onda tropical fuerte. Falta de agua en el vivero.

Riesgo: Plagas que podrían afectar la producción de plantas.

Descripción:

Insectos o enfermedades que atacan las plantas, alimentándose de los diferentes componentes de la planta (tallo, hojas o raíz), estos pueden atacar en cualquiera de las fases de vida de la planta y en cualquier época del año.

Causas:

Exposición de las plantas a agentes contaminantes externos. Falta de exposición a la luz solar. Condiciones ambientales favorables para la generación de plagas. Humedad de la tierra diferente a la necesaria.

Efectos del riesgo:

Las plantas no cumplen con las especificaciones de calidad requeridas por los clientes.

Contaminación de las plantas sanas dentro de las instalaciones del vivero. Muerte masiva de plantas ya desarrolladas. Caída de ventas. Mala publicidad para el vivero por parte de clientes insatisfechos.


Nivel de ventas de plantas inferior al planeado. Perdida de lotes de plantas producidos. Entrega de productos no realizadas. Servicios de Jardinería no realizados.


Encargado de Producción, Jardinero de Produccion.

Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:

Probabilidad: la probabilidad de que este suceso se haga realidad, depende de las acciones preventivas que se realicen en el vivero, en cuanto al mantenimiento de las plantas, sin embargo es muy difícil tener un sistema completamente cerrado, las plantas siempre están expuestas a factores externos, la proliferación de las plagas también depende de que existan las condiciones favorables para su crecimiento, factores como

la luz solar y el nivel de humedad del agua, son los más decisivos para estas condiciones.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que insectos o enfermedades ataquen a las plantas, es baja 30%.

Impacto: la fuerza con que afectaría este riesgo sería enorme, las plantas son el producto principal de un vivero, sea cual sea su magnitud, una plaga afectaría la disponibilidad de plantas para la venta, ya que el proceso de producción dependiendo de la especie, toma un tiempo considerable, por lo que en el vivero se mantendrá bastante producto en proceso, una plaga en este producto en proceso, afectaría la disponibilidad de plantas en el vivero, además de retrasos en la producción.

Los costos serian:

El inventario de plantas (final y en proceso) el cual podría llegar a ser el de dos meses. ($12,543.82).

Sin plantas disponibles para la venta en los siguientes 20 días, lo cual representaría:

Ventas perdidas por 20 días. ($ 3,840)

Servicios de jardinería no realizados por falta de plantas durante 20 días. ($400)

Entregas no realizadas en 20 días ($180)

Como grupo concluimos que el impacto de que una plaga ataque a las plantas, es muy alto 90%.



Prevención:

Fumigación de plantas con plaguicidas sintéticos. Revisión de las plantas en busca de cualquier tipo de plaga. Limpieza de todas las herramientas de siembra y mantenimiento de plantas. Mantener las plantas con la cantidad de abono y agua necesaria para una buena

salud vegetal.


Manejo de plaguicidas químicos. (Dirigida a: Jardinero de producción)


La primera semana de cada mes, se realizara la fumigación con el plaguicida, esta será realizada por el Jardinero de Produccion.

Las revisiones de las plantas se harán periódicamente por medio de la observación por parte del Jardinero de Producción y el Encargado de producción.

La limpieza de las herramientas se realizara luego de haber sido utilizadas.

Planes de Contingencia.

Si las plagas atacan a las plantas se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Aislar las plantas afectadas. Determinar el tipo de plaga. Aplicar plaguicida a las plantas afectadas. Aplicar plaguicida a las demás plantas que rodean la zona afectada.

Realizar un chequeo exhaustivo a las plantas los siguientes diez días para asegurar que la plaga ha desaparecido

Riesgo: paso de una onda tropical fuerte.

Descripción del riesgo:

El riesgo consiste en el paso de una onda tropical fuerte por la ciudad de Santa Ana, con una gran magnitud y por un periodo considerable.

Área del proyecto afectada:

Local del vivero, producción de plantas, equipo y materia prima.

Causas:

Condiciones ambientales favorables para la generación de un huracán. Fenómeno de la niña.

Efectos del riesgo:

Destrucción de toda la producción de plantas. Daños en la infraestructura del local. Perdida de materia prima e insumos. Perdida de maquinaria y equipo.


No hay plantas disponibles para la venta. El local no es apto para las operaciones. No hay equipo para producir plantas y para brindar servicios.


Todo el equipo operativo del Vivero.


Probabilidad: en los últimos años se han dado cambios climáticos en todo el planeta, afectando a todos los países, la región Centroamericana, se caracteriza por un clima tropical, sin embargo el paso de ondas tropicales es un hecho que ha aumentado en los últimos años, como es el caso de la ultima onda tropical que afecto al país en general (08/11/09).

La probabilidad aumenta en la época de invierno del año, la cual cubre desde marzo hasta principios de noviembre.

Como grupo consideramos que la probabilidad de que una onda tropical fuerte pase por la ciudad de Santa Ana es: Alta 70%.

Impacto: el impacto de este fenómeno sería catastrófico, ya que destruiría parte de la infraestructura del local, todo el inventario de plantas(finalizada o en proceso), además la perdida de todo el equipo y materia prima para la producción y para la realización de servicios.

Los costos serian:

Activos fijos de la Empresa: $31,031.65 Materia prima e Insumos: $20,350.00 Ventas perdidas (1 mes para reponer el local y para iniciar operaciones): $67,710

al mes/promedio de los cinco años).

Como grupo consideramos que el impacto de que una onda tropical fuerte pase por la ciudad de Santa Ana es: Muy Alto 100%.

Tipo de riesgo: Alto 70%.


Prevención:

Estar al tanto de las condiciones climatológicas de la Ciudad de Santa Ana. Gestionar un lugar donde se podría almacenar todo el equipo en caso de un

huracán. Asignar responsabilidades a cada trabajador del vivero en caso de un huracán.

Capacitaciones necesarias para implementar la respuesta:

Aprovisionamiento de plantas(todos los empleados)

Presupuesto para enfrentar el riesgo:

Compra de 40 metros cuadrados de plástico. $65 Alquiler de local para aprovisionar productos. $35/día (mínimo 3 días)

Este presupuesto solo será efectivo en el momento del fenómeno.


Adquirir los medios para proteger las plantas que se encuentran en producción.(esta actividad se podría realizar al inicio del proyecto(01/01/10)

Transportar todo el equipo y la materia prima para el lugar de aprovisionamiento. Cubrir todas las plantas con los medios de aprovisionamiento. Cubrir la tierra con los medios de aprovisionamiento.

Las demás actividades se realizaran momentos previos al paso del huracán, cuando se esté seguro de su paso.


Si un huracán ataca al vivero, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Preparar el local para la reapertura. Responsable: Encargado General.2. Determinar que plantas son óptimas para la venta. Responsable: Encargado de

Producción y Jardinero de Producción.3. Adquirir plantas para la venta en el vivero La Ceiba. Responsable: Encargado

de Compras (hasta que la producción propia se reponga)4. Determinar si la tierra es optima para su uso. Responsable: Encargado de

Compras.5. Adquirir la materia prima y los insumos necesarios para seguir con la producción.

Responsable: Encargado de Compras.6. Reprogramar todas los Servicios pendientes. Responsable: Encargado de

Ventas.

Riesgo: Intoxicación de los trabajadores.

Descripción:

intoxicación de los trabajadores del vivero, como consecuencia del mal manejo, uso o exposición a los productos químicos utilizados para la prevención y el control de las plagas.

Causas:

Los trabajadores no cuentan con el equipo de protección adecuado. Los trabajadores no saben utilizar el equipo.

Efectos del riesgo:

Los trabajadores quedan incapacitados temporal o permanentemente. Los trabajadores sufren enfermedades a causa de la intoxicación. Ausencia laboral. Duplicidad de responsabilidades o sobrecargo de tareas


La producción de plantas es inferior a la planificada. Entrega de productos no realizadas. Servicios de Jardinería no realizados.


Encargado General.


Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, el uso de químicos es de manera permanente en el vivero, ya que periódicamente se realizara una fumigación de todas las plantas para evitar el riesgo de plagas, por lo que no se puede aislar esta fuente de riesgo, sin embargo, los trabajadores utilizaran equipo de protección personal, como medio para mitigar el riesgo, además se puede dar el caso de que la concentración de los químicos sea mayor a la establecida en las

especificaciones, sobrepasando el límite de las mascarillas; pero ya que se estableció un contrato con las empresas proveedoras, para que estas cumplan con los estándares establecidos, es muy difícil que esta situación se dé.

El trabajador más expuesto a una intoxicación es el jardinero de producción, ya que este es el responsable de fumigar las plantas; así como también el encargado de producción ya que este es el que controla esa actividad.

Como grupo concluimos que la probabilidad de una intoxicación de los trabajadores, es media 50%.

Impacto: el impacto que tendría la intoxicación de un trabajador del vivero seria grande, ya que atentaría a la vida de este mismo, y paralizaría parcialmente las operaciones del vivero, como ya lo vimos el más expuesto a una intoxicación es el jardinero de producción, el resultado de esto, sería una paralización en la producción de plantas. La intoxicación de una persona, podría incapacitarlo desde un día, hasta una semana.

Los costos serian:

Sustituir al jardinero por un día: $10. Sustituir al jardinero por una semana: $50.

Como grupo concluimos que el impacto de una intoxicación de los trabajadores, es medio 60%.



Prevención:

Adquisición de equipo de protección personal para el manejo de los plaguicidas. Instrucción a los trabajadores sobre el uso del equipo de protección personal. Instrucción a los trabajadores sobre el manejo de plaguicidas. Uso de equipo de protección personal.


Uso de equipo de protección personal(Dirigida a: Jardinero de producción) Manejo de plaguicidas.

Presupuesto del plan de respuesta: ($390)

Compra de equipo de protección personal: Guantes. $18Mascarillas con filtro. (3M) $25Todo el proyecto: $215

Capacitación en el uso de equipo de protección personal y Capacitación en el manejo de plaguicidas ($175)


La compra del equipo de protección personal se realiza en la puesta en marcha del vivero.(20/02/10) y cada 6 meses se renuevan.

La capacitación sobre el uso del equipo de protección personal se realiza en el proceso de inducción de los empleados.(14/02/10)


Si algún trabajador sufre una intoxicación a causa de los plaguicidas, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Trasladar al trabajador al ISSS para que pueda recibir asistencia médica.2. Retirar a toda persona del lugar de la fuente de intoxicación, aislar el lugar y

cerrar el vivero momentáneamente hasta que se retire la fuente.3. Determinar si el equipo de protección personal está en condiciones de uso.4. Si el equipo de protección está en condiciones de uso se debe aislar la fuente de

intoxicación, utilizando el equipo de protección personal; si no se deberá adquirir nuevo equipo y con este realizar el aislamiento de la fuente de intoxicación.

5. Cuando la fuente se halla retirado, se procederá a abrir el vivero.

Todas estas actividades deberán ser realizadas por el Encargado General, junto con la participación cualquiera de los demás empleados del vivero si es necesario.

Riesgo: Falta de agua en el vivero.

Descripción:

El agua disponible para el uso del vivero, para la producción y mantenimiento de las plantas no es suficiente.

Causas:

El suministro de agua no es constante debido a racionalización del agua en la zona.

Mantenimiento de las tuberías de suministro de agua en la zona. La demanda de agua en el local es superior al suministro.

Efectos del riesgo:

El riego de las plantas no se realiza al 100% ocasionando que las plantas se sequen, o que su cultivo tome más tiempo de lo previsto.


La producción de plantas es inferior a la planificada. Entrega de productos no realizadas Servicios de Jardinería no realizados.


Encargado General.


Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, ya que en los últimos años el crecimiento poblacional de la ciudad de Santa Ana ha sido alto, entre el año 2007 y el año 2008 el crecimiento fue de 1,679% según el último estudio del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNPFA) lo cual resulta en un aumento de la demanda de agua potable, además en los últimos años se ha aplicado la racionalización del servicio de agua a muchas zonas de la ciudad, por lo que existe la posibilidad de que también se aplique en la zona del vivero, el suministro del agua en la zona del vivero proviene de los tanques de anda ubicados en las cercanías del seguro social, zona en la cual se pretende suministrar agua a la nueva comunidad Emmanuel, además ANDA realiza mantenimiento preventivo a las tuberías de agua potable, por lo que existen interrupciones del servicio de agua potable, también hay que considerar el mantenimiento correctivo que se realiza por roturas inesperadas; cabe mencionar también que no existe un contrato como con los proveedores de materia prima e insumos, que nos aseguren el suministro, ya que el ANDA es una institución pública.

Como grupo concluimos que la probabilidad de una interrupción de agua, es muy alto 90%.

Impacto: La falta de agua en el vivero, es un evento que afecta prácticamente a la producción de plantas, ya que estas requieren del riego de agua durante todo el ciclo de vida de la planta, siendo la fase de crecimiento la mas critica de todas, esto tiene como resultado la no disponibilidad de plantas para la venta, para entregas a domicilio y para servicio de jardinería, por lo que la falta de agua en el vivero sería muy grave, ya que el agua se requiere de manera continua.

El atraso de la producción de plantas provocaría falta de plantas para la venta, dependiendo del atraso, el número de plantas que debería estar disponibles para la venta varia cada año, de acuerdo a las proyecciones de la demanda, en las factibilidades.

Los costos serian:

Promedio de ventas perdidas, por falta de plantas en un día:

Año 1(205 plantas al día): $1,438 precio promedio de $7.00 c/u





Se debe aclarar que estos resultados son solo un promedio, y podría variar, además la demanda calculada en las factibilidades es anual, y no considera los cambios estacionarios de la demanda, el promedio de ventas perdidas podría variar. Otro punto que se debe resaltar es que la falta de agua no afecte de manera total a todas las plantas, ya que hay unas que requieren más agua que otras.

Como grupo concluimos que el impacto de una interrupción de agua, es muy alto 100%.



Prevención:

Instalación de una cisterna de 5,000 litros en el vivero.

Control del nivel de suministro de agua, esto para prevenir un desabastecimiento de agua.


Uso de Cisterna: llenado, limpieza y mantenimientoEsta capacitación será dirigida a: Encargado de Mantenimiento, la empresa responsable de brindar la capacitación sobre el uso de la cisterna, será la empresa a la cual se comprara la cisterna.


Prevención: $670.00 en la compra e instalación de cisterna ROTOPLAST 5,000 litros con todos los accesorios.


La compra de la cisterna se realizara en la puesta en marcha del vivero.(20/02/09)

El llenado de la cisterna se realizara de manera continua. El mantenimiento de la cisterna será realizado la primera semana de cada mes.


Si el suministro de agua disminuye se deberá adquirir una nueva cisterna, para ello se deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Cuantificar la demanda de agua insatisfecha y los aumentos a mediano plazo.2. Adquirir una cisterna que cubra esa demanda.3. Instalar la cisterna.4. Modificar la red interna de suministro de agua en el local.

Estas actividades deberán ser realizadas por el Encargado General, con la colaboración del Encargado de Producción.

Si no hay plantas disponibles para la venta se deberá, seguir el siguiente procedimiento:

1. Verificar que especies de plantas no están listas.2. Cuantificar el tiempo necesario para que estén listas.3. Adquirir las plantas que hacen falta del Vivero La Ceiba.

Estas actividades deberán ser realizadas por el Encargado de Producción con la colaboración del Jardinero de Producción.

Resultado 3: Servicio de entrega de plantas a domicilio.

Riesgos externos:

Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado. El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.

Riesgo: Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado.

Descripción:

La gasolina aumenta de precio por arriba de las proyecciones hechas en la factibilidad del proyecto.

Causas:

Aumento de la demanda de la gasolina. Disminución de la oferta de la gasolina. Inestabilidad económica en el país.

Efectos del riesgo:

El presupuesto de operación del vivero no es suficiente.


Entrega de productos a domicilio no realizadas.


Encargado General y Encargado de Mantenimiento y Entregas.


Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, en los últimos dos años se han experimentado alzas en los precios de la gasolina como resultado de la crisis mundial que afecta a todos los países, incluyendo a El Salvador, el precio de la gasolina ha aumentado, sin embargo en las factibilidades se toma en cuenta este fenómeno, por lo que el precio de la gasolina está proyectado para los próximos cinco años, aplicando una tasa de inflación de 4.9%, sin embargo las variaciones futuras podrían sobrepasar este valor, por lo que es fundamental desarrollar un plan de contingencia.

Es muy importante considerar que si bien es muy posible que existan alzas en el precio de la gasolina, el periodo de efecto de estas puede ser largo o corto.

Como grupo concluimos que la probabilidad de un aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado, es alto 80%.

Impacto: el aumento del precio de la gasolina, genera un grave impacto en el resultado de entrega de productos a domicilio, ya que estas se realizan en un automóvil.

Las perdidas en ventas serian:

Según las factibilidades el ingreso estimado anual por entrega de productos a domicilio es:

Año 1: $21,000 Año 2: $22,260 Año 3: $28,000 Año 4: $31,200 Año 5: $34,960

Como grupo concluimos que el impacto de un aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado, es alto 80%.

Tipo de riesgo: moderado 64%.


Prevención:

Creación de rutas de entrega.Las rutas de entregas serán realizadas, a partir, de todas las ordenes de entregas de producto del día, se deberá analizar todas las direcciones, para poder determinar la ruta que una a cada una de ellas y que minimice el recorrido total del automóvil; la creación de rutas estará a cargo de del Encargado de Ventas.

Control de las variaciones en el precio de la gasolina, este control será realizado por el Encargado General.

Cotización de precios y selección para la compra de una bicicleta para repartir producto. Esto deberá ser realizado por el Encargado de compras.

Realizar entregas cercanas en bicicleta repartidora. Encargado de Mantenimiento y Entregas.


Capacitación sobre la creación de rutas, básicamente consiste en estudiar todas las vías de acceso de la ciudad de Santa Ana y analizar las posibles rutas de entrega.


Prevención: compra de bicicleta repartidora marca corsario: $235.


Creación de rutas de entrega.(todos los días) Control de las variaciones en el precio de la gasolina (los lunes de cada semana) compra de bicicleta(20/02/10)


Si el aumento de precio de la gasolina se mantiene por más de dos semanas, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Realizar todas las entregas cercanas en la bicicleta.(menos de 4km)2. Realizar solo las entregas lejanas en automóvil.(más de 4km)

El responsable de realizar las entregas será el Encargado de Mantenimiento y Entregas.

Riesgo: El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.

Descripción:

El encargado de Entregas podría sufrir un accidente automovilístico, durante la realización del servicio a domicilio.

Causas:

Distracción del empleado que conduce el vehículo de la empresa. Descuido de otro vehículo o persona implicada en el accidente. Mal estado de las calles de la ciudad de Santa Ana. Mal estado del vehículo en que se transporta el empleado.

Efectos del riesgo:

El servicio al cliente no se puede realizar. Daño al equipo necesario para realizar el servicio. Daño al vehículo de la empresa. Daños personales por parte de los trabajadores que prestan el servicio. Daños de los productos e insumos solicitados por el cliente.


Servicios de Jardinería no realizados. Perdidas en los ingresos de la empresa. Perdida de productos e insumos. Perdidas en los activos de la empresa.


Encargado General.


Probabilidad: la probabilidad de que este suceso se dé es considerable, este riesgo está sujeto a muchos factores, de los cuales la mayoría son externos, es poco el control que se puede tener para prevenir que este riesgo suceda, en el año 2,005 la cantidad de accidentes fue del 1,498, en la ciudad de Santa Ana, según ASES.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que el Encargado de Entregas pueda sufrir un accidente automovilístico, es Baja 40%.

Impacto: el impacto de este suceso es considerablemente alto, ya que atentaría contra la vida del empleado, además de que se perdería parcial o totalmente, el valor del automóvil; el otro impacto que tendría fuera la no entrega de los productos durante un periodo de tiempo, hasta que se reponga el vehículo, este atraso dependería de la gravedad del accidente.

Como grupo concluimos que el impacto de que el Encargado de Entregas pueda sufrir un accidente automovilístico, es Alto 80%.

Las perdidas en ventas serian:

Según las factibilidades el ingreso estimado diario, por entrega de productos a domicilio es:

Año 1 ingreso diario: $60.00 Año 2 ingreso diario: $63.60 Año 3 ingreso diario: $67.20 Año 4 ingreso diario: $71.50 Año 5 ingreso diario: $75.90

Los costos serian básicamente el costo del automóvil: $8,000.

Tipo de riesgo: Moderado 32%


Prevención:

Adquirir un seguro contra accidentes automovilísticos. Adquirir un seguro para el empleado encargado de dar el servicio a domicilio.

Presupuesto de prevención:

Costo del seguro contra accidentes: $16/mes (todo el proyecto = $960)


Adquirir un seguro contra accidentes automovilísticos.(15/02/10) Adquirir un seguro para el empleado de dar el servicio a domicilio. (28/01/10)


Realizar llamada a 911, informando lo sucedido a las autoridades correspondientes.

Informar a Encargado General sobre el accidente. Informar al Cliente de lo sucedido. Enviar el automóvil a reparación. Hacer una reprogramación del servicio. Ponerse en contacto inmediatamente con la aseguradora.

El encargado de realizar estas actividades será el Encargado General del vivero, sin embargo, puede delegar algunas actividades según crea conveniente.

Resultado 4: Personal capacitado.

Riesgos internos:

Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en práctica por el personal de la empresa.

Riesgos externos:

El empleado capacitado renuncia a su puesto.

Riesgo: Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en práctica por el personal de la empresa.

Descripción:

existe la posibilidad de que, aunque los empleados hayan asistido a las capacitaciones programadas, no pongan en práctica todos los conocimientos proporcionados en esta.

Causas:

Falta de oportunidad por parte de la organización para poner en práctica los conocimientos aprendidos.

Falta de entusiasmo por parte de los empleados para poner en práctica los conocimientos adquiridos.

Falta de equipo o materiales necesarios para poner en práctica los conocimientos aprendidos.

Efectos del riesgo:

Perdida de dinero invertido en la capacitación. Perdida de motivación por parte del personal de la empresa.


Los servicios a domicilio ofrecidos al cliente no son de la calidad esperada por este.

Caída en las ventas proyectadas. Los catálogos elaborados no reflejan los gustos de los clientes a los cuales se

dirigen.

Responsables de implementar la respuesta al riesgo:

El responsable directo será el Encargado General del vivero, sin embargo necesitara la colaboración del Encargado de Producción y el Encargado de Ventas, ya que estos tienen trabajadores a su cargo.


Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, sin embargo se debe tomar en cuenta que para que exista un buen rendimiento de los empleados, estos deben aplicar cada una de las herramientas y técnicas impartidas en las capacitaciones, si no es así el rendimiento del trabajador será bajo, lo cual podría tener altas repercusiones contra este, incluso hasta llevarlo al despido, por lo que, más que una obligación por parte del trabajador, es una necesidad aplicar lo aprendido. Por otro lado es posible que las condiciones necesarias para la aplicación de lo aprendido no existan en la organización, por lo que deberá tomar en cuenta esto el Encargado General, si espera una respuesta positiva por parte de los trabajadores.

Como grupo consideramos que la probabilidad de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Media 40%.

Impacto: el resultado de este riesgo seria alto, ya que si los empleados no realizan las tareas de la forma en que se espera, muy difícilmente se podrán alcanzar los resultados establecidos del proyecto.

Como grupo consideramos que el impacto de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Medio 70%.



Prevención:

Escoger minuciosamente a la institución que ofrecerá la capacitación al personal de la empresa.

Dejar en claro los objetivos que la organización pretende alcanzar con la capacitación, tanto con la empresa que la dará, como con los empleados del vivero.

Planificar todos los aspectos en que consistirá la capacitación. Evaluar el rendimiento de los empleados y premiar el cumplimiento del estándar.


Las actividades de prevención se deberán realizar en cada capacitación:

Capacitación en mejora de atención al cliente (14/10/11) Capacitación en decoración de jardines (16/01/12) Capacitación en implementación de un marketing exitoso (01/10/13) Capacitación en técnicas decorativas de fuentes (21/01/14)

La evaluación del rendimiento se realizara de manera continua en las operaciones del vivero.


Elaborar un plan post-capacitación en el cual se detalle las condiciones necesarias y cambios que deban darse dentro de la empresa para que todos los conocimientos aprendidos por parte de la organización se pongan en práctica, así como también, proporcionarle al personal todos los equipos y herramientas necesarias para que puedan aplicar todo lo aprendido durante la capacitación.

Riesgo: El empleado capacitado renuncia a su puesto.

Descripción:

Luego que el trabajador pasa un tiempo laborando en la empresa y se encuentra debidamente capacitado para desarrollar las funciones para las cuales fue contratado, este renuncia y abandona la empresa.

Causas:

Insatisfacción del empleado dentro de la organización. Le es ofrecido un mejor puesto o un mejor salario en otra empresa. El empleado tiene problemas personales con un compañero de trabajo.

Efectos del riesgo:

Perdida de dinero invertido en la capacitación del empleado. Perdida de motivación por parte del personal de la empresa. Costos de contratación y capacitación de nuevo personal.


Los servicios ofrecidos al cliente no son de la calidad que este espera. Caída en las ventas proyectadas.


Encargado General.


Probabilidad: la probabilidad de que un empleado renuncie a su trabajo, es moderada, sin embargo hoy en día en el país existe gran demanda de empleos, por lo que hallar uno, es difícil, además los negocios de viveros de plantas no son muchos en la ciudad, pero existe la posibilidad de que otro vivero ofrezca mejores condiciones a alguno de nuestros trabajadores.

Como grupo consideramos que la probabilidad de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Media 50%.

Impacto: el impacto a la organización de una renuncia de alguno de los empleados es considerable, cada uno de los empleados realiza una actividad específica, y el éxito del vivero depende de la contribución de cada uno de los trabajadores, además, el tiempo que cada trabajador lleva para adaptarse en su puesto de trabajo es significativo (aprox. 15 días a 20 días) en todo ese tiempo de adaptación, la productividad del vivero no será baja al 100%, además en cada contratación se utilizan recursos económicos dentro de los cuales está el anuncio de la vacante, otro impacto altísimo seria la pérdida del conocimiento organizacional y la coordinación que se había adquirido como equipo.

Los costos serian:

Costos de contratación: $810 (publicación y proceso de evaluación)

Costos de cada capacitación: $175.

Como grupo consideramos que el impacto de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Medio 60%.



Prevención:

Fomentar el sentido de pertenencia y trabajo en equipo dentro de la empresa. Establecer normas claras de conducta dentro de las instalaciones del vivero. Reconocer el trabajo de todo el personal, cuando este exceda las expectativas. Ofrecer condiciones de trabajo (salarios, horarios, vacaciones, etc.) flexibles y

acordes a cada uno de los puestos de trabajo.

El responsable directo de realizar estas actividades será el Encargado General del vivero, sin embargo necesitara la colaboración del Encargado de Producción y el Encargado de Ventas, ya que estos tienen trabajadores a su cargo.


Las actividades de prevención se realizaran cada día en el desarrollo de las operaciones del vivero.


Si un empleado renuncia a su puesto, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Publicar un anuncio de la vacante del puesto en el periódico La Prensa Grafica.2. Recibir curriculum de aspirantes.3. Realizar evaluación y selección de aspirantes.4. Realizar una inducción en la empresa.

El responsable de realizar los pasos 1, 2 y 3 será el Encargado General, en caso de ser el puesto de Encargado General a reemplazar, la responsabilidad será del Inversionista.

La persona responsable de la inducción dependerá del puesto que se quiera cubrir:

Puesto a cubrir Responsable de Inducción

Encargado General Inversionista

Encargado de Ventas Encargado General

Encargado de Compras Encargado General

Encargado de Producción Encargado General

Encargado de mantenimiento y entregas Encargado General y Encargado de Ventas

Jardinero de Producción Encargado de Producción

Albañil Encargado de Ventas

Jardinero de Servicio Encargado de Ventas

Cabe mencionar que cada empleado tiene un contrato, y que el rompimiento de este por parte del empleado, resulta sin ningún tipo de indemnización por parte de la empresa.

Resultado 5: Servicio de Jardinería a domicilio.

Riesgos externos:

Asalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.

Riesgo: Asalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.

Descripción:

El albañil, el Jardinero de Servicio o el Encargado de Entregas, son víctimas de un asalto en el trayecto del local al lugar de destino del servicio (jardinería o entrega de productos)

Causas:

La zona por donde transitan es de alto peligro. Los altos niveles de desempleo del país. La situación económica del país. Falta de seguridad por parte de la policía nacional civil. Falta de medios para alertar a los agentes de seguridad.

Efectos del riesgo:

El servicio al cliente no se puede realizar. Robo de el equipo para realizar el servicio. Robo de los productos e insumos para dar el servicio.


Servicios de Jardinería no realizados. Entrega de productos a domicilio no realizadas. Perdidas en los ingresos de la empresa. Perdidas en los activos de la empresa.


Encargado General.


Probabilidad: la probabilidad de que este hecho ocurra es alta, en los últimos meses se ha desatado una ola delincuencial, que ha atacado a todo el país, incluyendo la ciudad de Santa Ana, por lo que las probabilidades aumentan considerablemente, sin embargo el gobierno está implementando medidas para frenar este hecho, pero hasta

el momento no se han visto cambios, consideramos que hasta que no se frene esta ola delincuencial, las probabilidades serán altas.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que ocurra un asalto a los trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio, es Alta 80%.

Impacto: el impacto de este suceso es considerablemente alto, ya que atentaría contra la vida del empleado, además de que se perdería parcial o totalmente, el valor del equipo utilizado para brindar el servicio dentro de estos estaría el automóvil, además los insumos para realizar los servicios(plantas, herramientas o accesorios) el otro impacto que tendría fuera la no entrega de los productos durante un periodo de tiempo, hasta que se reponga el equipo, este atraso dependería del hurto realizado.

Como grupo concluimos que el impacto de que ocurra un asalto a los trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio, es Alto 80%.

Los costos serian:

Equipo para entrega de servicio: aprox. $320

Automóvil para entrega de productos: $8,000

El costo de los productos dependería del pedido del cliente.



Prevención:

Adquirir un seguro contra robo.


Costo de aseguradora. (depende del análisis que realice la empresa aseguradora, aproximadamente $12/mes, todo el proyecto = $720)


Adquirir un seguro contra robo. (15/02/10)


Si los trabajadores son víctimas de un robo, deberán seguir el siguiente procedimiento:

Tomar nota de las descripciones del (de los) asaltante(s). Realizar llamada a 911, informando lo sucedido a las autoridades. Informar a Encargado General sobre el robo. Informar al Cliente de lo sucedido. Reponer el equipo robado. Hacer una reprogramación del servicio. Ponerse en contacto inmediatamente con la aseguradora.

Resultado 6: Establecimiento de Alianzas Estratégicas.

Riesgos externos:

Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica. Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.

Riesgo: Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica.

Descripción:

Los proveedores del vivero con las que se planea realizar alianzas estratégicas, no están dispuestos a formar alianzas con el vivero.

Causas:

Los proveedores ya poseen alianzas con otros viveros. Los proveedores no ven el beneficio en la realización de las alianzas. Los proveedores no poseen los recursos para realizar las alianzas. Otras causas.

Efectos del riesgo:

Los ahorros que se producirían al formar las alianzas ya no se lograrían.


Las alianzas estratégicas con los proveedores no se cumplen.


Encargado General.


Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo se haga realidad depende de muchas variables, dentro de las cuales esta, la decisión de las empresas de realizar las alianzas, sin embargo al mostrar los beneficios para las dos partes que se obtienen al formar la alianza, se puede asegurar la consecución de dichos acuerdos.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que los proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica, es medio 50%

Impacto: La no formación de alianzas estratégicas con los proveedores, afectaría los objetivos financieros a mediano y largo plazo de el vivero, ya que el principal resultado de las alianzas con los proveedores, representa un ahorro en la adquisición de insumos y materia prima, lo cual demuestra las factibilidades del proyecto, que representa un

ahorro del 12% en las adquisiciones, representando una disminución en los costos de operación aproximadamente de 5% promedio, por cada año del proyecto.

Los ahorros que no se percibirían serian:

Año 2010: $1,579.72 Año 2011: $5,828.37 Año 2012: $6,760.66 Año 2013: $7,420.08 Año 2014: $9,031.44

Como grupo concluimos que el impacto de la no formación de alianzas estratégicas con los proveedores, es alto 80%.



Prevención:

Establecer comunicación con los administradores de las empresas proveedoras. Demostrar a los administradores de cada empresa proveedora los beneficios del

establecimiento de las alianzas.


Tres meses antes el encargado general, visita cada una de las empresas proveedoras y comunica a los administradores de estas por medio de una reunión, sobre los planes y las intenciones de establecer alianzas, así como los resultados de estas.(10/03/10)

Un mes antes del establecimiento de las alianzas, se envía el plan de las alianzas a las empresas proveedoras con las cuales se pretende establecer las alianzas. (10/05/10).


Si las empresas proveedoras no están dispuestas a formar una alianza estratégica se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Investigar otras empresas proveedoras que estén dispuestas a establecer alianzas.

2. Iniciar comunicaciones con estas.3. Enviar plan de alianzas.4. Establecer acuerdos formales.

Riesgo: Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.

Descripción:

Las escuelas con las que se planea realizar alianzas estratégicas no están dispuestas a formar alianzas con el vivero.

Causas:

Las escuelas ya poseen alianzas con otros viveros. Las escuelas no ven beneficio alguno en la realización de la alianza. No poseen los recursos para realizar las alianzas. Otras causas.

Efectos del riesgo:

El abastecimiento de plantas que se iba a realizar a las escuelas ya no se realiza.


Las alianzas estratégicas con las escuelas no se cumplen.


Encargado General.


Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo se haga realidad depende de muchas variables, dentro de las cuales esta, la decisión de los directores de la escuelas, hay que mencionar que cada escuela tiene un director diferente, sin embargo la planeación estratégica del ministerio de educación es la misma en general, la crisis económica que afecta a la ciudad de Santa Ana y a la población en general, provoca que las personas no se preocupen por otras necesidades más que por las necesidades básicas, sin embargo las escuelas podrían y deberían tener un enfoque hacia la formación de valores en los estudiantes, valores como la conservación del medio ambiente, es por ello que estas alianzas podrían ofrecer beneficios a ambas partes.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que las escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica, es medio 50%

Impacto: La no formación de alianzas estratégicas con escuelas, afectaría los objetivos a mediano y largo plazo del vivero, además el marketing que este tipo de acuerdos ofrecería al vivero es de mucha importancia ya que fomentaría a la población en general a preocuparse por el medio ambiente, el vivero no podría ejercer una función social en su totalidad.

Los costos serian:

Ya que las alianzas consistirían en la venta de plantas a las escuelas a un precio con un descuento del 30% y se planea abastecer a cada escuela con un promedio de 200 plantas, y se planea realizar alianzas con 30 escuelas, las perdidas en ventas serian por lo menos de: $3,500 lo cual representa el 50% de probabilidad de ocurrencia.

Como grupo concluimos que el impacto de la no formación de alianzas estratégicas con escuelas, es medio 60%.



Prevención:

Establecer comunicación con los directores de las escuelas. Demostrar a los directores de cada escuela los beneficios del establecimiento de

las alianzas. Realizar un documento escrito el cual muestre, todos los detalles de los

acuerdos planteados. Elaborar un plan de alianzas, en el cual se establezcan todas las actividades a

realizar y los montos que intervienen en dicha realización.


Seis meses antes el Encargado General, visita cada una de las escuelas y comunica a los directores de estas por medio de una reunión, sobre los planes y

las intenciones de establecer alianzas; además entrega el documento que contiene los acuerdos propuestos.

Cuatro meses antes del establecimiento de las alianzas, se envía el plan de las alianzas a las escuelas con las cuales se pretende establecer las alianzas.


Si las escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Investigar otras escuelas que estén dispuestas a establecer alianzas.2. Iniciar comunicaciones con estas.3. Enviar plan de alianzas.4. Establecer acuerdos formales.

Otra alternativa que se puede tomar en cuenta es establecer acuerdos con el ministerio de educación directamente.

Todas estas actividades serán realizadas por el Encargado General, sin embargo este puede en algún momento necesitar la ayuda de algunos de los Encargados de las otras funciones del vivero, en cuanto a solicitud de información.

Resultado 7: Servicio de Instalación de fuentes decorativas.

Riesgos internos:

Fuentes instaladas no funcionan.

Riesgo: Fuentes instaladas no funcionan.

Descripción:

La fuente instalada no realiza funciones especificadas en los resultados del producto final del servicio de instalación.

Causas:

La instalación no se realizo completa. El trabajador no siguió el procedimiento establecido de la instalación. El cliente altero el sistema de la fuente. La bomba sufrió fallos mecánicos. El trabajador no reviso la instalación. El cliente no sabe cómo utilizar la fuente. El suministro de energía eléctrica fallo. El suministro de agua fallo.

Efectos del riesgo:

El cliente no queda satisfecho con el resultado final de la instalación. Reproceso del servicio de instalación. Retraso en los servicios de instalación de fuentes.


El servicio de instalación de fuentes no cumple con lo planificado. Las ventas no cumplen con lo planificado.


Encargado General, Albañil.


Probabilidad: la probabilidad de fallo de una fuente es considerable, el servicio de instalación de fuentes está sujeto a muchas variables internas y externas; sin embargo para reducir las causas internas, se ha desarrollado un proceso estándar de instalación, el cual asegura cubrir todos los factores involucrados( instalación eléctrica, suministro de energía eléctrica y funcionamiento de la bomba). Para controlar los factores externos, luego de cada instalación se deberá mostrar al cliente, la forma de operar la fuente, además el albañil deberá asegurar de que la fuente funciona correctamente.

Como grupo concluimos que la probabilidad de que una fuente instalada falle es baja 30%.

Impacto: la insatisfacción de los clientes es algo muy grave, esta generaría la pérdida de ventas futuras.

Los costos serian:

Servicios de Instalación de fuentes no realizados. ($1,100) (30%) Reproceso del servicio. ($240) (30%) Insatisfacción de los clientes.

Como grupo concluimos que el impacto de de que una fuente instalada falle es muy alto 100%.



Prevención:

Analizar el proceso de instalación y establecer un método estándar para la realización del servicio.

Instruir al albañil sobre el método de instalación de fuentes. Además:

El albañil deberá comprobar el funcionamiento de todo el sistema de la fuente.El albañil deberá comunicar al cliente la forma de utilizar la bomba.El albañil deberá mostrar al cliente como operar la fuente.

Se dará una garantía de 30 días sobre la instalación de la fuente.


Capacitación sobre la instalación de fuentes decorativas dirigida al albañil. Para ello se contratara a una compañía externa, el encargado de gestionar esta capacitación será el Encargado General del vivero.


Costo de capacitación sobre la instalación de fuentes decorativas ($175)


Realizar capacitación sobre la instalación de fuentes decorativas(10/03/14) Revisar la instalación (sistema eléctrico, abastecimiento de agua y

funcionamiento mecánico de la bomba) y explicar al cliente sobre la forma de operación de la fuente, en cada servicio de instalación.


Si el cliente reporta fallas en el funcionamiento de la fuente se deberá seguir el siguiente procedimiento:

5. Se deberá pedir al cliente, que describa las fallas que percibe de la fuente.6. Se deberá programar una visita por parte del albañil al domicilio del cliente en

menos de 48 horas.7. El albañil deberá ir a inspeccionar la fuente.8. Si existe un desperfecto en la bomba, se deberá proceder a cambiarla.9. Si existe un problema en las conexiones eléctricas se deberá proceder a

repararlas.10.Si el cliente causo el fallo de la fuente, se deberá explicar el modo de utilizar la

fuente y las precauciones que este debe tener.

Todas estas actividades serán realizadas por el Albañil, el Encargado de Ventas será el responsable de controlar los resultados del servicio de Instalación de Fuentes.

RESUMEN DE GESTION DE RIESGOS.

Riesgo Resultado Naturaleza Probabilidad Impacto Tipo de Riesgo Presupuesto

Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta.

1 Externo 20% 70% Bajo 14% asignado

El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra disponible.

1 Externo 60 70% Moderado 42% asignado

No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción.

1 Externo 40% 60% Bajo 24% asignado

No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas.

1 Externo 40% 80% Moderado 32% asignado

Plagas que podrían afectar la producción de plantas.

2 Interno 30% 90% Moderado 27% asignado

Intoxicación de los trabajadores. 2 Interno 50% 60% Moderado 30% $390

Paso de una onda tropical fuerte. 2 Externo 70% 100% Alto 70% $170

Falta de agua en el vivero. 2 Externo 90% 100% Alto 90% $670Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado.

3 Externo 80% 80% Alto 64% $235

El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.

3 Externo 40% 80% Moderado 32% $960

Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en práctica.

4 Interno 40% 70% Moderado 28% asignado

El empleado capacitado renuncia a su puesto. 4 Externo 50% 60% Moderado 30% asignadoAsalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.

5 Externo 80% 80% Alto 64% $720

Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica.


Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.


Fuentes instaladas no funcionan. 7 Interno 30% 100% Moderado 30% asignado

Gestión de Abastecimiento.

DESARROLLO DE LA METODOLOGIA.

Planeamiento del abastecimiento.

Puesta en marcha del vivero.

A continuación se presenta la maquinaria y equipo necesarios para poner en marcha el

vivero, todo esto se requiere para el 25/02/10.

Maquinaria y Equipo Cantidad

Podadora 1

Vehículo pick up 2000 1

Manguera 15 m 3

Machete 3

Cuma 3

Irrigador de agua 5

Tijeras de podar 3

Azadón 3

Piocha 3

Escalera 2

Rastrillo 3

Escoba 4

Pala 4

Guantes (Pares) 4

Carretilla 2

Escritorio 2

Sillas 2

Maquinaria y Equipo Cantidad

Mesa de centro 1

Sillas de espera 4

Archivero 1

Canopi 2

Estantes 2

Cafetera 1

Oasis 1

Computadora 1

telefax Samsung 1

Impresora 1

Contómetro 1

Banners publicitarios 2

Rótulos publicitarios 2

software para factura sapbussines 2010

1

Licencias de office 2010 1

Licencia de Windows 7 1

Además del equipo necesario para la puesta en marcha, La compra única de plantas

es necesaria para iniciar las ventas en el Vivero, La compra consistirá en: 16,000

plantas ornamentales y 9,000 plantas frutales, esta se debe realizar el 12/02/10.

Operaciones del Vivero (Producción de Plantas y Servicios).

En las factibilidades se muestra toda la materia Prima y los Insumos que se deben

adquirir, los cuales son necesarios para las operaciones del vivero; Todos se requieren

de manera continua a lo largo de los cinco años del proyecto.

Las proyecciones que se realizaron de la demanda de productos y servicios,

demuestran que esta aumenta cada año, por lo que los requerimientos de insumos

aumentan cada año también. (Según factibilidades del proyecto).

Para determinar la cantidad del pedido y cuando será necesario el abastecimiento,

hemos tomado en consideración: la capacidad de almacenamiento del local, el

inventario de seguridad, el mantenimiento y el manejo de cada materia prima e

Insumo.

Dentro de las principales consideraciones que hemos tomado están:

El pedido de las semillas solo se puede hacer en el orden de los 100 ya que es

la unidad mínima de venta, además se ha decidido comprarlas cada 4 semanas

para garantizar la frescura de estas.

La cantidad máxima de tierra negra que se puede mantener en el local es de 25

metros cúbicos, lo que equivale a 5 camionadas de tierra. Ya que no se quiere

dedicar demasiado especio para este, se le pedirá al proveedor que realice las

entregas de una manera frecuente.

El fertilizante, el abono y el insecticida, se pide solo un quintal de cada uno, ya

que la cantidad necesaria de estos es aproximadamente 4 quintales de cada uno

por año y se requiere un producto fresco, además el almacenamiento de estos

insumos requiere condiciones específicas, de higiene y seguridad industrial.

Luego de haber revisado los requerimientos de herramientas para la venta

(azadón, piocha, Rastrillo, Cuma y pala de jardinero), se considera que la

cantidad mínima adecuada, que se debe mantener de estas en la sala de venta,

es de 8 unidades.

El combustible se recargara cada vez que el tanque llegue a la mitad (6.3

galones), esto para asegurar que no ocurra un desabastecimiento durante el uso

del automóvil, por lo que la frecuencia cambiara cada año, ya que depende del

consumo total de combustible al año.

La cantidad máxima de fuentes que se pueden mantener en el local es de 60 (24

en sala de ventas y 36 en la bodega), entre pequeñas, medianas y grandes.

Los productos artesanales de barro son delicados y su manejo es dificultoso, por

lo que no se mantendrán en gran cantidad en el local, por tal motivo el nivel

máximo de macetas y figuras decorativas, será de 100 macetas y 200 figuras

decorativas.

Inventario de seguridad.

Se debe definir el inventario de seguridad de cada insumo. Este se define de acuerdo

al criterio que como grupo hemos analizado seria el adecuado, tomando en cuenta el

costo del abastecimiento y el costo de almacenamiento.

Tierra negra: el proveedor está en la misma ciudad de Santa Ana y este posee los

medios para realizar la entrega, sin embargo debido a la gran demanda que tiene de

los diferentes productos, el pedido se debe realizar 48 horas antes de que sea

necesaria la tierra, por lo que el inventario de seguridad será de 2m3 para el primer

año(0.82 m3 al día), 2m3 para el segundo año(1.04 m3 al día), 3m3 para el tercer

año(1.15 m3 al día), 3m3 para el cuarto año (1.21 m3 al día), y 3m3 para el quinto año

(1.31 m3 al día).

Semillas: para el abastecimiento de este Insumo se requiere ir al local del proveedor,

sin embargo en el contrato se establecerá los requerimientos proyectados de cada

mes, por lo que cada 4 semanas que se realizara el pedido, se debe realizar una

llamada previo al abastecimiento, para confirmar el pedido y que el proveedor realice el

embalaje respectivo, ya que existe un contrato no deberían haber atrasos para realizar

el pedido, más que el de realizar el viaje que es aproximadamente de 45 minutos, por

lo que el tiempo estimado de reabastecimiento se considera de 1 hora, el inventario de

seguridad será el respectivo a 2 horas.

Abono, fertilizante e insecticida: El inventario de seguridad de estos insumos es de

25 Lb, ya que estos requieren de un gran cuido en inventario, el conservar poco

inventario de estos insumos, contribuye al ahorro de recursos como tiempo y espacio.

Figuras decorativas, macetas barro, luminarias, fuentes pequeñas, medianas y

grandes (Accesorios): En el caso de Figuras decorativas se tendrá un inventario de

seguridad de 40 unidades, para las macetas de barro será de 20 unidades y para las

luminarias será de 25 unidades.

Para las fuentes pequeñas el inventario de seguridad será de 6 unidades, para las

fuentes medianas será de 3 unidades y para las fuentes grandes el inventario de

seguridad será de 2 unidades.

NOTA: El inventario de seguridad que hemos considerado es de aproximadamente el

20% de las cantidades a pedir en cada uno de los accesorios y para cada uno de los

años.

Herramientas: En el caso de todas las herramientas se tendrá un inventario de

seguridad de 8 unidades, las cuales serán las que se mantengan en la sala de ventas,

esto consideramos que es la cantidad mínima que debería estar en la sala de ventas,

para que le dé un mayor realce al Vivero.

A continuación se presentan las tablas que contienen: Que insumos requieren de

abastecimiento externo, cuantos insumos serán necesarios (cantidad por año) y

cuando será necesario el abastecimiento (frecuencia); de todos los insumos necesarios

para cada año para la operación del vivero, establecidos en base a la información

presentada anteriormente.

Insumos necesarios por año para la operación del vivero

2010

Insumo cantidad (año)

cantidad a pedir

medida frecuencia (cada)

Materia prima e insumos

Tierra negra 43 5 camionada 6 semanasSemillas 50,000 2,000 unidad 2 semanasBolsas plásticas 75,000 37,500 bolsas 6 mesesAbono 4 1 Qq 3 mesesFertilizante 2 1 Qq 6 mesesInsecticida 3 1 Qq 4 mesesCombustible 500 5.5 Galón 4 días

Accesorios

Figuras decorativas 1,000 200 unidad 10 semanasMacetas Barro 1,000 100 unidad 5 semanasLuminarias 250 125 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 250 30 unidad 40 díasFuentes Medianas 150 18 unidad 40 díasFuentes Grandes 100 12 unidad 40 días

Herramientas

Azadón para venta. 50 25 unidad 6 mesesPiocha para venta. 50 25 unidad 6 mesesPala de jardinero para venta.

50 25 unidad 6 meses

Rastrillo para la venta 76 38 unidad 6 mesesCuma para la venta 50 25 unidad 6 mesesTijeras de podar para la venta


Azadón para operación 4 4 unidad Inicio de añoPala de Jardinero para 4 4 unidad Inicio de año

operación

2011


cantidad a pedir



Tierra negra 54 5 camionada 33 díasSemillas 62,400 2,400 unidad 2 semanasBolsas plásticas 93,600 46,800 bolsas 6 mesesAbono 5 1 Qq 10 semanasFertilizante 3 1 Qq 17 semanasInsecticida 4 1 Qq 3 mesesCombustible 624 6.8 galón 4 días

Accesorios

Figuras decorativas 1,248 200 unidad 8 semanasMacetas Barro 1,248 100 unidad 4 semanasLuminarias 312 156 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 312 30 unidad 5 semanasFuentes Medianas 188 18 unidad 5 semanasFuentes Grandes 125 12 unidad 5 semanas

Herramientas





Azadón para operación 5 5 unidad Inicio de añoPala de Jardinero para operación

5 5 unidad Inicio de año

2012


cantidad a pedir



Tierra negra 60 5 camionada cada mesSemillas 68,640 2,700 unidad 2 semanasBolsas plásticas 102,960 51,480 bolsas 6 mesesAbono 6 1 Qq 2 mesesFertilizante 4 1 Qq 3 mesesInsecticida 5 1 Qq 10 semanasCombustible 687 5.6 galón 3 días

Accesorios


Herramientas







2013


cantidad a pedir



Tierra negra 63 5 camionada 28 díasSemillas 71,438 2,800 unidad 2 semanasBolsas plásticas 107,156 53,578 bolsas 6 mesesAbono 7 1 Qq 7 semanasFertilizante 5 1 Qq 10 semanasInsecticida 6 1 Qq 2 mesesCombustible 715 5.9 Galón 3 días

Accesorios

Figuras decorativas 1,429 200 unidad 7 semanasMacetas Barro 1,429 100 unidad 3 semanasLuminarias 360 180 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 359 30 unidad 1 mesFuentes Medianas 216 18 unidad 1 mesFuentes Grandes 144 12 unidad 1 mes

Herramientas







2014


cantidad a pedir



Tierra negra 68 5 camionada 26 díasSemillas 76,828 3,000 unidad 2 semanasBolsas plásticas 115,240 57,620 Bolsas 6 mesesAbono 8 1 Qq 6 semanasFertilizante 6 1 Qq 2 mesesInsecticida 7 1 Qq 7 semanasCombustible 769 6.3 Galón 3 días

Accesorios


Herramientas







NOTA: La frecuencia del abastecimiento de cada insumo, puede variar a lo establecido

en las tablas anteriores, dependiendo de las variaciones de la demanda de productos y

servicios.

Cómo y Dónde debe realizarse el abastecimiento.

Puesta en Marcha del Vivero. (12/02/10 al 25/02/10)

Proceso de adquisición de la maquinaria y equipo para puesta en marcha, y materia

prima e insumos necesarios para la operación del vivero.

En el caso de la maquinaria y equipo para la puesta en marcha, el proceso de

abastecimiento se realizara a través de la compra de estos en los locales de los

proveedores (los cuales son presentados más adelante), luego serán trasladados hacia

el local del vivero, almacenados en dicho local y luego serán instalados y utilizados en

el momento que se requieran. Tal es el caso de: Podadora, Manguera 15m, Machete,

Cuma, Irrigador de agua, Tijeras de podar, Azadón, Piocha, Escalera, Rastrillo, Escoba,

Pala, Guantes, Carretilla, Escritorio, Sillas, Mesa de centro, Sillas de espera, Archivero,

Canopi, Estantes, Cafetera, Oasis, Computadora, telefax Samsung, Impresora,

Contómetro.

En el caso del vehículo se realizara la compra en el local de la empresa proveedora y

luego será trasladado al local del vivero donde se mantendrá para su posterior uso y

mantenimiento.

Para los Banners publicitarios y Rótulos publicitarios, se solicitara el servicio a la

empresa proveedora y será esta quien realizara el transporte y la instalación de

banners y rótulos en el lugar establecido para dicha publicidad.

Se comprara y solicitara el servicio de instalación para los siguiente software: software

para factura sapbussines 2000, Licencias de office 2007 y Licencia de Windows, a la

empresa proveedora de este servicio.

Una de las compras más importantes en la puesta en marcha es la compra única de

Plantas Ornamentales y Frutales, para iniciar las ventas en el vivero, la cual se

realizara del 12/02/10 al 16/02/10, para esto, el Encargado de Iniciar el proyecto deberá

ir al Vivero establecido en las factibilidades (Criadero de Plantas La Ceiba) y hacer el

pedido, luego solicitar a una empresa de transporte que traslade las plantas al local. La

compra total será de 16,000 plantas ornamentales y 9,000 plantas frutales.

Operaciones del Vivero. (Toda la vida del proyecto)

En el caso de la materia prima e insumos, accesorios y herramientas, para el

funcionamiento del vivero, el abastecimiento se realizara de la siguiente manera:

Para los accesorios:

Los productos artesanales de barro son delicados y su manejo es dificultoso, es por

ello que el transporte de este insumo es relativamente costoso ya que la cantidad que

se puede transportar en cada viaje es limitada, 30 macetas y 50 figuras, debido a esto

el transporte se realizara en el vehículo del vivero, pero será la empresa proveedora

quien se hará responsable de cargar el vehículo con los productos y cuidar el producto

mediante el embalaje necesario, luego será el Encargado de Compras el que

descargue y ubique los accesorios en el local. A demás es necesario aclarar que el

embalaje de este producto se hará ubicando 2 macetas como máximo por caja, las

macetas serán cubiertas por corcho y luego serán ubicadas en las cajas, para

posteriormente cargar el vehículo y transportarlas. (No se colocará ningún otro peso

sobre estas cajas).

Para el abastecimiento de las fuentes pequeñas, medianas y grandes será el proveedor

quien las transportará al local del vivero, además de colocarlas en el lugar establecido

para su ubicación, este servicio es brindado siempre y cuando la inversión esté arriba

de los $50 (dato proporcionado por el potencial proveedor GOLDTREE). Como otra

opción también se podrá hacer el abastecimiento, a través de una llamada telefónica al

proveedor y será esta empresa quien transportara y realizara la respectiva entrega

directamente al cliente.

Para las herramientas:

Al consultar a la empresa IMACASA (potencial proveedor), ellos nos mencionaron que

si existe un contrato, pueden realizar las entregas de productos sin cargo adicional, sin

embargo el pedido debe ser grande (en el orden de los 100 artículos), es por ello que

en este caso el proveedor será quien transportara, las herramientas hasta el local del

vivero.

Para los insumos:

El pedido de la tierra negra se realizara a través de una llamada telefónica, en la cual

se especificara la cantidad a pedir (camionadas) y la fecha de entrega de esta, además

de los requerimientos necesarios; y será la empresa proveedora la que transportara y

se encargara de ubicar la tierra en lugar establecido en el vivero.

Para el abastecimiento de las semillas se hará en el vehículo del vivero, a través de la

visita a la empresa proveedora, luego se efectuara la compra y posteriormente el

traslado en bolsas plásticas y la ubicación de esta en el vivero.

Las bolsas plásticas serán compradas en el local de la empresa proveedora, luego

serán trasladadas en el vehículo del vivero y ubicadas en el lugar establecido para

estas dentro del vivero.

En el caso del Abono, Fertilizante e Insecticida se realizará la compra en el local del

proveedor, luego su traslado se hará en el vehículo del vivero aclarando que se tendrá

el respectivo cuidado en el manejo de estos, debido a que es un tipo de producto que

puede causar daños si no se toman las medidas preventivas y no se tiene el cuidado

respectivo, luego se almacenara en el lugar preparado previamente dentro de la

bodega del vivero, para su posterior uso.

Para el abastecimiento del Combustible (gasolina regular) se realizará llevando el

vehículo del vivero a la estación de servicio que será el proveedor de este insumo el

cual se presenta posteriormente, y de esta manera llevar a cabo el abastecimiento.

Habiendo realizado el abastecimiento de la materia prima; El almacenamiento y

distribución de plantas, semillas, herramientas y accesorios en el local se hará de la

siguiente manera:

Todos los insumos adquiridos y en buen estado, deben ser distribuidos de forma

cómoda y estratégica dentro del local. Las plantas deben ser ubicadas de acuerdo al

tipo, clase o grupo al que pertenecen, ornamentales o frutales, estas se ubicarán

dejando un paso entre las hileras para darles un mejor acomodamiento, de forma que

las personas que visiten el vivero puedan recorrerlo libremente, creando un ambiente

cómodo para los clientes, en el caso de las plantas de sombra, estas deben ser

ubicadas bajo la malla de sombra para evitar que sean dañadas por el sol y se les

pueda dar el mantenimiento adecuado. El vivero cuenta con una bodega donde se

almacenaran las semillas, el abono y todo el producto de reserva ya sea para el propio

uso del vivero o para venta. Los accesorios y herramientas serán colocados en

estantes dentro de la oficina de ventas y deberá procurarse que se encuentren seguros

para evitar que estos se rompan o puedan sufrir algún daño, se contara con una

cantidad de reserva de estos ubicada en la bodega, y así poder llevar un control de la

existencia de estos para tener surtido el vivero.

Identificación de potenciales fuentes de abastecimiento.

Para poder identificar que empresas serán las proveedoras de nuestros insumos,

procedimos a elaborar una lista de todas aquellas que elaboran o distribuyen la

maquinaria y equipo, y todos los insumos que el vivero necesita para su puesta en

marcha y para su funcionamiento. Además podemos mencionar que solo tomamos en

cuenta aquellos potenciales proveedores que están ubicados en el occidente de

nuestro país, principalmente en la ciudad de Santa Ana.

Presentando a continuación la lista de potenciales fuentes de abastecimiento:

PARA ACCESORIOS

Casa del plástico

Artesanías Cánnabis

GOLDTREE

Agencia El Tikal

PARA HERRAMIENTAS

IMACASA

Ferretería La Mano

Ferretería El Vaquero

Ferretería VIDRI

PARA INSUMOS

Banco de materiales El Mirador

Casa del plástico

Agro servicio la campiña

Criadero de plantas la ceiba

Vivero El Palmar

Geotextiles El Salvador

Imprenta El Conquistador

Vivero La Laguna Verde

Vivero la laguna

PARA MAQUINARIA Y EQUIPO

Toyota DIDEA

IMACASA

Omnisport

Compuferia

Servicios Informáticos CADIG

GOLDTREE

Ferretería VIDRI

GEVESA

Autofacil

PARA SERVICIOS

Gasolinera Shell Metrocentro

Construcciones Hernández

Construcciones Ochoa’s

Imprenta El Conquistador

canal 23, radio Soda Stereo, doble H, radio UNO

COSESA

Capacitaciones Aguilar & Aguilar

TPCOM

Ing. Agrónomo independiente

PUBLICOM

Auditorias y Capacitaciones Roque

Formato de recibimiento de ofertas.

PLANEAMIENTO DE LA SOLICITUD.

VIVERO JARDIN EL EDEN.

Productos a abastecer: ___________________________________________________

______________________________________________________________________

Nombre de la Empresa: __________________________________________________

Precio de cada producto: _________________________________________________

______________________________________________________________________

Capacidad de crédito disponible: ___________________________________________

Plazo para realizar pagos: ________________________________________________

Formas disponibles de pago: ______________________________________________

Existe transporte disponible para entregas: SI NO __________________

Cantidades mínimas de venta: _____________________________________________

Capacidad máxima disponible por mes: ______________________________________

Tiempo de espera de una solicitud: _________________________________________

Programa de Trabajo: ____________________________________________________

Garantías disponibles: ___________________________________________________

Anticipos disponibles: ____________________________________________________

Políticas o Estándares de Calidad: __________________________________________

Experiencia en el medio: _________________________________________________

Anexo a este documento deberán ir:

Las características técnicas de cada producto.

Los estándares de calidad ofrecidos de cada producto.

La Solvencia Financiera de la Empresa.

Selección de fuentes de abastecimiento.

Es aquí en donde el equipo administrativo del proyecto seleccionará los proveedores

de cada maquinaria, equipo e insumos, servicios y materia prima, que se utilizaran en

el proyecto.

Para poder llevar a cabo esta selección se ha evaluado cada uno de los potenciales

proveedores, analizando los siguientes criterios:

En primer lugar uno de los criterios más importantes a analizar es el precio de cada uno

de los insumos que ofrecen los proveedores, ya que esto nos permite identificar los

proveedores que proporcionan los precios accesibles y cómodos, es decir aquellos

precios que generan un menor gasto y por ende proporcionan una mayor ganancia

para el vivero, estos precios de cada uno de los insumos, son presentados al final de

este apartado.

Además otros factores importantes de analizar son las características técnicas del

servicio, lo cual ayudará a identificar aquellos proveedores con los productos que más

se apegan a los requerimientos establecidos por los administradores del proyecto.

También es importante revisar la solvencia financiera de cada proveedor, esto se hará

revisando los estados financieros del último mes, ya que a través de esto podremos

saber si es confiable o no el proveedor, es decir si no existe ningún peligro de ser

afectado el funcionamiento del vivero por problemas financieros que puedan tener su

proveedores.

Los servicios post-venta que ofrecen cada proveedor serán analizados, ya que esto

permite saber que proveedor ofrece mayores beneficios después de la venta de sus

productos. También se analizará la experiencia que estos tengan en proveer, ya que

permitirá tener mayor confianza en los proveedores.

Es importante analizar La garantía que cada proveedor ofrece, ya que esto permite

saber que proveedor responderá al momento en que uno de sus productos no cumpla

con los estándares establecidos.

Debido a la naturaleza del proyecto es de gran importancia saber que proveedores

puedan proporcionar anticipos en el tiempo de entrega de los productos, ya que si bien

es cierto se han establecido fechas programadas para realizar el abastecimiento, pero

no están exentos los imprevistos o emergencias que puedan surgir, es decir factores

externos que puedan alterar el abastecimiento de los insumos.

También se analizara que proveedor ofrece una mejor forma de pago de sus productos,

es decir saber que proveedor brinda una mayor facilidad de pago de estos, ya sea en

tiempo y forma lo cual se establecerá en el contrato con cada proveedor.

Es sumamente importante saber que tanto el proveedor acepta y se apega a las

políticas y estándares de calidad establecidos, ya que esto permitirá que el proveedor

(al aceptar estas políticas), haga todo lo posible por cumplir dichas políticas y

estándares; lo cual traerá grandes beneficios al funcionamiento del vivero.

Otros factores importantes de analizar son: el programa de trabajo del proveedor ya

que esto permite saber el grado de riesgo que se tiene, que el proveedor no cumpla

con el abastecimiento, debido al exceso de responsabilidades con otras empresas y es

importante saber cómo será el plan de comunicación con el proveedor, es decir que tan

accesible será la comunicación con el proveedor.

Un factor de gran importancia es saber si el proveedor está dispuesto y tiene la

capacidad de cumplir con los requerimientos establecidos para cada maquinaria y

equipo, materia prima e insumos; requerimientos que se presentan a continuación.

Requerimientos de Calidad de la maquinaria y equipo, materia prima e insumos.

Maquinaria y Equipo que se comprara en la puesta en marcha.

Los requerimientos de calidad de la maquinaria y equipo que se compraran en la

puesta en marcha del vivero, se muestran en los anexos.

Materia prima e Insumos para las operaciones del vivero.

Tierra negra

Requerimientos

técnicos

Poseer mezcla de: suelo natural, carbón vegetal, desechos orgánicos como residuos vegetales, heces animales y microorganismos diferentes.

La concentración de fósforo (P) alrededor de los 200-400 mg por kg de tierra.

Estándares de calidad La tierra no debe presentar basura, piedras, ramas, hoja y debe cumplir las especificaciones presentadas anteriormente. La humedad debe estar entre el 25% y 33%.

Semillas

Requerimientos

técnicos

Cosecha no más de 1 mes de realizada.Que no tengan basura ni plagas es decir que se encuentren en buen estado, de lo contrario no serán recibidas o serán devueltas.

Bolsas plásticas

Requerimientos

técnicos

Tamaño: 12cm X 25cm y grosor 12mm

Color negro

Estándares de calidad Que no tengan picaduras ni agujeros por donde puedan

existir fugas, debe cumplir las dimensiones presentadas

anteriormente.

http://es.wikipedia.org/wiki/Kg

http://es.wikipedia.org/wiki/Miligramo

http://es.wikipedia.org/wiki/F%C3%B3sforo

Fertilizante-Fertibraga B15 G

Requerimientos técnicos Debe poseer las siguientes Características fisicoquímicas:

Oxido de Boro (B2O3): 47 mínimo – 48max. (Rango en %)

Boro: 14.59-14.90 (Rango en %).

Oxido de Calcio (CaO): 4-20 (Rango en %).

Oxido de sodio (Na2O): 12.50-15.50 (Rango en %).

Oxido de Potasio (K2O): 1 – 2 (Rango en %)

Oxido de Magnesio (MgO): 1-2 (Rango en %)

Oxido de Hierro (Fe2O3): 0.3-0.6 (Rango en %)

Oxido de Silicio (SiO2): 8 – 12 (Rango en %)

Cloruro (Cl): 3-6 (Rango en %)

Sulfato (SO4): 3-6 (Rango en %)

Humedad (H2O): 0-1(Rango en %)

Color: Gris

Solubilidad en agua a 20 °C

(Suspensión al 2%): 7.20 (Rango en %)

PH a 20 °C: 9.40 (Rango en %)

Insecticida

Requerimientos técnicos Nombre: Compuesto químico piretrina I

Debe poseer las siguientes Características fisicoquímicas:

Fórmula química: C21H28O3

Masa molecular: 328,4

Punto de ebullición (ºC): 170

Presión de vapor (mmHg): 2,02 x 10-5

Solubilidad acuosa (mg/L) : 0,35

T medio volatilización (días): 1,8

Abono

Requerimientos técnicos Nombre: (IUPAC) sistemático

Marca: Fertica.

Este debe poseer las siguientes Características fisicoquímicas:

Fórmula semidesarrollada: CO(NH2)2

Fórmula molecular: CON2H4

Propiedades físicas :

Densidad: 768 kg/m3; 0,768 g/cm3

Masa molar: 60,07 g/mol

Punto de fusión: 405.8 K (132.7 °C)

Punto de ebullición: K (-273,15 °C)

Propiedades químicas:

Acidez (pKa): 0.18

Solubilidad En agua:

108 g/100 ml (20 °C)

167 g/100 ml (40 °C)

251 g/100 ml (60 °C)

400 g/100 ml (80 °C)

733 g/100 ml (100 °C)

Accesorios para la Venta.

Macetas Barro

Requerimientos

técnicos

Altura: 50 cm Diámetro:25 cm

Materiales de construcción: Barro

Estándares de calidad No deben tener fisuras, ni golpes, deben presentar

diferentes decoraciones, con una altura de 50 cm y

diámetro de 25 cm, sin rayones.

Garantías necesarias Mínimo de 1 año

Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si el accesorio sufre daños o deterioro.

Figuras decorativas

http://es.wikipedia.org/wiki/Solubilidad

http://es.wikipedia.org/wiki/Constante_de_acidez

http://es.wikipedia.org/wiki/Punto_de_ebullici%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Punto_de_fusi%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Mol

http://es.wikipedia.org/wiki/Gramo

http://es.wikipedia.org/wiki/Masa_molar

http://es.wikipedia.org/wiki/Cent%C3%ADmetro_c%C3%BAbico

http://es.wikipedia.org/wiki/Gramo

http://es.wikipedia.org/wiki/Metro_c%C3%BAbico

http://es.wikipedia.org/wiki/Kilogramo

http://es.wikipedia.org/wiki/Densidad

http://es.wikipedia.org/wiki/Hidr%C3%B3geno

http://es.wikipedia.org/wiki/Nitr%C3%B3geno

http://es.wikipedia.org/wiki/Ox%C3%ADgeno

http://es.wikipedia.org/wiki/Carbono

http://es.wikipedia.org/wiki/Grupo_amino

http://es.wikipedia.org/wiki/Etanal

http://es.wikipedia.org/wiki/F%C3%B3rmula_qu%C3%ADmica

http://es.wikipedia.org/wiki/IUPAC

Requerimientos

técnicos

Altura: 20 cm Ancho: 5 cm

Materiales de construcción: plástico

Estándares de calidad Debe ser de plástico, con una altura de 20 cm y un

ancho de 5 cm, sin golpes ni rayones y deben estar

con pintura en buen estado sin deterioro.

Garantías necesarias 6 meses

Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si el accesorio comienza a fallar o

cuando haya alcanzado su vida útil.

Fuentes Pequeñas

Requerimientos

técnicos

Debe presentar las siguientes dimensiones:

Altura: 60 cm

Ancho: 50 cm

1/32 hp

Potencia: 1/16 hp Voltaje: 110V

Estándares de calidad Motor en perfecto funcionamiento, sin golpes ni

rayones, y con todas las piezas sin deterioro, deben

presentar variedad en sus diseños, pintura en buen

estado.


Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si las fuentes presentan fallos o


Fuentes Medianas

Requerimientos

técnicos


Altura: 80 cm

Ancho: 65 cm





estado.




Fuentes Grandes

Requerimientos

técnicos


Altura: 1.00 cm

Ancho: 80 cm





estado.




Luminarias

Requerimientos Diámetro: 20 cm Altura: 25 cm

técnicos

Materiales de construcción: Vidrio

Voltaje: 110V

Estándares de calidad Debe cumplir las siguientes especificaciones: con un

diámetro de 20 cm y altura de 25 cm, sin fisuras, ni

rayones y su funcionamiento de estar en perfecto

estado.


Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si las luminarias comienzan a fallar

o cuando haya alcanzado su vida útil.

Lista de proveedores seleccionados para cada insumo en el vivero.

Proveedores para la puesta en marcha del Vivero (Resultado 1)

GOLDTREE

Podadora

Manguera 15 m

Irrigador de agua

Escalera

Escoba

Guantes

IMACASA

Machete

Cuma

Tijeras de podar

Azadón

Piocha

Rastrillo

Pala

Carretilla

Omnisport

Mesa de centro

Sillas de espera

Archivero

Canopi

Estantes

Cafetera

Oasis

Compuferia

Escritorio

Sillas

Computadora

telefax Samsung

Impresora

Contómetro

software para factura sapbussines 2010

Licencias de office 2010

Licencia de Windows

Autofácil SA de CV

Vehículo pick up

Rótulos Raníbal

Banners publicitarios

Rótulos publicitarios

Servicios necesarios para la puesta en marcha del vivero

Construcciones Hernández

Bodega de M y E, MP 3*3mts

Preparación del terreno

Sala de Ventas

Proveedores de otros servicios

Servicios Proveedor

Telefax/ internet TELECOM

Agua ANDA

Energía Eléctrica AES CLESA

Papelería Imprenta El Conquistador

Publicidad canal 23, radio Soda Stereo, doble H

Vigilancia COSASE

Contabilidad A&A asociados

Asesoría Ing. Agrónomo independiente

Proveedores para la operación del vivero.

GOLDTREE

Fuentes Pequeñas

Fuentes Medianas

Fuentes Grandes

Luminarias

IMACASA

Azadón

Piocha

Pala de jardinero

Rastrillo

Cuma

Tijeras de podar

Banco de materiales El Mirador

Tierra negra

Casa del plástico

Bolsas plásticas


Figuras

Macetas Barro

Agro servicio La Campiña

Abono

Fertilizante

Insecticida

Criadero de plantas La Ceiba

Semillas

Servicios necesarios para la operación del vivero

Capacitaciones Aguilar & Aguilar

Capacitación de marketing

Capacitación de atención al cliente

Capacitación de jardinería

Shell Metrocentro

Combustible (gasolina regular)

Requerimientos para cada proveedor.

Banco de materiales El Mirador.

Productos a abastecer:

Tierra Negra, para la producción de plantas.

Características técnicas del servicio:

Entrega de la tierra a domicilio. Ubicar la tierra en la zona de aprovisionamiento del local.

Anticipos que pueda dar:

Responder a los pedidos no planificados, en menos de 48 horas. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de media camionada de tierra

(2.5 metros cúbicos)

Programa de trabajo:

Abastecimiento durante todo el año.

Correspondencia:

Hacer pedidos, Vía telefónica.

Criadero de plantas La Ceiba.


Semillas, para la producción de plantas.


Embalaje de las semillas por especie. Rotulación de cada bolsa de semillas. Semillas frescas, no más de dos semanas.


Responder a los pedidos no planificados, en menos de 48 horas. La cantidad mínima de los anticipos dependerá de la especie a solicitar, que a la

vez depende de la demanda de los clientes.


Generación de semillas durante todo el año.

Correspondencia:


Agro servicio la campiña.


Abono, Fertilizante e Insecticida, para la producción y el mantenimiento de las plantas.


Embalaje del Abono por medio de sacos. Embalaje de los Insecticidas por medio de contenedores metálicos. Embalaje del Fertilizante por medio de sacos. Asesoría sobre el uso del Abono, Fertilizante e Insecticidas. Asesoría sobre la dilución del Insecticida. Mostrar fechas de vencimiento de cada producto.


Responder a los pedidos no planificados, en menos de 48 horas. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de medio quintal para el abono y

el fertilizante y de un cuarto de quintal para el Insecticida.



Correspondencia:


IMACASA


Azadón Piocha Pala de jardinero Rastrillo Cuma Tijeras de podar


Entrega de los productos a domicilio. Embalaje de cada grupo de producto por docenas. Empaque de cada producto para la venta final. Rótulos promocionales para la sala de ventas.


Responder a los pedidos no planificados, en menos de una semana. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de ocho unidades para cada

herramienta.

Garantías:

Reposición de cada producto que no cumpla con los estándares de calidad.



Apego a políticas y estándares de Calidad:

Certificación ISO 9001:2000, en el proceso de producción de cada herramienta.

Correspondencia:

Hacer pedidos, Vía telefónica. Solicitudes de cambio en el abastecimiento, Encuentro formal.

GOLDTREE


Fuentes decorativas y luminarias Para la venta.


Entrega de los productos a domicilio. Rótulos promocionales para la sala de ventas.


Responder a los pedidos no planificados, en menos de un día. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de 4 fuentes grandes, 3 fuentes

medianas y 2 fuentes pequeñas.

Garantías:

Reposición de cada fuente que no cumpla con los estándares de calidad.



Correspondencia:




Macetas de barro luminarias y figuras decorativas. Para la venta.


Embalaje de las macetas, por pares. Embalaje de las figuras decorativas, por medias docenas.


Responder a los pedidos no planificados, en menos de un día. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de 20 macetas y 40 figuras

decorativas.

Garantías:

Reposición de cada maceta y figuras que tengan algún tipo de grieta, en los primeros 15 días.



Correspondencia:


Casa del plástico


Bolsas de plástico, para la producción de plantas.


Embalaje de las bolsas en el orden de las mil unidades.


Responder a los pedidos no planificados, en el mismo instante. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de 5,000 bolsas.

Garantías:

Reposición de cada bolsa que no cumpla con el estándar establecido en el contrato.



Correspondencia:


RESULTADO PROPUESTO:

CURSO DE JARDINERIA

Resultado propuesto: Cursos de Jardinería.

Descripción del resultado: consiste en ofrecer cursos de jardinería a la población de Santa Ana, estos cursos se ofrecerán en el local del vivero, el encargado de impartirlos será el Encargado de Producción.

Consideramos que sería adecuado introducir este resultado en el año 2014, porque será en ese entonces que el vivero estará más fortalecido y se han logrado todos los demás resultados.

ID Task Name Duration Start Finish P S Cost

1 Cursos de Jardineria 138 days 23/06/14 31/12/14 $440.00

2 Introduccion del servicio 18 days 23/06/14 16/07/14 5 $380.00

3 Campaña publicitaria 15 days 23/06/14 11/07/14 4 $300.00

4 Modificacion de contenido publicitario 3 days 14/07/14 16/07/14 3 $80.00

5 Ofrecimiento de curso 120 days 17/07/14 31/12/14 2 $60.00

F

ID

1

2

3

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W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M W01 Jun '14 22 Jun '14 13 Jul '14 03 Aug '14 24 Aug '14 14 Sep '14 05 Oct '14 26 Oct '14 16 Nov '14 07 Dec '14 28 Dec '14

Costos del Resultado: $ 440

Los costos principales serian los de promocionar el curso y la modificación del

contenido publicitario, los cuales son $300 y $80 respectivamente; Ya que el

responsable de impartir el curso sería el Encargado de producción, consideramos que

el sueldo de este debería de incrementarse al menos $12 más al mes. Por lo que los

costos operativos de impartir este servicio, serian principalmente el aumento al sueldo

del Encargado de Producción.

Matriz de Responsabilidades.

ACTIVIDAD

PERSONAL

Encargado de Producción

Encargado de Ventas

Encargado General

Promocionar curso R A

Impartir curso de jardinería R A


Dentro de las comunicaciones importantes para este resultado está el registro de las

personas participantes en el curso, el control de pagos de cada participante.

CONCLUSIONES

Los resultados principales con los cuales debe cumplir el proyecto son:

Puesta en marcha del proyecto

Producción de plantas

Servicio de entregas a domicilio

Servicio de decoración de jardines

Capacitación de personal

Establecer alianzas estratégicas

Servicio de instalación de fuentes decorativas

Los productos ofrecidos por el vivero serán: plantas ornamentales, plantas

frutales, accesorios y herramientas para jardinería.

Los servicios ofrecidos por el vivero será: servicio de entregas a domicilio,

servicio de decoración de jardines, servicio de instalación de fuentes.

La incorporación del personal del proyecto comprende 7 personas como parte

del equipo de trabajo para el periodo 2010-2014, y realizando una segunda

contratación en el año 2012, finalizando la administración del proyecto en

Diciembre de 2014 con un staff de 9 personas.

Los principales stakeholders que interviene en el proyecto son:

Inversionista

Encargado General

Clientes

Dueño titular del local arrendado.

Empleados del vivero

Los principales documentos generados en la gestión de comunicaciones son:

informe de resultados, plan de producción, informe de ventas, informe de

compras

El vivero mantendrá 7 contratos de abastecimiento durante los cinco años del

proyecto

Fueron identificados los siguientes riesgos externos

Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al

mercado meta.

El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra

disponible.

No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta

inicial del Vivero, previo a la producción.

No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas.

Paso de una onda tropical fuerte.

Falta de agua en el vivero.

Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado.

El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.

El empleado capacitado renuncia a su puesto.

Asalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.

Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica.

Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.

Los riesgos internos encontrados fueron:

Intoxicación de los trabajadores.

Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en

práctica.

Plagas que podrían afectar la producción de plantas.

Fuentes instaladas no funcionan.

El monto necesario para llevar a cabo el plan de respuesta al riesgo, para los

riesgos con el impacto más alto, es de:$1,795.

Se establecieron siete políticas de calidad, para el desarrollo del proyecto

durante cinco años.

RECOMENDACIONES.

1. Para realizar una correcta estimación del tiempo de duración de cada actividad es

necesario tomar en cuenta todos los factores externos al proyecto, los cuales pueden

atrasar o adelantar dichas actividades.

2. Se debe llevar a cabo un buen estudio de factibilidad del proyecto, para asegurar una

buena administración del mismo.

3. Presentar documentación de cambios debidamente respaldados, pertinentes para la

buena administración y éxito del proyecto. Además estos deben ser aprobados por el

inversionista del proyecto.

4. La gestión de costos, por ser el dinero un recurso escaso debe llevarse a cabo una

buena presupuestación y administración para no sobrepasar el presupuesto ya

asignado y usar eficaz y eficientemente dicho recurso.

5. Se deben de considerar las exigencias de cada actividad, para hacer una buena

asignación de responsabilidades, a cada persona involucrada en el proyecto.

6. Se deben analizar cuidadosamente cada uno de los riesgos con el impacto más alto,

para poder elaborar una respuesta apropiada para cada uno de ellos.

7. Lo primero a considerar en la gestión de comunicaciones debe ser la identificación de

los Stakeholders, para definir toda la información que debe generar el proyecto.

8. Es fundamental definir los requerimientos de abastecimiento de cada proveedor, para

de esta manera asegurar el buen funcionamiento del proyecto.

9. Se recomienda al inversionista que al finalizar el proyecto, le de continuidad al personal

actual, permitiendo el aprovechamiento de la experiencia del recurso humano.

10. Es importante hacer conciencia al inversionista sobre la importancia de invertir en la

prevención de los riesgos, sobre todo los más altos.

11. Se recomienda a cada una de las personas implicadas en el proyecto, darle la debida

importancia al proceso de comunicación, ya que de esta depende en gran medida el

éxito del proyecto.

12. Cada uno de los involucrados en el proyecto, debe estudiar a fondo las factibilidades del

proyecto, para asegurar la sincronización del equipo administrador.

13. Es de vital importancia solicitar a los proveedores las condiciones que pueden ofrecer

en materia de productos y servicios, para que asi, se asegure una buena elección de

abastecimiento.

LECCIONES APRENDIDAS.

Hemos aprendido que para hacer la gestión del Alcance es muy importante tener una

visión global del estudio y tener claro los objetivos que se quieren alcanzar con el

proyecto. Debemos formular bien todos los resultados de acuerdo a los objetivos del

inversionista.

Además aprendimos que debemos ver el aporte que cada una de las actividades, da al

objetivo general del proyecto. Revisar bien la formulación del proyecto previo a la

planificación.

Aprendimos que para desarrollar la gestión de riesgos, debemos tener una amplia

visión de lo que se quiere alcanzar con el proyecto, y de cada uno de los factores

internos y externos que intervienen en su desarrollo. Además tomar en consideración

los riesgos que se podrían presentar en el futuro, para que de esta manera tomar

medidas preventivas, como lo es un plan de contingencia.

Aprendimos que es necesario tener una comunicación continua con el Inversionista,

para cumplir con los requerimientos establecidos por este, para que de esta manera

evitar confusiones o malentendidos.

Nos dimos cuenta que no es muy recomendable asignar recursos que no estén

debidamente respaldos o asignar recursos “por si acaso”. Cada parte que conforma las

gestiones del proyecto deben estar debidamente respaldadas con información verídica.

Aprendimos que debemos definir bien la metodología desde un inicio, para que todos

los integrantes trabajen en la misma dirección, es decir con la misma visión.

Dejar constancia de cada cambio que se realice en la planificación del proyecto, para

evitar confusiones al momento de ejecutar el proyecto.

Aprendimos que el cierre del proyecto es una actividad de gran importancia y que se

debe desarrollar en todo proyecto, sin importar el tamaño, ya que a través del cierre se

pueden evitar costos extras, gasto de recursos, entre otros.

Bibliografía.

Fundamentos de la Dirección de Proyectos.

3ª Edición en español

Project Management Institute,Inc. Estados Unidos. 2004.

Evaluación de Proyectos,

4ª Edición.

Baca Urbina, Gabriel. Editorial McGraw-Hill. 2001.

Preparación y evaluación de proyectos

3ª Edición.

Sapag Chain, Nassir. Editorial McGraw-Hill. 2000.

Investigación de operaciones

7ª Edición.

Taha, Handy. Editorial Prentice Hall. Mexico. 2004.

Administración de personal

8ª Edición.

Dessler, Gary. Editorial Prentice Hall. Mexico. 2001.

Administración de la producción y las operaciones

10ª Edición.

Chase, Jacobs y Aquilano. Editorial McGarw-Hill. 2008.

“Guía para la elaboración y gestión de un programa de Salud y Seguridad en el Trabajo”

II versión 2005

FUNDACERSSO / FORSSO / CANADA

Gestión Integrada de Proyectos

1ª Edición.

Marcos Serer, Pedro Nueno

Guía rápida Microsoft Project 2007

Versión PDF

PERT Chart EXPERT

Versión 2.6

WBS Chart Pro

Versión 4.4

Plan de Gestion de Vivero (1)

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