Plan de Comunicaciones

Departamento de Comunicaciones Página

Plan de Comunicaciones2009 - 2012 Edición: 001.03.09

FECHA: Viernes 20 de marzo de 2009ELABORADO POR: Marco Aurelio Aristizabal E.PROFESIÓN: Comunicador Social - PeriodistaADSCRITO: Departamento de Comunicación y Lenguaje FUCLG.

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

FECHA:

EDICIÓN: 001.03.09

ÍNDICE

Pag.

1



INTRODUCCIÓN

OBJETO ----------------------------------------------------------------------------------- 4

PLAN DE COMUNICACIONES ----------------------------------------------------------------------------------- 5

LAS FASES DEL PLAN DE COMUNICACIONES ----------------------------------------------------------- 5

DIAGNOSTICO ---------------------------------------------------------------------------------- 5

INSTRUMENTOS Y RESULTADOS ---------------------------------------------------------------------- 6

DEFINICIÓN DE PÚBLICOS --------------------------------------------------------------------------------- 15

CARACTERIZACIÓN DE LOS PÚBLICOS --------------------------------------------------------------------- 16

DEFINICIÓN DE MEDIOS -------------------------------------------------------------------------------- 18

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN -------------------------------------------------------------------------------- 18

VOCABULARIO A UTILIZAR EN EL PLAN DE COMUNICACIONES --------------------------------- 20

LÍNEA ESTRATÉGICA Y OBJETIVOS GENERALES --------------------------------------------- 22

OBJETIVOS -------------------------------------------------------------------------------- 25

DESARROLLO OPERATIVO PLAN DE COMUNICACIONES -------------------------------- 27

PLAN DE TRABAJO ------------------------------------------------------------------------------- 30

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ------------------------------------------------------------------- 31

INTRODUCCIÓN

2



El nuevo escenario de las comunicaciones en la Universidad.Las comunicaciones han ganado un espacio importante en las organizaciones que buscan la calidad y la universidad no es ninguna excepción. En pocos años la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium ha crecido de manera vertiginosa y los estudiantes, el personal administrativo, las nuevas áreas de servicios; se han duplicado semestre tras semestres, haciendo que acciones que antes eran funcionales, hoy sean todo lo contrario.Los clientes FUCLG, tanto internos como externos, exigen procedimientos de respuesta y comunicaciones efectivas y en cortos periodos de tiempo. La Universidad se proyecta como una de las mejores instituciones educativas de la regios, por esto; todas las instancias deben apostarle a la modernización de procesos y tecnología, para alcanzar el mejoramiento continuo, haciéndose cada vez más competitivos en los mercados regionales; y por qué no, nacionales e internacionales.Este es el momento de ponerse metas cada vez más altas, que satisfagan las necesidades de todos los participantes de este proyecto de vida. Un sueño que se hace realidad con el resplandor de sus gentes.

OBJETO

El Departamento de Comunicaciones y su plan de comunicaciones tiene como objeto desarrollar un sistema de información que permita difundir la misión, visión, los principios y valores, sus contenidos y sus avances de manera sistémica, con la finalidad de facilitar y favorecer la aceptación e interiorización de los mismos, contribuyendo, de este modo, a aumentar la motivación, la cohesión y el desarrollo

3



personal en aras de una gestión ágil, eficiente y eficaz. Posicionando la imagen y su filosofía en todos los públicos participantes de la Fundación universitaria Católica Lumen Gentium.

El plan de comunicaciones es una herramienta de lógica concordancia con sus principios y contenidos, abierta a la participación, al dialogo y a la transparencia y, en consecuencia, generando credibilidad y la confianza necesarias para alcanzar el fin último de todo Plan de Calidad: la mejora continua.

La comunicación: Clave para lograr nuestras metas y objetivos institucionales

Comunicación estratégica para obtener y difundir nuestros mensajes, facilitar el proceso de toma de decisiones, elaborar planes, programas e informes. De este modo, la comunicación se convierte en una herramienta clave para lograr nuestras metas y objetivos institucionales.

En nuestro contexto, la importancia de la comunicación estratégica se ha hecho más notoria con la llegada del proceso de globalización e internacionalización de las instituciones, el cual ha determinado innumerables cambios en la cultura de las organizaciones; en particular, el crecimiento vertiginoso de la población estudiantil y con ello el aumento de nuestro cuerpo docente y administrativo. Si nuestra institución desea ser competitivas y sobrevivir, requiere la excelencia, para lograrlo, debe implementar constantemente acciones que lo permitan.Por todo lo anterior, el desempeño de cada una de las dependencias de la organización requiere de gran profesionalismo y destreza para alcanzar la excelencia institucional, objetivo de la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium.

Acciones a abordar:

- El fortalecimiento de la imagen y del posicionamiento de la FUCLG.- La proyección externa de la FUCLG y de su grupo de entes vinculados.- La mejora de la comunicación interna al servicio de la política de mejoramiento.- La fidelización de los graduados y antiguos estudiantes.- La necesidad de coordinar todos los canales y productos de comunicación.- Apoyar a todas las áreas de la FUCLG en sus necesidades de comunicación.

4



Plan de comunicaciones

Las fases del plan de comunicaciones

Se planteó disponer, más allá de la intuición, de un diagnostico de aproximación a la real situación de comunicaciones de la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium. Era preciso analizar los distintos públicos inmersos en el proceso comunicativo de la universidad. También era necesario poder disponer de datos y valoraciones sobre la percepción y la imagen de la universidad, sobre los valores y atributos que se le asocian, sobre su posicionamiento en los estudiantes, docentes y administrativos. Finalmente, se debía disponer de valoración de los canales de comunicación existentes en las diferentes áreas.

El análisis de toda esta información, junto con la consideración de la misión y la visión de la universidad y en línea con las necesidades de los públicos encuestados, dio forma a esta propuesta del plan de comunicaciones 2009-2012.

Diagnostico

Para el diagnostico se determino los tres públicos internos, estudiantes, docentes y administrativos, los datos que se querían obtener de cada uno de ellos y el instrumento a utilizar.

Interesaba obtener datos y valoraciones sobre los aspectos siguientes:

- Conocimiento de la misión y visión institucional

- Los valores y atributos asociados a la universidad.

- Utilización de la imagen institucional.

- La identidad visual corporativa.

- Canales de comunicación

- Respuesta a los medios utilizados.

- Niveles de satisfacción con la institución.

- La eficacia y la eficiencia de la pagina web.

- Motivaciones de selección de la universidad para cursar estudios o para contratar servicios.

- Identificar los principales emisores de información en la universidad.

- Quien comunica, que comunica y a que publico.

5



- Estructura orgánica.

Instrumentos y resultados

Encuesta aplicada a estudiantes.

Encuesta Comunicaciones fecha: MARZO 17 2009 Dirigido a: Estudiantes S E D ENº de preguntas: 17 Pance Meléndez López Yumbo Diurno 50 Nocturno 20 30 Tipo de instrumento Caracterización de la encuesta

Encuesta abierta Información MediosRelación institucional Mejoramiento compromiso

simple 6 5 8 3 2

Se saco un muestreo de las dos sedes más representativas de la u. (sin embargo se considera mejorar el proceso adelante, alcanzando López y yumbo).

Por muestreo aleatorio se escogieron a 50 estudiantes de diurno, 20 nocturno Pance y 30 nocturno Meléndez.

Resultados de la tabulación:

6



7



Lectura:

El medio más utilizado por los estudiantes son los correos electrónicos. La lectura de carteleras es mínima. Un porcentaje alto de los estudiantes conocen la página web, pero expresan que no es

funcional y no permanece actualizada. Esperan recibir la información en sus correos electrónicos y que exista un medio impreso que

les comunique los acontecimientos de la U. Un número significativo de estudiantes expresan no tener un contacto directo con sus

coordinadores o directores de programa. El mejoramiento planteado por los estudiantes en los procesos de comunicación están

dimensionados en tres medios básicos, pagina web, correos electrónicos y medios comunicativos impresos.

Un porcentaje alto de los estudiantes están dispuesto a participar de actividades que mejoren las acciones comunicativas, como revistas, emisoras y videos institucionales.

Un número significativo de los estudiantes no conocen la misión y la visión de la Universidad.

8



La identidad de los estudiantes con la universidad se divide en no tener ninguna afinidad y la filosofía.

Encuesta aplicada a docentes

9



10



Lectura:

Las secretarias son el primordial centro de información para los docentes, seguido de los jefes inmediatos.

Las carteleras no son funcionales para los profesores. Internet es el mejor medio de comunicación para programar las actividades. Funcionalidad de la pagina web, es la recomendación más común en la encuesta. Las relaciones de los directores y coordinadores con los profesores es buena. Los docentes en un buen porcentaje expresan conocer la misión y la visión de la universidad. Los docentes dicen conocer sus deberes con la universidad. Una gran mayoría de los profesores encuestados están dispuestos a participar de una

publicación en su área de saber. Al calificar su compromiso con la universidad, el porcentaje más alto esta en 5. Todos los encuestados están de acuerdo con la importancia de las comunicaciones y están

dispuestas a dedicar un tiempo para mejorarla.

Encuesta aplicada a administrativos

11



Esta encuesta fue desarrollada para tener una perspectiva de los Decanos, directores y coordinadores del área académica. De igual forma se aplico a los coordinadores de las áreas administrativas.

El instrumento se presenta de la siguiente forma:

12



Lectura- El organigrama actual no es funcional para el crecimiento de la universidad.- Las áreas tienen cadenas de mando que no están vinculadas orgánicamente.- Todos comunican a todos, sin un orden.- Todos reciben información de todos.- Todos atienden a todos los públicos de la universidad.- Algunas dependencias tienen su propia imagen, alejada de la imagen de la universidad.- El medio más usado para comunicar es la correspondencia directa, cartas y comunicados.- El contacto con los estudiantes se hace cara a cara, por los directores de programa.- La información es manejada por correos electrónicos personales y no institucionales.- Las facultades tienen carteleras asignadas, sin responsable de su cuidado.- No existe un compromiso con el espacio de trabajo (físico).- Un número reducido de los directivos motivan a sus subalternos en la cadena de mando.

13



- La motivación más repetida en la indagación es el dialogo constante con el quipo de trabajo.- Hay incertidumbre en los puestos de trabajo.- La seguridad laboral no es clara en la universidad.- Un porcentaje alto se identifican con la misión y la visión de la universidad.- Las debilidades comunes en el diagnostico son: salarios no acordes con el mercado,

infraestructura tecnológica atrasada, infraestructura física no adecuada, la falta de políticas y procesos de mejoramiento, mercadeo, inestabilidad laboral…

- Las oportunidades comunes en el diagnostico son: crecimiento de la universidad, aprendizaje constante, proyección social, mercado objetivo.

- Fortalezas: Talento Humano, costo beneficio en los programas, pertenecer a la red de Uniminto, pertenecer a la arquidiócesis de Cali.

- Amenazas: la infraestructura física, la entrada de programas de Uniminuto con costos muy bajos e impactando el mismo mercado, mercadeo mal enfocado, falta de inversión, deserción de estudiantes y docentes.

DEFINICIÓN DE PÚBLICOS

14



Caracterización de los públicos:

15



Publico interno: es todo el personal se encuentra directamente vincula don FUCLG, y están activos en matricula o contrato.

- Estudiantes: personal que recibe capacitación en pregrado o postgrado y se encuentran debidamente matriculados.

- Profesores: personal que presta sus servicios como docentes en las diferentes áreas académicas de la Fundación Universitaria Lumen Gentium. Encontrándose activo en los periodos de contratación.

- Funcionarios: personal que presta sus servicios en las áreas administrativas de las diferentes dependencias de la universidad.

Publico externo: son todas las personas que no están vinculadas directamente con la universidad, pero de laguna manera se ven afectados por las decisiones o acciones que toma la institucion.

- Empresas: organizaciones que tienen piso en la misma región donde tiene acción la universidad, estas son fuente de información para las instituciones educativas, con referencia a las necesidades del mercado. De igual manera son fuente de alianzas y recursos para impactar a la región con programas de capacitación.

- Universidades: son pares comparativos, en impacto y cubrimiento. La relación comunicativa con ellas es importante. Los gremios que las acogen permiten estar al igual en la competencia por un mercado.

- Gobierno: las universidades tienen la responsabilidad de participar en las acciones gubernamentales en los procesos de educación y capacitación. Las investigaciones deben favorecer el mejoramiento de la región, desarrollándose en compañía con Alcaldes y Gobernadores. Fuente de recursos.

- Medios de comunicación: estas entidades de corte privado, dinamizan el contacto con todos los públicos; fortaleciendo la imagen y el posicionamiento en el mercado. Es importante tener permanencia en estos espacios a través de noticias que vinculen la universidad y de pautas publicitarias.

- Egresados: estudiantes que terminaron sus programas de pregrado o postgrado. Son la muestra de la excelencia académica, son el medio de comunicación más efectivo con nuestro público externo, en ellos recae la buena imagen que debemos tener en las organizaciones que han acogido los servicios de nuestros egresados.

16



- Entidades de apoyo a la región: organizaciones sin ánimo de lucro que desarrollan actividades de mejoramiento en la región.

- Colegios: es el mercado inmediato y cercano que nutre la universidad en cada uno de sus programas, en la FUCLG, este acercamiento se da por los procesos de articulación educativa y las acciones de la oficina de mercadeo.

Público intermedio: son todas las personas que tienen contacto con la universidad pero no pertenecen a la misma, estos pueden ser proveedores, familiares de los empleados, comunidades cívicas…

DEFINICIÓN DE MEDIOS

Tipos de comunicación

17



- Descendente: fluye desde la dirección hacia los empleados. Se utiliza para dirigir, coordianar, informar al trabajador sobre las tareas a realizar, los objetivos y la política institucional, la evaluación del desempeño, las actividades, los servicios, los beneficios que ofrezca la Universidad. Entre sus fines esta fundamentalmente la motivación.

- Ascendente: fluye desde los empleados hacia la dirección a través de los canales que se prevean para ello.

- Comunicación cruzada: la comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre personas de nivel organizativos iguales o similares, y el flujo diagonal entre personas en diferentes niveles que no tienen relación de dependencias directa.

- Horizontal: los grupos de trabajo. Consiste en la transmisión de información entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, con o sin dependencia directa y se encuentran o no en diferentes entidades.

- Informal: el rumor. No utiliza ningún medio constatable, su verificación es nula y se moviliza muy rápido. El rumor mal utilizado puede ser una dificultad en la motivación de los empleados de una organización. Es un elemento probatorio en el buen o mal funcionamiento de una estructura de comunicaciones.

- Formal: es la que se produce dentro de una universidad de forma estructurada, de acuerdo con la jerarquía establecida y respetando determinadas normas y reglas.

Herramientas de gestión

Es importante la generación de distintos soporte de Comunicación interna para nutrir los procesos que nos acerquen a nuestros públicos, estos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales, impresos etc. Las nuevas tecnologías de la información y comunicación (NTIC) abren el abanico de las posibilidades e integran distintas modalidades generando soportes multimedia e hipermedia.Estas son algunas de las herramientas de gestión comunicativas.

Carta al personal: las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja radica en al rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja realizarlas de forma personalizada y no en forma múltiple con destinatario común.

18



Cartelera: este es uno de los medios más usados en a las instituciones educativas, su efectividad se media en la forma como sea presentada la información, su ubicación e iluminación son factores determinantes. Este es un medio que exige que su contenido este ordenado para la lectura rápida, tiene que estar constantemente actualizada y toda la documentación en ellas consignadas deben tener el nombre del emisor del mensaje.

Cartilla de bienvenida: cualquier persona que ingresa a una institución nueva necesita saber a dónde se ha incorporado. Para ello se diseña este material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, la misión y visión, manual de convivencia, organigrama y directorio de contactos, etc.

Manuales de estilo: son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayuda a organizar y coordinar las actividades. Además, como la dimensión de la comunicación es amplia, colabora indirectamente en la imagen creando una sinergia del discurso, no necesariamente verbales; evitando contradicciones.

Folletos: sobre temas particulares, por ejemplo ¿Qué hacer frente a un accidente laboral? Se puede diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de concienciación.

Publicación institucional: una revista interna informal, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es de en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente, descendente y lateral. Además, la identificación de los integrantes con su contenido de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los hábitos de lectura de cada cual y crean una cita periódica entre la redacción y el personal.

Videos institucionales: este es un medio muy atractivo para los públicos, sus características se desarrollan con la concepción publicitaria, mensajes cortos y claros, con un buen nivel de recordación. Impacta a todos los públicos.

Multimedia: instrumento de presentación dinámica o interactiva que hace agradable la exposición de los temas tratados, excelente herramienta para el área de mercadeo.

Reuniones: las reuniones son un espacio de comunicación para : informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelación.

19



Buzón de quejas y sugerencias: permite que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan trasmitir a los niveles superiores de la organización sus inquietudes y expectativas.

Medios electrónicos:

e-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, difusión, facilidad de fijación del destinatario.

Lista de distribución y foros de discusión por internet: sirve para motivar a los integrantes de las mismas en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinetes serían institucionales.

Pagina web: es uno de los medios más utilizados por las universidades para permanecer en contacto con todos sus públicos, es un excelente medio si permanece actualizada, y si tiene bien definidos los públicos que la articulan.

Vocabulario a utilizar en el plan de comunicaciones

- Canales de soporte: instrumento a través del cual se transmite el mensaje.

- Código: el lenguaje que se emplea en la comunicación.

- Comunicación: proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensaje.

- Cuadro de mando: herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta dirección y a las funciones responsables una visión comprensible de la institución o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos orgánicos.

- Documento de mejora: documento que contiene la información relativa al plan de mejoras existente en una entidad.

-- Emisor: la persona (o grupo de personas) que trata de hacer partícipe a otros de lo que él

posee.-

20



- Entidad: entiéndase por entidad un centro, un departamento, un servicio o cualquier unidad administrativa o de servicios, organizada de forma que tenga competencias para lograr un objetivo.

-- Estrategia: plan estructurado para lograr objetivos.-- Grupo de mejoras: conjunto de personas que pretenden alcanzar propósitos u objetivos

comunes (profesionales), tienen un sentido de identidad compartido, ofrecen oportunidades de participación e interacción entre sus miembros; están dotados de cohesión interna; tienen una estructura de funcionamiento y una duración limitada y medible en un tiempo.

-- Indicador: “dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un

proceso o de una actividad”.-- Mensaje: la expresión del contenido de la comunicación.-- Plan de comunicaciones: estrategia de comunicaciones que permiten a través de los medios y

soportes adecuados cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos y grupos que suponen una organización.

-- Procedimiento: conjunto de fases sucesivas de un fenómeno u operación artificial y que se

caracteriza por estar definidos explicita y documentalmente. Se trata de aquellos documentos que establecen loas responsabilidades y los criterios seguidos de los actos relacionados con la estandarización y la racionalización de tareas realizadas en la gestión y prestación de servicios. Son objeto de procedimiento aquellas facetas o conjunto de actividades que sean consideradas relevantes para una determinada área funcional de los usuarios, objetivos directivos u otro criterio previamente establecido.

- Proceso: conjunto de actos, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido.

-- Responsable de objetivo: persona responsable de la realización de las acciones y recursos

necesarios, para garantizar la consecución de l mismo.-- Responsable de Proceso: persona responsable de la gestión del proceso asignado y por tanto

de sus resultados, de su rentabilidad, y de la organización necesaria para el optimo funcionamiento de la acción.

21



- Receptor: persona o grupo de personas que quien se dirige el mensaje en un proceso de comunicación.

-- Retroalimentación: el feedback, momento en el que el emisor se convierte en receptor para

captar la comprensión, o la respuesta a su mensaje emitido. La retroalimentación nos permite conocer el éxito de la comunicación.

-- Ruido: se entiende como cualquier tipo de interferencia producida durante el proceso de

comunicación, dificultando la circulación del mensaje.

Línea estratégica y objetivos generales

Las conclusiones del diagnostico nos ofrecieron visión de cuáles son los principales puntos fuertes y debilidades, y las principales oportunidades y amenazas de la comunicación en la universidad desde el punto de vista de los distintos públicos. Tuvimos una aproximación al posicionamiento de la universidad, que valores, características y atributos se le asocian, e información sobre el reconocimiento y notoriedad de la marca.Las tres herramientas de diagnostico nos permitió elaborar una mapa claro de todos los canales y productos de comunicación y su valoración en cuanto a grado de conocimiento, nivel de uso y satisfacción.

Las conclusiones del diagnóstico fueron las base, junto con la consideración del plan de acción de la universidad, para establecer las líneas estratégicas de la comunicación y el plan de acción.

Así, como resultado de todo ello, se establecieron:

- 8 líneas estratégicas.- 1 objetivo general- 9 objetivos específicos- 36 operativos

A cada uno de los cuales se le asignó una unidad y persona responsable, unos indicadores de evaluación y un período de ejecución.

Las líneas estratégicas determinadas fueron:

22



- Identidad e imagen corporativa: La elaboración de un manual de identidad visual corporativa que tenga en cuenta el crecimiento y mayor complejidad de la organización universitaria, el poder disponer de un programa de "merchandising" con el doble objetivo de promocionar la marca y obtener ingresos adicionales, o un buen programa de señalización interna y externa, son algunos de los objetivos de esta línea estratégica.

- Identificación y participación de la comunidad universitaria: Fomentar el sentimiento de pertenencia de la FUCLG y la participación de estudiantes, profesorado y personal administración. Buscar los canales y medidas para transmitir a toda la comunidad los valores, objetivos y proyectos de la FUCLG, junto a una eficiente circulación de la información para la gestión y la toma de decisiones. No hay que olvidar que todas las personas de la comunidad universitaria son agentes comunicadores, voluntarios o involuntarios y contribuyen a la formación de la imagen de la universidad.

- Motivar la entrada de nuevos estudiantes: en un trabajo conjunto con Mercadeo desarrollar un programa de “promotores” que incluye a todos los actores de la universidad, generando actividades de interés para los colegios. Establecer relaciones estables con los centros y profesores de secundaria a través del ofrecimiento de actividades de interés para el desarrollo de sus programas de estudios, como visitas a las instalaciones y laboratorios de la universidad, apoyo en actividades de iniciación a la investigación, jornadas de puertas abiertas, conferencias de divulgación científica, o convocatorias de premios para trabajo de jóvenes alumnos de secundaria. La participación de Decanos, directores de programa y docentes es indispensable. En este punto también es apoyar y brindar todos los recursos al programa de articulación educativa.

- Canales y productos de comunicación de calidad: en la indagación se valoraron los medios existentes y las características de aceptación que tienen estos en lo públicos, por eso, en este plan de comunicaciones se pretende mejorar los medios existentes y desarrollar otros en dirección a los públicos específicos; de igual manera se busca entregar todas las herramientas necesarias para que todas las áreas de la universidad tengan acceso al desarrollo de elementos de comunicación, con el acompañamiento del departamento de comunicaciones.

- Genera políticas claras de publicación: esta línea estratégica está muy de la mano del anterior punto, sin embargo es importante dejarla por aparte, ya que la universidad está apuntando a unas políticas de investigación que necesitan ser divulgadas a través de medios impresos o virtuales.

23



- Oficina de prensa: esta línea estratégica en las universidades no tienen mucha fuerza, ya que los medios locales no tienen secciones dedicadas a la educación y divulgación de alcances investigativos; pero es importante tener ese contacto constante con los medios de comunicación.

- Seguimiento y respuesta a los proceso de interlocución interna y externa: esta es una estrategia de construcción y desarrollo con el equipo de sistemas, que implementa un software y hardware de comunicaciones, permitiendo agilizar los procesos y organizar los tiempos de respuesta a las solicitudes de los públicos participantes. De igual manera archiva toda la información en una base de datos.

- Capacitación: esta es unas de las líneas estratégicas más importantes en todo el proceso del plan de comunicaciones. Busca sensibilizar a toda la comunidad universitaria de la importancia de adoptar correctos hábitos de comunicación, cuidado la buena imagen de la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium.

Objetivos:

General:

Fomentar la cultura de las comunicaciones y buen manejo de la imagen organizacional. Para posicionar a la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium en la universidad con mayor proyección de la región.

Específicos:

Generar instrumentos comunicacionales y sistemas de distribución que permitan mantener e incrementar la cultura institucional.

Coordinar los esfuerzos de comunicación de los diferentes actores de la F.U.C.L.G.

acompañar las actividades de extensión cultural y aquellas relacionadas al quehacer académico (registro, archivo histórico, bienestar y proyección social).

Prestar asesoría a las unidades académicas y no académicas, en las diferentes actividades que organizan como parte de su plan de trabajo.

24



Ofrecer servicios de diseño, revisión y creación de material comunicativo, dirigidos al público interno y externo de la Universidad.

Mantener y afianzar la divulgación periódica y sistemática de los acontecimientos de la institución en general y de la Sedes alternas.

Afianzar la cultura del buen uso de imagen institucional.

Fortalecer y proponer medios de comunicación efectivos.

Generar políticas de Publicaciones académicas y organizacionales.

Para dar complimiento con todas las acciones estratégicas de este plan de comunicaciones, el departamento de comunicaciones se fortalece en tres áreas de trabajo:

Área de Comunicaciones:

Desarrollar políticas comunicacionales orientadas a fortalecer el posicionamiento e identidad.

Administrar y mantener actualizada la web institucional.

Acompañar y organizar las publicaciones académicas.

Relaciones públicas: se propicia y mantiene una adecuada relación con los representantes de los medios de comunicación.

25



Área divulgación técnica:

Apoyar a los departamentos sustantivos de la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium en la difusión, promoción y divulgación de los programas, proyectos, actividades, e investigaciones que se llevan a cabo con el propósito de cumplir los objetivos institucionales.

Coordinar con los departamentos académicos, mercadeo y administrativos, las publicaciones, videos, programas radiales y otros elementos divulgativos de la institución. Colaborando en su diseño, redacción y presentación; controlando y supervisando su ejecución.

Dirigir, coordinar y supervisar la participación de las decanaturas y departamentos organizacionales en la creación y actualización de contenidos para los medios de divulgación (revistas, periódicos, multimedias) y aplicaciones Web.

Área imagen corporativa:

Ordenar la imagen institucional en términos visuales y conceptuales.

Crear y diseñar los medios visuales, necesarios para soportar las necesidades de las diferentes áreas de la FUCLG.

Crear el manual del buen uso de imagen institucional.

Brindar un espacio de práctica a los mejores estudiantes en las diferentes carreras.

Optimizar el uso de carteleras como medio efectivo de comunicación interna.

Desarrollo operativo del Plan de ComunicacionesESTUDIANTES PROFESORES FUNCIONARIOS EGRESADOS

MEDIOS ELECTRÓNICOS

PORTAL ESTUDIANTIL

CARTELERAS

PORTAL PROFESORES

CORREO ELECTRÓNICO

INTRANET

PORTAL FUNCIONARIO

PORTAL UNIVERSITARIO

CIRCULO DE COMUNICACIÓN

26



BOLETÍN

BOLETÍN VIRTUAL

CARICATURA CONTACTO

CORREO ELECTRÓNICO

Circulo de comunicación

E-LEARNING

BOLETÍN VIRTUAL

LLAMADA TELEFÓNICA


E-LEARNING

CORREO ELECTRÓNICO

LLAMADA TELEFÓNICA


E-LEARNING

BOLETÍN VIRTUAL

CORREO ELECTRÓNICO

BOLETÍN VIRTUAL

E-LEARNING

COMUNICACIÓN CARA A CARA


Información directa de coordinadores de programa

Secretarias de programa

Bienestar Universitario

Charlas y eventos

Programa de acompañamiento a primeros (bienestar U)


Charlas y eventos

Directores y coordinadores académicos.

Bienestar universitario


Charlas y eventos

Recursos humanos

CHARLAS Y EVENTOS

MEDIOS IMPRESOS

Boletín informativo

Publicaciones periódicas de la FUCLG.

Programa contacto

Cartilla de bienvenida.

Reglamento interno



Cartas y correspondencia de las áreas.

Manuales de procesos

Reglamento interno

Cartilla modelo pedagógico.



Cartas y correspondencia de las áreas.

Manuales de procesos

Reglamento interno

MEDIOS AUDIOVISUALES

Video institucional Video institucional

Programa pausa activa

Video institucional

Programa pausa activa

OTROS MEDIOS Teléfono Teléfono teléfono TELÉFONO

Portal estudiantil

27



Este portal presenta a los estudiantes los servicios informáticos institucionales como catálogo web, aula virtual, correo electrónico estudiantil, además de comunicar semanalmente a los estudiantes lasactividades, planes y personajes que hacen parte de la vida universitaria.

Portal de funcionarios y profesoresPresenta a los docentes los servicios informáticos institucionales como catálogo web, aula virtual y correo electrónico.

Boletines electrónicos en la página webEspacio en el que se publican las actividades y noticias que se destaca la Universidad y las noticias de interés general que son publicados semanalmente en la página web.

Correo electrónicoMedio de comunicación ágil y masivo con que cuenta la Institución para la difusión de información de interés general de la comunidad.

Boletín impresoEs el boletín institucional por excelencia. Tiene como objetivo reseñar trimestralmente los eventos, logros y acontecimientos más importantes en la Universidad.

CartelerasA través de ellas las distintas direcciones de programa y dependencias universitarias informan a su público noticias de interés académico, cultural y social. (se caracteriza por la inmediatez)

Publicaciones Documento que se edita semestralmente para destacar los logros en investigación y proyección social.

Guía CulturalPublicación mensual producto del esfuerzo conjunto de Bienestar Universitario, decanaturas y la oficina de comunicaciones, para la promoción de la actividad cultural de nuestra universidad. Mediante el registro de eventos, crítica literaria, musical y cinematográfica, opinión y actualidad, la guíano sólo informa sino que educa, crea ideas y piensa la cultura.

Centro de comunicación electrónicaEs la oficina electrónica de la Institución que permite a un número de funcionarios recibir y enviarcomunicaciones en tiempo real.

28



Estructura interna:

PLAN DE TRABAJO (operativo)

1. Generar políticas de comunicación.1.1. Manejo carteleras1.2. Manual de identidad corporativa1.3. Políticas de publicaciones1.4. Generar las caracterizaciones de los medios a desarrollar (canales de soporte).1.5. Políticas de comunicación para los públicos internos y externos.1.6. Desarrollo de la cadena de mando (organigrama de comunicaciones).1.7. Manual de funciones del Departamento de Comunicaciones.1.8. Protocolos de tráfico para el diseñador de comunicaciones.

2. Estructuración funcional de la página web.2.1. Determinar los públicos a impactar y las funcionalidades especificas en el portal.2.2. Desarrollar metodología de levantamiento de contenidos.2.3. Desarrollar imagen (interfaz)2.4. Capacitar los usuarios en el uso del portal.2.5. Generar protocolos de actualización.

3. Lanzamiento de Génesis.3.1. Crear una estrategia de comunicación de posicionamiento.3.2. Implementar el proceso de capacitación para los públicos participantes

29



3.3. Evaluar los resultados.3.4. Sostenimiento de proceso.

4. Motivar el sentido de pertenencia a la universidad4.1. Construir una estrategia de motivación.4.2. Implementación4.3. Evaluar resultados4.4. Sostenimiento de proceso.

5. Desarrollo de material para mercadeo: acción de acompañamiento para la consecución de nuevos estudiantes para la universidad.

5.1. Construir el programa de “promotores”5.2. Implementación5.3. Evaluar resultados5.4. Sostenimiento del proceso.5.5. Unificar criterios con Articulación Educativa.

6. Oficina de prensa.6.1. Construir las políticas de la oficina de prensa.6.2. Levantar la base de datos de los medios regionales y nacionales.6.3. Establecer contacto.6.4. Sostener relaciones.

7. Programa de capacitación permanente7.1. Construir taller de actualización comunicativa, procesos de mejoramiento

continuo.7.2. Empoderamiento de manuales y estrategias.7.3. Apoyo a todas las áreas en estrategias de comunicación efectiva.

Cronograma de actividades.

Fecha Actividad Responsable Apoyo Costo1 de abril 09 Conceptualización de lanzamiento de Génesis Marco Aurelio Aristizabal 3 de abril 09 Planteamiento de estrategia 13 de abril 09 Construcción de material

Inicio de actividad.

30

Plan de Comunicaciones

Documents

Transcript of Plan de Comunicaciones