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Plan de Actuación en las exposiciones

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Plan de Actuación en la Gestión de Exposiciones A  continuación  se  presentan  en  líneas  generales  el  plan  de  actuación  en  las  exposiciones.  Se  describen  algunas  de  las  funciones  que  desarrollará  Colectivo  Nierika  a  la  hora  de  desarrollar  el  proyecto  de  una  exposición.  Las  actividades  descritas  son  orientativas  pudiendo  variar  algunas  de  ellas  en  función  de  las  necesidades  de  cada  proyecto.  

1. Funciones de Colectivo Nierika como comisario Los  trabajos  o  funciones  que  debe  realizar  C.  Nierika  como  comisario  serán:  

• Elaboración  del  proyecto  científico-­‐cultural  y  definición  de  sus  características.  • Selección  y  localización  de  los  objetos  a  exponer.  • Facilitar  datos  de  contacto  de  los  prestadores.  • Identificación  de  objetos  con  ficha  completa  que  permitan  la  solicitud  de  las  

mismas.  • Coordinación  del  discurso  expositivo  con  el  diseñador  de  montaje.  • Aportación  de  información  complementaria  a  la  exposición:  textos,  

documentos,  mapas,  etc.  • Colaboración  con  el  diseñador  y  el  coordinador  en  la  supervisión  del  montaje  

de  la  exposición.  • Redacción  de  textos  para  material  de  comunicación  (protocolo,  prensa...)  y  

difusión  (material  divulgativo  complementario)  de  la  exposición.  • Podrá  contarse  con  el  apoyo  de  expertos  en  la  temática  del  proyecto.      

Si  se  hace  catálogo  de  la  exposición:  

• Coordinación  científica  del  catálogo.  • Designación  de  colaboradores  científicos  para  elaboración  de  textos  y  fichas  

de  catalogación  razonada.  • Redacción  de  textos  para  el  catálogo.  • Preparación  del  borrador  del  texto  institucional.  • Supervisión  de  las  pruebas  de  imprenta  del  catálogo.  • Además,  incluirá,  si  es  necesario,  aquéllas  otras  que  específicamente  pueda  

necesitar  una  exposición  en  concreto.  • Elaboración  de  un  proyecto  de  diseño  gráfico  y  composición  del  catálogo,  

indicando  si  se  quiere,  las  medidas  del  mismo.  • Maquetación  de  los  textos  y  reproducciones  fotográficas  • Entrega  del  trabajo  en  soporte  digital  para  su  envío  a  la  imprenta.  • Supervisión  de  las  pruebas  de  fotomecánica.  • Si  se  tiene  prevista  la  realización  de  otro  tipo  de  material  impreso,  como  puede  

ser  tríptico,  es  habitual  incluir  su  diseño  dentro  de  este  contrato.  • Características  técnicas:  • Formato  que  se  desea.  • Número  de  páginas.  • Tipo  de  papel  a  emplear.  • Tipo  de  impresión.  • Número  y  tamaño  de  reproducciones  que  se  incluirán:  dibujos,  planos.  

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• Tipo  de  encuadernación.  • Número  de  ejemplares.  • Distribución  de  la  publicación.  

Los  trabajos  o  funciones  que  debe  realizar  el  diseñador  con  carácter  general  serán:  

• Elaboración  de  un  proyecto  técnico  de  diseño  del  espacio  expositivo  que  incluirá  distribución  y  ubicación  de  los  objetos,  itinerario  y  circulación  de  visitantes.  

• Planos  de  superficie  y  alzado  de  la  sala.  • Diseño  de  paneles,  vitrinas,  soportes  u  otro  material  complementario  que  

se  requiera.  • Delineación  de  planos  para  su  construcción.  • Definición  de  materiales.  • Propuesta  de  iluminación.  • Diseño  de  la  gráfica  de  la  exposición.  • Aplicación  de  la  gráfica  a  cartelas,  rótulos,  carteles,  banderolas...  • Dirección  técnica  del  montaje.  • Recepción  del  material  para  el  levantamiento  de  paneles,  replanteamiento  

en  sala,  seguimiento  de  la  construcción  de  paramentos  y  de  sus  acabados.  • Control  y  supervisión  de  todo  el  montaje  y  de  la  instalación  de  los  objetos,  

en  colaboración  con  el  comisario  y  el  coordinador.  • Tener  como  uno  de  los  objetivos  en  sala  el  situar  nuevas  piezas  basadas  en  

tecnología  y  nuevos  sistemas  de  percepción.  Ejemplo  de  ello  será  la  disposición  al  final  de  las  exposiciones  de  unas  pantallas  con  la  actividad  de  la  exposición  en  RRSS  o  situar  piezas  que  involucren  otros  sentidos  como  el  gusto,  el  oído  y  el  olfato.  Tratar  de  que  el  espectador  interactúe  más  con  la  exposición.    

2. Estudio Plan Financiero Con  el  fin  de  realizar  el  plan  económico  de  las  exposiciones  procedemos  previamente  a  realizar  una  valoración  económica  teniendo  en  cuenta  los  siguientes  conceptos:  

• Los  recursos  humanos  necesarios  para  la  organización  de  la  exposición.  • Que   objetos   conformarán   nuestra   exposición   y   si   su   estado   de  

conservación   precisa   algún   tratamiento   de   limpieza,   restauración   u   otro  tipo   de   intervención,   en   caso   de   que   el   organizador   lo   asuma   como  contrapartida  del  préstamo.  

• La   valoración   aproximada   de   los   bienes   culturales   a   efectos   de  contratación  de  pólizas  de  seguro.  

• La  manipulación  y  traslado  de  los  objetos  desde  sus  lugares  de  procedencia  hasta  el  lugar  de  la  exposición.  

• El  diseño,  realización  y  montaje  de  elementos  expositivos.  • Las   actuaciones   necesarias   para   la   comunicación   y   difusión   de   la  

exposición.  

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• La   aceptación   de   posibles   aportaciones   de   Instituciones   o   entidades  colaboradoras,  o  necesidad  de  búsqueda  de  los  mismos.  

• Presentación  de  una  propuesta  de  gasto.    

Una  vez  valorado  cada  ítem,  el  listado  de  necesidades  económicas  que  establecemos  para  nuestro  proyecto  es  el  siguiente:  

NECESIDADES  DE  PREPRODUCCIÓN:    

-­‐ Comisario  -­‐ Diseño  expositivo  -­‐ Realización  y  edición  del  catálogo  -­‐ Edición  del  material  de  difusión  -­‐ Comunicación  y  difusión  -­‐ Derechos  de  autores  -­‐ Seguro  -­‐ Embalaje  y  transporte  

NECESIDADES  DE  PRODUCCIÓN:  

-­‐ Montaje  -­‐ Acto  inaugural  -­‐ Servicios  de  azafatas  -­‐ Servicios  de  vigilancia  -­‐ Servicios  de  limpieza  -­‐ Edición  del  material  divulgativo  -­‐ Proyecciones  de  la  películas  -­‐ Conferencias  -­‐ Actividades  educativas  

NECESIDADES  DE  POST  PRODUCCIÓN  

-­‐ Desmontaje  -­‐ Gastos  de  evaluación  -­‐ Archivado  de  exposición  temporal  

3. Archivado de exposición temporal El  esquema  propuesto  pretende  servir  para  archivar  la  documentación  generada  por  el  proceso  de  organización  y  realización  de  una  exposición.  Se  han  establecido  varios  bloques  coincidentes  con  las  distintas  fases  (a  veces  simultáneas)  de  la  realización  de  la  exposición,  y  dentro  de  ellos,  apartados  a  los  que  se  adscriben  los  distintos  tipos  de  documentos.  

Además  se  dan  directrices  para  la  organización  de  la  documentación  de  cada  apartado  y  se  indica  que  tipos  documentales  son  de  conservación  permanente  y  cuales  pueden  eliminarse  una  vez  finalizada  la  exposición.  

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TÍTULO:  A.  SEDE  1:  1.Proyecto    1.1.  Anteproyecto    1.2.  Proyecto  definitivo  

-­‐ Proyecto  del  comisario    -­‐ Proyecto  del  diseñador  (incluye  planos)  

 1.3.  Condiciones  técnicas  sala  -­‐ Planos  de  la  sala  -­‐ Cuestionario  condiciones  técnicas  de  la  Sala  (Facility  Report)  

 1.4.  Correspondencia  general.  2.  Correspondencia  con  comisarios,  diseñador  y  coordinadores1  3.  Convenios  y  Acuerdos  de  Colaboración  

-­‐ Se  incluye  aquí  la  correspondencia  con  entidades  (patrocinadores,  organizadores,  colaboradores...)  

4.  Prestadores2    4.1  Se  incluye  un  listado  general  tanto  de  prestadores  como  de  peticiones  denegadas    4.2  Prestadores  -­‐  Solicitud  de  préstamo  (incluidas  las  peticiones  denegadas)  -­‐  Formulario  de  préstamo  -­‐  Condiciones  de  préstamo  -­‐  Traslados  de  órdenes  ministeriales  de  salida  de  objetos3  -­‐  Actas  de  recepción  /  devolución  -­‐  Correspondencia  general  5.  Listado  de  Objetos    -­‐  Elaborados  como  instrumento  de  trabajo  durante  la  organización  de  la  exposición  4  6.  Conservación  /  Restauración  6.1.  Informes  previos  y  fichas  de  conservación  6.2.  Documentación  de  restauración  -­‐  Informes  -­‐  Correspondencia  (incluidas  las  peticiones  de  restauradores)    6.3.  Datos  de  condiciones  de  conservación  preventiva  de  la  sala  7.  Catálogo    7.1.  Proyecto    7.2.  Autores  textos5  -­‐  Listados  de  autores  y  artículos    -­‐  Artículos6  -­‐  Correspondencia  

                                                                                                                 1  Se  ordena  primero  alfabéticamente  por  persona  y  dentro  de  cada  carpeta  por  orden  cronológico.1  

2    Se  establecerá  una  carpeta  por  cada  prestador  3    Eliminar  la  copia  a  los  5  años.  Todo  lo  eliminable  se  conserva  durante  5  años  

4  No  eliminable 5 Eliminable salvo la correspondencia.

6 Eliminable

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 7.3.  Fotógrafos  -­‐  Diapositivas,  fotografías...7  -­‐  Correspondencia      7.4.  Presentación8  -­‐  Créditos  -­‐  Textos  de  protocolo  -­‐  Correspondencia    7.5.  Envío  de  catálogos    8.  Seguros    8.1.  Póliza  de  seguros  /  Certificados  por  prestadores    8.2.  Incidencias    8.3.  Garantía  del  Estado  8.4.  Correspondencia    9.  Transporte    9.1.  Autorización  de  exportación9    9.2.  Recibos  de  recogida  /  entrega    9.3.  Aduana  (certificados  y  permisos)    9.4.  Escolta  Policial    9.5.  Incidencias    9.6.  Correspondencia  con  las  empresas  10.  Montaje  –  Desmontaje    10.1.  Listado  de  correos  10.2.  Calendario  de  trabajo  10.3.  Planos  del  espacio  expositivo10  10.4.  Incidencias  10.5.  Correspondencia  con  las  empresas  10.6.  Personal  de  vigilancia  y  atención  al  público  11.  Difusión  y  comunicación  -­‐  Material  gráfico  de  la  exposición  -­‐  Comunicación  a  los  medios  (ruedas  de  prensa,  notas  de  prensa...)  -­‐  Invitación  -­‐  Catering    -­‐  Publicidad    -­‐  Material  informativo  (folletos  /  trípticos...)  -­‐  Análisis  de  la  exposición  (estadísticas,  encuestas,  evaluación  de  la  exposición...)  -­‐  Actividades  de  difusión  (talleres,  conferencias,  conciertos,  visitas  guiadas,  mesas  redondas...)  -­‐  Dossier  de  prensa      B.  SEDE  2:11  

                                                                                                                 7 Se procederá a devolver a los prestadores 8 Eliminable salvo la correspondencia 9 Solo se conserva el traslado de la autorización de exportación

10 Son los planos del diseñador con las modificaciones posteriores previas al montaje

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4. Plan de Comunicación e imagen de las exposiciones. Aunque  en  el  apartado  de  propuesta  de  comunicación  se  lleva  a  cabo  el  desarrollo  de  esta  temática,  a  continuación  se  explica  brevemente  la  forma  en  la  que  lleva  a  cabo  la  estrategia  de  imagen  y  comunicación  en  relación  con  las  exposiciones.        Se  emprenderán  iniciativas  en  varias  vertientes:      1.-­‐  Las  estrategias  en  medios  de  comunicación  serán:      

• Un  mes  antes  de  la  inauguración.  El  portal  web  SOMOSMALASAÑA.COM  será  el  medio  oficial  de  la  exposición,  con  las  publicaciones  previas  y  paulatinas  de  contenidos  exclusivos  relacionados  con  exposición.  El  portal  web  del  Centro  Conde  Duque  también  irá  dando  a  conocer  la  información  a  través  de  una  pestaña  exclusiva  de  la  exposición.    

 • 15  días  antes  de  inauguración.  Rueda  de  prensa  previa  con  la  presentación  del  

teaser  de  la  exposición,  que  mostrará  entrevistas  y  material  documentado  del  evento.  En  la  rueda  de  prensa  participarán  representantes  de  la  institución  organizadora  y    de  los  patrocinadores  más  significativos.    

 • Tres  días  antes  de  inauguración.  Recorrido  guiado  con  prescriptores  en  Twitter  

de  los  temas  de  la  exposición,  El  objetivo  consiste  en  posicionar  el  evento  en  redes  sociales  con  contenidos,  imágenes  y  comentarios.    

 • Un  día  antes  de  inauguración.  Recorrido  exclusivo  por  la  exposición  para  

medios  de  comunicación  y  visado  de  los  materiales  audiovisuales  que  formarán  parte  de  la  exposición.  La  invitación  se  cursará  a  medios  offline  y  online.    

 • Se  dará  continuidad  mediante  envío  de  boletines  informativos  sobre  la  

programación  de  las  distintas  actividades  que  se  realizarán  entorno  a  la  exposición.    

 • Será  trascendental  todo  el  movimiento  en  las  paginas  web,  en  las  redes  

sociales  y  en  las  listas  de  correos  electrónicos  que  cada  negocio  maneje.      • Se  firmarán  acuerdos  de  colaboración  con  la  Asociación  de  Comerciantes  y  

Hosteleros  de  Conde  Duque  que  está  compuesta  por  comercios,  establecimientos  hosteleros  y  espacios  culturales  y  espacios  públicos  para  conformar  un  circuito  de  intercambio  informativo  y  de  contenidos  en  el  marco  de  la  exposición  con  la  programación  de  actividades.  Se  invitará  a  que  asistan  

                                                                                                                 11 Ordenación alfabética por cada sede o itinerancia a donde va la exposición

 

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al  barrio  del  Conde  Duque,  con  la  intención  de  dinamizar  públicos  y  consumidores  de  distintos  perfiles,  según  la  variedad  de  los  establecimientos  que  integran  la  Asociación.    

 • Se  lanzará  convocatoria  de  un  concurso  de  fotografía  para  invitar  al  público  a  

que  participe  con  imágenes  en  Pinterest  e  Instagram,  donde  se  mostrará  la  vida  urbana  del  barrio.  Los  ganadores  formarán  parte  de  una  exposición  en  los  distintos  negocios  que  forman  las  Asociación  de  Comerciantes  y  Hosteleros  de  Conde  Duque.    

   3.-­‐  Los  elementos  de  difusión  impresos  que  se  imprimirán  serán:      

• Catálogo  digital  de  la  exposición.    • 100  catálogos  impresos  en  papel  tamaño  A4  de  210  x  297,  acabado  plastificado  

brilloso,  con  una  tapa  semi  dura  y  un  grosor  de  papel  portada  de    • 200  gramos.  Se  imprimirá  a  color  en  las  dos  caras,  los  interiores  y  portada  

serán  en  papel  couché  mate  de  115  gramos  un  total  con  un  total  de  60  páginas  aproximadamente.    

• 500  Cartel  de  70x  100  cm,  a  color  en  papel  couché  de  115  gramos.    • 6  Bandera  publicitaria  en  textil  impresión  color,  con  visión  doble  cara.    • 300  Dossieres  a  color.    • 50  Boletín  de  prensa  a  color.    

       4.-­‐  En  materia  de  publicidad  pagada  on  line:      

• Se  colocarán  banners  con  diseños  gráficos  variados  y  anuncios  de  texto  ubicados  en  Google  Adwords.    

• Se  elaborarán  banners  y  vídeos  promocionales  en  donde  pretendemos  proyectarán  la  imagen  de  la  exposición.    

• Se  pondrán  anuncios  de  texto,  con  los  que  posicionaremos  las  búsquedas  hechas  por  usuarios  en  Google  de  los  términos  relacionados  con  la  exposición.  

• Incidiremos  en  las  redes  sociales  de  Facebook  y  Twitter  con  banners    • gráficos,  sugerencias  de  fan  page  y  ampliaremos  la  capacidad  de  poder  

aparecer  con  nuestra  pagina  en  perfiles  de  usuarios.      

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Plan  de  actuación  en  exposiciones  un  proyecto  de  Colectivo  Nierika  para  Conde  Duque.  

2015-­‐2019  Madrid