PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO – GRUPO 1

Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano

DGCP-LPN-003-2013

Fecha: 28/08/2015

INDICE

01 Plan de Acompañamiento Introducción

Situación Actual

Personal de Apoyo

Instituciones a Apoyar

Plan de Visitas

Plan de acción

Metodología de Comunicación

Logística

Para garantizar el éxito de la implantación, se hace necesario prestar un acompañamiento in situ de

con personal altamente calificado en las Instituciones que formarán parte del Grupo 1.

ACOMPAÑAMIENTO

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

INTRODUCCIÓN

Las Instituciones que entrarán en producción se pueden apreciar en la tabla que se

encuentran a continuación:

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

SITUACIÓN ACTUAL

Se puede apreciar que el 50% de las Instituciones realizan menos de 2 procedimientos al día.

El 35% (5) realizan entre 5 y 10 procedimientos de compras.

El 7% (1) realizan más de 10 procedimientos por día.

No Unidad de Compras

Cantidad de

Procesos

Anuales

Monto TotalCant. de proc. x

usuarios x Mes

Cant. De proc.

X usuario x día

Rangos de

procedimientos

1 Ministerio de Administración Pública 113 60,182,694.49RD$ 9.42 0.43 < 1 x día

2 Oficina Supervisora de Obras del Estado 57 1,920,560,876.14RD$ 4.75 0.22 < 1 x día

3 Comisión Presidencial Apoyo Desarrollo Provincial 281 1,061,301,577.49RD$ 23.42 1.06 > 1 < 2 x día

4 Corporación Acueductos y Alcantarillados de Santo Domingo (CAASD) 274 1,083,256,014.27RD$ 22.83 1.04 > 1 < 2 x día

5 MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGIA 386 139,024,676.41RD$ 32.17 1.46 > 1 < 2 x día

6 Oficina para el Reordenamiento del Transporte 480 4,291,204,586.75RD$ 40.00 1.82 > 1 < 2 x día

7 Plan Asistencia Social de la Presidencia 400 2,586,036,153.13RD$ 33.33 1.52 > 1 < 2 x día

8 Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social 1016 5,831,837,244.05RD$ 84.67 3.85 > 2 < 5 x día

9 Cámara de Diputados 2,177 672,693,486.34RD$ 181.42 8.25 > 5 < 10 x día

10 Comedores Económicos 1370 2,646,201,854.61RD$ 114.17 5.19 > 5 < 10 x día

11 Ministerio Administrativo de la Presidencia 2061 511,292,364.99RD$ 171.75 7.81 > 5 < 10 x día

12 Ministerio de Educación 2496 16,652,979,970.07RD$ 208.00 9.45 > 5 < 10 x día

13 Ministerio de Turismo 1389 469,118,805.08RD$ 115.75 5.26 > 5 < 10 x día

14 MINISTERIO DE AGRICULTURA 2828 1,969,281,023.45RD$ 235.67 10.71 > 10 x día

Rangos Entidades

< 1 x día 2

> 1 < 2 x día 5

> 2 < 5 x día 1

> 5 < 10 x día 5

> 10 x día 1

Total 14

# Dirección General de DGCP

1 Yokasta Guzmán # Pmo

1 Leandro Altuzarra # Formadores Indra

# Dirección del Proyecto 2 María de los Dolores Sánchez 1 Angélica Consuegra

1 Jhonattan Toribio 2 Franco Benoit

2 George Slujalkovsky # Implementadores DGCP 3 Gianina Cáceres

3 Rui Chagas Pacheco 1 Juan José Fernández Fortuna 4 Ingrid de Jesús

2 Yovanny Disla 5 Jenniffer Tomic

# Responsables de GC 3 Miguelina Vásquez 6 Ramy García

1 Sandra Santana 4 Mariela Díaz

2 Marianelly Aparicio

El Personal de apoyo está compuesto por 18 personas, agrupadas de la siguiente manera:

Dirección General de DGCP

Directores del Proyecto

Responsables de Gestión del Cambio.

Implementadores DGCP

Formadores Indra

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

PERSONAL DE APOYO

4

6 1

3

2

2

Se asignarán bajo los siguientes criterios.

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

ASIGNACIÓN

Mesa de Ayuda

Apoyo al 1° y 2° Nivel. Respuestas a consultas Funcionales tanto a Proveedores como a Compradores

Ent. <2 P/d.

Apoyo Telefónico y/o en Sitio a las Entidades que introducen menos de 2 proc. diarios. (7 Instituciones)

Ent. >2<10 P/d.

Apoyo en Sitio a las Entidades que introducen más de 2 proc. diarios. (6 Instituciones)

Ent. >10 P/d. Apoyo en Sitio a las Entidades que introducen más de 2 proc.

Diarios. (1 Institución)

Se asignarán 2 personas para el monitoreo de los procesos en los sistemas.

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

ASIGNACIÓN

Si durante el proceso de

acompañamiento se detectan

necesidades y/o particularidades

desconocidas, el plan y/o las

asignaciones podrán cambiar.

Basados en los siguientes criterios:

1.- El Apoyo se dará durante 1 mes.

2.- El criterio utilizado para asignar Implementadores es por cantidad de procesos ingresados.

3.- Para las Instituciones con < 2 proc x día, el apoyo será mixto. Se visitarán durante la 1° semana para elaborar

el Plan de Ingreso y posteriormente se visitarán en las fechas acordadas.

4.- A las Instituciones que tienen >= 2 y < 10 proc x día se les asignará 1 Implementador. Este implementador

tendrá 2 Instituciones asignadas.

5.- A las Instituciones que tienen > 10 proc x día se les asignará 1 Implementador a tiempo completo.

Se realizó la asignación de Implementadores que se encuentra en el cuadro :

Se dará un acompañamiento de 4 semanas, desde el 1/09/2015 hasta el 30/09/2015. Existirá apoyo en todas las Entidades.

En la imagen se encuentra el Plan de Acompañamiento para el período mencionado.

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

PLAN DE VISITAS

La asignación podrá cambiar dependiendo de las necesidades encontradas durante el acompañamiento.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

N/A Mesa de Ayuda 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Ministerio de Administración Pública 1

Oficina Supervisora de Obras del Estado 3

Comisión Presidencial Apoyo Desarrollo Provincial 1

Corporación Acueductos y Alcantarillados de Santo Domingo (CAASD) 3

MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGIA 1

Oficina para el Reordenamiento del Transporte 3

Plan Asistencia Social de la Presidencia 1

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Cámara de Diputados 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Comedores Económicos 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Ministerio Administrativo de la Presidencia 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5

Ministerio de Educación 6 6 6 6 6 6 6 5 6 6 6

Ministerio de Turismo 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6

> 10 x día MINISTERIO DE AGRICULTURA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

CALENDARIO DE ACOMPAÑAMIENTO A LAS ENTIDADES DEL GRUPO 1

Mes/DíasRangos

< 2 x día

> 2 < 10 x día

sep-15

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

PLAN DE VISITAS

Los viernes el acompañamiento se dará hasta el mediodía. En la tarde a partir de las 2:00 p.m. se

realizará una reunión de revisión.

Se definirá un plan de contacto entre la Dirección General y la máxima autoridad ejecutiva de las

Entidades de Grupo 1.

Se definirá un Plan de Visitas a las Entidades para los Directores del Proyecto.

Se definirá un Plan de Visitas a las Entidades para los Responsables de Gestión del Cambio.

Primer día de acompañamiento

Inicia con la presentación al equipo de Compras de la institución.

Ayuda en la creación de los usuarios.

Identificación de los procesos que se van a cargar en las diferentes modalidades.

Inicio del cargado de los procesos.

Reportar incidencias si procede.

Llenar formulario de acompañamiento diario.

Elaborar el Plan de Ingreso de los procesos en las Entidades que compran poco.

Días posteriores de acompañamiento

Inicio del cargado de los procesos.

Reportar incidencias si procede.

Llenar formulario de acompañamiento diario.

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

PLAN DE ACCIÓN

Retroalimentación

Informes semanales que resumen la operativa de la semana de c/u de los Implementadores.

Reporte Diario que muestra la actividad en ambos sistemas.

A continuación se encuentra el esquema con la método

Preguntas no

resueltas.

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

METODOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN

A continuación se encuentra la matriz de escalamiento para la primera semana del Plan de

Acompañamiento.

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

MATRIZ DE ESCALAMIENTO

INSTITUCION Implementadores DGCP Formadoras Indra Resp. GC

Mesa de Ayuda Kelman SuárezAngelica Consuegra

809-669-5015

Ministerio de Administración Pública

Oficina Supervisora de Obras del Estado

Comisión Presidencial Apoyo Desarrollo Provincial

Corporación Acueductos y Alcantarillados de Santo Domingo (CAASD)

MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGIA

Oficina para el Reordenamiento del Transporte

Plan Asistencia Social de la Presidencia

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

Cámara de Diputados

Comedores Económicos

Ministerio Administrativo de la Presidencia

Ministerio de Educación

Ministerio de Turismo

MINISTERIO DE AGRICULTURA N/AAngelica Consuegra

809-669-5015

Monitoreo de los procedimientos en los sistemas (30 Instituciones)Argelis Olivero

Eduardo Laucer

MATRIZ DE ESCALAMIENTO

Llamar a:Llamar a:

Juan José Fernández Fortuna

Miguelina Vásquez

Ramy García

809-669-5017

Ingrid de Jesús

809-669-8153

N/A

N/A

Franco Benoit

809-627-8208

Sandra Santana

809-769-8712

Marianelly Aparicio

809-669-5445Ingrid de Jesús

809-669-8153

Ramy García

809-669-5017 N/A

La siguiente es una lista de los elementos a tener en cuenta.

Teléfono Celular

Internet Móvil (opcional)

Computadora Portátil

Puntero láser (opcional)

USB con la documentación digital requerida para la capacitación

1 juego de la documentación impresa.

Logística para el traslados y almuerzos.

Material de oficina (folders, libretas, lapiceros)

Una mochila

Usuarios de consulta para el entorno de producción que le permita entrar en los

procedimientos de las Instituciones.

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO

LOGÍSTICA SUGERIDA PARA EL PERSONAL DE APOYO

PREGUNTAS?

LOGÍSTICA PARA TODO EL PERSONAL DE APOYO

Muchas gracias

Buena Suerte Equipo!!!