Pioneers in IT Value Management 1 Proyecto: Tablero de Gestión para RRHH Secretaría de Turismo de...

Pioneers in IT Value Management

1

Proyecto: Tablero de Gestión para RRHH

Secretaría de Turismo de la Nación Ministerio de Producción

Mayo de 2009

Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza

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Contenidos

Un ejemplo

Enfoque Conceptual

Introducción

Fases del Proyecto

Indicadores

Objetivos


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Objetivos

Desarrollar un Modelo de Tablero de Gestión para la Dirección de Recursos Humanos que permita traducir la misión en indicadores claros y un sistema de alerta que facilite la toma de decisiones.

Promover una Cultura de la Medición y Seguimiento que permita la comparación con metas establecidas y visualizar los desvíos producidos.

Capacitar a la Dirección de Recursos Humanos para un correcto entendimiento de los beneficios de un Tablero de Gestión.

Período Indicador Frecuencia Meta Valor Real Status Observaciones

2009Promedio de ausencias por agente

Anual 35 Días #DIV/0!

Enero - Junio 2009

Porcentaje de ausencias injustificadas

Semestral 15% #DIV/0!


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Fases del Proyecto

1 2 3 4

Definición del Modelo de Proyecto, detallando el alcance, las funciones y las responsabilidades de los consultores y del personal involucrado de la SECTUR, las actividades y las etapas clave del proyecto.

Estudio de la situación actual, la estructura de la Dirección, responsabilidades, procesos claves, controles y necesidades, mediante entrevistas individuales y reuniones del equipo de trabajo.

Diseño de un Modelo de Tablero de Gestión que sea útil para el proceso de toma de decisiones y traduzca la misión y los objetivos de la Dirección.

Proceso de puesta en marcha del Modelo del Tablero de Gestión capacitando en su uso a todos aquellos miembros de la Dirección involucrados.


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Introducción

Hoja de ruta evolutiva – Gradualidad

Proceso vivencial de uso de Indicadores y Cultura de la Medición – Implicación supervisores

Contexto de la actualidad de la Secretaría y la Dirección – Pragmatismo

Incorporación del valor de uso – Nueva cultura

Foco en los procesos operativos – Adaptación a la realidad organizativa y no a la inversa

Elaboración de una plataforma simple, fácil de usar y modificable – Aprovechando herramientas existentes o en proceso

Enfoque de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión:


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¿Qué es un Indicador?Medida utilizada para determinar

la eficacia, eficiencia y evaluación de una actividad o proceso crítico

“Distinguir es comprender”

Cada indicador posee:

Estado Umbral / Meta Rango de Gestión

Cada indicador es:

MEDIBLE cuantificable ENTENDIBLE reconocido fácilmente por aquellos que lo usan CONTROLABLE se puede impactar con acciones correctivas

Jacques Maritain

Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento


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Ejecutar

Medir

Evaluar

Medidas Correctivas / Preventivas

Planificar


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Planificar Ejecutar

Medir Eficiencia

Dirigir

Seguimiento de Gestión

MIDE LA CALIDAD VALOR AGREGADO + DESEMPEÑO

Gestión de la Dirección



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Ayuda a cumplir los objetivos

Genera productos de mejor calidad

Previene y resuelve problemáticas

Permite mejorar la efectividad y la eficiencia

Importancia de la Medición y el Seguimiento:



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Desafío de Recursos Humanos

Herramienta de Soporte

Tablero de Gestión

Gestión de Recursos Humanos:


Creación de Valor

Tablero de Gestión basado en Indicadores claros y alertas que posibiliten la toma de decisiones

Ayuda a mostrar por medio de indicadores la marcha de la gestión y

el grado de cumplimiento de actividades y procesos internos

Nuestro Modelo de Tablero de Gestión considera actividades clave de la Dirección de RRHH que poseen objetivos múltiples


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Foco en procesos claves

Involucrar a través del seguimiento

Acercar a Recursos Humanos a las otras Áreas

Aumentar eficiencia y productividad

Medir la gestión de Recursos Humanos permite:

…”…”no se puede mejorar lo que no se mide”…no se puede mejorar lo que no se mide”…



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Facilita la información relevante en el momento oportuno

Auspicia una cultura de la medición

bajo un método de comparación y análisis de tendencias

Es flexible para responder a los procesos de cambio

Facilita una gestión eficaz, supervisando las decisiones tomadas y acciones acometidas

Mide la contribución de RRHH al desempeño global

Beneficios de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión



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Indicadores: ¿Qué es lo que quiero medir?

• Orientado a los objetivos

• Relevante

• Confiable

• Claro e inequívoco

• Comparable

BASE DE COMPARACIÓNBASE DE COMPARACIÓN

PUNTOS DE ALERTAPUNTOS DE ALERTA

TENDENCIAS Y COMPORTAMIENTOSTENDENCIAS Y COMPORTAMIENTOS

PLANES DE ACCIÓNPLANES DE ACCIÓN

Un mayor seguimiento de la gestión Un mayor seguimiento de la gestión no siempre es económico / deseableno siempre es económico / deseable


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¿Qué se realiza?

¿Qué se debería medir?

¿Quién utilizará la información?

¿Cada cuánto tiempo?

¿Con qué se compara?

Indicadores: Metodología de Selección


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Indicadores: Metas

Las Metas definidas pueden cambiar de valor a lo largo del tiempo

Los Tableros de Gestión deben poseer las referencias comparativas que permitan establecer si se está cumpliendo o no con lo esperado

El valor esperado del indicador al final de un ciclo se llama METAMETA


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Indicadores: Sistemas de Alertas Tempranas


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Indicadores: Cursos de acción

El análisis previo al establecimiento de acciones correctivas debe cumplir con los siguientes pasos:

Ante un desvío con respecto a la meta se deberán tomar acciones que tiendan a devolverle al indicador su estabilidad.

1. Revisar si el valor / rango meta fue establecido correctamente.

2. Evaluar si el valor / rango meta debe ser alterado por algún factor del entorno.

3. Analizar la causa del desvío.

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Un Ejemplo


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Construcción del Tablero: Aspectos a Considerar

INDICADOR Siglas y denominación

DESCRIPCIÓN Objetivo e información que brinda la evolución del indicador.

FÓRMULA Cálculo a utilizar para obtener el indicador

RESPONSABLE Persona encargada de l seguimiento del indicador.

FRECUENCIA Período de Revisión

ORIGEN DE LOS DATOS Área / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos necesarios

PRESENTACION Períodos que cubre

Gráficos auxiliares

OBSERVACIONES Comentarios o consideraciones


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Tableros de Gestión de la Dirección de RRHH y Organización

Como producto final del proyecto, se generó un Tablero de Gestión para cada área / departamento.

La plataforma técnica seleccionada en este caso es la herramienta de Microsoft, Excel en su versión de 2003, debido a su flexibilidad, bajo costo y familiarización con su uso.


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Estructura del Tablero

Cada solapa hace referencia a un indicador. Haciendo clic en cada solapa se accede a la Ficha de cada indicador.

Cada solapa hace referencia a un indicador. Haciendo clic en cada solapa se accede a la Ficha de cada indicador.


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Estructura del Tablero

En algunos casos, las solapas hacen referencia a un grupo de indicadores. En este caso, los indicadores se agruparon por procesos.

En algunos casos, las solapas hacen referencia a un grupo de indicadores. En este caso, los indicadores se agruparon por procesos.


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Ficha de Indicador

Haciendo clic en las solapas se accede a la Ficha de cada Indicador.

Todas las fichas poseen la misma estructura .

Haciendo clic en las solapas se accede a la Ficha de cada Indicador.

Todas las fichas poseen la misma estructura .


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Ficha de Indicador: Contenido

Unidad de medida Unidad de medida

Responsable de realizar el control y seguimiento del Indicador

Responsable de realizar el control y seguimiento del Indicador

Frecuencia con la que se realizará el control del indicador

Frecuencia con la que se realizará el control del indicador

Forma en la que se obtendrán los datos que alimentan al Indicador

Forma en la que se obtendrán los datos que alimentan al Indicador

Fórmula matemática a través de la cual se obtendrá el valor del indicador.

Fórmula matemática a través de la cual se obtendrá el valor del indicador.

En el sector superior de cada Ficha de Indicador, se encuentra el nombre del indicador y los datos generales del mismo.


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En este cuadro se ingresarán los datos relevados para cada valor de la fórmula del indicador según indiquen las referencias.

En este cuadro se ingresarán los datos relevados para cada valor de la fórmula del indicador según indiquen las referencias.

En el sector medio de cada Ficha de Indicador, se encuentra el cuadro de Relevamiento de Datos con sus referencias y un gráfico representativo.


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Este dato corresponde al período de evaluación y ya viene dado en el cuadro.

Este dato corresponde al período de evaluación y ya viene dado en el cuadro.

Estos datos deberán ser relevados por el responsable.

Estos datos deberán ser relevados por el responsable.

Este valor se calcula automáticamente respondiendo a la fórmula del cuadro de Datos Generales. En este caso:

Este valor se calcula automáticamente respondiendo a la fórmula del cuadro de Datos Generales. En este caso:

Estos valores pueden modificarse escribiendo sobre ellos.

Estos valores pueden modificarse escribiendo sobre ellos.

Este valor surge por diferencia entre Verde y Rojo.

Este valor surge por diferencia entre Verde y Rojo.

Cuadro de Relevamiento de Datos


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Nuevamente, los colores de alerta responden a las referencias ya mencionadas.

Los gráficos varían de acuerdo al tipo de indicador buscando la mejor exposición posible.

En todos los casos son fácilmente modificables como cualquier gráfico de Excel.

Nuevamente, los colores de alerta responden a las referencias ya mencionadas.

Los gráficos varían de acuerdo al tipo de indicador buscando la mejor exposición posible.

En todos los casos son fácilmente modificables como cualquier gráfico de Excel.

Gráfico

El gráfico muestra la situación planteada en el cuadro de Relevamiento de Datos de una forma mas visual.


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Carga de datos

A medida que los datos se cargan en el cuadro, la fórmula calcula el Valor Real del Indicador. Este valor se compara contra el valor cargado como meta y automáticamente se le asigna un color a la situación.

A medida que los datos se cargan en el cuadro, la fórmula calcula el Valor Real del Indicador. Este valor se compara contra el valor cargado como meta y automáticamente se le asigna un color a la situación.

El gráfico refleja la situación del cuadro mostrando, en este caso, los valores reales como columnas .

Las columnas muestran el valor del indicador y el color de fondo indica si se trata de un valor normal o si presenta un desvío.

El gráfico refleja la situación del cuadro mostrando, en este caso, los valores reales como columnas .

Las columnas muestran el valor del indicador y el color de fondo indica si se trata de un valor normal o si presenta un desvío.


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Se entiende como cambio a las modificaciones que se realicen en valores o datos fijos de los indicadores (metas, fórmulas, responsables, frecuencia, etc). Esto permitirá obtener un historial rápido de los cambios y sus causas.

Se entiende como cambio a las modificaciones que se realicen en valores o datos fijos de los indicadores (metas, fórmulas, responsables, frecuencia, etc). Esto permitirá obtener un historial rápido de los cambios y sus causas.

Se entiende como Acción a toda aquella actividad que se realice para corregir o prevenir un desvío en el Indicador.Se entiende como Acción a toda aquella actividad que se realice para corregir o prevenir un desvío en el Indicador.

En el sector inferior de cada Ficha de Indicador, se encuentra una zona de registro de cambios y acciones referidas al indicador que permitirá obtener un historial rápido de lo ocurrido.


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Informe de Situación: Hoja Resumen

La Hoja de Resumen tiene el objetivo de poder obtener un informe rápido de los indicadores mas críticos del área o departamento.

En el cuadro de Observaciones se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.

En el cuadro de Observaciones se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.

El Valor Real se carga automáticamente a medida que se ingresen datos en las Fichas de Indicadores. Sin embargo, la fórmula deberá actualizarse al finalizar cada período de análisis.

El Valor Real se carga automáticamente a medida que se ingresen datos en las Fichas de Indicadores. Sin embargo, la fórmula deberá actualizarse al finalizar cada período de análisis.


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El concepto de STATUS se deberá llenar a mano y dependerá del tipo de Indicador.

Por ejemplo:En los indicadores de Variación, el status será

• Constante si el Valor Real es igual a 1• En disminución si el Valor Real es menor a 1• En aumento si el Valor Real es mayor a 1

En los indicadores que poseen un Valor Meta se completará con alguno de los colores según corresponda.

Informe de Situación: Hoja Resumen


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Informe de Situación: Informe a Dirección

El Informe a Dirección tiene el objetivo de poder obtener rápidamente un resumen del comportamiento de los indicadores de gestión más importantes que incluye los valores reales adoptados en periodos anteriores y cuadros que grafican este comportamiento.

Los cuadros con los periodos y los valores reales, junto con el gráfico, se actualizan automáticamente al cargar los datos en las Fichas de Indicadores.

Los cuadros con los periodos y los valores reales, junto con el gráfico, se actualizan automáticamente al cargar los datos en las Fichas de Indicadores.

En el cuadro de Comentarios se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.

En el cuadro de Comentarios se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador.

Este informe se utiliza para dar mayor detalle del status del indicador si así se lo requiriese.


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