Pilulak GTD y Productividad 2.0
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Taller realizado en TECNALIA edif. 202 el 11 de junio de 2013, dentro de la iniciativas de formación interna y externa #Pilulak. La píldora de formación contó con una parte práctica para implementar el sistema GTD.
Transcript of Pilulak GTD y Productividad 2.0
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¿Sufres estos síntomas?
¿Qué es productividad?
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¿Qué es la Productividad?
1. f. Cualidad de productivo.
2. f. Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.
3. f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de montaje es de doce televisores por operario y hora.
(RAE)
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¿Qué es la productividad?
o La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida. (Wikipedia)
o La productividad se define como la cantidad de producción de una unidad de producto o servicio por insumo de cada factor utilizado por unidad de tiempo. Mejorar la productividad es clave para mejorar el nivel de vida de la sociedad, ya que repercute en más potencial de incrementar los sueldos y más rentabilidad para el capital invertido, que incentiva cada vez más la inversión, el crecimiento de empleo y el crecimiento de la economía. (El Blog Salmón)
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¿Qué es la productividad?
o El crecimiento de la productividad en la sociedad de la información, se basa en la innovación.
o Este crecimiento de la productividad se basa en las innovaciones en la tecnología, en el proceso (estructuras organizativas en red) y en los productos (Castells, Brynjolfsson y Hitt).
o El cambio organizativo juega un papel crítico, ya que la simple introducción de tecnología no incrementa la productividad si no se combina con la reorganización (Himanen).
o En el sector de las TIC´s hemos asistido a desarrollos de nuevas tecnologías espectaculares, que han ido introduciéndose en los espacios de trabajo sigilosamente. Sin embargo, los modos de trabajar no han sufrido ninguna revolución reseñable.
Índice 1. ¿Que es productividad? 2. Enemigos, pérdidas y fugas 3. Un poco de neurociencia 4. Sistema GTD 5. Otras técnicas 6. Herramientas
Enemigos, pérdidas y fugas.
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Un poco de neurociencia…
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Los tres tipos de cerebro
o A lo largo de la evolución el cerebro ha ido adquiriendo componentes que han ido surgiendo y superponiéndose. Los tres componentes son: o El cerebro primitivo o reptiliano (arquipálio), constituido por las
estructuras del tronco cerebral: Bulbo, cerebelo, ponte y mesencéfalo.
o El cerebro intermedio (paleopálio), está formado por las estructuras del sistema límbico.
o En la capa superior está el cerebro superior o racional (neopálio), que comprende la mayor parte de los dos hemisferios cerebrales (formado por el neocórtex) y algunos grupos neuronales subcorticales.
o En un modelo propuesto por Paul McLean en 1970 intentaba explicar las tres grandes etapas de evolución en los mamíferos y la existencia de una jerarquía en el cerebro (Brain Triune).
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Memoria a C/P y L/P
o Tenemos dos tipos de memoria: Memoria a corto plazo y Memoria a largo plazo. (Wikipedia)
o La memoria a corto plazo es el sistema donde el individuo maneja la información a partir de la cual está interactuando con el ambiente. Limitada a aproximadamente 7±2 elementos durante 10 segundos, (span de memoria) si no se repasa.
o La memoria a largo plazo es un almacén al que se hace referencia cuando comúnmente hablamos de memoria en general. Es en donde se almacenan los recuerdos vividos, nuestro conocimiento acerca del mundo, imágenes, conceptos, estrategias de actuación, etc.
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Memoria de trabajo
o Hay otro tipo de memoria, aunque discutido, que se denomina Memoria de Trabajo. Es un concepto introducido por Alan Baddeley en 1976 para sustituir a la memoria a corto plazo, más imprecisa.
o Se refiere a la memoria activa que se utiliza en los procesos conscientes. Tiene tres componentes: o El ejecutivo central. Decide a que prestar atención y organiza la secuencia
de operaciones
o El bucle fonológico. Maneja y mantiene en memoria el material hablado y escrito.
o El bloc de notas visuoespacial. Maneja y mantiene las imágenes.
o La memoria de trabajo se encuentra en la corteza prefontal y sus contenidos se actualizan constantemente. Se alimenta tanto de los sentidos como de la memoria a largo plazo (que se encuentra distribuida por toda la corteza).
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Memoria de trabajo
o Equivale a la RAM o memoria virtual de un ordenador. Cuando un ordenador busca el registro pedido va al fichero de datos lee el registro y lo carga en memoria. Cuando se apaga el ordenador, la RAM desaparece.
o Cuando el cerebro inicia este proceso su funcionamiento es completamente diferente al de un ordenador. Sabes que tienes unos conocimientos, pero en ciertas ocasiones te cuesta cargar “ese fichero”, ya que debes “asociar ideas”.
Sistema GTD
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Sistema GTD
o Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen, que en español se ha editado con el título “Organízate con eficacia”.
o GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. (Wikipedia)
o La gran diferencia con otros métodos reside en la utilización de “memorias externas” y la priorización de tareas.
o Los elementos básicos de su filosofía se pueden resumir en “la recopilación” y “la disciplina”.
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Objetivos GTD
o El sistema GTD tiene dos objetivos fundamentales: o “Capturar” todas las cosas que hay que hacer
o Conseguir la disciplina necesaria para tomar decisiones respecto a los asuntos a tratar en nuestras vidas.
o La gran diferencia de este sistema es “quitárselo todo de la cabeza” para “poder vaciar la RAM de nuestro cerebro” y no generar estrés.
o Los 5 pasos para dominar el flujo de trabajo que propone el sistema GTD son: o RECOPILACIÓN
o PROCESAMIENTO
o ORGANIZACIÓN
o EVALUACIÓN
o HACER
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Recopilación
o Se trata de recopilar todo el trabajo y tareas pendientes de hacer, para que la mente se asegure de que no tiene que recordar nada.
o Debemos tener una bandeja de entrada física, al igual que la del correo electrónico. También tenemos la opción de usar alguna aplicación que realice esta tarea.
o Con esta fase ponemos “coto” al trabajo a realizar y nos brinda un mapa de todas las tareas que debemos acometer.
o Es un primer paso que nos enseña a planificar y a acometer nuestras tareas.
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Procesamiento
o En esta fase tenemos que ir procesando las tareas que hemos ido recopilando en la anterior fase de recopilación, de una en una, no se pueden simultanear tareas.
o Procesamos “cosas” o “asuntos que hacer” en el e-mail, en el escritorio o en el gestor de tareas que tengamos.
o Esta fase nos ayuda a diferenciar la “paja” (tareas que se pueden delegar, borrar o hacer en dos minutos), de los proyectos que nos van a llevar más tiempo o necesitan más acciones.
o Se estiman las tareas que necesitan acciones, de las que no.
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Organización
o Esta es la fase que está en la parte externa del diagrama de flujo de trabajo. En ella se recolectan las tareas que requieren de una acción que no se puede desarrollar en dos minutos.
o Para administrar cosas sujetas a acción se necesita; o Una lista de “proyectos”
o Un lugar con material de apoyo para los proyectos
o Una agenda
o Una lista de acciones siguientes
o Una lista de “a la espera”
o Material de consulta
o Una lista de “algún día/tal vez”
o Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere una acción de más de un paso.
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Evaluación
o Fase dedicada a revisar el sistema, ver que posibles fallos tiene, mejoras a realizar, partes a simplificar, etc.
o El objetivo aquí es mantener la funcionalidad del sistema.
o La revisión semanal es una de las partes más importante de esta fase. Es el momento de : o Reunir y procesar todas las “cosas”
o Revisar el sistema
o Poner al día sus listas
o Estar limpio, despejado, al día y completo.
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Hacer o Modelo de 4 criterios para escoger acciones al momento
o Situación
o Tiempo disponible
o Energía disponible
o Prioridad
o Modelo Triple para evaluar el trabajo diario o Realizar un trabajo predefinido
o Realizar el trabajo a medida que éste surge
o Definir su trabajo
o Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajo o 15.000 metros o más: vida
o 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años
o 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
o 6.000 metros áreas de responsabilidad
o 3.000 metros: proyectos actuales
o Pista de aterrizaje: acciones actuales
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La ciencia apoya GTD
o En 2007 se presentó un artículo de investigación que intentaba relacionar los avances en psicología y ciencias cognitivas, con la filosofía y técnicas que promueve el sistema GTD.
o Una de las conclusiones que se ilustraban en el artículo es que las nuevas informaciones requieren de una reconsideración de las prioridades, objetivos y recursos. Por tanto, son subjetivas y tienden al cambio. El sistema GTD al ser flexible, permite esta adaptación de tareas.
o Conlleva un descenso del estrés, al externalizar la memoria y no saturarla con las tareas pendientes.
o La medida de la productividad que propone GTD, es el número de tareas y proyectos realizados, no el número de objetivos conseguidos ya que estos son mutables. Se puede consultar el artículo en esta dirección.
Otras técnicas…
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La regla del Inbox 0
o Es un término acuñado por Merlin Mann. La técnica consiste en organizar correctamente tu e-mail para que en la bandeja de entrada haya el menor número de correos posibles sin procesar, tendiendo a 0.
o Un número elevado de correos sin procesar genera estrés y ansiedad (demasiadas cosas por hacer). El uso incorrecto del e-mail lastra nuestra productividad y nos incapacita para otras tareas.
o El tiempo que se dedica a la revisión del correo electrónico debe estar acotado. Lo ideal son periodos delimitados al cabo de la jornada. 3 o 4 fases como primera hora, mediodía, comida y media tarde.
o El e-mail es un medio de comunicación asíncrono. No se debe esperar una respuesta inmediata. Más. Más. Más.
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La regla de los 2 minutos
o Es una técnica derivada del sistema GTD, fundado por David Allen. Básicamente consiste en que las tareas que proceden de interrupciones o de procesos de recopilación de “cesto”, deben ser realizadas inmediatamente, si se estima que su realización conllevará un tiempo mínimo.
o La regla de los dos minutos constituye el límite temporal en el que archivar y clasificar una tarea ocupa más tiempo que llevarla a cabo en cuanto nos cae en las manos. Es el umbral de la eficiencia. Si la tarea no merece el trabajo de llevarla a cabo, deséchela.
o Es una regla que fomenta la no acumulación de tareas banales, que pueden ser ejecutadas en un modo “First In, First Served”. Pero ojo, sólo mientras efectuamos tareas de recopilación/cesto.
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La lista “B” de 3 tareas
o Es una técnica de “guerrilla” orientada a “carburar”, de cara a sentirse con ganas de acometer tareas más complejas o menos motivadoras, a las cuales no tengamos mucha predisposición.
o Consiste en anotar en un post-it 3 tareas simples, que puedan realizarse en un periodo de tiempo relativamente corto (+/-1 hora).
o Sólo se pueden anotar 3 tareas simples. Cuando se han realizado, se acometen otras tres.
o Es una técnica recomendada para romper bloqueos productivos. Berto Pena te cuenta más
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La Dieta Pomodoro
o Técnica creada por Francesco Cirillo en los ´80. La técnica consiste en dividir nuestra tarea en bloques de tiempo de aproximadamente 25 minutos (un pomodoro). Evitando cualquier cosa o situación que pueda distraernos.
o Se trata de centrar nuestra atención a la tarea que hemos de llevar a cabo para poder llegar al grado máximo de concentración. Así evitamos las interrupciones, como el correo, el teléfono, las redes sociales, etc.
o Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica: o Decidir estrictamente que tarea se va a realizar.
o Poner el pomodoro (temporizador) con el intervalo que deseemos, alrededor de 25 minutos.
o Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar la tarea realizada.
o Tomar una breve pausa (5 minutos)
o Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga. (unos 20 minutos).
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Los bloqueos productivos
o Son esas situaciones en las que no conseguimos “ponernos en movimiento”.
o La falta de motivación, lo ingente de la tarea, la pereza o la falta de concentración pueden ser algunas de sus causas.
o Es absolutamente normal pasar por estos periodos. Nuestro rendimiento fluctúa al igual que las cargas de trabajo que soportamos.
o Al mismo tiempo que pasamos por situaciones que nos bloquean, debemos encontrar el modo de desbloquearnos, ya que la clave está en nosotros mismos.
o Algunos ejemplos de acciones para el desbloqueo aquí y aquí.
Cacharrería…
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Agendas y Calendarios
o Es la herramienta básica que nos permite planificar y ejecutar tareas, de acuerdo a una caducidad y fechas determinadas.
o Es imprescindible confiar en nuestra agenda (Mejor la digital, que la de papel), mantenerla actualizada y sincronizada permanentemente.
o En la agenda sólo se deben apuntar acciones que se realicen a una hora determinada (reuniones), acciones que se realicen un día determinado (recordatorios) o información sobre un día determinado (eventos).
o Algunas de las más famosas aplicaciones son gCalendar o iCalendar. Hay apps para sincronizar estos calendarios con el del Outlook, como el Google Calendar Sync. Más.
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Gestores de tareas
o Herramientas que se basan en la filosofía GTD de Paul Allen para hacer las funciones de “cesto, bandeja de entrada, listas de próximas acciones, a la espera, algún día” etc.
o Hay multitud de aplicaciones y versiones para diferentes dispositivos y plataformas.
o Debemos probar varias, para poder elegir la que mejor se adecue a nuestras necesidades y objetivos.
o Siempre es recomendable utilizar aplicaciones que sean multidispositivo y multiplataforma, evitando el problema de los “jardines vallados”.
o Algunos ejemplos son Evernote, Wunderlist, Remember the Milk, Zendone, Things, Asana, Tello, etc. Más. Más. Más.
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Herramientas de consulta
o Nuestro repositorio de conocimientos, recortes, información, etc, al cual podemos acceder en cualquier momento y en cualquier situación.
o Estas herramientas nos permiten capturar información relevante para nuestro trabajo de múltiples formas, consultar información guardada previamente, colaborar con otros usuarios, etc.
o Los usuarios guardan una lista de recursos de Internet que consideran útiles. Las listas pueden ser accesibles públicamente o de forma privada.
o Se categorizan los recursos con 'tags' o 'etiquetas' que son palabras asignadas por los usuarios relacionadas con el recurso.
o Algunas de estas herramientas son Evernote, Delicious, Diigo, etc.
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“Time Tracking Software”
o Herramientas que nos permiten dejar huellas de nuestro trabajo, para así poder conocer el tiempo dedicado a tareas, proyectos, ofertas, etc.
o Hay una gran variedad de opciones y funcionalidades en cada herramienta, ya que muchas herramientas permiten opciones de facturación, gestión de proyectos, etc.
o Dependiendo de nuestras necesidades y el “automatismo” que queremos introducir en nuestras rutinas pueden ser opciones interesantes.
o Algunos ejemplos son Klok, Toogl o Paymo, aunque están en continua evolución. Más.
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Gestores de contraseñas
o Un gestor de contraseñas es un programa que se utiliza para almacenar una gran cantidad de parejas usuario/contraseña. La base de datos donde se guarda esta información está cifrada mediante una única clave (contraseña maestra o en inglés master password), de forma que el usuario sólo tenga que memorizar una clave para acceder a todas las demás. (Wikipedia)
o Hay varias opciones, pero es recomendable usar una aplicación a la que podamos acceder a través de varios dispositivos y plataformas.
o La contraseña maestra se convierte en “crítica” si perdemos su control.
o Algunos ejemplos son 1Password, LassPass, etc. Más.
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Almacenamiento en la nube
o Servicios diseñados para alojar contenido estático, mayormente archivos grandes que no son páginas web. (Wikipedia)
o Muchos de estos servicios permiten compartir contenidos con otros usuarios y sincronizar carpetas en diferentes dispositivos y plataformas.
o Hay dos tipos principales de servicios; con sincronización y sin sincronización.
o Servicios con sincronización; Dropbox, Google Drive, Sky Drive, etc. Más.
o Servicios sin sincronización; Mediafire, Rapidshare, etc.
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Equipos de trabajo
o La mayoría de las pequeñas y medianas empresas se encuentran con problemas en la planificación del trabajo colaborativo, debido a la falta de un sistema de gestión de proyectos adecuado.
o Por ello han ido surgiendo varias opciones disponibles, tanto de software libre, como gratuitas, como de pago.
o Hoy en día este tipo de aplicaciones también están evolucionando a servicios sincronizados de “cloud computing”.
o Algunos ejemplos de este tipo de aplicaciones que están teniendo éxito son: Basecamp, Teambox, Asana, Tello, etc…
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Otros…
o Por sorprendente que parezca, todavía hay mucho margen para que surjan herramientas de productividad orientadas.
o Las necesidades de los trabajadores de la sociedad de la información, todavía están lejos de estar completamente cubiertas.
o Debido a esto, siguen surgiendo herramientas que explotan este tipo de necesidades.
o Algunos últimos ejemplos exitosos son: Mailbox, IFTT, etc…
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Lecturas
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Para estar al día
o Think Wasabi http://thinkwasabi.com/
o Optima Infinito http://www.optimainfinito.com/
o El Canasto http://canasto.es/
o David Torné http://blog.davidtorne.com/es/
o The Cool Ruler http://www.thecoolruler.blogspot.com.es/
o Facile Things http://facilethings.com/blog/es
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Fotos
o Topgold (Huevos)
o Robert Scoble (David Allen)
o JanickG (Winston Churchill)
o Santi MB (aplauso)
o __o__ (Escritura en tablas de piedra)
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