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PÍLDORAS FORMATIVAS

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PÍLDORAS FORMATIVAS PRESENCIALES

PARA MICROSOFT OFFICE 2003 / 2007

MICROSOFT OFFICE 2007

ADAPTACIÓN A EXCEL 2007


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OBJETIVOS

Una píldora formativa presencial es un microcurso de 2,5 horas de duración que imparte un solo tema de un pro-

grama de Microsoft Office de nivel avanzado. Seleccionando las píldoras que necesite cada uno construye su

propio curso completo de acuerdo a sus necesidades.

Los objetivos específicos de las píldoras formativas son:

Ampliar los conocimientos para la correcta utilización de diversas funcionalidades de los programas de

Microsoft Office.

Proporcionar herramientas para mejorar en la gestión diaria de la empresa.

ADAPTACIÓN A EXCEL 2007

Relación visual de cambios de Excel 2003 a Excel 2007

Puedes encontrar más píldoras en:

www.criteria.es

Puedes encontrar más recursos gratuitos de Office en:

www.criteria.es/temaris/recursos

http://www.criteria.es/

http://www.criteria.es/temaris/recursos


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impresión de impresión

Área de impresión | Borrar área de im-

presión

> Diseño de página | Configurar página | Área de impresión | Borrar área de

impresión

Vista preliminar > Botón de Office | Imprimir | Vista preliminar

Imprimir > Botón de Office | Imprimir

Enviar a | Destinatario de correo > Botón de Office | Enviar | Correo electrónico

Propiedades > Botón de Office | Preparar | Propiedades

Documentos usados recientemente > Botón de Office | Documentos usados más recientemente

Salir > Botón de Office | Salir

x Buscar archivo: desaparecido, debe usarse el buscador de Windows.

nota Guardar como página web:

está ahora en Botón de Office,

Guardar Como y poner en la casilla

Guardar como Tipo “Pagina web”:

Tachuelas: los documentos recientes del botón de Office tienen por defecto los 17 últimos pero se puede aumen-

tar este número hasta 50 en las opciones de configuración. Estos documentos cambian a medida que pasa el

tiempo, pero cada documente tiene a su derecha una tachuela, si hacemos clic en esta tachuela, entonces el

documento seleccionado ya no desaparecerá de la lista:


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Ir a: está en el mismo botón que Buscar y Seleccionar de la ficha “Inicio” pero hay que desplegarlo:

nota Objeto: cuando se hace clic sobre un objeto, en Office 2007 aparece un tipo de ficha o pestaña llamada on

demand o contextual, es decir, una ficha que no estaba antes y que aparece a la derecha de todo llamada "For-

mato" o "Diseño". Por tanto debemos dirigirnos a esta nueva ficha y por regla general, podemos obtener el antiguo

menú “Edición – Objeto” con clic en los iniciadores de esta nueva ficha.


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Menú Ver del antiguo Excel 2003

La mayoría están en la nueva ficha “Vista” pero también se reparten en otras fichas y el zoom está en la barra de

estado. Se ha marcado con x las que han desaparecido en el 2007:

Resumen:


Normal > Vista | Vistas de libro | Normal

x Barras de herramientas > Ya no hay barras de herramientas

x Paneles de tareas > Aparecen en algunos comandos

Barra de fórmulas > Vista | Mostrar u ocultar | Barra de fórmulas

x Barra de estado > La barra de estado se muestra siempre de manera predeterminada.

Encabezado y pie de página > Insertar | Texto | Encabezado y pie de página

Comentarios > Revisar | Comentarios | Mostrar todos los comentarios

Vistas personalizadas > Vista | Vistas de libro | Vistas personalizadas

Pantalla completa > Vista | Vistas de libro | Pantalla completa

Zoom > Vista | Zoom | Zoom

Cambiar tamaño con ventana > Se ha quitado del producto

Ventana de gráfico > Se ha quitado del producto

x Paneles de tareas y Barras de herramientas: ya no existen, ahora para obtener un panel de tareas lateral de-

penderá de algunos comandos.

Zoom: el zoom está ahora en la barra de estado, en la parte inferior derecha de la ventana de Excel, en forma de

mando deslizante. No obstante, también puede usarse la rueda del ratón a la vez que se mantiene apretada la

tecla CONTROL. Otra opción es la ficha “Vista – Zoom”, o lo que es lo mismo ALT – NQ, o hacer un clic en el núme-

ro xxx% de zoom que hay a la izquierda del mando deslizante inferior derecho.

Encabezado y Pie: Se puede usar la ficha Vista – Diseño de página y editar los encabezados y pies, o bien Insertar

– Encabezado y pie de página, o bien el iniciador del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.

x

x

x


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Lo que lleva al diálogo del 2003:

Barra de fórmulas: Otra opción nueva de la barra de fórmulas además de ocultarla o mostrarla, es expandirla o

contraerla, con el botón:

Esto deja mucho espacio para ver fórmulas largas.


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Nombre | Aplicar > Fórmulas | Nombres definidos | Definir nombre | Aplicar nombres

Nombre | Rótulo > Fórmulas | Nombres definidos | Definir nombre

Comentario > Revisar | Comentarios | Nuevo comentario

Imagen | Imágenes prediseñadas > Insertar | Ilustraciones | Imágenes prediseñadas

Imagen | Desde archivo > Insertar | Ilustraciones | Imagen

Imagen | Desde archivo > Herramientas de gráficos | Presentación | Insertar | Imagen

Imagen | Desde archivo > Herramientas del gráfico dinámico | Presentación | Insertar | Imagen

x Imagen | Desde escáner o cámara > Se ha quitado del producto

Imagen | Autoformas > Insertar | Ilustraciones | Formas

Imagen | WordArt > Insertar | Ilustraciones | WordArt

Imagen | Organigrama > Insertar | Ilustraciones | SmartArt

Diagrama > Insertar | Ilustraciones | SmartArt

Objeto > Insertar | Texto | Objeto

Hipervínculo > Insertar | Vínculos | Hipervínculo

X Insertar desde escáner o cámara: ya no existe.

Ficha Insertar – SmartArt: Esta opción de Office 2007 incluye lo que antes estaba separado en Insertar - Diagrama. El nuevo

SmartArt incluye lo siguiente: Lista, Proceso, Ciclo, Jerarquía (esto es el Organigrama), Relación, Matriz y Pirámide. Pero fun-

ciona distinto si se trabaja en modo compatibilidad con los documentos .doc antiguos. Cuando se trabaja en un docu-

mento de nuevo formato .docx:

En los ejercicios está el vídeo “Introducción a SmartArt.wmv” para aprender a usar esta funcionalidad. Cuando se

trabaja en modo compatibilidad en un documento .doc aparecen los viejos diagramas de Word 2003. Si se ha

creado un gráfico con SmartArt en formato .docx y luego se guarda el archivo en el antiguo formato .doc, el

SmartArt ya no se podrá modificar más, de hecho, Word ya te avisa con un mensaje.

Lienzo de dibujo: Para agrupar dibujos sin tener que seleccionarlos y agruparlos se puede usar el lienzo de dibujo, basta

con crear un lienzo e ir metiendo dentro los elementos gráficos que queramos, esto tiene la ventaja de que no hay que

desagrupar y reagrupar cada vez que queramos hacer algún cambio. Dentro de los lienzos se pueden pegar objetos si es-

tamos en un documento .docx. En Word 2007 está ahora en Insertar – Formas –Nuevo lienzo de dibujo.

Autoformas: ahora se llaman “Formas”. La forma “línea recta” a veces se comporta como conector y no se puede

dibujar bien, en estos casos, si se quiere hacer una línea recta, resulta que hay que hacer una curva.


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Menú Formato del antiguo Excel 2003

Están en la nueva ficha “Inicio”:

Resumen:


Celdas > Inicio | Celdas | Formato | Formato de Celdas

Celdas > Inicio | Grupos Fuente, Alineación o Número

Celdas > Inicio | Iniciadores de los grupos Fuente, Alineación o Número

Filas > Inicio | Celdas | Formato

Columnas > Inicio | Celdas | Formato

Hoja > Inicio | Celdas | Formato

Autoformato > Inicio | Dar formato como tabla

Formato condicional > Inicio | Formato condicional

Estilo > Inicio | Estilos de celda

Formato de número: puede obtenerse directamente en la ficha Inicio, grupo Número, en la lista desplegable:

Formato condicional: Ahora se pueden hacer más de tres condiciones. También se puede poner barras de datos,

escalas de color e iconos.


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Además cuando se hace un filtro (ficha Datos - Filtro) permite seleccionar celdas por colores.


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Macro | Editor de Visual Basic > Programador (*) | Código | Visual Basic

Macro | Editor de secuencias de

comandos de Microsoft

> Se ha quitado del producto

Complementos > Botón de Office | Opciones de Excel | Complementos

Opciones de Autocorrección > Botón de Office | Opciones de Excel | Revisión | Opciones de Autocorrección

Personalizar > Botón de Office | Opciones de Excel | Personalizar

Opciones > Botón de Office | Opciones de Excel

(*) La ficha “Programador” se obtiene con el botón de Office, Opciones de Excel, Grupo “Más frecuentes” y poner

marca a la casilla:

nota Personalizar: solamente se puede personalizar la barra de acceso rápido. Si se quiere personalizar las otras

fichas consultar la página web:

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/bb335359.aspx

o bien hay aplicaciones que lo hacen:

http://excel.mvps.org/FAQS/Customization/CustomizeRibbon.htm

Pero recordemos que la interfaz de Office 2007 ya no debe verse como menús o barras de tareas, sino como un

sistema orientado a resultados llamado “orientación a la ubicación sistemática” de la interfaz Office fluent. No son

un sitio donde meter todo lo que podamos sin ton ni son.

nota Opciones de autocorrección: han ido a parar ni más ni menos que a: botón de Office, Opciones de Excel,

Revisión y clic en el botón:


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Cuando se trabaja con Excel 2007 pero sobre un archivo hecho en Excel 2003 se activa el modo compatibilidad, con lo que las

tablas dinámicas se comportan como Excel 2003, solamente cambia el lugar donde está el filtro y el ordenar, lo que antes era

con doble clic en el nombre del campo, ahora está todo en la lista desplegable:

Si hay varios campos en fila o columna solamente aparece una lista desplegable(si la lista

desplegable no está, usar el botón “Encabezados de campo” de la ficha Opciones), hay que

elegir el campo del que se trata en otra lista desplegable “Seleccionar campo”

Por otra parte, cuando se hace una agrupación de datos,

por ejemplo, una fecha se desglosa en años y meses, Excel

2007 da la oportunidad de convertir este campo de fecha

desglosado, en una tabla cruzada, para ello pone un nuevo

campo “año” que puede arrastrarse entre las zonas de co-

lumna o fila.

De la misma manera, cuando se trabaja con dos o más campos en la zona “Valores”, en

Excel 2007 estos datos pueden presentarse en forma de tabla cruzada o no, esto es porque

Excel presenta un nuevo campo llamado valores, que puede arrastrarse entre la zona fila

y columna según queramos los datos.

En general, en Excel 2007 se han quitado el arrastrar los campos y el doble clic, todo en las

tablas dinámicas se hace con la lista desplegable, el botón derecho del ratón y la ficha

“Opciones” que aparece al clicar una tabla dinámica. Asimismo, la ficha Diseño, que re-

emplaza al menú Formato – Autoformato.

En especial en la ficha “Diseño” podemos

cambiar los datos de origen de la tabla

dinámica con el botón “Cambiar origen de

datos”. “Lista de campos” es el botón que

oculta o muestra la zona de diseño de la ta-

bla.

Además ahora es más fácil poner los totales y subtotales de tabla dinámica con los dos primeros botones de la ficha “Opciones”

y los dos siguientes botones permiten formatear la tabla en formato “Tabular” igual que Excel 2003 o formato compacto y es-

quema, además, se pueden poner líneas en blanco entre valores de campo.

Tablas: las tablas sustituyen a las antiguas listas. Dada una lista de datos ordenados

en columna, si los seleccionamos los podemos convertir en una tabla con la ficha

Insertar – Tabla. Las ventajas de tener una tabla son: se crea un filtro automática-

mente, se crea un nombre de rango dinámico automáticamente, se pueden poner

filas de totales y además los gráficos hechos a partir de esa tabla cambiarán a me-

dida que cambie el tamaño de la tabla y las tablas dinámicas, si bien habrá que

seguir actualizándolas a mano, no habrá que actualizar el rango si se añaden más

datos a la tabla. Además pueden formatearse de muchas maneras.

2003 2007 El diálogo para po-

ner subtotales a un

campo se obtiene

con botón derecho

sobre el campo y

elegir “Configuración

del campo” o bien

clic en el campo en

el panel de diseño y

elegir “Configuración

del campo”.


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Menú Gráfico del antiguo Excel 2003 El menú “Gráfico” aparece en Excel 2003 al hacer clic en un gráfico. En Excel 2007 son las fichas contextuales que

aparecen arriba a la derecha al hacer clic en un gráfico: Diseño, Presentación y Formato.

Resumen


Tipo de gráfico > Herramientas de gráficos | Diseño | Tipo | Cambiar tipo de gráfico...

Datos de origen > Herramientas de gráficos | Diseño | Datos | Seleccionar datos...

Opciones de gráfico > Herramientas de gráficos | Presentación

Ubicación > Herramientas de gráficos | Diseño | Ubicación | Mover gráfico...

Agregar datos > Herramientas de gráficos | Diseño | Datos | Seleccionar datos | Agregar

Agregar línea de tendencia > Herramientas de gráficos | Presentación | Análisis | Línea de tendencia

Vista en 3D > Herramientas de gráficos | Presentación | Fondo | Giro 3D

Cuando hacemos clic en un gráfico en Excel 2003 aparece el menú Gráfico desapareciendo el menú Datos, pero

en Excel 2007 aparecen 3 fichas contextuales cuyas equivalencias con el menú Gráfico de Excel 2003 son las si-

guientes, recordar primero que para crear un gráfico está la ficha Insertar – Gráficos:

2003

2007

2007

2003


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La ficha de Diseño es la que tiene

los formatos predeterminados que

permite crear rápidamente un gráfi-

co con una buena presentación.

En cambio si tenemos tiempo para

detalles podemos usar la ficha For-

mato, donde podemos personalizar

el formato elemento por elemento

del gráfico:

2007

2003

2007

2003

Aquí se puede dar

cualquier formato a

cualquier parte del

gráfico: 1) seleccio-

nar la parte deseada

de la lista desplega-

ble 2) hacer clic en

“Aplicar formato a la selección”

2007

2003


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Menús Ventana y Ayuda del antiguo Excel 2003

Básicamente es la ficha “Vista”. Se ha marcado con x las que han desaparecido en el 2007:

x El Ayudante de Office: ya no está. No entra en la filosofía nueva de Office 2007 "lo directo es mejor que lo inteli-

gente" ya que antes el Ayudante de Office interfería con lo que hacíamos.

Resumen del menú “Ventana”:


Nueva ventana > Vista | Ventana | Nueva ventana

Organizar > Vista | Ventana | Organizar todo

Comparar en paralelo con > Vista | Ventana | Ver en paralelo

Ocultar > Vista | Ventana | Ocultar

Mostrar > Vista | Ventana | Mostrar

Dividir > Vista | Ventana | Dividir

Inmovilizar paneles > Vista | Ventana | Inmovilizar paneles

Libros abiertos > Vista | Ventana | Cambiar ventanas

x


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Barras de herramientas del antiguo Excel 2003

Barra “Estándar”

Las antiguas barras de herramientas eran bastante cómodas ya que disponíamos de las funcionalidades cómo-

damente con 1 clic de botón. Sin embargo, visualmente estaban empezando a ser caóticas, cada barra conten-

ía muchos botones y a medida que se añadían funcionalidades iban apareciendo cada vez más barras y más

paneles laterales con más botones. En Office 2007, se pretende más agrupar por tareas. En especial podemos ver

la cantidad de comandos de muchos tipos sin orden alguno que incluía la antigua barra “Estándar”:

La filosofía de la barra Estándar, de tener los comandos más usados sin orden alguno, es la que usa la barra de

acceso rápido en Office 2007, que puede ser personalizada con los comandos que queramos de la siguiente ma-

nera: en un comando de cualquier ficha que queramos pasar a la barra de acceso rápido, le hacemos clic con

el botón derecho del ratón y usamos la opción siguiente:

Si lo que queremos es pasar una subtarea entera a la barra de acceso rápido, entonces haremos clic con el

botón derecho sobre el nombre del grupo y lo añadiremos igual, pero al hacer clic en el botón que aparece en la

barra de acceso rápido se despliega el grupo entero, por ejemplo, si añadimos el grupo Portapapeles a la barra

de acceso rápida tendremos:

x


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No ponemos resumen ya que es muy fácil.

Barra “Dibujo”

Se ha marcado con un "nota" las que tienen una explicación más abajo:

Vemos que la mayoría de las funcionalidades están en las fichas contextuales que aparecen al hacer clic en ob-

jetos de dibujo, sobre todo las que se llaman “Formato”.

Resumen:


Dibujar (Agrupar – Desagrupar) > Diseño de página | Organizar | Agrupar | Agrupar - Desagrupar

Dibujar (Agrupar - Desagrupar) > Ficha contextual “Formato” | Organizar | Agrupar | Agrupar - Desagrupar

Dibujar (Ordenar) > Diseño de página | Organizar

Dibujar (Cuadrícula) > Diseño de página | Organizar | Alinear | Configuración de la cuadrícula

Dibujar (Cuadrícula) > Ficha contextual “Formato” | Organizar | Alinear | Configuración de la

cuadrícula

nota Dibujar (Empujar) > Botón de Office | Opciones de Excel | Personalizar | Todos los comandos |

Empujar

Dibujar (Alinear o distribuir) > Ficha contextual “Formato” | Formato | Organizar | Alinear

Dibujar (Girar o voltear - Girar libremente) > Haga clic en el objeto, seleccione el delimitador verde y arrástrelo para que

el objeto gire libremente

Dibujar (Girar o voltear- Girar) > Diseño de página | Organizar | Girar

Dibujar (Girar o voltear- Girar) > Ficha contextual “Formato” | Organizar | Girar

Dibujar (Girar o voltear - Voltear) > Diseño de página | Organizar | Girar | Voltear

Dibujar (Girar o voltear - Voltear) > Ficha contextual “Formato” | Organizar | Girar | Voltear

Dibujar (Ajuste del texto) > Ficha contextual “Formato” | Organizar | Ajuste del texto

Dibujar (Redistribuir conectores) > Ficha contextual “Formato” | Insertar formas | Editar forma | Redistribuir

conectores

Dibujar (Modificar puntos) > Ficha contextual “Formato” | Insertar formas | Editar forma | Modificar pun-

tos

Dibujar (Cambiar autoforma) > Ficha contextual “Formato” | Estilos de forma | Cambiar forma

Dibujar (Valores predeterminados de auto-

forma)

> Botón de Office | Opciones de Excel | Personalizar | Todos los comandos |

Valores predeterminados de autoforma

Seleccionar objetos > Inicio | Modificar | Buscar y Seleccionar | Seleccionar objetos

Autoformas (incluye línea, flecha, rectángulo > Insertar | Ilustraciones | Formas

nota

nota


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y elipse)

Autoformas > Ficha contextual “Formato” | Insertar formas

Autoformas (Más autoformas) > Insertar | Imágenes prediseñadas

Cuadro de texto > Insertar | Texto | Cuadro de texto | Dibujar cuadro de texto

Cuadro de texto > Aparece también en algunas barras contextual

ExcelArt > Insertar | Texto | ExcelArt

Diagrama > Insertar | Ilustraciones | SmartArt

Imágenes prediseñadas > Insertar | Ilustraciones | Imágenes prediseñadas

Imágenes prediseñadas > Herramientas para encabezado y pie de página | Diseño | Insertar | Imá-

genes prediseñadas...

Imagen > Insertar | Ilustraciones | Imagen

Imagen > Aparece también en algunas barras contextual

Color de relleno y Color de línea > Aparece en algunas barras contextual

Color de fuente > Inicio | Fuente | Color de fuente

Estilo de línea, guión, flecha > Ficha contextual “Formato” | Estilo | Contorno de forma | Grosor

Estilo de sombra > Ficha contextual “Formato” | Efectos de sombra | Efectos de sombra

Estilo 3D > Ficha contextual “Formato” | Efectos 3D | Efectos 3D

Seleccionar varios objetos > Botón de Office | Opciones de Excel | Personalizar | Todos los comandos |

Seleccionar varios objetos

Nota Valores predeterminados de autoforma: mejor hacer clic con el botón derecho de la autoforma cuyo for-

mato queremos que sea para todas las autoformas nuevas que creemos.

Barra “Imagen”

Es la barra de herramientas que en Excel 2003 aparecía al hacer clic en una foto, un dibujo o una imagen predi-

señada, ahora están en las fichas contextuales que aparecen al hacer clic en una foto, dibujo, etc.

Resumen:


Imagen > Insertar | Ilustraciones | Imagen

Color > Ficha contextual “Formato” | Ajustar | Volver a colorear

Contraste y Brillo > Ficha contextual “Formato” | Ajustar | Contraste - Brillo

Recortar > Ficha contextual “Formato” | Tamaño | Recortar

Girar > Diseño de página | Organizar | Girar | Girar 90° a la izquierda

Girar > Ficha contextual “Formato” | Organizar | Girar | Girar 90° a la izquierda

Estilo de línea > Ficha contextual “Formato” | Estilos de imagen | Borde de la imagen | Grosor

Comprimir imágenes > Ficha contextual “Formato” | Ajustar | Comprimir imágenes...

Ajuste del texto > Ficha contextual “Formato” | Organizar | Ajuste del texto

Ajuste del texto > Diseño de página | Organizar | Ajuste del texto

Formato de objeto > Ficha contextual “Formato” y clic en los iniciadores

Definir color transparente > Ficha contextual “Formato” | Ajustar | Volver a colorear | Definir color transparente

Restablecer imagen > Ficha contextual “Formato” | Ajustar | Restablecer imagen

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