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Clave: 2E10-003-003
ÍNDICE
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1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 4 5 Definiciones 7 6 Descripción de actividades 14 7 Diagrama de flujo 48 8 Relación de documentos que intervienen en el
procedimiento 65
Anexos Anexo 1 Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta)
Anexo 2 Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico, AC3/2013
Anexo 3 Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9
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Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias
1 Base normativa
• Ley General de Salud, artículo 51 Bis 2, publicada en el Diario Oficial de la
Federación, el 7 de febrero de 1984 y sus reformas. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
publicada en el Diario Oficial de la Federación 11 de junio de 2002 y sus reformas. • Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero
de 2012. • Ley del Seguro Social, artículo 111 A, publicada en el Diario Oficial de la Federación el
21 de diciembre de 1995 y sus reformas. • Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, articulo 82 Frac. XI,
publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 18 de septiembre de 2006. • Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social,
articulo 2 Frac. IX, artículo 6. • NOM-004-SSA3-2012, del Expediente Clínico, publicada en el Diario Oficial de la
Federación el 15 de octubre de 2012. • Norma que Establece las Disposiciones en Materia de Información en Salud en el
Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 2000-001-015 registrada y validada el 27 de noviembre del 2012.
2 Objetivo
Proporcionar al personal del Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) y al personal de salud, los elementos técnico-administrativos y legales necesarios para el desarrollo de sus actividades en la elaboración, resguardo, conservación y depuración del expediente clínico en unidades médicas hospitalarias.
3 Ámbito de aplicación
El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de las Jefaturas de Servicios de Prestaciones Médicas, las Coordinaciones de: Información y Análisis Estratégico, la de Planeación y Enlace Institucional y la de Prevención y Atención a la Salud, así como de las Unidades Médicas de Alta Especialidad (UMAE), Unidades Médicas de Segundo Nivel de Atención, Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) y el personal en salud que interactúe con el expediente clínico.
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4 Políticas
4.1 El personal de salud y administrativo que realice actividades relacionadas con el
expediente clínico en las Unidades Médicas, cumplirá con lo establecido en el Código de conducta del servidor público del Instituto Mexicano del Seguro Social.
4.2 El titular de la División de Información en Salud (DIS), los titulares de Jefatura de Servicios de Prestaciones Médicas, los Directores de Unidades Médicas de Alta Especialidad y Directores de Unidades Médicas de Segundo Nivel de Atención, deberán difundir y vigilar el cumplimiento de este procedimiento e implantar las medidas necesarias para asegurar que éste se realice conforme a lo establecido.
4.3 El titular de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico (CIAE) difundirá a
las coordinaciones de Prevención y Atención a la Salud, de Planeación y Enlace Institucional, de Salud en el Trabajo, de Gestión Médica y Coordinación de Soporte Médico, del nivel delegacional, al Equipo de Supervisión Delegacional, a los Directores de Hospitales y al personal del Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC), en el segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, el presente procedimiento y obtendrá evidencia documental de dicha acción.
4.4 Los titulares de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico y de la Coordinación de Prevención y Atención a la Salud a través del Equipo de Supervisión Delegacional, verificarán que el personal del ARIMAC de las unidades médicas de segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, conozca y cumpla con el contenido del presente procedimiento.
4.5 El Jefe de la Oficina de Información Médica y Archivo Clínico (OIMAC), verificará que el personal del ARIMAC de las Unidades Médicas de Alta Especialidad conozca y cumpla con el contenido del presente.
4.6. El titular de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico en coordinación con
los titulares de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional y de la Coordinación de Prevención y Atención a la Salud a través del Equipo de Supervisión Delegacional, capacitarán y asesorarán al personal del ARIMAC de las unidades de segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, en la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento.
4.7. El Jefe de Educación Médica en coordinación con el Jefe de la Oficina de Información
Médica y Archivo Clínico de las Unidades Médicas de Alta Especialidad, capacitarán y asesorarán al personal del ARIMAC en la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento.
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4.8. El Jefe o responsable del ARIMAC, se encargará de mantener actualizados los catálogos en el Control de Expediente Clínico (e-CEC), así como los legajos y secciones del archivo clínico.
4.9. El personal del ARIMAC, deberá portar invariablemente el uniforme durante toda su
jornada de trabajo, de acuerdo a su categoría, incluyendo gafete de identificación institucional.
Del expediente Clínico
4.10. La apertura del expediente clínico en soporte físico es responsabilidad exclusiva del personal de ARIMAC, con base a la vigencia otorgada por Servicios Técnicos.
4.11. En la unidad, se integrará un solo expediente clínico por cada paciente, en donde
contenga todos y cada uno de los documentos generados por el personal de salud que intervenga en su atención (diferentes servicios).
4.12. Todos los expedientes clínicos que se aperturen en la unidad médica deberán
contener invariablemente un número consecutivo por año, iniciando con el primer día de enero Ej. (00001/2014).
4.13. Los expedientes clínicos sólo podrán salir del Archivo Clínico para atención médica en
los servicios de la unidad, mediante los formatos “Vale al Archivo Clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020, el “Control e Informe de Consulta Externa, clave 4-30-6/99”, o un memorándum de la dirección, todos debidamente requisitados con nombre, apellidos, matrícula y rubrica del solicitante.
4.14. Para fines académicos y bajo supervisión, los médicos residentes, internos de
pregrado, pasantes de servicio social, enfermeras pasantes del servicio social, pasantes de otras disciplinas médicas, así como estudiantes de diversas universidades, deberán consultar los expedientes clínicos en el archivo clínico, previa solicitud autorizada del jefe de educación médica y/o director de la unidad.
4.15. Los expedientes derivados de la atención por el Convenio General de Colaboración
Interinstitucional para la Atención de la Emergencia Obstétrica, al alta del paciente serán resguardados en la sección de defunciones y Guarda permanente, apartado “Emergencias Obstétricas a No derechohabientes del IMSS”, para su custodia por un periodo de 5 años, tomando en cuenta que se trata de documentos auditables.
4.16. Los expedientes derivados de la atención por un Convenio General de Colaboración
Interinstitucional o de Intercambio de servicios, al alta del paciente serán resguardados en la sección de defunciones e Guarda permanente, apartado que identifique el nombre del convenio para su custodia por un periodo de 5 años, tomando en cuenta que se trata de documentos auditables.
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4.17. Los expedientes que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental, de conformidad a lo establecido en el lineamiento decimoctavo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, aplicando la leyenda “Solicitud del IFAI”.
4.18. Todos los expedientes clínicos integrados en el archivo clínico deberán contener la
leyenda de “Información Confidencial” (incluyendo los electrónicos, así como todos aquellos que sean requeridos mediante una solicitud de información, Acuerdo 009/7/2004 del Comité de Información del IMSS).
4.19. Los expedientes clínicos serán devueltos al archivo clínico, al finalizar el turno,
íntegramente y en el mismo orden en que se entregaron.
4.20. La guarda de los expedientes clínicos por parte del personal del ARIMAC, deberá realizarse inmediatamente después de recibidos.
4.21. El orden de los expedientes clínicos en cada sección, será por número de seguridad
social, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo por cada uno de los archiveros o baterías que la componen. Aquellos que carezcan de número de seguridad social, se archivarán por orden alfabético por apellido paterno, después de los ordenados por número de seguridad social.
4.22. Los expedientes clínicos que por la comisión de un delito o por interés para la
calificación de riesgos profesionales o por interés docente o de investigación, serán considerados a criterio del personal médico como guarda permanente. Para estos casos se les aplicará el sello con la leyenda de “Guarda permanente”.
4.23. El número conformado en el hospital que identifica al paciente no derechohabiente
para su captura en el “Sistema de información médico operativo” (SIMO), no debe interpretarse como un número de seguridad social.
4.24. El expediente clínico cumplirá toda su etapa activa y semi-activa en la Unidad Médica
(5 años), posteriormente se gestionará su baja documental previa validación del área médica, ante servicios la División de Administración de Documentos, con el formato “Inventario de Baja Documental - Expediente Clínico”, y de acuerdo al “Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal”.
4.25. El personal del ARIMAC foliará las hojas de los expedientes clínicos que sean
solicitados por alguna autoridad competente por tratarse de investigación de demandas al instituto, casos legales o solicitud de información. La Dirección de la unidad médica enviará una copia certificada a la Jefatura de Servicios de Prestaciones Médicas.
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De las Secciones de Expedientes 4.26. Los archivos clínicos de las unidades médicas hospitalarias deberán contener tres
Secciones de expedientes clínicos: I Activos, II Pasivos y III Defunciones y Guarda permanente.
4.27. El personal del ARIMAC, integra la Sección I Activos con los expedientes clínicos de
los pacientes que son enviados de otras unidades y que son atendidos en la consulta externa de especialidades, cirugía u hospitalización. Depurando esta sección con los expedientes de los pacientes que causan alta médica, pasándolos a la Sección II Pasivos.
4.28. El personal del ARIMAC, integra la Sección II Pasivos con los expedientes clínicos de
la Sección I Activos. Se depura diariamente al cumplir los expedientes clínicos dos años de permanencia en esta sección.
4.29. El personal del ARIMAC, integra la Sección III Defunciones y Guarda permanente con
los expedientes clínicos clasificados como de guarda permanente y las defunciones. Se depura mensualmente al cumplir los expedientes clínicos cinco años de permanencia en esta sección, considerando la fecha de marca de guarda permanente o de la defunción.
4.30. El personal del ARIMAC, deberá tener actualizados los catálogos de: Control de
derechohabientes enviados a especialidades, Prórroga de Servicios Médicos y Cronológico de depuración de expedientes, ya sea de manera manual o electrónica.
4.31. El personal del ARIMAC, tendrá debidamente ordenados por número de seguridad
social (NSS), las diferentes secciones de expedientes clínicos (Activos, Pasivos y Defunciones y Guarda permanente).
4.32. El presente procedimiento atiende a los siguientes documentos de referencia:
o Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 13 de marzo de 2002 y sus reformas.
o Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2003.
5 Definiciones
Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:
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5.1. agregado médico: clave complementaria del número de seguridad social o del registro de identificación armado para no derechohabientes, la cual consta de 8 caracteres: el primer digito identifica la calidad del aseguramiento; el segundo el sexo; los cuatro siguientes el año de nacimiento y los dos últimos caracteres el régimen de aseguramiento.
5.2. admisión hospitalaria: Área del hospital donde se efectúan los trámites y registros
administrativos, previos al ingreso y egreso del paciente. 5.3. adscripción: Inscripción del asegurado y de sus beneficiarios de una circunscripción a
un servicio u órgano de la institución en el área médica. La adscripción es a la unidad y a médico familiar, en atención a la localización de su domicilio y al médico familiar de la misma que les proporcionará atención médica.
5.4. alta: Término de tratamiento practicado a un paciente por el médico especialista y que
es enviado al médico familiar al que esté adscrito. 5.5. alta médica: Término de una etapa de observación o tratamiento de un paciente
hospitalizado por el médico no familiar. 5.6. alta voluntaria: Término de la atención brindada por el médico no familiar, por
solicitud del propio paciente o de sus familiares, liberando de cualquier responsabilidad al Instituto sobre los eventuales daños que deriven dicha solicitud. (artículo 88 del Reglamento de Prestaciones Médicas).
5.7. archivo clínico: Lugar donde se guardan los expedientes clínicos debidamente
ordenados para su custodia y fácil manejo.
5.8. archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidade administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final.
5.9. archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
5.10. ARIMAC: Área de Información Médica y Archivo Clínico. 5.11. baja: Terminación de vigencia de derechos para la atención médica.
5.12. baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
5.13. batería de archiveros: Conjunto de dos o más archiveros.
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5.14. carpeta o folder: Cartulina doblada con tamaño de 23 X 30 cm., con una ceja de 1.5 X 14 cm. al lado derecho de su parte más ancha, que sirve para guardar el expediente clínico.
5.15. carpeta de trabajo: Carpeta que contiene documentos relacionados con un asunto,
no se archivan en términos de la normatividad, sin embargo apoyan el acto administrativo, y de acuerdo al Archivo General de la Nación su vigencia no será mayor a 2 años y no se transfieren al archivo de concentración.
5.16. Carta de consentimiento informado: documento escrito, signado por el paciente o su representante legal o familiar más cercano en vínculo, mediante el cual se acepta un procedimiento médico o quirúrgico con fines diagnósticos, terapéuticos, rehabilitatorios, paliativos o de investigación, una vez que se ha recibido información de los riesgos y beneficios esperados para el paciente.
5.17. catálogo: Enunciación y descripción metódica (tarjetas o cualquier otro medio) en un
orden determinado de los documentos que integran un archivo. 5.18. CIAE: Coordinación de Información y Análisis Estratégico.
5.19. codificación de diagnósticos: Convertir términos diagnósticos y de otros problemas
de salud de palabras a códigos alfanuméricos, que permiten su fácil almacenamiento y posterior recuperación para el análisis de la información.
5.20. Contrarreferencia: Decisión médica en la que se determina el envío de pacientes a
un nivel de menor capacidad resolutiva para continuar su atención médica, después de haber sido atendidos de un daño específico a la salud, la cual se realiza con base a criterios técnico médicos y administrativos, con el informe correspondiente de las acciones diagnósticas y terapéuticas realizadas y por realizar en la unidad a la que se refiere
5.21. cubierta: Cartulina brístol doblada con tamaño de 22 X 29 cm. Con caratula impresa
que sirve para proteger los documentos que integran el expediente clínico. 5.22. CURP: Clave Única de Registro Poblacional. 5.23. depurar: Retirar o eliminar con criterio técnico médico, documentación del expediente
clínico. En caso de depuración en el archivo clínico, retirar o eliminar el expediente clínico.
5.24. derechohabiente: El asegurado, el pensionado y los beneficiarios de ambos, que en
los términos de la Ley tengan vigente su derecho a recibir las prestaciones en especie del Instituto.
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5.25. destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.
5.26. DIS: División de Información en Salud. 5.27. documento administrativo: Autorizaciones, Orden de atención médica y Traslado de
pacientes que generan gastos de pasajes y viáticos clave TP-01/94. 5.28. documentos clínicos: Notas médicas, resultados de auxiliares de diagnóstico y
tratamiento. 5.29. DPM: Dirección de Prestaciones Médicas. 5.30. e-CEC: Control del Expediente Clínico. Aplicación electrónica para el control del
expediente clínico. utilizada por el personal del ARIMAC. 5.31. ECE: Expediente clínico electrónico. 5.32. egreso: Paciente salido del servicio de hospitalización; incluye al que sale con pase a
la consulta externa del propio hospital, a la unidad de adscripción, a otra unidad o por defunción.
5.33. equipo de supervisión: Equipo delegacional que depende estructuralmente de la
Coordinación de Prevención y Atención a la Salud, funcionalmente trabaja con el Jefe de Servicios y con las otras cinco Coordinaciones delegacionales, para planear sus actividades, garantizar la horizontalidad de los procesos y presentar los resultados de las supervisiones realizadas. Está conformado por un Médico Supervisor Líder, y por Supervisores Médicos de Hospitales, Medicina Familiar, Epidemiología, Estomatología, Enfermería en Salud Pública y Atención Médica, Trabajo Social, Nutrición y Dietética, Sistemas de Información en Salud, Asistentes Médicas y Auxiliar de Soporte Médico.
5.34. estudios de servicios: Corresponden a estudios de auxiliares de diagnóstico y
tratamiento. 5.35. expediente clínico: Conjunto único de información y datos personales de un paciente,
que se integra dentro de todo tipo de establecimiento para la atención médica, ya sea público, social o privado, el cual, consta de documentos escritos, gráficos, imagenológicos, electrónicos, magnéticos, electromagnéticos, ópticos, magneto-ópticos y de cualquier otra índole, en los cuales, el personal de salud deberá hacer los registros, anotaciones, en su caso, constancias y certificaciones correspondientes a su intervención en la atención médica del paciente, con apego a las disposiciones jurídicas aplicables.
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5.36. expediente clínico en Guarda permanente: Conjunto de documentos que no se eliminan por determinado tiempo, en virtud de que el caso tenga alguna de las características siguientes: • Que implique la comisión de un delito • Que sea de interés para la calificación de riesgos profesionales • Que sea de interés docente o para las actividades de investigación científica.
5.37. fajilla o separador: Tira de cartulina o plástico de 5 X 34 cm. Que se coloca en la
carpeta del expediente clínico, al extraerlo y sirve para indicar el servicio de la consulta externa que lo solicita.
5.38. foliar: Numerar cada una de las hojas que integran el expediente clínico. 5.39. formatos clínicos: son para Consulta Externa: Estudio médico social, Notas de
trabajo médico social, Historia Clínica, Notas médicas y prescripción, Resultado de exámenes de laboratorio, Resultados de estudios radiológicos, y para Hospitalización: Vigilancia y atención del parto, Ordenes médicas para pacientes hospitalizados, Autorización, solicitud y registro de intervención quirúrgica, Registro de anestesia y recuperación, Registros clínicos, tratamientos y observaciones de enfermería, balance de líquidos en 24 horas (ml), Registro de pacientes hospitalizados.
5.40. guía de faltante o traslado: Cartulina de 20 X 30 cm que se coloca en la carpeta, al
extraer el expediente clínico o al traslado del paciente, con la indicación del servicio que lo ha solicitado o al que se ha derivado.
5.41. hospitalización: Servicio de internamiento de pacientes para su diagnóstico, tratamiento o rehabilitación.
5.42. interconsulta: Consulta brindada por un médico no familiar a un paciente, a petición
de otro médico de la unidad, responsable del mismo. 5.43. número de Seguridad Social: De acuerdo con Ley del Seguro Social, es la serie
numérica (10 dígitos) asignada a cada asegurado por el servicio de afiliación-vigencia, conforme a normas establecidas, que debe anotarse en cada expediente clínico con el objeto de mantener su identidad y facilitar su control.
5.44. OIMAC: Oficina de Información Médica y Archivo Clínico en UMAE. 5.45. personal de salud: Conjunto de individuos integrado por personal médico, de
enfermería, técnicos, auxiliares de apoyo y otros profesionales que interaccionan entre sí y con los pacientes, con el propósito de otorgarles atención médica segura.
5.46. responsable administrativo: Titular del área administrativa en la unidad médica de
cualquiera de los Tres niveles de Atención, a saber Director administrativo, Subdirector administrativo, Administrador o quien realice la función.
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5.47. responsable del ARIMAC: Jefe de Grupo, Coordinador u Oficial de Estadística del ARIMAC.
5.48. rotular: Registrar en los diferentes formatos los datos de los derechohabientes. 5.49. sección de expedientes: Conjunto de expedientes clínicos que se agrupan de
acuerdo con ciertas características para su manejo y control. Cada sección conserva un orden determinado y contiene guías para facilitar la localización y guarda de expedientes clínicos.
5.50. sección de activos: conjunto de expedientes clínicos de los pacientes que son
enviados por otras unidades médicas y que reciben atención en la consulta externa de especialidades, servicio de cirugía o en hospitalización.
5.51. sección de pasivos: conjunto de expedientes clínicos de pacientes que causaron
“Alta médica” de la consulta externa de especialidades, servicio de cirugía o de hospitalización, provenientes de la sección de activos.
5.52. sección de defunciones y guarda permanente: conjunto de expedientes clínicos de
los pacientes que son seleccionados por el médico y que son identificados por asuntos legales, para la calificación de un riesgo profesional, interés docente o para investigación científica, así como aquellos correspondientes a casos de defunción.
5.53. sector técnico: Área conformada por personal de Afiliación Vigencia en las unidades
médicas, que realiza actividades de certificación de vigencia de derechos a las prestaciones en especie y en dinero de los derechohabientes, entre otros, mediante los sistemas SINDO y ACCEDER.
5.54. servicio: Acción de atención al público demandante de una actividad,
administrativamente se considera al área física de una unidad médica, dotada de recursos físicos, humanos y tecnológicos para otorgar atención a pacientes; se identifica generalmente con el que proporciona una especialidad.
5.55. traslado de pacientes: El movimiento de pacientes de una unidad a otra para
estudio, tratamiento o rehabilitación. La unidad que lo envía contabiliza este movimiento como un egreso para fines estadísticos.
5.56. tratamiento: Sistematización de acciones médicas aplicadas a un enfermo para aliviar
su afección. 5.57. UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad.
5.58. unidad de adscripción: Unidad que imparte atención médica de primer nivel a los
derechohabientes que viven dentro de su circunscripción, o ámbito de responsabilidad, dentro del marco del sistema médico institucional de seguridad social, así como de los servicios de solidaridad social.
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5.59. unidad de concentración: Unidad médica para la atención de pacientes provenientes
de hospitales generales de zona de una región o de unidades de medicina familiar de una zona de influencia, en consulta externa y hospitalización, en una o varias especialidades básicas o de sus ramas, elementos físicos, humanos y tecnológicos especializados, propios del segundo o tercer nivel de atención
5.60. unidad de medicina familiar con hospitalización: Unidad que cuenta con camas
censables de hospitalización, y que eventualmente proporciona atención en una o dos especialidades y maneja expedientes físicos.
5.61. unidad médica: Establecimiento en el que se integran diversos recursos materiales,
humanos y económicos, destinados a la atención de riesgos para la salud y del diagnóstico y tratamiento de enfermedades.
5.62. unidad médica hospitalaria: Establecimiento al que ingresan personas para diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, además de parturientas, y provee servicios de consulta externa especializada.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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6. Descripción de actividades del Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias
Responsable del archivo clínico
CAPÍTULO I SOLICITUDES DE APERTURA Y PRÉSTAMO
DE EXPEDIENTE CLÍNICO
Etapa I Apertura de Expedientes Clínicos
1. Recibe de asistentes médicas solicitud de apertura de “Expediente clínico” y procede conforme al caso, si presenta o no documentos del paciente.
No presenta documentos
del paciente Continúa en la actividad 11.
Si presenta documentos del paciente
2. Recibe de asistentes médicas “Formato de Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 o “Documento administrativo” debidamente requisitado y “Nota médica” con orden de apertura de expediente y entrega al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas.
Formato de Referencia–Contrarreferencia 4-30-8/98
Documento Administrativo
Nota médica
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
3. Recibe y Verifica con base en el “Formato de Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 o “Documento administrativo” y “Nota médica”, la existencia o no del “Expediente clínico” anterior, en las Secciones: I Activos, II Pasivos, III Defunciones y Guarda permanente del archivo clínico o en el e-CEC.
No existe Expediente clínico
Continúa en la actividad 5.
Formato de Referencia–Contrarreferencia 4-30-8/98 Documento administrativo Nota médica Expediente clínico e-CEC
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Si existe Expediente clínico y no se localizó Continúa en la actividad 135.
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
Si existe Expediente clínico y se localizó 4. Integra al expediente el “Formato de
Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 o el “Documento administrativo” y ”Nota médica”, archiva en su carpeta o folder y continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente.
Pacientes con cita previa en consulta
externa
Continúa en la actividad 29.
Pacientes no citados en consulta externa
Continúa en la actividad 55.
Pacientes para hospitalización
Continúa en la actividad 69.
Formato de Referencia–Contrarreferencia 4-30-8/98 Documento administrativo Nota Médica
No existe Expediente clínico
5. Realiza la apertura del “Expediente clínico”, transcribe los datos de identificación del paciente y de la unidad médica en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018 (Anexo 1) y en cada uno de los “Formatos clínicos” (consulta externa y hospitalización) que integran el “Expediente clínico” y aplica el sello de “información confidencial” en la cubierta.
2E10-009-018 Anexo 1 Formatos clínicos Expediente clínico
6. Ordena los “Formatos clínicos” correspondientes del “Expediente clínico” de
Formatos clínicos
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
acuerdo a lo indicado en el reverso de la cubierta y abrocha las hojas a la misma.
Expediente clínico
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
7. Anota con plumón el número de seguridad social con su agregado correspondiente, la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y el nombre del derechohabiente en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) y en la carpeta o folder; así como el tipo y número de la unidad de adscripción y la delegación de procedencia.
2E10-009-018 Anexo1 Expediente clínico
8. Marca con diferentes colores conforme a los rangos asignados por el responsable del archivo clínico para su guarda, en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) , a un lado del número de seguridad social, registra nombre y firma de quién elaboró el “Expediente clínico”, y lo turna al responsable del archivo clínico.
2E10-009-0188, Anexo1 Expediente clínico
Responsable del archivo clínico
9. Recibe “Expediente clínico” e Ingresa los datos del paciente en el sistema e-CEC, en su apartado “Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades”.
Expediente clínico e-CEC
10. Turna el “Expediente clínico” con su carpeta o folder correspondiente al oficial de estadística o auxiliar universal de oficinas para su guarda en la Sección I. Activos del archivo clínico, continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente.
Pacientes con cita previa en consulta externa
Continúa en la actividad 29.
Pacientes no citados en consulta externa
Continúa en la actividad 55.
Expediente clínico
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Pacientes para hospitalización
Continúa en la actividad 69.
Responsable del archivo clínico
No presenta documentos del paciente
11. Recibe notificación de la asistente médica
que el paciente no presenta documentos para apertura de “Expediente clínico”.
12. Elabora y remite vía correo electrónico el
formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2), al Sector Técnico de la unidad de adscripción del derechohabiente, e integra en Carpeta de trabajo en espera de conocer el estatus de vigencia de derechos del paciente.
Correo electrónico 2E10-009-019 Anexo 2
13. Recibe del Sector Técnico respuesta de la unidad de adscripción del derechohabiente, vía electrónica, de su estatus de vigencia, con el formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2).
Correo electrónico 2E10-009-019 Anexo 2
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
No está vigente
Continúa en la actividad 22.
Si está vigente
14. Realiza la apertura del “Expediente clínico”, transcribe los datos de identificación del paciente y de la unidad médica en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018 (Anexo 1) y en cada uno de los “Formatos clínicos” (consulta externa y hospitalización) que integran el “Expediente clínico” y aplica el sello de “información confidencial” en la
2E10-009-018 Anexo 1 Formatos clínicos Expediente clínico
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
cubierta.
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
15. Ordena los “Formatos clínicos” correspondientes del “Expediente clínico” de acuerdo a lo indicado en el reverso de la cubierta y abrocha las hojas a la misma.
Formatos clínicos Expediente clínico
16. Anota con plumón el número de seguridad social con su agregado correspondiente, la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y el nombre del derechohabiente en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018 (Anexo1) y en la carpeta o folder; así como el tipo y número de la unidad de adscripción y la delegación de procedencia.
2E10-009-018 Anexo1 Expediente clínico
17. Marca con diferentes colores conforme a los rangos asignados por el responsable del archivo clínico para su guarda, en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) , a un lado del número de seguridad social, registra nombre y firma de quién elaboró el “Expediente clínico”.
2E10-009-018 Anexo1 Expediente clínico
18. Integra el formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2) y lo archiva en carpeta o folder y lo turna al responsable del archivo clínico.
Expediente clínico 2E10-009-019 Anexo 2
Responsable del archivo clínico
19. Recibe “Expediente clínico” e Ingresa los datos del paciente en el sistema e-CEC, en su apartado “Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades”.
Expediente clínico e-CEC
20. Obtiene una copia electrónica del formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2), guarda en archivo electrónico
2E10-009-019 Anexo 2
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Responsable del archivo clínico
21. Turna el “Expediente clínico” con su carpeta o folder correspondiente al oficial de estadística o auxiliar universal de oficinas para su guarda en la Sección I. Activos del archivo clínico, continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente.
Pacientes con cita previa en
consulta externa
Continúa en la actividad 29.
Pacientes no citados en consulta externa
Continúa en la actividad 55.
Pacientes para hospitalización
Continúa en la actividad 69.
Expediente clínico
No está vigente
22. Notifica al área de asistentes médicas el estatus de vigencia del paciente, para que se elabore la “Orden de Atención Médica” de acuerdo al “Procedimiento para la atención médica en el Área de Primer Contacto en el Servicio de Admisión Continua o Urgencias en Unidades Médicas Hospitalarias de Tercer Nivel”, clave 2430-003-040 y concluye procedimiento.
Orden de atención médica Procedimiento para la atención médica en el Área de Primer Contacto en el Servicio de Admisión Continua o Urgencias en Unidades Médicas Hospitalarias de Tercer Nivel 2430-003-040
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Responsable del archivo clínico
Etapa II Control de Expedientes clínicos solicitados 23. Procede conforme el motivo de la solicitud
del “Expediente clínico”. Pacientes con cita previa en consulta externa
Continúa en la actividad 24.
Pacientes no citados en consulta externa
Continúa en la actividad 52.
Pacientes para hospitalización
Continúa en la actividad 66.
Préstamo de Expedientes clínicos para investigación, trabajos médicos,
auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo clínico
Continúa en la actividad 85.
Préstamo de Expedientes clínicos por probables capitales constitutivos o para
auditorias y supervisiones
Continúa en la actividad 95.
Solicitud de Expediente clínico, por una instancia Federal, Judicial o institucional
Continúa en la actividad 109.
Modalidad 1 Pacientes con cita previa en consulta
externa.
24. Recibe de las asistentes médicas con 24 horas de anticipación a la consulta, original y dos copias de los formatos "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 a través del mensajero del archivo clínico,
Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
mediante las cuales solicitan los “Expedientes clínicos” de los pacientes citados para el día siguiente.
Externa 4-30-6/99
Responsable del archivo clínico
25. Firma de recibido en la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, misma que entrega a la asistente médica a través del mensajero del archivo clínico, con el original y emite instrucciones al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas para atender la solicitud.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
26. Acude a las Secciones del archivo clínico; I. Activos y II.Pasivos, para localizar los “Expedientes clínicos” solicitados en los formatos "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (segunda copia).
Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
No existe expediente 27. Investiga e identifica en qué servicio de la
unidad médica se podría encontrar el “Expediente clínico” consultando el e-CEC
Si encontró el Expediente clínico
Continúa en la actividad 29.
No se encontró el Expediente clínico
28. Hace la anotación de las siglas S/E (sin expediente), en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, para aclaraciones posteriores y continúa en la actividad 33.
e-CEC Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
Si existe expediente 29. Extrae los “Expedientes clínicos” localizados
de la sección correspondiente, coloca un señalador de préstamo fajilla o separador en la carpeta y marca en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 con una paloma en el lado derecho del número de seguridad social, los “Expedientes clínicos” que fueron proporcionados.
Expediente clínico Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
30. Ordena los “Expedientes clínicos”, en la secuencia indicada en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, aplica el sello con la leyenda de “información confidencial” en la “Carpeta de Contención MF1/2000”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) (en la cubierta) de los expedientes que no cuenten con el y los entrega al responsable del archivo clínico.
Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 2E10-009-018 Anexo 1
Responsable del archivo clínico
31. Recibe y se asegura que los “Expedientes clínicos” correspondan con los de la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99.
Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
32. Coloca los “Expedientes clínicos” en el lugar específico para la entrega de éstos y archiva temporalmente en una carpeta la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99" hasta la recuperación total de los “Expedientes clínicos”.
Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Asistente médica
33. Acude al archivo clínico el siguiente día de haber solicitado los expedientes clínicos, antes de que inicie la consulta externa con la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 para recoger los “Expedientes clínicos” de los pacientes citados.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos
34. Recibe del responsable del archivo clínico, los “Expedientes clínicos” y verifica que correspondan a los registrados en el formato “Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 y detecta si existen inconsistencias.
Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Existe inconsistencia
35. Realiza las aclaraciones de inmediato y
transcribe los datos de expedientes entregados y los marcados con S/E a la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, continúa en la actividad 36.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
No existe inconsistencia 36. Firma de recibido por los “Expedientes
clínicos” que se entregan, en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, quedando ésta en poder del archivo clínico como comprobante del préstamo de los expedientes proporcionados.
Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Responsable del archivo clínico
37. Conserva en su poder la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 hasta la recuperación total de los “Expedientes clínicos”.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Asistente médica 38. Aclara con el paciente durante la jornada de la consulta externa, los casos marcados como S/E. en el "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 y le notifica al responsable del archivo clínico para que se efectúe la búsqueda del “Expediente clínico”.
Expediente clínico Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Responsable del Archivo Clínico
39. Recibe notificación de las asistentes médicas del servicio de consulta externa, emite indicaciones al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas para la búsqueda del expediente faltante.
Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas
40. Recibe indicaciones y acude a las Secciónes I Activos, II Pasivos para su localización, con base en el formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (segunda copia) corregido.
No se localizó Expediente clínico Continúa en la actividad 135.
Si se localizó Expediente clínico
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
41. Entrega a la Asistente médica através del mensajero del archivo clínico, el expediente y el formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (segunda copia) para que firme por el expediente recibido.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos
Asistente médica 42. Recibe “Expediente clínico” y firma de recibido, en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, quedando ésta en poder del archivo clínico como comprobante del préstamo de los expedientes.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Asistente médica 43. Devuelve al término de la consulta, al
mensajero del archivo clínico, los “Expedientes clínicos” proporcionados con anterioridad en el mismo órden que se entregaron con base a la primer copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos
Mensajero del archivo clínico
44. Verifica que los “Expedientes clínicos” entregados por la asistente médica se encuentren ordenados de acuerdo a la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 con una paloma en el lado izquierdo del número de seguridad social, rubrica por los expedientes recibidos.
No existen faltantes de Expedientes clínicos Continúa en la actividad 47. Si existen faltantes de Expedientes clínicos
45. Exige formato “Vale al archivo clínico por el
(los) expediente (s)”, 4-30-9, clave 2E10-009-020 (anexo 3), con nombre completo, matrícula y firmado por la asistente médica o en su caso por el médico responsable que lo conserva y marca de faltante y la leyenda “con vale al servicio referido” en las copias del "Control e Informe de Consulta Externa" 4-30-6/99.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3
46. Engrapa en el ángulo superior derecho de una guía de faltante el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), por los expedientes no devueltos.
47. Turna al oficial de estadística y/o auxiliar
universal de oficinas los “Expedientes clínicos” devueltos y en su caso la guía de faltante.
Guia de faltante 2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos Guia de faltante
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
48. Recibe los “Expedientes clínicos” y en su caso la guía de faltante, separa del total de expedientes, los que presentan alta médica.
Expedientes clínicos Guia de faltante
Expedientes clínicos con alta médica
Continúa en la actividad 142.
Responsable del archivo clínico
Expedientes clínicos sin alta médica 49. Registra en el sistema e-CEC, los datos de
los “Expedientes clínicos” faltantes que fueron sujetos a la recepción de formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
NOTA: Los expedientes deberán ser entregados por la asistente médica o médico responsable al finalizar el turno.
e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
50. Ordena los “Expedientes clínicos” y en su caso la guia de faltante por número de seguridad social y los guarda en la sección correspondiente de Activos o Guarda permanente según sea el caso, los localizados en la Sección II Pasivos se incorporan a la Sección I Activos.
NOTA: Los documentos clínicos de los expedientes recibidos, deben ordenarse previo a la guarda de estos últimos.
Expedientes clínicos Guia de faltante
Responsable del archivo clínico
51. Integra la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa" clave 4-30-6/99 en la carpeta de trabajo correspondiente y concluye procedimiento.
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Responsable del Archivo Clínico
Modalidad 2
Pacientes no citados en consulta externa 52. Recibe de las asistentes médicas del servicio
de consulta externa, por conducto del mensajero del archivo clínico, el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, emite indicaciones y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.
2E10-009-020 Anexo 3
Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas
53. Recibe y efectúa búsqueda en las Secciónes I Activos, II Pasivos y en el e-CEC para localizar los expedientes, con base en el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
2E10-009-020 Anexo 3 e-CEC
No existe Expediente clínico 54. Efectúa las investigaciones necesarias, con
el fin de atender de inmediato la solicitud y procede según el caso.
No se realizó apertura del Expediente clínico
Continúa en la actividad 1.
Se realizó apertura del Expediente clínico y no se localizó
Continúa en la actividad 135.
Si existe Expediente clínico 55. Retira el “Expediente clínico” localizado,
coloca la fajilla o separador correspondiente en la carpeta y registra en el original y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), una marca que indique que el expediente está en préstamo.
2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 28 de 65
Clave: 2E10-003-003
Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas
56. Aplica el sello de “información confidencial”
en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) del “Expediente clínico” en caso de no contar con el.
2E10-009-018 Anexo 1
57. Envía a la asistente médica el original y copia de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con el o los “Expedientes clínicos”, por conducto del mensajero del archivo clínico.
2E10-009-020 Anexo3 Expedientes clínicos
Mensajero del archivo clínico
58. Entrega a la asistente médica copia y devuelve al responsable del archivo clínico original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con nombre completo, matrícula y firma de la asistente médica por la recepción del o los “Expedientes clínicos”.
2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos
Responsable del archivo clínico
59. Conserva los originales de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en espera de que sean devueltos los “Expedientes clínicos”.
2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos
Asistente Médica
60. Al término de la consulta devuelve al mensajero del archivo clínico los “Expedientes clínicos” proporcionados mediante la copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3
Mensajero del archivo clínico
61. Recibe y verifica que los “Expedientes clínicos” entregados por la asistente médica sean los correspondientes al formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), y devuelve el original a la asistente médica por los expedientes entregados.
Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 29 de 65
Clave: 2E10-003-003
Mensajero del archivo clínico
62. Engrapa en el ángulo superior derecho de la guía de faltante el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), por los expedientes no devueltos y turna al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas junto con los “Expedientes clínicos” devueltos.
2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos Guia de faltante
Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas
63. Recibe y separa del total de “Expedientes clínicos” los que presentan alta médica.
Expedientes clínicos con alta médica
Continúa en la actividad 142.
Expedientes clínicos
Expedientes clínicos sin alta médica 64. Registra en el sistema e-CEC, los datos de
los “Expedientes clínicos” faltantes que fueron sujetos a la recepción de formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
e-CEC Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo3
65. Ordena documentos clínicos de los “Expedientes clínicos” y con base al número de seguridad social guarda estos últimos en el orden y la sección correspondiente de Activos o Pasivos, según sea el caso y concluye procedimiento.
Expedientes clínicos Guia de faltante
Responsable del archivo clínico
Modalidad 3 Pacientes para hospitalización.
66. Recibe de la asistente médica del servicio de
admisión, por conducto del mensajero del archivo clínico, el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, da indicaciones y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.
2E10-009-020 Anexo 3
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 30 de 65
Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadísticas y/o Auxiliar Universal de Oficinas
67. Recibe y efectúa búsqueda en las Secciónes I Activos y II Pasivos del archívo clínico, y en el e-CEC para localizar los expedientes, con base en el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3
No existe Expediente clínico
68. Efectúa las investigaciones necesarias con el fin de atender de inmediato la solicitud y procede según el caso.
No se realizó apertura del Expediente clínico
Continúa en la actividad 1.
Existe Expediente clínico
y no se localizó
Continúa en la actividad 135.
Si existe Expediente clínico
69. Retira el “Expediente clínico” localizado, coloca fajilla o separador correspondiente y registra en el original y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), una marca que indique que el expediente está suministrado.
70. Aplica el sello de “información confidencial”
en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) del expediente en caso de no contar con el.
2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico 2E10-009-018 Anexo 1
71. Envía a la asistente médica el original y la copia de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con los “Expedientes clínicos”, por conducto del mensajero del archivo clínico.
2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Mensajero del archivo clínico
72. Entrega a la asistente médica copia y devuelve al responsable del archivo clínico original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con nombre completo, matrícula y firma de la asistente médica por la recepción del (los) “Expediente(s) clínico(s)”.
2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos
Responsable del archivo clínico
73. Recibe y registra en el sistema e-CEC, los datos de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), que amparan los expedientes proporcionados y turna al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas.
e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
74. Recibe y engrapa los formatos originales “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en el ángulo superior derecho de una guía de faltante.
2E10-009-020 Anexo 3
75. Intercala la guía de faltante en la carpeta o folder del expediente respectivo, en espera de que sea devuelto.
Guia de faltante Expediente Clínico
Asistente Médica del servicio de admisión
76. Entrega al inicio de la jornada al encargado del área de información médica en el archivo clínico, el formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E, en original y copia, junto con los “Expedientes clínicos” de los egresos del día anterior.
Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos
Encargado de Información Médica
77. Comprueba que los “Expedientes clínicos” correspondan a los consignados como egresos en el formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E y contengan el formato “Hoja de Alta Hospitalaria”, clave Alta-1/98, en original y copia, en caso de inconsistencias, efectúa y/o gestiona las aclaraciones y/o correcciones necesarias con la asistente médica del servicio de admisión.
Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos Hoja de Alta hospitalaria Alta-1/98
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Encargado de Información Médica
78. Firma de recibido en la copia del formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E y la devuelve a la asistente médica del servicio de admisión.
Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E
79. Retira de los “Expedientes clínicos” el original del formato “Hoja de Alta Hospitalaria", clave Alta-1/98, codifica los diagnósticos para su captura en el Sistema de Información Médico Operativo SIMO y turna los expedientes al responsable del archivo clínico junto con el original del formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E.
Hoja de Alta hospitalaria Alta-1/98 Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E SIMO Expedientes clínicos
Responsable del archivo clínico
80. Recibe y verifica con el original del formato “Egresos Registro diario de hospital, clave 4-30-21/90-E, que el número de “Expedientes clínicos” marcados en el formato, sea igual a los entregados.
Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos
Falta Expediente clínico
81. Solicita al encargado de Información Médica, la devolución del “Expediente clínico” faltante y continúa en la actividad 80.
Expediente clínico
No falta Expediente clínico
82. Registra los datos del paciente en el sistema e-CEC y turna al encargado de información médica el formato “Egresos Registro diario de hospital, clave 4-30-21/90 para su control y al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficina, los “Expedientes clínicos” para su guarda.
e-CEC Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
83. Recibe y ordena los formatos clínicos del “Expediente clínico” de acuerdo a lo indicado en el reverso de la “Carpeta de contención MF1/2000”, clave 2E10-009-018 (Anexo 1) para la colocación de los mismos, y procede a su guarda en la Sección I Activos o II Pasivos según sea el caso.
2E10-009-018 Anexo 1 Expediente clínico
84. Localiza las guías de faltante, desprende los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), los devuelve a la asistente médica y concluye procedimiento.
2E10-009-020 Anexo 3 Guía de faltante
Responsable del archivo clínico
Modalidad 4 Préstamo de Expedientes clínicos para
investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas,
dentro del archivo clínico 85. Recibe “Memorándum” y “Relación de
expedientes clínicos”, autorizados por la dirección de la unidad.
Memorándum Relación de Expedientes clínicos
86. Acuerda con el interesado, la (s) fecha (s) de atención y da instrucciones al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
87. Efectúa búsqueda del “Expediente clínico” en las diferentes secciones del archivo o en el e-CEC conforme a la “Relación de “Expedientes clínicos”.
Relación de Expedientes clínicos Expediente clínico e-CEC
No existe Expediente clínico 88. Informa al interesado, la no existencia del
“Expediente clínico” y concluye procedimiento.
Expediente clínico
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
Si existe Expediente clínico
89. Retira, “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica, coloca la fajilla o separador en la carpeta y registra en la “Relación de Expedientes clínicos” una marca que indique que está suministrado.
Expediente clínico Relación de Expedientes clínicos
90. Aplica el sello de “información confidencial” en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) de cada “Expediente clínico”, en caso de no contar con el y entrega al solicitante en la (s) fecha (s) establecida, para su consulta dentro del área del archivo clínico.
Expediente clínico 2E10-009-018 Anexo 1
91. Recibe los “Expedientes clínicos” consultados por el solicitante y coteja con la “Relación de Expedientes clínicos”, para comprobar que la devolución está completa
Expedientes clínicos Relación de Expedientes clínicos
92. Guarda los “Expedientes clínicos” en la sección correspondiente de Activos, Pasivos o Defunciones y Guarda permanente, según sea el caso.
Expedientes clínicos
Responsable del archivo clínico
93. Conserva en la carpeta de trabajo correspondiente el ”Memorándum” y “Relación de “Expedientes clínicos” proporcionados, el cual será depurado cada año.
Memorándum Relación de Expedientes clínicos
94. Registra los datos del memorandum y de los “Expedientes clínicos” en el sistema e-CEC en el apartado “Expedientes clínicos” prestados para investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo clínico” y concluye procedimiento.
Memorándum Expedientes clínicos e-CEC
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 35 de 65
Clave: 2E10-003-003
Responsable del archivo clínico
Modalidad 5 Préstamo de Expedientes clínicos por probables capitales constitutivos o para
auditorias y supervisiones 95. Recibe del Jefe de Departamento clínico o
de Servicio, solicitud de “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica proporcionada al paciente, a través del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia por probable capital constitutivo, auditoria y/o supervisión y turna al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.
2E10-009-020 Anexo 3
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
96. Recibe el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4 30 9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3) en original y copia, y efectúa búsqueda del “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica proporcionada al paciente, en las diferentes secciones del archivo o en el e-CEC.
Expediente clínico 2E10-009-020 Anexo 3 Antecedentes de atención médica
No existe “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica
97. Informa al Jefe de Departamento clínico o
de Servicio, la no existencia del “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica proporcionada al paciente y concluye procedimiento.
Expediente clínico
Si existe “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica
98. Retira, “Expediente clínico” y/o
antecedentes de atención médica, coloca la fajilla o separador en la carpeta y registra en el original y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”
Expediente clínico Antecedentes de atención médica
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 36 de 65
Clave: 2E10-003-003
clave 2E10-009-020 (Anexo 3), una marca que indique que está suministrado.
2E10-009-020 Anexo 3
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
99. Aplica el sello de “información confidencial” en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E1-009-018 (Anexo1) del expediente, en caso de no contar con el.
2E10-009-018 Anexo 1
100. Envía al Jefe de Departamento clínico o de Servicio con el mensajero del archivo clínico, el original y copia de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica.
2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico Antecedentes de atención médica
Mensajero del archivo clínico
101. Entrega al Jefe de Departamento clínico o de Servicio, el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica solicitados y la copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3) y devuelve el original de éste, al responsable del archivo clínico, con el nombre completo, matrícula y firma de quien recibió el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica.
2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico Antecedentes de atención médica
Responsable del archivo clínico
102. Conserva el original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en espera de que sea devuelto el expediente respectivo.
2E10-009-020 Anexo 3
103. Registra en el sistema e-CEC, los datos de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), que amparan el expediente suministrado.
e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3
Jefe de Departamento clínico o de Servicio
104. Devuelve al término de la cuantificación de las atenciones médicas por probable capital constitutivo, auditoria o supervisión, al mensajero del archivo clínico, el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica, proporcionados, conforme a la copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los)
Expediente clínico 2E10-009-020 Anexo 3
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 37 de 65
Clave: 2E10-003-003
expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
Mensajero del archivo clínico Responsable del archivo clínico
105. Recibe y verifica que el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica entregados por el Jefe de Departamento clínico o de Servicio, sean los correspondientes al formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
106. Entrega los “Expedientes clínicos” al oficial
de estadística y/o auxiliar universal de oficinas para su guarda.
107. Devuelve el formato “Vale al archivo clínico
por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3) en original y copia al Jefe de Departamento clínico o de Servicio, a través del mensajero de archivo clínico.
2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
108. Recibe el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica y guarda en la sección correspondiente y concluye procedimiento.
Expediente clínico Antecedentes de atención médica
Director de la unidad médica o Responsable administrativo
Modalidad 6 Solicitud de Expediente clínico por una instancia Federal, Judicial o Institucional
109. Recibe solicitud de “Expediente clínico”
mediante comunicado oficial de una instancia Federal, Judicial o Institucional, el cual solicita al responsable del archivo clínico, mediante formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, y “Memorándum”, identificando motivo de la solicitud.
NOTA: El responsable administrativo recibe solicitud de datos personales contenidos en el expediente clínico y gestiona la entrega de información.
Expediente clínico 2E10-009-020 Anexo 3 Memorándum
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Responsable del archivo clínico
110. Recibe del Director de la unidad médica o del Responsable administrativo, por conducto del mensajero del archivo clínico el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, y “Memorándum” y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.
2E10-009-020 Anexo 3 Memorándum
Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas
111. Busca el “Expediente clínico” en las diferentes secciones del archivo o en el e-CEC, con base al formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia y “Memorándum”.
Expediente clínico e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3 Memorándum
Responsable del archivo clínico
No se localiza en ningún servicio, ni en el archivo clínico el expediente
112. Notifica al Director de la unidad médica o
al Responsable Administrativo con “Memorándum” de la no localización del “Expediente clínico” y le devuelve el original y la copia del “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
Memorándum Expediente clínico 2E10-009-020 Anexo 3
Director de la unidad médica Responsable administrativo
113. Notifica mediante “Oficio”, al Servicio Jurídico o Departamento de Atención y Orientación al Derechohabiente de la delegación o de la UMAE, el extravío del “Expediente clínico” para que éste le notifique las actividades que debe realizar en este tipo de casos y concluye procedimiento.
114. Realiza de la actividad 52 a la 61 del “Procedimiento para la entrega de datos personales contenidos en el expediente clínico” clave 2610-003-002.
Oficio Expediente clínico Procedimiento para la entrega de datos personales contenidos en el expediente clínico 2610-003-002
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 39 de 65
Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
Si localiza expediente(s) clínico(s) 115. Aplica el sello de “información confidencial”
en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E1-009-018, (Anexo1) del “Expediente clínico” que no cuenta con el, folia las hojas, identificando en la última hoja el sello del archivo con su fecha y entrega al mensajero del archivo clínico.
2E10-009-018 Anexo 1 Expediente clínico
Mensajero del archivo clínico
116. Recibe y entrega al Director de la unidad médica o al Responsable administrativo, el expediente y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), y entrega el original de éste al responsable del archivo clínico, con nombre completo, matrícula y firma de quien recibió el “Expediente clínico”.
2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico
Responsable del archivo clínico
117. Recibe y conserva original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), hasta que le devuelvan el “Expediente clínico”.
2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico
118. Registra en el sistema e-CEC el préstamo efectuado, para su control y seguimiento.
e-CEC
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
119. Recibe el “Expediente clínico” y procede a su guarda en la sección correspondiente.
Expediente clínico
120. Localiza las guías de faltante, desprende los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), y lo(s) devuelve al Director de la unidad médica o Responsable administrativo y concluye procedimiento.
2E10-009-020 Anexo 3
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Asistente Médica de Control Central
CAPÍTULO II TRASLADO DE PACIENTES
121. Procede conforme al ámbito de aplicación.
Unidad receptora
122. Recibe del paciente o acompañante los formatos de “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y “Traslado de pacientes que generan gastos de pasajes y viáticos” clave TP-01/94, en original y copia, registra datos personales en la hoja de control de citas.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Traslado de pacientes que generan gastos y viáticos TP-01/94 Hoja de control de citas
123. Remite el “Formato de Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y el “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3) al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas para solicitar el “Expediente clínico” y continúa en la actividad 2.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 2E10-009-020 Anexo 3
Unidad emisora
124. Recibe formato de “Referencia–
Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, elaborado por el médico tratante en original y dos copias, envía original y primera copia al auxiliar universal de oficinas.
NOTA: La segunda copia es anexada al “Expediente clínico” por el médico tratante.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 41 de 65
Clave: 2E10-003-003
Auxiliar Universal de Oficinas
125. Recibe formato de “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, en original y copia, solicita el status de vigencia del paciente, a servicios técnicos del hospital, o a su unidad de adscripción o al área de afiliación vigencia de la subdelegación.de acuerdo al punto 3.7 del “Procedimiento para la certificación de prestaciones en especie”, clave 9220-003-307.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Procedimiento para la certificación de prestaciones en especie 9220-003-307
No cuenta con vigencia de derechos 126. Notifica a la asistente médica que el
paciente no se encuentra vigente y devuelve el formato Referencia-Contrarreferencia” clave 4-30-8/98, en original y copia y concluye procedimiento.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98
Si cuenta con vigencia de derechos
127. Envía formato de “Referencia–
Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 en original y copia, a la asistente médica u Oficina de Traslado de Enfermos Foraneos OTEF, para continuar con los tramites administrativos correspondientes y concluye procedimiento.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98
Responsable del archivo clínico
CAPÍTULO III RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y SU
INTEGRACIÓN EN EL EXPEDIENTE CLÍNICO
128. Recibe de los diferentes servicios de la
unidad, la relación de formatos de "Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, o “Documentos clínicos”, para su integración en el “Expediente clínico” y turna al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos Expediente clínico
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 42 de 65
Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
129. Recibe y separa los formatos de "Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, o “Documentos clínicos” por tipo y los ordena por número de seguridad social o alfabético.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos
130. Revisa en las secciones del archivo clínico
si existe para cada grupo ordenado “Expediente clínico” respectivo en la sección correspondiente.
Expediente clínico
Si existe Expediente clínico
131. Integra o pega en hojas de resultados del
“Expediente clínico”, el formato “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y/o “Documentos clínicos”, según corresponda y concluye procedimiento.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos Expediente clínico
No existe Expediente clínico
132. Organiza los formatos “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y/o “Documentos clínicos” de los cuales no se encontró expediente, por orden alfabético y consulta en el “Catálogo de derechohabientes en especialidades” del e-CEC.
Si localizó Expediente clínico
Continúa en la actividad 130.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos e-CEC
No localizó Expediente clínico 133. Integra los “Documentos clínicos”
sobrantes que no tengan número de seguridad social o éste sea ilegible, o no se haya localizado el expediente, en una carpeta de trabajo en orden cronológico mensual,
Documentos clínicos
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 43 de 65
Clave: 2E10-003-003
para aclaraciones posteriores, la cual será depurada cada año y concluye procedimiento.
NOTA: Los documentos de “Resultados de auxiliares de diagnóstico y tratamiento”, deberán ser devueltos a su servicio de origen.
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
CAPÍTULO IV
RECUPERACIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS EXTRAVIADOS.
134. Identifica, derivado de una búsqueda de
“Expediente clínico”, aquellos que están extraviados.
135. Investiga e identifica en qué servicio de la unidad médica se podría encontrar el “Expediente clínico” con base en:
• La “Carpeta de trabajo de Formatos Control
e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (última consulta médica).
• “Vale al archivo clínico por el (los)
expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).
• En carpeta de trabajo de Formatos “Egreso,
Registro Diario Hospital”, clave 4-30-21 (si estuvo hospitalizado).
• Memorándums de solicitud. • e-CEC. • Investiga con el familiar o en la “Cartilla
Nacional de Salud”.
Carpeta de trabajo de Formatos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 2E10-009-020 Anexo 3 Egreso, Registro Diario Hospital 4-30-21 Memorándums de solicitud e-CEC Cartilla nacional de Salud
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Si se localiza el Expediente clínico en algún servicio
136. Recupera el “Expediente clínico” y
continúa en la actividad 141.
Expediente clínico
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
No se localiza Expediente clínico en ningún
servicio, ni en el archivo clínico 137. Notifica a las autoridades de la unidad con
memorándum el extravío del “Expediente clínico”.
Memorándum Expediente clínico
Director Médico o Subdirector Médico o Jefe de Servicio
138. Avala que se integre “Expediente clínico” provisional.
Expediente clínico provisional
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
139. Elabora “Expediente clínico” provisional anexando “Notas médicas” del “Expediente clínico” electrónico ECE (si existe la aplicación), copias de “Estudios de servicios”, registra en la carpeta la leyenda de “Expediente provisional” e “información confidencial”.
Expediente clínico provisional Notas médicas ECE Estudios de servicios
140. Registra en la aplicación e-CEC en el apartado “Expedientes clínicos extraviados”, para su control y seguimiento.
141. Procede al envío del “Expediente clínico” conforme al motivo de solicitud.
Pacientes con cita previa en consulta externa
Continúa en la actividad 41. Pacientes no citados en consulta externa
Continúa en la actividad 57.
Pacientes para hospitalización Continúa en la actividad 71.
e-CEC Expediente clínico
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
CAPÍTULO V MANEJO DE LOS FORMATOS
“REFERENCIA–CONTRARREFERENCIA”, 4-30-8/98 POR ALTA DEL PACIENTE.
142. Recibe de la asistente médica, a través del
mensajero del archivo, los “Expedientes clínicos” de los pacientes dados de alta por el médico, de la consulta externa de especialidades para su envío a otra unidad médica, identificándolos por la copia del formato de “Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, deblada y quedando de forma visible fuera del “Expediente clínico”.
Expedientes clínicos Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98
143. Verifica en la copia del formato “Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, contenida en el “Expediente clínico”, que los datos del número de seguridad social, nombre y unidad de adscripción sean legibles y correctos.
Datos incorrectos
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Expediente clínico
144. Efectúa las aclaraciones con la asistente médica, con el fin de completar los datos y continúa en la actividad 145.
Datos correctos
145. Retira la carpeta o folder del “Expediente
clínico”, de la Sección I Activos y turna al responsable del archivo.
Expediente clínico
Responsable del archivo clínico
146. Recibe los “Expedientes clínicos” con sus carpetas o folders” y formatos “Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y actualiza los datos del paciente en el sistema e-CEC en el apartado ”Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades”.
Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Expedientes clínicos e-CEC
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Responsable del archivo clínico
147. Anota la fecha de alta o defunción e integra al sistema e-CEC en el apartado “Catálogo cronológico de depuración de expedientes”, para el control de los “Expedientes clínicos” sujetos a baja documental de la Sección II Pasivos y turna al oficial de estadística para su guarda.
e-CEC Expedientes clínicos
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
148. Ordena los “Expedientes clínicos” por número de seguridad social y los guarda en la Sección II. Pasivos o en su caso en la Sección III. Defunciones y Guarda permanente.
Expediente clínico
CAPÍTULO VI DEPURACIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS
SECCIÓN II PASIVOS
149. Imprime del sistema e-CEC, el primer día hábil de cada mes, la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia” en el “Catalogo cronológico de depuración de expedientes”.
e-CEC Relación de expedientes que cumplieron 2 años de permanencia
150. Acude a la Sección II. Pasivos y con base a la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia”, retira los “Expedientes clínicos” con sus respectivas carpetas o folders” y turna al responsable del archivo clínico.
Relación de expedientes que cumplieron 2 años de permanencia Expedientes clínicos
Responsable del archivo clínico
151. Envía al director de la unidad con “Memorandum”, los “Expedientes clínicos” indicados en la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia”, para que seleccione los que se enviarán al archivo de concentración, y los que son de "Guarda permanente".
Memorándum Expedientes clínicos Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2E10-003-003
Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas
Se clasificó como de Guarda permanente 152. Aplica el sello de "Guarda permanente"
en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E1-009-018, (Anexo1) de cada uno de los “Expedientes clínicos” calificados por el director de la unidad o quién designe.
Expedientes clínicos 2E1-009-018, Anexo1
153. Reintegra los “Expedientes clínicos” con sus carpetas o folders a la Sección III. Defunciones y Guarda permanente, para su conservación por cinco años y continúa en la actividad 156.
Expedientes clínicos
No se clasificó como de Guarda permanente 154. Relaciona los “Expedientes clínicos” que
se enviarán al archivo de concentración, y los guarda en caja (s) de carton institucional, anexandole al frente la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia”.
Expedientes clínicos Relación de expedientes que cumplieron 2 años de permanencia
155. Entrega la (s) caja (s) con “Expedientes clínicos” al Departamento de Servicios Generales de la unidad, para su guarda precautoria por tres años en el archivo de concentración de la unidad y así cumplir los 5 años indicados en la “NOM-004-SSA3-2012” del Expediente clínico.
Expedientes Clínicos NOM-004-SSA3-2012
156. Marca en el sistema e-CEC los “Expedientes clínicos” no seleccionados como de Guarda permanente para su envío al archivo de concentración y los de Guarda permanente para la Sección III Defunciones y Guarda permanente.
e-CEC
Fin del Procedimiento
Página 48 de 65
Clave: 2E10-003-003
7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias
Pacientes para hospitalización
.
4
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
Capítulo I Solicitudes de Apertura y Préstamo de
Expediente Clínico
54
68
123
Recibe de las Asistentes Médicas solicitud
2 SI
NO¿Presenta
Documentos?
11
Documento
administrativo
Nota Médica
Pacientes no citados en consulta externa
. Documento
administrativo
No existe expediente
3
Existe expediente y no se localizó
135 5 Existe
expediente?
Existe expediente y se localizó
a
e-CEC
Expediente clínico
.
Nota Médica
. Documento
administrativo
Formato de Rerefencia-
Contrarreferencia 4-30-8/98
4
Formato de Rerefencia- Contrarre- ferencia 4 -30-8/98
Pacientes con cita previa en consulta externa
29
69
55
Recibe y Verifica que exista en las secciones o
sistema
Integra al Expediente clínico y Continúa
según corresponda
Nota Médica
e-CEC
. 2E10-009-018
Anexo 1
.
.
a
2E10-009-018 Anexo 1
Formatos clínicos
Expediente clínico
.
. Formatos clínicos
Expediente clínico
6
Expediente
clínico
.
7
2E10-009-018 Anexo 1
Anota datos de identificación del derechohabiente
Realiza apertura y Transcribe
Expediente
clínico
8 Marca con colores de acuerdo a los rangos asignados y Turna
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
9
A
Ordena formatos y Abrocha las hojas
Expediente
clínico
Recibe e Ingresa datos del paciente al Catálogo de
Control de Derechohabientes
5
3
INICIO
Etapa I Apertura de Expedientes Clínicos
1
Formato de Referencia– Contrarreferencia 4-30-8
Recibe de las Asistentes Médicas y Entrega
Página 49 de 65
Clave: 2E10-003-003
Pacientes para hospitalización
Pacientes no citados en consulta externa
Pacientes con cita previa en consulta externa
Expediente clínico
29
55
69
16
.
. Expediente
clínico
. Formatos clínicos
. Expediente clínico
.
11
. 2E10-009-019
Anexo 2
12
13
2E10-009-019 Anexo 2
SI
NO 22
.
.
Realiza Apertura Rotula formatos de consulta
externa u hospitalización y Aplica sello
Formatos clínicos
2E10-009-018 Anexo 1
14
Ordena los formatos e Integra
15
Expediente
clínico
Anota datos de identificación del derechohabiente 2E10-009-018
Anexo 1
No presenta documentos
2E10-009-019 Anexo 2
2E10-009-019 Anexo 2
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
Turna para su guarda en Sección I Activos y Continúa
con actividad
10
Elabora y Remite formato
b
¿Está vigente?
Recibe respuesta de la unidad de adscripción de
su vigencia
Recibe de Asistente Médica notificación que no presenta documentos para apertura
.
Pacientes no citados en consulta externa
Pacientes con cita previa en consulta externa
.
e-CEC
. 2E10-009-018
Anexo 1 Expediente
clínico
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
. 2E10-009-019
Anexo 2 Expediente
clínico
18
Integra formato y Archiva en carpeta o folder y
Turna
Expediente
clínico
19
. 2E10-009-019
Anexo 2
Obtiene copia electrónica del formato y Guarda
20
. Expediente clínico
21
Orden de Atención Médica
Notifica a Asistente Médica del estatus de vigencia para elaborar orden de atención, y Concluye procedimiento
22
13
Anexo 2
No está vigente
b
17
Marca con colores de acuerdo a los rangos asignados y Turna
Pacientes para hospitalización
29
55
69
Procedimiento 2430-003-040
Turna para su guarda en Sección I Activos y Continúa
con actividad
Recibe e ingresa datos del paciente al Catálogo de
Control de Derechohabientes
A
1
B
Página 50 de 65
Clave: 2E10-003-003
. Expedientes
clínicos
. C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
. Expedientes
clínicos
. C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
. Expedientes
clínicos
. C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
. C2
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
1O-2C Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
. C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Etapa II Control de expedientes clínicos
solicitados
¿Cuál es el motivo de la solicitud?
B
52
66
95
109
24 Recibe de Asistentes Médicas formatos de
solicitud de expedientes
85
.
25 Firma de recibido
y Entrega a la Asistente Médica O1-C1
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 OFICIAL DE
ESTADÍSTICA Y/O AUXILIAR UNIVERSAL
DE OFICINAS
26 Acude a las Secciones I Activos y II Pasivos para
Localizar expedientes
Expedientes clínicos
Pacientes no citados en consulta externa
Pacientes para hospitalización
Préstamo de expedientes clínicos para investigación, trabajos médicos auditorías, supervisiones médicas, dentro del archivo clínico
Préstamo de Expedientes clínicos por probables capitales constitutivos o para auditorias y supervisiones
Solicitud de Expediente clínico, por una Instancia Federal, Judicial o Institucional
c
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Expediente
clínico
SI
.
29
c
e-CEC
Investiga sistema e Identifica el servicio
27
¿Se encontró?
Registra las siglas S/E en formato
NO
29
Extrae de la sección, Coloca señalador de
préstamo y Marca
SI
NO
30
31
32
Coloca los expedientes para entrega y Archiva
formato
ASISTENTE MÉDICA
4 10 21
28
Expediente
clínico
Ordena expedientes, Aplica sello de Información
confidencial y Entrega
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Recibe y Valida los expedientes con el
formato
C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
23
C
Procede conforme motivo de solicitud
Modalidad 1 Pacientes con cita previa en consulta
externa
33
¿Existe Expediente?
Página 51 de 65
Clave: 2E10-003-003
.
.
.
.
. C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes
clínicos
33
28 Acude al Archivo, antes de
la consulta a Recoger expedientes
. C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
.
d
34
Recibe y Verifica que correspondan al formato y
Detecta inconsistencias
SI
NO
35
Realiza aclaraciones de inmediato y
Transcribe
36
C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes
clínicos
.
36
Expedientes clínicos
Expedientes clínicos
.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Conserva hasta recuperar los expedientes
37
C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
ASISTENTE MÉDICA
Aclara en la jornada casos marcados S/E y Notifica
38
C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes
clínicos
Recibe notificación de las Asistentes Médicas y Emite
indicación
. C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Firma de recibido
¿Existe Inconsistencia?
35
.
.
. Expedientes
clínicos
Expediente
clínico
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
40
C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
NO
SI
135
41
.
ASISTENTE MÉDICA
42
Expedientes clínicos
44
Verifica orden de expedientes, Rubrica C2
Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Expedientes clínicos
43
141
d
Recibe y Acude Secciones I Activos, II Pasivos para
localización
¿Se localizó?
Entrega a la Asistente Médica el expediente y
formato para firma C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
. C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Recibe expediente y Firma de recibido
MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO
C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
Devuelve al término de la consulta expedientes
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
C
D
39
Página 52 de 65
Clave: 2E10-003-003
. Guía de faltante
. Guía de faltante
. 2E10-009-020
Anexo 3
. Expedientes
clínicos
.
.
.
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
48
D
Expedientes clínicos
2E10-009-020 Anexo 3
¿Faltan Expedientes?
NO
SI
47
45
Turna expedientes y en su caso guía de faltante
46
47
Exige formato firmado por expediente Anota leyenda
. 2E10-009-020
Anexo 3
Engrapa a una guía de faltante el formato por
expediente
Guía de faltante
Recibe y Separa expedientes que presentan
alta médica
. Expedientes
clínicos
. 2E10-009-020
Anexo 3
¿Alta médica?
NO
SI
49
e-CEC
e
142
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Registra en el e-CEC datos de expedientes
faltantes NOTA
e-CEC
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
1O-1C 2E10-009-020
Anexo 3
.
.
e
51
50
Expedientes clínicos
Carpeta de trabajo
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Recibe de Asistentes Médicas formato y Emite
indicaciones
52
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
53
Recibe, Busca en Secciones I Activos y II Pasivos y en el e-CEC
Efectúa investigaciones y
Procede
¿Existe Expediente?
NO 54
SI ¿Se realizó apertura?
NO
1
SI
135
23
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
Ordena expedientes o guía de faltante y Guarda en sección correspondiente
NOTA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Integra formato a carpeta de trabajo
C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
51
Modalidad 2 Pacientes no citados en
consulta externa
E
Página 53 de 65
Clave: 2E10-003-003
. Guía de faltante
. Guía de faltante
e-CEC
.
. Expedientes
clínicos
C1 2E10-009-020
Anexo 3
. Expedientes
clínicos
O1-C1
. Expedientes
clínicos
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
2E10-009-018 Anexo 1
. Expediente
clínico
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
55
Aplica sello de información confidencial
Envía a Asistente Médica formatos y expedientes por
conducto mensajero
MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO
Entrega a la Asistente Médica copia y Devuelve al responsable original firmado
58
56
57
2E10-009-020 Anexo 3
O1
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
59
Conserva los formatos originales
2E10-009-020 Anexo 3
ASISTENTE MÉDICA
60
141
Expedientes clínicos
f
Retira, Coloca fajilla, Registra en formatos marca
de suministrado
4
10
21
Al término de la consulta, Devuelve al mensajero los
expedientes
. Expedientes
clínicos
. Expedientes
clínicos
O1 2E10-009-020
Anexo 3
.
O1-C1
Recibe y Separa expedientes que presentan
alta médica
Recibe y Verifica expedientes entregados
correspondan y Devuelve
61
Engrapa a las guías de faltantes los formatos y
Turna
63
Expedientes clínicos
2E10-009-020 Anexo 3
62
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
.
. 2E10-009-020
Anexo 3
¿Alta médica?
NO
SI
64
Registra en el e-CEC datos de expedientes
faltantes
142
.
65
Expedientes clínicos
f
MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO
Ordena expedientes o guía de faltante y Guarda en
sección correspondiente y Concluye procedimiento
Expedientes clínicos
E
F
Página 54 de 65
Clave: 2E10-003-003
1O-1C.
66
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
2E10-009-020 Anexo 3
e-CEC
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
67 Recibe, Busca en
Secciones I Activos y II Pasivos y en el e-CEC
Efectúa investigaciones y
Procede
NO 68
SI
NO
1
SI
135
2E10-009-018 Anexo 1
. Expediente
clínico
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
69
Retira, Coloca fajilla, Registra en formatos marca
de suministrado
Aplica sello de información confidencial
70
g
23
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Recibe de las Asistentes Médicas de Admisión el
formato de solicitud
¿Existe Expediente?
¿Se realizó apertura?
. Expediente
clínico
. Guía de faltante
O1 2E10-009-020
Anexo 3
.
O1-C1
Expedientes clínicos
2E10-009-020 Anexo 3
.
O1-C1
g
Expedientes clínicos
2E10-009-020 Anexo 3
Envía a Asistente Médica formatos y expedientes por
conducto mensajero
71
72 Entrega a la Asistente
Médica expediente y Recibe vale original firmado y Turna
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
e-CEC
O1 2E10-009-020
Anexo 3
73
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
74 Recibe y Engrapa el formato en guía de
faltante y Turna
75
Intercala la guía de faltante en la carpeta o folder
141
MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO
Recibe y Registra en el e-CEC datos de los formatos y Turna
E
Modalidad 3 Pacientes para hospitalización
4
10
21
G
Página 55 de 65
Clave: 2E10-003-003
.
SIMO
.
.
e-CEC
O1 Hoja de Alta Hospitalaria Alta 1/98
O1 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E
C1 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E
. Expedientes
clínicos
. Expedientes
clínicos
O1-C1 Hoja de Alta Hospitalaria
Alta-1/98
O1-C1 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E
C1
76 Entrega al inicio de la
jornada formato y expedientes
Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E
ENCARGADO DE
INFORMACIÓN MÉDICA
77 Comprueba que los
expedientes correspondan con los formatos
78 Firma de recibido y
Devuelve a la Asistente Médica de admisión
Retira formato, Codifica los diagnósticos y Turna
los expedientes
79
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
.
O1
80
Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E
81
ASISTENTE MÉDICA DEL SERVICIO DE
ADMISION
Expedientes clínicos
Recibe y Verifica expedientes con el original
del formato y Turna
Expedientes clínicos h
. Guía de faltante
2E10-009-020 Anexo 3
. 2E10-009-018
Anexo 1
e-CEC
.
O1 Egresos Registro Diario Hospital
4-30-21/90 E
84 Localiza las guías de
faltante Desprende formatos y Devuelve, Concluye
procedimiento
h
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
NO
SI 81
80
Expedientes clínicos
82
83 Recibe, Ordena formatos clínicos del expediente y
Guarda
¿Falta Expediente?
Solicita la devolución del expediente
Registra en e-CEC y Turna al encargado de información
formato y al archivo expediente
Expedientes clínicos
Expediente clínico
G
H
Página 56 de 65
Clave: 2E10-003-003
. Expedientes
clínicos
. Expediente
clínico
. Expedientes
clínicos
. 2E10-009-018
Anexo 1
Relación expedientes
90
91
Al concluir consulta, Recibe y Coteja con la
relación
i
Relación
expedientes
Memorándum
92
Guarda en la sección correspondiente
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
Conserva en carpeta de trabajo los documentos
Carpeta de trabajo
93
94
Aplica sello de información confidencial y
Entrega expedientes
93
. Expediente
clínico
. Memorándum
Registra datos de los memorándum y expedientes
en el sistema y Concluye
e-CEC
. Expedientes
clínicos
Relación expedientes
. Expedientes
clínicos
e-CEC
. Expedientes
clínicos
Relación expedientes
Memorándum
Relación expedientes
Modalidad 4 Préstamo de Expedientes clínicos para
investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
85 Recibe documentos autorizados por la
dirección de la unidad
86
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
87
Efectúa búsqueda en secciones o en el sistema
¿Existe Expediente?
NO 88
SI
89
23
H
Acuerda con el interesado fecha de atención y Da
instrucciones
Informa al interesado la no existencia y
Concluye
Retira expediente, Coloca fajilla y Marca en la
relación I
i
Página 57 de 65
Clave: 2E10-003-003
. 2E10-009-018
Anexo 1
.
. O1-C1
2E10-009-020 Anexo 3
Antecedente atención
.
.
. Expediente
clínico
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
1O-1C 2E10-009-020
Anexo 3
Modalidad 5 Préstamo de Expedientes clínicos por
Probables capitales constitutivos o para auditorias y supervisiones
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
95
I
96 Recibe formato, Busca
expediente o antecedentes en secciones o en sistema
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
Antecedente atención
Expediente clínico
NO 97
SI 98
Retira expediente o antecedente, Coloca
fajilla y Marca en formato
99 Aplica sello de
información confidencial
23 Recibe solicitud por
expediente o antecedente de atención y Turna
¿Existe Expediente o antecedente?
j
Expediente clínico
Informa al Jefe de Departamento la no
existencia y Concluye
. Expediente
clínico
e-CEC
O1 2E10-009-020
Anexo 3
O1 2E10-009-020
Anexo 3
. Antecedente
atención
. Expediente
clínico
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
. Antecedente
atención
. Expediente
clínico
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
Envía formatos y expediente y/o antecedentes
100
j
MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO
101
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
102
103
104
JEFE DEPARTAMENTO CLÍNICO O DE SERVICIO
C1 2E10-009-020
Anexo 3
Entrega expediente y copia formato, Devuelve original
firmado al archivo
Conserva original del formato, hasta la
devolución del expediente
Registra en sistema, datos de formato que ampara el expediente suministrado
Devuelve al término de la cuantificación el expediente
conforme al formato
J
Página 58 de 65
Clave: 2E10-003-003
.
. O1-C1
.
. Expediente
clínico
Antecedente atención
. Expedientes
clínicos
.
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
105
106
Entrega expediente para su guarda
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
107
108 Recibe expediente y Guarda en sección correspondiente
y Concluye
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
k
MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO
Recibe y Verifica que el expediente o antecedente
corresponda al formato
Devuelve los formatos al jefe de departamento clínico a
través mensajero
e-CEC
. Memorándum
. Expediente
clínico
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
.
1O-1C
109
Expediente clínico
2E10-009-020 Anexo 3
Memorándum
2E10-009-020 Anexo 3
110
111
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
23
DIRECTOR DE LA UNIDAD MÉDICA/ RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
Recibe solicitud por instancia, Federal, Solicita con formato y
documento expediente NOTA
Recibe por conducto mensajero el formato y documento y Entrega
Busca expediente en las secciones o en el sistema
con base al formato
Expedientes clínicos
Memorándum
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
k
Modalidad 6 Solicitud de Expediente clínico por una instancia
Federal, Judicial o Institucional
J
K
Página 59 de 65
Clave: 2E10-003-003
O1 2E10-009-020
Anexo 3
. Expediente
clínico
O1 2E10-009-020
Anexo 3
.
O1-C1
.
.
O1-C1 2E10-009-020
Anexo 3
Memorándum
Expediente clínico
¿Se localiza Expediente?
NO
112
SI
Notifica al Director o Responsable
administrativo de no localizado y Devuelve
115
RESPONABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
DIRECTOR DE LA UNIDAD MÉDICA
.
.
Expediente clínico
Oficio
113
. Expedientes
clínicos
. 2E10-009-018 Anexo 1
Recibe y Entrega expediente y copia formato, Devuelve
original firmado al archivo
Expediente clínico
2E10-009-020 Anexo 3
116
RESPONABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
117
e-CEC
118
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
. Expediente
clínico
119
Recibe expediente y Guarda en sección correspondiente
120
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO
Aplica sello de información confidencial, Folia las hojas,
Aplica sello y Entrega
Recibe y Conserva formato, hasta devolución del
expediente
Registra en sistema, datos del préstamo para el
control
Localiza guías de faltante, Desprende y Devuelve formatos y Concluye
Notifica mediante oficio, el extravío del expediente,
Espera respuesta y Concluye
K
L
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
2610-003-002
Actividades 52-61
114
Página 60 de 65
Clave: 2E10-003-003
. Hoja de control
de citas
.
O1-C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
O1-C1 Formato de Referen- cia-Contrarreferencia 4-30-8/98
O1-C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
O1-C2 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
.
O1-C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98 2E10-009-020
Anexo 3
O1-C1 . Traslados de
pacientesTP01/94
O1-C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
L
Capitulo II Traslado de Pacientes
Procede conforme al ámbito de aplicación
121
122
123
2
Unidad Emisora
124
l
ASISTENTE MÉDICA DE CONTROL CENTRAL
Recibe del paciente o acompañante formatos y
Registra datos personales
Recibe formato de referencia-contrarreferencia y Turna al archivo original y primera
copia NOTA
l
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
125 Recibe formato de referencia-
contrarreferencia y Solicita estatus de vigencia
127
Notifica que no está vigente y Devuelve formato, Concluye
NO 126
SI
9220-003-307
¿Paciente Vigente?
Envía formato a la Asistente Médica u Oficina
Traslado, Concluye
Remite formatos de referencia y contrarreferencia y de solicitud de expediente
M
¿Cuál es el ámbito?
Unidad Receptora
124
121
Página 61 de 65
Clave: 2E10-003-003
e-CEC
Documentos
clínicos
clínicos
Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
.
Formato de Referencia-Contra- rreferencia 4-30-8/98
. Expediente
clínico
Documentos
clínicos
Expediente clínico
Documentos clínicos
131
Documentos clínicos
M
Capítulo III Recepción de Documentos y su integración en el Expediente clínico
128 Recibe formato o
documentos clínicos de los servicios y Turna
RESPONABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
129 Separa por tipo de
documento y Ordena por NSS o alfabético
. Expediente
clínico
130 Revisa existencia en
Secciones
SI
NO
¿Existe Expediente?
m
132
Documentos
clínicos
m
132
SI
NO
131
Integra documentos sobrantes sin NSS o
expediente en carpeta, Concluye procedimiento
NOTA
133
¿Localizo Expediente?
133
O1-C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
Integra o Pega doctos y Concluye el procedimiento
Formato de Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98
Organiza documentos sobrantes y Consulta
catálogo de dh. en especialidades
N
Página 62 de 65
Clave: 2E10-003-003
.
e-CEC
. Memorándum
Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E
2E10-009-020
Anexo 3
Capitulo IV Recuperación de Expedientes
clínicos extraviados
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
Identifica, después de búsqueda los extraviados
Cartilla Nacional Salud
136 Recupera
expediente
SI
NO
134
135
141
3
40
54
68
N
.
Investiga en que servicio se podría encontrar, con base en documentación existente, e-CEC o investiga con familiar
Control e
Informe de Consulta Externa 4-30-6/99
¿Localiza Expediente
clínico?
n
ECE
Expediente Clínico
provisional
. Expediente
clínico
.
Memorándum
n
Notifica a las autoridades el extravío del expediente
137
DIRECTOR O SUBDIRECTOR MÉDICO
O JEFE DE SERVICIO
138 Avala se integre expediente
provisional
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
. Estudios de
servicios, copias
. Notas Médicas
e-CEC
139
140
Procede al envío del expediente conforme a
solicitud 57
71
141
136
Pacientes para hospitalización
Pacientes con cita previa en consulta externa
Pacientes no citados en consulta externa
. Expediente Clínico
provisional
Elabora expediente provisional, Anexa notas médicas del ECE y Aplica
sello
Registra datos de expedientes extraviados
41
Ñ
Página 63 de 65
Clave: 2E10-003-003
. Expediente
clínico
C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
e-CEC
.
C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98
. Expediente
clínico
ñ
143
. Expedientes
clínicos
Capítulo V Manejo de los formatos
“Referencia-Contrarreferencia 4-30-8/98 por alta del paciente
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
142 Recibe expedientes de pacientes dados de alta
por el médico
144
Efectúa aclaraciones con Asistente Médica
NO
SI
¿Datos Correctos?
145 145
63
144
Ñ
Verifica en la copia de formato datos del
paciente sean correctos
Retira carpeta o folder del expediente de la Sección I
y Turna
e-CEC
. Expedientes
clínicos
Expedientes clínicos
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
ñ
147 Anota fecha de alta o
defunción en el sistema y Turna
146
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
. Expedientes
clínicos
148
Recibe expedientes y formatos, Actualiza datos del paciente en el sistema
Ordena expedientes por NSS y Guarda Sección II
Pasivos o III Defunciones y Guarda permanente
O
48
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Clave: 2E10-003-003
. 2E10-009-018
Anexo 1 Expediente
clínico
. Memorándum
.
. Relación
Expedientes
. Expedientes
clínicos
. Relación
Expedientes
. Expedientes
clínicos
. Relación
Expedientes
e-CEC
Capítulo VI Depuración de Expedientes clínicos Sección II, Pasivos
149
150
151
152
Aplica sello Guarda permanente
153 Reintegra a Sección III Defunciones y Guarda permanente para su
conservación
SI
NO
O
Expedientes clínicos
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O
AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS
Imprime relación de expedientes que cumplieron
dos años en catálogo
Acude a la Sección II Pasivos y Retira
expedientes y Turna
Envía al director expedientes, para selección a archivo de
concentración o guarda permanente
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO
¿Se clasificó guarda
permanente?
o
.
. Relación de expedientes
. Expedientes
clínicos
. Expedientes
clínicos
e-CEC
154
o
155
156
FIN
Relaciona los expedientes que se enviarán al archivo de concentración y Guarda
en caja
Entrega caja con expedientes para su guarda por tres años
a Servicios Generales
Marca en el sistema los expedientes Depurables y Guarda permanente
NOM- NOM-004-SSA3-2012
156
153
8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC), de las Unidades Médicas Hospitalarias.
Clave
Título del documento
Observaciones
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Clave: 2E10-003-003
4-30-8/98
Formato de Referencia-Contrarreferencia.
2E10-009-001
Control e Informe de Consulta Externa. 4-30-6/99.
Anexo 1 del Procedimientos para el registro estadístico de las actividades médicas en Unidades Hospitalarias (SIMO) 2E10-003-002
2E10-009-004 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90-E.
Anexo 4 del Procedimientos para el registro estadístico de las actividades médicas en Unidades Hospitalarias (SIMO) 2E10-003-002
2E10-009-013 Hoja de Alta Hospitalaria Alta 1/98. Anexo 13 del Procedimientos para el registro estadístico de las actividades médicas en Unidades Hospitalarias (SIMO) 2E10-003-002
2E10-009-018 Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta).
Anexo 1
2E10-009-019
Aviso a la unidad de adscripción de apertura de expediente clínico AC3/2013.
Anexo 2
2E10-009-020 Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9.
Anexo 3
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 1 “Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta)”
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MF1/2000 Carpeta de contención (cubierta)
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MF1/2000 Reverso hoja frontal-
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MF1/2000 Reverso de hoja frontal
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 1
“Carpeta de contención MF1/2000 ” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Número de seguridad social Número de seguridad social asignado al derechohabiente, conformado por diez dígitos.
2 C.U.R.P.
Clave Única de Registro Poblacional asiganda al dedrechohabiente, conformada por 18 dígitos.
3 Nombre Nombre(s) del paciente al que se le realiza apertura de expediente clínico.
4 Apellido paterno y materno Apellidos del derechohabiente.
5 Domicilio empresa Calle y número de la empresa donde trabaja, en caso de que el expediente corresponda a un asegurado.
6 Teléfono empresa Número telefónico de la empresa donde trabaja, en caso de que el expediente corresponda a un asegurado.
7 Domicilio particular Calle y número del domicilio de residencia del derechohabiente.
8 Teléfono particular Número telefónico de la residencia del derechohabiente.
9 Unidad médica Tipo y número de la unidad de adscripción del derechohabiente.
10 Consultorio Número de consultorio adscrito en el servicio de medicina familiar.
11 Turno
Anotar “M” para matutino o “V” para vespertino, para el turno correspondiente a su consultorio de adscripción.
12 Delegación Delegación a la que corresponde la unidad de adscripción del derechohabiente.
13
Día, mes, año De apertura de expediente clínico.
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 1
“Carpeta de contención MF1/2000” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR 14
No depurable
Registrar “X” y sello de “Guarda permanente” cuando al expediente clínico así sea clasificado.
15 Día, mes, año Cuando el expediente clínico se clasificó como “Guarda permanente”.
16 Autorización ARIMAC Registrar nombre y firma del Jefe del ARIMAC de la unidad de apertura del expediente.
17 Día, mes, año Correspondientes a la fecha de elaboración del expediente clínico.
18 Ocupación del derechohabiente Registrar la actividad que habitualmente desempeña el derechohabiente.
19 Alergia a medicamentos
Registrar el (los) medicamento (s) que el paciente presente reacción alérgica.
20 Grupo sanguíneo Registrar “X” de acuerdo al grupo sanguíneo del derechohabiente.
21 RH Registrar “X” de acuerdo al factor RH que corresponda el derechohabiente.
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 2 “Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico, AC3/2013”
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ANEXO 2
“Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico AC3/2013” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Folio
Número asignado al aviso.
2 C. Responsable del sector técnico de la unidad:
Tipo, número y delegación de la unidad de adscripción del derechohabiente.
3 Comunico a usted que el paciente:
Apellido paterno, materno y nombre(s) del paciente al que se le realiza apertura de expediente clínico.
4 Número de seguridad social Número de seguridad social asignado al derechohabiente, conformado por diez dígitos.
5 Agregado Agregado correspondiente al derechohabiente en el número de seguridad social, conformado por 8 caractéres de la siguiente manera: 1 dígito que representa la calidad de derechohabiencia, una letra que indica el sexo, cuatro dígitos correspondientes al año de nacimiento y 2 literales que indican el tipo de aseguramiento.
6 CURP
Clave Única de Registro Poblacional asiganda al dedrechohabiente, conformada por 18 dígitos.
7 Se le realizó apertura de expediente clínico en unidad concentración
Tipo, número y delegación de la unidad de concentración en donde se atiende al paciente.
8 Para su atención en el servicio de
Servicio o especialidad en que se atiende al paciente.
9 Lugar y fecha Lugar, día, mes y año en que se realiza apertura del expediente clínico.
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 2
“Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico AC3/2013” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
10 Nombre, firma, matrícula y categoría
Apellido paterno, materno, nombre (s), número de matrícula y firma de la persona responsable de la información que se reporta.
11 C. Responsable del área de información médica y archivo clínico de la Unidad
Tipo, número y delegación de la unidad de concentración a la que se envía respuesta de vigencia.
12 Comunico a usted que el derechohabiente
Apellido paterno, materno y nombre(s) del derechohabiente a quien se realiza certificación de vigencia de derechos.
13 Número de Seguridad Social Número de seguridad social asignado al derechohabiente, conformado por diez dígitos.
14 Agregado Agregado correspondiente al derechohabiente.
15 C.U.R.P. Clave Única de Registro Poblacional asignada al derechohabiente.
16 Vigente
Registrar “X” según corresponda el estatus afiliatorio del derechohabiente, los campos 16 y 17 son excluyentes uno del otro.
17 No vigente
18 Fecha y tipo de movimiento Día, mes, año y tipo del último movimiento afiliatorio del derechohabiente.
19 Unidad que certifica Tipo, número y delegación de la unidad de que certifica la vigencia del derechohabiente.
20 Nombre Apellido paterno, materno, nombre (s) de la persona responsable de la
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 2
“Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico AC3/2013” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
certificación de vigencia de derechos.
21 Categoría y matrícula Puesto y número de matrícula de la persona responsable de la certificación de vigencia de derechos.
22 Firma Firma de la persona responsable de la certificación de vigencia de derechos.
23 Lugar y fecha de certificación Lugar, día, mes y año en que se realiza la certificación de vigencia de derechos.
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 3 “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”
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Clave: 2E10-003-003
2E10-003-020
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Clave: 2E10-003-003
ANEXO 3 “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Fecha Fecha de solicitud del expediente clínico al ARIMAC.
2 Número de Afiliación Número de seguridad social y agregado médico correspondiente al expediente clínico solicitado.
3 Nombre Apellido paterno, materno y nombre(s) del paciente a quien corresponda el expediente clínico.
4 Para el médico Apellido paterno, materno y nombre(s) del del médico a quien se le entregará el expediente clínico.
5 Recepcionista de piso Apellido paterno, materno, nombre(s), matrícula y firma de la asistente médica en los servicios de la unidad, que recibe el expediente clínico (Control de Consulta Externa, Urgencias, Hospitalización, Piso).
6 Auxiliar
Apellido paterno, materno, nombre(s), matrícula y firma de la auxiliar universal de oficinas en los servicios de la unidad, que recibe el expediente clínico.
7 Enlace de archivo clínico Apellido paterno, materno, nombre(s), matrícula y firma del mensajero de ARIMAC que entrega el expediente clínico solicitado.