Percy Reategui Picon ( plan de trabajo abastecimiento)

• Propuesta - Junio de 2015

Unidad de Abastecimiento

Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. Ley de Presupuesto para cada Año Fiscal Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, y

modificatoria. Decreto Supremo N° 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de

Contrataciones del Estado, y modificatorias. Directivas del OSCE. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Código Civil Ley N° 27806, Ley de transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N° 007-208-TR, Texto Único ordenado de la Ley de

promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso al empleo decente, Ley MYPE.

Decreto Supremo N° 008-2008-TR, Reglamento de la Ley MYPE. Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus

normas Reglamentarias, modificatorias y complementarias. Ley N° 30220, Ley Universitaria. Resolución N° 039-987-SBN, Reglamento para el Inventario Nacional de

Bienes Muebles del Estado. Decreto Supremo N° 012-2014-MINEDU, Reglamento de Organización y

funciones de la Sunedu. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Norma de Control Interno

Base Legal

Misión :

Garantizar que la cadena de abastecimiento se cumpla teniendo en consideración la calidad, precio y atención oportuna a los usuarios así como la custodia de los bienes de la institución y prestación de servicios generales de forma adecuada.

Visión :

Convertirse en la Unidad de Abastecimiento líder en cumplimiento de plazos de atención al usuario interno y trámite de pago a proveedores.

Horizonte y visión de la Unidad de Abastecimiento

Objetivo

Aplicar dentro de la Unidad de Abastecimiento la Regla de la

Competitividad: Calidad + Servicios + Costos =

Competitividad

Función del colaborador de

la UABAS

Atender al cliente interno prestando asesoría técnica

oportuna en temas vinculados a la contratación estatal.

Premisa del colaborador de

la UABAS

Aplicar la filosofía de las 9 “S” que busca un ambiente de trabajo coherente con la

filosofía de la calidad total, destacando la participación del colaborador conjuntamente con

la Institución.

FILOSOFÍA DE LA CALIDAD TOTAL (9 “S”)

Seir (Ordenar)

Seiton (Organizar)

Seiso (Limpiar)

Seiketsu (Bienestar Personal

Shitsuke (Disciplina)

Shikari (Constancia)

Shitsukoku (Compromiso)

Seishoo (coordinación)

Seido (Estandarización)

Filosofía de la

Calidad Total

Objetivos :

Abastecer de bienes y proveer de servicios a todas las oficinas de la SUNEDU.

Custodiar los bienes de la institución. Garantizar la operatividad de los vehículos

y bienes muebles. Garantizar la seguridad y limpieza de la

institución.

ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

Unidad de Abastecimien

to

Programación

Especialista en

Programación

Asistente en Programació

n

Actos Preparatorios

Especialista en actos

preparatorios

Procesos de Selección

Especialista en

contrataciones

Contrataciones Directas

Analista en contratacione

s-convenio marco y bienes

Ejecución Contractual

Especialista en ejecución contractual

junior

Control Patrimonial

Especialista en control

patrimonial

Asistente en control

patrimonial

Almacén

Asistente en almacén

Apoyo en almacén

Servicios Generales

Especialista en servicios generales

Asistente en servicios generales

Apoyo en servicios generales

Asistente en instalaciones

eléctricas

Conductor 1

Conductor 2

Conductor 3

Conductor 4

Asistente administrativo-

Secretaria

Funciones de la Unidad de AbastecimientoProgramación

• Elaborar del PAC 2015 y sus modificatorias.

Actos Preparatorios

• Estudio de mercado de bienes y servicios, aprobación de expediente, conformación de comité y aprobación de base administrativo

•

Procesos de Selección

• Llegar a cabo los procesos de selección hasta la adjudicación Coordinar canales de acceso a los servicios de supervisión.

Contrataciones Directas

• Realizar adquisiciones de bienes y contratación de servicios menores a 3UIT.

Ejecución Contractual

Almacén

Patrimonio

Servicios Generales

• Efectuar el seguimiento y control de los documentos contractuales derivados de las contrataciones.

• Almacenar y distribuir los bienes adquiridos.

• Administrar y custodiar los activos fijos de la institución.

• Supervisar la prestación de los servicios de vigilancia, transporte, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles y otros servicios generales.

Burocrático – Documentos y procedimientos confusos, tediosos y extensos y carencia de documentos de gestión de la entidad.

Ineficiente - Largos tiempos de espera en la toma de decisiones, por falta de documentos de gestión de la Entidad.

Problemático – Obstáculos de acceso a canales y/o medios para resolver problemas, por falta de conocimiento de las normas propias del sistema de abastecimiento.

¿Qué piensa el cliente interno y externo sobre la Unidad de Abastecimiento?

Servicios de la Unidad de Abastecimiento al cliente interno y

externoAl cliente interno

(Personal de las Oficinas / Unidades de la Sunedu)

Al cliente externo (Proveedores, contratistas,

ciudadanos)

• Prestar apoyo técnico a las unidades orgánicas de la Sunedu en la elaboración de los términos de referencia o especificaciones técnicas.

• Atención oportuna a los requerimientos programados en el PAC de la Sunedu.

• Facilitar el flujo documentario hacia y desde las Oficinas/Unidades.

• Prestar apoyo técnico a los Comités Especiales.

• Brindar capacitación/orientación a los usuarios sobre el manejo de sistemas administrativos –SIGA,SIAF.

• Operativizar las actividades de atención de mantenimiento, reparación y transporte a nuestros clientes internos.

• Dotar de bienes y existencias, a las unidades orgánicas para su normal funcionamiento.

• Efectuar el trámite de pago de facturas de proveedores y/o contratistas, dentro de los plazos pactados.

• Ser orientado con información concreta.

• Brindar información a Proveedores, a solicitud y en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Ley de Contrataciones del Estado.

• Cumplir con los compromisos contractuales.

• Entrega de información oportuna a los entes rectores (MEF, SBN, OSCE, otros).

• Atender las quejas y/o sugerencias anotadas en el Libro de Reclamaciones en relación a lo concerniente a la Unidad de Abastecimiento.

¿Qué necesita y que espera el cliente interno y externo de la Unidad de

Abastecimiento? NECESIDAD EXPECTATIVA

• Contar oportunamente con los bienes, servicios y obras para el desarrollo eficiente de sus actividades.

• Para el cliente externo (Proveedores, Contratistas) Suscripción de contratos dentro del plazo de Ley, Acceso a información veraz, pagos oportunos.

• Atención dentro del plazo previsto.

• Ser orientado con información concreta.

• Ser confiables en los compromisos contractuales.

Ejes estratégicos para la mejora en la atención al cliente interno y externo

Eje de Información

•Estandarizar formatos y elaborar directivas relativas a la Unidad de Abastecimiento.

•Hacer de conocimiento de nuestros clientes internos el PAC de Sunedu.

•Fomentar y desarrollar charlas a nuestros clientes internos sobre la Ley de Contrataciones del Estado.

•Presentar el Manual de Procedimientos de la Unidad de abastecimiento.

Eje de Calidad

•Monitorear y evaluar la calidad de atención a clientes internos y externos

•Destacar la participación de nuestros colaboradores.

•Mantener y mejorar las condiciones de los servicio.

•Reforzar imagen institucional.

•Uniformizar criterios que deben seguir las unidades orgánicas para efectuar sus requerimientos.

•Exigir la certificación de los funcionarios y servidores que laboran en el OEC.

• Efectuar control posterior de los procesos de selección.

Eje de Innovación

• Facilitar atención a solicitud del ciudadano, dentro del plazo de ley, el acceso a la información (07 días hábiles).

•Facilitar atención a solicitud del (los) postor (es) , a más tardar al día siguiente, el acceso al expediente de contratación.

• Registrar en la web de Sunedu, los formatos aprobados relativos a la Unidad de Abastecimiento.

•Reducir el flujo de usuarios presenciales.

• Orientar a los comités Especiales de procesos de selección sobre el uso obligatorio de las bases estandarizadas.

Eje de Descentralización

•Ejercer una administración eficiente a los clientes internos y externos.

•Brindar servicios a nuestros clientes internos, a través de la web.

•Reducir tiempos y costos de traslado a los usuarios.

EJE ACCIONES PLAZO

Información

Estandarizar formatos y elaborar directivas relativas a la Unidad de Abastecimiento. CortoHacer de conocimiento de nuestros clientes internos el PAC de Sunedu. CortoFomentar y desarrollar charlas a nuestros clientes internos sobre la Ley de Contrataciones del Estado. Mediano

Presentar el Manual de Procedimientos de la Unidad de abastecimiento. Mediano

Calidad

Monitorear y evaluar la calidad de atención a clientes internos y externos. CortoDestacar la participación de nuestros colaboradores. CortoMantener y mejorar las condiciones de los servicio. MedianoReforzar imagen institucional. CortoUniformizar criterios que deben seguir las unidades orgánicas para efectuar sus requerimientos. CortoEfectuar control posterior de los procesos de selección. CortoExigir la certificación de los funcionarios y servidores que laboran en el OEC. Corto

Innovación

Facilitar atención a solicitud del ciudadano, dentro del plazo de ley, el acceso a la información (07 días hábiles). Corto Facilitar atención a solicitud del (los) postor (es) , a más tardar al día siguiente, el acceso al expediente de contratación. Corto Registrar en la webb de Sunedu, los formatos aprobados relativos a la Unidad de Abastecimiento. CortoReducir el flujo de usuarios presenciales. Mediano

Descentralización

Ejercer una administración eficiente a los clientes internos y externos. MedianoBrindar servicios a nuestros clientes internos, a través de la web. MedianoReducir tiempos y costos de traslado a los usuarios. Mediano

Corto: 1 - 3 meses / Mediano: 3 - 6 meses / Largo: 6 - 12 meses

Acciones claves para estandarizar los servicios de la Unidad de Abastecimiento

1. Presentar propuesta de modificación del artículo 31° -Funciones de la Unidad de Abastecimiento- del Reglamento de Organización y Funciones de la Sunedu.

2. Aprobación de propuestas de documentos de gestión de la Unidad de Abastecimiento.

3. Contar con documentos de gestión obligatorios para la Unidad de Abastecimiento (POI, PIA, PIM, PAC, ROF, Resoluciones u otro documento sobre delegación de funciones no previstas en el ROF).

4. Utilización obligatoria del SIGA.5. Programar charlas sobre las tres fases de la contratación estatal

(Actos Preparatorios, Proceso de Selección y Ejecución Contractual ).6. Elaboración de directiva para la verificación posterior aleatoria de los

procesos de selección, en cumplimiento de la Ley de Contrataciones y Ley del procedimiento Administrativo General.

7. Reunión de coordinación con responsables de Oficinas y Unidades.

Principios que rigen las contrataciones del estado

Promoción del Desarrollo Humano

Moralidad

Libre concurrencia y competencia

Publicidad

Eficiencia

Razonabilidad

ImparcialidadEquidad

Economía

Transparencia

Trato justo e igualitario

Vigencia tecnológica

Sostenibilidad ambiental

Unidad de Abastecimiento

Contratación eficiente

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

Actividades :


Actividades

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades

Recepción

Almacenamiento

Distribución

Almacén

ALMACEN


• Actividades

Actividades :

Hacer un cronograma de entregas de materiales a adquirir por razones de espacio.

Realizar solicitud de materiales de escritorio y suministros de oficina para su adquisición.

Instalación de ángulos ranurados. Compra e instalación de parihuelas de plástico o

madera. Implementar Buenas prácticas de almacenamiento.


LÍNEA DE TIEMPO PROCESOS DE SELECCIÓN

ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA

CONVOCATORIA

REGISTRO DE PARTICIPANTES

PRESENTACION DE

PROPUESTAS

Mín. 2 días hábiles

OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

CALIFICACION Y EVALUACION DE

PROPUESTAS

PLAZOS ESTABLECIDOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN

ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS

Entre la convocatoria y la presentación de propuestas, debe existir como mínimo 02 días hábiles.

Entre la convocatoria y la presentación de propuestas, debe existir como mínimo 6 días hábiles, cuando la AMC deviene de una LP, CP o AD declarado desierto.

LÍNEA DE TIEMPO PARA ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA -CONSULTORÍA Y EJECUCIÓN DE OBRAS

REGISTRO DE PARTICIPANTES

CONSULTAS Y OBSERVACIONES

ABSOLUCION DE CONSULTAS Y

OBSERVACIONES

CONVOCATORIA

Mín. 6 días hábiles

OTORGAMIENTO DE BUENA PRO


PROPUESTAS

PRESENTACION DE PROPUESTASINTEGRACION

PLAZOS PARA LA AMC EN CONSULTORÍA Y EJECUCIÓN DE OBRA

Entre la convocatoria y la presentación de propuestas mínimo 06 días hábiles.

Entre la convocatoria y la presentación de propuestas mínimo 08 días hábiles, cuando la AMC deviene de una LP, CP o AD declarado Desierto.

LÍNEA DE TIEMPO PARA ADJUDICACIONES DIRECTAS (ADS Y ADP)

CONVOCATORIA PRESENTACION DE PROPUESTAS


PROPUESTAS

REGISTRO DE PARTICIPANTES INTEGRACION OTORGAMIENTO DE LA

BUENA PRO

CONSULTAS Y OBSERVACIONES

ABSOLUCION DE CONSULTAS Y

OBSERVACIONES Consultas y observaciones: Mínimo 03 días

Absolución: Máximo 3 días.

PLAZOS PARA ADJUDICACIONES DIRECTAS

Entre la convocatoria y la presentación de propuestas mínimo 10 días hábiles.

Entre la Integración de Bases y la presentación de propuestas mínimo 03 días hábiles.

CONCLUSIONES

Cumplir adecuadamente con el Plan Anual de Contrataciones 2015.

Realizar la distribución de bienes de almacén de acuerdo a cronograma establecido.

Realizar el control de los activos fijos de la institución.

Garantizar la vigilancia, limpieza, provisión vehicular y mantenimiento de bienes de la institución.

Percy Reategui Picon ( plan de trabajo abastecimiento)

Business

Transcript of Percy Reategui Picon ( plan de trabajo abastecimiento)