PERFILES Y PERCEPCIONES FRENTE AL SISTEMA CONTABLE YFINANCIERO DE LOS EMPRESARIOS IBAGUEREÑOS

Angie Carolina Díaz Ramirez

Investigador Universidad de Ibagué

Claudia Magnolia Puello Osorio

Asistente de Investigación

Catalina Martinez Moreno

Asistente de Investigación

INTRODUCCIÓN

Ante los constantes cambios dados por la globalización y los negocios, las

organizaciones deben adaptarse, evolucionar y dar respuesta a las nuevas

necesidades y requerimientos del mercado. En materia de reporte contable y

financiero, los cambios en la actualidad en Colombia, son más exigentes dada

la coyuntura de la aplicación de las Normas Internacionales de Información

Financiera – NIIF.

Es por ello que es de vital importancia presentar un diagnóstico sobre el perfil,

necesidades y percepción de los posibles usuarios de los sistemas de gestión

contable y financiera utilizando la herramienta e-sigma, para realizar los ajustes

apropiados a este novedoso sistema de reporte en la nube.

El siguiente documento hace un recorrido sobre algunas investigaciones y sus

resultados frente a la caracterización empresarial y sus impactos en el sistema

de reporte contable y financiero, para finalmente mostrar los resultados y

recomendaciones dados de la aplicación de instrumentos en el ámbito regional.

ESTADO DEL ARTE

Los resultados del Global Entrepeneurship Monitor (GEM) puede vislumbrar

algunas conclusiones importantes sobre las características de las empresas en

el país, especialmente las micro, pequeñas y medianas empresas. En dicho

informe se determina la TEA o Tasa de Nueva Actividad Empresarial que está

definida por tres modalidades, directamente relacionadas con el empresario,

clasificándolo como un empresario naciente, nuevo o establecido.

Una primera conclusión según (Rodriguez Ramirez, 2008) es que en Colombia

existe un espíritu emprendedor no muy alto, pues solo 1 de cada 5 ciudadanos

está involucrado en el proceso de creación de empresa. Sin embargo,

comparado con otros países con ingresos similares, es un indicador alentador.

Esta característica de espíritu emprendedor puede tener relación con los

niveles de formalización y capacitación en temas contables y financieros, a

mayor espíritu emprendedor mayor será el grado de organización empresarial.

Respecto a la formalización, un estudio exploratorio en las 13 principales

ciudades colombianas, indicó que la informalidad creció 4.3% comparada con

un 3.2% del crecimiento de la formalización empresarial. Lo que re afirma la

idea de que el micro empresario y la pequeña y mediana empresa solo realiza

el proceso de formalización cuando le es necesario para el desarrollo de la

actividad o se le exige de forma legal. En principio, las empresas se crean de

manera informal.

De igual forma, las motivaciones subyacentes a la creación de la empresa son

más la subsistencia que la oportunidad, lo cual es coherente con sistemas

financieros y contables en donde se rinde cuentas de lo que se tiene y se debe,

más no se usa la información de manera prospectiva y para toma de

decisiones.

Una característica empresarial que se resalta en la cotidianidad y en especial

en algunas regiones en Colombia, es la creatividad. Sin embargo el estudio

GEM muestra que dichos empresarios no pueden dar el paso hacia la

innovación en donde se pone en contexto la habilidad creativa. De tal forma,

los procesos contables y financieros en las mi Pymes se quedan rezagados a

actividades costumbristas, en ocasiones descontextualizados de las

necesidades de la empresa, pues el empresario y las soluciones contables

(normalmente políticas contables y software) existentes no responden

efectivamente y de manera sencilla a las características propias de la

organización.

Respecto a la vocación exportadora, (Rodriguez Ramirez, 2008) resalta del

informe GEM que aunque existe una alta percepción esta va disminuyendo a

medida que pasa el tiempo entre los empresarios. Es entendible que en

principio un empresario desee exportar, pues ve en el exterior un mercado

potencial nuevo. No obstante, al reconocer los requisitos para entrar y

mantenerse en dicho mercado su intención disminuye pues necesita no solo

cumplir de manera legal, sino tener un sentido de innovación y permanencia.

Un sistema contable y financiero que fuera ajustable a sus necesidades le

permitiría afrontar cualquier requerimiento y diseñar los reportes o procesos.

Algunas conclusiones respecto al perfil del empresario Colombiano muestran

que 2 hombres por cada mujer son empresarios o han estado involucrados en

la creación de empresa y en general, la motivación de las mujeres es la

supervivencia. Respecto a la edad, la creación de nuevas empresas está en el

rango de 25 a 34 años, lo cual puede ser un punto de ventaja para el

ofrecimiento de nuevas tecnologías para el desarrollo de su actividad

empresarial, dado que pertenecen a una generación más multimedia y que no

sólo comprenden sino que aplican y son usuarios de ella.

La edad incrementa junto con la madurez de la empresa, siendo consistente

con el desarrollo de habilidades y conocimientos que le permite mantener la

actividad empresarial. Un elemento potenciador en el sostenimiento

empresarial es un sistema de información financiera claro y en funcionamiento.

Reconociendo que el mantenimiento y dirección de la empresa está

directamente ligado a las decisiones del empresario, es necesario identificar y

analizar sus características personales, como un factor a tener en cuenta en el

proceso de ofrecimiento, adquisición y capacitación de una herramienta de

gestión financiera y contable. Algunas conclusiones (Surdez Pérez, Aguilar

Morales, & Rodríguez Moguel) generales señalan, que el empresario de la mi

Pyme tiene una visión empresarial de corto plazo (verificable con su vocación

exportadora), poco amigo del cambio, más intuitivo que analítico, recio al

asesoramiento y más inconsciente que consciente. De igual forma se resalta

pasión por su trabajo, tenacidad ante la adversidad, manejo del riesgo,

habilidad para reconocer oportunidades.

La escogencia, implementación y mantenimiento de un sistema contable y

financiero en las mi Pymes en Colombia pueden ser explicados por las

aproximaciones estructuralistas y Keynesianas del desarrollo, tal como lo

muestra (Viego, 2004). En el enfoque estructuralista, la relación “estructura –

conducta – desempeño” demuestra que las organizaciones se comportan tal

como lo hace su entorno o el mercado. Siguiendo este concepto, en el caso

Colombiano la informalidad es el primer paso en la creación de la empresa y su

evolución se da sólo por necesidad o exigencia legal. Para este caso, los

sistemas contables y financieros son implementados por legalidad y por ello

sus requerimientos y procesos son llevados conforme a la general aceptación o

como se desarrolle en el mercado, sin que sea coherente, en ocasiones, con

las necesidades de la empresa.

Contrastando con resultados de otras investigaciones, se puede establecer

respecto a la gestión del conocimiento y gestión del cambio, que el empresario

no es consciente de la importancia de la planeación estratégica, es decir sus

operaciones se concentran en la actividad diaria y su principal reporte

financiero contable está condicionado al efectivo o la disponibilidad del mismo

para el desarrollo de sus funciones. La formalización y la resistencia al cambio

está directamente relacionada con la falta de visión de mediano y largo plazo y

la formulación de estrategias, planes y programas.

La mi Pyme no analiza su entorno con regularidad, por lo tanto, cambios en las

condiciones de clientes y proveedores le impactan fuertemente y su

dependencia a ellos generan graves problemas financieros. De igual forma,

algún cambio en la regulación le afectará al momento de entrar en

funcionamiento dicha ley o ser efectivamente sancionado o multado.

No es clara la separación, en muchos casos, del empresario y la empresa

respecto a la dependencia financiera, siendo esta una causa de la

informalización y el inadecuado mantenimiento de un sistema de información

financiero y contable.

Los indicadores de éxito empresarial están medidos de manera intuitiva, por

ejemplo con un seguimiento en el incremento de ventas comparativo, para el

empresario de la mi Pyme, mayores ventas son un indicador de progreso, aún

cuando en muchas ocasiones dichas ventas no sean acordes a la rentabilidad

necesaria del negocio o su liquidez.

Las decisiones de inversión o crédito no son planificadas sino dadas por las

necesidades o urgencias del negocio. Las cuentas por cobrar pueden ser en

ocasiones difícilmente controladas y recaudadas, pues no existe una política de

crédito clara o si existe la información de los deudores no es confiable.

Finalmente, la presentación de informes se condiciona a un requerimiento de

terceros externos como el Estado a través del agente tributario (Dian) u

organismos de supervisión (Superintendencias) o proveedores y acreedores

como instituciones financieras.

METOLOGIA Y RESULTADOS

Teniendo en cuenta las definiciones y conceptos estudiados se plantea el

desarrollo de un instrumento que permita caracterizar a los empresarios mi

Pymes en Ibagué de los sectores industrial (fábricas de zapatos), servicios

(restaurantes) y comercial (ferreterías) respecto a sus percepciones y

necesidades frente la gestión financiera y contable. Con el fin de identificar

espectros de solución y acercamiento, mediante el software en la nube e-

sigma.

Información General: Algunas características sobre la empresa nos pueden

dar evidencias de su desarrollo y organización, por ejemplo los años de

existencia y el número de empleados. La información de contacto puede ser útil

al momento de validar el software. El conocimiento del uso de un software

contable sirve para determinar su perfil de gestión al cambio y certificar el

grado de innovación presentado en e-sigma. La convicción exportadora es

identificada al definir si se han o no desarrollado actividades de exportación.

Presentación de la Información: Se pretende analizar si los estados

financieros que emite la empresa cumplen con la totalidad de requerimientos

legales respecto a completitud (cinco estados financieros junto con sus notas) y

oportunidad, así como el nivel de uso de dicha información (histórica,

prospectiva, estratégica).

Perfil del Empresario: Su objetivo es identificar la percepción respecto a la

importancia y uso de los estados financieros, así como su resistencia al cambio

y gestión administrativa y estratégica.

Gestión Operativa: Se identifica la calidad de los procesos respecto al

mantenimiento de la información financiera.

La encuesta se sistematizó dentro de la página web de la empresa

desarrolladora del software e-sigma, en el link: http://redcampo.net/encuesta/.

Al momento de la aplicación, se utilizó una base de datos proporcionada y

filtrada por el profesor Cesar Díaz del programa de Administración Financiera

de la Universidad de Ibagué, clasificada por sectores empresariales. Esta base

de datos no incluía el tamaño empresarial y al momento de dar aplicación de

las encuestas ninguno cumplía con el perfil mínimo: persona jurídica obligada a

llevar contabilidad.

Paso siguiente se realizó la encuesta vía telefónica y con visita presenciales a

18 empresas, correspondientes a los sectores empresariales definidos. Con los

siguiente resultados:

Tabla 1. Indicadores Categoría Presentación de la Información Financiera

Sie

mpr

e

Cas

i Sie

mpr

e

Inde

ciso

Cas

i Nun

ca

Nun

ca

Categoría Pregunta

Presentación de laInformación Financiera

Presenta la empresa EstadosFinancieros completos: Balancegeneral, Estado de resultados, Estadode flujo de efectivo, Estado deCambios en la situación financiera yEstado de Cambios en el patrimonioCambios en el patrimonio?

20% 0% 13% 13% 53%

Junto con los Estados Financieros sepresentan las notas explicativas?

0% 27% 13% 7% 53%

Los Estados Financieros sonpreparados según su liquidez,naturaleza o función?

13% 20% 13% 7% 47%

Los Estados Financieros y otrosreportes contables son utilizados enla toma de decisiones?

20% 13% 0% 7% 60%

Se elaboran indicadores y ratiosfinancieros sobre la informaciónreportada en los Estados Financierosy la Contabilidad?

20% 13% 7% 7% 53%

Son utilizados los indicadores y ratiosfinancieros en la toma dedecisiones?

17% 8% 8% 8% 58%

Son presentados de manera oportunalos Estados Financieros y demásreportes contables?

8% 25% 0% 17% 50%

Es utilizada la Contabilidad y demásreportes financieros para elaborarpresupuestos y proyecciones?

23% 8% 15% 0% 54%

Son utilizados los EstadosFinancieros para evaluar eldesempeño sus empleados y laadministración?

21% 7% 7% 14% 50%

Son utilizados los EstadosFinancieros para realizarcomparaciones con empresas delmismo o de otro sector?

14% 7% 14% 0% 64%

Considera que los EstadosFinancieros y demás reportescontables son cumplen losrequerimientos legales establecidos?

14% 0% 21% 7% 57%

Fuente: Propia

De manera general se puede concluir que casi el 50% de los empresarios

encuestados no reportan sus estados financieros siguiendo los requerimientos

legales, esta aplicación solo la cumple un 30% aproximadamente. Los

porcentajes incrementan negativamente para el uso comparativo de

información financiera hasta un 64%.

Tabla 2. Indicadores Categoría Perfil del Empresario

Sie

mpr

e

Cas

i Sie

mpr

e

Inde

ciso

Cas

i Nun

ca

Nun

ca

Categoría Pregunta

Perfil del Empresario Solicita frecuentemente la Gerencia ola Administración de la empresareportes financieros y contables?

7% 0% 27% 0% 67%

Se realizan sesiones de capacitaciónpara las personas encargadas depreparar, reportar y analizar lainformación financiera de la empresa?

13% 20% 7% 7% 53%

Cuando un nuevo proceso,metodología o actividad esintroducida en la empresa, se notaresistencia al cambio?

17% 33% 8% 17% 25%

Considera que los EstadosFinancieros y demás reportescontables satisfacen las necesidadesde los diferentes usuarios?

8% 42% 0% 8% 42%

Son evaluados en la empresa loscostos vs beneficios de la preparacióny reporte de la información financieray contable?

17% 17% 25% 0% 42%

Fuente: Propia

En el perfil empresarial, se comprueban los conceptos teóricos descritos

anteriormente: a la administración no le interesan los reportes financieros en

general porque consideran que no aportan al conocimiento del negocio. Ante

nuevas metodologías hay resistencia al cambio. No es clara la satisfacción de

las necesidades de los usuarios con los reportes financieros, ni los costos

relacionados a su preparación.

Tabla 2. Indicadores Categoría Gestión Operativa

Sie

mpr

e

Cas

i Sie

mpr

e

Inde

ciso

Cas

i Nun

ca

Nun

ca

Categoría Pregunta

Gestión Operativa Son realizadas con frecuencia copiasde seguridad de la informaciónfinanciera y contable?

8% 17% 33% 0% 42%

La información contable y financierade su empresa se mantieneactualizada?

25% 8% 8% 8% 50%

Fuente: Propia

Para terminar el proceso de validación se realizó un foro con empresarios,

organizado por la empresa RedCampo en convenio con la Cámara de

Comercio de Ibagué, el martes 05 de Junio de 2012 a las 4:00 p.m en el piso 6

de la Caja Agraria. Algunas de las apreciaciones extractadas de los audios de

dicho foro se muestran a continuación:

- Valoración de Negocio: Los empresarios son conscientes que las

empresas crean valor, teniendo en cuenta algunas características como

el buen nombre, reconocimiento y posicionamiento. Dentro del valor de

la empresa incluyen un mayor valor de los activos o del inventario que

ellos denominan “prima”. Sin embargo, no tienen metodologías ni un

conocimiento exacto del valor de la empresa en un momento

determinado. En ningún momento se refieren a los estados financieros

como una fuente de información, sino a partidas específicas, de las

cuales no es clara la base de valoración.

- Factores de Éxito: Los administradores destacan como factores de

éxito empresarial el servicio al cliente, un equipo de trabajo consolidado,

ampliación de cobertura e infraestructura. Estos factores de éxito

cuantificados los administradores lo relacionan con las ventas en

unidades y valores, nuevamente se refieren a partes de los reportes

financieros pero no al estado financiero completo. Algunos hablan de

intuición y un manejo no formalizado de la información.

- Planeación Estratégica: Los empresarios han definido objetivos o

planes para sus negocios, sin embargo no lo formalizan, ni documentan

como una actividad de planeación estratégica. No hablan de

proyecciones con base en estados financieros. Las metas se definen a

corto plazo, no hay estrategias claras para alcanzar estas metas.

-

CONCLUSIONES

Los empresarios mi Pyme de la ciudad de Ibagué demuestran las

características personales de las investigaciones teóricas y empíricas sobre el

tema. Respecto a la gestión empresarial, los reportes contables y financieros

son vistos como una legalidad, por lo tanto no le dan el valor suficiente ni para

evaluar la gestión ni para tomar decisiones presentes y futuras del negocio.

Para quienes no hay obligación de llevar contabilidad, no hay motivaciones

empresariales para hacerlo, simplemente llevan un sencillo control de ventas y

deudas.

En general, las decisiones se toman en el corto plazo, por lo tanto no hay

planeación estratégica, no se definen objetivos, planes, programas y

estrategias.

No hay grandes diferencias entre los sectores empresariales definidos:

manufactura (fábricas de zapatos), servicios (restaurantes), comercializadoras

(ferreterías). Aún cuando es clara una diferenciación entre ellos en temas de

gestión y específicamente en temas contables, en elementos como el

inventario, la propiedad planta y equipo, las políticas de crédito, el tratamiento

de los ingresos y gastos, el principal indicador de crecimiento y desarrollo es

las ventas.

La incorporación de un sistema de gestión contable y financiera debe estar

acompañada de una capacitación en donde se resalte la importancia y posibles

usos de la información financiera y contable, así como actividades de gestión

de cambio.

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