Gestión Empresarial de sistemas -...
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EAP. DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA Gestión Empresarial de sistemas Lic. Luis Ramirez Milla Junio - 2011 Chimbote – Perú Módulo – Unidad I
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EAP. DE INGENIERIA DE SISTEMAS E
INFORMATICA
Gestión Empresarial
de sistemas
Lic. Luis Ramirez Milla
Junio - 2011
Chimbote – Perú
Módulo – Unidad I
I N D I C E
Página
Presentación 1
UNIDAD I: LA ADMINISTRACIÓN Y LOS NUEVOS RETOS EMPRESARIALES
Capítulo I: Introducción a la Administración
1.1 Introducción, recursos y funciones 4
1.2 El proceso administrativo 5
1.3 La planificación 7
1.4 El proceso administrativo en el contexto de ingeniería de
Sistemas 10
Capítulo II: Las organizaciones y la necesidad de administrarlas.
2.1 La administración en las organizaciones 17
2.2 Importancia del estudio de la administración 22
2.3 Importancia del estudio de la organización 27
2.4 La ética en las organizaciones 29
Capítulo III: Administración y el entorno de las empresas.
3.1 Modelo de sistemas abiertos 33
3.2 Medio externo de las empresas 34
3.3 Medio interno de las empresas 37
3.4 Responsabilidad social corporativa 40Capítulo IV: El entorno de la organización
4.1 Influencia de la tecnología 43
4.2 El ambiente social 43
4.3 El ambiente político, legal y económico 44
4.4 Cultura corporativa 46
4.5 La globalización y la administración 47
4.6 Paradigmas 52
Capítulo V: La Gerencia
5.1 La función gerencial 54
5.2 Los niveles gerenciales 55
5.3 Papel del gerente 57
5.4 Habilidades de un gerente 59
5.5 La cultura gerencial 59
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. 60
PRESENTACION
El propósito del presente modulo es servir como apoyo a la enseñanza del curso
gestión empresarial de sistemas. El curso permite conocer y aplicar los fundamentos
conceptuales, técnicos y metodológicos de que se sirve la ciencia administrativa
para llevar a la práctica las estrategias de las organizaciones; así mismo permite la
interpretación y el uso de las herramientas correspondientes para optimizar los
procesos en las empresas o instituciones.
¿Por qué es importante aprender a administrar?
Esta pregunta es de gran debate, por cuanto el uso racional de los recursos es una
actividad que de alguna u otra forma la realizamos, sobre todo cuando estas son
escazas. ¿Pero esta se realiza de la forma más apropiada?; es decir en forma
eficiente.
Por ello es importante tener presente los fundamentos en que se sustenta la
administración eficiente.
El presente modulo está estructurado en cinco partes, cada uno de los cuales se
detallan a continuación:
CAPITULO I, describe el marco introductorio de la administración describiendo en
que se basa el proceso administrativo.
CAPITULO II, describe el contexto en el cual se establecen las organizaciones y los
elementos que hacen necesaria su administración.
CAPITULO III, describe los modelos que influyen en las organizaciones de las
empresas y su responsabilidad para con la sociedad.
CAPITULO IV, describe la influencia de la tecnología, el ambiente social, económico,
político en las organizaciones. Analiza la cultura corporativa y la globalización en la
administración.
CAPITULO V, describe el rol que tiene el gerente en el contexto de la administración,
analizando las funciones y habilidades que este debe poseer.
Finalmente se incluyen las referencias bibliografías.
UNIDAD I
La administración y los nuevos retos
empresariales
CAPITULO I
Introducción a la administración, recursos y funciones. El proceso
administrativo.
1.1 Introducción, recursos y funciones
Definición de la Administración:
“Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de
los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la
organización para alcanzar las metas establecidas”
Conceptos Involucrados:
• Organización.
Dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, para
alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
• Meta.
Fin que pretende alcanzar la organización.
• Gerente.
Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las
organizaciones a alcanzar sus metas
• Gestión.
Acción y efecto de administrar.
• Gestionar.
Hacer diligencias para el logro de algo.
El papel del Administrador
• Guía a las organizaciones hacia el alcance de metas con el mínimo uso
de los recursos, esfuerzo humano y tiempo.
• No hay idea más importante para la administración que las metas.
• La administración no tiene sentido sin metas.
• Todas las organizaciones existen para ciertos propósitos o metas y los
gerentes tienen la responsabilidad de combinar y usar los recursos de la
organización para asegurarse de que sus organizaciones alcancen sus
propósitos.
• Los Gerentes, por lo tanto, tienen que tener presente todo el tiempo las
metas de la organización.
La eficacia Administrativa
Se refiere al uso de los recursos que hace la administración para cumplir las
metas de la organización. Hacer lo que se debe hacer.
La eficiencia Administrativa
Se refiere al grado en que los recursos organizacionales contribuyen a la
productividad. Se mide por la proporción del total de recursos organizacionales
usados durante el proceso de producción. Hacer las cosas bien
1.2 El proceso administrativo
Se denomina así a la secuencia de actividades que involucra la administración:
Planeación, Organización, Dirección y Control. Estas se pueden realizar en
forma reiterativa, y están relacionadas a las veces en que los resultados del
control conllevan a hacer nuevos planteamientos.
Planeación.
Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas.
Organización.
Proceso para comprometer a dos o más personas para que trabajen juntas de
manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o metas específicas.
Dirección.
Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o
una organización entera, con respecto a una tarea.
Control.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades
planificadas.
Funciones según niveles de la organización
FUNCIONES
NIVEL
PLANIFICACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL
ALTA
DIRECCION
ESTRATEGICA DISEÑO
ORGANIZACIONAL
ESTRATEGICA ESTRATEGICA
INTERMEDIO TACTICA DISEÑO DE
DEPARTAMENTOS
TACTICA TACTICA
OPERATIVO OPERATIVA DISEÑO DE
CARGOS
OPERATIVA OPERATIVA
1.3 La planificación
Algunas definiciones:
Plan.
Es el medio para alcanzar los objetivos. Es un esquema que indica como
alcanzaremos los objetivos.
Planificación.
Es una forma concreta de la toma de decisiones que aborda el futuro
específico que los gerentes quieren para sus organizaciones.
Ventajas de la planificación.
Base para determinar qué tipo de estructura adoptar
Define la base para evaluar a la organización
Establece el esfuerzo coordinado, al señalar una dirección
Base para establecer que tipos de personas contratar
Tipos de planes.
Estratégicos.
Planes diseñados para alcanzar las metas generales de la organización.
Planes que conectan a la organización con su entorno y que le permiten
tener una proyección de largo plazo en base a tendencias.
Tácticos.
Planes que se formulan a nivel intermedio (Nivel especializado).
Operativos.
Planes que contienen detalles a poner en práctica o aplicar los planes
estratégicos en las actividades diarias.
Planes operativos de un solo uso.
Programas.
Son los planes relacionados con el tiempo, se basan en la
correlación entre dos variables: Tiempo y actividades que
deben ejecutarse.
Presupuesto.
Son los planes relacionados con el dinero, que expresan
ingresos y/o egresos en determinado periodo. Se refiere al
uso de los recursos.
Proyectos.
Son planes que tienen como objetivo demostrar la
factibilidad de un negocio o de un conjunto de actividades.
Planes operativos de uso permanente.
Políticas.
Enunciado genérico que guía la toma de decisiones.
Limita el área en la que se puede adoptar una
decisión, por lo que define una zona de actuación.
Permite grado de discrecionalidad.
Ejemplo: Solo podemos endeudarnos cuando sea
imprescindible, o cuando se nos ofrezca condiciones
muy ventajosas.
Procedimientos.
Son planes relacionados a métodos.
Es un conjunto de pasos sucesivos a seguir para
realizar una actividad concreta.
Deja escaso margen de discrecionalidad
Reglas.
Son planes relacionados al comportamiento de las
personas.
Es un enunciado específico sobre algo que se debe
hacer o no hacer en una situación dada.
Una regla no permite interpretarla, señala de forma
imperativa la manera de actuar frente a una
circunstancia.
Ejemplo: No fumar en esta zona. No se permite el
paso al personal ajeno a esta área.
Niveles de la Planeación
BASADA EN...
PLANEACIONCONTENIDO EXTENSION DE
TIEMPO
AMPLITUD
ESTRATEGICA Genérico
Sintético y
Abarcador
Largo
Plazo
Abarca la
empresa como
totalidad
TACTICA Menos Genérico
y más
detallado
Mediano
Plazo
Abarca cada
unidad de
la empresa por
separado
OPERACIONAL Detallado
especifico y
analítico
Corto
Plazo
Abarca solo
cada tarea u
operación
1.4 El proceso administrativo en el contexto de ingeniería de sistemas
A. Planeación
La planeación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.
Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,
métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,
incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos
cursos de acción futuros.
Los propósitos de la planeación son:
Disminuir el riesgo del fracaso
Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
Asegurar el éxito en el futuro
Niveles de planeación
Hay 5 niveles de planeación que se presentan a continuación:
1. Planeación estratégica
2. Planeación de recursos
3. Planeación operativa
4. Planeación de personal
5. Planeación de instalación física
Planeación estratégica.
En todo centro de administración de recursos informáticos (CARI)
existen variables para su planeación estratégica y es que en todo
CARI debe haber áreas de trabajo para cada una de las funciones
que se realizan de entre las cuales podemos mencionar:
Supervisor de red: Puesto más nuevo dentro del área que se
trata de administrar, ejecutar y desarrollar las funciones que
tiene que ver con las instalaciones de la red.
Área de análisis: Aquí se analizan los problemas de la
empresa para darle una solución sistematizada.
Área de programación: Recibe información del área de
análisis para codificar los programas que se van a suministrar
al sistema de cómputo.
Área de captura: Lugar en el cual se almacena la información
en la computadora para su procesamiento.
Operadores de cómputo: es donde se encuentra el
responsable de administrar la consola de sistemas.
Planeación de recursos.
En esta etapa de la planeación el jefe, encargado o administrador del
CARI, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir,
destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de
cada departamento
Planeación operativa.
Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades
y funciones que se le asignan dentro de su departamento, como se
muestra a continuación:
Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los
conocimientos más profundos en el campo de la informática,
por lo general es el encargado de administrar los CARI.
Lic. en sistemas de cómputo: Persona con los
conocimientos más profundos en el campo de la computación.
Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar
y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red.
Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y
solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la
empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos,
diagramas de flujo) y otros recursos del analista.
Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos
en programación, con los cuales desarrolla y programa las
computadoras del CARI.
Capturador de datos: responsable de alimentar la
información al sistema de cómputo, sus capacidades deben
ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de
texto, hojas de cálculo, bases de datos y paquetería en
general.
Operador de computadora: Persona con amplios criterios
que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas.
Planeación de personal.
En esta etapa de la planeación, el administrador debe seleccionar al
personal que se requiere para la operación del CARI de acuerdo con
su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito
laboral.
Planeación de instalaciones físicas.
Esta etapa de la planeación se refiere a todo lo que tiene que ver con
el equipo que se debe de utilizar y debe de estar contenido en el
centro de cómputo.
Los principales requisitos de un centro de sistemas son:
Conexión a tierra física
No break (baterías o pilas)
Reguladores
Aire acondicionado
Extinguidores (por lo menos 1 por cada 6 computadoras)
Y otros
B. Organización
Después de determinar que recurso y que actividades se requieren para
alcanzar los objetivos de la organización, se debe de diseñar la forma de
combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de
la empresa. De la estructura establecida, es necesaria la asignación de
responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos
decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento
de una estructura organizativa.
Actividades importantes de organización:
Subdividir el trabajo en unidades operativas (Departamentos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos (Puestos regionales
y por departamento)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y
relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la
administración.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control
C. Dirección
Una vez trazados los planes, decidida la estructura de la organización, el
reclutamiento y adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que
se avance en la obtención de las metas definidas.
A esta función se le conoce con varios nombres: dirección, motivación,
estimulación y otros. Pero cualquiera que sea el nombre con que se le
designe a esta función consiste en hacer que los miembros de la
organización actúan de modo que contribuyan al logro de los objetivos.
La dirección es una actividad muy concreta: requiere trabajar directamente
con la gente y es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan
en la consecución de las metas de la organización. Implica mandar, influir y
motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales (ejecución).
D. Control
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los
planes y objetivos de las empresas.
El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder
del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los
gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas,
después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los
planes.
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que
los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una
base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales
o potenciales.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles
aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas
mensuales de ventas para los vendedores.
Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día,
semana, mes, año.)
Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción,
tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no
existe ninguna variación, continuar con la actividad.
CAPITULO II
Las organizaciones y la necesidad de administrarlas. La administración en las
organizaciones. Importancia del estudio de la administración y las
organizaciones. La ética en las organizaciones.
2.1 La administración en las organizaciones
Dentro de las organizaciones existen diversos conceptos que interactúan de
manera directa con conceptos propios de la administración y que se relacionan
entre ellos y forman parte de la esencia de la administración a continuación
mencionaremos algunos.
Las Organizaciones
Dentro de las organizaciones existen diversos conceptos que interactúan de
manera directa con conceptos propios de la administración y que se relacionan
entre ellos y forman parte de la esencia de la administración.
Funciones del Administrador
Representación.
Esta función tiene que ver con la definición pura de la autoridad formal.
Una organización está constituida por un grupo de hombres y como
consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero,
de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad.
El “administrador” en todo momento está representando a la
organización.
Liderazgo.
El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos
que la organización se ha planteado. Para ello se le brinda de los
recursos necesarios, entre los cuales (constituyéndose en el más
importante) se lo responsabiliza por la conducción de un grupo de
hombres.
El deberá conducir la labor de la organización en pos de la
consecución de los objetivos propuestos, por tal, él debe liderar la
operatoria.
El ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero “líder”; es decir,
disponer de la autoridad que otorga la organización informal.
Planificador.
Este es un rol fundamental dentro de la organización, por
consiguiente, se requiere de una visión integradora y del más alto
nivel para llevarla a cabo.
Se refiere a la capacidad de coordinación en el tiempo de los recursos
disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en
función de las necesidades operativas en directa relación a de los
objetivos deseados.
De no cumplimentar dicha gestión, la organización, se encontraría
actuando en forma reactiva (reacciona en función del estímulo directo)
y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y
vulnerabilidad dado la dependencia al estímulo exterior.
La planificación requiere la interpretación de las necesidades
operativas y estratégicas y la disposición de los medios para
satisfacer a las mismas.
Enlace.
Muchas veces en diversas películas de guerra se ve a un Oficial que
cumple la función de “Oficial de Enlace” operando en otra fuerza a los
efectos de ser un elemento de comunicación y coordinación.
El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de “hombre
de enlace” con el contexto.
La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran
mayoría de ellas tiene su epicentro de acción dentro de la
organización; su cabeza está en su escritorio, con sus papeles y
obligaciones funcionales.
El ejecutivo, además de sus tareas operativas, tiene la
responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el
contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa
cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea.
Base de Datos y Centro de Información
El administrador es un cazador de datos e información. Su figura se
asemeja a un pulpo donde cada información; al margen si es formal o
informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e
incluso una simple especulación; se convierte en una presa codiciada
para su apetito voraz.
Su puesto es un importante centro neurálgico de donde emanarán las
decisiones que le permitirán a la organización competir e intentar
cumplir con sus objetivos; pero, la información es el combustible
indispensable de tal gestión. De la cantidad, oportunidad y calidad de
ella dependerá en gran parte el éxito.
Distribuidor.
La información que dispone un “administrador” no es para su
exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando
es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para
tal tarea.
Por ende, el administrador debe saber distribuir la información que
recolectó a la organización en su todo considerando para ello las
particularidades de cada sector e individuo y la función que los
mismos deben cumplir dentro del plan maestro.
El administrador debe compartir y brindar la información a sus
colaboradores directos e indirectos sabiendo que de no ser así le
estaría quitando capacidad de respuesta a su empresa.
Nadie mejor que él tiene la capacidad para capturar los datos del
entorno, los miembros de la organización, en mayor o menor medida,
les resulta dificultoso o poco transparente la visualización de la
problemática exterior y cómo se interpreta ésta a la luz del “plan
estratégico”.
Vocero.
Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el
“administrador”, se constituye en el vocero oficial de la compañía.
La voz de le organización, el hombre con quien hay que hablar,
negociar y acordar.
Su voz es escuchada por la comunidad, más allá de su componente
personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la
voz del administrador una de las formas de comunicación de la
organización.
El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se
debe a esto y no tanto a sus intrínsecas características de
personalidad.
Intrapreneur.
El intrapreneur es aquel ejecutivo que no desea salir de la empresa
en que se encuentra para montar un nuevo negocio. Orientado a la
acción, transforma, a través de su visión global y de su espíritu
emprendedor, un producto y/o servicio en una nueva área de
negocios dentro de su actual organización.
En otras palabras, el intrapreneur es el gerente de un nuevo negocio,
que administra todas las áreas y actividades necesarias para realizar
ese emprendimiento internamente
Administrador de conflictos.
La organización; al igual que los seres humanos; se encuentra en un
proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante.
Esto origina un constante flujo y reflujo de estímulos (positivos y
negativos); es decir, vemos que la organización vive una continua
crisis dado que la modificación del status quo es lo único que se
mantiene fijo. Estas crisis dan fundamento a los conflictos, que no son
otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de
poder de distinta especie.
No existe organización en el mundo, que pueda prever todas las
variables y contingencias posibles (Teoría de la Racionalidad
Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su
tiempo en dar solución a los conflictos. De no cumplirse con tal misión,
la organización caería en un profundo caos que la paralizaría y
desintegraría por completo, impidiendo así el logro de los objetivos
propuestos
Facilitador de recursos.
Esta función tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y
asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar
atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recursos que los
distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misión.
La errónea asignación de recursos o el escatimar los mismos solo
permiten asegurar el fracaso de la organización.
Negociador.
Una gran parte del tiempo disponible del “administrador” estará
comprometido con la “negociación”. Dado que es él la persona que
puede disponer de los recursos de la organización el peso de la
negociación siempre pasará por sus hombros.
Por tanto, dicha gestión pasa a ser una rutina de la función.
La negociación podrá ser con factores externos o internos, por
problemas estratégicos o aparentemente menores, no obstante, todo
aquello que comprometa en todo o en parte a la organización es
responsabilidad del “administrador”, por ende, él estará comprometido
en la resolución del conflicto.
2.2 Importancia del estudio de la administración
La importancia radica en que:
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio, la
redundancia y fija los estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los
administradores como a lo que no lo son.
La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una
organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre.
La planeación también reduce la superposición y desperdicios de
actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra
desperdicios y redundancia.
Propósitos de la planificación
Disminuir el riesgo del fracaso
Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
Es decir:
« Asegurar el éxito en el futuro »
Principios de la planeación
Precisión
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas,
sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones
concretas
Flexibilidad
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y
a razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan
variado después de la revisión
Unidad de dirección
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe
uno sólo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa
deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes,
para que todos interactúen en conjunto, logrando así una
coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de
poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente
estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma
más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados
deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas
que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna
manera con su funcionamiento
Pasos en la planeación
Detección de las oportunidades
La detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como
dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la
planeación.
Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de
manera compleja, saber dónde se encuentra los puntos débiles y
fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, así
como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere de un
diagnostico realista de la determinación de oportunidades.
Establecimiento de objetivos.
Consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para
cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto
para a corto plazo, como largo.
Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los
puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse
prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
Desarrollo de premisas.
El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir, obtener
consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales como
pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la
compañía. Estás son suposición sobre el ambiente en el que el plan a
de ejecutarse
Determinación de curso alternativo de acción.
Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en particular
aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay
un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante
frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor
Evaluación de cursos alternativos de acción.
Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos
fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz
de las premisas y metas previamente fijas. Quizás un curso parezca
ser el más lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso
de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer
menos rentable pero quizás representa un riesgo menor; otro quizás
se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.
Selección de un curso de acción.
Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma
de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos
alternativos revelara que dos o más de ellos son aconsejable y quizás
el administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor.
Formulación de planes derivados.
Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta
completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi
invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan
básico.
Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.
Se debe presentar una expresión numérica convertida en presupuesto,
si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para
sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los
que se puedan medir el avance de la planeación.
Elementos de la planeación
Los propósitos.
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social.
La investigación.
Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación
de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así
como de los medios óptimos para conseguirlos.
Los objetivos.
Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines
para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico
Las estrategias.
Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el
empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.
Políticas.
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que
se repiten dentro de una organización.
Programas.
Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades
que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido
para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.
Presupuestos.
Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo
social expresado en términos económicos, junto con la comprobación
subsecuente de la realización de dicho plan.
Procedimientos.
Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que
deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
2.3 Importancia del estudio de la organización
La importancia radica en que:
Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para
alcanzar los objetivos de la organización.
Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es
decir, crear la estructura departamental de la empresa.
De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades
y la autoridad formal asignada a cada puesto.
Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el
establecimiento de una estructura organizativa.
Estructura organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura
de la organización formal y no de la informal. La estructura organizacional
generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías
necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría
("staff").
Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y
metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la
"cadena de mando". Ejemplos son producción, compras y distribución. Los
gerentes de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera
importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones
primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada.
Por lo tanto, la gente de las unidades de "staff" no se halla en la cadena de
mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones
públicas, personales y legales.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna
autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
Propósitos de la organización
Eliminar duplicidad de trabajo.
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más
eficientemente y con un mínimo esfuerzo
Representar la estructura oficial de la empresa.
Establecer canales de comunicación
Comportamiento organizacional
Es el estudio de los individuos y de los grupos que actúan en las organizaciones,
esto es:
Las estrategias que escoge la organización,
El establecimiento de los objetivos globales por alcanzar,
Las políticas y los procedimientos que adopta,
La estructura organizacional,
La autoridad formal y la tecnología que emplea y que deben seguir todos
los empleados de la empresa
Cultura organizacional
Es el conjunto de hábitos y creencias establecidas por normas, valores, actitudes
y expectativas compartidos por todos los miembros de la organización.
2.4 La ética en las organizaciones
La ética es la preocupación por el buen comportamiento, nuestra obligación es
considerar no solo nuestro bienestar personal, sino el de otros seres humanos.
En los negocios la ética se define como la capacidad de reflexionar sobre los
valores en el proceso de tomar decisiones corporativas, para determinar cómo
los gerentes pueden utilizar estas observaciones en la administración de la
compañía en el día a día.
Importancia de la Ética en las Prácticas Administrativas.
Aunque las prácticas éticas no pueden ligarse a indicadores específicos
como la rentabilidad financiera, no hay conflicto insalvable entre las
prácticas éticas y el logro de ganancias financieras.
El uso de prácticas de negocios puede aumentar la salud corporativa entre
áreas: la productividad, la relación con los grupos de interés y las normas
gubernamentales
CAPITULO III
Administración y el entorno de las empresas. Introducción. Modelo de
sistemas abiertos. Medio externo de las empresas. Medio interno de las
empresas. Responsabilidad social corporativa
3.1 Modelo de sistemas abiertos
Las organizaciones funcionan como sistemas abiertos. Esto significa que están
en un proceso continuo e incesante de intercambios con el ambiente. En otras
palabras, la organización como sistema abierto forma parte de una sociedad
mayor y está compuesta por partes menores. Esta integración de las partes
menores produce un todo que no podemos entender con sólo ver las diversas
partes en forma aislada.
Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de otros sistemas. Los
sistemas son conjuntos de elementos que interactúan para alcanzar objetivos.
Toda organización actúa en determinado ambiente y su existencia o
supervivencia depende de la manera en que se relaciona con ese medio.
El sistema abierto presenta fronteras que permiten un intercambio constante de
recursos, energía e información con su medio ambiente, del cual recibe los
insumos (recursos entrantes: Inputs) necesarios para su supervivencia y sus
operaciones y en cual se coloca los resultados de sus operaciones (recursos
finales: Outputs) en forma de productos o servicios.
Por otra parte los sistemas cerrados (como las máquinas, equipos) se conectan
con el medio ambiente por medio de insumos y productos perfectamente
conocidos y que tienen un comportamiento previsible y predeterminado.
Los sistemas abiertos como todos los seres vivos, las organizaciones, la
economía, y la propia sociedad, interactúan dinámicamente con el ambiente por
medio de múltiples insumos y productos que no son conocidos en forma exacta
ni obedecen a las relaciones causa- efecto de ahí el comportamiento complejo de
los sistemas abiertos, estos no son objetos, sino organismos complejos que se
comportan de manera compleja.
Características de los sistemas abiertos.
Entradas y Salidas
La organización importa del medio ambiente constantemente los recursos
materiales y la energía para abastecer sus operaciones y exporta también
constantemente los productos o servicios que produce. Por una parte la
organización tiene los insumos procedentes del ambiente y de la otra tiene
los productos que salen al medio ambiente. Este flujo de importación y
exportación es la característica principal de la organización como sistema
abierto.
Homeostasia
Es la tendencia del sistema abierto a permanecer en equilibrio dinámico
conservando su status interno. El sistema abierto debe mantener la
constancia en el intercambio de la energía importada y exportada del
ambiente para asegurar su estabilidad y supervivencia. La homeostasia
garantiza la estabilidad y el estado firme del sistema, a pesar de todas las
variaciones ocurridas en el ambiente. Enfatiza el proceso de las
actividades internas de la organización es decir de la búsqueda de
eficiencia interna. La homeostasia lleva a la rutina y a conservar el sistema,
garantiza el equilibrio dinámico de la organización en un contexto variable.
Adaptabilidad.
Es el cambio de la organización del sistema en su interacción o en los
patrones requeridos para conseguir un estado de equilibrio nuevo y
diferente con el ambiente externo. La capacidad de adaptación se
presenta gracias al proceso de retroalimentación (feedback) que hace que
la organización sea viable. La retroalimentación permite que el producto
que sale de un sistema influya en forma positiva o negativa en el insumo
que entra porque ajusta el sistema a determinados patrones de
funcionamiento o corrige posibles desviaciones.
Teoría Organizacional
La teoría Organizacional tradicional utiliza el enfoque que se basa en creer que
la empresa es un sistema cerrado bien estructurado; en tanto que la Teoría
Moderna se orienta hacia el enfoque de que es un sistema abierto lo cual es
más acertado
Propiedades de los Sistemas Abiertos
El enfoque abierto reconoce los sistemas sociales en relación dinámica con su
medio ambiente y se retroalimentan transformando dichas entradas en productos.
Lo cual se aplica exactamente al concepto y las funciones de las empresas como
órganos productivos de la sociedad ; puesto que dichas interrelaciones hace que
la empresa tenga cambios en sus componentes, estructuras, procesos y demás
partes internas para estar a la par con los continuos cambios sociales buscando
su continuidad en el desarrollo productivo de la Sociedad. Para que esté en un
punto de equilibrio debe satisfacer las necesidades del mercado, adquiriendo los
recursos, insumos y demás para mantener su ciclo: Producción -
Comercialización y Posventa.
Jerarquía de los Sistemas
Hace referencia al ordenamiento de los sistemas menores, es decir la creación y
distribución de la organización en áreas de trabajo específicas; la cual va más
allá de la autoridad, no es una jerarquización burocrática; es la coordinación de
procesos y actividades.
Entropía Negativa.
Es la inclinación al desorden, es mayor en los sistemas cerrados, en
tanto que en los sistemas abiertos se puede llevar a cero, dado que
este tipo de organizaciones está en capacidad de incorporar
continuamente material, energía e información de una u otra forma.
Estado Estable.
En sistemas abiertos es un funcionamiento efectivo y eficaz en todo y
en cada una de las partes que lo conforman
Retroalimentación.
Sostener el equilibrio dinámico con ayuda externa y del mismo
ambiente, ya sea por medio de impulsos de información, lo cual parte
desde el control, planeación y organización, puesto que toma las
experiencias anteriores para evitar dichos sucesos en el presente y
proyectar el futuro.
La Empresa como Sistema Abierto
El enfoque abierto reconoce los sistemas sociales en relación dinámica
con su medio ambiente y se retroalimentan transformando dichas entradas
en productos. Lo cual se aplica exactamente al concepto y las funciones
de las empresas como órganos productivos de la sociedad; puesto que
dichas interrelaciones hace que la empresa tenga cambios en sus
componentes, estructuras, procesos y demás partes internas para estar a
la par con los continuos cambios sociales buscando su continuidad en el
desarrollo productivo de la Sociedad. Para que esté en un punto de
equilibrio debe satisfacer las necesidades del mercado, adquiriendo los
recursos, insumos y demás para mantener su ciclo: Producción -
Comercialización y Posventa.
3.2 Medio externo de las empresas
La gestión de los administradores y su papel con respecto al medio
externo.
Los Administradores representan la necesidad de responder a los cambios
del ambiente el cual es complejo, lleno de obstáculos a las cuales debe
enfrentar de la mejor forma, la proactividad es una característica de un
buen Administrador ajustado al constante fluir de los tiempos modernos.
El ambiente externo influye en la toma de decisiones, corazón y parte
inherente de la Planeación e influye en la vida misma del Administrador lo
cual lo conlleva a suplir con eficiencia las necesidades de la organización
y las propias.
En todo el nuevo continente los Administradores actúan en una sociedad
pluralista en donde muchos grupos representan sus intereses, influyen
sobre otros grupos sin carácter de dominancia absoluta.
Los Administradores deben tomar decisiones acertadas, tratándose de un
conglomerado económico los errores pueden ser fatales y por su alto
grado de gravedad imperdonable e irreversible, deben tener en cuenta lo
contencioso económico externo: Los insumos, maquinarias, herramientas,
equipos industriales.
La fuerza laboral es vital en la organización puesto que contar con
personal capacitado, facultado, motivado, que sienta que la empresa es
suya al realizar la labor, facilitara el logro de los objetivos propuestos
Ambiente General de las Organizaciones
Variables Económicas.
Son las que constituyen la estructura y la conjunción que
determinan el desarrollo económico o la contracción económica y
que condiciona fuertemente a las organizaciones.
La inflación, la balanza de pagos, la distribución del ingreso son
aspectos económicos que influyen en las organizaciones.
Variables Tecnológicas.
Son las tecnologías sobre todo la informática, que tienen una
profunda influencia en las organizaciones y en su comportamiento.
Las organizaciones tienen que ajustarse y adaptarse a las
innovaciones tecnológicas que provienen del macroambiente para
no perder su competitividad frente a otras organizaciones.
Variables Culturales.
Son la cultura de un pueblo que penetra en las organizaciones por
medio de las expectativas y la forma de pensar, actuar y sentir de
sus participantes y sus clientes.
Variables Jurídicas.
Son las que se derivan de leyes que afectan, directa o
indirectamente a las organizaciones ayudándolas o imponiendo
restricciones o límites a sus operaciones.
Las leyes de orden comercial, civil, laboral, fiscal, etc. son
elementos que norman la vida de las organizaciones.
Variables Políticas.
Son las que se derivan de los valores, las decisiones y las
definiciones políticas dentro del ámbito federal, estatal y municipal
que influyen en las organizaciones y que orientan en sus
condiciones económicas y jurídicas
Variables Demográficas.
Son las que se derivan de la tasa de crecimiento, población, raza,
religión, distribución geográfica, distribución por sexo y edad, y
que determinan las características del mercado presente y futuro
de las organizaciones.
3.3 Medio interno de las empresas
Los elementos dentro de la organización que están disponibles para ser usados
en el cumplimiento de sus metas, son los recursos organizacionales. Éstos son
los recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros. El medio interno de
las empresas también se le conoce como Microambiente y el también cuál está
integrado por las organizaciones y personas reales con quienes se relacionan
con la empresa.
También forman parte del medio interno de las empresas los siguientes recursos
que tienen una gran importancia dentro de las mismas y de los cuales depende
su existencia y permanencia en el mercado donde se desempeñe
Grupos de Interés
Clientes
Proveedores
Competencia
Agentes reguladores
Recursos
Físico.
Se le denomina a la infraestructura que conforma una empresa y que sirve
de utilidad para la misma son activos tangibles y que por lo generar tienen
un tiempo útil y se deprecian a un determinado tiempo Ej: locales, mobiliario
y equipo (escritorios, sillas, anaqueles, equipo de cómputo, copiadoras,
máquinas de escribir etc.,), maquinaria ( son la maquinaria necesaria para
elaborar un trabajo por lo general es maquinaria pesada en su caso según el
tipo de empresa), soportes informáticos (programas), comunicaciones
(teléfonos, fax), medio de transporte (vehículos de la empresa).
Humano.
Es también llamado capital humano de la empresa que en la actualidad es
muy importante para las empresas pues de ellas depende mucho el éxito o
fracaso de la misma, en relación a su desempeño dentro de sus áreas de
trabajo; se entiende también como la totalidad de personas involucradas en
la empresa y que en conjunto trabajan para lograr los objetivos de la misma
Tecnológico.
La gestión de la tecnología es una poderosa herramienta que se debe
enmarcar dentro de los procesos generales de innovación al que están
sometidas todas las empresas.
Cada vez en mayor medida, el control del recurso tecnológico proporciona
una ventaja competitiva a las organizaciones, sobre todo en aquellas en las
que se integra en la estrategia general de la propia organización.
Y esto es mucho más importante para el caso de organizaciones dedicadas
a la generación de productos o servicios en sectores de alta tecnología en
las que el periodo de validez de una tecnología concreta (en términos de
adecuación y rendimiento comparativo con otras competidoras) es cada vez
más reducido (ciclos de producto más cortos).
Estrategia tecnológica
La estrategia tecnológica implica la definición de un conjunto de
procesos de gestión específicos adaptados a la tecnología de que se
trate para identificar, evaluar, seleccionar, adquirir, asimilar y utilizar
eficientemente, procesos que no terminan cuando ésta es adquirida e
incorporada a los proyectos que se ejecuten.
Generalmente, es necesario evaluar su uso o proceder a
optimizaciones de la misma. En algún momento hay que tomar la
decisión de retirarla por obsolescencia u otros motivos.
Financieros.
Todas las organizaciones requieren recursos financieros para permitir sus
operaciones actuales y para tener fondos para el crecimiento. Si esto es muy
rentable, el dinero ganado puede quedarse en la empresa y emplearse para
tener fondos para el crecimiento deseado. Estos fondos se llaman utilidades
retenidas: esta es la manera más barata de financiar el crecimiento de la
empresa.
Existen 2 fuentes de generales de financiamiento para las empresas: capital
de adeudo y capital propio.
El capital de adeudo es el dinero prestado a la organización para
usarse en los negocios como ejemplo tenemos los préstamos
bancarios, las líneas de crédito y bonos corporativos son formas de
deuda, adeudados por las empresas que prestan fondos bancarios
y tenedores de bonos, quienes a su vez los prestan.
El capital propio es el que surge de los accionistas al momento de
iniciar el negocio y que es llamado propio de la empresa para
afrontar las obligaciones provenientes del medio externo sin
necesidad de pedir prestado a nadie, hace uso de sus propios
recursos.
3.4 Responsabilidad social corporativa
Es la obligación que tiene la gerencia de ejecutar acciones que protejan tanto el
bienestar de la sociedad como un todo así como los intereses de la
organización.
De acuerdo con el concepto de responsabilidad social corporativa, un gerente
debe luchar por alcanzar tanto las metas de la organización como las metas de
la sociedad.
El Modelo Davis.
El modelo desarrollado por Keith Davis tiene una lista de cinco propuestas que
describen porque y como las empresas deben adherirse a las obligaciones y
tomar decisiones que protejan el bienestar de la sociedad y el de la empresa.
Las Propuestas del Modelo Davis.
La responsabilidad social surge del poder social
Las empresas deben operar en un sistema abierto a doble vía,
recibiendo información de la sociedad y dando información al
público sobre sus operaciones.
Los costos sociales y los beneficios de una actividad, producto o
servicio, deberán ser calculados minuciosamente y considerados
para decidir si procede este.
Los costos relacionados con cada actividad, producto o servicio,
deben pasarse al consumidor.
Las empresas, así como los ciudadanos, tienen la
responsabilidad de participar en ciertos problemas sociales que
están fuera del control normal de operación.
Argumentos en PRO de que las organizaciones desempeñen actividades
de responsabilidad social.
Como las empresas son un miembro muy influyente de la sociedad, el
argumento aduce que les cabe la responsabilidad de mantener y mejorar
el bienestar general de la sociedad. Dado que la sociedad pone esta
responsabilidad en sus miembros individuales. ¿Por qué deberían estar
exentos de ella los miembros corporativos?
Algunas personas argumentan que el realizar actividades de
responsabilidad social es un medio de generar mayores ganancias en la
empresa.
Argumentos en CONTRA de que las organizaciones desempeñen
actividades de responsabilidad social.
El argumento más conocido fue el de Milton Friedman, argumenta que el
hacer responsables a los gerentes de las empresas por lograr los objetivos
de ganancias y porque la sociedad también alcance bienestar social,
establece un conflicto de intereses que podría potencialmente causar
extinción de las empresas.
Friedman también argumenta que pedirle a los empresarios que formulen
metas socialmente responsables puede, de hecho ser antiético, porque les
obliga a gastar dinero de unas personas en personas a quienes ese dinero
no les pertenece.
CAPITULO IV
El entorno de la organización. Influencia de la tecnología, el ambiente social. El
ambiente político, legal y económico. Cultura corporativa. La globalización y la
administración. Paradigmas. Definiciones. Cambios en los paradigmas.
Definiciones de empresa:
La empresa es un conjunto de personas que tiene un objetivo común en
donde todos sus esfuerzos están encaminados a lograr los objetivos
planteados en el manual de organización.
Es el inmueble integrado por capital humano que se entiende por las
personas de las diversas áreas que trabajan en un mismo fin.
Es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la
utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios
que se ofrecen en el mercado.
El empresario
Es la persona que aporta el capital y realiza al mismo tiempo las funciones
propias de la dirección: organizar, planificar y controlar.
El empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las
decisiones oportunas para la consecución de ciertos objetivos presentes
en las empresas y de las circunstancias del entorno.
El empresario, individual o colegiado, es el que coordina el entramado
interno de la empresa con su entorno económico y social.
Producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las
necesidades de una comunidad.
4.1 Influencia de la tecnología
Mientras las empresas se enfrentan al reto de la competencia global, existe un
creciente reconocimiento del papel central de la tecnología como determinante
de su éxito. Como resultado de este reconocimiento, las empresas han
acelerado la adopción de nuevas tecnologías y, también, la introducción de
productos tecnológicamente sofisticados. Así, las empresas están alerta de la
necesidad de desarrollar estrategias tecnológicas que sean consistentes con o
estén adecuadamente integradas en sus estrategias generales de negocio. Esta
consistencia o adecuada integración asegura un despliegue exitoso de las
capacidades tecnológicas en combinación con el resto de recursos, para la
consecución de las metas perseguidas por la estrategia de la empresa. Tal
despliegue efectivo de recursos tecnológicos ayuda a construir una ventaja
competitiva sostenible que mejora los resultados de la empresa.
El uso de tecnología está presente en la práctica totalidad de actividades de la
cadena de valor. Por tanto, afectará a la ventaja competitiva cuando tenga un
peso importante en las actividades que determinan la posición de la empresa
4.2 Influencia del ambiente social
El ambiente social se compone de actitudes, formas de ser, expectativas, grados
de inteligencia y educación, creencias y costumbres de las personas de un
grupo o sociedad determinados.
El concepto de la responsabilidad social requiere que las organizaciones
consideren las repercusiones de sus acciones sobre la sociedad.
El entrelazamiento de estos elementos ambientales dificulta en extremo su
estudio y comprensión. Pronosticarlos para que el administrador pueda
anticiparse y prepares para los cambios resulta incluso más complejo. Los
deseos, expectativas y presiones sociales dan lugar a leyes y estándares de
ética.
Se ha criticado a los administradores de diversas empresas por no mostrar
sensibilidad hacia las actitudes, creencias y valores sociales de personas,
grupos o sociedades en particular. Sin embargo, las actitudes y los valores
difieren entre los diversos grupos sociales. Esta variedad complica a los
administradores el diseño de un ambiente propicio para el desempeño y la
satisfacción. Y es más difícil aún de responder a estas fuerzas cuando se
encuentra fuera de la empresa. Pero los administradores no tienen otra
alternativa que considerarlas a la hora de tomar decisiones.
Aunque hay muchos valores fundamentales en una sociedad, los tiempos
destacan preocupaciones diferentes. Con frecuencia, los valores sociales se
reflejan en las preocupaciones de las empresas. Cada vez más las compañías
están proporcionando servicios tales como instalaciones para la atención de los
niños, además de oportunidades para compartir empleos y un horario flexible de
trabajo
4.3 Influencia del ambiente político, legal y económico
Ambiente político
Las actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos y
gubernamentales cambian con el flujo y reflujo de las demandas y creencias
sociales.
El gobierno afecta prácticamente a todas las empresas y todos los aspectos de
la vida. En cuanto a lo referente a los negocios, desempeña dos papeles
principales: los fomenta y los limita. Cabe también mencionar que el gobierno
también es el mayor cliente, pues compra bienes y servicios.
Ambiente legal.
El otro papel del gobierno es restringir y regular los negocios. Todo gerente de
esta rodeado de una maraña de leyes, reglamentos y jurisprudencia, no sólo a
nivel nacional sino también estatal y municipal. Es relativamente poco lo que
puede hacer el gerente de cualquier empresa que no esté en cierta forma
relacionado y con frecuencia, controlado por una ley o norma.
Numerosas leyes y normas son necesarias, aunque muchas se vuelven
obsoletas. Pero representan un ambiente complejo para todos los
administradores. Se espera que conozcan las restricciones y requisitos legales
aplicables a sus acciones. Por lo tanto, es comprensible que los administradores
de toda clase de organizaciones, en especial en los negocios y en el gobierno,
tengan cerca de ellos un experto legal para tomar decisiones.
Los administradores perceptivos no sólo deben responder a las presiones
sociales sino también necesitan prever y hacer frente a las políticas e incluso a
las posibles presiones legales. Por lo tanto es evidente que no es una tarea fácil
para ningún administrador.
Entorno económico
Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores
relevantes en las actividades de la organización.
Como parte del entorno económico podemos encontrar los siguientes: Capital,
trabajo, niveles de precios, políticas fiscales y tributarias, clientes.
Capital. Casi todas las organizaciones necesitan capital como maquinaria,
edificios, inventarios de bienes, equipos de oficina, herramientas de todo tipo
y efectivo. Existen organizaciones que son capaces de producir su propio
capital, por ejemplo cuando una empresa construye su propia maquinaria.
También se pueden producir dentro de la organización recursos en efectivo
para comprar bienes de capital en el exterior.
Las empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades de
capital con diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los materiales y
otros bienes de capital que requiere la organización para operar.
Es decir todas las clases de operaciones dependen de la disponibilidad y de
los precios de los bienes de capital que necesitan.
Trabajo. Otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la
calidad y el precio de la fuerza laboral.
El precio de la mano de obra es un factor económico importante para la
empresa, aunque la automatización disminuye los altos costos.
Niveles de precios. Los cambios de precios repercuten en la inflacción y
estos a su vez no sólo desequilibran a las empresas, sino que también
distorsionan todo tipo de organizaciones por sus efectos sobre los costos de
la mano de obra, los materiales y otros artículos.
Políticas fiscales y tributarias. Repercuten económicamente en gran
manera sobre todas las empresas. El control gubernamental de la
disponibilidad de créditos mediante su política fiscal tiene efectos
significativos no sólo sobre los negocios sino también sobre operaciones que
no se le relacionan. En forma similar la política de impuestos de gobierno
afecta cada segmento de la sociedad.
Clientes. El factor más importante para que una empresa tenga éxito son sus
clientes sin ellos el negocio no puede existir.
Es evidente que las expectativas de la demanda de diversos públicos a quienes
atienden las empresas reciben la influencia de factores económicos y no
económicos. Las principales son las actitudes, los deseos y las expectativas de
las personas muchas de las cuales son producto de patrones culturales del
ambiente social.
4.4 Cultura corporativa.
Es el conjunto de valores, creencias, entendimientos importantes, que los
integrantes de una organización tienen en común. La cultura ofrece formas
definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de
decisiones y otras actividades de los participantes en la organización.
La cultura organizacional incluye lineamientos perdurables que dan forma al
Comportamiento.
Funciones de la Cultura Organizacional.
Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organización
Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo
Reforzar la estabilidad del sistema social
Ofrecer premisas reconocidas y aceptadas para la toma de decisiones
Desarrollo de una cultura organizacional
Una orientación hacia la acción
Orientación al cliente
Autonomía y decisión
Productividad a través de la gente
Compromiso con los valores
Cercanía al negocio
Organización simple con solo el personal necesario
Rigidez y flexibilidad
4.5 La globalización y la administración
Globalización de la tecnología
Para estudiar la globalización de la tecnología debemos entender primero que
es; su significado es entonces la difusión de la tecnología a través del mundo, de
las culturas, de las naciones; atravesando fronteras sin importar las
características de las naciones o de las culturas a las que llegara.
Tendencias comerciales
Las nuevas tendencias de comercio han sido el cimiento de una creciente
gama de oportunidades empresariales; nuevas prácticas como el Internet,
e-commerce, negocios en línea y la creciente demanda de los
consumidores han sentado las bases de una nueva era de hacer negocios
y con ello, una nueva manera de administrar los recursos económicos.
Actualmente podemos observar la gran batalla comercial entre diversas
compañías, la fuerte demanda de productos y el surgimiento de
consumidores más exigentes en cuestiones como calidad, producto y
tiempo; somos parte de un mundo globalizado donde se pretende y se
busca la expansión de todas las actividades comerciales más allá de las
propias fronteras.
Como resultado de los fenómenos de globalización en lo referente a la
economía y política, sobre todo derivados de los avances en el transporte
y las comunicaciones que se han intensificado en la intercomunicación de
todos los países en un ritmo sin precedentes, han hecho una sociedad
más interrelacionada con una convivencia en todos los aspectos.
Soluciones administrativas
Llamadas tecnologías de la información los cuales transforman los datos
en información o conocimiento, siendo su principal función el
almacenamiento, procesamiento y difusión de la información por todos los
departamentos de la compañía.
Uno de los principales sistemas de información es el que se conoce como
Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés ERP, dichos
sistemas han ayudado enormemente a las compañías en su crecimiento y
expansión mundial ya que básicamente las apoya en su integración por
medio de los diferentes módulos de que está compuesta
El origen de los sistemas ERPs fue en los años 70, cuando se comenzó a
utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo
objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de
las organizaciones empresariales; uno de los primeros sistemas MRP fue
el llamado Mapics, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en
México.
Posteriormente, el concepto de los MRPs se modificó cuando las
actividades que englobaba dicho sistema abarcaba desde el departamento
de producción hasta la logística y se integraron departamentos
empresariales tales como finanzas, recursos humanos, contabilidad,
compras, ventas, entre otras lo que dio origen a lo que actualmente
conocemos como ERPs.
Básicamente los ERPs son sistemas inteligentes los cuales ayudan a la
toma de decisiones en los niveles directivos de las empresas, ya que se
concentra toda la información de varias áreas de la compañía para poder
pronosticar y mantener una mejor organización de los datos actuales y
futuros de diferentes procesos del negocio, como son: finanzas,
contabilidad, ventas, mercadotecnia, entre otros.
Funciones de los Erps
Organizar y estandarizar procesos o datos internos de la empresa.
Administrar de manera integrada y eficiente la información de la empresa.
Comunicar diferentes áreas de las empresas mediante procesos y datos
electrónicos.
Procesar la información convirtiéndola en conocimientos para su
aplicación en la toma de decisiones.
Automatizar una gran parte de los procesos básicos de las empresas.
Ventajas de los Erps
Se puede mencionar que estos sistemas, junto con Internet y las nuevas
tecnologías, conforman una estrategia de comercio electrónico, donde su
uso y aplicación otorga una mejora en la productividad de la empresa y
con ello ofrece una gran ventaja competitiva en contraste con las demás
empresas del ramo.
Con su aplicación, se puede obtener gran cantidad de información útil a
través de los diferentes departamentos de las empresas, unidades de
negocios, franquicias, o a través de las diferentes áreas geográficas donde
se encuentra la empresa; además, el acceso eficiente a la información es
un beneficio mayor.
El tiempo y el costo requerido para la administración de áreas funcionales
como atención a clientes, recursos humanos, manejo de inventarios,
proveedores, etc. se optimizan y se benefician gracias al manejo y el uso
oportuno de los datos convertidos en información relevante.
Se optimiza la toma de decisiones gerenciales así como todo lo
relacionado con los diferentes procesos empresariales, por tener la
capacidad de contar con información confiable, oportuna y veraz.
Estos sistemas cuentan con herramientas flexibles para trabajar en red, lo
que beneficia enormemente a las empresas que tienen diferentes
departamentos, además de aquellas que tienen negocios en diferentes
zonas geográficas. El entorno de red permite a los usuarios capturar la
información en el momento real y hacer uso de ellas cuando se necesite
en su propia estación de trabajo.
Ya que los sistemas ERPs constituyen la base para el buen manejo y
organización de los datos comerciales de una empresa, se convierte en un
gran factor competitivo para las empresas, ya que podrán responder con
mayor rapidez a los cambios del ambiente y a las demandas cada vez más
exigentes de los clientes
Limitantes de los Erps
Cuando se comienza la implementación de dicho sistema en la empresa,
los cambios en el control y registro de los datos impiden contar con
información veraz, además, puede verse afectados los registros que se
tenían con anterioridad.
Cierta información está organizada de manera muy compleja lo que hace
poco práctico y difícil el acceso y la interpretación de dichos datos.
Como todo cambio importante en una organización, la implementación de
dicho sistema requiere de cierta capacitación al personal para el correcto
uso, administración, obtención, y lo más importante, la interpretación
correcta de la información contenida en él.
Por las diversas maneras de hacer negocios, las formas de presentar
reportes, informes y resultados varía de empresa a empresa lo que resulta
crucial en este tipo de sistemas, ya que no existe flexibilidad para la
personalización y elaboración de ciertos reportes necesarios para las
empresas.
El uso e implementación de estos sistemas es casi un lujo puesto que el
costo del sistema así como la infraestructura necesaria para su aplicación
es alto; es por esto que solamente empresas grandes pueden contar con
este tipo de herramientas administrativas, es decir, solo un grupo selecto
hace uso de este tipo de tecnología
4.6 Paradigmas
Definición.
Un paradigma es un conjunto de reglas y disposiciones escritas o no que
hacen dos cosas:
Establece o define límites.
Indica cómo comportarse dentro de los límites para tener éxito.
Características claves de los paradigmas.
Los paradigmas son comunes.
Los paradigmas son funcionales.
El efecto paradigma invierte la sensata relación que existe entre ver y
creer.
Siempre hay más de una respuesta correcta.
Conservar - Parálisis paradigmática.
Flexibilidad paradigmática.
Ud. Elige el cambio de sus paradigmas.
Origen y cambios de los paradigmas.
¿Cuándo aparecen nuevos paradigmas?
La utilidad de saber cuándo aparece un nuevo paradigma radica en que Ud.
comienza a observar más pronto de lo usual.
¿Porque cambia un paradigma?
En el proceso de encontrar la solución a nuevos problemas, cada paradigma
describirá problemas que no puede resolver. Y estos problemas insolutos
proporcionaran el elemento catalizador requerido para provocar el cambio
paradigmático.
Claves para el futuro éxito de las organizaciones.
Anticipación. Predecir las necesidades de sus clientes.
Innovación. Investigación y desarrollo.
Excelencia. Indiscutible precio de entrada.
CAPITULO V
La función gerencial. Los niveles gerenciales. Papel del gerente y habilidades
de un gerente. La cultura gerencial.
5.1 La función gerencial.
¿Qué es la gerencia?
Si buscamos en un diccionario de la lengua española, podemos encontrar que al
hablar de Gerencia estamos hablando de las funciones básicas de prever,
planear, organizar, integrar, dirigir y controlar que una persona (gerente) debe
realizar dentro de una organización.
Además, debe recordarse que a la alta dirección de la empresa, como el
Presidente, Gerente General, Directores, etc. les corresponde tomar decisiones
en gran magnitud e importancia para el buen funcionamiento de la empresa.
Principios Esenciales de la Gerencia.
El management es una ciencia aplicable a los seres humanos
“El papel de quien lo ejerce es hacer que éstos trabajen juntos”
o A este respecto debemos recordar que no todos seremos jefes,
sino que depende de nuestros atributos personales, actitudinales
y sociales para desempeñarnos como buenos jefes.
o En muchas ocasiones, por el buen desempeño de un técnico se
le asciende al nivel de jefatura, y sucede que «se pierde un buen
técnico, y se gana un mal jefe», historia muy común en nuestras
empresas.
El management está inmerso en la cultura.
“Se necesita ser capaz de identificar las partes de su propia historia
y tradición que servirán de ladrillos para construir el futuro”
o Todos los empleados deben comprometerse con los valores y
propósitos de la empresa, lo cual constituye el basamento de la
cultura organizacional.
o Deben buscarse los mecanismos necesarios para que todos los
empleados de la empresa se involucren positivamente en la
búsqueda de la excelencia, debe hacérseles sentir que son parte
importante en el cumplimiento de las metas organizacionales, y
sobre todo, que la empresa pertenece a ellos.
No buscar resultados dentro de la empresa
“Los importantes sólo existen fuera de ella”
o Toda empresa surge por y para sus clientes, para satisfacer
necesidades humanas, y el enfoque de este principio es
precisamente ese, el mantener a nuestros clientes satisfechos
nos augura una permanencia duradera en el mercado
5.2 Los niveles gerenciales
Antes de entrar en materia es necesario que definamos los conceptos de
Administrador y Gerente.
El Administrador: Es aquella persona que: organiza, planifica, maneja
los recursos con los que cuenta y evaluar los procesos diarios atreves de
sus conocimientos, y los equipos necesarios para el desarrollo de sus
actividades.
El Gerente: Es aquella persona que en una determinada empresa u
organización tiene la responsabilidad y las tareas de liderar a los demás,
de ejecutar y dar órdenes, tiene además Visión de Futuro y toma
decisiones, además lograr que las cosas se hagan para poder
cumplir correctamente con los objetivos, la visión y la misión de la
organización.
Los niveles gerenciales tienen tres tipos de niveles, que son: gerentes del nivel
básico que son los operativos, gerentes del nivel medio que son niveles de
conocimiento que son los administradores y por ultimo están los gerentes del
nivel alto que son los niveles estratégicos que son los gerentes.
Los gerentes del nivel básico (operativos), se encuentran en las operaciones
diarias de la organización, su importancia es la mano de obra, ellos tienen el
objetivo de buscar la mejora, de cómo hacer mejor sus actividades y se enfocan
hacia la productividad.
Los gerentes del nivel medio o de conocimiento (administrativo), ellos controlan,
planifican, organizan y dirigen; ellos apoyan hacia el nivel alto y ponen en
práctica la política y prestan mucho apoyo.
Los gerentes del nivel alto o estratégico (gerentes), estos tienen una visión a
futuro, ellos velan por el buen funcionamiento, al igual que el nivel medio dirigen,
toman decisiones, planifican, etc. Estos gerentes fijan metas y apoyan a los
demás niveles.
5.3 El papel del gerente.
El gerente del siglo XXI
En la actualidad, los cambios constantes en que vivimos, la incertidumbre del
mañana, el ciberespacio, la globalización, etc. hacen que los gerentes de todo el
mundo se mantengan atentos a la realidad, informados y listos para actuar.
La nueva economía mundial, está caracterizada por:
Estructuras organizacionales más ágiles
Apalancamiento por medio de un excelente servicio
Aprovechamiento de las ventajas competitivas
Madurez en el mercado
Diversificación de productos
Perfil del gerente del siglo XXI
Poseer los conocimientos y madurez académica para cumplir a cabalidad
con todos los proyectos que se le asignen.
Tener habilidades en la conducción del equipo ejecutivo y convertirse en
un líder dentro del grupo.
Ser una persona positiva, tener carácter y autoridad con su equipo, pero
además, reconocer y felicitar cuando las cosas se hacen bien.
Maximizar los valores éticos y morales, promover el respeto por el ser
humano, complementar las acciones con el buen ejemplo, tanto en el
ambiente laboral, como en el social y familiar (ser siempre la misma
persona).
El nuevo rol del gerente del siglo XXI
Para cubrir este nuevo rol, el nuevo gerente debe romper tres paradigmas de la
gerencia basada en las viejas costumbres:
La administración del personal basada en el castigo, la persecución, la
intolerancia y el regaño constante, lo que lo llevaría a trabajar solo, con un
equipo desmotivado que no lo apoya. Por el contrario, el gerente actual
tiene que contagiar a sus colaboradores de entusiasmo, enseñarles a
planificar y organizar eficientemente su trabajo y lograr que lleguen cada
día deseosos de enfrentar los nuevos retos.
Dedicar demasiado tiempo a pequeños detalles, desconfiando de lo que
hacen sus colaboradores. Dejar de correr ante lo urgente. La
administración fracasa cuando lo urgente no da tiempo a lo realmente
importante.
5.4 Habilidades de un gerente
Habilidades NecesariasNiveles Administrativos Conceptuales Humanas Técnicas
Alta direcciónX
IntermedioX X
OperativoX X
Funciones del gerente.
Emprender
Iniciar
Fomentar cambios
Gestionar los conflictos
Asignar recursos
Negociar
Actitudes de comunicador
5.5 La cultura gerencial
Comportamientos de la organización en su conjunto y que guían a esta hacia el
logro de sus metas y objetivos.
Actitud Abierta
Respuesta Rápida
Adaptación
Creatividad
Trabajo en Equipo
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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9na edición. México. 2003.
2. Gerry Jonson y Kevan Scholes. “Dirección Estratégica”. Editorial Prentice-Hall.
5ta edición. España. 2001.
3. Samuel C. Certo."Administración Moderna". Editorial Prentice-Hall. 8va
edición. Colombia. 2001.
4. Chiavenato Idalberto. “Introducción a la teoría general de administración".
Editorial McGraw-Hill. Colombia. 1999.
5. Keentz H. Wech. "Administración, una perspectiva global". Editorial McGraw-
Hill. México. 2001.
6. Pérez López. "Fundamentos de la dirección de empresas". 4ta edición.
España. 2000.
7. Ortiz R.Sergio. “Visión y gestión empresarial”. Editorial Thomson. México.
2003.
8. Charles W. L., Gareth R. Jones. “Administración estratégica”. Editorial Mc
Graw Hill. 8va Edición. Mexico.2009.
9. Edward R. Freeman, James A. Stoner, Daniel Gilbert. “Administración”.
Editorial Pearson Educación. 8va Edición. España. 2009.
10. Schermerhorn. “Administración”. Editorial Limusa. México. 2006.
