Contabilidad Básica I

LA CONTABILIDAD

La contabilidad debe ser considerada como una actividad de servicio por cuanto

la información que se genera es utilizada por usuarios que recurren a ella para

tomar decisiones de diferentes tipos y alcalces, y se hace referencia como un

sistema de información porque amplia el enfoque tradición del proceso contable

como la simple emisión de cifras que al conceptualizarlo del modo que

constituyan un sistema que emite información de forma integral, y está

relacionada con una disciplina descriptiva y analítica ya que representa el

enfoque tradicional de la practica contable realizada desde sus orígenes.

Cualquiera de a las acepciones o descripciones que se adopte de la contabilidad

deben estar relacionadas en principio con la realidad del hecho que la

contabilidad mide solamente hechos de naturaleza económicas que afectan a los

estados financieros y estos, comunicados para la toma de decisiones o la emisión

de juicios sobre las cifras.

La contabilidad se divide en contabilidad financiera y administrativa o gerencial.

La primera tiene como objetivo principal la preparación y presentación de los

estados financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados (PCGA).La segunda es el proceso de identificar, medir, acumular,

analizar, preparar, interpretar y comunicar información que ayude a los

accionistas a cumplir con objetivos de la organización.

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son un cuerpo de

doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de explicación de las

actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de

convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la

Contaduría Pública en el ejercicio de las actividades que le son propias en forma

independiente de las entidades analizadas y que han sido aceptados en forma

general y aprobados por la Federación de Colegio de Contadores Públicos de

Venezuela auscultados a través de su Comité Permanente de Principios de

Contabilidad. Como una manera de sentar las bases de la Teoría Contable en

cuanto a principios se refiere, la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0

(DPC-0), creados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de

Venezuela (FCCPV), hace unas primeras consideraciones necesarias o

importantes para explicar lo que debe entenderse como principios de contabilidad

generalmente aceptados (PCGA).

El objetivo de Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados es la de

ser el guía que dicta las pautas para el registro, tratamiento y presentación de

transacciones financieras o económicas. Para sustentar la aplicabilidad de los

principios contables, se establecen supuestos básicos, que son de aceptación

general y de aplicación inicial para cualquier estado financiero que sea

presentado de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Una de las principales razones por las que surgen los PCGA, está referida al

entendimiento básico que debe tener un usuario sobre las cifras que presenta

una empresa para ser comparadas con otras. A fin de cumplir con esta

comparabilidad, y que la misma sea validad, los estados financieros deben seguir

ciertas reglas básicas en su preparación y elaboración.

El surgimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se

debe a la necesidad de informar con mayor claridad y transparencia la

información financiera y los resultados de las operaciones mediante los cuatros

estados financieros básicos

Los Principios de Contabilidad pueden ser diferentes entre un país y otro, de

acuerdo a las condiciones de cada nación. No será igual en un país de alta

inflación a uno de baja; será diferente en un país que regula a las empresas, que

en uno de baja regulación en 30 países sobre los principios de contabilidad, nos

encontramos que existe un alto porcentaje de principios que son iguales o

semejantes, lo anterior deviene de la influencia de las empresas transnacionales

de auditoría en muchos países y por otro lado la influencia de la legislación

norteamericana y mexicana en materia contable, en el resto de los países de

América latina.

Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías distintas:

Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en el aspecto

económico, cuantificación y unidad de medida.

Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y

los eventos económicos que la afectan: valor histórico original, dualidad

económica, negocio en marcha, realización contable y periodo contable.

Principios generales que debe reunir la información: objetividad, importancia

relativa, comparabilidad, revelación suficiente y prudencia.

Equidad Los estados financieros deben estar libres de influencia o sesgo

indebido y no deben prepararse para satisfacer a persona o grupo determinado

con detrimento de otros.De esto se desprende que los estados financieros deben

prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego

en una hacienda o empresa dada. Un ejemplo puede ser cuando en una empresa

hay 3 socios; los cuales son: César, Manuel y Carlos. César tiene el 45% de las

acciones, Manuel el 35% y Carlos el 20%. Si las utilidades ascienden a

Bs.100.000, César recibe Bs.45.000, Manuel Bs.35.000 y Carlos Bs.20.000 Se

observa la repartición de las utilidades de los accionistas equitativamente.

Pertinencia exige que la información contable tenga que referirse o estar

útilmente asociada a las decisiones que tiene como propósito facilitar los

resultados que desea producir. Está relacionada además con el de oportunidad de

las cifras, por cuanto los usuarios no solamente requieren información

relacionada con las decisiones que están tomando, sino también en la fecha y

oportunidad adecuada.

Entidad es una unidad identificable que realiza actividades económicas,

constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y

capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la

consecución de los fines para los cuales fue creada, puede ser una persona

natural, jurídica o combinación de ellas. Este supuesto define que todo estado

financiero debe hacer referencia a una entidad en la cual los propietarios o

accionistas se consideran como terceros, por tal motivo se deben separar el

patrimonio personal del propietario o del dueño, del patrimonio de la entidad.

Un ejemplo es General Motors Corporation, una entidad gigantesca que consta

de muchas otras más pequeñas, entre ellas Chevrolet División y Buick

División. A su vez, Chevrolet abarca numerosas entidades más pequeñas como

las plantas ensambladoras de Michigan y Ohio. Los gerentes desean recibir

informes contables que se confinen exclusivamente a su entidad.

Énfasis en el Aspecto Económico está dirigido principalmente a la evaluación

de las cifras y no a la forma en la cual se realizan las transacciones y eventos

deben ser considerados, registrados y revelados en concordancia con su realidad

y sentido financiero y no meramente en su forma legal. El aspecto económico

debe estar por encima de cualquier circunstancia o situación, por lo cual la

contabilidad mide necesariamente los valores financieros que son generados por

las transacciones de carácter económico. Un ejemplo es el registro de cualquier

transacción hace referencia a este principio (ventas, compras, pagos de gastos).

Cuantificación este principio ratifica las definiciones de la contabilidad como

una ciencia que expresa en términos de dinero hechos económicos que afectan

una entidad. Sin la determinación de las cifras todas las decisiones gerenciales

carecerían de un soporte mínimo. Un ejemplo es que todas las operaciones

registradas, todos los estados financieros que se establezcan deben estar

expresados en una unidad de medida especifica, que en el caso venezolano es el

Bolívar (Bs.) la unidad de medida por excelencia.

Unidad de Medida el dinero es el común denominador de la actividad económica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el

análisis. Todas las transacciones son cuantificadas en términos de dinero para poder ser

registradas en los libros y por ser el bien por excelencia patrón común de medida al cual

pueden ser convertidos los Activos, Pasivos, y el Patrimonio de una

entidad.

Valor Histórico Original como una base para la cuantificación y medición de

las transacciones y eventos económicos que la contabilidad debe ser tomada a los efectos de asignar un valor monetario a las transacciones que se contabilizan en los libros debe ser registrada a su valor de origen, es decir, a su valor histórico.

Dualidad Económica también conocida como partida doble, establece que los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que envuelve a toda operación económica. Este principio sirve principalmente para distinguir las partes que intercambian los valores y los valores que debe registrar cada una. La dualidad económica es muy amplia y abarca desde las cuentas T hasta la presentación de ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

Ejemplo: Supongamos que Industrias El Páramo C.A. realiza una venta de mercancía a Los Andes C.A. por 1.000.000,ºº Bs. a crédito; si analizamos esta operación, en función al principio de dualidad económica aplicando la ecuación fundamental tendremos que:

Los sistemas contables de ambas empresas deben dar a conocer los dos enfoques que envuelven toda operación y que afectan los registros contables.

Negocio en Marcha o Continuidad este supuesto establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una empresa que emita estados financieros se encuentra en la capacidad de continuar con sus operaciones por un periodo racional de tiempo en el cual los estados financieros deben presentar las cifras que reflejen los registros contables. La continuidad puede verse afectado por condiciones internas, relacionadas con la administración del negocio y condiciones externas económicas, las cuales pueden determinar que una empresa no sea rentable hasta el punto de verse en la obligación de cerrar o descontinuar sus operaciones.

Ejemplo: Cuando se emiten estados financieros, se asume que una entidad

continuara con sus operaciones por un periodo razonable de tiempo a menos que se exprese lo contrario, ya que si se diera tal situación, las cifras carecerían de sentido desde el punto de vista económico.

Realización Contable establece que una transacción económica debe ser registrada en los libros solo cuando se haya perfeccionado la operación que la origina. Este principio determina el momento en el cual debe registrarse una operación.

Ejemplo: Supongamos que Guaica C.A. recibió un pedido el 29/12/10 por Bs.2.500 en mercancía para un cliente ubicado en el interior del país, pero que al 31/12/10 no había sido entregado por cuanto este se encontraba en los almacenes de la empresa.

La pregunta en este caso seria la siguiente: ¿Debe Guaica C.A. registrar esta operación como una venta al 31/12/2010?.

La respuesta a esta interrogante es negativa, ya que la transacción no ha sido realizada en su totalidad, cumpliéndose el perfeccionamiento cuando se haya entregado la mercancía al cliente y este la acepte conforme.

Ejemplo de algunas otras operaciones.

Operación Momento en el cual se realiza.

Compra de inventarios

Registro de diferencias cambiarias

Costos de los inventarios vendidos

Transferencia de materia prima a producción

Se realizan cuando se adquiere el compromiso de su pago a través de la recepción de los bienes adquiridos por la empresa.

La pérdida o ganancia cambiaria se realiza cuando el tipo de cambio sufre una variación.

El costo se realiza cuando los inventarios son entregados al comprador mediante la transferencia de la propiedad del bien, por medio de una operación de venta.

Se realiza cuando se incorpora esta al proceso productivo

Periodo Contable establece que la contabilidad debe presentar información referida a ciertos periodos de tiempo, por lo cual los costos y gastos deben asociarse con los ingresos que se generan, sin tomar en cuenta el momento en el cual se cobren o se paguen.

Ejemplo: En la siguiente figura se muestran dos situaciones para el registro de las operaciones, una primera correcta es la cual los ingresos, costos y gastos son registrados en el periodo en el cual se realizan atendiendo al postulado básico explicado anteriormente y una segunda situación incorrecta, el cual se tienen que costos y gastos correspondientes al periodo finalizado el 31/12/2000 son registrados en el periodo finalizado el 31/12/2001, por otra parte ingresos correspondientes al periodo terminado el 31/12/2001 son registrados en el ejercicio finalizado el 31/12/2002, situaciones estas que violan el supuesto básico del periodo contable.

Objetividad en relación a este principio, puede interpretarse que la objetividad contable debe reflejar fielmente las operaciones realizadas para garantizar la información suministrada por los estados financieros. Por lo tanto, se establece que toda transacción debe ser registrada al valor de costo y poseer todos los documentos probatorios que la respalden. Cuando una estimación no pueda

realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados financieros. Un ejemplo cuando un contador que aplica este principio en sus registros, se está garantizando una certificación de confiabilidad en caso de una auditoría externa y eso crea confianza en la información que producen los estados financieros.

Importancia Relativa estable que podrá admitirse la no aplicación estricta de algunos de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa, y, en consecuencia, no altere las cuentas anuales como expresión de la imagen fiel.

Un ejemplo: Probablemente que una subestimación de Bs. 20.000 en el activo total de un pequeño negocio cuyo activo total es de Bs. 63.500, sea de importancia relativa, ya que el no incluir tal cifra daría una idea errónea del patrimonio del negocio, sin embargo Bs. 20.000 de subestimación para los activos de una entidad financiera con un total de activos de Bs. 35.000, normalmente no se consideraría de importancia relativa, ya que ello no afecta sustancialmente el criterio que pudiera tener un usuario de las cifras de la entidad financiera.

Comparabilidad las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y su resultado en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que la política contable sean aplicadas uniformemente. Este postulado hace referencia concretamente a que la información financiera de las entidades estén presentados de manera tan uniforme que puedan ser comparados entre sí.

Revelación Suficiente establece que todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones. Por esta razón la revelación puede darse a través de las cifras de los estados financieros o en las notas correspondientes.

Prudencia también conocida como conservatismo, exige que los estados financieros muestren el escenario más conservador o que tenga menos optimismo según lo define el principio, esto a veces es entendido como el que refleje la menor utilidad o el mayor costo o gasto. No se pueden anticipar ganancias o utilidades que realmente no se hayan realizado. Un ejemplo es si hace 1 mes, compré una máquina a Bs.500 y el mercado ahora lo cotiza a Bs.480. En la contabilidad debo tomar el menor valor del activo, o sea Bs480.

El propósito fundamental de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, establecidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, es uniformar los criterios en cuanto a la presentación y manejo de la información financiera, además de la aplicación de ciertos criterios establecidos en estas normas de obligatorio cumplimiento, que garanticen la posibilidad de que dicha información pueda ser comprendida por diferentes usuarios, ser

comparable entre períodos diferentes, o con información de otras entidades, entre otros aspectos.

Cave destacar aun más la importancia de la aplicación de estos principios, en el sentido de que, su aplicación está establecida en diferentes leyes, como por ejemplo las de carácter tributario.