Patricio Rezza La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software UAI – Noviembre 2005...

Patricio Rezza

La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software

UAI – Noviembre 2005 - Rosario

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Patricio Rezza

La Mejora de los Procesos de NegocioLa Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Softwarey el aporte del Software

Presentación

Patricio Rezza, profesional en Cs. Económicas

Socio de

Empresa con 18 años de trayectoria con sede Rosario y oficina en Bs.As., dedicada a:

•Consultoría organizacional y de negocios, mejora de procesos en áreas de TI (ISO 17799, COBIT, ITIL)

•Desarrollo de sistemas para procesos claves e implementación de software propio y de 3ras. Partes y Gestión de proyectos

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Patricio Rezza

Objetivos de la exposición

• Repasar los conceptos de la aplicación del “enfoque o paradigma de procesos” como metodología que lidera la introducción de cambios en la gestión de las Organizaciones de diferentes los sectores

• Comentar cómo el Software y la TI hoy facilitan la aplicación de este enfoque


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Patricio Rezza

• Que las Organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos

• Que la calidad de un Producto está determinada por la calidad del Proceso que se usa para desarrollarlo y para mantenerlo.

. . . .adaptarse y administrar los procesos de negocio


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Se dice:

Patricio Rezza

Un proceso es.....

• Un grupo organizado de actividades relacionadas y realizadas en un orden especifico, con el objetivo agregar valor a los productos de una organización.

• La secuencia asegura que las actividades serán realizadas por los agentes designados, en el orden debido y en plazos aceptables.

No se trata:•De actividades aisladas ni aleatorias, sino relacionadas y organizadas con un objetivo común


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Patricio Rezza

¿Por qué el enfoque por Procesos?

Porque el enfoque por procesos cruza todas las áreas que intervienen desde el inicio hasta la finalización de un producto o servicio.

Dejando de lado:

• el análisis funcional tradicional,

• las visiones parciales (propias de cada área) concentradas en si mismas,

para centrarse en la secuencia de actividades, del principio (entradas) al fin (salidas).


gráficamente

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Patricio Rezza

Visión del análisispor proceso

Área1

Área2

Área3

Área4

Visión del análisis por área funcional


. . . gráficamente

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Patricio Rezza

Los Procesos de NNegocio (PN) han existido desde un principio


Por qué tiene vigencia la mejora de la gestión por procesos?...

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Patricio Rezza

. . . porque:

• Las Empresas comenzaron a darse cuenta que la gestión es un conjunto de procesos organizados (industria automotriz pionera, con evolución diferente según el tipo de industria)

•Sin importar el área que se trate, toda Organización se ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos (Nueva forma de pensar)

•Aplicar nuevos criterios de Valor de la operación y hacia el Cliente:

Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la recepción hasta la entrega)

Medir el desempeño desde la perspectiva de procesos internos (Kaplan y Norton BS)


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Patricio Rezza

Se tiene que pasar de una forma de pensar en silos funcionales......

Fuente: Intersoft Fuego

A una organización enfocada a procesos

Los objetivos funcionales de cada área deben compatibilizarse con los objetivos de los procesos


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Patricio Rezza

. . . porque:

Las Nuevas Tecnologías de la información permiten que PN sean:

• Automatizados

• Monitoreados

• Gestionados

• Optimizados

Nos referimos a Sistemas de Administración de Procesos de Negocio, tales como:

•WorkFlow

•BPM (business process management)


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Patricio Rezza


Este enfoque ha permitido ser efectivo al momento de:

•Incrementar la eficiencia•Mejorar la calidad•Reducir tiempos de producción y respuestas a los clientes•Tener clara definición de objetivos y responsabilidades

. . . .Contribuir a las demandas de los tiempos actuales

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Una primer síntesis

Patricio Rezza

Los principios del diseño de procesos son ...

• Focalizar el qué (procesos)

• Usar el quién (las personas) para arreglar el qué

• Usar la tecnología para mejorar en forma sustancial el desempeño del proceso

• Procurar que el cliente ayude en el proceso.


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Patricio Rezza

En consecuencia los procesos integran.....

Cliente Interno Cliente ExternoCliente Interno Cliente Externo


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PersonasPersonas

Tecnología y SistemasTecnología y Sistemas

ProcesosProcesos

ESTRATEGIA

ProcesosProcesos

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• Visualizar la totalidad de lo que hace la empresa en procesos•Identificar las actividades que agregan valor y las que sólo agregan costos

• Establecer métodos (medir la performance de los procesos)

• Modelar distintas alternativas de procesos, hasta llegar a la óptima o deseada.

•Qué se debe hacer•Quién lo debe hacer•Cómo y con qué•.......


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El enfoque de proceso, a través del Relevamiento, Análisis y Diseño nos permite:

Patricio Rezza


En el análisis se debe: • Poner en duda todo lo conocido,

• Cuestionar la razón de ser de cada actividad,

• No poner límites a las ideas y sugerencias,

• Pensar positivamente.16

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•WF: más orientado a definir reglas para gestionar la información, la secuencia del proceso y la intervención de las personas

•BPM: evolución natural del WF como plataforma de integración de aplicaciones para gestionar de manera integral la organización y mejorar la carga de trabajo entre las distintas áreas

PD: Organización de Profesionales WorkFlow Management Coallition

(WFMC), estándares de construcción

Ambas son herramientas orientadas a soportar procesos


Volviendo a la tecnología ....

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Un WorkFlow soporta y controla la ejecución de un proceso o subproceso en función de reglas previamente definidas. Empuja el proceso a través de todo el sistema.

Lleva el proceso a las personas.


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Crear pasosCrear pasosCrear pasosCrear pasos

AsignarAsignartareastareas

AsignarAsignartareastareas

Organizar flujo Organizar flujo de informaciónde informaciónOrganizar flujo Organizar flujo de informaciónde información

Eventos deEventos deprocesoproceso

Eventos deEventos deprocesoproceso

MonitorearMonitorearplazosplazos

MonitorearMonitorearplazosplazos

Sincronizar Sincronizar procesosprocesos

Sincronizar Sincronizar procesosprocesos

Herraminetas deHerraminetas de administraciónadministración

Herraminetas deHerraminetas de administraciónadministración

Grabar HistoriaGrabar HistoriaGrabar HistoriaGrabar Historia

Fuente: SAP


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BPM, plataformas para la integración de la empresa con eje en sus procesos

•Todas las empresas tienen un número de soluciones puntuales, paquetes de aplicaciones y sistemas legacy, cada uno de los cuales es usado por grupos de individuos para un propósito especifico.

•La administración de un proceso de negocio puede involucrar ERP / sistemas legacy, infraestructura IT y personas.

•Algunos procesos alcanzan a toda la extensión de la organización incluyendo a terceras partes.


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Monitoreo

Legacy

DB

BPM

CRM

ERP

Son herramientas que permiten a las empresas diseñar soluciones con la integración de aplicaciones existentes

Fuente: Gevenue

NuevoProceso

NuevoProceso


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Beneficios - Características BPM

• Herramientas de modelado de procesos con interfaz gráfica

• Sacan la lógica de los negocios afuera de las aplicaciones (facilita las mejoras y cambios)

• Facilitan el re-uso de procesos y/o componentes

• Invocan a las aplicaciones integradas

• Integridad de datos

• Monitoreo del flujo de trabajo, detección de cuellos de botella

• Crecimiento incremental


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Patricio Rezza CRM ERP SCM Legacy


BPMProceso de Negocio

conectores

Fuente: Pectra BPM

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Fuente: Intersoft Fuego

Applications

Work Portal Work PortalWeb Portal

Data Bus

Ideafix

LDAP

Data Bases

SAP

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La Implementación

Crear, rediseñar e implementar nuevos procesos es indispensable, pero no es sencillo, ni automático, ni mágico

Factores críticos para su aplicación:

1. Tomar procesos completos (no acotados)pero no toda la organización de golpe

2. Asignar “dueño” a los procesos a cambiar para que tome la iniciativa

3. Equipo de diseño dedicado4. Lograr compromiso Gerencial5. Hacer sentir a los empleados parte de la innovación

(sensibilización). Capital Humano

6. Predisposición a la acción, enfrentar el cambio7. La integración de : procesos tecnología, personas,

clientes y la estrategia (recordar grafico)


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Los procesos integran elementos indispensables:


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PersonasPersonas

Tecnología y SistemasTecnología y Sistemas

ProcesosProcesos

ESTRATEGIA

ProcesosProcesos

Cliente Interno Cliente ExternoCliente Interno Cliente Externo

Patricio Rezza

La Industria del SOFTWARE

La industria tiene necesidad de optimizar todos los aspectos del desarrollo de productos.

La CALIDAD del PROCESO utilizado en la construcción impacta en la calidad final del soft desarrollado.

Los estándares internacionales se basan en la CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI (modelo de Madurez de Capacidades) del SEI

• Establece 5 niveles de madurez

Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG Latinoamérica


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CASO Rosario – Polo Tecnológico

8 Empresas implementaron normas CMMI

6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente

Alcanzaron nivel 2 (administrado)

Implica haber implementado mejoras prácticas y generado evidencias para 6/7 ÁREAS de PROCESOS, Ej.:

•Planificación de proyectos•Administración de requerimientos•Monitoreo y control•Aseguramiento de Calidad•Administración de la configuración•Medición y Análisis


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Las mejoras de procesos de negocios, ES UN CAMINO o un enfoque metodológico cada vez más utilizado para mejorar la gestión

apoyándose

en la evolución de las TECNOLOGÍAS de la INFORMACIÓN que cada vez reutilizan más componentes.


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Las organizaciones que sean capaces de implementarlas correctamente y mantener una mejora continua en la gestión por procesos conseguirán:


•Mayor productividad y agregar valor

•Flexibilidad en los servicios/productos

•Mejor atención de los clientes30

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Bibliografía•David Brojt, Project management•Information Technology, revista abril 2005•Eduardo Navarro, Articulo sobre calidad, gestión de procesos y TI•Workflow Handbook 2005, Workflow Management Coalition www.wfmc.org •Presentacion de InterSoft, producto Fuego•Presentacion de SAP, Workflow•Presentacion sistema Gevenue y Pectra•Johansson y otros, Reingenieria de procesos de negocios•Polo Tecnológico Rosario, cuadernos de CMMI•Metodología GCP, Coa Consultora


www.coasa.com.arMUCHAS GRACIAS

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