INSTALAC ION DE LOS DATOS DE UNA COMPAIA EN OPERACION

DacEasy Contabilidad V10

Pasos para la Implementacin de DacEasy Contabilidad Versin 10

DAC, S. A.( 11 Cub Scouts, Ens. Naco Edif. DAC

Santo Domingo, Rep. Dom.

Tel:(809) 563-3232, Fax(809)547-3967Internet Web Site: www.DacFlex.com Email: info@DacFlex.com

Soporte Tcnico GarantizadoMayo 2001

IMPLEMENTACION DE LOS DATOS DE UNA COMPAIA EN OPERACION.

DAC-EASY CONTABILIDAD le proporciona el nico sistema perfectamente integrado para el control contable disponible en el mercado. Con este nivel de integracin usted evitar los problemas de no balancear la informacin de un sistema con la contabilidad general tan comn en los sistemas que se venden mdulo por mdulo

Debido a esa perfecta integracin es necesario que siga los pasos descritos a continuacin para lograr una perfecta instalacin de su informacin actual en los diferentes sistemas y estar listos para iniciar el registro cotidiano de las operaciones contables de su empresa.

Antes de iniciar la operacin del proceso de Instalacin de sus datos es importante que usted verifique que la informacin es correcta, es decir que usted dispone de los saldos correctos de sus clientes y proveedores (con el detalle de las facturas que le deben o que usted debe), la existencia y costo unitario de cada uno de los productos en el inventario, la certeza de que el detalle de esas tres cuentas - clientes, proveedores e inventarios- suman el mismo saldo que aparece en su contabilidad general as como el saldo de todas y cada una de las cuentas que integran su catlogo de cuentas.

Sabemos que ese trabajo de preparacin le representar inversin de tiempo y esfuerzo, pero sabemos que al decidir adquirir un sistema contable integrado y electrnico usted desea iniciar por la ruta adecuada y no incorporar al computador informacin que no tiene sentido.

Le recomendamos iniciar la captura de las operaciones con la anticipacin de un mes, preferentemente el primer mes de su ejercicio contable aunque ese requisito no es imprescindible

Asegrese de que la fecha digitada al cargar el sistema operativo de su computador sea la correspondiente al mes al cual pertenecen los saldos a capturar la cual, normalmente ser una fecha distinta a la del da en que realice la captura inicial.

Ahora siga los pasos a continuacin descritos:

PASO 1 :

Necesita definir los archivos del sistema y crear los diferentes catlogos de cuentas, clientes, proveedores, productos, servicios y las Cuentas de Interface.

Una vez que haya capturado todos los archivos imprima los catlogos y directorios para asegurarse que la informacin digitada en el computador es correcta.

Usted notar que el computador no le permite digitar los saldos de ninguna cuenta de clientes (cxc) proveedor (C x P) o Inventario ya que estos Montos deben ser registrados a travs de las rutinas destinadas para capturar las transacciones pues de otra manera sera muy simple digitar cifras equivocadas que desbalancearan sus saldos.

PASO 2 :

Asegrese de haber incluido en el catlogo de cuentas la cuenta 9999. Cuenta de Instalacin. Esta cuenta ser de gran ayuda en este proceso de incorporacin de los saldos al sistema.

Es necesario que cree, en el archivo de proveedores uno con el numero 9999, con el nombre PROCESO DE INSTALACION, al registrar este proveedor, se ver as:

PASO 3 :

Prepare un listado de todos los productos en el inventario, incluya en ese listado el cdigo del producto, las unidades y fracciones en existencias al momento de la instalacin el costo unitario promedio (tome el promedio de existencia independientemente de ocupar como sistema de costeo estndar, el ltimo precio de compra o el mismo promedio) y el importe total resultante de multiplicar el costo unitario por la existencia. Sume el total de todos los productos y verifique que el saldo en la contabilidad es el mismo que el total del listado. Si existe alguna diferencia, ajuste el saldo de la contabilidad contra los costos ya que ambos totales deben ser iguales.

PASO 4 :

Escoja la seleccin COMPRAS en el Men Principal y en ese men escoja la opcin ORDEN DE COMPRAS, vindose la pantalla as:

Oprima Enter para que el sistema asigne el nmero de la O.C. automticamente, digite el proveedor 9999 y aparecer en la pantalla el nombre PROCESO DE INSTALACION, oprima Enter en todos los campos siguientes hasta posicionar el cursor en el rea de detalle de los productos.

Inicie la captura de los productos incluidos en la relacin antes preparada, digite el # del producto y su descripcin aparecer en la pantalla, digite el costo unitario en la columna Precio y oprima Enter en la columna Descuento; el Total desplegado debe ser igual al importe que usted calcul en su listado. Una vez que haya terminado de digitar todos los productos, oprima F10 y la Orden de Compras con las mercancas en existencia habr sido concluida.

Cada orden de compra tiene la capacidad de 98 productos, si usted tiene ms de ese nmero ser necesario que repita el procedimiento con otras Ordenes de Compras hasta haber concluido todos sus productos.

PASO 5 :

Escoja la opcin ORDEN DE COMPRAS en el men de IMPRESIN DE COMPRAS, oprima Enter en todos los campos y luego F10 para iniciar el proceso de impresin de la o las Ordenes de Compras, que contienen los productos en existencia al instalar el programa.

Revise que todos los productos impresos, las unidades y fracciones y los importes son CORRECTOS. Si usted detecta algn error, solicite la orden de compra otra vez, y edite el o los productos equivocados y vuelva a pedir la impresin (NO REIMPRESION), slo la o las Ordenes corregidas sern impresas. No contine al paso 6, si existe algn producto con error.

PASO 6 :

Una vez que todos los productos han sido correctamente impresos en la o las O.C. solicite la rutina DIARIO DE COMPRAS y este listado, conteniendo los productos incluidos en la O.C. sern impresos.

PASO 7 :

RESPALDE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO PARA PREVENIR CUALQUIER FALLA.

Una vez respaldados sus archivos, solicite la rutina para Asentar sus Compras, la pantalla se ver as:

Presione F10 y el proceso de asentar ser iniciado .Todos los productos digitados tendrn la existencia capturada, el proveedor temporal 999 tendr como saldo el total de los productos y en el sistema de contabilidad general tendr creada una transaccin con la clave de diario OC.

PASO 8 :

Verifique que todos los productos ya se encuentran actualizados Imprimiendo el REPORTE DE ACTIVIDAD, compruebe que los importes de la existencia en unidades y valores son correctos as como el gran total de valores corresponde al saldo de inventario en su balanza de comprobacin.

PASO 9 :

Ahora usted necesita preparar un listado con todos los proveedores (de productos y servicios) que tienen saldo y que han sido dados de alta en el archivo de proveedores. Este listado debe contener el cdigo del proveedor, su nombre, el nmero de cada factura que integra el saldo, la fecha de operacin y la fecha de vencimiento, el nmero de referencia (o simplemente las letras OC) y el importe de la factura. Si el proveedor est controlado por el sistema de saldo anterior no slo necesita enlistar el saldo insoluto como si fuese una sola factura. Verifique que el saldo total de cada proveedor corresponde a su saldo y que la suma de todos los proveedores enlistados es igual al saldo de las cuentas por pagar en su contabilidad general.

Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de proveedores no slo aquellos que le venden productos, sino tambin aquellos que le proporciona servicios y a los cuales les emite cheques para realizarles pagos.

PASO 10 :

Una vez que el listado del paso anterior est completo y verificado, usted estar listo para incorporar esa informacin al computador. Escoja CUENTAS POR PAGAR en el men principal y ah capture la transaccin correspondiente y la pantalla se ver as:

Oprima Enter en el campo NUMERO y el nmero de la transaccin aparecer automticamente. Digite el cdigo del proveedor y su nombre ser desplegado (si el cdigo digitado no corresponde a un proveedor existente ser rechazado). Ahora deber digitar el # de referencia, si no lo tiene digite OC (por orden de compra) o algo similar. Despus deber digitar el nmero de la factura y oprimir Enter se desplegar la fecha del da, brrela y digite la fecha en que la factura se origin, ahora la fecha de vencimiento aparecer automticamente y tambin usted la deber editar para corresponder a la misma de la factura original.

A continuacin el sistema desplegar la cuenta que identifica a las Cuentas por Pagar (usted debi haber digitado el nmero de la cuenta al crear las cuentas de interface) y el cursor se detendr en la columna de ABONOS (o cargos si digit una C en el cdigo) , digite el importe de la factura o cargo, verifique que es correcta y oprima Enter, el cursor avanzar a la siguiente lnea. En esta segunda lnea, digite como cuenta #, la 9999 y su nombre Diferencia en Pliza aparecer automticamente, el cursor se colocar en la columna CARGOS, si el movimiento de la primera lnea fue ABONO (en todas las facturas), digite en CARGOS el mismo importe; si en la primera lnea fue un cargo entonces oprima Enter para avanzar a la columna ABONOS y digite la misma cantidad.

Verifique que el importe sea correcto y presione F10 y la pantalla quedar lista para digitar la siguiente transaccin.

Una vez terminado de digitar todas las facturas de todos los proveedores, usted deber digitar un movimiento adicional de cargo al proveedor temporal 9999, usted deber usar cualquier nmero de factura, la clave a ocupar debe ser C y las fechas y referencias pueden ser cualquiera. Al colocarse el cursor en la columna CARGO en la primera lnea de Distribucin digite el importe del gran total mostrado en el Reporte de Actividad del Inventario, impreso en el paso 8, la segunda lnea deber ser un ABONO a la cuenta 9999 Diferencia en Pliza por la misma cantidad.

PASO 11:

Una vez capturadas todas las facturas de proveedores deber imprimir el diario de Transacciones. Escoja CUENTAS POR PAGAR del men DIARIO en la pantalla principal de DacEasy. Verifique que todas las transacciones sean correctas, si usted detecta uno o varios errores, corrija los errores verificando las transacciones y vuelva a imprimir el Diario, no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo capturado es correcto. A continuacin se presenta el ejemplo de este diario:

PASO 12 :

ANTES DE SEGUIR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR CUALQUIER ERROR.

Una vez obtenido el respaldo de los archivos solicite la rutina para ASENTAR CUENTAS POR PAGAR del men ASENTAR, la pantalla se ver as:

Presione F10 para que inicie el proceso. Esta rutina actualizar el saldo de todos los proveedores, crear el archivo de facturas (partidas vivas), dejar en cero el saldo del proveedor 9999 y crear la Pliza contable, en el sistema de Contabilidad General, identificada con el cdigo de diario.

PASO 13 :

Una vez concluida la actualizacin de todas las facturas de los distintos proveedores, solicite la rutina REPORTE DE ANTIGUEDAD para imprimir toda la informacin relativa a los proveedores. Para un mayor detalle vea la explicacin de esa rutina en el captulo 8 del Manual de Usuario.

PASO 14 :

Ahora usted necesita preparar un listado con todos los clientes que tienen saldo y que han sido dados de alta en el archivo de clientes. Este listado debe contener el cdigo del cliente, su nombre, el nmero de cada factura que integra el saldo, la fecha de vencimiento, el nmero de referencia y el importe de la factura. Si el cliente ser controlado por el sistema de saldo anteriorsolo necesita enlistar el saldo insoluto como si fuera una sola factura. Verifique que el total de cada cliente corresponde a su saldo y que la suma de todos los clientes enlistados es igual a las cuentas por cobrar en su contabilidad general. Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de clientes a todos aquellos que le deben y usted desea controlarlos en el sistema de cuentas por cobrar y no directamente en la contabilidad general.

PASO 15 :

Una vez que el listado del paso anterior est completo y verificado, usted estar listo para incorporar esa informacin al computador. Escoja CUENTAS POR COBRAR del men Transaccin.

Oprima Enter en el campo NUMERO y el nmero de transaccin aparecer automticamente. Digite el cdigo del cliente y su nombre ser desplegado (si el cdigo digitado no corresponde a un cliente existente ser rechazado). Escoja el tipo de transaccin que desea introducir, es decir, si es una Factura, un Cargo o un Debito. Despus deber digitar el nmero de la factura y al oprimir ENTER se desplegar la fecha del da, brrela con Delete y digite la fecha en que la factura se origin en el formato AAMMDD (AA=Ao, MM=Mes y DD=Da). Ahora deber digitar el # de referencia, si no lo tiene digite FAC (por factura) o algo similar, ahora la fecha de vencimiento aparecer automticamente y tambin usted deber editar para corresponder a la misma de la factura original.

A continuacin el sistema desplegar la cuenta que identificada a las Cuentas por Cobrar (usted debi haber digitado ese nmero de cuenta al crear las cuentas de interface, digite el importe de la factura o el abono, verifique que es correcta y oprima Enter para grabar el movimiento y avanzar a la siguiente lnea. En esta segunda lnea, digite como la cuenta #, la cuenta 9999 y su nombre Diferencia en Pliza aparecer automticamente, el cursor se colocar en la columna CARGO, si el movimiento de la primera lnea fue un CARGO (en todas las facturas oprima Enter para avanzar a la columna de ABONO y digite el mismo importe. Verifique que el importe sea correcto, si no lo es oprima Shift+F6 para reiniciar la lnea. Presione F10 y la pantalla quedar lista para digitar la siguiente transaccin.

PASO 16 :

Una vez capturadas todas las facturas del cliente, deber imprimir el diario de Transacciones. Escoja Cuentas por Cobrar del men Diarios. Verifique que todas las transacciones son correctas, si usted detecta uno o varios errores, verifique sus transacciones de Cuentas por Cobrar. Corrija los errores y vuelva a imprimir el Diario, no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo capturado es correcto. A continuacin se muestra un ejemplo de un reporte de Diario.

PASO 17 :

ANTES DE SEGUIR ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR CUALQUIER ERROR.

Una vez obtenido el respaldo de los archivos, solicite la rutina Asentando Cuentas por Cobrar, la pantalla se ver as:

Digite la fecha, el periodo contable se desplegar y presione F10 para que el proceso de actualizacin sea iniciado. Esta rutina actualizar el saldo de todos los clientes, crear el archivo de facturas (partidas vivas), y crear la Pliza contable, en el sistema de contabilidad general, identificada con el cdigo de diario CC y Transaccin # MMDD (Mes y da del movimiento).

PASO 18 :

Una vez concluida la actualizacin de todas las facturas de los distintos clientes, solicite la rutina ANTIGUEDAD DE SALDOS para imprimir toda la informacin relativa a los clientes. A continuacin se muestra un ejemplo de la pantalla al solicitar el reporte as como el reporte ya impreso:

PASO 19 :

Con los pasos anteriores usted ha actualizados los saldos de los productos, proveedores y clientes ocupando la cuenta 9999 como cuenta puente. En ese caso usted puede preparar una relacin con los saldos actuales de todas las otras cuentas de su catlogo, esta relacin slo debe incluir cuentas de DETALLE, es decir, las cuentas que reciben afectacin directa y descargan sus movimientos a las cuentas GENERALES, por ejemplo si usted tiene cuentas de cheques con tres bancos, usted debe incluir en la relacin los saldos de cada una de ellas pero no debe incluir la cuenta de BANCOS con el total de las tres cuentas. Tampoco incluya en la relacin el saldo de las Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventarios los cuales han sido incorporados al sistema.

Si usted inicia la instalacin del programa en medio de un ejercicio contable, en lugar de este importe usted tendr que incluir todas las cuentas Ventas, Ingresos y Costos o Gastos en esta relacin ya que solo al inicio de un ejercicio contable al saldo de esas cuentas es cero.

PASO 20 :

Con la relacin anterior ya balanceada, seleccione la rutina CAPTURA DE POLIZAS en el men Transaccin, seleccione LIBRO MAYOR. La pantalla se ver as:

El cursor se posicionar en el campo CODIGO DIARIO, digite la clave DG (por Diario General) y oprima ENTER, ahora el cursor estar en el campo TRANSACCION #, digite el nmero 001 y oprima ENTER, la fecha del da aparecer, oprima ENTER para aceptar la fecha desplegada y el cursor se colocar en la columna CUENTA, digite cada uno de los nmeros de cuenta de la relacin, el sistema verificar que la cuenta digitada exista en el sistema y que esta sea Detalle, si no se cumplen las dos condiciones ser rechazada, si es correcto se desplegar automticamente el nombre de la cuenta.

Ahora el cursor se encontrar en la columna DESCRIPCION, en la primera lnea digite ASIENTO DE APERTURA (en las siguientes lneas esa descripcin se mostrar automticamente) oprima ENTER y el cursor se colocar en la columna de CARGO, si la cuenta es saldo deudor, digite aqu su saldo; si la cuenta es saldo acreedor oprima ENTER para avanzar a la columna de ABONO y digite el importe.

Despus de capturar el importe, verifique que lo digitado sea correcto, si no lo es oprima SHIFT+F6 para reiniciar la captura de esa lnea, si es correcto oprima ENTER y el cursor avanzar a la siguiente lnea.

Si todo lo digitado es correcto, la pantalla desplegar las transacciones indicando que lo digitado est bien balanceado. Si usted cometi algn error al digitar las cantidades o le falt digitar el saldo de una o varias cuentas, el sistema le indicar que existe una diferencia entre los CARGO y ABONO y que oprima ENTER para revisar. Verifique todos los movimientos conforme se despliegan en la pantalla y borre los equivocados o digite las cuentas faltantes. Si todo es correcto oprima F10 y luego ESC para regresar al men de Contabilidad General.

PASO 21 :

Una vez terminada la captura de los saldos de todas las cuentas, usted deber imprimir el Diario de Movimientos de la Contabilidad, para ello escoja IMPRESION

DE DIARIOS en el men de Contabilidad General y la pantalla se ver as:

Seleccione el tipo de reporte, en este caso Diario. En el diario aparecern las transacciones con las claves CC (Cuentas por Cobrar), CP (Cuentas por Pagar), DG (Diario General) y OC (Ordenes de Compras) que corresponden a los movimientos generados hasta el paso 20 en el proceso de instalacin.

PASO 22 :

Ahora escoja la opcin REPORTE DE MOVIMIENTO DE CUENTAS en el men de Contabilidad General y la pantalla se ver as:

En la posicin DESDE CUENTA: digite el nmero 9999 y oprima ENTER, tambin oprima ENTER en la posicin HASTA luego presione F10 para generar al reporte. Solo el movimiento de la cuenta 9999 es impreso, usted notar que tiene 4 movimientos 2 de cargos y 2 de abonos, y su saldo actual es cero, lo que quiere decir, que esta cuenta que nos ha servido como puente para crear los saldos en los distintos sistemas ha quedado como al principio sin saldo.

PASO 23 :

OBTENGA EL RESPALDO DE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO, PARA PREVENIR CUALQUIER INTERRUPCION QUE PUEDA DAAR SUS DATOS.

Una vez concluido el respaldo de los archivos, elija ASENTANDO LIBRO MAYOR en el men de Contabilidad General. La pantalla se ver as:

Digite la fecha para la actualizacin y presione F10. En la pregunta DESEA CONTINUAR?, presione ENTER; Ahora el computador le preguntar si est SEGURO?, si lo est oprima ACEPTAR y el proceso de actualizacin ser iniciado. Asegrese de que el impresor se encuentra en lnea y con papel. Al terminar actualizar los totales de cargos y abonos actualizados sern impresos, usted podr notar que sus saldos son iguales.

PASO 24 :

Ahora elija BALANZA DE COMPROBACION en el men de Contabilidad General, la pantalla se ver as:

En el listado se incluirn todas las cuentas de su catlogo y todas aquellas que tengan saldo debern mostrar los mismos valores que usted tena en su sistema anterior.

PASO 25 :

ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS.

Una vez obtenido el respaldo de los archivos del sistema seleccione la rutina PROCESO FIN DE PERIODO (Contabilidad General) en el men PERIDICO/LIBRO MAYOR. La pantalla se ver as:

El objetivo de este paso es dejar listo el archivo contable para iniciar el primer mes de proceso bajo daceasy.

PASO 26 :

Ahora, en el mismo men de PERIODICOS/POR PAGAR, digite la seleccin PROCESO FIN PERIODO (Cuentas por Pagar) y la pantalla desplegar:

Presione ACEPTAR y el proceso ser iniciado. Esta rutina despejar desde el archivo de partidas vivas todas las transacciones relativas al proveedor 9999 as como de otros proveedores que usted haya establecido como el saldo anterior, los proveedores creados bajo el sistema de partidas vivas no sufren ningn cambio.

PASO 27 :

Ahora vaya al men de Creacin y Mantenimiento de Archivos y escoja la opcin PROVEEDORES, una vez que la pantalla haya sido desplegada, digite el cdigo del proveedor 9999 y los datos del proveedor temporal sern desplegados. Usted notar que no tiene saldo, para borrar este proveedor temporal presione F6 y el proveedor ser eliminado del archivo ya que no ser usado posteriormente.

PASO 28 :

El ltimo paso de este proceso de instalacin de sus saldos es OBTENER RESPALDO DE LOS ARCHIVOS .

Usted ha avanzado bastante en este proceso y, en el caso de cualquier problema posterior, mientras se cubre el perodo de aprendizaje, usted no tendr que iniciar desde el principio, usted tendr toda la instalacin de sus archivos completa y segura en el disco de Respaldo.

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