PARTE II PARTE PRÁCTICA CAPÍTULO I 10 UBICACIÓN DEL CDD … · consolidación de pedidos. Los...
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18 PARTE II PARTE PRÁCTICA CAPÍTULO I 10 UBICACIÓN DEL CDD DE BEDESA, S.A. DE C.V. 10.1 Requisitos para ubicar el CDD Los requisitos que debe cumplir la ubicación del CDD de BEDESA, S.A. DE C.V. son: • Instalación de tamaño óptimo y adecuado que esté acorde a los volúmenes de almacenamiento de los productos de la empresa, y que posea espacio disponible para una futura expansión a medida que se vayan incrementando las operaciones de la empresa. • Para la ubicación del CDD debe de tomarse en cuenta la población aledaña a este, por lo que es necesario que su instalación no afecte la salud ni altere los estilos de vida de los residentes de la zona. De igual manera, se deben de tomar las medidas necesarias para no dañar el medio ambiente. • Es necesario ubicar el CDD en un lugar accesible para los proveedores, repartidores, empleados y sobre todo clientes, ya que estos son los que llegarán al CDD a recoger el producto. • Tomar en cuenta los diferentes gastos y costos en los que se incurrirán: gastos por servicios básicos (agua, electricidad y telefonía), transporte, seguridad, costos por alquiler, entre otros. 10.2 Ubicación del CDD de BEDESA, S.A. DE C.V. Al analizar los requisitos que debe de cumplir el CDD de BEDESA, S.A. DE C.V., como empresa se ha determinado que la mejor ubicación para este es en la zona franca American Industrial Park, la cual esta ubicada Km. 36 carretera a Santa Ana, Ciudad Arce, Departamento La Libertad. Actualmente, nuestra empresa lleva a cabo
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PARTE II
PARTE PRÁCTICA
CAPÍTULO I
10 UBICACIÓN DEL CDD DE BEDESA, S.A. DE C.V.
10.1 Requisitos para ubicar el CDD
Los requisitos que debe cumplir la ubicación del CDD de BEDESA, S.A. DE C.V.
son:
• Instalación de tamaño óptimo y adecuado que esté acorde a los volúmenes de
almacenamiento de los productos de la empresa, y que posea espacio disponible para
una futura expansión a medida que se vayan incrementando las operaciones de la
empresa.
• Para la ubicación del CDD debe de tomarse en cuenta la población aledaña a
este, por lo que es necesario que su instalación no afecte la salud ni altere los estilos
de vida de los residentes de la zona. De igual manera, se deben de tomar las medidas
necesarias para no dañar el medio ambiente.
• Es necesario ubicar el CDD en un lugar accesible para los proveedores,
repartidores, empleados y sobre todo clientes, ya que estos son los que llegarán al
CDD a recoger el producto.
• Tomar en cuenta los diferentes gastos y costos en los que se incurrirán: gastos
por servicios básicos (agua, electricidad y telefonía), transporte, seguridad, costos por
alquiler, entre otros.
10.2 Ubicación del CDD de BEDESA, S.A. DE C.V.
Al analizar los requisitos que debe de cumplir el CDD de BEDESA, S.A. DE C.V.,
como empresa se ha determinado que la mejor ubicación para este es en la zona
franca American Industrial Park, la cual esta ubicada Km. 36 carretera a Santa Ana,
Ciudad Arce, Departamento La Libertad. Actualmente, nuestra empresa lleva a cabo
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sus operaciones en dicha zona franca y esta al contar con los servicios necesarios y el
espacio adecuado se decidió ubicar nuestro CDD en el mismo lugar tomando en cuenta
también que American Industrial Park cuenta con el suficiente espacio disponible
(8,000 m² inmediato y 20,000 m2 futuras expansiones) para una posible expansión que
tiene prevista la empresa en un futuro.
10.3 ASPECTOS LEGALES A CONSIDERAR PARA EL CDD
BEDESA, S.A. DE C.V. y su CDD al estar establecida en la zona franca American
Industrial Park, debe de cumplir y ampararse en lo establecido en la Ley de Zonas
Francas Industriales y de Comercialización.
La Ley de Zonas Francas Industriales y de Comercialización cuenta con nueve
capítulos conformados por 56 artículos y fue aprobada en el año 1998 por la Asamblea
Legislativa.
Dicha ley tiene por objeto “regular el funcionamiento de Zonas Francas y Depósitos
para Perfeccionamiento Activo, así como los beneficios y responsabilidades de los
titulares de empresas que desarrollen, administren o usen las mismas”.
El establecimiento, la administración y funcionamiento de las Zonas Francas deberá
ser autorizado por el Ministerio de Economía y lo relacionado a la vigilancia y control
del régimen fiscal esta a cargo del Ministerio de Hacienda.
La persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que se dedica al establecimiento
y desarrollo de Zonas Francas se le conoce como Desarrollista y este debe de
proporcionar los servicios e infraestructura pública y privada, y techo industrial
necesario para el adecuado funcionamiento de esta. La Edificación y Áreas que debe
de proporcionar el desarrollista son:
1. EDIFICACIONES COMUNES:
a) Oficinas Administrativas y de Mantenimiento.
b) Oficina de Delegación Aduanera y Fiscal.
c) Caseta de Control y Vigilancia.
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2. EDIFICACIONES DE CADA NAVE INDUSTRIAL:
a) Oficinas.
b) Área de Producción o Almacenaje.
c) Bodega de Materia Prima y Producto Terminado.
d) Zonas de Carga y Descarga.
e) Estacionamiento de Vehículos.
f) Suficientes servicios sanitarios para hombres y mujeres.
3. URBANIZACIÓN:
a) Área verde: 30% del área total que incluye área verde ecológica, zona deportiva
b) Calles, pasajes y aceras.
c) Estacionamiento para Vehículos.
d) Estacionamiento para Contenedores.
e) Plaza Peatonal.
f) Cerca Perimetral.
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4. EDIFICACIONES OPCIONALES:
a) Oficinas de Correos.
b) Oficina de Delegación del Ministerio de Trabajo.
c) Clínica.
d) Banco.
e) Cafetería Industrial.
Podrán establecerse y funcionar en Zona Franca empresas nacionales o extranjeras,
que se dediquen a:
a) La producción, ensamble o maquila, manufactura, procesamiento, transformación
o comercialización de bienes y servicios.
b) La prestación de servicios vinculados al Comercio Internacional y Regional tales
como: el acopio, el empaque y reempaque, la reexportación, consolidación de carga, la
distribución de mercancías y otras actividades conexas o complementarias.
A las empresas que mantengan operaciones en Zona Franca se le llama Usuario de
Zona Franca, este debe de estar debidamente autorizado por el adminsitrador de la
Zona Franca de conformidad a la Ley de Zona Francas. Dichos usuarios deben de
cumplir ciertas obligaciones y la falta a estas generarían una sanción.
11 CLIENTE COMERCIAL DE BEDESA, S.A. DE C.V. S.A. DE C.V.
(CANAL DE DISTRIBUCIÓN)
11.1 SELECCIÓN DEL TIPO DE CANAL
El tipo de canal que proponemos es de tipo indirecto, utilizando tres tipos de
intermediarios, lo cuales los hemos clasificado de la siguiente manera:
• Mayoristas.
• Minoristas y Detallistas.
• Institucional.
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1. Canal de distribución Mayorista (Supermercados):
El Supermercado que es un intermediario Mayorista el cual permite al consumidor
final tener una opción más a su alcance al momento de querer adquirir éste tipo de
productos.
Los productos entregados a este canal son enviados por transporte propio. La
decisión de utilizar transporte propio es que las rutas están previamente establecidas,
lo cual no generas costos innecesarios de transporte, se cuenta con seguridad en los
supermercados, el servicio con el cliente es más de uno a uno por lo que trasladar la
responsabilidad de distribución a terceros afectaría dicha relación con el cliente.
Este canal de distribución es muy importante; se distribuye el producto en camiones
repartidores; según el pedido de los supermercados antes mencionado.
Beneficios del Canal Mayorista:
Un Supermercado adquiere cantidades grandes para la venta en sus
diferentes sucursales en todo el país.
Permite la utilización de herramientas promocionales como: displays, material
pop.
Se puede trabajar de manera conjunta en la elaboración de publicidad y
promociones.
Perfil del canal:
Supermercados con reconocido prestigio en el mercado salvadoreño, con sucursales
en las principales zonas de El Salvador con una estructura de logística capaz de lograr
presencia del producto en todo el país.
2. Canal de distribución Minorista y Detallista (Tiendas, pequeños
negocios).
Éste canal de distribución no puede ser dejado a un lado, ya que, representa un
porción importante de nuestro mercado. Es importante contar con nuestro producto en
tiendas y pequeños negocios ya que están los productos disponibles muy cerca del
consumidor final.
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Los productos que se distribuyen a este canal son transportados por personal
outsourcing, debido a que algunos de éstos lugares quedan extraviados o algunas
tiendas se encuentran en zonas que son peligrosas, por lo que, representan un riesgo
para la empresa.
Beneficios del Canal Minorista y detallista:
EL consumidor final encuentra disponible el producto cerca de su hogar.
Permite la utilización de herramientas promocionales como: material pop, para
que el consumidor reconozca la marca.
Perfil del canal:
Tiendas y pequeños negocios ubicados en zonas residenciales, por lo tanto de fácil
acceso a los consumidores.
3. Canal de distribución Institucional (Restaurantes, Hoteles, Hospitales):
Éste canal es muy importante, ya que, el consumidor tiene la oportunidad de
relacionarse directamente con nuestro producto. El consumo del producto en éste canal
es alto por lo que nos genera ventas y lo hace atractivo.
Para los intermediarios se cuenta con motoristas que tienen una ruta ya programada,
el cual saca los pedidos específicos por medio de una orden de compra.
Los productos entregados a este canal son enviados por transporte propio.
Beneficios del Canal Institucional:
Adquieren cantidades grandes para consumo para quienes los visitan.
Hay disponibilidad del producto en diferentes lugares.
En el caso de los hospitales, se reconoce al producto como una bebida sana.
Perfil del canal:
Restaurantes, Hoteles y Hospitales con reconocido prestigio en el mercado
salvadoreño, que mantengan un alto nivel de calidad de sus productos.
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12 DISEÑO DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
El CDD realizado para Bebidas de El Salvador (BEDESA, S.A. DE C.V.) para sus
productos terminados de la rama de bebidas no carbonatadas (jugos) hemos de definir
la función, tamaño, procesos e implantación del mismo, para finalmente precisar el tipo
de instalación que se va a definir.
12.1 Función de nuestro CDD
Nuestra empresa es tanto productora como almacenadora, el diseño de CDD que
estamos aplicando a partir de éste momento es para el área de almacén del producto
ya terminado. Nuestro CDD para almacenar los productos terminados (jugos) está
continuo a la fábrica, lugar, de donde se reciben los productos en el CDD.
La importancia que tiene nuestro CDD, debido a que somos una empresa de
consumo masivo, es que el CDD nos permite la entrega de enormes cantidades de
producto al mercado en forma continua, satisfaciendo las necesidades de nuestros
clientes comerciales y por lo tanto de los consumidores finales, debido a que
abastecemos eficazmente a nuestros intermediarios y mantenemos disponibilidad de
producto en los puntos de venta.
El objetivo de contar con nuestro propio CDD es principalmente el de almacenar
nuestros productos terminados (jugos), al hablar de almacenaje nos referimos a
cuestiones de calidad con respecto al manejo y almacenamiento adecuado del
producto en nuestro CDD.
A través del almacenamiento adecuado generará beneficios en diferentes aspectos
logísticos debido al hecho de poder tener control de nuestros productos; cuando
hablamos de control, nos referimos, tanto a cuestiones de conservación de calidad de
los jugos (empaque, fechas de vencimiento, por mencionar algunos), como también a
la demanda latente de nuestro producto, y esto trae consigo el manejo óptimo de los
inventarios. Con lo anterior cumplido, nos llevará a alcanzar otro objetivo primordial:
Satisfacer eficaz y eficientemente las necesidades comerciales de nuestros clientes,
visto como parte de los beneficios logísticos obtenidos en cuanto a reducir tiempos de
entrega y mejorar las entregas.
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Entre los procesos que incluye nuestro CDD a nivel general los hemos clasificado en
4 categorías:
Procesos de recepción.
Procesos de almacenaje.
Proceso de organización de pedidos.
Procesos de despacho.
Los procesos de recepción comprenden la primera etapa del proceso y que se
vuelve la base de todas las funciones a realizar en el CDD. Inicia con la recepción de
los productos el cual se refiere al momento en que los productos (jugos) llegan al CDD
para posteriormente ser almacenados, luego de recibir el producto se inspecciona,
donde todos y cada uno de los productos se verifica que se encuentren en buen
estado, y finalmente dentro de ésta etapa tenemos el control, mediante el cual se están
verificando diferentes aspectos como: condición del producto, caducidad, cantidades de
cada presentación de los productos para ser inventariadas.
Los procesos de almacenaje incluyen las etapas de clasificación, sistematización y
conservación de los productos. La clasificación trata de la separación de los jugos
según presentación, empaque y tamaño para ser almacenados en su rack
correspondiente; posteriormente, éstos productos se registran como ingresos para
tener actualizado el sistema de inventarios, éste es el paso de sistematización; y
finalmente se da lugar a la conservación, que comprende el ingreso de los jugos al
almacén según su clasificación en ambientes secos para la conservación de la calidad
tanto del jugo como el empaque.
Los procesos de organización de pedidos son la etapa más delicada de todo
proceso de nuestro CDD, es la etapa en la que el área de ventas en su sección de
pedidos forma una parte esencial para desplegar las funciones dentro de ésta etapa. A
partir de la requisición de compra de nuestros clientes comerciales se realiza la labor
de picking que consiste en seleccionar los productos en las cantidades exactas según
la presentación, tamaño y sabores solicitados; para posteriormente realizar una
consolidación de pedidos.
Los procesos de despacho son la etapa final del proceso de nuestro CDD, es la
etapa en la que tras la consolidación de los pedidos se llevan al área de carga y
ubicarlos en los camiones respectivos, y finalmente terminar todo el proceso con la
distribución de mercancías a nuestros clientes.
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12.2 Tamaño de nuestro CDD
El tamaño óptimo para nuestro CDD ha sido planificado en base a los volúmenes de
almacenaje, proyecciones de los volúmenes de almacenamiento en base a la
demanda, así como los tipos, tamaños, y presentaciones de nuestros productos, así
como se han tomado en cuenta los procesos aplicados a nuestro CDD de producto
terminado (jugos). Para determinar el tamaño además de los dos aspectos ya
mencionados (volúmenes y procesos), se han tomado en cuenta estudios de
factibilidad y rentabilidad.
Mientras la demanda de nuestros productos no aumente considerablemente y de
manera drástica, nuestro CDD cuenta con el tamaño adecuado para almacenar y
distribuir con éxito a nuestro mayoristas, minoristas y detallistas, de manera eficiente y
eficaz las bebidas. Una modificación en el tamaño será considerada en base a los
recursos de la empresa tanto financieros como de espacio en nuestra ubicación.
12.3 Proceso de nuestro CDD
El proceso que se lleva a cabo en el CDD comienza desde que se reciben los
productos hasta que se despachan, permitiendo un mejor control de inventario y una
reducción en pérdida de productos.
El valor agregado de nuestro CDD se eleva para el cumplimiento de la estrategia
corporativa de toda empresa, con relación a la eficiencia de las operaciones de
almacenamiento y despacho y la mejor utilización de los activos, dentro de nuestro
CDD.
12.4 Implantación de nuestro CDD
Nuestra empresa considera que con la creación de nuestro propio CDD, se pueda
lograr el objetivo de aprovisionamiento de jugos alrededor del país, con esto queremos
dar a entender que con el CDD creamos un sistema de logística de entrega en puntos
de venta que sirve como guía, para que el producto se encuentre disponible siempre,
para dar uniformidad y continuidad al proceso productivo.
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En general, todos los centros de distribución sirven para absorber las exigencias de
la demanda impuestas por el mercado.
Entones, ¿Cuál sería para Bebidas de El Salvador la función del CDD en conjunto
de la cadena logística?
En nuestro CDD tendremos como función, además del almacenaje, incorporar valor
al producto a través de operaciones finales que facilitarán los procesos de entrega a
puntos distribuidores (mayoristas, minoristas y detallistas), para la posterior venta al
consumidor final, además de un mayor control de todas las operaciones en general.
Entendamos que ambas áreas de almacén e incorporación de valor, no deben
separarse, ni mucho menos trabajan en desconexión completa, nosotros utilizamos una
combinación o puntos intermedios entre ambos aspectos.
Sin dejar a un lado la tipología del almacén, sabemos que ésta va a influir
decisivamente en el diseño de nuestro CDD, sobre todo en lo referente a las
necesidades de manipulación del material. En el almacén el énfasis va a estar en la
optimización del espacio y en dotar de medios de manipulación de cargas normalmente
a gran altura y con volúmenes de trabajo medios.
En un centro de distribución incorporando valor, el énfasis va estar en un rápido flujo
de materiales y en la optimización de la mano de obra, sobre todo en las labores de
Picking8.
Para diseñar nuestro centro de distribución el primer paso que se ha tomado
consiste en definir los flujos de productos. Los flujos de productos condicionan el
equipo, materiales y recursos tanto financieros como humanos a emplear y nunca al
contrario.
8 Picking, consiste en la preparación de los pedidos de acuerdo a la requisición de los clientes. Ver
definición completa en Glosario.
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TABLA 1
TEMA: “SIETE PRINCIPIOS APLICADOS AL DISEÑO DEL CDD DE BEDESA, S.A.
DE C.V.”.
TABLA 1
TEMA: “SIETE PRINCIPIOS APLICADOS AL DISEÑO DEL CDD DE BEDESA, S.A.
DE C.V.”.
Para diseñar el flujo se han aplicado siete principios
básicos:
Fuente: Elaboración Propia.
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12.5 Dimensiones de un Centro de Distribución.
En base a demanda latente de cada uno de los canales de distribución, hemos
establecido las dimensiones de nuestro CDD, para poder abastecer dicha demanda y a
la vez, contar con el stock suficiente para responder ante contingencias.
El centro de distribución estará continuo a la planta de producción de bebidas no
carbonatadas fabricadas por nuestra empresa.
El tamaño de nuestro almacén tendrá una altura de nave de 20 m, para ubicar las
torres de racks con una altura de 11.0 m. cada una (Ver figura 1:1.2, página 29), habrá
en total 40 filas de racks separadas en 4 grupos de 10 filas (Ver Figura 2, página 30),
con 1.5 m de base y 10.5 m de alto (Ver figura 1:1.2, página 29).
El tamaño de los pallets cargados en cada una de las filas de racks será de 1.50 m
de base, alto y profundidad (Ver figura 1:1.1, página 29), con un total de 7 palets por
cada fila de racks (Ver figura 1:1.2, página 29).
Conteniendo en su totalidad el almacén 280 palets.
Los racks a utilizar serán del tipo (pallet flow racks), utilizan ruedas en los racks para
poder movilizar los pallets a los largo de la torre de racks.
La profundidad de cada torre será de 14 mts (Ver figura 1:1.3 , página 29),
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Fuente. Elaboración Propia
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Fuente: Elaboración Propia
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12.6 Áreas de un Centro de Distribución y Layout.
En nuestro CDD se distinguen claramente las diferentes áreas para un mejor
funcionamiento, entre ellas tenemos:
1. Área de recepción.
2. Áreas de almacenaje.
3. Áreas de “picking”
4. Área de despacho.
5. Áreas de ventas.
El movimientos en cada una de las áreas con las que cuenta nuestro CDD, es en
relación a los flujos de entrada y salida, lo cual le permite al CDD la ejecución de
distintas actividades, como la carga de rutas de distribución, el manejo de inventario de
productos, el recibimiento e inspección de productos, la clasificación y almacenamiento
de productos, la gestión del mantenimiento de la infraestructura física y la inspección
del mantenimiento de la flota secundaria como vehículos de apoyo y montacargas.
Para analizar nuestro CDD, es necesario hacer hincapié en el manejo de los
productos en cada una de las áreas, ya que el objetivo fundamental que se busca con
el CDD, es el de minimizar el manejo de los productos, optimizando los espacios de
almacenamiento, y de esa manera tener mayor capacidad para más cantidades de
productos o diversificar los productos almacenados, y así hacer nuestros recursos más
productivos.
Para ellos describiremos cada una de las áreas de nuestro CDD, para tener un
panorama claro de la función de cada una de ellas, y de esa manera agilizar los
procesos:
1. Área de recepción.
El área de recepción se encuentra a la entrada del CDD, la cual está próxima a la
fábrica de BEDESA, S.A. DE C.V.
La función principal de ésta área es, como su palabra lo dice recibir los productos
provenientes de la fábrica para su posterior almacenaje en nuestro CDD.
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2. Área de Control.
El área de Control se encuentra entre el área de recepción y el área del almacén. En
ésta área se verifica tanto las cantidades ingresadas al CDD como los tamaños,
presentaciones y sabores de las bebidas; así como, a su vez se hace una rápida
inspección de la condición de los productos para garantizar la calidad de los mismos.
Inmediatamente en el control se actualizan los inventarios tomando en cuenta los
siguientes aspectos:
o Cantidades según tamaño, presentación y sabores.
o Fecha de fabricación del producto.
o Fechas de Ingreso al almacén.
o Fechas de vencimiento.
3. Áreas de almacenaje.
El área de almacenaje recibe los productos luego de la inspección de condiciones y
la actualización de inventarios, para dar paso a la clasificación de los mismos. La
clasificación de los pedidos se realiza en base al tipo de producto (Presentación,
tamaño y sabor) y se ubican en su área y pasillo respectivo.
El almacén se encuentra seccionada en 4 áreas (Ver Figura 3) con 10 pasillos cada
una, destinadas por tipo de producto:
o Enlatados (1 área):
Néctares de Frutas; Manzana 3 pasillos, Melocotón 2 pasillos,
Piña 2, Pera 3 pasillos.
De los productos enlatados, los sabores de Manzana y Pera que poseen más
pasillos en almacén, debido a que la demanda es mayo que el resto.
o Botella polietileno con tapón plástico, Jugo de naranja ( 3 áreas).
Cada una de las áreas se han asignado según el tamaño de la botella:
Cuarto de Litro/236 ml, Medio Litro/473 ml; 5 pasillos
respectivamente en el Área 2.
Litro/946 ml, Medio Galón/ 1892.5 ml; 5 pasillos
respectivamente en el Área 3.
Galón/ 3785 ml; Área 4.
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4. Área de Recepción de pedidos
En las Oficinas del CDD se reciben los pedidos pro parte del Departamento de
Ventas de BEDESA, S.A. DE C.V. ubicado fuera del CDD en las oficinas centrales en
San Salvador, las ordenes de compra se reciben vía correo electrónico o fax
debidamente autorizadas y aprobadas por el Gerente de ventas.
Al momento de la recepción de pedidos se verifica en los inventarios si hay producto
disponible o si es necesario realizar una requisición a la fábrica.
Una vez verificado la existencia de productos y la autorización del gerente de Ventas
se hace llegar la requisición al jefe de almacenamiento quien es el encargado de
indicar a los empleados del área escoger el pedido mediante el proceso de picking.
5. Áreas de “picking”
El área de picking tiene como función principal en base a las órdenes de compra
realizar la labor de escoger los productos según el detalle recibido en el pedido.
Cada una de las áreas de almacén tiene destinado la ubicación correcta de los
productos y cada picker (responsable de escoger los productos) conoce y respeta el
área correspondiente para completar la orden de compra recibida.
6. Área de consolidación de pedidos
El área de consolidación de pedidos se encuentra en el centro de las cuatro áreas
de almacenaje, con el fin de hacerla accesible a las cuatro secciones.
En ésta área lo único que se realiza es comparar los productos entregados por los
“Pickers” con la requisición y verificar que coincida en todos los aspecto (cantidades,
presentación, tamaños y sabores).
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7. Área de despacho.
El área de despacho está ubicada en la zona norte del CDD, en el interior del CDD
hay un espacio destinado para colocar los pedidos consolidados con puertas de acceso
al parqueo de los camiones de distribuidores, para poder cargar el producto y hacerlo
llegar a los clientes comerciales de BEDESA, S.A. DE C.V.
8. Áreas de ventas.
El área de ventas es un área no contemplada dentro del CDD, pero que interfiere en
las actividades diarias del CDD, ya que es el encargado de consolidar con los clientes
las cantidades solicitada de cada uno de los productos.
El área de ventas es un área externa a al CDD, sus operaciones se realizan fuera
del CDD, está ubicada en las oficinas centrales de BEDESA, S.A. DE C.V. en la ciudad
de San Salvador.
A continuación presentamos el Layout del CDD para BEDESA, S.A. DE C.V., en
donde se detallan las áreas del CDD y el flujo de los productos dentro del CDD desde
su recepción hasta su despacho a los canales de distribución.
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Fuente. Elaboración Propia
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12.7 Procesos de un Centro de Distribución.
Nuestro CDD cumple diversas funciones que comprenden distintas actividades
como:
Fuente. Elaboración Propia
FIGURA 4
TEMA: FUNCIONAMIENTO DEL CDD DE “BEBIDAS DE EL SALVADOR”
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1. RECEPCIÓN
Es el primer paso en todo nuestro proceso, es el momento en que se reciben los
productos (jugos) desde la fábrica para posteriormente almacenar en su respectivo rack
y ubicación en el almacén.
2. CONTROL
En éste paso, posterior a la recepción es de suma importancia, ya que de él
depende la distribución exitosa de los productos, cuando hablamos de distribución
exitosa no sólo nos referimos a tiempos de entrega y costos, sino también, a contar con
el producto suficiente para abastecer a la demanda latente, y a su vez, conservar la
calidad de nuestros productos para mantener satisfechos a nuestros clientes y buena
imagen de marca. El control comprende dos acciones básicas:
1. Control de Inventarios.
Posterior a la recepción de los productos en el CDD, quien recibe tiene la función de
verificar que las cantidades que se están recibiendo según la orden de entrega
coincidan con el producto recibido a partir de un conteo físico.
Inmediatamente después de haber verificado que las cantidades sean las correctas
se actualiza el inventario actual en el sistema del CDD, para garantizar la capacidad
de cumplir con las órdenes de compra que se reciben para su posterior distribución, y a
su vez, definir el momento de realizar requisiciones a la fábrica de ser necesario.
2. Control de Calidad.
Posterior a la recepción de todos y cada uno de los productos y de actualizado el
sistema de inventarios, se inicia un proceso de inspección con el fin de verificar que los
productos se encuentren en buen estado y evitar averías que posteriormente no podrán
ser vendidas en ningunos de los canales de distribución.
Se maneja un control durante la inspección, mediante el cual se están verificando
diferentes aspectos como: condición del producto, caducidad, cantidades de cada
presentación de los productos y sabores para ser inventariadas.
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TABLA 2
TEMA: “TABLA DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS PRODUCTOS DE BEDESA”
Para cada uno de los productos, dichos aspectos son:
Fuente. Elaboración Propia
3. ALMACENAMIENTO
Éste paso incluye tres fases importantes: clasificación y sistematización; las cuales,
garantizarán la ubicación correcta de los productos con el fin de facilitar la labor de
picking, y a su vez, la conservación de la calidad del producto.
1. Clasificación.
Se separan los jugos según presentación, sabor, empaque y tamaño para ser
almacenados en su rack correspondiente. Es de suma importancia realizar éste paso
de manera correcta ya que de él dependerá una consolidación de pedidos rápida y
satisfactoria. Además se ingresan al almacén los jugos según su clasificación en
ambientes secos para la conservación de la calidad tanto del jugo como el empaque.
2. Sistematización.
Los jugos luego de clasificarlos en su respectivo rack y pasillo, se registran como
ingresos para tener actualizado el sistema de inventarios y de esa manera contar con el
dato real y saber a su vez el stock de productos en el almacén.
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4. RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA
En el CDD se reciben las órdenes de compra por parte del Departamento de ventas,
quién a través de sus ejecutivos de cuenta tomas las pedidos de los clientes, cuando
se recibe las órdenes de compra, con la antelación estipulada9 se verifica las
cantidades que se tiene de producto en el CDD y se da cabida al siguiente paso de
picking.
5. PICKING
El proceso de picking no es más que la selección de productos según las cantidades
de jugos en base a presentaciones, tamaños y sabores que se estipulan en la orden de
compra recibida en el CDD.
Cada uno de los pickers recibe una copia de la orden de compra con la cual escoge
el producto requerido, que se encuentra únicamente en su pasillo; para posteriormente
ser entregado al personal encargado de consolidar el pedido.
6. CONSOLIDACIÓN DE PEDIDO
La consolidación de pedido parte de la labor de picking, cuando todos los pickers
han entregado el producto seleccionado, se verifica tras un conteo físico que la orden
de compra esté completa, completa se refiere no solo a cantidades, sino también a,
tamaños, presentaciones y sabores. Tras la verificación, se lleva el producto al área de
despacho para la distribución.
7. DESPACHO
En el momento en que los camiones repartidores llegan al CDD se carga la
mercadería necesaria en cada uno de ellos para que posteriormente lo distribuyan a
cada uno de los diferentes puntos de venta.
9 Ver políticas de atención al cliente, más adelante en el documento (página 50).
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Fuente: Elaboración Propia
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12.8 Análisis de las dimensiones del CDD para BEDESA, S.A. de C.V.
La dimensión del centro de distribución se ha realizado tomando en cuenta los
siguientes aspectos:
volúmenes actuales y previstos en cuanto a referencias.
Ubicaciones necesarias.
Tipología de embalajes.
Tipología de artículos por sus condiciones de almacenamiento (peso,
volumen, temperatura requerida, lotes y trazabilidad), y fundamentalmente
cuál es la rotación dentro de estas tipologías.
Tomando en cuenta que en un CDD debe haber espacio para el recorrido pero al
mismo tiempo el espacio debe ser bien aprovechado, nos hemos permitido tener 10
mts de pasillos laterales y pasillo central, y entre racks pasillos de 8 mts, el pasillo
frontal es de alrededor de 13 mts (Ver Figura 2, página 30).
Nuestros productos tienen una alta rotación en almacenaje, eso nos permite
mantener el espacio y el costo que éste conlleva.
El diseño de entrada del centro de distribución se diseñó de esa manera
aprovechando que la planta de producción está en el mismo espacio en el que se
encuentra el centro de distribución, exactamente al lado, y esto permite realizar el
proceso de paletización en dentro de la planta de producción, estando luego listos cada
pallet para ser almacenado, el CDD solamente recibe producto terminado directo de la
planta de producción de la bebidas.
La salida fue diseñada de esa manera aprovechando la orientación de la
construcción utilizada por la planta de producción el CDD, la salida o salidas también
permiten una carga más rápida de los camiones y transportes de la mercadería, y que
luego pueden tener una fácil evacuación o salida del CDD hacia su destino final.
Nuestro CDD cuenta además con salidas de emergencia.
43
12.9 Organigrama del Centro de Distribución. F
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Fuente. Elaboración Propia
44
1. Descripción de los puestos
Junta Directiva:
Son los representantes de los accionistas de la empresa. Esta está conformada por
siete miembros y cada uno de estos desempeña distintos roles dentro de esta. Ayuda a
la gerencia a determinar objetivos y estrategias y a proporcionar experiencia
especializada.
Gerente General:
Es el ejecutivo que tiene la responsabilidad de administrar los ingresos y costos de la
compañía, es decir, vela por todas las operaciones de la empresa.
Gerente de Operaciones del CDD:
Es el encargado de velar por todas las operaciones que conforman el CDD, desde la
recepción del producto hasta el despacho a los clientes de éste.
Asistente de Gerencia de Operaciones:
Es la encargada de recibir las llamadas al CDD, así como recibe las órdenes de
despacho del departamento de Ventas y las entrega al encargado de recepción de
pedidos.
“Asiste” al Gerente de Operaciones del CDD en todos los procesos administrativos.
Supervisor del Área de Recibo:
Es el responsable de que se lleve de forma eficiente los procesos de recepción y
actualización de inventarios.
Encargado de Recepción:
Es el responsable de recibir y cerciorarse de que los productos que ingresen al CDD,
provenientes de la planta de producción, estén en excelentes condiciones para su
almacenamiento.
Encargado de Actualización de Inventarios:
Persona responsable de llevar un control del volumen de producto que ingresa al
CDD y se almacena en este.
45
Supervisor del Área de Almacenaje:
Es la persona encargada de que el proceso de almacenamiento del producto se
haga de la forma más eficiente y eficaz posible.
Encargado de Almacenamiento:
Persona encargada de que los productos se clasifiquen según presentación, sabor,
empaque y tamaño para ser almacenados en su rack correspondiente, así también, de
la conservación de estos para mantener la calidad de los productos.
Supervisor del Área de Despacho:
Persona responsable de velar por que se realice de forma eficiente desde la
recepción del pedido hasta el despacho de este a cada uno de los clientes.
Encargado de Recepción de Pedidos:
Persona que recibe los pedidos provenientes del departamento de ventas de la
empresa.
Encargado de Picking:
Responsable de que se seleccionen los productos conforme a la orden hecha por el
cliente.
Encargado de Consolidación de Pedido:
Persona encargada de verificar si lo seleccionado va conforme al pedido, además,
tiene la responsabilidad de empacar los pedidos para transportarlos a su destino.
Encargado de Despacho:
Responsable de velar de que los camiones sean cargados con la mercadería
necesaria para su posterior distribución a los diferentes puntos de venta.
Encargado de Rutas
Es el responsable de controlar y coordinar las rutas de distribución de productos a
cada uno de los clientes comerciales (canales de distribución); tanto, para empleados
propios como para outsourcing (transportistas independientes).
46
2. Normas Internas y externas del personal
BEDESA, S.A. DE C.V., dentro de su Organigrama cuenta con empleados de altos
mandos, mandos medios y operarios, sin importar el nivel jerárquico que representan
nuestros empleados deben cumplir ciertas normas internas y externas dentro del
funcionamiento de nuestras actividades cotidianas en el CDD.
A continuación se detallan de manera general dichas normas:
1. Nuestros empleados y colaboradores dedican su tiempo a actividades propias
de la compañía durante su horario de trabajo estipulado en el contrato de
trabajo.
2. Ningún producto del tipo que fuere, puede salir de las instalaciones del CDD
también ningún documento, ya sea impreso o en medios electrónicos puede
salir del lugar de trabajo sin autorización por escrito de la dirección.
3. Para salir de las instalaciones de la fabrica durante la jornada laboral se debe
pedir permiso a las autoridades respectivas, según se detalla en el
organigrama.
4. Toda falta o ausencia injustificada al trabajo sin previa constancia medica será
descontado y su permisos será considerado como injustificado.
5. Respeto y trato amable son esenciales en el trato con nuestros clientes y
proveedores.
6. Nuestros empleados y colaboradores están obligados a seguir una línea de
presentación suficientemente discreta para lograr un ambiente de trabajo
formal y agradable.
7. Todos nuestros trabajos se orientan a la satisfacción del cliente, a la vez que
muestran un grado de sugestión y creatividad adecuado como valor agregado
al cliente.
8. Todos nuestros reportes de trabajos deben archivarse adecuadamente para
su fácil consulta posterior. Todo en el mismo lugar.
47
13 ACTIVIDADES DE APOYO EN EL CDD
El objetivo primordial de nuestro CDD es almacenar de manera adecuada nuestros
productos terminados (jugos) conservando la calidad de los mismos; pero a su vez, se
considera de suma importancia que a través de nuestro CDD permitir la entrega de
producto al mercado en forma continua, satisfaciendo las necesidades de nuestros
clientes comerciales y por lo tanto de los consumidores finales, debido a que
abastecemos eficazmente a nuestros intermediarios y mantenemos disponibilidad de
producto en los puntos de venta, como se había mencionado anteriormente.
Debido a lo anterior, es necesario considerar ciertas actividades de apoyo a nuestro
CDD para que dichos objetivos y funciones de suma importancia se cumplan, y que se
logren, y a la vez se superen los resultados esperados y proyectados.
Entre las actividades de apoyo al CDD para lograr abastecer de manera eficiente y
eficaz a todos los puntos de venta del país, están:
Unidades de Transporte para la distribución.
Personal de Transporte.
Sistema de establecimiento de rutas.
Rutas de distribución.
13.1 Unidades de Transporte para la distribución.
BEDESA, S.A. DE C.V., cuenta con una mezcla de
camiones propios y subcontratados.
Los subcontratados son personas con mucha
experiencia en el área de transporte de mercadería, y que,
por ende, se hicieron expertos en las rutas de transporte
y decidieron poner su propio negocio.
El 65% de los camiones que se posee son flota propia y el
35% es subcontratación.
48
13.2 Personal de Transporte.
Contamos con 23 rutas actualmente para cubrir la
demanda en el país.
Para cada una de las rutas se cuenta con un
transportista ya sea outsourcing o personal propio de
BEDESA, S.A. DE C.V.. El personal que maneja éstas
rutas está compuesto de la siguiente manera:
8 personas que son outsoursing.
15 personas que forman parte del personal
de BEDESA, S.A. DE C.V.
13.3 Sistema de establecimiento de rutas.
Para el establecimiento de rutas hemos utilizado el de
despacho dinámico.
Ya que consideramos que el sistema de uno a uno, en
el cual mediante las ventas se establecen las rutas, lo
consideramos muy ineficiente, ya que genera muchas
rutas, lo cual significa altos costos, ya que preventa saca
los pedidos, y en base a éstos se establecen las rutas de
los transportistas.
El CDD de BEDESA, S.A. DE C.V. trabaja con un
sistema de despacho dinámico, que no necesariamente
contiene todas las rutas que determina el departamento
de ventas, sino que se mezclan.
Además la manera en que trabaja el departamento de
ventas es diferente al que se aplica en el sistema uno a
uno, ventas trabaja por canal de venta, el cual se
determina por ocasión de consumo, por ejemplo tenemos a como clientes a los
Supermercados, entonces hay un canal que se llama Supermercados y esto ayuda a
determinar las ventas en un mismo sector.
49
FUNCIONES DEL DESPACHO DINÁMICO
El despacho dinámico, se utiliza mediante un
software especializado para establecer las rutas.
Dicho software cuenta con mapas, mediante
un sistema que se llamaba “map info”, en donde
se ven los puntos donde está la información de
cada cliente, con el cual se cuenta con un mapa
digitalizado, con todos los puntos donde está
cada cliente junto con su respectiva información
de consumo.
El map info, es un sistema base en donde se establecen las rutas en las cuales,
pueden repartirse los productos. Primero se crea la base de datos en “bases” en
donde se establecía el tipo de clientes y sus demandas, luego se pasaba la información
a “map info” para establecer la ruta y determinar cuantas cajas tendría que llevar el
camión.10
13.4 Rutas de distribución.
Actualmente se cuenta con 23 rutas, y cada ruta significa un camión diferente, en el
caso de transporte propio (15 rutas), y para outsourcing (8 rutas, que no
necesariamente son camiones).
Adicionalmente se cuentan con 5 camiones, 3 son de de reserva, los cuales sirven
para sustituir otros camiones en uso, ya sea por reparaciones, mantenimiento de la
flota o por aumento repentino de demanda; y los otros 2 camiones son de apoyo, para
ser manejados personal subcontratado por aumentos de demanda en temporadas de
consumo alto como las vacaciones de Semana Santa, Vacaciones de Agosto y
Navidad.
10
Ver Información completa del funcionamiento del Software en ANEXO Nº 1
50
Los camiones llevan una mezcla de productos (diferente presentaciones de las
bebidas no carbonatadas), es decir, que un camión puede llevar hasta 100 productos
diferentes en diferentes tamaños presentaciones y tipos; con lo cual se optimiza la
carga del camión, la cantidad a llevar de igual manera lo determina el sistema
basándose en las medidas de capacidad de éstos junto con las medidas de las cajas
de los productos. La capacidad promedio por camión es de 400 cajas.
El tiempo establecido para cada ruta varía
dependiendo de las zonas que le toca cubrir al
motorista, pero es de un día entero.
Las rutas comienzan a salir desde las 5:30 de la
mañana y terminan a las 7:30 de la noche.
Generalmente se comienza con una reunión con el
jefe de rutas para revisar la carga de cada camión y
las respectivas rutas que deberán seguir.
14 SEGURIDAD INDUSTRIAL DEL CDD DE BEDESA, S.A. DE C.V.
Las medidas de Seguridad industrial que se detallan a continuación buscan
garantizar la seguridad tanto de empleados como de los visitantes al CDD, para de esa
manera minimizar la tasa de accidentes dentro del CDD de BEDESA, S.A. DE C.V.
A su vez, con éstas estipulaciones se pretende tomar las medidas debidas para velar
por el bienestar de quienes ingresan al CDD.
Nuestro Manual de Seguridad Industrial tomará en cuenta los siguientes aspectos
para cumplir nuestro objetivo:
Control de trabajadores accidentados
Control de certificados médicos por accidentes de trabajo
Horas de capacitación impartidas a trabajadores
Control de consultas por riesgos profesionales
Días perdidos por accidentes de trabajo
Control de frecuencia de instrucciones a trabajadores
Valoración de Riesgos
Localización y magnitud de los diferentes riesgos, etc.
51
Identificados todos los aspectos a tomar en cuenta para la elaboración de nuestro
manual de Seguridad Industrial, hemos clasificado las técnicas para llevar a cabo las
medidas de seguridad en dos, la primera tiene que ver con técnicas posteriores a una
eventualidad “técnicas reactivas”. La segunda se refiere por ende, a las actividades y
medidas a tomar antes para anticipar las eventualidades “técnicas preventivas”.11
15 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL CDD DE BEDESA.
15.1 Políticas de Atención al Cliente
Cada uno de los clientes dependiendo del canal de distribución al que pertenezca, serán atendidos pro un ejecutivo de cuenta quien será el encargado de tomar los pedidos, e ingresarlos al sistema para prepararlos.
El cliente deberá solicitar producto a su ejecutivo de cuenta con un mínimo de 10 días de anticipación de la fecha en que desea recibirlo en su establecimiento. En el caso del canal minorista, quien realiza los pedidos son los transportistas independientes quienes poseen su propios ejecutivo de cuenta.
Los ejecutivos de cuenta (vendedores) deben mantener contacto periódico con sus clientes, tendrán que comunicarse con sus clientes en un período que no exceda los 15 días. Existen ocasiones y casos especiales en los que el ejecutivo tendrá que contactarse con mayor frecuencia como temporadas altas, apertura de nuevas sucursales, entre otros.
El período en que los camiones repartidores entregan producto dependerá del Canal de Distribución y de la División Política, como se detalla a continuación:
o Canal Mayorista e Institucional: Período: Semanal. División Política: Zona Central (departamentos de La Libertad,
Chalatenango, San Salvador y Cuscatlán) y Zona Para-central del país (La Paz, Cabañas y San Vicente).
Período: Quincenal. División Política: Zona Oriental (Usulután, San Miguel, Morazán y La
Unión) y Zona Occidental (Ahuachapán, Santa Ana y Sonsonate).
11
Ver Manual Completo en Anexo Nº 2
52
o Canal Minorista y pequeños Negocios: Período: Quincenal. División Política: Todo el territorio nacional.
Los horarios de atención para despacho son los siguientes: o Personal de BEDESA, S.A. DE C.V., para Canal Mayorista.
Día Lunes Zona Oriental: 5:30 a.m. – 7:00 a.m. Zona Occidental: 7:00 a.m. – 8:30 a.m. Zona Central: 5:30 a.m. – 7:30 a.m. Zona Para-Central: 7:00 a.m. – 8:30 a.m.
o Personal de BEDESA, S.A. DE C.V., para Canal Institucional.
Día Martes Zona Oriental: 5:30 a.m. – 7:00 a.m. Zona Occidental: 7:00 a.m. – 8:30 a.m. Zona Central: 5:30 a.m. – 7:30 a.m. Zona Para-Central: 5:30 a.m. – 7:30 a.m.
o Personal de Outsourcing, para Canal Minorista.
Día Miércoles Alternos Zona Oriental: 5:30 a.m. – 7:00 a.m. Zona Occidental: 7:00 a.m. – 8:30 a.m. Zona Central: 5:30 a.m. – 7:30 a.m. Zona Para-Central: 5:30 a.m. – 7:30 a.m.
Las averías y productos Vencidos se reciben únicamente día Jueves.
Cuando un Cliente recibe producto dañado deberá notificarlo en un período no mayor a las 48 horas, para ser retirado y sustituido.
15.1.1 Políticas Crediticias
Dentro de nuestro departamento de Venta se cuenta con una política de pago con
respecto a nuevos clientes, aplicada a Clientes del canal Mayorista e Institucional
únicamente. Las ventas se realizan al contado durante los primeros tres meses como
mínimo, para que se efectúe tal transición el cliente debe haber pagado los tres meses
mínimos y se procede a otorgarle un límite de crédito, para la cual llena una ficha de
datos.
Los clientes del Canal Minorista únicamente se realizan ventas al contado y es el
transportista quien se encarga del cobro y realización de pedido.
53
El departamento de ventas tiene una política de averías el cual es mantener un
porcentaje del 1.4% Avería/venta.
BEDESA, S.A. DE C.V. cuenta con un software para evaluar al cliente, cuanto
compra, cada cuanto, entre otros aspectos.
Las impulsadoras de producto en supermercado pasan por una prueba poligráfica.
En el canal de supermercado se retira el producto 10 días antes de su vencimiento.
Este producto es vendido a través del canal detalle.
15.1.2 Políticas de Atención de quejas y reclamos.
BEDESA, S.A. DE C.V. basa su éxito en la comprensión de que lo más importante
para la empresa debe ser la satisfacción de las necesidades y deseos de los clientes,
“El motivo por el que los últimos cuatro años obtuvimos ganancias, es porque creamos
el Departamento de ventas, así como el de atención al cliente, tanto en atención de
pedidos como de reclamos, y nos dedicamos a investigar las necesidades,
insatisfacción y demandas de nuestros clientes.
Al obtener quejas de los clientes se procesan y se da un seguimiento de manera que
se de solución a cualquier problema presentado por el cliente.
