PARAMETROS Y PROCESOS DENOMINA

SIIGO Dejando huella...........

Caminando hacia el futuro............www.siigo.com 1

SIIGO

STANDAR WINDOWS

PROCESO DE CAPACITACION

NOMINA



TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 6

2. CUENTAS CONTABLES 7

2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD. 7

2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS 8

2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES 8

2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES 9

2. CENTROS DE COSTO 10

3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA 11

3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA 11

3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS. 12 3.2.1. CONTROL PENSIÓN 13

3.2.2. CONTROL SALUD 16

3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS 18

3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS 21

3.6. GRUPOS CONTABLES 27

3.7. INCREMENTO DE SUELDOS 28

3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES 34

3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS

DE NOMINA 37

4. PROCESOS DE NOMINA 38

4.1. FIJA NOVEDADES 38

4.2. GENERACION DE NOVEDADES 41



4.3. CAPTURA DE NOVEDADES 44

4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES 46

4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO 49

4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO 50

5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE 58

5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 59 5.1.1 Manejo en SIIGO – Salarios Integrales 59

5.1.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales 60

5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 60 5.2.1. Manejo en SIIGO – Salarios Integrales 60

5.2.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales 61

6. PAGO DE NOMINA 62

7. PARAFISCALES 66

8. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA 70

9. INFORMES DE NOMINA 71

9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S. 71

9.2. AUXILIAR DE NOMINA 78

9.3. INFORMES A FONDOS 79

9.4. VOLANTES DE PAGO 85

10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1 89

10.1. CREACIÓN DE CUENTAS 89

10.3. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS 91

10.4. CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA 93

10.5. CREACIÓN DE EMPLEADOS 95



10.6. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES 96

10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA 96

10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS. 98

10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA 99

10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA 99

10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS 100

11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II 102

11.1. GENERACIÓN DE NOVEDADES 102

11.2. CAPTURA DE NOVEDADES. 102

11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE 103

11.4. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE 103

11.5. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES 104

11.6. CORRECCIÓN DE NOVEDADES 104

11.7. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE. 105

11.8. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA 105

11.9 IMPRESIÓN DE INFORMES 106 11.9.1. VOLANTES DE PAGO. 106

11.9.2. RELACIÓN DE PAGOS 106

11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS 107

11.10. GENERACIÓN DE NOVEDADES 107

11.11. CAPTURA DE NOVEDADES 108

11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE 109

11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE 109

11.14. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES 110

11.15. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA 110



11.16. GENERACION DE INFORMES 111 11.16.1 VOLANTES DE PAGO 111

11.16.2. RELACIÓN DE PAGOS 111

11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS 111

11.16.4. MAPA DINERO 112

11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO 112

11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA 113

11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S 113

11.16.8. INFORME A FONDOS. 113

11.16.9 ACUMULADOS 114

11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES 114

11.17. PROCESO DE PARAFISCALES 115

11.18. PROVISIONES DE NOMINA 116



1. INTRODUCCION

Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con

determinada periodicidad, mantener actualizada su información contable y administrar

sus recursos de manera eficiente.

Es por ello que el módulo de nómina le permitirá definir los parámetros pertinentes

para que se puedan ejecutar procesos de forma automática como son la liquidación y

pago de nómina y la generación de informes.



2. CUENTAS CONTABLES

Las cuentas contables tienen una implicación importante en el proceso de

implementación del módulo de nómina.

De la correcta definición de las cuentas contables depende una adecuada

parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la

obtención de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información

generada.

2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD.

Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura

De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los

fondos de salud son:

DEBITO CREDITO

51056901 I.S.S 23700501 I.S.S.

51056902 FAMISANAR 237000502 FAMISANAR

52056901 I.S.S. 23700501 I.S.S


72056901 I.S.S 23700501 I.S.S.


RECUERDE

Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características

de las cuentas del pasivo. Estas características son:

Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud

deben ser auxilia rizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el código y

nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben

manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar.

Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados

a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S. Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas

que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.



2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS

Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables – Apertura


fondos de pensiones y cesantías son:

DEBITO CREDITO

51057001 I.S.S

23803001 I.S.S.

23803002 PORVENIR

51057002 PORVENIR

52057001 I.S.S.

52057002 PORVENIR

72057001 I.S.S

72057002 PORVENIR

RECUERDE

Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son:

Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones

y Cesantías deben ser auxilia rizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el

mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al

50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías. Las

cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantías se deben manejar a

nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados

a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensión y

Cesantías.

Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES



aportes parafiscales son:

DEBITO CREDITO

510578 SENA

510575 ICBF

510572 CAJA COMP. FAMILIAR



520578 SENA 237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA

COMP. FAMILIAR 520575 ICBF


720578 SENA

720575 ICBF


RECUERDE


de la cuenta del pasivo. Estas características son:

Tercero: Acumula información por cada empleado.

Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y

son los siguientes:

o 51 – Administración o 52 – Ventas

o 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES


De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las

provisiones de las prestaciones sociales son:

DEBITO CREDITO

510530 CESANTIAS

261005 PROVISION CESANTIAS 520530 CESANTIAS

720530 CESANTIAS

510533 INT. CESANTIAS 261010 PROVISION INT. CESANTIAS 520533 INT. CESANTIAS

720533 INT. CESANTIAS

510536 PRIMA

261020 PROVISION PRIMAS 520536 PRIMA

720536 PRIMA

510539 VACACIONES

261015 PROVISION VACACIONES 520539 VACACIONES

720539 VACACIONES



RECUERDE


de las cuentas del pasivo. Estas características son:

Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje

la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y

son los siguientes:

o 51 – Administración o 52 – Ventas

o 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2. CENTROS DE COSTO

Ruta: Contabilidad – Administración de Centros de Costo – Apertura

Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de

Contabilidad.

Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de

las cuentas.



3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA

Los parámetros iniciales necesarios para el correcto desempeño del módulo de nómina son:

Tipos de Nómina

Fondos de Pensión, Salud y Cesantías Apertura de Conceptos

Apertura de Empleados

Grupos Contables

3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Nóminas

Los tipos de nómina corresponden a los períodos de nómina que pueda manejar la

empresa para realizar el pago.

Los campos que se deben diligenciar:

Nro. Nómina: Corresponde al código para identificar el periodo de

nómina. Se pueden crear hasta 99 tipos de nómina diferentes. Se recomienda crear un tipo de nomina por cada periodo que se maneje. Ej. 01 – Primera

quincena de Enero, 02 – Segunda Quincena de Enero, 03 – Primera quincena de

Febrero, etc. La nómina 99 se utiliza para realizar consolidaciones. (se pueden

consolidar hasta 98 periodos de nómina).

Forma de Pago: Se debe escoger la forma en que se efectuará el pago de la nómina, digitando la letra mayúscula del periodo correspondiente. SIIGO

únicamente maneja periodos mensuales, quincenales, decanales y semanales.



3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS.

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos

A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión y cesantías

que maneja la empresa.

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo

que se quiere crear. Pensión, Salud y Cesantías. Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando.

Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y

del pasivo que se crearon anteriormente.

Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado.

Nit Fondo: Se debe digitar el número del nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificación.

RECUERDE

Antes de comenzar a definir los códigos de los fondos de pensión y salud, se deben

crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario

mínimo y porcentajes de descuentos en salud, pensión y fondo de solidaridad.



3.2.1. CONTROL PENSIÓN


Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para

este caso se debe escoger Pensión.

Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar a los parámetros del fondo.

Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo

ni modificarlo.



Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún

fondo específico.

Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 14.5%

Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe

efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación

actual este porcentaje corresponde al 3.625% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios

mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de

pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25)

salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios

mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de

pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo

mensual legal vigente. Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se

debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4)

salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual

este porcentaje es del 1%.

Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente.

Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la

ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión

con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales

vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta

de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opción no aplica para la

empresa se debe omitir la opción, en caso contrario se debe marcar en el que se desplegará la siguiente pantalla, para definir los rangos de salarios para

determinar el porcentaje de aporte:




Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados.

Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales

vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las

disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.

Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones

de ley 797 de Enero 29 de 2003.

% Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las

disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.



RECUERDE

Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión – SIIGO

Windows SIIWI NN donde NN es el número de la empresa en la que se esta

trabajando.

3.2.2. CONTROL SALUD


Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el

Fondo de Control Salud.



Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para

este caso se debe escoger el fondo de Salud

Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar la

parametrización del fondo.

Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo.

NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún

fondo específico.

Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al

8%.



Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe

efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual

este porcentaje corresponde al 4% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios

mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de

salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios

mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios

mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud.

De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual

legal vigente. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte

que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar.

De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%.

Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente.

RECUERDE

Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes.

3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Conceptos

Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que

se realizarán a los empleados en cada periodo de nómina.



Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que

desea crear. SIIGO permite crear hasta 999 conceptos y se recomienda crear

del código 01 al 50 los conceptos de ingresos o devengados y del 51 en

adelante los conceptos de deducciones.



Tipo (Ing/Ded): Se debe marcar la opción de “Ingreso” para los conceptos de

ingresos o devengados y la opción de “Deducción” para los conceptos de

deducciones.

Descripción: Nombre o descripción del concepto que se esta creando.

Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable donde se contabilizará

el concepto que se esta creando. Para los conceptos en los que se afectan las cuentas de los grupos 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Mano de Obra

(producción) se deben dejar los dos primero dígitos en cero (00), para que el

programa asuma el grupo asignado a cada empleado en la hoja de vida. (Este

procedimiento se explicará más adelante). Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se debe digitar la cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el

nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que

el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado.

Formula: Se debe marcar la opción si el concepto que se esta creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de

transporte, incapacidades.

Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el

cálculo del valor del concepto que se esta creando. El numerador siempre va

multiplicado por el salario que tiene el empleado en la hoja de vida del empleado. Para el concepto de salario este número debe ser uno (1), para el

subsidio de transporte debe ir cero (00) y para las horas extras debe ser uno

(1) más el factor para determinar su valor. Ej. Horas Extras Diurnas 1.25

Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el calculo correcto del concepto que se esta creando. El

salario debe ser treinta (30) porque a los empleados se les paga la nómina

sobre 30 días, para las horas extras debe ser doscientos cuarenta (240) y el

subsidio de transporte debe ir en cero (00). Salario: Se debe digitar marcar la opción si los conceptos que se están creando

forman base para las deducciones de salud, pensión, cálculo de aportes

parafiscales y liquidación de prestaciones sociales.

Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de Préstamo a

Empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo. Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos

que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son:

o P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se este

definiendo el concepto de pensión o S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se este

definiendo el concepto de salud.

o R – Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se

este definiendo el concepto de retención en la fuente. o T – Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se

este definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el

programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de

salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el

tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Recuerde que esta información debe actualizarse cada año.



o V – Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando

el concepto de vacaciones, para efectos la consolidación de vacaciones.

o I – Incapacidades: Se debe escoger esta opción cuando sé este definiendo el concepto de incapacidades.

o B – Base de Retención: Se debe escoger esta opción cuando sé este

creando algún concepto que no esta marcado como salario, pero que

constituye base de retención en la fuente. o He – Horas Extras: Se debe escoger esta opción únicamente cuando se

este creando el concepto de recargo nocturno, para que este se tenga en

cuenta este concepto en la liquidación de las vacaciones.

Concepto de Liquidación: Esta opción se debe marcar para los conceptos de prestaciones sociales y otros conceptos de liquidación.

o CES – Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del

concepto de provisión de cesantías.

o INT – Intereses de Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de intereses de cesantías.

o VAC – Vacaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del

concepto de provisión de vacaciones.

o IND – Indemnizaciones: Se debe escoger esta opción en la creación

del concepto de indemnizaciones. o PRI – Primas: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto

de provisión de la prima de servicios.

o PRE – Préstamos: Se debe escoger esta opción en la creación del

concepto de préstamos o DOM – Dominicales: Se debe escoger esta opción en la creación del

concepto de dominicales para la liquidación de las nóminas semanales.

Activo: Se debe marcar esta opción para activar el concepto y se desmarca

para inactivarlo. Si en determinado momento algún concepto no se vuelve a utilizar en la liquidación de la nómina se debe inactivar, porque el programa no

permite borrarlo si ya posee movimiento.

3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Empleados

A través de esta opción el programa permite crear la hoja de vida de los empleados.



Los campos que se deben diligenciar para crear la hoja de vida de los empleados son:

Nit: En este campo se debe digitar el número de identificación del empleado sin

puntos, comas y sin espacios. Sucursal: Esta opción únicamente aplica para la generación de la

autoliquidación del seguro social y se debe marcar la opción en el caso en el

que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y se desea presentar

la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe

omitir esta opción. Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del

empleado.

Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe digitar la escoger

la opción correspondiente. Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado

con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día.

Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado.

País: Se debe digitar el código del país en el que labora el empleado. Con el

icono se puede hacer la búsqueda de los países creados en la opción de

parametrización. Ciudad: Se debe digitar el código de la ciudad en la que labora el empleado.

Con el icono se puede hacer la búsqueda de las ciudades creadas en la opción de parametrización.

Teléfonos: Se deben digitar los números telefónicos del empleado.



Cuenta Entidad: Este campo se diligencia si la empresa paga la nómina al

empleado a través de una cuenta bancaria y se debe digitar el número de la

cuenta corriente o cuenta de ahorros del empleado. Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el

empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento

de la contabilización del pago de nómina. Recuerde que los grupos son 51 –

Administración, 52-Ventas, 72 – Mano de Obra (producción). Cuenta Asignada: Se debe digitar el código contable “05” que corresponde a

gastos de personal.

Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el

empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados.

Fecha de Ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar.

Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el

empleado digitando el año, mes y día de retiro.

Cargo: Se debe digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa.

Corporación: En este campo el programa desplegará una ventana en la que se

puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de

nómina.

Sueldo Actual: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado que se esta creando.

Sueldo Anterior: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado.

Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con

“Enter”. Fecha de Aumento: Este es un campo de carácter informativo y se debe

digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo al empleado.

Ley 50: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que se

encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”.

Integral: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que tienen

salario integral, en caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”.

Factor Prestacional: En este campo se debe digitar el treinta por ciento

(30%) que corresponde al factor prestacional para salarios integrales. Este campo únicamente se habilita si se selecciono la opción de Salario Integral.

Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo

se debe digitar la letra “S”. En caso contrario se debe digitar la letra “N”.

Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra “S” el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. En caso contrario el programa omitirá este

campo.

Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de

cesantías efectuado al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado.

Fecha Anticipo: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el

anticipo de las cesantías.



Días de Licencia: Se debe digitar el número de los días de licencia que se

haya otorgado al empleado, para efectos de la preliquidación de contrato de

trabajo. Periodos Disfrutados de Vacaciones: En este campo se deben digitar los

periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia

en la empresa.

Fecha Últimas Vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin de que en el

momento de efectuar la liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos

de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar.

Tipo (Nit/Céd): Se debe seleccionar la letra “C” para los empleados que se están creando.

CAPTURA DATOS LEY 100

Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará la siguiente

ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación:




Salud – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por salud al Instituto de

Seguro Social se debe digitará marcar la opción correspondiente, si el empleado

esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” o si el

empleado es pensionado se debe digitar marcar la opción correspondiente.



Fondo de Salud: Independiente de la opción que se haya marcado

anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el

empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.

Pensión – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por pensión al Instituto de Seguro Social se debe marcar esta opción, si el empleado esta afiliado a otro

fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” si el empleado es

pensionado se debe marcar la opción correspondiente.

Fondo de Pensión: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el

empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.

Aporte Voluntario: Este campo se debe diligenciar si el empleado que se está

creando efectúa un aporte voluntario de pensión. Se debe digitar el porcentaje

de aporte que realiza el empleado. Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra

“P” – Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra

“A” – Ahorro individual.

Otros – Fondo de Cesantías: En este campo se debe digitar el código del

fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono

se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.

Retención en la Fte: Este campo hace referencia al procedimiento de retención en la fuente que se aplicará al empleado que se está creando. Si

selecciona el procedimiento Nro. 1 se calculará la retención en la fuente con

base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para salarios. Si

escoge el procedimiento Nro. 2 se debe indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre. Independientemente de que el

empleado tenga o no salario integral, el programa siempre solicitará el

procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus

ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará el calculo de acuerdo al procedimiento escogido.

Deducción de Retención: En este campo se debe digitar el valor

correspondiente a las deducciones de la base de retención por concepto de

intereses o corrección monetaria de préstamos hipotecarios, pago de medicina prepagada, educación del núcleo familiar y el costo financiero en la adquisición

de vivienda. Recuerde que únicamente puede escoger uno de los cuatro

conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los

ingresos del empleado.

Porcentaje de ATEP: En este campo se debe digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del

empleado que se esta creando. Los porcentajes son suministrados por cada

ARP.

Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el

fin de deducirlo de la base de retención.



Excluido Aportes, Cajas ICBF y SENA: Esta opción aplica conforme a la ley

789 de 2002 en la que se indica que “las empresas que contraten nuevos

trabajadores de características especiales detallados por la ley o que contraten estudiantes entre los 16 y 25 años de edad estarán excluidos del pago por

aportes al SENA, Caja de compensación e ICBF”. Esta norma comenzó a regir a

partir del 01 de Abril del año 2003 y si alguno de los empleados de la empresa

cumple con las características mencionadas en la ley en esta opción se debe marcar la letra “S”, en caso contrario se debe marcar la letra “N”. Si la

respuesta fue afirmativa el programa desplegará la siguiente pantalla, para que

se efectúe la clasificación del empleado.

3.6. GRUPOS CONTABLES

Ruta: Nómina – Catálogo – Grupos Contables

A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la

empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna

circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Recuerde que los grupos se asignan a

los empleados en la hoja de vida.

Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes:

51 (Administración)

52 (Ventas o comercial)

72 (Mano de obra o Producción).



El campo que se debe diligenciar es:

Grupo Contable: En esta opción únicamente se requiere digitar el grupo que

corresponde a 2 dígitos y una vez se han creado con la tecla de función F1 o

con el icono se graban.

3.7. INCREMENTO DE SUELDOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Aumento

A través de esta opción se puede efectuar el incremento de sueldos de forma

automática tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de

vida.

Para efectuar los incrementos de sueldo, el sistema cuenta con las siguientes opciones:



Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona digitando

seleccionado la opción que se desee.

Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe ingresar

la siguiente información:



Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que se

desea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja de

vida.

Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde

el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa

asumirá desde el nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el

que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa

asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.

Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro

de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el



icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero

(0000).

Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de

costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono

se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o

presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999).

Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa

solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si

no se marca la opción el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.

Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la

siguiente información:



Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento que

se desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados.

Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde

el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa

asumirá desde el nit cero (0).

Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el

que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la

búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.

Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro

de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el



icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero

(0000).

Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de

costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono

se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o

presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999).

Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa

solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en

caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.

Por Persona: En esta opción el programa muestra la lista de empleados que se han creado por el módulo de nómina, para que a cada uno de ellos se les

efectúe el incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar

la siguiente información:




Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salarió que será asignado a cada uno de los empleados.

C.C: El programa trae automáticamente el centro de costo que se le asignó al

empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo

centro de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

Sal: El programa trae automáticamente código del fondo de salud que se le

asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el

nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

Pen: El programa trae automáticamente código del fondo de pensión que se le

asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el

nuevo fondo de pensión del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

Ces: El programa trae automáticamente código del fondo de cesantías que se le

asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar

nuevo el fondo de cesantías del empleado, en caso contrario se debe pasar este

campo presionado la tecla “Enter”.

3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES

Ruta: Nomina – Comprobantes Prefijados – Fijación de Comprobantes

Esta herramienta permite definir los parámetros requeridos para ejecutar de forma mensual el cálculo de las provisiones de nómina como son las Cesantías, Primas de

Servicio y Vacaciones.



Para la correcta parametrización de los comprobantes de provisiones de nómina se

deben diligenciar los siguientes campos:

Nro. de Comprante: En este campo se debe digitar el número del comprante que se quiere definir para el cálculo de las provisiones de las prestaciones

sociales. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un

comprobante por cada concepto de provisión. Ej: 001 – Provisión de Cesantías,

002 – Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 – Intereses de Cesantías. Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una

de las cuentas que formen base para el cálculo de cada concepto de provisión.

Así mismo permite afectar centros de costo diferentes para una misma cuenta

base. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias.

Porc./Valor: En este campo se define si la provisión se desea efectuar por porcentaje o por valor escogiendo la opción correspondiente. (Normalmente las

provisiones de nómina se efectúan con un porcentaje).

Saldo o Movimiento: El cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales

se debe efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones ya que la provisión es mensual. Si se toma la opción de saldo

tomaría el saldo inicial de la cuenta de cálculo más el movimiento del mes que

se esté provisionando.



Después de escoger la opción de saldo o movimiento, el programa habilita un campo en

el que se debe digitar el porcentaje o valor de cálculo de provisión. Recuerde que los

porcentajes para el cálculo de las provisiones son los siguientes:

8.33% Cesantías

8.33% Primas de Servicios

4.17% Vacaciones

1% Intereses sobre Cesantías

Cuenta de Cálculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que

se van a tomar como base para el cálculo de las provisiones. Como el programa

permite digitar únicamente una cuenta por cada secuencia, es necesario crear

una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el cálculo de las provisiones. Si no se conoce el código de la cuenta con las teclas

de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas de

registros.

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo

que se quiere afectar en el cálculo de las provisiones. Si una misma cuenta de

cálculo afecta varios centros de costo se debe crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Si no

se conoce el código del centro de costo con las teclas de función F2, F3 o con el

icono se pueden efectuar las búsquedas de registros.

Descripción: En este campo se debe escribir el detalle o descripción de la

contabilización que se está efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad.

Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de

la provisión en la que se realizará la contabilización de la provisión, de acuerdo

al cálculo que efectúe el programa. Si no se conoce el código de la cuenta con

las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las

búsquedas.

Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este

caso corresponde al Nit de la empresa.

Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisión. Si no se conoce el código de la cuenta con las

teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas.

Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este

caso corresponde al Nit de la empresa.

RECUERDE

El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo

corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta



de cálculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado. Los pasos

descritos anteriormente corresponden únicamente a la parametrización de los

comprobantes para el cálculo de las provisiones de nómina, más adelante se describe el procedimiento para que se efectúe la contabilización de dichas provisiones.

3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS

DE NOMINA

Ruta: Contabilidad – Definición de Documentos

Los documentos que se relacionan a continuación no se definen en el módulo de

nómina, pero es necesario definirlos para efectuar las contabilizaciones de los

diferentes procesos que se ejecutan en el módulo.

Los documentos que se deben definir son los siguientes:

Tipo L: Si el pago de la nómina se efectúa en efectivo o a través de una cuenta

de ahorros se debe definir un documento tipo L (Otros), en el que se harán las

contabilizaciones de los gastos de nómina. Tipo G: Si el pago de la nómina se efectúa en cheque se debe definir un

documento tipo G (Comprobante de Egreso), en el que se harán las

contabilizaciones de los gastos de nómina y posteriormente por el módulo de

Documentos – Impresión de Documentos Previos, se podrá generar la impresión del cheque para cada uno de los empleados.

Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales se

debe definir un documento tipo L (Otros), diferente al del pago de la nómina.

Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones de nómina se

debe definir un documento tipo L (Otros) diferente al del pago de la nómina y los parafiscales.



4. PROCESOS DE NOMINA

Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar la liquidación, pago y generación de informes de nómina.

4.1. FIJA NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Fija Novedades

A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados.

Estos conceptos se pueden fijar con los siguientes criterios:

Individual: En esta opción se puede seleccionar un empleado para efectuar la fijación

de una novedad.

Los campos que se deben diligenciar son:

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere

fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados.

Nit: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al que se

le efectuará la fijación del concepto. Con el icono se pueden consultar los

empleados creados.

Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que

se quiere fijar. Centro de Costo: Seleccionado esta opción se podrá efectuar la fijación de una

novedad para un centro de costo específico.






C. De Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo al que

se le efectuará la fijación del concepto. Al presionar “Enter” se selecciona el

asterisco (*) el programa tomará todos los centros de costo. Con el icono

se pueden consultar los centros de costo creados.

Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

Numérico: A través de esta opción se puede efectuar la asignación de un concepto

por rango de nits.






Del Número: Corresponde al número de identificación inicial del empleado

desde el que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la

búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa

asumirá desde el nit cero (0).

Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el

que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la

búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.

Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que

se quiere fijar.



4.2. GENERACION DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación de Novedades

Esta opción permite efectuar el ingreso en bloque de novedades que aplican para todos

los empleados en un período de nómina determinado.

Así mismo permite liquidar de forma automática los dominicales cuando el pago de la

nómina es semanal.

Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará las siguientes opciones:

Escogiendo la opción “Únicas” el programa mostrará el siguiente mensaje:

Se debe dar clic sobre el cuadro en blanco para continuar e inmediatamente el

programa solicitará el número de la nómina a procesar o liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.

En este proceso se crea la pareja de archivos Z29NN y Z29NN.idx, donde NN es el

número de la nómina que se está liquidando.



Una vez se ha escogido el periodo de nómina a liquidar el programa desplegará la

siguiente pantalla en la que se debe registrar los siguientes datos:



Cpto: En este campo se deben digitar los conceptos o novedades que se van

a liquidar en el período de nómina escogido. Una vez se ha escogido el

concepto, el programa automáticamente mostrará la descripción del mismo.

Con el icono o las teclas de función F2 o F3, se puede realizar la

búsqueda de los conceptos creados.

Variable: En este campo se debe digitar la cantidad de los días u horas que

se desean liquidar para los conceptos seleccionados.

Después de incluir todos los conceptos, dando clic sobre el icono o presionando

la tecla de función F1 aparecerá el siguiente mensaje:



Digitando “SI” el programa ejecutará un proceso automático en el que le asignará las

novedades escogidas para todos los empleados.

Digitando “NO” el programa mostrará uno a uno los empleados y preguntará si la

nómina aplica para el empleado que se está visualizando en pantalla. Se debe digitar

“Si” o “No” según corresponda hasta finalizar la lista de empleados.

4.3. CAPTURA DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades

A través de esta opción se debe efectuar la entrada de novedades por cada uno de los

empleados. Se debe escoger un período de nómina en el que se deben incluir todos los

ingresos y deducciones, excepto el subsidio de transporte, los aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente.

Para efectuar la captura de novedades se ejecutarán los siguientes pasos:

Digite la Nómina a Procesar (01/99): En este campo se digita el número de la nómina en el cual se efectuará la captura de las novedades.

Es la Quincena 1 o 2?: Esta opción únicamente aplica para el pago de

nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual,

esta pregunta se omite. Con pago decanal es necesario indicar si es el período 1, 2 o 3; y si el período de nómina es semanal, se debe escoger la semana 1, 2,

3, 4 ó 5 de acuerdo al período que se quiere liquidar. Se debe tener en cuenta

que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.



Quiere Iniciar Proceso (SI/NO): Cuando el pago de la nómina se realiza por

primera vez se debe contestar a esta pregunta “NO” o en el caso de que ya se

hayan capturado novedades para el período de nómina escogido y se quieran mantener, la respuesta también debe ser “NO”. Cuando el período de nómina

en el que se van a capturar las novedades fue utilizado anteriormente a la

pregunta se debe digitar “SI”, porque en caso contrario aparecerá un mensaje

en la captura de novedades que dice “NOMINA YA GIRADA”. También se debe responder “SI” cuando el período de nómina ya fue contabilizado o pagado y se

borraron todos los comprobantes y se requiere recuperar las novedades del

período de nómina reversado, porque de igual manera aparecerá el mensaje

“NOMINA YA GIRADA” Mantiene Novedades Anteriores (SI/NO): Si la respuesta a la pregunta

anterior fue positiva, el programa automáticamente mostrará esta opción. Se

contesta “SI” en caso de que la nómina ya se haya contabilizado o pagado, se

hayan borrado los comprobantes y se quiera recuperar las novedades de este período de nómina. Se debe contestar “NO” cuando se requiera capturar

nuevamente las novedades del período de nómina que se va a liquidar.

Después de haber contestado la pregunta anterior el programa mostrará la siguiente

pantalla donde se efectuará la captura de las novedades.

NIT: En este campo se debe digitar el No. de cédula del empleado. Con el icono

la tecla de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados.



CTO.: En este campo se deben digitar los códigos de los conceptos o novedades

que se van a generar para el empleado seleccionado. Las novedades que se

hayan incluido en la generación de novedades aparecerán de forma automática. Si no se ejecutó la generación de novedades, será necesario capturar cada una

de las novedades para el empleado seleccionado.

Variable: En este campo se digita la cantidad de los días u horas que se

desean liquidar para los conceptos seleccionados. Esta opción únicamente aplica para los conceptos creados con fórmula.

Valor: En este campo se debe digitar el valor de la novedad o concepto que

se está capturando. Para los conceptos con fórmula, el programa calcula

automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se esta capturando.

Con el icono o con la tecla de función F1 guarda las novedades para el empleado.

4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES

Ruta: Ventas – Liquidación de Comisiones – Comisiones

Esta opción no se trabaja directamente desde el módulo de nómina, pero las

comisiones se pueden liquidar desde el módulo de ventas y esta novedad se generará

automáticamente en el módulo de nómina ejecutando el siguiente procedimiento:

Con IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre

el valor total de la factura incluido el IVA.

Sin IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura, es decir, el valor antes de IVA.

Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:



Desde: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se

van a liquidar las comisiones.

Hasta: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

Liquida en Nómina: Se debe marcar esta opción para que la liquidación de las

comisiones se efectúe directamente en el periodo de nómina que se esta

liquidando.

Nro. De Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se van a liquidar las comisiones.

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina

creado para las comisiones. Si no se conoce el código del concepto se puede

efectuar la búsqueda con la tecla de función F2 o con el icono .



Vendedor Desde: En esta campo se debe digitar el código inicial del vendedor

desde el que se quieren liquidar comisiones. Vendedor Hasta: En este campo se debe digitar el código final del vendedor

hasta el que se quieren liquidar comisiones.

Incluido Descuentos de la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa tomará el valor bruto de la factura menos el valor de

los descuentos aplicados y sobre este valor liquidará las comisiones. Si la

respuesta es negativa el programa no tendrá en cuenta los descuentos

realizados en la factura y liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.

Incluye Cargos en la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es

afirmativa el programa liquidará las comisiones incluidos los cargos generados

en la factura de venta (recuerde que en la definición de la factura el IVA se parametriza en el tercer cargo). Si la respuesta es negativa el programa

liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.

Digite las Cuentas de Descuentos Utilizadas en el Recibo de Caja: Si se

manejaron descuentos condicionados, estos deben ser registrados en el momento de elaborar el recibo de caja, por lo tanto se deben digitar las cuentas

contables en las que se contabilizaron estos descuentos.



4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Subsidio de Transporte Automático

A través de este proceso el programa liquida y calcula de forma automática el Subsidio

de Transporte para aquellos empleados cuyo salario básico mensual sea inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este concepto no es necesario

generarlo o capturarlo como una novedad, ya que con este proceso el programa lo

hace automáticamente.

Para ejecutar este proceso es necesario ingresar a la opción y diligenciar los siguientes

datos que se describen a continuación:

Nro de Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la

que se desea generar la novedad del Subsidio de Transporte.

Es la Primera o la Segunda Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de

forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario

indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe

escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Genera la Novedad de Subsidio de Transporte Para Todo el Mes (S/N):

Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que

es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si se digita “N”

únicamente se liquidará el Subsidio de Transporte correspondiente al periodo de nómina que se está liquidando, si se digita “S” el programa liquidará el Subsidio

de Transporte para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se

efectúe quincenal, decanal o semanal.



4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación Comprobante Automático

Este proceso realiza el cálculo automático de los descuentos que se deben efectuar a

los empleados por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la

fuente.

RECUERDE

El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente

se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes.

Para la correcta ejecución de este proceso se deben tener en cuenta los siguientes

pasos:

Parámetros: Se debe marcar esta opción para definir los parámetros para el

cálculo de la retención en la fuente y el programa desplegará la siguiente

pantalla:



Límite Valor Exento Para la Base: En este campo se debe digitar el valor de $4.278.000 (valor base año 2004) de acuerdo a lo establecido en el artículo 17

de la ley 788 de 2002 (Reforma Tributaria), en el que se indica que las rentas

de trabajo exentas corresponden al veinticinco por ciento (25%) del valor total

de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos m/cte. ($4.000.000.oo). (Valor base año 2003).

Porcentaje para Salario Integral: En este campo se debe digitar el 0.75, el

cual corresponde al porcentaje por el que se debe multiplicar el salario integral

para efectuar el cálculo de la base de retención en la fuente.

Una vez se han definido los parámetros se procede a ejecutar el proceso del

comprobante automático en el que aparecerá la siguiente pantalla:




Importante: En su nómina pueden haber empleados que ya se han retirado Desea Procesarlos, Ignorarlos o Eliminarlos? : En esta opción se recomienda

escoger la opción de “Ignorarlos” para que el programa omita a los empleados

retirados y efectúe los cálculos correspondientes de salud, pensión, fondo de

solidaridad y retención en la fuente a los empleados activos. Calcula Retención a la Prima de Servicios?: Esta opción únicamente aplica

para el cálculo de la retención en la fuente cuando se esta la liquidación de la

prima de servicios en el mismo periodo en el que se hará el pago de la nómina.

Si se esta aplicando el procedimiento 1 el programa efectuará el cálculo de la retención en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calculará la

retención para los demás conceptos que forman base de retención como el

salario, horas extras, comisiones, etc. Si se esta aplicando el procedimiento 2 la

prima de servicios se suma a los demás conceptos que forman base para el cálculo de retención en la fuente.

Después de Marcar estas opciones el programa mostrará la siguiente opción:



Desea Aplicar el Descuento por Porcentaje o por Valor? En esta opción se

determina el cálculo de la retención en la fuente: aplicando el porcentaje o el

valor establecido en la tabla de retención.

Después de seleccionar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:



Desea Incluir la Retención: Si se marca esta opción el programa calculará

automáticamente el descuento de retención en la fuente para aquellos

empleados con salario integral o cuyos ingresos estén dentro de los rangos

establecidos en la tabla de retención. Si no se marca esta opción únicamente se

efectuarán los cálculos para los descuentos de salud y pensión. Recuerde que la retención en la fuente se calcula en el último periodo de pago del mes.

Tabla de Retención: En esta opción el programa mostrará la tabla de

retención el fuente la cual puede ser modificada de acuerdo a los rangos que se

establecen para cada año o se puede actualizar de forma automática con el archivo ZRET y el ZRET.IDX suministrado por Informática y Gestión S.A. (Este

archivo se debe copiar en SIIWINN donde NN es en número de la empresa que

se esta trabajando).



Novedades: En la opción de novedades el programa solicitará el número de la nómina en la que se efectuarán los cálculos de salud, pensión, fondo de

solidaridad y retención en la fuente.



Es La Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta

pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1,

2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3,

4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar.

Calcula Las Novedades de Salud y Pensión de Todo el Mes: Esta pregunta

aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda

quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca la opción

únicamente se calculará salud y pensión correspondiente al periodo de nómina que se esta liquidando, si se marca la opción el programa liquidará salud y

pensión para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe

quincenal, decanal o semanal.

Después de ejecutar la opción anterior el programa ejecutará un proceso de

verificación y aparecerá el siguiente mensaje:



Si el periodo de nómina que se esta liquidando es semanal, decanal o quincenal se

debe marcar la letra “I” para que el programa calcule los descuentos de salud y

pensión sobre los ingresos del empleado. El programa genera este mensaje porque no se esta liquidando todo el mes sino un periodo. Ej. A un empleado que gana el salario

mínimo legal vigente se le liquida una quincena, su salario real para este periodo será

el mínimo legal vigente dividido en dos. Este resultado es el que detecta el programa

en el periodo de nómina que se esta liquidando. Sin embargo al final del mes después de haber liquidado las dos quincenas del mes, el total de los descuentos de salud y

pensión corresponderán al total del cálculo efectuado sobre el salario mínimo legal

vigente.

Después de ejecutar este proceso aparecerá el siguiente mensaje:

RECUERDE

El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente

se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes.



5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE

En la ley 788 de 2002 se efectuaron modificaciones al procedimiento para el cálculo de la retención en la fuente sobre salarios. Los pasos para ejecutar el nuevo

procedimiento se describe a continuación:

Notas Aclaratorias:

Rentas de trabajo exentas. Modificase el numeral 10 del artículo 206 del

Estatuto Tributario, así: “El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los

pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos ($4’000.000) (Valor base año 2003).”

Deducciones para retención:

o Intereses por corrección monetaria generada por obligaciones

hipotecarias. o Medicina Prepagada.

o Educación del núcleo familiar.

o Costo financiero por Leasing Hipotecario.

o Ahorro al fomento de la construcción AFC (Ahorro Programado)

La base para el calculo de la pensión no debe ser mayor a 25 salarios mínimos

que correspondería a $ 503.438.oo (Se toma el valor del salario mínimo que

corresponde a $358.000 valor base año 2004, se multiplica por 25 y al resultado se le aplica el 5.625% que corresponde al 3.625% del aporte de

pensión, 1% del fondo de solidaridad pensional y el 1% de aporte a la sub-

cuenta de subsistencia).

La renta exenta de los trabajadores se limita mensualmente a cuatro millones doscientos setenta y ocho mil pesos ($4’278.000) (Valor base año 2004).”

Cuando el cálculo de la base de retención supera los $8.000.000.oo que

corresponde al tope de la tabla, se debe aplicar el 35% de retención a la diferencia entre este valor y la base calculada.



5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS

5.1.1 Manejo en SIIGO – Salarios Integrales

SUELDO 20,000,000.00

30% FACTOR PRESTACIONAL 6,000,000.00

TOTAL BASE DE PENSION 14,000,000.00

APORTE DE PENSION 6.625% 787,500.00

MAXIMO VALOR DE PENSION 503,438

SUELDO 20,000,000.00

PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 19,496,562.50

PORCENTAJE EXCENTO 25%

VALOR EXCENTO 4,874,140.63

SUELDO 20,000,000.00

PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 19,496,562.50

LIMITE VALOR EXCENTO 4,278,000.00

MENOS DEDUCCIONES

TOTAL BASE DE RETENCION 15,218,562.50

MENOS VALOR DE LA TABLA 8,000,000.00

DIFERENCIA 7,218,562.50

35% SOBRE DIFERENCIA 2,526,496.88

VALOR TABLA DE RETENCION 1,822,000.00

TOTAL RETENCION 4,348,496.88



5.1.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales

SUELDO 10,000,000.00

APORTE DE PENSION 5.625% 552,500.00

MAXIMO VALOR DE PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 9,496,562.50



SUELDO 10,000,000.00

PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 9,496,562.50


MENOS DEDUCCIONES


VALOR TABLA DE RETENCION 1,606,500.00

5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS

5.2.1. Manejo en SIIGO – Salarios Integrales

SUELDO 20,000,000.00

30% FACTOR

PRESTACIONAL 6,000,000.00

TOTAL BASE DE

PENSION 14,000,000.00

APORTE DE PENSION

5.625% 787,500.00

MAXIMO VALOR DE

PENSION 503,437.50

SUELDO 20,000,000.00

PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 19,496,562.50



SUELDO 20,000,000.00

PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 19,496,562.50

LIMITE VALOR EXCENTO 4,278,000.00

MENOS DEDUCCIONES

TOTAL BASE DE

RETENCION 15,218,562.50

PORCENTAJE FIJO 29.00%




5.2.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales

SUELDO 10,000,000.00

APORTE DE PENSION

5.625% 562,500.00

MAXIMO VALOR DE

PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 9,496,562.50



SUELDO 10,000,000.00

PENSION 503,437.50

SUBTOTAL 9,496,562.50


MENOS DEDUCCIONES


PORCENTAJE FIJO 22.55%




6. PAGO DE NOMINA

RUTA: Nómina – Pago de Nómina

Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se han

ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante

automático, se procede a efectuar el pago de la nómina.

Para el registro contable o causación de la nómina se deben diligenciar los siguientes

campos una vez se ingresa a la opción:

Nómina Número? (01/99): En este campo se debe digitar el número de la

nómina a pagar. Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas

quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta

pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1,

2 o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nómina 99

se emplea para hacer consolidaciones.

Cheque – Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en Cheque se

debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en

efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción

de Comprobante para que el programa genere un comprobante de

contabilización de la nómina por cada empleado.

Si se selecciona la opción de Cheque el programa desplegará la siguiente pantalla:



Proceso Automático: Si se omite esta opción el programa solicitará por cada

comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a

mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y

permite efectuar la impresión del cheque.

Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G – Comprobante de Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:



NOTA: Si la opción de proceso automático fue marcada, el programa solicitará un

documento tipo G – Comprobante de Egreso y grabará de forma automática un

comprobante de egreso por cada empleado, pero únicamente solicitará la cuenta del

banco y el número del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques pueden ser impresos por cada comprobante de egreso.

Si se escoge la opción de Comprobante el programa desplegará la siguiente pantalla:



Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activará

una pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a

generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado

estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta

opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada

empleado.

Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo L – Otros, que debe estar previamente creado.

Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta 250505 - Nómina por Pagar.



7. PARAFISCALES

Ruta: Nómina – Comprobante Parafiscales – Comprobante Parafiscal

En esta opción el programa efectúa el registro contable de los aportes parafiscales que

corresponden al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar. Adicionalmente

contabiliza los aportes de salud y pensión a cargo del empleador.

Para ejecutar este procedimiento se deben seguir los pasos que se describen a

continuación:

El proceso de comprobante de los parafiscales debe ejecutarse por los grupos:

51 – Gastos de Administración

52 – Gastos de Ventas

52 – Mano de Obra (Producción)



Los campos que s deben diligenciar son los siguientes:

Nit de la Empresa: En este campo se debe digitar el nit de la empresa que

efectúa el pago de los aportes parafiscales.

Cuenta del Sena: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte al SENA (51057800, 52057800,

72057800).

Cuenta del ICBF: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para

efectuar la contabilización del aporte al ICBF (51057500, 52057500, 72057500).

Cuenta de Subsidio Familiar: En este campo se debe digitar la cuenta del

gasto para efectuar la contabilización del aporte a la Caja de Compensación

Familiar (51057200, 52057200, 72057200).

Cuenta del Fondo de Salud: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por

salud (8% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes

a entidades promotoras de salud (510569, 520569 y 720569) se auxiliarizaron

con el mismo código de la cuenta de los fondos de salud creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar

el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al

fondo que se haya asignado a cada empleado.



Cuenta del Fondo de Pensión: En este campo se debe digitar la cuenta del

gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por

pensión (10.875% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a fondos de pensiones (510570, 520570 y 720570) se auxiliarizaron

con el mismo código de la cuenta de los fondos de pensión creados, por lo tanto

en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar

el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.

Cuenta de Pago: En este campo se debe digitar la cuenta 237010 – Aportes al

I.C.B.F, SENA, y Cajas de Compensación Familiar.

Aplica C. Costo del Empleado/Acumulados (E/A): Si se escoge la opción del centro de costo del empleado el programa afectará contablemente el centro

de costo que tiene asignado cada uno de los empleados en la hoja de vida, en

caso contrario llevará el total de cada concepto a un solo centro de costo.


Después de digitar todas las cuentas contables relacionadas con los aportes

parafiscales el programa mostrará una ventana en la que se debe se debe

indicar si la empresa es beneficiaria del decreto 258 del 11 de Febrero de 1999.




Tipo de Documento: En este campo se debe escoger un documento tipo L –

(Otros), que debe estar previamente creado, para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales y aportes de salud y pensión a cargo del empleador.



8. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA

Ruta: Nómina – Comprobantes Prefijados – Utiliza Prefijados

El cálculo de las provisiones de nómina se ejecuta de forma automática a través del

siguiente procedimiento:

Tipo: En este campo se debe escoger un documento tipo L – (Otros), que debe estar creado previamente.

Nro. Comp. Inic.: En este campo se debe digitar el número del comprobante

prefijado inicial que se parametrizo para el cálculo de las provisiones de

nómina.

Nro. Comp. Final.: En este campo se debe digitar el número del comprobante prefijado final que se parametrizo para el cálculo de las provisiones de nómina.



9. INFORMES DE NOMINA

9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S.

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Autoliquidación

El informe de Autoliquidación es solicitado únicamente por el I.S.S. para efecto de comparar los aportes realizados por la empresa para cada uno de los empleados.

Al ingresar a la opción, el programa habilitará estos dos iconos para generar

el informe. El icono de impresión genera lleva el informe directamente a la impresora y

el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

Una vez se ha escogido la opción de generación del informe el programa mostrará la

siguiente pantalla:

El mensaje hace referencia a que la Autoliquidación del I.S.S. únicamente se puede

generar después de que se haya contabilizado la última nómina del mes y se hayan

generado todos los comprobantes por cada uno de los empleados.




Proceso Nuevo: Si se está generando la autoliquidación por primera vez, se debe

marcar esta opción, si ya se efectuó la autoliquidación en un determinado mes y se quiere consultar se debe omitir esta opción presionando la tecla “Enter”.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe ingresar

toda la información patronal correspondiente a: número del Nit; dígito de verificación; tipo de identificación, si es Nit, se debe marcar la letra “N”, si es Cédula de Ciudadanía

se debe marcar la letra “C” ó “E” si es Cédula de Extranjería; el número patronal, el

código de la sucursal, el municipio y el del departamento.



Además se deben tramitar los siguientes datos:

Liquida ARP (Si/No): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el

programa liquidará el ARP en la Autoliquidación del I.S.S., en caso contrario no efectuará la liquidación de Riesgos Profesionales.

Aplica ATEP individual (Si/No): Si la respuesta a la pregunta anterior fue

positiva el programa preguntara si liquida ATEP individual, para liquidarlo

empleado por empleado, en caso contrario liquidará un solo total.

Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias, o

licencias de maternidad que se deban reportar dentro de la autoliquidación se



debe marcar esta opción, en caso contrario se omitirá esta opción presionando

la tecla “Enter”.

Si la opción fue marcada, el programa pide diligenciar los siguientes datos:

Cédula: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al

que se va a generar la novedad. Si no se conoce con el icono ó las teclas de

función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la

compañía.

Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra “C” que

corresponde a Cédula de Ciudadanía. Pensión IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad.

Desplegando la ventana el programa permitirá escoger el origen de la

incapacidad como son: R – Retiro, T - Traslado ó L - suspensión temporal. Si

se marca alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad.

Desplegando la ventana, el programa permitirá escoger el origen de la

incapacidad como son: R - Retiro, T - Traslado ó L - Suspensión Temporal. Si

se marca alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad.

Desplegando la ventana el programa permitirá escoger el origen de la

incapacidad como son R–Retiro, T-Traslado, L- suspensión temporal, I - incapacidad ó V - Vacaciones. Si se marca alguna opción posteriormente será



necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la

novedad.

Posteriormente se debe indicar el origen de la incapacidad:

Se debe escoger la opción correspondiente A - Ambulatoria, M - Maternidad ó P - Profesional.

Posteriormente se debe escoger la forma de pago de la incapacidad:



Se puede escoger la opción de Pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad ó se puede escoger Completa para pago total, es decir, el 100% de la incapacidad.

Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opción con el icono o con la

tecla “ESC”.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla en la que se puede hacer el

registro de los intereses de mora y el número de días que estuvo en mora, en caso de

que se hayan generado, en caso contrario se puede pasar con “Enter”.



Notas Débito: Así mismo se pueden registrar las notas débito por ARP –

Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez ó Muerte, ó EGM – Enfermedad General ó Muerte en caso de que haya lugar a ellas, en

caso contrario se puede pasar con “Enter”.

Notas Crédito: También se puede hacer el registro de las notas crédito por

ARP – Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez ó Muerte, ó EGM – Enfermedad General ó Muerte en caso de que haya lugar a

ellas, en caso contrario se pueden pasar con “Enter”.

Incapacidades: Para el registro de las incapacidades que se van a cobrar al

seguro social existen los campos de Incapacidad No., Valor ARP Inc. y

Valor EGM Inc., en los que se debe digitar la información correspondiente a las incapacidades en caso contrario se puede pasar con “Enter”.

De la misma manera se puede efectuar el registro de las licencias de

maternidad.

Si existen saldos a favor del mes anterior se debe registrar la información correspondiente a los campos que señala el programa, en caso contrario pasar

con “Enter”.

Una vez se han ingresado todos los datos el programa generará la

autoliquidación del I.S.S. en el formato establecido por esta entidad. Así mismo se generan los archivos planos para el I.S.S. con los nombres CINTI, CINTF y

AUTOL1, que se encuentran ubicados en SIIWINN.



9.2. AUXILIAR DE NOMINA

Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Auxiliar de Nómina

Este informe muestra todas las contabilizaciones que se han realizado en las cuentas

que están amarradas a los conceptos de ingreso o deducción.

Para la generación del Auxiliar de Nómina se deben seguir los procedimientos que se

describen a continuación:

Al ingresar a la opción se debe marcar la letra “D”, para que el programa muestre la descripción del movimiento efectuado.

Inmediatamente se habilita la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los

siguientes datos:



Desde: En este campo se debe digitar el mes y día desde el que se quiere

generar el auxiliar de nómina. Hasta: En este campo se debe digitar el mes y día hasta el que se quiere

generar el auxiliar de nómina.

Cuenta Desde: En este campo se debe digitar el código de la cuenta inicial

desde el que se desea generar el auxiliar de nómina. Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar el código de la cuenta final hasta

el que se desea generar el auxiliar de nómina.

Si se presiona la tecla “Enter” dos veces el programa asumirá todas las cuentas

que intervinieron en el proceso de nómina, es decir, desde la cuenta (0000000000) hasta la cuenta (9999999999).

Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos

para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora

genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar

el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las

barras permite enviar el informe a Excel.

9.3. INFORMES A FONDOS

RUTA: Nómina – Informes de Nómina – Informe a Fondos

Los informes a fondos permiten obtener información sobre el detalle de los aportes de

Salud, Pensión y ARP del empleado y el empleador, los cuales sirven como base para

generar la autoliquidación por cada uno de los fondos que maneja la empresa.

Para la generación de los Informes a Fondos se deben diligenciar los campos que se

describen a continuación:

Estándar: Escogiendo esta opción el programa genera el Informe a Fondos

detallado empleado por empleado y el aporte que debe efectuar el empleador

para cada uno de los fondos de salud y pensión.



Por Fondos: Escogiendo esta opción el programa genera informe para los

fondos de pensión, un informe para los fondos de salud y un informe de

liquidación de ARP, en los que permite asignar las novedades por incapacidades, licencias y vacaciones de los empleados.

Pensiones: Escogiendo esta opción el programa genera la información de los

aportes de pensión, aporte al fondo de solidaridad y aporte a la subcuenta de

subsistencia.

ESTANDAR

Escogiendo la opción de estándar el programa mostrará la siguiente pantalla:

Alfabético: Organiza la Información de acuerdo al nombre de los empleados.

Numérico: Organiza la información por el número de cédula de los

empleados.

Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente ventana:

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe



directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por

pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar

el informe a Excel.

POR FONDOS

Escogiendo la opción por fondos el programa mostrará la siguiente pantalla:

Este mensaje indica que los informes a fondos únicamente se pueden generar después

de haber contabilizado todas las nóminas del mes. Posteriormente el programa

mostrará la siguiente pantalla:

Digite el Código de la Sucursal: Si el informe a fondos se quiere generar por

sucursal se puede hacer siempre y cuando en la creación de los empleados se

haya marcado la opción del manejo de sucursales, en caso contrario, se digita

el número uno (1). Aplica ATEP Individual: Si se escoge esta opción, el programa generará un

informe en el que liquidará ARP por cada uno de los empleados aplicando la



tarifa asignada en la hoja de vida, en caso contrario solicitará la tarifa de ARP

con la que se efectuará la liquidación.

Una vez se han escogido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias o licencias

de maternidad que se quieran visualizar en el informe a fondos se debe escoger

esta opción, en caso contrario se debe omitir.

Al elegir la opción anterior el programa desplegará la siguiente pantalla:

Los campos que se deben diligenciar son:



Cédula: En este campo se debe digitar el número de la cédula del empleado a

quién se generará la novedad. Si no se conoce, con las teclas de función F2 ó

F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía. Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra “C” que

corresponde a cédula de ciudadanía.

Pensión IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la

parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R – Retiro, T - Traslado ó L- suspensión temporal. Si se escoge alguna opción

posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día

de inicio de la novedad.

Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R - Retiro, T -

Traslado ó L - suspensión temporal. Si se escoge alguna opción posteriormente

será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la

novedad. Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En

la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R -

Retiro, T - Traslado, L - suspensión temporal ó V - Vacaciones. Si se escoge

alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la

novedad y el día de inicio de la novedad. Origen Incap.: En este campo debe indicar el origen de la incapacidad, según

corresponda: A - Ambulatoria, M - Maternidad ó P - Profesional:

Pago Incapacidad: En este campo se debe digitar la forma de pago de la

incapacidad: Para pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad se debe marcar la letra “P” ó para pago total, es decir, el 100% se debe marcar la letra

“C”.

Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opción con la tecla “ESC”.




Desea Imprimir Informe por EPS: Si se escoge esta opción el programa

generará el informe por cada una de los fondos de salud. Desea Imprimir Informe por AFP: Si se escoge esta opción el programa

generara el informe por cada uno de los fondos de pensión.

Desea Imprimir Informe por ARP: Si se escoge esta opción el programa

generara el informe liquidando la ARP por cada uno de los empleados.

NOTA: Si solo desea tener algún informe específico, marque la opción deseada, si

desea generar los informes por salud, pensión y ARP, marque todas las opciones, si no

marca ninguna opción el programa no generará ningún informe.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos

para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe

directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

PENSIONES

Si se escoge la opción de pensiones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Alfabético: Organiza la Información de acuerdo al nombre de los empleados.

Numérico: Organiza la información por el número de cédula de los empleados.


para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el

informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe

por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite

enviar el informe a Excel.



9.4. VOLANTES DE PAGO

RUTA: Nómina – Informes de Nómina – Planilla General

A través de esta opción el programa permite generar los volantes de pago para cada

uno de los empleados liquidados en cada periodo de nómina.

Para generar este informe se deben diligenciar los siguientes campos:

Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha desde la cual se

esta generando el pago de la nómina. Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha final del periodo

de nómina del cual se quieren generar los volantes de pago.



Nómina: En este campo se debe digitar el periodo de nómina en que se desea

generar los volantes de pago.

Impresión Por Página

Dos: Si se marca esta opción el programa generará dos volantes de pago en

una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes.

Tres: Si se marca esta opción el programa generará tres volantes de pago en una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes.

Dinámico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago

de los empleados que logre acomodar en una hoja tamaño carta. Los volantes

serán de empleados diferentes. Minerva: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago

en el formato minerva. Los volantes serán de empleados diferentes.

General: Si se marca esta opción el programa generará una planilla para la

firma de los empleados, para indicar que el pago de la nómina fue recibido.

Generación

Todos: Si se escoge esta opción el programa mostrará todos los empleados

seleccionados en el periodo de nómina seleccionado. Un Empleado: Si se escoge esta opción el programa únicamente mostrará el

empleado seleccionado.

Resumen: Si se escoge esta opción el programa mostrará un resumen del

valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nómina seleccionado.

NIT Desde: En este campo se debe digitar el número de cédula desde el cual

se desean generar los volantes de pago.

NIT Hasta: En este campo se debe digitar el número de cédula hasta el cual se desean generar los volantes de pago.

Numérico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago

organizados por número de cédula de cada empleado. Si no se conoce con el

icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de

los empleados de la compañía

Alfabético: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago organizados por el nombre de cada empleado. Si no se conoce con el icono

ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los

empleados de la compañía

Imprime Resumen Por Centro de Costo: Si se escoge esta opción el

programa mostrará un resumen del valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nómina seleccionado por cada uno de los centros

de costo que maneja la empresa.

Centro de Costo Desde: En este campo se debe digitar el centro de costo

desde el cual se desean generar los volantes de pago. Si no se conoce con el

icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de

los centros de costo existentes.




para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe





TALLER DE NOMINA

SIIGO ESTÁNDAR

WINDOWS

FASE I



10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1

Para la implementación del módulo de nómina es necesario definir los siguientes

parámetros.

10.1. CREACIÓN DE CUENTAS

Ruta: Contabilidad – Administración de cuentas Contables – Plan de Cuentas -

Pantalla

Verificar que las cuentas que se relacionan a continuación estén debidamente creadas

con las características de si terceros y si centros de costo.

Salud

Pasivo

2370050100 I.S.S.

2370050200 Famisanar

2370050300 Compensar

Gasto

5105690100 I.S.S. 5105690200 Famisanar

5105690300 Compensar

Pensión

Pasivo

2380300100 I.S.S.

2380300200 Colfondos

2380300300 Porvenir

Gasto

5105700100 I.S.S. 5105700200 Colfondos

510570300 Porvenir



Cesantías

Pasivo

2380305100 Cesantías Porvenir

Gasto

5105705100 Cesantías Porvenir

Otras cuentas de nómina

Activo

1365950000 Prestamos a empleados

Pasivo

2370100000 Aportes al Sena, ICBF y Cajas de Compensación 2365050000 Retención por salarios

2505050000 Salarios por Pagar

2525050000 Vacaciones consolidadas

2610050000 Provisión de Cesantías 2610100000 Provisión de Intereses de Cesantías

2610150000 Provisión de Vacaciones

2610200000 Provisión de Prima de servicios

Gasto

5105060000 Sueldos

5105150100 Horas extras diurnas 5105150200 Horas extras nocturnas

5105150300 Horas extras diurnas festivas

5105150400 Horas extras nocturnas festivas

5105150500 Recargo nocturno 5105240000 Incapacidades

5105270000 Subsidio de transporte

5105300000 Provisión de Cesantías

5105330000 Provisión de Intereses de Cesantías 5105360000 Provisión de Prima de servicios

5105390000 Provisión de Vacaciones

5105680000 Aportes a A.R.P.

5105720000 Aporte a cajas de compensación. 5105750000 Aportes al ICBF

5105780000 Aportes al SENA



Presiones la tecla “ESC” para salir de la opción o de un click sobre el icono .

10.2. CREACIÓN DE LOS TIPOS DE NÓMINA Se crean dos tipos: 1ª. Quincena y 2ª. Quincena. También el tipo 99 como nómina

consolidada.

Ruta: Nomina – Catálogos – Apertura De Nominas

TIPO DE NOMINA DESCRIPCION FORMA DE PAGO

01 PRIMERA QUINCENA Q (QUINCENAL)

02 SEGUNDA QUINCENA Q (QUINCENAL)

99 NOMINA CONSOLIDADA M (MENSUAL)

RECUERDE

Los periodos de nómina quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los periodos de

nómina presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

10.3. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS


Antes de comenzar a crear los fondos de pensión que maneja la empresa se debe crear el fondo de control de Pensiones y de Salud.

Pensión:

Tipo P Número fondo 00

Nombre fondo Enter

Aporte total 14.5

Aporte empleado 3.625 Máximo (SMLV) 25

Mínimo (SMLV) 1

Aporte Solidaridad 1

Salario Mínimo 358.000 Aporte a la Subcuenta de Subsistencia: N



Salud:

Tipo S Número fondo 00

Nombre fondo Enter

Aporte Patronal 8

Aporte empleado 4 Máximo (SMLV) 25

Mínimo (SMLV) 1

Cobertura Fam. 4

Salario Mínimo 358.000

Después de haber parametrizado los datos de control se deben crear cada uno los

fondos de pensión, salud y cesantías.

RECUERDE

El número del fondo del fondo debe corresponder con el número del auxiliar de las

cuentas contables del gasto y del pasivo creadas para salud, pensión y cesantías.

SALUD

TIPO No. FONDO NOMBRE FONDO NIT FONDO

S 01 SEGURO SOCIAL F2 CONSULTA

S 02 FAMISANAR F2 CONSULTA

S 03 COMPENSAR F2 CONSULTA

PENSION.


P 01 SEGURO SOCIAL F2 CONSULTA

P 02 COLFONDOS F2 CONSULTA

P 03 PORVENIR F2 CONSULTA

CESANTIAS.


C 51 CESANTIAS PORVENIR F2 CONSULTA



RECUERDE

Los fondos creados quedaran guardados de forma automática y no será necesario

ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los fondos de

nómina presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

10.4. CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA

Ruta: Nomina – Catálogos – Apertura De Conceptos

Se recomienda crear los conceptos de la siguiente manera:

Ingresos: 001 – 050

Deducciones: 051 – 999

INGRESOS

NOTA: Para el concepto de Subsidio de Transporte digite el valor actual y el tope de

salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que para el Subsidio.

CONCEPTO 01 02 03 04

TIPO I/D I I I I

DESCRIP SUELDO SUB.TRANSPORTE H.EXTRAS DIUR H.EXTRAS NOCT

CUENTA 0000060000 0000270000 0000150100 000015020000

FORMULA S S S S

NUMERADOR 1 00 1.25 1.75

DENOMINADOR 30 00 240 240

SALARIO S S S S

M. SALDO N N N N

CAL. AUTOM T

CPTO LIQUID



CONCEPTO 05 06 07

TIPO I/D I I I

DESCRIP

H.EXTRAS

FEST.DIURN H.EXTRAS FEST.NOCT RECARGO NOCTURNO

CUENTA 0000150300 0000150400 0000150500

FORMULA S S S

NUMERADOR 2.25 2.75 0.35

DENOMINADOR 240 240 240

SALARIO S S S

M. SALDO N N N

CAL. AUTOM

CPTO LIQUID


TIPO I/D I I I I

DESCRIP COMISIONES INCAPACIDADES VACACIONES CON CESANTIAS

CUENTA 0000180000 0000240000 2525050000 2610050000

FORMULA N S S N

NUMERADOR 1 1

DENOMINADOR 30 30

SALARIO S S S N

M. SALDO N N N N

CAL. AUTOM I V

CPTO LIQUID CES

CONCEPTO 12 13 14

TIPO I/D I I I

DESCRIP INT. CESANTIAS PRIMAS PROV. VACACIONES

CUENTA 2610100000 2610200000 2610150000

FORMULA N N N

NUMERADOR

DENOMINADOR

SALARIO N N N

M. SALDO N N N

CAL. AUTOM

CPTO LIQUID INT PRI VAC



DEDUCCIONES

Presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

10.5. CREACIÓN DE EMPLEADOS

Ruta: Catalogo – Apertura De Empleados

CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES

NUMERO CTA -

CONAVI

79335789 GUZMAN MENDEZ ARMANDO 2093015700448

52356258 ARIZA MENDEZ ELIZABETH 2093015700559

79636489 CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO 2093015700321

79545712 DIAZ CAMARGO MAURICIO 2093015700852

TELEFONOS DIRECCION CARGO SUELDO

3552536 CALLE 160 No. 40-23 GERENTE GENERAL 8,000,000

2886523 CALLE 35 No. 20-30 SECRETARIA 650,000

2065235 CRA 17 No. 23-21 MENSAJERO 358.000

3256589 CALLE 93 No. 17-18 JEFE VENTAS 3,500,000

CENTRO COSTOS SALUD PENSION CESANTIAS

ADMON I.S.S I.S.S PORVENIR

ADMON FAMISANAR PORVENIR PORVENIR

VENTAS COMPENSAR COLFONDOS PORVENIR

PRODUCCION I.S.S I.S.S PORVENIR


TIPO I/D D D D D

DESCRIP AP. PENSION AP. SALUD RETEFUENTE PRESTAMOS

CUENTA 2380300000 2370050000 2365050000 1365950000

FORMULA N N N N

NUMERADOR

DENOMINADOR

SALARIO N N N N

M. SALDO N N N S

CAL. AUTOM P S R

CPTO LIQUID PRE



RECUERDE

En grupo y cuenta contable se digitan los siguientes datos:

GRUPO CUENTA

51 05 Administración 52 05 Ventas

72 05 Producción

Los tres empleados que tienen el sueldo más alto, son de salario integral.

Factor prestacional (30%)


10.6. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES

Ruta: Nomina – Catálogos – Grupos Contables

51

52 72


10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA

Ruta: Nómina – Comprobantes Prefijados – Fijación de Comprobantes

Nro. Comprobante : 001

Secuencia : 001 Porc –Valor : Marcar la Opción

Saldo – Movimiento : Marcar Movimiento

Porcentaje : 8.33

Cuenta de Calculo : 5105060000 Descripción : Provision de Cesantías

Cuenta Débito : 5105300000

NIT : 800100200

Cuenta Crédito : 2610050000 NIT : 800100200




Secuencia : 002

Porc –Valor : Marcar la Opción Saldo – Movimiento : Marcar Movimiento

Porcentaje : 8.33

Cuenta de Calculo : 5105270000

Descripción : Provision de Cesantías Cuenta Débito : 5105300000

NIT : 800100200

Cuenta Crédito : 2610050000

NIT : 800100200


Secuencia : 001


Porcentaje : 1


Descripción : Provision Intereses de Cesantías

Cuenta Débito : 5105330000 NIT : 800100200


NIT : 800100200


Secuencia : 002


Porcentaje : 1


Descripción : Provision Intereses de Cesantías



NIT : 800100200


Secuencia : 001

Porc –Valor : Marcar la Opción

Saldo – Movimiento : Marcar Movimiento Porcentaje : 8.33


Descripción : Provision Prima de Servicios



NIT : 800100200






Porcentaje : 1

Cuenta de Calculo : 5105270000 Descripción : Provision Prima de Servicios

Cuenta Débito : 5105360000

NIT : 800100200

Cuenta Crédito : 2610200000 NIT : 800100200




Porcentaje : 4.17


Descripción : Provision Vacaciones Cuenta Débito : 5105390000

NIT : 800100200


NIT : 800100200

RECUERDE

Las provisiones se deben efectuar por cada cuenta que forme base para la liquidación de las prestaciones sociales como el Salario, Subsidio de Transporte, Comisiones,

Bonificaciones, Horas Extras, etc. y por cada grupo que maneje la empresa, es decir,

51 – Administración, 52 – Ventas, 72 – Producción.

10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS.

Ruta: Nómina – Catálogo – Lista de Empleados

Este informe muestra un resumen de cada una de las hojas de vida de los empleados

que fueron creados.

Para la generación de este informe es necesario ingresar la siguiente información:

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se

desea consultar. Si se quieren consultar los empleados de todos los centros de

costo se debe digitar el asterisco (*).



Únicamente Empleados Excluidos Aportes Cajas, ICBF y SENA: Esta

opción permite generar un listado únicamente de los empleados que están

excluidos de los aportes parafiscales digitando la letra marcando el campo, pero si se quieren consultar todos los empleados se debe omitir la opción

presionando “Enter”.

Lista los Retirados: Si se marca la esta opción el informe se genera con los

empleados activos y los que ya están retirados, si se omite esta opción genera el informe únicamente con los empleados activos.


para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe



10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA

Ruta: Nómina – Catálogo – Lista Tipos de Nómina

A través de este informe se puede efectuar una verificación de los tipos de nómina

creados.


para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por

pantalla, es decir, una presentación preliminar.

10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA

Ruta: Nómina – Catálogo – Lista Conceptos de Nómina

A través de este informe se puede efectuar una verificación de los conceptos de

nómina creados.






10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Lista F. Pensión/Salud/Cesant.

A través de este informe se puede efectuar una verificación de los diferentes fondos

creados en el módulo de nómina.







TALLER DE NOMINA

SIIGO ESTÁNDAR

WINDOWS

FASE II



11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II

En este Fase se indicarán los procedimientos para la liquidación y pago de la nómina y

así mismo se efectuara la generación de informes.

Para desarrollar este se deben seguir los procedimientos que se describen a

continuación.

11.1. GENERACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – manejo de novedades – generación de novedades - Únicas.

Se deben generar las siguientes novedades para la primera quincena:

Concepto Descripción Variable

001 Salario Básico 15

Para terminar se debe dar un click sobre el icono o con la tecla de función F1 y

aplica a todos los empleados dar click sobre la opción SI.

11.2. CAPTURA DE NOVEDADES.

Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades

Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada

uno de los empleados.

NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos continuando con la captura de novedades.

Para consultar los empleados de un click sobre el icono o con la tecla de función

F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.

HORAS EXTRA Y RECARGOS

EMPLEADO H.EXT. DIURNA

H.EXT NOCTURN

A

H.EXT FESTIVA

DIURNA

H. EXT FESTIVA

NOCTURNA

RECARGO NOCTURNO

GONZALEZ JIMENEZ

LUIS ERNESTO

10 4

60

MENDIETA CASAS MARIA ALEJANDRA

10 6 2

CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO

8

ARIZA MENDEZ ELIZABETH

8 4



COMISIONES Y PRESTAMOS

EMPLEADO COMISIONES PRESTAMOS

DIAZ CAMARGO MAURICIO 800.000 100.000

TORRES AGUILAR LIGIA MARIA 490.000 0

SANCHEZ QUINTANA JOSE

ARMANDO

386.000 25.000

MARTINEZ SALCEDO ADRIANA 200.000 50.000

CASAS NIETO SANDRA MILENA 280.000 100.000

11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE

Ruta: Nomina – Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico

No. De Nómina 01 Es la quincena 1 o 2 01

Presionar “Enter”

11.4. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE

Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación Comprobante Automático

Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar

retirados.

Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”

Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retención en la fuente.

Se omite la opción del calculo de retención a la prima de servicios.

Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la

fuente por valor ya que la tabla esta creada de esta forma.

Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del

mes, por ello se omite la opción presionando “Enter”.

Se marca la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.

No. De nómina: 01

Es la quincena 1 o 2: 1



11.5. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Planilla por Centro de costos – Escogencia.

Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de

nómina capturadas para cada empleado.

Nómina Nro. (01/99): 01

Nro. Conceptos Deducciones:

INGRESOS DEDUCCIONE

01 – Sueldo 51 – Aportes Pensión

02- Subsidio de Transporte 52 – Aportes Salud

03 – Horas extras diurnas 54 – Prestamos a empleados

04 – Horas extras nocturnas

Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2003/12/01 al 2003/12/15).

Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos

Genere el informe para listarlo por pantalla.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos



pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

11.6. CORRECCIÓN DE NOVEDADES

A criterio propio van a corregir las novedades de cualquier empleado.


NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso SI/NO), se omite la opción presionando

“Enter” porque se estan corrigiendo novedades.

Con el icono o con la tecla de función F2 se peude efectuar la consulta y

selección de los empleados a los que se les va a efectuar la correcion de las

novedades.

Se Se da un click sobre el concepto que se quiere corregir.



Tengan en cuenta que con la tecla F5 se elimina una línea o secuencia y con la

tecla F4 se elimina todas las novedades del empleado.

11.7. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE.

Es necesario volver a calcular pensión y salud porque se cambiaron novedades de la

nómina, por esta razón al correr el proceso se retoman las nuevas novedades.

Ruta: Nómina – manejo de novedades – Generación Comprobante Automático.

Seleccionamos la opción de Ignorar para los empleados retirados.

Calcular la retención a la prima de servicios omitimos la opción presionando

“Enter”

Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios

para calcular la retención en la fuente.

Aplicar el decuento por Porcentaje o por Valor. Presionar “Enter”

Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello omitimos la opción Presionando “Enter”.

Marcamos la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.

Tabla para realizar correcciones o actualizaciones a la tabla de retención.

No. De nómina: 01

Es la 1 o 2 quincena : 1

11.8. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA

Ruta: Nómina – Pago de Nómina

Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilización automática de la nómina.

Nómina Número: 01


La primera quincena se va a pagar por Comprobante



Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada

uno de los empleados sea contabilizado.

Tipo de documento : L Pago Nómina.

Número de cuenta : 2505050000

11.9 IMPRESIÓN DE INFORMES

Ruta: Nómina – Informes de nómina – Planilla General

11.9.1. VOLANTES DE PAGO.

Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten

y firmen lo que se les pago y dedujo.

Periodo de Pago del: 2003-12-01 al 2003-12-15

No. De Nómina: 1

Impresión por Página: Dos

Generación: Todos NIT Desde: Presionar “Enter”

NIT Hasta: Presionar “Enter”

Numérico

Imprime Resumen Por C.Costo: Presionar “Enter” Centro de Costo Desde: 1

11.9.2. RELACIÓN DE PAGOS

Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos

Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la

consignación del sueldo de cada empleado.

Nómina Nro: 01

Corporación: Con el icono o con la tecla de función F2 puede consultar y

escoger la corporación donde se consigna la nómina.



11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS

Ruta: Nómina – Informes de nómina.

Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete,

Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporación.

Escoja la Corporación Conavi

Nuevo

Nómina Nro: 01

Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por

la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos

de acuerdo a su criterio.

Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.

EFECTUAR EL CAMBIO DE FECHA Y DIGITA 200-12-30 MES Y EFECTUAR EL

PROCESO PARA EL PAGO DE LA SEGUNDA QUINCENA.

EL CAMBIO DE FECHA SE REALIZA POR ADMINISTRACION – CAMBIO DE

FECHA

11.10. GENERACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación de Novedades - Únicas

Se van a Generar las siguientes novedades para la segunda quincena:

Concepto Descripción Variable

001 Salario Básico 15

Para terminar se debe dar un click sobre el icono o con la tecla de función F1 y aplica a todos los empleados dar click sobre la opción SI.



11.11. CAPTURA DE NOVEDADES


Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada

uno de los empleados.

NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos

continuando con la captura de novedades.

Para consultar los empleados de un click sobre el icono o con la tecla de función

F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.

HORAS EXTRA Y RECARGOS

EMPLEADO H.EXT.

DIURNA

H.EXT

NOCTURN

A

H.EXT

FESTIVA

DIURNA

H. EXT

FESTIVA

NOCTURNA

RECARGO

NOCTURNO

GONZALEZ JIMENEZ

LUIS ERNESTO

8 4

60

MENDIETA CASAS

MARIA ALEJANDRA

6 2 4

CADENA HERNANDEZ

JULIAN ALFONSO

6

ARIZA MENDEZ

ELIZABETH

4 4

COMISIONES Y PRESTAMOS

EMPLEADO COMISIONES PRESTAMOS

DIAZ CAMARGO MAURICIO 750.000 100.000

TORRES AGUILAR LIGIA MARIA 240.000 NO TIENE

SANCHEZ QUINTANA JOSE

ARMANDO

180.000 25.000

MARTINEZ SALCEDO ADRIANA 290.000 50.000

CASAS NIETO SANDRA MILENA 390.000 100.000



11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE

Ruta: Nomina – Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico

No. De Nómina 02

Es la quincena 1 o 2 02

Genera la Novedad de Subsidio de Transporte de Todo el Mes: Se omite la opción, porque en la primera quincena se efectuo el pago de este concepto a todos los

empleados que devengan menos de dos (2) SMMLV. Esta opción unicamente se marca

cuando el pago de la nómina se efectua de forma quincenal, pero el pago del Subsidio

de Transporte se realiza de forma mensual.

11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE

Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación Comprobante Automático

Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar

retirados.

Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”

Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios

para calcular la retención en la fuente.

Se omite la opción del calculo de retención a la prima de servicios.

Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la fuente por el valor que aparece en la tabla.

Desea Incluir la Retención: Recuerde que se incluye en la segunda quincena del

mes, por ello marcamos la opción.

Se marca la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.

No. De nómina: 02


Calcula las Novedades de Pensión y Salud de Todo el Mes: Se omite la

opción, porque en la primera quincena se efectuo el descuento de salud y pensión a todos los empleados. Esta opción unicamente se marca cuando el

pago de la nómina se efectua de forma quincenal, pero los descuentos de Salud

y Pensión se realizan de forma mensual.



11.14. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Planilla por Centro de costos – Escogencia.

Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de

nómina capturadas para cada empleado.

Nómina Nro. (01/99): 02

Nro. Conceptos Deducciones:

INGRESOS DEDUCCIONES

01 – Sueldo 51 – Aportes Pensión

02- Subsidio de Transporte 52 – Aportes Salud

03 – Horas extras diurnas 53 –Retención en la Fuente

04 – Horas extras nocturnas 54 – Prestamos a empleados

Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2003/12/16 al 2003/12/30).

Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos

Genere el informe para listarlo por pantalla.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe



el informe a Excel.

11.15. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA

Ruta: Nómina – Pago de Nómina

Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilización

automática de la nómina.

Nómina Número: 02


La segunda quincena se va a pagar con Cheque

Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada

uno de los empleados sea contabilizado.

Tipo de documento : G Comprobante de Egreso



11.16. GENERACION DE INFORMES

11.16.1 VOLANTES DE PAGO

Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten

y firmen lo que se les pago y dedujo.

Periodo de Pago del: 2003-12-16 al 2003-12-30 No. De Nómina: 2

Impresión por Página: Dos

Generación: Todos

NIT Desde: Presionar “Enter” NIT Hasta: Presionar “Enter”

Numérico

Imprime Resumen Por C.Costo: Presionar “Enter”

Centro de Costo Desde: 1

11.16.2. RELACIÓN DE PAGOS

Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos

Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la

consignación del sueldo de cada empleado.

Nómina Nro: 02

Corporación: Con el icono o con la tecla de función F2 puede consultar y

escoger la corporación donde se consigna la nómina.

11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS


Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete,

Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporación.

Escoja la Corporación Conavi

Nuevo

Nómina Nro: 02

Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por

la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos

de acuerdo a su criterio.

Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.



11.16.4. MAPA DINERO


Esta opción sirve como herramienta para determinar en forma detallada cuantos

billetes y monedas de cada una de las denominaciones se necesitan para el pago de la

nómina.

Detallado

Número de nómina: 02

Denominación: Digite las denominaciones existentes.

RECUERDE

Esta opción aplica para aquellas empresas que paguen la nómina en efectivo.




el informe a Excel.

11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO


Resumen por concepto es una planilla de novedades de nómina para verificar el valor

pagada o deducxido a cada uno de los empleados/

El formato de este informe muestra el número de nómina y los conceptos con cada uno

de los empleados que lo afectaron, totalizando por cada uno de estos.

Número de nómina: 02

Indique el concepto: Enter para que los tome todos (999)



directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar

el informe a Excel.



11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA


El auxiliar de nómina es el mismo libro auxiliar general, pero en este caso este informe

toma solamente las cuentas que están relacionadas con el módulo de nómina.

Descripción o Caracterización: Digite D (Descripción)

Digite el periodo para la obtención del informe

Para las cuentas presione “Enter” (El sistema solo toma las de nómina).

11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Autoliquidación.

El proceso de autoliquidación para el seguro social, es automático y genera la

impresión de la autoliquidación y los archivos planos para enviar a la entidad.

Generar la impresión.

Proceso nuevo: Marcar la opción cuando se corre el proceso por primera vez, se

omite cuando se continua ingresando novedades o generando la autoliquidación.

Después digite los datos generales como nit, digito de verificación, tipo de nit,

número patronal, etc.

Los datos que pregunta al final son informativos para que los genere en la impresión

del formulario.

11.16.8. INFORME A FONDOS.


Es una herramienta eficaz para realizar las autoliquidaciones de las otras E.P.S. A.F.P y A.R.P. diferentes al seguro social.

RECUERDE

El informe a fondos como la Autoliquidación para el seguro social, se deben generar una vez se hayan pagado y contabilizado todas las nóminas del mes.

Marque la opción Por Fondos.



Código de sucursal : 1

Aplica ATEP individual: Marcar la opción para que asuma el porcentaje de la hoja de vida del empleado, si se omite la opción el programa preguntará el

porcentaje general.

Imprima cada uno de los informes por E.P.S. A.F.P. y A.R.P.

11.16.9 ACUMULADOS

Ruta: Nomina – Acumulados Pagos y deducciones – Acumulados

Este informe ofrece datos en forma resumida de los ingresos y deducciones causados a

cada uno de los empleados a una fecha determinada.

Marque General

Digite el periodo

Escoja el rango de empleados

Escoja el rango de Centros de Costo

Genere la impresión.




pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES

Ruta: Nomina – Acumulados Pagos y deducciones – Acumulados Mensuales

Detallados.

Este informe ofrece datos en forma detallada por cada pago en cada mes de todos los

ingresos y deducciones aplicados a cada empleado a una fecha determinada.

Escoja el periodo.

Escoja el rango de empleados

Escoja el rango de centros de costos

Generar la Impresión



11.17. PROCESO DE PARAFISCALES

Ruta – Nómina – Comprobante Parafiscales - Comprobante Parafiscal

A través de este proceso se efectuará la contabilización de los aportes parafiscales.

Nit de la Empresa : 800100200 Digite la Cuenta del Sena : 51057800

Digite la Cuenta del ICBF : 51057500

Digite la Cuenta del Sub. Familiar : 51057200

Digite la Cuenta del F. De Salud : 51056900 Digite la Cuenta del F. De Pensión : 51057000

Digite la Cuenta de Pago : 23701000

Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados: E

Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Presionar “Enter”

Documento : L-Parafiscales

Esta Seguro : SI

Ahora se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 52








Documento : L-Parafiscales

Esta Seguro : SI

Posteriormente se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 72










Documento : L-Parafiscales Esta Seguro : SI

RECUERDE

Este procededimiento se debe ejecutar por cada cuenta y grupo de gasto que maneje

su empresa, es decir, 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Producción.

11.18. PROVISIONES DE NOMINA

RUTA: Nómina – Comprobantes Prefijados – Utiliza Prefijados

Tipo : L

Número del Comprobante Inicial : 001

Número del Comprobante Inicial : 004

Esta Seguro : SI

PARAMETROS Y PROCESOS DENOMINA

Documents

Transcript of PARAMETROS Y PROCESOS DENOMINA