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Manual de Montaje PARA EXPOSITORES INDICE Introducción Lugar, fechas y horarios Horarios del Montaje y Desmontaje Derechos adquiridos como Expositor Deberes como Expositor Servicios adicionales de Plaza Mayor Instructivo de Seguridad Anexos

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Manual de Montaje PARA EXPOSITORES

INDICE

Introducción

Lugar, fechas y horarios

Horarios del Montaje y Desmontaje

Derechos adquiridos como Expositor

Deberes como Expositor

Servicios adicionales de Plaza Mayor

Instructivo de Seguridad

Anexos

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INTRODUCCIÓN En nombre de Plaza Mayor Medellín y Don Jacobo Postres y Ponqués, le damos la bienvenida a la quinta edición de SWEET FAIR. SWEET FAIR es en la actualidad uno de los eventos de mayor proyección en América Latina. Reúne en Medellín (Colombia), las más grandes experiencias que suceden alrededor del mundo de la PASTELERÍA, REPOSTERÍA, PANADERÍA, HELADERÍA, CHOCOLATERÍA Y CAKE DESIGN. Este manual ha sido elaborado para simplificar la participación de su empresa en la feria, es una guía que contiene normas, especificaciones técnicas y operativas que debe tener en cuenta para su participación en la feria. Así mismo, encontrará anexos los diferentes formatos, que deberá usar en cada caso descrito en este documento. Por favor respete las fechas establecidas para cada uno con el fin de garantizar la calidad en el servicio, evitar inconvenientes y/o costos adicionales. LUGAR, FECHAS Y HORARIOS DE LA FERIA SWEET FAIR, se llevará a cabo en Plaza Mayor Medellín del 8 al 11 de agosto de 2019, contando con cuatro (4) días donde se podrán encontrar diferentes escenarios enfocados en la formación y promoción para acercarte con la industria más dulce: Academia Sweet Fair, Muestra Comercial, Demostraciones En Vivo, Mercadillo De Postres Y Dulces, Pasteleritos Y Concurso De Cake Design. Horario de la feria para el público en general (8 al 11 de agosto): 10:00 a.m. a 8:00 p.m. Horario de taquilla para el público en general (8 al 11 de agosto): 10:00 a.m. a 7:00 p.m. Horario de la academia Sweet Fair para el público en general (8 al 11 de agosto): 8:00 a.m. – 7:00 p.m. Los expositores podrán ingresar al recinto a partir de las 9:00 a.m. con el fin de garantizar la preparación oportuna de su stand para comercializar sus productos. Se podrá realizar ingreso de producto para exhibición todos los días de evento de 8:00 am a 9:30 am por el punto de registro ubicado en Caja de Madera.

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HORARIOS DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE LA EXPOSICIÓN Montaje de expositores: miércoles 7 de agosto a partir de la 1:00 p.m. En caso de que su stand tenga un montaje especial debe notificarlo con tiempo a las productoras [email protected][email protected]. Desmontaje: Desde el Domingo 11 de agosto a partir de las 9:00 pm hasta las 10:00 pm (para embodegar o retirar mercancía) y lunes 12 de agosto desde las 6:00 am hasta las 10:00 pm. Notas importantes sobre montaje y desmontaje: Solo podrá ingresar a montar el expositor que se encuentre a paz y salvo con la feria. presentando el comprobante de pago en la oficina de expositores se le realizará entrega del espacio comercial correspondiente para dar inicio al montaje. NOTA: En el caso de ser Expositor y realizar su propio montaje, deberá ingresar por la Zona de Carga de Convenciones Calle 41 # 55-80, y presentar impreso su Certificado de Pagos de Seguridad Social (Salud – Pensiones - ARL). Una vez finalizado el evento, el personal de logística le entregará el PAZ Y SALVO que lo autoriza para desmontar el stand, retirar la mercancía y demás elementos de su propiedad, SWEET FAIR, no se hace responsable de los materiales que deje el expositor después del horario de Desmontaje. DERECHOS ADQUIRIDOS COMO EXPOSITOR 1. PREDECORADOS

STAND PRE-DECORADO GRAN SALÓN: los Expositores recibirán como pre-decoración en su zona de exhibición, los siguientes elementos dentro del costo de su participación, según la tipología de su stand: Corredor o esquinero.

Panelería

Dos sillas plásticas

Un toma doble a 110KV

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STAND PRE-DECORADO CAJA DE MADERA: Los Expositores recibirán como pre-decoración en su zona de exhibición, los siguientes elementos dentro del costo de su participación, según la tipología de su stand: Corredor o esquinero

Panelería

Dos sillas plásticas

Un toma doble a 110KV Para los casos en los que el expositor es un Trailer, food truck o Eccotuk, la feria entregará el espacio señalizado y un toma doble a 110kv STAND DE 2X2 MTS

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STAND 3X2

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STAND DE 3X3

2. MONTAJES ESPECIALES DE TERCEROS: Este tipo de stand es aquel que no es el estándar de la feria, sino que es una propuesta diferente en su presentación y que se realiza directamente por el expositor. Para estos casos se cuenta con un permiso especial de montaje que deberá ser solicitado a la organización de la feria. INGRESO PERSONAL DE MONTAJE

Para efectos del ingreso de este personal de montaje, se deberá hacer por Zona de Carga de Convenciones Calle 41 # 55-80, donde se le entregará la manilla de acuerdo al listado de personas impreso presentado por cada empresa en el momento, junto con el certificado de pagos de seguridad social (Salud – Pensiones – ARL) de todo el personal antes de ingresar al recinto. En el caso de aquel personal que realice trabajo en alturas su certificado, coordinador de alturas, indumentaria y estructura certificada.

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RECUERDE Que deberá conservar su manilla para el montaje y desmontaje del evento. Igualmente, deberá portar el distintivo de la empresa a la que pertenece (camiseta o carnet). Este personal podrá permanecer dentro del recinto sólo los días de Montaje, es decir el lunes 5 de agosto; y el día de Desmontaje, lunes 12 de agosto. EMPRESAS DE SERVICIO DE MONTAJE Y SOLUCIONES DE EXHIBICIÓN SUGERIDAS En caso de presentarse algún requerimiento de exhibición adicional al ofrecido por la Organización se sugieren algunas empresas que le podrán brindar este servicio:

EMPRESA CONTACTO CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO

PANELCO Diana Beltrán [email protected] 3209529792

VIDEOBASES S.A.S.

Carolina Cardona [email protected]

3127555606

SOLUGISTIK Natalia Arias Villa [email protected] 3113449531

PRIME BRAND EXPERIENCE

Hugo Alejandro Benavides Ardila

[email protected] 6074400

FEELING COMPANY

Susana Angel Alejandra Peláez Rendón

[email protected]

3224481 3524211

EL CIELO S.A.S. Emma Franco [email protected] 3165220452

SOLUGISTIK Natalia Arias Villa [email protected] 3113449531

ESPACIO CUBIKO

Wilson Monsalve [email protected]

3006187022

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3. ESCARAPELAS: Las Credenciales, le permiten al Expositor y a su personal de apoyo entrar y salir del recinto durante los días de Montaje, Feria y Desmontaje del evento. Este documento es personal e intransferible y en caso de ser retenido por uso inadecuado, no será devuelto. A cada expositor se le entregarán 3 escarapelas, en los próximos días recibirá un link para la preinscripción del personal que estará presente en el stand. En caso de requerir una escarapela adicional deberá adquirirla en la taquilla del evento como BOLETA TIPO PASAPORTE. IMPORTANTE: debe portar siempre su cédula o un documento de identificación como respaldo.

4. SEGURO DE SU STAND:

El pago de su stand tiene incluido un seguro exigido por Plaza Mayor. La póliza de daños materiales (seguro) cubre las mercancías expuestas en esta Feria frente a los eventos de incendio, terremoto, terrorismo, sustracción con violencia, excluye la sustracción sin violencia, durante la realización de la feria. Para el amparo de esta póliza es necesario entregar una relación detallada de los bienes que serán exhibidos, cinco (5) días hábiles antes de la apertura de la Feria. Dicho amparo tendrá un valor asegurado desde $2.000.000 hasta $8.000.000. El deducible es del diez por ciento (10%) de la pérdida, mínimo un (1) salario mínimo legal mensual vigente. NOTAS IMPORTANTES

Para el área de bodegaje de expositores se utilizará la bodega 4.

La energía eléctrica es monofásica, tiene la capacidad para cargar un celular, conectar un computador y/o una cafetera de 110 Kv durante los cuatro (4) días de la feria.

El evento provee limpieza y vigilancia general de áreas comunes no de los stands. En caso de requerir aseo de su stand deberá contratarlo directamente a Plaza Mayor como un servicio adicional.

Recuerde que, si tiene credencial de Expositor, ésta le sirve también para el montaje/desmontaje.

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DEBERES COMO EXPOSITOR

1. Requisitos para iniciar la construcción y/o montaje del stand Para entregar el área asignada, la Organización exige al Expositor la siguiente documentación: Contrato firmado y comprobante de pago Adicionalmente el Expositor debe cumplir con los siguientes requisitos: Normas básicas a tener en cuenta Antes de iniciar el montaje, tanto el Expositor como el encargado del mismo deberán cerciorarse en el sitio de las condiciones físicas y de las dimensiones de los espacios a ocupar y los diseños deberán ceñirse a las condiciones existentes. Plaza Mayor no modificará sus instalaciones para acoplarse al diseño del stand, como es consecuente el diseño propuesto deberá ajustarse a las condiciones del recinto.

No se permite descolgar elementos por livianos que sean de las estructuras, cielorrasos o cubiertas del salón, las empresas deberán prever diseños ágiles, fáciles de armar y AUTOSOPORTABLES que no impliquen modificaciones o alteraciones de las edificaciones del recinto. (OBSERVACIÓN: Sería posible el montaje en alturas, siempre y cuando se solicite previamente la autorización al área de Infraestructura de Plaza Mayor, suministrando la información técnica como: Dimensiones, Pesos y Material. Igualmente, la ubicación exacta para una respuesta acertada)

Está prohibido hacer cualquier clase de excavaciones o perforaciones en las paredes y/o piso de los pabellones o áreas del recinto.

No está permitido, clavar, rayar, pintar, atornillar o afectar de cualquier manera, la estructura de aluminio y la panelería.

No pegar cintas, adhesivos, siliconas o cualquier tipo de sistema adhesivo a excepción de cinta de enmascarar, pregúntenos como fijar sus elementos para brindarle una adecuada asesoría.

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Los paneles que son usados en los stands de comida deben entregarse limpios, de lo contrario se le hará un cobro al expositor por la limpieza del panel.

Para los expositores que tengan preparaciones con uso de estufas eléctricas, deberán garantizar la presencia de un EXTINTOR TIPO K dentro de su stand, es obligatorio e indispensable.

Está prohibido pintar con sistemas de aspersión o compresión dentro de los salones, quienes necesiten pintar por fuerza mayor dentro del área de exhibición están obligados a instalar PLÁSTICO EN TODA EL ÁREA DE EXHIBICIÓN, y encerrar o aislar el espacio del stand para no afectar las áreas adyacentes, de no cumplir con este requerimiento se multará a la empresa responsable del montaje.

Se recomienda traer las estructuras en madera u otros materiales sumamente volátiles pre cortados, listos para ser ensamblados en el sitio. En caso tal de requerir hacerlo en el recinto, deberá instalar una cabina de corte por fuera de la zona donde se encuentre el stand y este deberá contar con un cerramiento lateral como en la parte superior formando un cubo. (OBSERVACIÓN: Este es un posible caso para aquellos montajes especiales) NOTA: Tanto para el tema de la aplicación de pintura como en el caso de corte de piezas de madera, es importante compartirlo con la Organización del evento para coordinar y disponer de un espacio adecuado donde quien vaya a realizar dichas actividades realice el montaje de una cabina cerrada en la Zona de Carga.

Debe respetarse el perímetro que delimita el área de exhibición en planta, la altura permitida sin necesidad de aprobación en las construcciones es de 2.40 metros.

El sistema divisorio de panelería y perfilería cumple una función divisoria y no estructural, por lo tanto, se podrá únicamente descolgar elementos como cuadros, afiches, etc., con un peso no mayor a 5 kg. Para colgar puede utilizar tornillo de estantería tuerca cuadrada, cabeza de garbanzo, con nylon, los cuales se fijarán a la perfilaría de cada stand. La panelería no debe ser usada para cargar o soportar estructuras.

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Las sillas no son un elemento para pararse o hacer cualquier otro tipo de actividad ya que pueden llegar a quebrarse.

No se permite la construcción de cielos rasos que afecten la vista del stand desde los pisos o vistas superiores, los techos deben estar acabados por ambas caras (superior e inferior), con el objeto de presentar un buen aspecto.

Los stands deberán estar totalmente montados a más tardar el miércoles 7 de agosto a las 6:00 pm. con el fin de asear el recinto para su lanzamiento. No se podrá realizar montaje de áreas después del horario establecido el día de montaje. Para realizar trabajos después del horario estipulado se debe solicitar autorización, firmar acta de compromiso y atender los cobros adicionales establecidos.

No está permitido realizar trabajos de montaje después de la apertura del evento ferial. jueves, 8 de agosto 9:30 am.

Todo el personal que está involucrado en el diseño, montaje, atención del stand y desmontaje de la exhibición, debe conocer estas normas.

Se cargará a la cuenta del Expositor el costo de daños en la panelería, aluminio o perfilería de los stands y elementos entregados por la Organización de la feria que sean de uso permanente como el mobiliario, y la iluminación entre otros. NOTA: Igualmente tener presente en caso tal, de un daño en tapetes, royal beta, paredes, techos, vidrieras, puertas, etc. que impliquen la afectación en la infraestructura del recinto.

La Organización se reserva el derecho de desmontar o retirar cualquier elemento que considere vaya en contra de cualquiera de estas normas.

Las zonas de exhibición que no estén ocupadas el día de montaje 7 de agosto de 2019 a las 4:00 p.m., podrán sin previo aviso, ser entregadas por la Dirección de la feria a otros Expositores, sin que los primeros interesados puedan reclamar o solicitar indemnización alguna por este hecho.

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El expositor deberá garantizar el cierre de su stand cada uno de los días de la feria, posterior a la evacuación del recinto y antes de retirarse de su espacio de exhibición. Lo anterior, a partir de utilizar una maya o tela, vinipel o cinta de peligro.

Los materiales que conforman la escenografía del local, serán entregados a través de formulario de entrega de stand.

EL EXPOSITOR NO PODRÁ CEDER, COMPARTIR, VENDER, DONAR NI TRANSFERIR SU STAND O PARTE DEL MISMO.

COSTOS POR DAÑOS:

Perforación de panel: $80.000

Limpieza panel con adhesivos cada uno: $7.000

Limpieza panel, paral, rectangular: $12.000 Perforación paral o rectangular: $80.000

Silla quebrada; $40.000

La limpieza del counter: $7.000 NORMAS DE EXHIBICIÓN

El Expositor está obligado a conservar hasta el último día de feria, un muestrario suficiente para mantener surtido el stand.

Corredor: ésta área debe permanecer completamente libre de mercancías, cajas u otros elementos. Con el fin de cumplir con la normativa de DAGRD y Bomberos de

contar con los pasillos adecuados para casos de evacuación.

No está permitido repartir volantes, previa autorización expresa del comité organizador.

Paneles de señalización: deben permanecer completamente libres y no se permite cambiar su diseño.

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No se podrán consumir alimentos o bebidas, ni fumar dentro del stand, en ningún momento.

Cada Expositor podrá traer, escaleras, muebles, mesas, anaqueles, estanterías, cubos o cajones que tengan puerta y se puedan utilizar como una mini-bodega.

No se permite el uso de áreas adyacentes como corredores o salirse de los límites establecidos de las áreas útiles de cada stand de acuerdo a las dimensiones acordadas.

Aquellos Expositores que tengan lámparas y otros elementos eléctricos deberán traer uno o más multitomas o estabilizadores según su necesidad, ya que él toma corriente con que se cuenta es para dos enchufes con 1 kv. por día. Es decir, la energía eléctrica es monofásica, tiene la capacidad para cargar un celular, conectar un computador y/o una cafetera de 110 kv durante los cuatro (4) días de la feria. Adicionalmente, cada stand contará con spots de iluminación proporcionados por la Organización.

No se permitirán conexiones directas o adicionales de luz a las que cuenta el stand, si requiere energía adicional se debe solicitar previamente a través de los contactos encargados del trámite y suministro de servicios adicionales.

Se deberán respetar todas las normas de Seguridad Industrial y de Bomberos.

Está prohibido hacer reproducción de sonido dentro de su stand.

No se permite encender inciensos y velas sin previa aprobación del Comité Organizador.

Todos los Expositores contarán con el apoyo de SWEET FAIR, para el montaje y para solucionar las inquietudes que se puedan presentar durante el período de feria.

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ACONDICIONAMIENTO GENERAL DE LOS STANDS MERCADILLO DE POSTRES Y DULCES

Degustaciones: los Restaurantes y los Expositores podrán hacerlo a su criterio, en pequeñas dosis (por onzas, unidad o muestra); servidas en bandejas con palillos o con cucharitas. Recuerden que no se puede dar degustación ni vender licor a menores de edad

Deben mantenerse condiciones higiénicas en el manejo de los alimentos y condiciones impecables de orden y aseo dentro del espacio.

Todos y cada uno de los Expositores de los stands, deben cumplir con los elementos respectivos, que son requisito de sanidad: delantal-cofia blanca-guantes plásticos, tapa bocas para las personas que manipulan los alimentos.

El Expositor que maneje el dinero, no debe manipular los alimentos.

Los Expositores que suministren bebidas en botella (gaseosas, jugos, etc.) deben responsabilizarse directamente en cuanto al manejo y recolección de envases.

Todos y cada uno de los Expositores deben portar el carné de manipulación de alimentos.

Deberán garantizar la presencia de un extintor tipo K en el stand, en el caso de los expositores que realizan preparaciones con luz eléctrica.

Para los nichos de comida sólo se permite el calentamiento con microondas, horno eléctrico o samovares, no se permite sin excepción el uso de gasodomésticos que requieran pipetas de gas y elementos de fritura dentro del stand sin previa aprobación del Comité Organizador.

Para el caso de los expositores que requieran tener neveras conectadas permanentemente se solicita advertir al organizador.

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SERVICIOS ADICIONALES EN PLAZA MAYOR Solicitud y pago de servicios adicionales Para contar con servicios adicionales en el área de exhibición tales como energía, gas, pozuelos, telefonía (línea para datafono), internet cableado, alimentos y bebidas, aseo, y vigilancia, el Expositor deberá contactar a la persona de Plaza Mayor encargada de tramitar y velar por el suministro de dichos servicios, el contacto deberá ser telefónico o vía correo electrónico Nombre: Jessica Higuita Correo: [email protected] Celular: 3006134087 Los pagos deben ser consignados en la Cuenta de Ahorros No. 52725610564 de Bancolombia, a nombre de Plaza Mayor Medellín S.A. y enviar copia de la consignación y RUT de la empresa y/o taller. Plazo máximo para solicitud de servicios adicionales lunes 5 de agosto de 2019. En el caso de Internet debe ser el jueves 1 de agosto. Notas:

La energía que suministra el recinto no es regulada; por lo tanto, es responsabilidad del Expositor proveer los equipos necesarios para la protección de sus aparatos. OBSERVACIÓN: Si requiere de una conexión eléctrica diferente a la 110 kv suministrada por la feria, lo invitamos a ser responsable de no conectar sus equipos y tomar el servicio de energía adicional previamente para evitar accidentes.

Instalaciones prohibidas: No está permitido usar artefactos a gas comprimido (pipeta), carbón, gasolina o combustibles productores de humo dentro de los salones, zonas cubiertas y áreas al aire libre del recinto.

SERVICIOS DE FERIA Aseo La Organización de la feria es responsable del aseo en las áreas comunes. Los Expositores son responsables del aseo dentro de su stand, salvo que previamente contrate como servicio adicional el servicio de aseo para su stand.

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Bodegaje La Organización de la feria tendrá para servicio de los Expositores un área destinada como bodega o almacenamiento de mercancías a partir del lunes 5 de agosto. En el rótulo de envío de la mercancía debe aparecer de la siguiente manera para que pueda reclamarla a su llegada al recinto de la feria: Datos de quien envía.

NOMBRE DEL EXPOSITOR:

NOMBRE DEL STAND:

DIRECCIÓN:

TELÉFONO:

SALÓN: # STAND:

NOTIFICAR A:

Dirigido a: SWEET FAIR Marcela Machado Trespalacios / Liseth Garzón [email protected] / [email protected] Teléfono Marcela Machado: 3128024679 / Teléfono Liseth Garzón operador: 3137013886 Calle 41 No.55-31, Plaza Mayor - Exposiciones Medellín - Colombia Por seguridad y sin excepción, cuando vaya a retirar mercancía, sólo se permite el ingreso de una persona identificada con la credencial. Es de carácter obligatorio tener un seguro para toda la mercancía durante la estadía en el recinto, SWEET FAIR no asume ninguna responsabilidad por pérdidas o deterioro. Servicio de Parqueaderos La feria contará con el servicio de parqueaderos de Plaza Mayor, con un horario de 6:00 a.m. a 10:00 p.m., si el evento lo amerita. Cada Expositor y visitante deberá asumir el costo de este servicio. El recinto cuenta con 3 opciones: Pabellón Verde, Pabellón Amarillo y Convenciones.

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INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD Queremos presentar a su consideración algunas recomendaciones de seguridad; que si son tenidas en cuenta, evitarán anomalías de seguridad en contra de Expositores, Visitantes y de la Organización:

Se debe llegar a la hora señalada para la apertura de la feria, para así evitar cualquier tipo de anomalía en el stand; por las cuales PLAZA MAYOR NO se hace responsable.

Si por alguna causa, llega antes de la hora señalada a la apertura deberá esperar. El horario de apertura como de cierre son de estricto cumplimiento para beneficio de las partes.

Es de aclarar que la seguridad que presta PLAZA MAYOR es perimetral, y por tal razón no responde por pérdidas que se presenten durante el tiempo en que la feria este abierta al público.

El Departamento de Seguridad le sugiere no dejar por ningún motivo el stand solo durante el tiempo que haya atención al público, cualquier eventualidad al respecto será de absoluta responsabilidad del Expositor.

Es recomendable que los elementos como carteras, calculadoras, maletines, microcomputadores, teléfonos celulares y joyas que sean de su uso personal sean guardados bajo llave y/o vigilados durante el período de Montaje, Feria o Desmontaje.

Cuando se le presenten dificultades acuda al personal de Servicio al Expositor.

Informe al Supervisor de su zona de exposición si ve personas sospechosas en los cierres y apertura durante las jornadas de feria.

Señor Expositor, se recomienda portar la credencial en todo momento durante su permanencia en el recinto en Montaje, Feria o Desmontaje.

No olvidar en las noches dejar todos los equipos apagados, desconectados y cerrar su stand con una maya o tela para mayor seguridad de su mercancía.

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DISPOSICIONES LEGALES Es importante que tenga en cuenta todas las disposiciones legales para el cumplimiento de la normatividad ambiental, de manipulación de alimentos entre otras que apliquen de acuerdo a su categoría de productos.

Área Metropolitana, Dirección de Medio Ambiente.

INVIMA.

RECOMENDACIONES

Queda estrictamente prohibido a Expositores fumar e ingerir bebidas alcohólicas dentro de los stands.

Igualmente es prohibido estar bajo efectos de sustancias alucinógenas dentro del recinto, en caso de presentarse esta situación, la persona será conducida a la salida por el personal de seguridad del evento y se evaluará en Comité su ingreso en caso de ser Expositor.

Dudas o inquietudes comunicarse con: Ejecutiva Plaza Mayor Nombre: Paulina Montoya Arango Celular: 301 261 3924 Correo electrónico: [email protected] Ejecutiva Plaza Mayor Nombre: Daniela Cárdenas Marín Celular: 305 305 6817 Correo electrónico: [email protected]

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Productora Plaza Mayor Nombre: Marcela Machado Trespalacios Celular: 3128024679 Correo: [email protected] Coordinadora Logística Montaje, Feria y Desmontaje Nombre: Liseth Garzón Celular: 3137013886 Correo: [email protected]

Servicios adicionales Plaza Mayor (Energía, agua, gas, telefonía, internet, aseo, alimentos y bebidas) Nombre: Jéssica Higuita Celular: 3006134087 Correo: [email protected] Equipo comercial de la feria Nombre: Vivian Otero Celular: 3164606602 - 3103816739 Correo: [email protected]

¡Bienvenidos a Sweet Fair la feria más dulce de América Latina!