PAQUETES COMPUTARIZADOS

INTRODUCCION Los avances tecnolgicos se han constituido en la base para el desarrollo mundial, pero estos avances nunca se hubieran producido de no ser por la creacin de la computadora. Hoy en da lo ms comn en la sociedad es el uso de estas mquinas, en todos los tipos y tamaos. Su uso se ha hecho esencial en todos los mbitos. La creacin del computador, el avance de las grandes empresas, la globalizacin, entre otras, han permitido que la informacin financiera sea orientada de otra forma. Ha surgido la necesidad de que se creen sistemas para facilitar la gestin de una empresa, tanto en el aspecto contable como en administrativo que permitan que la informacin sea oportuna, confiable y efectiva. Esta necesidad ha impulsado la creacin de sistemas computarizados orientados a la contabilidad. Existe una gran variedad de paquetes contables que han sido ampliamente utilizados en muchas empresas desde hace varios aos, constituyndose en algunas de ellas en la base de sus operaciones contables ya que estos sistemas sustituyen a la contabilidad manual y ofrecen resultados con menos posibilidades de errores. Los paquetes computarizados orientados a la contabilidad ofrecen muchas ventajas en comparacin con los sistemas manuales antes utilizados. Algunas de estas ventajas son: Proporcionan informacin con mayor rapidez Manejan ms operaciones que un sistema manual Se reducen los errores que posiblemente puedan producirse Puede brindar informes ms rpidamente y de forma automtica

De la misma forma en que brindan facilidades los sistemas computacionales pueden tener sus limitaciones, pero en comparacin con los beneficios que ofrecen, son muy pocas. En este mdulo se analizarn dos paquetes computarizados que pueden convertirse en la base para el control contable de una empresa, estos paquetes son Excel 2007 y Mnica 8.5.

PAQUETES COMPUTARIZADOS

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Es de gran importancia e inters disponer de una herramienta para el manejo de la informacin financiera de una empresa, una de dichas herramientas es Excel, que al ser una hoja de clculo facilita la gestin y administracin de las finanzas en un negocio. Excel brinda la posibilidad de desarrollar diversas funciones para el manejo de la contabilidad, a travs de operaciones matemticas tanto bsicas como complejas, frmulas, grficos, entre otras.

OBJETIVO GENERAL: El principal objetivo de esta seccin es proporcionar una gua bsica sobre el manejo de Microsoft Excel orientado a las operaciones financieras, facilitando de sta forma la representacin de los datos y el intercambio de informacin. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Habituarse al uso de una hoja contable Excel para aprovechar sus beneficios. Brindar una alternativa de solucin para la automatizacin de los datos a travs de frmulas y funciones. Aplicar los conocimientos adquiridos sobre Excel en los trabajos cotidianos. Presentar los datos de una forma clara y entendible a travs de grficos.


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Excel es una hoja de clculo que permite realizar operaciones matemticas desde la ms sencilla hasta una compleja. Excel brinda muchas ventajas en su utilizacin debido a que est en la capacidad de ejecutar, analizar y representar operaciones de los datos almacenados en ella. Excel es la solucin para evitar el trabajo manual, sustituyendo este por una hoja de clculo capaz de almacenar los datos de una forma ms fcil, rpida y confiable.

CREANDO FORMULAS EN EXCEL 2007

En Excel, una frmula se constituye en una secuencia de datos como por ejemplo referencias de celdas, valores, nombres, operadores, etc., que en conjunto brindan una respuesta. Una frmula siempre inicia con el signo =. Una hoja de clculo emplea frmulas para efectuar clculos, y que una frmula se constituye en un clculo que produce un resultado. Las frmulas pueden contener operadores matemticos, direcciones de celdas, o nombres de rangos, donde el operador es el smbolo que efectuar el clculo matemtico. Las operaciones bsicas que Excel maneja son las siguientes:

SIGNO + * / ^ %

OPERACIN Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponenciacin Porcentaje

En una frmula se pueden combinar operadores pero tomando en cuenta su jerarqua, es decir, Excel calcular en primer lugar la exponenciacin, luego la divisin y la multiplicacin y finalmente la suma y la resta.

Excel permite crear frmulas de dos formas:


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1. Digitando los valores numricos y permitiendo que Excel calcule automticamente la respuesta.

2. Haciendo referencia a los nombres de celda, y de esta forma a los datos que estn ingresados en la misma.

Para crear una frmula se deben seguir los siguientes pasos:

1. Clic en la celda donde se almacenar el resultado 2. Digitar el signo igual (=). 3. Clic en la celda que contiene el primer valor numrico. 4. Digitar el signo de la operacin (+, -, *, /) 5. Clic en la celda que contiene el segundo valor numrico (para que se ejecute la operacin entre los valores de las dos celdas) 6. Presionar ENTER o cualquier tecla de movimiento del cursor.

Para obtener el porcentaje de un valor se debe dar clic en la primera celda con el primer valor a calcular, luego multiplicar por el valor del porcentaje que se desea o hacer referencia a la celda que lo contiene y finalmente digitar el signo %.


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En cuanto a la exponenciacin se debe recordar que se necesitan los valores de la base y del exponente. Al hacer referencia a la primera celda el valor de esta ser la base, que luego de ubicar el signo ^ se multiplicar por la otra celda que ser el exponente.

Excel facilita el manejo de operaciones, trabajando por bloques a travs de el uso de los parntesis mismos que manejan el siguiente orden de evaluacin dependiendo de los operadores utilizados. OPERADOR % ^ *y/ +y & = = DESCRIPCION Negacin Porcentaje Funcin exponencial Multiplicacin y divisin Suma y resta Unin de texto Comparacin

Microsoft Excel soporta casi cualquier formato de fecha y hora, est en la capacidad de convertir un valor de fecha y hora en el nmero de das transcurridos desde el 1 de enero de 1900. Adems de esto tiene la facilidad de efectuar cualquier tipo de operacin con las fechas, mismas que se alian al lado derecho de la celda.

FUNCIONES EN EXCEL 2007

Excel dispone de un asistente para guiar al usuario en el uso de las funciones, es una forma guiada para la utilizacin de las operaciones calculadas que ya se encuentran programadas en esta hoja de clculo.


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Para acceder al asistente se debe activar el icono de Pegar Funcin sealado en la figura o en la pestaa Inicio en la opcin de Autosuma que a su vez despliega la lista de funciones disponibles en Excel.

En el men Seleccionar una categora se despliega una lista de las categoras en las que se encuentran distribuidas las frmulas, por ejemplo pueden ser financieras, de texto, lgicas, etc. Adems en la parte inferior de esta ventana se mostrar una breve descripcin de la frmula que sea seleccionada.

Cuando se selecciona una de las funciones de la lista, se despliega una nueva ventana que solicita la referencia de los argumentos que vayan a ser parte de la funcin. Estos argumentos son los valores que la funcin va a utilizar para ejecutar los clculos.


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RESUMEN DE LAS FUNCIONES FINANCIERAS DE EXCEL

Las funciones financieras de Excel sirven para ejecutar operaciones contables comunes en lo referente a pagos de prstamo, valores futuros y netos de una inversin, bonos, etc. A continuacin se presenta un resumen de todas las funciones financieras de Microsoft Excel, complementada con algunos ejemplos.

Dentro de las funciones financieras los argumentos ms comunes son: Valor futuro (vf): el valor de la inversin o del prstamo una vez realizados todos los pagos. Nmero de perodos (nper): el nmero total de pagos o perodos de una inversin. Pago: el importe pagado peridicamente en una inversin o prstamo. Valor actual (va): el valor de una inversin o prstamo al comienzo del perodo de inversin. Por ejemplo, el valor presente de un prstamo es el importe principal que se toma prestado. Inters (inters): el inters o el descuento de un prstamo o una inversin. Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el perodo de pago, como al comienzo o al final de mes.


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FUNCION AMORTIZLIN

AMORTIZPROGRE

DB

CANTIDAD RECIBIDA

CUPON.DIAS

CUPON DIAS. L1

CUPON.DIAS.L2

CUPON.FECHA.L1

CUPON.FECHA.L2

CUPON.NUM

DDB

UTILIDAD Devuelve la depreciacin de un bien en el periodo contable especificado (amortizacin lineal completa). Devuelve la depreciacin por cada periodo contable utilizando el mtodo de amortizacin progresiva completa. Devuelve la depreciacin de un activo durante un periodo especificado utilizando el saldo de depreciacin de saldo fijo. Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor burstil obligacin. Devuelve el nmero de das del periodo (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidacin. Devuelve el nmero de das desde el comienzo del periodo del cupn hasta la fecha de liquidacin. Devuelve el nmero de das desde el comienzo del periodo de consolidacin hasta la fecha del siguiente cupn. Devuelve un nmero que representa la fecha del cupn anterior a la fecha de consolidacin Devuelve el nmero que representa la fecha del siguiente cupn despus de la fecha de consolidacin. Devuelve el nmero de cupones a pagar entre la Fecha de consolidacin y la fecha de vencimiento, redondeados al nmero entero del cupn ms cercano. Devuelve la depreciacin de un activo de un periodo especificado utilizando el mtodo de saldo de doble

SINTAXIS AMORTIZLIN(costo;compra;prime r_perodo;bruto;perodo;tasa;bas e_anual) AMORTIZPROGRE(costo,compra,p rimer_perodo,bruto,perodo,tasa, base_anual)

DB(costo;valor_residual;vida;pero do;mes) CANTIDAD.RECIBIDA(liq;vencto;in versin;descuento;base)

CUPON.DIAS(liq;vencto;frec;base)

CUPON.DIAS.L1(liq; vencto; frec; base)

CUPON.DIAS.L2(liq; vencto; frec; base)

CUPON.FECHA.L1(liq; vencto; frec; base)

CUPON.FECHA.L2(liq; vencto; frec; base)

CUPON.NUM(liq;vencto;frec;base)

DDB(costo;valor_residual;vida;per odo;factor)


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DURACION

DURACION.MODIF

DVS

INT.ACUM

INT.ACUM.V INT.EFECTIVO LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO

LETRA.DE.TES.PRECIO

LETRA.DE.TES.RENDTO MONEDA.DEC

MONEDA.FRAC

NPER

PAGO

PAGO.INT.ENTRE PAGO.PRINC.ENTRE

desviacin u otros mtodos que se especifiquen Devuelve la duracin anual de un valor con pagos de intereses peridicos. Devuelve la duracin de Macauley modificada de un valor burstil con un valor nominal de 100 $. Devuelve la depreciacin de un activo durante un periodo especificado utilizando el saldo de desviacin fija Devuelve el inters acumulado de un valor que tenga pagos de inters peridico. Devuelve el inters acumulado de un valor con pagos de inters al vencer. Devuelve el tipo de inters anual efectivo Devuelve el rendimiento para un bono equivalente a una letra de tesorera (US Treasury Bill) Devuelve el precio por 100 $ del valor nominal de una letra de tesorera. Devuelve el rendimiento de una letra de tesorera Convierte una cotizacin de un valor burstil, expresada en forma fraccionaria, en decimal. Convierte una cotizacin de un valor burstil, expresada en forma decimal, en fraccionaria. Devuelve el nmero de pagos de una inversin, basado en pagos constantes y peridicos y la tasa de inters constante. Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. Devuelve l inters acumulativo pagado entre dos periodos Devuelve la cantidad acumulada

DURACION(liq; vencto; rendto; frec; base)

cupn;

DURACION.MODIF(liq; vencto; cupn; rendto; frec; base) DVS(costo;valor_residual;vida;per odo_inicial;perodo_final;factor; sin_cambios) INT.ACUM(emisin;primer_inter s;liq;tasa;v_nominal;frec;base) INT.ACUM.V(emisin;liq;tasa;v_no minal; base) INT.EFECTIVO(int_nominal;nm_p or_ao) LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO(liq;ve ncto;descuento) LETRA.DE.TES.PRECIO(liq;vencto;d escuento) LETRA.DE.TES.RENDTO(liq;vencto; precio) MONEDA.DEC(moneda_fraccionar ia;fraccin) MONEDA.FRAC(moneda_decimal; fraccin)

NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) PAGO.INT.ENTRE(tasa;nper;vp;per _inicial;per_final;tipo) PAGO.PRINC.ENTRE(tasa;nper;vp;


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PAGOINT

PAGOPRIN

PRECIO

de capital pagado de un prstamo entre los perodos Calcula el pago de intereses de una inversin durante un periodo determinado Calcula el pago del capital de una inversin determinada, basado en pagos constantes y peridicos, y una tasa de inters constante. Calcula el precio por 100$ de un valor que genera intereses peridicos

per_inicial;per_final;tipo) PAGOINT(tasa;perodo;nper;va;vf; tipo)

PAGOPRIN(tasa;perodo;nper;va;v f;tipo)

PRECIO(liq;vencto;tasa;rendto;val or_de_rescate;frec;base)

PRECIO.DESCUENTO

PRECIO.PER.IRREGULAR.1

PRECIO.PER.IRREGULAR.2

PRECIO.VENCIMIENTO

RENDTO

RENDTO.DESC

RENDTO.PER.IRREGULAR.1

RENDTO.PER.IRREGULAR.2

RENDTO.VENCTO

PRECIO.PER.IRREGULAR.1(liq;venc Calcula el precio por $100 de to;emisin;prx_cupn;tasa; valor nominal de un valor rendto;valor_de_rescate;frec;bas burstil con descuento. e) Calcula el precio de un valor PRECIO.PER.IRREGULAR.1(liq;venc burstil con un primer periodo to;emisin;prx_cupn;tasa; irregular por cada 100 $ de rendto;valor_de_rescate;frec;bas valor nominal e) Calcula el precio de un valor PRECIO.PER.IRREGULAR.2(liq; burstil con un ltimo periodo vencto; ltimo_inters; tasa; irregular por cada 100 $ de rendto; valor_de_rescate; frec; valor nominal. base) Calcula el precio por 100 $ de valor nominal de un valor PRECIO.VENCIMIENTO(liq;vencto; burstil que paga inters a su emisin;tasa;rendto;base) vencimiento. Calcula el rendimiento de un RENDTO(liq;vencto;tasa;precio;val valor que genera un inters or_de_rescate;frec;base) peridico. Calcula el rendimiento anual de RENDTO.DESC(liq;vencto;precio;v un valor descontado. Por alor_de_rescate;base) ejemplo, una letra del tesoro RENDTO.PER.IRREGULAR.1(liquida Calcula el rendimiento de un cin; vencto; emisin; valor con un periodo inicial prx_cupn; tasa; precio; irregular valor_de_rescate; frec; base) RENDTO.PER.IRREGULAR.2(liq; Devuelve el rendimiento de un vencto; ltimo_inters; tasa; valor con un periodo final precio; valor_de_rescate; frec; irregular base) Devuelve el rendimiento anual RENDTO.VENCTO(liq;vencto;emisi de un valor que paga un inters n;tasa;precio;base) al vencer


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SLN

SYD

TASA TASA.DESC TASA.INT TASA.NOMINAL TIR

TIR.NO.PER

TIRM

VA VF

VF.PLAN

VNA

VNA.NO.PER

Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un activo durante un periodo dado. Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante un perodo especifico. Devuelve la tasa de inters por periodo de una anualidad Devuelve el tipo de descuento de un valor Devuelve el tipo de inters de una inversin en valores Devuelve el tipo de inters anual nominal Devuelve la tasa interna de retorno de una serie de flujos de efectivo Devuelve el tasa interna de retorno de un plan de flujos de efectivo que no es necesariamente peridico. Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo peridicos, considerando el costo de la inversin e inters al volver a invertir el efectivo. Devuelve el valor presente de una inversin. Calcula el valor futuro de una inversin, con pagos e inters constantes. Calcula el valor futuro de un pago inicial principal despus de aplicar una serie de tipos de inters compuesto Calcula el valor presente neto de una inversin basndose en una serie de flujos de efectivo peridicos y un tipo de descuento Devuelve el valor presente neto de un plan de flujos de efectivo que no sea necesariamente peridico.

SLN(costo;valor_residual;vida)

SYD(costo;valor_residual;vida;per odo) TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar ) TASA.DESC(liquidacin;vencto;pre cio;valor_de_rescate;base) TASA.INT(liq; vencto; inversin; valor_de_rescate; base) TASA.NOMINAL(tasa_efectiva; nm_per) TIR(valores;estimar)

TIR.NO.PER(valores;fechas;estima r)

TIRM(valores;tasa_financiamiento ;tasa_reinversin)

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) VF(tasa;nper;pago;va;tipo)

VF.PLAN(capital;plan_serie_de_ta sas)

VNA(tasa;valor1;valor2; ...)

VNA.NO.PER(tasa;valores;fechas)


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GRAFICOS

La funcin de grficos estadsticos que ofrecen Excel es muy interesante, ya que estos permiten al usuario tener una visin global de los datos y un mejor tratamiento del os mismos. Los grficos estadsticos trabajan con los datos alfabticos, numricos y alfanumricos de una hoja de clculo. Para la creacin de los grficos se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar los datos a ser utilizados por el grfico: Datos numricos Datos de tipo Rtulos.

2. Activar la ventana de asistente para grficos, utilizando cualquiera de las siguientes opciones. Clic Insertar Grfico En esta seccin se encuentra los botones de los principales tipos de grficos, escoge el que requieras. Si se desea trabajar con la ventana de grficos clic en el botn de activacin de la ventana

Al escoger el tipo de grfico que se necesita, Clic Aceptary en la cinta de opciones se activa las opciones de Herramientas de grfico en lo referente al Diseo.


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Banda de Opciones de Diseo de Grficos: Maneja el diseo de los grficos. Diseo de Grafico: Indica la posicin de visualizacin del ttulo, leyenda (rtulos), valores porcentuales o datos numricos Tipo: Permite cambiar el tipo de grfico y guardar la plantilla del grfico para poder utilizarla con otros datos Datos: Selecciona los datos dando un nuevo origen de valores o intercambiarlos entre fila y columnas Estilos de Diseo: Permite escoger nuevos estilos del grfico estadstico para tener una mejor presentacin del mismo Ubicacin: Indica donde se desea mover el grafico ya sea como objeto o una nueva hoja


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Mnica es un excelente sistema de control administrativo, que permite llevar un orden general del manejo de nuestras empresas. Permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad bsica de un negocio.

OBJETIVO GENERAL: Brindar al usuario una gua que le permita optimizar las herramientas que Mnica 8.5 le ofrece al momento de registrar y analizar los datos financieros de una empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Manejar de manera fcil el paquete de Mnica 8.5 Utilizar los recursos que Mnica 8.5 brinda al usuario para el registro automtico de la informacin financiera. Aplicar los conocimientos adquiridos sobre Mnica 8.5 en los trabajos cotidianos. Presentar los datos de una forma clara y entendible a travs de los reportes contables.


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Mnica es un paquete contable que permite resolver muchas de las tareas asociadas con un negocio pequeo mediano. Mnica ha sido diseada para ser de ayuda al profesional contable de una manera fcil y rpida, pero a la vez dndole la informacin lo ms detalladamente posible. Mnica es un conjunto de programas que permite realizar: Facturacin.- Crea facturas, lleva el control de stas, obtiene totales de ventas por clientes, por fechas, por tem, por vendedor. Inventario. - Permite llevar el control de los tems de un inventario: asignando cdigos, conociendo en cualquier momento el precio, el costo, y la cantidad disponible de un determinado tem. Clientes.- Ayuda a determinar cules han sido las ventas por clientes, cules son los mejores clientes, cuanto se les ha vendido y cuando Cuentas por cobrar (Cartera).- Permite manejar las ventas al crdito que realiza con los clientes. Cuentas por pagar.- Maneja las compras a los suplidores, MONICA permite realizar cotizaciones (Averiguacin del precio de un producto) y luego realizar la orden de compra (Formalizar la compra del producto). Cheques.- Lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que han sido cobrados, aquellos que faltan ser cobrados, montos totales para un perodo. Libro Diario. Registra las actividades de la empresa mediante asientos contables (Mtodo de la partida doble). Lo cual involucra un plan contable (Cuentas) que es prcticamente ilimitado, con cdigos de hasta 14 caracteres y multinivel. Anlisis de Cuentas. Le permite al contador analizar en cualquier momento las diferentes cuentas que conforman el plan contable de la empresa y de esta manera determinar la situacin de la empresa. Reportes Contables. El Contador tiene a su alcance y en cualquier momento el Libro Diario, Reporte de Anlisis de cuentas, y el Balance de Comprobacin, El Balance General de la empresa, el Estado de Ganancias y Prdidas. Mnica ofrece una gran variabilidad en el manejo de la informacin ya que tiene pantallas intuitivas que facilitan al usuario su uso.


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EL MEN GENERAL DE MNICA Al iniciar el programa, se muestra la pantalla de presentacin, como se muestra en la figura. All se indica el tipo de licencia (1 usuario, 2 usuarios, etc.) y si el programa est registrado (Si el programa no est registrado se muestra el titulo "Licencia NO registrada", lo cual indica que tiene un nmero limitado de ejecuciones).

Al ingresar a MONICA por primera vez, se muestra la pantalla con los diferentes mdulos disponibles. Cada botn permitir manejar las diferentes opciones disponibles.


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Para definir los parmetros bsicos como nombre de la empresa, moneda, etc., se debe acceder a la pestaa de PARAMETROS. Dentro de esta pestaa, la opcin GENERALES permitir actualizar los datos antes mencionados. La mayora de las pantallas tienen una ayuda, presionando botn F1 en el teclado se mostrara en pantalla una explicacin de la funcin de cada opcin. FACTURACIN Este mdulo le permite realizar las facturas prcticamente a cualquier formato que se requiera. As mismo se puede averiguar fcilmente el precio de un producto, para un cliente en particular la estadstica de ventas. Igualmente puede definir hasta tres diferentes tipos de facturas. Cuando realiza una factura, sta es automticamente actualizada en el inventario y en el mdulo de cuentas por cobrar. As mismo el movimiento de los productos se registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades disponibles en almacn. Tambin tiene la posibilidad de emitir automticamente el respectivo asiento contable si lo desea. Cuando se ingresa al mdulo de facturacin se muestra la lista de facturas emitidas. Desde esta pantalla se puede realizar las funciones de crear, modificar, eliminar, etc. las diferentes facturas. Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compra-venta de mercadera, en algunos pases se refiere como ticket de venta, recibo, factura cambiaria de compra-venta, etc.


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INGRESAR NUEVAS FACTURAS Del men principal presionar facturas, luego se muestra la pantalla general de facturas, de all presionar el botn de crear, despus de algunos segundos se muestra la pantalla para crear las facturas. En esta pantalla se muestran los diferentes campos, los cuales deben ser completados a fin de almacenar en el disco de su computador la factura en pantalla. Para saltar de campo en campo, puede utilizar la tecla de ENTER, el tabulador. Tambin puede utilizar el ratn para ir de un campo a otro, a continuacin se muestran los principales campos:

MODIFICAR FACTURAS Para modificar una factura, simplemente hacer un clic sobre la factura que se desea modificar en la pantalla general de facturacin. Luego presionar el botn de modificar, all se muestra un


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recuadro con el nmero de factura a imprimir. Presionar en ese recuadro Aceptar y luego se muestra la factura a modificar. ELIMINAR FACTURAS De la pantalla del men de facturacin seleccionar el botn de eliminar. Luego ingresar el nmero de la factura (se muestra un nmero que previamente puede ser seleccionado mediante el ratn). Presionar aceptar y despus se muestra una pantalla de confirmacin para la eliminacin. REPORTES VARIOS La pestaa de reportes se utiliza para emitir informes impresos de las facturas realizadas. Se puede obtener las ventas por fechas, por clientes, por vendedor. Los impuestos que se van a pagar por concepto de ventas, por productos. Cualquiera de los reportes que se utilizan en esta opcin tiene la facilidad de ser convertidos en formato PDF, en formato Excel, en formato Word. Asimismo tienen la facilidad de ser enviados por correo internet. Una pantalla tpica para obtener un reporte se muestra a continuacin:


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ESTIMADOS / PROFORMAS El mdulo de estimados es usado para cotizar precios a un cliente. Un estimado, que tambin es llamado proforma, es til para enviarle al potencial cliente el costo de una venta. En esta seccin al igual que en facturas, se puede crear, modificar, imprimir los estimados. Inclusive puede cambiar el nombre del documento de impresin (por ejemplo en lugar de estimados a "proforma"). Asimismo tiene la opcin de generar y manejar reportes de dichos estimados.


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CREAR ESTIMADOS La opcin de crear y modificar estimados es similar a realizar una factura. Los estimados permiten realizar un contacto inicial con el cliente. La botones que se muestran en la forma de crear estimados son autoexplicativos y tienen la misma funcin que al hacer una factura. Un botn interesante de mencionar y que no se encuentra en la facturacin es la posibilidad de importar un estimado desde una lista de texto o una lista de Excel. REPORTES En la pestaa de reportes se puede obtener informes por cliente, por fechas, por productos, etc. Estos reportes le permitirn realizar un anlisis ms eficiente de sus clientes. Por ejemplo puede tener un reporte de estimados realizados para un periodo determinado para un cliente en particular para un producto. INVENTARIO Esta opcin permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear nuevos productos, modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, rdenes de compra, manejar el kardex, etc. De la pantalla principal de MONICA clic en Inventario el cual, despus de algunos segundos, le muestra la pantalla general del inventario. Desde esta pantalla se puede crear nuevos productos a ser ingresados al inventario, modificarlos, cambiar precios, etc. Tambin se puede ordenar los productos por categora, por suplidor, etc. simplemente hacer un clic en la flecha que esta situada junto a seleccione orden. As mismo tambin puede manejar el kardex del producto, realizar cotizaciones, rdenes de compras para sus suplidores, y reportes varios.


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CREAR NUEVOS PRODUCTOS Se usa esta opcin para crear un nuevo artculo tem. Tambin puede crear el artculo cuando est realizando una factura, un estimado, una orden de compra, una cotizacin (el procedimiento es el mismo).


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MODIFICAR / ELIMINAR PRODUCTOS Para modificar un producto del inventario de la pantalla general del inventario presionar Modifica y luego ingresar el cdigo del producto (tambin puede hacer un clic sobre el producto a modificar y luego presionar Modifica). Luego se muestra una pantalla para realizar la correspondiente modificacin. Se pueden modificar todos los campos excepto el cdigo del producto, el costo y la cantidad en almacn. Asimismo si se desea eliminar un producto del inventario, igualmente se debe presionar el botn de Eliminar. Sin embargo la eliminacin de un producto solamente se puede dar si no existen productos en el almacn, es decir se tiene un inventario cero, para dicho producto.


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Si desea eliminar dicho producto del almacn aun teniendo productos, debe ir a la funcin de Kardex y retirar las unidades correspondientes del producto hasta tener cero productos y solamente despus se puede eliminar el producto del inventario. Cuando elimina un producto, se muestra la pantalla de dicho producto y si est de acuerdo en eliminarlo presionar "Aceptar, y le pide confirmacin de su seleccin. Despus de eliminar un producto, ya no puede volver a usarlo. Si lo desea usar tiene que reingresarlo nuevamente. KARDEX El Kardex sirve para mantener un control de los tems que entran y salen del almacn, MONICA mantiene un control por cada uno de los productos que se ingresan al inventario. Cada vez que se ingresan un nuevo artculo al inventario MONICA automticamente abre un nuevo registro para ese producto, es decir no es necesario realizar ningn tipo de procedimiento por parte del usuario. Para ingresar a ver el kardex para un producto, simplemente de la pantalla del men presionar la hoja de Kardex el cual le muestra la pantalla del kardex, en esta pantalla debe ingresar el cdigo de un producto para poder ver el movimiento que se ha registrado para ese producto. Se puede recibir/retirar mercadera para un producto a travs de esta pantalla. Simplemente hacer clic en Recibir/Retirar y completar el cuadro que se muestra. La cantidad que se ingresa ser actualizada automticamente en el inventario.


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CUENTAS POR COBRAR Esta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le permite llevar un control de las ventas al crdito, pagos, dbitos y crditos que tiene con sus clientes. Para ingresar a esta seccin, simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrar desde el men principal. Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas, pagos, etc. por ejemplo, cuando se realiza una factura, se registra un documento que representa esta venta (cada documento tiene un nmero nico asignado por MONICA), si tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una factura un debito. Si realiza una devolucin, entonces se genera un documento en cuentas por cobrar que refleja esta transaccin.


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CUENTAS POR PAGAR Este mdulo le permite manejar las compras que realiza a sus suplidores abastecedores, por ejemplo cuando compra al crdito, se puede registrar estas compras en estas pantallas, as como los pagos los cuales pueden ser parciales 50 totales. Tambin puede saber cules son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que estn por vencer, los balances que tiene por cada suplidor. Este mdulo est conectado con las compras, por ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, sta queda registrada en las cuentas por cobrar. Cada registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa un documento. MONICA asigna un nmero de documento a cada transaccin que realiza, por ejemplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nmero de documento (el cual es nico), as mismo si realiza un dbito un crdito. Los documentos en pantalla pueden ser ordenados por suplidor, por fechas, seleccionar solamente dbitos, crditos, pagos, etc. simplemente hacer un clic en Seleccione orden y elegir el tipo de ordenamiento que desea realizar.


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CUENTAS CORRIENTES Este mdulo le permite realizar los cheques de su empresa. Aqu se puede emitir, modificar e inclusive imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes. Para elegir la opcin de cuentas corrientes simplemente elegir el botn de cuentas corrientes de la pantalla principal de MONICA. Despus de algunos segundos se le muestra la pantalla de las cuentas corrientes, en la cual tiene diferentes opciones a elegir. Cuando se instala MONICA, sta viene ya pre-definida con una cuenta corriente. Ingresar a la seccin Varios del men a fin de modificar los valores pre-establecidos de la chequera (el balance con el cual se inicia la cuenta, y la numeracin de cheques).


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ABRIR UNA NUEVA CUENTA CORRIENTE De la pantalla de la cuenta corriente hacer un clic en Varios, se presenta la pantalla mostrada en la figura y de all presionar el botn de Crea Cta. luego llenar los datos que se le solicitan en esta pantalla. Bsicamente ingresar el nmero de su cuenta corriente, una descripcin general de la cuenta (Ejemplo Pago de salarios, gastos de oficina, etc.) y la numeracin para los cheques. As mismo si esta enlazando esta cuenta con el mdulo de contabilidad ingresar en dicha pantalla el cdigo de la cuenta corriente (generalmente es una cuenta del activo). El especificar el cdigo de la cuenta es opcional. Ud. aun puede emitir cheques si no ingresa el cdigo de cuenta, sin embargo no se generan los asientos contables respectivos. Luego presionar Adicionar y confirmar la creacin de estos cheques, despus de lo cual ya tiene disponible la nueva cta. para emitir cheques. Para activar esta chequera simplemente salir al men principal y luego retornar, eligiendo esta nueva cuenta.


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CREAR CHEQUES De la pantalla general de los cheques en la cual se muestra la figura de un cheque simplemente presionar el botn que dice Nuevo, lo cual indica que va a hacer un nuevo cheque y luego llenar los campos correspondientes: Fecha, cantidad y el cdigo del beneficiario del cheque, si no lo sabe tipear LISTA y dar ENTER, luego elegir al beneficiario de la lista crear uno nuevo. Despus de haber seleccionado al beneficiario, el cursor salta al campo de Referencia, ingresar el motivo por el cual se emite el cheque, por ejemplo Limpieza de oficina, Compra de maquinaria, etc. A continuacin se le muestra una clasificacin de este cheque, es decir, agrupar los cheques por tipo de gasto, se puede seleccionar algunos de los que se muestran en la lista o adicionar los suyos. Finalmente despus de haber ingresado la informacin de este cheque, presione el botn de Aceptar, el cual le pide confirmacin del nuevo cheque que va ingresar. Para ingresar un nuevo cheque, presionar Nuevo y repetir la operacin que se acaba de describir. Si desea modificar un cheque, simplemente seleccionar el cheque con el ratn de la lista que se muestra debajo del cheque. Cada cheque tiene un nmero de transaccin, la cual es utilizada como referencia para la modificacin de estos cheques. DEPSITOS / RETIROS DE LA CUENTA CORRIENTE Utilizar esta seccin para hacer depsitos en su cuenta corriente, ocasionalmente tambin puede retirar dinero sin tener que utilizar la chequera, por ejemplo la mayora de bancos cargan una cantidad fija por mantenimiento de cuenta. De la pantalla de cheques hacer un clic sobre la hoja de Depsitos / Retiros, la cual le muestra la pantalla correspondiente, los botones son autoexplicativos y las pantallas pueden ser llenados sin dificultad.


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CONTABILIDAD La Contabilidad se define como la planificacin, conservacin, anlisis e interpretacin de las actividades econmico-financieras para un negocio. Cualquier transaccin que puede ser expresada en trminos monetarios deber ser registrada en los 'libros contables'. Para registrar las transacciones en la empresa se usa el mtodo de 'doble entrada', partida doble , es decir se registra hacia dnde va el dinero (Dbitos) y de donde viene el dinero (Crditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si se vende un producto, recibe dinero por la mercadera que entrega. La mercadera se dirige al cliente (dbito) y viene de ventas (crdito).


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Para registrar las transacciones se utilizan 'libros' contables, el Libro diario por ejemplo registra las transacciones diarias que ocurren en la empresa: ventas, compras, devoluciones, pagos de alquiler, gastos de oficina, etc. Estas transacciones asientos se registran utilizando las cuentas contables las cuales identifican la fuente u origen del dinero, por ejemplo 'Cuentas Corrientes' identifica la cuenta corriente de la empresa, 'Caja' identifica el dinero que tiene la empresa en efectivo. Las Cuentas Contables han sido estandarizadas por cada pas, y conforman lo que se llama el 'Sistema Contable', 'Plan Contable', 'Tabla de cuentas', 'Libro de cuentas', etc. cada cuenta es codificada y tiene clasificaciones y sub-clasificaciones ( sub-niveles) que hacen ms fcil el uso y manejo de la contabilidad. En una empresa cualquier cosa de valor que posea la empresa se llama Activo, cualquier cantidad que el negocio deba se llama Pasivo, por ejemplo deudas por prstamo al banco, alquileres atrasados, etc. El valor del derecho del propietario, su inversin en el negocio, se conoce como Capital o patrimonio. La ecuacin que muestra la relacin entre los activos y el patrimonio de una empresa se conoce como la ecuacin de la contabilidad, la cual se expresa as: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL La marcha de un negocio se controla en base a los informes financieros, basados, por supuesto en la ecuacin bsica de la contabilidad. Existen informes como el Balance de Comprobacin el cual representa un estado de las cuentas contables, su uso es mayormente operativo para el contador, el cual ser utilizado para obtener El Balance General de la Empresa, el cual expresa la situacin en que se encuentran los activos, pasivos y el capital en la empresa en una fecha especfica. Otro reporte importante es 'Ganancias y Prdidas' en la empresas tambin conocido como 'Estado de Ingresos', muestran cuales han sido las ventas, los gastos y /o costos para un perodo determinado y lgicamente si hubo ganancias y/o prdidas. MONICA, puede preparar para Ud. automticamente, estos reportes. El Ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el ingreso de informacin en los libros y culmina con la emisin de los reportes financieros. Para ello se debe definir un 'periodo' generalmente 12 meses (llamado ao fiscal) en algunos pases est reglamentado el perodo fiscal para ciertas clases de negocios, se pueden tener periodos fiscales de 4, 6, 12 meses, etc. Los asientos se registran en el libro diario, estos asientos son luego transferidos o 'posteados' al libro Mayor (el cual facilita al contador el anlisis de las PAQUETES COMPUTARIZADOS

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cuentas), es decir, los asientos son separados por cada cuenta contable. Con MONICA la transferencia de asientos es automtica, es decir cuando ingresa/modifica una asiento al libro 'Diario', la cuentas automticamente se actualizan en el Mayor. Al final del periodo se cierran los libros, con el fin de preparar los reportes financieros, y preparar las cuentas para el siguiente perodo contable ao fiscal.

CREAR ASIENTOS CONTABLES De la pantalla de la contabilidad hacer un clic en asientos contables, luego un clic en Nuevo asiento, en el cual puede ver la lista de los ltimos asientos que se han registrado, luego presionar Adiciona asiento. Lo cual le lleva a la pantalla que se muestra en la figura 10.4. En esta pantalla los campos son autoexplicativos para el conocedor de la contabilidad bsica de la empresa. Para llenar un campo simplemente hacer un clic sobre el recuadro correspondiente, por ejemplo para la descripcin del asiento hacer clic sobre Referencia y llenar la referencia correspondiente. Si no recuerda el cdigo de la cuenta correspondiente presionar el botn Tabla de cuentas, (o tambin presionar tecla F2) el cual le muestra la lista de su tabla de cuentas del cual puede


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seleccionarlo (haciendo doble clic o ENTER) . Si desea eliminar una lnea del asiento que est realizando, simplemente hacer un clic sobre la lnea correspondiente y luego presionar Borra lnea. El asiento automticamente recalcular los saldos correspondientes.

MODIFICAR/ELIMINAR ASIENTOS CONTABLES Se puede modificar o inclusive eliminar los asientos contables, para ello simplemente elegir el botn de modificar o eliminar de la pantalla de la contabilidad y luego elegir el asiento correspondiente, cada asiento tiene un numero de referencia que MONICA le asigna por cada asiento, este nmero solamente sirve para propsitos de identificacin y no tiene significado alguno contablemente. El proceso de modificacin es igual al de crear un nuevo asientos. Se debe observar sin embargo de que la modificacin y/o eliminacin de un asiento contables solamente puede hacerse si no est incluido en un periodo ya cerrado. Si la contabilidad esta enlazada con el resto de mdulos, los asientos automticos generados por los otros mdulos, tambin pueden ser cambiados manualmente. Aunque es recomendable que sean cambiados y/o modificados por el respectivo documento que los gener.


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BIBLIOGRAFIA: Ayuda en lnea, Microsoft Excel 2007 Descubriendo Excel 2007, Robert Jaime Pantigoso Silva La ruta prctica a Excel 2007, Serie Acceso Directo Ayuda de Mnica 8.5 Manuales de Mnica 8.5 en Internet


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PAQUETES COMPUTARIZADOS

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