Paquetería contable

PAQUETERÍA CONTABLE

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Sesión No. 4

Nombre de la sesión: Paquetería Aspel SAE

Contextualización: Todas las empresas requieren tener el control del buen funcionamiento tanto en

operación y contable, pero ¿cómo podría el director general tener la certeza de

que la información financiera generada es correcta?, ¿cómo podría el área de

contabilidad cumplir con la veracidad y oportunidad que se requiere? Por lo tanto,

es importante que se implementen los procesos operativos necesarios y que

provea y facilite al resto de las áreas con herramientas de paquetería que

concentren cada operación generada y la traduzca a un registro contable. Es

necesario utilizar la diferente paquetería administrativa que complemente el

sistema contable sin que ésta pierda su principal y primordial función.

El sistema ASPEL cuenta una herramienta llamada Aspel SAE, que

constantemente se actualiza, se recomienda utilizar la más reciente. La empresa

desarrolladora ofrece como cualquier otra una serie de beneficios al utilizar sus

productos, aquí se mencionan algunas:

Obtener inmediatamente un mejor control sobre el negocio y una significativa

reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de los procesos

optimiza la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitando la

supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.

En resumen, la utilización de esta paquetería permitirá el controlar el ciclo de

todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios,

clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y

cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos

relacionados y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

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Introducción al Tema:

¿Cómo podemos tener mejor control administrativo en nuestro negocio?

Al integrar Aspel-SAE en la administración se obtiene inmediatamente un mejor

control sobre el negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues

la automatización de los procesos optimiza la aplicación de los recursos

humanos y tecnológicos, facilitando la supervisión del estado real de la empresa

en cualquier momento.

Más de 20 años en el mercado, el sistema Aspel-SAE ofrece una solución para

controlar el ciclo completo de las operaciones de compra-venta en las empresas.

La velocidad con que evoluciona la tecnología ha provocado una constante

evolución del sistema, pasando por varios lenguajes de programación así como

diferentes plataformas (DOS, Unix y Windows). Además, esta actualización

constante busca dar solución a una infinidad de sugerencias, tendencias

administrativas, cambios tecnológicos y disposiciones fiscales, tanto de México

como del mercado sudamericano. Para Aspel SAE el uso de esta herramienta se

ha convertido en pieza importante dentro de las empresas.

También cuenta con el proceso de interfase o interfaz que permite transferir la

información al sistema contable (COI), así como PROD y CAJA, la integración de

los sistemas Aspel, convierten a Aspel-SAE en un sistema integral para la

gestión de negocios que manufacturan, distribuyen y/o comercializan productos

o servicios.

Ayudando a gestionar las operaciones y coordinar los distintos procesos a lo

largo y ancho de la empresa.

Tomado de http://facturaelectronicafacil.com.mx/aspel_sae.html

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Explicación:

3.5 Inicio de operaciones SAE

Aspel-SAE 5.0 está dotado de múltiples herramientas para facilitar la puesta en

marcha y alimentación de los catálogos desde aplicaciones adicionales, el

sistema ofrece funcionalidad y facilidad de integración que la empresa requiere,

no sólo para operar debidamente sino para cumplir con las obligaciones

contables y fiscales, facilitando el poderse enfocar al negocio.

Para instalar una nueva base de datos se deben seguir los siguientes pasos:

1. Instalar la versión más reciente, por ejemplo 5.0 de Aspel SAE.

2. Configurar el sistema creando una nueva base de datos con el asistente

del sistema.

3. Revisar y definir los parámetros necesarios para poder usar el sistema.

El sistema permite elegir el tipo de base de datos con la cual trabajar.

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Al concluir la creación de los archivos, el sistema te solicitará la creación de los

parámetros que permiten adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa.

En este mismo proceso de definición de parámetros podemos preparar los

catálogos de:

• Clientes y cuentas por cobrar.

• Proveedores y cuentas por pagar.

• Inventarios y/o servicios.

• Compras, productos y lista de productos.

• Facturación.

Ejemplos de pantallas de registro:

3.6 Catálogos: vendedores, zonas, precios, clientes, proveedores, productos y lista de productos

Aspel-SAE 5.0 cuenta con múltiples herramientas para facilitar la captura de

información e importación de los catálogos desde hojas de cálculo de Microsoft

Excel para una ágil puesta en marcha.

Con Aspel-SAE 5.0 no se necesita nada más, pues el sistema ofrece toda la

funcionalidad y facilidad de integración que la empresa requiere, no sólo para

operar debidamente sino para cumplir con las obligaciones contables y fiscales,

además de permitir atender mejor el negocio.

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Se tendrá una integración fácil y eficiente en el registro contable con Aspel-SAE

5.0, pues la interfase con Aspel-COI es en línea y al nivel deseado por el cliente

o proveedor con un sólo clic.

3.7 Documentos de compra y documentos de ventas Aspel-SAE permite tratar mejor a sus clientes, maneja listas de precios por

cliente y funciones CRM (Customer Relationship Management) para conocer sus

hábitos de compra y mantenerlo informado fácil y rápidamente.

Controlar los inventarios, desde las existencias y costos hasta el manejo de

productos sustitutos para favorecer una mejor comercialización, incluyendo el

manejo de lotes, pedimentos y números de serie de los productos, así como las

tallas y colores.

Todas las necesidades de facturación estarán cubiertas, ya sea que tenga que

facturar de manera electrónica o impresa, el sistema lo realiza sin necesidad de

aplicaciones adicionales y de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes.

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La imagen anterior muestra el nuevo ciclo de documentos de compras:

requisición, orden de compra, recepción de mercancía, compras y devoluciones,

cada uno de ellos con la debida afectación a inventarios y cuentas por pagar.

Se tendrá seguridad y agilidad en el punto de venta con funciones como: cambio

de precios, autorización de crédito en facturas, para una eficaz administración.

El sistema ofrece una cantidad ilimitada de folios de documentos y manejo del

certificado de sello digital por serie o por sucursal.

3.8 Integración de módulos La paquetería de Aspel SAE nos ayuda a controlar el ciclo de todas las

operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de

acuerdo con la legislación vigente. Permite una administración y

comercialización eficiente. Tal es el caso de la integración de sus módulos:

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clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores,

cuentas por pagar y estadísticas. Esta integración permite que la información se

encuentre actualizada en todo momento. Nos ayuda en la generación de los

reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel y, lo más importante, es que

permite interactuar con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una

completa integración de procesos. Es decir, controla desde los documentos

hasta la operación en sí, por ejemplo: facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones

y devoluciones de venta, agendas, pagos con tarjeta de crédito o débito,

facilitando la conciliación por formas de pago.

Al utilizar esta integración de operaciones podemos obtener muchos reportes,

como:

• Saldos de clientes y pronóstico de cobranza.

• Acumulados de ventas.

• Productos más vendidos.

3.9 Manejo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar Aspel SAE, en el módulo cuentas por cobrar y por pagar, ofrece nuevas

longitudes en el nombre y dirección, con lo que seguro se cubrirán las

necesidades de información. Por ejemplo, la razón social de los clientes y

proveedores podrá ser de hasta 120 caracteres.

Integración del expediente del cliente y del proveedor con estados de cuenta,

antigüedad de saldos, ventas, compras, contactos y citas.

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Campañas de venta y seguimiento comercial de clientes con herramientas para

llevar a cabo actividades encaminadas a fortalecer la captación y retención de

clientes, como registro y seguimiento de clientes y prospectos.

Elaboración, seguimiento y reportes de resultados de campañas de ventas y

telemarketing: consulta del avance de las campañas, estado de atención a los

clientes, desempeño de los ejecutivos de venta, entre otros.

Cuenta con proceso de interfase con Aspel-COI, para tener una cuenta contable

por cada cliente y por cada proveedor, clasificados como activo, suspendido o

moroso, en el caso de clientes.

Es posible clasificar a los clientes en matriz o sucursal, lo cual permite obtener

reportes como: estado de cuenta general y detallado, consolidado por matriz o

de forma individual por sucursales, incluye manejo de crédito para clientes, sólo

para los clientes que se maneja crédito en la captura de facturas se les permitirá

esa forma de pago; en el caso de clientes con pago de contado, NO se graba el

documento de venta hasta que el documento haya sido pagado.

En un sólo movimiento de cuentas por cobrar es posible afectar varios

documentos de un mismo cliente (multi-documento).

Nueva clasificación de formas de pago para que al registrar pagos sólo se

presenten los conceptos de pago así definidos:

• Por vendedor o zona de venta.

• Por su situación crediticia.

Reportes de estado de cuenta general y detallado, consolidados y ordenados

por matriz. Control de cobranza: documentos a revisión, documentos por cobrar,

abonos por periodo. Antigüedad de saldos y pronóstico de cobranza, uso de tipo

de moneda.

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Así mismo, en la sección de proveedores y cuentas por pagar se puede tener un

expediente único, integración con estados de cuenta, antigüedad de saldos e

información de compras, entre otros.

v Datos generales del proveedor: la longitud es amplia para la razón social

y dirección, con lo que seguro se satisfacen las necesidades de

información.

v Manejo de crédito para proveedores, desde la compra se identifica su

estatus y dependiendo del mismo es el manejo en el pago al contado o

crédito.

v Interfase con Aspel-COI, permite una cuenta contable por cada proveedor

y con Aspel BANCO, ahora el sistema “marca” o identifica si el

movimiento fue generado por Aspel-BANCO.

v Captura de emisión de pagos, en la cual se permite pagar varios

documentos de un proveedor con un sólo concepto.

v Historial crediticio con el proveedor, estado de cuenta general, estado de

cuenta detallado, resumen de movimientos, pronóstico de pagos,

antigüedad de saldos, autorización de pagos, entre otros.

v Selección de emisión de información en la moneda en la que se generó el

documento, control de anticipos, división de cargos y suspensión de

compras.

3.10 Periodicidad de respaldos Para salvaguardar la información, asegurar la integridad y disponibilidad de la

misma, se cuenta con los respaldos automáticos de los sistemas Aspel que

programa la generación automática del respaldo de la base de datos y/o

archivos de configuración, de esta manera siempre se tendrá un respaldo

confiable de la información de la empresa. Se pueden programar los respaldos

con alguna de las siguientes periodicidades: de forma diaria, semanal, mensual

o con la periodicidad que se requiera.

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Esta empresa ofrece también el realizar por cuenta de la empresa estos

respaldos, es necesario solicitar el servicio.

Características generales del producto:

• Completamente en español.

• Base de datos en formato Firebird® y posibilidad de uso en formato MS-

SQL®.

• Traductor automático de datos de versiones Aspel-SAE4.X.

• Exportación de la información a formatos: xls, html, pdf, entre otros.

• Importación de hojas de cálculo de Excel de los principales catálogos:

clientes, inventarios, proveedores, listas de precios e inventario físico.

• Actualización en línea vía Internet a las últimas mejoras de la versión.

• Módulo de perfiles de usuario para un acceso seguro a la información.

• Respaldos de la información seleccionada con contraseña.

• Disponible en la modalidad de 1 usuario 99 empresas y licencias de

usuarios adicionales.

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Conclusión

Una vez más hemos visto que el contar con herramientas accesibles en el uso

de cualquier paquetería contable, nos ayuda en el desarrollo del trabajo, facilita

los registros contables dando el tiempo para poderlo asignar a la operación de la

empresa. El contar con un debido sistema de administración y contabilidad nos

da la certeza de poder tomar decisiones correctas y oportunas, podemos contar

con reportes que nos vayan guiando en la misma operación. Como cualquier

otro sistema es muy importante el que se cuente con las versiones actualizadas,

se de la capacitación necesaria a los empleados y se mantenga respaldada la

información de una manera automática y segura.

Tomado de http://tecnologiacip.com/home/asesores-certificados-aspel/

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Para aprender más

• Aspel (2013) Aspel SAE 5.0 ¿Qué es y cómo funciona?

http://brd.unid.edu.mx/que-es-y-como-funciona/

• García, J. A. (2013) Aspel SAE 5.0 Consejos y recomendaciones.

http://brd.unid.edu.mx/consejos-y-recomendaciones/

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Actividad de Aprendizaje:

En esta cuarta sesión deberás trabajar en las siguientes actividades:

-Realizar la tarea o actividad individual 4:

De acuerdo al video Aspel SAE 5.0 Consejos y recomendaciones que se

encuentra en el apartado de para aprender más, a partir del minuto 5

aproximadamente, te ayudará a comprender esta sesión.

1. ¿En qué consiste la paquetería llamada Aspel-SAE?

2. Menciona el principal objetivo en el uso de esta paquetería.

3. ¿Qué áreas se pueden controlar con este sistema?

4. Menciona cómo se realiza la contabilidad de los procesos de clientes y

proveedores.

Requisitos de entrega:

Esta es una actividad individual, deberás entregar la tarea en un archivo de

Word y subirla a la plataforma en el lugar indicado.

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Bibliografía

• Aspel. http://www.aspel.com.mx/

• Aspel (2013) Aspel SAE 5.0 ¿Qué es y cómo funciona? Video de You

Tube obtenido de http://www.youtube.com/watch?v=z-Tqnd8fIus

• García, J. A. (2013) Aspel SAE 5.0 Consejos y recomendaciones. Video

de You Tube obtenido de http://www.youtube.com/watch?v=3PNfFxxf9oA