2014 MGTI GPT S04 Calidad y Compras

MGTIN0043 - Gestión de Proyectos de Tecnología

04. Gestión de la Calidad y de las Compras

Prof. Xavier Vázquez, PMP®

N0043 - Gestión de Proyectos de Tecnología

Calidad y Compras

0. Introducción

1. Estrategia del Proyecto

2. Portfolio Management

3. Gestión de Riesgos

4. Gestión de la Calidad y las Compras

Índice

4.1- Concepto de Calidad.4.2- Plan de Calidad4.4.-Control de Calidad

MGTI Pág. 2Gestión de Proyectos de Tecnología

4. Gestión de la Calidad y las Compras

5. Control de Cambios

6. Control del Progreso del Proyecto

7. El Factor Humano

8. Cierre y Transferencia

4.4- El Proceso de Compras4.5- Plan de Compras

Calidad y Compras

4.1.- Concepto de Calidad


Calidad y Compras

•Definición de Calidad

• El Project Manager debe asegurar la

La Calidad de un producto es el nivel en el que el

conjunto de características inherente al mismo satisface

los requisitos. (ISO 9000)


• El Project Manager debe asegurar la

calidad del producto resultante para

cumplir las expectativas del cliente

y/o Stakeholders.

• La gestión moderna de la calidad

(TQM, Six Sigma, Lean …) puede

aplicarse también a la Gestión de

Proyectos.

Calidad y Compras

•Teorías de Calidad

• Los principales “gurús” de las teorías de la Calidad moderna, son los siguientes:

1. Crosby2. Juran3. Deming


3. Deming4. Taguchi5. Imai (Kaizen)

Calidad y Compras

• Phil B. Crosby, EEUU (1926-2001)

• Desarrolló el concepto de hacer lascosas bien a la primera y por tantopotenciando la prevención a lainspección posterior.

• La definición de calidad es cumplir losrequisitos (del producto y del cliente)

•CROSBY


requisitos (del producto y del cliente)

• La medición de la calidad es el preciode la “no-conformidad”.

• Conceptos clave:

• ZERO DEFECTS

• FIRST TIME RIGHT

Calidad y Compras

• Joseph M. Juran, Rumania (1904-2008)

• Fomentó el concepto de la cultura de lacalidad en el personal, especialmenteen la implicación de la Dirección en lostemas de calidad.

• La definición de calidad es: adecuaciónal uso, es decir que el cliente es el quemanda.

•JURAN


manda.

• Fue el primero en aplicar las teorías dePareto al Control de Calidad.


• 80/20 (Pareto)• FITNESS FOR USE

Calidad y Compras

•DEMING

• Edward Deming, EE.UU. (1900-1993)

• Fomentó el concepto que el 85% del

coste de la calidad es un problema de la

Dirección (15% trabajador).

• Mejorar la calidad implica mejorar la

productividad y la cuota de mercado.


productividad y la cuota de mercado.

• Popularizó el ciclo Plan-Do-Check-Act

como base de la mejora continua

(adoptando su nombre en su honor).


• Ciclo Deming (PDCA)

• TQM (Total Quality Mgt.)

Calidad y Compras

• Genichi Taguchi, Japón (1924-2012)

• Seguidor de Deming, aplicó laestadística para la mejora de la calidad.

• La definición de calidad es la mínimapérdida (costes) imputada a la sociedaddesde que el producto se expide.

• Las variaciones en los procesos afectan

•TAGUCHI


• Las variaciones en los procesos afectana la calidad.


• Taguchi LOSS FUNCTION

• ROBUST DESIGN (Off-Line)

Calidad y Compras

• Masaaki Imai, Japón (1930)

• Fundador del Instituto KAIZEN, esconsiderado el Gurú de la filosofía Lean.

• La definición de calidad es la mejora(Kaizen) continua en el trabajo, en la vida,en casa…. Mejora continua para todos:trabajadores y Gerentes.

• IMAI


trabajadores y Gerentes.

• Las “pequeñas” mejoras y continuadas enel tiempo ofrecen grandes resultados.


• KAIZEN (www.kaizen.com)

• “Today better than yesterday, tomorrowbetter than today”

Calidad y Compras

Principios del

TQM

La Calidad es conformidad a los

requerimientos

Defectos 0

Hacerlo bien la primera vez

•Total Quality Management (TQM)


TQM

Prevención antes

que Inspección

La Calidad se mide en

términos monetarios

• La calidad no se obtiene por casualidad

• La calidad es cosa de todos

Calidad y Compras

La ejecución de proyectos 6 Sigma se basa en la metodología DMAIC que

•Six-Sigma (6σ)No es un Sistema de Mejora de Calidad, sino más bien una filosofía

estratégica de mejora del negocio. Se basa en el fundamento estadístico

de la distribución normal (+3σ-3σ), y promueve unas certificaciones

específicas en varios niveles (6σ Black Belt)


basa en la metodología DMAIC que consta de 5 pasos:

• Define (Definir)

• Measure (Medir)

• Analize (Analizar)

• Improve (Mejora)

• Control (Controlar)

Calidad y Compras

•Six-Sigma (6σ)


¿Es aceptable este nivel de Calidad?

Calidad y Compras

•Filosofía Six-Sigma (6σ)

Si nuestro Corazón funcionara un 99,99% de las veces…..


¡¡¡ sufriríamos 9 horas anuales de infarto !!!!

Calidad y Compras

Consiste en crear y seguir las políticas y losprocedimientos para conseguir que el proyectocumpla con los requisitos:

Quality Planning

Project

Management

Plan

Do

work

•La Calidad en el Proyecto

• Plan de Calidad• Qué normativa se aplicará• Quién está involucrado• Ensayos a realizar


Update Project

Management Plan

Integrated

Change

Control

Approval Non

approval

Quality Control

• Ensayos a realizar• Criterios de aceptación• Entregables objeto de control

• Aseguramiento de la calidad (auditorías)• Identifica los procedimientos que son efectivos o susceptibles de mejora

• Control de Calidad• Contrasta los resultados del proyecto• Recomienda cambios y acciones correctivas• Valida la reparación de los defectos

Calidad y Compras

4.2.- Plan de Calidad


Calidad y Compras

Ciclo PDCA

Corregir(si es necesario)

• Tomar datos• Analizar el problema• Planificar la solución


Medir el resultado

• Implementar la solución

Sin medir, no podemos saber si el trabajo se realiza según el Plan de Proyecto

Calidad y Compras

4.2.1. El Plan de Calidad

• El Plan de Calidad integra todas las acciones necesarias

para definir, preparar, integrar y coordinar la calidad a lo

largo de todo el proyecto.

• Se fundamenta en la política de calidad de la compañía.

• Identifica los estándares de calidad aplicados tanto al


• Identifica los estándares de calidad aplicados tanto al

producto como a la gestión del proyecto.

• Determina como se van medir los resultados (objetivos

y KPIs) para saber si se cumple con los estándares.

• Define los roles y responsabilidades implicados.

• Determina las actividades a desarrollar en el proyecto

para alcanzar y cumplir los estándares.

Calidad y Compras

• Plan de Calidad

I. Estándares de calidad

II. Medir los resultados.

III. Roles y responsabilidades implicados.

IV. Actividades


IV. Actividades

Calidad y Compras

•Estándares

• Un estándar es aquello que sirve como tipo, modelo,norma, patrón o referencia.

• Cada empresa, sector, industria dispone de sus propias

normativas y estándares que debemos conocer y cumplir.

• Por ejemplo:


• Por ejemplo:

� ISO 9001: Sistema de Gestión de Calidad

� ISO 14000 Medioambiente

� OSHAS 18001: Seguridad y Salud Laboral

� ISO 26000, SA8000: Responsabilidad Social

� P. ejemplo, en “mi sector”, existen numerosas normativas

sobre Seguridad Alimentaria: BRC, FSA, ISO22000, NRC, ...

� Etc…

Calidad y Compras

•Objetivos de Calidad

� No se puede resolver un problema si

• Resultado que queremos obtener en nuestro producto.

• Recordar que un objetivo debe ser SMART (propósito +

valor medible + tiempo).


� No se puede resolver un problema si

previamente no conocemos el objetivo.

� GAP = Diferencia entre la situación actual

(promedio) y nuestro valor objetivo a

alcanzar.

� Deben utilizarse mediciones de datos

históricos para obtener promedios y

referencias.

Calidad y Compras

� Senior Manager : responsable de la calidad en la empresa .� Project Manager : último responsable de la calidad del proyecto.� Equipo del Proyecto : responsables de su propio trabajo.

• Responsabilidades Gestión de Calidad


El aumento de la calidad aporta beneficios al proyecto:

• incremento de la productividad• moral alta del equipo• Menor coste de los riesgos

El impacto de la mala calidad:• incrementa los costes• aumenta los riesgos• retrasos (tiempo)• Trabajo rehecho• Baja satisfacción del cliente

Calidad y Compras

• Actividades Gestión de Calidad

� Definir los entregables y la medición de su aceptación (objetivos de calidad).

� Planificar las actividades necesarias para controlar dichos entregables

� Incorporar este Plan en el Proyecto (recursos, costes, plazos…)


costes, plazos…)

Calidad y Compras

•¿Qué tipo de actividades?

Cada sector tiene el suyo propio:


Calidad y Compras

• El Plan de Pruebas es un proceso realizado para encontrar errores

y entender la calidad de un Sistema o Producto.

• Los Objetivos de las Pruebas son:

– Asegurar la Calidad previamente acordada

– Reducir los Costes de Calidad (mantenimiento, desperdicio)

• Problemática de las Pruebas

• Plan de Pruebas


• Problemática de las Pruebas

– Es una actividad infravalorada

– Ausencia de método, estándares y sistemática

– Falta de rigor y documentación

– Deficiencias en la integración

– Carencia de herramientas adecuadas

– Escasa planificación y preparación

Calidad y Compras

•¿cuántas pruebas realizamos?


Calidad y Compras

• Ejemplos:


Calidad y Compras

4.4.- Control de la Calidad


Calidad y Compras

Ciclo PDCA

Corregir(si es necesario)

• Tomar datos• Analizar el problema• Planificar la solución


Medir el resultado

• Implementar la solución

Sin medir, no podemos saber si el trabajo se realiza según el Plan de Proyecto

Calidad y Compras

• Coste de la conformidad: se trata del coste de la aceptaciónde un plan de calidad, para EVITAR los defectos:• Coste de Prevención : formación, estudios, etc …• Appraisal Cost : ensayos, pruebas, tests,, etc…No puede ser superior al impacto de la no-calidad.

4.4.1. El coste de la calidad


• Coste de la no-conformidad: es el coste resultante de un falloen la calidad del producto:• Costes internos : re-trabajo, reparaciones, correcciones,…• Costes externos: inventarios, garantías de los seguros,

penalizaciones, pérdida del negocio, etc..Es el coste resultante de los defectos de calidad.

Calidad y Compras

•El coste de la calidad


Calidad y Compras

4.4.2. Herramientas de Control de Calidad

Existen diversos métodos de Control de Calidad, que dependen de la Industria, sector, metodología de calidad (6sigma, Lean,…).

Los más conocidos y aplicables a la Gestión de Proyectos son:

1. Diagramas de Control2. Diagrama de Pareto


1. Diagramas de Control2. Diagrama de Pareto3. Diagrama de Ishikawa4. Diagramas de Flujo5. Listas de Verificación6. Análisis de Tendencias7. Diagramas de Scatter

Calidad y Compras

•Gráficos de ControlHerramienta que permite comprobar el estado de un proceso de una forma visual y gráfica.Se entran los datos en un gráfico a medida que se van obteniendo de una forma periódica, en el que se ha establecido :

� Un límite superior (UCL, Upper Control Limit)� Un límite inferior (LCL, Lower Control Limit)

Los límites dependen de los objetivos para el Proceso controlado.En la gráfica podremos ver si el proceso esta fuera de control o acusa


En la gráfica podremos ver si el proceso esta fuera de control o acusa alguna tendencia.

Mediciones UCL

LCL

Promedio de las mediciones

Nº de Lectura

Lectura dentro del límite

Lectura fuera del límite

Calidad y Compras

•Diagrama de ParetoEs un gráfico de barras que muestra, en orden descendente y de izquierda a derecha, la importancia de cada categoría de datos.Se basa en el principio descubierto en el siglo XIX por Wilfredo Paretoquien demostró que el 80% de la riqueza se concentra en el 20% de la población

Más tarde se demostró que este principio se podía aplicar a otros campos: un 80% de los Problemas son provocados por el 20% de las Causas.


un 80% de los Problemas son provocados por el 20% de las Causas.

NºProblemas

Tipo de Problemas

Operación inadecuada

Material defectuoso

Problemas de transporte

Producto defectuoso

Calidad y Compras

•Diagrama Causa-Efecto (Ishikawa)Herramienta que ayuda a encontrar todas las posibles causas de un

problema, no solamente las más evidentes. También denominado espina

de pescado (fishbone) por la forma del diagrama.

SoftwareSoftware defectuoso

Factores externos

SabotajeExplorar factores

PLANIFICACIÓN


El sistema NO funciona

Método de instalaciónVirus

Hardware

Equipos defectuosos

Procesos equivocados

Instalación

Instalación software

Instalación hardware

Explorar factores

Buscar las causas

EJECUCIÓN

Calidad y Compras

• Fishbone & the 6M’s example


Calidad y Compras

•Ejercicio 1• Utilizando el diagrama de Causa – Efecto, encuentra las

causas que podrían producir un retraso en tu proyecto


Hay retrasos en el proyecto

Calidad y Compras

COMPRAS


COMPRAS

Calidad y Compras

4.4.- El Plan de Compras


Calidad y Compras

Introducción a las Compras

Comprar = Obtener algo a cambio de dinero


Calidad y Compras

Introducción a las Compras

� Compra “táctica”� Compra centrada en el precio� Confección de los Pedidos � Reactivo. Responde a las

� Suministro estratégico� Focalizado en la mejora de

resultados (servicio).

PURCHASINGPURCHASING PROCUREMENTPROCUREMENT


� Reactivo. Responde a las solicitudes del Negocio� Perfil más administrativo� Función marginal en la empresa

resultados (servicio).� Gestionan la Relación con el

Proveedor (SRM).� Proactividad. Iniciativas I&D&i� Perfil de gestión de negocio � Función Estratégica Clave

Calidad y Compras

Las Compras en el Proyecto

• ¿Qué?• Especificaciones y Requisitos del Proyecto

• Revisión del Alcance/WBS e hipótesis

• Análisis Make or Buy

• ¿Quién?


• ¿Quién?• ¿Personal interno?

• ¿Paquete de Trabajo externo?

• ¿Cómo?• Proceso de Adquisición

• ¿Cuándo?• Plan de Aprovisionamiento

Calidad y Compras

4.4.1. Análisis “Make” or “Buy”

� ¿Tecnología disponible?� ¿Personal preparado o disponible?� ¿Coste asumible, tiempo suficiente?

ADQUIRIRHACER

WBS


Comprar Alquilar

ADQUIRIRHACER

Plan RR.HH Plan de Compras

Calidad y Compras

• ¿Sabes comprar?• ¿Seguro?

• Licitación competitiva

• Responsabilidad civil

• Términos de pagos

Homologación de proveedores

4.4.2. Responsabilidades del proceso de Compras


• Homologación de proveedores

• Regalos y conflictos de interés

• etc…

• Decisión del proyecto:� Compramos nosotros directamente.

� Pasamos las necesidades al Departamento de Compras.

� Incorporamos a Compras en el proyecto.

Calidad y Compras


¡El Project Manager es el máximo responsable de garantizarla Política de Compras de la Compañía, bien compre éldirectamente, su equipo o la empresa de su primo!

Calidad y Compras

• Estar involucrado durante las negociaciones, nosólo durante el desarrollo del Alcance• Asegurarse que incluye los requerimientospropios de la gestión• Identificar los riesgos e incorporar las cláusulasde mitigación correspondientes en el contrato

El rol del Project Manager en las Compras


de mitigación correspondientes en el contrato• Proteger la relación con el cliente

46

Calidad y Compras

• El Project Manager debe adecuar el todo el proceso de Compras del proyecto a

a partir de la Política de Compras de la compañía, y siguiendo el ciclo de Vida del

proyecto:

• Pasos a realizar en Planificación:a) Elementos a Adquirir (Make or Buy)

b) Especificaciones de los elementos a adquirir (SOW)

c) Criterios de Selección de Proveedores

4.4.4. El proceso de Compras


c) Criterios de Selección de Proveedores

d) Documentos/Metodología de Compra

• Pasos a realizar en la Ejecución:

1. Solicitud de Ofertas

2. Evaluación de las Ofertas

3. Adjudicación de Proveedores

4. Negociación del Contrato

Calidad y Compras

•Proceso de Aprovisionamiento

•Recoger información

necesidades externas

•Tomar decisión “hacer o

comprar”

•Preparar Plan de

Aprovisionamiento

•Elaboración SOW

(documentación base):– Descripción Producto

– Requerimientos

•Preparación RFP

•Búsqueda Proveedores:

- Publicidad

- Bidding

- eSupply (tender)

•Gestión Ofertas

DEFINICION PLANIFICACION EJECUCION


Aprovisionamiento

Externo:

– Tipo de Contratos

– Como obtener Ofertas

– Responsabilidades en el

Equipo de Proyecto

– Estandarización de

Procesos y Documentos

•Preparación RFP

(documentación concurso

proveedores):

– Especificaciones

– Peticiones Ofertas

– Precios

•Determinar criterios de

selección proveedores

- ¿precio?¿servicio?,...

- Modelos Selección

•Gestión Ofertas- Clarificación dudas

- Admisión de Ofertas

- Distribución a decisores

•Selección Proveedores- Modelos Selección

•Contrato

- Negociación

- Firma

Calidad y Compras

•Ejemplo Plan de Compras


Calidad y Compras

4.5.- El Proceso de Compras


Calidad y Compras

Caso Práctico

• Proyecto Mobile Sales.En la WBS detectamos dos paquetes de trabajo a adquirir:

� Compra Hardware vendedores (500 tablets)� Formación vendedores : (8h formación App. Mobile Sales)


Calidad y Compras

• RFI: Búsqueda inicial de proveedores (Long List)• PreSelección: Selección de los proveedores cualificados (Short List)• Bidder Conference : Clarificar dudas y comprensión global de la oferta• RFQ: Solicitud de cotización a los proveedores.

Solicitud de ofertas


Decisión de responder a

la propuesta

Formar un

equipo

Evaluar las

necesidades del

cliente

Create a response

Attend the bidder

conferenceSellers actions

52

Calidad y Compras

Licitación Competitiva

Toda compra debe someterse a unproceso de licitación competitivocon el objetivo de obtener el coste y elservicio más eficiente para lacompañía.

Un proceso competitivo implica que se


Un proceso competitivo implica que sesolicitan diferentes ofertas a unnúmero suficiente de proveedores(habitualmente se exige nº>3).

La Política de Compras general de lacompañía marcará los límites a partirde los cuales desarrollar dichalicitación competitiva.

Calidad y Compras

Evaluación de Ofertas

COMERCIAL TECNICACONTRACTUAL

OFERTA


COMERCIALAtractiva

Completa y clara

Bien presentada

Adaptada al Cliente

Competitiva

Solución correcta

Solución concreta

Viable

Especificaciones

CONTRACTUALMarco de referencia

Compromisos

Formas de Pago

Tribunales

Responsabilidades

SOLUCIÓN POLÍTICA

Calidad y Compras

Modelos de Selección

Después de recibir las propuestas dela lista corta, se analizan mediante unconjunto de criterios de evaluaciónpredeterminados.

Por ejemplo:� Especificaciones


� Especificaciones� Condiciones de Precio� Condiciones de Servicio� Calidad y Seguridad� Capacidades Técnicas� Capacidades de I+D+i� Aprovisionamiento Responsable� Estabilidad Financiera

Calidad y Compras

• Recibir y revisar las propuestas de los proveedores seleccionados• Los criterios de selección deben ser medibles, basados en una evaluación cuantitativa:

•Sistema de ponderación de acuerdo con las prioridades•Estimaciones objetivas•Sistema de corte que elimine aquellas propuestas que no se ajustan a los requerimientos

Adjudicación del Proveedor

Ejecución


requerimientos•Relación histórica entre el comprador y el vendedor

• Objetivos de la negociación• Obtener un precio justo y razonable• Desarrollar una relación leal y duradera con el proveedor (win-win situation). En una situación desfavorable, el vendedor estará más pendiente de lo que ha perdido en las negociaciones

56

Calidad y Compras

• Es un acuerdo formal entre dos partes

• Es de obligado cumplimiento

• Disminuir el riesgo de un proyecto, que se transfiere a una tercera parte

•Capacidad legal de las partes

•Propósito legal

•Entregables y requerimientos

•Criterios de aceptación

Negociación del Contrato

CLÁUSULAS

Ejecución


•Criterios de aceptación

•Fecha de entrega e hitos

•Lugar de entrega

•Roles y responsabilidades

•PRECIO

•Condiciones de pago

•Incentivos y sanciones

•Seguros

•Aprobación de subcontratas

•Resolución del contrato

•Arbitraje

Específicas del

proyecto

Cláusulas

legales

Calidad y Compras

Ejemplo real de Proyecto

con incorporación del departamento de Compras

para Plan de Licitación


para Plan de Licitación

Calidad y Compras

Ejemplo Licitación Proyecto “X”

1- Preparación Inicial:

�¿Qué Cotizar?Definir los Requisitos clave con el negocio y Stakeholders.

�¿Cómo?


�¿Cómo?Redactar Pliego con condiciones

�¿Dónde?Sistema eProcurement (Ariba)

�¿A Quién invitar?Búsqueda inicial proveedores Long List Supplier

�¿Cuándo?Definir calendario

Calidad y Compras


2- Pre-selección Proveedores (RFI):


Calidad y Compras


3- Ronda Visitas Proveedores

(Bidder Conference)


Calidad y Compras


4- Evaluación de Ofertas:


Calidad y Compras


5- Resumen RFQ:


Calidad y Compras

• Subcontratación de Productos y Servicios


Calidad y Compras

a) Eliminación de las grandes inversiones necesarias para adoptar nuevas tecnologías que además son rápidamente cambiantes.

b) Disminución de cargas financieras y estados contables.c) Facilidad de cambio tecnológico.d) Estabilidad del presupuesto de la compañía.

• Beneficios Subcontratación


e) Transformación de costos fijos en costes variables.f) Adelgazamiento de las plantillas y RRHH de la compañía.g) Reducción de complejidad administrativa.h) Especialización. La Empresa se dedica a su negocio principal

y no a procesos/servicios/tecnologías auxiliares que requiere para su negocio.

Calidad y Compras

a) Pérdida de Control sobre los Recursos: Personas y Tecnologíab) Costes más altos de los inicialmente previstosc) Dificultades de la marcha atrásd) Dependencia de Proveedores específicose) Fugas de Información confidencial y estratégicaf) Violación del Contrato por parte del Proveedor.

• Riesgos Subcontratación


f) Violación del Contrato por parte del Proveedor.

Estos Riesgos obligan a realizar nuevas tareas en el proyecto:� Control de los recursos tecnológicos cedidos� Estricto seguimiento y control (Entregables, Plazos y Costes).� Disponer de un Plan de Transferencia y Recuperación� Análisis de otros Proveedores como alternativa.

Project Plan overview

1- Alcance 2- Plazos 3- Coste

5- Equipo

• Alcance de Proyecto: WBS• Alcance de Producto: resultados, entregables, requerimientos

• Identificación de fases• Plan de Hitos• Cronograma general (diagrama Gantt)• Camino Crítico

Coste Proyecto Reserva de Contingencia

Línea Base de CostesMargen de Gestión

Presupuesto del Proyecto

• Gastos

• Plan de tesorería y • Organigrama del equipo

4- Calidad

• Identificación de normas y


Mi Proyecto

6- Comunicaciones

• Plan de tesorería y Financiación

• Organigrama del equipo• Roles y responsabilidades:• Estimación de recursos• Plan de utilización de recursos (histograma temporal)• Plan de Formación

• Plan de Comunicaciones: qué se comunica, a quién, de qué manera, cuándo, con qué frecuencia

9- Integración

• Sistema de Gestión de Cambios• Planes de Transición y de Transferencia

7- Riesgos

• Risk Breakdown Structure• Identificación de riesgos• Análisis cualitativo• Análisis cuantitativo

• Identificación de normas y standards de Calidad• Control de Calidad: Plan de Pruebas y Ensayos. Métricas• Aseguramiento de la Calidad: Mejora de procesos

8- Compras

• Plan de Compras: qué se contrata, cuándo y cómo

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