LOS PAPELES DE TRABAJO Durante el transcurso de la Auditora, el Auditor obtendr una serie de datos que le permitirn emitir su opinin sobre los estados financieros tomados en conjunto.Estos datos obtenidos en cada una de las fases del trabajo, no pueden ser almacenados solamente en la memoria del Auditor, sino que deben ser consignados por algn medio que permita su consulta en forma rpida y eficiente, y que sirvan en forma posterior para cualquier persona interesada en constatar la forma en que se lleg a la opinin sobre los estados financieros.Por esta razn el Auditor elabora u obtiene una serie de cdulas y documentos en los cuales se deja el rastro de las condiciones encontradas, las tcnicas y procedimientos aplicados, su extensin y la oportunidad de aplicacin, as como los datos que le permitieron llegar a las conclusiones sobre cada rea de trabajo examinada y a la conclusin global sobre los estados financieros tomados en conjunto.Esta Unidad analizar todos las cdulas y documentos anteriormente citados que en el lenguaje tcnico se denominan "Papeles de Trabajo de la Auditora"CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de informacin financiera sujeto a examen, desglosados en su mnima unidad de anlisis, las tcnicas y procedimientos que el Auditor aplic, la extensin y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las tcnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las reas examinadas.Por lo tanto, los papeles de trabajo estn constituidos por: Programas de trabajo Planillas con anlisis y anotaciones obtenidas de la empresa. Las cartas de confirmacin enviadas por terceros. Manifestaciones obtenidas de la compaa Extractos de documentos y registros de la compaa. Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal. Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos hechos, que complementan la informacin de las planillas.Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que sean necesarios.Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a laevidenciacontenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los siguientes requisitos:

A. Suficiencia.Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.

B. Competencia.Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias examinadas.

C. Importancia.La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

D. Pertinencia.La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditora.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo le permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal dejar constancia de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones y de la informacin obtenida.Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Pblico que efecte la Auditora de estados financieros pueden ser relacionados as: Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo. Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente o del Revisor Fiscal. Constituir una fuente de informacin concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relacin con el examen o para efectos posteriores a la realizacin del mismo, como futuras Auditoras. Facilitar los medios para una revisin de los Supervisores, Jefes, organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realiz con calidad profesional. Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conduccin de su trabajo.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor.

Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base para la rendicin de informes.

Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.

Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems normatividad aplicable.

Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas revisiones.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo debern adecuarse a cada trabajo en particular, pero deben poseer las caractersticas que les permitan servir de suficiente soporte para demostrar que los estados financieros u otra informacin sobre los que el Auditor Independiente o Revisor Fiscal est emitiendo su opinin, concuerden con los registros contables de la compaa, o han sido conciliados con los mismos.

Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido planeado mediante el uso de planes y programas y el desempeo de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada. Tambin los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la compaa ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditora.

El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores requisitos podr tomar variadas formas incluyendo: anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales debern permitir la identificacin razonable del trabajo efectuado por el Auditor Independiente o Revisor Fiscal.

PLANEACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJOLa planeacin de los papeles de trabajo consiste en determinar con antelacin todos y cada una de las cdulas que se utilizarn en el desarrollo del trabajo.Con la planeacin de los papeles de trabajo, el Auditor inicia el examen en las oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya tiene preestablecidos todos los detalles de importancia y ejecuta los procedimientos sobre la base de las cdulas que elabor en sus propias oficinas.La planeacin se inicia con la determinacin de los ndices y las marcas de Auditora a usar, las Hojas de Trabajo en las cuales se consignan los datos tomados del los balances generales del perodo y del ao anterior. De acuerdo a la planeacin de las Hojas de Trabajo, se determinan las cdulas sumarias, las cuales son indexadas y llenadas en sus datos pertinentes. Las cdulas analticas se planean sobre la base de las cdulas sumarias y al igual que estas ltimas se indexan y se llenan de los datos necesarios.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

9.7.1 POR SU USODe acuerdo a la utilizacin que tengan los papeles de Auditora en el perodo examinado o en varios perodos de clasifican en Archivo de la Auditora y Archivo Continuo o Permanente de AuditoraArchivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin, normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal, actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin, debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin, funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento parala Integraciny Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas.

9.7.2 POR SU CONTENIDODe acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de Trabajo, Cdulas Sumarias y Cdulas Analticas

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo ala Guaparala Elaboracinde Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

HOJA DE TRABAJOSon hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y gua o ndice de las restantes cdulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aqu se inicia la tcnica del anlisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio ms pequeas. El mtodo usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de comprobacin, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrar muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados. Cada rubro de la Hoja de Trabajo estar representado por una Cdula Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o ms si as se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cdulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas examinadas.Las hojas de trabajo contendrn los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. Tambin se anotarn en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisin, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditora que son las referidas en el dictamen.El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describi la estructura de las cdulas de auditora. Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar representa el primer trmino de la ecuacin de auditora, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por tanto l debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinin, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la ejecucin del trabajo. La obtencin de evidencia corroborativa, constituye en s el trabajo de campo y es la labor ms dispendiosa de la auditora. Esta evidencia corroborativa se obtiene por medio de tcnicas y procedimientos de auditora, las cuales tienen el propsito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen. Dado que estas tcnicas y procedimientos de auditora solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonoma de determinar las tcnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicacin de las tcnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en una limitacin al alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en el prrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el prrafo de la opinin si el auditor por medio de otras tcnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente.En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar los cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 ao de examen", mediante el uso de tcnicas y procedimientos de auditora, que ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia primaria. A continuacin se obtiene la evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. segn auditora"Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:

1.Cdulas sumarias o de resumen

En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento, antes de concluir con la revisin (vasela Guaparala Elaboracinde Papeles de Trabajo).

2.Cdula Analtica

Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.

En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por las observaciones.

3.Cdulas Subanalticas

Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin.

4.Cdula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.5.Cdula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de Observaciones).FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su cometido:

a)Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinin.

b)De fcil lectura:para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla.

c)Completa:en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d)Relacionar claramente:los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.

e)Ser pertinente:por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA

Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1.Encabezado.El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los siguientes datos:

a)Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los papeles de trabajo.

b)Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y dela Direccina cargo de la auditora; y nombre del ente fiscalizado.

c)Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)

d)Tipo de cdula.e)Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido y del alcance de la prueba.

f)Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g)Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.

2.Cuerpo.El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por el auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes elementos:a)Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b)Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente fiscalizado.

c)Referencias.

d)Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e)Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f)Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el ente auditado.

g)Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de los hechos e irregularidades detectados.

h)Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras cdulas relacionadas o complementarias.

3.Pie o calce.El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan principalmente los siguientes datos:

a)Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.

b)Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para ello).

c)Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.d)Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORALas cdulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la practica comn se utilizan hojas multicolumnares manuales o electrnicas las cuales llevan la siguiente estructura formal: ndice de la Cdula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha, permite la localizacin rpida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse con lpiz de Auditora de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cdula. Si se trata de una cdula cuya informacin ocupa ms de una planilla, se indicar con una numeracin en cada una as: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrnicas como Excel, el ndice se ubicara en la parte inferior del libro, en la pestaa que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro. Encabezamiento: Donde va el nombre de la compaa auditada, rubro de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cdula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditora que es la misma de los estados financieros examinados. Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la elaboracin y supervisin de la cdula. Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditora y se consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente. Conclusin: Cada rea de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditora, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinin de la persona que efectu el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo. Significado de marcas: Al final de la Cdula a manera de convenciones, se coloca el significado de las marcas de Auditora utilizadas en el cuerpo del trabajo. Fuente de informacin: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.

REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA

A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa, algunas reglas o principios que servirn de gua general para su diseo y elaboracin.

1.Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.

2.Efectuar un diseo previo a su elaboracin.

3.Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a revisin.4.Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5.Anotar los datos en forma de columna.

6.Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.

7.Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.

8.Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.

9.Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los correctos se escribirn en la parte inmediata superior.

10.Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.

11.Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.

12.Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

ORDENAMIENTO Y ARCHIVOEl ordenamiento de los papeles de trabajo deber ser lgico y gil, con el objeto de que su localizacin resulte fcil para cualquier persona. Los papeles del expediente continuo de Auditora se ordenarn y archivarn por grupos o conceptos, atendiendo los datos o informacin que contenga. En este expediente se mantendrn los grupos que sean necesarios.Los papeles de trabajo "de la Auditora" tendrn un ordenamiento lgico siguiendo el del listado de los rubros en las hojas de trabajo. Si stos lo estn en el orden de presentacin de los estados financieros, ste ser tambin el orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el expediente, es decir, primero los que se refieran a cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del Capital y por ltimo, los referentes a resultados; pero si no es ese el orden en que estn listadas las cuentas en las hojas de trabajo, se prescindir del orden del balance para seguir o acatar precisamente el prefijado en las hojas de trabajo, pues de otro modo se dificultara la localizacin de las cdulas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico, que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa para facilitar su identificacin, localizacin y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se utilizan a manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podr vincular la informacin contenida en dos o ms cdulas.

Los ndices persiguen los siguientes propsitos:

Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo particular.

Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico a cada cdula se elimina el riesgo de que sta se elabore nuevamente.

Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.

Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas especficas las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisin.

NDICESDE AUDITORA

A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con carcter enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est incluido en este manual, se podr utilizar en el entendido de que su significado se explicar en el documento correspondiente:

Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los captulos de la clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de construccin, se pueden elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas analticas que muestren un contenido ms detallado (9).

NDICECONCEPTO AL QUE SE REFIERE(A.P.)ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100Sumaria de conclusiones.200Sumaria de ingresos.300Sumaria de costo de ventas.400Sumaria de gastos.500Activo.600Pasivo.700Capital contable.800Cuenta de orden.900Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.HTHoja de TrabajoBCBalanza de ComprobacinCPControl PresupuestalA continuacin se desglosan algunos de los ndices:

200Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

201.1Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran registrados en los libros autorizados.

201.2Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en cantidades globales, ya sea por da, por semana o por mes, en libros (registros econmicos) y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.

As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de ingresos dela Dependencia, Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena 200PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJOPROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDADLos papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern proceder los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados, se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores tamao carta.

Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o enla Direccinde Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.

Los papeles de trabajo son la fundamentacin de la opinin del Auditor en su dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una utilizacin que va ms all de la Auditora del perodo en que estos se realizaron, pues son origen de la informacin para futuras Auditoras, bien sea que las realice el mismo Contador Pblico u otro colega.Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditoras posteriores.Estos papeles de trabajo estn protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del Cdigo de tica profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco aos.

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