MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

POLITICA DE ACTIVOS FIJOSVERSION 1.0MARZO 2015

POLITICA DE: ACTIVOS FIJOS

CONTENIDOPAGINA

1OBJETIVO2

2ALCANCE2

3DEFINICIONES2

4RESPONSABILIDADES2

5POLITICAS3

6ANEXOS7

DISTRIBUCIN DE COPIAS:Gerentes GeneralesAdministracion Corporativo

ELABORADO POR:

Administracion CorporativoREVISADO POR:

ContraloriaAUTORIZADO POR:

Director General

1. OBJETIVO

Proporcionar a los empleados de Grupo Gowan, las normas que rigen la adquisicin de activos fijos, para facilitar su administracin y control, as como definir las responsabilidades de los empleados respecto de la administracin de los activos fijos a su cargo.2. ALCANCE

Esta poltica aplica para todos los empleados del Grupo Gowan, que por cuestiones de su trabajo tengan que solicitar la compra o tengan bajo su responsabilidad activos fijos para el desempeo de sus funciones.3. DEFINICIONES

Se consideran como activos fijos, todos los bienes tangibles propiedad de la empresa, que han sido adquiridos para el funcionamiento de la empresa y que son necesarios para generar ventas o son necesarios para la distribucin de nuestro productos. Se consideraran activo fijos aquellos bienes que superen el equivalente en pesos a los $1,000 USD.

4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del personal que tenga a su cargo o custodia un activo fijo propiedad de la empresa, el debido cumplimiento de la presente Poltica.

I. Utilizar los activos para los cuales se compraron, con cuidado y consideracin.

II. Utilizar los activos para uso oficial de la empresa y de manera adecuada.

III. Reportar inmediatamente el mal funcionamiento, robo o extravo de un activo al jefe inmediato y al Contador de la empresa.

5. POLITICAS

COMPRA DE ACTIVOS

Toda compra de activo fijo deber contar con la aprobacin por escrito del Director General de Mxico.Los activos por valor inferior al equivalente en pesos de los $1,000 dlares requieren autorizacin del Director General y/o Gerente General de cada empresa.Toda solicitud de autorizacin de compra de activo fijo (anexo 2), deber incluir por lo menos dos cotizaciones a excepcin de la compra de Equipo de Transporte que ya ha sido negociado por corporativo.No se realizar ningn desembolso para pago de activos sin formato de solicitud de autorizacin de compra de activo fijo debidamente autorizado y factura original.

Toda adicin, mejora, mantenimiento o reparacin de activo fijo debe estar autorizado por el Director General y/o Gerente General de cada empresa.

A) EQUIPO DE TRANSPORTE

El personal que por la naturaleza de sus funciones est autorizado para asignarle Equipo de Transporte por parte de la empresa es el siguiente:

GRUPO GOWAN

Lmite para la compra de vehculos

Puesto Lmite de precios

Director$450,000.00

Gerente Nivel 1$350,000.00

Gerente Nivel 2$250,000.00

Representantes de Ventas/Zonas$250,000.00

Encargados de Desarrollo$250,000.00

Almacn/Oficinas$180,000.00

Nota: Los precios sern revisados de forma anual con los concesionarios. Los montos mximos incluyendo IVA para la compra de Equipo de Transporte dependern del nivel de puesto. Este importe se ajustar previa revisin con Director General de Mxico y en funcin de los incrementos de precio de los bienes mencionados.Los modelos autorizados para compra en las empresas Jco Fertilizer, Cortez Transfert, Dune Company Mexicali y Gowan Semillas, sern Ford, Toyota y Chevrolet. (Ver anexo 1).Los modelos autorizados para compra en la empresa Gowan Mexicana, ser adicionalmente a las mencionadas la marca Mitsubishi. (Ver anexo 1).Las unidades entraran en un plan de renovacin cada 3 aos y/o 250,000 kms.

Las unidades debern ser de color blanco, asientos de tela, aire acondicionado y No incluyen artculos de lujo.Por seguridad y costos en pick up grandes no est autorizado cabina doble. Todos los mantenimientos a los vehculos debern realizarse en la agencia correspondiente.Todo el equipo de transporte debe asegurarse inmediatamente al momento de la compra, por lo cual el encargado de realizar las compras de autos deber de gestionar que se cumpla con este requisito.

Es importante que la solicitud (Anexo 2) contenga lo siguiente para agilizar el proceso de compra: Llenar solicitud de compra de activo fijo y enviarla a las oficinas corporativas.

Nombre del solicitante. Puesto que desempea el solicitante.

Descripcin detallada del vehculo.

Deber contener justificacin que acredite la compra.

Especificar en donde se entregara la unidad y en qu estado se realizara la alta ante la autoridad. Nota: Los tiempos de respuestas de entrega de unidades pueden variar de acuerdo al inventario que se tenga con el concesionario hasta de 1 mes.

Se recomienda que todas las unidades se les realice su alta en Baja California ya que es ms gil el trmite por tener el corporativo en dicho estado. Para efectos de la venta de los vehculos el usuario del bien tendr derecho de preferencia para adquirir el vehculo una vez que se d la renovacin.

El valor de venta para los empleados, de los vehculos repuestos cada 3 aos conforme a la poltica establecida deber ser calculado: Valor en Libro azul X 60%Si el usuario del vehculo no tiene inters por adquirir la unidad al momento de su reposicin, tienen preferencia todos los colaboradores del rea, en caso de no existir interesados del rea, podrn participar en la compra de la unidad a reponer todos los colaboradores del Grupo Gowan.La Direccin de Finanzas y Contralora solo podr autorizar las bajas de activos fijos.

Cuando falten 6 meses para reponer la unidad, no se podr autorizar gastos correspondientes a mantenimiento de vehculos.As mismo todos los gastos e impuestos incurridos en la venta corren a cargo del comprador del equipo. NOTA: El vehculo solo podr ser utilizado durante exista sol. B) EQUIPO DE CMPUTOEn los casos de compra de equipo de cmputo y equipo perifrico (impresoras, escner, monitores, etc.), se deber solicitar al rea de sistemas, las especificaciones mnimas de operacin para el equipo requerido, tomando en cuenta el uso que se dar al equipo y buscando la mxima eficiencia.

No est permitida la compra de Ipads, tablets, etc. en ninguna circunstancia.

REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOLos activos fijos y su depreciacin se registraran contablemente, de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas de Informacin Financiera, leyes, reglamentos y dems cuerpos normativos.Los activos fijos deben controlarse en un auxiliar contable que indique # activo, localizacin, responsable, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada, depreciacin del ejercicio, valor neto.La documentacin original que ampare la propiedad de los bienes, ser resguardada y controlada por contabilidad general en archivo por separado. Todos los bienes del activo fijo debern poseer una placa identificadora que indique el cdigo asignado en el auxiliar de activo fijo, adems se debe llevar el control de la ubicacin de los bienes y el estado en que se encuentran. Se debe realizar un inventario fsico de activos por el rea de Contabilidad, por lo menos una vez al ao y estos deben ser cotejados y conciliados con los registros contables. Por lo que se refiere a los bienes que no sean localizados como resultado de la realizacin de los inventarios, se notificar a Contralora para que se determine la accin a seguir para la baja del activo.En caso de extravo o robo, el usuario responsable deber comunicar por escrito al rea de contabilidad general, la narracin de los hechos y enviar copia de la denuncia correspondiente ante las autoridades competentes, para proceder a la baja de los bienes.En el caso de vehculos siniestrados, cuando se determine la prdida total por la aseguradora; se proceder a la baja de estos, con el dictamen de prdida total emitido por la aseguradora, parte del trnsito (cuando proceda), copia del cheque emitido por la aseguradora y copia del depsito del cheque.En el caso de activos fijos vendidos, proceder a la baja de estos, comprobante de transferencia, factura emitida a cliente y pliza contable de la baja. (En el caso de vehculos se deber anexar copia de la baja ante la autoridad competente).Para el resto de los bienes muebles y el equipo de cmputo siniestrado, se proceder a generar un acta administrativa con la narracin de los hechos y aprobacin para su baja.ANEXO 1

Listado de vehculos

MarcaModeloImporte

FORDRANGER XL GASOLINA 4 PUERTAS$302,500.00

FORDPICK UP RANGER XL DIESEL 4 PUERTAS$349,900.00

FORDPICK UP RANGER XLT GASOLINA 4 PUERTAS$357,400.00

TOYOTATOYOTA HILUX VERSION CHASIS$239,500.00

TOYOTATOYOTA HILUX CABINA SENCILLA GASOLINA$259,700.00

TOYOTATOYOTA HILUX DOBLE CABINA GASOLINA VERSION BASE$290,000.00

TOYOTATOYOTA HILUX DOBLE CABINA GASOLINA VERSION EQUIPADA$302,000.00

TOYOTACOROLLA BASE AUTOMATICO$252,700.00

TOYOTACOROLLA LE$276,100.00

TOYOTARAV 4 LE$337,200.00

TOYOTARAV 4 XLE AWD$375,500.00

MITSUBISHIMITSUBISHI L200 GASOLINA 4X2 MODELO 2015$241,293.10

DODGERAM 1500 ST REGULAR CAB 3.6L 4X2 AT MOD. 2015$275,000.00

****Pendiente recibir listado de Concesionarios. ANEXO 2

GRUPO GOWAN DE MEXICO

Solicitud de autorizacin de compra de Activo Fijo

Fecha:

Departamento que solicitaTipo de activo solicitado:

Descripcin del bien:

Objetivo de la compra:

Valor del activo: $ -

Justificacin de la compra:

Lugar de entrega del Activo:

Responsable del activo:

Nuevo: Reemplazo:

SolicitanteVo. Bo.Autoriza

Nombre y PuestoGerente GeneralDirector General

Esta informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

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