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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................31. OBJETIVO GENERAL......................................................................................................32. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................................33. CÓMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA................44. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE

LOS ARCHIVOS .............................................................................................................54.1. Fondo. .............................................................................................................54.2. Sección............................................................................................................54.3. Serie .............................................................................................................64.4. Expediente.......................................................................................................74.5. Unidad documental (documento, pieza, tipo documental).............................7

5. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN........76. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN............................................8

6.1. PRIMERA ETAPA: ............................................................................................86.1.1. Identificación. ..................................................................................86.1.2. Jerarquización...................................................................................106.1.3. Codificación. ....................................................................................10

6.2. SEGUNDA ETAPA: ...........................................................................................126.2.1. Validación........................................................................................126.2.2. Formalización. ................................................................................126.2.3. Supervisión y asesoría. ...................................................................126.2.4. Capacitación. ..................................................................................12

7. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS)............................................................12

8. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES JUDICIALES COMUNES (EXPEDIENTES).........................................................................13

9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES.............................................................................................13

10. CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS FONDOS Y SUBFONDOS PARA ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN..................................................................................14

11. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO...........................................................................................1612. CÓMO ELABORAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS.......................................................16

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13. DISPOSICIONES GENERALES.........................................................................................1713.1. De aplicación: ...............................................................................................1713.2 De excepción: ................................................................................................1713.3. De responsabilidades: ..................................................................................1713.4. De estructura: ...............................................................................................17

14. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE................................................1815. ELEMENTOS COMUNES: ..............................................................................................20

15.1. Identificación.......................................................................................................2115.1.1. Área Administrativa.........................................................................................2115.1.2. Área de Procedencia del Archivo.....................................................................2115.1.3. Nombre del Responsable y Cargo....................................................................2115.1.4. Domicilio..........................................................................................................2115.1.5. Teléfono...........................................................................................................2215.1.6. Correo Electrónico...........................................................................................2215.2. Unidad Administrativa de Procedencia o Fondo.................................................2215.2.1. Sección Documental.........................................................................................2215.2.2. Serie Documental.............................................................................................2315.2.3. Fecha(s)............................................................................................................2315.2.4. Volumen...........................................................................................................2315.2.5. Ubicación Física................................................................................................23

16. ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE ACTUALIZACIÓN ...........................................................2416.1. Archivo de Trámite .............................................................................................2416.2. Transferencia Primaria........................................................................................2416.3. Bajas Documentales............................................................................................24

ANEXOS.

ANEXO 1. Cuadro General de Clasificación Archivística Funciones Sustantivas Comunes (subfondos/áreas).....................................25

ANEXO 2. Cuadro General de Clasificación Archivística Funciones Sustantivas Judiciales Comunes (Temas).....................................28

ANEXO 3. Cuadro General de Clasificación Archivística Judicial Funciones Judiciales Comunes (Asuntos)......................................................29

ANEXO 4. Formato del Cuadro General de Clasificación Archivística Funciones Sustantivas Comunes (Series Documentales)..............................30

ANEXO 5. Formato del Cuadro General de Clasificación Archivística ...........................33ANEXO 6. Formato del Catálogo de Disposición Documental.......................................34ANEXO 7. Formato de la Guía Simple de Archivo..........................................................35ANEXO 8. Formato de Ficha de Control para el Seguimiento Administrativo...............36ANEXO 9. Formato de Inventario General de Archivos en Trámite...............................37ANEXO 10. Formato de Inventario General de Archivos de Concentración e Históricos.38ANEXO 11. Formato de Inventario General de Baja........................................................39ANEXO 12. Formato de Inventario de Transferencia Primaria........................................40ANEXO 13. Formato de Inventario de Transferencia Secundaria....................................41ANEXO 14. Formato de Caratulas, Lomos y Portadas.....................................................42

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

INTRODUCCIÓN

El Cuadro de clasificación archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada área administrativa del Poder Judicial del Estado de Campeche.

La propuesta metodológica para el diseño del Cuadro general de clasificación archivística permite:

a) Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico que ocuparán para su conservación temporal o definitiva.

b) Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.

Los elementos para elaborar el cuadro de clasificación que ahora se presentan, se conciben como un mecanismo completo, homogéneo y único destinado a facilitar el control y el acceso a los documentos de archivo. La clasificación permite un nivel de comprensión y utilidad de los archivos como suma de los procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación y la creación integrada de criterios clasificatorios.

1. OBJETIVO GENERAL

Establecer, a partir de las prácticas y técnicas de la archivística y administración de documentos, las bases para el diseño del Cuadro general de clasificación archivística, así como definir las actividades y estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a los propósitos planteados en los Lineamientos.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Establecer los conceptos generales de la clasificación y organización de los archivos.b) Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro general de clasificación archivística,

estableciendo los criterios para su formulación.c) Determinar las actividades y enumerar los procesos a cumplir.

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3. CÓMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

El Cuadro general de clasificación documental responde a una triple necesidad:

1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de cada área administrativa.

2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental.

3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:

1. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada área administrativa.

2. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con un área de orden establecida para cada caso.

La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

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4. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

4.1. Fondo.

Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.

Los criterios de identificación:

a) Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurídica propia establecida por una disposición normativa precisa, fechada, publicada en los lineamientos que al respecto establezca la Comisión de Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche.

b) Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa.c) Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa.d) Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.e) Estructura interna oficialmente establecida.

Ejemplo:

Fondo Poder Judicial del Estado de Campeche

4.2. Sección

Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada área administrativa de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Los criterios de identificación son los siguientes:

a) Debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con respecto al organismo creador cuyo nivel es el fondo.

b) Debe corresponder a funciones establecidas en la Ley Orgánica o el Reglamento Interior General del Poder Judicial del Estado de Campeche, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.

c) Debe pertenecer a un sistema de archivos.d) Debe estar inserta en la organización y capaz de desarrollar las funciones delegadas.e) Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.f) Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen

correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones del área administrativa que lo origina.

g) Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.h) De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo

identificadas con funciones.

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Ejemplos:

Sección Dirección de Recursos HumanosSección Dirección de Recursos Materiales Sección Comunicación SocialSección Dirección de Programación de Sistemas

Variante:

Se puede encontrar que en el archivo de algún área que por una de sus funciones tenga una sección que integre fondos (no generados por ella), éstos se considerarán en el nivel de la estructura archivística como Secciones o series que forman parte del fondo de la dependencia o entidad, en este caso, en el Poder Judicial del Estado de Campeche, se ha definido que para estas variantes se establece para cada serie documental cual es el área administrativa que genera la fuente de la información.

4.3. Serie

Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

Los criterios de identificación de una serie son los siguientes:

a) Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento.

b) Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que forman una unidad como resultado de una misma acumulación.

c) Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma particular o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso.

d) Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a una institución.

Ejemplos:

Serie NóminasSerie LicitacionesSerie Expedientes Serie Proyectos

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4.4. Expediente

Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

Ejemplos:

Nóminas del mes de eneroNóminas del mes de diciembreLicitación Pública LP-2507/13-2014/DRM/PJEC

4.5. Unidad documental (documento, pieza, tipo documental)

Es la unidad archivística más pequeña e indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.

5. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

En la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística es requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo. Además, en su formulación se deben considerar:

a) Los instrumentos jurídicos, de organización y de normatividad de la dependencia o entidad.

b) Los esquemas de clasificación existentes.c) Los recursos con que se cuenta.

Con base en la estructura archivística del fondo, sección y serie como niveles básicos y sucesivos en la elaboración del Cuadro general de clasificación archivística la metodología se plantea a partir de un fondo específico y tendrá como principios: la delimitación, la unicidad, la estabilidad y la simplificación.

Delimitación: El objeto del cuadro es determinar la clasificación del fondo; es decir, de los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.

Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; así mismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.

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Simplificación: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos posibles, se establecerán divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas.

6. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

En la formulación del Cuadro general de clasificación archivística se realizan dos etapas:

6.1. PRIMERA ETAPA:

En ella se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.

6.1.1. Identificación:

Consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:

• Las atribuciones y funciones comunes de las áreas administrativas y jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de Campeche.

• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.

Así, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Campeche. Ley General del Archivo del Estado. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Campeche. Ley Federal del Trabajo. Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes, Municipios e Instituciones

Descentralizadas del Estado de Campeche. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Campeche. Ley de Pensiones Civiles del Estado de Campeche. Ley de Ingresos y Presupuestos de Egresos del Estado de Campeche. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Campeche. Reglamento Interior del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado de Campeche. Manuales de Organización y Procedimientos.

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Catálogos de actividades del Poder Judicial. Cuadros de clasificación vigentes en las dependencias o entidades.

Los instrumentos enlistados permitirán la detección e identificación de atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarán categorías de agrupamiento que integrarán el Cuadro de clasificación.

Cabe destacar que en el proceso de identificación de las funciones, son importantes los reglamentos internos vigentes de las dependencias o entidades.

Existen además leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o entidades; en estos casos, las atribuciones o disposiciones que deberán cumplirse llegan a tener una mayor estabilidad que los mismos reglamentos, por lo que es recomendable su análisis.

Los instrumentos de identificación restantes tendrán una función de cotejo y complementariedad, más que de creación de categorías de agrupamiento propiamente dichas.

El análisis de los instrumentos deberá tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones innecesarias de las categorías de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del conjunto de categorías documentales sustantivas y comunes.

El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismos de semejanza e integración entre categorías, teniendo en cuenta que existe un gran número de tareas comunes a todas las dependencias o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado para el manejo de las categorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de las que tienen gran similitud, no de tipo semántico, sino, incluso de contenido.

En el proceso de identificación debe tenerse atención especial de no incurrir en:

• Tener un listado enorme de categorías de agrupamiento repetidas, lo que sólo entorpecería su utilización en otras fases como la jerarquización y la codificación;

• Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersión de la información o, por el contrario, discriminar de manera errónea.

Es necesario que la identificación de categorías de agrupamiento se realice sobre una base sólida y de comparación tal que sólo los instrumentos que citamos darán ocasión de hacerlo.

Ejemplos:

Áreas AdministrativasÁreas JurisdiccionalesPrimer Distrito JudicialJuzgados Civiles

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6.1.2. Jerarquización.

Consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o "relación," el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.

Así, por ejemplo, en la administración pública el cuadro clasificador por objeto de gasto responde a este principio de jerarquización al establecer las categorías capítulo, concepto y partida para reporte del gasto público, mientras que conforme a los Lineamientos, el Cuadro general de clasificación archivística responde a la estructura fondo, sección y serie.

En la jerarquización, el modelo debe dar cabida en forma lógica a todas nuestras categorías de agrupamiento. Esto se hará a partir de la utilización de elementos que incorporen características generales de "aglutinamiento de la acción administrativa" (función-actividad-asunto) en torno a las cuales sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías documentales.

Ejemplos:

Recursos HumanosExpediente Nómina de pago de personalComunicación SocialBoletines y entrevistas para mediosActos y eventos oficialesRegistro de audiencias públicasRecursos Materiales y Obra PúblicaLicitacionesAdquisiciones

6.1.3. Codificación.

La utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.

A la codificación se le interpreta como la clasificación archivística en sí misma, y no como la imagen y representación de cifras o símbolos (códigos), de tal forma que éstos, por sí solos, no son la solución a los problemas de la clasificación. Incluso existen sistemas de clasificación que

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toman como base distintos códigos o símbolos (decimal, sectorial, numérico simple, etc.) y pierden de vista que en archivística, la asignación de un código se realiza hasta después de identificar y jerarquizar las categorías del agrupamiento documental.

Asignar un código permite sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación, y denotar la importancia del propio código para sostener y controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento.

La utilidad del código es una condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística que, al relacionarse con el orden y distribución que observan las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro, propicia su adecuada sistematización y ubicación que hace más claro el tipo de relaciones documentales e interconexiones que se establecen entre sí.

Resulta indispensable que la codificación sea una selección cuidadosa del tipo de claves o códigos a utilizar; es importante que el tipo de codificación seleccionado sea de fácil manejo, lógico, accesible y aplicable a las categorías de agrupamiento, así como su utilización para identificar los documentos.

La selección del tipo de codificación más apropiada dependerá, básicamente, de la forma en que aparecen las categorías de agrupamiento al final de las etapas de identificación y jerarquización.

Ejemplos de Funciones Sustantiva (Subfondos y Áreas):

NOMBRE Y CLAVEJuzgados Civiles [FC-JC]Juzgados Mercantiles [FC-JM]Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia [SC-PLENO]Secretaría General de Acuerdos [SC-SGA]Presidencia del Tribunal Superior de Justicia [SC-PRE]Módulo de Atención Ciudadana [SC-MAC]Oficialía de Partes Común [SC-OPC]Central de Actuarios [SC-CA]Archivo Judicial Primer Distrito [SC-AJU-I]Archivo Judicial Segundo Distrito [SC-AJU-II]Dirección de Evaluación y Seguimiento [SC-DIE]Dirección de Comunicación Social [SC-DCS]Dirección de Comunicación Social Segundo Distrito [SC-DCS-II]Dirección de Informática [SC-DIN]Módulo de Atención Judicial [SC-MAJ]Área de Informática del Segundo Distrito Judicial [SC-DIN-II]Dirección de Programación de Sistemas [SC-DPS]Centro de Justicia Alternativa Primer Distrito [SC-CJA]

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6.2. SEGUNDA ETAPA:

Consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro general de clasificación archivística:

6.2.1. Validación.

Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el Cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.

6.2.2. Formalización.

Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.

6.2.3. Supervisión y asesoría.

Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas.

6.2.4. Capacitación.

Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de operaciones y procedimientos del Cuadro general de clasificación archivística.

7. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS)

El Cuadro general de clasificación por funciones comunes es el resultado del trabajo del grupo de titulares y responsables para el desarrollo del mismo y coordinado por la Presidencia del Poder Judicial a través de la Oficialía Mayor, la Secretaría General de Acuerdos, la Dirección de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Dirección de Programación de Sistemas, según acuerdo del jueves 26 de septiembre de 2013 para su actualización y cumplimiento.

Las materias para los cuales se han definido las series documentales, son: Civiles, Mercantiles, Familiares, Penales, de Juicio Oral, Orales Familiares, Orales Mercantiles, Orales Penales, Narcomenudeo, Ejecución de Sanciones, Menor cuantía, Mixtos, Adolescentes, Instrucción y Sentencia, Administrativos, Electorales, Contencioso-Administrativo, Laboral/Trabajo y Constitucional y están relacionados con la vía en que son presentados, 20 series en total.

Adicionalmente a estas clasificaciones y criterios que se han establecido para nombrarlas, en el caso del Poder Judicial del Estado de Campeche en materia Jurisdiccional (Asuntos Judiciales), los Expedientes deberán ser entregados conforme lo establece el Código de Procedimientos

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Civiles y de Procedimientos Penales que así lo determinen, integrados todos ellos con sus cuadernos ya sea que se trate y serán denominados Temas:

Se integra por 16 secciones codificadas e identificadas con las letras “SJ” (de Sustantivas Judiciales), las cuales son seguidas de las letras “SDT” que corresponden al nombre de “Serie Documental Temas”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica.

Ejemplo

SJ-SDT01 CivilesSJ-SDT02 MercantilesSJ-SDT03 FamiliaresSJ-SDT04 PenalesSJ-SDT12 AdministrativosSJ-SDT15 Laboral/Trabajo

8. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES JUDICIALES COMUNES (ASUNTOS)

Los diferentes temas que aunado a la competencia jurisdiccional que a cada área le corresponde, ha identificado 24 diferentes estrategias de integración de documentos para cada instancia judicial, trátese de los juzgados de primera instancia, de las salas en segunda instancia o de la áreas administrativas. Para ello, se han identificado secciones codificadas e identificadas con las letras “FJ” (Funciones Judiciales), las cuales son seguidas de las letras “SDJ” que corresponden al nombre de “Serie Documental Judicial”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica.

Ejemplos:

FJ-SDJ01 TocasFJ-SDJ02 Expedientes

Se plantea que los niveles de sección y serie documental de la estructura archivística sea respetados tal como aparece en el presente Instructivo, para homologar la clasificación archivística del Poder Judicial del Estado.

9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SERIES DOCUMENTALES)

En este apartado, y de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Campeche, y en el Reglamento Interior General del Poder Judicial del Estado, se han identificado de acuerdo a sus facultades, atribuciones y responsabilidades, una serie de actos denominados funciones sustantivas, que para los efectos de la elaboración del este cuadro general de clasificación archivística, se han denominado como Series Documentales, el cual es uno de los requisitos finales y necesarios para la elaboración de estos instrumentos de control y

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consulta. Así tenemos, que se han identificado 97 Series Documentales, las cuales se han codificado e identificado con las letras “SD” que corresponden al nombre de “Serie Documental”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica.

10. CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS FONDOS Y SUBFONDOS PARA ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN

En este caso y para efectos de distinción de los archivos de trámite, concentración e históricos de cada área administrativa con respecto a los asuntos judiciales de los archivos de concentración de las sedes judiciales, el nombre del fondo se sigue denominando Poder Judicial del Estado de Campeche, en consecuencia, el cambio se actualiza en el subfondo, al cual le corresponde cada una de las sedes del Archivo Judicial en el Estado de Campeche.

Es de interés público regular el crecimiento de los archivos del Poder Judicial, por lo tanto, resulta necesario establecer criterios de depuración y destrucción de expedientes de menor valor, para conservar aquéllos con verdadero valor institucional, jurídico o histórico, que integren la memoria documental.

Para efectos de los presentes lineamientos, se consideran en el Poder Judicial:

I. Archivo de trámite: los expedientes concluidos que tengan hasta dos años, a partir de que se ordenó su archivo.

II. Archivo de concentración: aquellos expedientes concluidos que tengan más de dos años y menos de diez años respecto de la fecha que se ordenó su archivo,

III. Archivos Históricos: Los que tengan más de diez años, a partir de que se ordenó su archivo.

IV. La documentación de archivo de concentración e histórico deberá transferirse al área de archivo histórico.

Para regular el flujo de los expedientes en el Poder Judicial se deben considerar los siguientes criterios:

I. La documentación de archivo reciente será conservada en el archivo del órgano jurisdiccional en el que fue elaborada;

II. La documentación de archivo de trámite y concentración deberá transferirse a las áreas de concentración o histórica de cada entidad que compone el Poder Judicial, y quedarán a disposición del Archivo Judicial correspondiente.

Por la trascendencia de la información contenida en las resoluciones de los expedientes definitivamente concluidos o que han causado estado, todas las resoluciones y los expedientes originales deberán trasladarse directamente al archivo histórico de cada sede del Archivo Judicial que compone el Poder Judicial para su conservación permanente.

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Las distintas entidades del poder judicial podrán convenir la concentración histórica de sus documentos y expedientes en una sola unidad concentradora, previo convenio que firmen para tal efecto, pero deberán observar, en lo conducente, los presentes lineamientos.

Anualmente las distintas áreas que componen el poder judicial deberán transferir los documentos que componen el archivo de concentración, ya sea al área de concentración o histórica, acompañando los siguientes documentos:

I. Acta de transferencia;II. Relación de los expedientes que habrán de ser transferidos y en la que se precisarán los

datos que el área coordinadora de archivos señale para su plena identificación y control dentro del depósito documental.

III. El área coordinadora de archivo diseñará los formatos de transferencia respectivos, tomando en cuenta los registros del sistema de control estadístico establecido por el Poder Judicial, y los que sobre el particular expida el Pleno del Tribunal Superior de Justicia.

IV. Además se realizarán las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno respectivos

Para el caso de supresión documental el área coordinadora de archivos junto con el archivo histórico y el titular de la entidad deberán emitir el dictamen así como el catálogo de supresión documental y remitirán copia al Pleno para análisis y revisión en los siguientes términos:

I. Son susceptibles de depuración y destrucción aquellos expedientes que, teniendo más de seis meses de concluidos definitivamente, se ubiquen dentro de las siguientes hipótesis:

a. Las demandas que se hayan tenido por no interpuestas y no existan documentos originales exhibidos por las partes.

b. Los duplicados de los expedientes cuyas sentencias hayan causado estado; que no existan en ellos documentos originales;

c. De la anterior determinación podrán exceptuarse los asuntos que por su valor histórico deban conservarse, a juicio del área coordinadora de archivos en consulta con el archivo histórico.

II. Cuando los expedientes considerados como no interpuestos o sobreseídos, contengan documentos o pruebas originales exhibidas por las partes, o que existan documentos relacionados con el asunto y que se encuentren depositados en el Poder Judicial, una vez que los propios custodios provean lo conducente para la devolución respectiva, podrán ser susceptibles de depuración y destrucción.

Para proceder a la destrucción de los expedientes determinados en el parrafo anterior, deberá formularse previamente un acta y elaborarse la relación correspondiente, la cual contendrá los datos que el área coordinadora de archivo señale para la plena identificación del expediente destruido.

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Además se realizarán las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno respectivo, y se remitirá al área de archivo histórico una copia del acta referida.

Para facilitar la posterior depuración de los expedientes, todos los asuntos que se resuelvan a partir de la vigencia de los presentes lineamientos deberán contener, en el proveído por el que se ordene su archivo definitivo, la indicación de si dicho expediente es susceptible de depuración.

El acuerdo de archivo de los expedientes susceptibles de depuración deberá contener la prevención a las partes para acudir al poder judicial, dentro de un plazo de seis meses, a recoger los documentos originales exhibidos en el expediente, previniéndoles que, en caso de no hacerlo, dichos documentos podrán ser destruidos junto con el expediente.

En el caso de expedientes de orden Judicial el área coordinadora de archivos deberá emitir un sistema de resguardo de datos personales que garantice la integridad de los mismos dentro de la entidad pública, el cual podrá ser preferentemente informático.

11. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO

Es un esquema general de descripción de las series documentales de los archivos que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

Los nombrados responsables del archivo en cada área administrativa, elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable. El Poder Judicial proporcionará este instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos.

12. CÓMO ELABORAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

Para la elaboración de la Guía simple de archivos del Poder Judicial del Estado de Campeche y para dar cumplimiento a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos; se ha desarrollado el procedimiento para la elaboración y el llenado del documento, además, sirve para identificar los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como las fuentes que generan la información. Esto se logra con la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro de la información.

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13. DISPOSICIONES GENERALES

Las siguientes disposiciones, son de apoyo para explicar cada una de las fases en que se llevará el trámite de los documentos.

13.1. De aplicación: El orden de integración de los archivos será, en primer lugar, los archivos de trámite (etapa activa); después, los archivos de concentración (etapa semiactiva) y, por último, los históricos (etapa inactiva).

Los elementos de descripción determinados en este instructivo son básicos y obligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos adicionales que convengan a sus necesidades de control.

13.2. De excepción: En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. En los archivos previos a agosto de 2013, cuya estructura no esté establecida por serie, se aplicará el nivel inmediato superior.

13.3. De responsabilidades: El área coordinadora de archivos del Poder Judicial será la responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la dependencia o entidad para su divulgación a través del portal de transparencia.

13.4. De estructura: Se han establecido 32 elementos para la guía simple de archivo de un total de 104 áreas de información del Poder Judicial del Estado de Campeche, las cuales a su vez se han agrupado según las facultades, atribuciones y responsabilidades que les corresponda, por lo cual se tienen 36 elementos comunes entre sustantivas y funciones judiciales; se tienen también 108 series documentales que serán seleccionados según el tipo de archivo (trámite, concentración e histórico).

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14 .PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLENÚM ACTIVIDAD RESPONSABLE OPERACIÓN

1

Solicita información Coordinador de archivos

Establece calendario de recepción de información

1.1Notifica la las unidades productoras el calendario o procedimiento establecido para la recepción de la información

2.

Recopila datos generales del archivo de trámite por cada unidad administrativa

Unidad administrativa y responsable de

archivo de trámite

Registra nombre de la unidad administrativa; área de procedencia del archivo; nombre del responsable y cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo electrónico

3 Recopila información de las series documentales que custodia el archivo de trámite por cada área administrativa


archivo de trámite

Identifica las series documentales que integran su archivo

3.1

Recopila y registra información para cada serie documental de conformidad con la “Sección” a la cual pertenece según las funciones del responsable del archivo. Nombre de la serie, fechas extremas y su descripción.

4Procesa información específica de la serie: archivo de trámite (documentación activa)


archivo de trámite

Recopila el volumen de la serie registrado en el año anterior (13)

4.1 Recopila el volumen de la serie del año que se actualiza (14)

4.2 Recopila el volumen, si es el caso de acciones de transferencia primaria (15)

4.3 Recopila el volumen, si es el caso de acciones de baja documental (16)

4.4 Calcula y registra el volumen total (“13”+”14”-“15”-“16”) de cada serie

5. Integra la información


archivo de trámite

Integra información por serie de todos los archivos de trámite de cada unidad administrativa, coteja y remite al coordinador de archivos

6

Recopila datos generales del archivo de concentración por cada unidad administrativa

Unidad administrativa y responsable del

archivo de concentración

Registra: nombre de la unidad administrativa; área de procedencia del archivo; nombre del responsable y cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo electrónico

7 Recopila información de las series documentales que custodia el archivo de concentración por cada unidad administrativa

Unidad administrativa y responsable del


I d e n t i f i ca l a s se r i e s documentales que custodia

7.1

Recopila y registra información para cada serie documental de conformidad con la sección a la cual pertenece según las funciones del responsable del archivo. Nombre de la serie, fechas extremas y su descripción

8 Procesa el volumen de cada serie del archivo de concentración (documentación semiactiva)




8.1 Recopila el volumen de la serie del año que se actualiza (A)

8.2 Recopila el volumen, si es el caso de acciones de transferencia primaria (19)

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8.3 Recopila el volumen, si es el caso de acciones de baja documental (20)

8.4 Recopila el volumen, si es el caso de acciones de trasferencia secundaria (21)

8.5 Calcula y registra el volumen total (“18”+A+”19”-“20”-“21”) de cada serie

9. Integra la información



Integra información por serie de los archivos de concentración de cada unidad administrativa, coteja y remite al coordinador de archivos

10Recopila datos generales del archivo histórico

Unidad administrativa y responsable del archivo histórico

Registra: nombre de la unidad administrativa; área de procedencia del archivo; nombre del responsable y cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo electrónico

11 Procesa el volumen de cada serie del archivo histórico (documentación inactiva)

Unidad administrativa y Responsable del archivo histórico


11.1 Recopila el volumen, si es el caso de acciones de transferencia secundaria (24)

11.2 Consigna el volumen total (“23”+”24”) de la serie

12 Integra la información

Unidad administrativa y Responsable de archivo histórico

Integra información por serie de los archivos históricos de cada unidad administrativa, coteja y remite al coordinador de archivos

13 Compila información de cada unidad administrativa

Coordinador de archivos de la dependencia

Revisa información por serie de cada Unidad administrativa

13.1 En caso de que existan errores avisa a responsable según sea el caso

13.2 Compila información de cada unidad administrativa

14 Elabora el reporte final


Registra en el formato normalizado la información compilada anteriormente.

15 Difunde la Guía Simple


Remite la Guía simple para su publicación en Internet

15. ELEMENTOS COMUNES:

1. Área Administrativa 2. Área de procedencia del archivo 3. Nombre del responsable y cargo 4. Domicilio 5. Teléfono 6. Correo electrónico 7. Ubicación física 8. Área administrativa de procedencia 9. Sección 10. Serie 11. Fecha(s)

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15.1. IDENTIFICACIÓN

15.1.1 ÁREA ADMINISTRATIVA

Objetivo: Conocer la ubicación del archivo dentro del área administrativa. Regla: Consignar el nombre del área administrativa responsable del archivo. Observaciones: Se considera área administrativa a la que con tal carácter señala el

reglamento interior o equivalente del Poder Judicial del Estado de Campeche, o mediante acuerdo de la presidencia del Tribunal en uso de sus facultades y atribuciones que esta delegue.

Registrar, si es el caso, la estructura jerárquica inmediata superior del archivo.

15.1.2. ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO

Objetivo: Proporcionar el área de procedencia del archivo dentro del área administrativa

Regla: Registrar el nombre del área (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes) donde se localiza el archivo

Observación: Se aplica cuando exista más de un archivo en la unidad administrativa.

15.1.3 NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos de la dependencia o entidad el nombre y cargo del o los responsables del archivo.

Regla: Consignar el nombre(s) del servidor público designado(s) como responsable de la unidad de archivo.

Observaciones: El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran los documentos de archivo, toda vez que en un mismo espacio físico pueden localizarse archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos.

Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trámite, concentración e históricos en una misma unidad de depósito denominado Archivo Central, Archivo General, etc. Se consignará el nombre y cargo del titular jerárquico superior responsable. Para este caso, en las sedes del Primer Distrito Judicial y del Segundo Distrito Judicial, se tienen Archivos Judiciales de concentración e históricos en materia jurisdiccional.

15.1.4 DOMICILIO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad el lugar de trabajo del servidor público designado como responsable del archivo.

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Regla: Consignar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio, estado, país.

Observaciones: En algunos casos la dirección del lugar de trabajo del servidor público responsable del archivo no corresponderá al del depósito físico de los documentos.

15.1.5 TELÉFONO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia el teléfono del servidor público designado como responsable del archivo.

Regla: Consignar el número telefónico del archivo. Observaciones: Registrar, si es el caso: extensión, clave lada o indicaciones

establecidas en la dependencia para la comunicación vía telefónica.

15.1.6 CORREO ELECTRÓNICO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad la dirección electrónica oficial del servidor público designado como responsable del archivo.

Regla: Consignar la dirección electrónica oficial. Observaciones: En los casos que el responsable no cuente con una dirección

electrónica oficial individualizada, registrar la institucional del archivo.

15.2. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O FONDO

Objetivo: Identificar al productor o productores de las series documentales Regla: Consignar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y

acumulación de la series documentales. Observaciones: En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia

contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. El uso de este elemento de descripción dependerá de la estructura y jerarquía de la

organización del archivo.

El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran los documentos de archivo; puede ocurrir que en un mismo espacio físico se localicen archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos.

15.2.1 SECCIÓN DOCUMENTAL

Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la dependencia o entidad la sección documental a la que pertenecen la(s) serie(s) documental(es) descritas.

Regla: Consignar el nombre correspondiente a la estructura del archivo la sección documental correspondiente.

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Observaciones: En el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a septiembre de 2013 y que carecen de cuadro de clasificación se aceptará sustituir la sección documental por la unidad administrativa de procedencia.

De no existir una descripción en el nivel de sección documental en archivos previos a 2013, se indicará que el nivel de descripción es el inmediato anterior.

15.2.2. SERIE DOCUMENTAL

Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la dependencia o entidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).

Regla: Consignar todos y cada uno de la(s) serie(s) documental(es) que integran el acervo en custodia.

Observaciones: Toda vez que los Lineamientos establecen que la unidad de descripción es la serie documental, en el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a septiembre de 2013 y que carecen de cuadro de clasificación, se aceptará sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el área generadora (dirección de área, subdirección, departamento o equivalente).

De no existir una descripción a nivel de serie documental en archivos abiertos antes de 2013, se indicará cuál es el nivel existente de descripción (fondo o sección)

15.2.3. FECHA (S)

Objetivo: Identificar y consignar lo(s) año (s) extremos de producción o acumulación. Regla: Proporcionar y consignar para cada serie documental que se describe, según

los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas. Observaciones: En los casos de archivos históricos, las fechas extremas serán:

Aquellas en las que el productor acumuló los documentos Aquellas en las que la producción de los documentos, incluyen fechas de

documentación producida con anterioridad a su acumulación por actividad. Cuando se dificulte conocer las fechas extremas utilizar el o los siglos que cubre la

documentación custodiada

15.2.4. VOLUMEN

Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación y/o soporte.

Regla: Consignar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso.

Observaciones: Alternativamente si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales (opcional otro tipo de información).

15.2.5. UBICACIÓN FÍSICA

Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es). Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es)

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Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo, semiactivo e histórico) y de la ubicación física de la serie documental a describir, el responsable del archivo se encargará de asignar tanto etapa como ubicación física.

16. ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE ACTUALIZACIÓN

16.1. ARCHIVO DE TRÁMITE

Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación o soporte.

Regla: Consignar el volumen de la serie documental del año anterior al que se efectúa la actualización, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso.

Observaciones: Si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales (opcional otro tipo de información).

16.2. TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción primaria de disposición documental.

Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la serie documental descrita que se trasladó del archivo de trámite al archivo de concentración.

Observaciones: En algunos casos, la serie documental descrita con relación a su volumen registrado en la Guía simple 2007 fue transferida del archivo de trámite al archivo histórico; consignar de igual manera.

16.3. BAJAS DOCUMENTALES

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración y en su caso el destino final.

Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la serie documental descrita que se dictaminó para la baja documental o eliminación.

Observaciones: En algunos casos, para la serie documental descrita con relación a su volumen registrado en la Guía simple 2005 se realizó un proceso de dictaminación de baja documental total o parcial en el archivo de trámite; consignar el número de Acta de Baja documental emitida por el Archivo General de la Nación.

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ANEXO 1. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICAFUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SUBFONDOS/ÁREAS)

CLAVE SERIES DOCUMENTALES (SUBFONDOS/ÁREAS)SC-PLENO Pleno del H. Tribunal Superior de JusticiaSC-SGA Secretaría General de AcuerdosSC-PRE Presidencia del Tribunal Superior de JusticiaSC-MAC Módulo de Atención CiudadanaSC-OPC Oficialía de Partes ComúnSC-CA Central de ActuariosSC-GPC Grupo de Participación CiudadanaSC-CCA Centro de Capacitación y ActualizaciónSC-BIB BibliotecaSC-AJU-I Archivo Judicial Primer DistritoSC-AJU-II Archivo Judicial Segundo DistritoSC-DIE Dirección de Evaluación y SeguimientoSC-DCS Dirección de Comunicación SocialSC-DCS-II Dirección de Comunicación Social Segundo DistritoSC-DIN Dirección de InformáticaSC-MAJ Módulo de Atención JudicialSC-DIN-II Área de Informática del Segundo Distrito JudicialSC-DPS Dirección de Programación de SistemasSC-CJA Centro de Justicia Alternativa Primer DistritoSC-CJA-II Centro Regional de Justicia Alternativa Segundo DistritoSC-DAIP Dirección de Acceso a la Información Pública Protección de Datos Personales y Proyectos

EspecialesSC-CEF-I Centro de Encuentro Familiar Primer DistritoSC-CEF-II Centro de Encuentro Familiar Segundo DistritoSC-CISJUPE Consejo para la implementación del Sistema PenalSC-CCP-I Central de Consignaciones de Pensiones Alimentarias Primer DistritoSC-CCP-II Central de Consignaciones de Pensiones Alimentarias Segundo DistritoSC-OFM Oficialía MayorSC-DCO Dirección de ContabilidadSC-DRH Dirección de PersonalSC-DRM Dirección de Recursos MaterialesSC-DSG Dirección de Servicios GeneralesSC-OFM-II Dirección Administrativa del Segundo Distrito JudicialSC-DOM-II Departamento de PersonalSC-EJU Escuela JudicialSC-PSC Presidencia de la Sala CivilSC-MSC Magistratura de Sala Civil en Segunda InstanciaSC-PSP Presidencia de la Sala Penal en Segunda InstanciaSC-MSP Magistratura de Sala Penal en Segunda InstanciaSC-PSA Presidencia de la Sala Administrativa-Electoral en Segunda InstanciaSC-MSA Magistratura de Sala Administrativa-Electoral en Segunda InstanciaSC-SAP Servicios Administrativos de Personal de la Sala Administrativa-ElectoralSC-SUEA Sala Unitaria Especializada para AdolescentesSC-PSM Presidencia de la Sala Mixta en Segunda InstanciaSC-MSM Magistratura de Sala Mixta en Segunda InstanciaSC-MSN Magistratura Supernumeraria

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SC-SS Secretarías de Sala dependientes por materia civil, penal y administrativaSC-SSP Secretaría de la Sala PenalSC-SSA Secretaría de la Sala Administrativa-ElectoralSC-SSC Secretaría de la Sala CivilSC-SASUEA Secretaría de Acuerdos de la Sala Especializada para AdolescentesSC-SSM Secretaría de la Sala MixtaSC-J1P-I Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial

Habilitado para conocer NarcomenudeoSC-J1P-I Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito JudicialSC-J2P-I Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito JudicialSC-J3P-I Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito JudicialSC-J4P-I Juzgado Cuarto de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito JudicialSC-J1C-I Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito JudicialSC-J2C-I Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito JudicialSC-J3C-I Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito JudicialSC-JTMCF-I Juzgado Transitorio Mixto Civil-Familiar del Primer Distrito JudicialSC-J1I-I Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Primer Distrito JudicialSC-J2I-I Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Primer Distrito JudicialSC-J3I-I Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Mercantil y de Juicios Orales Mercantiles

del Primer Distrito JudicialSC-J1F-I Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito JudicialSC-J2F-I Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito JudicialSC-J3F-I Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito JudicialSC-J4F-I Juzgado Auxiliar y de Oralidad en Materia Familiar (CJM)SC-J1O-I Juzgado Primero en Materia de Oralidad Familiar Primer DistritoSC-J2O-I Juzgado Segundo en Materia de Oralidad Familiar Primer DistritoSC-JES-I Juzgado de Ejecución de Sanciones Primer DistritoSC-JTMP-I Juzgado Transitorio de Cuantía Menor Penal Primer DistritoSC-JPJ1E Presidencia del Juzgado Primero ElectoralSC-JIJ1E1 Instructor del Juzgado Primero ElectoralSC-JIJ1E2 Instructor del Juzgado Primero ElectoralSC-JPJ2E Presidencia del Juzgado Segundo ElectoralSC-JIJ2E1 Instructor del Juzgado Segundo ElectoralSC-JIJ2E2 Instructor del Juzgado Segundo ElectoralSC-JIA Juzgado de Instrucción para AdolescentesSC-JOSA Juzgado de Juicio Oral y Sentencia para AdolescentesSC-J1P-II Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo DistritoSC-J2P-II Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo DistritoSC-J3P-II Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo DistritoSC-J3P-II Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito habilitado

para conocer de NarcomenudeoSC-J1C-II Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Civil del Segundo Distrito JudicialSC-J2C-II Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Civil del Segundo Distrito JudicialSC-J1I-II Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Segundo DistritoSC-J2I-II Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Mercantil y de Juicios Orales Mercantiles

del Segundo DistritoSC-J1F-II Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Segundo DistritoSC-J2F-II Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Familiar del Segundo DistritoSC-J1O-II Juzgado Primero en materia de Oralidad Familiar del Segundo DistritoSC-J2O-II Juzgado Segundo en materia de Oralidad Familiar del Segundo DistritoSC-JES-II Juzgado de Ejecución de Sanciones Segundo DistritoSC-JMEC-II Juzgado de Cuantía Menor (CIVIL) de Primera Instancia Segundo Distrito

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SC-JMEP-II Juzgado de Cuantía Menor (PENAL) de Primera Instancia Segundo DistritoSC-JMEC-III Juzgado de Cuantía Menor de Primera Instancia Tercer DistritoSC-JMIC-III Juzgado Primero Mixto Civil/Familiar/Mercantil (Juicios Orales Mercantiles) Tercer

DistritoSC-J1O-III Juzgado Primero en materia de Oralidad Familiar Tercer DistritoSC-JMEP-III Juzgado Primero Mixto Civil/Familiar/Mercantil (De Oralidad Familiar y Mercantil)

Contenencia Penal en Menor Cuantía (Xpujil) Tercer DistritoSC-JMEC-IV Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Mercantiles) Cuarto DistritoSC-JMEP-IV Juzgado de Cuantía Menor y de Primera Instancia en Materia de Oralidad Familiar Cuarto

DistritoSC-JMIC-V Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto

DistritoSC-JMIF-V Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto

DistritoSC-JMIM-V Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto

DistritoSC-JMIO-V Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto

Distrito

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ANEXO 2. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICAFUNCIONES SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS)

CLAVE TEMASSJ-SDT01 CivilesSJ-SDT02 MercantilesSJ-SDT03 FamiliaresSJ-SDT04 PenalesSJ-SDT05 Juicio OralSJ-SDT06 Orales FamiliaresSJ-SDT07 Orales MercantilesSJ-SDT08 MixtosSJ-SDT09 AdolescentesSJ-SDT10 Instrucción y SentenciaSJ-SDT11 EjecuciónSJ-SDT12 AdministrativosSJ-SDT13 ElectoralesSJ-SDT14 Contencioso-AdministrativoSJ-SDT15 Laboral/TrabajoSJ-SDT16 Constitucional

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ANEXO 3. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA JUDICIALFUNCIONES JUDICIALES COMUNES (ASUNTOS)

CLAVE SERIE DOCUMENTALFJ-SDJ01 TocasFJ-SDJ02 ExpedientesFJ-SDJ03 ExpedientillosFJ-SDJ04 Cuadernos de PruebasFJ-SDJ05 Cuadernos de AmparosFJ-SDJ06 Cuadernos de ConstanciasFJ-SDJ07 IncidentesFJ-SDJ08 SeccionesFJ-SDJ09 TerceríasFJ-SDJ10 DespachosFJ-SDJ11 LegajosFJ-SDJ12 ExhortosFJ-SDJ13 Libro de GobiernoFJ-SDJ14 Libro de IniciosFJ-SDJ15 Listado de AmparosFJ-SDJ16 Control de Turnos para PonenciasFJ-SDJ17 Autos, decretos y diligenciasFJ-SDJ18 ExcusasFJ-SDJ19 RecusacionesFJ-SDJ20 SentenciasFJ-SDJ21 QuejasFJ-SDJ22 Recurso de RevisiónFJ-SDJ23 IncompetenciaFJ-SDJ24 Acumulaciones

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ANEXO 4. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICAFUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SERIES DOCUMENTALES)

CLAVE SERIE DOCUMENTALSD01 Acceso a la Información PúblicaSD02 Actas AcadémicasSD03 Actas AdministrativasSD04 Actividades de Capacitación y ActualizaciónSD05 Actividades de DifusiónSD06 Actividades Extra-AcadémicasSD07 AcuerdosSD08 AcusesSD09 Adquisición de Bienes y ServiciosSD10 AmparosSD11 ApelaciónSD12 Asignaciones del EjercicioSD13 Asuntos AdministrativosSD14 Asuntos del PlenoSD15 Audiencias Públicas y OralesSD16 BitácoraSD17 Conciliaciones BancariasSD18 Conflictos de orden civil y familiarSD19 ConsignacionesSD20 ContenciososSD21 Contienda de AcumulacionesSD22 Control de Pagos de CertificadosSD23 Control de Pagos ElectrónicosSD24 Control de Recursos FinancierosSD25 ConveniosSD26 CorrespondenciaSD27 Cuestiones FamiliaresSD28 Cursos, Seminarios, Talleres y ConferenciasSD29 Delitos de Orden ComúnSD30 DespachosSD31 Devolución de consignacionesSD32 Devolución de Expedientes y/o Tocas para el Archivo de ConcentraciónSD33 DictámenesSD34 Entrega de expediente a la invitadoraSD35 Especialidad en el Sistema de Justicia para AdolescentesSD36 EstadísticaSD37 Estados FinancierosSD38 Excusas y Recusaciones

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SD39 Exhortos, Requisitorias y DespachosSD40 ExpedientesSD41 Guardia, Custodia, Despachos, Registro y Distribución de BienesSD42 Impugnaciones y Declaración de Validez de EleccionesSD43 Informe Anual de LaboresSD44 InstalacionesSD45 InterdictosSD46 InventarioSD47 Jurisdicción VoluntariaSD48 Justicia para AdolescentesSD49 LicenciasSD50 LicitacionesSD51 Listines de Expedientes y/o Tocas con Número de ArchivosSD52 Maestría en Derecho JudicialSD53 Mantenimiento de Bienes Muebles e InmueblesSD54 Manual de OrganizaciónSD55 Manuales de SistemasSD56 Memorias TécnicasSD57 Modificación y Rectificación de ActasSD58 Movimiento afiliatorias, IMSS, altas, bajas, Modificación de salariosSD59 Movimientos de personalSD60 NóminaSD61 Oficio de Envío de Aclaraciones de Expedientes y/o TocasSD62 Oficio de Envío de Expedientes y/o Tocas a las áreasSD63 Ofrecimientos de Pago y ConsignaciónSD64 Pago de Bienes y ServiciosSD65 Parentesco, Alimentos y PaternidadSD66 PatrimonioSD67 PermisosSD68 Plan EstratégicoSD69 Plantilla de PersonalSD70 PólizasSD71 Presupuestación y ProgramaciónSD72 Procesos de oposición y/o cambios de adscripciónSD73 PromocionesSD74 Protección de Datos PersonalesSD75 ProyectosSD76 QuerellasSD77 Recepción de Expedientes y/o Tocas para el Archivo de ConcentraciónSD78 Recursos ElectoralesSD79 Recusaciones y ExcusasSD80 RedesSD81 Relativas al Derecho Familiar

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SD82 Relativas al Estado CivilSD83 Remisión Parcial de las PenasSD84 ResguardosSD85 Resguardos de ValoresSD86 RespaldosSD87 Seguimiento de EquiposSD88 Servicio Social y Prácticas ProfesionalesSD89 ServiciosSD90 Síntesis PeriodísticasSD91 SistemasSD92 Solicitud de Copias CertificadasSD93 Solicitud de Expedientes para ConsultaSD94 Solicitud de Petición de Expedientes y/o TocasSD95 Solución de conflictos por mediaciónSD96 Trámite de asuntos de su competenciaSD97 Trámites Secretaría de Educación Pública

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ANEXO 5.CLAVE DEL FORMATO: 01-FCSA-PJEC

NOMBRE DEL FORMATO: CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICAAPARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se

actualizan para cada área

FONDO/SUBFONDODATOS DEL RESPONSABLECONTEXTOLUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

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ANEXO 6.CLAVE DEL FORMATO: 02-CDD-PJEC

NOMBRE DEL FORMATO: CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTALAPARTADOS:



FONDO/SUBFONDODATOS DEL RESPONSABLECONTEXTOLUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVACATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTALAparte de los valores anteriores contiene los siguientes elementosVALOR DOCUMENTAL: (Administrativo, Legal, Contable o Fiscal, Histórico)PLAZO DE CONSERVACIÓN: Archivo de Trámite, Archivo de ConcentraciónCLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Pública, Reservada, ConfidencialDESTINO FINAL: Baja, Archivo HistóricoRESERVA DE INFORMACIÓN: Fundamento legal

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ANEXO 7.CLAVE DEL FORMATO: 03-GSA-PJEC

NOMBRE DEL FORMATO: GUIA SIMPLE DE ARCHIVOAPARTADOS:



FONDO/SUBFONDODATOS DEL RESPONSABLECONTEXTOLUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVARESPONSABLES

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ANEXO 8.CLAVE DEL FORMATO: 04-FCSA-PJEC

NOMBRE DEL FORMATO: FICHA DE CONTROL PARA EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVOAPARTADOS:



FONDO/SUBFONDODATOS DEL RESPONSABLE)CONTEXTOLUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

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ANEXO 9.CLAVE DEL FORMATO: 05-IGAT-PJEC

NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS EN TRÁMITEAPARTADOS:




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ANEXO 10.CLAVE DEL FORMATO: 06-IGACH-PJEC

NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOSAPARTADOS:




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ANEXO 11.CLAVE DEL FORMATO: 07-IGB

NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO GENERAL DE BAJAAPARTADOS:




Aparte de los datos identificativos contiene: No. de Gaveta, No. de Expediente, Serie, Nombre del Expediente, Descripción y Periodo. Contiene la sección de Disposición Documental, de Valor Documental, Plazos de Concentración, Clasificación de la Información, Destino Legal y Fundamento Legal.

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ANEXO 12.CLAVE DEL FORMATO: 08-ITP

NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIAAPARTADOS:




Estos formatos solo varían en que el de Transferencia Primaria contiene las fechas extremas y plazo de conservación en el archivo de concentración, al ser enviados al Archivo Judicial o archivo de Transferencia Secundaria solo se requiere la descripción, los elementos de conservación irán en la caratula de cada asunto, o en la caja que lo contiene.

41 de 42

ANEXO 13.CLAVE DEL FORMATO: 09-ITS

NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIAAPARTADOS:




Estos formatos solo varían en que el de Transferencia Primaria contiene las fechas extremas y plazo de conservación en el archivo de concentración, al ser enviados al Archivo Judicial o archivo de Transferencia Secundaria solo se requiere la descripción, los elementos de conservación irán en la caratula de cada asunto, o en la caja que lo contiene.

42 de 42

ANEXO 14.CLAVE DEL FORMATO: 10-CLP

NOMBRE DEL FORMATO: CARATULAS, LOMOS Y PORTADASAPARTADOS:




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