OyM2010Clase_Teorica16

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Unidad temática 14: Análisis y diseño de procesos y

procedimientos de trabajo

Facultad de Ciencias Económicas y de Administración Departamento de Ciencias de la Administración

Curso de

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

Año 2010

Javier Mari 27 de Mayo de 2010

CLASE NO 16

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Generalmente en las organizaciones las actividades suelen agruparse en base a suafinidad u homogeneidad entorno a las funciones sustantivas y de apoyo de laorganización.

Es asi como típicamente, a partir de las funciones de producción, comercialización,administración y finanzas, servicios y otras, surgen órganos con los mismosnombres (departamentalización funcional).

Producción Comercialización Adm. y Finanzas Servic ios

F U N C I O N E S

INTRODUCCIÓN



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Sin embargo, el negocio que desarrolla la organización implica la realización deactividades que pueden atravesar los distintos órganos y que toman la forma deflujo o PROCESO.

Producción Comercial ización Adm. y Finanzas Servicios

P

R

O C

E

S

O S

F U N C I O N E S

INTRODUCCIÓN

4

EJEMPLO: la venta de bienes por parte de una organización que los produce, implicala realización de actividades desarrolladas por distintos órganos que cruzan a laorganización en forma horizontal:

En el ejemplo anterior, observamos que si bien las organizaciones suelenorganizarse en base a funciones, en forma vertical y jerárquica, la ejecución del

negocio suele cruzar los distintos órganos a través de flujos horizantales o procesosde negocio

1. visitar y ofrecer el producto (órgano de Ventas)2. recepcionar el pedido de un cliente (órgano de Call center comercial)3. aprobar el pedido de compra a crédito (órgano de Créditos)4. verificar la existencia del producto solicitado (órgano de Depósito)5. en caso que el bien no exista en stock, fabricarlo (órgano de Fábrica)6. emitir la factura por la venta del bien (órgano de Administración y Finanzas)

7. despachar y entregar el bien (órgano de Logística)

INTRODUCCIÓN



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En la primer parte del curso aprendimos a leer a la organización (suorganigrama) en forma vertical. En la segunda parte del curso empezaremos amirar a la organización en forma horizontal, ya que nos preocuparán lasrelaciones horizontales entre los órganos.

FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricaciónCompras

Adm. y Fin.ComercialProducción

Gerencia General

Ventas

Interior MontevideoEnsamblado Envasado

Gerencia General

Departamento

Sección

Sector

Proceso Comercial

Proceso de Producción

Proceso de Desarrollo Nuevos Productos

Proceso de Abastecimiento

INTRODUCCIÓN

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Los procesos de negocio son el conjunto de actividades interrelacionadas entre si,

que con un propósito definido, transforman entradas en salidas valiosas para elcliente.

Proveedores Clientes

Entradas Entradas Salidas Salidas Transformaci Transformaci ó ó n n

Características de los procesos de negocio

• están compuestos por un conjunto de actividades que interactúan entresi, que son secuenciales, recurrentes y tienen un propósito definido;

• transforman un input proporcionado por un proveedor (que es quienactúa como disparador del proceso) en un output de valor para uncliente (interno o externo).

• la salida del proceso (output) debe ser más valiosa que la entrada alproceso (input), es decir que el proceso debe generar valor para uno omás clientes.

CONCEPTO Y CARACTERISTICAS



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• Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopcióndel enfoque basado en procesos.

• “Un resultado deseado se alcanza más eficientementecuando las actividades y los recursos relacionados segestionan como un proceso” (principio 4)

• “Identificar, entender y gestionar los procesos

interrelacionados como un sistema, contribuye a laeficacia y eficiencia de una organización en el logro desus objetivos” (principio 5)

BENEFICIOS

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Procesos centrales y procesosde apoyo

Los procesos centrales, también denominados procesoscríticos o sustantivos, son aquellos procesos quecontribuyen a alcanzar la misión de la organización, esdecir, hacen a la razón de ser de ésta. Es a través de susprocesos centrales que una organización alinea su misióny objetivos estratégicos con las actividades que se realizantodos los días para alcanzarla.

Los procesos de apoyo son aquellos que sustentan a

los procesos centrales y que permiten su desempeñoeficaz y eficiente.

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CLIENTES

Procesosde

APOYO

Procesos CENTRALES

D e s a r r

o l l a r p r o d u c t o s

C a

p t a r f o n d o s

C o l o c a r f o n d o s

S e r v i c i o

s c o m i s i o n a b l e s

A t e n c i ó n a l c l i e n t e

S e v i c

i o s p o s t - v e n t a

Administrar RRHH

Desarrollar y mantener sistemas

Administrar riesgos

Registrar contablemente las operaciones

Administrar activos y pasivos

Administrar compras y servicios

DIAGRAMA DE CADENA DE VALOR



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1. estar alineados a los objetivos y al plan estratégico de la

organización;

2. proveer valor (tanto al cliente como a la organización);

3. estar orientados hacia los clientes (es decir, satisfacer

tanto al cliente externo como al interno);

4. ser eficaces, eficientes, y flexibles para responder con

rapidez a los cambios cada vez más frecuentes en el

entorno;

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROCESOS

DE NEGOCIO

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1. Ser desarrollados en un adecuado ambiente de control

interno.

2. Alcance bien definido (es decir, deben estar bien

identificados el inicio y el fin del proceso).

6. proporcionar un feedback o respuesta que asegure que eloutput del proceso sea el deseado;

7. ser estándar (es decir, repetibles en muchas

oportunidades de la misma forma).

8. tener un responsable (“dueño del proceso”) por todo el

proceso desde su inicio hasta su fin.

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROCESOSDE NEGOCIO



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Actividad 1.1.1

Sub-proceso 1.1

Sub-proceso 1.n

Actividad 1.1.n

Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

Tarea 1.1.1.n

Proceso 1

Actividad 1.1.1

Sub-proceso 1.1

Sub-proceso 1.n

Actividad 1.1.n

Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

Tarea 1.1.1.n

Proceso 1Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

Procedimientosadministrativos

PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

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Por ejemplo, podemos identificar en una organización:

1. el procesoproceso de abastecimientos (nivel 1);

2. compuesto por 2 subprocesossubprocesos (nivel 2): compras y pago a proveedores;

3. Asimismo, el subproceso de compras está compuesto por distintas

actividadesactividades (nivel 3), siendo una de ellas la recepción de las materias

primas en el Depósito;

4. Esta actividad, a su vez, la podemos descomponer en las tareastareas (nivel 4)que la componen. Una de las tareas que integran la actividad derecepción de las materias primas en el Depósito es el control de lasmaterias primas recibidas con la orden de compra previamente emitida.

A nivel de tareas (nivel 4), las organizaciones definen susprocedimientos administrativos (son una sucesión cronológica y

secuencial de tareas).

PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS



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MAPA DE PROCESOS

El primer paso para comenzar a trabajar en la mejora de losprocesos de negocio, es tenerlos identificados en un mapa.

Un mapa de procesos es una visión gráfica que define la

organización como un sistema de procesos interrelacionados.El mapa de procesos impulsa a la organización a poseer una

visión más allá de sus límites geográficos y funcionales ybrinda la oportunidad de distinguir entre procesos centrales yde apoyo, constituyendo el primer paso para seleccionar losprocesos sobre los que actuar.

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