Cmo organizar un show de talentosCreado por Rosy Guerra

4 partes:Organizar el espectculoOrganizar las audicionesPublicitar el espectculoOrganizar el espectculoLos shows de talentos son una manera excelente de recaudar dinero y reunir a la comunidad. Si bien es cierto que los shows de talentos toman una cantidad considerable de tiempo y dedicacin, son unos eventos divertidos y satisfactorios que exhiben los dones y las habilidades de los participantes. Asimismo, brindan una oportunidad de interactuar con personas de diferentes reas, como las artes, la administracin pblica y los estudiantes.

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Parte 1 de 4: Organizar el espectculo

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Escoge el tipo de show de talentos que quieres. Decide si quieres una exhibicin o un espectculo para recaudar fondos. Decide el tipo de show que buscas hacer y si ser una competencia. Cuando lo hayas decidido, entonces puedes escoger el local y el personal apropiados.

Decide los premios para los ganadores si el espectculo es una competencia. Crea un primer, segundo y tercer puesto con sus premios respectivos. Considera tener un ganador por cada categora de las presentaciones en el show.

Establece unos criterios para juzgar. Establece unas categoras y un sistema de puntaje si habr jueces. Por ejemplo, 20 puntos por originalidad, 20 puntos por vestimenta, etc. Crea unas multas por exceder el lmite de tiempo para mantener justa la competencia.

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Establece un presupuesto. El presupuesto es el sustento del espectculo. Tendrs que organizar el espectculo en un local, publicitarlo y comprar algunos artculos. Determina el tamao del espectculo y cun grande tiene que ser el presupuesto para hacer que sea exitoso.

Encuentra unos patrocinadores para ayudar a recaudar dinero para organizar el espectculo y para brindar premios.

Las tarifas para postular al espectculo y las ventas de las entradas servirn de ayuda para recuperar los gastos iniciales.

Establece un lmite de gasto por cada categora del espectculo, como la publicidad y las tarifas del alquiler del local.

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Crea un comit organizacional. Ensambla un grupo de miembros de la comunidad, como padres, propietarios de negocios locales y profesores, y forma un comit. Este comit ayudar a planificar, promover y organizar el espectculo de talentos.[1]

Un comit organizacional no solo te ayudar a quitar la presin de ti, sino que tambin te apoyar en las emergencias.

Designa un tesorero para tener un registro del presupuesto y de los gastos.

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Escoge un local. Piensa en el tamao del espectculo. Debes poder acomodar el tamao de la audiencia. Un saln pequeo de reuniones ser el apropiado si el espectculo es pequeo y si los artistas requerirn de poca ayuda tcnica. Los salones ms grandes requieren de configuraciones tcnicas avanzadas, con sistemas de electroacstica.

Encuentra una escuela o un teatro local para organizar el evento. Comuncate con la persona encargada del programa si trabajas con un lugar que ya tiene el local.

Recuerda la audiencia. Tendrs que brindar unos asientos adecuados, aunque depender del local que escojas. Por ejemplo, tendrs la opcin de acondicionar filas de sillas o mesas desplegables para la audiencia si escoges un saln vaco.[2]

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Establece la fecha. Establece la fecha tan pronto como sea posible. Debes asegurarte de que el local est disponible y asegurarlo. Planifica la fecha alrededor de otros eventos principales que los participantes del espectculo puedan tener. Por ejemplo, tienes que planificar alrededor de las pruebas si el espectculo est lleno de estudiantes.

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Establece un personal de apoyo. Necesitars personas que no se presenten en el espectculo o juzguen para que te ayuden a organizar el espectculo. Necesitars un apoyo en el escenario y un administrador del escenario, unos operadores de sonido y luz y unos jueces (si es un espectculo competitivo). Recluta unas personas en la comunidad que quieran ayudar, pero que no quieran presentarse en el espectculo.[3]

Es importante pensar en todos los aspectos del espectculo. Necesitars personas para acondicionar el local, administrar el espectculo, asistir a la audiencia y limpiar.

Organiza un da de capacitacin tcnica. Algunas personas sin experiencia tcnica pueden desear ayudar con los aspectos tcnicos del espectculo. Organizar un da de capacitacin tcnica les ayudar a ganar experiencia y poder ayudar a administrar el show de talentos.

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Parte 2 de 4: Organizar las audiciones

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Crea una solicitud para los participantes. Las solicitudes conservan los registros de los participantes, adems de establecer unos parmetros y unos acuerdos legales. Esto te ayuda a organizar a los participantes segn las categoras del espectculo y conservar un registro de sus necesidades tcnicas. Indica lo que sea inaceptable para el espectculo. Por ejemplo, estipula en la solicitud que no se acepta desnudez o pirotcnicos si no quieres que eso aparezca en el espectculo.

Asegrate de que los participantes menores de 18 aos tengan las firmas de sus tutores legales para participar.

Crea una lista de las categoras de las presentaciones en el show de talentos para que los participantes puedan verificar si su presentacin se encuentra dentro de una de esas.

Cobra una tarifa por la solicitud para crear un premio mayor y para ayudar con los costos de organizar el espectculo.

Indica cundo se entregarn los premios.

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Publicita las audiciones. Crea volantes que indiquen la hora, la fecha y el lugar en que realizars las audiciones. Indica el rango de edades, el tipo de presentaciones para el show y los premios. Indica dnde se puede postular.

Coloca la tarifa de la solicitud si la hay.

Especifica si quieres que los participantes utilicen su vestuario para el escenario.

Brinda una informacin relevante para comunicarse en caso de que alguien tenga preguntas acerca de su acto o del espectculo.

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Encuentra un lugar para organizar las audiciones. Debers reservar un lugar en el que todas las personas puedan presentar su acto en alto volumen y con mucho espacio. Escoge una hora que convenga a los jueces y a los artistas. Por ejemplo, organiza las audiciones en la noche de la semana o en el fin de semana si los jueces trabajan durante el da o los artistas van a la escuela.

Un saln externo, un estudio de baile o un gimnasio son un buen lugar para organizar las audiciones.

No utilices la casa de alguien. No podrs organizar a una gran cantidad de personas que se presenta a las audiciones y llevars a casa a unos desconocidos. El propietario de la casa tendr que hacerse responsable si algo malo sucede.[4]

Asegrate de que los artistas tengan un espacio en el que puedan esperar y practicar antes de su audicin.

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Haz que los participantes se inscriban cuando lleguen. Ten una hoja para inscribirse. Esto te ayudar a conservar un registro de cuntas personas asisten a las audiciones y te permitir programar la hora de su audicin.

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Crea un programa. Este programa se basar en cuntas personas lleguen y se inscriban. Deja que los artistas sepan cundo ser su audicin de modo que puedan irse y regresar si es necesario.[5]

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Limita el tiempo de la audicin. Esto les da a todas las personas una cantidad igual de tiempo. Esto tambin mantendr el programa encaminado. Utiliza una luz o un sonido para hacer que los participantes sepan cundo es su turno.

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Parte 3 de 4: Publicitar el espectculo

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Publicita el espectculo. Tienes que pasar la voz de modo que puedas conseguir una audiencia! Hay muchas maneras de publicitar. Haz folletos publicitarios que hagan que las personas sepan la hora, la fecha y el lugar del espectculo. Asegrate de crear una lista del tipo de artistas que habr para crear una emocin.

Publicita con mucha anticipacin para el espectculo de modo que las personas puedan planificar su asistencia.

Recluta a las personas que sean excelentes en diseo grfico si conoces a personas as! Esto puede ser una manera econmica para crear unos volantes diseados profesionalmente.

Coloca los volantes en las universidades locales, los lugares de presentaciones artsticas y las cafeteras para atraer no solo a una audiencia, sino tambin a los artistas.[6]

Publicita en lugares en los que se pueda comprar las entradas si las venders. Asegrate de incluir la informacin de que se vender las entradas con anticipacin o en lnea si as ser.

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Utiliza el internet. Crea una pgina en Facebook, Twitter y Google+ para el espectculo. Enva recordatorios acerca de la fecha y la hora. Resalta los artistas para generar una conmocin.

Encuentra un miembro de la comunidad local que est dispuesto a construir una pgina web para el espectculo, que brinde los detalles del evento. Considera contratar a alguien para esto si tienes suficientes fondos.

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Crea una lnea telefnica para informes. Esta lnea se utilizar para responder las preguntas que puedan tener los artistas o la audiencia.

Haz que unos voluntarios respondan la lnea. Asegrate de establecer unas horas para la lnea telefnica de modo que los voluntarios no trabajen de ms.

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Pasa la voz. Dile a todas las personas que conozcas y alintales a hacer lo mismo. En cuanto ms emocin muestres, ms probable es que le cuenten a otras personas acerca del show de talentos. Esta es una de las mejores maneras y la ms efectiva de publicitar el show de talentos.

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Parte 4 de 4: Organizar el espectculo

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Haz que todas las personas lleguen temprano. Asegrate de que todas las personas lleguen al local una hora y una hora y media antes. De esa forma, tienes tiempo para lidiar con los problemas principales antes del espectculo.

Utiliza este tiempo para revisar las logsticas del espectculo con el comit y los voluntarios.

Asegrate de que todas las personas estn informadas de los cambios de ltimo minuto.

Crea una lnea telefnica de emergencia. Compra una nueva lnea o designa el telfono de alguien para las llamadas de emergencia. Mantn este nmero telefnico separado de la lnea para informes. Esta lnea ser para los artistas que llegan tarde o que no pueden asistir.

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Realiza una revisin del escenario. Ensambla un equipo tcnico para asegurarse del funcionamiento de las luces y del sonido. Verifica con el administrador de los bastidores de que los artistas hayan llegado y estn en los bastidores preparndose para su rutina.

Haz que el equipo tcnico revise las luces. Asegrate de tener unos focos de reemplazo en caso se malogre alguna luz.

Haz que el equipo tcnico revise el sonido. Ten cables de reemplazo y un equipo de respaldo en caso de que algo no funcione.

Asegrate de que los artistas tengan todo lo que necesitan para su acto, como sus instrumentos musicales, sus ordenadores porttiles o unas pantallas.

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Acondiciona una cabina para las entradas. Coloca una mesa pequea en la entrada principal del local. Coloca dos voluntarios en la cabina. Ellos recolectarn las entradas de las personas que compraron las suyas con anticipacin. Asimismo, ellos vendern las entradas.

Ten una caja con mucho dinero en efectivo. Asegrate de que el tesorero conserve un registro de cunto dinero hay en la caja antes y despus para verificarlo con la cantidad de entradas vendidas.

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Acondiciona unos puestos de comida. Decide qu tipo de comida quieres vender antes del show. Las meriendas preempaquetadas requieren de menos esfuerzo que vender comida caliente. Tendrs que limpiar y preparar ms si deseas servir comida caliente.

Cumple con las ordenanzas locales para evitar una multa. Es posible que necesites a alguien con una capacitacin de alimentos y seguridad para que se encargue de la comida. Asimismo, tendrs que cumplir con los requerimientos de seguridad contra incendios.

Lleva unos utensilios y unos platos descartables de modo que no tengas que lavar platos. Brinda un lugar para reciclarlos.

Lleva unos artculos de limpieza, como trapos y baldes para enjuagarlos. Utiliza leja en el agua de los baldes para mantenerlos limpios.

Ten una caja con dinero en efectivo para los puestos de comida.

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Comienza el espectculo. Haz que el maestro de ceremonias comience el espectculo y presente a los artistas. Tmate este tiempo para disfrutar de los artistas, pero preprate para encargarte de las preguntas o las situaciones que surjan.

Asegrate de tener un anunciador o un maestro de ceremonias para interactuar con la audiencia entre los actos. Esto mantendr interesada a la audiencia y le dar tiempo al apoyo del escenario para acondicionar el siguiente acto.

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Limpia. Asegrate de limpiar el local despus de que termine el espectculo. Rene al personal voluntario a medida en que todas las personas se retiren si lo tienes. Debes dejar el local en mejor condicin que cuando llegaste.

Designa equipos para limpiar ciertas reas. Esto har que la limpieza sea ms rpida y ms organizada.

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Consejos

S flexible. Es posible que los artistas o el apoyo del escenario no lleguen, lo que sucede cuando organizas un espectculo como este. Cambia el programa del show segn sea necesario. Ten respaldos para las posiciones claves, como un administrador de escenario o un maestro de ceremonias.

Haz sugerencias a los artistas acerca de las luces, los disfraces y los adornos para hacer que el espectculo se realice sin complicaciones.

Asegrate de escoger a personas con una gran experiencia si habr unos jueces. Debers contar con alguien que se especialice en grandes categoras, como el canto, la danza y la msica, pero tambin debers contar con un generalista que sepa acerca de algunos talentos, como el deporte. De esa forma, no solo habr opiniones de expertos, sino una opinin de alguien que solo sepa si le gusta lo que ve.

Distribuye a los artistas con actos similares durante el espectculo. Debers retener la atencin de la audiencia.

Haz una mezcla maestra digital o un disco compacto de los actos que utilizan msica pregrabada. Asegrate de hacer copias en caso de que algo suceda con el original.

Considera crear una poltica de cancelacin en caso de que haya un problema con el clima u otras condiciones. Ten programada una fecha reemplazo para organizar el espectculo en caso de que tengas que cancelar la fecha original.

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Advertencias

Asegrate de conocer las ordenanzas locales para servir comida. Se te puede multar por vender comida sin los permisos apropiados para alimentos y seguridad.

Presta atencin a las reglas del local. Debes evitar pagar unas tarifas por daos.

Presta atencin a todas las reglas de seguridad. No querrs que alguien se lastime durante una parte del espectculo.

Referencias

1. http://www.volunteerspot.com/ebooks/SchoolTalentShowsforFunandFundraising.pdf

2. http://www.sharefaith.com/guide/church-fundraising-events/talent-show-fundraising.html

3. http://www.volunteerspot.com/ebooks/SchoolTalentShowsforFunandFundraising.pdf

4. http://www.svnfilm.com/articles/directing-casting-locations/49-effective-auditions

5. http://www.svnfilm.com/articles/directing-casting-locations/49-effective-auditions

6. http://www.sharefaith.com/guide/church-fundraising-events/talent-show-fundraising.html