ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

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CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO

“...la reunión de documentos de archivo (...)deriva, en cierta manera automáticamente, de las actividades cotidianas de una administración pública o de un establecimiento religioso, de una empresa industrial o comercial, de una familia o de un particular”. Kecskemeti. “El archivo nace naturalmente, involuntariamente, por el hecho mismo de la existencia de una persona física o jurídica”. Lodolini. “ ...reflejo permanente de la acción, ya que la acción va acompañada por la producción de documentos”. Kecskemeti. “Por lo tanto, creación continua, orgánica, con fines prácticos...” Kecskemeti. “El archivo constituye por lo tanto un conjunto de documentos, indisolublemente unidos entre sí por un vínculo que es necesario, originario y determinado”. Lodolini.

“A” “B” “C”

“D” “E” “F”

TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

a) Fondo

b) Sección

c) Serie

d) Documento o Pieza documental

ORGANIGRAMA DEL SEGURO INTEGRAL DE SALUD

G E R E N C IA D E M E R C A D E O S O C IA L G E R E N C IA D E O P E R A C IO N E S G E R E N C IA D E F IN A N C IA M IE N TO

JE F A TU R A

UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Archivador de palanca Carpeta, folder o file. Caja

Volumen (encuadernado) Legajo Paquete

TIPO DOCUMENTAL

Es el carácter o atributo de un documento de archivo, que se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintos.

Tipos documentales son : la carta, la solicitud, la Resolución Rectoral, la factura, el acta, etc.

SERIE

Conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente son conservados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

Las funciones y actividades de cada dependencia darán origen a las series documentales.

EL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

ES EL CONJUNTO DE OPERACIONES Y TAREAS QUE SE APLICAN A LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE SUS EDADES Y QUE TIENE COMO OBJETIVO SU CONSERVACIÓN, SU ORGANIZACIÓN Y HACERLOS RÁPIDAMENTE ACCESIBLES, MANEJABLES Y ÚTILES EN SUS DIVERSOS FINES.

DENTRO DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO PODEMOS CONSIDERAR :

CLASIFICACIÓN

- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORDENACIÓN

- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

- SELECCIÓN DOCUMENTAL

BASE DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA CARÁCTER ORGÁNICO DEL ARCHIVO MANEJO ADECUADO DE LAS SERIES DOCUMENTALES

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

ESTABLECE QUE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR UNA INSTITUCIÓN U ORGANISMO NO DEBEN MEZCLARSE CON LOS DE OTROS.

SE FORMULA TAMBIÉN COMO “AQUEL SEGÚN EL CUAL CADA DOCUMENTO DEBE ESTAR SITUADO EN EL FONDO DOCUMENTAL DEL QUE PROCEDE, Y EN ESTE FONDO EN SU LUGAR DE ORIGEN”.

VENTAJAS DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

“El principio de procedencia proporciona al archivero una guía práctica y económica para organizar, describir y utilizar los documentos que están bajo su custodia” “El principio de procedencia sirve para revelar el carácter y significado de los documentos...El contenido de un documento individual sólo puede entenderse completamente en relación con otros documentos que se refieren a la misma actividad.”

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL SEGURO INTEGRAL DE SALUDORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL SEGURO INTEGRAL DE SALUD

JEFATURA

OFICINA DE AUDITORIA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

OFICINA DE INFORMÁTICA Y

ESTADÍSTICA

OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

OFICINA DE PLANTEAMIENTO Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANTEAMIENTO Y DESARROLLO

GERENCIA DE OPERACIONES

GERENCIA DE MERCADEO SOCIAL

UNIDADES DESCONCENTRADAS

CONSEJO CONSULTIVO

NECESIDAD DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Para la organización documental es necesario que exista un cuadro o esquema donde estén estructuradas las series documentales que conforman un fondo.

El cuadro de clasificación debe ser una sistematización, la relación de las clases entre sí y su ubicación en el contexto general.

Para elaborar el cuadro de clasificación se requiere un profundo conocimiento de la institución.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

DIRECCIÓN DE PERSONAL

-Correspondencia

- Clasificador de Cargos

-Contratos del Personal – Plazo Fijo

- Contratos del Personal – Por locación de servicios

-Relaciones oficiales del personal

- Fichas del Personal

- Legajos del Personal

-Planillas

- Movimiento de planillas

- Resúmenes de planillas

-Certificados de Remuneraciones y retenciones de quinta categoría

- Solicitudes de becas

- Inscripciones para el Seguro Médico Familiar

- Pólizas de seguros de vida - ley

FUNCIÓN “A”

Actividades Activida

des

Actividade

s

Actividades

TareasTareas Tareas

EJEMPLO:Una de las funciones de la Jefatura de Personal es LA ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS y para cumplirla, dicha unidad orgánica desarrolla actividades compuestas de varias tareas.

Como resultado de estos quehaceres se van generando las SERIES DOCUMENTALES.

JEFATURA DE PERSONAL (unidad orgánica)

Función a) Administración de sueldos y salarios.

Series Documentales que resultan del cumplimiento de esta función.

1. Planillas 2. Resúmenes de Planillas 3. Documentos para

planillas

Clasificar

Planillas

Resúmenes de Planillas

Documentos para planillas

Ordenar:

Elegir la secuencia en que irán ubicados los documentos que conforman una serie documental.

Ordenación numéricaSerie :Comprobantes de caja

Ordenación alfabética Serie :Legajos del personal

Ordenación cronológica Serie :Planillas

En la 2 a Edad de los Documentos

Documentos / Series Oficina de Personal

Clasificar Documentos / Series Oficina de Contabilidad

Documentos / Series Oficina de Planificación

Sin series documentales no podríamos hacer el tratamiento archivístico necesario para que los documentos sean accesibles y útiles. Para Carmen Duplá del Moral, “ Las series documentales son el elemento clave para la clasificación” y María Luisa Conde expresa que “ La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás”...

Sin series no existe CLASIFICACIÓN

1 a Edad - No conformación de series

- Constitución arbitraria o defectuosa de las series

2 a Edad - Trabajo excesivo o difícil de cumplir en el Archivo Central

- Disminución o extinción de la utilidad que puedan tener los

documentos

El Principio de Procedencia no quiere decir “ DE DONDE VIENEN O PROCEDEN LOS DOCUMENTOS”, sino a quién se considera el sujeto o ente productor de los documentos, archivísticamente hablando.

1.La forma de ordenación no da lugar al nombre de una serie

“Archivo correlativo” (numérico)

“Archivo alfabético”

“Archivo cronológico”

2. No existen series como “Documentos enviados” y “Documentos recibidos”

- En cualquiera de las dos maneras se trabaja con una variada tipología documental que pertenece a funciones diferentes dentro de una misma unidad orgánica.

- Enviar o recibir documentos es un paso dentro del procedimiento administrativo.

3. Los nombres de las unidades orgánicas no constituyen series.

Serie : “ Dirección de Planificación”

Serie : “ Dirección de Asesoría Legal”

Serie : “ Dirección de Administración”

Estas supuestas series están constituidas por documentos heterogéneos, producidos como consecuencia de funciones diferentes.

Ejemplo:La DIRECCIÓN DE ASESORIA LEGAL puede remitir a la DIRECCIÓN DE PERSONAL:

-Un contrato a plazo fijo

- Un contrato de locación de servicios.

- Un informe sobre la demanda realizada por un trabajador.

- Un testimonio de la escritura pública de otorgamiento de poder al Director de Personal.

- Una boleta de permiso mediante la cual un trabajador de la Dirección de Asesoría Legal solicita ausentarse temporalmente de su dependencia.

Todos estos documentos no pueden constituir una sola serie porque están relacionados a actividades distintas y tienen entre sí diferente valor.

Pero en la mayoría de las unidades orgánicas debe existir una serie denominada CORRESPONDENCIA.

Tipos documentales

Correspondencia Externa (organismo públicos / entidades privadas)

Interna (unidades orgánicas que conforman la institución)

Ordenamiento de la Correspondencia Externa – Organigrama del Estado Peruano

Ordenamiento de la Correspondencia Interna – Organigrama de la institución

CartasMemosOficiosInformes

4. Los nombres propios no denotan una serie

“HÉRCULES”“EL

RAYO”“PROSE

GUR”

SERVICES“EL RAYO” SERVICES

“HÉRCULES”

SERVICES

“PROSEGUR”

NOMBRE PROPIO SERIE

“Gallito Ciego” PROYECTOS

“Municipalidad de Lince” CONVENIOS

“ Cuenca del río Rímac” INVESTIGACIONES

5. La serie reúne los documentos producidos por un procedimiento administrativo.

Al momento de determinar la ubicación física de los documentos, los que forman parte de un procedimiento no irán junto a aquellos que son generados por otro distinto.

Citaciones Sesión de Directores

( serie) Sesión de Consejo de Facultad

Sesión de Consejo Universitario

Sesiones de

Consejo Universitario

(serie)

Citación

Agenda

Aviso de recibo de la citación

Lista de concurrentes

Documentación sustentatoria de los asuntos de la agenda

Acta de la sesión

Oficios y memorandums derivados de las decisiones acordadas.

6. La forma de transmisión no genera una serie.

FAX Serie

Por fax se transmiten diferentes tipos documentales:

- Convenios

- Cartas Relacionados con diferentes

actividades

- Informes

- Solicitudes