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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA

Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

FECHA DE LA AUDITORÍA

9/07/2019 No. DE LA

AUDITORIA 3

PROCESO AUDITADO

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Revisar y evaluar el cumplimiento de la normativa vigente, así como aplicabilidad del Estatuto, el manual de contratación y el manual de procesos y procedimientos; en busca de la mejora continua del proceso y el cumplimiento de los objetivos institucionales, el sistema de control interno y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

ALCANCE Proceso de gestión de la contratación aplicado a la muestra contractual de los procesos suscritos en lo corrido de la vigencia, en el periodo comprendido entre el 01-01-2019 y el 30-06- 2019

CRITERIOS Estatuto de contratación, Manual de contratación, Procesos y procedimientos, norma aplicable

AUDITOR AUDITADO(S)

LIZ BETH CUY MORALES Gerente, Subgerente y supervisores de Contratos

DESCRIPCIÓN GENERAL

En cumplimiento al programa anual de auditorías vigencia 2019, presentado por la oficina de control interno y aprobado por el Comité

Institucional de Control Interno, se dio inicio a la auditoria interna al proceso de Gestión de Contratación, el día 9 de julio de 2019, con reunión

de apertura en la cual se presentó el plan de auditoria, el alcance, el objeto y los términos de desarrollo de la misma;

Se indago por el Manual de procesos y procedimientos en lo que respecta al proceso de Gestión Contractual, evidenciando en el Manual de

Contratación los proceso y procedimientos en Resolución 068 de 2017, los cuales se encuentran pendientes de incluir en el Manual de

procesos y procedimientos institucional que fue adoptado en el año 2018, pese a las recomendaciones de la oficina de control interno. Por lo

anterior continua como observación de auditoría.

Se procedió a realizar la revisión documental por la auditora, haciendo uso de herramientas como la lista de chequeo; el Acuerdo No 06 de

15 de agosto de 2017 ”por medio del cual se expide el Estatuto Interno de Contratación del Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social

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del Estado”; la Resolución No 068 de 30 de agosto de 2017 “Por la cual se adopta el manual de contratación del Hospital Regional de

Moniquirá E.S.E”; La resolución 108 de diciembre 26 de 2016”por medio de la cual se adopta el manual se supervisión e interventoría para los

contratos celebrados por el Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social del Estado”; igualmente, los comités como entes asesores y de

apoyo al proceso de contratación de la Entidad; resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social “por medio

de la cual se fijan los lineamientos para las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad

contractual ”; la Ley 954 de 2000 y Estatuto Anticorrupción(en lo que aplica).

Respecto a comité de contratación reposan actas de reunión en la oficina de subgerencia desde el 25 de enero con un total de 8 actas hasta

el mes de agosto, pendientes algunas firmas; igualmente, el comité de compras con actas desde el día 04 de enero hasta el 2 de mayo un

total de 7 actas, lo que se observa en la carpeta a mes de septiembre.

Se evidencia la Resolución 108 de diciembre 22 de 2016, “por medio de la cual se adopta el manual de supervisión e interventoría para los

contratos celebrados por el Hospital regional de Moniquirá empresa social del estado”; observando que no ha sido socializado con los

funcionarios que ingresaron por concurso de carrera administrativa en la presente vigencia y que son delegados como supervisores; se

designa la supervisión por oficio; sin embargo, hacen falta controles cuando se presenta cambio de personal para la nueva asignación de la

supervisión.

Se revisó al Plan Anual de Adquisiciones, el cual fue aprobado en comité de compras el día 30 de enero de 2019 (Acta de comité No. 02),

publicado en la página del SECOP y la página web institucional el 31 de enero, de acuerdo a la norma. El manual de contratación establece

en su artículo 11, la evaluación trimestral del Plan de adquisidores y su actualización de acuerdo a la necesidad; actividad que no se ha

realizado de acuerdo a la revisión en la página del SECOP en el mes de marzo en lo transcurrido de la vigencia no se ha actualizado, pese a

las necesidades contractuales de la institución; por lo anterior se deja como observación de auditoria.

Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social “por medio de la cual se fijan los lineamientos para las

Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual”, establece en su Artículo 16:

Parágrafo: El estatuto y el manual de contratación deberán publicarse en la página web de la entidad…de acuerdo a esto, revisada la página

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web del hospital no se encuentran publicados. Se deja la observación en tanto que también se está faltando a Ley 1712 de 2014

así las cosas, se dispuso por parte de la profesional de control interno a elaborar la muestra contractual utilizando el siguiente método:

Muestreo Aleatorio Simple para estimar la proporción de una población

INGRESO DE PARÁMETROS

Tamaño de la Población (N)

157 TAMAÑO DE LA MUESTRA

Error Muestral (E) 8% Fórmula 29

Proporción de Éxito (P) 5%

Nivel de Confianza 95% Muestra Óptima 24

Nivel de Confianza (Z) (1) 1,960

Formula para poblaciones infinitas

Z= Valor de la distribución normal

estándar de acuerdo al nivel de confianza

E= Error de muestreo (precisión)

N= Tamaño de la Población

Formula para poblaciones finitas P= Proporción estimada

Q= 1-P

Fuente: Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011

Muestra para Poblaciones Infinitas

Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P


Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P

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MODALIDAD SUSCRITOS MUESTRA

Prestación de Servicios 107 20

Suministro 40 6

Comodato 6 1

Arrendamiento 2 1

Convenio Interadministrativo 1 1

TOTAL 156 29

Fuente: Auditora

El número de contrato 107 fue anulado; mejoro respecto a la auditoría anterior, sin embargo, se recomienda evitar este tipo de acciones en

razón a que al rendir los informes a los Entes de control se presentan diferencias en la numeración, especialmente plataforma de SIA

OBSERVA de la Contraloría General de Boyacá.

Se evidencio en los expedientes que se tiene lista de chequeo, la cual ayuda en la organización documental del expediente; sin embargo, aún

se detectan falencias en relación con:

No se diligencia en su totalidad.

Se evidencia en la hoja de control documental que no reposa el documento y aun así no se allega a la carpeta.

Se presentan sugerencias respecto a la lista de chequeo que se detectan en el momento de diligenciamiento así: que se elabore una lista

para cada modalidad contractual por cuanto los requisitos documentales no son los mismos y no es claro cuando aplica cada documento,

lo que genera que el control no sea eficiente; en la columna que se relaciona los “responsables de gestionar el documento” se debe

mencionar al área responsable en la Institución porque es quien se encarga de armar el expediente y se relaciona al “contratista”, pero es

quien allega el documento, igualmente, ocurre con los antecedentes disciplinarios, judiciales, penales, los cuales son responsabilidad de

verificación de la Institución de acuerdo a Ley Antitrámites; se relacionan actos administrativos, aun cuando en la institución se realiza por

oficio; contiene casillas que no se diligencian, se sugiere revisar si es que no son necesarias; falta incluir documentos (solicitud de CDP,

tarjeta profesional, certificado exámen ocupacional, certificación SARLAF...)

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Revisar los requisitos de cada modalidad y proceso contractual.

Continuando con el desarrollo de la auditoria y el plan de auditoria, se procedió a solicitar a la subgerencia las carpetas de los expedientes

contractuales donde se seleccionó aleatoriamente el número de contratos que arrojo la muestra contractual, los cuales se relacionan a

continuación:

RELACIÓN DE MUESTRA CONTRATOS REVISADOS AUDITORIA INTERNA No .3 DE 2019

No. TIPO DE

CONTRATO OBJETO CONTRATISTA VALOR ADICIÓN ADICIÓN ADICIÓN

DURACIÓN

PUBLICADO SECOP

FECHA DE SUSCRIPCIÓ

N

SUPERVISIÓN

ESTADO

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

2019-003

Contrato de Prestación de Servicios

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA GINECOLOGIA Y OBSTETRICIA DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

DELFINA SALOME VILLA LASCARRO 213,211,368

360

SI

01/01/2019

Dr Edwin Ulloa

EJECUCIÓN

SI

2019-016

Arrendamiento

EL ARRENDAMIENTO DE UN EQUIPO DE RADIOLOGIA CONVENCIONAL PARA EL AREA ASISTENCIAL RAYOS X DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E RX DIGITAL IPS S.A.S 6,120,000 3,060,000

87

SI

01/01/2019

Dr Jaime y Dr Edwin

LIQUIDADO

SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

2019-020


PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADOR PUBLICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

LUIS EDUARDO NIÑO LOPEZ 41,081,040

12 MESES

SI

01/01/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCIÓN

SI

2019-024


CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL PROCESO DE SALUD PUBLICA EN LOS PROGRAMAS DE DETECCION TEMPRANA Y PROTECCION ESPECIFICA DESARROLLADOS POR EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

MAYDELITH AMPARO CALVERA GARCIA 14,976,000

12 MESES

SI 01/01/2019 JEFE

IVONNE, JEFE YENNY

LIQUIDADO

SI

2019-026


PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR JURIDICO EXTERNO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

ELIZABETH PATIÑO ZEA 14,820,000

5 meses

SI

02/01/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCIÓN

SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

2019-027


PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA PEDIATRIA DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

NATACHA CHEA GONZALEZ 54,000,000

11 meses o 60 turnos

SI

02/01/2019

Dr Edwin Ulloa

LIQUIDADO

SI PROGRAMADO PARA 12 MESES

2019-031

Arrendamiento

ENTREGA EN COMODATO PARA EL APOYO TECNOLOGICO EL EQUIPO COBAS E411 CON DESTINO AL AREA DE LABORATORIO CLINICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABSERVING S.A.S 44,000,000

329

SI

03/01/2019 Dr Jaime Vargas

EJECUCIÓN SI

2019-034


PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO QUIMICO FARMACEUTICO PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E RAFAEL EDGARDO

BERMUDEZ BASTOS 46,078,323

357

SI

04/01/2019

Dr Edwin Ulloa

EJECUCIÓN

SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

2019-035


PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO LIDER DE CALIDAD PARA EL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

LUISA FERNANDA ARANGUREN BARON 14,331,200

5 meses

SI

04/01/2019

Dr Jaime Vargas

LIQUIDADO

SI

2019-048

Suministro

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MATERIAL MEDICO QUIRURGICO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACA COOSBOY 17,622,223

29

SI

10/01/2019

Dr Jaime Vargas

LIQUIDADO

SI

2019-052

Suministro

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MATERIAL MEDICO QUIRURGICO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. DISCOLMEDICA S.A.S. 4,888,569

SALDO POR EJECUTAR 169.479

1 Mes

SI

11/01/2019

Dr Jaime Vargas

LIQUIDADO

SI

Versión: 0.0

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

2019-058


CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO, ACTUALIZACION Y SOPORTE DEL SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO SINFA, INSTALADO EN LA ENTIDAD, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LA E.S.E.

SINFA SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO S.A.S 12,495,409

329

14/01/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCIÓN

SI

2019-065

Suministro

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS E INSUMOS PARA EL AREA DE LABORATORIO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.SE

RUBEN DARIO OSPINA LAGOS REM EQUIPOS 21,372,539

329

23/01/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCIÓN

SI

2019-066

Suministro

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS E INSUMOS PARA EL AREA DE LABORATORIO DE ACUERDO A LA NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MAEH LTDA 3,958,016

11 meses

SI

25/01/2019 Dr Jaime Vargas

EJECUCIÓN SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

MONIQUIRA E.S.E.

2019-068


CONTRATAR LA PRESTACION DEL SERVICIO PROFESIONAL DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TECNICO A LA PAGINA WEB DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA ESE.

SOLUCIONESPROEMPRE S.A.S 2,280,000

11 meses

29/01/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCIÓN

SI PROGRAMADO PARA 12 MESES

2019-072


PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE MEDICINA ESPECIALIZADA EN SALUD OCUPACIONAL PARA RELIZAR LAS EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES E INGRESO A LOS FUNCIONARIOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA ESE.

CARVAJAL LABORATORIOS SAS 1,218,000 501,000

3meses

SI

30/01/2019

Dr Jaime Vargas

NO

CONVOCATORIA 001 DE 2019, CTO 2019-074


CONTRATAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE APOYO Y DESARROLLO TEMPORAL DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA ASISTENCIAL EN MEDICINA GENERAL EN EL HOSPITAL LABORAMOS S.A.S

1,055,618,322

152,368,035

41,491,734

330

SI

31/01/2019

Dr Edwin Ulloa

EJECUCIÓN

NO

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E,

MIMIMA CUANTIA 003 de 2019, CTO No 2019-075


PRESTACION DEL SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION DESARROLLO TEMPORAL DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA ASISTENCIAL EN LABORATORIO CLINICO INSTRUMENTACION QUIRURGICA, ODONTOLOGIA, TERAPIAS, PSICOLOGIA, REGENTE DE FARMACIA, AUXILIARES DE FARMACIA Y TRASLADO ASISTENCIAL PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABORAMOS S.A.S 819,594,504

21,325,558

14,833,205

14,522,165 330

31/01/2019

JEFE LILIANA

EJECUCION

SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

MINIMA CUANTIA No.02 CTO No.076 2019


CONTRATAR LA COLABORACION TEMPORAL DE TRABAJADORES PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABORAMOS S.A.S 633,838,080 1,801,462 7,205,848

SI

31/01/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCION

SI

CONVOCATORIA 002 DE 2019 Cto 2019-077


PRESTACION DEL SERVICIO DE APOYO Y DESARROLLO TEMPORAL DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA ASISTENCIAL DE AUXILIARES DE ENFERMERIA Y ENFERMERIA PROFESIONAL EN EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABORAMOS S.A.S

1,305,094,544

157,256,044

15,791,102

SI

31/01/2019

JEFE LILIANA

EJECUCION

SI

2019-084

Suministro

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE UTILES DE OFICINA NECESARIOS PARA EL AREA ADMINISTRATIVA Y ASISTENCIAL DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

ORLANDO CORREDOR ULLOA 29,511,700

10 MESES 10 DIAS

SI

07/02/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCION

SI

Versión: 0.0

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

2019-092


PRESTAR EL SERVICIO DE ESTERILIZACION CON OXIDO DE ETILENO DE EQUIPOS E INSTRUMENTAL MEDICO QUIRURGICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

LUIS ARTURO MONROY GERRERO GAS Y VAPOR 10,000,000

10 MESES

SI

12/02/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCION

SI

2019-113


CONTRATAR EL PROCESO DE DIGITALIZACION DE TOMA Y LECTURA DE IMAGENES DIAGNOSTICAS CON LECTURA DE RADIOLOGO LOS SIETE 7 DIAS DE LA SEMANA DURANTE LAS 24 HORAS DEL DIA, INCLUYE DISPONIBILIDAD PARA LA TOMA DE PORTATIL DE RADIOLOGIA Y ARCO EN C, COMO SOPORTE DE AYUDAS DIAGNOSTICAS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. RX DIGITAL IPS S.A.S 75,000,000

89

SI

03/04/2019

Dr Edwin Ulloa

EJECUCION

SI

Versión: 0.0

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

2019-115

Convenios

AUNAR ESFUERZOS PARA MEJORAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD EN LOS PROCESOS DE REFERENCIA Y CONTRA REFERENCIA ENTRE LA E.S.E CENTRO DE SALUD SANTANA BOYACA Y EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E DENTRO DE LOS LIMITES ESTABLECIDOS POR LA SECRETARIA DE SALUD SUBRED RICAURTE

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTANA 6,000,000

8 MESES

SI

04/04/2019

Dr Edwin Ulloa

EJECUCION

NO

2019-122

Suministro

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE EQUIPOS ELECTRICOS Y DE COMPUTO PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

COMPUCENTRO S.A.S 1,994,440

15 DIAS

SI

08/05/2019

Dr Jaime Vargas

LIQUIDADO

SI

2019-128


PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR JURIDICO INTERNO Y EN CONTRATACION DEL HOSPITAL REGIONAL DE

LUIS ANTONIO PEREZ LAVERDE 13,041,600

119

SI

04/06/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCION

SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

MONIQUIRA E.S.E

2019-131


PRESTACION DEL SERVICIO PROFESIONAL COMO AUDITOR DE CUENTAS MEDICAS PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

ANA MARÍA MUÑOZ GUEVARA 12,719,616

4 MESES

SI

04/06/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCION

NO

2019-135


PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA ACTUALIZACION Y EJECUCION DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E.

CLAUDIA ALEJANDRA GAONA ALZATE 441,664

15 DIAS

05/06/2019

Dr Jaime Vargas

LIQUIDADO

SI

2019-144


PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN NUTRICION PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

DUBYS AURORA BARRAZA ECHEVERRIA 5,562,000

2 meses

SI

14/06/2019

Dr Edwin Ulloa

EJECUCION

SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

2019-152


CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL PROCESO DE SALUD PUBLICA EN LOS PROGRAMAS DE DETECCION TEMPRANA Y PROTECCION ESPECIFICA DESARROLLADOS POR EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E

DIANA CAROLINA RONCANCIO ROJAS 3,744,000 3 MESES

SI

26/06/2019

Dr Jaime Vargas

EJECUCION

SI

Fuente: Auditor Interno

En razón a lo anterior y a la revisión de cada carpeta se estableció la relación de cada contrato, el estado a la fecha de la auditoria, el supervisor y las respectivas observaciones, la cual se adjunta y forma parte integral del presente informe; con el ánimo de presentarla a cada supervisor para lo respectivo. Las observaciones generales y de mayor incidencia se reflejan en las observaciones en el informe preliminar y posibles hallazgos del informe final. Ver Anexo. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES ENCONTRADAS EN LA REVISIÓN DOCUMENTAL: Se observa mejora en los tiempos de publicación en el SECOP, de los contratos suscritos así como las adiciones que se le hacen a los

mismos, sin embargo, se está demorado la publicación de la liquidación y los cierres de los procesos en la plataforma. Se deja la

sugerencia de revisión del tema.

Se observa coherencia y pertinencia en temas de Disponibilidad presupuestal y Registro Presupuestal, en cuanto a fechas y valores; se

implementó la solicitud de CDP por oficio, se da cumplimiento al Art 15 del Manual de contratación; en un contrato de la muestra se

observó incoherencia en la suscripción del contrato y la fecha del registro presupuestal, se sugiere revisar procedimiento de suscripción

de contrato y solicitud del registro presupuestal (sistema).

Manual de Contratación. Articulo 12 ESTUDIO PREVIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD. Numeral 10.“Análisis del Mercado o

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

análisis histórico de precios, establece como un documento adicional que complementa los Estudios de conveniencia y oportunidad

los cuales son necesarios para verificar el comportamiento de la adquisición de determinado bien, servicio o producto dentro de la entidad,

la región o el Departamento, determinar a través del histórico de adquisiciones su precio y poder realizar un estimativo de referencia al

momento de adquirirlos”; de acuerdo a lo anterior, no se está cumpliendo, en razón a que se evidencia un párrafo donde se menciona el

tema en el mismo documento de estudios de conveniencia, pero no como documento adicional. Se realizan estudios comparativos de

precios y cotizaciones, se debe consolidar el estudio de mercado.

No se identifica en las minutas contractuales y los requisitos a los contratistas (pliegos de condiciones) que suministran personal en caso

de la Temporal, la solicitud del SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, debidamente constituido de

acuerdo a: Decreto 1072 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo -Libro 2, Parte 2,

Titulo 4, Capitulo 6: el cual tiene por objeto: definir las directrices de obligatorio cumplimiento para la implementación del sistema SG-

SST, que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato

civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales

y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión”. Se observó

que se solicita temas de seguridad social, sin embargo se sugiere la solicitud del sistema en razón al número de personal suministrado,

igualmente el seguimiento al mismo.

Manual de contratación ARTÍCULO 25.- 26 GARANTÍAS: “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros

legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del

riesgo autorizados legalmente; se continua con la recomendación del visto bueno del asesor jurídico en la aprobación de pólizas, dado

que el Subgerente no es Abogado; adicionalmente, se sugiere se anexe e recibo de pago de las pólizas, tener especial cuidado y revisión

de la firma del tomador de la garantía, pues sin la misma el documento no goza de validez(aunque no es en la mayoría de los casos si se

observó en algunos expedientes).

Para el caso de especialistas se recomienda que la garantía se establezca de acuerdo al artículo anterior, con la suscripción de garantías

específica para el contrato suscrito con el fin de asegurar la protección para le ejecución de ese contrato y no con afiliación a una póliza

general, que en dado momento puede el contrato quedar sin protección, pues es un riesgo que asume la Institución. La suscripción de las

Pólizas es requisito de ejecución, sin embargo, se observa que se adelantan actas de inicio y pólizas con fecha de expedición de días

posteriores, aun cuando la fecha de cubrimiento sea de la fecha de inicio, las pólizas son aprobadas con posterioridad, lo que genera

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

riesgos a la Institución. Tener en cuenta las Políticas de daño antijurídico.

Estatuto interno de contratación, Articulo 41 Adiciones y Prorrogas: " cuando existen eventos en los que la continuidad y eficiencia en la

prestación del servicio de salud hagan aconsejable la adición del respectivo contrato, resultante de un estudio técnico y financiero, los

contratos celebrados podrán ser adicionados hasta en el cincuenta por ciento...; se observa en los expedientes contractuales el

cumplimiento a las adiciones en cuanto al porcentaje, sin embargo, no se observa el estudio técnico y financiero, en algunas se presenta

un oficio por parte el supervisor, solicitando la adición, el cual carece de soporte que justifique la adición; se recuerda que dentro de los

principios de contratación se encuentra el principio de Planeación y cuando en la entidad presenta adición en la mayoría de los contratos

se duda del cumplimiento de dicho principio. En la presente auditoria hubo un incremento bastante alto de adiciones, se entiende que por

el traslado de sede y por temas presupuestales, sin embargo, se debe en lo posible revisar el tema.

Se observa en los diferentes expedientes contractuales falta de trazabilidad, en sus diferentes etapas, sobre todo en la ejecución y

liquidación en términos de gestión documental.

Para el caso de la contratación con la Empresa Temporal, se deja la recomendación que se establezca claramente los factores salariales,

las actividades a desarrollar por las personas contratadas en misión y no por “cargos”; igualmente, Se recomienda la revisión cuidadosa

cuando se proyectan las minutas contractuales, así como la unificación de actividades y pertinencia con el ánimo de mejorar y facilitar el

seguimiento y control por parte de los supervisores.

Faltan controles en cumplimiento de turnos de la parte asistencial, se generan las cuentas de cobro en razón a cuadro de turnos (La

Empresa temporal y supervisión).

No se observa en los expedientes contractuales la certificación de prevención de Lavado de Activos los contratistas SARLAF en las

convocatorias; se observan en algunos contratos de prestación de servicios y de suministros de contratación directa.

Pago de seguridad social de la prestación de servicios, se debe revisar en concordancia con el Decreto 1607 de 2002, Por el cual se

modifica la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales y se dictan otras

disposiciones, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Tabla de clasificación.

Igualmente se deja la recomendación de la solicitud de los Exámenes médicos ocupacionales, como requisito pre-contractual.

En cumplimiento al decreto 1083 de 2015, se recomienda la solicitud como requisito pre- contractual de los contratistas de prestación de

servicios profesionales, los cuales deben presentar la hoja de vida de la función pública que arroja la plataforma SIGEP, y el área de

contratación debe realizar el procedimiento de dar de alta en la institución (plataforma SIGEP) en el módulo de contratistas.

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Respecto a la gestión documental, se ha desmejorado el procedimiento respecto a la auditoria anterior, en razón a que se presenta

ausencia de documentos que deben reposar en los expedientes, así como el archivo en un sitio y condiciones adecuadas por falta de

estantería, sin embargo, se encuentran archivados en carpetas y cajas de cartón (archivo), esto debido al cambio de instalaciones del

Hospital. De acuerdo a lo observado en las diferentes visitas se debe igualmente a que se realizaron en mayor cantidad que en auditoría

anterior, adiciones, prorrogas, modificaciones, contratos de muy corto plazo (15 días) y a deficiencia en los controles.

Manual de contratación art 15 solicitud de disponibilidad presupuestal, se requiere mediante escrito realizado por el ordenador del gasto o

por quien éste autorice ante del área de presupuesto; en este momento la firma la secretaria de subgerencia (personal de la temporal) y

se encuentra dentro del área de presupuesto; por lo anterior se recomienda dicha solicitud sea suscrita por la Gerente.

Como producto de la Auditoria Interna vigencia 2018, se suscribió plan de mejoramiento en el mes de octubre del mismo año; de acuerdo a

los seguimientos que se han venido realizando por la oficina de control interno, a la fecha del presente no presenta avances significativo en la

mayoría de las actividades y ninguna se cumplió en un 100%, por lo tanto se deja la observación de incumplimiento de plan de mejoramiento

vigencia 2018; se deja recomendación especial, en razón a que existe una actividad de plan de mejoramiento desde auditoria vigencia 2016

(procesos y procedimientos), la cual no presenta avance diferente a la auditoria 2018.

Avance plan de mejoramiento vigencia 2018 a fecha de auditoria vigencia 2019

Ítem Oportunidad de Mejora /hallazgo Acción a implementar Fecha Inicio Fecha Final

Responsable Observaciones Avance

1 Incumplimiento a plan de mejoramiento producto de auditoria interna vigencia 2016

Diseñar y documentar el proceso e incluirlo en el manual de procesos y procedimientos institucional

2016 30/01/2019 Subgerencia y

Asesora de Planeación

Pendiente adecuar formato e incluir en el manual de procesos y

procedimientos

El mismo avance de la auditoria vigencia 2018 (70%)

2

No se evidencia la evaluación trimestral del Plan de adquisiciones y su actualización de acuerdo a la necesidades contractuales y presupuestales

Evaluar el Plan de adquisiciones, actualizarlo, soportarlo (acta) y publicar en el SECOP y pagina Web institucional las actualizaciones realizadas al plan.

01 de noviembre

2018 continua

comité de compras

Continua el hallazgo, no se evidencian evaluaciones al plan de adquisiciones publicado el 31/01/2019

No se evidencia avance 0%

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

3

No se evidencia la solicitud a los contratistas que suministran personal a la Institución, del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, debidamente constituido de acuerdo a Decreto 1072 de 2015

Requisito de contratación establecido y seguimiento al cumplimiento.

01 de noviembre

2018 continua

Subgerencia administrativa,

área de contratación.

Persiste el hallazgo, se observa solicitud de seguridad social sin embargo no se solicita el sistema como tal especialmente a la empresa Temporal.

Avance 30%

4 No se encuentra publicado en la página web el Estatuto y el Manual de Contratación

Publicar el Estatuto y el Manual de Contratación en la página.

01 de noviembre

2018

31 de diciembre de 2018

Subgerencia administrativa y

área de sistemas.

Continua el hallazgo, no se evidencia publicación

Avance 0%

5

Ausencia de Análisis del Mercado o análisis histórico de precios, como documento adicional que complementa los Estudios de conveniencia y oportunidad

Documento de análisis de mercado o histórico de precios

01 de noviembre

2018 continuo

Subgerencia administrativa y


Continua el hallazgo, se evidencia documento adicional

Avance 0%

6 Constitución de Garantías de acuerdo a requisitos de los artículos 25 y 26 de Manual de Contratación

Garantías específicas para el contrato suscrito, con cumplimiento de requisitos del manual, debidamente firmadas por el tomador y aprobadas por Subgerencia

01 de noviembre

2018 continuo

Subgerencia administrativa.

Persiste el hallazgo con el contratos de prestación de servicios de especialistas (Ginecología- muestra contractual auditoría 2019)

Avance 70%

7

Ausencia de estudio técnico y financiero para adiciones y prorrogas, de acuerdo a Estatuto interno de contratación, Articulo 41.

Estudio técnico y financiero para adiciones y prorrogas

01 de noviembre

2018 continuo

Supervisores, área de

contratación.

Continua el hallazgo, no se evidencio en el expediente contractual

Avance 0%

8 Documentación incompleta en algunas carpetas correspondiente

Verificación mediante Lista de chequeo con requisitos de contratación en todas sus etapas

01 de noviembre

2018 continuo

Subgerencia administrativa,


Persiste el hallazgo Avance 30%

9 Faltan controles en cumplimiento de turnos del área asistencial

Implementar controles 01 de

noviembre 2018

continuo Supervisores.

Persiste el hallazgo; se debe revisar con la Temporal y la supervisión

Avance 30%

Fuente: Auditor Interno

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Se realizaron por parte de la auditora diferentes vistas y consultas a los supervisores y a los procesos ejecutados en la entidad por algunos de

los contratistas (muestra contractual), las cuales permitieron despejar dudas respecto a la ejecución de los mismos, así como emitir conceptos

de manera objetiva y que se encuentran plasmados en el presente; con el objeto de hacer sugerencias y recomendaciones para la

implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora al proceso y así disminuir los riesgos para la entidad y los funcionarios

involucrados en el proceso.

Los riesgos identificados en el procedimientos se dan en términos de:

Incumplimiento a la normativa

Incursión en procesos con alcance administrativo, disciplinario y/o fiscal.

FORTALEZAS ENCONTRADAS OPORTUNIDADES DE MEJORA – OBSERVACIONES

Compromiso por parte de los responsables del proceso.

Fácil ubicación de las carpetas de los procesos contractuales

Cumplimiento en la publicación de todos los procesos

contractuales en la Página de Colombia Compra Eficiente –

SECOP y en la Plataforma de SIA OBSERVA, uso de las

tecnologías que ayuda en el cumplimiento de los principios

contractuales

Buena disposición por parte del equipo auditado, así como, la

facilidad para evidenciar la documentación del proceso y atención

de visitas de auditoria .(en el proceso de auditoria)

Implementación de acciones de mejora y cumplimiento de la norma.

Mantener actualizada la publicación del SECOP y en la plataforma de SIA OBSERVA.

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

N° DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA

PROPUESTA C.I OBSERVACIONES

1 Incumplimiento a plan de mejoramiento producto de auditoría interna vigencia 2018; se evidencio en la auditoria actual que se continúan con las mismas falencias

Dar cumplimiento a las actividades suscritas

Las acciones propuestas por la oficina de CI, se hacen dentro de lo observado en el desarrollo de la Auditoria, sin embargo, para el Plan de Mejoramiento los Lideres del proceso deben revisar y de acuerdo al mismo proponer los cambios al respecto; recordando que los procesos y procedimientos se encuentran en mejora Continua.

2

Desconocimiento de los nuevos funcionarios de la resolución 108 de diciembre 26 de 2016” por medio de la cual se adopta el manual se supervisión e interventoría para los contratos celebrados por el Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social del Estado”

Socializar resolución

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En términos generales, se puede establecer un diagnóstico positivo, respecto a la Gestión contractual.

Se mejoró en el cumplimiento de tiempo de publicación de las minutas de contratos en SECOP, sin embargo, se recomienda el cierre

de los proceso, con la publicación de actas de liquidación.

Se sugiere revisar el tema de designación de supervisor, con el fin de no recargar la responsabilidad en algunos funcionarios; se es

consciente de la planta de personal, sin embargo, se debe tratar de disminuir el riesgo; adicional a esto revisar controles.

Se evidencia mejora en la ejecución de contratos de suministro, con ingresos a almacén, facturas y demás.

Se observa una mejora en términos de firmas en los documentos, aunque en algunos faltaron firmas fue en muy pocos.

Se recomienda reforzar los Estudios previos en el estudio de mercado y las minutas de los contratos

Se recomienda tener en cuenta los periodos de vacaciones, las licencias o incapacidades, cambio de personal, de los supervisores de

contratos

Reforzar las actividades de supervisión de ejecución de contratos.

Se recomienda solicitar afiliación a seguridad social para la suscripción del contrato dado que la normativa del pago ahora es mes

vencido pero se debe estar afiliado.

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Dar cumplimiento al 100% de acciones programadas en plan de mejoramiento vigencia 2018.

El informe se realiza en forma generalizada en razón a que las mismas falencias detectadas aplican a la mayoría de contratos, sin

embargo, si alguna auditado desea conocer las observaciones detalladas de cada proceso contractual, la lista de chequeo utilizada

como herramienta de revisión se encuentra en la carpeta del proceso de auditoria (papeles de trabajo) y puede ser consultada.

Especialmente se sugiere ejecutar el proceso en pro de cumplimiento a los principios contractuales.

Se recomienda tomar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se consideren necesarias por pate de los responsables del

proceso que permitan la ejecución del proceso de manera eficiente, disminuyendo en gran porcentaje la materialización de los riesgos.

El presente informe fue socializado en reunión de cierre de auditoria como informe preliminar y de acuerdo a eso se suscribirá el plan de

mejoramiento, que conlleve a la implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora y así dar continuidad al proceso de mejora

continua, generado valor agregado con el proceso de Auditoria Interna.

Se agradece al equipo auditado por su colaboración y compromiso en el desarrollo de la auditoria.

Se suscribe a los 3 días del mes de octubre de 2019

ORIGINAL FIRMADO LIZ BETH CUY MORALES A. de Control Interno Anexos: lista de revisión de muestra contractual, con observaciones a cada contrato.

DENOMINACIÓN DEL PROCESO Código GESTION DOCUMENTAL … · Se evidencio en los expedientes que se...

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