Organización de Eventos Deportivos y Gestión de Proyectos_ Factores, Fases y Áreas

7/23/2019 Organizacin de Eventos Deportivos y Gestin de Proyectos_ Factores, Fases y reas

1/12

25/11/2015 ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y GESTIN DE PROYECTOS: FACTORES, FASES Y REAS

http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm

Rev.int.med.cienc.act.fs.deporte- vol. 12 - nmero 45 - enero 2012 - ISSN: 1577-0354

Magaz-Gonzlez, A.M. y Fanjul-Surez, J.L.(2012). Organizacin de eventos deportivos y gestin de proyectos: factores, fases y reas. Revista Internacional de Medicina y Ciencias dla Actividad Fsica y el Deporte vol. 12 (45) pp. 138-169. Http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm

Texto en PDF

REVISIN

ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y GESTIN DE PROYECTOS: FACTORES, FASES Y REAS

SPORT EVENTS ORGANIZATION AND PROJECT MANAGEMENT: FACTORS, PHASES, AREAS

Magaz-Gonzlez, A.M.1 y Fanjul-Surez, J.L.2

1Profesora Ayudante Doctor, Universidad de Valladolid, Espaa, [email protected] de Universidad de Economa Financiera y Contabilidad, Departamento de direccin y Economa de la Empresa, Universidad de Len, Espaa, [email protected] UNESCO: 5311 Organizacin de la Produccin.Clasificacin Consejo de Europa: 1. Administracin organizacin y gestin del deporteRecibido21 octubre de 2009Aceptado 22 de febrero de 2012RESUMEN

El objetivo de esta revisin es analizar y sintetizar la literatura en torno a la organizacin de eventos deportivos, aproximndose al tema con Teora de la Empresa y con la Direccin de Proyectos (Project Management). El artculo, a partir de fuentes consultadas, aborda la organizacin de uevento deportivo desde la visin del mismo como Unidad Estratgica de Negocio (UEN) y recopila factores, fases y reas para su desarrollo. As edocumento describe el proceso desde una nueva perspectiva, la Direccin por Objetivos (M anagement by Objetives), que implica procesos dinformacin, toma de decisiones, produccin y control, que la literatura consultada contempla de manera simulada.PALABRAS CLAVE: Eventos deportivos, Gestin de proyectos, Programacin.

ABSTRACTThe aim of this review is to analyse and to summarise the literature around the sport events organisation, getting closer to the study together with theTheory of the Firm and Project Management. Dealing with some research, this article collects elements, sentences and areas from the event organizationstarting on itself view as Strategic Business Unit. Thereby this document describes the process from a new point of view, the Management by Objectivesthat involves information actions, decision-making, production and control, and that the referenced literature foresees the simulated way.

KEY WORDS: Sport events, Project Management, planning.

INTRODUCCIN Y OBJETIVOS DE LA REVISIN

Dado el inters social, econmico y meditico del deporte, son numerosos los acontecimientos deportivos, de mayor o menor envergadura, que scelebran. Independientemente del alcance y complejidad de los mismos, su organizacin exige conocer el deporte protagonista del evento, capacidad dgestin y rigor en su puesta en prctica. Organizar y celebrar un campeonato de barrio mediante un sistema por puntos cada ao, una carrera popular dunas horas de duracin o unos juegos olmpicos, requieren cantidades considerables de recursos humanos, materiales y econmicos que hay qugestionar y coordinar. As la organizacin de los juegos olmpicos de Londres contar con 15.000 atletas, 21.000 periodistas y 70.000 voluntarios costar ms de 19.000 millones de dlares en la popular San Silvestre Vallecana del 2011 participaron 31.000 corredores y el programa MadrOlmpica utiliza las instalaciones de 240 centros escolares de la Comunidad. Tales cifras requieren tanto la planificacin como la programacin y econtrol del evento. Suponen la aplicacin de principios de diseo, direccin y gestin de un producto (evento deportivo), y el empleo de herramientapara la evaluacin del mismo. Adems, buscan la satisfaccin de todos los implicados en el mismo: espectadores, participantes, promotorepatrocinadores, prestadores de servicios complementarios, etc., lo que conlleva el uso de estrategias de comunicacin, publicidad, promocin, entrotras. En definitiva, la organizacin de eventos deportivos necesita aplicar principios de administracin de proyectos, de gestin, de economa y finanzay de marketing.

En realidad se trata de considerar el deporte, no slo como actividad fsica sino como un producto a comercializar y sujeto a transaccione

econmicas y relaciones jurdicas, como negocio. En este sentido, el deporte ha dado lugar al desarrollo de un campo de conocimiento en torno a economa, el marketing o la gestin deportivas y a la publicacin de numerosos estudios (Andreff, 1994, 1981 Andrew & Szymanski, 2006, Szymansk2009 Desbordes, 2000 Mullin, Hardy & Sutton, 2007 Heineman, 1998 Mestre 1995 Soucie, 2002 Campos, 1997 Chelladurai, 1999 Paris, 1996Kesenne 2007), siendo el artculo pionero en considerar al deporte bajo esta perspectiva el publicado por Rottenberg en 1956.

Sin embargo la literatura analizada en torno a la organizacin de eventos deportivos se centra sobremanera en aspectos tales como la medicin

evaluacin del impacto de la celebracin a niveles econmico y social, en la creacin y en la valoracin de la imagen de marca, en las estrategias para consecucin de patrocinio, o en las polticas de marketing, El libro de Desbordes y Falgoux, (2006), es un manual de gestin y organizacin de uevento, pero considerado como herramienta de comunicacin de una marca, no como objetivo en s mismo y en tal sentido como una estrategia dmarketing desarrollada por medio de funciones administrativas, financieras, laborales, legislativas, logsticas, y cuyo objetivo es dar notoriedad a unmarca. Estos autores citan la tipologa de eventos de Gresser y Bessy (1999). A (2003), considera el evento deportivo como la organizacin de unactividad deportiva de mayor complejidad en el seno de una institucin deportiva, sea pblica o privada. Se centra, por tanto, en su naturaleza deactividad fsica y su aportacin gira en torno a cmo se debe organizar cualquier actividad fsica, incluida aquella que por contar con repercusin socia
http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.pdfhttp://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm


2/12


http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm 2

asistencia de pblico y presencia de medios de comunicacin denomina evento deportivo. Dada esta mayor complejidad establece 16 reas desde laque habra que organizar un evento. Por su parte, Gmez Encinas (2001) no define la naturaleza del evento deportivo, sealando slo que este tipo deventos es similar a cualquier otro y requiere de una organizacin en tanto que agrupacin de individuos con los mismos objetivos que se distribuyen etrabajo eficazmente. Seala la necesidad de dar respuesta a qu y cmo se quiere hacer (planificacin), la gestin previa al evento, la ejecucin de lplanificado y el conocimiento de los resultados. Este autor seala los aspectos ms tcnico deportivos de la organizacin del evento. Otros manuale(Fernndez Vzquez, 2005) abordan la organizacin del evento como acto de gran poder meditico y simbolismo, que busca dar una imagen concretdel acontecimiento en s o de la marca o el pas que lo organiza y, desde ese punto de vista se centran en los aspectos formales de protocolo ceremonial deportivo, en los aspectos legales, administrativos y presupuestarios. Martn (1996), considera los eventos deportivos como programadeportivos, es decir, como actividad fsica deportiva organizada que satisface a quien la consume, busca la eficiencia y que requiere las mismas fases esu construccin (diseo, desarrollo y actuacin final) y las mismas reas funcionales que cualquier programa deportivo. Lo que diferencia a otroprogramas de los eventos es su configuracin. A partir de ah, el autor se centra en los diferentes sistemas de competicin. Es decir apunta, igualmentea los aspectos tcnicos deportivos de los eventos deportivos.

Por su parte, los artculos de Dwyer y Fredline (2008) tratan los eventos deportivos como catalizadores econmicos y sociales y estimuladores dla imagen de marca de la ciudad organizadora, y a partir de esta consideracin creen necesario determinar qu hacer y qu no hacer para lconsecucin de los objetivos sociales y econmicos implcitos en la organizacin de eventos y conocer los retos de la gestin y la comercializacin de lomismos: la gestin de los recursos humanos, la creacin y gestin de la marca del evento, el cumplimiento de objetivos polticos de los gobiernoorganizadores, la negociacin con las empresas prestadoras de servicios en el evento, la gestin de riesgos y la seguridad. Pero sus artculos reflejauna fraccin de las investigaciones en torno al tema de la gestin de eventos deportivos, centrados en la evaluacin econmica, la evaluacin deimpacto ambiental, y en modelos input output. Es decir artculos en torno al posicionamiento de las marcas a travs del patrocinio de eventos, para mejora de la imagen de una ciudad, centrados en el coste de organizar un evento y el escaso beneficio real, o que resean la importancia de contar copersonal con habilidades sociales, tcnicas y polticas en el comit organizador del evento.

Es Parent (2008, 2010) quien ms se aproxima al estudio de los eventos deportivos desde la perspectiva que interesa a esta investigacin e

cuanto que los aborda como proyectos (similares a los grandes proyectos de cine o de construccin) apuntando que la toma de decisiones ante tareacrticas determina la ejecucin de tareas posteriores. Este autor los afronta desde el punto de vista estratgico y desde los modelos tericos de la tomade decisiones. De esta forma Parent (2008) describe la evolucin de un evento deportivo desde la planificacin y el plan del negocio hasta su aplicacien tiempo real y la recapitulacin final. Desde el qu y cmo hasta quin y cundo. Seala las funciones propias del comit organizador y da un pasoms all en la literatura (Parent, 2010) al considerar fundamental planificar las diferentes contingencias, los riesgos y las reacciones ante las diferentesituaciones que vayan surgiendo, a travs de un sistema de gestin de la informacin y del flujo de informacin -tanto vertical como horizontal entr

diferentes comits y niveles de trabajo- para la toma de decisiones en tiempo casi instantneo.En las consultas anteriores se observa, por tanto, lagunas en torno a cmo organizar un evento deportivo desde la consideracin de los evento

deportivos como proyectos, como unidad estratgica de negocio y su abordaje desde el punto de vista estratgico. Es decir, se echa en falta etratamiento de la planeacin, de la programacin y de la gestin de un proyecto que es nico y de entidad singular dentro de una organizacin con unestrategia determinada y con un entorno concreto.

De forma que el objetivo del artculo es, sintetizando y analizando la literatura, describir y enfocar la organizacin de eventos deportivos desde e

Project Management. Es decir especificar las propiedades concretas de la organizacin de los eventos deportivos a travs de las tareas tradicionales dla gestin de proyectos: planificar, programar, gestionar, controlar y evaluar. A fin de mejorar la eficiencia de su organizacin, garantizar la viabilidad dproyecto, aumentar la notoriedad de la entidad organizadora y la imagen de marca tanto de la entidad organizadora como del evento, facilitar lconsecucin de patrocinadores e incrementar la satisfaccin de todos los agentes implicados en el evento deportivo. Esta revisin se aplica, en ucontexto estratgico y desde el enfoque de la Teora de la Empresa como Organizacin, la perspectiva del evento como Unidad Estratgica de Negoci(UEN), la direccin por objetivos y la racionalizacin de los procesos de produccin (servuccin) mediante el uso de instrumentos de gestin dproyectos.

MTODOEl mtodo empleado para esta revisin es el de bsqueda, anlisis y evaluacin de estudios cuya temtica es la organizacin de evento

deportivos y la gestin de proyectos. Como estrategia de bsqueda se han empleado palabras clave en espaol, ingls y francs: Eventos DeportivosOrganizacin de Eventos Deportivos, Gestin de Proyectos, Sport events, Project Management, Gestion du sport. Se ha utilizado como filtro la fecha dpublicacin (posteriores a 2000), salvo alguna excepcin por la notoriedad del autor de la publicacin y su relacin con la gestin o la economa dedeporte. La revisin se ha iniciado en el ao 2010 y ha comprendido ao y medio. Se han utilizado como fuentes primarias libros y revistas cientficas ebibliotecas universitarias de Madrid, Len, Murcia, de editoriales de reconocido prestigio en el mbito de la gestin deportiva. Igualmente se ha utilizadcomo fuente secundaria la base de datos SPORTDiscus para localizar artculos cientficos en revistas especializadas en management deportivo condice de impacto JCR como las mencionadas en la bibliografa. Para la seleccin de los artculos adems se ha utilizado como filtro la notoriedad de loautores y la relevancia del documento o la cantidad de citas que tiene el artculo en cuestin. Posteriormente, como criterio de inclusin y evaluacin dlas fuentes se ha determinado la presencia de contenidos de administracin de proyectos y de direccin estratgica: definicin y tipos de proyectosestructuracin en fases, reas, planificacin y herramientas de gestin de proyectos.

Una vez ordenada y analizada la informacin en torno a los temas objeto del artculo, se combinan las conclusiones de estas fuentes y se amplan

las ideas expuestas en dicha literatura para describir cmo organizar eventos deportivos de manera eficaz, teniendo en cuenta los aspectos clavidentificados y utilizando los recursos de la forma ms adecuada. De forma que el inters de esta contribucin deriva de que muestra cmo racionalizar

proceso de produccin de un evento deportivo mediante el uso de instrumentos de gestin de proyectos.DISCUSIN:LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS COMO PROYECTOS

Los autores coinciden en identificar el evento deportivo como actividad de espectculo, en la que se unen la competicin y lo festivo, con alto nivde repercusin social, fuerte presencia en los medios de comunicacin y que genera por s misma ingresos econmicos (A, 2003 Bowdin et al. 200Desbordes y Falgoux 2006, Ayora y Garca 2004). Igualmente son caractersticas del evento: finito, con objetivos especficos a corto plazo semirrgidos, con elevada notoriedad tanto del evento como de la marca organizadora, importante implicacin de recursos econmicos, materiales personales, dinamizador de la ciudad, y que puede tener tipologa diversa: puntual, cclico, etc. La literatura acerca de la organizacin de un eventdeportivo hace hincapi en los aspectos de marketing (Desbordes y Falgoux 2006, Fernndez Vzquez 2005) o de administracin (A 2003, Ayora et a2004) principalmente.

En escasas ocasiones las publicaciones enmarcan el evento deportivo como servicio especfico, como proyecto concreto, para el que existe u

mercado externo delimitado, es decir como Unidad Estratgica de Negocio (Johnson y Scholes 2002: 11). El desarrollo de esa UEN, implica una serie dprocesos y acometer coordinadamente un conjunto de actividades interrelacionadas orientados hacia un objetivo: la produccin de un evento finito, cocomienzo y final, y nico (Davidson 1999: 19). De ah que la organizacin del evento se considera un proyecto dentro de un plan estratgico (BowdinMcDonnell, Allen, Otoole 2005). Maders, y Clet (2002) definen la organizacin de un evento deportivo como un proyecto: un objetivo que los agente


3/12



deben llevar a cabo en un contexto especfico, en un plazo determinado y con medios concretos, y que requiere el uso de los trmites y las herramientaadecuadas (Desbordes 2006:37). Y puesto que todo proyecto est orientado hacia la consecucin de uno o varios objetivos, la direccin del proyecto devento no es sino la direccin por objetivos: Management by Objetives(MBO). Esta visin de la organizacin de un evento deportivo como proyecto erelativamente reciente. Proviene de la tradicin del Project Management. Nuestra propuesta, derivada de este enfoque, es similar a la reflejada poParent (2008: 22) al hablar de las fases: Planning Bid Planning: Business plan, Operacional plan, Work packages Implementation Wrap-u(planificacin de la candidatura, plan comercial, plan operativo, planificacin de las tareas, desarrollo y cierre) y reas en la organizacin de eventos.

Adems, la decisin de desarrollar esa UEN deriva de la estrategia de la empresa, la oportunidad del mercado y la posicin competitiva de

organizacin en dicho sector. Como tal, el desarrollo del proyecto, la organizacin del evento est inmersa, en un contexto de planificacin estratgicque lleva implcito la Visin-Misin-Fin de la empresa, para identificar el campo de actividad y los objetivos-metas-restricciones, las polticas, la culturavalores, las estrategias, los mercados a atender, las tareas a realizar en cada rea o departamento, con qu prioridad, calendario, presupuestoespecificaciones. Y slo de esta manera el evento deportivo contribuir a alcanzar los fines de la organizacin y podr generar mayor implementacin dmarca y diferenciacin para dicha organizacin, suponiendo una ventaja competitiva frente a otras empresas deportivas.

Asimismo,cada evento, como proyecto, tiene su propio plan (nico) puesto que el evento es nico, singular. Elplan del evento oplan director, e

el punto de partida, una gua para el desarrollo posterior. Es la lnea de accin donde se incluye toda la informacin del mismo y a partir de la cual setoman decisiones. Responde a las cuestiones: por qu, qu, quin, cmo, cundo, dnde, con qu. Incluye una planificacin estructural, dentro de unplanificacin estratgica, y que comporta, planificacin operacional, similar a los elementos de un plan de Accin como indica Soucie (2002: 67). En emismo se establecen objetivos-metas-restricciones, acciones requeridas, etapas (calendario), asignacin de tareas, estructura organizativa, recursocoste para su implementacin. De ese plan de Accin se derivan tanto las fases como las reas de la organizacin de cada evento concreto. Se observen la Figura 1.

FACTORES QUE CONDICIONAN LA REALIZACIN Y EL DISEO DE EVENTOS DEPORTIVOS

La organizacin de un evento deportivo depende de factores externos y de factores internos, que van a influir en la decisin de realizar el proyectoen el diseo y en la direccin del mismo. A este respecto, algunos autores sealan diversos elementos a tener en cuenta, Ayora et al. (2004) mencionaciertos condicionantes, y anteriormente Gil (1995) mostr un cuestionario para valorar la idea.

Factores externosa la organizacin de un evento deportivo:

- Factor poltico: el apoyo del poder poltico al evento.- El grado de inters para el municipio/comunidad autnoma/Pas.- El apoyo de diferentes institucionespblicas y privadas.- Factor demogrfico: tamao y estructura de la pirmide de edad de la poblacin. Ambos influyen en el posterior factor (inters de los ciudadanos)

su promocin boca-oreja. Aumentando la presencia de la imagen del evento y con ello el inters de los esponsores de asociar su nombre a la marcdel evento.

- El entusiasmo y apoyo de los ciudadanos por el deporte en general y por el acontecimiento en especial. Influyen igualmente en la calidad, lealtad, la notoriedad y en la imagen del evento.

- Factor meditico: alcance meditico del evento: prensa-radio-tv-internet. Colaboracin en la difusin.

Figura 1.- Estructura del plan Director de un evento


4/12



- Factor econmico: opciones reales de conseguir financiacin externa y de asegurar ingresos derivados del acontecimiento: entradamerchandising, derechos de retransmisin, etc. Dichos ingresos deben ser previstos con antelacin para saber el coste de oportunidad y el riesgo qupodemos asumir al decidir organizar el evento.

- Factor infraestructuras y equipamientos: existencia de una red local de equipamientos deportivos que cumplan los requisitos necesarios para lcelebracin, o posibilidad de construir en tiempo y forma, que se puedan utilizar para la celebracin y aprovechamiento posterior. Adems, red dinfraestructuras de acceso, movilidad, transporte pblico y equipamiento en plazas hoteleras, espacios culturales, recreativos, etc.

- Factor impacto: a nivel econmico, social, laboral y medio ambiental. Se considera que es un catalizadorpara el desarrollo de una zona. Tras evento queda un legado en el lugar de celebracin, que forma parte de su idiosincrasia y su cultura, atrae a poblacin nueva, es catalizador dinversin, mejora la productividad, crea empleo. Organizar un evento trae beneficios y supone una oportunidad para crecer a nivel deportivoeconmico y adems es dinamizador de prctica deportiva (Dwyer y Fredline 2008, Clark 2009).

- Factor tcnico: accesibilidad a un mercado laboral de tcnicos y personal de apoyo.

- Igualmente se puede considerar factor externo:tipo ydeseo del cliente para el que vamos a organizar el evento. En este sentido es conveniente colaboracin tcnica entre entidades afectadas y expertos especialistas (Comit tcnico-ejecutivo).

- Stackeholders:influyen en la organizacin los intereses de otros participantes con poder de negociacin proveedores de material, de infraestructurade personal, de financiacin organizaciones polticas, de voluntarios, los propios deportistas, etc. y que imponen su fuerza de negociacin en latransacciones que debemos realizar con ellos.

Sin duda, el principal factor que condiciona la organizacin y el diseo de un evento deportivo es el objetivo del mismo, y las metas a conseguiJunto a ste, otros Factores Internosque condicionan la realizacin del proyecto y el diseo del evento son:

- Factor organizacional: es responsabilidad del Director transmitir el entusiasmo de emprender el evento a toda su organizacin.

- Capacidad organizativade la entidad, a nivel estructural y tcnico (capacidad productiva). Tanto su estructura como su capital tecnolgico debe

permitir llevar a cabo los procesos necesarios para la ejecucin del evento: de informacin, toma de decisiones, produccin y control.

- Factor experiencia: Tener conocimientos y experiencias en la organizacin de competiciones y eventos deportivos ayuda a disminuir lincertidumbre del proyecto y genera mecanismos de control aplicables a la organizacin del nuevo evento.

- Factortiempo: capacidad para desarrollar el proyecto dentro del plazo fijado. Nos da tiempo, cunto tiempo va a durar y cmo influye esa duracien nuestra organizacin?

- Factor recursos propios(humanos, materiales y financieros): capacidad para optimizar recursos. En los recursos humanoshay que considerar, nsolamente la disponibilidad en cantidad suficiente para ser asignados al evento, sino tambin la formacin, nivel de experiencia, disponibilidatemporal, capacidad de aceptacin de las relaciones de dependencia y autoridad, el talento y el conocimiento la gestin del conocimiento del capitahumano como intangible (Peris, Gallardo, Castilla, en D. Esteban 2003, Fanjul 2003). La tipologa, la cantidad, la calidad o nivel de funcionalidaexigida de los recursos materiales, el estado y nivel de conservacin, la disponibilidad horaria de las instalaciones y equipamientos deportivos. Efactor recursos financierosrefleja la disponibilidad de financiacin. Es decir, de los fondos disponibles, cunto dinero se destina a financiar ese event

concreto, y cules son las actuaciones estratgicas para conseguir financiacin. Adems, conocer si va a ser suficiente para sufragar el coste ddicho proyecto y qu supone a nuestra organizacin quedarse sin esos fondos antes de rentabilizar el proyecto. Se incluye otro factor relacionado colos recursos financieros: las inversiones. Cunta inversin debe acometerse, se dispone de financiacin suficiente, qu se va a hacer con estinversin despus del evento, son cuestiones que deben resolverse antes de tomar la decisin de realizar el proyecto.

- Factor coste de oportunidad: (Davidson 1999:29) indica que seleccionar un evento implica comprometer una serie de recursos esta decisin tienun coste de oportunidad al renunciar a otro proyecto que podra haber proporcionado otros beneficios. Puede que existan varias alternativas y quslo uno o algunos proyectos interesen o puedan ser acometidos. De ah la necesidad de optimizarlos. A la hora de establecer una jerarqua puedetomarse como criterios aspectos de tiempo, de disponibilidad de recursos, intereses estratgicos, polticos, sociales, econmicos. En cualquier casel proyecto seleccionado deben ser rentable econmicamente y socialmente. Para la evaluacin de proyectos se pueden utilizar los mtododinmicos de valoracin de inversiones (VAN, TIR) que consideran la viabilidad del evento, en funcin de los flujos netos de caja, el coste de capitala tasa de reinversin, etc. (Fanjul 1991 y 2006, Surez 1998).

- Factor incertidumbre: trabajamos con expectativas, sobre planes, lo que implica el futuro, y ello conlleva incertidumbre. Existen planificaciones deventos de poca incertidumbre, porque son ms sencillos (de menor dimensin o de menos duracin, o de corto plazo), o porque los hemos realizaden ms de una ocasin y planes de gran incertidumbre (a largo plazo, multideportivos, multiorganizacionales, internacionales, etc.) En este caso, a lincertidumbre se une la complejidad. En cualquier caso se requiere planes flexibles y flexibilizacin de operaciones.


5/12



FASES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

La divisin en fasesconsiste en la distribucin de la actuacin y del tiempo en diferentes bloques de trabajo necesarios para completar el proyectEn la literatura, los autores determinan fases distintas. A (2003) seala 7 Desbordes et al. (2006) 4 Parent (2008) 4 Ayora et al. (2004) 3 Gmez Encinas (en A. Daz et al., coord., 2001) 5. Se considera que esa divisin, depende de la importancia que cada autor da a las actuaciones que se llevan cabo. En este artculo, partiendo de que la organizacin de eventos es un proyecto, se da importancia a la fase de planificacin (interrelacionar el sisteminterno: estructura, tecnologa, procesos) y a la de programacin (asignacin de los Recursos y las Capacidades).Fase 0 o previa: Preliminar o Presentacin de la candidatura

Parent (2008) seala que la primera fase es la preparacin de la candidatura (planning bid). Otros autores la mencionan junto con la campaa ddifusin del evento, como primera actuacin, pero en muchas ocasiones no se pasa de la fase cero.

El evento es un proyecto que est inmerso en la estrategia de la organizacin como UEN est planificado, es apoyado por la institucin y est

dotado de financiacin, con un presupuesto especfico. Pero se necesitan apoyos externos: poder poltico, medios de comunicacin, institucionepblicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, as como infraestructuras y recursos humanos para su desarrollo. Se trata, pues, de vender oportunidad de la idea a los stackeholders. Esta sera la fase preliminar en la que se elabora un informe, y se prepara la campaa para conseguir eapoyo a la candidatura. El informe debe contener algo innovador, diferente a otras ofertas o algo nuevo respecto a otras ediciones. Se debe plantear estrategia para su presentacin tras un anlisis cliente / competencia y pensar qu quieren los clientes, cmo se les satisface, con qu tecnologa y quofrecemos distinto a la competencia. Las actuaciones de esta fase son:

- Bsqueda, recogida y anlisis de la informacin.- Conversaciones y reuniones con los diferentes implicados.- Preparacin, confeccin de un dossier del proyecto con la informacin recogida.- Elaboracin del portafolio, memoria inicial del evento: primer diseo del evento.

El responsable de esta fase es el Comit organizador (comit de campaa) creado al efecto (el Grupo Promotor). Los promotores pueden ser o n

los del Comit organizador posterior, o slo ser promotores privados e institucionales que tengan el inters de que se organice el evento y una ve

concedido pasar a ser integrantes del Comit ejecutivo. Puede ocurrir que no se pase de esta fase. Entonces, habra que, o bien desechar la idea parmejor ocasin o bien recopilar ms informacin y ms contactos y realizar un nuevo diseo que se lleve a discusin.Fase 1: Definicin y Diseo de las Caractersticas del Evento

Se corresponde con la elaboracin del plan estratgico del evento. En esta fase se responde a las preguntas: qu se quiere, por qu se quierepara qu se quiere. Se formulan y fijan los objetivos-metas-restricciones. Se configura el evento (definicin de las variables principales del eventotipologa, duracin, infraestructura, recursos humanos, caractersticas tcnico deportivas, implicados, etc.). Se observa en la Tabla 1. Con la informaciy anlisis de informacin interna y externa llevada a cabo, recogida en el dossier y especificada en el primer diseo del evento, junto a las reunionemantenidas, se realiza un diagnstico, un estudio de sostenibilidad del evento y de los condicionantes tcnicos y financieros y se ajusta el primer diseohasta conseguir la configuracin que corresponde al plan estratgico del evento.

Otros autores no mencionan estas mismas fases. Aqu se ha dado la categora de fase a la elaboracin del plan estratgico, dado el carcter dUEN del evento y su naturaleza de proyecto. A (2003) diferencia una fase de concesin y formacin del Comit organizador. Pero se considera que strata, ms bien de una tarea, que no requiere distribucin en el tiempo de diferentes actividades. Adems se piensa que si no hay apoyos suficientes, nconviene llevar adelante el evento y por lo tanto, no es necesario disear ningn proyecto. Por eso se ha diferenciado la fase cero y la fase 1 (en la qurealmente se disea el proyecto, momento en el que ya se puede difundir al pblico, y no antes). Las actuaciones en la fase 1 son:

- Elaboracin de Memoria inicial del evento: primer diseo del evento (tambin en fase cero)- Estudio de viabilidad del proyecto y de condicionantes tcnicos y financieros.- Discusin y reajuste.- Elaboracin del plan estratgico.- Campaa de difusin del evento.

La campaa de difusin del evento es importante, pues el apoyo de la poblacin es un factor externo clave en el xito del mismo (hasta inclus

condicionar la sede de una candidatura). Pero sta se realiza en varios momentos a partir de la aprobacin del evento. La fase de campaa requiere unmnima estructura organizativa, dotacin presupuestaria, lista de tareas, calendario y cierta infraestructura (A, 2003). Todas las actuaciones de lafases cero y 1 deben estar autofinanciadas con recursos propios, porque no se habr conseguido todava financiacin externa (subvenciones, patrocinioo ventas de derechos de explotacin).

Tabla 1.-1 fase en la organizacin de un Evento Deportivo (fase de Definicin, Configuracin del evento) PLAN ESTR ATGICOFIJACIN YFORMULACIN DEOBJETIVOS y METAS

Sociopolticos, econmicos, tcnicos,medioambientales, etc.

Polticas, estratgicas,econmicas, tcnicas

Resultados esperados

PROPUESTA DELEVENTO

Denominaci n: Nombre, Imagen,Anagrama, Mascota, etc.

Naturaleza: Competicin,Promocin, Recreacin,Espectculo.

Tipo: Puntual, cclico,extraordinario, megaevento, fijo opor etapas (de itinerario)unideportivo, polideportivo,

DURACIN DELEVENTO

Duracin del proyecto: un ao, 6 aos,6 meses.

Duracin del evento: unas horas,un da, un fin de semana, unashoras cada 15 das, 20 das

LUGAR DEL EVENTO Estudio y propuesta del entorno:estudio ambiental, urbanstico.

Instalaciones: estudio de lasmisma: lugar, ubicacin,urbanismo, propiedad,funcionalidad

Instalaciones propias, pblicas yprivadas de la zona, de diferenteslocalidades (vuelta ciclista).Instalaciones a construir, areformar,

Infraestructuras de movilidad yacceso, hoteleras, culturales, etc.

CARACTERSTICASTCNICAS DELEVENTO

Unideportivo, recreativo o promocional:categoras, requisitos de inscripcin,caractersticas de la prueba deportiva.

Unideportivo competitivo:Caractersticas de la competicin:sistema de la competicin.

Polideportivo recreativo:caractersticas de la prueba(categoras, requisitos, sistemas derotacin, eliminacin, etc.)

Polideportivo competitivo:caractersticas del sistema decompeticin de cada prueba.

RECURSOS HUMANOSDEL EVENTO

Avance de necesidades: recursospropios, contratacin, externalizacin,voluntarios.

Cursos de formacin, tcnica, en lacultura del evento, en procesos

CLIENTES DEL EVENTO Internos o Directos (para quien Externos (participantes): Externos (espectadores): locales, Otros clientes: Con poder de


6/12



organizamos el evento): Para nosotrosmismos, para el Ayuntamiento, parauna Federacin, para la LigaProfesional, para el COI

Deportistas olmpicos, equiposdeportivos, deportistas nofederados, escolares, ciudadanosen general,

nacionales, mundiales(segmentacin del mercado)

negociacin: compradores de losderechos de retransmisin einformacin, de los derechos deimagen, patrocinadores,proveedores,

VIABILIDAD DELEVENTO

Posibles vas de financiacin.Repercusin para el entorno: laboral,infraestructuras, inversionesempresariales, etc.

Avance del p resupuesto de I y G.Ingresos: ventas, publicidad,subvenciones, merchandising,Gastos: personal, material, reascomplementarias.

Compromisos legales de obligadocumplimiento: concursos deadjudicacin, presupuestos apresentar. Plazos a cumplir:contrataciones, adjudicaciones,formacin, etc.

Capacidad funcional y estructural:personal, instalaciones, apoyos, etc.Impacto ambiental, poltico, social,econmico, organizacional.

Fase 2: Diseo de la Estructura del Evento y Programacin

En esta fase se responde a las cuestiones: qu hacer, quin hace, cmo hacer, cundo hacer, cunto se necesita para hacer, dnde hacer. S

disea la estructura del evento y se programa el proyecto. Corresponde a las actuaciones del plan estructural y plan operativo. Es la fase mimportante, la fase de diseo del proyecto, pues de ella depende que se lleve a buen trmino el evento. A su vez esta fase 2 se subdivide en variasubfases.

2.1 Establecimiento del Organigrama Funcional. Diseo de la estructura organizativa del evento

Ms bien no es una fase, sino una tarea clave. El organigrama funcional del evento representa visualmente el plan, la estructura de organizacin. Define categoras y puestos de trabajo, clarifica jerarquas, delimita funciones y responsabilidades (Ayora et al., 2004:28, Soucie, 2002establece relaciones de autoridad y dependencia, concreta canales de comunicacin entre la superestructura. Consta de diferentes cuadros dresponsabilidades e interconectados segn lneas que representen la relacin entre ellos, entre las tareas asignadas a cada uno, los canales dautoridad y de dependencia y las vas de comunicacin. Sirve para controlar acciones, facilitar la fluidez en las operaciones, reforzar la dependencia, etcCada evento puede tener diferente estructura organizacional. El modelo se especifica a partir de las necesidades concretas para ese acontecimientofases, tareas, funciones especializadas, personas con las que ya contamos o podemos contar. Pero lo importante es que dicho esquema garantice lbuena comunicacin y difusin de la informacin entre los diferentes estratos y permita que cada persona pueda desarrollar su talento, su capacidad dtrabajo.

El Comit ejecutivo, se encarga de supervisar el buen funcionamiento en los aspectos globales. No desarrolla, slo controla al Comit organizado

(operativo). El Comit organizador puede estar formado por los promotores (Comit de Campaa) o que stos nombren al Comit organizador. ste sencarga de desarrollar el proyecto hasta el final. Tambin estn entre sus misiones la elaboracin del plan director, la elaboracin del organigrama dfuncionamiento, el presupuesto, la programacin del evento, etc. Puede tener formas jurdicas diferentes: empresa con capital pblico, (COOB 92, S.A.la Federacin, la Empresa (UEN), asociacin sin nimo de lucro, el Ayuntamiento, etc. El Comit de Honor est compuesto por las personas invitadaspromotores y principales patrocinadores y siguiendo una relacin protocolaria. En algunos eventos puede haber igualmente un Comit cientfico formadpor personas de reconocido prestigio en el mbito cientfico, profesional y acadmico, e igualmente siguiendo una relacin protocolaria. Supervisan nivel tcnico los diferentes proyectos, reas, equipos de trabajo, infraestructuras, ponencias, conferencias, etc.

2.2 Establecimiento de las reas del evento

La estructura en reas depende de la dimensin del evento, de las necesidades del mismo, de las caractersticas tcnicas del acontecimientdeportivo y de la capacidad organizativa de la empresa. Al igual que sucede con el tratamiento de las fases, cada autor habla de diferente nmero dreas (entre 5 y 16 reas se han observado en las obras consultadas). Ante todo hay que buscar operatividad en las actuaciones de cada rea y entrreas.

2.3 Programacin del evento. Plan de accinEs la fase del plan del evento propiamente dicho, el Plan de Accin, el Mapa de ruta para ir de A (donde estamos) a B (fecha del evento).

Plan de Accin debe ser sensato, sencillo de seguir, til, claro, concreto, flexible (reajustable), realista (factible). Est abierto para ir readaptndose medida que se van cumpliendo plazos. En esta fase se contesta a las preguntas: qu, quin y cmo, cundo, con qu, dnde. Es la parte mimportante, porque se establece lo que hay que ir haciendo para que el evento salga bien. Parent (2008) seala que en esta fase se desarrollan laacciones del plan operativo, el paquete de tareas y la implementacin, la ejecucin. Es elemental la distribucin de tareas entre reas, la coordinacientre las reas y la coordinacin entre las tareas de diferentes reas, puesto que cada una de las divisiones debe conocer lo que hacen las dems, sperder el sentido de globalidad de la organizacin. El Plan de Accin tiene cuatro dimensiones: tareas, tiempo, dinero y recursos. Y stas, normalmentse planifican al detalle por perodos: primero slo se planifica minuciosamente estas dimensiones del perodo 1 y hacia el final del mismo se planificrigurosamente el perodo 2 y as sucesivamente.

Las tcnicas de programacin provenientes del mundo de la construccin y de la ingeniera son herramientas tiles para ello y sirven par

programar el evento (planificar y controlar estas dimensiones). Son las denominadas tcnicas PERT / CPM y GANTT. El mtodo PERT (Tcnica dprogramacin, Evaluacin y Reajuste, Program Evaluation Review Technique) y su forma simplificada: el mtodo del progreso camino- crtico CP(Critical Path Method), se utilizan para identificar las etapas esenciales de la realizacin de un proyecto y su encadenamiento, las actividades crticas, fin de maximizar los recursos humanos, materiales, financieros y temporales de los que se dispone, el orden cronolgico en el desarrollo de esta

acciones, la fecha final de realizacin, sus implicaciones econmicas, etc. El calendario del diagrama de GANT es un sistema de disposicin lgico temporal de las tareas previstas en la consecucin de un proyecto (Soucie, 2002:84). Muestra el tiempo en el eje de abscisas y las actividades en el ejde ordenadas, indicando el principio y fin de las mismas mediante un trazado continuo. Adems especifica qu tareas secuenciales no puedesuperponerse, que tareas independientes se pueden solapar, o las tareas cuyo comienzo depende de la finalizacin de otra u otras. Existen paqueteinformticos para la programacin de proyectos. Mediante el software se puede: Calcular duracin, fechas obligadas de comienzo, final, crticas, de tareas. Correspondencia entre tareas. Identificar caminos crticos importantes para el cumplimiento del proyecto. Conocer, ajustar y nivelar la carga de los recursos: tareas asignadas, reas a las que pertenecen, tiempo de trabajo a cada uno, coste, necesidade

especficas de recursos para tareas o momentos concretos, etc. Llevar un seguimiento de los costes, por tareas, por recursos humanos, hasta una fecha. Comparar datos previstos inicialmente con reales (seguimiento y control del proyecto). Generar grficos e informes para visualizar la informacin y notificarla a los implicados. Realizar un seguimiento histrico. Identificar problemas y remodelar el proyecto sobre la marcha. Llevar a cabo simulaciones del tipo que pasa si no llega a tiempo .., que pasa si hay temporal esos das.., coste de emplear ms recursos en un


7/12



tarea

Sin embargo, como gestores de un proyecto es necesario:

- Tener clara la estructura de descomposicin del trabajo (WBS).- Conocer de antemano las tareas y la dependencia entre tareas.- Saber asignar recursos a las tareas.- Conocer las necesidades de mano de obra, duracin de las tareas, su coste.- Controlar la evolucin del proyecto.- Evaluar los compromisos que puedan aparecer.- Tomar decisiones.

- La Dimensin Tareasse controla con la Determinacin de las Tareas a realizar: crear una lista de tareas: relacin e identificacin de todas latareas que se van a llevar a cabo para acometer el evento. stas son actividades especficas que se deben ejecutar para realizar el proyecto. Las tareacabeceras o tareas principales resumen un grupo de tareas relacionadas y tienen siempre asociadas una lista de tareas (actividades) subordinadasPrimero hay que tener una visin amplia y general del proyecto y enumerar las principales fases (perodos) de que consta. Luego se empiezan a aaddetalles a cada fase, y despus ms detalles an. Este sistema se conoce como WBS: Work breakdown structure: estructura de anlisis de trabajo lista de tareas(y se detalla minuciosamente por perodos).

1. Redactar una lista clara y precisa de actividades necesarias para realizar el evento. Inventario de actividades.2. Determinar la secuencia o el orden en el que deben llevarse a cabo las actividades. Clasificarlas, ordenarlas en secuencias.3. Determinar la lista de los acontecimientos, o etapas principales de la consecucin del proyecto.

4. Trazar la red encadenando las etapas o acontecimientos de la consecucin: comenzar a la vez que, no iniciarse antes de la predecesora, etc.

- La Dimensin Tiempose planifica a travs de un calendario, una agenda que especifica cundo comenzar, cundo alcanzar determinada metaCronograma del evento. Se elabora a la vez que la introduccin de las tareas. En l se especifican: el calendario del proyecto: comienzo, fin, da de inicioy fin del evento, fases o perodos del evento, perodos laborables, jornada laboral, das festivos, perodos de descanso, etc.

5. Determinar el tiempo requerido para el desarrollo de cada actividad (horas, das, semanas, etc.) Determinar la duracin de su realizacin: cronograma

6. Fijar el tiempo total que se requiere para la realizacin completa del proyecto: estimado, a partir de clculos de tiempo optimista y de tiempo pesimista

cronograma.

Suele ser difcil la estimacin del tiempo requerido para realizar una tarea, especialmente si su comienzo o su fin dependen de otras tareas o drecursos que estn involucrados en otras tareas cabeceras. De ah que se incluyan tiempos optimistas y pesimistas. La herramienta informtica permitcrear relaciones de dependencia entre tareas, establecer tareas crticas que se deben terminar en un tiempo concreto, calcular fechas optimistas pesimistas de inicio y finalizacin de tareas, fechas crticas. En la Figura 2 se observa un ejemplo de tareas y cronograma del proyecto Final autonmicde esqu para disminuidos fsicos


8/12



Figura 2.-Cronograma del evento: Final autonmica de esqu para disminuidos fsicos

- La Dimensin Recursos (humanos y materiales) se ocupa de la mejor manera de Asignar Recursos al proyecto (bajo la caracterstica de s

escasez y caresta). Hay que programar una distribucin eficiente evitando desdoblamientos y solapamientos, sobreasignacion o subutilizacin. Ademses conveniente establecer para los recursos humanos una cadena de mando y comunicacin lo ms corta y sencilla posible. Es habitual elaborar umanual de ejecucin con normas y procedimientos a seguir en diferentes situaciones. En la programacin se determinan: nmero de recursos humanonecesarios y tipologa (tcnicos, oficiales, sanitarios, jueces, auxiliares de pista, megafona, secretara, transporte, informacin, voluntarios, autoridaetc.), especificacin de funciones, responsabilidades, relaciones de autoridad y dependencia, polticas y normas de actuacin, mtodos de trabajocadena de comunicacin, las relaciones con el exterior (no slo protocolo y relaciones pblicas, tambin para realizar los trmites y procesos de laoperaciones comerciales), dedicacin a cada tarea (a tiempo, permanentes, slo para determinadas tareas, voluntarios) y coste de cada tipo de personao por tarea encargada a cada trabajador. El software te permite realizar la matriz de recursos (asignar recursos a tareas), el diagrama GANTT dRecursos (cmo asignar recursos tarea a tarea a lo largo del tiempo) la Hoja de Recursos con informacin sobre el nmero asignado de recursos a cadtarea, el coste, su calendario de trabajo, etc. as como visualizaciones sobre el progreso, la dedicacin, el retraso, el coste, las relaciones ddependencia, etc. y otra informacin.


9/12



Figura 3.Hoja de Recursos: Final autonmica de esqu para disminuidos fsicos

Se especifican los recursos materiales necesarios: tanto infraestructura no deportiva -espacios fsicos de oficinas, de almacenaje, sede dprocesamiento de datos informticos, transporte, comunicacin, alojamiento tambin material deportivo, de oficina, de marketing (merchandisinsoftware, etc.) que se debe inventariar y controlar - como infraestructura deportiva con la que se cuenta y que se necesita. En la determinacin de tarease incluyen las acciones que comporta su uso para el evento: alquiler, adjudicacin, remodelacin, construccin. Asimismo, se hace referencia infraestructuras civiles que deban construirse y que no corresponda a la organizacin del evento (urbanizacin de espacios, vas de acceso, construccide pasarelas, de parking, etc.) pero cuya finalizacin o retraso influye en el proyecto.

- La Dimensin Dinerose controla por medio de la Elaboracin del Presupuesto para distribuir los fondos asignados al proyecto. Su formulacin e

especfica para cada proyecto (evento). La acomodacin del Estado de Ingresos y Gastos al proyecto depende de un buen diseo del evento: estructuren fases, determinacin de tareas, responsabilidades, asignacin de recursos (sin olvidar los necesarios controles para conocer las variaciones sobre presupuestado). El Presupuesto se puede elaborar por reas, por tareas, por perodos, etc. Por una parte se cuenta con financiacin propia de organizacin a un proyecto concreto. Por otra parte, se tiene que determinar la forma de captar - y la cuanta - de otros recursos financieros: los primeroingresos derivan de la venta de derechos de imagen: cesin de licencias y emblemas para su explotacin, y de derechos de retransmisin, y posubvenciones. Despus por firma de acuerdos comerciales con patrocinadores y esponsores, venta anticipada de entradas y de merchandising, ingresopor publicidad, ingresos de empresas colaboradoras, y al final por la venta de entradas y vending (mquinas expendedoras) y bares-restaurantes. Scuantifica en un Estado de Ingresos previsional. Al mismo tiempo se necesita calcular los Gastos de ejecucin. Se deben prever los gastos corriente(luz, telfono, agua, Internet, etc.), gastos de personal, seguridad, adecuacin de infraestructuras y del entorno, las contrataciones con empresas ddiversos sectores, alquileres, compras, adquisiciones de material, infraestructura, alojamiento, transporte, adquisicin de software, relaciones pblicasgastos para ceremonias, promociones, logstica de materiales, trofeos, seguros, etc. En este tipo de proyectos (un evento es un servicio), los costedirectos de mano de obra son un componente importante del presupuesto de gastos del proyecto. A parte del coste econmico del proyecto hay qumedir otro tipo de costes: polticos, sociales, medio ambientales, etc.

Es importante no olvidar que la programacin debe ser factible de reajuste. Se han de establecer criterios de aceptabilidad de las variaciones. S

el proyecto es de gran incertidumbre hay que planificar con ms flexibilidad y sin controles rgidos, aceptando variaciones elevadas y teniendo capacidade tomar grandes decisiones. A mayor complejidad del evento, se necesitan especificar con ms precisin los pasos, es decir debe haber unplanificacin ms detallada y con mayor control. Si el evento es de gran dimensin se necesita una mayor coordinacin entre reas, entre perodos, polo que se requieren reglas ms detalladas.Fase 3: actuacin (ejecucin) y celebracin del evento

Es la fase ejecutiva. Desarrollo del proyecto propiamente dicho y realizacin del evento. Corresponde, igualmente, al plan operativo, pero dandrespuesta a las cuestiones anteriormente planteadas: se ejecutan todas las tareas previstas, se realizan todos los procesos sistematizados en la fase 2se activan todas las relaciones establecidas y las cadenas de correlacin, comunicacin y aprovisionamiento diseadas, se utilizan todos los recurso

planificados. Existen actuaciones individuales de los recursos humanos y la intervencin activa de clientes y participantes. Adems, se debe ponespecial tencin en las tareas relacionadas con protocolo, relaciones pblicas y medios de comunicacin: crean opinin y transmiten una imagen de organizacin, por lo tanto, tienen gran poder de negociacin.

En esta fase es muy importante la coordinacin de reas, actividades y recursos y se debe realizar un seguimiento y control desde cada una de

ellas por los responsables respectivos. Una vez puesto en marcha, se genera una constante retroalimentacin de las dos fases anteriores pareactualizar outputs y seguir la ejecucin segn lo previsto. De ah la necesidad de planificar con flexibilidad. El control debe estar diseado de tal formque detecte desviaciones y se puedan reparar con tiempo. El anlisis de la evolucin del proyecto y la evaluacin de los resultados intermedios se puedhacer semanal, mensual, cuatrimestral pero garantizando un sistema de planificacin flexible que permita realizar correcciones continuas segn se vadetectando fallos. stos se recogen en una memoria para llevarlo a la siguiente fase (evaluacin) y poder ser analizados ms profundamente. Dichcontrol se lleva a cabo a travs de variables indicadoras, observando y asimilando aciertos y errores recogiendo y valorando opiniones, crticas sugerencias de clientes y trabajadores, proveedores, patrocinadores, etc., para lo cual se debe recoger y obtener informacin de todo cuanto suceda. Ela fase de celebracin del evento, puesto que es algo vivo, surgen dificultades y se dan mltiples imprevistos. No queda tiempo ni alternativas parmodificar esta fase y si la fase anterior de actuacin se ha planificado bien habr que ir haciendo correcciones mnimas. Es la capacidad, la experiencia la propia programacin bien planificada las que permiten controlar y salir airoso de las contingencias que vayan apareciendo y que los errores ntrasciendan al pblico. En realidad esta fase de actuacin comienza ya cuando se disea el evento (fase 1, e incluso fase 0) y finaliza con el cierre liquidacin del proyecto.


10/12



Fase 4: Evaluacin

ltima fase de evaluacin del proyecto, tanto a nivel financiero como organizativo, poltico, social y deportivo. Incluye realizacin de Memoriapublicacin de resultados del evento, reproduccin de imgenes, recopilacin de notas de prensa, anlisis de resultados de encuestas y estadsticaliquidacin, reuniones post evento del comit organizador y ejecutivo y, en ocasiones disolucin de los mismos (sociedades creadas al efecto).

4.1. Evaluacin del proyecto. Elaboracin de la Memoria del evento

Como una de las tareas a realizar es la recogida de informacin, es importante haber diseado anteriormente la actuacin de la secretara a fin destablecer los datos, e informes que es necesario proporcionar continuamente durante la realizacin del evento. Se recogen informes de las distintareas y de las distintas fases, para conocer los resultados. Las fuentes de informacin para la elaboracin de estos informes finales son: organizacindeportistas, espectadores, medios de comunicacin, clientes externos, etc.

En la Memoria se incluyen datos, encuestas, notas de prensa, informes sobre errores cometidos, problemas detectados y desviaciones

modificaciones realizadas, valoracin de cada fase y de cada rea por los responsables directos y valoracin conjunta, estadsticas y anlisis dresultados. Con ello se consigue informacin sobre desviacin de lo previsto con lo realizado, eficacia de las acciones, bsqueda de alternativas parposteriores proyectos, comunicacin a los diferentes Comits del evento. Es conveniente impulsar la objetividad, la transparencia y la autocrtica. LMemoria con todos los datos se archiva y se puede editar un informe para diversas instituciones y organizaciones que lo soliciten. Un apartadimportante y obligado de esta evaluacin lo constituyen los informes econmico-financieros. Por lo que es importante realizar el Balance del evento, cuenta de resultados, disear una serie de ratios econmicos, la auditora.

4.2 Liquidacin y Disolucin de Comits

Se cierran todos los captulos abiertos durante la ejecucin del proyecto y se liquidan (finalizacin contratos, adjudicaciones, relaciones externasltimos pagos de facturas, inventarios, venta de bienes y existencias, devoluciones) A veces esta fase dura aos. Por compromisos econmicos, dconcesin de obras, propiedades inmobiliarias, realizacin y publicacin de la memoria, etc., el cierre del evento y la disolucin de los comits puede

prolongarse. Cuando se trata de una empresa dedicada a la organizacin de eventos, es ms sencillo, pues se trata simplemente de cerrar el evento, siliquidar ninguna sociedad. Pero las conclusiones determinadas en esta fase son importantes para asegurar la continuidad del evento, o la mejora de lUEN dedicada a la organizacin de eventos.

REAS EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

En las reas de un evento se recogen todas las funciones en la ejecucin del proyecto. Independientemente del organigrama del evento, aunqurelacionado, existen reas visibles, para centralizar en cada una, las diferentes tareas antes sealadas. Al frente de todas ellas hay un responsable detrs de ste, personal con tantas tareas como sea necesario. Ello implica, por tanto, disponer de un organigrama, una estructura organizativa dentro dcada rea, un plan de necesidades de puestos de trabajo, un presupuesto para cada una y un plan de coordinacin con todas las dems reas, perespecialmente de unas con algunas. Cada evento requiere una organizacin ms conveniente segn sus caractersticas, de forma que las reas en organizacin del evento estn supeditadas a sus planes estratgico, estructural y operativo, a las dimensiones del mismo, a la macroestructura de organizacin que lo lleva a cabo, a la complejidad o a la tipologa de evento. Y por tanto, stas pueden variar de un evento a otro. A (2003) distingureas de tipo econmico y de promocin del evento: marketing, econmica y administracin, recursos humanos, ceremonias, promocin, medios dcomunicacin, publicaciones, protocolo y reas tcnicas y de infraestructura: instalaciones, tcnica-deportiva, seguridad, mdica, alojamientotransportes, acreditaciones, asesora jurdica. Desbordes et al. (2006) proponen reas: administrativa y financiera, legislativa y de seguridacomunicacin y medios, comercial y de patrocinio, logstica y deportiva. Nuestra propuesta consiste en centrar todas las operaciones en 7 grandes rea

o divisiones: Marketing, Relaciones Pblicas, Protocolo, Tcnico deportiva, Tecnologa de la Comunicacin, Econmico Administrativa y Logstica.

En el rea de marketing se incluyen aspectos de promocin, publicidad y publicaciones, as como ventas. En el rea de Relaciones Pblicase incluyen medios de comunicacin (aunque dada la importancia y la cobertura de los eventos, podra ir como un rea aparte), patrocinadores espnsores. El rea de Protocolo la constituyen protocolo, ceremonias, relacin con las VIPs, autoridades, invitados VIPs, asistencia a delegaciones. Eel rea Tcnico-Deportiva se realizan funciones directamente relacionadas con la competicin. El rea de Tecnologa de la Comunicacin es cada vems importante debido a la necesidad de gestionar la produccin, el tratamiento y la comunicacin de todo tipo de informacin y datos, especialmente loresultados de las pruebas deportivas. El rea Econmica y Administrativa se encarga de Acreditaciones, Recursos Humanos (decide permisos, licenciaaccesos para personal de dentro y fuera de la organizacin), Secretara y Asesora Jurdica. El rea de Logstica se ocupa de aspectos dinfraestructura, alojamiento y transporte, de la seguridad, la asistencia mdica, la restauracin y proveedores.

En la Tabla 2 se sintetizan los acometidos de cada rea sugeridos por diversos autores y segn nuestra propuesta.

Algn rea desempea tareas desde el inicio del proyecto hasta el final. Por tanto requiere de ms personal, ms presupuesto y ms recursoOtras empiezan su cometido en un tiempo posterior, o slo durante la celebracin del evento. La eleccin de incluir determinadas tareas en unas u otrareas es

Tabla 2.reas y sus funciones en la organizacin de un eventoREA DE MARKETING

- Tiene como objetivo principal la venta del evento a diferentes mercados.- Disea y produce la campaa de publicidad de la organizacin y del evento en s.- Selecciona, el grupo de mercado al que dirigir sus acciones: segmentacin del

mercado.- Decide, disea, elabora logotipos, emblemas, anagramas, del evento, trofeos,

uniformes, obsequios para participantes y VIPS: medallas, copas, placas, ropa, etc.Promocin:- Decide, disea el mensaje y la campaa de promocin del evento en diferentes

medios, a distintos mercados, por diferentes medios (web, correo electrnico, prensa,pelculas, revistas, televisiones, otros actos, en competiciones deportivas, vallaspublicitarias, a vionetas, dpticos, etc.)

- Disea programas paralelos deportivos para la promocin del evento: eventospopulares.

- Decide, produce, contrata, productos de promocin y merchandising: camisetas,

REA DE PROTOCOLO- Lleva relacin con los VIPS: invitaciones, asientos, catering, recepciones,

transporte, recogida y alojamiento, discursos, etc.- Decide, disea ornamentacin y protocolo: etiqueta, banderas, himnos,

ceremonias, llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos,intervenciones, apertura y clausura, azafatas, etc.

- Disea, organiza actos complementarios: culturales, recreativos, etc.- Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten.

- Realiza el calendario de actos y ceremonias.

REA TCNICO DEPORTIVA- Decide actuaciones en el desarrollo de la competicin deportiva.


11/12



mascotas, bolgrafos, regalos, muestras de recuerdo, logotipos, fotografasautografiadas.

- Disea y planifica la distribucin de entradas. Disea, coordina la fuerza de ventas.

Publicaciones:- Disea canalizacin de recogida de informacin y distribucin.- Disea, edita, publicaciones del evento: dpticos, carteles, pginas web, etc.

- Decide y elabora los documentos y publicaciones de prestigio e imagen del evento:reportajes, pelculas, libros, pster, etc.

- Decide, disea, edita material impreso, papelera: entradas, invitaciones, carn,taquillaje.

- Coordina actuacin de jueces, rbitros, cronometradores, anotadores, jefesde pista.

- Detalla calendario y franjas diarias de competicin, horarios deactuaciones. Marca pautas horarias de pruebas.

- planifica ensayos de competicin, con horario de entrenamientos y decompeticiones, circulaciones de deportistas, jueces, etc.

- Supervisa las normas federativas y complementarias referidas a concursosy competiciones.

- Controla participantes, resultados, doping, coordinndose con otras reas.

REA DE RELACIONES PBLICAS- Lleva las relaciones comerciales con entidades y empresas a efectos de publicidad,

venta, alquiler, regalo de productos y promocin del evento.- Disea estrategias para la bsqueda de patrocinadores y acciones comerciales con

otras empresas, para la venta del evento y para la fidelizacin de los patrocinadores.

- Disea y organiza la colaboracin entre los medios de comunicacin, el evento y lospatrocinadores y espnsores.

- Disea y organiza las acciones de relaciones pblicas entre los patrocinadores yespnsores y el pblico general.

- Lleva la relacin con los Medios de difusin: prensa, radio, televisin.- Informa sobre el acto: su estado de evolucin y su desarrollo. difusin, promocin.- Dispone de instalaciones y condiciones de trabajo para los medios.

- Dispone de locutores y prepara su actuacin, horarios, lugares, acreditaciones.- Prepara, coordina, dirige las ruedas de prensa.- Prepara informacin: recopila noticias de diferentes reas, de inters general.

- Recopila fotografas e imgenes para las publicaciones.- Elabora comunicados, dossieres de prensa, conferencias, participa en las entrevistas.- Disea un sistema computerizado de clasificacin junto con el rea de Tecnologa.

REA DE TECNOLOGA DE LA COMUNICACIN- Disea el sistema de comunicaciones: intercomunicadores, megfonos,

radiotransmisores.- Disea la comunicacin por red de toda la organizacin: intranet, etc.- Disea puestos de tecnologa, para la recepcin, tratamiento y envo de

informacin de todo tipo: datos competicin, estadsticas, etc.- Confecciona programas informticos apropiados al evento.

- Da soporte tcnico y de mantenimiento a los operadores.- Supervisa la tecnologa en instalaciones, material, deportivo:

mantenimiento, cumplimiento de exigencias tcnicas, etc.Gestiona los resultados informatizados de las competiciones, y del resto.

REA ECONMICA Y ADMINISTRACIN

- Elabora el presupuesto y la contabilidad del evento, por reas, por tareas, por partidas.- Realiza negociaciones econmicas.

- Realiza las compras de bienes y el pago de haberes.

- Gestin y control econmico-financiero y fiscal.- Controla inscripciones, permisos, seguros, documentacin, autorizaciones.

- Levanta actas de reuniones.Recursos Humanos:- Disea puestos, categoras y caractersticas de puestos de trabajo: salarios,

vacaciones.- Realiza la gestin de personal: captacin, seleccin, contratacin, formacin, etc.- Determina tipos de contratacin de diferentes tipos de recursos humanos.- Realiza gestin de horarios, permisos, licencias, bajas, vacaciones.

- Realiza gestiones de subcontratacin, externalizacin de servicios y contrataciones.- Impulsa estrategias de motivacin, plus de productividad.

Acreditaciones:- Disea las necesidades de acreditaciones.- Disea circulaciones de personas segn acreditacin: lugares comunes, restringidos.

Asesora Jurdica:- Solicita permisos, licencias, seguros.- Supervisa documentacin legal de contratos, licencias, reglamentos, seguros - Crea pliegos de condiciones, reglamentos y normativas propias.

- Da cobertura legal a todas las reas.

LOGSTICA- Prepara recepcin, distribucin de habitaciones, coordina ocupacin.- Organizacin del catering: seleccin, supervisin mens, compra y

abastecimiento necesario.

Transporte:- Decide, selecciona, contrata, medios de transporte ms adecuados.- Coordina salidas, recogidas, llegadas de transportes. Se coordina con la

polica municipal.- Circulacin de vehculos, de entrada, salida, recorridos. As como la

seguridad y vigilancia en los estacionamientos y circulaciones.- Se ocupa del aparcamiento de vehculos en diferentes zonas: pblico,

participantes, autoridades.- Solicita permisos en caso de invadir lugares pblicos.

- Supervisa el buen funcionamiento y el mantenimiento de los vehculos.- Atencin a di sminuidos.Seguridad:- Realiza la valoracin de la dificultad en cada momento para crear

servicios de seguridad.- Disea plan de seguridad y evacuacin con rea mdica y proteccin

civil.- Vela por la seguridad e integridad de personas, instalaciones,

espectadores, participantes, VIPS, equipamie ntos, etc.- Disea plan para evitar accidentes, incendios, inundaciones. Prev

actuacin en caso de que ocurran.- Dispone las medidas oportunas para evitar actos vandlicos: envases de

cristal, bengalas, palos.- Dispone la seguridad y el control en la entrada de pblico: circulaciones,

localizacin de asientos.- Decide, coloca paneles indicadores. Situacin, direccin, ubicacin, etc.- Se coordina con entidades pblicas y privadas: Bomberos, Proteccin

Civil, Polica Nacional, etc.Asistencia Mdica:- Elabora manual de actuacin, evacuacin, emergencia, prevencin

riesgos.- Avituallamiento de dotaciones y medios necesarios: personal,

ambulancias, equipos sanitarios, lugares de ubicacin.- Controla actuaciones en materia de dopaje.

- Presta asistencia mdica y de urgencia.- Coordina con organismos de apoyo: Proteccin Civil, Cruz Roja, etc.

LOGSTICA- Infraestructura, instalaciones y equipamiento:- planifica todas las necesidades de instalaciones: espacios deportivos, cronometrajes,

sealizacin, vestuarios, circulaciones, iluminacin, etc.- Contrata, alquila, adquiere, dispone todo lo necesario para el evento: podio, pancartas,

andamios, equipo de megafona, escenarios, etc.- Disea un plan de actuacin de mantenimiento y reparacin de averas y roturas, tanto

de infraestructuras como de instalaciones deportivas.- Confecciona el horario de uso de las instalaciones.

- Cataloga, almacena, ordena pedidos y material.- Recoge, desmonta, guarda, material.- Decide, dispone, prev circulaciones de personas, material, y vehculos.

- Acondiciona, mantiene, instalaci ones y equipamie nto dep ortivo, espacios deportivos yno

Alojamiento:- Planifica la necesidad de alojamiento: Decide hoteles, residencias, albergues

apropiados.

tanto estratgica como funcional. Por ejemplo, si se considera a los medios de comunicacin como clientes, se puede incluir su tratamiento dentro derea de Relaciones Pblicas, mientras si se les considera proveedores de financiacin y promotores de la imagen del evento y de la empresa quorganiza, se debe crear un rea especfica para incluir todas las tareas relacionadas con ellos. Lo mismo sucede con publicaciones y ventas.

CONCLUSIN

Esta revisin sintetiza y describe la literatura en torno a la organizacin de eventos deportivos. Se consideran servicios de una organizacin parlos que existe un mercado especfico y por tanto son UEN. Como novedad, el artculo contempla que la organizacin del evento es un proyecto examina la produccin (servuccin) del evento, aportando herramientas gua de planeacin, programacin, gestin y control de dicho proyecto. Comproyecto, su origen corresponde a una decisin estratgica, inmersa en una planificacin generada desde la direccin de proyectos. Esa decisiestratgica se plasma en el plan director del evento, que concreta desde el por qu del mismo hasta el cmo desarrollarlo. La decisin de ejecutarldepende de factores externos e internos y del coste de oportunidad. Estos condicionan que se lleve a cabo la idea de implicar recursos (tiempohumanos, materiales y financieros) en la realizacin del evento, o que se deseche. Las fases en la organizacin de un evento deportivo son lasiguientes: (0) previa o preliminar o de presentacin de la candidatura, (1) definicin y diseo de las caractersticas que determinacin la configuracidel evento, (2) diseo de la estructura del evento y programacin, (3) actuacin o ejecucin del proyecto y celebracin del evento y (4) evaluacin. Estafases no son sino la divisin de la actuacin y del tiempo en diferentes bloques de actuacin para ejecutar el proyecto. La fase de planificacin y la dprogramacin son las ms importantes para llevar a buen fin el evento. En ellas se especifican las dimensiones del mismo: tareas, tiempo, dinero


12/12


recursos. Para la programacin del evento contamos con tiles herramientas informticas que permiten gestionar dichas dimensiones y realizar useguimiento y control del desarrollo del proyecto. Cada evento tiene su propia estructura organizativa y sus reas funcionales interconectadas. Desdestas diversas reas, se ejecutan todos los procesos programados. Para ello cuentan con responsables, recursos humanos, materiales y financieroplan de actuacin y plan de coordinacin entre reas.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFAS- Acosta, R. (1999). direccin, Gestin y Administracin de las OrganizacionesDeportivas. Barcelona: Paidotribo.- Alberto, C Hernando, V. Fernndez, J.A. (1996). Gestin y direccin de Empresas Deportivas. Teora y Prctica. Madrid: Gymnos.- Andreff, W.

- (1981). Le prix du spectacle sportif et le comportement du spectateur. Le spectacle sportif. Paris. Presses Universitaires de France, 60-8- (2004). Economie du sport, Paris, PUF.

- Andreff, W. & Szymanski, S. (2006) eds. Handbook on the Economics of Sport, Cheltenham: Edwar Elgar.- A, V. (2003). Organizacin y Gestin de Actividades Deportivas. Los grandes eventos.Barcelona: Inde.

- Ayora, D. Garca, E. (2004). Organizacin de Eventos Deportivos. Barcelona: Inde.- Bowdin, G. McDonnell, I. Allen, J. OToole, W. (2005). Events management. Oxford: Elsevier Butterworth Heinemann.- Campos, C. (1997). Marketing y patrocinio deportivo. Barcelona: Gesti y promoci editorial.- Casimiro, A. A, V. (dtrec.) (2006). Incidencia social de los Juegos Mediterrneos Almera 2005. Almera: Universidad de Almera.- Clark, G. (2009). Las Ciudades y los Eventos Globales. Conferencia Internacional. Madrid, Junio 2009.- Chelladurai, P. (1999). Human Resource Management in sport and recreation. Illinois: Human Kinetics.- Davidson, J. (1999). La direccin de proyectos en las organizaciones. Barcelona: Granica.- Desbordes, M. (2000). Gestion du sport, Paris, ditions Vigot.- Desbordes, M. Falgoux, J. (2006). Gestin y Organizacin de un Evento Deportivo. Barcelona: Inde.- Daz, A Segarra, E. (coord.) (2001).planificacin de Eventos Deportivos Internacionales. Murcia: Federacin de Municipios de la Regin de Murcia.- Dwyer, L. Fredline, L. (2008).

- Special Sport Events-Part I.Journal of Sport Management, Julio, 22, 385-391. Recuperado de Sport Discus.- Special Sport Events-Part I.Journal of Sport Management, Julio, 22, 495-500. Recuperado de Sport Discus.

- Esteban, D. (dir.) (2003). Congreso Internacional VirtualIntangibles e interdisciplinariedad, http://cvu.rediris.es/bscw/bscw.cgi/0/356356.-

Fanjul, J.L. y Castao, F.J. (2006). Direccin Financiera Caso a Caso,Thomson-Civitas, Navarra, Aranzadi.- Fanjul, J.L. (2003).Talento y Talante,Leccin Inaugural del Curso Acadmico 2003-2004, Len, Secretariado de Publicaciones, ULE.- Fanjul, J.L. y Castao, F.J. (2000). Proyecto empresarial, Madrid, Editex.- Fanjul, J.L. y Tascn, M.T. (2001).Economa y Organizacin de Empresas, Madrid, Editex.- Fanjul, J.L. Robleda, H. Fernndez, C. Bilbao, A. (1991). Anlisis de proyectos. Len: Secretariado de Publicaciones, Universidad de Len.- Fernndez, J.J. (2005). Vademcum de Protocolo y Ceremonial Deportivo. Barcelona: Paidotribo.- Gallardo, L. Jimnez, A. (2004). La gestin de los servicios deportivos municipales . Barcelona: Inde.- Gil, J. (1995). Cmo organizar una Competicin Deportiva. Barcelona: Flash Books.- Gmez, V. (2001). Organizacin de Eventos en la Naturaleza, en A. Daz, E. Segarra. (coord.). Planificacin de Eventos Deportivos Internacionale

Murcia: Federacin de Municipios de la Regin de Murcia.- Grant, R. (2006). Direccin Estratgica. Conceptos, tcnicas y aplicaciones. Navarra: Cvitas, Aranzadi.- Heineman, K. (1998). Introduccin a la economa del deporte. Barcelona. Paidotribo.- Johnson, G. Scholes, K. (2002). Direccin Estratgica. Madrid: Prentice Hall.- Ksenne, S. (2007). The economic theory of professional team sports: an analytical treatment. Cheltenham: Edward Elgar Publishing.- Magaz, A.M. (2009). Gestin de proyectos mediante aplicacin informtica Microsoft Project: proyecto deportivo para poblaciones especiale

Documento interno del Mster en Actividad Fsico Deportiva y Personas con Discapacidad, de la Universidad Autnoma de Madrid.

-

Martn, O. (1996). Manual Prctico de Organizacin Deportiva. Madrid: Gymnos.- Mestre, J.A. (1995). Planificacin Deportiva. Teora y Prctica. Barcelona: Inde.- Mullin, B.J., Hardy, S. & Sutton, W.A. (2007) Sport Marketing, 3rd ed. Champaign, IL, USA: Human Kinetics.- Muniesa, A. Lorenzo, R. (rev.) (2008).Actas del XXVI Seminario Aragons Municipio y Deporte. Organizacin de Eventos Deportivos en Municipio

y Comarcas. Coleccin: Cuadernos Tcnicos del Deporte, n 46. Zaragoza: Diputacin General de Aragn. Departamento de Educacin, Cultura Deporte.

- Parent, M.- (2008). Evolution and Issue Patterns for Major-Sport-Event Organizing Committees and Their Stakeholders, Journal of Sport Managemen

22, 135-164. Recuperado de Sport Discus.- (2010). DecisionMaking in Major Sport Events Over Time: Parameters, Drivers, and Strategies. Journal of Sport Management, 24, p29

318. Recuperado de Sport Discus.- Paris, F. (1996). La planificacin estratgica en las Organizaciones Deportivas.Barcelona: Paidotribo.- Redondo, J.C. Magaz, A.M. (1996). El control de la variabilidad en la organizacin de competiciones deportivas, Libro de Actas del III Congres

Internacional sobre Entrenamiento Deportivo. Len: INEF Len.- Rottenberg, S. (1956). The Baseball Players Labor Market, Journal of Political Economy64 (june), 242-58.- Soucie, D. (2002).Administracin, organizacin y gestin deportiva. Barcelona: Inde.-

Surez, A.S. (1998). Decisiones ptimas de inversin y financiacin en la empresa. Madrid: Pirmide.- Szymanski, S. (2009).Playbooks and checkbooks: an introduction to the economics of modern sports. Princeton: Princeton University Press.- Villarejo-Ramos, A.F. Martn-Velicia, F.A. (2007). Una propuesta de modelo para la medicin del valor de marca en entidades deportivas

EsicMarket. Economic and Business Journal. Revista Internacional de Economa y Empresa. Segundo cuatrimestre, Mayo-Agosto, 87-108. MadriESIC.Referencias totales / Total references: 46 (100%)Referencias propias de la revista / Journal's own references: 0

Rev.int.med.cienc.act.fs.deporte- vol. 12 - nmero 45 - enero 2012 - ISSN: 1577-0354

Organización de Eventos Deportivos y Gestión de Proyectos_ Factores, Fases y Áreas

Documents

Transcript of Organización de Eventos Deportivos y Gestión de Proyectos_ Factores, Fases y Áreas