Universidad Nacional Autónoma de

México

Escuela Nacional de Enfermería y

Obstetricia

Administración General

Dra. Cecilia Vite

Tema: ORGANIZACIÓN FORMAL

Grupo:1554

Flores Osorio Monica

Hernández Hernández Danya Teresita

Madrid Ceron Alinne

Definición.

Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los

recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y

agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones

del grupo social.

Organización Formal

Concepto.

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la

dirección y comunicada a todos a través

de manuales de organización, de

descripción de cargos, de organigramas,

de reglas y procedimientos, etc.

Clasificación por sus fines.

a) Políticas: son aquellas que se dirigen al logro del bien común, como ejemplo tribunales, el estado, ejercito.

b) Económicas: tiene como fin la producción de un bien o de un servicio.

suelen dividirse en:

- primarias: como la agricultura y la ganadería

- secundarias: aquellas en las que la fuerza productiva proviene por la acción e ingenio del hombre.

- terciarias. Son todas aquéllas en que lo que se produce en un servicio, en que destacan como las organizaciones comerciales.

c) Las educativas y culturales: son aquellas que buscan investigar, transmitir y difundir conocimientos.

d) Religiosas tiene como objeto satisfacer y dirigir las aspiraciones que el hombre tiene ante algo trascendente.

e) De fines meramente sociales: aquéllas a las que pertenecemos para satisfacer nuestro anhelo natural de comunicación con los demás

Los principios de la Organización.

principio de la especialización

“Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta. Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza”

Principio de la unidad de mando

“para cada función debe existir un mando” establece la necesidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. “nadie puede servir a dos señores

Principio del equilibrio de autoridad – responsabilidad

Cada nivel jerárquico debe tener señalado de manera perfecta al grado de responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada jefe. Esa responsabilidad constituye, a su vez, el fundamento de la autoridad que debe concedérsele.

Principio del equilibrio de dirección-control

“A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad del mando” “ hacer a través de otros “

Principio de la definición de puestos

“ Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por éste la unidad de trabajo impersonal especifico”

Etapas de organización del trabajo.

Coordinación.

Es la sincronización de los recursos y de

los esfuerzos de un grupo social, con el fin

de lograr oportunidad, unidad, armonía y

rapidez, en el desarrollo y la consecución

de los objetivos

División del trabajo.

Es la separación y delimitación de las

actividades, con el fin de realizar una

función con la mayor precisión, eficiencia

y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la

especialización y perfeccionamiento en el

trabajo

Jerarquizacion y departamentalización

Jerarquizacion.-

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

La jerarquizacion implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.

Reglas.

Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.

1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables.

2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).

Departamentalización.

Es la división y el agrupamiento de las

funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente

observar la siguiente secuencia:

1º Listar todas las funciones de la empresa.

2º Clasificarlas.

3º Agruparlas según un orden jerárquico.

4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

1. Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

2.- Por producto.

Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geográfica o por Territorios

4. Por clientes

Por lo general se aplica en empresas

comerciales, principalmente almacenes, y

su función consiste en crear

unidades cuyo interés primordial es servir

a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo

En la industria, el agrupamiento de equipos en

distintos departamentos reportará eficiencia y

ahorro de tiempo; así como también en una

planta automotriz, la agrupación por

proceso.

6. Por Secuencia

Es utilizada en empresas productoras que

trabajan sin interrupción los tres turnos, para

controlar cada uno de

los turnos; o cuando se trate de labores que

manejen una gran cantidad de números o letras.

DISEÑO DE CARGOS Y

TAREAS

El diseño de cargo y tareas tuvo como precursor a Adam Smith, seguido de Taylor.

Estructuración de las tareas

Toda persona puede desempeñar las tareas de “una mejor manera” posible y las formas organizacionales deben ser seleccionadas y organizadas según criterios y principios universales.

CARGO: Son todas las actividades desempeñadas por una persona. Es una unidad de organización, conformado por un grupo de deberes y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás. Contribuyen al alcance de los objetivos de la organización.

Ocupante: Persona designada para desempeñar un cargo.

Tareas: son las actividades que debe cumplir el ocupante del cargo

Un cargo está vacante cuando no hay ocupante designado para ejercerlo.

Papel:Es el conjunto de actividades o comportamientos exigidos al ocupante del cargo., o pueden ser

Familiares para el individuo, gracias a su conocimiento de la tarea

Inciertos, cuando le son comunicados por otros miembros de la organización que solicitan su conocimiento del papel o dependen de este para atender las expectativas de sus propios cargos.

EMPRESA

Sistema de papeles que se superponen, cada uno de los cuales está asignado a personas que desempeñan actividades y desarrollan expectativas de papeles relacionados con las demás personas.

Las personas deben ser reclutadas y seleccionadas, de acuerdo a los requisitos del cargo. Entrenadas para desempeñar el cargo, supervisadas, evaluadas y controladas.

Solo pueden funcionar cuando las personas que debe cumplir papeles específicos y actividades requeridas ocupan los cargos correspondientes .

Diseño se cargos

El diseño de cargos es la especificación del contenido, los métodos y las relaciones de cargos para satisfacer requisitos tecnológicos, organizacionales, sociales y personales.

La estructura de los cargos , así como la estructura organizacional y departamental, se deciden y elaboran para atender la estrategia empresarial de la mejor manera posible, de modo intencional y coherente.

Los cargos y las tareas son los medios que tiene la empresa para emplear sus recursos y conseguir sus objetivos

El proceso de diseño de un cargo se divide en 3 etapas:

1.- Especificación del contenido de la tarea que debe ejecutarse.

2.- Especificación del método para ejecutar cada tareas.

3.- Combinación de las tareas individuales en cargos específicos. Cada cargo se convierte en un conjunto de tareas específicas.

ENFOQUES EN EL DISEÑO DE

CARGOS Y TAREAS

El diseño de los cargos es la manera en como se proyectan y

estructuran los cargos individuales y se combinan en unidades, departamentos y divisiones.

Existen varios enfoques diferentes: clásico, humano, situacional y sociotécnico.

Enfoque clásico Enfoque humanista

Enfoque situacional

Enfoque sociotécnico

Primer intento sistemático por definir los principios capaces de orientar el empleo óptimo del individuo en el cargo y su ejecución eficiente. La mejor manera de ejecutar las tareas se encontraba estaba definida por el estudio de tiempos y movimientos, realizado a través de la simplificación de los movimientos del obrero. Movimientos inútiles eliminados y los útiles perfeccionados.

Constituye una fuerte reacción al mecanismo del diseño clásico ya que tiene mas en cuenta a la persona y focaliza mas el contexto que envuelve el cargo y las condiciones en las que se desempeña, dejando en un plano secundario el contenido del cargo o los métodos para desempeñarlo.

Parte de la premisa de que el diseño de cargos debe tener un enfoque sistémico. Sistema: conjunto de unidades o partes relacionadas entre si que forman un todo complejo. Se trata de lograr la máxima eficacia del sistema entero y no la eficacia de cada una de sus partes además de garantizar interdependencia de estas.

El punto de partida de este enfoque es que la empresa está constituida por un sistema técnico ( Relacionado con la ejecución y coordinación del trabajo y tareas) y por un sistema social interdependiente ( Referente a los medios de relacionar a las personas entre si para que trabajen juntas

Enfoque clásico

Enfoque humanista

La administración científica buscaba: •Encontrar una mejor manera para que las personas se moviesen, localizasen y ejecutasen una tarea. •Segmentar o fragmentar los cargos en maneras respectivas en las que fuera fácil entrenar a la personas. •Distribuir los elementos y los equipos para minimizar el esfuerzo y la perdida de tiempo. •Propiciar un ambiente en el que el ruido, la ventilación y la iluminación no redujesen la eficacia de empresa. •Eliminar los medios que produjesen fatiga y que no estuviesen relacionados con la tarea ejecutada.

•Este diseño busca mayor interacción entre las personas y sus superiores. Así como la participación en decisiones relacionadas con la ejecución de las tareas como medio de satisfacer las necesidades individuales y aumentar la moral del personal. •El superior se ve estimulado desarrollar entre sus subordinados un espíritu de equipo. Capaz de cohesionar el grupo (atmosfera de trabajo amigable y cooperativa) de trabajo, minimizar conflictos que puedan perjudicar el desarrollo del desempeño del departamento. •El enfoque humanista en el diseño de cargos tiene como objetivo motivar e incentivar a las personas mediante tareas para aumentar su productividad o mantenerla a niveles elevados.

Enfoque situacional

Enfoque sociotécnico

Un cargo se puede estudiar como un sistema compuesto de: a) Entradas: suministro de información recursos

y materiales que permiten la operación del sistema pueden ser

1.- Información ordenes e instrucciones sobre las tareas que deben realizarse

2.- Materias primas (materiales o datos) que debe procesar el ocupante del cargo 3.-Recursos recibidos para que el ocupante pueda realizar su tarea 4.-contacto sea con el jefe, los colegas o subordinados b) Operaciones: Procesos de trasformación realizados por el ocupante del cargo, los cuales convierten las entradas en salidas. Ejecución de las tareas del cargo por el ocupante c) Salidas: Resultado del trabajo del ocupante, ya sea en términos de productividad, realización personal o satisfacción del cargo. d) Retroalimentación: es el seguimiento de los resultados y su comparación con los estándares de desempeño esperados en el sistema.

El sistema técnico es determinado por las exigencias características de las tareas que ejecuta la empresa, y moldeado por la especialización de las habilidades y los conocimientos exigidos, por los tipos de máquinas, equipos y materias primas utilizadas y la distribución física de la instalaciones. El sistema social esta constituido por las personas que trabajan en la empresa, sus características físicas, psicológicas y las relaciones sociales e informales desarrolladas en la ejecución de las tareas.

Ambos sistemas influyen entre si y el cambio en alguno de ellos altera al otro.

Especialización y enriquecimiento de cargos

El diseño de cargos requiere fundamentarse en dos aspectos principales:

La especialización

La definición

• Grado de conocimiento y habilidad requerido por el cargo.

Especialización

• Es la determinación de las responsabilidades y atribuciones del ocupante del cargo en relación con su trabajo, recursos y personas sobre las que tiene autoridad.

Definición

Los cargos son definidos mediante una descripción que explica en detalle las atribuciones o tareas del cargo.

A demás de la descripción los cargos también pueden definirse mediante procedimientos formales normas y reglamentos que la organización establece para dirigir y controlar los medios que las personas emplean para dirigir los cargos.

El proceso de la administración de cargos de manera formal permite que la administración analice con cuidado la contribución del cargo a las operaciones de la empresa en conjunto.

Se ha comprobado la necesidad de adaptar el trabajo al trabajador y como parte de esta adaptación toma la forma de programas de cambio como:

Rotación de cargos o “turno de cargos”

Extensión Ampliación Enriquecimiento

Consiste en desplazar a un individuo de un cargo a otro sin fijarlo a ninguno y sin aumentar necesariamente sus responsabilidades.

Constituye un aumento de tareas del mismo nivel de dificultad o de responsabilidad.

Representa un aumento de tareas o de responsabilidad de nivel superior.

Eleva de manera deliberada la responsabilidad, los objetivos y los desafíos de las tareas del cargo.

El enriquecimiento puede ser el más tomado en cuenta, ya

que a medida que cada empleado se desarrolla y adquiere nuevos conocimientos la empresa debe eliminar las tareas más sencillas y adicionarle tareas gradualmente más complejas, de acuerdo a su desarrollo personal.

El enriquecimiento trae ventajas para la empresa y para el empleado ligadas a algunos efectos indeseables, uno de esos efectos es la resistencia debida al cambio, por el aumento de los deberes, esto ocurre ya que no a todas las personas les gusta la innovación, los desafíos y las nuevas oportunidades.

Diseño de cargos y las personas

El diseño de cargos tiene por objeto la configuración estructural de las tareas y las personas que deben ejecutarlas.

El cargo representa el punto de mediación entre el individuo y la empresa. Por un lado con sus necesidades y recursos personales y por otro lado la empresa con sus recursos y sus necesidades del talento humano.

Mediante el cargo , la empresa y el individuo establecen

relaciones de intercambio, para lograr las contribuciones del otro, a cambio de los incentivos que ofrecen. Estas relaciones de intercambio establecen los derechos y deberes de manera explicita mediante un contrato legal escrito.

Las relaciones de intercambio también son gobernadas por ciertas presuposiciones no formalizadas pero establecidas de manera informal (“contrato psicológico”)

Esquemas de integración de cargos

Se utilizan para equilibrar los efectos de la diferenciación, el nivel operacional utiliza varias formas de integración entre cargos para asegurar la coordinación adecuada a las necesidades de eficiencia. Existen 5 mecanismos de integración a nivel operacional:

Ajuste mutuo Supervisión directa

La coordinación del

trabajo se lleva a cabo

mediante procesos

sencillos de

comunicación informal,

mientras el control

permanece en manos del

gerente.

La coordinación se logra

al responsabilizar un

supervisor del trabajo de

otros. Un supervisor

puede coordinar el

trabajo de muchas

personas dependiendo

de la amplitud de control deseada

Estandarización

La coordinación se lleva a cabo mediante especificación y

programación de las actividades , de acuerdo con estándares

predeterminados, se puede efectuar de 3 maneras:

a) Estandarización del proceso de trabajo: El cargo se diseña y los

procesos de trabajo se especifican o programan mediante

instrucciones, procedimientos, métodos, normas y reglamentos.

b) Estandarización de resultados del trabajo: El resultado(producto o

servicio) se dimensiona y estandariza se especifica la cantidad de

producción y se determina la calidad o desempeño.

c) Estandarización de las habilidades o de los conocimientos: La

elección y el entrenamiento del personal que ejecutaran el trabajo se

especifican con rigurosidad.

Bibliografía

Chiavenato,I. (2001), Administración (Proceso administrativo),

Colombia; Mac Graw Hill

Reyes Ponse, A. (1999), Administración moderna, México; Limusa

Monografías.com, (24-04-2009), Organización formal e informal,

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AN

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