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Organización de eventosAutor: mabel lebrero

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Presentación del curso

La Organización de Eventos Corporativos es una actividad en crecimiento querequiere para su implementación de una óptima capacitación. Las empresas incluyenen sus presupuestos la inversión en eventos al mismo nivel que la publicitaria. Loseventos corporativos son metodologías que como, la prensa, la promoción, elmarketing y la publicidad, propician negociaciones, incentivos, imagen de empresaentre otros objetivos institucionales.

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1. Mercado de eventos

EVENTOS

Epistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significaacontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicación, si bien se trata de unsuceso, es eventual en la concepción de irrepetible.

Un VENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular.En tantolos eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativostienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, lacapacitación y el trabajo.

Para que exista un evento es necesario reunir gente en un luger determinado, conun fin y que exista vinculación entre las partes.

Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares,gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación,ambientación, entre otros.

EL MERCADO DE EVENTOS está constituído por PROVEEDORES DE SERVICIOS PARAEVENTOS (salones, organizadores de eventos, gastronomía, etc) que conforman laOFERTA y por CLIENTES o CONTRATANTES DE EVENTOS (particulares, empresas,instituciones, profesionales,etc) que definen la DEMANDA.

CLASIFICACION

Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio,grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacioscerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática.Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros yEMPRESARIALES o CORPORATIVOS.

Clasificación de eventos

FESTEJOS POPULARES

Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos,desfiles)

Internacionales: idem pero de regiones de diferentes países.

EVENTOS EMPRESARIALES:

tienenel fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes,posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:

- Ferias

- Congresos.

- Convenciones.

- Exposiciones.

- Seminarios.

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- Lanzamientos de productos.

- Conferencias de Prensa.

- Workshops.

- Showrooms.

- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.

- Inauguraciones.

- Aniversarios de Empresa.

- Family Day.

- Desayunos de trabajo.

- Almuerzos de Trabajo.

- Cena de Trabajo.

- Jornadas de LLuvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen lacreatividad)

- Encuentras de negocios.

- Fiesta de Logros de Objetivos.

- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.

- Eventos de integración.

- Outdoors.

- Concientización de Nuevos Objetivos.

- Kick Off y Lanzamiento de Planes.

- Eventos Recreativos.

- Jornadas de Capacitación.

- Asunción o cambio de Autoridades.

. EVENTOS CULTURALES:

- Festivales.

- Actos Culturales.

- Conmemoraciones.

- Vernissage.

- Espectáculos artísticos.

- Muestras de arte.

- Inauguraciones de Centros Culturales.

- Fiestas de Colectividades.

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- Presentación de un libro.

- Presentación de una Obra.

- Espectáculos callejeros.

- Exposiciones.

- Congresos.

- Ferias.

- Concursos.

- Mesas de debate.

EVENTOS RELIGIOSOS

Característicos de cada religión:

- Bautismo.

- Comunión.

- Casamiento.

- Navidad.

- Pascuas.

- Jubileo

- Bar y Bat Mitzvá.

- Pesaj

- Januca.

- Rosh Hashana - Iom Kipur

- Santoral.

- Retiros Religiosos.

- Convivencias.

- Estadías de descanso.

- Cursillos religiosos.

- Seminarios religiosos.

- Capítulos.

- Campamentos religiosos.

- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)

EVENTOS SOCIALES:

- Nacimientos.

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- Cumpleaños.

- Casamientos.

- Aniversarios.

- Fiestas Benéficas.

- Desfiles.

- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc)

- Fiestas de Egresados.

- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, etc.)

- Fiestas de despedida.

- Eventos infantiles.

- Despedidas de solteros.

- Fiestas de Reencuentros.

- Cumpleaños de 15.

- Cumpleaños de 18.

- Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles.

- Pequeñas Sorpresas.

- Fiestas de Fin de Año.

- Fiestas Privadas.

- Día del Niño

EVENTOS ESCOLARES:

- Inicio del ciclo lectivo.

- Cierre del ciclo lectivo.

- Fiestas Patrias.

- Torneos y Encuentros Deportivos.

- Festivales.

- Kemesses

- Ferias.

- Certámenes.

- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.

- Reunión de ex-alumnos.

- Aniversario de la Institución

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- Fiesta de Graduación.

EVENTOS POLITICOS:

- Lanzamiento de Campaña.

- Nombramiento de Funcionarios.

- Debates.

- Congresos.

- Cierre de campaña.

- Reuniones de trabajo.

- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.

- Eventos a beneficio.

- Inauguraciones.

- Firmas de Acuerdo.

- Actos Conmemorativos.

- Viajes políticos.

- Recepciones diplomáticas.

- Distinciones.

- Entrega de premios, diplomas.

- Homenajes y Reconocimientos.

- Cenas de Gala.

- Conferencias de prensa.

EVENTOS DEPORTIVOS:

- Torneos.

- Competencias.

- Olimpíadas.

- Panamericanos.

- Intercolegiales.

- Campeonatos interempresarios.

- Clases abiertas.

- Mundiales

EVENTOS EN EL CAMPO:

Sociales: casamiento, cumpleaños, días de campo para grupos, reunionesfamiliares, aniversarios.

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Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de año, presentación de productos,reuniones de trabajo, seminarios de capacitación, cierre de congresos yconvenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a laprensa.

Recepciones diplomáticas.

Día de campo para colegios.

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2. Eventos empresariales I

EVENTOS EMPRESARIOS

Son acontecimientos que tienen como fin objetivos corporativos, estos pueden ser:

- - Promover la superación de objetivos.

- - Motivar al personal.

- - Formar equipos con sentido de pertenencia.

- - Hacer anuncios y reconocer trayectorias.

- - Agasajar.

- - Conmemorar aniversarios

- - Dar a conocer nuevos productos

- - Mejorar el rendimiento laboral a partir de la mayor vinculación de susempleados

- - Incentivar a las fuerzas de ventas, entre otros.

Algunos de estos eventos son:

Almuerzos de Trabajo:El almuerzo puede tener lugar en la misma empresa si lasdependencias están perfectamente acondicionadas o fuera de ella. Este tipo dereuniones son fundamentales para la buena imagen de la empresa y para lasrelaciones públicas con los clientes.

Son reuniones de trabajo dirigidos a ejecutivos empresariales y altos cargos de laadministración pública. Su duración oscila, entre las dos horas aproximadamente.

Principalmente a empresarios, altos cargos y responsables de Relaciones Públicasdentro de la empresa.

Aniversarios: Siempre hay un día para celebrar un suceso, y tras este un actoconmemorativo para celebrarlo.

A empresas privadas, instituciones públicas, asociaciones, organizaciones y apersonas privadas.

Cenas de gala: Como colofón a muchos actos organizados por las empresas oinstituciones, o para homenajear a un personaje dentro de la institución, porejemplo, se realizan las cenas en honor del presidente fundacional.

A empresas, instituciones, asociaciones y organizaciones

Charlas y coloquios:Son reuniones y disertaciones orales en las que se convoca aun número limitado de personas para que debatan un problema, sin solemnidad niexcesivas preocupaciones formales y sin que necesariamente haya que recaer enacuerdo.

Entidades públicas y privadas, Asociaciones, Organismos..., en general, a todosaquellos que deseen organizar una reunión con el fin de debatir un problema.

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Conferencias:Son comparecencias públicas de mayor importancia para tratardiferentes asuntos de competencia. En ellas se ponen en marcha complejos,programas sociales, exposiciones y presentaciones.

Congresos:Son reuniones de personas promovidas generalmente por una empresao asociación, con la finalidad de sacar algo nuevo dentro del sector.

Entidades públicas y privadas, Asociaciones, Organismos, a todos aquellos quequieran organizar un acto con duración de más de dos días para conseguir nuevassoluciones e ideas en el sector.

Convenciones:Al igual que los Congresos, las Convenciones son reuniones depersonas promovidas por empresas, con la diferencia de que estas últimasgeneralmente están dirigidas a fuerzas de venta, comerciales. Su objetivo principales el de debatir asuntos propios para decidir y buscar las alternativas que mejorvayan a la empresa. Son esenciales para alcanzar nuevos objetivos.

Desayunos de trabajo:Debido al irracional ritmo de trabajo de algunas personas,con frecuencia se tiene la necesidad de concertar reuniones de trabajo en horariospropios de la vida privada.

Entrega de premios: Es uno de los actos que habitualmente más se repite tantodentro de las empresas privadas como de las instituciones públicas.

Exposiciones: Son presentaciones públicas de artículos de industria o de artes yciencias, para estimular la producción, el comercio o la cultura.

Ferias: Son la mejor manera para estimular la producción, el comercio, a la vez quese promueve el conocimiento y venta, bien de un producto o servicio con unaperiodicidad determinada.

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3. Eventos empresariales II

Fiestas de Empresa: Durante el año la empresa puede realizar numerosos actos,aunque muchos de ellos se repitan hay que buscar factores novedosos, lugaresdiferentes para hacer que cada acto sea diferente.

Fiestas Fin de Año: A todos nos gusta despedir bien un año, y empezar otro conbuen pie y de la mejor manera posible, y una gran fiesta puede hacer que sea unanoche inolvidable rodeados de los nuestros.

Firmas de convenios: Son actos en los que varias partes suscriben y hacen suyo undocumento mediante firma privada o pública. En algunas ocasiones con asistenciade público. Este acto es muy normal la asistencia de medios de comunicación.

A empresas privadas e instituciones públicas

Inauguraciones: El acto de inauguración supone la oportunidad de dar a conocer alpúblico las nuevas instalaciones o servicios, los directivos que la representan, elnivel de cualificación de sus trabajadores..en definitiva qué hacen y qué servicios oproductos aporta tal empresa. En este caso se procura que la sociedad tengaconocimiento por lo que son fundamentales los medios de comunicación.

Jornadas de puertas abiertas: Crear una buena imagen de nuestra empresa es larazón principal por la que la mayoría de las compañías y organizaciones, quedependen del apoyo del público, abran sus puertas, periódicamente, a las visitas.

Juntas de accionistas: Es un acto que se celebra dentro de las empresas una vez alaño, y tiene obligación legal de que se realice. A la vez que tiene una repercusiónpública muy importante, dependiendo de la empresa que se trate

Presentaciones: Son actos para dar a conocer al público en general una oferta, unproyecto, un producto... al nuevo. Son convocados por entidades privadas o porinstituciones públicas.

Recepciones: Son un tipo de acto o ceremonial en el que el anfitrión invita adiferentes personas para celebrar un acontecimiento o conmemoración.Consisten en un cóctel formal ofrecido por el anfitrión. Es privado cuando se tratade un acto familiar, de amigos o casero, y es oficial cuando la recepción es ofrecidapor una autoridad o personalidad.

Seminarios: Le ofrecemos un servicio integral en la organización de su evento,cuidando siempre los mínimos detalles para que todo salga a pedir de boca.Ponemos a su disposición cualquier sitio dotado de las mejores comodidades yacondicionamientos para la realización de su evento; ofreciéndolo un serviciointegral desde la planificación hasta el post - evento, azafatas expertas enprotocolo, transportes, montajes, decoración, traductores y todo lo necesario paralograr sus objetivos.

Visitas de empresa: En las empresas se reciben un sinfín de visitas, bien pornegocios, institucionales o personales. Sean del tipo que sean, estas tienen queexpresar la mejor imagen de la empresa.

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4. Family day

La realización del Family Day, evento empresario que involucra a la familia, hatomado un gran impulso como modalidad de encuentro laboral y recreativo. Suefectividad pasa por el vínculo que se establece entre las familias (esposas ehijos de los empresarios), que favorece nuevos caminos para relacionarse ybeneficiar así los acuerdos comerciales y laborales del ámbito puramentecorporativo.

El "Family Day" se desarrolla en predios y complejos que alternan espacios abiertos ycerrados. Salones preparados para el desarrollo de conferencias, seminarios,reuniones de capacitación, dotados de toda la infraestructura y el apoyo técniconecesario; y parques con espacios para desarrollar actividades deportivas, piscinas yquinchos, para la implementación de todo tipo de actividades recreativas.

El objetivo es que, mientras el personal de la empresa, ejecutivos y empleados,desarrollan su tarea laboral, sus familias puedan disfrutar de las bondades queofrecen estos espacios al aire libre y de las actividades programadas paraentretenerlos en su estadía.

Está probado que las familias, lejos de los intereses puramente económicos ycomerciales, se relacionan en lo social, con fines puramente afectivos y paraestablecer lazos de amistad. Estos lazos pueden efectuarse entre mujeres y niños,más allá de la relación que pueda existir entre sus padres y esposos; y en ocasionestrascienden cualquier problema que, por cuestiones laborales, pueda haberseocasionado entre ambos y deteriorado su relación. De esta manera estas relacionesparalelas que se establecen entre las familias, en estas jornadas en que secomparten juegos, deportes y comida; favorecen las relaciones entre losempresarios y se presentan como una vía más para solucionar asperezas,desencuentros, malos entendidos e incomunicaciones. Tal vez, el acercamiento queun empleado no logró con su jefe en su trato cotidiano laboral, lo logra su hijo oesposa con la familia del mismo a partir de una charla, un juego. Además de laposibilidad de establecer un vínculo que vaya más allá de ese día de esparcimiento.

El Family Day es muy utilizado en el ámbito corporativo por empresasmultinacionales, como una herramienta más para favorecer los negocios y lasrelaciones empresarias.

De esta manera, a través de un evento, se puede integrar a la familia, hacer que lamisma disfrute de un momento de esparcimiento y favorecer al ámbito laboral.

Un día de trabajo

Si bien el family day, se enmarca dentro de un evento al aire libre con tendenciarecreativa, dentro del mismo se desarrollan actividades puramente laborales, comoun seminario, un curso de capacitación o una conferencia. Si se trata de laorganización de una conferencia a cargo de algún ejecutivo de la empresa, convienetener previstos todos los elementos:

. mesas y sillones.

. letreros con los nombres de los participantes para colocar sobre las mesas o en lassolapas.

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. ceniceros abundantes.

. ventilación asegurada sin ruido de ventiladores o aire acondicionado.

. carpetas, anotadores y lápices.

. sistema de grabación, videofilmación y fotografía.

. rotafolios, pizarras, atriles para diapositivas, proyectores y retroproyectores.

. bebidas, cafetería y servicio gastronómico.

. mozos.

. recepcionistas.

. agua mineral para los oradores.

. micrófonos.

. listas impresas de los concurrentes para distribuirlas entre ellos, indicando laempresa a que pertenece cada uno y su cargo.

. guión para la disertación.

. control de que el salón esté aislado y sin ruidos externos, de que las sillas nocrujan y de que pueda quedar oscurecido adecuadamente con cortinas gruesas parapoder exhibir películas.

. síntesis impresa de la exposición para distribuirla.

. formularios para evaluación, si fueran pertinentes.

. personal de secretarias para atención de los participantes

Un día de entretenimiento

Para la familia, este día es de entretenimiento y diversión. Las actividades puedenser variadas y dependerán del gusto del grupo de asistententes. Puede incluir,desde torneos deportivos y recreativos, hasta juegos de mesa, bingo musical,karaoke, supermatch y diversos juegos grupales.

Torneos deportivos: fútbol, volley, tennis, paddle, ping pong, dirigidos ysupervisados por profesores de educación física.

Actividades recreativas: torneos deportivos en la modalidad de la utilización deelementos gigantes.

Juegoteca: juegos de mesa como ajedrez, backgammon, cartas, jenga, dominó,reversi, pictionary, carrera de mente, taboo, etc., coordinados por un recreólogo.También hay un bingo musical donde a medida que van surgiendo las melodías secantan y se marcan en el cartón hasta completarlo.

Karaoke: interpretación de un tema musical seleccionado por el participante.

Supermatch: juegos de competencias grupales con elementos gigantes.

Juegos grupales: zapatillas gigantes, pizzas, chinos, rompecabezas de nieve,troncomóvil picapiedras, esquimales, elefantes, etc.

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Juegos de destreza e ingenio, donde los participantes deben resolver consignas,enigmas y preguntas, para lograr el objetivo.

Para que las actividades resulten amenas están coordinadas por recreólogos, queutilizan su habilidad y recursos para hacer participar a los asistentes.

En definitiva, el Family Day, alterna trabajo y esparcimiento, objetivos comerciales ysociales, momentos en que las relaciones personales se intensifican, esclarecen ymultiplican a favor de la empresa.

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5. Visita a la empresa I

La VISITA DE EMPRESA es considerada, además de un evento corporativo, unaestrategia de relaciones públicas. La misma fortalece el compromiso deempleados y clientes, la confianza institucional y la imagen de la empresa.Nada mejor para convencer que exhibir ante los diversos públicos el funcionamientode la entidad.

Enumeraremos a continuación una serie de ventajas y procedimientos paraorganizar las visitas a empresas e instituciones, las mismas serán efectivassiempre que exista algo interesante y moderno que mostrar .

I. Ventajas:. Permite exponer la cantidad y calidad de equipos necesarios para suministrar unservicio o fabricar un producto.. Que la empresa pueda conocer mejor a sus clientes.. Que los clientes observen las condiciones de trabajo. Ayuda a atraer nuevosempleados.. Da oportunidad de informar a los clientes sobre problemas presentes y asuntos deinterés actual.. Proporciona ocasiones de asegurar a los clientes que la empresa es eficiente, operaeconómicamente y es progresista.

2. Preparativos:. Todos los preparativos se deben hacer con anticipación a la fecha programada.. La selección de las personas que van a asistir es lo primero que hay que fijar y lasinvitaciones se deben enviar por correo bastante antes de la fecha fijada.. El grupo debe estar integrado por un número limitado de personas para evitaraglomeraciones. Se considera que el número usual es de veinte a treinta.. El recorrido se debe planear de tal suerte que no dure más de una o dos horas.Períodos más largos harán que los visitantes se sientan fatigados y pierdan interés.. Con antelación a cualquier visita hay que consultar a las personas indicadas de laempresa, y lograr su cooperación.. El trayecto a seguir en la visita se decidirá con bastante antelación.. La dirección debe recibir a los huéspedes. También corresponde proveer espaciopara que descansen hasta que todos se encuentran reunidos.. Hay que prever un lugar adecuado para que la persona que representa a ladirección haga breves explicaciones prelirninares.. Con anticipación hay que hacer arreglos para ofrecer un refrigerio, evitandoapariencia de derroche.. Se planificará que el grupo regrese a un sitio donde se ofrecerán las explicacionesfinales, que consistirán generalmente en una expresión de agradecimiento por lavisita, en comentarios acerca del asunto o tema puesto de relieve durante elprograma, y con frecuencia se brindarán explicaciones técnicas si son pedidas porestudiantes o grupos interesados.

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6. Visita a la empresa II

Nos detenemos aquí en la organización de la VISITA A LA EMPRESA por partede los familiares del plantel corporativo. Pautas para afianzar la imageninstitucional fuera del ámbito de los negocios.Casa abierta para todos (Open House}

I. Ventajas:a) Proporciona a los familiares del personal la oportunidad de observar laorganización.b) Permite ver a los hombres y mujeres que suministran el servicio o producto y lasoperaciones y equipo que se necesitan.c) Permite a la empresa demostrar y exhibir: 1) Las buenas condiciones de trabajo.2) Los edificios y equipo.3) El volumen de la inversión para proveer el buen servicio o producto.

2. Preparativos: a) La gerencia debe encargarse de ellos.b) Dos puntos muy importantes deben determinarse: 1) En qué temas se haráhincapié durante la recepción de la casa abierta. 2) Fechas y hora.

a) Al elegir las fechas se deben tener en cuenta las vacaciones y otras actividades dela comunidad.b) Se concederá bastante tiempo de anticipación para los detalles, (generalmente 60días).c) Todos los empleados serán avisados con bastante anticipación.d) Hay que tomar medidas para que el edificio y los terrenos se encuentren enexcelentes condiciones.e) Deben adoptarse disposiciones concernientes a la publicidad e invitaciones.f) Se programará el recorrido y los puntos elegidos de detención.g) Hay que arreglar la organización de guías y del personal que se requiera. Tambiénse debe planear su instrucción.h) Se dispondrá de espacio para el servicio de guardarropa y de sillas para laspersonas que esperan a que comience el recorrido, alas que se proporcionarádistracción, como películas, música, folletos y revistas.

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7. Visita a la empresa III

Numerosas empresas multinacionales reciben, una o dos veces por año, lavisita de altos funcionarios de su casa matriz, originaria de un país extranjero.Para que la misma se concrete con éxito hay que tener en cuenta hasta elmínimo detalle.

Visita de ejecutivos extranjeros a la empresa

Cuando ejecutivos extranjeros vienen al país a visitar las sucursales de su empresatambién realizan otro tipo de actividades. Utilizan su estadía en el país pararealizar contactos comerciales, informarse, asistir a congresos y exposiciones,recorrer lugares turísticos, disfrutar de la gastronomía y espectáculostradicionales. Además de llevarse innumerables recuerdos.

Visita a la empresa

Los preparativos para la visita de los ejecutivos extranjeros debe hacerse conanticipación. La empresa debe transmitir lo efectiva que es a través de suimagen (disposición correcta del mobiliario, circulación, ordenamiento, decoración,etc) y su personal (presencia, vestimenta, actitud cordial...) Cada persona deberátener asignada una función: quién estará encargado de la recepción, de ofrecerinformación, de guiar el recorrido, de suministrar el material necesario, de hacer lastraducciones. Además de quiénes tendrán a su cargo la responsabilidad de proveerde comida y bebida a los visitantes.

Para que la visita cumpla con sus objetivos y no se disperse la atención de susinvolucrados, se considera que debe durar una hora y media o dos promedio. Unavez finalizada, los organizadores deberán encargarse de trasladar a los ejecutivos alhotel donde están alojados -que se seleccionará tomando todas las precauciones delcaso-, y proponerle alternativas de salida y diversión.

Actividades anexas

Para estos ejecutivos el hecho de viajar a otro país es la excusa ideal paravisitar esos lugares donde tal vez nunca tienen tiempo de ir. La manera detentarlos para que realicen un tour por la ciudad o distintas regiones del país, eshaciendo coincidir la visita a la empresa con la participación en un congreso oconvención interesante. De darse así, será conveniente preparar un diagrama desalidas y tiempos muy bien organizado, con variedad de ezpectáculos y visitas por laciudad. Los extranjeros gustan de los espectáculos autóctonos, ya sea de tango ofolclore. Es muy importante seleccionar el lugar y el nivel del show ya que seránrepresentativos de nuestro país. Una excelente opción es combinar una salida auna estancia, donde podrán degustar un excelente asado y un show típicamentecampestre. Dentro de la ciudad pueden presenciarse espectáculos de tango enlugares tradicionales, asistir a obras de teatro, visitas guiadas por lugares históricosy si queda libre un día de buen clima y horario diurno, visitar nuestro Delta.

Como generalmente las bienvenidas están acompañadas de un cocktail, para lasdespedidas es aconsejable la organización de una cena show, que brinda un marcoimponente al cierre del evento. Entre las opciones para disfrutar en Buenos Airesestán, desde apetecibles asados criollos, carnes asadas al carbón o leña, achuras,empanadas, acompañadas con vinos locales, gran variedad de comida internacional,

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recorridos culturales por los museos, lugares históricos, teatros y barriostradicionales como La Boca, Palermo, San Telmo, Recoleta. Asimismo hay numerosasactividades deportivas para desarrrollar u observar: polo, pato, futbol, equitación,tenis; espectáculos tradicionales de folclore y tango; recitales de grandes figuras denuestro país; obras teatrales y musicales de nivel internacional.

Para que la visita a la empresa como las actividades anexas, resulten exitosas, esconveniente tener presente:

¨ el origen del vitante

¨ sus habitos y costumbres

¨ gustos gastronómicos

¨ dietas especiales

¨ reglas culturales

¨ dominio del idioma

¨ si es la primera vez que viaja a nuestro país y las expectativas quetiene del mismo.

¨ retribuir su visita con un buen recuerdo.

Una visita a la empresa bien organizada puede arrojar mejoras laborales ymayores reconocimientos de los jefes extranjeros.

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8. Lanzamiento de productos

Lanzamiento de productos

La presentación de un producto es un acontecimiento muy particular y variable.Como es mayor la perfección que se debe lograr en este tipo de eventos, por laexposición que existe hacia la prensa, es conveniente planificarlo con tiempo.Es conveniente realizar un trabajo previo de cada proveedor y evitar lasdecisiones cruciales a último momento, para que no se produzca ningúnimprevisto.

El producto a lanzar debe estar representado en la idea generadora del proyecto.Todo debe funcionar en equipo y bajo una sola coordinación.

En principio, hay que definir el predio donde se va a desarrollar el evento, esconveniente que éste se realice, en el mismo establecimiento donde funciona laempresa. Para que todo resulte correcto se debe seleccionar bien a los proveedoresde servicio, establecer un cronograma estricto y hacerlo cumplir al pie de la letra.Esto es necesario para que: se respeten los tiempos que se pactaron, el servicio degastronomía sea el correcto para el tiempo que van a permanecer los invitados,abundante, variado y bueno; los espectáculos sean cortos y espectaculares y elpersonal que atienda a los invitados esté informado adecuadamente del tema delevento, para responder las preguntas, sobre todo de los medios de comunicación,ya que van a ser los encargados de difundir el lanzamiento del producto.

Por dicho motivo es importante invitar a los medios de prensa y a los más altosdirigentes de las cámaras del rubro, funcionarios del gobierno zonal y/o nacional ydemás personalidades de interés. En las invitaciones debe constar de qué trata elevento: motivo, hora, lugar y cómo llegar, breve cronograma del acto y una síntesisde las palabras del presidente de la empresa o gerente del área del producto alanzar.

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9. Aniversario de empresa

Aniversario de Empresa

El Aniversario de una empresa es un acontecimiento muy especial. En él serememora el momento de la fundación, quiénes lo impulsaron y el caminotransitado hasta el presente. Las imágenes y sucesos del pasado seentremezclan con las del presente, los recuerdos emocionan y los logrosalcanzados llenan de satisfacción. Los integrantes de la empresa -directivos yempleados- se reúnen junto a sus familias para festejar este momento.

Hay muchas alternativas para realizar el festejo: jornadas al aire libre, reunionesformales e informales o fiestas de noche. Dichas opciones dependerán de lostiempos de producción de la empresa homenajeada. Generalmente la misma noquiere disponer de un día laboral para la celebración. Incluso, en ocasiones, la fechaestá condicionada por un viaje de sus ejecutivos de más alto rango. Todo lomencionado influye en la distancia del lugar a elegir y en el tiempo que sedetermine para dicho evento.

Si se trata de grupos numerosos es conveniente buscar un lugar fuera de laempresa con espacios amplios que permitan el desplazamiento de los concurrentes.De lo contrario el acto adquiere cierta frialdad debido al distanciamiento entre unosy otros. También es aconsejable que los directivos se entremezclen con lostrabajadores para lograr que el acto tenga cariz, viso de acercamiento. Dichadisposición permite intercambiar experiencias, no sólo laborales, sino tambiénsociales. A tal fin se aconseja hacer partícipe del evento a la familia o pareja de losinvitados, para lograr un ambiente de mayor integración y familiaridad.

También es conveniente que el gerente dirija unas palabras a sus empleados,recordando los años de funcionamiento de la empresa, con qué plantel comenzó ylos progresos que se han conseguido hasta el momento. En síntesis, realizar unabreve historia de la compañía. Se concluirá con el deseo de celebrar muchosaniversarios más. Si la cantidad de años que se festeja es importante, es aconsejableque la empresa realice obsequios a sus empleados como una forma deagradecimiento por tantos años de empeño en su labor.

En cuanto a la contratación de los servicios, todo depende del presupuesto, la ideamadre y la "cultura" de la empresa.

Se trata que el personal acceda a algún espectáculo o servicio gastronómico al cualpor sus propios medios económicos no pueda acceder. De esta manera la empresagratifica y motiva a sus empleados. Para el éxito del evento la empresa debepresentarse como una gran familia que festeja los años de labor compartida.

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