OrganigramasOrganigramas

Dr adalberto delgado gameroDr adalberto delgado gamero

Prof unfv- pucpProf unfv- pucp

DefinicionDefinicionun instrumento utilizado por las un instrumento utilizado por las organizaciones para organizaciones para análisisanálisis teóricos y la teóricos y la acciónacción practica. practica.

representación gráfica de la representación gráfica de la estructuraestructura de de una una organizaciónorganización, en donde se pone de , en donde se pone de manifiesto la relación existente entre las manifiesto la relación existente entre las diversas unidades que la integran, sus diversas unidades que la integran, sus principales principales funcionesfunciones, los canales de , los canales de supervisiónsupervisión y la y la autoridadautoridad relativa a cada relativa a cada cargo cargo

REQUISITOS QUE DEBE TENER REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMAUN ORGANIGRAMA::

Un elemento (figuras). Un elemento (figuras). La estructura de la organización (relación o subordinación La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre las unidades organizativas). existentes entre las unidades organizativas). Los aspectos más importantes de la organización. Los aspectos más importantes de la organización. Las funciones. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las Las comunicacionescomunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las y sus vías (forma en cómo establecen las comunicaciones). comunicaciones). Las vías de supervisión. Las vías de supervisión. Los niveles y los estratos jerárquicos. Los niveles y los estratos jerárquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización. organización. Las unidades de categoría especial. Las unidades de categoría especial.

TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMADE UN ORGANIGRAMA

Las casillas deben ser rectangulares. Las casillas deben ser rectangulares. Las líneas de mando deben caer siempre en Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior. que va a recibir las órdenes del anterior. Las líneas de nivel son siempre Las líneas de nivel son siempre horizontales. horizontales. A las unidades de mando, las líneas de A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo. por el lado superior del rectángulo. Para los organigramas consultivos la línea Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo. del rectángulo.

RequisitosRequisitosDelimitar con precisión las unidades o Delimitar con precisión las unidades o Dependencias. Dependencias. Señalar de la forma más completa las relaciones Señalar de la forma más completa las relaciones existentes. existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico. indicarlo completamente al pie del gráfico. Señalar mediante las Señalar mediante las técnicastécnicas de elaboración las de elaboración las relaciones de: relaciones de: – Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer

verticalmente. verticalmente. – Estado Mayor o Staff: La línea que indica su Estado Mayor o Staff: La línea que indica su

relación es horizontal. relación es horizontal. – Línea Punteada: Para indicar relaciones de Línea Punteada: Para indicar relaciones de

CoordinaciónCoordinación. . – Línea Quebrada: Representa discontinuidades. Línea Quebrada: Representa discontinuidades.

Las unidades que no tienen Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en administrativa, pueden colocarse en el nivel especial. el nivel especial. Cuando el número de unidades de un Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. presentarse verticalmente. Ningún organigrama debe tener Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente. actualizarlo periódicamente.

FINALIDAD DE LOS FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMAS

Representa las diferentes unidades Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. respectivos niveles jerárquicos. Refleja los diversos tipos de Refleja los diversos tipos de trabajotrabajo, , especializados o no, que se realizan especializados o no, que se realizan en en la empresala empresa debidamente asignados debidamente asignados por área de responsabilidad o por área de responsabilidad o funciónfunción. . Muestra una representación de la Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: división de trabajo, indicando:

Los cargos existentes en la compañía. Los cargos existentes en la compañía. Como estos cargos se agrupan en unidades Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funcion de los Organigramas Funcion de los Organigramas

Para la Para la cienciaciencia de de la administraciónla administración::Sirve de asistencia y orientación de todas las Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la unidades administrativas de la empresaempresa al al reflejar la estructura organizativa y sus reflejar la estructura organizativa y sus características características gráficasgráficas y actualizaciones. y actualizaciones.Para el área de organización y sistema:Para el área de organización y sistema:Sirve para reflejar la estructura así como Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y velar por su permanente revisión y actualización (en las actualización (en las empresasempresas pequeñas y pequeñas y medianas, generalmente la unidad de medianas, generalmente la unidad de personalpersonal asume esta función), la cual se da a asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los conocer a toda la compañía a través de los manualesmanuales de Organización, de Organización,

Para el área de administración de personal:Para el área de administración de personal:El analista de personal requiere de este El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de instrumento para los estudios de descripcióndescripción y y análisis de cargos, los planes de análisis de cargos, los planes de administraciónadministración de de sueldos y salariossueldos y salarios y en general como elemento y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los actualización de todos los sistemassistemas de personal. de personal.Y en forma general sirve para:Y en forma general sirve para:Descubrir y eliminar defectos o fallas de Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. organización. Comunicar la estructura organizativa. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.Reflejar los cambios organizativos.

VENTAJAS DEL USO DE LOS VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:ORGANIGRAMAS:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga por medio de una larga descripcióndescripción. . Muestra quién depende de quién. Muestra quién depende de quién. Indica alguna de las peculiaridades Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles. compañía, sus puntos fuertes y débiles. Sirve como Sirve como historiahistoria de los cambios, instrumentos de los cambios, instrumentos de de enseñanzaenseñanza y medio de y medio de informacióninformación al público al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. Son apropiados para lograr que los Son apropiados para lograr que los principiosprincipios de la organización operen.de la organización operen.

DESVENTAJAS DEL USO DE LOS DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:ORGANIGRAMAS:

Muestran solamente las relaciones Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de significativas y las relaciones de informacióninformación. . No señalan el grado de autoridad No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a en realidad no se puede someter a esta forma de esta forma de mediciónmedición. .

Además si se dibujaran las distintas líneas Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad. haría tan complejo que perdería su utilidad. Con frecuencia indican la organización tal Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. las relaciones de autoridad con el status.

CLASES DE ORGANIGRAMASCLASES DE ORGANIGRAMAS::

Según la forma como muestran la Según la forma como muestran la estructura son: estructura son:

Analíticos: suministran información detallada. Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del personal del estadoestado mayor. mayor.

Generales: este tipo de organigramas se limita Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes. denominan generales por ser los más comunes.

Suplementarios: se utilizan para mostrar una Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los más detallada. Son complemento de los analíticos. analíticos.

Según la forma y disposición geométrica de Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser: los organigramas, estos pueden ser: – Verticales (tipo clásico): representa con Verticales (tipo clásico): representa con

toda facilidad una pirámide jerárquica, ya toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente. graduación jerárquica descendente.

– Horizontales (De izquierda a derecha): Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las vertical, porque representan las estructurasestructuras con una con una distribucióndistribución de izquierda a de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el nombres de las figuras se colocan en el dibujodibujo sin recuadros, aunque pueden también sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas colocarse las figuras geométricas

Organigrama Escalar: Este tipo de Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, sentido vertical de una línea horizontal, muestramuestra la autoridad de esta ultima. la autoridad de esta ultima. Organigrama circular o concéntrico: Los Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una círculos concéntricos en una distribucióndistribución de de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas subordinación que traducen los organigramas verticales. verticales.

SIGNOS CONVENCIONALES SIGNOS CONVENCIONALES MÁS USADOSMÁS USADOS::

Nivel de Autoridad. Ejemplo: Nivel de Autoridad. Ejemplo:

Relación de Mando o Jerarquía. Relación de Mando o Jerarquía. Ejemplo: Ejemplo:

Las divisiones son unidades Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo especializadas que corren al mismo nivel de las líneas horizontal así la nivel de las líneas horizontal así la correlación existente entre ellas. Las correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte directamente sobre y en la parte media del recuadro indican mando.media del recuadro indican mando.

Relacion de APOYO EjempRelacion de APOYO Ejemp

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala la General colocado al lado de la unidad principal señala la relación de apoyo.relación de apoyo.

Las líneas no continuas formadas por Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para puntos o segmentos se utilizan para expresar las relaciones de expresar las relaciones de coordinación.coordinación.

Continuidad de la Organización. Continuidad de la Organización. Ejemplo: Ejemplo:

Relaciones Especiales. Ejemplo: Relaciones Especiales. Ejemplo: