“Tras meses de esfuerzos infructuosos

seleccionamos SAP ERP Human

Capital Management (HCM) por la

solvencia del fabricante, el buen

resultado que habían obtenido otras

empresas alavesas y el hecho de que el

Gobierno Vasco, con el que trabajamos

estrechamente, utilizara tecnología

SAP”.

Idoia Ruiz de Gordoa, Administradora de Diocesanas.

Soluciones y Servicios SAP • SAP ERP Human Capital Management

(HCM).

Lo más destacado• El modelo centralizado que proporciona

SAP ERP HCM permite a Diocesanas no sólo procesar las nóminas más eficientemente, sino también gestionar toda su estructura organizativa.

• Se ha conseguido implementar, en una sola aplicación y de forma integrada, tanto los procesos propios de recursos humanos como la gestión de la subvención del pago delegado.

Por qué SAP• Además de la solvencia de SAP como

compañía y la buena experiencia de otras empresas del entorno alavés con esta tecnología, Diocesanas valoró muy positivamente que uno de sus principales aliados, el Gobierno Vasco, utilizara también la plataforma de gestión de SAP.

Benefi cios principales• Un control mucho más exhaustivo de los

costes de personal y de eventuales errores.

• Mejor gestión de los datos de las nóminas y un registro histórico de personal más riguroso.

• Una recepción de nómina mucho más moderna por parte del empleado.

• Capacidad para crecer en la plataforma SAP e ir incorporando otros ámbitos de la gestión de la institución.

Entorno existenteGestión de nóminas externalizada

Organización• Nombre: Obra Diocesana de Formación

Profesional (DIOCESANAS).• Localización: Vitoria-Gasteiz• Sector: Formación• Productos y servicios: Educación

Secundaria, Formación Profesional, Ocupacional y Continua.• Facturación: 13 millones de euros• Empleados: 250 aprox.• Web site: www.diocesanas.org • Partner de implementación: Oreka IT

(partner ebm de Saptech)

Retos y Oportunidades • Diocesanas necesitaba pasar de una

gestión de recursos humanos externalizada a través de una gestoría a contar con una solución tecnológica lo suficientemente potente y flexible como para dar respuesta a su problemática específica dentro del sector de la educación, con diversos ciclos formativos, actividades en marcha y convenios a gestionar, así como una cooperación con el Gobierno Vasco que aumentaba la complejidad del manejo de sus nóminas.

Objetivos• Implementar una solución de gestión de

recursos humanos que centralizara y automatizara esta área en la institución.

• Mejorar todo el proceso de la nómina, desde su generación hasta su recepción.

• Tener un control más exhaustivo de los costes de personal.

• Llevar un control más exhaustivo de la subvención correspondiente al pago delegado que percibe de forma periódica desde el Gobierno Vasco.

DE UN VISTAZO

Historia de Éxito de Clientes SAPSAP ERP HCM

DIOCESANAS LA TECNOLOGÍA DE SAP, CLAVE PARA LA GESTIÓN DE UNA COMPLEJA CASUÍSTICA DE RECURSOS HUMANOS

Diocesanas es un proyecto educativo asentado en Álava que, a lo largo de su dilatada historia, se ha caracterizado por la ilusión por su labor y su ánimo de incidir positivamente en su entorno.

Sus orígenes se remontan al año 1942, cuando el sacerdote diocesano D. Pedro Anitua funda la “Escuela Diocesana de Aprendices”. Aquella iniciativa de cursos de mecánica y ebanistería, con 25 alumnos y dos profesores, fue creciendo desde la pequeña buhardilla del barrio del Prado en Vitoria, donde se situaba, a locales más grandes y objetivos más amplios, adaptándose a la evolución de la realidad social a lo largo de las décadas, siempre con el apoyo desinteresado de instituciones y personas: en los 50 se crearon las Escuelas de Iniciación Industrial y una serie de Escuelas Agrícolas en varios pueblos hasta contar con una decena de escuelas profesionales en 1963. En paralelo, la obra iba extendiéndose con la fundación de residencias obreras.

La llamada Obra Diocesana de Formación Profesional atendía ya en la década de los 70 a más de un millar de

alumnos en los tres centros en los que se agrupó su actividad docente. En los años 80, el alumnado se dividía en las ramas de metal, automoción, delineación, electricidad, administración, química, hogar, peluquería y estética, hostelería y turismo, arte, decoración y hostelería. A ello se unió, a mediados de la década, la enseñanza de bachillerato, llegando así a los 3.000 alumnos y 180 educadores docentes y no docentes.

El cambio de nombre del proyecto a su actual denominación, Diocesanas, se produjo en 1995. En estos años hasta llegar a la actualidad, Diocesanas ha diversificado su actividad para implantar la ESO, los nuevos tipos de Formación Profesional y la Formación Profesional no reglada (ocupacional o continua) dirigida a trabajadores o desempleados que quieran realizar cursos de actualización tecnológica. Diversos reconocimientos, la incorporación creciente de personas inmigrantes, acercamientos al resto de Europa y la puesta en marcha de post ciclos profesionales relacionados con empresas instaladas en Vitoria, como Mercedes-Benz, marcan los últimos

hitos de Diocesanas, cuyos cerca de 240 profesionales desarrollan hoy su labor educativa para alrededor de 4.000 alumnos en cuatro sedes situadas en cuatro barrios de Vitoria-Gasteiz: Arriaga, Molinuevo, Nieves Cano y Mendizorrotza.

Diocesanas se precia de haber contribuido al desarrollo empresarial de Álava gracias a la creencia firme en una oferta educativa al alcance de todas las personas, incluidas aquellas familias de menores posibilidades económicas. Imprescindible ha sido el apoyo de la diócesis de Álava, de diversas empresas alavesas, del patrocinio inicial de la Caja Municipal de Ahorros de la Ciudad de Vitoria -posteriormente la Caja Vital Kutxa-, sobre todo del Consorcio para el Fomento y Desarrollo de la Formación Profesional de Álava, así como otras entidades del ámbito educativo, y en particular, con HETEL y Kristau Eskola.

La innovación y la reinvención constante están en las raíces de Diocesanas. Así, no es extraño que sus responsables hayan decidido apostar por tecnología de última generación para optimizar el área de recursos humanos y adaptar su gestión a las necesidades cambiantes de una actividad en continuo crecimiento.

Diocesanas cada vez tiene unas necesidades más complejas de gestión, dada la diversidad de especialidades que imparten y la creciente cantidad de proyectos procedentes de distintas fuentes: desde cursos homologados para empresas dentro del área de influencia

DIOCESANAS LA TECNOLOGÍA DE SAP, CLAVE PARA LA GESTIÓN DE UNA COMPLEJA CASUÍSTICA DE RECURSOS HUMANOS

La gran evolución que Diocesanas ha experimentado en su labor de formación en el Territorio Histórico de Álava ha llevado a la institución a apostar por una solución tecnológica para la gestión de sus recursos humanos. Una casuística compleja y muy específica dentro del sector de educación convertía en un reto encontrar una solución idónea para las necesidades cambiantes de una actividad en continuo crecimiento. Finalmente, la solución ha venido de la mano de SAP ERP HCM.

alavesa o cursos financiados por la Administración a la colaboración en planes de innovación desarrollados por el Gobierno Vasco, a través de entidades como HETEL (Asociación de Centros de Formación del País Vasco).

Situación anterior

La diversidad de actividades de formación que lleva a cabo Diocesanas hace que su gestión de recursos humanos tenga una casuística muy específica: trabajan con distintos convenios al contar no sólo con escuelas sino también con un bar y un restaurante; deben manejar un porcentaje de plantilla fluctuante que está en función de los cursos de formación no reglada; y necesitan gestionar dos nóminas en paralelo debido a que trabajan con pagos delegados, al abonar el Gobierno Vasco como subvención una parte de las nóminas directamente a los empleados, ya que se trata de centros de formación concertados.

Históricamente, la institución ha gestionado las nóminas y el personal a través de una gestoría. No obstante, Diocesanas decidió adquirir una solución tecnológica para automatizar y poder gestionar internamente el área de recursos humanos. Se llegó a trabajar durante varios meses en la implementación de un software estándar tratando de que se fuera adaptando a unas necesidades muy especiales y concretas, pero a medida que el proyecto avanzaba, seguían sin cumplirse los requisitos y los responsables se iban dando cuenta de que el resultado final no iba a ser

satisfactorio, por lo que nunca llegó a estar en producción.

Tras muchos meses de esfuerzo económico y de recursos internos, Diocesanas no había podido resolver su problemática, pero no desistió y volvió a analizar el mercado en busca de otra solución capaz de adecuarse a su particular funcionamiento. La elección no fue difícil. La solución SAP ERP Human Capital Management (HCM) fue la primera opción por motivos técnicos y también estratégicos: además de la solvencia de SAP como compañía y la buena experiencia de empresas de prestigio en Álava con esta tecnología, Diocesanas tuvo en cuenta que el Gobierno Vasco, con quien su colaboración es sumamente estrecha, también emplea la plataforma de gestión de SAP. Implementando una solución de la misma casa, Diocesanas tenía mucho terreno ganado en cuanto a compatibilidad y posibilidades de trasvase de datos sin tener que realizar un doble trabajo.

Siguiendo su filosofía de contribuir al desarrollo local, la institución seleccionó como partner de implantación a Oreka IT (partner ebm de Saptech), una empresa ágil y eficiente liderada por un ex alumno de Diocesanas, por lo que contaba con la máxima confianza.

El proyecto

Tras la elección del software y del partner, en marzo de 2010 el proyecto de implementación daba sus primeros pasos con la fase de análisis de los requerimientos. El partner tenía muy claro desde el principio cómo se iba a construir la solución y su alcance. Tras las vacaciones escolares, la solución SAP ERP HCM empezó a tomar forma en Diocesanas en septiembre. El otoño sirvió para hacer trabajos en paralelo, ya que había que garantizar tanto el cálculo exacto de las nóminas según el convenio de Diocesanas, como el descuento de la subvención de pago delegado según el convenio de la educación privada de la Comunidad Autónoma Vasca.

En enero de 2011, SAP ERP HCM ya estaba en producción, cumpliendo plazos a pesar de la complejidad del proyecto (que cuenta con dos entornos de producción) y de un “ultimo trimestre azaroso”, como explican sus responsables, debido a circunstancias ajenas al partner, a SAP e incluso a la propia institución. Por ejemplo, el proyecto se vio afectado de la medida gubernamental de recortar los salarios de los funcionarios, algo que provocó adaptar el sistema a nuevos e imprevistos requerimientos. La nueva solución se desplegó sobre tres servidores con sistema operativo

“Nuestra casuística de recursos humanos es tan específica que cuando tuvimos la necesidad de abandonar la externalización de la nómina y asumir internamente su gestión, no había en el mercado muchas soluciones capaces de soportar de una forma solvente todas nuestras necesidades”.

Idoia Ruiz de Gordoa, Administradora de Diocesanas.

“En sólo unos meses hemos

ganado en eficiencia, calidad y

modernización de nuestros

procesos de recursos humanos,

con más control, agilidad y mejor

gestión de los datos de las

nóminas”

Idoia Ruiz de Gordoa, Administradora de Diocesanas.

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Windows Server 2008 y base de datos Oracle 10g. Beneficios

Los siete usuarios que desde enero de 2011 utilizan SAP ERP HCM en Diocesanas, entre ellos sus responsables clave, han notado en estos meses un cambio muy notable en la gestión del área de recursos humanos, puesto que han pasado de una gestión externalizada en una gestoría a llevar todos los procedimientos de personal internamente. Esta evolución ha permitido dar un giro a la forma de forma de trabajar de las personas que actualmente asumen las funciones relacionadas con recursos humanos en Diocesanas, ya que hasta ahora su rutina se basaba en comunicar los cambios mensuales a la asesoría y revisar sus cálculos de nómina, seguros sociales, etc., consiguiendo una mayor calidad en los procesos de nómina con un esfuerzo menor en tareas administrativas y repetitivas gracias a la eficiencia que proporciona SAP ERP HCM. La formación a los usuarios continúa en Diocesanas, dado que a fin de cuentas se trata de la primera solución de gestión integral de los recursos humanos que se utiliza en la institución, pero los beneficios que obtienen día a día compensan con creces el esfuerzo de adaptación. Beneficios como:

• La centralización de la gestión de los recursos humanos con un modelo

mucho más ágil, con capacidad no sólo para procesar nóminas sino también para gestionar la estructura organizativa;

• Un control mucho más exhaustivo de los costes de personal, así como de los posibles errores en el sistema de pago delegado, que deviene en ahorros;

• Mejor gestión de los datos de las nóminas, con un cálculo mucho más exacto de todos los factores que influyen en la confección de las mismas;

• Un registro histórico de personal riguroso;

• Una recepción de nómina mucho más moderna por parte del empleado: han pasado de un sistema casi manual en papel a una nómina que se tramita y envía online, pudiendo obtenerse en bilingüe (castellano-euskera).

Además de todas estas ventajas, haber optado por SAP para solucionar su problemática de recursos humanos permite a Diocesanas crecer en esta misma plataforma e ir incorporando otros ámbitos de su gestión susceptibles de mejorar mediante la implantación de la tecnología adecuada. De hecho, junto con el mismo partner, Diocesanas está ahora emprendiendo un nuevo proyecto tecnológico para gestionar distintos procesos de calidad con SAP Record Management System (RMS), con diversos procesos que eventualmente serían explotados a través de la solución de Business Intelligence de SAP.

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