Ordres de comissió de serveiaplicacions.diba.cat/ocs/doc/manual_usuari.pdf · Extensió 33851 o al...
22
Intervenció General Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació O C S O C S [guia visual actualitzada – gener 2018] Ordres de comissió de servei
Transcript of Ordres de comissió de serveiaplicacions.diba.cat/ocs/doc/manual_usuari.pdf · Extensió 33851 o al...
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
1
O C S O C S
[guia visual actualitzada – gener 2018]
Ordres de comissió de servei
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
2
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
Índex
3
1. Introducció a l’aplicatiu.............................................................................4
2. Donar-se d’alta ........................................................................................5
3. Accés.......................................................................................................8
4. Els perfils d’empleat/da i tramitador/a.......................................................9
5. Informació bàsica del programa...............................................................9
5.1. Promotors, bústia OCS i DIR3......................................................10
5.2. Expedients....................................................................................11
5.3. Comptes.......................................................................................12
6. Donar d’alta una comissió de serveis........................................................13
7. Tipus de despeses....................................................................................16
7.1. Despeses d’allotjament.................................................................16
7.2. Despeses de desplaçament/locomoció.........................................17
7.3. Despeses de manutenció/dietes...................................................19
8. Comprovants de caixa..............................................................................20
9. Informes....................................................................................................21
9.1. Petició Oferta Proveïdors............................................................21
9.2. de Despeses...............................................................................21
9.3. de Tresoreria...............................................................................21
10. Reserva de vehicles.................................................................................22
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
4
1. Introducció a l’aplicatiu
Aquest manual té com a objecte facilitar la utilització de l’aplicatiu d’Ordres de Comissió de
Servei (OCS), ajudant-nos a gestionar les comeses no habituals que es realitzen fora del
terme municipal on radica el nostre centre de treball, tant les que es fan dins com fora de la
província, així com les despeses generades.
Les comissions relacionades amb activitats formatives es donaran d’alta en aquest
aplicatiu juntament amb les seves despeses, però la Direcció de Serveis de Formació és la
unitat organitzativa encarregada de l'actualització de la normativa que regula la formació
així com dels processos de gestió per a la seva sol·licitud.
Amb l’aplicatiu OCS es poden gestionar les comissions de serveis del personal de la
Corporació, llevat les del personal electe i altre personal no vinculat jurídicament amb la
Diputació de Barcelona.
També s´hi podran fer les sol·licituds de vehicles.
La normativa aplicable la trobem a les circulars següents:
Circular 53/2016 sobre indemnitzacions al personal per raó del servei i instruccions per
a la gestió dels viatges i allotjaments .
Circular 41/2013 sobre bestretes de caixa fixa.
RD 462/2002 sobre indemnitzacions per raó del servei.
Per a informació addicional podeu posar-vos en contacte amb:
Tresoreria
Àrea de Presidència
Rambla de Catalunya, 126, planta.8a
08008 Barcelona
Extensió 33851 o al correu electrònic [email protected]
Suport informàtic Telf. 22007
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
5
2. Donar-se d’alta
Per donar-se d’alta a l’aplicatiu d’Ordres de Comissió de Servei (OCS), cal anar a la
pestanya de l’Intradiba “Eines de gestió” clicar a “Sol·licituds diverses” i desprès a
“Sistemes d’informació (informàtica)”.
Escollir “Sistemes d‘informació” i clicar sobre
“Seguiment i noves peticions“
Escollir “Sistemes d‘informació” i clicar sobre
“Seguiment i noves peticions“
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
6
Introduirem el nostre nom Usuari i la nostra Contrasenya i clicarem Connectar
Accedirem a aquesta pantalla a on seleccionarem “Aplicacions (Alta o Baixa)” i a
continuació “Aplicacions corporatives”.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
7
1 2
3 Clicar al costat del
vostre nom
Clicar al costat del
vostre nom
4
5
Seleccionarem el perfil
d’empleat/da.
En el cas de triar PERFIL
DE TRAMITADOR/A, es
necessitarà el vist i plau
del/de la cap.
Seleccionarem el perfil
d’empleat/da.
En el cas de triar PERFIL
DE TRAMITADOR/A, es
necessitarà el vist i plau
del/de la cap.
Clicarem “Continuar” i marcarem al costat del nostre nom, automàticament s’obrirà el llistat
d’aplicacions corporatives, cercarem OCS i validarem sobre el requadre.
6
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
8
3. Accés
Seleccioneu l’opció OCS (Ordres de
Comissió de Servei).
Seleccioneu l’opció OCS (Ordres de
Comissió de Servei).
Hi arribareu mitjançant l’accés restringit de la Intradiba.
Introduïu el nom de l’usuari/ària i la
contrasenya i feu un clic per iniciar
la sessió.
Introduïu el nom de l’usuari/ària i la
contrasenya i feu un clic per iniciar
la sessió.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
9
4. Els perfils d’empleat/da i tramitador/a
L’aplicatiu recull dos tipus de perfil:
Perfil d’empleat/da, permet sol·licitar comissions de servei i les seves despeses
relacionades.
Perfil de tramitador/a, permet sol·licitar comissions i despeses pròpies i d’altres
empleats/ades adscrits/es al mateix orgànic, així com donar tràmit a l’autorització de les
comissions i/o despeses relacionades.
5. Informació bàsica de l’aplicatiu El/la tramitador/a ha d’introduir i mantenir sempre aquesta informació actualitzada.
El primer pas per començar a treballar amb l’OCS és accedir a la pestanya de Promotor i
entrar a “Promotors”, “Llibre Caixa”, “Expedients”, “Comptes” i emplenar les dades
bàsiques.
Dins d’aquesta pantalla
podreu desplegar el menú
Dins d’aquesta pantalla
podreu desplegar el menú
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
10
5.1. Promotors, bústia OCS i DIR3
A la pestanya de “Promotors” s’ha d’emplenar la informació referent a nom del cap, càrrec,
correu bústia OCS,... Cada Centre Gestor haurà d’adaptar-la a les seves necessitats.
Es poden definir fins a dues Bústies OCS. Tota la
tramitació i les peticions arribaran a aquestes bústies
(correu-e i Correu-e alternatiu). S’aconsella posar
correus interdepartamentals i no personals.
El codis DIR3 són obligatoris
a les factures de les
agències de viatges i
s’hauran de donar d’alta en
aquest apartat
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
11
5.2. Expedients
Caldrà obrir OBLIGATÒRIAMENT CADA ANY un mínim de 2 números d’expedients
a SAP: un per a les comissions fora de Catalunya o estranger i un altre per a les
comissions a Catalunya (fora de Barcelona).
Les ordres de comissions de serveis es classifiquen com a tipus d’expedient:
G0606 “Desplaçament i dietes”.
A l’expedient SAP haureu de guardar tota la documentació rellevant relacionada
amb les comissions de servei (correus, proposta de les agències, decrets, informe
de despeses, informe de tresoreria, factura, bitllets, justificants...). Mireu el model
següent:
Anar a la pestanya de Promotor i triar Expedients.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
12
S’obriran dos comptes “Transferència bancària” i “Caixa Servei” per poder
identificar les dues vies de pagament existents.
RECORDEU que les despeses per comissions de serveis es paguen prioritàriament
mitjançant transferència bancària.
Dins dels apartats de Transferència i Caixa Servei introduirem aquesta informació i
desprès clicarem Desar.
5.3. Comptes
Anar a la pestanya de Promotor i triar Comptes.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
13
6. Donar d’alta una comissió
Podreu accedir a les comissions per
qualsevol dels dos menús: pel
desplegable de la barra inicial o per
les diferents pestanyes.
Podreu accedir a les comissions per
qualsevol dels dos menús: pel
desplegable de la barra inicial o per
les diferents pestanyes.
Per donar d’alta una comissió cal
triar primer l’empleat/da del
nostre Centre Gestor dins del
desplegable i després clicar
“Nou”.
En cas de tenir perfil
d’empleat/da només podrà
veure les seves comissions.
Per donar d’alta una comissió cal
triar primer l’empleat/da del
nostre Centre Gestor dins del
desplegable i després clicar
“Nou”.
En cas de tenir perfil
d’empleat/da només podrà
veure les seves comissions.
L’empleat/da entrarà a la pestanya de comissions i triarà “Nou”. Només tindrà accés
a les seves pròpies Comissions. Les tecles que corresponguin a la gestió del/la
tramitador/a es veuran desactivades.
El/la tramitador/a podrà accedir a tota la informació de les comissions del seu centre
gestor.
2
1
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
14
Haureu de seleccionar el tipus de
comissió i especificar amb detall el motiu
de la comissió, així com les hores d’inici i
acabament.
(disposeu de fins a 250 caràcters)
Haureu de seleccionar el tipus de
comissió i especificar amb detall el motiu
de la comissió, així com les hores d’inici i
acabament.
(disposeu de fins a 250 caràcters)
Tots aquests camps són modificables. Tots aquests camps són modificables.
Perfil d’Empleat/da
Si és una comissió per assistir a una Activitat Formativa clicar la casella 1 i es
desactivarà la impressió del Decret. La Direcció de Serveis de Formació a través de
l’Intradiba explica com gestionar aquestes peticions.
A l’aplicatiu OCS donarem d’alta la comissió, les despeses, la petició d’ofertes als
proveïdors (agències), els comprovants de caixa i l’informe de Tresoreria.
Emplenar les dades de la sol·licitud de la comissió de serveis i clicar “Desar” seguidament
es genera un correu adreçat a la bústia OCS.
Perfil de Tramitador/a
A la bústia OCS es rep el missatge de sol·licitud de la comissió de serveis, que es
reenviarà a la persona que pot autoritzar-la (el/la Cap, el/la Director/a, el/la Gerent...),i
quan es tingui l’autorització el/la tramitador/a clicarà “Autoritzar”.
A l’Autoritzar automàticament es generarà un correu adreçat a l’empleat/da indicant-li que
la seva sol·licitud de comissió de serveis ha estat acceptada i s’inicia la seva tramitació.
1
Si la comissió està
relacionada amb
una Activitat
Formativa clicar
aquest apartat.
Si la comissió està
relacionada amb
una Activitat
Formativa clicar
aquest apartat.
2 3 4
G0606 “Desplaçament i dietes”.
És important posar correctament el
temps de començament i acabament de
la comissió.
És important posar correctament el
temps de començament i acabament de
la comissió.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
15
Per tal de facilitar la tramitació de les ordres de comissió de serveis, el decret es pot obtenir
en dos formats:
• En pdf, ja preparat per tramitar-lo directament a través del TeDIBA.
• En versió editable amb word que us permetrà, si us cal, personalitzar el contingut del
decret, i un cop modificat es podrà convertir en pdf per poder tramitar-lo al TeDiBA.
Model decret TeDIBA (pdf)
Si la comissió de serveis és fora de la província o a l'estranger, un cop rebuda la resposta
d’autorització per part del/ de la Cap del Servei/Gerent,.es confecciona la proposta de
Decret.
En el cas de comissió dins de la província al clicar sobre “Decret” es generarà una autorització.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
16
7. Tipus de despeses
Les despeses han d’estar sempre relacionades amb una comissió de serveis.
Primer s’ha de triar l’empleat/da i després cerca la comissió desitjada i clicar “Nou”.
Hi ha quatre tipus de despeses: Allotjament, Desplaçament, Manutenció i
Comprovants de caixa.
Segons sigui la comissió i les seves necessitats emplenarem o no els diferents tipus de
despeses.
7.1. Despeses d’allotjament
IMPORTANT. No s’ha de tancar la comissió fins que l’empleat/da l’hagi finalitzada i estigui
introduïda tota la informació (despeses de desplaçament, allotjament, comprovants de
caixa,...)
PRIMER S’HAN DE TANCAR ELS COMPROVANTS DE CAIXA, LES DESPESES I PER
ÚLTIM ES TANCA LA COMISSIÓ.
1 2
Triar l’empleat/da Triar l’empleat/da
Triar la localitat de la comissió Triar la localitat de la comissió
Triar l’any Triar l’any 3
4
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
17
Per consultar l’import de
les dietes a l’estranger
obrireu aquest pdf
Per consultar l’import de
les dietes a l’estranger
obrireu aquest pdf
7.2. Despeses de desplaçament/locomoció
1 2
Triar la comissió i emplenar els apartats de la sol·licitud de la despesa d’allotjament. Al
desplegable “Via adquisició” seleccionareu sempre Agència.
En el cas de viatjar a l’estranger consulteu el pdf amb els Preus de les dietes.
Recordeu sempre clicar “Desar” i “Tornar”.
Quan ens arribi la factura conformada s’ompliran els camps d’Agència escollida i l’Import
conformat que serà el total de la factura, i a continuació “Desar” i “Tornar”.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
18
1 2
Clicar sobre “Nou desplaçament”
Triar la comissió i emplenar els apartats de la sol·licitud de la despesa de desplaçament.
Al desplegable “Via adquisició” seleccionareu sempre Agència.
Recordeu sempre clicar “Desar” i “Tornar”.
Quan ens arribi la factura conformada s’ompliran els camps d’Agència escollida i l’Import
conformat que serà el total de la factura, i a continuació “Desar” i “Tornar”.
Teniu un desplegable amb les diferents
alternatives de desplaçament: autobús,
Ave, Tren, Avió.
El desplaçament s’efectuarà
prioritàriament en mitjans de transport
públic o col·lectiu.
Només en casos justificats el/la cap del
servei pot autoritzar la utilització del
vehicle del/a comissionat/da. En aquest
cas s’abonarà una indemnització pel
quilometratge realitzat d’acord amb
l’Ordre EHA/3770/2005, d’1 de
desembre.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
19
Les despeses de dietes són calculades automàticament pel programa en funció de les dates
de la comissió i de l’hora d’inici i final de la mateixa.
Per defecte es calcularà el nombre màxim d’àpats i l’import de la indemnització
corresponent en territori nacional.
Aquestes dades es poden modificar, si cal, per adequar-les a la normativa aplicable a
cada cas concret (nombre inferior d’àpats, dietes a l’estranger, comissions
col·lectives..) Podeu consultar el pdf amb els Preus de les dietes.
El/la tramitador/a seleccionarà la via de pagament d’aquesta despesa (Transferència
Bancària o caixa metàl·lic) i procedirà a gestionar-la de la manera habitual, mitjançant la
Bestreta de Caixa Fixa, acompanyada del document “Informe de Despeses de Tresoreria”
que podreu obtenir des de la pestanya “Informes”.
Recordeu sempre clicar “Desar” i “Tornar”.
7.3. Despeses de manutenció/dietes
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
20
Detallareu els justificants de despeses relacionats amb la comissió de serveis. És
recomanable tramitar de manera conjunta totes les despeses que es derivin d’una mateixa
comissió de serveis.
El/la tramitador/a seleccionarà la via de pagament d’aquesta despesa i procedirà a
gestionar-la de la manera habitual, mitjançant la Bestreta de Caixa Fixa, acompanyada
del document “Informe de Despeses de Tresoreria” que podreu obtenir des de la
pestanya Informes.
8. Comprovants de caixa
Es farà un “Nou comprovant de caixa” per cada tipus de justificant; es podrà agrupar
els justificants de la mateixa tipologia sumant els seus imports. Una vegada s’han
introduït els justificants dins d’aquesta pantalla cal “Desar” i “Tornar”.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
21
9. Informes
La pestanya de Informes ens permetrà accedir a tots els documents que genera l’aplicatiu
OCS.
9.1. Informe de Petició d’oferta als Proveïdors
Per fer la sol·licitud d’oferta a les agències de viatges, escollirem la persona i la comissió i
clicarem “Enviar Petició Oferta Proveïdor” es genera el correu electrònic que incorpora la
sol·licitud d’oferta per a cada agència homologada. Aquest correu arriba a les bústies OCS
definides prèviament pel centre gestor.
El/la tramitador/a hi podrà afegir les dades que consideri rellevants per tal de poder enviar-ho
desprès a les agències. La sol·licitud d’oferta només s’enviarà a les agències
adjudicatàries de l’Acord Marc vigent.
9.2. Informe de Despeses
Quan s’hagin introduït totes les despeses relacionades amb una comissió, sol·licitareu la
impressió d’aquest “Informe de Despeses” que consta de dos fulls: un que relaciona
totes les despeses generades per la comissió i un altre en serà el justificant de despesa de
l’Agència de viatges. Aquest informe s’ha de guardar a l’expedient, ja que inclou totes les
despeses desglossades de la comissió.
9.3. Informe de Tresoreria
L’Informe de Tresoreria s’adjuntarà a la documentació de la Bestreta de Caixa Fixa,
juntament amb els tiquets justificants de les despeses i, un cop conformat, s’incorporarà al
circuit habitual.
RECORDEU que del correu de sol·licitud d’oferta, les respostes de les agències i els
correus de confirmació amb l’agència triada cal deixar còpia a la carpeta que tingueu
donada d’alta amb la documentació tècnica del corresponent expedient SAP.
Intervenció General
Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació
22
Al clicar “Desar” es generarà un correu dirigit a les bústies OCS. El/la tramitador/a
haurà de fer les comprovacions pertinents, i si tot és correcte, clicarà “Tramitar”.
La Subdirecció de Logística comprovarà la petició i enviarà un correu electrònic a
l'EMPLEAT/ADA, amb còpia a la bústia OCS, indicant que la sol·licitud ha estat rebuda i
acceptada. Rebreu un altre correu confirmant el lloc i l’hora de recollida del vehicle. La
reserva s’haurà de fer amb un mínim d’antelació de 20 hores.
Qualsevol incidència relacionada amb anul·lacions de reserves, canvis de dates...
caldrà confirmar-la trucant a les extensions 22001 i 39835 de la Subdirecció de
Logística.
Si us cal algun
complement haureu
de clicar sobre la lupa
i sortirà aquesta
pantalla on podreu
triar les opcions, i
desprès fer “Desar”
Si us cal algun
complement haureu
de clicar sobre la lupa
i sortirà aquesta
pantalla on podreu
triar les opcions, i
desprès fer “Desar”
10. Reserva de vehicles
La sol·licitud de reserva de vehicles obligatòriament ha d’estar relacionada amb una
comissió de serveis, primer es donarà d’alta la comissió i a continuació la reserva del
vehicle. Aquí trobareu el Decret de Protocol per regular l’ús de vehicles sense
conductor que aconsellem de llegir per tal entendre el seu funcionament.
