1. En las áreas públicas del hotel (lobby y entrada a los salones de banquetes), se anuncia el evento que se está llevando a cabo; el cliente decide cómo es que desea que se anuncie. Puede ser por nombre de la compañía, tipo de evento como “BODA DE…”, entre otros.

2. En caso de ser una empresa quien contrata el evento, se especifica su nombre comercial.

3. Debe existir una persona quien sea el contacto principal de comunicación entre el hotel y la compañía o cliente que contrata.

4. Los diferentes tipos de evento que contrata el cliente de acuerdo a sus necesidades son:

• Sociales: boda, quince años, bautizos, primera comunión, despedidas de soltera, entre.

• Empresariales: juntas o reuniones de trabajo, conferencias, congresos, convenciones, entre otros.

• Comerciales: Exposiciones, ferias.

5. Se debe especificar la fecha precisa del evento en referencia a cada orden de eventos. Suelen contratar las compañías eventos para cada día, aún y cuando sea del mismo tipo se debe realizar una orden de eventos para cada uno.

6. De acuerdo al tipo de evento que solicite el cliente, a sus necesidades y a las dimensiones del salón; los diferentes tipos de montaje son:

Orden de Evento

Para eventos sociales:

• Mesa banquetera redonda o cuadrada para 8 o 10 pax

• Espacio reservado para pista de baile y orquesta

•Mesa tipo tablón rectangular para 10 pax

• Tipo coctel mesas redondas pequeñas altas con banquillos tipo barra de cantina o chaparras con sillones.

Los hoteles cuentan con papelería que explique las capacidades de los salones, con diferentes montajes para que el cliente elija el de su necesidad, como se ejemplifica a continuación:

Eventos empresariales:

• Mesas redondas completas o en media luna

• Mesas rectangulares angostas para tipo escuela

• Tipo auditorio

• En herradura o en “U”

• Mesa imperial

• Auditorio en escamas

Comerciales:

Para ferias y exposiciones. Rentando el equipo necesario

8. En esta parte se especifica el número completo de participantes tanto para el montaje como para la cocina.

9. Debe ser especificado la hora de inicio y finalización del evento para que quede listo en cuanto a montaje y limpieza.

10. Si el evento pertenece a grupo en casa, se debe indicar la forma de pago cargo a cuenta maestra # ____________, o bien la misma forma de pago de este. En caso de ser evento individual, se indica la forma de pago de este únicamente.

11. Si el cargo será realizado a cuenta maestra, se especifican los mismos datos del instructivo de grupo; en caso contrario se detallan los datos a facturar.

12. Si los consumos de alimentos y bebidas exceden la renta del salón (según políticas de cada empresa), no se cobra la renta; en caso contrario, se especifica en esta parte el monto a cobrar.

13. Los diferentes tipos de alimentos que se contrata en un evento de banquetes, suelen ser:

• Menú emplatado a tres o cuatro tiempos: a elegir el cliente.

• Coffe-break en tiempos o continuo: refrescándose cada tres horas aproximadamente. Si solo es café, té, agua y galletas o más completo.

• Buffe: especificando cuántos y qué tipo de guisos.

• Canapés

Se debe especificar también los precios por persona y los horarios en los que se debe servir o bien surtir.

14. Las bebidas suelen cobrarse de la siguiente forma:

• Por botella; especificando el precio por botella• Por copeo; especificando el precio por cada bebida• Por descorche: cuando el cliente trae las botellas y el

establecimiento solo pone los mescladores y los hielos; se cobra por mesa y es pactada con el cliente.

15. A las áreas involucradas en la operación de un evento, se le indica los horarios en los que debe operar, tipos de centros de mesas, tipo y color de mantelería qué tipo de decoración será empleada; si se requiere personal de seguridad y una persona fija en los baños. Indicaciones especiales a las diferentes cocinas.

16. Se especifica el equipo adicional de luz y sonido, tarimas, stands, etc., que contrata el cliente.