ORAGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN

Para archivar los documentos es necesario seguir el siguiente procedimiento:

INSPECCIONAR:

La iniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos en trmite, que con lleva dificultades serias en la entidad.

CLASIFICAR:

Despus de realizar una cuidadosa inspeccin de los documentos, se identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el documento, esto es: fondo, seccin, subseccin, serie y subserie.

ORDENAR:

Una vez clasificados los documentos se separan por grupos, de acurdo con las agrupaciones documentales. Luego se ordenan dentro de cada grupo, segn el sistema definido para cada serie o subserie documental.

DISTRIBUIR:

Finalmente, se ubican los documentos en la unidad de conservacin correspondiente, respetando el Principio de Orden Original.

Para la ordenacin de las unidades documentales y tipos documentales se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Quite ganchos y clips de todos los documentos que se van a archivar.

Alinee y cuadre bien los documentos.

Perfore los documentos adecuadamente. Haga un patrn como gua para toda la documentacin y revise la perforadora antes de usarla.

Al archivar retire legajo por legajo no todos al tiempo.

No abra ms de una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo gabinete.

No se retire de las unidades de conservacin dejando gavetas abiertas, especialmente las inferiores; esto podra causar un accidente.

Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta.CensoGuaInventario: fondoo cdigo de clasificacin-nivel de clasificacino fechas extremas, nombre de la serieo tipo documentalo descripcino signatura.Catlogondice

CUADRO DE CLASIFICACION Y TABLA DE RETENCIN DOCUMENTALEl Cuadro de Clasificacin Documental es un esquema que refleja la jerarquizacin dada. En el se registra jerrquicamente las secciones, subsunciones, las series y subseries documentales. El cuadro tendr tantas casillas como unidades productoras de documentos hayan en cada entidad, en concordancia con el organigrama de la entidad. Cada unidad productora se identificar con un cdigo.La Tabla de Retencin Documental es una herramienta gerencial que clasifica la informacin en series y subseries por diferentes asuntos (producida esta por una Oficina en cumplimiento de sus funciones), a la cual se asigna un tiempo de retencin o permanencia en cada fase de archivo; es importante tener en cuenta que siempre estar en proceso evolutivo.

BENEFICIOS CON LA ELABORACIN DE LA TABLA

Facilita el manejo de la informacin.

Contribuye a la racionalizacin de la produccin documental. Permite proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilita el control y acceso a los documentos, a travs de los tiempos de Retencin en ella estipulado.

Garantiza la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.

Regula la transferencia de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirve de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Identifica y refleja las funciones Administrativas.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada.

La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa o dependencia.

La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

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