Opo-pr-01 Procedimiento Planeación y Programación de Operaciones 6
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PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES.
Código: OPO-PR-01Fecha: 21-Abril-2015Versión: 06
PLANEACION Y PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES. Pág. 1 de 4
1. OBJETIVO.
Establecer la metodología adecuada para la planeación, ejecución, seguimiento y control de los despachos y entregas de productos y subproductos originados de los diferentes puntos de origen hacia los clientes y/o puertos.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica desde la solicitud de servicio hasta la entrega del producto o mercancía en cliente destino o destinatario.
3. DEFINICIONES.
Cliente: es quien solicita el servicio de transporte de forma directa.
Carga Líquida: Todo producto transportado que se encuentra en estado líquido Carga Seca: Todo producto transportado que se encuentra en estado sólido. Orden de Cargue: Documento mediante el cual se plasma, toda la información del vehículo y del conductor como: Nombre, Cédula, celular, EPS, ARL, NIT de la empresa, nombre del aportante (según aplique), placa, capacidad, fecha de cargue, origen y destino.
Reporte de Tráfico: Información de la ubicación de los vehículos en tiempo real.
4. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
Director de Operaciones: Es responsable de
Planear, gestionar y controlar la ejecución del servicio del transporte solicitados por el cliente.
Realizar negociación de fletes con los proveedores. Gestionar y aprobar frente al cliente las notas créditos generadas por el
mismo. Establecer acuerdos comerciales con proveedores y clientes.
Administradores de Operaciones de Carga y Coordinador Oficina Bogotá: Es responsable de:
Las versiones vigentes y aprobadas de este documento se encuentran publicadas en ISOTOOLS.Los documentos impresos sin autorización se consideran copias no controladas.
PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES.
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Crear a los conductores y vehículos en el sistema. Recepcionar solicitudes del cliente y dar respuesta a estas. Programar vehículos según solicitud del cliente. Verificar que el proveedor cumpla con los estándares mínimos en cuanto a
conductor y vehículo para prestar el servicio. Elaborar las remesas y manifiestos de carga y entregarlos a los conductores. Realizar anticipos de viajes en el sistema. Realizar la gestión de retorno de cumplidos y facturas de los proveedores de
servicio de transporte. Cumplir en el sistema los manifiestos de viajes realizados por los
transportadores contratados. Recuperar anticipos de viajes no realizados o anulados.
5. PROCEDIMIENTO.
Ítem ActividadDescripción Responsable Registro
1.
Recibir programación
de despacho por parte de los
Clientes
Recibir del cliente la solicitud de servicios, donde se especifique la siguiente información:OrigenDestinoProductoCantidadCondiciones especiales
Administrador de Operaciones
de Carga
Director de Operaciones
Gerente
Correo electrónico o solicitud en
sistema.
2. Crear solicitud Registrar en el sistema la Administrador Solicitudes de
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de servicio solicitud de transporte con la información suministrada por el cliente para atender el servicio.
de Operaciones de Carga y/o
Coordinador de Oficina Bogotá
transporte
3.
Revisar listado de vehículos
disponibles para atender el servicio
Se revisa en el reporte de tráfico, que vehículos están disponibles o próximos a estarlo.
Administrador de Operaciones
de Carga y/o Coordinador de oficina Bogotá
Informe de TraficoBases de datos
4.
Negociar Flete. Se contacta telefónicamente a los proveedores (empresa transportadora y/o propietario independiente), cotiza flete y establece margen de utilidad, para proceder a realizar el servicio de transporte, previa aprobación del cliente
Administrador de Operaciones
de carga
Coordinador Oficina Bogotá
Tabla de fletesSistema
5.Verificar estándares mínimos para el servicio
Se verifica en el sistema o físicamente, antes de despachar un vehículo, que cumple con las especificaciones pactadas en la solicitud de servicio y que el conductor cumpla también con todos los requisitos de ley y de exigencia por parte del cliente.
Administrador de Operaciones
de carga
Coordinador Oficina Bogotá
Sistema
6.Despachar y elaborar Documentos de Viaje
Despachar documentalmente el vehículo en el sistema de información de la compañía.
Remesa Orden de Carga Manifiesto Hoja de Ruta
Administrador de Operaciones
de Carga
Coordinador Oficina Bogotá
Remesa Orden de
Carga Manifiesto Hoja de
Ruta7. Revisar y Revisar en el software de Administrador Código ministerio
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reportar manualmente a ministerio despacho si fue generado el
código del Ministerio de Transporte para un manifiesto específico, en caso negativo, generarlo manualmente, si al final el software no generó el código, enviar reporte a soporte con el error.
de Operaciones de Carga
Coordinador Oficina Bogotá
Coordinador Oficina
Barranquilla
Coordinador oficina
Cartagena
Correo a soporte software de despacho.
8.
Reportar programación de vehículo
Se envía al cliente propietario de la carga, orden de carga, correo electrónico o web service de acuerdo al cliente.La información mínima contenida en el correo electrónico de contemplar:
Número de Placa de Vehículo
Número de Placa de Remolque
Capacidad de carga del Vehículo
Nombre de Conductor Cedula de Conductor Nombre de EPS afiliado Nombre de ARL afiliado Origen Destino Cliente Producto
Director de Operaciones
Administrador de Operaciones
de CargaCoordinador Oficina Bogotá
Correo electrónico.
Sistema información de
cliente
9.Despacho del
vehículo
El conductor se dirige a la planta extractora de origen para iniciar el procedimiento de cargue.
cliente N.A
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10.Realizar reporte
de tráfico.
Se envía al cliente el seguimiento de la ubicación del vehículo.
Si se presenta alguna anomalía durante el transporte, Cargue o descargue se debe tomar planes de contingencia especificados en el plan de emergencia de la compañía.
Correo electrónicoInforme de Tráfico
11.
Realizar seguimiento al descargue del
vehículo.
Si se presentan demoras en el descargue ya sea en puertos y/o planta de cliente, el conductor informa al controlador de tráfico la anomalía y éste a su vez informa a los administradores de operaciones carga y Director de operaciones para que tomen las acciones pertinentes.
Director de Operaciones.
Controlador de tráfico
Reporte de trafico
12.
Cumplir viaje.
Los documentos de prueba de entrega de los viajes efectuados, los transportadores los envían a las oficinas de OLC, estos son:
Manifiesto Hoja de Ruta Remisión de Cargue Remisión de Descargue
Con la información establecida en las remisiones de cargue y descargue, se registra en el sistema teniendo en cuenta cada
Administrador de Operaciones
de Carga
Coordinador Oficina Bogotá
Informe General de Remesa y
Manifiesto
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manifiesto al que corresponda, verificando fletes y tarifas.
13.
Recuperación de anticipos
Se realiza la gestión con proveedores a los cuales se entregaron anticipos y que no realizaron el servicio para que devuelvan el dinero. Esta gestión se realiza a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos o visitas personalizadas.
Administrador de Operaciones
de Carga
Coordinador Oficina Bogotá
Correo electrónico
proveedores y se tomarán las acciones correctivas del caso. 6. OTRAS CONSIDERACIONES.
N.A.
7. REGISTROS
Registros generados por SILOGTRANS.
Orden de cargue Remesa Manifiesto
8. ANEXOFlujoGrama
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CONTROL DE CAMBIOS.Fecha Versión Descripción del cambio
02-Oct-2012 01 Creación del documento
02-Ene-2013 02 Se cambia el sistema Gestrans.net por SILOGTRANS.
01-Feb-2013 03 Se eliminó el recibo de la orden de servicio, en su lugar se recibe correo electrónico de solicitud de
servicio por parte de C.I. BIOCOSTA SA.
16-04-2013 04 Se crea el cargo de controlador de tráfico y el formato reporte de tráfico
05 13-Junio-2014 Se cambia nombre de administradores de carga, se agrega el cargo de coordinador de oficina en Bogotá y se cambia metodología y redacción.
06 21-Abril-2015Se incluyen responsabilidades de Director de Operaciones, creación de rutas en el sistema.
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