OpenOffice Calc 2 mòdul 4 - Monistrol de Montserrat...Full de càlcul – OpenOffice Calc 2 (mòdul...

Servei de documentació

Centres d’Autoaprenentatge

OpenOffice Calc 2 Mòdul 4

Full de càlcul – OpenOffice Calc 2 (mòdul 4)

Ceina - Centres d'Autoaprenentatge Pàgina 1

Llicència de contingut obert (Open Content – Open Publication License) Copyright © 2006 per Ceina (Esquemes Informàtics, SL). Aquest material es pot distribuir només d’acord als termes i condicions establerts a la llicència de publicació oberta (Open Publication License), versió 1.0 o posterior (l’última versió es troba disponible a http://www.opencontent.org/openpub/). La distribució de versions substancialment modificades del document es prohibeix específicament, sense el permís previ explícit dels propietaris del Copyright (Ceina). La distribució del document, o documents derivats d’aquest, en qualsevol format de llibre estàndard (en paper) es prohibeix específicament, sense el permís previ explícit dels propietaris del Copyright (Ceina).



Taula de continguts – OpenOffice Calc 2 mòdul 4 • Simular basant-nos en números aleatoris • Desactivar recàlcul automàtic • L'opció Rellenar • Forçar un salt de pàgina i esborrar-lo • Protegir el full • Usar noms de rang sense definir-los • La barra d’eines Dibujo • Aplicar contorns als rangs de dades • Les recerques verticals: BUSCARV • Ús de funcions niades: BUSCARV de MAX • Les recerques horitzontals: BUSCARH • Ordenar rangs de dades



Simular basant-nos en números aleatoris La Laura, remenant per casa, ha trobat els apunts d'un curs d’administració comercial que va realitzar un dels companys de l'empresa. Un dels exemples que ha trobat és el que simula la quantitat de treballadors necessaris per dur a terme un nou procés de producció en una empresa d'articles esportius. La simulació tracta de trobar el nombre òptim de treballadors per dur a terme la fabricació d'un nou article, pretenent atendre totes les comandes que existeixen sense deixar-ne de pendents. A ella li sembla que, aquest exemple, li pot ser molt útil per fer una previsió del personal necessari per fabricar una nova peça per als vehicles del concessionari. Perquè no et sembli molt carregós, explicarem un paral·lelisme amb el món real, sense ordinadors. Imagina't que vols obrir un negoci. Un bar, per exemple. Per veure els possibles beneficis, o el treball que hauràs de dur a terme, caldrà primer que pensis en un local, amb un nombre determinat de cadires i taules, amb un nombre de treballadors inicials i, a més, examinaràs la competència per deduir, més o menys, el que arriben a vendre en un establiment similar al teu. De moment això és veritat, o no?



Feta aquesta suposició, i sense usar ordinador, agafaràs un paper en blanc i imaginaràs que tens al teu davant, per exemple, els dies de tot un mes anotats en forma de columna. Per arribar a imaginar-te com de bé pot anar el teu negoci, començaràs a suposar un cert nombre de vendes diàries, comparant-ho amb el que has vist a la competència. Si, per exemple, has vist que un bar de la competència pot arribar a servir de 10 a 25 esmorzars diaris, tu pensaràs que pots fer el mateix i t'inventaràs un nombre de dinars per a aquell primer dia del mes. El mateix faràs amb el segon dia, variant el nombre, amb el tercer i amb tots els altres fins al final del mes. Quan arribis a l'últim dels dies, ja tindràs el nombre de comandes que els teus cambrers hauran d'atendre. Evidentment que són suposicions, però qui no les fa en algun moment? Qui no suposa el que cobrarà d'una empresa o el que li regalaran al final d'any? A certes edats, els joves fan comptes sobre els regals (si la iaia em dóna 30 Euros, la mare 60 i el germà 90, podré fer això i allò...).



Tornem al cas. Per ser realistes, caldria agafar un altre full i tornar-nos a inventar tota una sèrie de dades per a cada un dels dies del mes. Aquest cop les variaríem segons la suposició mensual anterior (sempre entre 10 i 25 esmorzars) i arribaríem a una conclusió diferent, però semblant. Per filar més prim, caldria fer moltes més suposicions com aquesta; és a dir, començar a omplir fulls i més fulls, pel mateix mes, però variant els valors inventats. Quan en tinguéssim molts, els compararíem i arribaríem a una conclusió. Ho veus clar? Si no ho entens, demana a l'assessor que t'ho expliqui amb les seves paraules. Recorda, però, que això que acabem d'exposar és una realitat per on tothom passa quan inicia algun nou projecte. Tornem a l’empresa de la Laura. Hi ha una petita línia de fabricació de peces de plàstic per als taulers dels vehicles que venen. Un dels articles que l'empresa fabrica és un rellotge que, a més, indica l'altitud i la inclinació del vehicle.



La Laura sap que, des de gerència, s'està plantejant obrir una nova línia de fabricació dedicada a fer uns rellotges externs molt similars als comentats, però amb noves funcions. La seva intenció és elaborar una previsió de la fabricació per poder aconsellar el nombre de treballadors adequats. Per preveure, cal recórrer a totes les dades reals possibles, per això ella es basarà en el nombre de rellotges fabricats diàriament els anys anteriors. L'any passat, a la línia d’aquests rellotges, van destinar-hi quatre persones, però van quedar moltes comandes pendents i, lògicament, el gerent no vol que això passi. Crea un arxiu nou. De les memòries d’altres anys, anirà extraient les diferents dades que intervindran en la previsió. Així, s'anota en un full de paper els valors corresponents als treballadors que van tramitar les comandes les vacances passades (durant el mes d'agost): 4



I el nombre de rellotges diaris que pot fabricar cadascun d'ells: 15 Durant el mes d'agost, els clients acostumen a demanar entre 50 i 300 rellotges diaris. Es tracta, doncs, de veure quin és el nombre òptim de treballadors per poder tramitar aquest nombre de comandes en el temps establert, un mes. Pensa que si es produeixen menys comandes de les que es poden tramitar, els treballadors passaran la major part del temps desocupats i, en canvi, si no són capaços de tramitar totes les comandes que es produeixen, hi haurà una gran acumulació de feina que retardarà la gestió. Així doncs, el que hauria de fer el Calc per nosaltres és inventar-se un número entre el 50 i el 300 per a cada dia del mes. La Laura sap que podria filar una mica més prim, si apliqués els seus coneixements d'estadística. Basaria les dades en la freqüència de les comandes de l’any passat i no pas únicament en nombres aleatoris. Usaria una taula de freqüències acumulades. Però de moment, millor que no es compliqui la vida...



Posem-nos en marxa. Hem comentat que necessitem que el Calc generi un número a l'atzar per a cada dia del mes d'agost (també ens el podríem inventar nosaltres, però la mà humana sempre és subjectiva). Potser treballar amb números aleatoris et pot semblar precari, però ja veuràs com, al final de l'exemple, el meu resultat, el de la Laura, i el teu són molt semblants. Hi ha una funció específica que ens ajudarà: =ALEATORIO() Genera números aleatoris entre el 0 i l'1. Fem-ne proves. Situa el cursor a la casella A1.



Desactivar recàlcul automàtic Escriu-hi: =ALEATORIO() i prem Entrar. Sortirà un número entre el zero i l'u. Repeteix aquesta operació a la casella A2. Escriu-hi: =ALEATORIO() i prem Entrar. Observa que el valor de la casella A1 ha canviat a l’introduir la funció a la cel·la A2. Això és perquè Calc recalcula cada cop el valor de les fórmules. És “culpa” del Recàlcul automàtic. Si hem d'utilitzar molts números aleatoris resultarà pesat que, cada cop, es recalculin totes les fórmules i valors. És millor que indiquem al Calc que volem treballar amb recàlcul manual, no amb recàlcul automàtic (com és habitual).



Escull Herramientas-Contenido de las celdas. Fixa’t que l’opció Cálculo automático està activada.

Com que ens interessa que realitzi els càlculs de forma manual (quan nosaltres li ho indiquem) hem de desactivar Cálculo automático. Fes-ho amb un simple clic.



Col·loca el cursor a la casella A3 i torna a escriure la funció: =ALEATORIO() Comprovaràs que aquest cop els valors de les caselles A1 i A2 no han variat. Cert? Esborra ara el rang A1:A3 i situa el cursor a la casella A19. Escriu: Día Deixem la zona superior lliure perquè després hi posarem dades com el personal, la capacitat ... A la columna A introduirem els dies que durarà la previsió (de l'1 al 31 d'agost). Òbviament ho farem de forma automàtica.



L’opció Rellenar Col·loca el cursor a la casella A22 i escriu-hi: 1 Situat, altre cop, a A22 i selecciona fins la casella A52, activa el menú Editar i tria Rellenar. Entra a Series. Observa el quadre de diàleg que ha aparegut a la pantalla. Tenim actives les opcions: Abajo Aritmético Incremento 1 Et sembla que hem de canviar alguna cosa?



Es tracta d'una progressió Aritmética (els números augmenten d'un en un). El valor Incremento també és correcte... Prem Aceptar. Perfecte! El rang de caselles ja s’ha omplert. Ara ens cal una nova columna on el Calc "inventi" el número de comandes diàries. Col·loca el cursor a la casella B19 i escriu-hi: Pedidos Centra aquest títol, i el de la casella A19 també. Ara situa el cursor a la casella B22 i escriu-hi: =ALEATORIO() Ha sortit un número entre el zero i l'u. Lògicament, a la Laura no li serveix. Ella voldria un número a l'atzar, però entre el 50 i el 300.



Haurem de fer algun canvi a la fórmula... Sobre la mateixa cel·la B22, prem la tecla F2, corregir. I afegeix *300: =ALEATORIO()*300 Prem Entrar. La Laura ha deduït que, si la funció aleatorio genera nombres entre el zero i l'u, senzillament cal multiplicar-la pel nombre màxim que vol obtenir, i ja està... Provem-ho. Prem F9. Aquesta tecla recalcula les fórmules. Prem-la molts cops i veuràs que els nombres es van actualitzant automàticament. Ha observat, però, un problema. Realment, els números aleatoris d’aquesta casella oscil·len entre el 0 i el 300, i no pas entre el 50 i el 300, com ella voldria.



Situa't, novament, a la cel·la B22 i fes un clic a Ayuda de OpenOffice.org

Escriu ALEATORIO a l’apartat Término de búsqueda. La Laura de seguida detecta que hi ha una altra funció molt semblant que la pot ajudar... Saps de què estem parlant? ALEATORIO.ENTRE Selecciona-la amb un doble clic, perquè aparegui l’ajuda concreta d’aquesta funció. Llegeix-la amb atenció. Segur que ho interpretes a la perfecció (fixa’t que ens especifica que, per recalcular, són necessàries la combinació de tres tecles). Perfecte! Tanca l’ajuda i deixa-la així: =ALEATORIO.ENTRE(50;300)



Ho entens? Si ara prems la combinació de tecles Control + Majúscules + F9 varis cops te n'adonaràs que ho hem aconseguit. Selecciona el rang B22:B52. Activa el menú Editar i escull Rellenar-Abajo. És una manera, molt ràpida, de copiar informació. Fixa’t que tot el rang que havíem seleccionat és ple de números. Hi hem copiat la fórmula que teníem a B22. Prem Control + Majúscules + F9 perquè es recalculi. Els números canvien (són aleatoris). Tindràs tot el rang ple de dades diferents (per casualitat podria ser que algun es repetís). La Laura es nega a continuar si no desa l'arxiu al disc. Fes-ho tu també. Posa-hi, de nom, Fabricar i recorda fer-ho al teu disc o carpeta de pràctiques.



Ja tenim el número de comandes teòriques diàries que hi poden haver durant el mes d'agost. Segons quina sigui la capacitat de fabricació de rellotges de la nova línia (ja hem comentat que depèn de la mitjana de fabricació de cada un dels treballadors dedicats a aquesta feina) i del número de comandes que es preveuen, es poden donar tres casos:

• Que les comandes no es puguin tramitar i s'acumulin perquè siguin superiors a la capacitat de producció dels treballadors. En aquest cas, el rendiment serà màxim i no podran cobrir totes les comandes previstes.

• Que el número de comandes sigui inferior a les que es podrien

produir. En aquest cas els treballadors estaran desocupats un temps i treballaran amb un rendiment baix.

• Que el número de comandes sigui similar a les que es poden

produir i, per tant, es puguin tramitar sense acumulacions. Aquest seria el nivell òptim; és a dir, el nombre de treballadors dedicats a aquesta tasca estaria en correspondència amb les necessitats.

El Calc ens hauria d’ajudar a preveure quines són les circumstàncies idònies perquè no es produeixin els dos primers casos.



Introduirem el número de persones que la Laura pensa dedicar, inicialment, a aquesta tasca. De moment, entrarà les que tenien l’any passat, per veure si el resultat obtingut s'assembla realment al que va succeir aleshores. Situa el cursor a la casella B3 i escriu-hi: Personal Posa'l ara a la casella C3. Escriu-hi: 4 (número de persones que, en principi, dedicarem a aquesta tasca). Escriu ara, a la casella B4: Capacidad I, a la C4: 15 (mitjana de rellotges fabricats per cada treballador). Ara ja podem saber quin nombre de comandes haurem de comptabilitzar cada dia. Seran les del dia en qüestió, més les que no es van poder tramitar els dies anteriors.



Situa el cursor a la casella C19. Escriu-hi: Atender. Fes més ampla, si convé, aquesta columna i centra el contingut de la cel·la C19. El contingut de la casella C22 hauria de coincidir amb l'introduït a la casella B22, perquè el primer dia no n’hi ha de pendents. Per tant, a C22 introduirem: =B22 Situa el cursor a la casella D19 i escriu-hi: Capacidad Aquí pretén calcular la capacitat de producció total de la nova línia de fabricació; és a dir, multiplicarem el número de treballadors que es dediquen a aquesta tasca pel número de rellotges que són capaços de fabricar (contingut de la casella C3 pel contingut de la casella C4). Així, a la casella D22 escriu: =C$3*C$4 Fixa’t que hem bloquejat les files preveient que, quan copiem la fórmula avall, aquestes no variïn (sempre s'han de realitzar els càlculs sobre el mateix rang d'informació).



Selecciona el rang D22:D52 i, utilitzant l’opció Editar-Rellenar-Abajo, copia-hi la fórmula. Ja tenim el full preparat per a calcular les comandes reals que cada dia es podran processar. Abans de continuar, fem un petit aclariment: la nova línia té una determinada capacitat de fabricació global (60 unitats); per tant, encara que la quantitat de comandes de rellotges d'un dia superi aquest número, la línia només en podrà fer un màxim de seixanta. Ara bé, si el número d'unitats d'un dia (tenint en compte que a aquestes se'ls hi ha de sumar les que varen quedar pendents el dia anterior) és menor a la capacitat de producció, les podran tramitar totes. Així doncs, el nombre real de comandes que es podrà tramitar serà el menor de dos valors: Atender i Capacidad. Veiem un exemple d'això: Si hi ha vuitanta unitats per fabricar i la capacitat de producció és de seixanta, només se'n podran processar seixanta (columna Capacidad). Si, pel contrari, hi ha quaranta-cinc unitats a fabricar i la capacitat és de seixanta, se'n processaran quaranta-cinc (columna Atender).



Per calcular el menor de dos valors, utilitzarem una funció que ja coneixem: =MÍN Així doncs, situa el cursor a la casella E19 i escriu-hi: Fabricadas I, a la casella E22, introdueix la funció que ens mostrarà el valor mínim entre les que s’han d’atendre i la capacitat real: =MÍN(C22:D22) Ja tenim la quantitat d'unitats ateses el primer dia del mes. Per omplir la resta de la columna haurem de tenir en compte les unitats acumulades de dies anteriors.



Situa el cursor a la casella F19 i escriu-hi: Pendientes A la casella F22 introdueix la fórmula que realitza el càlcul de la diferència d'aquests valors: =C22-E22 Així indiquem que la quantitat d'unitats pendents és el resultat de les unitats a fabricar (C22) menys les unitats fabricades (E22). Aquest número és vital, perquè a través d'ell i de la capacitat de producció esbrinarem quants dies portem de retard. A la casella G19 escriu: Retraso I a la G22 introdueix: =F22/D22 És a dir el número d’unitats pendents, dividit per la capacitat de fabricació diària.



Una última informació que li agradaria mostrar, és el percentatge que els treballadors estan ocupats (el rendiment). Així, si la capacitat de producció és 60 i el nombre d'unitats processades 30, els treballadors han estat un 50% del temps desocupats. Ho aconseguirem dividint el nombre d'unitats processades per la capacitat de producció. Ho col·locarem a la columna H. Situa el cursor a la casella H19. Escriu-hi: Rendimiento. I, a la H22, introdueix la fórmula que ho calcula: =E22/D22



Ja tenim el percentatge, però en tant per u. Com que sap que agrada més, visualment, en tant per cent, dóna format percentual a aquesta cel·la:

Això ja comença a tenir cara i ulls...



Situa el cursor a la columna C. El primer dia el número d'unitats a fabricar és el mateix que el de comandes que s'han rebut, però, i el segon dia? Al segon dia se li hauran d'afegir les comandes que no es van atendre el dia anterior. Situa, doncs, el cursor a la casella C23 i introdueix-hi la fórmula: =B23+F22 El resultat de les comandes rebudes el segon dia més les pendents del primer dia. Ja pots copiar aquesta fórmula al rang C24:C52. Prem la tecla F9 per recalcular. Realitza, també, les següents còpies: - De E22 a E23:E52 - De F22 a F23:F52 - De G22 a G23:G52 - De H22 a H23:H52



Prem F9 per recalcular tots els números del full. Pràcticament ja tenim acabat el model. Comprova que estiguin tots els títols centrats, i posa'ls en negreta, ajusta, si cal, l’amplada de les columnes. Un full ben organitzat i amb una bona presentació és molt més entenedor per qui l’ha d’interpretar i treballar-hi. Pensa anar desant l’arxiu de tant en tant (ara ja té nom i és un instant). La Laura vol examinar detingudament els resultats obtinguts. Col·loca el cursor a la casella F52. El contingut d'aquesta casella correspon a les comandes pendents de processar l'últim dia del mes. Comprovaràs que n'hi ha moltes (i molts dies de retard, a la casella G52). Comparant aquests resultats, amb els de l’any passat, la situació és pràcticament idèntica. La majoria de dies (o tots, depèn dels números aleatoris) el rendiment dels treballadors és màxim (100%). Prem la combinació de tecles Control + Majúscules + F9 per veure diferents suposicions i observa els canvis. Te n'adonaràs que hi ha un retard molt gran, que va dels 45 als 70 dies aproximadament.



Desplaça el cursor fins a la casella C3. Doblarem el número de treballadors: 8 Prem Control + Mayúsculas + F9 per recalcular. Visualitza el resultat i comprova que ha millorat força. Recorda que tens el retard a la casella G52 i que hauràs de recalcular varis cops per veure la mitjana de retard. Podríem dir que es troba entre 10 i 20 dies (aproximadament). Torna a modificar, segons el teu criteri, el nombre de treballadors. Prem recalcular i observa-hi, després, el nombre de comandes pendents i de dies de retard. Fes-ho fins que trobis un nombre de dies de retard nul o acceptable. Observaràs que són necessaris d'11 a 14 treballadors per a obtenir un retard de quasi zero.



La Laura ja ha trobat el número de treballadors idoni, però com que ha de presentar un informe al gerent, vol millorar la presentació del full abans d’imprimir-lo. Primer, però, li agradaria representar en un gràfic el rendiment dels treballadors. De moment el confeccionarà de forma senzilla, després, si ho creu convenient, ja el modificarà i li afegirà millores. Evidentment, el gràfic representarà dos rangs de dades: Els dies El rendiment Així, utilitzant l'opció de selecció múltiple, marca aquests dos rangs de dades (títols inclosos). Procura no seleccionar les línies en blanc que hi ha enmig, doncs apareixerien també al gràfic. Quan tinguis els rangs seleccionats, prem l'eina Insertar diagrama.



Activa l’opció Primera columna como etiqueta:

Prem Siguiente. Tria un tipus de gràfic de línies i, com a variant, tria les línies simples, (el primer que apareix). Escriu Rendimiento com a títol del gràfic.



Prem Crear. El gràfic de la Laura té aquest aspecte:

El teu s’hi assemblarà però, pels números aleatoris, no serà exactament idèntic. Prement Control + Majúscules + F9 anirà canviant de forma (la línia serà més o menys irregular). Ha entrat una companya de feina, per oferir-li de participar a la “primitiva” que cada setmana fan a l’empresa i s’ha sorprès del què estava fent.



La Laura li ha explicat i, entre totes dues, han pensat que podrien elaborar un full perquè cada setmana, i de forma totalment aleatòria, els digui 6 números per apostar. Usant els números aleatoris només haurà de prémer Control + Majúscules + F9 i cada recàlcul serà una nova jugada. Bona idea, no? Què carai! Cinc minuts de desconnexió no fan mal a ningú.

Fes clic a Hoja2 i directament prem el botó Asistente: Funciones. Perfecte! Com que les funcions apareixen ordenades alfabèticament, de seguida la troba, la selecciona i prem Siguiente. Si els números de la primitiva oscil·len entre l’1 i el 49, quina serà la fórmula adequada?



Estàs d’acord amb la Laura?

Copia la fórmula fins la cel·la A6 i prem F9 per recalcular. Cada cop que vulguis una nova aposta cal que premis Control + Majúscules + F9. Només hi ha un petit problema: per atzar, pot ser que algun cop es repeteixin dos números en una mateixa jugada... Això ja li preocuparà més endavant, desconnectar cinc minuts va bé, però tampoc s’ha d’abusar! La companya ja ha marxat contenta i això és el que compta!



Forçar un salt de pàgina i esborrar-lo És qüestió d’anar preparant l’informe pel gerent. Voldria que hi surtin les columnes: Día, Pedidos, Pendientes i Rendimiento. També li agradaria dividir-lo en tres pàgines, per exemple, de deu dies cadascuna, i el gràfic al final de tot. Òbviament, vol numerar les pàgines i inserir un encapçalament i un peu de pàgina. Quantes coses! Posem-nos a treballar. Primer establirem els salts de pàgina, per aconseguir deu dies a cada full. Torna a la Hoja1 i situa el cursor a la casella A32. Activa el menú Insertar i tria Salto manual - Salto de fila. Fixa’t que ha aparegut una mena de línia que separa el dia 10 del dia 11. Acabem de forçar un salt de pàgina entre aquests dos dies, evitant que sigui el Calc el que calculi la mida de les pàgines en funció de les dades que hi tenim i per tant que ho faci on toqui, i no on nosaltres volem.



Repeteix l'operació amb el cursor ubicat a la casella A42. Tingues en compte que, si volguessis eliminar aquests salts de pàgina, hauries de situar el cursor a les caselles on els has creat, i escollir Editar- Eliminar Salto manual-Salto de fila. A continuació, i com que la majoria de coses que resten per fer ja les coneixes, t'enumeraré les passes que segueix la Laura: 1.- Desplaça el gràfic i el situa a partir de la casella A53 2.- Amaga les columnes que no volem imprimir (C, D, E i G). 3.- Canvia, si és necessari, la mida del gràfic perquè ocupi, d’amplada,

el mateix que les quatre columnes que volem imprimir. 4.- Canvia el marge esquerre a 4. 5.- Insereix un encapçalament centrat: Nuevos relojes i la data a la

secció dreta. 6.- Al peu de pàgina hi ha d’aparèixer la paraula Página x (el número

corresponent) a l’esquerra. Visualitza com quedarà el full.



La Laura, en aquest cas, preferiria que sortissin les línies de divisió de les caselles. Hi ha molts números i les línies ens ajudaran a no perdre’ns. Prem el botó Formato de la página i, a la pestanya Hoja, activa Cuadrícula:

Prem Aceptar. El resultat ja és prou entenedor. L’imprimirà per presentar-lo. Fes-ho tu també (per presentar-lo a l’assessor). Realment, no s’esperava que el Calc tingués tantes possibilitats a l'hora d’imprimir... Tornarà a deixar el full amb totes les columnes visibles, per si el gerent vol fer-hi algun canvi.



Clica al botó per seleccionar tot el full. Aquest:

I tria Formato-Columna-Mostrar. Hi ha una cosa que li preocupa moltíssim: li han explicat que el gerent és una mica barroer quan es posa davant l’ordinador. I si li esborra les fórmules? S’hi ha passat una bona estona....



Protegir el full Provarà el sistema que li van explicar per assegurar-nos que no s’introduirà informació errònia dins el full: protegint-lo. Si vols pots fer clic a qualsevol casella per perdre la selecció. Recorda haver vist una opció al menú Herramientas relacionada amb aquest tema i se n’hi anirà. Ves-hi tu també. Ja l’ha trobat, però hi ha més possibilitats de les que es pensava:



Realment el que a ella li interessa és protegir el full. Triarà, doncs, la primera possibilitat: Hoja. Segueix-la. Sortirà un quadre de diàleg que ens permet entrar una contrasenya. La Laura, de moment, s’estima més deixar el quadre tal i com està (no posar contrasenya). Deixa-li tu també i prem Aceptar. Prova d’escriure qualsevol cosa a qualsevol casella. El Calc t’ho prohibirà:

Perfecte! Ja és el què volia!



L’acaba de trucar el gerent: en mitja hora serà aquí i passarà directament a veure-la, però li ha demanat que li avanci resultats. Han de resoldre el tema aquesta setmana. Ha de canviar la capacitat de producció. Ella s’ha basat en els rellotges que fabriquen actualment, i els nous són més elaborats. Prem Aceptar. Situa’t a la cel·la C4 i introdueix 12. No pots!! Tenim el full protegit! Ja s’ha posat nerviosa! Ràpidament torna al menú Herramientas, tria Proteger documento – Hoja. Si proves d’escriure alguna cosa a qualsevol cel·la, podràs fer-ho amb normalitat.



La Laura dedueix que les caselles que voldrà modificar el gerent, seran la C3 i la C4. La resta contenen títols i fórmules i no interessa que les manipuli. Conclusió: ha d’aconseguir protegir tot el full, excepte les cel·les C3 i C4. És evident que, abans de triar Proteger documento-Hoja, hi ha algun pas que se li escapa... Trucarà al David. És urgent (el gerent és a punt d’arribar...). Com sempre, quan hi ha pressa, no era a l’oficina, el mòbil el tenia fora de cobertura, ningú sabia on era... Però, mentre marcava tots els telèfons possibles on localitzar-lo, ha sentit la seva veu! El tenia a dos metres! Sense donar-li explicacions, i quasi sense respirar, li explica el problema. Ell la fa seure i li aclareix certs conceptes: Totes les cel·les de tots els fulls del Calc, per defecte, porten l’atribut Protegido activat. La paraula atribut es refereix a una marca o característica que porten les cel·les.



Això, en principi, no afecta gens el treball amb el full. La cel·la es pot editar i modificar sense cap problema. Si es desactiva l’atribut de qualsevol cel·la, tampoc notarem cap diferència entre aquesta cel·la i les que estan bloquejades. La diferència sorgeix quan es protegeix el full de càlcul. En protegir el full, les cel·les que porten l’atribut o marca Protegido, queden, en principi, automàticament protegides. Les que se’ls ha desactivat la marca, queden desprotegides com si no hagués passat res. És a dir, podem indicar al full de càlcul que només ens deixi introduir dades a les caselles que ens interessi. Provem-ho. Situa el cursor a la casella C3. Aquesta casella ha d'estar desprotegida. És a dir, hi hem de poder introduir dades quan vulguem, per poder fer les previsions que ens interessi. Activa el menú Formato. Escull Celdas. Activa la fitxa Protección de celda.



Fixa’t que Protegido ja surt activat. Desactiva-la i prem Aceptar.

Ja estem en condicions d'activar la protecció global del full a veure si funciona, tot i que podríem continuar canviant aquest atribut a més cel·les i, fins i tot, a un o varis rangs.



Activa el menú Herramientas. Escull Proteger documento - Hoja i prem Aceptar Teòricament, a partir d'ara, no podrem introduir informació a cap casella, excepte a la C3. Col·loca el cursor a qualsevol casella del full (excepte a la C3). Prova d'escriure alguna cosa i veuràs com apareix el missatge que ja coneixes. Prem Aceptar. Ara intenta-ho a la C3. Pots? Evidentment (el David sap el què toca).



La Laura ja està més tranquil·la, però encara li falta aconseguir que també es pugui modificar la cel·la C4. Decidida, se’n va a Formato i....



L’opció Celdas no està disponible! El David somriu i insisteix: Sempre has de recordar que, quan el full és protegit, moltes opcions estan desactivades. Per aconseguir el què pretens fer, has de desprotegir el full. Activa, doncs, el menú Herramientas. Tria Proteger documento - Hoja. Ja tornaran a estar totes les opcions actives. La Laura es situa a C4 i se’n torna a Formato-Celdas. A la pestanya Protección de celda desactiva Protegido i prem Aceptar. Accedeix de nou a Herramientas – Proteger documento - Hoja.



Sortirà el petit quadre de diàleg que ja coneixes. Per provar, introduirem a Contraseña laura. Ja saps que, quan tractem amb contrasenyes, sempre demana confirmació. Torna-la a escriure a Confirmar i prem Aceptar.

Prova de modificar qualsevol cel·la (tret de la C3 i la C4). Obtindràs el missatge que ja coneixes. El Calc t’ho impedeix. Provem amb la C4? Comprovaràs que et deixa fer tants canvis com et vinguin de gust. Li deu un bon esmorzar al David! Ha entès perfectament com funcionen les opcions de protecció del full! Espero que tu també!



Ja ha passat més de mitja hora des que ha parlat amb el gerent i encara no ha donat senyals de vida! Sempre fa igual! Tancarà l’arxiu desant els canvis, quan arribi ja l’obrirà. Ha perdut molt temps en aquesta previsió (tot i que ha après moltes coses) i la feina se li va acumulant... Ha de confeccionar un informe dels diners recaptats en un any classificat en diferents conceptes. Ha de reflectir-hi els quatre trimestres, els totals trimestrals, el total global, el màxim, etc. L’ha d’agrupar en funció dels diferents torns de mecànics que hi ha a l’empresa. En total, són 45 mecànics (de diferents categories laborals), que es divideixen en grups de 15 i es reparteixen els torns de la forma següent: 1 setmana de matí 1 de tarda 1 de nit Així, sempre hi ha quinze mecànics atenent el taller les vint-i-quatre hores del dia, perquè es realitzen reparacions de molta urgència.



Usar noms de rang sense definir-los La Laura ja té, en un full fet a mà, el total de cada concepte per trimestre i grup (torn). Els diferents conceptes són els següents: Manteniment (olis, filtres...) Elèctrics (intermitents, arrencada, llums...) Pneumàtics (punxades, alineació...) Motor (peces mecàniques en general) Aquests són els quatre tipus de reparacions que més recapten al llarg de l'any. Per exemple, durant el primer trimestre de 2006, el primer torn de mecànics, al que anomenarem Matinal, va obtenir els resultats següents: Manteniment 19.866,18 Elèctrics 13.950,87 Pneumàtics 11.614,08 Motor 15.927,42 Es tracta, doncs, de confeccionar un full on recollirem totes aquestes dades i, al final, n’extraurem les que, a efectes estadístics, ens semblin més adequades.



L’arxiu que crearà pot arribar a complicar-se si hi recull tota la informació. Per això ha pensat a utilitzar referències externes o fulls amb vincles d’unió. Amb el Calc es poden establir relacions o vincles de càlcul entre dos o més llibres diferents i, fins i tot, arxius i documents generats amb altres programes. De fet, ja hem usat alguna fórmula utilitzant dades d'altres fulls. Ho recordes? Te’n faré memòria: Imagina't que tenim dos fulls: FULL1 i FULL2. Podem crear un tercer full (FULL3) on introduir la fórmula següent: =SUMA(FULL1.A3;FULL2.A3) Obtindríem, d'aquesta forma, la suma de dues caselles contingudes en dos fulls diferents. El més idoni, segons la Laura, serà crear un full per cada trimestre i, al final, en un altre full, extreure els resultats.



Comencem a treballar. Prem el botó Nuevo – Hoja de cálculo. Òbviament primer confeccionarem el que contindrà les dades referents al primer trimestre. Situa el cursor a la casella B2. Escriu-hi: Primer Trimestre No ampliïs la columna. Ja ens en preocuparem després d’arreglar-ho. Situa el cursor a la casella B4 i entra-hi: Matinal A la C4: Tarde I a la D4: Noche



Ara introdueix, al rang A5:A8, els noms dels quatre conceptes que volem representar: Mantenimiento Electricidad Neumáticos Motor Entra les dades següents al lloc corresponent: Matinal, 1r. trimestre: Mantenimiento 19.866,18 Electricidad 13.950,87 Neumáticos 11.614,08 Motor 15.927,42 Tarde, 1r. trimestre: Mantenimiento 17.919,45 Electricidad 16.957,17 Neumáticos 10.608,43 Motor 15.266,31 Noche, 1r. trimestre: Mantenimiento 19.722,59 Electricidad 16.985,62 Neumáticos 16.965,14 Motor 11.944,83



Abans de fer res més, desarem l’arxiu. Prem el botó Guardar:

Dóna-li el nom Trimestre1 i recorda fer-ho al teu disc o carpeta de pràctiques. Ja podem continuar treballant. Calcularem els totals. Situa el cursor a la casella B10. Aquí hi vol introduir la fórmula que sumi els quatre tipus de serveis del Torn Matinal. Provarà de fer-ho amb noms de rang, però sense definir-los (el mateix Calc els detecta si els fem coincidir amb els títols de les files o columnes). Escriu-hi: =SUMA(Matinal) Hauries de visualitzar el resultat: 61.358,55



Pots copiar aquesta fórmula a les caselles C10 i D10 (automàticament el Calc canviarà el nom del rang. Sinó és així prem F9 per recalcular).

Ara, hi escriurem dos nous títols: un per al total dels conceptes i l'altre per al total dels torns. Situa el cursor a la casella E4. Escriu-hi: Total A la A10, introdueix: Total A la casella E5 entrarem la fórmula que calcularà la suma dels totals: =SUMA(mantenimiento) També pots copiar-la a les caselles E6, E7 i E8. Recorda, després de prémer Recalcular si les dades no s’actualitzen. Dóna format monetari a totes les cel·les amb números implicats.



El resultat de la casella E10 hauria d'ésser: 187.728,09 € Ja té la idea bàsica. Ara ens entretindrem a millorar una mica l’aspecte visual d’aquestes dades. Recorda, d’anar desant l’arxiu. Per començar, la Laura voldria emmarcar el títol Primer Trimestre i canviar-li la mida perquè destaqui més. Després vol els títols de les columnes i files en negreta, també li agradaria eliminar les línies divisòries de les caselles... Anem a pams. Situa el cursor a la casella B2. Escull Formato – Celdas – Fuente. Visualitzarem el quadre de diàleg, que coneixem, des d’on es canvia el tipus i la mida de la lletra.



És aquest:

De la llista Fuente, tria el tipus Times New Roman i, de la llista Tamaño, la mida 28. Prem Aceptar.



La barra d’eines Dibujo Molt millor! Quedaria més professional si hi afegim un marc que envolti aquest títol. La Laura sap que el Calc té moltes opcions que mai ha usat i que ha d’anar descobrint amb el dia a dia. Per exemple, avui ha sabut que hi ha una utilitat anomenada Dibujo que li permetrà inserir objectes gràfics al full. És una barra d’eines i, com que no la té activada, l’haurà d’anar a buscar. Ves al menú Ver i tria Barras de herramientas. Fes clic a Dibujo. Veuràs una petita barra de botons a la base de la finestra de treball amb noves eines.

Si no la veus potser ja la tenies activada i, al seguir les mateixes passes que la Laura, l’has desactivat. En aquest cas, torna a Ver-Barras de herramientas-Dibujo (el procés per activar i desactivar una barra d’eines sempre és el mateix).



Triarem l'eina Rectángulo d'aquesta “nova” barra de botons. És la que justament ens mostra un rectangle:

Imagina't un rectangle que envolti la frase Primer trimestre. Per dibuixar-lo haurem de seguir les següents passes: Situa el punter on anirà la cantonada superior esquerra del rectangle i prem, sense deixar-lo anar, el botó esquerre del ratolí.



Desplaça el punter fins a la posició on anirà la cantonada inferior dreta del rectangle.

Deixa anar el botó esquerre del ratolí. Tenim un nou objecte inserit, però... ens tapa el títol! El problema que tenim és que el rectangle no és transparent...



Com que ja havia practicat opcions amb dibuixos amb altres programes, ha pensat que, potser, ho solucionarà enviant-lo darrera. Com que el deus tenir seleccionat, sense moure el punter del ratolí de la selecció, prem directament el botó dret del ratolí. Selecciona Posición i tria Enviar atrás.

La Laura se n’adona que ha posat la pota...



Dedueix que aquestes opcions serveixen per quan un objecte tapa un altre, però el títol no és un objecte.... L’altre recurs que té és modificar la transparència del rectangle. Prem, de nou, el botó dret del ratolí, entra a Área i, a la pestanya Área, a l’apartat Relleno, selecciona Ninguna.

Ara! Com que, segurament, ja no necessitarà més la barra d’eines Dibujo, la desactivarà (a ella li agrada treballar amb la pantalla el màxim de neta possible). Fes-ho tu també.



Saps com fer-ho oi? Ver-Barras de Herramientas-Dibujo. Ara li agradaria canviar el gruix del marc. Amb el rectangle seleccionat, clica el botó dret del ratolí i selecciona Línea. Fes clic a l’apartat Ancho (que ara marca 0,00) i tria un gruix de 0,1 cm. Prem Aceptar i observa els canvis. Això va millorant... Centra ara els títols de les columnes B, C, D, i E amb el sistema habitual. Posa'ls en negreta. Posa, també en negreta, el rang de dades A5:A10. Si cal, fes més ampla la columna A.



Aplicar contorns als rangs de dades També quedaria bé un marc que envolti totes les dades, però enlloc de dibuixar un rectangle (com hem fet amb el títol), provarà de fer-ho a través dels marcs de les caselles. Selecciona el rang B5:E10. Escull Formato-Celdas-Borde. Fes clic al quadre Sólo borde exterior i prem Aceptar.



Ja ho tenim! És un sistema més ràpid! Si no el veus, mou les fletxes del teclat per perdre la selecció. Fes ara una selecció del rang B4:E4 i fes les mateixes passes. Repeteix l’operació pel rang A5:A10. Perquè acabi de quedar una bona presentació, la Laura voldria fer desaparèixer les línies divisòries de les caselles (encara que sap que a l’hora d’imprimir, si vol, no surten). Això ho aconseguirem des del menú Herramientas. Ves-hi i tria Opciones - Open Office.org Calc. Selecciona l’apartat Ver. Veuràs, dins de l'apartat Ayuda óptica, una opció retolada Líneas de cuadrícula que deu sortir activat. Fes-hi clic per tal de desactivar-la i prem Aceptar.



Observa el canvi en l'aspecte del full:

Ha de continuar amb els càlculs. Ja s’ha entretingut massa estona amb la decoració... Ara hauria de fer una recerca per esbrinar quin dels conceptes ha generat més diners.



Perquè la recerca funcioni correctament, copiarem els noms dels conceptes a la columna F. Fes-ho tot sol . Copia el rang A5:A8 a F5:F8. Ara situa el cursor a la casella A13. Activa les línies divisòries de les caselles si et resulta més còmode treballar amb elles. Escriu-hi, centrat, el títol: Mejor A la casella B13, introduirà la funció que ja coneix: =MÁX(E5:E8) El resultat és 57.508,22 € Ja està bé. Correspon al concepte Mantenimiento que és el que ha suposat més ingressos. Però no li convenç... A la Laura li agradaria que sortís la paraula Mantenimiento enlloc de l’import...



Les recerques verticals: BUSCARV Situa’t, de nou, a la casella B13 i prem la tecla d’Esborrar per esborrar el que hi tenim. Intentarà trobar una funció que l’ajudi. Prem el botó Asistente: funciones.

Sortirà el quadre de diàleg que ja coneixem. Selecciona, sinó ho està, la categoria Todas a veure si el Calc ens pot ajudar. Tenim una llista força llarga de funcions proposades. La Laura se les mira, però una suor freda li recorre el cos... Cada dia descobreix més i més possibilitats. Està convençuda que mai aconseguirà conèixer-les totes... Un àngel ha travessat la porta del despatx! És en David!



Sense, pràcticament ni saludar-lo, li explica què pretén aconseguir. Ell, com sempre molt amable, agafa una cadira i s’asseu al seu costat. La funció que necessitem és Buscarv. Selecciona-la i prem Siguiente. Sortirà el quadre de diàleg que ens ajuda a introduir la fórmula:



Ús de funcions niades: BUSCARV de MÁX D’entrada, sembla que hem d’omplir, com a mínim, tres apartats: El primer és el valor que busquem.... Nosaltres busquem el valor màxim del rang de dades E5:E8. Com ho posem? A la Laura se li acut que podria indicar-ho amb la fórmula que abans ha introduït... Però és possible introduir una fórmula dins d’una altra fórmula? La resposta gestual del David és afirmativa! Som-hi doncs:

El segon que pregunta no ho entén massa...



El David li explica que és tot el rang de dades amb els noms dels conceptes inclosos. Per tant hi hem de posar:

Només ens queda especificar l’apartat Índice. Si volguéssim que sortís l’import hi escriuríem 1 (correspon a la primera columna del rang de dades que hem especificat a matriz_buscar_en) però com que ens interessa que surti el nom del concepte hi hem d’escriure 2 (correspon a la segona columna del rang de dades que hem especificat a matriz_buscar_en). Fes-ho i prem Aceptar.



Les recerques horitzontals: BUSCARH Observa el resultat: Mantenimiento El David ha de fer una trucada urgent, després seguiran. Mentrestant, provarà ella sola d’aconseguir el mateix per esbrinar el millor torn. Situa el cursor a la casella A14. Escriu-hi (centrat): Turno mejor Copia el rang B4:D4 a B11:D11. Després de rumiar-ho una estona, se n'adona que aquest cas és diferent a l'anterior, ja que les dades no estan disposades en forma vertical, sinó en horitzontal... Situa el cursor a la cel·la B14 i prem el botó Asistente: funciones. Si abans el David li ha fet triar BUSCARV, potser trobarà alguna funció anàloga que realitzi recerques horitzontals...



Perfecte! N’hi ha una que sembla idònia: BUSCARH. Selecciona-la i prem Siguiente. Just! Pregunta, pràcticament el mateix que l’altre. Ho omplim?

Si et costa d’assimilar aquesta fórmula, no pateixis. L’anirem paint de mica en mica... Prem Aceptar. És evident: la funció BUSCARH té la mateixa utilitat que BUSCARV, però s'utilitza en recerques de dades disposades en horitzontal.



Ordenar rangs de dades Així, veiem que el millor torn és Noche. Tota sola se n’ha sortit! Mentre espera al seu àngel ressaltarà els dos nous títols que hem introduït i després desarà l'arxiu. Fes-ho tu també. El David ja torna a estar per ella. De seguida la felicita per la nova fórmula i, a la vegada, li llença un gerro d’aigua freda: Les recerques horitzontals i verticals sempre és millor fer-les sobre rangs on les dades estiguin ordenades de forma ascendent; és a dir, de menor a major. A no ser que s’usi el paràmetre Falso (corresponia al quart apartat que no hem omplert, Ordenado). Per practicar l’ordenació, usarem Ordenar enlloc d’enredar-nos a modificar la fórmula. Com que primer volem ordenar les files dels conceptes perquè surtin ordenades de menor a major, seleccionarem les files corresponents a aquestes dades (títols inclosos). Selecciona el rang A5:F8 i escull Datos-Ordenar.



Apareixerà un quadre de diàleg:

El primer que hem de fer és indicar al Calc que volem fer una ordenació de les files del rang seleccionat.



Per fer-ho, prem la pestanya Opciones. Observa el darrer apartat. Hi veuràs dos botons de radi:

Ho diu ben clar, el primer, De arriba hacia abajo, correspondria a l'ordenació de les files. El segon, a la de les columnes. Activa, si no ho està ja, el botó De arriba hacia abajo i torna a la pestanya Criterios. A continuació hem d'indicar que l'ordenació la volem fer prenent com a base la columna E, que és on hi ha el total dels conceptes. Així doncs tria, de l’apartat, Ordenar según la Columna E. L'apartat Después según serveix per especificar el criteri amb el que s'han d'ordenar les dades si hi ha elements duplicats a la columna indicada al Primer criteri. És a dir, podríem ordenar per més d'un criteri alhora. Nosaltres només utilitzarem el primer criteri, perquè ens interessa tenir els ingressos ordenats i aquests són a la columna E.



Abans de prémer Aceptar, fixa't en els dos botons de radi que hi ha a l'apartat Primer criterio: Ascendente i Descendente. Per efectuar recerques verticals i horitzontals les dades han d'estar ordenades de forma ascendent. Així doncs, assegura't que estigui activat el botó Ascendente i prem Aceptar. El rang s'ha ordenat correctament? Clar! El David s’està avorrint i li pren el ratolí a la Laura per ordenar el millor torn. Ves-lo seguint. Selecciona el rang de caselles B4:D11. Provarà d'ordenar aquestes columnes de menor a major perquè el Calc faci la recerca d'informació correctament. Activa Datos-Ordenar. Clica a Opciones. Activa De izquierda a derecha.



I desactiva El intervalo contiene etiquetas de filas. Situa’t a la pestanya Criterios i a Ordenar según, escull Fila 10 i prem Aceptar. No pot més! El David ha aconseguit marejar-la amb les fórmules, les ordenacions... Tancarà l’arxiu i desarà els canvis. De fet, a aquestes alçades, es mereix més que un bon esmorzar... Començarà convidant-lo a berenar a una granja propera a l’empresa (fan uns croissants increïbles i se’ls han guanyat a pols). Demà serà un altre dia... La resta de trimestres poden esperar... Recorda que a tu encara et queda feina: el qüestionari. Demana’l a l’assessor.

OpenOffice Calc 2 mòdul 4 - Monistrol de Montserrat...Full de càlcul – OpenOffice Calc 2 (mòdul...

Documents

Transcript of OpenOffice Calc 2 mòdul 4 - Monistrol de Montserrat...Full de càlcul – OpenOffice Calc 2 (mòdul...